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Infodauto. Manual de Usuario

01/09/2010 1/312 C/Julián Besteiro, 5 19004-Guadalajara www.infodasa.com

INFODAUTO



Infodasa fue constituida en Guadalajara en el año 1988. Más que como empresa dedicada a la venta de ordenadores y periféricos, que en aquella época era la principal actividad de las empresas del sector, Infodasa nació como asesoría y consultoría informática. En la actualidad, la plantilla de Infodasa se compone de ocho profesionales entre licenciados y técnicos, contando además con la colaboración de asesores externos. La asesoría a PYMES y el desarrollo y mantenimiento de software específico para automoción sigue siendo nuestra principal característica diferenciadora con respecto a otras empresas del sector informático. Gracias a la trayectoria profesional, y a los importantes recursos dedicados, tanto materiales como humanos, hemos logrado un alto nivel de competitividad, tanto en el desarrollo de software como en el mantenimiento de aplicaciones, que nos ha permitido expandirnos por casi todo el territorio nacional. Las instalaciones de Infodasa se encuentran en Guadalajara capital y tienen una superficie de 200 metros cuadrados. Infodasa junto con otras empresas de la región ha constituido DESERTIC AIE (Desarrollos y Servicios TIC de Castilla La Mancha Agrupación de Interés Económico) que tiene su sede en el Parque Científico y Tecnológico de Albacete. INFODAUTO está desarrollado totalmente con herramientas de software libre. Las ventajas que proporciona el Software Libre frente al Software Propietario: 1.- Libertad para modificar el software según las necesidades. 2.- Seguridad, ya que se dispone del código fuente del programa y ello permite la revisión del mismo. De esa forma se puede mejorar al detectar posibles fallos de seguridad en el software. 3.- Confiabilidad, pues al disponer libremente del código fuente, este es revisado por muchos usuarios mejorando la calidad del mismo. 4.- Portabilidad, ya que al disponer del código fuente es mucho más sencillo adaptar los programas para su funcionamiento en diferentes arquitecturas (de ordenadores). En cambio, el Software Propietario solo se puede utilizar en aquellas arquitecturas para las que se diseñó. 5.- Precio, pues al no tener restricciones en la distribución del software junto al código fuente esto hace que el costo sea muy bajo, e incluso cero. En cambio, el Software Propietario se caracteriza por el pago de licencias de uso por cada copia del programa, lo que encarece notablemente su utilización. 6.- Al no depender de una empresa propietaria y desarrolladora única, el programa permanece vivo y no depende de los avatares del tiempo con respecto a dicha empresa (puede desaparecer y dejar a los usuarios de su programa ‘colgados’).

La Planificación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), es un conjunto de sistemas de información para la gestión de una empresa, que integra sus diferentes departamentos.

Hay tres características que distinguen a un ERP de otros sistemas informáticos de

gestión. El ERP es un sistema integral, modular y adaptable. De esta manera, a través de aplicaciones ERP, en vez de estar los programas trabajando

de forma independiente unos de otros y sin tener una conexión entre sí, trabajan de una forma integrada que permite la interconexión de todos ellos.

Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de las empresas entendiendo que

todos los departamentos se relacionan entre sí. Si la empresa no utiliza un ERP, necesitará tener varios programas que gestionen sus procesos con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplicará y se producirán errores en la información como consecuencia de las diferentes capturas de datos.



Otra diferencia con respecto a otras aplicaciones informáticas es que el ERP se divide

internamente en módulos, lo que permite que se vayan instalando en función de las necesidades y requerimientos del cliente. Los ERP trabajan tratando a la empresa como un conjunto de departamentos interrelacionados por la información que comparten.

Los ERP están creados para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Esto se logra en el momento de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo a las necesidades de cada caso concreto.

INFODAUTO es un ERP que está desarrollado en PHP-GT K2, Base de Datos

PostgreSQL y Ágata Report. Se ha desarrollado compl etamente con filosofía de software libre.

INFODAUTO puede funcionar en red (intranet) o monopuesto. Al tratarse de software libre,

está exenta de pagos por royalties o licencias de uso. El producto se distribuye con los fuentes, habiendo sido verificado y testeado.

Cubre las necesidades de las pymes al disponer de un software libre para Gestión (sin costes), fácil de usar, y compatible con cualquier Sistema Operativo (Linux, Windows). INFODAUTO permite llevar la Gestión completa de una empresa.

INFODAUTO es multiusuario, multiempresa, multisucursal, multimarca y multialmacén. Es altamente parametrizable y extremadamente flexible, siendo posible disponer de configuraciones personalizadas, incluso para cada usuario.

INFODAUTO permite trabajar con diferentes códigos de barras, tanto en impresión como en lectura. Por ejemplo, en el módulo de Fichajes de Operarios/Mecánicos de Taller es posible realizar fichajes a través de lectores de códigos de barras.

INFODAUTO dispone de exportación de datos de forma directa, a través de ficheros en formato CSV, lo cual hace al mismo una herramienta ideal para el intercambio de información con otras aplicaciones de tipo ofimático o de gestión diferida (asesorías fiscales, etc).

Está adaptado a las normas NIC/NIIF (Normas Internacionales de Contabilidad) de reciente

entrada en vigor. Permite generar y validar documentos firmados electrónicamente compatibles con la

AEAT española. INFODAUTO adopta un compromiso firme con el ahorro de papel y por un consumo

sostenible apoyando con ello al Medio Ambiente, ya que todos los informes son visualizados previamente antes de ser impresos. Será el propio usuario el que decida si es o no necesaria su impresión a papel. Todos los documentos se pueden imprimir a diferentes formatos, tales como TXT, CSV, PDF, HTML.

INFODAUTO dispone de autoarchivo de los documentos electrónicos emitidos y recibidos.

INFODAUTO cumple la LOPD (Ley de Protección de Datos), controlando los accesos al

sistema mediante usuarios y permisos.

Este ERP dispone de un completo manual de usuario y ayuda en línea siendo el mismo sensible al contexto y accesible desde cualquier opción de la Aplicación.



INDICE 1.-Introducción

1.1. Módulos. 1.2. Requisitos.

2. Entorno de Trabajo

2.1. Conexión. 2.2. Ventana Principal. 2.3. Barra de Opciones. 2.4. Barra de Herramientas. 2.5. Menú. 2.6. Pestañas. 2.7. Formularios. 2.8. Búsquedas. 2.9. Campos Obligatorios.

3. ·· Parámetros ·· 3.1. ·· Parámetros Generales ··. 3.1.1. Sucursales. 3.1.2. Parámetros Básicos. 3.1.3. Parámetros Sucursal. 3.1.4. Consulta de Tipos de Documento. 3.1.5. Subtipos de Documento. 3.1.6. Tipos de Líneas Facturación. 3.1.7. Tipos de Series Numeración. 3.1.8. Numeración de Series 3.1.9. Tipos de Iva. 3.1.10. Tipos de Recargo. 3.1.11. Tipos de Múltiplos. 3.1.12. Textos complementarios para documentos. 3.1.13. Cajas para cobros/pagos en efectivo. 3.1.14. Entidades Financieras. 3.1.15. Países. 3.1.16. Poblaciones. 3.1.17. Comerciales/Vendedores/Técnicos. 3.1.18. Tratamientos. 3.1.19. Situaciones de clientes y proveedores. 3.1.20. Categorías para clientes y proveedores. 3.1.21. Tarifa “fija” por Categoría de cliente/proveedor. 3.1.22. Procesos especiales que requieren claves de acceso. 3.2. ·· Parámetros Almacén / Artículos ··. 3.2.1. Almacenes. 3.2.2. Familias de artículos. 3.2.3. Almacenes por Sucursal. 3.2.4. Códigos de Descuento del Fabricante o Proveedor. 3.2.5. Descuentos de Artículos por Categoría de Cliente. 3.3. ·· Parámetros Gestión Cobros y Pagos ··. 3.3.1. Formas de Pago / Cobro.



3.3.2. Enlace Contable para Ventas. 3.3.3. Enlace Contable para Compras. 3.4. ·· Parámetros Servicio Técnico y Postventa. Taller ··. 3.4.1. Marcas Representadas. 3.4.2. Tarifas de Precios para Mano de Obra. 3.4.3. Descuentos Mano de Obra Por Categoría de Cliente. 3.4.4. Tipos de Acciones de Trabajo. 3.4.5. Posibles Estados de una Acción. 3.4.6. Modelos por Marca. 3.4.7. Secciones de Taller. 3.4.8. Colores de artículos / productos. 3.4.9. Opcionales de artículos / productos. 3.4.10. Imputaciones por destino del documento de ventas. 3.4.11. Grupos de de Intervención en Taller. 3.4.12. Tipos de Trabajo en Taller. 3.4.13. Códigos de Fichajes e incidencias en Taller. 3.4.14. Tipos de Horas Extras y asignación de precios.

4. ·· Compras ·· 4.1. Mantenimiento de Proveedores. 4.2. Documentos de Compra. 4.3. Consulta Documentos de Compra. 4.4. Consulta Albaranes de Compra. 4.5. Facturación Albaranes de Compra. 4.6. Impresión Documentos de Compra. 4.7. Distribución Contable para Facturas de Compra. 4.8. Gestión de Bloqueo para Documentos de Compra. 4.9. Búsqueda de Artículos en Documentos de Compra. 4.10. Análisis de Compras por Proveedor. 4.11. Análisis de Compras por Familias de artículos. 4.12. Análisis del Volumen de Compras por Proveedor. 4.13. Verificación de Documentos Electrónicos de Compras.

5. ·· Ventas ··

5.1. Mantenimiento de Clientes. 5.2. Documentos de Venta. 5.3. Consulta de Documentos de Venta. 5.4. Consulta de Albaranes de Venta. 5.5. Facturación de Albaranes de Venta. 5.6. Impresión de Documentos de Venta. 5.7. Distribución Contable para Facturas de Venta. 5.8. Gestión de Bloqueo para Documentos de Venta. 5.9. Búsqueda de Artículos en Documentos de Venta. 5.10. Análisis de Ventas por Cliente. 5.11. Análisis de Ventas por Familias de artículos. 5.12. Valoración de Artículos en Documentos de Ventas. 5.13. Análisis del Volumen de Ventas por Cliente. 5.14. Emisión de Documentos Electrónicos de Ventas.



6. ·· Gestión de Almacén ·· 6.1. ·· Mantenimiento de Ficheros ··.

6.1.1. Mantenimiento de Artículos. 6.1.2. Artículos / Referencias Alternativas. 6.1.3. Revalorización de Precios Automática. 6.1.4. Mantenimiento de Faltas de Almacén. 6.1.5. Fijación de Máximos y Mínimos para artículos.

6.2. ·· Consultas y Listados ··. 6.2.1. Listado de Existencias. 6.2.2. Listado de Artículos Valorado. 6.2.3. Listado de Consumos de Artículos. 6.2.4. Consultas de Movimientos de Almacén. 6.2.5. Informe de Artículos Obsoletos. 6.2.6. Análisis –ABC- Almacén. 6.2.7. Valoración del Almacén. 6.2.8. Valoración del Almacén a una Fecha determinada. 6.2.9. Listado Etiquetas Artículos. 6.3. ·· Movimientos de Almacén ··. 6.3.1. Intercambio entre Almacenes. 6.3.2. Regularización de Existencias. 6.4. ·· Pedidos de Material ··. 6.4.1. Calculo Automático de la Propuesta de Pedido de material.(MRP) 6.4.2. Modificación de la Propuesta de Pedido de material. 6.4.3. Comparación de la Propuesta entre Almacenes. 6.4.4. Confirmación de la Propuesta de Pedido de material. 6.4.5. Listado / Valoración de la Propuesta de Pedido de material. 6.5. ·· Inventario de Almacén ··. 6.5.1. Listado de recuento de Artículos. 6.5.2. Captura de las cantidades contadas físicamente. 6.5.3. Listado de artículos con Evaluación de diferencias. 7. ·· Servicio Técnico y Post-Venta ··. 7.1. Servicio Técnico Taller. 7.1.1. Mantenimiento de Paquetes (kits).

7.1.2. Mantenimiento de Vehículos. 7.1.3. Mantenimiento de Campañas Técnicas. 7.1.4. Catálogo de Operaciones de Servicio Técnico / Mano de Obra. 7.1.5. Seguimiento de Acciones Técnicas. 7.1.6. Consulta / Listado de Acciones Técnicas. 7.1.7. Agenda Taller / Cita Previa. 7.1.8. Consulta / Listado Agenda Taller

7.2. ·· Operarios. Control Presencia y Rendimientos ··. 7.2.1. Mantenimiento del Calendario y Turnos. 7.2.2. Mantenimiento de Operarios. 7.2.3. Captura de Fichajes. 7.2.4. Consulta y Listado de Fichajes. 7.2.5. Consulta de Ocupación de Operarios. 7.2.6. Consulta y Listado de Mano de Obra en Curso. 7.2.7. Consulta y Listado de Rendimientos de operarios. 7.2.8. Consulta y Listado de la Presencia.



7.2.9. Estudio de Productividad. 7.2.10. Apertura / Cierre Fichajes Automáticos. 8. ·· Vehículos Nuevos y Usados ··. 8.1. Mantenimiento de Unidades. 8.2. Consulta y Listado de Unidades. 8.3. Análisis Beneficio Operación. 9. ·· Gestión Preventa y Promoción Comercial ··. 9.1. Seguimiento de Acciones de Preventa y Comerciales. 9.2. Consulta y Listado de Acciones Comerciales. 10. ·· Cartera de Cobros y Pagos y Previsión de Tes orería ··. 10.1. Mantenimiento de Bancos. 10.2. Mantenimiento de la Cartera de Cobros. 10.3. Mantenimiento de la Cartera de Pagos. 10.4. Impresión de Documentos. Recibos, talones, pagarés, etc. 10.5. Remesar Cobros. 10.6. Remesar Pagos. 10.7. Consulta de Efectos. 10.8. Generar Remesa de Cobros (CSB 19-58). 10.9. Generar Remesa de Pagos (CSB 34-68). 10.10. Contabilización de Remesas. 10.11. Mantenimiento de Tesorería. 10.12. Previsión de Tesorería. 10.13. Listados de Tesorería. 10.14. Borrado de Efectos Vencidos. 11. ·· Contabilidad ··. 11.1. ·· Mantenimientos de Maestros ··. 11.1.1. Mantenimiento de Empresas. 11.1.2. Mantenimiento del Plan de Cuentas. 11.1.3. Mantenimiento de Conceptos. 11.1.4. Mantenimiento de Asientos Predefinidos. 11.2. ·· Captura / Actualización de Movimientos Contables ··. 11.2.1. Captura de Movimientos Contables. 11.2.2. Actualización de Movimientos Pendientes. 11.2.3. Copia de Justificantes. 11.3. ·· Consultas y Listados ··. 11.3.1. Consulta de Saldos y Extractos de Cuentas. 11.3.2. Balance comparativo con el Presupuesto. 11.3.3. Balance de Sumas y Saldos. 11.3.4. Diario de Movimientos. 11.3.5. Listado selectivo de Movimientos. 11.3.6. Búsqueda de Apuntes. 11.3.7. Búsqueda de Descuadres. 11.3.8. Punteo de Movimientos. 11.4. ·· Informes Financieros ··. 11.4.1. Definición de Informes financieros. 11.4.2. Emisión de Informes Financieros.



11.4.3. Control de Cuentas en Informes. 11.5. ·· Procesos Contables Especiales ··. 11.5.1. Regeneración de Saldos de Cuentas. 11.5.2. Gestión Bloqueo de Justificantes. 11.6. ·· Cierre Ejercicio Contable ··.

11.6.1. Generación de Asientos para el Cierre del Ejercicio. 11.6.2. Cierre del Ejercicio. 11.6.3. Reapertura del Ejercicio.

12. ·· I.V.A ··. 12.1. Movimientos de I.v.a. 12.2. Listado de Movimientos. 12.3. Libro Registro de Iva. 12.4. Liquidación del Impuesto. 12.5. Compras y Ventas Anuales (347). 12.6. Compras y Ventas por Importe. 12.7. Verificación del Libro / Contabilidad. 12.8. Verificación del Libro Ventas. 99. ·· Gestión de la Aplicación ··.

99.1. Administración de la Aplicación ··. 99.1.1. Usuarios / Grupos / Menús.

99.1.2. Configuración. 99.1.3. Copias de Seguridad. 99.1.4. Consulta del Log de Acceso.

99.2 Gestión de Empresas.. 99.2.1. Inicialización de Tablas. 99.2.2. Alta de Empresas. 99.2.3. Baja de Empresas. 99.2.4. Copia de Empresas.

99.3. Gestiones Especiales ··. 99.3.1. Depuración de Documentos de Compras. 99.3.2. Depuración de Documentos de Venta. 99.3.3. Importación de datos desde Infodauto. 99.3.4. Importación de datos desde Golden.



1. Introducción 1.1. Módulos. Los módulos principales que componen el ERP son:

• Parámetros de la Aplicación. • Compras. • Ventas. • Gestión de Almacén. • Servicio Técnico y Postventa. Taller Mecánicos de Taller. • Comercial de Vehículos nuevos y de ocasión. • Preventa y Promoción Comercial. • Gestión de Cobros y Pagos. Previsión de Tesorería. • Contabilidad. • Impuestos. • Gestión de la Aplicación.

INFODAUTO al estar diseñado y pensado totalmente de forma modular permite adaptar, desarrollar e incorporar nuevos módulos de forma sencilla y ágil. Todos los módulos están interrelacionados entre sí. La modularización es transparente al usuario final de manera que éste solo ve aquellos módulos y opciones que tiene instalados y establecido el correspondiente permiso sobre los mismos. Contempla toda la gestión que se desarrolla en una Concesión de Automoción y en un taller de reparaciones de vehículos sean éstos turismos o industriales. Planificación y recepción de vehículos, almacén, taller de reparaciones, vehículos nuevos y usados, y administración. Todos estos departamentos relacionados entre sí y además con gestión directa con el fabricante para tarifarios de piezas y mano de obra, garantías, pedidos de stock y urgentes etc. Módulo de Parámetros de la Aplicación. Los parámetros de la aplicación son variables globales que permiten definir y modificar de forma sencilla los procesos e interrelación de los diferentes módulos, así como la definición de la forma de trabajo particular de cada tipo de empresa. El módulo de parámetros permite configurar desde aspectos referentes al entorno de trabajo (iconos, menús favoritos, preferencias, colores, etc.), hasta cualquier elemento que conforman los diferentes módulos. El módulo de parámetros a su vez se subdivide en parámetros generales, parámetros de almacén, parámetros para la gestión de cobros y pagos, y parámetros de servicio técnico y postventa. En el módulo de parámetros se definen aspectos tales como trabajar con múltiples sucursales y/o almacenes, marcas, familias, tipos de documento, series de numeración, países, poblaciones, entidades financieras, etc.



Módulo de Compras. - En este módulo se contempla la gestión completa de proveedores. - Establece agrupaciones por actividad, categoría, situación etc. - Cuenta con la posibilidad de lanzar correos electrónicos de forma automática. - Trabaja con diversos tipos de documento. Pedidos, albaranes y facturas. - Dispone de diferentes direcciones para un proveedor, y diferentes personas de contacto. - Asocia diferentes formatos a cada tipo de documento. - Ayuda en la gestión del proceso de Recepción de mercancías. - Conforma facturas con los albaranes de compra. - Contempla el tratamiento de la recepción y comprobación de Facturas Electrónicas, mediante

firma con certificado reconocido por la AEAT. - Posibilita la gestión de los números de serie de los artículos. - Contempla las fechas de finalización de garantía. - Búsqueda automática de artículos en los diferentes documentos de compra. - Existe un histórico de compras para su consulta en cualquier momento. - Analiza e informa sobre compras por referencias, familias de artículo, fechas, proveedor, etc. - Trabaja con un indicador de impresión de factura resumen de albaranes de compras a

proveedor, pudiendo emitirse dicha factura con el detalle de las líneas de los albaranes o resumida.

- Posibilita la opción de bloquear / desbloquear diferentes documentos de compra. - Controla el pago al proveedor. Forma de pago, número de efectos, vencimientos, límite

crédito. - Enlaza automáticamente con el módulo de contabilidad y la cartera de pagos. Módulo de Ventas. - En este módulo se contempla la gestión completa de los clientes. - Tratamiento de la entrada de vehículos a reparar y planificación de taller. - Gestiona los Vehículos por marcas, modelos y tipos. - Controla datos como el VIN (Vehicle Identification Number) bastidor, kilómetros, garantía, itv,

códigos de llaves y de radios. - En la pantalla de recepción de vehículos a reparar está centralizada la cita previa, apertura de

órdenes, generación de presupuestos, gestión de materiales, kits de mano de obra y piezas, y consultas de vehículos, tarifarios, operarios, etc.

- Establece agrupaciones por actividad, categoría, situación etc. - Cuenta con la posibilidad de lanzar correos electrónicos de forma automática. - Dispone de diferentes direcciones para un cliente, y diferentes personas de contacto. - Informa de las Formas de pago, límites de crédito, domicilios, etc. - Trabaja con diversos tipos de documento. Ofertas/Presupuestos, pedidos, albaranes y

facturas. - Asocia diferentes formatos a cada tipo de documento. - Contempla el tratamiento de la Facturación Electrónica, mediante firma con certificado

reconocido por la AEAT. - Utiliza una impresión de facturas en modo totalmente gráfico, con anagrama de la empresa en

formato bmp, jpg, etc. - Pensando en la diferente tipología de los clientes, conviven las impresiones en formato texto y

en formato gráfico. - Imprime información en códigos de barras. - Posibilita diferentes tipos de líneas de facturación que son definibles por el usuario. Artículos,

mano de obra, servicios subcontratados, portes etc. - Permite trabajar con kits o conjuntos para facturación. - Contempla diferentes descuentos por categorías de clientes.



- Analiza e informa sobre ventas por referencias, familias de artículo, fechas, proveedor, etc. - Búsqueda automática de artículos en los diferentes documentos de venta. - Existe un histórico de ventas y de facturación donde quedan guardados absolutamente todos

los pedidos realizados, pudiéndose volver a realizar cualquier reimpresión de la factura. - Trabaja con un indicador de impresión de factura resumen de albaranes de compras a

proveedor, pudiendo emitirse dicha factura con el detalle de las líneas de los albaranes o resumida.

- Posibilita la opción de bloquear / desbloquear diferentes documentos de compra. - Controla el cobro del cliente. Forma de pago, número de efectos, vencimientos, límite crédito. - Enlaza automáticamente con el módulo de contabilidad y la cartera de cobros. Módulo de Gestión de Almacén. - Trabaja con diferentes almacenes por empresa. - Incorpora cuatro precios por cada artículo (p.v.p., coste, coste promedio y última compra). - Emite informes de artículos, separados por ventas, compras, familias, grupos de descuentos,

clientes, precios, existencias, tipos de pedidos, etc. - Emite informes de artículos diseñados por el propio usuario. - Obtiene informes de inventario valorado a cualquier fecha. - Realiza el pedido de stock de artículos al fabricante. - El cambio de precios, se realiza de forma totalmente automática, a partir de la tarifa de cada

fabricante o por un incremento en porcentaje. - Gestiona por cada artículo, entre otros datos, los máximos, mínimos, cantidades de embalaje,

existencias negativas etc. - Realiza inventarios de artículos a día fijo o permanente, emitiéndose un listado de recuento

ordenado por artículo o ubicación. - Las valoraciones del almacén se realizan en el instante en que se desee, emitiéndose por

pantalla y/o impresora un resumen. - Contempla la clasificación ABC de los artículos en importes y en unidades, de acuerdo a los

consumos de cada una de las referencias y a unos rangos desde/hasta que se solicitan al operador por la pantalla. El análisis ABC de las piezas se realiza a partir del fichero histórico de movimientos.

- Habilita un módulo de agenda de Almacén para atención de venta telefónica a clientes. - Posibilita la gestión de los números de Serie de los Artículos. - Realiza pedidos a proveedores con enlace automático al módulo de compras. Módulo de Servicio Técnico y Postventa. Taller Mecánicos y operarios de Taller. - Mantiene kits o paquetes de operaciones (artículos y mano de obra) para enlace con el

módulo de facturación. - Permite Gestionar con un catálogo de operaciones de Mano de Obra (tarifario). - Controla campañas técnicas. - Gestiona las Agendas de Servicio y de Citas previa para el Taller - Consulta de ocupación de operarios. - Controla automáticamente si se ha producido o no una visita programada y en consecuencia

se pueden obtener estadísticas de visitas realizadas, no realizadas, etc. - Trabaja con calendarios y turnos para el personal. - Controla las horas de presencia y los rendimientos de los Operarios/Mecánicos de Taller. - Informa de las horas invertidas en trabajos pendientes de facturar. Mano de obra en curso. - Emite informes de Fichajes de presencia de los operarios. - Realiza diferentes informes de Rendimientos y Productividad.



Módulo de Vehículos. Taller, Nuevos y Usados. - Gestiona la entrada de vehículos a reparar en el taller. - Controla la carga de trabajos en el taller. - Asignación de trabajos a un operario / mecánico. - Permite la rematriculación de vehículos. - Accede al stock de Vehículos nuevos y usados - Realiza ofertas y presupuestos de vehículos. - Calcula el estudio financiero por operación de venta - Mantiene un histórico de ofertas y ventas. - Está integrado completamente en contabiliad. - Histórico de reparaciones en linea. - Permite visualizar o imprimir informes. Módulo de Preventa y Promoción Comercial. - Gestiona ofertas / presupuestos / acciones que se realizan a clientes o que se reciben de los

proveedores. - Permite gestionar sucesos y/o acciones encadenadas. - Informa de las fechas de los sucesos o acciones y de lo sucedido en esas fechas. - Realiza el seguimiento de Acciones comerciales y Técnicas. - Emite partes de trabajo. Módulo de Gestión de Cobros y Pagos. Previsión de Tesorería. - Mantiene las fichas de entidades financieras y de la caja en efectivo. - Realiza la gestión de la cartera y genera remesas. - Impresión de documentos en papel con formato Recibo, Talón y Pagaré, etc. - Emite giros / recibos / letras en soporte magnético para entrega al banco según las normas de

la Asociación Española de Banca. Estarán disponibles los formatos: AEB-19-1, AEB-19-2, AEB-32, AEB-58, etc.

- Incluye el módulo de tesorería con previsiones de cobro y pago. - La introducción de las previsiones puede ser automática, mediante duplicación de registros. - Emite informes de previsión de tesorería por fechas y por conceptos. Módulo de Contabilidad. - Multiempresa, multimarca, multisucursal. - Integrado con el resto de áreas y departamentos de la empresa. - Adaptado al nuevo plan general de contabilidad. - Total flexibilidad en la definición de la estructura de cuentas. - Permite generar los asientos contables de forma automática a partir de los módulos de

Gestión de compras y ventas. - Dispone de asientos automáticos predefinidos. - Los asientos son totalmente parametrizables por el usuario, pudiendo definir los enlaces

contables de una forma sencilla y rápida. - Está preparado para la migración de datos desde diferentes Aplicativos estándares del

mercado. - Gestiona Presupuestos. - Tiene una opción de Punteo automático o manual de movimientos.



- Los informes financieros son definidos por el propio usuario. - La aplicación se distribuye con los informes oficiales indicados en el nuevo Plan General de

Contabilidad, tanto para empresas pequeñas pymes o Grandes empresas. - No son necesarios cierres mensuales ni actualizaciones periódicos. - Emisión de balances y cuentas de resultados a la fecha deseada. - Permite el alta automática de las cuentas desde la captura de asientos contables. - Posibilidad de generar asientos automáticos, repetitivos y duplicar asientos. - Búsqueda de apuntes por importes. - Exporta los datos contables en formato csv, para su tratamiento con herramientas ofimáticas. - Informa de la antigüedad del saldo de una cuenta, a una fecha de referencia, para saber el

importe que “me deben o debo “ y desde “cuando me lo deben o lo debo”. - Genera los ficheros correspondientes para la presentación telemática de los libros registros de

contabilidad general para su registro (registro mercantil). Módulo de Impuestos. - Obtiene el modelo 347 de operaciones anuales. - Obtiene las liquidaciones de IVA. - Genera los ficheros correspondientes para la presentación telemática de los libros registros de

iva para su registro. Módulo de Gestión de la Aplicación. - Gestiona el acceso de los diferentes usuarios. - Control los permisos y accesos desde los menús. - Configura el entorno de trabajo de la aplicación. - Realiza copias de seguridad - Otras funcionalidades.



1.2. Requisitos. La puesta en marcha de INFODAUTO no supone ningún gasto en adquisición de Software. Tanto el propio desarrollo como las herramientas adicionales utilizadas (bases de datos, generadores de informes, etc), son de libre distribución al estar acogidas a las licencias GNU/GPL y son incluidas dentro del pack de instalación. El presente manual también está acogido a dicha licencia. La licencia GNU/GLP se puede consultar en los siguientes enlaces: http://www.es.gnu.org/modules/content/index.php?id= 8 http://www.gnu.org/licenses/licenses.es.html Los requerimientos son mínimos: -PC (en local) con Sistema Operativo Linux o Windows XP -Equipo Servidor (sólo si se instala en red) con S.O. Linux o Windows. -PosgreSQL (versión 8.3 o superior) -PHP (versión 5.2.9) -PHP-GTK (versión 2.12.9) -Agata Report (7.5 o superior) -Certificado Electrónico (solo si se desea disponer de firma electrónica de documentos). -Codificación de página UTF-8.



2. Entorno de Trabajo 2.1. Conexión. El sistema recuerda y muestra los últimos datos de conexión realizados desde el puesto de trabajo. Se pueden seleccionar la empresa con la que se quiere trabajar, así como el usuario, opcionalmente se puede cambiar de servidor (si se tuviese mas de un servidor instalado). En instalaciones nuevas propone como servidor por defecto 127.0.0.1 (localhost). Se puede indicar indistintamente el nombre del servidor o la dirección IP correspondiente al mismo.

El usuario debe indicar su nombre y contraseña para acceder a la Aplicación, opcionalmente puede cambiar su contraseña. En función de la parametrización inicial, el sistema puede obligar al usuario a cambiar de contraseña de forma periódica. En dicho caso, si la contraseña ha caducado, se mostrará un mensaje de aviso y aparecerá un formulario para modificación de la misma. El periodo (número de días) que la contraseña es valida viene determinado por la parametrización inicial. Es posible parametrizarlo para que la contraseña sea permanente. Importante

• Cada puesto de trabajo lleva asociado su propio fichero de configuración, de forma que puede variar el aspecto de la aplicación en función de la configuración personalizada que se haya podido dar al mismo. Al instalar un nuevo puesto o realizar una conexión nueva desde un puesto se toma la configuración básica definida por la aplicación.

• Este mismo formulario de conexión aparecerá cuando se quiera cambiar de empresa o

usuario una vez nos encontremos trabajando con la aplicación.



2.2. Ventana Principal. La ventana principal consta una barra de Opciones y Herramientas en la parte superior. Justo bajo ellas se irán abriendo en diferentes pestañas las opciones que el usuario utilice. Al iniciarse siempre existirá una pestaña llamada ‘Menús’ que contendrá las diferentes opciones a las que el usuario tenga acceso según la política de permisos establecida por el administrador del sistema. Esta pestaña a diferencia del resto de pestañas que se vayan abriendo no se cierra nunca, excepto cuando se utilice el botón de ‘Salir’. Se puede acceder a ella de forma directa pulsando el icono ‘Menús’. Las pestañas abiertas pueden cerrarse de forma individual pulsando sobre el botón ‘Cerrar’.

En la parte inferior de la ventana se informa del proceso activo, así como del usuario, servidor y base de datos en uso. En la parte superior de la ventana se informa del nombre de la empresa con la que estamos trabajando. Cada empresa se define en una base de datos diferente.



2.3. Barra de Opciones. La Barra de Opciones permite acceder a acciones de forma rápida. Todas las acciones que se encuentran en la barra de opciones están también disponibles en el menú y consecuentemente sujetas a los permisos o accesos definidos para los usuarios. Por tanto, un usuario puede o no tener permiso sobre dicha opción. Si no tiene habilitados los permisos, la opción aparecerá como no seleccionable (desdibujada).

Cada una de las opciones se describen en el apartado correspondiente a Gestión de la Aplicación. Otras Opciones: Cambiar de Usuario Mediante esta opción se permite cambiar de usuario. Se solicita confirmación. El cambio de usuario implica que se cierran todas las tareas abiertas volviéndose a realizar un login, ya que cada usuario puede tener diferente perfil. Esta opción también es accesible desde el botón de ‘Usuario’ en la barra de herramientas. Soporte Mediante esta opción se puede acceder de forma directa a la página web de la empresa que distribuye y da soporte a la Aplicación. Manual de Usuario Mediante esta opción se puede acceder al manual de ayuda de la Aplicación. Esta opción es también accesible mediante el botón de ‘Ayuda’ en la barra de herramientas. El Botón de Ayuda es contextual, es decir, muestra la ayuda correspondiente al formulario abierto. Teclas Rápidas Mediante esta opción se puede ver las teclas rápidas definidas y asociadas a los botones de la barra de herramientas. Ver mas adelante las teclas rápidas asociadas a los iconos del menú de la barra de herramientas. Licencia Presenta una ventana con la licencia GNU/GPL Acerca de Presenta una ventana con información relativa a la empresa desarrolladora, así como dirección, teléfono, página web, correo electrónico para contactar con la misma.



2.4. Barra de Herramientas. La barra de herramientas consta de las siguientes acciones:

Icono

Nombre

Tecla Rápida

Descripción

Nuevo

Alt + N

Permite crear un elemento nuevo en el formulario activo. Alta de nuevos registros.

Guardar

Alt + G

Permite Guardar los cambios realizados sobre un formulario.

Borrar

Alt + D

Permite Borrar un registro (el que actualmente este presente en el formulario).

Copiar

Alt + C

Permite copiar elementos activos (informes, formularios, etc).

Anterior

Alt + A

Permite avanzar al siguiente registro o elemento en un formulario.

Siguiente

Alt + S

Permite retroceder al anterior registro o elemento en un formulario.

Imprimir

Alt + I

Permite abrir el formulario de impresión asociado al formulario activo.

Notas

Alt + T

Permite ver y/o asociar notas a diferentes elementos (opciones).

Otra Vista

Alt + V

Permite cambiar la vista de un elemento (formulario) activo.

Menús

Alt + M

Permite acceder de forma directa a la pestaña de menús.

Ayuda

Alt + H

Permite mostrar la ayuda sobre el formulario activo, o en su defecto, mostrará la ayuda general.

Salir

Alt + X

Permite salir de la aplicación. Se solicita confirmación a esta acción.

Cerrar

Alt + W

Permite cerrar la pestaña activa, excepto la pestaña del menú.

Usuario

Alt + U

Permite cambiar de usuario. Si el usuario dispone de foto, se mostrará la misma.

Importante

• Los iconos pueden cambiar en función de la configuración establecida por el usuario, ya que son uno de los elementos que pueden configurarse.

• Si un botón no tiene acción específica en un formulario puede aparecer deshabilitado, en

cualquier caso, se indica mediante mensaje que no tiene acción asociada.



2.5. Menú. El menú de opciones aparece como una pestaña más sobre un formulario en el margen izquierdo de la ventana principal. Esta es la única pestaña que no se puede cerrar (solo cuando se abandona la aplicación). Se puede acceder al menú de forma directa desde el botón ‘Menú’ o mediante la tecla rápida Alt-M. El menú se presenta en formato de árbol con diferentes niveles.

Indica una rama del menú que contiene opciones u otras ramas.

Indica que la rama del menú es la última.

Indica que es una opción asociada a la ejecución de una acción. Para abrir una rama o ejecutar una acción hay que hacer doble-clic sobre la misma o pulsar la tecla intro. Con un solo clic la opción se selecciona, pudiendo acceder al menú contextual (botón derecho del ratón) o desplazarse usando las teclas del cursor. Si la opción se corresponde a la ejecución de una acción concreta, se abre una pestaña nueva para dicha acción y el formulario correspondiente. Debajo del menú aparecen dos botones: General Permite mostrar las opciones que el usuario tiene acceso. Se presenta en color

azul. Favoritos Permite mostrar las opciones que el usuario ha marcado como favoritas. Se

presenta en color verde. Menú Contextual. Al pulsar el botón derecho sobre una opción del menú, aparece un submenú donde podemos ‘Añadir a Favoritos’, ‘Añadir una nota de usuario’ (referida a dicha opción), o ‘Imprimir las notas del usuario’. Si se utiliza sobre el menú de Favoritos, la primera opción será ‘Quitar de Favoritos’. Cada usuario puede marcar como favoritas aquellas opciones a las que tenga permiso. Solo se pueden añadir a favoritos aquellas opciones que tienen una acción asociada.

El usuario también puede añadir notas a las opciones del menú a modo de ‘apuntes’ o ‘post-it’. Las notas son personales de cada usuario. Para añadir una nota se puede utilizar el botón derecho del ratón sobre la opción o con la opción seleccionada pulsar sobre el botón ‘Notas’ de la barra de herramientas. Para facilitar la navegación por los menús y localizar la opción que se necesita, se ha implementado una potente búsqueda, basta escribir cualquier literal a buscar (mayúsculas o minúsculas indistintamente) y se presentan aquellas opciones que coincidan con el patrón buscado. La búsqueda es progresiva a medida que se va escribiendo. La búsqueda se realiza por titulo, acción e identificador de opción.



Botones Barra de Herramientas Bot ón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Inactivo. Borrar. Inactivo. Copiar. Inactivo. Anterior Inactivo. Siguiente. Inactivo. Imprimir. Inactivo. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a una opción del menú. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Activo. Permite conmutar entre vista en árbol o lista para mostrar las opciones del

menú. En el caso de lista (sólo aquellas que tienen una acción asociada). Salir Activo. Cerrar Inactivo. Usuario. Activo. Importante

• Sólo el Administrador del Sistema tiene permiso para añadir, modificar o borrar opciones del menú.

• Las opciones que aparecen en el menú corresponden a las opciones a las que el usuario

tiene permisos. Pueden variar de un usuario a otro en función de los permisos.

• El sistema reconoce y guarda las preferencias del Terminal, de forma que si así esta parametrizado, al iniciar la sesión, abre la última acción donde se estuvo trabajando.



2.6. Pestañas. Cada vez que se selecciona una opción del menú para su ejecución se abre una pestaña nueva. Puede haber abiertas simultáneamente tantas pestañas como se quiera. Cada pestaña contiene un formulario. La pestaña seleccionada determina el formulario activo. Se puede utilizar el botón derecho del ratón sobre la barra de pestañas para presentar un menú contextual mostrando todas las opciones abiertas en pestañas. Cuando el número de pestañas abiertas sobrepasa el límite de la ventana principal, aparece en ambos lados un cursor para desplazarse a derecha o izquierda (scroll horizontal). Se puede navegar a través de las pestañas utilizando las teclas del cursor derecha e izquierda.

Si se cierra una pestaña que contiene un formulario donde se han producido cambios y que no han sido guardados, se avisa de ello. Cuando los datos de un formulario han sido modificados, el titulo de la pestaña se resalta en negrita y aparece un ‘*’ junto al titulo. Una vez se graban los cambios vuelve a su situación inicial.



2.7. Formularios. Los formularios contienen diferentes campos de entrada, a saber: Campos Fecha

Las fechas se presentan en formato dd-mm-aaaa, se digitan sin barras, guiones o espacios. Se puede abrir un calendario para seleccionar la fecha. Se pueden introducir en formato abreviado de 2 o 4 dígitos para el año. Campos Numéricos

Permiten introducir únicamente números. Pueden ser enteros o decimales. Se emplea la coma para indicar la parte decimal. Campos Lista de Selección

Permiten seleccionar un valor de una lista. No se pueden escribir sobre los mismos. Campos de Intervalo

Permiten introducir un valor, o desplazarse mediante los cursores o la rueda central del ratón en el rango de valores admitidos. Campos de Búsqueda

Permiten introducir el dato solicitado con posibilidad de realizar una búsqueda utilizando el botón de la lupa que se encuentra junto al campo. La búsqueda se realiza teniendo en cuenta el dato introducido. Selección de Salida

Este tipo de campo aparece en los formularios de impresión. El informe una vez realizado será mostrado en el visor predefinido para el tipo de salida, desde el cual será posible la impresión física si es necesario. Los tipos serán: PDF, HTML, CSV, TXT. Por defecto, todos los documentos tendrán seleccionado como tipo de salida PDF.



Cuando un campo toma el foco, cambia el color de fondo a color azul. Esto nos permite ver de forma rápida en que parte del formulario nos encontramos. Si un campo es erróneo, cambiará su texto a color rojo, permanece en dicho color mientras su validación no sea correcta. Existen dos tipos de formularios. Formulario Principal . Se trata del formulario que ha sido abierto dentro de una pestaña. En este tipo de formularios están disponibles los botones de la barra de herramientas cuando tengan una función especifica, también pueden aparecer deshabilitados. En el caso de Mantenimientos, los botones de Nuevo, Guardar, Borrar, serán los asignados para dar de alta un registro nuevo, guardar o borrar respectivamente. El resto de botones de herramientas depende del formulario.

Formulario Secundario . Se trata de formularios adicionales que se abren sobre el formulario principal, por ejemplo, aquellos derivados de acciones a realizar sobre el principal, Botón de Impresión, Botón de Copia, Búsqueda, etc. En este tipo de formularios, No están habilitados los botones de la barra de herramientas, solo existirán los botones de ‘Aceptar’ y ‘Cancelar’. Importante

• Un mismo formulario puede aparecer como principal o secundario dependiendo de la situación donde sea abierto, por ejemplo, el mantenimiento del plan de cuentas puede aparecer como formulario principal si es llamado desde la opción de menú o como formulario secundario si es llamado desde una captura contable y no existe la cuenta y se desea crear la misma.



2.8. Búsquedas. Los formularios de búsqueda, son unos formularios especiales, que permiten realizar la búsqueda sobre un determinado campo. Podrán ser utilizados en aquellos campos que tengan un icono de lupa junto al campo. Todos los formularios de búsqueda tienen el mismo comportamiento, independientemente del campo que se esté buscando. Además, permiten acceder al formulario de mantenimiento para dar de alta un nuevo elemento si fuese oportuno en aquellos campos referidos a tablas maestras.

Buscar por Permite seleccionar sobre que campo se realiza la búsqueda. Los campos

disponibles son los que aparecen en las columnas de título. Criterio Los criterios de búsqueda pueden ser: Contenga o Comience Texto Se escribe el literal a buscar. Para iniciar la búsqueda, una vez introducido el literal,

se confirma con la tecla intro o pulsando sobre el botón de lupa. Para realizar una nueva búsqueda, se escribe un nuevo literal. La búsqueda puede ser indistintamente en mayúsculas o minúsculas.

Permite acceder al formulario de mantenimiento del campo en cuestión.

Permite abandonar la búsqueda. Para seleccionar un campo, hay que hacer doble-clic sobre el elemento de la lista. La lista se presenta ordenada por el primer campo,, no obstante, se puede ordenar por cualquiera de los campos simplemente haciendo doble-clic sobre el título de la columna por la que se quiera ordenar. Importante La lista de búsqueda está limitada por un número de entradas que puede ser configurado. La configuración por defecto es de 500 entradas. Si se hacen búsquedas muy genéricas puede ser que no aparezca el elemento buscado, en dicho caso, se puede realizar una búsqueda más restrictiva.



2.9. Campos Obligatorios. En los formularios, se identificaran poniendo en negrita los campos que sea obligatorio cumplimentar.



3. Parámetros En este apartado se describirán los diferentes parámetros que componen la aplicación. Los parámetros se han dividido en función de los módulos a los que afectan. 3.1. Parámetros Generales. 3.1.1. Sucursales. Permite configurar las diferentes sucursales con las que se puede trabajar dentro de una misma empresa. Está opción solo estará visible y disponible si se ha configurado el Sistema como ‘multisucursal’, en otro caso, no aparecerá en el menú aunque se tengan todos los permisos. Aunque no se trabaje con sucursales, al menos existirá siempre una sucursal que define a la propia empresa. Esta siempre tendrá el código 0. La sucursal 0 no se podrá dar de baja y será la utilizada en todos aquellos procesos que requieran código de sucursal cuando la empresa no trabaje como ‘multisucursal’.

Formulario Campo Descripción Código. Código de Sucursal. Se valida. CifNif. Código de Cif/Nif. No modificable. Las sucursales tienen el mismo nif que

la empresa. Nombre. Nombre de la sucursal. Dirección. Dirección de la sucursal. C.Postal. Código Postal de la sucursal. Población. Población de la sucursal. Provincia Provincia de la sucursal.



