DeloitteStatsautoriseret RevisionspartnerselskabCVR-nr. 33 96 35 56Weidekampsgade 6Postboks 16000900 København C

Telefon 36 10 20 30Telefax 36 10 20 40www.deloitte.dk

ARBEJDSPLAN FOR PROJEKTREGNSKABER

STANDARD TIL KØBENHAVNS KOMMUNE

Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte 0

Indholdsfortegnelse

Side____

1. Vejledning 1

2. Projektets formål, kontaktpersoner og indledende materialeindsamling 2

3. Projektregnskab og ledelseserklæring 4

4. Dokumentation for omkostninger 64.1 Skønsmæssige omkostninger 64.2 Personaleomkostninger, administreret i lønsystem 64.3 Personaleomkostninger, administreret manuelt (sats x tidsforbrug) 74.4 Eksterne omkostninger (Leverandørbetalinger) 74.5 Interne omkostninger 8

5. Indtægter 95.1 Generelt 95.2 Projektmidler fra tilskudsyder 95.3 Øvrige indtægter 9

6. Tilskudsyders evt. rapporterings- og/eller resultatkrav mv. 10

DeloitteStatsautoriseret RevisionspartnerselskabCVR-nr. 33 96 35 56Weidekampsgade 6Postboks 16000900 København C

Telefon 36 10 20 30Telefax 36 10 20 40www.deloitte.dk

28.10.2016

Arbejdsplan for projektregnskaber

1. Vejledning

Arbejdsplanen er udarbejdet til brug for kommunens informations- og dokumentationsindsamling i forbindelse med revision af eksternt finansierede projektregnskaber (ekskl. EU), hvor tilskudsyder kræver en revisionserklæring. Der er tale om en standard arbejdsplan, som erfaringsmæssigt dækker mellem 90-100% af minimumsdokumentation i forhold til revisionen. Der kan således – i begrænset omfang – være behov for at indhente yderligere og/eller supplerende dokumentation, herunder udvælgelse af stikprøver og afklarende spørgsmål hvilket forventes afklaret mellem revisor og den regnskabsansvarlige i forbindelse med revisionen. Herudover kan der forekomme projekter, hvor ikke alle punkter i arbejdsplanen er relevant. Er det tilfældet, bedes "ikke aktuelt" indføjet under de punkter, som ikke er relevante.

I overensstemmelse med revisionskontrakten for revision af tilskuds- og projektregnskaber, takseres revisionshonoraret som udgangspunkt efter en fastprismodel. Honorar for tidsforbrug ud over ordinær revision kalkuleres på baggrund af timesatser pr. medarbejderkategori. Fastprishonorarerne er baseret på, at kommunen for hvert projekt har foretaget kvalitetssikring samt klargjort og indsat den relevante dokumentation i arbejdsplanen.

Arbejdsplanens formål er, at forventningsafstemme og synliggøre minimumskravene til revisionsdokumentationen. En omhyggelig og hensigtsmæssig udfyldelse af arbejdsplanen er ligeledes en forudsætning for, at revisionen kan gennemføres inden for det aftalte honorar.I tilfælde af mangler i dokumentationen eller manglende overensstemmelse med tilskudsvilkårene, faktureres for ekstra medgået tid i overensstemmelse med de aftalte timesatser.

Arbejdsplanen udfyldes mest hensigtsmæssigt og overskueligt ved at omdøbe og gemme standardfilen med projektets titel og evt. tilsagnets journalnr. Herefter indsætte nødvendig tekst i kolonnen ”beskrivelse/forklaring” og dokumentation i kolonnen ”dokumentation” i form af filer (PDF, TIF, Excel, Word osv.) direkte i arbejdsplanen under de enkelte afsnit. Herigennem sikres en entydig sammenhæng mellem de enkelte afsnit i arbejdsplanen og revisionsdokumentationen. Udfyldes arbejdsplanen derimod "manuelt" og med "papir" dokumentation, bedes dokumentationen påført relevant afsnitsnummer fra arbejdsplanen, så der er en entydig sammenhæng hertil.

Er der spørgsmål til arbejdsplanen eller behov for vejledning til udfyldelse heraf kan henvendelse ske til Maibritt Søderberg på tlf. 3093 5351 eller mail msoederberg@deloitte.dk

Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte

2. Projektets formål, kontaktpersoner og indledende materialeindsamling

Pkt.

