indicadores de gestion
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Preparado por:
Alma Soraya Arango Ruiz
Ing. Química/ MAE/ Esp. Gestión ambiental
No recibir llamadas telefónicas
mientras se desarrolla la charla
Apagar celulares, radioteléfonos y
limitar el sonido de buscapersonas
Participar activamente
SUGERENCIAS
Presentar la metodología recomendada para el
seguimiento y la medición integral del desempeño
de la organización, mediante el uso de
indicadores de gestión alineados con los
objetivos estratégicos de tal forma que se garantice
su mejoramiento continuo
Desarrollar habilidades para la definición e
implementación del seguimiento y la medición de
los procesos de las organizaciones
OBJETIVOS
CONTENIDO
¿Qué se debe medir? Paradigma de la medición.
¿Qué es gestión? ¿Qué es un indicador de gestión? Tipos de
indicadores: Eficacia, eficiencia y efectividad.
¿Cuáles son las recomendaciones para establecer indicadores
de gestión que permitan realizar un adecuado seguimiento a
los resultados de la gestión de una organización? La ficha
técnica de un indicador y recomendaciones para graficar
los datos. Factores clave y factores críticos.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de seguimiento y
medición en una organización? El tablero de indicadores de
gestión y la documentación de su análisis
¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
EJEMPLO: Compañía, corporación, firma, empresa, institución, institución de beneficencia, empresa unipersonal, asociación, o parte o una combinación de las anteriores
NOTA 1 Dicha disposición es generalmente ordenada.
NOTA 2 Una organización puede ser pública o privada.
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ORGANIZACIÓN:
SISTEMA ABIERTO
CLIENTES
(Entrega de productos o servicios/ pagos)
PROVEEDORES
(Recibo de productos o servicios/ cumplimiento)
GOBIERNO
(Legislación/
Impuestos)
SOCIEDAD
(Opinión pública/
Beneficios)
INVERSIONISTAS
(Inversión/ Retorno)
EMPLEADOS
(Competencia/
Resultados)
¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
PLANEAR
Mejora continua del sistema de gestión
VERIFICAR
ACTUARHACER
Producto
Partes
interesadas
Partes
interesadas
Requisitos
Satisfacción
Salidas
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE
UNA ORGANIZACIÓN?GESTIÓN es el conjunto de actividades coordinadas
para dirigir y controlar una organización
No puede existir GESTIÓN SIN
PLANEACIÓN
La PLANEACIÓN sin un sistema de
CONTROL es un ejercicio inocuo
El CONTROL aislado de un proceso de
PLANEACIÓN carece de significado
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE
UNA ORGANIZACIÓN?
Para predeterminar el curso a seguir
Para definir a dónde llegar y cuándo
alcanzar los resultados esperados
Para establecer prioridades
Para sincronizar tareas, actividades y
procesos
¿PARA QUÉ PLANEAR EN
UNA ORGANIZACIÓN?
A dónde vamos?
Visión
Cómo lograrlo?
Estrategia
Dónde estamos?
Realidad
Para qué existimos?
Misión
¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DE UNA ORGANIZACIÓN?
La planeación estratégica es un proceso flexible e
integral que permite definir la evolución a seguir en
función de la situación interna para aprovechar las
oportunidades actuales y futuras que ofrece el entorno
BRECHA
Análisis de
factores críticos
de éxito
Formulación /
Realineamiento de la
estrategia
Análisis de
competencias/
Capacidades
organizacionales
Identificación
de objetivos
estratégicos
Definición de
iniciativas
estratégicas
Identificación y
diseño de los
indicadores de
gestión
Creación del
modelo de
causa y efecto
Retroalimentación
y aprendizaje
¿CÓMO SE PUEDE DESARROLLAR LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA EN UNA ORGANIZACIÓN?