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Excepto para sucursal 0 (matriz) Copiar. Activo. Permite copiar sucursales. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Abre el formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Si se trabaja en una empresa con múltiples sucursales, se solicitará en los formularios que así lo requieran el código de sucursal, en caso contrario se asume como sucursal la sucursal matriz = 0. Siempre debe existir al menos una sucursal que define a la propia empresa, esta es la sucursal 0.

3.1.2. Parámetros Básicos. Permite se configurar los parámetros generales de la empresa. Se define si la empresa trabaja con múltiples sucursales y/ múltiples almacenes, así como que valores va a asumir por defecto en los diferentes procesos.



Formulario Campo Descripción Multisucursal. Se indica si la empresa trabajará con sucursales o no. Multialmacén. Se indica si la empresa trabajará con múltiples almacenes o no. Sucursal por defecto. Se indica el código de sucursal por defecto. Se valida. Almacén por defecto. Se indica el código de almacén por defecto. Se valida. Marca por defecto. Se indica el código de marca por defecto. Se valida. Notas. Observaciones. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Activo. Borrar. Inactivo Copiar. Inactivo. Anterior Inactivo. Siguiente. Inactivo. Imprimir. Activo. Realiza la impresión del registro. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Si se define que la empresa no es multisucursal, no aparecerá la opción de parámetros de sucursales anteriormente indicada. Se asumirá por defecto el código de sucursal 0.



3.1.3. Parámetros Sucursal. Permite configurar los parámetros de cada sucursal, incluida la sucursal 0 o sucursal matriz correspondiente a la empresa. Se definirán datos como el anagrama de la empresa y datos del registro mercantil.

Formulario Campo Descripción Sucursal Se indica el código de sucursal a parametrizar. 0=Empresa matriz. Ordenación líneas. Permite indicar si se ordenan las líneas de impresión en función del tipo de

línea o en su defecto según orden captura. Impresión Kit. Permite indicar si se imprime el kit desglosado en la factura (caso de

utilizar kits) o no. Stock Negativo. Permite indicar si se admite carga de unidades en negativo para aquellos

artículos que lleven control de stock. Módulo Operarios. Indica si se trabaja con el módulo de operarios de Taller (Control de

presencia y tiempos). Coste en Artículos. Indica el precio de coste a usar en los artículos. Puede ser: promedio o

Reposición. Enlace Operarios. Permite indicar el tipo de enlace a usar para obtención de rendimientos

entre facturación y módulo de operarios. Puede ser: Operación. Sección o Total. En operación, el rendimiento se obtiene sobre fichajes realizados



por operación de mano de obra. En Sección, los rendimientos se obtienen en función de la sección del operario que ficha. En total, el rendimiento se obtiene por tiempo invertido sobre tiempo facturado.

Precio Art. Internas. Permite indicar que precio se aplica en documentos de venta internos. Puede ser: Pvp, Coste, Promedio, Ultimo, Pvp-Dto, Coste+Recargo. En el caso de pvp-dto o coste+recargo, se aplica el % indicado a continuación.

Precio Art.Garantías. Permite indicar que precio se aplica en documentos de venta en Garantía. Puede ser: Pvp, Coste, Promedio, Ultimo, Pvp-Dto, Coste+Recargo. En el caso de pvp-dto o coste+recargo, se aplica el % indicado a continuación.

Precio Art. Seguro. Permite indicar que precio se aplica en documentos de venta a compañías de seguro. Puede ser: Pvp, Coste, Promedio, Ultimo, Pvp-Dto, Coste+Recargo. En el caso de pvp-dto o coste+recargo, se aplica el % indicado a continuación.

Copias Factura.

Se indica el número de copias para facturas.

Imagen. Se indica el fichero jpg que contiene la imagen corporativa de la empresa o sucursal. Dicha imagen aparecerá en todos los informes que se emitan como parte de la cabecera. Igualmente se utilizará en la impresión de los documentos de facturas, albaranes, etc. La imagen se debe encontrar en la carpeta indicada en el fichero de configuración PATHIMAGENES. Los campos de ‘Ancho’ y ‘Alto’, permiten redimensionar la imagen.

Cod.Texto Publicidad Permite indicar un código de texto que aparecerá opcionalmente en la impresión de los documentos. El código de texto se valida y debe existir.

Registro. Permite indicar los datos del registro mercantil de la empresa. Estos datos saldrán impresos en los documentos de factura, albaran, etc.

Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite imprimir datos relativos al formulario. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Aunque no se trabaje con sucursales, al menos hay que definir los parámetros correspondientes a la sucursal 0 que corresponde a los datos de la empresa matriz.



3.1.4. Consulta de Tipos de Documento. Mediante está opción se definirán los diferentes tipos de documentos con los que puede trabajar la aplicación. Los documentos predefinidos son: -Presupuestos -Ordenes/Pedidos -Albaranes -Facturas

Formulario Campo Descripción Tipo Documento Se indica el tipo de documento. Descripción. Se describe el tipo de documento. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Inactivo. Borrar. Inactivo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite imprimir datos relativos al formulario. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Los tipos de documento son comunes para el ámbito de compras y ventas. Están predefinidos por el Sistema. No será posible crear nuevos tipos de documento por el usuario final.



3.1.5. Subtipos de Documento. Partiendo de los tipos de documento básicos:

P Presupuesto A Albarán O Orden F Factura

Combinándolos con los dos orígenes básicos de gestión: Compras Ventas

Se pueden definir diferentes subtipos de documento, que combinados con algunas características adicionales, nos permiten crear una amplia gama de posibles subtipos de documentos diferentes.

Formulario Campo Descripción Subtipo de Documento Se indica el código del subtipo que vamos a definir. Descripción Descripción del subtipo de documento que se define. Usar por defecto Si se chequea el campo, en aquellos documentos correspondientes a la

clase indicada lo propondrá por defecto. Si hay más de un subtipo chequeado por defecto para la misma clase, propondrá el primero que este marcado.

Clase Es la combinación del tipo de documento y el origen básico de gestión. Los valores posibles son:

- Presupuesto de Compras - Presupuesto de Ventas - Orden de Compras - Orden de Ventas



- Albarán de Compras - Albaran de Ventas - Factura de Compras - Factura de Ventas

Grupo Distribución Libre designación. Permite asociar cada subtipo definido a un grupo usar dicho grupo para la distribución del enlace contable como un parámetro más. Permitirá agrupar varios subtipos de documento bajo un mismo grupo.

Serie Serie de numeración asignada al subtipo. La serie está en consonancia con la clase del documento, es decir, solo se pueden asignar series definidas para dichas clases de documentos.

Formato Se indicará el nombre del formato de impresión a utilizar con dicho tipo de documento. Se pueden tener diferentes formatos de impresión para el mismo tipo de documento, puesto que cada tipo de documento puede tener –n- subtipos de documento. Los formatos de documento deben existir y estar creados en la ruta definida en el fichero de configuración ‘pathAgataRpt’

Origen Permite indicar el origen del documento. Los posibles valores son: Almacén, Taller, Comercial. El origen permitirá en diversos procesos del sistema realizar o no ciertas acciones.

Destino Permite indicar el destino del documento. Los posibles valores son: Terceros, Garantía, Seguro o Internos. Determinará la forma de trabajar y o aplicar precios, descuentos, etc en función del destino. Se entiende por terceros, clientes o proveedores.

Tipo de IVA Permite indicar que tipo de IVA se aplica por defecto al tipo de documento definido. En cualquier caso, el IVA que tenga especificado el cliente o proveedor prevalece sobre cualquier otro.

Enlace Contabilidad Permite indicar si el tipo definido lleva o no enlace a contabilidad. Por defecto solo el tipo de documento ‘factura’ llevará enlace a contabilidad.

Enlace a IVA Permite indicar si el tipo definido lleva o no enlace a IVA. Por defecto solo el tipo de documento ‘factura’ llevará enlace a IVA (libro registro).

Notas Se pueden indicar observaciones o notas sobre dicho tipo. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo.



Impresión

3.1.6. Tipos de Líneas Facturación. Permite definir diferentes tipos de líneas a usar en la facturación de Compras y Ventas. Se pueden usar diferentes tipos y configurar que datos debe solicitar el sistema para cada tipo de línea. El fin último es poder facilitar la captura, así como usar este dato como un parámetro más en la distribución y enlace contable, de forma que se pueda diferenciar que líneas deben enlazar y donde. También se podrán realizar a posteriori informes y aplicar filtros en consultas por dicho tipo de línea.

Formulario Campo Descripción Tipo Línea Identificador del tipo de línea que se define. Descripción Descripción del tipo de línea que se define. Origen Se selecciona el Origen del tipo de línea. Los valores posibles son:



Cualquiera, Almacén, Taller, Comercial. Permitirá establecer a posteriori permisos sobre el entorno y el tipo de línea a usar.

Catalogada Artículo Permite indicar si la línea se refiere a Artículos catalogados. En este caso, se realizan validaciones extra sobre los artículos (existencia, control de stock, etc).

Catalogada M.Obra Permite indicar si la línea se refiere a Catálogo de Operaciones de Mano de obra. En este caso, se realizarán validaciones extra sobre las operaciones de Mano de Obra (existencia, tiempos, etc).

Resto de Líneas Se pueden chequear si se desea que el dato sea solicitado en la captura de líneas de documentos de facturación de compras y ventas.

Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión

Importante

• Los tipos de línea definidos son válidos tanto para compras como para ventas.



3.1.7. Tipos de Series Numeración. Permite definir diferentes tipos de series a usar en la aplicación. Cada tipo de serie definido se asocia a una clase de documentos donde puede ser usada. Los tipos de serie son comunes para todas las sucursales. Cada tipo de serie definido llevará su propia numeración en función de la sucursal. Ver apartado referente a Series de numeración.

Formulario Campo Descripción Serie Identificador del tipo de serie que se define. Descripción Descripción del tipo de serie que se define. Clase de Documento Se selecciona la clase del documento donde la serie es valida. Los valores

posibles son: Venta, Compra o Almacén. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Un mismo tipo de serie de numeración podrá ser usada para uno o más tipos de documento dentro de la misma clase.



3.1.8. Numeración de Series. Mediante el siguiente formulario se pueden definir y mantener la numeración de las series a utilizar en la gestión de almacén, compras y ventas. Las series se pueden definir para un mismo tipo, por sucursal, si se trabaja con múltiples sucursales.

Formulario. Campo Descripció n Sucursal Código de Sucursal. Se valida. Solo en caso de ser Multisucursal. Serie Código de serie. Se valida. Debe existir en Tipos de serie. Descripción Informativo. No editable. Según definición Tipos de serie. Numero Numero en secuencia para dicha serie. Oscilan desde 1 a 999999 Impresión

Importante

• Las series a utilizar en cada tipo de documento se definen en los parámetros de tipos de documento.

• Cuando se mantienen los tipos de series, se definen automáticamente las series de numeración para la sucursal 0, empresa matriz, quedando inicializados los contadores a 0.



3.1.9. Tipos de Iva. Permite definir diferentes tipos de iva a usar en la aplicación. Los tipos de iva serán usado en la facturación de compras y ventas, así como en el libro registro del módulo de iva.

Formulario. Campo Descripción Tipo Iva. Identificador del código de Iva. Descripción. Descripción del tipo de iva definido. Porcentaje. Indica el tanto por ciento que corresponde al tipo definido. Recargo. Indica el tanto por ciento de recargo asociado al tipo de iva definido. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• La Aplicación se distribuye con los tipos de iva vigentes en España. Es decir, el 16%, 4%, 7% y 0%. Si necesita otros tipos de iva diferentes, se pueden crear.



3.1.10. Tipos de Recargo. Permite definir diferentes tipos de recargos a aplicar en los documentos de compra y venta. Los recargos se pueden aplicar por importe o porcentaje y sobre unidades de venta/compra o sobre el importe de la línea.

Formulario. Campo Descripción Código Identificador del código de recargo. Descripción Descripción del tipo de recargo. Importe Importe de recargo a aplicar. Porcentaje Porcentaje de recargo a aplicar. Modo Se indica el modo. Por unidad de venta/compra o por Importe total línea. Aplicar Se puede aplicar el recargo indicado en importe o Porcentaje. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• El recargo se aplica por importe o porcentaje. Es excluyente, es decir, si se aplica por importe no se aplica por porcentaje y viceversa.



3.1.11. Tipos de Múltiplos. Permite definir diferentes tipos de múltiplos a utilizar en la gestión de artículos. Los múltiplos permiten definir unidades de medida, por ejemplo: bolsas, paquetes, litros, metros, etc.

Formulario. Campo Descripción Código Identificador del código de múltiplo. Descripción Descripción del tipo de múltiplo. Unidades Unidades que define el múltiplo. Notas Observaciones sobre el múltiplo. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Los múltiplos van íntimamente relacionados con los Artículos, permiten indicar las existencias en unidades de venta y los precios en unidades de compra.



3.1.12. Textos. Permite definir diferentes textos que podrán ser usados en la gestión de compras y ventas. Los textos se identifican bajo un código. Pueden ser usados para definir textos publicitarios, de advertencia, repetitivos, etc para ser impresos dentro de los documentos de compra y venta.

Formulario. Campo Descripción Código Identificador del código de texto. Numérico de 4 posiciones. Texto Descripción del texto. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• El uso de textos precodificados puede facilitar la captura de documentos de venta si se codifican las operaciones más habituales, tales como contratos de mantenimiento, servicios, etc.



3.1.13. Cajas. Permite definir las cajas con las que se trabajará en la gestión de compras y ventas. Las cajas permiten identificar por donde se realizan los pagos/cobros, así como la cuenta contable asignada a las mismas con el fin de realizar el apunte contable de la transacción.

Formulario. Campo Descripción Sucursal Código de sucursal. Solo aparece si hemos indicado que es Multisucursal. Código Código identificador de la caja. Cuenta Cuenta contable asociada a la caja. Se valida en Plan de Cuentas. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo.



3.1.14. Entidades Financieras. Permite definir las entidades bancarias con la que se va a trabajar en gestión de tesorería.

Formulario. Campo Descripción Código Código de entidad. Descripción Descripción de la entidad bancaria. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Con la aplicación se distribuyen precargadas todas las entidades bancarias que operan en España.



3.1.15. Países. Mediante el siguiente formulario se pueden definir y mantener Países. El código de país forma parte de las direcciones de clientes y proveedores, también forma parte en la definición de los parámetros de poblaciones.

Formulario. Campo Descripción Código. Código de País. Descripción. Nombre del País. Código AEAT Código de la Agencia Tributaria. La AEAT utiliza en algunas autonomías

una codificación de países especial para la presentación y validación de documentos oficiales, tales como el Modelo 347.

Impresión

Importante

• Con la aplicación se distribuyen precargados todos los países con codificación ISO 3166 de 2 dígitos.

• Las validaciones de Cif/Nif/Nie solo están soportadas para país ‘ES’ (España). • La codificación de países puede ser libre, aunque se aconseja utilizar la norma ISO

internacional para su definición, entre otras cuestiones por compatibilidad con informes y ficheros oficiales.



3.1.16. Poblaciones. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los distintos municipios y poblaciones. Las poblaciones se definen por países y códigos postales. El municipio y provincia se definen como dos códigos de población, se diferencian por el detalle: Municipio o Provincia.

Formulario Campo Descripción País. Código de País. Se valida en Países. C.Postal. Código Postal del Municipio. Población. Descripción de la población. Provincia. Descripción Provincia. No editable. Informativo. 2 primeros digitos.C.Postal Detalle. Indicador si se trata de una Provincia o un Municipio. Impresión

Importante

• Con la aplicación se distribuyen precargados todos los municipios y provincias correspondientes a España.



3.1.17. Vendedores. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los distintos vendedores y recepcionistas, así como técnicos y comerciales con los que se va a trabajar en los módulos de gestión.

Formulario Campo Descripción Vendedor Código identificador del vendedor. Nombre. Nombre del vendedor. Notas. Observaciones del vendedor. 3.1.18. Tratamientos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los distintos tipos de tratamiento a dar a terceros (clientes y proveedores).

Formulario Campo Descripción Código Código identificador de Tratamiento. Descripción Descripción del Tratamiento.



3.1.19. Situaciones. Permite definir diferentes situaciones en las que un cliente o proveedor se puede encontrar. Las situaciones pueden ser bloqueantes o no. Si son bloqueantes no permitirán continuar con la apertura del documento que se este realizando. Las situaciones se validan cuando se intenta crear un documento de venta o compra, además de informar de la misma, controla si debe o permitir continuar con el documento. Las situaciones se indican en la ficha de cada cliente o proveedor.

Formulario Campo Descripción Sección Código identificativo de la sección. Descripción Descripción de la Sección. Bloquea Indica si la situación el o no bloqueante. Importante

• Una situación bloqueante puede obligar a introducir una clave para continuar. (ver parámetros procesos especiales).



3.1.20. Categorías. Permite definir diferentes categorías para clientes y proveedores. Las categorías son usadas para agrupar clientes o proveedores y establecer acciones comerciales sobre los mismos, principalmente establecer descuentos.

Formulario Campo Descripción Categoría Código identificativo de la categoría. Descripción Descripción de la categoría Importante

• La categoría es un de los datos a usar para realizar la distribución contable / enlace de ventas y compras.



3.1.21. Tarifa “fija” por Categoría de cliente / pr oveedor. La categoría es una forma de clasificación de clientes / proveedores. Es posible, en función de la categoría, asignar uno de los cuatro posibles precios de facturación para piezas y uno de los 10 posibles para mano de obra. Como ejemplo podría valer una agrupación de empresas, que facturase a las empresas de la agrupación los artículos a precio de coste y la mano de obra a un precio especial. En definitiva esta opción de la aplicación permite definir por sucursal y categoría los códigos de precios de Artículos y de Mano de Obra a ser usadas en la gestión de ventas. La sucursal no es solicitada si la empresa no tiene indicado que es multisucursal. Puesto que las tarifas se definen en función de una categoría, su uso lo determinará la categoría asignada al cliente o proveedor en su ficha. Consecuentemente se aplicarán los precios indicados para los artículos y la mano de obra en función de dicha categoría. Los precios de los Artículos son 4, a saber: 1 = Precio de venta al público. 2 = Coste Reposición. 3 = Coste Promedio. 4 = Ultima Compra. Los precios de la Mano de Obra, se establecen en los parámetros de Tarifas de Mano de Obra y corresponden a los diez diferentes precios de facturación que podemos utilizar con la aplicación. El uso y/o asignación de los códigos de precio de mano de obra es de libre designación, de forma que pueden estar referidos a secciones, tipos de servicio, tipos de cliente, etc.

Formulario Campo Descripción Sucursal Código de sucursal. Solo aparece si la empresa es multisucursal. Categoría Código de categoría. C.Precio Artículo Código de Precio para Artículo. C.Precio M.Obra Código de Precio para Mano de Obra.



Importante.

• Las tarifas a clientes no se definen cliente a cliente, sino a través de la categoría a la que pertenecen.

• Si un cliente no tiene definida una categoría específica, la tarifa aplicada para los artículos será el código de precio 1 (pvp) y para la mano de obra, dependerá de si se trata de una operación de servicio catalogada o no.

• En este último caso, el precio se podrá seleccionar de las tarifas de Mano de obra disponibles.



3.1.22. Procesos Especiales. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener y asociar claves a procesos especiales de gestión. Los procesos especiales vienen predefinidos por el Sistema y son los siguientes:

Formulario Campo Descripción Proceso Código identificador del proceso. No editable. Descripción Descripción del proceso. No editable. Clave Clave asignada al proceso. Notas Observaciones sobre el proceso.

Importante

• Los procesos especiales están predefinidos por el sistema. No es posible definir nuevos procesos por el usuario final. Si es posible cambiar y asignar claves nuevas a dichos procesos.

• Si un proceso especial no se le indica clave, quedará desactivado, es decir, desactiva la

validación/petición de confirmación.

• En los módulos donde este activada la característica de control proceso especial, se indicará. Normalmente estará activa en aquellos procesos que se consideren críticos, tales como permitir continuar si se ha sobrepasado el límite de crédito o el borrado de fichas de tablas maestras.



3.2. Parámetros Almacén / Artículos. 3.2.1. Almacenes. Permite configurar los diferentes almacenes con los que se va a trabajar. Los almacenes pueden ser tanto físicos como lógicos, es decir, dentro de una misma empresa/sucursal puede existir más de un almacén lógico, aunque solo exista uno físico. No existe diferenciación como tal. Todos los almacenes son visibles por todas las sucursales, a menos que se indique lo contrario. Ver parámetros de Almacén y sucursal mas adelante.

Formulario Campo Descripción Almacén Código identificador del almacén. Descripción Descripción del almacén. Frecuencia Pedidos Días que transcurren entre pedido y pedido planificado. ABC Importe Mínimo Rango inferior para establecer clasificación ABC. (Clasifica valor C). ABC Importe Máximo Rango superior para establecer clasificación ABC. (Clasifica valor B). ABC Unidad Mínimo Rango inferior para establecer clasificación ABC. (Clasifica valor C). ABC Unidad Máximo Rango superior para establecer clasificación ABC. (Clasifica valor B). Factor Consumo Factor corrector para aplicar sobre consumos en formula pedido. Divisor Consumo Divisor corrector para aplicar sobre consumos en formula pedido. Factor Existencia Factor corrector para aplicar sobre existencias en formula. Factor Seguridad Factor corrector para aplicar sobre consumos en formula pedido. Divisor Seguridad Divisor corrector para aplicar sobre consumos en formula pedido.



Importante.

• El análisis ABC se calcula sobre el stock o los consumos, tanto en unidades de venta como en valor. Hasta el valor definido como rango inferior se clasifica como ‘C’. Desde el rango inferior al superior, se clasifica como ‘B’ y a partir del rango superior, será ‘A’. No obstante, el análisis ABC se puede realizar de forma automática sin establecer estos valores, utilizando la opción de 20/80.

• Los factores correctores, así como los divisores permiten ajustar los consumos en función

del tiempo que se analice para realizar la propuesta de pedido.

• Si no se va a trabajar con propuesta automática de pedidos, no es imprescindible rellenar los campos correspondientes a la formula del pedido.

3.2.2. Familias. Permite definir las diferentes familias de artículos con las que vamos a trabajar. Posteriormente se asignarán a cada artículo la familia a la que pertenece.

Formulario Campo Descripción Familia Código identificador de la familia. Descripción Descripción de la familia. Notas Observaciones sobre la familia. Importante.

• El dato de familia será utilizado en la gestión de compras y ventas como un parámetro mas para su distribución contable.



3.2.3. Almacenes por Sucursal. Permite definir en cada sucursal que almacenes están disponibles. Un mismo almacén puede estar disponible para una o varias sucursales o se puede asignar un almacén concreto a una sucursal concreta.

Formulario Campo Descripción Sucursal Código de Sucursal. Almacén Código de Almacén. Importante.

• Si la empresa no es multisucursal, este parámetro no es necesario, puesto que la sucursal siempre será la 0 (empresa matriz) y tendrá disponibles todos los almacenes.



3.2.4. Códigos de Descuento del Fabricante o Provee dor. Algunos fabricantes y/o proveedores asignan unos códigos de descuento diferentes en función del tipo de pieza o artículo y como consecuencia fijan los porcentajes de descuento. Además utilizan la opción de realizar diferentes porcentajes de descuento en función de si sus clientes compran en pedidos normales de reposición o en pedidos urgentes. Esta opción de la aplicación permite definir por cada marca definida en el sistema estos porcentajes diferentes de descuento por tipos de artículos. Los códigos de descuento permiten establecer el coste de los artículos (márgenes de compra). Cada artículo lleva definido en su ficha el código de descuento que el fabricante o proveedor asigna. En función de dicho código y categoría podremos definir los descuentos de venta. Aunque no se utilice un tarifario o catálogo de Artículos del fabricante o proveedor, porque la empresa usuaria de esta aplicación de gestión no disponga del mismo, es conveniente crear los códigos de descuento y asignarlos a los artículos. De esta manera será posible configurar descuentos de venta por diferentes categorías de cliente, que serán aplicados automáticamente en la facturación. En resumen , en la ficha del artículo, pestaña “existencias – precios” existe un código de descuento en compra y se visualiza el % de descuento asignado por el fabricante. Ese código se introduce en esta opción de parámetros de la aplicación. El porcentaje de descuento se corresponde con el que nos realiza el proveedor en función de si compramos por pedido normal o por pedido urgente. Además este mismo código también se utiliza para las diferentes opciones de ventas. El código se corresponde con el que se encuentra junto a un porcentaje de descuento, en la función 01.02.7 (descuentos de artículos por categoría de cliente). En el momento de la carga de líneas de artículos en la opción “documentos de venta” y en función de la categoría que se le haya asignado previamente a los clientes, se mostrará el porcentaje en la pantalla del usuario de la aplicación.



Formulario Campo Descripción Marca Código de Marca. Debe estar definida previamente. Código Descuento Código de descuento a definir Porcentaje Stock Porcentaje del fabricante o proveedor en compras de artículos reposición. Porcentaje Urgente Porcentaje del fabricante o proveedor en compras de artículos urgente. Notas Observaciones Importante.

• Aunque no se trabaje con el catálogo del fabricante o proveedor, es conveniente definir códigos de descuento para los artículos, de forma que podamos aplicar y configurar posteriormente descuentos de artículos por categoría, almacén y el código definido en este parámetro.

• En este último caso se darían de alta los códigos de descuento que se deseen, aunque los porcentajes se fijen a “0”.



3.2.5. Descuentos de Artículos por Categoría de Cli ente. Como se ha explicado anteriormente en este mismo manual, es posible agrupar a los clientes en diferentes categorías en función de las necesidades de la empresa en donde esté instalada esta aplicación de gestión y de lo que estime el usuario final. Los clientes pueden ser preferentes, habituales, especiales, etc... En función de estas agrupaciones es posible tratarlos de diferente forma en el momento de la venta. Esta opción de la aplicación, permite definir por categoría de cliente, almacén, marca y código de descuento que tiene la pieza o el artículo en su ficha, los porcentajes de descuento que se aplicarán en la facturación de ventas. De esta forma para un mismo artículo, será posible de forma automática facturarlo con descuentos diferentes en función del cliente, al tener éste asignada una categoría determinada. Además también es posible, para el mismo artículo y cliente, aplicar un porcentaje de descuento diferente en función si lo adquiriera por mostrador o si se le montara en el taller. Por ejemplo, podría aplicarse un porcentaje mayor de descuento en una regleta de memoria de un Ordenador Portátil, si el cliente la montara en el Taller de la empresa reparadora, que si únicamente la comprara y la montara él mismo. Es decir se pueden aplicar los descuentos diferenciándolos en función del destino (venta por mostrador almacén, o venta por servicio Taller). Gracias a esto, en combinación con la marca y la categoría de cliente, podremos establecer un número elevado de combinaciones posibles para establecer una política de descuentos flexible.

Formulario Campo Descripción Categoría Código de Categoría. Debe estar definida. Almacén Código de Almacén. Debe estar definido. Marca Código de Marca. Debe estar definida. Código Descuento Código de descuento de Artículos. Debe estar definido.



Porcentaje Dto. Alm. Porcentaje de descuento a aplicar en venta por Almacén. Porcentaje Dto. Tall. Porcentaje de descuento a aplicar en venta por Taller. Notas Observaciones Importante.

• Se diferencian los descuentos a aplicar en función del origen de la facturación dependiendo si es venta por Mostrador o venta por Servicio Taller. Incluso es posible definir que se aplique descuento en Taller y no en Venta por Mostrador para potenciar el servicio postventa.



3.3. Parámetros Gestión Cobros y Pagos. 3.3.1. Formas de Pago / Cobro. Permite definir las formas de pago y cobro de clientes y proveedores.

Formulario Campo Descripción Código Código de la forma de pago/cobro. Descripción Descripción de la forma de pago/cobro. Importante.

• Las formas de pago/cobro son comunes para clientes y proveedores. • Las formas de pago se complementan dentro de la ficha de cada cliente / proveedor

indicando el numero de efectos, cadencia entre efectos, días fijos de Vto. y mes de no pago.



3.3.2. Enlace Contable de Ventas. Permite definir el enlace de documentos de venta para su contabilización y obtención de resultados. El objetivo de la parametrización del enlace es doble: 1.-Obtención de informe de resultados. 2.-Generación de movimientos contables (Contabilización de los documentos).

Obtención del informe de resultados El informe de resultados, permite tratar todos los documentos de venta con los que hemos trabajado en un periodo de tiempo determinado, distribuyendo su contenido en función de ciertos criterios de agrupación, bien por tipo de línea, bien por tipo de documento, bien por familia, marca, etc, así mismo, permite utilizar y definir hasta 9 niveles de subtotalización o ruptura. De esta forma, podemos obtener un informe de análisis referente a la gestión de ventas tan sencillo o complejo como queramos, ya que podemos diferenciar y/o agrupar por diferentes características o datos que intervienen en el documento. Así, los datos por los que se puede realizar la distribución son: Tipo de Línea, Grupo de Pedido, Tipo de Pedido, Marca, Almacén, Categoría, Código de Precio, Familia y Código de IVA. A su vez, a cada línea de distribución del análisis del informe se le puede asignar las cuentas contables para llevar el cargo, el abono, así como los costes y descuentos, lo que permitirá realizar la contabilización del documento mediante la generación de un justificante contable.



Generación de movimientos Contables. Como queda indicado en el punto anterior, la generación de los movimientos contables depende de la distribución de líneas que se haya realizado y de las cuentas contables asignadas a los mismos, a su vez, depende también de la parametrización del tipo de pedido (subtipo de documento) si tiene indicado que vaya o no a contabilidad. Por tanto, la asignación de cuentas contables a conceptos que formen parte de documentos que no tengan indicado que vayan a contabilidad será omitida en la generación de apuntes contables, no así, en la distribución del análisis del informe de resultados. Diseño del Informe / Enlace. El informe consta de una ventana donde se definen las líneas que lo componen. En cada línea se indican las cuentas contables para cargo y abono que se van a utilizar, opcionalmente, también se pueden indicar las cuentas de costes si se quiere contabilizar los mismos. Si no se indica cuenta contable, los conceptos distribuidos en dicha línea, saldrán en el informe pero no generarán el apunte contable. Cada línea se puede indicar como actúa a nivel de totalización en el informe. Se puede asignar desde 0 hasta 9 como nivel de subtotalización. El funcionamiento de los niveles es el siguiente: Las líneas de nivel 0 totalizan sobre las líneas de nivel 1, las líneas de nivel 1 totalizan sobre las líneas de nivel 2, y así sucesivamente hasta las de nivel 9. No es obligatorio utilizar todos los niveles, así, pueden existir líneas de nivel 0 y nivel 5 u otro superior, en cuyo caso, totalizarán sobre el mismo. Las líneas de nivel 0 son las únicas que se les puede asignar cuentas contables y distribuir conceptos, el resto de líneas con niveles superiores solo recogen totales de los niveles inferiores. Formulario Campo Descripción Sucursal Código de Sucursal. Solo aparece si la empresa es multisucursal Línea Identificador de línea en el informe. Automático. No editable. Descripción Descripción de línea (concepto que se quiere distribuir). Nivel Subtotal Se indica el nivel desde 0 a 9 como queda explicado. Coste (%) Se indica el porcentaje de coste, solo en caso que no se lleve coste y se

quiera calcular, solo a nivel de informe, no como dato contable. Cta. Cargo Venta Cuenta de cargo, se indica la cuenta genérica de ‘clientes’ 43…, ya que

cuando se realice el apunte contable, la cuenta de cargo se compondrá junto con el código del cliente de forma automática.

Cta. Abono Venta Se indica la cuenta de Ventas donde queremos contabilizar la línea. Normalmente será una cuenta del grupo 7… o del grupo 477.. Si la línea y concepto que se distribuye es de iva.

Cta. Cargo Coste Se indica la cuenta de Cargo para contabilizar el coste. Analítica. Opcional Cta. Abono Coste Se indica la cuenta de Abono para contabilizar el coste. Analítica. Opcional Cta. Descuentos Se indica la cuenta de descuentos, si se quiere llevar los descuentos en

una cuenta separada, en otro caso, los descuentos aparecerán como menos venta. Opcional.



Botones - Aceptar: Se emplea para guardar la línea dentro del enlace. - Guardar: Guarda el enlace completo, incluyendo las líneas insertadas. - Cerrar: Cierra la pestaña del programa. - Añadir: Añade una nueva línea al final del enlace. - Quitar: Quita una línea seleccionada. Si no se ha seleccionado ninguna, se indica tal

incidencia. - Insertar: Añade una línea justo después de una seleccionada. Si no se ha seleccionado

ninguna línea, se indica tal incidencia. Por cada línea del informe/análisis que sea de nivel 0, hay que indicar que conceptos se quieren incluir en la misma (distribuir), para ello, se hace doble clic sobre la misma o se pulsa el botón “detalles”, presentando un formulario de detalle.

Formulario Detalle Campo Descripción Tipo Línea. Se indica el tipo de línea de facturación que se quiere distribuir. Grupo Pedido. Se indica el grupo de pedido (definido en tipos de pedido) a distribuir. Tipo Pedido. Se indica el tipo de pedido a distribuir. Marca. Se indica la marca a distribuir. Almacén. Se indica el código de almacén a distribuir. Categoría. Se indica la categoría a distribuir. Código Precio. Se indica el código de precio de Artículos o Mano de Obra a distribuir Familia. Se indica la familia a distribuir. Iva. Se indica el código de iva a distribuir.



Características comunes a todos los elementos a distribuir: -Si el concepto o elemento a distribuir se deja en blanco, se entiende ‘para todos’, es decir, no supone un filtro, en otro caso, se distribuirán las líneas que pertenezcan o contengan dicho concepto. -Si se pulsa <intro> dentro del elemento, se muestra una ventana desplegable para elegir el concepto. Esto es aplicable a tipos de línea, tipos de pedido, marca, almacén, categoría, familia y código de iva. El botón ‘Validar’ permite abrir un formulario donde se puede indicar el concepto o conceptos que queremos comprobar si se encuentra distribuido. En caso de estarlo, indica la línea donde se distribuirá, en otro caso, indica que la línea es errónea y el concepto no se encuentra distribuido.

Impresión El botón ‘Imprimir’ abre el formulario de impresión. La impresión se puede realizar de forma resumida o detallada. En la impresión resumida, se muestra únicamente las líneas que componen el diseño del informe y las cuentas contable. En la impresión detallada, se muestra además la distribución de los elementos de cada línea.



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Activo. Permite copiar informe de una sucursal a otra. Anterior Activo. Informe siguiente sucursal. Siguiente. Activo. Informe anterior sucursal. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• La distribución y enlace contable se puede realizar por sucursal, solo aparece si la empresa es multisucursal. De esta forma, se puede diferenciar y obtener informes de resultados por sucursal.

• En la parametrización de la distribución y enlace contable pueden intervenir todos o parte

de los documentos de venta con los que podemos trabajar, desde presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, será cuestión del diseño del informe el separar y/o agrupar los diferentes documentos o elementos que los componen para la obtención del análisis.

• Los conceptos a distribuir en cada línea pueden ser de diferente naturaleza en función de

las agrupaciones que se quieran conseguir, así por ejemplo se pueden distribuir : -Ventas Artículos -Ventas Servicios -Ventas Mantenimiento

O, realizar la distribución por familias de producto: -Ventas familia ‘A’ -Ventas familia ‘B’

O, realizar la distribución por tipo de venta: -Ventas Garantía -Ventas Internas -Ventas Clientes



3.3.3. Enlace Contable de Compras. Permite definir el enlace de documentos de compra para su contabilización y obtención de resultados. El objetivo de la parametrización del enlace es doble: 1.-Obtención de informe de resultados. 2.-Generación de movimientos contables (Contabilización de los documentos).

Obtención del informe de resultados El informe de resultados, permite tratar todos los documentos de compra con los que hemos trabajado en un periodo de tiempo determinado, distribuyendo su contenido en función de ciertos criterios de agrupación, bien por tipo de línea, bien por tipo de documento, bien por familia, marca, etc, así mismo, permite utilizar y definir hasta 9 niveles de subtotalización o ruptura. De esta forma, podemos obtener un informe de análisis referente a la gestión de compras tan sencillo o complejo como queramos, ya que podemos diferenciar y/o agrupar por diferentes características o datos que intervienen en el documento. Así, los datos por los que se puede realizar la distribución son: Tipo de Línea, Grupo de Pedido, Tipo de Pedido, Marca, Almacén, Categoría, Código de Precio, Familia y Código de IVA. A su vez, a cada línea de distribución del análisis del informe se le puede asignar las cuentas contables para llevar el cargo, el abono, así como los costes y descuentos, lo que permitirá realizar la contabilización del documento mediante la generación de un justificante contable.



Generación de movimientos Contables. Como queda indicado en el punto anterior, la generación de los movimientos contables depende de la distribución de líneas que se haya realizado y de las cuentas contables asignadas a los mismos, a su vez, depende también de la parametrización del tipo de pedido (subtipo de documento) si tiene indicado que vaya o no a contabilidad. Por tanto, la asignación de cuentas contables a conceptos que formen parte de documentos que no tengan indicado que vayan a contabilidad será omitida en la generación de apuntes contables, no así, en la distribución del análisis del informe de resultados. Diseño del Informe / Enlace. El informe consta de una ventana donde se definen las líneas que lo componen. En cada línea se indican las cuentas contables para cargo y abono que se van a utilizar, opcionalmente, también se pueden indicar las cuentas de costes si se quiere contabilizar los mismos. Si no se indica cuenta contable, los conceptos distribuidos en dicha línea, saldrán en el informe pero no generarán el apunte contable. Cada línea se puede indicar como actúa a nivel de totalización en el informe. Se puede asignar desde 0 hasta 9 como nivel de subtotalización. El funcionamiento de los niveles es el siguiente: Las líneas de nivel 0 totalizan sobre las líneas de nivel 1, las líneas de nivel 1 totalizan sobre las líneas de nivel 2, y así sucesivamente hasta las de nivel 9. No es obligatorio utilizar todos los niveles, así, pueden existir líneas de nivel 0 y nivel 5 u otro superior, en cuyo caso, totalizarán sobre el mismo. Las líneas de nivel 0 son las únicas que se les puede asignar cuentas contables y distribuir conceptos, el resto de líneas con niveles superiores solo recogen totales de los niveles inferiores. Formulario Campo Descripción Sucursal Código de Sucursal. Solo aparece si la empresa es multisucursal Línea Identificador de línea en el informe. Automático. No editable. Descripción Descripción de línea (concepto que se quiere distribuir). Nivel Subtotal Se indica el nivel desde 0 a 9 como queda explicado. Coste (%) Se indica el porcentaje de coste, solo en caso que no se lleve coste y se

quiera calcular, solo a nivel de informe, no como dato contable. Cta. Cargo Compra Se indica la cuenta de compras donde queremos contabilizar la línea.

Normalmente será una cuenta del grupo 6… o del grupo 472.. Si la línea y concepto que se distribuye es de iva.

Cta. Abono Compra Cuenta de abono, se indica la cuenta genérica de ‘proveedores’ 40…, ya que cuando se realice el apunte contable, la cuenta de abono se compondrá junto con el código del proveedor de forma automática.

Cta. Cargo Coste Se indica la cuenta de Cargo para contabilizar el coste. Analítica. Opcional Cta. Abono Coste Se indica la cuenta de Abono para contabilizar el coste. Analítica. Opcional Cta. Descuentos Se indica la cuenta de descuentos, si se quiere llevar los descuentos en

una cuenta separada, en otro caso, los descuentos aparecerán como menos compra. Opcional.



Botones - Aceptar: Se emplea para guardar la línea dentro del enlace. - Guardar: Guarda el enlace completo, incluyendo las líneas insertadas. - Cerrar: Cierra la pestaña del programa. - Añadir: Añade una nueva línea al final del enlace. - Quitar: Quita una línea seleccionada. Si no se ha seleccionado ninguna, se indica tal

incidencia. - Insertar: Añade una línea justo después de una seleccionada. Si no se ha seleccionado

ninguna línea, se indica tal incidencia. Por cada línea del informe/análisis que sea de nivel 0, hay que indicar que conceptos se quieren incluir en la misma (distribuir), para ello, se hace doble clic sobre la misma o se pulsa el botón “detalles”, presentando un formulario de detalle.

Formulario Detalle Campo Descripción Tipo Línea. Se indica el tipo de línea de facturación que se quiere distribuir. Grupo Pedido. Se indica el grupo de pedido (definido en tipos de pedido) a distribuir. Tipo Pedido. Se indica el tipo de pedido a distribuir. Marca. Se indica la marca a distribuir. Almacén. Se indica el código de almacén a distribuir. Categoría. Se indica la categoría a distribuir. Código Precio. Se indica el código de precio de Artículos o Mano de Obra a distribuir Familia. Se indica la familia a distribuir. Iva. Se indica el código de iva a distribuir.



Características comunes a todos los elementos a distribuir: -Si el concepto o elemento a distribuir se deja en blanco, se entiende ‘para todos’, es decir, no supone un filtro, en otro caso, se distribuirán las líneas que pertenezcan o contengan dicho concepto. -Si se pulsa <intro> dentro del elemento, se muestra una ventana desplegable para elegir el concepto. Esto es aplicable a tipos de línea, tipos de pedido, marca, almacén, categoría, familia y código de iva. El botón ‘Validar’ permite abrir un formulario donde se puede indicar el concepto o conceptos que queremos comprobar si se encuentra distribuido. En caso de estarlo, indica la línea donde se distribuirá, en otro caso, indica que la línea es errónea y el concepto no se encuentra distribuido.

Impresión El botón ‘Imprimir’ abre el formulario de impresión. La impresión se puede realizar de forma resumida o detallada. En la impresión resumida, se muestra únicamente las líneas que componen el diseño del informe y las cuentas contable. En la impresión detallada, se muestra además la distribución de los elementos de cada línea.



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Activo. Permite copiar informe de una sucursal a otra. Anterior Activo. Informe siguiente sucursal. Siguiente. Activo. Informe anterior sucursal. Imprimir. Activo. Permite abrir formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• La distribución y enlace contable se puede realizar por sucursal, solo aparece si la empresa es multisucursal. De esta forma, se puede diferenciar y obtener informes de resultados por sucursal.

• En la parametrización de la distribución y enlace contable pueden intervenir todos o parte

de los documentos de compra con los que podemos trabajar, desde presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, será cuestión del diseño del informe el separar y/o agrupar los diferentes documentos o elementos que los componen para la obtención del análisis.

• Los conceptos a distribuir en cada línea pueden ser de diferente naturaleza en función de

las agrupaciones que se quieran conseguir, así por ejemplo se pueden distribuir : -Compras Artículos -Compras Servicios -Compras Mantenimiento

O, realizar la distribución por familias de producto: -Compras familia ‘A’ -Compras familia ‘B’

O, realizar la distribución por tipo de compra: -Compras Garantía -Compras Internas -Compras Proveedores



3.4. Parámetros Servicio Técnico y PostVenta. Talle r 3.4.1. Marcas Representadas. Permite definir las diferentes marcas.

Formulario Campo Descripción Marca Código identificativo de la marca. Descripción Descripción de la marca.



3.4.2. Tarifas de Precios para Mano de Obra. Permite definir por sucursal los diferentes precios por hora de facturación de la Mano de Obra para utilizar en la facturación de ventas. La sucursal no es solicitada si la empresa no tiene indicado que es multisucursal. Por cada uno de los diez posibles códigos de precio, se pueden establecer 4 precios diferentes, en función del tipo de destino del documento, a saber: Clientes finales, Garantías del fabricante o proveedor, Compañías de Seguro y documentos Internos entre diferentes departamentos de la propia empresa. Además se puede indicar el importe de coste por hora, prorrateado que la empresa tiene, de forma que podamos realizar análisis de beneficios en el momento en que se conoce el precio de coste y el de venta. En el caso de que se esté trabajando con el módulo de Operario de Taller y Presencia y Rendimientos no será necesario indicar el precio de coste por hora, puesto que se obtendrá del contenido en la ficha de cada uno de los operarios. Además el tiempo invertido se obtendrá por los trabajos realizados en las diferentes operaciones llevadas a cabo.

Formulario Campo Descripción Código de Precio Código de precio que se define. Descripción. Descripción del código de precio. Importe Cliente Se indica el Importe de facturación a clientes finales. Importe Garantía Se indica el Importe de facturación en Garantías. Importe Seguro Se indica el Importe de facturación a Compañías de Seguro. Importe Interno Se indica el Importe de facturación a trabajos Internos. Coste Hora Se indica el Importe de Coste / Hora prorrateado que tiene la empresa.



