1  

IN THE MATTER  of  the  Resource  Management  Act 

1991 (RMA or Act) 

 

AND  and  an  application  to  the  Hamilton 

City Council (Council) by the Waikato 

Regional  Theatre Governance Group 

to  establish  a  Waikato  Regional 

Theatre  facility,  which  includes  a 

1,300‐seat auditorium and associated 

theatre facilities, a conference centre, 

hotel  and  other  retail/hospitality 

tenancies and associated activities.   

 

1. INTRODUCTION 

 

1.1 APPLICATION 

 

The Waikato Regional Theatre Governance Group (the applicant) wishes to establish a regional 

theatre facility which is described as follows in the s42A report;  

 

The  “Waikato  Regional  Theatre  Governance  Panel  (the  applicant)  seeks  to  establish  the 

Waikato  Regional  Theatre  facility, which  includes  a  1,300‐seat  auditorium  and  associated 

theatre  facilities,  a  conference  centre,  hotel  and  other  retail/hospitality  tenancies.  

Construction of the proposal involves, amongst other activities, the following: 

The partial removal of, and external and internal alterations to, the Hamilton Hotel; 

an 'A' Ranked Built Heritage Item; 

The removal of three scheduled Significant Trees; 

Works within Embassy Park to create a large plaza and level access to the main theatre 

entrance and access to the riverfront promenade; and 

The installation of a 5m wide riverfront promenade which will include works within a 

'Group 2' Significant Archaeological Site and the Waikato Riverbank and Gully Hazard 

Area. 

The  evidence  of Mr  Eglinton who  has  been  Project Director  for  the  proposal was  of 

assistance in providing background to the project, its rationale, and development of the 

proposal  before me  for  consideration.  The  discussion  on  consultation1  provided  an 

understanding  of  the  nature  and  scope  of  consultation.  He  further  outlined  the 

transformational nature of the proposal and the positive effects such as contributing to 

the rejuvenation of the Hamilton Central Business District (CBD) and the development of 

                                                       1 Eglinton Evidence‐ Paras 3.13‐3.17 

2  

a flourishing arts and culture precinct2. He outlined that engagement with mana whenua 

had been integral to development of the project. 

1.2 SITE & SURROUNDING ENVIRONMENT 

 

The section 42A report described the site and environment as follows:  

 

“The subject site of 170‐206 and 208‐218 Victoria Street is located within central Hamilton.  

 

The subject site (see Figure 1 above) is bound by public frontages on all four sides; with Victoria 

Street to the west and Sapper Moore‐Jones Place to the south.  The application includes works 

within  Embassy  Park  (208‐218  Victoria  Street)  to  the  north  and  the western  bank  of  the 

Waikato River to the east. 

 The  surrounding  area  contains  a  mix  of  commercial  uses  (office,  retail,  food  and 

beverage/entertainment  facilities and accommodation), with buildings of various styles and 

heights. 

 

Embassy Park contains a number of trees, gardens, street furniture, a public toilet and statue 

(Riff Raff); while the riverfront embankment area is heavily vegetated and undeveloped. 

 A detailed description of  the subject  site and  the existing buildings/features  is  found  in  the 

report entitled Waikato Regional Theatre – Application for Resource Consent and Assessment 

of  Environmental  Effects,  prepared  by  Tattico  (hereafter  referred  to  as  the  AEE)  and  its 

associated supporting documents. 

 

Buildings 

 The former Hamilton Hotel occupies much of the western half of the subject site which is an A 

ranked Built Heritage Item within Schedule 8A of the Operative Hamilton City District Plan (the 

District Plan) and listed as a Category 2 Historic Place by Heritage New Zealand.   

 

As described  in  the AEE and  supporting  technical assessments,  the  former Hamilton Hotel 

consists of the main hotel building as well as a number of subsequent additions and alterations 

constructed between 1923‐1929. 

