inexchange...7 granska och godkänn exempelfakturorna när inexchange har bearbetat de...

INEXCHANGE FAKTURASKRIVARE

InExchange Fakturaskrivare

MENY

3 Kom igång3 Introduktion4 Aktivera tjänst5 Installation av fakturaskrivaren6 Överför exempelfakturor7 Granska och godkänn exempelfakturorna

8 Skicka dina fakturor8 Överför dina fakturor9 Välj leveranssätt och mottagare10 Kontrollera, åtgärda och skicka faktura

12 Läs mer12 Spara kvittens och hitta dina skickade fakturor13 Skrivarinställningar14 Portooptimering15 Påminnelse & Inkasso16 Mitt konto

17 Ditt hjälpcenter

TILL HJÄLPCENTER TILL WEBBPLATSEN LOGGA IN INEXCHANGE NETWORK

http://www.inexchange.sehttps://support.inexchange.com/hc/svhttp://www.inexchange.sehttps://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Loginhttps://support.inexchange.com/hc/svhttp://www.inexchange.sehttps://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login


3

Komigång

Introduktion

Genom att använda tjänstenInExchangeFakturaskrivare förenklar du hanteringen av dina fakturor. Du behöver inte längre manuellt skriva ut, vika och kuvertera fakturor. Med denna tjänst når du alla dina kunder - du får alltså tillgång till en helhetslösning och kan välja mellan tre olika leveranssätt; e-faktura, PDF-faktura via e-post och pappersfaktura.

Det enda du behöver göra annorlunda vid utskrift av dina fakturor är att du väljer den virtuella fakturaskrivaren istället för din vanliga skrivare. Det går även att automatiskt få en kopia utskriven till din vanliga skrivare.

https://vimeo.com/64639739


4

Aktivera tjänst

Klicka här för att ansluta dig till InExchange nätverk och för att först skapa ett gratis InExchangeWebBas-konto.

Uppgradera sedan kontot till InExchangeFakturaskrivare genom att klicka på “Uppgradera” AA > Välj InExchangeFakturaskrivare AB och klicka sedan på “Uppgradera”-knappen AC .

Du är givetvis även välkommen att kontakta oss för att beställa tjänsten. Vi aktiverar då ett konto åt dig och skickar dina inloggningsuppgifter med mera till dig via e-post.

AC

AA

AB

https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/CreateAccount?language=sv-SE


5

Installation av fakturaskrivaren

Installation

1.För att installera InExchangeFakturaskrivare, klicka här. Vi väljer automatiskt rätt version åt dig, klicka bara på knappen “Hämta” efter det att du har loggat in. Om du saknar användaruppgifter går du tillbaka till steget “Aktivera tjänst” på föregående sida.

2.Kör filen och följ instruktionerna på skärmen.

3.När installationen är slutförd, starta ditt affärssystem.Du är nu redo att skicka fakturor genom att skriva ut till InExchangeFakturaskrivare. Om det är första gången du använder programmet, behöver du överföra exempelfakturor via fakturaskrivaren innan du kan börja fakturera dina kunder.

https://web.inexchange.se/inexchange/Start/ClientApp/Download


6

Överför exempelfakturor

När detta är gjort skapar vi inläsningsmallar så att du kan skicka korrekta e-fakturor enligt de format era kunder använder. Vi kontrollerar också att era fakturor kan kuverteras och skickas som papper.

Du behöver endast skicka in exempel på ovanstående utseende om det används. Om ni till exempel aldrig har flersidiga fakturor behöver ni självklart inte skicka sådana exempelfakturor.

• Faktura (ensidig och flersidig)

• Kreditfaktura (ensidig och flersidig)

• Fakturakopia (ignoreras av InExchange)

• Faktura med avgifter och rabatter

• Faktura med öresavrundning

• Faktura med olika momssatser

Exempelfakturor

Innan du kan börja skicka fakturor till dina kunder via InExchangeFakturaskrivare behöver vi be dig ta fram en komplett uppsättning exempelfakturor. Det är viktigt att det är originalfakturor och att din vanliga fakturamall används. Dessa fakturor kommer inte att skickas vidare till mottagaren.

Vanligafakturor

Överföringavexempelfakturor

1.Starta ditt affärssystem och välj ut de fakturor som du vill överföra till oss som exempelfakturor (du kan med fördel använda dig av gamla fakturor).

2.Välj InExchangeFakturaskrivarevid utskrift.3.Välj “Ja,överförnu” i rutan som visas på din skärm.4.Logga in och klicka på knappen “Överförexempelfakturor”.5.Avsluta programmet.