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•Visión
•Misión
•Análisis del
Entorno
•Análisis DOFA
•Valores
•Factores críticos
de éxito
•Ejes
estratégicos
Formulación del direccionamiento
estratégico 1
2
•Objetivos
estratégicos
• Iniciativas
estratégicas
•Acciones
estratégicas (plan
de negocios)
•Recursos para
ejecutar el plan de
negocios
• Indicadores
tácticos
Formulación del
plan estratégico
3
•Objetivos
tácticos y
operacionales
•Recursos
necesarios para
cada proyecto
• Indicadores de
gestión
Formulación de
los planes tácticos
y operacionales
4
•Ejecución.
•Seguimiento y
control
•Sistema integrado
de medición de
gestión.
Ejecución de los
planes: control de
la gestión
¿QUÉ SE OBTIENE CON LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN?
Para verificar que las actividades
reales correspondan a las
programadas
Para realizar seguimiento de la
eficacia, eficiencia y efectividad
¿PARA QUÉ CONTROLAR?
¿QUÉ ES EL CONTROL DE
LA GESTIÓN? Es el proceso mediante el cual una organización
monitorea y evalúa su desempeño frente a sus
objetivos y estrategias… Para ello se requiere
establecer INDICADORES DE GESTIÓN!
Es una expresión cuantitativa que permite medir
el comportamiento o desempeño de una
determinada variable de negocio, y que al ser
comparada con una referencia, permite
identificar desviaciones sobre las cuales tomar
acciones correctivas, preventivas o de mejora
¿QUÉ ES UN INDICADOR
DE GESTIÓN?
Porque “En Dios confiamos, todos los demás deben presentar datos...”
23 45 65 34
78 78 34 32
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¿POR QUÉ MEDIR?
PORQUE LO QUE NO
SE MIDE
NO SE CONTROLA…
¿POR QUÉ MEDIR?
…Y LO QUE NO SE
CONTROLA
NO SE MEJORA
No se puede controlar lo que no se mide
No se puede administrar lo que no se controla
Es difícil ganar un juego sin tener “marcador”
Apenas se mide “algo, el “algo” mejora!
Las mediciones condicionan los
comportamientos de los individuos
¿POR QUÉ MEDIR?
La medición precede al castigo..!
No hay tiempo para medir..!
Medir es difícil..!
Hay cosas imposibles de medir..!
Es más costoso medir que hacer..!
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA
DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?
Lo más importante no es la cantidad
de datos, sino su utilidad
¿CUÁLES SON LOS PARADIGMAS ACERCA
DE LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN?
Visión Misión
OBJETIVOS TÁCTICOS
¿ENTONCES, QUÉ MEDIR?
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Alcanzar la excelencia
operacional
Fortalecer la cultura
corporativa
OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS
INDICADORES DE GESTIÓN
Mantener el cumplimiento de
estándares de calidad
Prevenir, controlar y mitigar los
riesgos ocupacionales
significativos
Prevenir, controlar y mitigar los
impactos ambientales
significativos
XYZ RED DE PROCESOS PARA …
Gestión
comercial
Planeación de
la operación
Desarrollo de
la operación
Facturación
y entrega
del servicio
Mantenimiento de infraestructura y equipos de medición
Aseguramiento de protección física, industrial y ambiental
Gestión humana
Gestión de
auditoríasGestión de
proyectos
Administración
del SGI
Gestión administrativa y financiera
Gestión jurídica
Atención de
solicitudes y
quejas
Procesos gerenciales
Gestión
gerencial
Ne
ce
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Procesos operativos
Procesos de apoyo
Aprobado por..... Fecha:
DENOMINACIÓN: CUÁL NOMBRE SE DARÁ AL
INDICADOR? DEBERÍA SER LO MAS ESPECÍFICO
POSIBLE, QUE SE ENTIENDA DE QUÉ SE TRATA DESDE
SU PRIMERA LECTURA!
…Se recomienda que contemple únicamente la
característica, el evento o el hecho que se quiere
controlar y se exprese en cantidad, tasa, proporción,
porcentaje u otros.