 The former Hamilton Hotel contains several external and  internal spaces/features that have 

been assessed as having heritage values that range from ‘exceptional’ and ‘considerable’ to 

‘intrusive’ due to their modification and/or current state.  Features of significance include: 

The original Victoria Street entranceway (including doors and glazing); 

The upper storey of the Victoria Street façade, which displays Classical and Beaux‐Arts 

styling, incorporating numerous original features typical of the styles; 

                                                       2 Eglinton Evidence‐ Paras 3.24‐3.36 

3  

The timber staircase adjacent to the main entrance lobby; and 

The  interiors of the  top  floor of the hotel annexe understood to be the bedroom of 

Queen Elizabeth during her 1953‐54 visit (referred to as the ‘Queen’s Suite’).  

The Hamilton Hotel currently contains several retail and food and beverage tenancies located on the ground floor fronting Victoria Street; with the balance occupied by private residential rental tenants.   

Contiguous to the Hamilton Hotel in the north‐western corner of the site are two one‐storey 

buildings (198 and 206 Victoria Street) which are currently used for commercial purposes. The 

buildings were constructed in 1935. 

 A stand‐alone home, constructed in 1925 as staff accommodation, is located on the northern 

side of the subject site.  Vehicle access to the home is provided via Sapper Moore‐Jones Place 

to the south.  Three further stand‐alone buildings (a shed, hut and two‐car parking garage) are 

also scattered across the subject site.  

 

Other Features  

 

The subject site contains  two car parking areas, accessed  from  two separate driveways off 

Sapper Moore‐Jones Place.  

 

The south‐eastern corner of the subject site, adjacent  to  the riverbank, contains an area of 

terraced gardens  that originated  in  the 1870s.   This area, which  is now heavily overgrown, 

includes five trees listed within Schedule 9D of the District Plan (Significant Trees)”. 

  

 1.3 APPOINTMENT 

 

I was  appointed  by  the  Council  as  an  Independent  Commissioner  in  terms  of  s34A  of  the 

Resource  Management  Act  1991  (“the  RMA”)  to  hear  the  applicant,  submitters  and  the 

Council’s reporting officer and to determine the application. The information available to me 

prior to the hearing included the application, assessment of environmental effects (AEE) report 

and other  information; the submissions and a report prepared by Council’s reporting officer, 

being the s42A report, and expert technical evidence.   

 

1.4 ACTIVITY STATUS 

 

The proposal  involves District Plan  rules  that  cannot be  complied with  that have  restricted 

discretionary, discretionary and non‐complying activity status.3 

 

The principle of bundling applications, a concept developed by the Environment Court, applies 

in  respect of  this manner. Where an activity  is unable  to comply with multiple District Plan 

                                                       3 Section 3.9‐ s42A report 

4  

provisions of differing activity status,  they must be considered at  the most onerous activity 

status and assessed using the more stringent criteria (King & Ors v Auckland City Council; [2000] 

NZRMA 145). Having considered the bundling principle, I concur with the advice of the reporting 

officer and that the proposal be considered as a non‐complying activity. 

 

1.5 NOTIFICATION 

 

The application was publicly notified on 22 May 2019, with the submission period closing on 18 

July.  Eleven submissions were received in support and 14 in opposition to the proposal. There 

were 3 submissions that were neutral. 

 

1.6 DIRECTION 

 

On 12 September 2019, I issued a direction regarding an evidence exchange timetable and the 

hearing process. 

 

1.7 DEFINITIONS  

 

In this Decision I use the following terms:  

AEE    ‐  Assessment of Effects on the Environment report  

Applicant   ‐  Waikato Regional Theatre Governance Group 

Council/ HCC  ‐  Hamilton City Council      

District Plan   ‐  Operative Hamilton District Plan 

HNZPT    ‐  Heritage New Zealand Pouhere Taonga 

RMA    ‐  Resource Management Act 1991 and its amendments  

 

2. HEARING  

 

The hearing was conducted on 16, 17 & 18 October 2019 in the Hamilton City Council Reception 

Lounge. Appearances were from: 

