1  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REPORT 

of the 

INDEPENDENT MONITORING BOARD 

on the 

NON‐RESIDENTIAL SHORT TERM HOLDING FACILITIES 

at LONDON HEATHROW AIRPORT 

for the year 

February 2011 to January 2012 

 

 

 

2  

CONTENTS 

 Introduction  3  

4 

5 

6 

9 

 

 

 

 

10 

11 

14 

16 

 Executive Summary 

 The role of the Independent Monitoring 

 A description of the holding rooms 

 Operation of the holding rooms 

 The Detainees 

Board 

 Length of detention 

 Detainee welfare 

 Overnight accommodation 

 Detention of children  18 

 Removals  21 

 Escorting 

 Healthcare 

25 

29  

Diversity  

Safer Custody  

Death in detention 

31 

32 

34  

Complaints  

Events of note 

35 

36  

Other matters of note  37  

The work of the Board  38  

Summary of recommendations  

Abbreviations 

39 

42 

3  

 

1  INTRODUCTION 

1.1  It  is now five years since the  Independent Monitoring Board for the non‐residential, short‐term  holding  facilities  at  Heathrow was  established.   During  that  time  there  has  been welcome improvement in the care of detainees.  The holding rooms are better equipped and there is a wider range of  food.   Particularly poor  accommodation  at Queen’s Building  and  Terminal 2 has  closed.  Above all, the detention custody officers (DCO) are much more attentive to the welfare of detainees in their care. 

1.2  However,  the  accommodation  remains  unsuitable  for  anything  but  a  very  brief  period  of detention and  is quite  inappropriate for holding children or for overnight use.   Many detainees are held  for  long  periods,  including  through  the  night.    Children  are  detained  almost  every  day  and sometimes  overnight.  Improvements  to  the  accommodation  were  promised  in  2011  by  the  UK Border Agency, but very little has happened. 

1.3  The problems of poor accommodation and  length of detention are not going  to be solved easily.    We  make  recommendations  for  short‐term  improvements  to  the  holding  rooms,  but adaptation of existing accommodation and procedures  is only a palliative.   UKBA needs  to  take a radical  look at how  it works at Heathrow and  the detention  facilities  required,  in  the  interests of both efficiency and humanity. 

 

4  

 

2  EXECUTIVE SUMMARY 

2.1  Heathrow  Airport  is  the  UK’s  busiest  international  port, where  some  15,000  people  are detained for  immigration purposes each year.   As noted  in the  introduction, they are held  in poor‐quality  accommodation.    The UKBA  has not delivered  improvements  to  the  accommodation  that were promised in response to the Board’s previous reports.  The conditions under which children are held and that detainees have to endure overnight are degrading and disgraceful. 

2.2  The contract for operation of the holding rooms and escorting changed from G4S Care and Justice  Services  (UK)  Limited  (“G4S”)  to  Reliance  Secure  Task Management  Ltd  (“Reliance”)  on  1 May.  The changeover went well so far as care of detainees in the holding rooms was concerned, but provision  of  transport  between  the  airport  and  immigration  removal  centres  has  been  poor.  Detainees have had very long waits for collection from the airport.  They have also been brought to the airport far too early for flights.  UKBA continues to book detainees onto morning flights without moving them to a nearby IRC, so they suffer long over‐night journeys to the airport. 

2.3  Casework and administrative matters can contribute to detainees held on arrival spending a very long time at Heathrow.  It is essential that the separation of Border Force from the rest of UKBA does not introduce new complications and delays. 

 2.4  In general, detainees are well cared for by Reliance staff while they are at Heathrow.  Many individual acts of kindness have been observed by the Board.  However, Reliance needs to make sure that  the hourly welfare  checks are undertaken on a  systematic basis.   The  lack of any  facility  for detainees to access medication that they do not have in their luggage is a serious concern.  

2.5  Many  detainees  leave  the  UK  compliantly,  but  there  are  too  many  cases  where administrative problems cause delays.  The Board has only observed force being used on detainees who  are  resisting  removal  and  has  not  seen  unsafe  techniques  used.   However,  the  Board  only observes a small proportion of removals and does not travel on flights.   

2.6  Few  detainees  are  judged  to  be  at  risk  of  self‐harm,  but  Reliance  is  not  using  the ACDT system  to monitor  their welfare.    Immigration  removal  centres  should  undertake  a  case  review shortly before a detainee at risk of self‐harm is removed.   

2.7  The time being taken to  investigate the death of a detainee  in October 2010  is a matter of very great concern. 

5  

 

3  THE ROLE OF THE INDEPENDENT MONITORING BOARD 

3.1  Independent Monitoring Boards for  immigration short‐term holding facilities are appointed by  the  Home  Secretary,  but  not  yet  on  a  statutory  basis.    However,  the  general  principles  of independent monitoring, established for prisons and immigration removal centres, are applied. 

3.2  The Board’s role is to monitor and report on 

The  welfare  of  people  in  immigration  custody  anywhere  within  the  airport,  through observation of their treatment and the nature of the premises in which they are held 

The removal of people from the country through the airport. 

3.3  The  Board  needs  unrestricted  access  to  every  detainee  and  all  detention  facilities  and vehicles within the airport  in order to carry out this duty.   This we normally have, but members of the  Board  have  experienced  difficulty  in  gaining  access  to  the  Rapid  Goods  Screening  Centre, apparently  because  staff  there  are  unaware  of  the  role  of  the  IMB.    This  facility  is  operated  by contractors on behalf of BAA and is where some detainees are checked in to the airport. 

3.4  The Board is required to submit an Annual Report to the Home Secretary. 

 

4  A DESCRIPTION OF THE HOLDING ROOMS  

4.1  The  Immigration  and  Asylum  Act  1999  requires  the manager  of  an  international  port  to provide  free  of  charge  such  facilities  at  the  port  as  the  Secretary  of  State may  direct  as  being reasonably necessary  for, or  in connection with,  the operation of  immigration control  there.   The holding rooms at Heathrow are, therefore, provided by the airport’s owners, BAA Airports Limited, to UKBA’s specification. 

4.2  The holding  rooms are managed and  the detainees  cared  for by  contractors on behalf of UKBA.   The contract also covers most moves of detainees  to and  from  the airport.   Until 30 April 2011 the contractor was G4S.  Since 1 May the contractor has been Reliance. 

4.3  There  is a holding room at each of the four terminals currently  in use at Heathrow.   These are no more than waiting rooms with rows of seats and little else.  There is no natural light to any of them and no access to the open air.  All have male and female lavatories and a baby change room, but  the only washing  facility  is hand basins.   UKBA has  recently provided  loungers  in  the holding rooms, two each at Terminals 1 and 5 and one in Terminals 3 and 4.    

4.4  Particular features of individual terminals include: 

Terminal 1 has seats for 33 people.  It is not possible to switch off or dim the lights, which therefore remain fully on all night. 

Terminal 3 has seats for 38 people.  This room is particularly prone to being stuffy.  About half of the seats are hard plastic, with no padding.   The  fixed seating  is supplemented by  loose, plastic chairs which are chained to the wall.  This is a particularly degrading feature.   

Terminal 4 has two rooms separated by the DCOs’ office, one used to hold men (20 seats) and the other for women, children and their husbands and fathers (16 seats).   Ventilation is also a problem here.    Towards  the  end  of  the  reporting  period  BAA  undertook  repairs  to  the  air‐conditioning system.  Previously, portable units had been in use.   

Terminal 5 has a much  larger room than the others, with seats for 87 people.   However,  it  is  less‐used than the rooms at terminals 3 and 4.  All of the seats are hard plastic.  An especially degrading feature is that the lavatory cubicles open directly onto the room where detainees are seated.  There are gaps above and below the cubicle doors, so noise and smells are evident to all.   The  lavatories themselves are metal and lack separate seats.  The room can be cold.   