Emne Beskrivelse/forklaringer DokumentationIndsæt fil

2.1 Anfør projektets navn ”Byg dit eget sorteringssystem”

2.2 Anfør projektets journalnummer, jf.

tilsagnsskrivelsen.

MST-770-00146 Jf. tilsagnsskrivelse

2.7.2

2.3 Anfør den periode, der aflægges

regnskab for.

01.06.15-15.6.17

2.4 Anfør frist for aflevering af revideret

regnskab.

Indsæt evt. tilskudsgivers accept af ny

frist

01.08.17

2.5 Anfør navn, telefonnr. og mailadr. på:

Projekt- og rapporteringsansvarlig Regnskabsansvarlig Kontaktperson

Projekt- og

rapporteringsansvarlig +

kontaktperson:

Ditte Maria Vestergaard Hansen

(Tidl. Kathrine O. Rasmussen)

Tlf: 29 11 66 12

E-mail: CW19@tmf.kk.dk

Regnskabsansvarlig:

Gerd Helene Rummel

Tlf: 24 91 15 81

E-mail: HM6Q@tmf.kk.dk

2.6 Anfør faktureringsoplysninger:

Modtager: Brugerid (fælles el. personlig) EAN-nr.

Modtager: Klima i Byens

Udvikling, Center for

Bydækkende Strategier, Teknik-

og Miljøforvaltningen

Brugerid: BN95 (Stine Balslev)

EAN-nr.: 5798009809452

2

Deloitte

OBS!!!! Vær opmærksom på, at hvis indsat dokumentation indeholder personfølsomme

oplysninger skal arbejdsplanen sendes som sikkermail.

3

Deloitte

2.7 Indsæt relevant dokumentation for Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

2.7.1 Kommunens ansøgning inkl. budget.

Evt. budgetændringer samt tilskudsgivers accept heraf

Acceptskema blev fremsendt til MST d.19.maj 2015.

Ansøgning til MST + Budget regnskab

Acceptskema fra MST Accept af ændringer i det

oprindelige budget:o Vi

har af MST, fået lov til at rykke rundt på ca. 13 % af de tildelte projektmidler i mellem forskellige budget poster.

Link til indtægtsbevilling. Godkendt d. 18.05.17.

Indtægtsbevilling:

http://www.kk.dk/

indhold/

borgerrepraesentationens

-modemateriale/

18052017/edoc-agenda/

2c118166-d1f2-4b3b-

ad35-

86de60bc2bd0/9a750769

-8023-4089-80a6-

989eb09d2c85

2.7.2 Tilskudsyders tilsagnsskrivelse Tilsagn modtaget pr. mail

d.11.maj 2015.

2.7.3 Anden relevant dokumentation for aftaler med tilskudsyder om evt. ændringer ift. tilsagn, f.eks.: budget, projektperiode, frister osv.

Standart vilkår fra MST for

modtagelse af tilskud.

Se dokumentation

2.4 + 2.7.1

2.7.4 Regnskabskrav, f.eks. tilskudsyders regnskabsinstruks, bekendtgørelse o.l. (Se fx

Miljøstyrelsensrevisionsinstruks anno 2014.

4

Deloitte

nedenstående eksempel fra Socialministeriet):

Indsæt regnskabskrav

2.7.5 Revisionsinstruks hvis særlig instruks er modtaget fra tilskudsgiver (Se fx nedenstående eksempel fra Socialministeriet):

Indsæt revisionsinstruks

Se 2.7.4.

5

Deloitte

3. Projektregnskab og ledelseserklæring

6

Deloitte

Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

3.1 Skal der kun aflægges nærværende regnskab

for projektet? Hvis nej, er det så første-,

mellemliggende- eller sidste periode, der

aflægges projektregnskab for?

Ja. Tilskud i rater er fravalgt.

Regnskabet aflægges således for

hele projektperioden.

3.2 Gennemgå tilskudsyders krav til

projektregnskabet jf. foranstående

materialeindsamling og påse, at de er efterlevet.