2.1 APPLICANT 

 Mr Gerald Lanning‐ Counsel 

Mr Kelvyn Eglinton‐Project Director 

Mr David Pugh‐Architect 

5  

Mr Adam Wild‐Architect 

Dr Rod Clough‐Archaeologist 

Mr Jon Redfern‐Hardisty‐Arborist 

Mr Tristan Howard‐Construction Manager 

Mr Russell Brandon‐Transport Engineer 

Mr James Bell‐Booth‐Acoustic Consultant 

Mr Dan Mills‐Geotechnical Engineer 

Mr James Armitage‐Civil Engineer 

Mr Mark Vinall‐ Planner 

2.2 SUBMITTERS 

Ms Vanessa Williams‐ Hamilton Business Association 

Mr Toby Braun (acting for Mr Murray Vereker‐Bindon of Three Oaks Trust) 

Ms Jo Bailey 

Heritage NZ 

‐Ms Rebecca Vertongen‐ Counsel 

‐Ms Carolyn McAlley‐Planner 

‐Dr Rachel Darmody‐ Archaeologist 

‐Ms Robin Byron‐Conservation Architect 

‐Ms Makere Rika‐Heke‐Pouarahi & Archaeologist 

Te Haa O Whenua O Kirikiriroa (THAWK) 

‐Mr Sonny Karena 

‐Mr Rawiri Bidois 

Mr Carl de Leeuw 

Mr Murray Earl 

Waikato Heritage Group 

‐Mr Niall Baker 

‐Ms Ros Empson 

 NB: Fire and Emergency New Zealand had made a submission to the proposal. They did not appear at the hearing. 

However,  a  statement  produced  by  Beca,  was  provided  to  me  at  the  hearing  relating  to  recommended 

transportation design and water conditions. I have considered those matters. 

2.3 COUNCIL 

Mr Andrew Cumberpatch‐s42A Reporting Officer 

Mr Colin Hattingh‐ Urban Designer 

Mr Dave Pearson‐Built Heritage 

Mr Grant Sirl‐ Arborist 

Mr Alistair Black‐ Transport Engineer 

Mr John Brzeski‐ Geotechnical Engineer 

Ms Carmel Mangan‐ Contaminated Land  

6  

Mr Martyn Smith‐Infrastructure 

Mr Peter McGregor‐ Noise & Vibration 

Mr Jamie Sirl‐HCC Parks NB: Not all of the above presented at the hearing but had provided input into the s42A report 

2.4 SITE VISIT 

I  conducted  a  site  visit  on  16 October  2019.  There were no other parties  in  attendance.  I 

subsequently undertook a site visit that involved going on‐site and undertaking a walk‐ through 

of the old Hamilton Hotel building including the ‘Queens Suite’. I walked around the site and 

noted the various trees on‐site and other buildings. I was accompanied by Mr Graeme Ward, a 

representative of the applicant who was not involved with the hearing. I also walked around 

Riff Raff park and adjacent areas. 

2.5 CLOSURE OF HEARING 

 

I formally closed the hearing on 11 November 2019 after I had concluded that I had sufficient 

information on which to determine the application.  

 

3. SUBMISSION & MAIN ISSUES RAISED 

 

The submissions raised a range of matters and are summarised as follows;   

Construction effects on amenity values; in particular noise, vibration and traffic and 

working hours;

Privacy and security risks to residents of 238 and 240 Victoria Street;

Connectivity and design of the promenade;

Ongoing noise effects on residents of 238 and 240 Victoria Street;

Stability of the riverside embankment area;

Loss of historic heritage (built form, archaeology and garden/trees);

Benefits of the proposal and the revitalisation of the CBD as a result; and

Inconsistencies within application documentation and lack of detail.

A more detailed summary of submissions points is contained in Attachment 1 to the decision. 

 

The s42A report outlined several matters that the reporting officer believed were beyond the 

scope of my consideration of some submissions. These matters related to; 

  

With reference to case  law, any effects of a proposal on property values  is not a 

matter for consideration by a consent authority;  

7  

The  requirements  under  s4  of  the  LGA  to  improve  opportunities  for Māori  to 

contribute to  local government decision‐making processes does not apply to the 

applicant as it is not a local government led project; and 

10‐year plan process/HCC debt  ‐  the  funding of  the proposal, and  the decision‐

making process upon which any funding contribution has been determined by HCC 

is  outside  of  any  RMA  consideration  and  therefore  not  an  appropriate 

consideration in respect of this application. 