4.5  Accommodation for children is described in section 10. 

4.6  There  is a  further  facility adjacent  to Terminal 3, which  is used  for holding detainees who have been brought to the airport from immigration removal centres (IRC) for removal.  This is named Cayley House, but during 2011 its BAA building reference, Lima 23, became more widely used.  This has  separate  rooms  for men,  for women  and  for  families with  children.    There  is  a  small  “quiet room” off the men’s room, which can be used for sleep and prayer.  A total of 55 detainees can be accommodated, but the total number present rarely reaches more than half this number.   Like the holding rooms  in the terminals, the L23 rooms have no windows and natural  light.   All of the seats 

6  

are hard plastic.   There are  five  loungers  in  the  rooms at  L23, all but one of which are also hard plastic apart from a small head rest.  L23 has male and female showers, but, as noted in paragraph 4.12, these have been out of use for long periods. 

4.7  Food  available  in  the holding  rooms  comprises  apples, oranges,  sweet biscuits  and  crisps that  detainees  can  help  themselves  to  whenever  they  like.    More  substantial  food  comprises sandwiches and a range of microwaved ready meals, available on request.  The sandwiches are not of high quality.   The fillings can be sparse, but are spread so as to be thicker  in the centre; the cut sandwich in a pack looks more generous than it really is.  The ham tends to be an un‐naturally bright pink colour and the cheese slices very thin.  Some of the fillings, particularly salad, make the bread soggy.  Reliance introduced a new range of microwaved meals which are an improvement over the previous range, though the  ‘vegetarian breakfast’  is unappealing.   There are machines to dispense hot and cold drinks at all of the holding rooms, but at Terminals 3 and 5 these are on the other side of a locked door from the detainees.  At these rooms detainees have to ask staff if they want a drink of anything other than water.  All food and drink is available free of charge.  Stocks are replenished daily and we usually find that the full range is available, though things can run short on a busy day. 

4.8  Detainees present overnight should be given a welfare pack containing toiletries, and usually are.  Stocks of tampons are no longer available in female lavatories, following an incident at Stansted when an applicator was used by a detainee  to  self‐harm.   Sanitary pads continue  to be provided.  Blankets and pillows are available.   

4.9  There  is  a  television  in each  room  and  a  stock of DVDs  is held.   A newspaper  in each of English,  Spanish,  French  and  Chinese  is  supplied Mondays  to  Saturdays.    The  provision  of  other books and magazines  is somewhat miscellaneous, comprising a mixture of what staff have brought in and detainees may have  left behind, plus a  few  that have been purchased specially.   Many are rather dog‐eared.  While there is material in quite a wide range of languages, the choice available in a particular language may be very limited.   

4.10  Detainees  are  not  allowed  to  have mobile  devices  that  include  cameras with  them  in  a holding room.  Reliance stocks a number of mobile phones without cameras or SIM card.  These are loaned to detainees who can insert their own SIM card.  There is a pay phone in each of the rooms, but this is expensive to use because it charges the BT pay phone tariff.  Detainees have no access to the  internet or email, which can make  it difficult  for  them  to obtain advice and assistance.    It  is a contractual obligation on Reliance to provide each detainee with a free of charge phone call of five minutes’ duration  to anywhere  in  the world.   This  they have not done, because  international calls are not possible from land lines in the holding rooms other than the pay phone.  The Reliance staff are not  issued with mobile phones  from which  international  calls  can be made  (though overseas escorts are).  Reliance proposes to meet its obligation by providing detainees with free phone cards, but this is likely to place excessive demand on the pay phones, particularly at terminals 3 and 4.     

4.11  In  response  to  the  Board’s  previous  Annual  Report,  UKBA  said  that  it  was  funding  the installation  of  a  shower  at  Terminal  1, was  obtaining  quotations  for  installation  of  a  shower  at Terminal 4 and had authorised an upgrade of facilities at Terminal 5.  The work at Terminal 5 was to include a privacy screen in front of the lavatories and a larger family room.  Sadly, none of this work has been carried out.  The Board understands that UKBA has had difficulty in agreeing the work with 

7  

BAA, who have raised technical objections.   There may be difficulty  in finding room for showers at Terminal 3, so UKBA should lose no opportunity to secure more space from BAA. 

4.12  The  showers  at  L23  have  been  out  of  use  for  long  periods  because  of  the  presence  of legionella.  They could not be used from mid‐March until the end of June and from early September until mid‐November.  In both cases this is far longer than should be necessary to flush and treat the system.  Maintenance is the responsibility of BAA, and the Board questions whether they would find it acceptable for showers to be out of use for so long in a VIP suite or first class lounge.  For weeks on end all that happened was that a BAA engineer tested the system but took no other action.  The outbreaks of  legionella were attributed to water  lying  in pipes for  long periods without circulating.  An automatic flushing system has been installed in order to prevent this.         

4.13  UKBA has been contemplating requiring BAA to upgrade the holding rooms, under powers in the 1999 Act, but had not done so by the end of January 2012.  The Board wrote to UKBA in October in strong support of the  installation of showers  in the holding rooms.   The Board understands that the UKBA’s Detention,  Escorting  and Population Management Unit  (DEPMU), which monitors  the Reliance contract and the holding rooms, is able to call on technical advice when required.  However, the Board is of the view that full‐time technical support is required while extensive work needs to be undertaken.   

 

Recommendations 

4A  UKBA should require BAA to modify the  lighting circuits and controls at Terminal 1, so that the  lights  can  be  dimmed  at  night.    This  is  the  third  time  we  have  made  this recommendation.   

4B  Reliance  should  allow  detainees  unrestricted  access  to  a  drinks  machine  at  all  holding rooms. 

4C  UKBA should install a modesty screen in front of the lavatory doors at Terminal 5 as a matter of urgency. 

4D  UKBA should require BAA to install showers in all of the holding rooms. 

4E  UKBA  and Reliance  should make provision  for detainees  to have  access  to  email  and  the internet. 

4F  Reliance should provide a mobile phone at each holding room on which each detainee can make an international call. 

4G  UKBA should appoint a building services engineer or similarly qualified professional  to  the DEPMU monitoring  team  to push  forward  the  required work  to  the holding  rooms and  to consider what other improvements might be feasible.   

 

8  

5  OPERATION OF THE HOLDING ROOMS 

5.1  Each of the holding rooms is normally staffed by two detention custody officers.  Under the contract with G4S three DCOs were required at Terminal 5, but this proved to be unnecessary.  It is a contractual requirement that if a female detainee or a child is present, at least one of the DCOs on duty must be a woman.  Unfortunately, neither G4S nor Reliance have been able to provide female DCOs in all cases when this has been required.  Reliance has told the Board that it is making efforts to recruit more women.  

5.2  Operation  of  the  holding  rooms  is  overseen  by  the  contractor’s  managers.    The  Chief Immigration Officer at each terminal checks the holding room every four hours.   The contract with Reliance  for operation of  the holding  rooms  is managed by DEPMU.   A  team of DEPMU  contract monitors visit the holding rooms on a regular basis. 

5.3  A major concern during the year has been the  increase  in the number of detainees held at Terminal 4, after BAA reallocated a number of airlines there in May.  The holding room at Terminal 4 is now the busiest at Heathrow, though in terms of floor space it is the smallest.  This has resulted in it being very crowded on occasion. 

Twenty detainees were present at Terminal 4.  Twelve of them were in a room of 27 square metres and with 16 seats.  They were a mother and her nine months old baby; mother, father and  child  approaching  two  years  old;  mother,  father  and  three  children  between  three months and four years old; an unaccompanied child aged 13 and a woman travelling on her own.   Several people were  lying across seats, so some of the children were confined to the floor.    The  room  was  so  full  that  a  pregnant  woman  and  her  husband  had  to  be accommodated in the male holding room.  The unaccompanied boy wanted to lie down, but was not able to do so until another detainee went to the lavatory, leaving her with no seat. One of the husbands was attempting to sleep, sitting upright in a seat with a low back. The Board  considers  that  these  people  were  held  in  conditions  that  can  only  described  as degrading.  