Ej. % de desperdicio
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
RESPONSABLE: QUIÉN GENERA EL RESULTADO DEL
INDICADOR Y PUEDE TOMAR DECISIONES PARA QUE
SE CUMPLA LA META?
…Debería indicarse el nombre del cargo responsable y
no el área
Ej. Jefe de producción
Costo unitario de
manufactura?
VP Operaciones
Comité de
gerencia
VP Logística
Rotación de
Inventarios?
Junta Directiva
Precio de
la acción
PresidenteRetorno sobre
la inversión
VP Mercadeo
Penetración
de mercado
VP Administrativa
Relación de
endeudamiento
¿QUIÉN ES EL
RESPONSABLE DE MEDIR?
¿CONTROL
INTERNO?
¿PLANEACIÓN O
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL?
LOS RESPONSABLES DE PROCESOS/ PARA TODO EL
PERSONAL A TODOS LOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN QUE SEA PERTINENTE
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE DEFINIR
LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
PATRÓN DE COMPARACIÓN: CON QUÉ SE COMPARARÁ
EL RESULTADO DEL INDICADOR? MÍNIMO O MÁXIMO?
-HISTÓRICO (SEGÚN LO OBTENIDO A TRAVÉS DEL
TIEMPO)
-TEÓRICO (EL QUE SE PUEDE OBTENER SEGÚN DISEÑO
O DATOS TÉCNICOS)
-BENCHMARKING (EL OBTENIDO POR LA
COMPETENCIA O ACEPTADO EN EL SECTOR)
Ej. Histórico: 5% máximo, técnico: 3.5% máximo,
benchmarking: 4.0% máximo
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
PERIODICIDAD/ FRECUENCIA: CADA CUÁNTO SE VA
A CALCULAR EL RESULTADO? CADA CUÁNTO SE VA
A ANALIZAR PARA TOMAR ACCIÓN?... Se debería
indicar si es anual o acumulado de los últimos 12
meses, trimestral o de los últimos 3 meses…
Ej. Cálculo diario para revisar tendencias y cálculo
mensual para analizar los datos y tomar acción según
los resultados
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
DEFINICIÓN OPERACIONAL: CUÁL ES LA FÓRMULA O
EXPRESIÓN MATEMÁTICA DEL INDICADOR? Se
debería dejar explícito el algoritmo o el procedimiento
requerido para llegar a la expresión matemática con la
cual se presentará el indicador.
Ej. (Kg de desperdicio/ kg de plástico procesado) x 100
¿CÓMO DEFINIR UN
INDICADOR DE GESTIÓN?
FICHA TÉCNICA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN
(RECOMENDACIONES PARA SU FORMULACIÓN)
DATOS REQUERIDOS: CUÁLES DATOS SE REQUIEREN
PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR? CUÁL(ES)
CARGO(S) LO(S) GENERA(N)? DE DÓNDE SE TOMAN?
…Recomendable indicar los registros o bases de datos
necesarios
Ej. Operador: Peso del desperdicio al terminar la jornada
(kg), CC: Peso promedio del envase con rebabas (kg/
envase) y Supervisor: # envases; de la “Planilla de
control de la producción”
EJERCICIO SOBRE
INDICADORES DE GESTIÓN
OBJETIVO:
EJERCITARSE EN LA FORMULACIÓN DE
INDICADORES DE GESTIÓN
METODOLOGÍA:
1. DEFINIR LA PRINCIPAL RESPONSABILIDAD
QUE TENGO EN MI PUESTO DE TRABAJO
2. IDENTIFICAR EL INDICADOR QUE MÁS
DIRECTAMENTE LE PERMITE A LA
ORGANIZACIÓN EVALUAR MI GESTIÓN
3. DILIGENCIAR LA FICHA TÉCNICA SEGÚN
LAS RECOMENDACIONES DADAS
De efectividad/
Impacto
Medida del impacto de la gestión tanto en el
logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y
disponibles
De eficacia/
Resultado
Grado en el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados
planificados
De eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS
INDICADORES DE GESTIÓN?