3.4.3. Descuentos de Mano de Obra por Categoría de Cliente. Esta funcionalidad de la aplicación permite definir descuentos para los diferentes precios de Mano de Obra con los que trabaja la aplicación. Los descuentos para ventas se establecen por categoría de cliente y para cada uno de los posibles precios. Los descuentos se pueden fijar bien en Porcentaje o bien en Importe sobre los diez diferentes precios base definidos con los que puede trabajar la aplicación.

Formulario Campo Descripción Categoría Código identificativo de la categoría. Código Precio Código de precio de la Mano de obra definido Porcentaje Dto. Se indica el porcentaje de dto sobre el precio base indicado. Importe Dto. Se indica el importe de dto a aplicar sobre el precio base indicado.



3.4.4. Tipos de Acciones de Trabajo. Permite definir los tipos de Acciones o Sucesos ya sean Comerciales o Técnicos. Los tipos de Acciones serán utilizados en el seguimiento de Acciones Técnicas y Comerciales. Un tipo de suceso puede ser solo comercial, solo técnico o de ambos a la vez.

Formulario Campo Descripción Tipo Tipo de Suceso. Permite identificar el mismo. Descripción Descripción del tipo de suceso. Técnico Indicativo del tipo de suceso como Técnico. Comercial Indicativo del tipo de suceso como Comercial. 3.4.5. Posibles Estados de una Acción. Permite definir los tipos de Situación en las que se puede encontrar una Acción Comercial o Técnica. Será utilizado en el mantenimiento de Acciones Comerciales y Técnicas.

Formulario Campo Descripción Tipo Tipo de Situación. Descripción Descripción del tipo de situación. Cerrada Indicador de tipo de situación que implica cierre de la misma o finalización.



3.4.6. Modelos por Marca. Permite definir diferentes modelos por marca.

Formulario Campo Descripción Marca Código identificativo de la marca. Debe existir Modelo Código de Modelo que se define. Descripción Descripción del Modelo Modelo Tarifa Si fuese diferente el código modelo tarifa del código modelo del producto

3.4.7. Secciones de Taller. Permite definir diferentes secciones dentro del Taller.

Formulario Campo Descripción Sección Código identificativo de la sección. Descripción Descripción de la Sección.



3.4.8. Colores de artículos / productos. Permite definir colores para el módulo de Almacén (Artículos) y otros módulos adicionales.

Formulario Campo Descripción Color Código identificativo del color. Descripción Descripción del Color. No se podrá modificar, solo crear o borrar.



3.4.9. Opcionales de artículos / productos. Permiten definir componentes asociados a productos y/o Artículos. Módulos de Compras y Ventas. Los opcionales se definen por marca.

Formulario Campo Descripción Marca Código de Marca. Se valida. Opción Define el código de Opción. Descripción Descripción del opcional. Pvp Precio venta de la opción. Coste Precio coste de la opción. Importante.

• Los precios de los opcionales habrá que mantenerlos manualmente cuando se produzcan actualizaciones y/o cambios en los mismos.



3.4.10. Imputaciones por destino del documento de v entas. Permite definir los diferentes tipos de imputación de los documentos de venta y compra dentro del módulo de Taller Un documento puede ser imputado con cargo a Terceros (Clientes o Proveedores), Garantía, Interno, etc.

Formulario Campo Descripción Código Imputación Código de imputación. Descripción. Descripción del código de imputación. 3.4.11. Grupos de Intervención en Taller. Permite definir los diferentes tipos de intervención dentro del Taller

Formulario Campo Descripción Código Intervención Código de intervención. Descripción. Descripción del código de intervención.



3.4.12. Tipos de Trabajo en Taller. Permite definir los turnos de trabajo, así como los tramos de horas de que consta cada turno.

Formulario Campo Descripción Turno Código de turno. Descripción Descripción del turno. Tramo Permite indicar 0 al 9. Un turno puede tener 10 tranchas horarias Hora Inicio Hora inicial (para el tramo indicado) Hora Fin Hora final (para el tramo indicado)



3.4.13. Códigos de Fichajes e incidencias en Taller . Permite definir diferentes tipos de fichaje. Los tipos de fichaje serán usados en el módulo de gestión de operarios y rendimientos de Taller.

Formulario Campo Descripción Tipo Fichaje Código de fichaje. Descripción Descripción del tipo de fichaje. Ausencia Permite indicar si el tipo de fichaje representa ausencia o no. Productivo Permite indicar si es o no productivo el tipo de fichaje. Usar por defecto Indica si se usará dicho tipo por defecto en captura de fichajes. Importante.

• Los tipos de fichaje pueden ser de ausencia y productivos, por ejemplo, cursillos, reunión sindical, etc, o improductivos, como enfermedad, permiso médico, etc.



3.4.14. Tipos de Horas Extras y asignación de preci os. Permite definir los diferentes tipos de horas extra que se usarán en el módulo de Operarios de Taller Permite indicar el sobrecoste que supone la hora extra realizada tanto en precio de facturación como de intervención. En cada operario se deberá definir el tipo de hora extra.

Formulario Campo Descripción Tipo Tipo de hora extra. Permite identificar el mismo. Descripción Descripción del tipo de hora extra. Imp.Facturación Sobre importe hora en facturación. Imp.Coste Sobrecoste hora en intervenciones de mano de Obra. Fichajes.



4. Compras 4.1. Mantenimiento de Proveedores. Mantenimiento de Proveedores. El siguiente formulario permite mantener los proveedores con los que vayamos a trabajar en la gestión de compras. Se puede trabajar con proveedores de paso o proveedores móviles, para ello, hay que crear un proveedor móvil e indicar esta circunstancia en el campo tipo de proveedor. Los proveedores son comunes a todas las sucursales de la empresa.

Formulario General Campo Descripción Proveedor Código identificador de Proveedor. Numérico de 7 posiciones. CifNif Código de Cif/Nif/Nie. Se valida solo para España. Fecha Alta Fecha de Alta del Proveedor. Automática. Tratamiento Código de Tratamiento. Opcional. Apellidos Apellidos del Proveedor si es persona física o nombre empresa. Nombre Nombre del Proveedor si es persona física. País Código de País. Se valida. Por defecto ‘ES’ España. C.Postal. Código Postal. Se valida par obtener población y provincia. Dirección Dirección Fiscal de la Empresa o Proveedor. Provincia Provincia. Complementa la población en los datos de dirección. Categoría Código de Categoría del Proveedor. Se valida. (1)



Situación Código de Situación del Proveedor. Se valida. (2) Código de Iva. Código de Iva a aplicar al Proveedor. Se valida. (3) C.Precio Mano Obra Código de Facturación Precio de la mano de Obra. Se valida. C.Precio Artículos Código de Facturación Referencias Artículo. (4). Copias Factura Numero de Copias de los documentos (Factura, albaranes, etc). Tipo Proveedor Indicador de tipo de proveedor. Fijo o Móvil (de paso). (5) Tipo Actividad Libre designación. Indicador giro Indicador de un Giro por Cargo o un Giro por Total Facturas. Cartera. Factura Resumen Indicador de impresión factura resumen de albaranes. Detallada o

resumida. Si es detallada, se detallan las líneas de cada albaran que la componen. Si es resumida, solo se imprime una línea resumen por cada albarán.

Importación/Exporta. Indicador de proveedor de exportación / Importación para libro registro de iva.

Consumo especial. Indicador si el proveedor tiene un tratamiento especial en el consumo de Artículos.

Recargo Equivalen. Indicador si el proveedor hay que aplicar o no recargo de equivalencia. Envío Email Indicador si el proveedor quiere un envío de email con el documento al

facturar el mismo. Facturas. Se solicita en gestión de ventas. (1). La categoría permite agrupar a los proveedores en función de la misma. La categoría es un dato determinante para definir y aplicar descuentos de los proveedores, así como la distribución contable. (2). El código de situación permite indicar situaciones y avisos del proveedor. Por ejemplo, impagados, etc. Incluso en función del tipo de situación bloquear el proceso en facturación. (3). El código de iva definido en el proveedor prevalece respecto al código de iva definido en el tipo de documento. (4). El precio de los artículos puede ser: 1=Pvp, 2=Coste, 3=Coste Promedio. 4=Ultima Compra. (5). Un Tipo de Proveedor Móvil se usará de forma genérica para ventas al contado de pequeño importe, donde no se imprescindible indicar los datos del proveedor. No obstante, se solicitan en la facturación. Puede existir más de un cliente de tipo ‘Móvil’. En este caso como nombre, se puede asignar un nombre genérico del tipo ‘COMPRAS CONTADO’ o ‘PEQUEÑA COMPRA’. Formulario Contacto Campo Descripción Dirección Dirección de Envío del proveedor. Por defecto la misma que la fiscal. País Código de País. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. C.Postal. Código Postal. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. Población. Población. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. Provincia Provincia. Complementa la población en los datos de dirección. Web Página web. Contacto. Nombre de la persona de contacto. Teléfono 1 Teléfono 1 Teléfono 2 Teléfono 2 Teléfono Móvil Teléfono móvil Fax Fax. Email Dirección email. Si tiene indicado envío email, se utiliza esta dirección.



Formulario Datos Financieros Campo Descripción Forma Pago Código de la forma de pago. Se valida. (1) Numero de Efectos Numero de efectos en que se fracciona una factura. Si es superior a 0, el

documento se genera en cartera, en otro caso no. Días primer Vto. Días de margen para el primer vencimiento a partir de la fecha factura. Cadencia siguientes Días para siguientes efectos, si se ha indicado que tiene mas de uno. Descripción. Campo automático. Explica y compone la forma de pago. Días fijos de Pago. Se pueden indicar hasta 3 días fijos de pago. (2) Mes de No Pago. Se puede indicar un mes de no pago. En dicho caso el vencimiento se

ajusta teniendo en cuenta dicha circunstancia. Limite de Crédito. Se indica el importe de límite de crédito a controlar. Se controla en

facturación. Si se sobrepasa, se avisa y solicita clave para continuar. La clave se define en parámetros de procesos clave ‘CREDITO’.

IBAN International Bank Account Number. Numero internacional de la cuenta banco. Se calcula. Automático.

Banco Código de la entidad bancaria del proveedor. Se valida. Módulo de cartera. Sucursal Código de sucursal del banco. Dc. Digito de control. Se calcula y valida si es incorrecto. Cuenta Código de la cuenta del banco. Plaza Banco Descripción de la sucursal del banco. Dirección. (1). La forma de pago esta compuesta por (Código de Forma de Pago, Numero de Efectos, Días Primer Vencimiento y Cadencia días siguientes vencimientos). Las combinaciones que se pueden obtener son infinitas. Así, partiendo de una forma de pago como ‘Giro’ y en función del número de efectos, días de margen y cadencia, se pueden obtener múltiples formas.



(2). Los días fijos de pago hacen que los vencimientos que se calculen se ajusten a los días mas próximos de pago indicados, forzando así la fecha de vencimiento. Formulario Notas Campo Descripción Nota Se describirán notas asociadas al proveedor. Se mostrarán en la gestión

de compras, si el proveedor tiene alguna nota.

Formulario Movimientos Campo Descripción Año Año de consulta. Serie Serie de documento a filtrar. Se pueden consultar todos los documentos asociados al proveedor. Se muestran información relativa al tipo de documento, importes, etc. Se puede acceder al detalle de cada uno de ellos haciendo doble clic sobre el elemento de la lista, abriendo una nueva pestaña con el detalle del documento. Formulario Series de Artículos Campo Descripción Fecha Movimiento Rango de fechas de movimiento para acotación en consulta. Fecha Garantía Rango de fechas de garantía de los artículos para acotación en consulta. Numero de Serie Rango de códigos de serie a acotar en la consulta. Proveedor Rango de proveedores a acotar en consulta. Por defecto el proveedor de

la ficha. Referencia Rango de Referencias de Artículo a acotar en la consulta. Almacén Rango de Almacenes a acotar en la consulta. Tipo Movimiento. Indicador de Movimientos a mostrar. Entradas o Salidas. Mediante este formulario es posible consultar las series de artículos asociados al proveedor, para control de garantías. Se podrá imprimir un informe con los datos mostrados en la consulta. Se puede ir directamente al documento que ha generado el movimiento haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. Se podrá consultar y o localizar un determinado artículo, a partir de su serie de numeración a que proveedor se ha comprado (ha producido una entrada), con lo cual podemos realizar una trazabilidad de artículos y series de numeración.



Se podrán utilizar los botones de la barra de herramientas: Copiar Permite copiar los datos de un proveedor sobre otro. Esto puede ser útil en alta de proveedores si queremos tener el mismo proveedor con dos códigos diferentes (misma empresa a la que se factura por departamentos). Imprimir Permite indicar un rango de proveedores a imprimir. Se podrá obtener un informe con los datos principales de nuestros proveedores. Importante

• Si se lleva el módulo de contabilidad, al crear un proveedor, automáticamente se creará su cuenta contable en función de la estructura indicada para el plan de cuentas. En cualquier caso, la cuenta estará compuesta del prefijo 40 y el número del proveedor completado de ceros por la izquierda hasta la longitud total de la cuenta.

• El sistema admite tener el mismo proveedor con diferentes códigos.

• Existe una validación de los cif /nif /nie de España exclusivamente. Admite crear

proveedores cuyo cif/nif este incompleto, aunque avisa de dicha circunstancia. Es importante saber que para los libros registros de iva este dato es fundamental, así como para la emisión de facturas y la generación de remesas bancarias.



4.2. Documentos de Compra. Creación de documentos de compra. Está opción permitirá crear desde un mismo entorno todos los tipos de documentos de compra que sea posible realizar, tales como: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas. Hay que tener en cuenta que el sistema permite crear diferentes subtipos de compra a partir de los tipos primarios, así podemos tener –n- tipos diferentes de albarán, pedido, factura, etc, con sus características propias, incluido el formato de impresión.

Formulario Campo Descripción Sucursal Código de Sucursal. Solo si la empresa es multisucursal. Documento Identificador del documento de compra. (1). Automático. Tipo Tipo de documento de compras definido en parámetros de Tipo de Pedido. Año Año del documento. Automático en función fecha del sistema. Serie Serie de numeración asignada al tipo de documento. Automática. Numero Numero correlativo dentro de la serie. Automático. (4) Fecha Fecha del documento. Automática en función fecha del sistema. Estado Estado del documento. (2) Proveedor Código de proveedor al que se realiza el documento. Debe existir. (3) Cif/Nif Cif/Nif del proveedor. Se valida. Solo modificable en proveedores móviles. Nombre Nombre proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. Dirección Dirección proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. País Código de país del proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. C.Postal Código Postal del proveedor. Solo modificable en proveedores móviles.



Población Población del proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. Provincia Provincia del proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. Forma de Pago Forma de pago del proveedor. Solo modificable en proveedores móviles. Su documento Documento del proveedor. Numero Albarán, Factura, etc. (1). El identificador del documento de compra está compuesto por el año, serie y el número. Se trata de un identificador que se genera de forma automática cuando se crea un documento de compra. Permitirá identificar un documento a todos los efectos en el tiempo para seguimiento del mismo y/o trazabilidad entre documentos. (2). El estado de un documento puede ser: Abierto, Cerrado, Emitido o Evaluado. Los estados de una orden pueden cambiar en el tiempo, en principio hacia arriba. Abierta: Es el primer estado. Cuando se abre la orden. Es el estado en el que se cargan las líneas, Cerrada. Una vez que se han cargado las líneas y justo antes de facturarla. Emitida. A este estado se cambia desde abierta o cerrada en el momento en el que se imprime (se factura). Evaluada. Este estado es el que tiene la orden una vez que se han producido los enlaces contables. Implica que el documento ha pasado por el proceso de distribución del cierre y/o contabilización. No será modificable en ningún caso. Existe la posibilidad de reabrir y/o cambiar el estado de la orden. Al ser un proceso “especial” para reabrir y/o cambiar el estado de la orden se solicita al operador una clave de confirmación. Esta posibilidad se puede producir cuando una orden está cerrada, para cambiar su estado a abierta o cuando la orden esté emitida (facturada) para pasar su estado a cerrada. Estas posibilidades están habilitadas para poder corregir errores de carga de líneas, aunque es necesario que el operador tenga especial cuidado con esta posibilidad. Se recomienda que en caso de algún error de las líneas de un pedido en estado de facturado, se genere una nueva factura en negativo y de forma inmediata la nueva factura correcta. Nunca se podrá cambiar el estado de una orden una vez que esté evaluada. Para cambiar entre esos posibles estados de la orden, se debe ir guardando cada vez que se modifique dicho campo para que se contemplen los cambios. Eso servirá para seguir modificando el estado, ya que solo se puede modificar entre estados continuos. Si no se hace de esta forma, no dejará cambiar el estado más de una vez. Si una orden tiene número de factura y fecha de factura, no se toma otro número en caso de estar emitida y vuelto a reabrir. Esta posibilidad únicamente se puede producir cuando se emite una factura que todavía no se ha entregado al cliente, y el operador se da cuenta que ha tenido un error en la carga de líneas. En ese momento la podría dejar en estado de cerrada. A continuación posarla a estado de abierta para introducir o eliminar las líneas erróneas. En ese momento, la orden se debería cerrar e imprimir con lo quedaría facturada manteniendo el mismo número y fecha de factura. Estas posibilidades están habilitadas para poder corregir errores de carga de líneas, aunque es necesario que el operador tenga especial cuidado con esta posibilidad. Se recomienda que en caso de error, se genere una nueva factura en negativo y de forma inmediata la nueva factura correcta. (3). Los proveedores deben existir, aunque se trate de proveedores de paso o móviles. En caso de proveedores móviles debería existir un proveedor definido como tal. Solo será posible modificar los datos del proveedor accediendo a su ficha. Existe una excepción a este caso y es cuando un proveedor es móvil, en dicho caso se podrá modificar los datos del mismo en el formulario de compra. (4). Excepcionalmente se puede modificar el numero de la serie de numeración pulsando sobre el botón ‘número’. El cual muestra un formulario para cambiar la serie de numeración.



Procedimiento Si el documento existe, podemos acceder a modificar y/o consultar el documento indicando el número del mismo o realizar una búsqueda sobre los documentos existentes. Se aconseja en este último caso, indicar parte del documento a buscar, por ejemplo el año y la serie, ya que así la búsqueda será más efectiva. Una vez recuperado el documento existente, se muestran en el formulario las líneas del mismo, así como los totales. Si el estado del documento no permite modificar el mismo (‘Emitido’ o ‘Evaluado’), aparecerán los botones de insertar, añadir y quitar desactivados. Se pueden ver el detalle de las líneas haciendo doble clic sobre el elemento de la lista, pero igualmente no admitirán cambios. Se puede realizar la impresión del mismo. Si el documento admite ser modificado, se pueden usar los botones de ‘insertar’, ‘quitar’ o ‘añadir’ para crear o borrar líneas nuevas. Para modificar una línea basta hacer doble clic sobre la misma. El documento es nuevo. Para crear un documento nuevo, se usará el botón ‘Nuevo’ de la barra de herramientas, el cual limpiará los campos del formulario, dejando inicializados únicamente los campos de fecha y año. Se indicará el tipo de documento a realizar. Como queda dicho, cada tipo tiene sus características propias, entre ellas, lleva asociada la serie de numeración y el formato de impresión. A continuación se indica el proveedor al que se le va a realizar el documento. Debe existir. Se valida. Los datos del proveedor, se completan a partir de los datos indicados en su ficha. Se puede acceder a la ficha del proveedor pinchando sobre el botón ‘Proveedor’ o usando la tecla de función F1 en el campo proveedor. En este punto, se pueden seguir con la apertura del documento pulsando el botón ‘aceptar’ o ‘guardar’. También se puede pasar a insertar líneas sobre el documento. Si no se ha guardado previamente, se avisa y permite guardarlo, a continuación aparece el formulario del detalle de la línea para crear o modificar una línea. Las acciones a realizar se verán igualmente afectadas en función del estado del documento.



Formulario de Línea Campo Descripción Tipo de Línea Código de tipo de línea. Debe existir. Ver parámetros tipos de línea. (5) Almacén Código de almacén. En función del tipo de línea. Marca Código de marca. En función del tipo de línea. Si es una referencia

catalogada, se completa con la marca indicada en la referencia. Referencia Código de referencia. En función del tipo de línea. Si es un tipo de línea

con referencia catalogada, se valida en el almacén y debe existir. Se puede solicitar ayuda. Si es un tipo de línea de Mano de obra catalogada, igualmente se valida sobre el catálogo de operaciones de mano de obra. Debe existir, en el resto de casos, la referencia es de libre designación.

Familia Código de familia del artículo. En función del tipo de línea. Si es artículo del almacén se recupera de la ficha del mismo.

Código Texto. Se puede indicar un código de texto precodificado. Ver parámetros de textos. El texto precodificado permite ahorrar tiempo en la facturación, ya que permite tener definidos aquellos conceptos que son más usuales.

Descripción. Descripción del concepto que se incluye en el documento. Admite una descripción extensa.

Código Precio Código de precio de facturación. (6). Unidades. Unidades que se cargan. Si se trata de abonos, debe indicarse la cantidad

en negativo. Uds. Servidas Unidades servidas en pedidos de compra. Precio Compra Precio Unitario de facturación de Compra del artículo o servicio. % Descuento Porcentaje de descuento. Se aplica sobre el precio bruto de la línea. Tipo de iva Código del tipo de iva aplicable sobre la línea. (7) Recargo Código de recargo. Se puede aplicar un recargo sobre la línea. (5). Los tipos de línea determinan los campos que son posible introducir datos. Así como determinadas acciones a realizar y/o validar. (6). El código de precio va en función de si se trata de un artículo (solo puede usarse uno de los cuatro precios definidos para el mismo, a saber: Pvp, Coste, Promedio o Ultimo), o una referencia del catálogo de operaciones de mano de obra. En este caso, los precios posibles van en función de los definidos como mano de obra. Pueden oscilar desde 0 a 9. (7). El tipo de iva que se aplica por defecto a cada una de las líneas depende de tres circunstancias, a saber: Del iva indicado en el artículo, del iva indicado en la ficha del proveedor, y del iva indicado en el tipo del pedido (tipo de documento). Prevalece el iva indicado en la ficha del proveedor sobre el resto, no obstante, dentro de un mismo documento pueden existir diferentes tipos de iva en función del iva aplicado a cada línea. Si se trata de artículos del almacén, se muestran en todo momento las existencias disponibles. Si el artículo lleva control de series de numeración del producto, se abre un formulario para indicar las series que se asignan al número de unidades compradas. (Solo en aquellos documentos que corresponda, como son albaranes o facturas). Si una referencia tiene indicado control de series de numeración aparecerá habilitado el botón

‘Control Series’ , el cual permite acceder al formulario de gestión de series de compras. En dicho formulario habrá que introducir manualmente o generar automáticamente los números de serie (para más información de los números de serie, ver más abajo la explicación), tantas veces como existencias del artículo con control de serie (marcado en el mantenimiento del

artículo ) se hayan introducido.



Para las referencias de artículos con control de stock, si una referencia se queda bajo mínimos, a cero o por debajo de cero, se indica y solicita una clave para continuar. Dicha clave se define en los parámetros de Claves por Proceso. La clave definida para el proceso ‘NEGATIVA’. Así mismo se crea una entrada en la agenda de Faltas de Almacén. Botón Añadir Permite añadir una línea nueva. Si se pulsa antes de haber guardado un documento nuevo, se advierte y permite guardar el mismo. No hay límite en el número de líneas a introducir en un documento. El botón abre el formulario de captura de líneas. El formulario permanece abierto tras la aceptación de cada línea, mientras no se pulse el botón ‘cerrar’. Cada línea introducida y/o modificada en el formulario de captura se refleja en la línea de totales del documento de forma inmediata. Botón Quitar Permite eliminar una línea del documento. Los cambios se reflejan de forma automática en los totales del documento. Siempre se solicita confirmación de borrado. Botón Insertar Permite insertar una línea nueva en el documento. La línea se inserta justo debajo de la línea actualmente seleccionada en la lista. Las líneas se imprimen en el mismo orden que aparecen en el documento. El botón abre el formulario de captura de líneas. El comportamiento es idéntico al botón añadir. Si se quiere modificar una línea, basta hacer doble clic sobre la misma, abriéndose el formulario de captura de líneas.



Botones especiales. Existen en el formulario una serie de botones especiales que se activan a pasar el ratón por encima de los mismos. Se trata de los siguientes ‘literales’ dentro del formulario: Número. Permite cambiar y/o asignar un nuevo número a la serie del documento. Esta

opción solo debe ser usada excepcionalmente si se encuentran problemas en la secuencia.

Proveedor. Permite acceder a la ficha del proveedor para crear uno nuevo o cambiar

datos de uno existente. Forma Pago. Permite introducir la caja y el importe pagado en caso que el documento se

pague en efectivo. Importe Bruto. Permite introducir las retenciones por IRPF y los Recargos financieros. Descuentos. Permite ver los descuentos aplicados al documento, línea a línea, así como

aplicar descuentos sobre el documento, bien en porcentaje, bien en importe. Iva. Permite ver el desglose de los tipos de iva, así como las bases imponibles,

cuotas y total documento. Total. Permite ver un resumen de los importes que componen el documento.

Muestra información de importe bruto, coste, descuentos, recargos, Beneficio, Base imponible, cuota de iva, retención IRPF y Total.

Referencia. En el detalle de línea. Permite acceder a la ficha de la referencia del artículo

para crear una referencia nueva o cambiar los datos de una existente. Familia. En el detalle de línea. Permite acceder a la ficha de la familia para crear una

familia nueva o cambiar los datos de una existente. Acciones Existen diferentes acciones que se pueden realizar en función del tipo de documento. En el siguiente cuadro se indican que acciones son posible realizar. Acción Descripción Cuadre Importe Fijo Permite cuadrar el importe del documento a un importe fijo, bien

sobre el importe total antes o después de impuestos. Útil para compras o servicios tipo forfait o precio cerrado.

Documentos Asociados Permite consultar los documentos asociados al documento actual, bien por ser origen o destino del mismo. Trazabilidad hacia delante o hacia atrás.

Notas Permite incluir notas asociadas al pedido y opcionalmente ser impresas en el documento. Se pueden utilizar las notas para indicar condiciones, comentarios, etc.

Series Artículos Permite acceder al control de series de artículos. Asignación de números de serie a los artículos comprados.

Incluir Albaranes Permite incluir albaranes en un documento tipo factura. Generar Pedido Permite generar pedidos de compras a partir de un

presupuesto.



Generar Albaran Permite generar albaranes de compras a partir de un presupuesto o de un pedido de compras.

Generar Factura Permite generar una factura a partir de un presupuesto, un pedido o un albaran de compras.

Las acciones se mostrarán en función del tipo de documento de compras en el que nos encontremos y estarán o no activas en función del estado en que se encuentre el documento. En el caso de generar un tipo de documento a partir de otro anterior (por ejemplo una factura a partir de un albarán), aparecerá una ventana indicando el tipo de documento a generar (generándolo con un número y fecha nuevos, está última pidiéndola por pantalla), o el documento al que queremos traspasar/añadir líneas del actual en caso de que tal documento ya exista.

A la hora de generarse, se preguntará si se desea abrir el nuevo documento. En caso afirmativo,

que haya artículos con control de series , y que además el documento generado sea un albarán o una factura, aparecerá una nueva pantalla para la generación de las series.



Se deberá de rellenar con el número de serie el campo donde pone “[Borre este texto para introducir una serie]”, y las fechas correspondientes, tantas líneas como existencias se hayan seleccionado del artículo con control de series. Hay que tener en cuenta que si en vez de estar metiendo los números de serie manualmente, se desean dar números de serie aleatoriamente, pulsando al botón “Automático”, se podría realizar tal acción.



Se podría generar automáticamente todos los caracteres de la serie, o bien, si dichas series tuviesen un patrón, en el rango desde – hasta se pondría dicho patrón como fijo y después los caracteres que fuesen los variables (se haría añadiendo las líneas en el “Desde” y en el “Hasta”).



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Permite crear un documento nuevo. Guardar Activo. Permite guardar documento creado o modificado. Borrar. Activo. Permite borrar documento. Copiar. Activo. Permite copiar un documento a otro. Anterior Activo. Anterior documento. Siguiente. Activo. Siguiente documento. Imprimir. Activo. Permite imprimir documento actual. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Permite abrir formulario de búsqueda de documentos Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Copiar Permite copiar un documento o un rango de documentos sobre otros. Esto puede ser útil para generar facturas repetitivas, tales como contratos de mantenimiento o servicios periódicos. Se solicita rango de documentos y tipo de documento destino. El rango de documentos puede ser de cualquier tipo y el destino también. Las referencias de artículos que lleven control de stock, se actualizan conforme al tipo de documento de destino (si el documento destino implica actualizar stock). Otra Vista Permite abrir un formulario de consulta de órdenes donde se pueden aplicar diferentes tipos de filtro. Así mismo, la lista de ordenes consultas pueden ser impresas. Se puede acceder al formulario de documentos de venta haciendo doble clic sobre un elemento de la lista. En este caso, se abre una pestaña nueva con el documento seleccionado. Para mas detalles, ver opción del menú ‘Consulta documentos de venta’.



Impresión



Importante

• Hay que tener en cuenta que los enlaces contables (generación de apuntes en contabilidad), así como enlace con la cartera de efectos de cobro o pago es diferida. Esto quiere decir que un documento permanece en curso y es susceptible de modificación y/o anulación mientras no se haya procesado en un ‘cierre’ o distribución de compra. Solo existe una excepción a este caso y es la gestión de la tesorería que se genera de forma automática en el momento que un documento pasa a estado ‘emitido’.

• Un documento no toma numeración hasta que no se guarda el mismo, bien con el botón

‘aceptar’, bien con el botón ‘guardar’.

• Existen una serie de campos que son decisivos a la hora de realizar la distribución contable de una factura, ya que una factura es posible distribuirla partida a partida, para ello intervienen los siguientes campos: Tipo de línea, Tipo de documento, Almacén, Marca, Familia, Código de Iva, categoría de cliente y código de precio de facturación.

• Las existencias de los artículos se modifican de forma inmediata siempre que el tipo de

documento así lo indique. En presupuestos y órdenes no se alteran las existencias del almacén. En el momento de generar un albarán o factura, se solicitarán los números de serie.

• Se mostrará un aviso si el proveedor al que se abre un documento tiene mas documentos

abiertos en curso, permitiendo mostrarlos y consultarlos. Es especialmente útil para evitar duplicidades en documentos.

• Todos los documentos generados permanecen por tiempo indefinido componiendo un

histórico de compras, de forma que se pueden analizar y obtener datos por proveedor en consultas e informes. No existe un proceso ‘cierre del año’ como tampoco es necesario abrir un ejercicio nuevo para la gestión de compras de cada año.



4.3. Consulta Documentos de Compra. Permite consultar y listar los documentos de compra aplicando diferentes filtros. Se utiliza un código de colores básico para diferenciar las distintas situaciones en las que se puede encontrar un documento.

Formulario Campo Descripción Tipo Rango de tipos de documento de compra a filtrar. Fecha Rango de fechas de documentos de compra a filtrar. Serie/Numero Rango de series y números de documentos de compra a filtrar. Proveedor Rango de proveedores a filtrar Ordenado por Selección campo de ordenación de la consulta. Estado Selección estado de los documentos de venta a filtrar. Impresión Se imprimirá la lista de documentos actualmente filtrada. Importante Se puede seleccionar el estado pulsando directamente sobre la leyenda de colores. Se puede acceder directamente al documento haciendo doble clic sobre el elemento de la lista.



4.4. Consulta Albaranes de Compra. Está opción permite consultar los albaranes pendientes de ser facturados de los proveedores.

Formulario Campo Descripción Proveedor Proveedor a consultar Fecha Rango de fechas de albaranes a filtrar. Estado Selección estado de los documentos de venta a filtrar. Se puede acceder directamente al documento indicado pulsando sobre el elemento de la lista. En este caso, se abre en una pestaña nueva el formulario de compras con el documento seleccionado. Se puede seleccionar el estado pulsado directamente sobre la leyenda de colores. Los botones siguiente y anterior permiten ver de forma sucesiva los albaranes del siguiente o anterior proveedor al indicado en el formulario activo. Impresión



4.5. Facturación Albaranes de Compra. La facturación de albaranes de compra consiste en agrupar en una factura todos aquellos albaranes de un proveedor durante un periodo de tiempo determinado. Una factura puede agrupar desde 1 a –n- albaranes. Existen otras maneras de facturar albaranes, por ejemplo, desde un albarán, mediante la acción ‘Generar Factura’ o desde una Factura, mediante la acción ‘Incluir Albaranes’. Esta opción esta pensada para hacer el proceso de facturación de albaranes de forma masiva a un rango de proveedores.

Formulario Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de documento ‘factura’ que se va a generar. Por

defecto se propone el indicado en ‘usar por defecto’ en tipos de pedido. Fecha Factura Fecha de factura que se va a generar. Documento Rango de documentos ‘albaranes’ que se van a incluir en la facturación. Fecha Rango de fechas de documentos que se van a incluir en la facturación. Proveedor Rango de proveedores que se van a incluir en la facturación. Agrupar Albaranes Si esta chequeado se genera una factura por todos los albaranes del

proveedor, en caso contrario, se genera una factura por cada albarán. Una vez establecido el filtro de documentos de albarán a facturar hay que utilizar el botón ‘aplicar’ para que se presente la lista de albaranes que cumplen las condiciones impuestas. Además de las indicadas en el filtro, un albaran debe estar en situación de pendiente (abierto, cerrado o emitido) para poderse facturar y no haber sido incluido en una factura. Un albarán ‘facturado’, es decir, que ha generado una factura, queda bloqueado. No podrá ser modificado. Puede quedar activo de nuevo si se excluye o borra de la factura que lo incluye.



En la lista se presentan los albaranes susceptibles de ser facturados, aparecen marcados todos por defecto para ser facturados (se muestran de forma resaltada). Se pueden excluir a voluntad desmarcando la casilla ‘facturar’. El botón ‘Aceptar’ realiza la facturación de los albaranes. Al finalizar la misma, se muestra un mensaje de aviso indicando el número de albaranes facturados y se pregunta si se desean visualizar los documentos de factura generados, presentando en una lista todos los documentos de factura. Se puede acceder cada uno de ellos haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. En este caso, se abre una pestaña nueva con el documento. Importante

• La facturación de los albaranes, genera las facturas, pero no son impresas en este proceso. Se puede utilizar el proceso de ‘Impresión de documentos de venta’ para imprimir el rango de facturas generadas.

• Una factura ‘resumen’ de agrupación de albaranes, puede ser modificada para añadir

líneas. No será posible en ningún caso modificar líneas que correspondan a albaranes, ya que en dicho caso, se produciría una incoherencia entre el documento albaran original y el resultado que se factura.

• Desde la factura, se podrá consultar directamente el o los albaranes que la generaron, bien

haciendo doble clic sobre la línea correspondiente a la información del albaran, bien usando la acción de ‘Documentos asociados’, en cualquier caso, siempre existirá una trazabilidad de documentos, ya que desde el albarán también es posible consultar el documento o factura donde ha sido incluido el mismo.

• El documento factura ‘resumen’ de albaranes siempre genera una primera línea con la

información del albarán, y a continuación las líneas que componen el mismo. En la impresión de la factura, saldrá impreso en el mismo formato.

• El calculo de impuestos, se hace sobre las líneas que contiene el documento factura, por

tanto, puede haber pequeñas diferencias respecto a los totales de los albaranes (si se emitieron con iva), ya que no es lo mismo la suma de los ivas, que el iva de la suma. En cualquier caso, el iva que se indica en el albaran es informativo, puesto que no se trata de un documento ‘formal’ y el iva indicado en la factura será el que contablemente vaya al libro registro y contabilidad.



4.6. Impresión Documentos de Compra. La impresión de documentos de compra permitirá realizar la impresión de un rango de documentos. Esta opción será la que se utilice para imprimir un grupo de facturas tales como las facturas de agrupación de albaranes. También será utilizada para imprimir o reimprimir una copia de un documento.

Formulario Campo Descripción Documento Rango de documentos de venta a imprimir Es duplicado Si se marca, el documento llevará impreso una marca de ‘duplicado’ Impresión



4.7. Distribución Contable Facturas de Compra. La distribución contable de facturas de compra permitirá realizar los apuntes contables que una factura origina, además de generar los libros registro de iva. Se genera también la cartera de pagos. Simultáneamente a la distribución se genera un informe con un análisis de las facturas. La distribución se realiza conforme se haya planificado en el enlace contable de compras. La distribución contable se puede hacer con la periodicidad que se quiera, pudiéndose realizar de forma diaria, semanal, etc, es decir, a voluntad de usuario. La distribución puede ser tan sencilla o compleja como se quiera, pudiéndose distribuir línea a línea cada uno de los conceptos que se facturan conforme a determinados campos como: Almacén, familia, marca, sucursal, precio, tipo de Iva, tipo de línea, tipo de documento, etc.

Formulario Campo Descripci ón Tipo Tipo de gestión a distribuir. Ventas o Compras. Automático a ‘Compras’. Fecha Cierre Fecha del cierre. Puede ser ‘de la fecha’ o ‘hasta la fecha’. (1) Justificante Numero de Justificante contable con el que se generan los apuntes. Id Cierre Identificador de cierre. Automático. Cierre hasta fecha Indicador si los documentos a tratar son de la fecha o hasta la fecha. (1). La fecha de la distribución o enlace contable puede ser de la fecha o hasta la fecha. En el primer caso, solo tratará aquellos documentos que se correspondan con la fecha indicada. Si es hasta la fecha, tratará los documentos hasta la fecha indicada (incluida la misma), siempre que estén emitidos y no hayan sido evaluados (contabilizados) en otra distribución anterior. Se distribuirán aquellas facturas que estén emitidas y que no estén evaluadas (contabilizadas) o distribuidas anteriormente. La distribución se puede realizar de una fecha concreta o hasta la fecha indicada. El Justificante contable, se genera con la fecha indicada para la distribución, donde se recogerán las facturas de la fecha o hasta la fecha, en función de la opción seleccionada. Al libro registro de iva, iran con la fecha indicada en cada uno de los documentos de factura y con el Numero de



documento indicado en ‘su documento’, ya que la serie y numero de documento con el que se generan las facturas es interno del sistema y no el indicado por el proveedor que emitió la misma. La cartera de pagos, se genera a partir de los documentos de factura y de la forma de pago que tenga indicada el proveedor en el momento que se realizó la factura, no la que tenga en el momento de hacer la distribución. Solo generarán efectos de pago aquellas formas de pago que tengan indicado uno o más de uno en el campo número de efectos. El resto de formas de pago, no se contemplan para gestión de cartera, tales como Contados, Reposiciones, etc. Se generan tantos efectos como fracciones de pago se hayan indicado calculándose los vencimientos. Para mas detalles, ver la documentación de gestión de cartera. Al finalizar la distribución, se muestra un mensaje indicando que el cierre se ha realizado y si se quiere ver el justificante contable generado. Si confirma la pregunta, se abre una pestaña con el formulario de captura contable y el justificante con los apuntes generados. Revertir Cierre Este botón permite revertir o anular un cierre o distribución realizada. Si no se indica o selecciona otro distinto, se revierte el cierre actual. Primero se selecciona el cierre a revertir en la lista con el botón ‘Consulta cierres’, y después se pulsa el botón revertir cierre. La anulación de un cierre supone anular los apuntes contables, los registros del libro de iva y los efectos en cartera. Consulta Cierres Este botón muestra un historial de los cierres realizados indicando la sucursal, fecha y hora del cierre. Se muestra una lista como la siguiente:



Importante

• La gestión de compras, no implica la contabilización directa de las facturas, como tampoco su enlace con la gestión de la cartera de pagos o con el módulo de Iva. El enlace está diferido. Esto garantiza que sea totalmente independiente un módulo de otro, de forma que se pueden llevar de manera independiente el módulo contable, del módulo de cartera y/o del módulo de gestión de compras. El módulo de tesorería si es automático con la generación de la factura, puesto que aunque dicho módulo también se puede llevar de forma independiente, pero a diferencia del módulo contable, se considera que es lo mínimo imprescindible para poder controlar que debemos y que nos deben.

• Los tipos de documento deben llevar indicado en su definición que llevan enlace a

contabilidad y a iva, ya que pueden existir otros tipos de factura que no vayan a contabilidad o iva, por ejemplo, facturas pro forma, que en realidad no son facturas efectivas.

• Cada uno de los documentos que son distribuidos, se cambian a estado ‘Evaluado’. Este

estado bloquea su modificación. Solo se podrá consultar.

• Un cierre o distribución se puede revertir, es decir, se puede retrotraer y anular los cambios realizados (anular el justificante contable, anular los efectos en cartera, anular el registro del libro de iva y cambiar el estado de los documentos de factura).

• Un cierre puede generar apuntes erróneos o no estar cuadrado si existen conceptos que

no han sido distribuidos correctamente, o simplemente que no han sido distribuidos. Se puede revertir y volver a generar.

• Los cierres o distribución se pueden realizar por sucursal si la empresa tiene indicado que

es multisucursal. En dicho caso, se solicita de que sucursal se quiere realizar el cierre. Los apuntes contables independientemente de la sucursal que se cierre se generan sobre la contabilidad de la empresa, al igual que la cartera. El informe de distribución emitido analizando los resultados si está individualizado por cada sucursal.



4.8. Gestión Bloqueo Documentos de Compra. Permite desbloquear documentos de Venta o Compra. Los documentos de Venta o Compra mientras están en uso por un usuario se marcan como bloqueados con el fin de evitar que dos usuarios realicen operaciones incompatibles entre si, por ejemplo, añadir líneas y borrar el documento, o facturar un albarán en el que todavía se está trabajando, etc. La gestión de bloqueo y desbloqueo es automática, no obstante, si por alguna circunstancia un documento se queda bloqueado y es necesario desbloquearlo, este es el proceso a seguir.

Formulario Campo Descripción Clase documento Seleccionar la clase del documento. Ventas o Compras. Id. Documento Identificador del documento. Solo presenta los que estén bloqueados. Año Año del documento. Automático. No editable. Informativo. Serie Serie del documento. Automático. No editable. Informativo. Numero Numero del documento. Automático. No editable. Informativo. Estado. Estado del documento. Automático. No editable. Informativo. Veces Numero de veces que se ha bloqueado. Automático. No editable. Fecha Último Bloqu. Fecha de último bloqueo. Automático. No editable. Importante

• La gestión de documentos de ventas y compras está preparada para poder ser utilizada de forma simultanea por más de un usuario. La gestión de bloqueos no impide que dos o mas usuarios puedan trabajar con el mismo documento, lo que impide es que realicen operaciones incompatibles entre si o que entren en contradicción.

• El botón ‘Aceptar’ o ‘Borrar’ permite eliminar el bloqueo producido sobre el documento.



4.9. Búsqueda de Artículos en Documentos de Compra. Esta opción permite realizar la búsqueda de una referencia en los documentos de Compra en un rango de fechas determinado. Podemos localizar el movimiento que se produjo y acceder al documento donde fue imputada.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Si no se indica se realiza la búsqueda en todos. Referencia Referencia a buscar. Tipo documento Tipo de documento sobre el que se busca. Puede ser Ventas o Compras. Fechas Rango de fechas a acotar la búsqueda. Se utilizará el botón ‘Aplicar’ para realizar la búsqueda conforme a los filtros establecidos. Se utiliza un código de color básico para diferenciar los cargos, abonos y presupuestos. Mediante el botón ‘Imprimir’, se puede realizar la impresión de la lista presentada en el formulario. Los botones ‘Siguiente’ y ‘Anterior’, permiten ir consultando las diferentes referencias del almacén en secuencia, en el rango de fechas y tipo de documento seleccionado. Importante

• Se puede acceder al documento completo haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. En dicho caso, se abre una pestaña con el formulario de ventas y el documento en cuestión.



4.10. Análisis de Compras Proveedor. Análisis de compras artículos por Proveedor. Permite obtener informes de compras resumido o desglosado en un rango de fechas y/o referencias.

Formulario Campo Descripción Almacén Rango de almacenes a tratar. Referencia Rango de referencias a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Fechas Rango de fechas a tratar. Proveedor Rango de proveedores a tratar. El informe puede ser desglosado o resumido. En el caso de resumido, se emitirá una línea por cada proveedor con el resumen de Unidades, Valor de Venta, Valor de Coste, Valor de Descuento y Beneficio en el rango de acotación establecido. Si el informe es detallado, se muestra por cada proveedor todos los movimientos referencia a referencia. Al final del informe se totalizará.