I concur that these matters are beyond my jurisdiction to consider under the RMA and 

while submitters may have concerns, the RMA process is not one by which consideration 

can be given to them in considering and determining this resource consent application. 

4. STATUTORY PROVISIONS CONSIDERED 

 

In considering the application, I have had regard to the matters to be considered as set out in 

s104 of the RMA, recognising the status of the activity being a non‐complying activity.  Activity 

status is discussed in section 1.5 of this decision. 

 

The  statutory provisions  for  the assessment and determination of  the application are 

outlined  in  s104,  104B  and  104D of  the RMA which provide  the primary  assessment 

framework as set out below. Section 104D is commonly known as the “gateway test” and 

proposals for non‐complying activities must satisfy either clause (a) or (b) of the section.  

 

“Section 104 Consideration of applications 

(1)  When considering an application for a resource consent and any submissions received, 

the consent authority must, subject to Part 2, have regard to– 

(a)   any actual and potential effects on the environment of allowing the activity; and 

(b)  any relevant provisions of— 

(i)  a national environmental standard: 

(ii)  other regulations: 

(iii)  a national policy statement: 

(iv)  a New Zealand coastal policy statement: 

(v)  a regional policy statement or proposed regional policy statement: 

(vi)  a plan or proposed plan; and]] 

(c)  any  other  matter  the  consent  authority  considers  relevant  and  reasonably 

necessary to determine the application. 

 

Section 104B Determination of applications for discretionary or non‐complying activities 

After considering an application for a resource consent for a discretionary activity or non‐

complying activity, a consent authority— 

(a)   may grant or refuse the application; and 

(b)   if it grants the application, may impose conditions under section 108. 

 

Section 104D Particular restrictions for non‐complying activities 

8  

(1)    Despite any decision made for the purpose of notification in relation to adverse effects, 

a consent authority may grant a resource consent for a non‐complying activity only if it is 

satisfied that either— 

(a)  the adverse effects of  the activity on  the environment  (other  than any effect  to 

which section 104(3)(a)(ii) applies) will be minor; or 

(b)  the application  is  for an activity  that will not be  contrary  to  the objectives and 

policies of— 

(i)  the relevant plan, if there is a plan but no proposed plan in respect of the 

activity; or 

(ii)  the relevant proposed plan, if there is a proposed plan but no relevant plan 

in respect of the activity; or 

(iii)  both the relevant plan and the relevant proposed plan, if there is both a plan 

and a proposed plan in respect of the activity. 

(2) To avoid doubt, section 104(2) applies to the determination of an application for a non‐

complying activity”. 

 

5. PRINCIPAL MATTERS IN CONTENTION 

 

Having considered the application, submissions and evidence provided, and being guided 

by  the  assessment  criteria of  the District Plan,  I  consider  that  the principal  issues of 

contention are: 

Loss of historic heritage (built form, archaeology and garden/trees); 

Construction effects on amenity values; in particular noise, vibration and traffic and 

working hours; 

Connectivity  and  design  of  the  promenade  and  associated  redevelopment  of 

Embassy Park; 

Ongoing noise effects on residents of 238 and 240 Victoria Street; 

Stability of the riverside embankment area; 

These matters are further considered in section 6 of this decision. 

 

6. MAIN FINDINGS 

 

The  application,  submissions  and  s42A  report  and  the  evidence  presented  at  the  hearing 

identified a range of effects for consideration. I wish to generally acknowledge and agree with 

the  analysis  and  conclusions  contained  in  the  s42A  report  in  respect of  the  assessment of 

effects. 

 

6.1 DISTRICT PLAN 

The District Plan is the primary planning document in respect of consideration of the proposal.  

9  

Discussion in respect of the District Plan objectives and policies is contained in section 8 of this 

decision. 

 

6.2 BUILT HERITAGE EFFECTS 

 

The former Hamilton Hotel site is identified in the District Plan as an “A Ranked Heritage 

Item” and a Category 2 Historic Place (of historical or cultural significance or value) under 

the Rārangi Kōrero/Heritage New Zealand List.  