De efectividad/
Impacto
% de mejora en el nivel de competencia del
personal = (Nivel de competencia actual -
Nivel de competencia anterior)/ Nivel de
competencia anterior))X 100
De eficacia/
Resultado
% de cumplimiento del programa de
formación = (# de actividades realizadas/ #
de actividades programadas) X 100
De eficiencia% de cumplimiento del presupuesto de
formación = ($ ejecutados en formación/ $
presupuestados en formación) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE GESTIÓN DEL
TALENTO HUMANO
De efectividad/
Impacto
Productividad = (# de unidades conformes
producidas/ # de horas hombre empleadas)
De eficacia/
Resultado
% de cumplimiento del programa de
producción = (# de órdenes de producción
cumplidas/ # total de órdenes de producción
programadas) X 100
De eficiencia% de productos no conformes= (# de
productos no conformes/ # total de
productos fabricados) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
De efectividad/
Impacto
% de disponibilidad de las máquinas = (# de
horas planeadas - # de horas de parada/ #
de horas planeadas) X 100
De eficacia/
Resultado
% de cumplimiento del programa de
mantenimiento = (# de actividades de
mantenimiento ejecutadas/ # total de
actividades de mantenimiento programadas)
X 100
De eficiencia
% de cumplimiento del presupuesto de
mantenimiento = ($ ejecutados en
mantenimiento/ $ presupuestados en
mantenimiento) X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE MANTENIMIENTO
De efectividad/
Impacto
Frecuencia de accidentes incapacitantes
“FAI” = (# de accidentes con incapacidad *
200000/ # total de horas hombres trabajadas
acumuladas)
De eficacia/
Resultado
% de cumplimiento del cronograma de
SYSO = (# de actividades realizadas/ # total
de actividades programadas) X 100
De eficiencia
% de inspecciones sin no conformidades =
(# de inspecciones al 100% de
cumplimiento/ # de inspecciones realizadas)
X 100
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE SYSO
De efectividad/
Impacto
# de sanciones por incumplimiento de
requisitos legales ambientales
De eficacia/
Resultado
% de cumplimiento del programa de gestión
ambiental = (# de actividades realizadas/ #
total de actividades programadas) X 100
De eficiencia
Índice de consumo de energía = (KW de
energía consumidos/ # de toneladas
procesadas)
INDICADORES DE GESTIÓN TÍPICOS EN
EL PROCESO DE GESTIÓN AMBIENTAL
Visión Misión
OBJETIVOS TÁCTICOS
¿ENTONCES, QUÉ MEDIR?
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Alcanzar la excelencia
operacional
Fortalecer la cultura
corporativa
OBJETIVOS OPERATIVOS CON SUS
INDICADORES DE GESTIÓN
Mantener el cumplimiento de
estándares de calidad
Prevenir, controlar y mitigar los
riesgos ocupacionales
significativos
Prevenir, controlar y mitigar los
impactos ambientales
significativos
BIBLIOGRAFÍA
BELTRÁN JARAMILLO Jesús Mauricio. Indicadores de gestión, 3R Editores, Santafe de Bogotá, 1998, 2ª edición.
KAPLAN Robert & David NORTON. El cuadro de mando integral (The balanced scorecard). Publicado en inglés por Harvard Business School Press y en español por Ediciones Gestión 2000 S. A, Barcelona, 2000, 4ª reimpresión.
SERNA GÓMEZ Humberto. Indices de gestión, 3R Editores, Santafe de Bogotá, 2001, 1ª edición.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
ALMA SORAYA ARANGO RUIZ
CONSULTORA EN SISTEMAS DE GESTIÓN
ASECAL LTDA, cel. 3106010641