4.11. Análisis de Compras Familia. Análisis de compras artículos por Familia. Permite obtener informes de compras resumido o desglosado en un rango de fechas y/o referencias.

Formulario Campo Descripción Almacén Rango de almacenes a tratar. Referencia Rango de referencias a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Fechas Rango de fechas a tratar. Proveedor Rango de proveedores a tratar. El informe puede ser desglosado o resumido. En el caso de resumido, se emitirá una línea por cada familia con el resumen de Unidades, Valor de Venta, Valor de Coste, Valor de Descuento y Beneficio en el rango de acotación establecido. Si el informe es detallado, se muestra por cada familia todos los movimientos referencia a referencia. Al final del informe se totalizará.



4.12. Análisis Volumen de Compras Proveedor. Análisis Volumen de Compras por Proveedor. Permite obtener un informe anual, mes a mes, del volumen de compras en un rango de proveedores.

Formulario Campo Descripción Proveedor Rango de proveedores a tratar. Ejercicio Año sobre el que se realiza el informe. El informe indica por cada proveedor el volumen de compra neta mes a mes y total. Al final del informe se totalizará. Impresión



4.13. Verificación Documentos Electrónicos. Permite verificar documentos recibidos y firmados electrónicamente (formato F64). Un fichero firmado en formato F64 no es posible verlo directamente si previamente no se verifica el mismo y se obtiene el fichero que contiene en claro.

Se debe seleccionar un fichero a validar. Se filtran los ficheros con extensión F64. La carpeta donde se guardan tanto los ficheros recibidos como los enviados se configura en el fichero inicial. Por defecto la misma será AEAT. Se solicita el nombre del fichero con el que queremos guardar el fichero extraído, por defecto propone el mismo nombre que contiene el fichero firmado (al cual se añadirá la extensión pdf). Una vez verificado, se muestra un mensaje indicando el emisor del mismo y si el fichero contiene un certificado válido. Si es correcto, se extrae y muestra el contenido del documento en claro. El documento extraído se genera en la misma carpeta donde se encuentra el documento firmado. Importante Tanto los documentos firmados electrónicamente por el emisor como los documentos recibidos de un tercero (proveedor) existe obligación de conservarlos por ley tal y como se haría si hubiesen sido emitidos en formato papel. Un documento generado electrónicamente solo tiene validez en el formato en que se ha generado, es decir, no sirve la impresión del documento en claro como documento legal si el mismo ha sido generado mediante firma electrónica y no lleva huella digital. Puede imprimirse, pero a efectos meramente informativos, ya que el mismo no lleva impresa la huella digital que lo valida.



5. Ventas 5.1. Mantenimiento de Clientes. Mantenimiento de Clientes. El siguiente formulario permite mantener los clientes con los que vayamos a trabajar en la gestión de ventas. Se puede trabajar con clientes de paso o clientes móviles, para ello, hay que crear un cliente móvil e indicar esta circunstancia en el campo tipo cliente. Los clientes son comunes a todas las sucursales de la empresa y serán utilizados en todos aquellos módulos que intervenga un cliente, tales como facturación, control de postventa, etc.

Formulario General Campo Descripción Cliente Código identificador de Cliente. Numérico de 7 posiciones. CifNif Código de Cif/Nif/Nie. Se valida solo para España. Fecha Alta Fecha de Alta del Cliente. Automática. Tratamiento Código de Tratamiento. Opcional. Apellidos Apellidos del Cliente si es persona física o nombre empresa. Nombre Nombre del Cliente si es persona física. País Código de País. Se valida. Por defecto ‘ES’ España. C.Postal. Código Postal. Se valida par obtener población y provincia. Dirección Dirección Fiscal de la Empresa o Cliente.



Provincia Provincia. Complementa la población en los datos de dirección. Categoría Código de Categoría del Cliente. Se valida. (1) Situación Código de Situación del Cliente. Se valida. (2) Código de Iva. Código de Iva a aplicar al Cliente. Se valida. (3) C.Precio Mano Obra Código de Facturación Precio de la mano de Obra. Se valida. C.Precio Artículos Código de Facturación Referencias Artículo. (4). Copias Factura Numero de Copias de los documentos (Factura, albaranes, etc). Tipo Cliente Indicador de tipo de cliente. Fijo o Móvil (de paso). (5) Tipo Actividad Libre designación. Indicador giro Indicador de un Giro por Cargo o un Giro por Total Facturas. Cartera. Factura Resumen Indicador de impresión factura resumen de albaranes. Detallada o

resumida. Si es detallada, se detallan las líneas de cada albaran que la componen. Si es resumida, solo se imprime una línea resumen por cada albarán.

Importación/Exporta. Indicador de cliente de exportación / Importación para libro registro de iva. Consumo especial. Indicador si el cliente tiene un tratamiento especial en el consumo de

Artículos. Recargo Equivalen. Indicador si el cliente hay que aplicar o no recargo de equivalencia. Envío Email Indicador si el cliente quiere un envío de email con el documento al

facturar el mismo. Facturas. Se solicita en gestión de ventas. (1). La categoría permite agrupar a los clientes en función de la misma. La categoría es un dato determinante para definir y aplicar descuentos a los clientes, así como la distribución contable. (2). El código de situación permite indicar situaciones y avisos del cliente. Por ejemplo impagados, etc. Incluso en función del tipo de situación bloquear el proceso en facturación. (3). El código de iva definido en el cliente prevalece respecto al código de iva definido en el tipo de documento. (4). El precio de los artículos puede ser: 1=Pvp, 2=Coste, 3=Coste Promedio. 4=Ultima Compra. (5). Un Tipo de Cliente Móvil se usará de forma genérica para ventas al contado de pequeño importe, donde no se imprescindible indicar los datos del cliente. No obstante, se solicitan en la facturación. Puede existir más de un cliente de tipo ‘Móvil’. En este caso como nombre, se puede asignar un nombre genérico del tipo ‘VENTAS CONTADO’. Formulario Contacto Campo Descripción Dirección Dirección de Envío del cliente. Por defecto la misma que la fiscal. País Código de País. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. C.Postal. Código Postal. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. Población. Población. Dirección Envío. Por defecto ídem a la fiscal. Provincia Provincia. Complementa la población en los datos de dirección. Web Página web. Contacto. Nombre de la persona de contacto. Teléfono 1 Teléfono 1 Teléfono 2 Teléfono 2 Teléfono Móvil Teléfono móvil Fax Fax. Email Dirección email. Si tiene indicado envío email, se utiliza esta dirección.



Formulario Datos Financieros Campo Descripción Forma Pago Código de la forma de pago. Se valida. (1) Numero de Efectos Numero de efectos en que se fracciona una factura. Si es superior a 0, el

documento se genera en cartera, en otro caso no. Por ejemplo, contados, reposiciones, etc.

Días primer Vto. Días de margen para el primer vencimiento a partir de la fecha factura. Cadencia siguientes Días para siguientes efectos, si se ha indicado que tiene mas de uno. Descripción. Campo automático. Explica y compone la forma de pago. Días fijos de Pago. Se pueden indicar hasta 3 días fijos de pago. (2) Mes de No Pago. Se puede indicar un mes de no pago. En dicho caso el vencimiento se

ajusta teniendo en cuenta dicha circunstancia. Limite de Crédito. Se indica el importe de límite de crédito a controlar. Se controla en

facturación. Si se sobrepasa, se avisa y solicita clave para continuar. La clave se define en parámetros de procesos clave ‘CREDITO’.

IBAN International Bank Account Number. Numero internacional de la cuenta banco. Se calcula. Automático.

Banco Código de la entidad bancaria del cliente. Se valida. Módulo de cartera. Sucursal Código de sucursal del banco. Dc. Digito de control. Se calcula y valida si es incorrecto. Cuenta Código de la cuenta del banco. Plaza Banco Descripción de la sucursal del banco. Dirección.



(1). La forma de pago esta compuesta por (Código de Forma de Pago, Numero de Efectos, Días Primer Vencimiento y Cadencia días siguientes vencimientos). Las combinaciones que se pueden obtener son infinitas. Así, partiendo de una forma de pago como ‘Giro’ y en función del numero de efectos, días de margen y cadencia, se pueden obtener múltiples formas, tales como ‘Giro a 30, 60 y 90 días’, etc. (2). Los días fijos de pago hacen que los vencimientos que se calculen se ajusten a los días mas próximos de pago indicados, forzando así la fecha de vencimiento. Formulario Notas Campo Descripción Nota Se describirán notas asociadas al cliente. Se mostrarán en la gestión de

ventas, si el cliente tiene alguna nota.

Formulario Movimientos Campo Descripción Año Año de consulta. Serie Serie de documento a filtrar. Se pueden consultar todos los documentos asociados al cliente. Se muestran información relativa al tipo de documento, importes, etc. Se puede acceder al detalle de cada uno de ellos haciendo doble clic sobre el elemento de la lista, abriendo una nueva pestaña con el detalle del documento. Formulario Series de Artículos Campo Descripción Fecha Movimiento Rango de fechas de movimiento para acotación en consulta. Fecha Garantía Rango de fechas de garantía de los artículos para acotación en consulta. Numero de Serie Rango de códigos de serie a acotar en la consulta. Cliente Rango de clientes a acotar en consulta. Por defecto el cliente de la ficha. Referencia Rango de Referencias de Artículo a acotar en la consulta. Almacén Rango de Almacenes a acotar en la consulta. Tipo Movimiento. Indicador de Movimientos a mostrar. Entradas o Salidas.



Mediante este formulario es posible consultar las series de artículos asociados al cliente, para control de garantías. Se podrá imprimir un informe con los datos mostrados en la consulta. Se puede ir directamente al documento que ha generado el movimiento haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. Se podrá consultar y o localizar un determinado artículo, a partir de su serie de numeración a que cliente se ha vendido (ha producido una salida), con lo cual podemos realizar una trazabilidad de artículos y series de numeración.

Se podrán utilizar los botones de la barra de herramientas: Copiar Permite copiar los datos de un cliente sobre otro. Esto puede ser útil en alta de clientes si queremos tener el mismo cliente con dos códigos diferentes (misma empresa a la que se factura por departamentos). Imprimir Permite indicar un rango de clientes a imprimir. Se podrá obtener un informe con los datos principales de nuestros clientes. Importante

• Si se lleva el módulo de contabilidad, al crear un cliente, automáticamente se creará su cuenta contable en función de la estructura indicada para el plan de cuentas. En cualquier caso, la cuenta estará compuesta del prefijo 43 y el número del cliente completado de ceros por la izquierda hasta la longitud total de la cuenta.



• El sistema admite tener el mismo cliente con diferentes códigos.

• Existe una validación de los cif /nif /nie de España exclusivamente. Admite crear clientes cuyo cif/nif este incompleto, aunque avisa de dicha circunstancia. Es importante saber que para los libros registros de iva este dato es fundamental, así como para la emisión de facturas y la generación de remesas bancarias.



5.2. Documentos de Venta. Creación de documentos de venta. Está opción permitirá crear desde un mismo entorno todos los tipos de documentos de venta que sea posible realizar, tales como: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas. Hay que tener en cuenta que el sistema permite crear diferentes subtipos de venta a partir de los tipos primarios, así podemos tener –n- tipos diferentes de albaran, pedido, factura, etc, con sus características propias, incluido el formato de impresión.

Formulario Campo Descripción Sucursal Código de Sucursal. Solo si la empresa es multisucursal. Documento Identificador del documento de venta. (1). Automático. Tipo Tipo de documento de ventas definido en parámetros de Tipo de Pedido. Año Año del documento. Automático en función fecha del sistema. Serie Serie de numeración asignada al tipo de documento. Automática. Numero Numero correlativo dentro de la serie. Automático. (4) Fecha Fecha del documento. Automática en función fecha del sistema. Estado Estado del documento. (2) Cliente Código de cliente al que se realiza el documento. Debe existir. (3) Cif/Nif Cif/Nif del cliente. Se valida. Solo modificable en clientes móviles. Nombre Nombre cliente. Solo modificable en clientes móviles. Dirección Dirección cliente. Solo modificable en clientes móviles.



País Código de país del cliente. Solo modificable en clientes móviles. C.Postal Código Postal del cliente. Solo modificable en clientes móviles. Población Población del cliente. Solo modificable en clientes móviles. Provincia Provincia del cliente. Solo modificable en clientes móviles. Forma de Pago Forma de pago del cliente. Solo modificable en clientes móviles. (1). El identificador del documento de venta está compuesto por el año, serie y el numero. Se trata de un identificador que se genera de forma automática cuando se crea un documento de venta. Permitirá identificar un documento a todos los efectos en el tiempo para seguimiento del mismo y/o trazabilidad entre documentos. (2). El estado de un documento puede ser: Abierto, Cerrado, Emitido o Evaluado. Los estados de una orden pueden cambiar el tiempo, en principio hacia arriba. Abierta: Es el primer estado. Cuando se abre la orden. Es el estado en el que se cargan las líneas, Cerrada. Una vez que se han cargado las líneas y justo antes de facturarla. Emitida. A este estado se cambia desde abierta o cerrada en el momento en el que se imprime (se factura). Evaluada. Este estado es el que tiene la orden una vez que se ha producido los enlaces contables. Implica que el documento ha pasado por el proceso de cierre y/o contabilización. No será modificable en ningún caso. Existe la posibilidad de reabrir y/o cambiar el estado de la orden. Al ser un proceso “especial” para reabrir y/o cambiar el estado de la orden se solicita al operador una clave de confirmación. Esta posibilidad se puede producir cuando una orden está cerrada, para cambiar su estado a abierta o cuando la orden esté emitida (facturada) para pasar su estado a cerrada. Estas posibilidades están habilitadas para poder corregir errores de carga de líneas, aunque es necesario que el operador tenga especial cuidado con esta posibilidad. Se recomienda que en caso de error, se genere una factura en negativo y de forma inmediata la nueva factura correcta. Nunca se podrá cambiar el estado de una orden una vez que esté evaluada. Para cambiar entre esos posibles estados de la orden, se debe ir guardando cada vez que se modifique dicho campo para que se contemplen los cambios. Eso servirá para seguir modificando el estado, ya que solo se puede modificar entre estados continuos. Si no se hace de está forma, no dejará cambiar el estado más de una vez. Si una orden tiene número de factura y fecha de factura, no se toma otro número en caso de estar emitida y vuelto a reabrir. Esta posibilidad únicamente se puede producir cuando se emite una factura que todavía no se ha entregado al cliente, y el operador se da cuenta que ha tenido un error en la carga de líneas. En ese momento la podría dejar en estado de cerrada. A continuación posarla a estado de abierta para introducir o eliminar las líneas erróneas. En ese momento, la orden se debería cerrar e imprimir con lo quedaría facturada manteniendo el mismo número y fecha de factura. Estas posibilidades están habilitadas para poder corregir errores de carga de líneas, aunque es necesario que el operador tenga especial cuidado con esta posibilidad. Se recomienda que en caso de error, se genere una factura en negativo y de forma inmediata la nueva factura correcta. (3). Los clientes deben existir, aunque se trate de clientes de paso o móviles. En caso de clientes móviles debería existir un cliente definido como tal. Solo será posible modificar los datos del cliente accediendo a su ficha. Existe una excepción a este caso y es cuando un cliente es móvil, en dicho caso se podrá modificar los datos del mismo en el formulario de venta. (4). Excepcionalmente se puede modificar el numero de la serie de numeración pulsando sobre el botón ‘numero’. El cual muestra un formulario para cambiar la serie de numeración.



Procedimiento Si el documento existe, podemos acceder a modificar y/o consultar el documento indicando el número del mismo o realizar una búsqueda sobre los documentos existentes. Se aconseja en este último caso, indicar parte del documento a buscar, por ejemplo el año y la serie, ya que así la búsqueda será más efectiva. Una vez recuperado el documento existente, se muestran en el formulario las líneas del mismo, así como los totales. Si el estado del documento no permite modificar el mismo (‘Emitido’ o ‘Evaluado’), aparecerán los botones de insertar, añadir y quitar desactivados. Se pueden ver el detalle de las líneas haciendo doble clic sobre el elemento de la lista, pero igualmente no admitirán cambios. Se puede realizar la impresión del mismo. Si el documento admite ser modificado, se pueden usar los botones de ‘insertar’, ‘quitar’ o ‘añadir’ para crear o borrar líneas nuevas. Para modificar una línea basta hacer doble clic sobre la misma. El documento es nuevo. Para crear un documento nuevo, se usará el botón ‘Nuevo’ de la barra de herramientas, el cual limpiará los campos del formulario, dejando inicializados únicamente los campos de fecha y año. Se indicará el tipo de documento a realizar. Como queda dicho, cada tipo tiene sus características propias, entre ellas, lleva asociada la serie de numeración y el formato de impresión. A continuación se indica el cliente al que se le va a realizar el documento. Debe existir. Se valida. Los datos del cliente, se completan a partir de los datos indicados en su ficha. Se puede acceder a la ficha del cliente pinchando sobre el botón ‘Cliente’ o usando la tecla de función F1 en el campo cliente. En este punto, se pueden seguir con la apertura del documento pulsando el botón ‘aceptar’ o ‘guardar’. También se puede pasar a insertar líneas sobre el documento. Si no se ha guardado previamente, se avisa y permite guardarlo, a continuación aparece el formulario del detalle de la línea para crear o modificar una línea. Las acciones a realizar se verán igualmente afectadas en función del estado del documento. Así las acciones aparecerán desactivadas si el documento no permite su uso debido a su estado.



Formulario de Línea Campo Descripción Tipo de Línea Código de tipo de línea. Debe existir. Ver parámetros tipos de línea. (5) Almacén Código de almacén. En función del tipo de línea. Marca Código de marca. En función del tipo de línea. Si es una referencia

catalogada, se completa con la marca indicada en la referencia. Referencia Código de referencia. En función del tipo de línea. Si es un tipo de línea

con referencia catalogada, se valida en el almacén y debe existir. Se puede solicitar ayuda. Si es un tipo de línea de Mano de obra catalogada, igualmente se valida sobre el catálogo de operaciones de mano de obra. Debe existir, en el resto de casos, la referencia es de libre designación.

Familia Código de familia del artículo. En función del tipo de línea. Si es artículo del almacén se recupera de la ficha del mismo.

Código Texto. Se puede indicar un código de texto precodificado. Ver parámetros de textos. El texto precodificado permite ahorrar tiempo en la facturación, ya que permite tener definidos aquellos conceptos que son más usuales.

Descripción. Descripción del concepto que se incluye en el documento. Admite una descripción extensa.

Código Precio Código de precio de facturación. (6). Unidades. Unidades que se cargan. Si se trata de abonos, debe indicarse la cantidad

en negativo. Precio Venta Precio Unitario de facturación de Venta al público del artículo o servicio. Coste Precio de Coste unitario de la línea. % Descuento Porcentaje de descuento. Se aplica sobre el precio bruto de la línea. Tipo de iva Código del tipo de iva aplicable sobre la línea. (7) Recargo Código de recargo. Se puede aplicar un recargo sobre la línea.



(5). Los tipos de línea determinan los campos que son posible introducir datos. Así como determinadas acciones a realizar y/o validar. (6). El código de precio va en función de si se trata de un artículo (solo puede usarse uno de los cuatro precios definidos para el mismo, a saber: Pvp, Coste, Promedio o Ultimo), o una referencia del catálogo de operaciones de mano de obra. En este caso, los precios posibles van en función de los definidos como mano de obra. Pueden oscilar desde 0 a 9. (7). El tipo de iva que se aplica por defecto a cada una de las líneas depende de tres circunstancias, a saber: Del iva indicado en el artículo, del iva indicado en la ficha del cliente, y del iva indicado en el tipo del pedido (tipo de documento). Prevalece el iva indicado en la ficha del cliente sobre el resto, no obstante, dentro de un mismo documento pueden existir diferentes tipos de iva en función del iva aplicado a cada línea. Si se trata de artículos del almacén, se muestran en todo momento las existencias disponibles. Si el artículo lleva control de series de numeración del producto, se abre un formulario para indicar las series que se asignan al número de unidades vendidas. (Solo en aquellos documentos que corresponda, como son albaranes o facturas). Si una referencia de almacén, tiene indicado control de series de numeración aparecerá habilitado

el botón ‘Control Series’ , el cual permite acceder al formulario de gestión de series de ventas. En dicho formulario habrá que seleccionar los números de serie (borrando el texto y pulsando enter para que aparezcan las series del almacen), tantas veces como existencias del

artículo con control de serie (marcado en el mantenimiento del artículo ) se hayan introducido.

En este caso no hay que anotar los números de serie ya que al ser una venta, deben de existir previamente en el almacén (se habrán creado por una compra), con lo que si se pulsa sobre el texto “[Borre este texto para seleccionar una serie]”, se borra el texto y se pulsa enter, aparecerán



en una nueva ventana los números de serie ya existentes para poder seleccionar una de ellas para la venta.

Se rellenará automáticamente, cuando se seleccione la serie y se pulse “Aceptar”. Quedarán marcados los campos del número de serie y de la fecha de garantía. Para las referencias de artículos con control de stock, si una referencia se queda bajo mínimos, a cero o por debajo de cero, se indica y solicita una clave para continuar. Dicha clave se define en los parámetros de Claves por Proceso. La clave definida para el proceso ‘NEGATIVA’. Así mismo se crea una entrada en la agenda de Faltas de Almacén. Botón Añadir Permite añadir una línea nueva. Si se pulsa antes de haber guardado un documento nuevo, se advierte y permite guardar el mismo. No hay límite en el número de líneas a introducir en un documento. El botón abre el formulario de captura de líneas. El formulario permanece abierto tras la aceptación de cada línea, mientras no se pulse el botón ‘cerrar’. Cada línea introducida y/o modificada en el formulario de captura se refleja en la línea de totales del documento de forma inmediata. Botón Quitar Permite eliminar una línea del documento. Los cambios se reflejan de forma automática en los totales del documento. Siempre se solicita confirmación de borrado.



Botón Insertar Permite insertar una línea nueva en el documento. La línea se inserta justo debajo de la línea actualmente seleccionada en la lista. Las líneas se imprimen en el mismo orden que aparecen en el documento. El botón abre el formulario de captura de líneas. El comportamiento es idéntico al botón añadir. Si se quiere modificar una línea, basta hacer doble clic sobre la misma, abriéndose el formulario de captura de líneas. Botones especiales. Existen en el formulario una serie de botones especiales que se activan a pasar el ratón por encima de los mismos. Se trata de los siguientes ‘literales’ dentro del formulario: Numero. Permite cambiar y/o asignar un nuevo número a la serie del documento. Esta

opción solo debe ser usada excepcionalmente si se encuentran problemas en la secuencia.

Cliente. Permite acceder a la ficha del cliente para crear uno nuevo o cambiar datos

de uno existente. Forma Pago. Permite introducir la caja y el importe pagado en caso que el documento se

cobre en efectivo. Importe Bruto. Permite introducir las retenciones por IRPF y los Recargos financieros. Descuentos. Permite ver los descuentos aplicados al documento, línea a línea, así como

aplicar descuentos sobre el documento, bien en porcentaje, bien en importe. Iva. Permite ver el desglose de los tipos de iva, así como las bases imponibles,

cuotas y total documento. Total. Permite ver un resumen de los importes que componen el documento.

Muestra información de importe bruto, coste, descuentos, recargos, Beneficio, Base imponible, cuota de iva, retención IRPF y Total.

Referencia. En el detalle de línea. Permite acceder a la ficha de la referencia del artículo

para crear una referencia nueva o cambiar los datos de una existente. Familia. En el detalle de línea. Permite acceder a la ficha de la familia para crear una

familia nueva o cambiar los datos de una existente. Acciones Existen diferentes acciones que se pueden realizar en función del tipo de documento. En el siguiente cuadro se indican que acciones son posible realizar. Acción Descripción Cuadre Importe Fijo Permite cuadrar el importe del documento a un importe fijo, bien

sobre el importe total antes o después de impuestos. Útil para ventas o servicios tipo forfait o precio cerrado.

Documentos Asociados Permite consultar los documentos asociados al documento actual, bien por ser origen o destino del mismo. Trazabilidad



hacia delante o hacia atrás. Notas Permite incluir notas asociadas al pedido y opcionalmente ser

impresas en el documento. Se pueden utilizar las notas para indicar condiciones, comentarios, etc.

Series Artículos Permite acceder al control de series de artículos. Asignación de números de serie a los artículos vendidos.

Incluir Albaranes Permite incluir albaranes en un documento tipo factura. Generar Pedido Permite generar pedidos de ventas a partir de un presupuesto. Generar Albaran Permite generar albaranes de ventas a partir de un presupuesto

o de un pedido de ventas. Generar Factura Permite generar una factura a partir de un presupuesto, un

pedido o un albaran de ventas. Firmar Digitalmente Permite firmar el documento electrónicamente si se dispone de

certificado válido instalado. Las acciones se mostrarán en función del tipo de documento de ventas en el que nos encontremos y estarán o no activas en función del estado en que se encuentre el documento. En el caso de generar un tipo de documento a partir de otro anterior (por ejemplo una orden/pedido a partir de un presupuesto), aparecerá una ventana indicando el tipo de documento a generar (generándolo con un número y fecha nuevos, está última pidiéndola por pantalla), o el documento al que queremos traspasar/añadir líneas del actual en caso de que tal documento ya exista.

Al pulsar sobra el botón “aceptar” y anotar la fecha del documento, en caso de ser un traspaso a un albarán o factura, aparecerá el número de artículos que hay pedidos y se podrá anotar los que se han recibido (para anotar las existencias recibidas, basta con ponerse en la columna de “Unidades Servidas”, en el artículo que se desee, y anotar la cantidad deseada). Si se ha recibido todo lo pedido, simplemente pulsando “Recibir Todo”, o pulsando la casilla de verificación de “Completa”, se pondrán todos los artículos y existencias pedidas como recibidas.



A continuación, y una vez generado el documento, se preguntará si se desea abrir el nuevo

documento. En caso afirmativo, que haya artículos con control de series , y que además el documento generado sea un albarán o una factura, aparecerá una nueva pantalla para la generación de las series. El funcionamiento de este control de series es similar al que se produce desde la captura de lineas de referencias de piezas tarifadas que tengan la marca de control. Este procedimiento se encuentra documentado anteriormente.



Otras pestañas

Existen además otras pestañas que hay tener en cuenta en el propio documento de venta. Esas pestañas mantienen distinto tipo de información que se detalla a continuación: Notas Servirá para introducir los comentarios que desee el usuario dentro del

documento. Vehículo Si se selecciona un vehículo, servirá para hacer una tarea de mantenimiento

a ese vehículo del cliente seleccionado. Si no se selecciona, será un documento de venta normal.



Operaciones a Serán las operaciones que hay para realizar sobre el vehículo indicado Realizar anteriormente. Consulta Fichajes Se consultarán los fichajes de los operarios que hayan interactuado con el de Operarios documento actual. Consulta Boletines Serán los boletines que pueden tener relacionados el vehículo seleccionado Técnicos del documento actual. La mayoría de la información citada en estas pestañas, es para mantener información de operaciones realizadas sobre un vehículo, a parte de la información que se puede generar en cualquier documento de venta. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Permite crear un documento nuevo. Guardar Activo. Permite guardar documento creado o modificado. Borrar. Activo. Permite borrar documento. Copiar. Activo. Permite copiar un documento a otro. Anterior Activo. Anterior documento. Siguiente. Activo. Siguiente documento. Imprimir. Activo. Permite imprimir documento actual. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Permite abrir formulario de búsqueda de documentos Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Copiar Permite copiar un documento o un rango de documentos sobre otros. Esto puede ser útil para generar facturas repetitivas, tales como contratos de mantenimiento o servicios periódicos. Se solicita rango de documentos y tipo de documento destino. El rango de documentos puede ser de cualquier tipo y el destino también. Las referencias de artículos que lleven control de stock, se actualizan conforme al tipo de documento de destino (si el documento destino implica actualizar stock). Otra Vista Permite abrir un formulario de consulta de órdenes donde se pueden aplicar diferentes tipos de filtro. Así mismo, la lista de ordenes consultas pueden ser impresas. Se puede acceder al formulario de documentos de venta haciendo doble clic sobre un elemento de la lista. En este caso, se abre una pestaña nueva con el documento seleccionado. Para mas detalles, ver opción del menú ‘Consulta documentos de venta’.



Impresión



Importante

• Hay que tener en cuenta que los enlaces contables (generación de apuntes en contabilidad), así como enlace con la cartera de efectos de cobro o pago es diferida. Esto quiere decir que un documento permanece en curso y es susceptible de modificación y/o anulación mientras no se haya procesado en un ‘cierre’ o distribución de venta. Solo existe una excepción a este caso y es la gestión de la tesorería que se genera de forma automática en el momento que un documento pasa a estado ‘emitido’.

• Un documento no toma numeración hasta que no se guarda el mismo, bien con el botón

‘aceptar’, bien con el botón ‘guardar’.

• Existen una serie de campos que son decisivos a la hora de realizar la distribución contable de una factura, ya que una factura es posible distribuirla partida a partida, para ello intervienen los siguientes campos: Tipo de línea, Tipo de documento, Almacén, Marca, Familia, Código de Iva, categoría de cliente y código de precio de facturación.

• Las existencias de los artículos se modifican de forma inmediata siempre que el tipo de

documento así lo indique. En presupuestos y órdenes no se alteran las existencias del almacén.

• Se mostrará un aviso si el cliente al que se abre un documento tiene mas documentos

abiertos en curso, permitiendo mostrarlos y consultarlos. Es especialmente útil para evitar duplicidades en documentos de venta.

• Todos los documentos generados permanecen por tiempo indefinido componiendo un

histórico de ventas, de forma que se pueden analizar y obtener datos por cliente en consultas e informes. No existe un proceso ‘cierre del año’ como tampoco es necesario abrir un ejercicio nuevo para la gestión de ventas de cada año.

• Para poder utilizar la firma digital de los documentos es necesario disponer de un

certificado válido instalado.

• Si el cliente tiene indicado que desea recibir por email los documentos de venta generados, y además tiene indicada una dirección de correo, se le podrá enviar de forma automática el fichero en formato PDF del documento en cuestión. Si además lo ha firmado digitalmente, se le adjuntará el formato digital firmado del documento. (Tiene que tener configurado el servidor de correo en la configuración).



5.3. Consulta Documentos de Venta. Permite consultar y listar los documentos de venta aplicando diferentes filtros. Se utiliza un código de colores básico para diferenciar las distintas situaciones en las que se puede encontrar un documento.

Formulario Campo Descripción Tipo Rango de tipos de documento de venta a filtrar. Fecha Rango de fechas de documentos de venta a filtrar. Serie/Numero Rango de series y números de documentos de venta a filtrar. Cliente Rango de clientes a filtrar Ordenado por Selección campo de ordenación de la consulta. Estado Selección estado de los documentos de venta a filtrar. Impresión Se imprimirá la lista de documentos actualmente filtrada. Importante Se puede seleccionar el estado pulsando directamente sobre la leyenda de colores. Se puede acceder directamente al documento haciendo doble clic sobre el elemento de la lista.



5.4. Consulta Albaranes de Venta. Está opción permite consultar los albaranes pendientes de ser facturados de los clientes.

Formulario Campo Descripción Cliente Cliente a consultar. Fecha Rango de fechas de albaranes a filtrar. Estado Selección estado de los documentos de venta a filtrar. Se puede acceder directamente al documento indicado pulsando sobre el elemento de la lista. En este caso, se abre en una pestaña nueva el formulario de ventas con el documento seleccionado. Se puede seleccionar el estado pulsado directamente sobre la leyenda de colores. Los botones siguiente y anterior permiten ver de forma sucesiva los albaranes del siguiente o anterior cliente al indicado en el formulario activo. Impresión



5.5. Facturación Albaranes de Venta. La facturación de albaranes de venta consiste en agrupar en una factura todos aquellos albaranes de un cliente durante un periodo de tiempo determinado. Una factura puede agrupar desde 1 a –n- albaranes. Existen otras maneras de facturar albaranes, por ejemplo, desde un albaran, mediante la acción ‘Generar Factura’ o desde una Factura, mediante la acción ‘Incluir Albaranes’. Esta opción esta pensada para hacer el proceso de facturación de albaranes de forma masiva a un rango de clientes.

Formulario Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de documento ‘factura’ que se va a generar. Por

defecto se propone el indicado en ‘usar por defecto’ en tipos de pedido. Fecha Factura Fecha de factura que se va a generar. Documento Rango de documentos ‘albaranes’ que se van a incluir en la facturación. Fecha Rango de fechas de documentos que se van a incluir en la facturación. Cliente Rango de clientes que se van a incluir en la facturación. Agrupar Albaranes Si esta chequeado se genera una factura por todos los albaranes del

cliente, en caso contrario, se genera una factura por cada albarán. Una vez establecido el filtro de documentos de albarán a facturar hay que utilizar el botón ‘aplicar’ para que se presente la lista de albaranes que cumplen las condiciones impuestas. Además de las indicadas en el filtro, un albaran debe estar en situación de pendiente (abierto, cerrado o emitido) para poderse facturar y no haber sido incluido en una factura. Un albarán ‘facturado’, es decir, que ha generado una factura, queda bloqueado. No podrá ser modificado. Puede quedar activo de nuevo si se excluye o borra de la factura que lo incluye.



En la lista se presentan los albaranes susceptibles de ser facturados, aparecen marcados todos por defecto para ser facturados (se muestran de forma resaltada). Se pueden excluir a voluntad desmarcando la casilla ‘facturar’. El botón ‘Aceptar’ realiza la facturación de los albaranes. Al finalizar la misma, se muestra un mensaje de aviso indicando el número de albaranes facturados y se pregunta si se desean visualizar los documentos de factura generados, presentando en una lista todos los documentos de factura. Se puede acceder cada uno de ellos haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. En este caso, se abre una pestaña nueva con el documento. Importante

• La facturación de los albaranes, genera las facturas, pero no son impresas en este proceso. Se puede utilizar el proceso de ‘Impresión de documentos de venta’ para imprimir el rango de facturas generadas.

• Una factura ‘resumen’ de agrupación de albaranes, puede ser modificada para añadir

líneas. No será posible en ningún caso modificar líneas que correspondan a albaranes, ya que en dicho caso, se produciría una incoherencia entre el documento albaran original y el resultado que se factura.

• Desde la factura, se podrá consultar directamente el o los albaranes que la generaron, bien

haciendo doble clic sobre la línea correspondiente a la información del albaran, bien usando la acción de ‘Documentos asociados’, en cualquier caso, siempre existirá una trazabilidad de documentos, ya que desde el albarán también es posible consultar el documento o factura donde ha sido incluido el mismo.

• El documento factura ‘resumen’ de albaranes siempre genera una primera línea con la

información del albarán, y a continuación las líneas que componen el mismo. En la impresión de la factura, saldrá impreso en el mismo formato.

• El calculo de impuestos, se hace sobre las líneas que contiene el documento factura, por

tanto, puede haber pequeñas diferencias respecto a los totales de los albaranes (si se emitieron con iva), ya que no es lo mismo la suma de los ivas, que el iva de la suma. En cualquier caso, el iva que se indica en el albaran es informativo, puesto que no se trata de un documento ‘formal’ y el iva indicado en la factura será el que contablemente vaya al libro registro y contabilidad.



5.6. Impresión Documentos de Venta. La impresión de documentos de venta permitirá realizar la impresión de un rango de documentos. Esta opción será la que se utilice para imprimir un grupo de facturas tales como las facturas de agrupación de albaranes. También será utilizada para imprimir o reimprimir una copia de un documento.

Formulario Campo Descripción Documento Rango de documentos de venta a imprimir Es duplicado Si se marca, el documento llevará impreso una marca de ‘duplicado’



5.7. Distribución Contable Facturas de Venta. La distribución contable de facturas de venta permitirá realizar los apuntes contables que una factura origina, además de generar los libros registro de iva. Se genera también la cartera de cobros. Simultáneamente a la distribución se genera un informe con un análisis de las facturas. La distribución se realiza conforme se haya planificado en el enlace contable de ventas. La distribución contable se puede hacer con la periodicidad que se quiera, pudiéndose realizar de forma diaria, semanal, etc, es decir, a voluntad de usuario. La distribución puede ser tan sencilla o compleja como se quiera, pudiéndose distribuir línea a línea cada uno de los conceptos que se facturan conforme a determinados campos como: Almacén, familia, marca, sucursal, precio, tipo de Iva, tipo de línea, tipo de documento, etc.

Formulario Campo Descripción Tipo Tipo de gestión a distribuir. Ventas o Compras. Automático a ‘Ventas’. Fecha Cierre Fecha del cierre. Puede ser ‘de la fecha’ o ‘hasta la fecha’. (1) Justificante Numero de Justificante contable con el que se generan los apuntes. Id Cierre Identificador de cierre. Automático. Cierre hasta fecha Indicador si los documentos a tratar son de la fecha o hasta la fecha. (1). La fecha de la distribución o enlace contable puede ser de la fecha o hasta la fecha. En el primer caso, solo tratará aquellos documentos que se correspondan con la fecha indicada. Si es hasta la fecha, tratará los documentos hasta la fecha indicada (incluida la misma), siempre que estén emitidos y no hayan sido evaluados (contabilizados) en otra distribución anterior. Se distribuirán aquellas facturas que estén emitidas y que no estén evaluadas (contabilizadas) o distribuidas anteriormente. La distribución se puede realizar de una fecha concreta o hasta la fecha indicada. El Justificante contable, se genera con la fecha indicada para la distribución, donde se recogerán las facturas de la fecha o hasta la fecha, en función de la opción seleccionada. Al libro registro de iva, iran con la fecha indicada en cada uno de los documentos de factura.



La cartera de cobros, se genera a partir de los documentos de factura y de la forma de pago que tenga indicada el cliente en el momento que se realizó la factura, no la que tenga en el momento de hacer la distribución. Solo generarán efectos de cobro aquellas formas de pago que tengan indicado uno o más de uno en el campo número de efectos. El resto de formas de pago, no se contemplan para gestión de cartera, tales como Contados, Reposiciones, etc. Se generan tantos efectos como fracciones de pago se hayan indicado calculándose los vencimientos. Para mas detalles, ver la documentación de gestión de cartera. Al finalizar la distribución, se muestra un mensaje indicando que el cierre se ha realizado y si se quiere ver el justificante contable generado. Si confirma la pregunta, se abre una pestaña con el formulario de captura contable y el justificante con los apuntes generados. Revertir Cierre Este botón permite revertir o anular un cierre o distribución realizada. Si no se indica o selecciona otro distinto, se revierte el cierre actual. Primero se selecciona el cierre a revertir en la lista con el botón ‘Consulta cierres’, y después se pulsa el botón revertir cierre. La anulación de un cierre supone anular los apuntes contables, los registros del libro de iva y los efectos en cartera. Consulta Cierres Este botón muestra un historial de los cierres realizados indicando la sucursal, fecha y hora del cierre. Se muestra una lista como la siguiente:



Importante

• La gestión de ventas, no implica la contabilización directa de las facturas, como tampoco su enlace con la gestión de la cartera de cobros o con el módulo de Iva. El enlace está diferido. Esto garantiza que sea totalmente independiente un módulo de otro, de forma que se pueden llevar de manera independiente el módulo contable, del módulo de cartera y/o del módulo de gestión de ventas. El módulo de tesorería si es automático con la generación de la factura, puesto que aunque dicho módulo también se puede llevar de forma independiente, pero a diferencia del módulo contable, se considera que es lo mínimo imprescindible para poder controlar que debemos y que nos deben.

• Los tipos de documento deben llevar indicado en su definición que llevan enlace a

contabilidad y a iva, ya que pueden existir otros tipos de factura que no vayan a contabilidad o iva, por ejemplo, facturas pro forma, que en realidad no son facturas efectivas.

• Cada uno de los documentos que son distribuidos, se cambian a estado ‘Evaluado’. Este

estado bloquea su modificación. Solo se podrá consultar.

• Un cierre o distribución se puede revertir, es decir, se puede retrotraer y anular los cambios realizados (anular el justificante contable, anular los efectos en cartera, anular el registro del libro de iva y cambiar el estado de los documentos de factura).

• Un cierre puede generar apuntes erróneos o no estar cuadrado si existen conceptos que

no han sido distribuidos correctamente, o simplemente que no han sido distribuidos. Se puede revertir y volver a generar.

• Los cierres o distribución se pueden realizar por sucursal si la empresa tiene indicado que

es multisucursal. En dicho caso, se solicita de que sucursal se quiere realizar el cierre. Los apuntes contables independientemente de la sucursal que se cierre se generan sobre la contabilidad de la empresa, al igual que la cartera. El informe de distribución emitido analizando los resultados si está individualizado por cada sucursal.



5.8. Gestión Bloqueo Documentos de Venta. Permite desbloquear documentos de Venta o Compra. Los documentos de Venta o Compra mientras están en uso por un usuario se marcan como bloqueados con el fin de evitar que dos usuarios realicen operaciones incompatibles entre si, por ejemplo, añadir líneas y borrar el documento, o facturar un albarán en el que todavía se está trabajando, etc. La gestión de bloqueo y desbloqueo es automática, no obstante, si por alguna circunstancia un documento se queda bloqueado y es necesario desbloquearlo, este es el proceso a seguir.

Formulario Campo Descripción Clase documento Seleccionar la clase del documento. Ventas o Compras. Id. Documento Identificador del documento. Solo presenta los que estén bloqueados. Año Año del documento. Automático. No editable. Informativo. Serie Serie del documento. Automático. No editable. Informativo. Numero Numero del documento. Automático. No editable. Informativo. Estado. Estado del documento. Automático. No editable. Informativo. Veces Numero de veces que se ha bloqueado. Automático. No editable. Fecha Último Bloqu. Fecha de último bloqueo. Automático. No editable. Importante

• La gestión de documentos de ventas y compras está preparada para poder ser utilizada de forma simultanea por más de un usuario. La gestión de bloqueos no impide que dos o mas usuarios puedan trabajar con el mismo documento, lo que impide es que realicen operaciones incompatibles entre si o que entren en contradicción.

• El botón ‘Aceptar’ o ‘Borrar’ permite eliminar el bloqueo producido sobre el documento.



5.9. Búsqueda de Artículos en Documentos de Venta. Esta opción permite realizar la búsqueda de una referencia en los documentos de Venta en un rango de fechas determinado. Podemos localizar el movimiento que se produjo y acceder al documento donde fue imputada.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Si no se indica se realiza la búsqueda en todos. Referencia Referencia a buscar. Tipo documento Tipo de documento sobre el que se busca. Puede ser Ventas o Compras. Fechas Rango de fechas a acotar la búsqueda. Se utilizará el botón ‘Aplicar’ para realizar la búsqueda conforme a los filtros establecidos. Se utiliza un código de color básico para diferenciar los cargos, abonos y presupuestos. Mediante el botón ‘Imprimir’, se puede realizar la impresión de la lista presentada en el formulario. Los botones ‘Siguiente’ y ‘Anterior’, permiten ir consultando las diferentes referencias del almacén en secuencia, en el rango de fechas y tipo de documento seleccionado. Importante

• Se puede acceder al documento completo haciendo doble clic sobre el elemento de la lista. En dicho caso, se abre una pestaña con el formulario de ventas y el documento en cuestión.



5.10. Análisis de Ventas Cliente. Análisis de ventas artículos por Cliente. Permite obtener informes de ventas resumido o desglosado en un rango de fechas y/o referencias.

Formulario Campo Descripción Almacén Rango de almacenes a tratar. Referencia Rango de referencias a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Fechas Rango de fechas a tratar. Cliente Rango de clientes a tratar. El informe puede ser desglosado o resumido. En el caso de resumido, se emitirá una línea por cada cliente con el resumen de Unidades, Valor de Venta, Valor de Coste, Valor de Descuento y Beneficio en el rango de acotación establecido. Si el informe es detallado, se muestra por cada cliente todos los movimientos referencia a referencia. Al final del informe se totalizará. Impresión



5.11. Análisis de Ventas Familia. Análisis de ventas artículos por Familia. Permite obtener informes de ventas resumido o desglosado en un rango de fechas y/o referencias.