 

The Plan seeks to ensure significant buildings that define the City’s historic heritage are 

identified and protected from the adverse effects of subdivision, use and development; 

with development to adhere to the conservation principles of  International Council on 

Monuments  and  Sites  (ICOMOS)  being  the  New  Zealand  Charter  (2010)  for  the 

Conservation of Places of Cultural Heritage Value where applicable. 

 

It is intended that the proposal;  

“….. will retain the ‘original’ hotel building and will refurbish/reinstate the external 

facades of the building. The Victoria Street façade will be refurbished to provide for 

the new hotel entrance and restaurant/bar on the first floor. The restoration of the 

façade  is  considered  to maintain  and  enhance  the Victoria  Street  frontage  and 

reintroducing the building as a cornerstone building within the heritage context of 

the City Centre.  The proposal will remove the additions made to the hotel building 

to provide  for  the new hotel  form and  theatre building. These additions are not 

consistent with the architectural style and design of the original hotel building, and 

as such their removal are not considered to have a significant adverse effect on the 

heritage value of the site. The proposed additions to the building aim to reflect the 

development form and pattern of the original hotel building and will mimic the scale 

of the building along all frontages. This will highlight the heritage form and pattern 

of  development  and  ensure  consistency  with  the  former  hotel  building.  The 

materiality of the proposed additions to the building will be complementary to the 

former hotel building”. 

The  applicant  proposed  a  range  of mitigation measures which were  outlined  in  the 

evidence of Mr Wild and Mr Vinall. It is noted that the relevant measures and associated 

conditions were subsequently agreed by the Council. 

 

In respect of submissions, some submitters were  in support of the proposal and there 

were 3 submissions in opposition.   

 

Ms Hamon opposed the proposal given it involved an A ranked building and that it was 

one of only two historic hotels in Hamilton. 

 

10  

Heritage NZ outlined a range of matters to be addressed and made a range of requests 

to  address  their  concerns.  These were  outlined  in  the  evidence  of Ms  Byron4, who 

outlined a number of significant benefits of the proposal. She noted that in her opinion 

having  regard  to  the proposed conditions of consent and on balance,  that  the  loss of 

heritage ‘while not minor’ was acceptable. 

 

I note the evidence of Ms McAlley of HNZ which sought amendments to the proposed 

conditions which I have considered, and some amendments made. 

 

The Waikato Heritage Group  submission  opposed  the  proposal  and were  concerned 

about the loss of heritage and that the applicant’s heritage assessment was inadequate. 

No expert evidence was presented.   

 

While I acknowledge the concerns expressed by the group and Ms Hamon, the proposal 

does allow for retention of some parts of the scheduled building particularly part of the 

former hotel facing Victoria Street, and with the associated conditions of consent a range 

of mitigation measures including a visual and written record of the site and the reuse of 

significant heritage items. An alternative would be to decline consent for demolition, and 

the possibility that no refurbishment occurs, and that the heritage building continues to 

deteriorate.  

 

Given the expert evidence and the general agreement of the heritage experts, I concur 

with their opinions and recommendations regarding mitigation. 

 

Notwithstanding  the  above  conclusion,  I  am of  the  view  that effects of  the proposal 

regarding heritage will be greater than minor. 

 

6.3 BUILT FORM EFFECTS 

 

Bulk and Location 

 

It is noted that the  maximum height within the District Plan for buildings within Height 

Overlay 1 area is 16m (with no bonuses), or up to 24m with a single bonus; while 100% 

site coverage (nil permeable surfaces) is provided for within the Precinct applicable to the 

subject site.   No Height in Relation to Boundary standards apply to the subject site given 

it does not adjoin a Residential or Special Character Zone. 

 

It is proposed that the maximum building height of any structure will be the “fly tower” 

to be    29 metres in height but is to be located in the centre of the site. The remainder of 

                                                       4 Byron Evidence‐ Paras 5.1, 6.1‐6.5 

11  

the  hotel  and  theatre  structure  being  built  is  to  be  of  a  similar  scale  to  that  of 

development elsewhere along Victoria Street. 