3.3 Udarbejd projektregnskab i overensstemmelse

med identificerede regnskabskrav jf.

foranstående. Husk titel, journalnr., periode og

den projekt- og rapporteringsansvarliges

underskrift.

I tilfælde af, at tilskudsgiver ikke har et

regnskabsskema til formålet, kan Deloittes

modelregnskab jf. neden for evt. anvendes til

inspiration.

Indsæt underskrevet og dateret projektregnskab

Underskrevet projektregnskab

(d.07.08.2017) mellem

enhedschef Merete

Kristoffersen, projektleder Ditte

Maria Vestergaard Hansen og

Regnskabsansvarlig Gerd

Helene Rummel

3.4 Dokumenter sammenhæng mellem

projektregnskab og bogføring. Anvend gerne

Deloittes afstemningsmodel jf.

.

Indsæt afstemning og bogføringsudtræk3.5 Hvis der er krav i tilsagnsskrivelse, da

sammenholdes regnskabstal med eventuelle

budgettal i bevilling/tilsagn og/eller ansøgning.

Afvigelser på +/- 10 % (dog min. 10 t.kr.)

årsagsforklares (fx afvigelse på lønudgifterne

pga. ekstra ansat medarbejder i projektet i

forhold til det godkendte budget.

7

Deloitte

Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

3.6 Udfyld Deloittes skabelon for

regnskabserklæring, jf. nedenstående

og indhent projekt- og rapporteringsansvarliges

underskrift.

Indsæt underskrevet og dateret ledelseserklæring. Husk at datoen på regnskabet og regnskabserklæringen skal være identiske.

Underskrevet og dateret

ledelseserklæring

(d.07.08.2017) mellem

projektleder Ditte Maria

Vestergaard Hansen og

Regnskabsansvarlig Gerd

Helene Rummel

3.7 Sammenhæng mellem projektregnskabets regnskabsposter og omkostnings- og indtægtselementer For at sikre en entydig sammenhæng mellem projektregnskabets regnskabsposter og dokumentationskravene til efterfølgende omkostnings- og indtægtselementer jf. afsnit 4 og 5, bedes efterfølgende oversigt udfyldt.

Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

3.7 Oversigt over sammenhæng mellem

regnskabsposter og omkostnings- og

indtægtselementer

Regnskabstal for projekt ’Byg dit

eget sorteringssystem’

NB. Projektet har ikke anvendt alle

de tildelte projektmidler fra MST.

Disse vil der ikke blive bedt om fra

MST.

8

Deloitte

4. Dokumentation for omkostninger 4.1 Skønsmæssige omkostningerGenerelt forventes det, at de i projektregnskabet opgjorte omkostninger sker på et objektivt og dokumenteret grundlag. Skønsmæssigt opgjorte omkostninger, herunder omkostninger der medtages på baggrund af budgettal, kan som udgangspunkt ikke dokumenteres objektivt. Skønsmæssige omkostninger må derfor sædvanligvis forudsætte, at tilskudsyder udtrykkeligt har godkendt dette. I modsat fald vil revisor skulle tage forbehold for omkostningen i revisionserklæringen, hvilket kan medføre, at tilskuddet bortfalder eller reduceres.

Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

4.1.1 Indeholder projektregnskabet skønsmæssige

omkostninger (Se nedenstående excel fil for

et eksempel)?

Hvis ja, så indsæt:

Opgørelse/specifikation af omkostninger Tilskudsyders udtrykkelige godkendelse/accept af de skønsmæssige omkostninger

Nej

4.2 Personaleomkostninger, administreret i lønsystemPkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

4.2.1 Specificer den månedsvise omkostning samt

tids-/ressourceforbrug på personniveau via

udtræk fra lønsystemet (se nedenstående

eksempler)

Indsæt udtræk fra lønsystemet fx

Alternativt kan dette udtræk også anvendes

Lønsedler fra Københavns

Kommune:

Kathrine Overgaard Rasmussen

(projektleder) og Ditte Maria

Vestergaard Hansen (projektleder

og studentermedhjælper)

9

Deloitte

4.3 Personaleomkostninger, administreret manuelt (sats x tidsforbrug)Det bemærkes, at det generelt må forventes, at tids-/ressourceforbruget kan dokumenteres og er opgjort på baggrund af løbende ledelsesgodkendt tidsregistrering.

Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

4.3.1 Specificer den månedsvise omkostning samt

tids-/ressourceforbrug på personniveau via

manuel opgørelse (se nedenstående eksempel

på en tidsregistrering):

Indsæt opgørelsen

Tidsregistreringer på:

Kathrine Overgaard Rasmussen

(tidl.projektleder) og Ditte Maria

Vestergaard Hansen (nuværende

projektleder og tidl.

studentermedhjælper)

4.3.2 Beskriv opgørelsesmetode for anvendte

satser.

Indsæt dokumentation for de omkostningselementer, der indgår i beregningen

Se projektregnskab 3.7

4.3.3 Beskriv opgørelsesmetode for anvendt

tidsforbrug.

Der er løbende blevet registeret

timer i tidsregisteringsskemaet

(se. 4.3.1.). Det var mening at

tidsregistreringer for hver måned

skulle underskrives af nærmeste

leder (Merete Kristoffersen), dette

er desværre først påbegyndt marts

2017. Her er alle tidligere

registreringer blevet godkendt

samlet, og siden hen, er der

månedsvis blevet underskrevet

timetal på projektet.

10

Deloitte

4.4 Eksterne omkostninger (Leverandørbetalinger) Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

4.4.1 Indsæt bogføringsudtræk, som specificerer de

enkelte omkostninger pr. transaktion fx

Se projektregnskab 3.7

4.5 Interne omkostninger (F.eks. overhead, adm. bidrag osv.) Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

4.5.1 Indsæt opgørelse, som specificerer de

enkelte interne omkostninger

Se projektregnskab 3.7

4.5.2 Beskriv opgørelsesmetode for de interne

omkostninger, herunder hvordan det

sikres, at disse opgøres objektivt.

Indsæt dokumentation for de omkostningselementer der indgår i beregningen

Se projektregnskab 3.7

11

Deloitte

5. Indtægter 5.1 Generelt Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

5.1.1 Indsæt bogføringsudtræk og/eller opgørelse

som specificerer de enkelte indtægter under:

Projektmidler fra tilskudsyder Øvrige indtægter

Se projektregnskab 3.7

Der er ingen indtægter fra

Miljøstyrelsen før godkendelse af

projektregnskab.

5.2 Projektmidler fra tilskudsyder Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

5.2.1 Projektmidler fra indeværende tilskudsperiode

afstemmes til tilsagnsskrivelse

Der er kun en rate

5.2.2 Evt. projektmidler, der er overført fra tidligere

tilskudsperioder, afstemmes til tilskudsyders

accept/godkendelse

Indsæt tilskudsyders accept/godkendelse

Der er ikke modtaget midler fra

en tidligere tilskudsperiode.

5.2.3 Redegør for hvad der skal ske med ikke

forbrugte projektmidler. Bliver de

tilbagebetalt eller overført til næste

projektperiode?

Vi får tilskudsmidlerne når

regnskab er godkendt fra MST.

Vi beder derfor ikke om de

penge, som vi ikke har brugt på

projektet.

5.3 Øvrige indtægter Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

5.3.1 Indsæt opgørelse, som specificerer

eventuelle øvrige indtægter

Ingen

5.3.2 Afstem opgørelsen til indgåede aftaler,

tilsagn o.l. og indsæt dokumentation herfor

12

Deloitte

6. Tilskudsyders evt. rapporterings- og/eller resultatkrav mv. Pkt. Emne Beskrivelse/forklaring Dokumentation

Indsæt fil

6.1 Gennemgå tilskudsyders eventuelle

rapporterings- og/eller resultatkrav mv. jf.

foranstående materialeindsamling og

identificere de krav, som har afgørende

betydning for tilskuddet.

Tidsregistreringer er et krav Se 4.3.1

6.2 Indsæt relevante rapporter mv. for de

områder, som er identificeret jf. ovenfor,

f.eks.:

Resultatkrav Produktivitets- og effektivitetsanalyse Faglig rapportering (såsom løbende evalueringer, årlige statusrapporter el. afsluttende rapport).

Der er udarbejdet en faglig

rapportering. En afsluttende

projektrapport til Miljøstyrelsen

med en gennemgang af bl.a.

projekts forløb, resultater og

afvigelser.

13