Formulario Campo Descripción Almacén Rango de almacenes a tratar. Referencia Rango de referencias a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Fechas Rango de fechas a tratar. Cliente Rango de clientes a tratar. El informe puede ser desglosado o resumido. En el caso de resumido, se emitirá una línea por cada familia con el resumen de Unidades, Valor de Venta, Valor de Coste, Valor de Descuento y Beneficio en el rango de acotación establecido. Si el informe es detallado, se muestra por cada familia todos los movimientos referencia a referencia. Al final del informe se totalizará. Impresión



5.12. Valoración de Artículos en Documentos. Consulta / Listado valorado de forma rápida y resumida de los documentos de venta sobre referencias de artículos por almacén o familia. Al solicitar el estado del documento, se puede analizar el volumen de ventas en los diferentes estados (abierto, pendiente, emitido, etc). Los documentos de tipo presupuesto no se valoran, ya que no suponen un volumen de ventas. Si no se indica un almacén concreto, la valoración se realiza por cada uno de los almacenes. Si por el contrario se indica un almacén concreto, la valoración se realiza por cada una de las familias del almacén indicado. Los botones ‘Siguiente’ y ‘Anterior’ permiten ver el siguiente almacén en secuencia al último analizado.

Formulario Campo Descripción Almacén Almacén a tratar. Si no se indica almacén, se valoran todos los almacenes Estado Se puede seleccionar el estado de los documentos a valorar. Si no se indica almacén a tratar, la valoración se hace para cada uno de los almacenes, obteniendo el valor de referencias de artículos a pvp, coste, descuentos y neto. Si se indica un almacén concreto, la valoración se realiza para cada una de las familias del almacén. Imprimir El botón imprimir, permite obtener los datos presentados en la lista en un informe impreso en función del tipo de salida.



5.13. Análisis Volumen Ventas Clientes. Permite obtener un informe anual, mes a mes, del volumen de ventas en un rango de Clientes.

Formulario Campo Descripción Clientes Rango de clientes a tratar. Ejercicio Año sobre el que se realiza el informe. El informe indica por cada cliente el volumen de venta neta mes a mes y total. Al final del informe se totalizará. Impresión



5.14. Emisión Documentos Electrónicos. Mediante está opción podemos realizar y firmar documentos con certificado electrónico (siempre y cuando se disponga de un certificado electrónico válido instalado en el equipo). Está opción también está disponible en documentos de venta dentro del botón de ‘Acciones’ (firmar documento electrónico). El uso de la factura electrónica supone el previo acuerdo entre las partes intervinientes, es decir, la empresa emisora y el cliente receptor. El documento firmado electrónicamente tiene la misma validez a efectos legales que la emisión del mismo en formato papel y garantiza el contenido del mismo ante posibles manipulaciones.

Formulario Campo Descripción Documento Documento de Venta que se quiere firmar. Fecha Rango de fechas a filtrar. Se utiliza en la búsqueda del documento El botón ‘Abrir’, permite abrir el documento de venta en una pestaña para su visualización. El botón ‘Firmar’ permite firmar el documento en cuestión. Primero abre y muestra el documento en formato PDF y aparece el cuadro siguiente para indicar el cif/nif correspondiente al certificado electrónico que tenemos instalado:

Una vez firmado el documento se muestra un mensaje indicando el documento que se ha generado. El nombre del fichero generado tendrá como nombre el identificador del documento y la extensión .F64 según formato de la AEAT Española.



Facturación Electrónica Paso a Paso.

1. Elaboración de la factura (Documentos de Venta) 2. Obtención del documento en formato PDF (Botón Imprimir). 3. El usuario (mediante la herramienta de firma) introduce la información de su certificado

digital. (Botón Acciones, Firmar documento) o desde Emisión Documentos Electrónicos. 4. La factura se envía vía e-mail a su destinatario 5. El receptor verifica la validez del documento recibido (si dispone de este programa

(INFODAUTO), desde la opción de Verificación Documentos Electrónicos, en otro caso, mediante herramientas disponibles en el mercado o en la web).

Importante

• Para facturar electrónicamente es necesario disponer de un certificado electrónico válido (en vigor) con el que firmar los documentos. Existen diferentes entidades que los proporcionan, entre otras la AEAT.

• El certificado electrónico deberá estar disponible (instalado) en el equipo desde el cual se quiere realizar la firma del documento. Para la validación de un documento recibido que este firmado electrónicamente, no es necesario disponer de certificado, no obstante, es necesario disponer de la herramienta para su validación. Desde la dirección https://aeat.es/facturac.html, se puede verificar cualquier documento que haya sido firmado electrónicamente (formato f64).

• Las siguientes direcciones de la AEAT permiten realizar el proceso de firma y validación de documentos (siempre que se disponga de un certificado electrónico válido).

• Firmar Electrónicamente : https://www1.aeat.es/pymes1/facturaf.html

• Validar Documento Firmado : https://aeat.es/facturac.html

• Si se trabaja con facturación electrónica existe la obligación de conservar tanto los

documentos recibidos como los enviados, ya que a efectos legales son los documentos que permiten justificar las transacciones realizadas y tendrán el mismo carácter válido que si hubiesen sido emitidos en papel.

• La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura de papel.

• Cualquier persona física o jurídica puede facturar electrónicamente.

• Para facturar se requiere un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.

• La AEAT permite digitalizar todas las facturas empresariales ya existentes en papel y

destruir las originales.

• El formato de documento para ser firmado puede ser (EDIFACT, XML, PDF, HTML, DOC, XLS, TXT, etc).



Aspectos Legales. Una factura electrónica es un documento digital que contiene todos los datos de una tradicional y que ha sido firmado digitalmente para ofrecer una total seguridad. Es por tanto, plenamente valida según la ley de IVA, para el pago de impuestos y la deducción de cuotas. A partir de la Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria ya es posible facturar sin necesidad de imprimir y ensobrar las facturas, y con total validez legal. Para que una factura digital tenga validez únicamente es necesario que esté firmada digitalmente. Es precisamente la firma electrónica asociada a la factura la que ofrece una doble garantía al usuario. Por un lado, la firma electrónica asegura la identidad del emisor lo que se denomina autenticidad y, por otro lado, también garantiza que la factura no ha sido manipulada durante el envío conocido como integridad. Este último aspecto hace imposible el repudio de la factura. El aspecto más destacado del sistema de factura digital es que la misma debe estar firmada digitalmente. Además cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que es posible enviar las facturas a través de una Red, a través de Internet o a través de un mensaje de correo. La única condición es que estén firmadas digitalmente. De esta forma se garantiza la seguridad de los datos, la identidad del emisor (autenticidad) y que los datos no hayan sido modificados (integridad). En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar con la factura digital. Es muy importante tener presente que la factura electrónica firmada digitalmente, la factura digital, sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y por lo tanto la factura digital está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Los principales aspectos que recoge la legislación en relación a la factura digital y que se tendrán presentes en el desarrollo de esta aplicación de gestión son: Contenido de la factura: Evidentemente el documento deberá contener TODOS los datos que son exigibles a una factura en papel. Para trabajar con e-facturas será necesario incluir también entre otros datos, el NIF, razón social y domicilio fiscal. Archivo físico: Una de las principales ventajas del sistema es que se elimina la obligación de archivar el papel. Con la e-factura se deberá guardar el documento firmado digitalmente, junto con el certificado digital que permite verificar la identidad del emisor. Además, este archivado digital puede realizarse en cualquier lugar, a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a estas facturas. Es decir, cuando un inspector solicite las facturas hay que garantizarle el acceso a las facturas almacenadas, pero ya no se deberán presentar en papel, sino en los ficheros digitales obtenidos una vez firmados.



6. Gestión de Almacén.

6.1. Mantenimiento de Ficheros. 6.1.1. Mantenimiento de Artículos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los artículos del almacén. Se pueden controlar un número ilimitado de referencias por almacén. Se puede llevar control de series de artículos. Aunque es posible mantener ciertos valores dentro de la ficha de un artículo, normalmente estos serán actualizados desde los diferentes procesos de gestión, por ejemplo, existencias, unidades mínimas y máximas, clasificación ABC, etc. La ficha de un artículo consta de varias pestañas: Datos Generales, Existencias y Precios, Notas, Movimientos y Control Series.



Formulario General Campo Descripción Almacén Código de Almacén. Se valida en almacenes. Fecha Alta. Automático. Fecha del sistema. Referencia. Código identificador de referencia del artículo. 20 dígitos. Descripción. Descripción del artículo. Corta y Larga. Marca. Código de la Marca a la que pertenece el artículo. Se valida. Familia. Familia del artículo. Se valida. Modelo. Código de Modelo. Libre designación. Grupo. Código de grupo de la referencia. Libre designación. Origen. Código de origen del artículo. Libre designación. Referencia Bis. Código de Referencia Sustituta o Sustituida en función del ind.’sustituida’ Ubicación. Código de ubicación de la referencia en el almacén. Libre designación. Código ABC. Código de clasificación ABC de la referencia. Automático. Se calcula. Clasificación. Código de clasificación de la referencia. Libre designación. Tipo de Pieza. Código de Tipo de artículo. Libre designación. Código de Venta. Libre designación. Código Clasificación Libre designación. Código Inventario Situación de la referencia en inventario. Puede estar Contada o Pendiente. Control Stock Indicativo si se lleva o no control de stock existencias. Pueden definirse

artículos en los que no se va a llevar control de stock, como son trabajos o servicios.

Control Serie Indicativo si se lleva control de numeración de series de artículos. En caso afirmativo en la gestión de compras y ventas se solicitarán datos adicionales para la gestión de los mismos y la trazabilidad de artículos.

Sustituida Indicativo si la referencia está o no sustituida. En caso afirmativo el código de referencia bis indica la referencia por la que ha sido sustituida. Si el campo referencia bis está completo pero el indicativo de sustituida no esta marcado, la referencia bis es equivalente a la referencia de la ficha.

Pendiente de Servir Indicativo de referencia en backOrder o pendiente de servir. Obsoleta Indicativo de referencia obsoleta. Disponible Indicativo de referencia disponible o no. Si no esta disponible no podrá ser

usada en la gestión de compras o ventas. Nueva Indicativo de referencia nueva. Promoción Indicativo de referencia en campaña o promoción. Referencia Técnica Indicativo de referencia técnica. Libre uso.



Formulario Existencias - Precios Campo Descripción Existencias Unidades de existencia de la referencia. Existencias Iniciales Unidades de existencia iniciales al comienzo del año. Mínimo Unidades mínimas del artículo para gestión de pedidos. Máximo Unidades máximas del artículo para gestión de pedidos. Propuestas Unidades propuestas en gestión de pedidos automáticos. Pedidas Unidades pedidas en gestión de pedidos. Servidas Unidades servidas. Si las unidades servidas son diferentes a las unidades

pedidas el artículo se encuentra en backorder o pendiente de servir. Contadas Unidades contadas en inventario. Automático al realizar un inventario y

procesar el recuento. Serán las unidades que se regularicen en el almacén al actualizar el inventario.

Envase Unidades de compra del artículo. Solo si procede en el artículo. Código Múltiplo Código de múltiplo del artículo. (1). Solo si procede en el artículo Ultima Entrada. Fecha de última entrada de existencias. Gestión Compra / Almacén. Ultima Salida. Fecha de última salida de existencias. Gestión Venta / Almacén. Ultimo Pedido. Fecha de último pedido de compra. Ultimo Inventario. Fecha de último inventario. Precio Venta. Precio de Venta del artículo (1). Precio Coste. Precio de Compra del artículo (1). Precio Promedio. Precio de Coste Promedio del artículo (1). Precio Ult. Compra. Precio de Última Compra. Precio de Coste ultimo. (1). Código Descuento Código de descuento del fabricante referente al artículo. Se valida. Código de iva. Código de Iva a aplicar al artículo en la venta. Se valida. Código de Recargo Código de recargo de reciclaje. Si es aplicable a la referencia. En

automoción, por ejemplo aceites (SIGAUS), neumáticos (SIGNUS), etc. Se valida.

Consumos Informativo. Consumos por periodos (año/mes) del artículo.



Importante

• Al modificar las existencias, se solicitará una clave para cambiar dicho campo, ya que la manera natural de actualizar las existencias es a través de la compra y la venta. La clave es la definida en los parámetros de Claves-procesos para el proceso ‘MODIFICA’.

• (1). Si se usa código de múltiplo de un artículo, los precios se expresarán en precios del

conjunto (en la gestión de compras y ventas, se dividirán por el código de múltiplo para obtener el precio de compra o venta de la unidad). Las existencias se expresarán en unidades de venta. Ejemplo: rollo de cable. Múltiplo = 100 (1 rollo tiene 100 metros). Existencias = 100. Precio de venta = 20 (1 rollo, que es la unidad mínima de compra). Precio en facturación = 20 / 100 = 0,20 unidades. Podemos vender metro a metro o fracciones de metro.

Formulario Movimientos En este formulario se pueden consultar los documentos donde la referencia ha tenido movimientos que afectan a la misma. Se puede acceder de forma directa al documento que origino dicho movimiento, haciendo doble clic sobre el mismo. Se informa de la fecha, el documento, cliente o proveedor y unidades.

Formulario Series En este formulario se pueden consultar y opcionalmente crear las series de los artículos que lleven control de las mismas. Las series de los artículos se gestionan desde el módulo de compras y ventas, no obstante, existe la posibilidad de asignar series a artículos si se trata de la puesta en marcha del almacén nuevo.



Copiar Mediante el botón copiar, se puede realizar la copia de la ficha de un almacén / referencia en otro almacén y referencia. Se solicita almacén / referencia origen y almacén / referencia destino. Impresión Mediante el botón de impresión se presenta un formulario que permite realizar la impresión de los artículos.



6.1.2. Artículos / Referencias Alternativas. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener referencias alternativas de artículos. Una referencia alternativa se considera equivalente, no sustitutiva. Un artículo puede tener múltiples referencias alternativas.

Formulario Campo Descripción Referencia Código identificador de referencia de artículo. Alternativa Código de referencia del artículo alternativo. Importante

• Se puede definir como código de referencia alternativo un código de referencia que no tiene por que existir como artículo en el almacén. En este caso, cuando se utilice dicho código, se apuntará directamente al código de referencia del artículo indicado.



6.1.3. Revalorización de precios Automática. Mediante el siguiente formulario se puede realizar una revalorización automática del precio de venta de los artículos. Esta opción es factible su uso si no se dispone de tarifas oficiales proporcionadas por el fabricante que permitan actualizar los precios de forma automática.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén a tratar. Referencia Rango de referencias a tratar. % Incremento Se indica el porcentaje de incremento o decremento a realizar. Importante

• Un porcentaje en negativo permite actualizar la tarifa aplicando una reducción en el precio.



6.1.4. Mantenimiento de Faltas de Almacén. Mediante el siguiente formulario se puede realizar un mantenimiento de las faltas de almacén. Las faltas de almacén se graban de forma automática durante la gestión de ventas al detectarse que las existencias del artículo se quedan en negativo, a cero o por debajo del mínimo establecido, en cuyo caso, se incluye automáticamente una entrada anotando la falta. El control de faltas de almacén se utilizará posteriormente para la realización de pedidos de compra al proveedor.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Referencia que se incluye en las faltas de almacén. Unidades Unidades que se quieren indicar como falta. Clase Documento Clase del documento donde se produce o detecta la falta. Id Documento. Este campo es automático si se produce desde la gestión de Ventas Pza.Listada Indicador si la entrada de la agenda ha sido informada en un listado.



Impresión Mediante el botón de impresión se puede imprimir un listado con las faltas que se encuentran en la agenda de almacén en un rango de referencias y fechas. Además se pueden marcar como listadas aquellas que salgan impresas con el fin de no incluirlas en posteriores informes, ya que se consideran informadas. No obstante, se pueden incluir siempre que se desee si se chequea ‘incluir las ya listadas’.

Importante

• El mantenimiento de faltas se puede utilizar a modo de agenda de almacén para controlar las referencias a pedir a los proveedores. Aunque como queda dicho, la propia gestión de ventas lo controla, se pueden introducir de forma manual aquellas referencias de artículos que se considere.

• Los pedidos posteriores de compras que haya que realizar de referencias habrá que incluir

las mismas de forma manual. La agenda tiene un carácter informativo, no alimenta posteriores procesos de pedidos automáticos de artículos.



6.1.5. Fijación de Máximos y Mínimos. Fijación de máximos y mínimos en unidades de stock para las referencias de un almacén. La fijación se puede realizar en un rango de referencias y/o familias para un almacén en concreto. Las unidades máximas y mínimas permitirán la gestión del almacén respecto al abastecimiento del mismo al realizar la propuesta del pedido (formula del pedido). La fijación de los máximos y mínimos se basa en el consumo de las referencias en un periodo determinado respecto al periodo de abastecimiento habitual (cada cuanto tiempo se realiza un pedido programado de forma automática).

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Rango de referencias a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Fecha Movimiento Rango de fechas de movimiento. Salidas. Factor Mínimo Factor corrector de las unidades consumidas para establecer el mínimo. Factor Máximo Factor corrector de las unidades consumidas para establecer el máximo. Importante

• Los factores correctores a aplicar en el cálculo de los consumos máximos y mínimos pueden ser necesarios cuando se disponga de un historial de movimientos pequeño en el tiempo y se quiera ‘simular’ mas consumo aplicando un factor corrector.

• Al confirmar el proceso se fijarán los máximos y mínimos en los artículos del almacén

indicado. Si no fuesen correctos, se puede repetir el proceso cuantas veces sea preciso o incluso modificar los valores en la propia ficha del artículo.



6.2. Consultas y Listados de Almacén. 6.2.1. Listado de Existencias. Listado de existencias. Listado de tarifa de precios. Se pueden listar opcionalmente los artículos que no tengan existencias o que sea negativa la misma.

Importante

• Este listado No es una valoración del almacén. Para ello existen otros informes.



6.2.2. Listado de Artículos Valorado. Listado de existencias valorado a precio de venta, coste, coste promedio y ultima compra. Se puede acotar rangos de referencias por familias, marcas, modelos y ubicación dentro de un almacén.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Rango de referencias a tratar. Marca Rango de marcas a tratar. Familia Rango de familias a tratar. Modelo Rango de Modelos a tratar. Ubicación Rango de Ubicaciones a tratar.



6.2.3. Listado de Consumos de Artículos. Listado de consumos de artículos por periodos de año y mes. El informe permite analizar los consumos de artículos en un ejercicio y rango de referencias.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Rango de referencias a tratar. Año Ejercicio a tratar. Tipo Tipo de salida. PDF, HTML, TXT, CSV Impresión

Importante Los consumos de una referencia se pueden ver consultar desde la propia ficha del artículo.



6.2.4. Consultas Movimientos de Almacén. Consulta / Listado de movimientos de Almacén y/o referencia. Se pueden consultar los movimientos del almacén aplicando diferentes filtros de fechas, cliente o proveedor, referencia y tipo de movimiento (Entrada, Salida, Internos, Todos). La información que se muestra es: Referencia (solo si se ha dejado en blanco en la acotación), descripción del artículo, Unidades, fecha del movimiento, Documento, Cliente / Proveedor, nombre del Cliente / Proveedor y Tipo de Movimiento.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Código de Referencia a consultar. Si no se indica ninguna, se muestran

todos los movimientos producidos en el almacén para el resto de acotaciones.

Tipo Movimiento Tipo movimiento a consultar. Puede ser Entrada, Salida, Interno o Todos. Cliente/Proveedor Código de Cliente o Proveedor a filtrar en función del tipo de movimiento. Fechas Rango de fechas a acotar en los movimientos. Tipo Tipo de salida. PDF, HTML, TXT, CSV Importante

• El botón imprimir, lista la selección actual mostrada en el formulario. • Los botones siguiente y anterior, permiten consultar el artículo siguiente o anterior dentro

de un almacén. • Se puede ir directamente a consultar el documento que origino el movimiento haciendo

doble clic sobre el elemento de la lista. Se abre el formulario correspondiente de ventas o compras.



6.2.5. Informe de Artículos Obsoletos. Informe de referencias obsoletas por almacén. Se puede analizar si una referencia es obsoleta en función de las fechas de última entrada y salida que haya tenido. El rango de fechas que puede determinar la obsolescencia de un artículo es variable y va en función del tipo de artículo. El informe se valora a Pvp, Coste y Coste Promedio.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Referencia Rango de referencias a acotar. Familia Rango de familias a acotar. Fecha Entrada/Salida

Rango de fechas de entrada y salida a acotar. Debe cumplir la condición en ambas fechas (Entrada y Salida).

Tipo Tipo de salida. PDF, HTML, TXT, CSV Impresión



6.2.6. Análisis -ABC- Almacén. Informe de Análisis ABC referente a los Artículos. Un análisis ABC es una clasificación de los elementos que se tratan en función de ciertos valores (importe / unidades) en tres tipos básicos A (mayor valor), B (valor intermedio) y C (menor valor). Un análisis ABC también es conocido como ley del 20/80 o de Pareto. En el caso de un almacén, esto supone que el 20% de los artículos suman el 80 % del volumen de movimientos realizados en el mismo. Se trata por tanto, de analizar que referencias son las más vendidas, así como los artículos que tienen mayor carga financiera (suponen mayor coste –existencias X precio-). En el caso del Almacén, los elementos a analizar son las referencias que lo componen. Se analizarán las unidades (existencias y consumos) y los importes (valor de la existencia y valor del coste de la venta).

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén. Tipo Análisis Tipo de Análisis. Puede ser: Valor de Inventario o Valor de Consumo. En

el primer caso referido al stock actual, en el segundo al consumo en un periodo de tiempo determinado por el rango de fechas de movimiento.

Referencia Rango de referencias a acotar. Familia Rango de familias a acotar. Fecha Movimiento Rango de fechas de movimiento a tratar. Solo en el caso de Análisis por

valor de consumo. Segmentación Tipo de segmentación a utilizar. Automática. En este caso, se aplica la ley

del 80/20 o de Pareto en la cual la clasificación corresponde como sigue: se clasifican como ‘A’ la suma de los porcentajes que representen el 80% en valor de coste. Se clasifican como ‘B’ la suma de porcentajes que representen el 15% siguiente. Se clasifican como ‘C’ el 5% restante. En la clasificación por Rango de valores, se aplican los rangos definidos en cada almacén para los valores mínimos y máximos en clasificación de unidades e importe.

Tipo Tipo de salida. PDF, HTML, TXT, CSV



Impresión

Importante

• Este proceso se puede realizar cuantas veces sea necesario. • Se actualiza la clasificación en la ficha de las referencias implicadas en el análisis.

• El Análisis por Valor de Consumo, emite el índice de rotación de la referencia en el

almacén calculado tanto en valor de consumo como en unidades. El índice de rotación dependerá siempre del rango de fechas acotado, puesto que es en dicho periodo donde se analizan los consumos.



6.2.7. Valoración Almacén. Consulta / Listado valorado de forma rápida y resumida de un almacén o de todos a los cuatro precios (pvp, coste, coste promedio y última compra).

Formulario Campo Descripción Almacén Si se indica el código del almacén a valorar, la valoración resumida se

realizará sobre las familias de dicho almacén. Si en el almacén a valorar no se indica nada, se valoran cada uno de los almacenes.



6.2.8. Valoración Almacén a una Fecha. Consulta / Listado valorado de forma rápida y resumida de un almacén o de todos a los cuatro precios (pvp, coste, coste promedio y última compra) a una fecha dada.

Formulario Campo Descripción Almacén Si se indica el código del almacén a valorar, la valoración resumida se

realizará sobre las familias de dicho almacén. Si en el almacén a valorar no se indica nada, se valoran cada uno de los almacenes.

Valor a Fecha Se indica la fecha de referencia de valoración. Por defecto, la fecha del sistema. Se debe completar.

Importante La valoración del almacén a una fecha se basa en los movimientos del almacén y en los posibles cambios de precios ocurridos en el tiempo, así como las existencias en cada momento.



6.2.9. Listado Etiquetas Artículos. Mediante esta opción es posible la emisión de etiquetas de artículos en un rango de referencias y almacenes.

Se acota el rango de referencias de artículos a imprimir la etiqueta. En la etiqueta saldrá impreso el código de barras, la referencia y opcionalmente la descripción. Impresión

Importante

• Es posible utilizar varios códigos de barras, tales como: 3of9, code128, ean13, etc. • Se puede definir y configurar el numero d etiquetas por página, así como el numero de

etiquetas por línea. • Se pueden utilizar papel continuo (impresora de arrastre) o impresión láser/inyección.



6.3. Movimientos de Almacén. 6.3.1. Intercambio entre Almacenes. Traspaso entre almacenes de existencias de artículos. Permitirá mover existencias de stock entre los diferentes almacenes. El proceso de traspaso genera dos movimientos, a saber: un movimiento de salida del almacén origen y un movimiento de entrada en el almacén destino. El de salida será para restar existencias de dicho almacén, y el de entrada para sumar. Se verán afectadas las existencias en ambos almacenes y quedarán reflejados los movimientos en el histórico de artículos.

Formulario Campo Descripción Documento Código identificador del Intercambio. Fecha Fecha del intercambio. Refleja el movimiento en consultas de almacén. Almacén Origen Código de Almacén Origen. Almacén Destino Código de Almacén Destino. Referencia Código de Referencia del artículo. Se valida. Cantidad No puede ser inferior a 1, ni superior a las existencias. Existencia Informativo. La cantidad a traspasar no será superior a esta. Pvp Informativo. Coste Informativo. Impresión Se podrá utilizar el botón de ‘imprimir’ para emitir un listado con los traspasos realizados.



6.3.2. Regularización de Existencias. Regularización del Almacén. Esta opción permitirá regularizar las existencias de stock en un almacén. Se entiende por regularización aquel movimiento extraordinario producido en el almacén que permite establecer las existencias en stock reales. Una regularización se puede producir de forma circunstancial, bien por un inventario, bien por caducidad de artículos, bien por achatarramiento de los mismos, etc. La regularización permitirá indicar la cantidad a regularizar (en positivo o negativo) sobre las existencias de un almacén. Cada referencia regularizada producirá un movimiento de entrada o salida en el histórico de almacén en función del signo indicado en la cantidad. En cualquier caso, las existencias regularizadas nunca podrán ser inferiores a 0, es decir, las existencias no podrán quedar en negativo.

Formulario Campo Descripción Documento Código identificador de la Regularización. Fecha Refleja el movimiento en consultas de almacén. Almacén Código de Almacén. Referencia Código de Referencia del artículo. Se valida. Cantidad Puede indicarse en positivo o negativo para regularizar el stock. En ningún

caso la cantidad a regularizar puede dejar el stock en negativo. Impresión Se podrá utilizar el botón de ‘imprimir’ para emitir un listado con la regularización realizada.



6.4. Pedidos de Material. 6.4.1. Cálculo Automático Propuesta Pedido. Permite realizar el cálculo de pedido en un almacén en base a los consumos de las referencias en un periodo determinado, aplicando una formula y teniendo en cuenta las existencias, la cantidad pendiente de servir y el stock mínimo y máximo definido por referencia. Propuesta de pedido. Como consecuencia del cálculo se debe obtener un informe con la relación de las referencias susceptibles de ser pedidas. Este proceso se puede realizar cuantas veces sea necesario, pues no actualiza el almacén, solo se limita a realizar una estimación de unidades a pedir. Cada vez que se realice una propuesta se borra la anterior. Las propuestas se calculan por almacén.

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén sobre el que se realiza la propuesta. Proveedor Se indicará el proveedor habitual por omisión para el caculo de la

propuesta. Cada referencia a pedir se le asignará el proveedor habitual en función de sus consumos de compra, en caso de no tener historia de consumos, se le asignará este proveedor.

Referencia Se indicará el rango de referencias a tratar. Familia Se indicará el rango de familias a tratar. Fecha Movimiento Se indicará el rango de fechas de movimientos a tratar. Formula Se mostrarán y se podrán modificar los valores indicados en la formula

definida para el almacén a tratar. (1)



(1). La formula del pedido se basa en el consumo medido de existencias en un periodo de tiempo definido por el rango de fechas de movimientos, al cual se puede aplicar un factor corrector y divisor si fuese necesario hacer ajustes sobre los consumos. Además, se tienen en cuenta las existencias actuales menos la cantidad pendiente de servir y recibir y finalmente se puede aplicar un factor de seguridad que igualmente se basa en los consumos del periodo. También se tienen en cuenta la cantidad mínima y máxima establecida. Teniendo en cuenta las existencias actuales, la cantidad pendiente de recibir, la cantidad pendiente de servir, las unidades mínimas y máximas y aplicando la formula del pedido, se obtiene la cantidad a pedir. Si dicha cantidad es superior a 0, la referencia será propuesta para pedir. Impresión



6.4.2. Modificación Propuesta Pedido. Permite mantener, corregir y/o listar la propuesta de pedido realizada previamente mediante el cálculo de la propuesta. Este proceso permite modificar la cantidad de unidades a pedir, así como el proveedor al que se le van a pedir. Se podrá añadir o quitar referencias a pedir. En cualquier caso, la propuesta todavía no es efectiva. Este proceso se puede realizar cuantas veces sea necesario mientras exista una propuesta para un almacén y la misma no se haya hecho efectiva (convertida en un pedido de compra).

Formulario Campo Descripción Almacén Código de almacén sobre el que se corrige la propuesta. Referencia Se indicará la referencia. Se valida. No puede existir la misma referencia

para la propuesta de un mismo almacén. Se valida. Descripción Descripción de la referencia a pedir. No editable. Automática. Unidades Cantidad a pedir Precio Coste Precio de Coste de la referencia a pedir. No editable. Automático. Proveedor Se indica el proveedor al cual se propone para realizar la compra de la

referencia. Obligatorio. Se valida.



Impresión El listado de la propuesta se valora a coste.

Importante

• Mientras una propuesta no se haga efectiva mediante la opción de confirmación de la propuesta, se podrá modificar cuantas veces sea preciso.

• La propuesta última de cada almacén permanecerá guardada mientras no se realice otra

propuesta del mismo almacén, en cuyo caso será reemplazada por la nueva.



6.4.3. Comparación de Propuestas entre Almacenes. Permite la comparación de propuestas entre almacenes con el objetivo de optimizar el pedido de artículos a realizar, de forma que si existen unidades en otros almacenes no se pidan, y se realice un intercambio entre almacenes. Se basa en la/s propuestas realizadas y las existencias reales.

Formulario Campo Descripción Referencia Se indicará el rango de referencias a comparar entre la propuesta

realizada en diferentes almacenes. Resumen/Desglose Se indicará si el informe se emite de forma resumida o desglosada. Por

defecto aparecerá marcado ‘desglosado’ Si se emite desglosado, por cada referencia se indican las existencias y unidades propuestas en cada uno de los almacenes. Si el informe es resumido, las existencias y unidades propuestas se acumulan por referencia. Importante

• Solo se emite el informe si hay propuestas realizadas de referencias, en otro caso no es posible emitirlo, es decir, solo se analizan las referencias que previamente han sido incluidas en una propuesta de pedido para todos los almacenes.

• El informe resumido permite ver de forma global aquellas referencias que son susceptibles

de analizar y/o traspasar entre almacenes por disponer de existencias.

• El proceso solo se limita a emitir un informe. Será responsabilidad del usuario el realizar los ajustes y/o traspasos entre almacenes.



6.4.4. Confirmación Propuesta Pedido. Generación del Pedido de Almacén de forma automática a partir de la propuesta realizada y corregida. El proceso una vez confirmado, generará uno o varios documentos de compra con la relación de artículos a pedir, haciéndose de está forma efectiva la propuesta. El tratamiento de dichos documentos seguirá el proceso establecido para los documentos de compra. (Recepción de mercancía, albarán del proveedor, factura del proveedor, etc).

Formulario Campo Descripción Sucursal Se indicará la sucursal a la que se va a generar el pedido de Compras. No

se solicitará si no esta parametrizado como multisucursal, en cuyo caso se suple Sucursal = 0.

Almacén Se indicará el almacén a tratar. Se valida. Tipo Pedido Se indicará el tipo de documento de compras que se quiere generar con la

propuesta que se va a hacer efectiva. Se generarán tantos documentos de compra (pedidos) como proveedores distintos se hayan indicado en las referencias a pedir en la propuesta. La serie y el número del documento, dependen del tipo de documento que se indique. Importante No es imprescindible, ni obligatorio hacer propuestas de pedido de forma automática. Como tampoco hacerlas efectivas confirmándolas una vez realizadas. Es decir, se puede realizar una propuesta con el fin de conocer las necesidades que el sistema determina y posteriormente realizar el pedido de forma manual, creando un documento de compra oportuno.



6.4.5. Listado y Valoración Propuesta Pedidos. Listado valorado de propuestas de Pedido. El objeto de este proceso es conocer la valoración de las propuestas realizadas en uno o varios almacenes. Se puede realizar siempre que se hayan hecho previamente propuestas sobre uno o varios almacenes.

Formulario Campo Descripción Almacén Se indicará el rango de almacenes a tratar en el informe de valoración Resumen/Desglose Se indicará si el informe es desglosado o resumido. Por defecto,

desglosado. En el informe desglosado, se totaliza Valor de Coste por cada Almacén y un total general de todos los almacenes. En el informe resumido, se totalizan todos los almacenes. Impresión



6.5. Inventario de Almacén. 6.5.1. Listado de Recuento de Artículos. Listado de recuento de almacén para realizar inventario físico del mismo. Este proceso se puede realizar cuantas veces sea necesario, puesto que no actualiza nada.

Formulario Campo Descripción Almacén Se indicará el almacén a listar. Se valida. Listar existencias Aparecerá chequeado. Permite indicar si se listan o no las existencias en

el listado de recuento. Listar inventariadas Aparecerá sin chequear. Permite indicar si se listan o no las referencias

que ya han sido inventariadas (contadas previamente). Ordenado por Aparecerá seleccionado por Referencia. El informe de recuento se puede

hacer ordenado por referencia o ubicación (si utilizan ubicación). Referencia Rango de referencias a acotar en el informe Familia Rango de familias a acotar en el informe Ubicación Rango de ubicaciones a acotar en el informe Impresión



6.5.2. Captura de Cantidades Contadas. Recuento de referencias inventariadas. Permite indicar las cantidades que se han contado en el inventario físico y marcarlas como inventariadas.

Formulario Campo Descripción Almacén Se indicará el almacén a tratar. Se valida. Referencia Rango de referencias a acotar en el informe Familia Rango de familias a acotar en el informe Ubicación Rango de ubicaciones a acotar en el informe Una vez se indica el rango de referencias a capturar las cantidades contadas, se utiliza el botón ‘Aplicar’ para obtener la lista de las mismas. Sobre dicha lista, se selecciona aquella referencia que se quiera indicar la cantidad contada, pudiéndose indicar la cantidad contada. Si se chequea el campo Inventariada, se indican como unidades contadas las mismas que las unidades de existencia. Si se modifica la cantidad contada, se marca como chequeada con la cantidad contada. Solo se pueden indicar como cantidades contadas unidades en positivo. El botón Inicializar permite quitar la marca de inventariada y las cantidades contadas a todas las referencias acotadas. Se solicita confirmación.



6.5.3. Listado con Evaluación de Diferencias. Emisión de informe valorado de inventario (tras el recuento y la captura de cantidades contadas), así como la actualización y regularización de las existencias de almacén en función de dicha cantidad. Genera así mismo los movimientos de entrada o salida en el histórico de movimientos de almacén. Este será el último paso a realizar en el proceso de inventario.

Formulario Campo Descripción Almacén Se indicará el almacén a tratar. Se valida. Documento Código de documento identificativo correspondiente al inventario. Fecha Se indica la fecha del inventario. Una vez dada la conformidad al mismo, el proceso debe realizar dos tareas: -Actualizar el almacén con las cantidades contadas. -Imprimir un listado valorado del inventario que se Evalúa / Actualiza. Importante

• Este proceso no puede repetirse. Una vez evaluado y actualizado el inventario, el almacén queda preparado para realizar otro inventario, pero ya se han hecho efectivos los cambios sobre las existencias.

Impresión



7. Servicio Técnico y Postventa. 7.1. Servicio Técnico Taller. 7.1.1. Mantenimiento de Paquetes (kits). Mantenimiento de kits o paquetes de operaciones dentro del módulo de facturación. Un Kit o paquete es un conjunto de operaciones y/o referencias que se agrupan bajo un criterio. Por ejemplo: Revisión de Mantenimiento. Este paquete puede incluir tanto operaciones de mano de obra como las referencias que forman la primera revisión. Posteriormente en facturación, se puede utilizar la carga de un paquete previamente definido ahorrando tiempo y posibles errores por omisión. Un paquete también puede utilizase para aquellos tipos de facturación por forfaits o precios cerrados. El objetivo del mismo es definir aquellos paquetes que por su periodicidad y repetición en el tiempo sean susceptibles de poderse parametrizar, simplificando su captura y la grabación de líneas en las órdenes de facturación. Los paquetes han sido pensados para implementar trabajos como primeras revisiones, revisiones de mantenimiento, campañas especiales lanzadas por el taller, etc. Además la inclusión de paquetes en órdenes, no impide su ampliación o modificación según sea necesario. Un paquete puede constar de tantas líneas como sea necesario, en cualquier caso, las mismas líneas que puede admitir una orden en su carga normal.

Formulario Campo Descripción Código Kit Define el kit. Descripción Descripción del kit Importe Total Si el kit tiene un importe total se indica, en otro caso el importe del kit

corresponderá al total de todas las líneas que lo componen. Líneas Se cargarán de igual forma que en los documentos de Venta y Compra.



Importante La manera de definir un kit es idéntica a la carga de líneas en los documentos de venta y compra. Para utilizar un kit en los documentos de venta y compra se realizará desde el botón ‘Acciones’. Si el kit tiene definido un precio total, se utilizará de forma implícita el cuadre del documento al total indicado en el kit.



7.1.2. Mantenimiento de Vehículos. Mantenimiento de vehículos de taller. Esta opción permitirá definir y/o mantener los vehículos de los clientes en el módulo de taller. Un vehículo siempre va asociado a un cliente. Un cliente puede tener –n- vehículos. Los documentos de venta realizados a un cliente y vehículo permanecerán como histórico de reparaciones en el tiempo. El vehículo se identifica a todos los efectos por el código de matrícula, aunque es posible la rematrículación de un vehículo y la trazabilidad en dicho caso de las reparaciones. Un vehiculo puede pertenecer a lo largo de su historia a diferentes Clientes, conservando en cada caso la relación de ordenes realizadas a cada Cliente en su histórico. Las reparaciones que se guarden en referencia a un vehículo, serán con independencia que pertenezca o haya pertenecido a diferentes clientes en el tiempo.



Formulario General Campo Observación Matrícula Se valida. Identificador del vehículo. Matrícula Bis Si el vehículo esta rematrículado corresponde a la nueva matrícula. Si

se consulta la matrícula nueva, este código corresponde a la antigua. Se informa de dicha circunstancia con el texto ‘Nueva’ o ‘Antigua’ junto a la matrícula. Este dato no puede modificarse. Solo mediante la acción de rematrículación.

Cliente Se valida su existencia. Obligatorio. Una matrícula siempre pertenece a un cliente. Se puede acceder a la ficha del cliente pulsando sobre el botón de ‘Cliente’.

Bastidor Código de Bastidor o Chasis del vehículo. Código de identificador único. Los boletines técnicos se definen mediante este código.

Pic/Bin Código de Pic / bin. Dato informativo. No se valida. Código de Libre designación por el usuario.

Marca Código de marca del vehiculo. Se valida su existencia. Obligatorio. Modelo Código de modelo del vehiculo. Se valida su existencia. Obligatorio. Código Motor Número de motor del vehículo. Dato informativo. No se valida. Tipo Motor Tipo de motor del vehículo. Dato informativo. No se valida. Clase Vehículo Dato informativo. No se valida. Tipo Vehículo Dato informativo. No se valida. Tipo Cambio Dato informativo. No se valida. Tipo de Flota Dato informativo. No se valida. Motorización Dato informativo. No se valida. Segmento Dato informativo. No se valida. Kilómetros No pueden ser negativos. Horas No pueden ser negativas. Solo si el vehículo lleva control de horas de

uso, tales como maquinaria de obra publica (tractores, grúas, etc). Color Dato informativo. No se valida. Nº visitas No modificable. Se obtiene automáticamente del numero de documentos

abiertos al vehículo. Fecha Alta Automática. No modificable. Fecha Compra Fecha de compra del vehículo. Fecha Matrícula Fecha de matrículación del vehículo. Fecha Rematrícula No editable. Se genera si el vehículo se rematrícula por la acción

correspondiente. Fecha Fin Garantía Se valida. Debe ser igual o mayor a la fecha de compra. Fecha Vto. Seguro Dato informativo. Fecha vencimiento del seguro. Fecha Revisión ITV Dato informativo. Fecha de revisión de Inspección Técnica Vehículo. Fecha Próxima Revi. Dato informativo. Fecha de próxima revisión.

Acciones Rematrículación Un vehículo puede ser rematrículado, lo cual implica que cambia el código de matrícula por el cual el vehículo es identificado, pero está acción no implica que se pierda el histórico de reparaciones del mismo. Es mas, a partir de este momento, se puede consultar indistintamente por uno u otro código de matrícula, existiendo una trazabilidad entre las diferentes matrículas.



Se solicita el nuevo código de matrícula a asignarle al vehículo. No puede rematrícularse por un código de matrícula existente. Una vez dada la conformidad, se genera un duplicado del vehículo y un enlace entre el código de matrícula antiguo y el nuevo. Traspaso El traspaso de matrícula consiste en cambiar una matrícula por otra. Es decir, solo permanece la matrícula indicada como nueva. Un traspaso de matrícula se puede hacer sobre una matrícula existente o sobre una matrícula nueva. Si la matrícula existe, se indica dicha circunstancia y se solicita confirmación. El traspaso de una matrícula esta indicado cuando se haya creado una matrícula asignándole dos códigos diferentes y se quiera unificar en un solo código o cuando el código de matrícula asignado no sea correcto y ya existan datos (documentos de venta) asociados al mismo. Ejemplo: 1234-ABC, 1234ABC, en dicho caso, parece evidente que se trata de la misma matrícula pero con dos códigos diferentes, en este caso, está indicado el traspaso con el fin de unificar en una sola matrícula todo el historial. Formulario Códigos Campo Observación Código de Radio Dato informativo. No se valida. Código de Alarma Dato informativo. No se valida Código de Llave Dato informativo. No se valida Código de Arranque Dato informativo. No se valida Código de Mando Dato informativo. No se valida Avisos El Texto indicado, se mostrará en la apertura de documentos de venta.

Formulario Movimientos Se mostrará una lista con los documentos de venta relacionados con el vehículo. Se mostrarán en orden inverso, es decir, primero se presentarán los últimos documentos realizados de forma que se vea rápidamente las ultimas intervenciones realizadas al vehículo en el taller. Se puede acceder al documento indicado pulsando sobre el elemento de la lista, abriéndose en una pestaña dicho documento para su revisión y/o impresión si fuese necesario. Si el vehículo ha sido rematrículado, se mostrarán tanto los documentos de venta de la matrícula actual como de la matrícula anterior, existiendo trazabilidad entre los mismos. Se puede consultar indistintamente por el código de matrícula antigua o nueva. Formulario Notas Se podrán indicar notas asociadas al vehículo. Formulario de Boletines Técnicos Se mostrará una lista con los boletines técnicos asociados al bastidor. Los boletines técnicos son emitidos por el fabricante y normalmente los indican asociados al bastidor, no a la matrícula, por lo que es importante completar dicho campo. En la apertura de una orden de venta a un vehículo que tiene indicados boletines técnicos, se informará de dicha circunstancia y se mostrarán los mismos.



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Activo. Borrar. Activo. No se puede borrar si tiene ordenes de venta asociadas al vehículo. Copiar. Activo. Permite copiar una matrícula sobre otra. El destino no puede existir. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Realiza la impresión los vehículos. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión

Importante

• Puesto que los vehículos están asociados a los clientes, desde la ficha de cliente se pueden consultar los vehículos pertenecientes al mismo. Está opción solo estará disponible si está activo el módulo de taller.



7.1.3. Mantenimiento de Campañas Técnicas. Mantenimiento de Campañas Técnicas. Una Campaña Técnica es una Acción Comercial lanzada por un fabricante de productos. Puede afectar a un número determinado de artículos (identificados por el codigo de referencia). Se trata de controlar tanto en el stock de artículos como en los posibles nuevos clientes si tiene que realizarse una campaña técnica sobre un producto en cuestión. Será durante el proceso de apertura del documento de venta (Orden de Taller) donde se controle si el producto tiene una o varias campañas técnicas, avisando en de dichas circunstancias y mostrando las mismas.

Formulario Campo Observación Boletín Código de Campaña Técnica Denominación Descripción de Campaña Técnica. Resumen. Marca Código de marca a la que afecta. Se valida. Modelo Código de modelo al que afecta. Se valida. Fecha Fecha de comunicación de la campaña. Fecha Inicio Fecha en la que comienza la campaña. Fecha Final Fecha en la que finaliza la campaña. Descripción Descripción detallada de la campaña. Numero Serie Desde Código de Referencia afectada desde. Numero Serie Hasta Código de Referencia afectada hasta. Revisado Indicador si la referencia ha sido revisada o no Fecha Revisado Fecha en que se ha revisado.