The Board considers that the greater use of the Terminal 4 holding room resulting from the action of BAA increases the obligation on BAA under the 1999 Act to improve and enlarge the facility.      

 

Recommendations 

5A  Reliance should ensure that a female DCO is on duty at each holding room at all times. 

5B  UKBA should require BAA to provide a  larger holding room at Terminal 4  in order to meet the increased demand.  

9  

10  

 

6  THE DETAINEES  

6.1  People  detained  at  the  holding  rooms  in  the  terminals  are mostly  those who  have  been stopped at the border.  They include: 

People who need a visa, but do not have one.   A significant number are those who do not need a visa for a tourist visit, but are suspected of coming to the UK for other purposes.  A significant number of detainees are young backpackers, particularly from the United States and Australia, who intend to support themselves through casual work while visiting Britain.  There are other visitors who need a tourist visa, but have failed to obtain one.    

People who have a visa, but checks need to be made, for example with employers, places of education or family being visited.  Many people come from India and Pakistan to visit British relations and may be detained while UKBA contacts the host family.     

Asylum  seekers,  who  particularly  come  from  areas  of  conflict,  such  as  Afghanistan  and Somalia.  Quite a few Libyans came in 2011.  Family groups are common. 

    

   

 

7  LENGTH OF DETENTION 

7.1  The  Board  calculates  that  the  number  of  people  detained  in  holding  rooms  during  the reporting year and their length of stay are thus: 

  0‐8 hours 8‐12 hours 12‐18 hours 18‐24 hours 24+ hours  Total

Terminal 1  1,495  297 205 96 25  2,118

Terminal 3  3,209  557 484 338 88  4,676

Terminal 4  3,435  617 565 541 137  5,295

Terminal 5  2,074  420 228 154 23  2,899

Total  10,213 1,891 1,482 1,129 273  14,988

L23  9,585  315 106 30 2  10,038 

7.2  The  total number of detainees  at  the  terminals  is  slightly down on  that  for our previous reporting year (15,011).   Two thirds of detainees  left the holding room within eight hours and 80% had  left within  twelve hours.   However,  that  left 2,884 people held  for more  than  twelve hours.  Detainees were more  likely  to be held  for over  twelve hours at  terminals 3 and 4, which are  the worst ones in terms of environment.  Stays of more than eight hours at L23 are mostly by detainees whose removal has been cancelled or who have refused to go.  Although many detainees were held for less than eight hours, it must be borne in mind that the holding rooms are not suitable even for a wait that long.          

7.3  Passengers arriving at the UK Border have their passports checked and may be questioned by officials from Border Force, a part of UKBA.  Those who are detained for further examination are moved to the holding room, which is located at or close to the arrivals hall at each terminal.  There will be a further interview, maybe several, while Border Force investigates the detainee’s case.  The investigation process may be extended by the need to involve other parts of UKBA.   

7.4  Detainees  claiming  asylum  have  to  be  referred  to  the  Fast  Track  Intake  Unit  (FIU)  to determine whether they should be subject to the Detained Fast Track (DFT) process or not.   A DFT detainee is held at an IRC.  The FIU is not based at Heathrow; it is closed from mid‐evening and for most of the weekend.  Any asylum seeker arriving during the evening or at the weekend will face a long  wait  before  their  case  can  be  considered.    Some  asylum  seekers,  particularly  those  with children, are not eligible  for DFT.   They have  to be  screened by  the Port Medical  Inspector  (PMI) before being taken to designated asylum accommodation or to stay with a sponsor.   Transport for such  people  continues  to  be  provided  by  G4S,  with  scheduled  pick  ups  from  Heathrow  early afternoon  and  in  the  middle  of  the  evening.    Special  collections  can  be  made  for  particularly vulnerable detainees, but most have to wait.  The need for initial checking by UKBA and a visit to the PMI can mean that even those who arrive on overnight flights can miss the afternoon transport, so may be at the airport for over twelve hours.  

11  

A woman who claimed asylum was detained early  in the afternoon, but not  interviewed by Border Force until 17:00.  By the time that was over and a decision had been reached, it was too late for her to see the PMI that evening.  She had to wait until next day and was detained at the airport for over 25 hours.     

7.5  In  some  cases  detainees may  need  to  be  referred  to  the  Criminal  Casework Directorate, which also works “office hours”.    

7.6  Consideration of any detainee’s case may be extended  if an  interpreter  is required.   There may be an IO who can speak the detainee’s language, but if not use has to be made of a telephone translation service or of an  interpreter who attends  in person.   A person who speaks the required language is not always available immediately by either means.  

7.7  The outcome may be that the detainee is released, temporarily admitted to the UK, sent to detention at an IRC, sent to dedicated accommodation for asylum seekers or is to be returned to his or her port of origin.   If a detainee  is to go to an IRC, Border Force has to request accommodation from  Detention  Services,  another  part  of  UKBA.    This  is  arranged  within  Detention  Services  by DEPMU.   When DEPMU  has  allocated  a  place  at  an  IRC  it  issues  a movement  order  to  Reliance (previously G4S) to transport the detainee there.   

7.8  The administrative procedures that need to be followed  if a person  is to be detained at an IRC or as an asylum seeker tend to extend the period of detention at Heathrow.  There are various management controls on length of detention, but the Short Term Holding Facility Rules, that would impose a maximum  length of stay, have still not been  introduced.   The  rules, which have been  in preparation since 2005, are expected to require that detainees are not held at a STHF for more than 24 hours.   Border  Force  attempts  to  comply with  these  time  limits  at Heathrow, but not  always successfully.   

A man was detained at 16:00 and reached  the holding room at 16:45.   An  interpreter was required to conduct an interview with him.  This was arranged quite quickly, so the interview took place between 18:00 and 19:30.   By that time  it was too  late for the man’s case to be considered by the FIU, who took up the matter in the morning.  It was decided around 10:15 that the man was suitable  for DFT, a bed at an  IRC was allocated to him and a movement order  issued  to  Reliance  about  11:30.    This was  19½  hours  after  the man  had  first  been detained and his total time in the holding room was 27½ hours.  

7.9  Sometimes  accommodation  at  an  IRC  cannot  or  is  not  provided  promptly,  extending  the period of detention at Heathrow. 

Two people were detained at 11:30, but were not allocated beds for that night and did not leave for IRCs until the afternoon of the following day.  

7.10  Detainees may be held  for a significant period  in the arrivals hall, before being brought to the holding room.  The Board was noting extended periods in arrivals halls more frequently towards the end of the reporting period. 

Records  showed a man as detained at 12:45, but not admitted  to  the holding  room until 14:55.  He said that he had been in the arrivals hall for about two hours except for when he 

12  

13  

was taken to collect his  luggage, which took around ten minutes.   He said that he was not offered anything  to drink or eat during  this period and was  told he would only be  there a “short while”.    

A woman, who said she was detained in the arrivals hall for about two hours, felt humiliated by being held in a public area. She was later admitted to the UK.   

UKBA’s escorting contract quite rightly requires Reliance to provide detainees with a suitable level of privacy at all times when in custody.  The Board does not consider UKBA is meeting this requirement itself when subjecting detainees to an extended period of detention in an arrivals hall. 

7.11  Shortly after  the end of  the  reporting period  the Home Secretary announced  that Border Force  is  to be established as an entity  separate  from  the  rest of UKBA.    So  far as  the welfare of detainees  is  concerned,  closer  working  between  Border  Force  and  Detention  Services  is  highly desirable and the Board hopes that this will not be lost.  

7.12  Extended detention because of transport problems is considered in section 12. 

 

Recommendations 

7A  UKBA should extend the operational hours of FIU so that all asylum seekers arriving  in the evening can have their cases considered promptly. 

7B  UKBA should not hold detainees for more than half an hour in arrivals halls and should aim for a shorter period. 