7

Granska och godkänn exempelfakturorna

När InExchange har bearbetat de exempelfakturor som du har skickat in till oss så kommer du att få ett mail där vi ber dig kontrollera att vi har läst ut all information från dina originalfakturor korrekt till en elektronisk faktura.

Granskafakturorna

1.Starta InExchangeFakturaskrivare och logga in.2.En lista presenteras nu för dig med de fakturor som du har fört över till oss. Granska fakturorna i listan. Förstorings-glaset i högerkolumnen öppnar den aktuella fakturan i din webbläsare.

Ärallafakturorkorrekta?

Om alla fakturor i listan är korrekta behöver du bara klicka på knappen ”Godkänn”. Alla fakturor som du skickar till oss från och med detta kommer att bearbetas som skarpa fakturor.

Hardunågrafrågorellerärnågotfelaktigt?

Kontakta oss gärna via mail eller telefon om du har några frågor eller behöver ändra på något. Sammanställ de fel du har hittat och eventuella frågor så hjälper vi dig omgående.

Observera att layouten i webbläsaren inte representerar layouten på fakturan när mottagaren tar emot den. En e-faktura saknar egen grafisk layout och varierar därför i utseende beroende på vem som tar emot fakturan.


8

Skicka dina fakturor

Överför dina fakturor

Väljskrivare Du börjar med att starta ditt faktureringsprogram. Skriv sedan ut aktuella fakturor till InExchangeFakturaskrivare och följ de instruktioner som visas på din skärm.

Överförutskrifter Följ instruktionerna på skärmen för att överföra dina fakturor för behandling av InExchange.

• Ja,överförnu AA – InExchangeFakturaskrivare startas och dina utskrifter behandlas av InExchange

• Nej,senare– Dina utskrifter sparas lokalt så att dina utskrifter kan behandlas vid ett senare tillfälle

• Nej,tabort – Dina utskrifter raderas lokalt och kommer inte att behandlas

AA


9

Välj leveranssätt och mottagare

Efter att du har fört över dina fakturor till InExchangeFakturaskrivareså kan du välja leveranssätt per kundnummer i steget “Väljhurdinafakturorskallskickas”. Alla inställningar för kunden sparas i ditt kundregister. Är det första gången du använder ett visst kundnummer sätts ”Papper” som leveranssätt.

Klicka på pilen till höger om fältet “Skickasom” AA på raden som du vill ändra leveranssätt på och välj från listan som visas.

Dukanväljamellantreolikaleveranssätt:

• E-faktura - Kontrollera att företagsuppgifterna stämmer. Om mottagaren tar emot e-faktura markeras raden med en grön markering till vänster.

• PDF-fakturaviae-post - Markera aktuellt kundnummer i listan och fyll i mottagarens e-postadress i det avsedda fältet AB nedanför listan med kundnummer.

• Pappersfaktura - När du väljer “Papper” som leveranssätt föreslår fakturaskrivaren ett annat, bättre alternativ om det är möjligt. Detta visas genom en varningstriangel i vänsterkolumnen.

Väljmottagareave-faktura

Har du skrivit mottagarens organisationsnummer på fakturan försöker vi hitta en mottagare utifrån det. Saknas organisationsnummer gör vi en slagning på namnet i fakturaadressen. Har vi inte hittat någon mottagare kan du själv söka fram korrekt mottagare. Detta gör du via sökfältet för organisationsnummer, företagsnamn eller GLN.

Klicka på “Nästa” när du är klar med dina inställningar gällande mottagare och leveranssätt för samtliga kundnummer.

I vår kunskapsbas kan du läsa om de olika statusmarkeringar dina mottagare kan få i fakturaskrivaren.

AA

AB

https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/202528621


10

Kontrollera, åtgärda och skicka faktura

I steget “Fakturakontroll” kan du kontrollera och korrigera dina fakturor innan du skickar dem.

Dessafunktionerhittarduifakturaskrivarenssistasteg: • AA Information- Ytterligare information visas om mottagaren eller fakturan. • AB Visa - Öppnar fakturan i webbläsaren. • Tabort- Tar bort de fakturor du markerat i listan. • Bilagor - Här kopplar du bilagor av de vanliga bild- och textformaten till din faktura. • Dubbletter - Visar aktuella dubbletter för den markerade fakturan. • Vänta - Döljer fakturan i listan tills nästa gång du loggar in i fakturaskrivaren.

AA

ACAB


11

Åtgärdförfaktura AC (Se bilden på föregående sida)

• Ertreferensnr - Här korrigerar du eller lägger till kundens referensnummer.