Importante

• Se pueden indicar rangos de referencias (desde-hasta) en caso necesario. Así mismo se pueden utilizar caracteres patrón para indicar comodines y flexibilizar la definición de las referencias afectadas.

• Será durante la apertura de órdenes de venta cuando se informe de los artículos afectados y donde se marque como revisado, si es necesario.



7.1.4. Catálogo Operaciones de Mano de Obra. Mantenimiento del Catálogo de Mano de Obra. Esta opción permitirá definir un catálogo de operaciones de Mano de Obra para el Servicio Técnico y Postventa (Taller). Las operaciones del catálogo se pueden definir por marca y/o modelo. Una operación puede ser valida para todos los modelos, o individualizarse por cada modelo. Las operaciones se pueden definir en tiempo o importe (valor de la operación).

Formulario Campo Descripción Marca Código de la marca. Se valida. Operación Código identificador de la Operación de Mano de Obra. Referencia. Descripción Descripción de la Operación de Mano de Obra. Sección Código de Sección asignada a dicha operación dentro del Taller. Código Precio Código de Precio a Aplicar. Valores de 0 a 9. Precio Indicador si el precio se aplica por Hora o Total Operación. Válido todos Indicador si la operación es o no valida para todos los modelos. Tiempo Tiempo centesimal asignado a la operación para todos los modelos. Importe Importe asignado a la operación para todos los modelos. Modelo Código de Modelo. Se valida. Para indicar tiempo operación por modelo. Tiempo modelo Tiempo asignado de la operación para el modelo definido. Importe Importe asignado de la operación para el modelo definido. Si está chequeado el campo ‘válido para todos los modelos’ no se activa la definición de tiempos por modelo.



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Activo. Borrar. Activo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Realiza la impresión las Operaciones. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión El botón ‘imprimir’, permite realizar un listado del catálogo de Operaciones definido.

Importante

• Para el uso del tarifario de Mano de Obra, habrá que definir un tipo de línea chequeando el campo ‘Línea catalogada de M.O’, de forma que cuando se utilice este tipo de línea, el campo ‘Referencia’ se valide sobre el catálogo de Operaciones y no sobre el almacén.

• Los tiempos se indican en unidades centesimales.



7.1.5. Seguimiento de Acciones Técnicas. El seguimiento de Acciones Técnicas permite gestionar aquellos sucesos que ocurren con nuestros clientes de PostVenta. Las Acciones Técnicas pueden ser de Taller o de cualquier otro servicio que la empresa preste. Básicamente consiste en abrir un caso y realizar un seguimiento sobre el mismo. Cada acción que se realice sobre el mismo se debe anotar de forma que al final se disponga de un historial. Se puede imprimir un parte de asistencia y/o adjuntar el mismo con la factura que el servicio pueda generar.

Formulario Principal Campo Descripción IdSuceso Identificador del suceso. Automático. Tipo Tipo de Suceso. Se valida en tipos de suceso. Fecha Inicio Fecha de inicio del suceso. Técnico Código de Técnico que abre el suceso. Se valida en vendedores. Cliente Código de Cliente. Se valida. Situación Código de Situación del Suceso o Acción Técnica. Finalizado Indicador de Acción Técnica finalizada. Fecha Fin Fecha de Finalización del Suceso. Normalmente coincide con fecha ultima Descripción Descripción del Suceso o Acción Técnica.



Formulario Seguimiento Campo Descripción Fecha Fecha de seguimiento sobre la Acción o Suceso Técnico Hora Hora en la que se produce el Suceso o Acción Técnica Técnico Código del Técnico que atiendo el Suceso. Se valida en vendedores Tiempo Tiempo dedicado en la intervención.

Impresión Desde el botón ‘Parte’ se puede imprimir el parte de asistencia. Se imprimirá una hoja donde se relacionan todas las intervenciones fecha a fecha indicando la intervención y el tiempo. El botón ‘Imprimir’ permite realizar un informe de Acciones Técnicas acotando por rangos desde/hasta Id, cliente, fecha, situación, técnico, etc. Importante

• No existe un enlace directo sobre la facturación de ventas, no obstante se utilizará para controlar los trabajos o acciones realizadas a un determinado cliente.

• La fecha del último suceso de seguimiento debe coincidir con la fecha de finalización.



7.1.6. Consulta / Listado de Acciones Técnicas. Permite realizar una consulta selectiva, así como un listado de las Acciones Técnicas sobre las que se ha realizado un seguimiento.

Mediante el botón ‘Buscar’ permite realizar un filtro en la consulta. La consulta se divide en dos ventanas, en la ventana superior se muestran los Sucesos, Acciones o Casos Técnicos abiertos y en la ventana inferior todos los seguimientos realizados por cada uno de los casos. Haciendo doble clic sobre la ventana de seguimiento accedemos y abrimos el formulario de mantenimiento del Suceso. El botón ‘Imprimir’ permite realizar la impresión del suceso que puede ser detallado o resumido.



7.1.7. Agenda Taller / Cita Previa. Permite llevar una agenda de Taller / Servicio Técnico para poder planificar la carga de trabajo sobre el mismo. Permite gestionar las citas previas y consultar la planificación. Enlazado automáticamente con los documentos de ordenes de venta en Taller (impresión parte de trabajo).

Formulario Principal Campo Descripción Id cita Identificador de la cita. Automático. Fecha Fecha en la que se cita al cliente. Por defecto la del sistema Hora Hora de la cita. Por defecto la del sistema. Estado Una cita puede estar Pendiente o Realizada. Producto Referencia producto al que se realiza la cita. Puede existir. Se valida. Marca Código de la Marca. Se valida. Modelo Código del Modelo. Se valida. Cliente Código del cliente al que se abre la cita. Se valida. Puede no existir. Nombre Nombre del Cliente. Solo si el cliente no existe. Comercial Código del comercial o recepcionista que atiende la cita. Se valida Teléfonos Teléfono del cliente para contactar. Automático si el cliente existe. Una vez dada la conformidad a la cita, se pasa a indicar las operaciones a realizar en función de lo indicado por el cliente.



Formulario Trabajos Campo Descripción Marca Código de la Marca. Automático en función de los indicado en la cita Operación Código de Operación Mano de Obra. Se valida. Puede no completarse. Sección Sección del Taller que interviene en la operación. Se valida. Descripción Descripción de la operación a realizar. Tiempo Tiempo estimado. Puede no completarse Se pueden añadir tantos trabajos a realizar en cada cita como se considere. Es importante el dato de sección puesto que en la planificación del Taller se mostrará de forma gráfica la carga del mismo en función de las operaciones o trabajos planificados por sección. Botón Planificación Permite consultar la planificación del Taller de forma gráfica día a día. Esta Acción se realizará justo antes de dar la cita con el fin de ver si es posible asignarla en un día u otro.

Por cada sección a la que se haya asignado un trabajo se muestran el número de operaciones previstas, mostrando una barra de porcentaje que supone sobre el total de trabajos planificados para dicho día. Se puede recorrer y consultar el calendario pulsado sobre el día en cuestión. El botón imprimir permite realizar la impresión de la agenda acotándola por diferentes campos. Se puede filtrar aquellas citas que se encuentren pendientes, realizadas o todas. Importante Una cita cambia de estado a Realizada, bien de forma manual, bien de forma automática si se abre un documento de venta asociado al cliente y al producto al cual se le ha realizado la cita. Siempre que la fecha del documento de venta sea igual o mayor que la fecha de la cita. Se avisa y automáticamente se recuperan como trabajos a realizar para la impresión del parte de trabajo los indicados en la cita.



7.1.8. Consulta / Listado Agenda Taller Permite consultar e imprimir la agenda de Taller. Se pueden establecer filtros tanto para la consulta como para la impresión. La consulta se muestra en dos ventanas. En la ventana superior se muestran las citas y en la ventana inferior los trabajos indicados a realizar de cada cita.

Las citas se muestran en color verde si están pendientes. En Azul si ya están realizadas. Pulsando sobre una cita, se abre el formulario de mantenimiento de la cita. El botón ‘Buscar’, permite aplicar un filtro sobre las citas a presentar. El botón ‘Imprimir’ de la barra de herramientas permite realizar un filtro sobre las citas a imprimir.



7.2. Operarios. Control Presencia / Rendimientos. 7.2.1. Mantenimiento Calendario Turnos. El calendario de turnos permite indicar para cada operario el turno de trabajo día a día además de indicar si es festivo, laborable o vacaciones. El calendario servirá de base para poder determinar cual es la jornada laborar del operario, así como el turno que tiene y consecuentemente poder realizar los informes de Control de presencia, rendimiento y productividad.

Formulario Campo Descripción Operario Código del operario al que se define el turno. Debe existir. Se valida. Nombre Informativo. Se define en la ficha del operario. Turno Habitual Informativo. Se define en la ficha del operario. Día Automático. Tipo Día Los valores pueden ser: Laborable, Festivo, Vacación. Por defecto se

proponen todos los días como laborables, excepto sábados y Domingos. Turno Código de Turno. Se valida. Por defecto se propone turno habitual Horas Automático. En función horas definidas para el turno. Total Horas Automático. En función de la suma de horas de turno de todo el mes. Se presenta un calendario en el mes y año en curso (Fecha del Sistema). Si es nuevo, automáticamente se genera el calendario laboral de dicho mes de la siguiente forma : Los Sábados y Domingos se establecen como tipo de día ‘Festivo’ el resto de días se establecen como laborables y asignados al turno indicado en la ficha del operario como turno habitual. Lógicamente se pueden cambiar los turnos asignados a cada día, así como el tipo de día.



Botón ‘Copiar’ Permite copiar el calendario actual definido del operario a cualquier otro operario u operarios.

Si se marca ‘Todos’, el calendario actual se copiará a todos los operarios. Impresión

Importante Se puede establecer el calendario tipo para un operario y posteriormente utilizar la opción de ‘Copiar’ para realizar una copia del mismo a otro u otros operarios, de forma que si la empresa tiene un número elevado de operarios no hay que ir uno a uno estableciendo el calendario de turnos. Por ejemplo, se puede establecer el calendario laboral del mes de Diciembre que contempla varios días como festivos y copiarlo al resto de operarios. En la copia el calendario se crea en función del turno habitual que tiene definido cada operario.



7.2.2. Mantenimiento Operarios. El mantenimiento de operarios permite definir los operarios de Taller que se van a controlar en el módulo de Operarios y Rendimientos. Un operario puede ser de mano de obra directa o indirecta. Entendiéndose por mano de obra indirecta aquellos trabajadores que realizan funciones administrativas a los cuales solo se les va a controlar la presencia y trabajadores de mano de obra directa (mecánicos o técnicos de Taller) a los que se controla además de la presencia los fichajes de intervenciones en operaciones (Este trabajo será el que posteriormente se facture).

Formulario Ficha Campo Descripción Operario Código del operario. Nombre Nombre del Operario. Turno Habitual Turno habitual. Servirá de base para crear calendario de turnos. Tipo Mano de Obra Puede ser Directa o Indirecta. Solo pueden fichar trabajos los operarios de

Mano de Obra directa, el resto solo fichajes de presencia o ausencia. Fecha Alta Fecha de Alta del Operario en la empresa. Fecha de Baja Fecha de Baja definitiva en la empresa. No baja temporal por enfermedad. Coste Hora Importe del Coste hora del operario. Para Cálculo del coste operaciones. Tipo Hora Extra Tipo de Hora extra aplicable al operario en fichajes fuera de turno. Ultimo Fichaje Datos informativos relativos al último fichaje del operario. Activo Indicador si el operario está o no activo. Inactivo si tiene fecha baja. Presente Indicador si el operario está o no presente. Estará ausente cuando realice



un fichaje de ausencia. Si está presente puede o no estar trabajando, pero si está trabajando necesariamente tiene que estar presente.

Trabajando Indicador si el operario está o no trabajando. El botón ‘Calendario’ permite acceder al calendario de turnos, bien para consulta o definición del mismo. Formulario Datos Personales Campo Descripción Num. Seg.Social Numero de la seguridad Social. Informativo. Se valida. Cif/nif Número de Cif/Nif. Informativo. Se valida. Categoría Categoría Profesional del operario. Se valida en categorías. Nombre Nombre del Operario. Ídem a los datos definidos en el formulario ficha Apellidos Apellidos del Operario. Ídem a los datos del formulario ficha Genero Masculino o Femenino País Código de País. Se valida Domicilio Domicilio del Operario. Población Población del Operario. C.Postal Código Postal Provincia Provincia. El botón ‘Contacto’, permite añadir personas de contacto relativas o asociadas al operario (familiares, etc). Formulario Fichajes del Operario Permite consultar los fichajes del operario. Se pueden establecer filtros en la consulta por tipo de fichaje, fecha, sección y operación. Copiar Este botón permite copiar un operario sobre otro. Lógicamente habrá que cambiar los datos relativos al operario sobre el que se copia. Impresión Permite realizar la impresión de los operarios en un rango. Importante

• Un operario que cause baja definitiva en la empresa no puede ser borrado si previamente ha tenido fichajes, ya que para obtener posteriores informes es imprescindible que el operario exista. En este caso, se indicará la fecha de baja (no temporal, sino definitiva) en la empresa.



7.2.3. Captura de Fichajes. Mediante esta opción es posible realizar la captura de fichajes en el módulo de Operarios y Rendimiento de Taller. Los fichajes que se pueden controlar pueden ser de tipo productivo (sobre trabajos realizados) o improductivos (incidencias, ausencias, cursillos, etc) en función del tipo de fichaje que se realice. Los fichajes productivos van asociados a los documentos de venta. Estos pueden ser ordenes, albaranes o facturas, siempre y cuando se hayan indicado operaciones a realizar, por tanto, se habrá emitido una hoja de intervenciones para Taller / Servicio Técnico. La captura de fichajes puede ser en línea o fuera de línea. Si es en línea, el operario que ficha, no puede modificar la fecha y hora del fichaje, en otro caso, si será posible. Se puede cambiar entre fichajes en línea o fuera de línea, pero se solicita clave (procesos especiales) para poder cambiar esta característica. El sistema de fichajes es capaz de detectar cuando un fichaje es de inicio, fin o de inicio y fin. Así mismo, tiene la posibilidad de activar los fichajes automáticos en función de las horas de turno establecidas, de manera que si la hora del sistema corresponde a la hora de fin de turno y existen fichajes abiertos, los cierra automáticamente. Esta característica hay que activarla de igual forma que la de conmutar entre fichajes en línea o fuera de línea. Los fichajes se muestran en dos colores, a saber: Verde cuando un fichaje esta abierto o iniciado, en rojo si esta finalizado.

Si el tipo de fichaje no es productivo, no se solicitan los datos de documento, sección, ni operación. Esto permite capturar los fichajes de incidencias, ausencias, etc. Posteriormente se podrán emitir informes o consultar fichajes por tipo de fichaje.



Formulario Campo Descripción Tipo Tipo de fichaje. Se valida. Determina el resto de campos a capturar. Operario Operario que ficha. Se valida. Documento Identificador documento de venta sobre el que se ficha. Se valida. Debe

ser un documento que este abierto y que tenga indicadas operaciones a realizar.

Sección Sección del Taller donde se ficha. La indicada en el operario, aunque puede cambiarse, Se valida.

Operación Código de Operación catálogo Mano de obra. Puede no completarse. Fecha Fecha de Fichaje. Automática si es fichaje en línea. En otro caso puede

completarse. Hora Inicio Hora del fichaje. Automática si es fichaje en línea. En otro caso puede

completarse. Hora Sexagesimal. Hora Final Hora del fichaje. Automática si es fichaje en línea. En otro caso puede

completarse. Hora Sexagesimal. Tiempo Automático. Diferencia entre Hora inicial y Final fichaje. Se indica en

centesimal. Ficha Automáticos Si esta marcado, permite que se realicen los fichajes automáticos de cierre

en función de las horas de turno en aquellos operarios que se encuentren con un fichaje abierto. Se solicita clave para activar esta opción.

Ficha en Línea Si esta marcado, permite que se puedan modificar los datos de fecha y hora de fichaje. Se solicita clave para activar esta opción.

En la parte superior de la ventana existe la posibilidad de aplicar un filtro sobre los fichajes que se presentan en la lista de captura, bien para consultarlos, bien para modificarlos o anularlos si fuese necesario. El botón derecho del ratón sobre un elemento de la lista permite abrir un menú contextual para ir directamente a la ficha del operario del fichaje, o al documento sobre el que hemos realizado el fichaje. El botón ‘Otra Vista’, permite abrir una consulta de los fichajes. Ver el apartado de consulta / Listado de fichajes. Importante Los tiempos invertidos siempre se informan en centesimal, aunque la hora de fichaje se obtenga y aparezca en formato sexagesimal, es decir, media hora se representa por 0,50 (centesimal), no como 0,30 (sexagesimal). Esto es así puesto que los tiempos de facturación también se indican siempre en formato centesimal. Los fichajes se pueden consultar igualmente desde el propio documento de venta en la pestaña ‘Consulta Fichajes’. También es posible consultar los mismos desde la ficha de cada operario.



7.2.4. Consulta / Listado de Fichajes. Mediante esta opción es posible realizar una consulta selectiva, así como la impresión de los fichajes realizados. Se pueden establecer filtros por tipo de fichaje, fechas, operarios, etc. La consulta se puede hacer resumida o detallada. Si se emite resumida, el resumen se realiza aplicando los mismos filtros y obteniendo los resultados en función del campo ‘Ordenado por’. Se pueden obtener consultas por: Tipo de fichaje, Operario, Fecha, Documento y Sección. Los resultados mostrados en la lista, podrán ser impresos utilizando el botón ‘Imprimir’. Se puede acceder al documento indicado en el fichaje pulsando sobre el elemento de la lista. El tiempo extra calculado forma parte del tiempo total invertido. El tiempo extra se calcula automáticamente en función del turno del operario establecido para el día sobre el que se produce el fichaje.

Importante El tiempo extra indicado, no debe confundirse con horas extras, sino mas bien con el concepto de Tiempo fichado fuera de jornada laboral indicada por el turno del operario. El tratamiento o consideración de ‘Hora extra’ lo determinará la política de la empresa. El sistema únicamente informa de dicha circunstancia.



7.2.5. Consulta Ocupación Operarios. Esta opción permite consultar la ocupación de los operarios en el Taller en función de los fichajes que hayan realizado y estén iniciados.

El formulario muestra en tiempo real los operarios que se encuentran trabajando o que se encuentran libres. Si se encuentran trabajando, muestra el documento en el que se han fichado por última vez, así como la fecha, la hora y la sección donde se encuentra. El botón ‘refrescar’ permite actualizar la lista en función de los fichajes que se estén produciendo en tiempo real. Importante Si un operario está trabajando implícitamente está presente, y viceversa, es decir, si no está presente no está trabajando. No obstante puede estar presente y no trabajando (parado). Un operario no está presente cuando ha fichado un tipo de incidencia que corresponde a ausencia.



7.2.6. Consulta / Listado Mano de Obra en Curso. Esta opción permite consultar la Mano de Obra en Curso en función de los fichajes realizados por los operarios en Órdenes de Taller que se encuentran en curso, es decir, pendientes de facturar. La consulta se puede realizar de forma detallada (fichaje a fichaje) o resumida por distintos campos en función del campo de ordenación, que puede ser: Sección, Fecha, Operario y Documento. En la primera parte del formulario se puede realizar un filtro sobre los fichajes a consultar.

Si se pulsa sobre un elemento de la lista, permite abrir el documento sobre el que se ha realizado el fichaje. La misma consulta que se presenta en el formulario será posible imprimirla mediante el botón ‘Imprimir’ y en función del tipo de salida seleccionado. Por defecto a PDF. Importante El coste que corresponde a los tiempos invertidos va en relación al coste indicado en la ficha de cada operario, de manera que el coste total para una Orden corresponderá a la suma de los costes de cada operario por el tiempo que han invertido cada uno de ellos.



7.2.7. Consulta / Listado Rendimientos. Esta opción permite consultar los Rendimientos de los Operarios en función de los fichajes realizados en Órdenes de Taller que se encuentran facturadas. El rendimiento se obtiene por diferencia entre el tiempo invertido y facturado. Para obtener el tiempo facturado que corresponde a cada fichaje, se realiza mediante un reparto proporcional (tiempo facturado y tiempo invertido) en función de la Operación, la Sección o por Total, según se haya definido en los parametros de la sucursal. La consulta se puede realizar de forma detallada (fichaje a fichaje) o resumida por distintos campos en función del campo de ordenación, que puede ser: Sección, Fecha, Operario y Documento. En la primera parte del formulario se puede realizar un filtro sobre los fichajes a consultar

Importante Si se hace un reparto a nivel de operación o sección y no existe equivalencia entre las secciones / operaciones fichadas, el reparto se hace por tiempos totales invertidos y facturados. El ratio de rendimiento está expresado en %, es decir, un 100% de rendimiento no implica que haya un rendimiento positivo, se trataría de un rendimiento neutro, el mínimo deseable, puesto que ello querrá decir que se ha facturado el mismo tiempo que se ha invertido. Todos los ratios superiores a 100 suponen rendimientos positivos, y los inferiores, rendimientos negativos.



7.2.8. Consulta / Listado Presencia. Esta opción permite consultar y listar un análisis de la presencia de los operarios en un rango de fechas. Permite conocer las horas de turno, horas de ausencia, horas de vacaciones, horas extras, horas trabajadas, horas de paro, etc. La consulta se puede hacer de manera detallada o resumida por operario, en el rango de fechas acotado.

Dato Observación H.Turno Son las horas de turno definidas para el operario en función del calendario y día H.Ausencia Son las horas de fichajes realizados a un tipo correspondiente a ausencia. H.Extras Son las horas fichadas fuera del horario establecido en el turno para dicho día. H.Trabajadas Son las horas fichadas en órdenes de trabajo. Incluyen las horas extras. H.Teóricas Son el resultado de las H.Turno más H.Extras, menos H.Ausencias. H.Vacaciones Son las horas indicadas en el calendario como Vacaciones. H.Paro Son la diferencia entre H.Teóricas y las H.Trabajadas. Importante Es necesario haber definido los calendarios para el/los operarios puesto que en dichos calendarios se indican los turnos de trabajo y que días son laborables, festivos o vacaciones. Ello permitirá entre otros aspectos, conocer y determinar que fichajes se consideran extras o fuera de la jornada laboral.



7.2.9. Estudio de Productividad. Permite realizar un estudio de productividad en función de los fichajes realizados por los operarios (tiempo invertido) y el tiempo facturado, además de tener en cuenta las incidencias por ausencia, los turnos, el tiempo extra y el paro producido. El estudio se puede realizar por sección y operario, de forma resumida o detallada.

Dato Observación H.Turno Las horas de turno son las horas indicadas según el calendario del operario para

la el rango de fechas acotado. H.Ausencia Las horas de ausencia se corresponden con la suma de los tiempos fichados por

el operario en el periodo acotado, en aquellos fichajes de tipo ausencia. H.Extras Las horas extra se corresponden a los tiempos fichados fuera de la jornada

establecida por el turno en el periodo acotado. H.Teóricas Las horas teóricas se corresponden a las horas que el operario debería haber

fichado como presencia y trabajo. H.Teóricas = H.Turno + H.Extra – H.Ausencia. H.Trabajadas Las horas trabajadas se corresponden al total de horas fichadas en fichajes que

no sean de tipo Ausencia (las horas extras ya están implícitas en dicho tiempo). H.Paro Las horas de paro se corresponden a la diferencia entre horas teóricas y las horas

trabajadas. H.Paro = H.Teoricas – H.Trabajadas. H.Invertidas Las horas invertidas son las horas trabajadas (fichadas) en documentos

facturados. H.Facturadas Las horas facturadas son las horas que se han indicado en documentos de venta

facturados y correspondientes a líneas de Mano de Obra. Rendimiento El rendimiento es el ratio obtenido de dividir H.Facturadas entre H.Invertidas.

Rendimiento = (H.Facturadas / H.Invertidas) * 100. Un rendimiento es positivo si supera el 100 y negativo si está por debajo. 100 es neutro.

Ocupación La ocupación es el ratio obtenido de dividir las H.Trabajadas entre las H.Teóricas. Ocupación = (H.Trabajadas * H.Teóricas) * 100. La ocupación no puede ser superior al 100%.

Productividad La productividad es el producto obtenido a partir de la ocupación y el rendimiento. Productividad = Ocupación * Rendimiento.



7.2.10. Fichajes Automáticos. Esta opción permite realizar fichajes automáticos de apertura y cierre. Esta opción puede ser de gran utilidad a la hora de realizar el fichaje de fin de jornada y evitar aglomeraciones por parte de los operarios en la realización del mismo. En el caso de fichajes de cierre, muestra todos los operarios que en ese momento se encuentren trabajando y permite sobre la lista marcar o desmarcar los operarios a los que se les va a realizar el fichaje automático en función de la hora indicada de cierre. En el caso de fichajes de apertura, muestra todos los operarios que en ese momento se encuentren libres, proponiendo los mismos datos del último fichaje realizado. Se puede marcar o desmarcar a que operarios se les va a realizar el fichaje automático en función de la hora indicada de apertura.

Importante Existe otra posibilidad de realizar fichajes totalmente automáticos sin intervención del operador. La misma consiste en marcar la opción de ‘Fichajes Automáticos’ en la pantalla de captura de fichajes. (Se solita clave de procesos especiales, para activar dicha opción). Si está activa dicha opción, y la hora del sistema coincide con la hora indicada en el turno para cierre, se producirá el fichaje de forma automática.



8. Vehículos Nuevos y Usados. 8.1. Mantenimiento Unidades. Esta opción permite mantener el Stock de Unidades de Vehículos, ya sean estos nuevos o usados. Una unidad se puede identificar indistintamente por el chasis/bastidor o por la matrícula. En el caso de vehículos nuevos que no están matriculados, el identificador será el chasis. Se puede gestionar la unidad desde el mismo momento en que se realiza el pedido al fabricante hasta su venta. Para que un vehículo pueda gestionarse en stock, necesariamente ha de tener abierta una ficha de vehículo donde se completarán los datos que permiten identificar al mismo. Un vehículo puede entrar más de una vez en stock ya que se puede haber vendido como vehículo nuevo y posteriormente haberse recomprado y volver a entrar como vehículo usado.

El formulario consta de varias pestañas: -Datos Generales -Datos Comercial -Datos Descripción -Datos Económicos -Datos Opciones.



Formulario datos Generales Campo Descripción Chasis/Bastidor Identificador del vehículo. Matrícula Identificador del vehículo. Marca Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Modelo Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Color Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Segmento Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Flota Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Código Motor Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Tipo Motor Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Clase Vehículo Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Tipo Vehículo Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Tipo Cambio Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Motorización Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Kilómetros Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Horas Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Ubicación Lugar donde se encuentra físicamente el vehículo en el taller o concesión. Documentación Lugar donde se encuentra la documentación. Banco, Gestoría, etc. Transporte Datos relativos al envío o recepción del vehículo desde el fabricante. Familia Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario. Días en Stock Autocalculado en función de la fecha de Recepción del vehículo y la fecha

de entrega al cliente (si no existe fecha de entrega, se toma como fecha final la fecha del sistema).

Situación Situación del Vehículo. Puede estar en Stock, Reservado o Facturado. La situación de facturado se cambiará automáticamente cuando sea vendido.

Fecha Alta/compra Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Fecha Matriculación Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Fecha Revisión Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario F.Garantía/Seguro Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario F.Adjudicación Fecha en que el vehículo es adjudicado por el fabricante. F.Recepción Fecha en que el vehículo es recepcionado en stock. (ver días stock) F.Documentación Fecha que figura en la documentación del vehículo. F.Prevista/Entrega Fecha prevista de entrega al cliente y fecha de entrega al cliente Lavado Si el vehículo ha sido lavado Preentrega Si se le ha realizado la preentrega al vehículo Ficha Técnica Si se ha tramitado la ficha técnica del vehículo. Imagen Se puede asociar una imagen. .Jpg. bmp, etc al vehículo. Se puede acceder a la ficha del vehículo pulsando sobre ‘chasis’ o ‘matricula’. Ambos campos se convierten en botones al pasar sobre los mismos. El botón de ‘Imprimir’ permite realizar una acotación sobre los datos del stock. El botón de ‘Consulta Stock’, permite abrir el formulario de consulta de Stock. Para mas detalle ver explicación de dicha opción. Importante No pueden existir dos vehículos con la misma matrícula, como tampoco pueden existir dos vehículos con el mismo bastidor. Si pueden existir fichas de vehículos sin completar el campo bastidor o el campo matrícula. En el caso de un vehículo nuevo, no tiene matrícula hasta que no se vende y se matricula.



Formulario datos Comerciales Campo Descripción Proveedor Código del proveedor del vehículo. Se valida. Cliente Cliente. Solo puede indicarse en la ficha del vehículo. No editable.

Informativo. Se establece automáticamente cuando el vehículo es vendido. Financiera compra Se valida como un proveedor mas. Gestoría Se valida como un proveedor mas. Vendedor Código del comercial. Se valida en vendedores. Financiera venta Se valida como un proveedor mas. Compañía de Seg. Se valida como un proveedor mas. Agente Código del Agente / Avisador. Se valida como un vendedor mas. Documentos Compra Se mostrará la lista de documentos de compra relacionados con dicho

vehículo. Se puede acceder al mismo pulsado sobre el elemento de la lista.

Documentos Venta Se mostrará la lista de documentos de venta relacionados con dicho vehículo (ofertas, facturas, etc). Se puede acceder al mismo pulsado sobre el elemento de la lista.

Formulario datos Descriptivos Campo Descripción Características Se muestran las características del vehículo. No editable. Solo desde la

ficha del vehículo. Notas Se pueden indicar notas relativas al vehículo en stock Código Radio Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Código Alarma Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Código Llave Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Código Arranque Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Código Mando Se define en la ficha del vehículo. No editable en este formulario Formulario datos Económicos Campo Descripción Unidad Se definirá el precio de coste y venta de la unidad Portes Se definirá el precio de coste y venta de los portes Varios Se definirá el precio de coste y venta de varios. Esto engloba otros precios

no definidos en la unidad. Opciones Será el resultado de la suma de los costes y precios de venta de todos los

opcionales que se incluyan al vehículo. Se definen en pestaña ‘opciones’. %Dto Porcentaje de Descuento que se aplica al vehículo. Se calcula el

descuento. Descuento Importe de descuento. Si se indica, se recalcula el porcentaje y viceversa. Tipo de Iva Tipo de iva aplicable a la venta del vehículo. Formulario datos Opciones Campo Descripción Marca Marca del vehículo. Se valida. Opción Código del opcional. Se valida. Descripción Automática en función del opcional incluido. Pvp Precio indicado de venta para el opcional. Se puede modificar. Coste Precio indicado de coste para el opcional. Se puede modificar.



8.2. Consulta / Stock Unidades. Esta opción permite consultar el stock de vehículos nuevos y usados que se encuentran disponibles para su comercialización. Está misma opción está disponible desde el formulario de Mantenimiento de Unidades (botón ‘consulta stock’, o botón ‘otra vista’). Se puede acotar por rangos de Matrícula, Bastidor, Marca, Modelo, Color, Situación (Stock, Reservado, Facturado), Días en Stock y el indicador si es nuevo o usado. Los vehículos filtrados, se muestran en una lista, en la cual aparecen de color verde aquellos que estén en Stock y en amarillo si han sido reservados y en Rojo si han sido Facturados. Se puede acceder a la ficha del vehículo en stock, pulsando sobre el elemento de la lista.

El botón ‘Imprimir’, permite realizar el listado según la acotación presentada en la lista.



8.3. Análisis Beneficio Operación. Informe de análisis de operaciones de venta de vehículos nuevos y usados. Se realiza una evaluación del beneficio obtenido en las ventas de unidades tanto nuevas como usadas. Es decir, realiza un análisis del beneficio bruto por operación facturada. Realizada la venta y a la vista de los costes directos, así como comisiones a pagar, recibir etc... realiza un desglose del beneficio con obtención del margen semineto. Se obtendrá un informe detallado por operación realizada. Existe la posibilidad de obtener este análisis de beneficio mediante una acotación por rangos de Id de documento, Fecha, y Cliente. Los datos filtrados, se muestran en una lista.

Impresión El botón ‘Imprimir’, permite realizar el listado según la acotación presentada en la lista.



9. Promoción Comercial. 9.1. Seguimiento de Acciones Comerciales. El seguimiento de Acciones Comerciales permite gestionar las ofertas / presupuestos que realicemos a nuestros clientes o que se reciban por parte de los proveedores. Permite realizar seguimientos de campañas, etc.

Formulario Principal Campo Descripción IdSuceso Identificador del suceso. Automático. Tipo Tipo de Suceso. Se valida en tipos de suceso. Clase Puede ser de Ventas o Compras. Fecha Inicio Fecha de inicio del suceso. Comercial Código de Comercial que abre el suceso. Se valida en vendedores. Cliente / Proveedor Código de Cliente o Proveedor. Se valida en función clase de Acción Situación Código de Situación del Suceso o Acción Comercial. Finalizado Indicador de Acción Técnica finalizada. IdDocumento Documento de Venta o Compra relacionado. Puede no completarse Fecha Fin Fecha de Finalización del Suceso. Normalmente coincide con fecha ultima Descripción Descripción del Suceso o Acción Comercial.



Formulario Seguimiento Campo Descripción Fecha Fecha de seguimiento sobre la Acción o Suceso Comercial Hora Hora en la que se produce el Suceso o Acción Comercial Comercial Código del Comercial que atiendo el Suceso. Se valida en vendedores

Impresión El botón ‘Imprimir’ permite realizar un informe de Acciones Comerciales acotando por rangos desde/hasta Id, cliente/proveedor, fecha, situación, Comercial, etc. Importante

• No existe un enlace directo sobre la facturación de ventas, no obstante se utilizará para controlar los trabajos o acciones realizadas a un determinado cliente.

• La fecha del último suceso de seguimiento debe coincidir con la fecha de finalización.



9.2. Consulta / Listado de Acciones Comerciales. Permite realizar una consulta selectiva, así como un listado de las Acciones Comerciales sobre las que se ha realizado un seguimiento.

Mediante el botón ‘Buscar’ permite realizar un filtro en la consulta. La consulta se divide en dos ventanas, en la ventana superior se muestran los Sucesos, Acciones o Casos Comerciales abiertos y en la ventana inferior todos los seguimientos realizados por cada uno de los casos. Haciendo doble clic sobre la ventana de seguimiento accedemos y abrimos el formulario de mantenimiento del Suceso. Haciendo doble clic sobre la ventana primera, si tiene asociado un idDocumento, accedemos directamente al mismo. El botón ‘Imprimir’ permite realizar la impresión del suceso que puede ser detallado o resumido.



10. Cartera de Cobros y Pagos. 10.1. Mantenimiento de Bancos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los bancos para la gestión de cartera y tesorería. Se corresponden a los bancos con los que la empresa trabaja.

Formulario Campo Descripción Banco Código que identifica al Banco. Nombre. Descripción del Banco. Dirección. Descripción de la dirección del banco. País. Código identificativo del País. C.Postal. Código postal. Se valida. Se puede buscar. Población. Nombre de la población. Se recupera automáticamente con C.Postal. Provincia. Nombre de la provincia. Se recupera automáticamente con C.Postal. Cuenta Contable Código de la cuenta contable correspondiente al banco definido. Saldo Inicial Saldo inicial para control Tesorería. Usar por defecto Indicador de uso del código de banco por defecto en tesorería. IBAN Código Iban internacional Bank Acount Number. Se calcula. Automático. Entidad Código de Entidad Bancaria. Según tabla Entidades Bancarias. Sucursal Código Sucursal Bancaria. Dc Digito de control. Forma parte de la cuenta Cuenta Código de la cuenta bancaria. Sufijo Obligatorio para Remesas al Banco. Código INE Obligatorio para Remesas al Banco.



10.2. Mantenimiento Cartera de Cobros. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener y o crear efectos en la cartera de cobros. Los efectos de cobro se generan a partir de la facturación a través del enlace realizado en el proceso de cierre y enlace de ventas. Los efectos generados a partir de una factura dependen de la forma de pago que tenga el cliente, así se pueden generar uno o varios efectos a partir de la misma factura con diferentes fechas de vencimiento. Cada efecto generado en la cartera se identifica con el mismo código que identifica al documento en el módulo de ventas, mas un sufijo de dos dígitos en función del numero de plazos en los que se divide el mismo. Los efectos que estén en cartera, se podrá modificar los datos del banco, además de poder anularlos y/o crearlos nuevos, si fuese necesario, siempre que no hayan sido ya incluidos en una remesa o hayan sido contabilizados.

Formulario Campo Descripción Efecto Código que identifica al efecto. Se compone de año+serie+numero+plazo F.Pago Forma de Pago. Código identificador de la forma de cobro que lo originó. Fecha Emisión Fecha de la Factura. Serie/Factura Serie y numero de la factura que origino este efecto Total Factura Total factura. No editable. Informativo. Importe Importe o fracción del efecto. Si solo hay un plazo igual al total factura. Gastos Importe de gastos ocasionados por posibles devoluciones. Reemisiones. Emitido Indicador de efecto emitió. Impreso. Pagado Indicador de efecto pagado. Se marca como tal cuando se remesa



Remesado Indicador de efecto incluido en una remesa. Se marca automáticamente Descripción Descripción del efecto. Aparece en impresión o recibo domiciliado. Remesa Numero de remesa donde ha sido incluido. Se genera automáticamente. Fecha Remesa Fecha de la remesa. Se marca cuando se incluye en una remesa. Banco Remesa. Banco por el que se ha pasado la remesa al cobro. Automático. Cliente Código de cliente al que pertenece el efecto. CifNif Cif/Nif del cliente al que pertenece el efecto. Nombre Nombre del cliente al que pertenece el efecto. Dirección Datos de la dirección del cliente del efecto. IBAN Código internacional de la cuenta del banco del cliente. Dc Digito de control. Forma parte de la cuenta Cuenta Código de la cuenta bancaria. Nombre Banco Nombre del banco correspondiente a la entidad indicada en la cuenta Dirección Banco Dirección o Plaza del banco por el que se le emite el recibo al cliente. Acciones Mediante el botón de acciones se pueden realizar la impresión del efecto o duplicar el mismo. Duplicar Se utilizará la opción de duplicar efecto cuando hay que dividir un efecto en varios, posteriormente se modifica cada uno de los mismos si fuese necesario en importe o fecha de vencimiento. Imprimir Todos los efectos se pueden imprimir y obtener un documento en formato carta para ser enviarlos por correo indicando su puesta al cobro. Existen diferentes formatos de impresión en función del tipo de efecto, a saber: Recibo. Estas mismas acciones se corresponden a los botones de la barra de herramientas de ‘Copiar’ e ‘Imprimir’. Importante

• Si un efecto ha sido incluido en una remesa por error, hay que modificar la remesa donde ha sido incluido para quitarlo de la misma siempre que no haya sido ya contabilizada.

• Los efectos son marcados como pagados cuando son incluidos en una remesa y la misma se contabiliza.



10.3. Mantenimiento Cartera de Pagos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener y o crear efectos en la cartera de pagos. Los efectos de pago se generan a partir de la facturación a través del enlace realizado en el proceso de cierre y enlace de compras. Los efectos generados a partir de una factura dependen de la forma de pago que tenga el proveedor, así se pueden generar uno o varios efectos a partir de la misma factura con diferentes fechas de vencimiento. Cada efecto generado en la cartera se identifica con el mismo código que identifica al documento en el módulo de compras, mas un sufijo de dos dígitos en función del numero de plazos en los que se divide el mismo. Los efectos que estén en cartera, se podrá modificar los datos del banco, además de poder anularlos y/o crearlos nuevos, si fuese necesario, siempre que no hayan sido ya incluidos en una remesa o hayan sido contabilizados.

Formulario Campo Descripción Efecto Código que identifica al efecto. Se compone de año+serie+numero+plazo F.Pago Forma de Pago. Código identificador de la forma de pago que lo originó. Fecha Emisión Fecha de la Factura. Serie/Factura Serie y numero de la factura que origino este efecto Total Factura Total factura. No editable. Informativo. Importe Importe o fracción del efecto. Si solo hay un plazo igual al total factura. Gastos Importe de gastos ocasionados por posibles devoluciones. Reemisiones. Emitido Indicador de efecto emitió. Impreso. Pagado Indicador de efecto pagado. Se marca como tal cuando se remesa Remesado Indicador de efecto incluido en una remesa. Se marca automáticamente Descripción Descripción del efecto. Aparece en impresión o recibo domiciliado.



Remesa Numero de remesa donde ha sido incluido. Se genera automáticamente. Fecha Remesa Fecha de la remesa. Se marca cuando se incluye en una remesa. Banco Remesa. Banco por el que se ha pasado la remesa al cobro. Automático. Proveedor Código de proveedor al que pertenece el efecto. CifNif Cif/Nif del proveedor al que pertenece el efecto. Nombre Nombre del proveedor al que pertenece el efecto. Dirección Datos de la dirección del proveedor del efecto. IBAN Código internacional de la cuenta del banco del proveedor. Dc Digito de control. Forma parte de la cuenta Cuenta Código de la cuenta bancaria. Nombre Banco Nombre del banco correspondiente a la entidad indicada en la cuenta Dirección Banco Dirección o Plaza del banco por el que se le emite el recibo al proveedor. Acciones Mediante el botón de acciones se pueden realizar la impresión del efecto o duplicar el mismo. Duplicar Se utilizará la opción de duplicar efecto cuando hay que dividir un efecto en varios, posteriormente se modifica cada uno de los mismos si fuese necesario en importe o fecha de vencimiento. Imprimir Todos los efectos se pueden imprimir y obtener un documento en formato carta para ser enviarlos por correo indicando su puesta al cobro. Existen diferentes formatos de impresión en función del tipo de efecto, a saber: Talón y Pagaré. Estas mismas acciones se corresponden a los botones de la barra de herramientas de ‘Copiar’ e ‘Imprimir’. Importante

• Si un efecto ha sido incluido en una remesa por error, hay que modificar la remesa donde ha sido incluido para quitarlo de la misma siempre que no haya sido ya contabilizada.

• Los efectos son marcados como pagados cuando son incluidos en una remesa y la misma se contabiliza.



10.4. Impresión de documentos. Mediante el siguiente formulario se pueden emitir los efectos de cobro o pago. Está misma opción esta disponible desde el botón de impresión dentro de los mantenimientos de efectos. Se puede realizar filtros por cliente y numero de efecto, así como por el código de forma de pago/cobro. Con la aplicación se distribuyen tres formatos de impresión estándares, a saber: Recibo, Talón y Pagaré. Los tres en formato carta.

Formulario Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo: Cobro o Pago. F.Pago Forma de Pago. Código identificador de la forma de pago. Filtro. Efecto Rango de efectos a imprimir. Cliente/Proveedor Rango de clientes / proveedores en función del tipo de Efecto. Formato Se selecciona el formato. Recibo/Talón/Pagaré. Tipo Salida Tipo de salida de la impresión. Importante

• El formato de pagaré o talón hay que encargarlo a la entidad con la que vayamos a realizar el pago mediante el uso de talones o pagares, ya que se trata de un documento oficial. Por tanto, exigirá adaptar el formato a las características de cada uno de los documentos.

• Cuando un efecto se imprime, cambia la situación a emitido. • Los efectos se pueden emitir (imprimir) cuantas veces sea preciso.



10.5. Remesar Cobros. Mediante el siguiente formulario se agrupan los efectos de cobro a través de la confección de una Remesa. Una Remesa consiste en agrupar efectos que se encuentran en cartera pendientes de cobrar, seleccionándolos por fechas de vencimiento, numero de efecto, cliente, importe y forma de pago. Una remesa se cobra a través de un banco.