  

 

8  DETAINEE WELFARE 

8.1  The welfare of detainees in the holding rooms is principally the responsibility of the Reliance DCOs.  When a detainee arrives they have to be searched, their luggage stored and a DCO is required to  explain  to  them  the  facilities  available.    The  DCOs  are  required  to  check  on  the  welfare  of detainees hourly.  The DCOs sit in an office outside the holding room.  In all cases they can observe the room by CCTV and at Terminals 1, 3 and 5 they have a direct view of a substantial part of the room through a glazed screen. 

8.2  Overall, we are pleased to report that most of the Reliance staff, most of the time, care well for detainees.   Some go out of their way to be helpful.   Detainees rarely complain about the DCOs and most tell us that they are being well looked after.   

8.3  We  have  observed DCOs  giving  the  initial  induction  reasonably  comprehensively  in most cases,  but  have  not  been  able  to  find  evidence  of  hourly welfare  checks  being  undertaken  in  a systematic manner.  However, DCOs normally have reason to go into the holding rooms fairly often while detainees are present.  There can be communication problems if a detainee and DCOs have no common  language.   A telephone translation service  is used, but communication  is often by gesture and very  simple vocabulary.   Detainees who  speak  little or no English can be particularly anxious, because they do not understand properly, or at all, what is happening.  It is important that DCOs and IOs make every effort to engage with them, even though this may be difficult. 

8.4  The Board finds some detainees who are unaware of facilities available to them, such as hot meals or help with telephone calls.  In many cases this may have been explained to them by a DCO, but  shock,  confusion  and  a  limited  command  of  English  may  all  have  conspired  to  prevent comprehension.   

A woman was unaware that she could be helped with phone calls.  When alerted to her need by the IMB monitor, a DCO allowed her to use the office telephone.   

Detainees who had been present overnight had not been provided with welfare packs.   The DCO said this was because they had not asked for them.   

The hourly welfare check,  if undertaken  systematically with all detainees being  spoken  to,  should avoid these types of problems. 

8.5  As  noted  in  paragraph  4.12,  the  showers  at  L23  have  been  out  of  use  for  long  periods.  Detainees held elsewhere overnight are meant to be able to use the showers.   This often does not happen, because there  is nobody available to transfer people to and from L23.   We often find that detainees have not been offered showers, no doubt because the DCOs think  it unlikely this will be possible.  When the showers did come back into use the staff in the holding rooms were not all told this promptly. 

A detainee said that he had asked for a shower, because it had been two days since he had been able to wash properly.  He was waiting for a flight to New York.  The DCO said he had phoned L23, but was told that they were too busy to arrange a shower.   

14  

8.6   We  have  observed  DCOs  going  out  of  their way  to  care  for  detainees  in  a  sympathetic manner: 

A DCO arranged for an upset Israeli woman to speak to a Rabbi by phone; he later came to the holding room and was given use of the family space to talk with the woman in private 

DCOs respected the wishes of a transgender male detainee, by dealing with him as a woman as far as possible. 

A  detainee  who  spoke  Croat,  but  no  English,  became  very  distressed.    The  telephone translation  service did not have a Croat‐speaker available. A DCO managed  to contact  the detainee’s English‐speaking sister by telephone and get her to explain what was happening and provide comfort.    

These  are  just  a  few  examples  of many  acts  of  kindness  towards  detainees  that  the  Board  has observed. 

8.7  We  have  also  observed  staff  remaining  professional  and  caring  when  looking  after challenging detainees: 

A  young man,  understood  to  be  bi‐polar,  was  extremely  indignant  at  being  held, made repeated unjustified complaints and was consistently rude to a DCO, who remained calm and tried to provide appropriate care.   

8.9  Most  Immigration  Officers  (IO)  deal  with  detainees  courteously,  but  unfortunately  we continue to observe some acting in an unfriendly manner. 

A visibly upset detainee was brought to the holding room by an unsmiling IO who  indicated by pointing where he should sit.  The DCOs were able to communicate with him through the telephone  translation  service and went  some way  towards  comforting him.   When  the  IO returned  to  take  the man  for  fingerprinting,  she  again  just  pointed, with  no  attempt  to engage with him in a sympathetic manner.   

8.10  We have also observed IOs questioning or giving  information to detainees  in front of other people, rather than privately in an interview room.  This should not happen; such exchanges should be confidential.  We know that UKBA has reminded staff about this. 

An IO told a detainee, in the presence of another, that she was being refused admission and would be flown home next day.   

An  IO asked  a detainee  in  front of  several  staff and other detainees whether he had any medical conditions.   

 

Recommendations 

8A  Reliance should ensure that hourly welfare checks are carried out effectively.  

8B  UKBA  should  ensure  that  briefings  and  questioning  of  detainees  takes  place  privately. 

15  

 

9  OVERNIGHT ACCOMMODATION 

9.1  The holding room accommodation at Heathrow is quite unsuitable for overnight use.  Only a small number of loungers are available.  It can be uncomfortable to lie across the seats, particularly the  hard,  plastic  ones.    Detainees  are  not  allowed  to  sleep  on  the  floor,  so  no mattresses  are provided.  The lights in the room at Terminal 1 cannot be switched off or dimmed and detainees are no  longer provided with eye masks.   Eye masks may be required elsewhere, by detainees trying to sleep during  the day, because  it  is night  time where  they have  come  from.   G4S used  to provide masks voluntarily, but it is not a contract requirement and Reliance does not do so.   

9.2  Detainees  are  occasionally moved  to  L23  for  the  night,  but  the  benefit  in  this  has  been reduced since all holding rooms have been provided with at  least one  lounger.   People are usually arriving  at  L23  from  IRCs  for  removal  from  03:00  onwards,  so  sleep  is  likely  to  be  disturbed.  Detainees can expect a quieter night in the terminal buildings.  The main benefit of moving to L23 is access to the showers there. 

9.3  The  Board  has  previously  pressed  for  provision  of  overnight  accommodation  at  or  near Heathrow.   In response to our previous Annual Report UKBA said that due to the efficiency savings they are expected to deliver it will not be possible to provide a short term overnight holding facility, but twenty beds at Colnbrook IRC had been ring‐fenced for cases referred from Heathrow. 

9.4  The intention is that the ring‐fenced beds would be used principally by detainees who have not been admitted and are to be returned on a flight next day.  They could also be used by detainees whose casework was going to take some time, for example  if an employer or college could not be contacted until the next day.  Colnbrook IRC is designed to the standards of a category B prison, so is quite unsuitable for people who are awaiting the outcome of administrative procedures.   A person who has no visa or  the wrong  type has not committed any crime.     A man who had  to spend  the night at Colnbrook, sharing a room which  included the  lavatory with a complete stranger, said that he felt humiliated and angry.  

9.5  Even  though beds at Colnbrook are meant  to be  reserved  for overnight use by Heathrow detainees, they are not always available.   

A woman with medical needs was detained during the afternoon and refused entry.  No bed was  available  at  Colnbrook.    It was  possible  to  book  her  on  an  evening  departure  from Heathrow, but  it would have been preferable  for her  to have a night  in bed between  two long‐haul flights. 

9.6  UKBA officials can be reluctant to request accommodation at Colnbrook for detainees who are to fly out in the morning, because of the very early hour they will need to be roused and possible transport delays.  A move may also not happen if a detainee has a large amount of luggage. 

A pregnant woman was refused admission during the morning, but could not fly out until the next day.  IRC accommodation was available, but transport back to the airport would not be possible  in time for a flight at 08:40.   Therefore, the woman spent the night  in the holding room.  

16  

A woman was told that she would be going to detention for the night, but she remained  in the  holding  room.   UKBA  considered  this was  in her best  interest, because  of  the  time  it would take to check her luggage in and out of the airport and the IRC.   

9.7  Even if detainees are to be moved to an IRC, there can be a long wait for transport. 

A  young woman was  refused  admission  at  20:30  and was  to  be  returned  to  her  place  of origin.    She was allocated a bed at Colnbrook by  21:45, but was not  picked up  from  the airport until 02:10.  She had to be collected from Colnbrook at 08:50, so it is unlikely that she had very long in bed. 