• Ertreferensnamn - Här korrigerar du eller lägger till kundens referensnamn.

• Godkänndubbletter - Godkänner dubbletter för den markerade fakturan vid det aktuella sändningstillfället.

När du klickar på “Skicka” skickas fakturorna utifrån de leveransalternativ du valt.


12

Läs mer

Spara kvittens och hitta dina skickade fakturor

Efter att du klickat på “Skicka” i fakturaskrivaren, visas en sammanställning av de fakturor som du precis skickade. Du har då även möjlighet att visa och spara ner en kvittens på dessa.

Dina skickade fakturor hittar du sedan under “Fakturor” > “Skickadefakturor” via din inloggning i InExchange Network. Fakturorna lagras i tre månader som standard.

Du hittar flera praktiska funktioner genom att klicka på en redan skickad faktura i vyn AA :

• Bilagor - Se vilka bilagor som skickades med fakturan.

• Skickasome-post - Skicka en kopia av fakturan via e-post.

• Skrivut - Skriv ut den aktuella fakturan.

• Skickaom- Skicka om fakturan.

AA

https://web.inexchange.se/https://web.inexchange.se/


13

Skrivarinställningar

För att kunna anpassa InExchangeFakturaskrivaretill befintliga rutiner finns Skrivarinställningar som du når via Windows Startmeny alternativt i samband med att du skriver ut till fakturaskrivaren. Här har du möjlighet att ställa in antal fakturakopior och pappersskrivare så att du får möjlighet att granska och arkivera dina fakturor precis som vanligt.

• Välj antal fakturakopior som du vill ha utskrivet till dig.

• Välj sedan vilken skrivare som kopiorna ska skrivas ut till.

Du behöver inte göra någon inställning på Externutskrift.


14

Portooptimering

När du skickar alla dina fakturor genom InExchange får du besparingsförslag via InExchange Portooptimering. Besparingsförslaget är framtaget utifrån portokostnaden de senaste tolv månaderna.

Via kundnumret i vänsterkolumnen kan du öppna kundposten i ert kundregister. Att PDF föreslås som leveranssätt betyder inte att InExchange känner till ifall er kund accepterar PDF eller inte. Det betyder att det i dagsläget är det billigast tillgängliga leveranssättet till den aktuella kunden.

https://web.inexchange.se/inexchange/Invoices/DeliveryRecommendations


15

Påminnelse & Inkasso

InExchangePåminnelse&InkassoPlus

Vi har lanserat en ny tjänst i InExchangeNetwork som hjälper dig att få betalt snabbare i och med en smidig hantering av eventuella påminnelsefakturor och inkassokrav.

Tjänsten erbjuds i samarbete med Visma Collectors. Du betalar endast för porto, inga extra års- eller startavgifter tillkommer.

Läs mer här.

https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/202448182https://vimeo.com/123417942


16

Mitt konto

Vid problem med användarnamn och/eller lösenord följer du enkelt stegen som presenteras efter att du har klickat på “Kanduinteloggain?” på inloggningssidan.

Vianedanståendelänkarhittardumerinformationangående:

• Hur ändrar jag mina användaruppgifter och mitt lösenord?

• Hur ändrar jag mina företagsuppgifter?

• Hur ändrar jag vår kontaktinformation?

• Mina användaruppgifter fungerar inte, kan ni skicka nya?

ABAA

https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/200768081https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/200765711https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/202950712https://support.inexchange.com/hc/sv/articles/200719972


17

Ditt hjälpcenter

För att snabbt få svar på dina frågor rekommenderar vi att du använder InExchangeHjälpcentersom du når genom att trycka “Hjälp” i fakturaskrivaren. Här kan du bland annat ställa frågor till oss, se din ärendehistorik samt lära dig mer om våra tjänster och hur du enkelt effektiviserar ditt arbete med hjälp av InExchange.

Tack för att du använder InExchange!

Bookmark 1Kom igångIntroduktionAktivera tjänstInstallation av fakturaskrivarenÖverför exempelfakturorGranska och godkänn exempelfakturorna

Skicka dina fakturorÖverför dina fakturorVälj leveranssätt och mottagareKontrollera, åtgärda och skicka faktura

Läs merSpara kvittens och hitta dina skickade fakturorSkrivarinställningarPortooptimeringPåminnelse & Inkasso

Mitt konto

Ditt hjälpcenter

inexchange...7 granska och godkänn exempelfakturorna när inexchange har bearbetat de...

Documents