Formulario Campo Descripción Remesa Numero de Remesa. Identificador de remesa. Ejercicio+Secuencia Fecha Fecha en la que se realiza la remesa. Banco Remesa Código del Banco por el que va a cobrar la remesa. Efecto Rango de Efectos a filtrar para componer la remesa. Fecha Vto. Rango de fechas a filtrar para componer la remesa. Cliente Rango de clientes a filtrar para componer la remesa. Importe Rango de importes a filtrar para componer la remesa. Forma de Pago Rango de formas de pago para componer la remesa. El botón ‘Seleccionar’ permite realizar filtros sobre los efectos pendientes para poder incluirlos en una remesa. Los efectos que cumplan los criterios de filtro, se mostrarán en una lista. Para incluirlos en la remesa, se marcará el check y para eliminarlos se desmarcará. En la parte inferior se muestra en todo momento el número de efectos incluidos en la remesa y el importe de la misma. Antes de poder incluir cualquier efecto en una remesa, se deberá dar de alta una remesa (incluyendo el número, fecha y banco), y a continuación pulsar el botón ‘Seleccionar’. Para realizar cualquier filtro se deberán rellenar los datos del filtro y pulsar ‘Aplicar’. Para guardar la remesa se pulsará ‘Aceptar’, he indicará que se ha guardado la remesa. Se pueden incluir efectos nuevos o eliminar efectos de una remesa existente, siempre y cuando no este contabilizada.



10.6. Remesar Pagos. Mediante el siguiente formulario se agrupan los efectos de pago a través de la confección de una Remesa. Una Remesa consiste en agrupar efectos que se encuentran en cartera pendientes de pagar, seleccionándolos por fechas de vencimiento, numero de efecto, proveedor, importe y forma de pago. Una remesa se cobra a través de un banco.

Formulario Campo Descripción Remesa Numero de Remesa. Identificador de remesa. Ejercicio+Secuencia Fecha Fecha en la que se realiza la remesa. Banco Remesa Código del Banco por el que va a cobrar la remesa. Efecto Rango de Efectos a filtrar para componer la remesa. Fecha Vto. Rango de fechas a filtrar para componer la remesa. Proveedor Rango de proveedores a filtrar para componer la remesa. Importe Rango de importes a filtrar para componer la remesa. Forma de Pago Rango de formas de pago para componer la remesa. El botón ‘Seleccionar’ permite realizar filtros sobre los efectos pendientes para poder incluirlos en una remesa. Los efectos que cumplan los criterios de filtro, se mostrarán en una lista. Para incluirlos en la remesa, se marcará el check y para eliminarlos se desmarcará. En la parte inferior se muestra en todo momento el número de efectos incluidos en la remesa y el importe de la misma. Antes de poder incluir cualquier efecto en una remesa, se deberá dar de alta una remesa (incluyendo el número, fecha y banco), y a continuación pulsar el botón ‘Seleccionar’. Para realizar cualquier filtro se deberán rellenar los datos del filtro y pulsar ‘Aplicar’. Para guardar la remesa se pulsará ‘Aceptar’, he indicará que se ha guardado la remesa. Se pueden incluir efectos nuevos o eliminar efectos de una remesa existente, siempre y cuando no este contabilizada.



10.7. Consulta de Efectos. Mediante el siguiente formulario se pueden consultar e imprimir los efectos de cobro y pago aplicando diferentes filtros. Se puede mostrar la consulta detallada, agrupada por Cliente / Proveedor o agrupada por Fecha de Vencimiento.

Formulario Campo Descripción Tipo Permite seleccionar la consulta sobre cartera de Cobros o Pagos. Efecto Rango de Efectos a acotar. Si no se indica nada, la consulta es completa. Fecha Emisión. Rango de Fechas a acotar. Si no se indica nada, la consulta es completa. Forma Pago. Rango de Formas de pago a acotar. Fecha Vencimiento. Rango de Fechas a acotar. Cliente / Proveedor. Rango de Clientes / Proveedores a acotar, en función tipo cartera. Situaciones Permiten indicar que situación de los efectos deben ser filtradas. Modo. Se puede seleccionar como se quiere la consulta. Puede ser :

Desglosada En este caso se muestra: Numero Efecto, F.Emisión, F.Vto, Importe, Documento, Cliente, Nombre, Remesa, F.Remesa, Banco, CCC, Situaciones. Agrupar por Cliente. En este caso se muestra: Cliente, Nombre e importe. Agrupar por F.Vto. En este caso se muestra: F.Vencimiento e importe.

El botón ‘Aplicar’ permite hacer efectivos los filtros acotados. Impresión El botón imprime realiza la impresión de los datos presentados en la ventana de consulta.



10.8. Generar Remesa de Cobros. Mediante el siguiente formulario se pueden generar las remesas a disco en formato CSB 19 o CSB 58 (Adeudo por Domiciliación o Anticipo de Cobro). Las remesas deben existir previamente para realizar este proceso. Una remesa de cobros puede llevarse en papel al banco (listado de los efectos que componen la misma) o de forma automática mediante el siguiente proceso que permite obtener un fichero tipo texto normalizado por el Consejo Superior Bancario.

Formulario Campo Descripción Remesa Debe existir previamente. Se selecciona. Banco Corresponde al Banco por el que se remesa. Fecha Confección Fecha de confección del Soporte. Dato obligatorio para el soporte. Forma Cargo Fecha de cargo. Fecha en la que el banco abonará la remesa. Cuenta Bancaria Códigos correspondientes al banco por el que se remesa y se abonará la

remesa. Norma Las normas disponibles son: C19 o C58. Fichero Nombre del fichero a obtener con los datos de la remesa. (1) Se mostrará un mensaje indicando el número de documentos/efectos que se incluyen y el importe de los mismos, así como el nombre del fichero en el que se genera. (1) (1). El nombre del fichero de la remesa en disco se compondrá del prefijo ‘REMESA’+Norma (puede ser C19 o 58)+numero de remesa. El fichero obtenido se localizará en ruta indicada dentro del fichero de configuración en la clave ‘pahtFicheros’. Importante

• Se pueden llevar al banco remesas en papel listado, aunque cada vez es menos usual.



10.9. Generar Remesa de Pagos. Mediante el siguiente formulario se pueden generar las remesas a disco en formato CSB 34 o CSB 68 (Transferencias y Cheques o Pagos Domiciliados). Las remesas deben existir previamente para realizar este proceso. Una remesa de pagos puede llevarse en papel al banco (listado de los efectos que componen la misma) o de forma automática mediante el siguiente proceso que permite obtener un fichero tipo texto normalizado por el Consejo Superior Bancario.

Formulario Campo Descripción Remesa Debe existir previamente. Se selecciona. Banco Corresponde al Banco por el que se remesa. Fecha Confección Fecha de confección del Soporte. Dato obligatorio para el soporte. Forma Cargo Fecha de cargo. Fecha en la que el banco cargará la remesa. Cuenta Bancaria Códigos correspondientes al banco por el que se remesa y se cargará la

remesa. Norma Las normas disponibles son: C34 o C68. Fichero Nombre del fichero a obtener con los datos de la remesa. (1) Se mostrará un mensaje indicando el número de documentos/efectos que se incluyen y el importe de los mismos, así como el nombre del fichero en el que se genera. (1) (1). El nombre del fichero de la remesa en disco se compondrá del prefijo ‘REMESA’+Norma (puede ser C34 o 68)+numero de remesa. El fichero obtenido se localizará en ruta indicada dentro del fichero de configuración en la clave ‘pahtFicheros’. Importante

• Se pueden llevar al banco remesas en papel listado, aunque cada vez es menos usual.



10.10. Contabilización de Remesas. Mediante el siguiente formulario se pueden contabilizar la/las remesas generadas de cobros y pagos. La contabilización de una remesa salda la cuenta del cliente en caso de remesa de cobros o del proveedor en caso de pagos. Los apuntes generados se quedan como pendientes de actualizar en contabilidad.

Formulario Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de Remesa a contabilizar. Cobros o Pagos. Remesa Se selecciona el número de Remesa. Debe existir. Fecha Contable Fecha de los apuntes contables. Por defecto igual a la fecha remesa. Justificante Numero de justificante contable para generar los apuntes. Cuenta Cuenta del banco de cargo o abono en su caso. En función banco remesa. Importante

• Los efectos que componen la remesa quedan marcados como contabilizados y pagados. Se da por pagados/cobrados los efectos que han sido remesados, independientemente que puedan venir posteriormente devueltos, en cuyo caso, habrá que realizar de forma oportuna el apunte rectificativo.

• Al finalizar la generación de apuntes se informa de los totales contabilizados (debe y

haber) y la situación donde quedan los movimientos contables (Pendientes).

• Si una remesa ya estuviese contabilizada, se avisaría de tal circunstancia.

• Una vez seleccionada una remesa, se mostrará la información de cantidad de efectos e importe total de la remesa seleccionada.



10.11. Mantenimiento Tesorería. Mantenimiento de la Tesorería (Cobros y Pagos). La tesorería se generará de forma automática a partir de la facturación (en el momento que una factura se realice –imprima- y cambie de situación a emitida). No obstante, se pueden mantener (crear y borrar) diferentes conceptos que se quieren controlar mediante una gestión de tesorería y que no provienen de de la gestión de compras y ventas, tales como alquileres, nominas, seguros sociales, pagos a cuenta, etc.

Formulario Filtro Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de Tesorería a consultar. Cobros, Pagos o Ambas. Fecha Rango de fechas a acotar en la consulta. Banco Rango de bancos a acotar en la consulta. Cliente/Proveedor Rango de clientes o proveedores a acotar en la consulta. Primeramente se puede establecer un filtro para mostrar y/o consultar los movimientos de tesorería sobre los que se puede actuar (mantener). El botón ‘aplicar’ hace efectivos los filtros. Formulario Movimiento Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de Tesorería a introducir. Cobros o Pagos. Fecha Se indica la fecha del movimiento que se va a crear. Banco Se indica el banco sobre el que se prevé el cobro o pago. Se valida. Descripción Se indica el concepto que se va a incluir en la tesorería. Cliente/Proveedor Se indica el cliente o proveedor en función de tipo (cobro o pago). Importe Se indica el importe del cobro o pago.



Se pueden añadir y/o quitar movimientos, así como modificar los existentes, mediante los botones correspondientes. Sobre los elementos de la lista, se puede usar el botón derecho del ratón para abrir el documento (si proviene de una factura de compras o ventas de forma automática), abrir el propietario (ficha del cliente o proveedor) o abrir el banco (ficha del banco). Importante

• Puesto que la gestión de tesorería debe mostrar y dar datos en tiempo real, las facturas de compras y ventas que se realicen, se incluyen de forma automática en el momento que se emitan, en la tesorería. Si se rectifican y/o anulan, los cambios se reflejan de forma automática sobre la tesorería.

• Una factura se refleja en la tesorería de igual forma que en la cartera, es decir, en función

de la forma de pago, genera o fracciona tantos efectos como se indique. En este caso, genera tantos movimientos como fracciones corresponda del documento y en las fechas de vencimiento que se calculen.

• Los movimientos de tesorería no llevan un reflejo contable, es decir, podemos analizar la

‘previsión’ sobre un banco, pero una previsión no es un movimiento real, simplemente se trata de una aproximación.

• Las previsiones se basan en los movimientos que se realizan sobre los distintos bancos.

Los Cobros y Pagos previstos sobre los mismos. Todos los bancos parten de un ‘saldo inicial’ de tesorería. El ‘saldo inicial’ se puede establecer en cualquier momento y corresponde a la situación real de ‘cuadre’ de un banco a una fecha. (Saldo cuenta). El saldo inicial es importante, puesto que permite por arrastre de saldo + cobros – pagos, obtener el saldo ‘previsto’ del banco a una fecha concreta.



10.12. Previsión de Tesorería. Informe Previsión de Tesorería (Cobros y Pagos) a una fecha. Permite obtener un informe de tesorería por bancos a una determinada fecha.

Formulario Campo Descripción Banco Rango de bancos a consultar. Fecha Rango de fechas a acotar en la consulta. Resumido/Desglose Indicador si el informe es desglosado o resumido. Se puede acotar un rango de bancos y/o fechas para analizar la previsión. El ‘saldo inicial’ se corresponde a la suma de los saldos iniciales de los bancos acotados mas / menos los movimientos de cobros y pagos hasta la fecha inicial en el rango establecido. El saldo final es el arrastre acumulado de cobros y pagos. Si el informe es resumido, se muestra la previsión por fechas, totalizando cobros y pagos por cada fecha y mostrando el saldo acumulado en cada una de ellas. Si el informe es detallado, se muestra la previsión por banco y fecha, totalizando cobros y pagos por cada banco y fecha, además de mostrar el saldo acumulado arrastrado. Impresión Se imprimirá el informe con los datos mostrados en la consulta. Importante

• El saldo inicial corresponde al saldo inicial acumulado de los bancos que se incluyan en el rango, más los movimientos de cobros y pagos hasta la fecha inicial.



10.13. Listados de Tesorería. Listado de Movimientos de Tesorería (Cobros y Pagos) a una fecha. Permitir realizar un informe de movimientos de tesorería acotados por rango de fechas, clientes/proveedores y bancos, de forma que podamos ver en detalle la composición de nuestra tesorería.

Formulario Campo Descripción Tipo Selección del tipo de consulta. Cobros, Pagos o Ambos. Banco Rango de bancos a consultar. Fecha Rango de fechas a acotar en la consulta. Cliente/Proveedor Rango de clientes/proveedores a consultar. Se muestran el detalle de los movimientos que componen la tesorería. Solo se mostrará ‘Id.documento’ en aquellos movimientos que provengan de forma automática a partir de una factura de compras y ventas. Impresión Se imprime el informe con el resultado de la consulta mostrado en la lista. Importante

• La diferencia fundamental respecto al informe de previsión de tesorería es que en este informe se permite ver el desglose de los movimientos, por banco, cliente y fecha, mientras que en el de previsión está enfocado a obtener la previsión por fecha y banco.



10.14. Borrado Efectos Vencidos. Mediante el siguiente formulario se pueden depurar efectos vencidos de la cartera de cobros y pagos. Técnicamente un efecto puede permanecer por tiempo indefinido a modo de historial en la cartera, puesto que en ninguno de los procesos donde son tratados son eliminados, no obstante, es conveniente realizar una depuración de efectos que ya han sido cobrados/pagados y que han cumplido su objetivo. Este proceso, permite un amplio rango de acotación y filtro para seleccionar los efectos a ser depurados.

Los efectos se presentan en una lista y aparecen marcados aquellos que cumplen la selección de filtro establecida, no obstante, se pueden desmarcar y/o marcar a voluntad. Una vez se confirme el borrado, serán depurados aquellos que figuren como marcados. Formulario Campo Descripción Tipo Se selecciona el tipo de Cartera a depurar. Cobros o Pagos. Efecto Rango de Efectos a depurar. Fecha Emisión Rango de Fechas de Emisión a depurar. Fecha Vencimiento Rango de Fechas de Vencimiento a depurar. Remesa Rango de Remesas a depurar. Forma de Pago Rango de Formas de Pago a depurar. Cliente/Proveedor Rango de Clientes/Proveedores a depurar en función tipo cartera. Situaciones Se indican que situaciones se quieren filtrar.



11. Contabilidad. 11.1. Mantenimiento Maestros. 11.1.1. Mantenimiento Empresa. Mediante el siguiente formulario se pueden dar de alta, modificar, borrar, copiar e imprimir los datos de la empresa con la que se va a trabajar en Contabilidad y/o Facturación. Si la empresa trabaja con múltiples sucursales, la empresa definida en contabilidad, corresponde a la sucursal 0 o empresa matriz. Será la una sucursal que no se podrá borrar. La contabilidad se lleva por empresa (base de datos) y no por sucursal, es decir, independientemente del numero de sucursales definidas en el sistema para una misma empresa y de la obtención de informes de ventas y compras diferenciados por sucursal, siempre se contabilizará sobre la sucursal 0 que como queda dicho corresponde a la empresa matriz. El nombre de la empresa definida aparecerá siempre en la barra de titulo de la ventana principal. El formulario consta a su vez de tres pestañas: Empresa, Ejercicio y Cuentas.



Formulario Empresa Campo Descripción Cif/Nif. Cif/Nif de la empresa. Se valida. Nombre. Descripción de la empresa. Dirección. Descripción de la dirección de la empresa. País. Código identificativo del País. Se valida. Se puede buscar. Códigos ISO

internacionales. C.Postal. Código postal. Se valida. Se puede buscar. Población. Nombre de la población. Se recupera automáticamente con C.Postal. Provincia. Nombre de la provincia. Se puede buscar. Se recupera automáticamente

con C.Postal. Activa. Indicador si la empresa está o no activa. Si no está activa, no se puede

utilizar en el resto de la aplicación. En proceso Cierre. Indicador si la empresa está o no en periodo de cierre. Debe estar

marcado cuando se vaya a realizar el cierre contable, en otro caso no es posible realizarlo.

Consolidación. Indicador si la empresa es o no de consolidación. En una empresa de consolidación no se puede contabilizar sobre la misma. Sólo se usa para la emisión de balances consolidados.

Núm.Just.Automático Indicador si la empresa va a utilizar numeración automática de justificantes. Un justificante es una agrupación de movimientos contables bajo una misma fecha.

Justificante. Número último de justificante a partir del cual se inicia la numeración en caso de haber indicado que la empresa lleva numeración automática de justificantes.

Ejercicio. Año del ejercicio contable activo en la empresa. Dígitos Grado. Definen la estructura del plan de cuentas a utilizar para la empresa. Se

pueden utilizar hasta 5 grados o niveles, y cada nivel puede llevar el número de dígitos que se quiera, siendo el número total de dígitos máximo admitido para una cuenta de 12. Por ejemplo, 2-1-1-5-0, indica que se van a llevar 4 niveles, puesto que el quinto nivel no tiene indicado numero de dígitos, además el numero total de dígitos de una cuenta será de 9 (2+1+1+5). Las cuentas que reciben movimientos siempre son las de último nivel, en este caso serán las cuentas que tengan 9 dígitos. Una vez definido un plan de cuentas, no se puede cambiar los dígitos por grado de la empresa. Se muestra en la ventana como queda la estructura de cuentas. La definición de los dígitos por grado es importante realizarla correctamente puesto que de ella dependerá la estructura de los balances a emitir.

Importante

• Una vez definidos la estructura del plan de cuentas de una empresa no puede ser cambiada si ya existen cuentas definidas.

• Los dígitos por grado definidos determinan la estructura del balance para su emisión. • Sólo es posible consolidar empresas que tengan la misma estructura de plan de cuentas

(no necesariamente las mismas cuentas). Es importante tener esto en cuenta si se va a trabajar con varias empresas y posteriormente se quieren consolidar.



Formulario Ejercicio

Campo Descripción Válido Desde. Se indicará el mes y año válidos desde en los que es posible introducir

movimientos contables para dicha empresa. Este dato junto con el periodo hasta, permite controlar la introducción de movimientos y evitar errores al indicar la fecha de contabilización. Si la fecha de contabilización está fuera de los periodos válidos se indicará en la pantalla.

Válido Hasta. Se indicará el mes y año válidos hasta los que es posible introducir movimientos contables. El año válido puede ser diferente del ejercicio contable (pueden introducirse movimientos contables del siguiente ejercicio sin haber cerrado el anterior).

Fin Ejercicio. Normalmente siempre será el mes 12, aunque excepcionalmente puede variar para aquellas empresas en las que su periodo no coincida con el periodo natural del año. Para modificar el mismo hay que utilizar el botón ‘Modifica’ donde hay que introducir la clave de usuario.

Periodo Liquidación. Se indicará el mes y año de la próxima liquidación de iva. Tipo Liquidación Permitirá seleccionar que tipo de liquidación realiza la empresa. Los

valores pueden ser: Mensual o Trimestral. Régimen. Permitirá seleccionar el tipo de régimen al que está acogida la empresa

para la liquidación de iva. Los valores pueden ser: Ordinario o Especial. Tipo Ordinario. Se indicará el código de Iva definido para el tipo de iva ordinario (ver

formulario de tipos de iva). Tipo Reducido. Se indicará el código de Iva definido para el tipo de iva Reducido (ver

formulario de tipos de iva). Tipo Súper Reducido Se indicará el código de Iva definido para el tipo de iva súper reducido (ver

formulario de tipos de iva).



Formulario Cuentas

Campo Descripción Iva Soportado. Se indicará la cuenta de iva Soportado. Se valida. Iva Repercutido. Se indicará la cuenta de iva Repercutido. Se valida. IRPF. Se indicará la cuenta de IRPF. Se valida. Compras. Se indicará la cuenta de Compras. Se valida. Ventas. Se indicará la cuenta de Ventas. Se valida. Cobros. Se indicará la cuenta de Cobros. Se valida. Pagos. Se indicará la cuenta de Pagos. Se valida. Cierre. Se indicará la cuenta de Cierre (grupos 6 y 7). Esta cuenta será la utilizada

para realizar el asiento de regularización. Se valida. Para los grupos 8 y 9 del nuevo plan general contable, se puede especificar la cuenta de cierre en cada una de las cuentas del plan.

Importante

• Se pueden realizar búsqueda de las cuentas pulsando sobre el botón de buscar cuentas. La búsqueda se realiza sobre la cuenta donde se tenga el foco dentro del formulario.

• Se puede utilizar el uso del (.) para la introducción del código de la cuenta de forma abreviada. Ejemplo: 6.0, completará con los ceros necesarios para obtener la cuenta que empiece por 6 y termine en 0. 472.0, ídem al caso anterior.

• Las cuentas lógicamente se validan en el plan, pero no es necesario indicarlas a priori, se pueden dejar en blanco y rellenarlas a posteriori cuando ya tengamos cuentas definidas en el plan de cuentas.

• Las cuentas indicadas deben ser obligatoriamente de ultimo nivel de desarrollo según la definición en la empresa de los dígitos por grado que se van a utilizar.

Impresión Desde el botón imprimir de la barra de herramientas se puede imprimir los datos de la empresa.



11.1.2. Mantenimiento Plan de Cuentas. Mediante el siguiente formulario se pueden dar de alta, modificar, borrar, copiar e imprimir el plan de cuentas de una empresa. El formulario consta a su vez de tres pestañas: Cuentas, Saldos y Presupuestos.

Formulario Cuentas Campo Descripción Cuenta. Código de la Cuenta contable. Debe seguir la estructura definida en la

empresa respecto a los dígitos por grado. Sólo se admiten cuentas que cumplan dicha estructura.

Activa. Indicador si la cuenta está o no activa. Si una cuenta no está activa, no se puede utilizar para contabilizar movimientos, pero sí que saldrá en los balances, informes, diarios, extractos, etc. Solo aparece en las cuentas de ultimo nivel que son las utilizadas para contabilizar movimientos.

Nombre. Describirá la cuenta. Cif/Nif. Código de identificación fiscal (para cuentas que sean de clientes o

proveedores). Dirección. Descripción de la Dirección. Para cuentas de Clientes o Proveedores C.Postal. Código Postal. Para Cuentas de Clientes o Proveedores. Población. Descripción de la población. Para cuentas de Clientes o Proveedores. Provincia. Descripción de la Provincia. Para cuentas de Clientes o Proveedores. País. Código ISO del País. Para cuentas de Clientes o Proveedores. Fecha Alta. Fecha de Alta. Campo Automático. Cuenta Cierre. Se indicará la cuenta de cierre. Solo activa en cuentas de último nivel. Por

defecto, para los grupos 6 y 7 se puede indicar la cuenta de cierre, o en caso contrario se utilizará la definida en la empresa. En todo caso, esta cuenta se rellenaría para las cuentas de los grupos 8 y 9 que necesitan especificar cuenta de cierre que es variable en función de la cuenta.



Imprimir Desde el botón de ‘Imprimir’ se puede acceder al formulario de impresión de las cuentas.

Formulario Saldos Permitirá consultar los saldos de las cuentas. Mediante el Botón ‘Siguiente’ / ‘Anterior’, se puede avanzar o retroceder por las cuentas. Mediante el botón ‘Otra Vista’, se pueden ver los saldos acumulados. Se puede establecer el saldo de apertura inicial (primera instalación) pinchando directamente en la columna de ‘cargo’ o ‘abono’ correspondiente a ‘apertura’ (solo cuentas de último nivel).



Formulario Presupuestos Permitirá consultar, crear y/o modificar presupuestos de cuentas. Mediante el Botón ‘Siguiente’ / ‘Anterior’, se puede avanzar o retroceder por las cuentas. Mediante el botón ‘Otra Vista’, se pueden ver los presupuestos acumulados. Solo es posible crear presupuestos para cuentas de último nivel (último grado). Los presupuestos se pueden definir mes a mes o por total. Para indicar el presupuesto de un mes se selecciona el mes haciendo doble-clic sobre la columna de presupuestos y a continuación se teclea el importe. Si se desea un presupuesto por total anual, se debe hacer doble-clic sobre el Total. El importe introducido en este último caso se divide automáticamente entre los 12 meses, ajustando en el último mes la diferencia si fuese el caso.

Copiar Mediante el botón ‘copiar’ es posible copiar los presupuestos de un ejercicio sobre otro aumentando o disminuyendo en un porcentaje el mismo. Se puede copiar cuenta a cuenta o indicando un rango de cuentas. Importante

• En todos los formularios donde se solicite el código de la cuenta contable, se puede teclear de forma abreviada utilizando el punto (.) para auto completar los ceros de la misma. Así por ejemplo: 430.0, expandirá la cuenta a 430000000 (suponiendo en este caso la longitud máxima 9 dígitos).

• Solo se pueden borrar las cuentas que no tienen movimientos. • Si se crea una cuenta de último nivel y no existen las de nivel inferior (árbol de cuentas), se

crean de forma automática en el árbol de cuentas.



11.1.3. Mantenimiento de Conceptos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los conceptos a utilizar en la captura de movimientos de contabilidad. No es necesario utilizar conceptos predefinidos, pero puede ser útil y facilitar el trabajo de captura de apuntes.

Formulario Campo Descr ipción Código. Código de concepto a definir. Se valida. Tipo Alfanumérico. Descripción. Descripción del concepto. Tipo. Puede ser de: Debe, Haber o Ambos. Determina la forma de contabilizar el

movimiento en la captura. Impresión

Importante

• La utilización de un concepto predefinido durante la captura contable no es obligatoria y en cualquier caso se puede modificar y/o ampliar la descripción que proporciona el mismo.



11.1.4. Mantenimiento de Asientos Predefinidos. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener asientos predefinidos a utilizar en la captura de contabilidad. Los asientos predefinidos ayudan y facilitan la captura de aquellos movimientos que se producen con cierta asiduidad, por ejemplo, asiento de nóminas, amortizaciones, alquileres, contabilización de facturas de suministros (teléfono, luz, etc). Los asientos predefinidos pueden evitar errores en la contabilización. Un asiento puede estar cuadrado y no ser correcto (cuentas mal asignadas, signos cambiados, conceptos erróneos, etc).

Formulario Campo Descripción Código Asiento. Código de asiento. Tipo Alfanumérico. Identifica el asiento predefinido. Descripción. Descripción del Asiento. Permitirá identificar en las búsquedas el asiento. Cuenta. Cuenta contable. Se valida. Concepto. Código de Concepto. Se valida. No es obligatorio. Descripción. Descripción del apunte. Con la tecla de función F2 permite utilizar una

meta expresión. Ver Meta expresiones más abajo. Si ha indicado un código de concepto, debe aparecer la descripción del mismo.

D/H. Indicador de apunte al Debe o Haber. Si se ha utilizado un concepto predefinido se activará consecuentemente.

Importe. Importe del apunte. No obligatorio. Si se conoce se indica.



Permite añadir un apunte al asiento. El apunte se define en la parte inferior de la ventana. Una vez se acepta la conformidad al mismo, (tecla ‘Aceptar’) dicho apunte pasa a la lista (ventana de apuntes).

Permite quitar un apunte al asiento (previamente hay que seleccionarlo de la lista de apuntes que aparecen en la ventana). Meta expresiones. $DOC Se sustituirá por el documento (factura) que se esté contabilizando. $MES Se sustituirá por el nombre del mes de la fecha de captura contable. $ANO Se sustituirá por el año de la fecha de captura contable. $FEC Se sustituirá por la fecha de contabilización. $JUS Se sustituirá por el número de Justificante contable utilizado en la captura. $AUX Se sustituirá por el código de Cliente o Proveedor de contabilización factura. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Guardar Activo. Guarda los cambios realizados sobre el Asiento en su conjunto Borrar. Activo. Borra el asiento completo (con todos sus apuntes). Copiar. Activo. Permite la copia de un asiento sobre otro. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Abre formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión Mediante el botón de impresión se accede al siguiente formulario desde el cual se puede imprimir los asientos definidos. La impresión se puede hacer con detalle (cada asiento muestra el detalle de apuntes que lo componen) o en formato simple (lista de asientos definidos).



Formato detallado:

Copia Mediante el botón de copia se puede copiar un asiento a otro dentro de la misma empresa. La copia puede ser útil cuando existen asientos muy parecidos donde hay una pequeña variación en los apuntes que los componen. Mediante esta opción se ahorra tiempo y se evitan errores. Importante

• Un asiento predefinido puede tener –n- apuntes. No hay límite establecido. • No es necesario completar la descripción (se puede completar durante el momento de la

captura). • El importe no es obligatorio (se puede conocer a priori o no, por ejemplo, alquileres, etc). • Se pueden utilizar –meta expresiones- para hacer el apunte todavía más flexible. • Para realizar los cambios (alta, modificación o baja) hay que utilizar los botones

correspondientes de la barra de herramientas. Si no se guardan los cambios, los apuntes modificados, añadidos o quitados no tienen efecto sobre el asiento.



11.2. Captura / Actualización Movimientos Contables . Mediante estas opciones es posible actuar sobre los movimientos de contabilidad, bien utilizando la captura de movimientos o bien actualizando movimientos provenientes de otros módulos, ya sean internos o externos a esta aplicación. 11.2.1. Captura Movimientos Contables. Mediante el siguiente formulario se pueden capturar los movimientos de contabilidad, bien de forma manual o bien de forma asistida utilizando los asientos predefinidos. Los movimientos contables (apuntes) van agrupados a nivel de fecha y justificante. Un Justificante es una agrupación de apuntes en una fecha concreta. Un justificante puede tener –n- apuntes. Los Justificantes pueden estar en dos situaciones, a saber: Pendientes. Son aquellos justificantes que no estén cuadrados, que contengan errores en las

cuentas, o que provengan de otros módulos, internos (facturación) o externos a la aplicación, bien por importación de datos, bien por enlaces indirectos.

Actualizados. Son aquellos justificantes que están cuadrados y en el histórico de movimientos.

Solo estos movimientos componen el saldo de las cuentas. Se puede acceder y/o modificar o borrar justificantes que se encuentren en cualquiera de las situaciones. Es mas, un justificante que estuviese cuadrado, puede quedar descuadrado, en cuyo cambia de situación pasando de actualizado a pendiente. No pueden existir dos justificantes con igual número en la misma fecha. El siguiente formulario, muestra la captura de movimientos. Formulario Campo Descripción Fecha. Fecha de contabilización. Se valida que esté dentro de los rangos válidos

definidos para dicha empresa, en otro caso, se avisa, pero permite continuar.

Justificante. Número Identificativo de un grupo de apuntes (junto con la fecha). Puede ser automático o manual en función de lo parametrizado para la empresa. En botón ‘Nuevo’, se propone el siguiente correlativo.

Buscar en Ejercicio

Hace que el botón de búsqueda de justificante realice la misma en el ejercicio actual únicamente, en otro caso, realiza una búsqueda total.

Histórico. Hace que el botón de búsqueda realice la misma sobre los justificantes actualizados en histórico, en otro caso, sobre los pendientes.

Pendiente. Hace que el botón de búsqueda realice la misma sobre los justificantes pendientes, en otro caso, sobre los movimientos actualizados en histórico.

Asiento Predefinido Opcional. Se puede indicar el código de asiento predefinido a utilizar. Una vez digitado el mismo, hay que utilizar el icono que se encuentra junto al mismo para cargar los movimientos que componen el mismo.

Cuenta. Cuenta contable. Se valida. Sólo se pueden capturar movimientos en las cuentas de último nivel definido en contabilidad y si la cuenta está activa. En la parte inferior, se informa del nombre de la cuenta y del saldo de la misma.

Concepto. Código de Concepto. Se valida. No es obligatorio. Descripción. Descripción del apunte. Si se ha indicado un código de concepto, debe



aparecer la descripción del mismo. D/H. Indicador de apunte al Debe o Haber. Si se ha utilizado un concepto

predefinido se activará consecuentemente. Importe. Importe del apunte. Fecha Valor. Fecha valor del apunte. En el caso de facturas, fecha de factura. Al seleccionar un apunte de la lista, dicho apunte aparece en la parte inferior de la ventana para su modificación o borrado.

Permite añadir un apunte al justificante. El apunte se define en la parte inferior de la ventana. Una vez se acepta la conformidad al mismo, (tecla ‘Aceptar’) dicho apunte pasa a la lista (ventana de apuntes).

Permite quitar un apunte al justificante (previamente hay que seleccionarlo de la lista de apuntes que aparecen en la ventana). La captura de una cuenta definida en la empresa como cuenta de iva soportado o repercutido abre de forma automática el formulario para la captura del movimiento en el libro registro de facturas emitidas y recibidas. Ver formulario de Movimientos de Iva. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Limpia formulario. Propone siguiente justificante si es automático. Guardar Activo. Guarda los cambios realizados sobre el Justificante Borrar. Activo. Borra el justificante con todos sus apuntes. Copiar. Activo. Permite la copia de un justificante sobre otro. Anterior Activo. Siguiente. Activo. Imprimir. Activo. Abre formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión Mediante el botón de impresión se accede al formulario desde el cual se puede imprimir los justificantes creados. La impresión se puede hacer con comprobación de errores. Esto último se utilizará en caso de justificantes pendientes para ver la causa o en aquellos que estén descuadrados. El formato de comprobación de errores es el mismo. En este caso, en observaciones se indicará la circunstancia que hace que el justificante sea erróneo. A saber: -Cuenta no es de último Nivel. -Cuenta no activa. -Cuenta Inexistente.



Copia Mediante esta opción es posible realizar la copia de un justificante y fecha a otro número de justificante y fecha. Esta opción es útil cuando existen justificantes repetitivos en el tiempo, por ejemplo, alquileres, nóminas, etc. También se puede emplear para corregir errores en la captura (haber contabilizado unos movimientos en una fecha errónea, por ejemplo), simplemente habría que copiar el justificante de fecha ‘errónea’ a otro con la fecha correcta. Si el justificante destino existe, se informa de ello, no permitiéndose la copia.

Importante

• Se puede utilizar conjuntamente la captura de movimientos manual y los asientos predefinidos.

• Se puede modificar un justificante a cualquier fecha dentro del ejercicio. • Solo se actualizan en contabilidad aquellos justificantes que estén cuadrados, en otro

caso, se quedan como pendientes. • Un Justificante puede contener –n- movimientos. No hay límite. • Un Justificante es una agrupación de apuntes en una fecha concreta. Por tanto, puede

existir el mismo número de justificante en dos fechas diferentes. La numeración de Justificantes no tiene por que ser correlativa. Se trata de una numeración interna (Un Justificante No es el número de asiento. Este se obtiene en tiempo de emisión de los libros diarios).

• La función de búsqueda está limitada para devolver un número máximo de entradas (250), según configuración del sistema. Si la búsqueda no fuese la deseada, habría que hacer la misma más selectiva.

• El mensaje “JUSTIFICANTE en uso por otro usuario”, implica que, o bien hay otro usuario modificando dicho numero de justificante o bien el justificante ha quedado ‘marcado’ como tal. En este caso, sería necesario que el administrador del sistema se encargase de desbloquear el mismo.



11.2.2. Actualización Movimientos Pendientes. Mediante el siguiente formulario se pueden actualizar los movimientos pendientes (justificantes). Un justificante, puede estar en situación de pendiente de actualizar por: -No cuadrar los importes del debe y haber. -Tener cuentas erróneas. No activas, no ser de último nivel o no existir. -Proceder de enlaces internos o externos con la contabilidad. -Copia de otro justificante. Formulario Se informa en el mismo del ejercicio actual de la empresa y de los periodos válidos desde y hasta de contabilización de la misma. Estos datos no son modificables. Campo Descripción Actualizar Duplicados Si se contesta afirmativamente se añaden los movimientos al

justificante existente (si existe previamente), en otro caso, quedan en pendientes.

Actualizar Fuera Periodos.

Si se contesta afirmativamente, se permite su actualización aunque se encuentren fuera del periodo válido indicado en la empresa.

Importante

• Todos los enlaces contables desde otros módulos siempre generan los movimientos en situación de pendientes, en ningún caso se aconseja que se actualicen directamente sobre los históricos de contabilidad.

• Un justificante en situación de pendiente puede ser modificado y/o borrado desde la captura de movimientos. Si es modificado y se guarda el mismo cumpliendo todas las validaciones se actualiza y desaparece de pendientes.

• Un mismo justificante no puede estar simultáneamente en pendiente y actualizado.



11.2.3. Copia de Justificantes. Mediante está opción se pueden copiar justificantes. Esta opción también está disponible desde la captura de movimientos mediante el botón de ‘copiar’. Ver para mas detalle. La copia de justificantes tiene como principal función el ahorro de tiempo, ya que permite hacer un duplicado de aquellos justificantes que sean repetitivos en el tiempo, por ejemplo, los movimientos de contabilización de suministros, los alquileres, nóminas, etc.

Importante

• Un justificante no se puede copiar con el mismo número y fecha o sobre uno que ya existe. • Solo se pueden copiar justificantes entre la misma empresa. • El justificante copiado queda en situación de pendiente, no pasa directamente al histórico,

por tanto, hay que actualizarlo o entrar a modificarlo mediante la captura de movimientos para su actualización.



11.3. Consultas y Listados. 11.3.1. Consulta Saldos y Extractos de Cuentas. Mediante esta opción es posible consultar los saldos y extractos de las cuentas. Los extractos se pueden emitir de un rango de cuentas y fechas, además de poder filtrar los apuntes que están punteados, sin puntear o todos (esto último en función que se haya utilizado el punteo de movimientos previamente). Los extractos se pueden emitir a cualquier fecha, independientemente del ejercicio contable en que nos encontremos.

Formulario Campo Descripción Cuenta. Rango de cuentas a consultar. Fecha. Rango de fechas a consultar. Mostrar Apuntes. Indica si se muestran los apuntes que se encuentren Punteados, Sin

puntear o Todos. (Ver opción de punteo de movimientos).



Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Inactivo. Borrar. Inactivo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Sobre cuenta desde Siguiente. Activo. Sobre cuenta desde Imprimir. Activo. Abre formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Impresión.



11.3.2. Balance Comparativo con Presupuesto. Mediante el siguiente formulario se puede emitir un balance presupuestario comparativo. El balance presupuestario solo tiene sentido si previamente se han fijado presupuestos para las cuentas. Ver presupuestos en Plan de Cuentas.

Formulario Campo Descripción Ejercicio. Ejercicio contable a tratar. Mes. Rango de meses a incluir en el balance. Cuenta. Rango de cuentas a incluir en el balance. Nivel/Grado. Nivel de desglose a que se desea el balance. De 1 a 5. Solo con Presup. Solo emitir las cuentas que tengan definido presupuesto. Fecha Informe Será la fecha a imprimir en el informe. Tipo de Salida. El informe saldrá en función del tipo: PDF, HTML, CSV. TXT El informe mostrará información relativa al periodo, tanto real como presupuesto y al acumulado anual tanto real como presupuesto y la desviación entre el real y presupuesto. Periodo. Es el rango del tiempo acotado en los meses. Año. Es el rango de tiempo desde el mes 1 hasta el último mes acotado.



Impresión.

Si se ha marcado la casilla ‘solo con presupuesto’, el balance solo se emite con aquellas cuentas que tienen indicado un presupuesto. Importante

• El ejercicio de emisión puede oscilar en un rango de 5 años abajo y 1 arriba respecto al ejercicio actual de la empresa en contabilidad.



11.3.3. Balance Sumas y Saldos. Mediante esta opción es posible emitir los balances de sumas y saldos, así como los balances de apertura y cierre de ejercicio.

Formulario Campo Descripción Tipo. Tipo de Balance. Sumas y Saldos, Apertura y Cierre. Ejercicio. Ejercicio contable a tratar. Mes. Rango de meses a incluir en el balance. Cuenta. Rango de cuentas a incluir en el balance. Nivel/Grado. Nivel de desglose a que se desea el balance. Fecha Informe Será la fecha a imprimir en el informe. Imprimir Cuentas Sin condición (todas). Sólo con Saldo. Sólo con Movimientos.(1) Tipo de Salida. El informe saldrá en función del tipo: PDF, HTML, CSV. TXT (1). Una cuenta puede tener saldo cero, pero tener movimientos, o viceversa, puede tener saldo distinto de cero y no tener movimientos si el saldo viene arrastrado de otro ejercicio.



Impresión

Importante

• El ejercicio de emisión puede oscilar en un rango de 5 años abajo y 1 arriba respecto al ejercicio actual de la empresa en contabilidad.

• En el balance de apertura el rango de meses y cuentas no está habilitado, puesto que se entiende que debe ser completo. La fecha de emisión se cambia automáticamente al primer día del ejercicio.

• En el balance de cierre, el rango de meses y cuentas no está habilitado, puesto que se entiende que debe ser completo. La fecha de emisión se cambia automáticamente al último día del ejercicio.



11.3.4. Diario de Movimientos. Mediante esta opción es posible emitir los diarios de movimientos de Enero a Diciembre, Apertura, Regularización y Cierre del ejercicio.

Formulario Campo Descripción Tipo Diario. Tipo de Diario. Apertura, Enero a Diciembre, Regularización y Cierre. Ejercicio. Ejercicio contable a tratar. Resumido. El diario saldrá de forma resumida. Mes. Rango de meses a incluir en el balance. Fecha Informe Será la fecha a imprimir en el informe. Tipo de Salida. El informe saldrá en función del tipo: PDF, HTML, CSV. TXT Impresión.



Importante

• En el momento de imprimir los diarios es cuando se lista de forma correlativa el número de asiento, por tanto, no es necesario en ningún momento regenerar dicha numeración, aunque se incluyan movimientos entre diferentes periodos contables.

• Se aconseja la emisión de los diarios al final del año, ya que de otro modo, si se realizan cambios en los movimientos, habría que volver a reimprimir los mismos, puesto que la numeración debe ser correlativa.

• Cuando se emite un diario resumido aparece una única línea por cuenta y con fecha de último día del mes a emitir.



11.3.5. Listado Selectivo de Movimientos. Mediante esta opción es posible emitir listado de movimientos capturados (justificantes) en un rango de fechas. Estos informes serán utilizados para comprobaciones. No son informes oficiales. Los movimientos (justificantes) a listar pueden ser de movimientos actualizados (histórico) o de movimientos pendientes. En este último caso, además es posible indicar si se desea que haga una comprobación de los errores. Los errores que se comprueban y se detectan son: -La cuenta no es de último Nivel. -Cuenta no activa. -Cuenta Inexistente.

Formulario Campo Descripción Fecha. Rango de fechas a seleccionar. Justificante. Rango de justificantes a seleccionar. Histórico/Pendiente Indica el origen de los movimientos a seleccionar. Comprobar Errores Realiza una comprobación y si existe error, se muestra el mismo. Tipo de Salida. El informe saldrá en función del tipo: PDF, HTML, CSV. TXT



Impresión.

Importante

• Mediante esta opción es posible listar los justificantes retenidos en pendientes y si tienen errores, ver los mismos dentro de la columna de observaciones.

• Si se solicita ayuda de justificantes, ésta se mostrará en función de que botón esté seleccionado, Histórico o Pendiente.

• Todos los movimientos que se generan provenientes de otros procesos que no sean directamente de la captura contable, como pueden ser enlaces contables desde otros módulos o de aplicaciones externas, se guardan en Pendientes, aunque sean correctos y estén perfectamente cuadrados.



11.3.6. Búsqueda de Apuntes. Mediante esta opción es posible localizar apuntes acotando un rango de fechas, justificantes, importes, e incluso descripción del movimiento.

Formulario Campo Descripción Fecha. Rango de fechas a acotar en la búsqueda. Justificante. Rango de justificantes a acotar en la búsqueda. Cuenta. Rango de cuentas a acotar en la búsqueda. Importe. Rango de importes a acotar en la búsqueda. Descripción. Patrón a buscar, puede ir en mayúsculas o minúsculas. Buscar en La búsqueda se realiza sobre movimientos de: Debe, Haber o Ambos. El botón ‘Aceptar’ aplica los rangos de búsqueda y realiza la misma presentando los resultados en la lista inferior. Si se quiere realizar una nueva búsqueda, basta cambiar los filtros y volver a aceptar los cambios.



11.3.7. Búsqueda de Descuadres. Mediante esta opción es posible localizar descuadres en justificantes. En principio no debería existir ningún justificante descuadrado, a no ser que se hubiese dejado a propósito descuadrado, en cuyo caso estaría siempre en pendiente y no actualizado en histórico. Los controles existentes durante la captura de movimientos no permiten la actualización de justificantes descuadrados.