9.8  The only IRC that can provide overnight accommodation for children  is Tinsley House, near Gatwick Airport.  This is too far away to be of practical use. 

A woman  and  three  children were  detained  during  the  afternoon  and  refused  admission.  They left for Tinsley House at 21:20 and arrived there at 00:10.  Departure back to Heathrow was at 05:50, so allowing for checking in and checking out at the IRC they can have had very little sleep.  In contrast, they spent six hours travelling from and to the airport. 

Similarly, women are sometimes accommodated overnight at Yarl’s Wood IRC, which involves a long journey from the airport. 

A woman was refused entry  in the evening and required to  leave on a flight next day.   She was taken to Yarl’s Wood, leaving Heathrow at 00:15 and arriving there at 02:35.  

9.9  In summary, the accommodation at IRCs is inappropriate.  Moving detainees overnight to an IRC proves  inconvenient or  impossible  in many cases, because beds may not be available, a move may be impracticable or transport is unavailable or delayed.  On the basis of cases observed by the Board, just 10% of detainees held overnight are taken to an IRC.  The Board does not consider that this is a viable means of providing overnight accommodation with the welfare of detainees at heart.  

 

Recommendations 

9A  Reliance should provide eye masks in all of the holding rooms. 

9B  UKBA  should  procure  that  overnight  accommodation,  including  beds  and  showers,  is provided airside at Heathrow. 

9C  Until  proper  overnight  accommodation  is  available,  UKBA  and  Reliance  should  organise transport so that detainees can be moved promptly to and from accommodation nearby, so that they have a reasonable period of undisturbed sleep. 

17  

 

10  DETENTION OF CHILDREN 

10.1  It  is unfortunate  that, so  long as  there are  immigration controls,  the detention of children cannot be avoided.   If an adult  in charge of a child  is detained, the child has to be held with them.  Sometimes children are detained because abuse or abduction are suspected. 

10.2  The holding rooms are wholly unsuitable for the detention of children.   There are separate rooms for children at all of the terminals, except Terminal 4, but some of these are very small.  The family space at Terminal 3 is an area of just 9 square metres, which is partitioned off from the rest of the room.  This is far too small and results in children having to use the main room.   

A mother,  two  teenage  daughters  and  a  son  did  not  have  enough  room  to  sleep  in  the Terminal 3 family space.  They had to rest as best they could across the tables and chairs in the main room, in the company of a large number of other detainees.    

Here, and at Terminals 1 and 5, access  to  the  family  space, and  from  there  to  lavatories and  the baby‐changing facility, is through the main room.  Glazing allows the main room to be seen from the family space,  though  it  is normally covered at Terminal 3.   Therefore, children are exposed  to any disruptive or disturbing behaviour by adults.   Detainees quite often show signs of distress and that can be very upsetting  for a  child.   At Terminal 4  children are held  in a  room  that  is also used by female detainees and their partners.  All that distinguishes the children’s area is a mat on the floor in a corner of the room.  Only at L23 is there an entirely separate room for families with children. 

10.3  The  areas  where  children  are  held  are  equipped  with  a  cot,  toys  and  children’s  books.  However, apart from two small, loose chairs in the Terminal 5 family space all of the seating is adult‐size.   Bean bags were on order at the end of the reporting period.   Few activities suitable for older children are available. 

10.4  UKBA proposes to create larger family rooms at Terminals 1 and 5.  This is welcome, but the really urgent need for improvement is at Terminals 3 and 4, where the accommodation is completely unacceptable.    The Board notes with  regret  that  the  family  room under  construction  at  the new Terminal 2A is hardly any bigger than that at Terminal 5. 

10.5  The Board  is very concerned  that children can be held at  the airport  for  long periods and sometimes overnight.  For example: 

Mother,  father,  son  (age  9)  and  daughter  (age  5)  detained  at  20:15  and  not  temporarily admitted until 16:00 next day.  

Mother,  father, son  (age 3) and daughter  (age 2) detained at 16:15 and  left on a  flight at 10:00 next day.   

Mother and 18 months old baby detained at 19:25 and left for flight at 08:00 next day.   

These are far from isolated cases.   

10.6  Sometimes  children  are  taken  into  the  care  of  Hillingdon  Council,  but  this  can  result  in detention  for many  hours, while UKBA  undertakes  enquiries,  followed  by  the wait  for  the  social worker to arrive.   

18  

A girl  (age 12) was held  for her own  protection at 12:15, but  it was not until 01:00 next morning that she was collected by Social Services.   

A  child  is  recorded as having  spent 31 hours 50 minutes detained at Heathrow, before  the  social worker arrived on 20 December 2011.     

10.7  The  December  2010  Conclusions  on  the  Review  into  ending  detention  of  children  for immigration purposes said: 

“We have also changed the system for dealing with asylum seekers who arrive at port late in the day.  Previously such families would have been held overnight until they could be screened the following day.   To avoid this, such families can now be routed straight  into the asylum system without being screened, provided that biometrics are taken.” 

Sadly,  it took some time for this to be put properly  into effect at Heathrow.   Problems with finger‐printing equipment, preventing a biometric record being made, caused considerable delays.   So far as  the Board was concerned matters came  to a head on 9 September.   No  fewer  than 21 asylum seekers, of whom eleven were  children  ranging  in age  from 1  to 13, were held at Terminal 4  for between 19 and 21 hours.   Most had been detained  late  the previous evening, but  finger printing was  still under way at 17:00.   Other detainees were present at Terminal 4,  so  the holding  rooms were very crowded making conditions most unpleasant. 

10.8   Following  this  episode  the  Board  wrote  to  the  Chief  Inspector  of  UKBA  asking  him  to investigate  why  the  arrangements  for  screening  asylum‐seeking  families  were  not  being implemented effectively at Heathrow.  It is pleasing to report that since then the Board has observed examples of children’s cases being dealt with much more expeditiously, whether or not asylum  is being sought. 

Family group, including a daughter age 16, detained at 22:00 and admitted at 00:40  Mother and two children (age 3 and 6) detained at 17:50 and temporarily admitted at 21:00 

However, extended delays do still occur.  A child was landed on 20 January 2012 after detention of 21 hours. 

10.9  In  our  previous Annual Report  the Board  recommended  that  the Home  Secretary  should ensure  that  families  are  no  longer  detained  in  holding  rooms  during  the  period  of  secondary examination.    The  response  was  that  dedicated  family  accommodation  is  provided  within  the holding  rooms  to ensure  the  specific welfare needs of a  family  can be met.   The Board does not accept  that  this  is  the  case.    The  facilities  at  Terminals  3  and  4,  in  particular,  fall well  short  of requirements, by  their  size and nature.   Not only do  children need  to be held  in a non‐custodial environment, but they also need proper sleeping accommodation.  None of the holding rooms meet this standard. 

10.10  The number of children held at Heathrow  justifies provision of special accommodation  for families on the airport.  This is required particularly for those detained in the evening or leaving on morning flights.  

 

19  

20  

Recommendations 

10A  UKBA  should  procure  that  suitable  accommodation  is  provided  airside  at  Heathrow  for families with children as a matter of urgency.   Until  this can be done, UKBA  should make arrangements for any families held at the airport to be detained at a nearby hotel or other suitable space and for transport to be available promptly. 

10B  As an expedient, pending better provision, UKBA  should modify  the  layout of  the holding facilities at Terminal 2A to provide a larger family room. 

 

11  REMOVALS 

11.1  Detainees  are  removed  from  the UK  through Heathrow on  scheduled  flights,  escorted or unescorted.    Unescorted  detainees  are  taken  to  the  aircraft  door  by  DCOs,  but  travel unaccompanied.   Some are people who have arrived on  flights  into Heathrow and are being  sent straight back, often because they  lack a visa.   Others have spent a period  in detention, have been temporarily  admitted  to  the  country  or  have  over‐stayed  a  visa.    Some  are  taking  advantage  of Assisted Voluntary Return or the Facilitated Returns Scheme.  