Formulario Campo Descripción Ejercicio. Se informa del ejercicio actual. No se acepta el dato. Fecha. Rango de fechas a acotar en la búsqueda. Buscar en Búsqueda se realiza sobre movimientos en: Histórico o Pendientes. Importante

• Si aparecen justificantes descuadrados en Histórico, probablemente los informes contables no sean correctos, así como la consulta de saldos. Se aconseja revisar el justificante que se indica como erróneo y emitir un balance de comprobación. Si el descuadre de los informes continuase a pesar de no existir justificantes descuadrados, se aconseja realizar una regeneración de saldos.



11.3.8. Punteo de Movimientos. Mediante esta opción es posible puntear los movimientos contables. El punteo de movimientos permite realizar posteriormente consultas de cuentas sólo con los movimientos vivos (sin puntear). Esto es especialmente útil cuando se trata de cuentas con un gran número de movimientos. El punteo puede ser manual o automático. En el caso de punteo automático se realiza por saldo progresivo igual a cero. Esto quiere decir que cuando se encuentre un saldo 0 en la lista de movimientos de un cuenta, se puntean de forma automática todos los movimientos precedentes hasta dicha composición. El punteo se puede realizar para una cuenta en un rango de fechas e importes. Se puede mostrar ordenado por importe para facilitar el punteo. En la parte inferior se muestra el total de movimientos punteados al debe y al haber y el cuadre con el fin de ayudar en el punteo. Hay que utilizar el botón de ‘Guardar’ para que los cambios realizados se hagan efectivos. En otro caso, el resultado de los movimientos punteados no se conserva. Para puntear un movimiento hay que ‘chequearlo’ en la lista de movimientos que se presentan. Para despuntearlo, basta volver a pulsar sobre el cuadro de chequeo.



Formulario Campo Descripción Cuenta. Cuenta a puntear. Solo se pueden puntear en las cuentas de último nivel. Fecha. Rango de fechas a acotar en la búsqueda de movimientos a puntear. Importe. Rango de importes a acotar en la búsqueda de movimientos a puntear. Tipo Punteo. Puede ser Automático o Manual. Debe. Importe total de movimientos punteados al debe. Haber. Importe total de movimientos punteados al haber. Cuadre. Diferencia entre movimientos punteados al debe y al haber. Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Inactivo. Guardar Activo. Hace efectivos los cambios realizados en los punteos. Borrar. Inactivo. Copiar. Inactivo. Anterior Activo. Retrocede sobre la cuenta Siguiente. Activo. Avanza sobre la cuenta Imprimir. Inactivo. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Los movimientos se pueden puntear y despuntear tantas veces como sea necesario.



11.4. Informes Financieros. 11.4.1. Mantenimiento Informes financieros. Mediante esta opción se pueden mantener los informes financieros de contabilidad, tanto los oficiales como otros posibles informes que el usuario pueda necesitar. Con la aplicación se distribuyen los informes oficiales confeccionados, a saber : Balance de Situación, Cuenta de Perdidas y Ganancias y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, tanto para pymes como grandes empresas y en formato abreviado o completo.

Formulario Campo Descripción Informe. Código de Informe. Identifica al informe. Titulo. Descripción del informe. Aparecerá como titulo en su emisión. Tipo. Puede ser: Cuenta de Resultados, Balance de Situación, Estado

Patrimonio u Otros. Determinará acciones a realizar sobre los informes tales como validaciones de cuentas incluidas.

Id.Linea Identificador de línea. Identifica a la línea del informe. Debe ser alfanumérica. Permitirá su uso para referenciarla en formulas de cálculo.

Id.Linea% Identificador de línea. Deberá referenciar un identificador de línea válido. Se utilizará para el cálculo de porcentaje que representa esta línea sobre la línea indicada. No es obligatorio.

Descripción. Descripción de la línea del informe. Se indicará el concepto que representa esta línea en el informe. Puede haber líneas en blanco.



Condición. Condición que debe cumplir la línea (importe). Puede ser: Ninguna. Manual. El importe se solicita en tiempo de ejecución. Positivo. El importe debe ser mayor que cero para ser tratado. Negativo. El importe debe ser menor que cero para ser tratado.

Imprimir. Condición de línea en impresión. Se trata de una condición que debe cumplir la línea para ser impresa. Puede ser: Siempre. Se imprime siempre. Si Positivo. Solo se imprime si el importe de la línea es positivo. Si Negativo. Solo se imprime si el importe de la línea es negativo.

Resultado. Tratamiento a dar al resultado (Importe de la línea). Puede ser: Normal. Se trata de forma normal. Invertir. Se invierte el signo del importe. Absoluto. Se trata el importe en valor absoluto.

Cuadre. Indicador si la línea es utilizada para realizar un cuadre contable del informe. El resultado (importe de la línea) será comparado con este valor para verificar si el informe esta o no cuadrado. Opcional.

Permite añadir una línea al informe. Se añade al final.

Permite quitar una línea al informe.

Permite insertar una línea en el informe. La inserción es la intercalación de líneas dentro del informe. A diferencia de ‘añadir’, la línea se inserta en la posición de la línea donde nos encontremos dentro de la ventana del informe. Se inserta por debajo.

Permite abrir un formulario para asignar cuentas a la línea del informe. Se pueden añadir cuentas o identificadores de línea para componer la formula que determina el importe de la línea. Formulario Campo Descripción Signo. Indica el signo a utilizar en la operación (+)=Suma. (-)=Resta. Cuenta. Se indicará la cuenta o identificador a incluir en la operación. Las cuentas

pueden ser de cualquier nivel definido, no tienen que ser necesariamente de último nivel. Al indicar una cuenta de grupo, se incluyen de forma implícita todas las cuentas que componen el grupo. Se puede solicitar ayuda sobre las cuentas o los identificadores.

Condición. Condición que debe cumplir el importe de la cuenta o identificador. Puede ser: Ninguna. Si Positivo. El importe debe ser mayor que cero para ser tratado. Si Negativo. El importe debe ser menor que cero para ser tratado.

Resultado. Tratamiento a dar al resultado (Importe de la cuenta o identificador). Puede ser: Normal. Se trata de forma normal. Invertir. Se invierte el signo del importe. Absoluto. Se trata el importe en valor absoluto.



Se pueden añadir indistintamente cuentas o identificadores de línea en la misma lista correspondiente a una línea del informe. No existe límite de cuentas a incluir. Copiar Permite abrir un formulario para copiar un informe sobre otro. Se solicita informe origen y destino. Impresión. Se puede imprimir el diseño del informe financiero a través del siguiente formulario.

El informe puede ser detallado (se incluye el detalle de las cuentas que intervienen en cada línea del informe), o resumido (una lista de informes).



Importante

• Los informes financieros definidos están basados en el Plan General Contable y están adaptados para el nuevo plan contable que entró en vigor en 2008.

• Los informes financieros al estar definidos a nivel de cuentas de grupo, pueden ser válidos para cualquier diseño de plan de cuentas, independientemente de los dígitos máximos de desarrollo.

• En aquellos informes cuyo resultado es condicional, por ejemplo en los balances de situación para indicar si el resultado es PERDIDAS o GANANCIAS, habrá que definir dos líneas (una para perdidas y otra para ganancias), y condicionar ‘Si positivo’ en el caso de ganancias, y al contrario ‘Si negativo’ en el caso de Perdidas, de forma que en el informe solo saldrá una de ambas líneas en función del resultado.

• En aquellos informes tales como Balance de Situación, los importes que aparecen en el pasivo, se representan en negativo por la naturaleza de la cuenta (saldo), no obstante, podemos verlos en ‘positivo’ utilizando la opción de ‘Invertir’ signo de la cuenta.

• Los informes ‘oficiales’ están confeccionados conforme al diseño estándar de cuentas, no obstante, si en el plan de cuentas se hubiesen desarrollado nuevos grupos o cuentas pudiera ser que no estuviesen incluidas.

• Hay que tener en cuenta que al definir cuentas de grupo, estas incluyen de forma implícita todas las cuentas que componen el grupo.



11.4.2. Emisión Informes financieros. Mediante esta opción se pueden emitir los informes financieros de contabilidad.

Formulario Campo Descripción Informe. Código de informe. Se valida. Identifica el informe a emitir Tipo. Tipo de informe asociado al diseño del mismo. Columnas. El informe puede emitirse en una o dos columnas de datos. En los

informes oficiales es necesario comparar dos ejercicios, por tanto, se usará cada columna para indicar los datos de los ejercicios a comparar. También se posible usar las dos columnas de datos para indicar y/o comparar meses dentro del mismo ejercicio.

Ejercicio. Indicará el ejercicio a tratar para la obtención de los saldos de las cuentas definidas en el informe a emitir.

Mes. Indicará el rango de meses a tratar dentro del ejercicio. Periodo. Literal que aparecerá en la columna de datos. No es modificable.

Automático. Tipo Salida. Puede ser a PDF, CSV, TXT, HTML.



Impresión

Importante

• Al emitir un informe, se valida si está o no cuadrado en función del tipo de informe. Sólo es posible validar los informes ‘oficiales’ tales como: Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Otros informes definidos por el usuario No son validados. Si un informe estuviese descuadrado, se avisa de ello durante el proceso de emisión, informando del descuadre encontrado.

• Un informe puede estar descuadrado debido a que faltan cuentas por incluir en el diseño

del informe, o porque hay cuentas duplicadas en su diseño (pueden estar duplicadas de forma implícita o explicita al ser definidas mediante grupos). En caso de no cuadrar, se aconseja realizar el proceso de ‘Control de cuentas en informes’.

• Si durante el proceso de emisión del informe, se detecta que hay un descuadre en el

informe, se avisa de tal circunstancia.

• Existe un control de ‘referencias circulares’ en el informe. Una referencia circular se produce al igual que en las hojas de calculo, cuando una línea esta referenciada a partir de otra línea que a su vez depende de esta para la obtención del resultado, entrando en un bucle infinito.



11.4.3. Control Cuentas en Informes. Mediante esta opción se puede controlar la inclusión / exclusión de cuentas en los informes oficiales. Permite controlar cuentas que han sido incluidas más de una vez de forma implícita o explícita. También permite detectar cuentas que faltan por incluir. Inclusión Explícita. Cuando una cuenta es incluida mas de una vez, bien en la misma línea,

bien en otras líneas del informe. La cuenta puede haberse indicado a cualquier nivel.

Inclusión Implícita. Cuando una cuenta es incluida mas de una vez al haber incluido un grupo

contable que recoge de forma implícita cuentas de un nivel inferior, por ejemplo : +64 (incluye todas las cuentas que comiencen por 64, si además incluimos +640 (en este caso, este subgrupo estaría incluido en el grupo general 64 de forma implícita).

Impresión



11.5. Procesos Contables Especiales. 11.5.1. Regeneración de Saldos de Cuentas. Mediante esta opción es posible regenerar los saldos de las cuentas en un Ejercicio. La regeneración de los saldos se realiza a partir de los movimientos contables de dicha empresa y ejercicio. Los saldos de las cuentas se actualizan en el momento que se actualiza un justificante, bien a través de la captura, bien a partir de la actualización de los movimientos pendientes, por tanto, los saldos siempre deben ser correctos. No obstante, en caso de existir diferencias entre los movimientos y los saldos se puede utilizar esta opción.

Importante

• Mientras se realiza este proceso, no deberían estar activos otros procesos como la captura de movimientos.

• Esta opción solo se debe procesar cuando se detecten diferencias entre los saldos

indicados para una cuenta y los movimientos o si el balance de sumas y saldos no cuadra.

• Los saldos que se regeneran corresponden a los movimientos de Enero a Diciembre. No

se regeneran saldos de apertura, puesto que dichos asientos son virtuales, es decir, provienen del cierre del ejercicio anterior.



11.5.2. Gestión Bloqueo de Justificantes. Mediante esta opción es posible borrar el bloqueo de determinados justificantes que han quedado marcados con tal. Durante la captura contable, se marcan los justificantes que están siendo accedidos (modificados, creados, etc) por un usuario de forma que otro usuario no pueda acceder al mismo. Al terminar con un justificante (Guardar o Borrar), se libera el mismo (desbloquea). Un justificante solo puede ser accedido (alta, baja o modificación) por un usuario a la vez. Si durante el proceso de captura este no termina de forma correcta, o el proceso termina de forma inesperada, el justificante con el que en ese momento se estuviese trabajando queda bloqueado y no estará disponible. Por tanto, esta opción permite localizar los justificantes bloqueados y desbloquearlos. Para ello, una vez localizado (se puede utilizar el botón de búsqueda), hay que utilizar el botón de ‘Borrar’ para eliminar dicha entrada.

Formulario Campo Descripción Fecha Fecha del justificante a desbloquear. Propone la del sistema. Justificante. Numero de Justificante a desbloquear. Importante

• Esta opción no debería tener que ser usada de forma habitual, en caso contrario, no se está trabajando de forma correcta, bien por no terminar el proceso de captura adecuadamente, bien por ‘cancelar’ procesos tales como actualización en pleno proceso.

• Atención, si se consulta está opción y aparecen justificantes bloqueados puede ser normal,

siempre que estén en uso por otros usuarios en captura y/o actualización.



11.6. Cierre Ejercicio Contable. En este apartado se describen los diferentes procesos para realizar el cierre del ejercicio contable. Se pueden llevar múltiples ejercicios, pero sólo uno estará abierto simultáneamente en cada empresa. El rango de ejercicios ‘accesibles’ oscila a partir del ejercicio actual de la empresa en cinco atrás y uno adelante. Se puede contabilizar apuntes del ejercicio siguiente sin haber cerrado el ejercicio actual. El cierre del ejercicio no tiene que coincidir necesariamente con el final del año. Puede permanecer abierto los meses que se considere o hasta agotar el plazo de presentación de los libros oficiales. Un ejercicio cerrado puede reabrirse, incluso si se han realizado todos los procesos de cierre del mismo incluyendo la generación de los asientos de regularización. Es decir, en cualquier momento se puede retroceder. El cierre de un ejercicio no implica el borrado de ningún dato contable. Siempre estarán accesibles para consulta los movimientos y saldos de todas las empresas y ejercicios. Para cerrar un ejercicio hay que ‘marcar’ la empresa que se encuentra en periodo de cierre. Esto evitará que se realicen procesos de cierre sin ser conscientes de ello.



11.6.1. Generación Asientos de Cierre. Mediante esta opción se generan los asientos de cierre (regularización). La empresa se debe encontrar en proceso de cierre. Se indica el ejercicio y la cuenta de cierre (grupos 6 y 7). Estos datos no son modificables en este formulario, si se necesitan cambios, hay que realizarlos en el mantenimiento de la empresa. La cuenta de cierre es la utilizada para realizar los asientos de regularización de los grupos 6 y 7. Para la regularización de otras cuentas, tales como cuentas del grupo 8 y 9, la cuenta que se utilizará para los asientos de regularización se obtiene de la cuenta indicada como ‘cuenta de cierre’ en cada una de ellas, puesto que es variable y no se utiliza una única cuenta como en los grupos 6 y 7. La generación de asientos de cierre, crea un justificante con el numero 99999999 y la fecha de ultimo día del ejercicio 31-12-Ejercicio y se actualiza automáticamente en histórico. Desde el botón de imprimir, se puede realizar la impresión del justificante creado. Formulario No se editan datos. Simplemente se confirma si estamos de acuerdo en realizar el proceso.

Importante

• Se verifica que no existan movimientos pendientes del ejercicio que se va a cerrar. Si existen, no se realiza el cierre.

• Se verifica que la empresa no tenga justificantes descuadrados y que el balance este cuadrado.



11.6.2. Cierre del Ejercicio. Mediante esta opción se abre el nuevo ejercicio contable. Se realizan una serie de validaciones: -Que se encuentre la empresa en periodo de cierre. -Que no existan justificantes descuadrados. -Que no existan movimientos pendientes de actualizar. -Que se haya realizado el asiento de regularización. -Que esté cuadrado el balance.

Formulario No se editan datos. Simplemente se confirma si estamos de acuerdo en realizar el proceso. Importante.

• Una vez terminado el proceso, la empresa debe tener habilitado el nuevo ejercicio, así como los periodos válidos.



11.6.3. Reapertura del Ejercicio. Mediante esta opción se puede reabrir el ejercicio último cerrado. Sólo es posible reabrir el ejercicio anterior al ejercicio actual. La reapertura de un ejercicio implica que se borra el asiento de regularización del ejercicio que estaba cerrado y los saldos de apertura que se generaron con el cierre del mismo.

Formulario No se editan datos. Simplemente se confirma si estamos de acuerdo en realizar el proceso. Importante.

• La reapertura de un ejercicio anterior no implica el borrado de los movimientos del ejercicio nuevo, como tampoco sus saldos o presupuestos. Por tanto, una vez cerrado de nuevo el ejercicio reabierto estarán disponibles los movimientos que se hubiesen realizado con el nuevo ejercicio.



12. I.V.A. 12.1. Movimientos de I.v.a. Los movimientos de iva (libros registros de facturas emitidas y recibidas) se generan durante el proceso de contabilización de apuntes. También pueden proceder como consecuencia de enlaces con otros módulos tales como facturación. El siguiente formulario se abrirá de forma automática durante la captura contable cuando el sistema detecte que se está utilizando una cuenta definida en la empresa para llevar el Iva soportado o repercutido, aunque también está accesible como una opción propia si se desea mantener el libro de iva de forma independiente.

Formulario Campo Descripción Tipo. Tipo de Libro. Ventas o Compras. Fecha. Fecha del documento. No tiene por que coincidir con la fecha contable Serie. Serie del documento. En ventas se valida sobre las series definidas. Documento. Número de documento (factura de compras o ventas). Cuenta. Código Cuenta contable (Cliente o Proveedor). Se valida. Operación. Puede ser: Nacional, Intracomunitaria, Exportación/Importación. Tipo Iva. Código de Iva. Se valida.



Porcentaje. Automático. Corresponde al tipo de iva seleccionado. Recargo. Porcentaje de recargo de Equivalencia. Base. Importe de base imponible. Cuota. Importe cuota. Se calcula. Se puede modificar. Cuota Rec. Importe cuota recargo. Si se ha indicado porcentaje de recargo. Exento. Indicador si el movimiento está exento o no. Deducible. Indicador si el movimiento es o no deducible. Una factura puede tener –n- tipos de iva. Para añadir o quitar Tipos hay que utilizar los botones correspondientes. Los cambios efectuados no tienen efecto hasta que no se guarden mediante el botón ‘Guardar’. El botón ‘Volver’ se utiliza para regresar al formulario de captura de movimientos de contabilidad (solo está activo, si es llamado desde la captura contable). Botones Barra de Herramientas Botón Acción Nuevo Activo. Limpia el formulario. Guardar Activo. Guarda los movimientos introducidos. Borrar. Activo. Borra el movimiento actual en el formulario. Copiar. Inactivo. Anterior Inactivo. Siguiente. Inactivo. Imprimir. Inactivo. Abre el formulario de impresión. Notas. Activo. Permite ver y/o asociar una nota a este formulario. Menús. Activo. Ayuda. Activo. Otra Vista Inactivo. Salir Activo. Cerrar Activo. Usuario. Activo. Importante

• Los movimientos en los libros de iva están íntimamente relacionados con los movimientos contables. Si se borra un movimiento desde contabilidad que tenga relación con el libro registro, se borra en el libro, pero no al revés, es decir, el módulo de iva puede existir de forma independiente.



12.2. Listado de Movimientos. Mediante esta opción se puede obtener un listado de movimientos en una fecha determinada. No se trata de libros oficiales.

Formulario Campo Descripción Tipo. Tipo de Movimientos. Ventas o Compras. Fechas Rango de Fechas a seleccionar movimientos. Cliente/Proveedor Rango de Clientes/Proveedores a seleccionar movimientos. Impresión.



12.3. Libro Registro de I.v.a. Mediante esta opción es posible obtener los libros registros de iva Soportado y Repercutido.

Formulario Campo Descripción Tipo. Tipo de Libro. Ventas o Compras Operación. Puede ser: Nacional, Intracomunitarias, Importación/Exportación. Fecha. Rango de fechas a emitir en los libros. Pagina Inicial. Numero de Página que por la que empezará la numeración.(1) Registro Inicial. Numero de registro inicial a inicial por la que empezará la numeración (1) (1). Los libros registros deben ser correlativos en numero de registro y página. Impresión



12.4. Liquidación del Impuesto. Mediante esta opción se puede obtener la liquidación de iva de un periodo. Se presenta un cuadro resumen indicando mes a mes las bases, cuotas y totales. Si se quiere ver el detalle de las mismas, hay que utilizar el botón de ‘detalle’.



Formulario Campo Descripción Ejercicio. Ejercicio de la liquidación. Mostrar. Puede ser: Ventas, Compras o Diferencia. Detalles. Muestra mes a mes el detalle por tipos. Impresión

Detalle por Tipos de la liquidación



12.5. Compras y Ventas Anuales (Modelo 347). Mediante esta opción se puede obtener el fichero oficial para la presentación del modelo 347 (Comunicación de Compras y Ventas Anuales) a la Administración Tributaria. Además, es posible emitir un informe con los movimientos generados.

Formulario Campo Descripción Tipo. Tipo de Movimientos. Ventas o Compras. Modelo 347. Indicativo para la obtención del fichero ‘MODEL347.TXT” oficial. Cliente. Cuenta contabilidad de Clientes o Proveedores en función del tipo. Importe Min. Importe mínimo. Actualmente 3005,06 € Ejercicio. Ejercicio a tratar. C.Provincia Código de Provincia. Para obtención modelo oficial. Declarante. Nif del declarante. (Empresa de contabilidad). Contacto. Persona de contacto para modelo oficial. Tfno.Contacto Teléfono de contacto para modelo oficial. Archivo. Nombre del fichero a obtener. No se puede modificar. MODEL347.TXT Importante. El fichero generado podrá ser validado e importado por la Aplicación de la AEAT



Impresión



12.6. Compras y Ventas por Importe. Mediante esta opción se puede obtener un informe de ventas anuales acumuladas en un rango de importes.

Impresión.



12.7. Verificación Libros / Contabilidad. Mediante esta opción se puede obtener una verificación de los libros de iva comprobando la integridad respecto a los movimientos contables. Si se encuentran diferencias se muestran. Las diferencias pueden ser: En contabilidad. Esto quiere decir que hay movimientos reflejados en contabilidad que no se encuentran en los libros de iva. En Iva. Esto quiere decir que hay movimientos reflejados en libros de iva que no se encuentran en los movimientos contables. En ambos casos existirá un descuadre que aparecerá informado como RESULTADO.



12.8. Verificación Libro de Venta. Mediante esta opción se puede verificar el libro de ventas. El libro de compras no necesita verificación puesto que simplemente es exigible llevar un registro por fecha de las facturas recibidas. Los libros registro de Ventas deben ir correlativos en número Serie y número de factura, además de fecha. No puede haber saltos de numeración, ni duplicados.

Las validaciones a realizar son: Salto de Numeración. Se verifica que dentro de una misma serie todas las facturas sean

correlativas. Si se produce un salto se numeración se indica el rango del salto.

Error Secuencia Fecha. Se verifica que las numeraciones de factura y sus fechas estén en

secuencia, esto es, que no exista un número de factura con una fecha y un número posterior con fecha anterior o viceversa.

Duplicidades. Se verifica que no existan números de factura duplicados.



99. Gestión de la Aplicación. En este apartado se describen los procesos de administración del Sistema, tales como Mantenimiento de Grupos, Usuarios, Menús y Permisos. Para acceder a estas opciones es necesario tener permisos de SuperUsuario. El Sistema esta preparado para cumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), de forma que se puede controlar y limitar el acceso a los datos mediante permisos y claves de usuario. Los usuarios a su vez están organizados en Grupos de Usuarios. En todo momento queda registrado el acceso por el usuario a las diferentes opciones. El Sistema dispone así mismo de los mecanismos necesarios para la Salvaguarda y posterior recuperación de la información (Opción de Copias y Restauración de las copias de seguridad). Para acceder a ciertas funciones a las que solo tiene permiso el SuperUsuario o a aquellas opciones en la que se haya indicado un acceso mediante clave (a pesar de tener permiso), aparecerá una ventana como la siguiente donde se debe validar el acceso.

A parte de los permisos de acceso a las opciones del menú, se pueden establecer accesos restringidos mediante clave a las opciones. Será responsabilidad del Administrador del Sistema establecer la política de seguridad de la Aplicación. La Aplicación se distribuye por defecto con todas las opciones de Administración y Gestión de la Aplicación mediante acceso por clave. (1). (1). Por razones obvias, la clave no se facilita en este manual de usuario. Ponerse en contacto con el Administrador del Sistema para más información al respecto.



99.1. Administración de la Aplicación. 99.1.1. Usuarios / Grupos / Menús. 99.1.1.1. Grupos. Un Grupo permite definir un nivel de organización dentro de una empresa donde están integrados los usuarios. Así pueden existir tantos grupos como se desee dentro de una empresa. Además permite establecer permisos al grupo que serán heredados por los usuarios que pertenezcan al mismo grupo. Mediante el siguiente formulario se pueden mantener los diferentes grupos. A modo de ejemplo, se pueden definir grupos tales como: Administración, Facturación, Almacén, etc.

Formulario Campo Descripción Id.Grupo. Código de Identificación del Grupo. Nombre. Describe el grupo. Activo. Indica si el grupo esta o no activo. Búsqueda. Permite buscar la opción a establecer permisos dentro del menú general.



En la ventana se presentan dos listas de menús. El Menú General (en azul) con todas las opciones disponibles en la aplicación y el Menú del Grupo (en verde) con las opciones a las que tiene permiso el grupo que se define. Mediante los siguientes botones se pueden añadir o quitar permisos sobre las opciones del menú general.

Permite añadir opciones al Grupo. Primero hay que seleccionar en la ventana de Menú General que opción se quiere dar permiso. Al tratarse de un menú con estructura en árbol, si se da permiso a una rama, todas las opciones que dependan de la misma también tienen permiso, no obstante, se puede quitar permisos sobre las opciones a último nivel, seleccionándolas del menú del Grupo y utilizando el botón ‘Quitar’.

Permite quitar opciones al Grupo. Primero hay que seleccionar en la ventana del Menú del Grupo aquella opción a la que se quiere quitar permiso. Al tratarse de un menú con estructura en árbol, si se quita el permiso a una rama, se quitan simultáneamente el permiso a todas las opciones que cuelguen de dicha rama. Importante

• Los cambios sobre permisos establecidos o quitados, así como los grupos creados no tendrán efecto mientras no se confirmen con los botones de la barra de herramientas ‘Guardar’ o ‘Borrar’.



99.1.1.2. Usuarios. Mediante el siguiente formulario se pueden definir los usuarios de la aplicación. Un Usuario debe pertenecer obligatoriamente a un Grupo previamente definido. Si el usuario es de nueva creación, hereda los permisos del grupo al que pertenece, no obstante, puede tener diferentes permisos que el resto de usuarios aun perteneciendo al mismo grupo.

Formulario Campo Descripción Id.Usuario Código de Identificación del Usuario. Id.Grupo Código de Identificación del Grupo al que pertenece Nombre. Descripción del usuario. Clave. Clave de acceso para el usuario F.Caduca. Fecha de caducidad para la clave del usuario. Imagen. Nombre del fichero que contiene la imagen del usuario (jpg). Súperusuario Indica si el usuario tiene permisos de SuperUsuario o no. Activo. Indica si el usuario esta o no activo Búsqueda. Permite buscar la opción a establecer permisos en el menú general. En la ventana se presentan dos listas de menús. El Menú General (en azul) con todas las opciones disponibles en la aplicación y el Menú del Usuario (en verde) con las opciones a las que tiene permiso el usuario que se define.



Mediante los siguientes botones se pueden añadir o quitar permisos sobre las opciones del menú general.

Permite añadir opciones al Usuario. Primero hay que seleccionar en la ventana de Menú General que opción se quiere dar permiso. Al tratarse de un menú con estructura en árbol, si se da permiso a una rama, todas las opciones que cuelguen de la misma también tienen permiso, no obstante, se puede quitar permisos sobre las opciones a ultimo nivel, seleccionándolas del menú del Usuario y utilizando el botón ‘Quitar’.

Permite quitar opciones al Usuario. Primero hay que seleccionar en la ventana del Menú del Usuario aquella opción a la que se quiere quitar permiso. Al tratarse de un menú con estructura en árbol, si se quita el permiso a una rama, se quitan simultáneamente el permiso a todas las opciones que cuelguen de dicha rama. Importante.

• Las notas que se introducen en las diferentes opciones mediante el botón ‘Notas’ pertenecen únicamente al usuario que las define, por tanto, no estarán visibles para el resto de usuarios. Son personales y le servirán a modo de apuntes sobre funcionamiento del aplicativo.

• La fecha de caducidad indicada hace que se le obligue al usuario a cambiar de clave

cuando llegue a la misma. Cuando se solicite el cambio de clave, la nueva fecha de caducidad se establece conforme a lo indicado en los parámetros generales (días próxima caducidad).

• Si se ha indicado un fichero de imagen del usuario (fichero jpg o bmp), se presenta la foto

en su mantenimiento y en el icono de Usuario en la barra de herramientas principal. La imagen se ajusta automáticamente a un tamaño predeterminado, por lo que no importa el tamaño original de la misma.

• Los cambios sobre permisos establecidos o quitados, así como los usuarios creados no

tendrán efecto mientras no se confirmen con los botones de la barra de herramientas ‘Guardar’ o ‘Borrar’.

• Si se quitan o dan permisos a un usuario tendrán efecto en el momento en que el usuario

intente ejecutar la opción indicada en el menú. Si la opción la tiene abierta y en uso, no tendrá efecto el permiso sobre la misma hasta que la recargue o vuelva a ejecutarla.



99.1.1.3. Menús. Mediante el siguiente formulario se pueden definir los menús de la aplicación. Los menús son totalmente parametrizables lo que permite añadir nuevas opciones y/o módulos que se desarrollen o creen incluso por parte del usuario final de forma fácil. Los menús siguen una estructura jerárquica en árbol con diferentes niveles de profundidad. Cada rama del menú puede contener a su vez otras ramas de menú que contengan opciones u otras ramas a su vez (estructura padre-hijo).

Las opciones y ramas del menú quedan diferenciadas mediante iconos. Existen tres tipos diferentes, a saber: -Opción de Menú (abierta). -Opción de Menú (cerrada). -Opción correspondiente a una Acción (ejecución).



Formulario. Campo Descripción Id.Opción. Código de Identificación de la opción dentro del menú. Cada nivel va

separado por un punto. Titulo. Descripción de la opción del menú o rama. Acción. Nombre del proceso que se ejecuta cuando se selecciona dicha opción.

Solo en el caso de las opciones que no sean una rama de menú. Clave. Si se desea que la opción quede protegida mediante una clave que se

solicita en tiempo de ejecución cuando se seleccione la opción. Si se indica una clave, se solicita aunque se tenga permiso para dicha opción por parte del usuario.

Nivel. Indica el nivel de profundidad de la opción dentro de la estructura de menús. Campo automático. No editable.

Activo. Indica si la opción está o no activa. Se puede deshabilitar temporalmente opciones (no aparecerán en el menú aunque se tenga permiso sobre las mismas).

Búsqueda. Permite buscar la opción a mantener en el menú general. Importante.

• Los cambios sobre las opciones del menú no tendrán efecto mientras no se confirmen con los botones de la barra de herramientas ‘Guardar’ o ‘Borrar’.

• Si una opción se borra, automáticamente se desactivan los permisos sobre los usuarios y/o

grupos que la tuviesen definida. Sin embargo, si se crea una opción nueva, no se establecen los permisos sobre la misma para los usuarios y/o grupos aunque tuviesen permiso previo sobre la rama donde cuelga dicha opción, por tanto, habría que revisar los permisos de los usuarios.

• Las opciones de gestión de la Aplicación que aparecen en la barra de ‘Opciones’ están

incluidas y definidas dentro de las opciones de menú, de tal forma que si un usuario no tiene permiso sobre las mismas, aparecerán deshabilitadas. Ver mas adelante información al respecto.



99.1.2. Configuración. Mediante esta opción se permite cambiar la configuración inicial de la Aplicación. Hay que tener especial cuidado con la misma ya que es básica una configuración correcta para garantizar el buen funcionamiento de la Aplicación. Es posible recuperar una configuración inicial básica si se han producido cambios incorrectos. Cada usuario (equipo) conectado puede tener su propia configuración. La configuración siempre se guarda en el Servidor.

Los parámetros se definen mediante el sistema de clave-valor, es decir, clave corresponde al parámetro a definir y valor el dato asignado al mismo. Se pueden configurar más de 80 parámetros respecto al funcionamiento y comportamiento de la aplicación. El fichero de parámetros no obstante, queda sujeto a posibles ampliaciones y/o modificaciones en función de las versiones. Se pueden configurar parámetros tales como rutas o path, herramientas, colores, fuentes, iconos, servidor, base de datos, servidores correo electrónico, etc. Importante

• Un cambio de parámetros incorrecto puede hacer que la aplicación deje de funcionar. En caso de dudas se aconseja no modificar los mismos, o utilizar la opción de ‘restaurar’, la cual permite recuperar los parámetros iniciales de distribución.

• Los parámetros tienen efecto de forma inmediata, es decir, no hay que reiniciar la

aplicación, incluso si estos afectan a la base de datos o la ubicación de la misma.

• Para obtener un detalle de todos los parámetros que son posible modificar, remitimos al

manual Técnico de Instalación y Configuración.



99.1.3. Copias de Seguridad. La opción de copias y restauración de las mismas está integrada como una única opción, puesto que si un usuario tiene permiso para realizar copias, implícitamente tendrá permiso para restaurarlas. 99.1.3.1. Copias. Mediante el siguiente formulario se pueden realizar las copias de seguridad de la base de datos. Las copias de seguridad de la base de datos se realizan a una carpeta previamente fijada en la configuración inicial, aunque es posible seleccionar la carpeta así como el soporte (unidad) donde se realizará la copia. Será el Administrador del Sistema el encargado de gestionar las copias y/o planificar las mismas, así como definir el uso y/o planificación de copias automáticas. Las copias de seguridad se realizan sobre un fichero de tipo backup (comprimido) con la siguiente estructura en el nombre: NombreBaseDeDatos_aaaammdd_hhmmss.backup NombreBaseDeDatos. Será el nombre de la base de datos. Ver configuración sistema. aaaammdd. Año, mes y día en que se realiza la copia. hhmmss. Hora, minuto y segundo en que se realiza la copia. También se realizará la copia de la aplicación de forma completa en el momento de pulsar ‘Aceptar’, en una carpeta con la siguiente estructura en el nombre: _Infodautoaaaammdd _Infodauto Nombre dado para saber que es la copia. aaaammdd. Año, mes y día en que se realiza la copia. Como máximo se podrá tener una copia de cada día de toda la aplicación, de forma que si se realiza el proceso varias veces al día, machacará la copia anterior. La copia se realizará en la carpeta de primer nivel de Infodauto (justo por debajo de la carpeta raíz de Infodauto).



Importante.

• Durante el proceso de copias No es conveniente que haya usuarios trabajando con la Aplicación. Pueden producirse resultados inciertos.

• El nombre de la copia de la base de datos se puede cambiar. Por defecto lo propone el

Sistema. Igual ocurre con el destino.



99.1.3.2. Restauración. Mediante el siguiente formulario se pueden restaurar las copias de seguridad de la base de datos.

Por defecto propone la carpeta indicada en el fichero de configuración. Se puede elegir otra. Se presenta una lista dentro de la carpeta seleccionada con todos los ficheros de copia realizados. Se filtran por nombre de base de datos en función de la base que tengamos activa, si se quieren mostrar todos los ficheros de copias (recordar que el usuario ha podido indicar un nombre diferente), habría que marcar ‘Mostrar todos los archivos de copia’, en este caso, se muestran todos los ficheros con extensión .backup. Importante.

• Durante el proceso de restauración No es conveniente que haya usuarios trabajando con la Aplicación. Pueden producirse resultados inciertos.

• Si se han producido actualizaciones de versión de la Aplicación que incluyan cambios

estructurales en las tablas de la base de datos, los ficheros de copia anteriores a dicho cambio dejarán de ser válidos, por tanto, no deberían ser usados para ser restaurados.

• Una copia de seguridad realizada sobre la base de datos de una empresa, puede ser

restaurada sobre la base de datos de otra empresa, siempre que se trate de la misma versión de la aplicación.



99.1.4. Consulta Log de Acceso. Mediante el siguiente formulario se pueden consultar y/o imprimir el log de procesos de la aplicación. Cada vez que un usuario accede a una opción del menú, el sistema guarda dicho acceso, quedando registrado el nombre de usuario, la acción que ejecuta, la fecha y hora de acceso a dicho recurso, así como el puesto desde donde ha sido ejecutado.

Formulario Campo Descripción Usuario Código de Usuario que se quiere analizar. Fechas Rango de fechas de acceso a analizar. Puesto Nombre del equipo que accede. Opcional. Se muestra una lista indicando los accesos a las diferentes opciones que ha realizado el usuario en el rango de fechas indicado. Se pueden utilizar los botones de la barra de herramientas para mostrar el siguiente y anterior usuario conforme al resto de parámetros de selección. El botón de impresión se podrá utilizar para realizar la impresión del log de accesos.



99.2 Gestión de Empresas. 99.2.1. Inicialización de Tablas. Mediante esta opción es posible inicializar las tablas que componen la base de datos de la aplicación, en principio se proponen como tablas a inicializar aquellas que no se consideren básicas. Una tabla se considera básica cuando la información que contiene es necesaria para garantizar el funcionamiento de la aplicación. Por ejemplo son tablas básicas la tabla de menús. Normalmente se solicitará una clave de acceso.

Se presentan en un color más oscuro aquellas tablas que están marcadas para inicializar. Se solicita confirmación antes de inicializar las tablas una vez aceptada la acción. Importante

• Esta opción no debería estar accesible a los usuarios, solo al Administrador del Sistema, y siempre que se vaya a ejecutar es conveniente haber realizado una copia de seguridad previa.

• La opción se realiza sobre la base de datos activa en ese momento por el usuario que la

lanza. En todo momento se informa de los usuarios que están activos y trabajando con la base de datos.



99.2.2. Alta de Empresas. Mediante el siguiente formulario se pueden crear empresas nuevas. Cada empresa se corresponde con una base de datos. La aplicación puede gestionar diferentes empresas.

Formulario Campo Descripción Servidor Por defecto propone el indicado en el fichero de configuración. Se puede

cambiar. Empresa Se indica el nombre ‘corto’ de la empresa o base de datos. Este nombre

aparecerá en la barra de estado de la aplicación (inferior derecha). Nombre Se indica el nombre de la empresa. Este nombre aparecerá en la barra

superior indicando en que empresa estamos trabajando. El nombre se actualiza y crea en la tabla de Empresas de contabilidad y corresponderá a la sucursal 0.

Cargar datos demo Permite generar la empresa (base de datos) con datos de demostración, en otro caso, solo se generan datos en la tablas básicas, tales como ‘Menús’, ‘Poblaciones’, etc.

En la barra de progreso, se informa del proceso que se está realizando. Una vez finalizada la creación de la empresa, se muestra un mensaje indicado que ha sido creada correctamente.



99.2.3. Baja de Empresas. Mediante el siguiente formulario se pueden dar de baja (borrar) empresas. Se borra la base de datos donde están los datos que representa la empresa.


cambiar. Empresa Se Selecciona una de las empresas definidas en el Servidor. Por defecto

propone la empresa en la que estamos trabajando. Nombre Se muestra el nombre de la empresa. No modificable. Se solicita confirmación de borrado antes de proceder a eliminar los datos de la empresa. En la barra de progreso, se informa del proceso que se está realizando. Una vez finalizado el borrado de la empresa, se muestra un mensaje indicado que el proceso ha terminado correctamente.



99.2.4. Copia de Empresas. Mediante el siguiente formulario se pueden copiar los datos de una empresa en otra. Esta opción puede ser útil si queremos realizar pruebas o si queremos trabajar con otra empresa y heredar toda la parametrización que hemos realizado en la primera.


cambiar. Empresa Origen Se Selecciona una de las empresas definidas en el Servidor. Por defecto

propone la empresa en la que estamos trabajando. Empresa Destino Se indica el nombre de la empresa destino. Nombre base de datos. Nombre Se indica el nombre de la empresa. Este nombre aparecerá en la barra

superior indicando en que empresa estamos trabajando. El nombre se actualiza y crea en la tabla de Empresas de contabilidad y corresponderá a la sucursal 0.

Inicializar datos Si se chequea, se inicializan los datos de las tablas que no sean básicas en la empresa destino.

En la barra de progreso, se informa del proceso que se está realizando. Una vez finalizado el copiado de la empresa, se muestra un mensaje indicado que el proceso ha terminado correctamente.



99.3. Gestiones Especiales. 99.3.1. Depuración Documentos de Compra. Permite depurar documentos de compra del histórico. La depuración puede ser con o sin actualizar el almacén. Si se indica que se desea actualizar el almacén, se producirán las entradas y/o salidas correspondientes de existencias en aquellas referencias que se vean afectadas.

Formulario Campo Descripción Tipo Pedido Se acota el rango de pedidos a depurar Id Documento Se acota el rango de documentos a depurar Proveedor Se acota el rango de proveedores a depurar Fecha Se acota el rango de fechas a depurar Estado Se acota el rango de estado de documentos a depurar Actualizar almacén Se indica si se desea actualizar existencias en almacén de los

documentos depurados. Una vez aceptado el borrado de los documentos, se solicita la clave de borrado para confirmar la acción. Al final se informa del número de documentos borrados. Importante

• La depuración se utilizará únicamente cuando se quiera eliminar de forma masiva un grupo de documentos, bien por haberse generado de forma errónea, bien por descargar el histórico de volumen de información (eliminar documentos de años muy antiguos).

• El proceso de depuración no tiene vuelta atrás, lo que significa que una vez se ejecute no

se puede revertir a no ser que se disponga de copia de seguridad justo antes de realizar el proceso. Por tanto, se aconseja realizar una copia previa al mismo.



99.3.2. Depuración Documentos de Venta. Permite depurar documentos de venta del histórico. La depuración puede ser con o sin actualizar el almacén. Si se indica que se desea actualizar el almacén, se producirán las entradas y/o salidas correspondientes de existencias en aquellas referencias que se vean afectadas.

Formulario Campo Descripción Tipo Pedido Se acota el rango de pedidos a depurar Id Documento Se acota el rango de documentos a depurar Cliente Se acota el rango de clientes a depurar Fecha Se acota el rango de fechas a depurar Estado Se acota el rango de estado de documentos a depurar Actualizar almacén Se indica si se desea actualizar existencias en almacén de los

documentos depurados. Una vez aceptado el borrado de los documentos, se solicita la clave de borrado para confirmar la acción. Al final se informa del número de documentos borrados. Importante

• La depuración se utilizará únicamente cuando se quiera eliminar de forma masiva un grupo de documentos, bien por haberse generado de forma errónea, bien por descargar el histórico de volumen de información (eliminar documentos de años muy antiguos).

• El proceso de depuración no tiene vuelta atrás, lo que significa que una vez se ejecute no

se puede revertir a no ser que se disponga de copia de seguridad justo antes de realizar el proceso. Por tanto, se aconseja realizar una copia previa al mismo.



99.3.3 Importación de datos desde Infodauto. Mediante la siguiente opción se puede realizar la importación de datos a partir de la Aplicación de Infodauto.

Se marcan aquellas tablas que se desean sean importadas. Si existen datos previos a la importación serán borrados y sustituidos por los nuevos. Los ficheros de importación deben llevar formato .CSV (carácter separado por punto y coma). Los ficheros de importación se deben encontrar en la ruta indicada en el fichero de configuración dentro de la clave ‘PathFicheros’. La estructura de los mismos está predefinida. Para mas detalle ver manual Técnico al respecto.



99.3.4. Importación de datos desde Golden. Mediante la siguiente opción se puede realizar la importación de datos a partir de la Aplicación de Golden Soft.

Se marcan aquellas tablas que se desean sean importadas. Si existen datos previos a la importación serán borrados y sustituidos por los nuevos. Los ficheros de importación deben llevar formato .CSV (carácter separado por punto y coma). Los ficheros de importación se deben encontrar en la ruta indicada en el fichero de configuración dentro de la clave ‘PathFicheros’. La estructura de los mismos está predefinida. Para mas detalle ver manual Técnico al respecto.

· infodauto. manual de usuario 01/09/2010 2/312 c/julián besteiro, 5 19004-guadalajara infodasa...

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