11.2  A  separate group of DCOs, based near Gatwick Airport, and designated Overseas Escorts, collect detainees  from  IRCs, bring  them  to  the airport and  travel with  them.   Detainees going on escorted removals are ones where previous removal attempts have been unsuccessful or a UKBA risk assessment shows that they are unlikely to co‐operate with an unescorted flight. 

11.3  There  have  been  no  charter  flights  from  Heathrow  for  removal  of  detainees  during  the reporting period and the Board understands that they will continue to depart elsewhere. 

Unescorted removals 

11.4  Most  of  the  detainees  the  Board  has  observed  on  unescorted  departures  have  been  co‐operative.  This is usually the case, though we have been told by DCOs of instances where a detainee has resisted removal and we have come across detainees at L23 who had refused to go.  The DCOs we have seen have been caring and concerned for the welfare of the detainees.   

A  detainee who was  illiterate  and  had  difficulty  understanding what was  happening,  had each stage of the security, check‐in and boarding procedures explained to her carefully by the DCOs.   

Before  leaving  the  holding  room,  the  DCOs  went  to  some  lengths  to make  sure  that  a somewhat  disturbed woman who  did  not  speak  English  understood what was  to  happen.  This  included  calling  the  telephone  translation  service and also  carefully  checking  she had nothing with her that might be confiscated at security.    

It is often possible for detainees to wait for the flight away from other passengers and to board the aircraft before they do, which makes their circumstances much less obvious.  The new, more casual, DCO uniform  is of great benefit  in cases where detainees have  to wait  in  the departure  lounge or reach the gate after boarding has started.   The custodial role of the DCOs  is much  less apparent to other passengers. 

11.5  The  boarding  procedure  should  be  explained  to  detainees  at  the  holding  room  before departure and this usually happens.  This is done in English if possible, but DCOs who speak foreign languages or a telephone translation service may be used.   Good use has been made of DCOs who speak other  languages to escort detainees to the aircraft, but  there are often removals where the detainees  and  DCOs  have  no  common  language.    This  can  cause  problems  and  anxiety  to  the detainees  if  they  do  not  understand what  is  happening.   Many  are worried  at  not  having  their passport or  ticket, which  they  are  given by  the  flight  attendants  after  take‐off.   G4S  instituted  a system whereby DCOs had mobile phones which they could use to call a translation service, if they 

21  

needed  to communicate with a detainee during a  removal.   The  facility was  little‐used  in practice and appears to have been abandoned.  

11.6  There are still cases of foreign national prisoners arriving at the airport for removal with the papers or other possessions  in plastic bags clearly marked  ‘HM Prison Service’.   Reliance provides document  cases  and  bags  that  can  be  used  in  these  circumstances,  but  people  should  not  be released with bags that identify them as ex‐prisoners. 

11.7  Quite  regularly  the  removal of detainees has  to be  abandoned because of  administrative errors; typically not all of the correct documents are present.  This is upsetting for the person being removed and  is wasteful.   Another  flight has to be booked and there  is usually a  further period  in detention. 

A man was  brought  to  the  airport  from  a  prison  for  a  flight,  but  there was  no  Removal Direction or ticket for him, so he could not go. 

A man came  for removal, but his passport was not available.   Following phone enquiries  it was found at a UKBA office, but by the time a courier had brought it to the airport, the flight had gone.  

A man was being removed on an early morning flight.   The Removal Direction was faxed to the airline after their office had closed the previous evening, resulting in the matter not being dealt with in time for the man to depart as planned.   

11.8  Detainees departing under the Assisted Voluntary Returns scheme are entitled to a modest resettlement grant.   This  is given  to  them  in  the  form of a cash card, which  is  issued by Reliance immediately  before  departure.    Sometimes  the  authority  to  issue  the  cash  card  is  not  received.  Reliance had in those circumstances been giving the detainee a card and sorting out the paperwork later.  This stopped when they were instructed by UKBA not to do so. 

There was no authority to  issue a cash card to a man  leaving on AVR, so he refused to go.  Not only did  he have  to go back  to detention, but  he  said  that  his mother had a wasted journey of over 600 km to meet him at the airport back home.   

11.9  There  are  also  problems  at  the  airport when  detainees  arrive  having  been  given wrong information  at  the  prison  or  IRC  they  have  come  from.    Reliance  staff  can  have  difficulty  in persuading  them  to depart when  this happens.   They report  that detainees are regularly  told  that they can receive visitors and have possessions delivered to them at L23, which is not the case.   

A detainee said he was told on leaving prison that he could collect his discharge grant at the airport.  He could not; it should have been paid to him at the prison. 

A detainee who had come from an  IRC had been told there that he could send and receive faxes at L23; this is not correct. 

11.10  Many unescorted  removals are on  flights  that  leave  in  the morning.    In some cases  this  is unavoidable.   A detainee may be flying to another EU country, for removal from there.   There may not be another  flight  to a particular destination.   However,  the Board  considers  that every effort should be made to book removals on afternoon and evening flights, in order to avoid night journeys 

22  

to the airport.  If a morning flight is unavoidable, the detainee should be brought to a nearby IRC no later than the day before. 

 

Escorted removals 

11.11  There are escorted  removals which proceed without problems, but  in most cases  that  the Board has observed during the reporting period, detainees have been unco‐operative.   

11.12  As with unescorted removals, detainees and escorts normally wait to board the aircraft away from other passengers and board first.  They may board directly from the tarmac, by external steps.  

11.13  We have observed overseas escorts being caring of detainees and talking with them to try and obtain their co‐operation.  However, this is not always successful. 

While waiting inside the terminal to board the aircraft, a man started shouting that he would be killed if he was sent back to his home country.  He attempted to remove his trousers.  The overseas escorts attempted to restrain him and applied handcuffs.   They tried to calm him, but he continued shouting.   The  removal was cancelled, but  the detainee was  told  that he had only delayed his departure.   

11.14  The Board has observed two cases of family removals during the reporting period, one of a mother and six children and the other of both parents and  five young children.    In both cases the escorts made every effort to persuade the parents to co‐operate, but without success.   

The  escorts  talked  at  length with  the  father  prior  to  boarding,  to  encourage  him  to  co‐operate.  He objected to being led up the aircraft steps, as is UKBA standard procedure, and refused to be seated on the aircraft.   There was a struggle as the escorts forced him  into a seat and applied handcuffs.  This caused his pregnant wife to refuse to be seated as well and to assault an escort.   This all happened  in front of their young children.   The captain of the aircraft refused to carry the family and the removal was abandoned.  

The other family did depart, following screaming and struggling by the mother and eldest daughter, which distressed some of the other passengers on the aircraft. 

11.15  The Board’s observations over several years  indicate that detainees are most  likely to offer resistance when boarding  the aircraft and being  seated  in  it.    In  some  cases detainees who have been entirely co‐operative object to being held by both arms as they climb the aircraft steps.   The need  to do so should be subject  to  individual risk assessment.   There will be some detainees who have to be led onto the aircraft, but consideration might be given to entering into formal compacts with detainees under which they undertake to co‐operate  in return for being allowed to board the aircraft and take their seat without being held. 

11.16  The Board  is very concerned about restrictions  imposed on filming boardings.   Film can be very useful in confirming how boardings have been carried out, particularly if use of force has been necessary  or  there  are  allegations  of  assault.    BAA will  only  allow  Reliance  to  film  at Heathrow subject to a licence agreement.  In January 2012 Reliance and UKBA were making progress towards an annual licence with BAA.  It is usual for property managers to control commercial filming, but the 

23  

24  

Board considers it quite inappropriate for BAA to be applying this principle to filming carried out as part of a public duty.   Reliance  is not able  to  film on board  commercial  flights.   The Board urges UKBA to reach agreement with the airlines that filming inside aircraft will be permitted.     

11.17  The Board has not observed unsafe control and restraint techniques being used, but we do not observe all removals.   In all cases where we have seen control and restraint used the detainee was resisting removal. 

 

Recommendations 

11A  UKBA should  take measures  to ensure  that all necessary documents are available  to allow removals to proceed. 

11B  UKBA  should  allow  Reliance  to  issue  cash  cards  to  AVR  detainees  without  a  separate authorisation being required. 

11C  UKBA  should  ensure  that  there  is  accurate  information  available  to  detainees  at  IRCs concerning facilities available to them at ports of departure. 

11D  UKBA should press BAA to accept that filming boardings  is part of a public duty and not an activity appropriate for control by them. 

11E  UKBA should seek agreement with airlines that it uses for escorted removals to allow filming inside the aircraft.   

11F  UKBA  and  Reliance  should  review  the methods  used  to  board  escorted  detainees  onto aircraft  in  order  to  reduce  the  risk  of  conflict.

 

12  ESCORTING  

12.1  Detainees  are  transported  between  the  airport  and  IRCs  by  Reliance.    These  escorting arrangements have not been working well.   Reliance does not appear  to have enough vehicles or crews.    For much  of  the  period  under  review  the  computer  system  for managing  the  fleet  and assignments has not been working properly or at all.  The Reliance contract provides that detainees being brought  to  the airport  for  removal  should arrive not more  than  five hours before  the  flight departs.  In practice many detainees arrive earlier than that. 

12.2  Some  removals  are not well‐planned by UKBA.    Ideally,  any detainees being  removed on morning  flights  should  spend  the night before at a nearby  IRC, Colnbrook or Harmondsworth.    In practice, this frequently does not happen, subjecting detainees to  journeys through the night from more distant  locations.   This  is systematic, so  that  it  is very  rare  to  find a week night when  there have been no  journeys  to  the airport.   When a pre‐departure move  to a  local  IRC  is planned,  this does not always happen at an appropriate time. 

A detainee was to be moved from Dover IRC to Colnbrook IRC the day before departure, but was not collected until 21:50 and arrived at Colnbrook at 00:40.   As he  left for Heathrow at 03:00, the move to Colnbrook was of no benefit.  

12.3  The Board  is most unhappy at the apparent acceptance by UKBA and Reliance that moving large  numbers  of  people  long  distances  at  night  is  “normal”.    A  proposal  by  UKBA  to  set  a performance indicator to minimise night moves is most welcome.    

 12.4  Detainees coming to the airport for interview or for removal are subject to security checks at facilities used for checking vehicles into the “airside” part of the airport.  Until November 2011 BAA would not allow detainees  to be checked between 04:00 and 05:00, because  this  is a particularly busy period.   Thereafter,  it was  supposed  to be possible  to  check detainees  in at  these  times by request.  However, Reliance say that most requests are refused.  Therefore, any detainee on an early morning flight has to arrive in time to be checked before 04:00.  In some cases local moves are very much earlier than are required by this restriction. 

Three detainees were collected from Colnbrook IRC at 01:29 and arrived at L23 at 02:05 for flights at 08:00, 08:25 and 09:30.      

12.5  Night moves can take an exceptionally  long time, given that roads should be relatively free of traffic.  In some cases this is because other stops are made en route.  There are regularly lengthy night  journeys  from Dover  IRC, which may  include picking up detainees  from Brook House  IRC or Tinsley IRC.   

Detainee booked on a flight at 10:00 was collected from Dover IRC at midnight and came to Heathrow via Brook House  IRC, where there was another pick up, but did not arrive at L23 until 06:30. 

Long journey times from Yarl’s Wood IRC, near Bedford, also occur regularly.  

25  

Detainee booked on a flight at 09:40 was collected from Yarl’s Wood IRC at 02:10 and arrived at L23 at 07:05. 

Trips,  other  than  local  ones,  are  usually made  via  a  Reliance  depot  at Heston, where  detainees transfer  to  vans  and  crews  passed  to  operate  airside.   While  detainees  are  at  Heston  they  are considered to be in transit, so time spent there is not recorded on their custody documents.  

12.6  Reliance often  combines moves,  so a detainee may arrive  long before departure because another is on an earlier flight. 

Two detainees collected from Campsfield House IRC at 22:00 and arrived at L23 at 00:50 for flights at 07:30 and 10:00.   This was  too early even  for  the  flight at 07:30, but who would leave Oxfordshire for a flight from Heathrow twelve hours before departure? 

Sometimes there is no apparent reason for exceptionally early arrivals. 

A detainee was collected  from Brook House  IRC at 00:15 and arrived at L23 at 02:50  for a flight at 12:00.  

12.7  Delays in transporting detainees to the airport occur much less frequently than early arrivals, but do sometimes happen. 

A woman arrived at L23 from Yarl’s Wood only 15 minutes before departure time, so missed the flight and had to return to detention. 

12.8  There  have  also  been  delays  in  collecting  detainees  from  the  airport  and  sometimes complete failure to do so. 

A  detainee was  temporarily  admitted  because  he  had  already  spent  over  24  hours  in  the holding room and there was no van or staff to take him to Harmondsworth IRC, where a bed was available.  

12.9  A most  welcome  change  has  been  the  increased  use  of  domestic  air  flights  to  transfer detainees  from  Northern  Ireland  and  Scotland  to  Heathrow  for  removal.    Previously,  detainees coming from Dungavel IRC normally had a journey of two days, spending the night at Pennine House, Manchester en route. 

One of  the most extended  journeys before  the change  to air was by a detainee who spent four nights at the new Larne STHF, followed by one night at each of Dungavel  IRC, Pennine House STHF, Campsfield House IRC and Colnbrook IRC.   

In contrast, another detainee  left Dungavel by road at 14:42  for a  flight  from Heathrow at 06:00 next morning.  The only break was a few hours at Colnbrook IRC, before being roused for a 03:10 departure to the airport. 

12.10  The  Board  has  noted  from  detention  records  some  extraordinary moves  around  the  IRC estate  before  coming  to  the  airport.    Detainees  have  regularly  been  moved  long  distances  to Dungavel IRC for just a few days. 

26  

A detainee was moved  from Pennine House  to Dungavel,  then back  to Pennine House  four days  later.   After two days at Pennine House he was transferred to Colnbrook,  for removal through Heathrow two days after that. 

12.11  The duration of many  journeys  to  the  airport  is  such  that  comfort breaks  are needed  en route.  Such stops cannot be at public lavatories, for example at motorway service stations, but must be at a secure  facility, such as a police station,  IRC or prison.   Surprisingly, we have  found escorts unaware  of  where  breaks  can  be  taken  and  detainees  arriving  at  the  airport  in  a  state  of considerable discomfort, having made no  stop at all.   Sometimes detainees are discouraged  from stopping. 

A woman being transported to Heathrow from Yarl’s Wood IRC wished to relieve herself en route.  She told us that a medical condition made frequent use of the lavatory necessary.  The escorts kept  telling her  that she could use a  lavatory  in about  twenty minutes and did not arrange to stop before arrival at Heston depot. 

These problems might be overcome  if escorts were provided with details of places  along  regular routes to the airport where stops are possible. 

12.12  New vehicles were provided by Reliance under the contract that started on 1 May.   These have  limited space  for  luggage, based on  the maximum volume detainees are officially allowed  to have with them.  In practice, much more has to be conveyed on occasions.  People detained at the airport may have far more  luggage than the official maximum.   Someone being removed  from the country  is more  likely  to co‐operate  if  they can  take all of  their possessions with  them.   This may mean that two vehicles and crews are required for one journey, which may delay other moves. 

12.13  Passengers with limited mobility are not carried in Reliance vans if it is necessary to lift them into the vehicle.  We are told that alternative arrangements can be made, but this does not always happen in practice. 

A lady 66 years old and in a wheelchair, but able to walk with a crutch, spent the night in the Terminal 1 holding  room before being  removed on a morning  flight.   Transport  to an  IRC could not be provided.  A very early departure time would also have been a factor against a move  to  an  IRC.    This  detainee would  have  benefitted  particularly  from  proper  overnight accommodation at the airport. 

  

Recommendations 

12A  Reliance should ensure that  it has the staff, vehicles and systems to ensure that detainees are transported in a timely manner.   

12B  Unless there is no alternative, UKBA should not book detainees on morning flights, in order to avoid night journeys to Heathrow. 

12C  UKBA  should  accommodate  detainees  leaving  on morning  flights  at  an  IRC  near  to  the airport. 

27  

28  

12D  UKBA should press BAA to allow detainees to be admitted to the airport at all times without restriction. 

12E  Reliance should record the  length of  time that detainees are at  their Heston depot on the way to and from Heathrow. 

12F  Reliance should provide its staff with details of convenient locations for lavatory stops along regular escorting routes. 

12G  Reliance  should  have  robust  procedures  in  place  for  transporting  mobility‐impaired detainees. 

   

 

13  HEALTHCARE 

13.1  DCOs are able  to  call a help  line  for medical advice.   Among  the uses of  this  is obtaining approval  to  allow  detainees  to  take  any  medication  they  may  have  with  them.    Detainees’ medication is held by the DCOs and made available to them as required, in order to avoid the risk of over‐dosing. 

13.2  National Health Service facilities are used to provide health care to detainees.  In event of a detainee  having  a medical  problem,  one  of  the NHS  paramedics who  patrol  the  airport  attends.  They get around by bicycle and,  in  the Board’s experience, respond promptly.    If  the paramedic  is unable to deal with the problem, the detainee is taken by ambulance to hospital – usually Hillingdon Hospital. 

13.3  The  paramedics  cannot  prescribe  or  dispense  medication.    In  many  cases  they  may recommend over‐the‐counter medicines, such as aspirin for migraine.  However, although there are chemist’s shops within the airport, detainees have no means of accessing such medication.  They are not allowed to go to shops, even if escorted.  Reliance will not stock and issue any medication within the holding rooms, principally on grounds of liability in event of an adverse reaction.  As a result of this, some detainees suffer pain that could be relieved.   

Paramedic recommended pain relief, which could be purchased over the counter, to a man suffering severe back pain, but he had no means of acquiring this. 

Female  detainee with  a  severe  headache wanted  to  have  an  aspirin,  but DCOs  could  not provide this and she had to make do with a cup of tea. 

A means must be found to allow detainees to take over‐the‐counter medication, particularly if this is recommended by a paramedic.   The Board understands  that UKBA and Reliance are developing a protocol under which pain‐killers can be issued to detainees, subject to advice from the medical help line.  

13.4  It is of concern that detainees unfit for a flight sometimes arrive at the airport having been checked by medical staff at an IRC.  

A frail detainee was sick and claimed to be suffering from migraine.  Medical records showed that she had spent time in hospital.  She was found to be too ill to be removed. 

13.5  A pregnant woman was detained  at  Terminal 4 during  the  evening of 11 August.    It was decided  that she should spend  the night at Colnbrook  IRC and she was  taken  there at 02:20.   She was refused admission at Colnbrook, because they are not able to care for detainees more than 20 weeks pregnant.   The  lady was brought back  to  the airport, arriving at 05:50, and had  to sleep as best she could on the seats in the Terminal 4 holding room.  Later in the morning she complained of dizziness  and  stomach  pains.   A paramedic  required her  to be  taken  to Hillingdon Hospital  for  a check, following which she was allowed to stay temporarily.  Following this episode UKBA introduced a new Detention Services Order (DSO 03/12) on the care of pregnant detainees, though it does not entirely deal with the circumstances of this case. 

29  

30  

 

Recommendations 

13A  UKBA  and  Reliance  must  find  a  means  whereby  detainees  can  access  over‐the‐counter medication. 

 

14  DIVERSITY 

14.1  Reliance  has  arranged  diversity  training  for  staff  involved  in  escorted  and  unescorted removals.    DCOs  have  received  diversity  training  and  are  generally  aware  of  the  particular requirements of major religions and cultures.   

14.2  The  stock  of  hot meals  reflects  a  range  of  tastes  and  cultures  and  includes  vegetarian options.   All meat  in  the hot meals  is halal.   The  range of  sandwiches  is adequate  to meet most dietary  requirements.    G4S  used  to  provide  Kosher meals,  but  the  only  provision  now  is  a  Pot Noodle. 

14.3  Detainees may  have  to  be  photographed.    In  the  case  of  veiled women,  the  Board  has observed a female member of UKBA staff taking the photograph. 

14.4  Copies  of  the  Bible  and  the Quran  and  other  religious  texts  are  available  in  the  holding rooms.  These are meant to be displayed separately and with equal prominence.  This is usually the case.  Prayer mats are also provided.   

14.5  It is not possible to tell within the holding rooms whether it is day or night.  During Ramadan a calendar is displayed indicating the times of sunrise and sunset.  Dates were provided for detainees breaking their fast.  A qibla arrow or compass in each of the rooms indicates the direction of Mecca.  

14.6  There  is no  special  accommodation  for detainees wishing  to pray, except  the  small  room available to male detainees at L23.  It would be desirable for a quiet space to be available at each of the terminals.  An interview room could be suitable.  

14.7  Some  religions  require  ritual washing before prayer.   This  is very difficult when only small hand basins are available.   The  installation of showers  in the holding rooms would greatly assist  in meeting this requirement. 

14.8  Diversity needs to be considered in many different ways.  Some detainees are not surprised to be held  for  further examination by UKBA, or are accepting of  the  situation.    It  can  come as a cultural  shock,  particularly  to  citizens  of  developed  countries,  to  find  that  they  do  not  have  the freedom  to  go wherever  they wish.    In  general  the Reliance  staff deal  sympathetically with  such detainees, even those who respond in a hostile manner to being held. 

 

Recommendations 

14A  Reliance should provide a better selection of Kosher food. 

14B  UKBA and Reliance should allocate a quiet space at each holding room for detainees wishing to pray. 

31  

32  

 

15  SAFER CUSTODY  

15.1  Few detainees are  recorded as being at  risk of  self‐harm and  the Board  sees only a  small number of  these.   Safer  custody  records  follow  the detainee,  so are not held at  the airport.   The Board can, therefore, only report on the basis of limited observation. 

15.2  All DCOs have had  training  in  self‐harm awareness, delivered by an officer who has been specially trained in the subject.   

15.3  Detainees may arrive at the airport from an  IRC with an open ACDT record,  indicating that they are at risk of self‐harm.  If Reliance has concerns about any other detainee, staff will open the company’s  Self‐Harm  Warning  form,  which  is  less  comprehensive.    The  Board  has  previously expressed  concern  that  there  are  two  different  systems  for monitoring  detainees  at  risk  of  self‐harm.  The contract between UKBA and Reliance mandates use of ACDT.    

15.4  Even  though  Reliance  staff  are  usually  caring  of  detainees,  there  does  seem  to  be  some reluctance to use the Self‐Harm Warning form. 

A male detainee had been banging his head on the wall of the holding room and attempted to  injure himself by  inserting a pen  into his mouth.   A DCO staffing the room was unaware that Self‐Harm Warning forms were in stock (a week after the Reliance contract started), but an  escort  visiting  the  room  was  clear  that  they  were  available  and  that  one  should  be opened.    The  Board  later  established  that  this  had  not  been  done.   We were  told  by  a Reliance manager: “The officers took advice from management about the requirement for a self‐harm  form. This was refused as the detainee had not said or given any actions  to self‐harm”.   It is difficult to reconcile this statement with head‐banging.    

Conversely, good practice has been observed.  

A  distressed  detainee  with  an  open  ACDT  arrived  at  L23  for  removal.    The  record  was carefully checked, establishing that separation from her husband was a material factor.  The detainee was allowed to phone her husband.  The ACDT record was carefully maintained and there was a full briefing of staff coming on duty at the evening shift change. 

The  latter case provided an example of an ACDT review being due on the day the detainee  left the IRC, but this not being done.   It is far better for staff who are familiar with the detainee to do this, even  if the review  is conducted early.   A recent review, undertaken within 24