 The applicants’ assessment  reached  the  following conclusions  in  respect of  landscape 

character and visual amenity matters5; 

  “Landscape  character and  visual amenity effects will occur due  to  the proposal. 

However, because of the high quality of the design, the absorptive capability of the 

large‐scale  landscapes  of  the Waikato  River  and  the  City  and  amenity  benefits 

associated with  the provision of new high quality public  spaces and significantly 

raised  levels  of  public  space  activation  around  the  WRT  these  affects  will  be 

mitigated to an acceptable minor level at least and beneficial positive level at best. 

  For the greater part most landscape character zones and places will experience on 

balance beneficial effects when considered in relation to the future plans, policies 

and objectives of the city. These areas are: 

o City centre 

o City (commercial zone) 

o Collectively the Waikato River Landscape, park lands, public open spaces and 

esplanades 

o Arterial road / bridge crossings. 

Furthermore,  beneficial  effects  are  anticipated  to  be  at  a  ‘moderate’  beneficial 

effect with respect to the Victoria Street streetscape as the proposal regenerates 

activity  in  this  street  whilst  restoring  the  street  elevation  of  the  historic  hotel 

frontage. 

Negative  landscape  amenity  effects  occur  on  properties  within  the  residential 

special character zone located on the opposite side to the ridge along River Road. 

Views to the WRT from these properties are typically screened by dense vegetation 

and  intervening  buildings  or  mitigated  by  distance  and  existing  built  forms. 

However, some properties close to the WRT site will have views of the new structure 

through gaps between buildings and the abundant riverside / parkland vegetation. 

The impact of these views is mitigated by (sic) the high quality of the design which 

as  these will  generate  activity within  the  city  in  accordance with Hamilton  City 

Council’s  long‐term planning policy aspirations. However,  the  illumination of  the 

building’s  exterior  is  a  (sic)  noticeable  night‐  time  effect  and  may  not  be  to 

everyone’s  taste and  for  that  reason  this has been assessed as a minor adverse 

effect on their visual amenity”. 

                                                       5 S42A Report‐ Para 92 

12  

Some submitters highlighted concerns specifically relating to the scale and visual effects 

of  the proposal and  that  the proposed  screen  structure, which  is proposed  to extend 

approximately 3m into the riverside embankment, would encroach upon the views and 

river vistas  from 238 and 240 Victoria Street. For the sake of clarity, the screen  is not 

proposed  to  intrude  into Embassy Park. As noted by Mr Cumberpatch,  there were no 

submissions in relation to any potential adverse visual/landscape effects from residents 

located on the eastern side of the Waikato River. 

 

In  respect  of  submitter  expectations,  I  note  that  given  the  location  of  the  submitter 

properties  in  the Central City Zone which allows  for 100%  site  coverage and building 

height of  several  storeys,  it  is unreasonable  to expect  that  views will  continue  to be 

available. Whilst I appreciate that the proposal and in particular note the concerns raised 

by submitters regarding the proposed screen structure, that   could reduce the current 

views/ vistas enjoyed by submitters, there is no particular protection from a policy and 

objective perspective, that proposes protection of such views or vistas.  

 

I note Mr Cumberpatch’s opinion6  in respect of the proposed screen structure as follows; 

 

“While  the  screen  structure  is  proposed  to  encroach  into  the  Open  Space  zoned 

embankment area by approximately 3.7m at  the northern edge of  the  subject  site, 

views south‐east down the river corridor will still be largely available (and unaffected 

in all other directions) from the north‐east (main) facades of the 240 Victoria Street 

apartments.  The encroachment is also considered to be minor given the overall scale 

of the proposal and will be mitigated by the fact that the structure is semi‐transparent 

and set back approximately 40m from the river; thereby not physically dominating this 

public area”. 

   

I concur with this view and note that the screen structure is an integral part of the design 

of the complex. 

 

The proposal will result in a significant change to the overall appearance of the subject 

site and will result in most of the site being covered by the theatre and hotel complex. As 

noted  in  the  application  documentation  and  the  s42A  report7,  the  changes  will  be 

significant given what currently exists on the site. These changes are described as follows; 

 

“The  existing  Victoria  Street  façade  is  proposed  to  be  generally  maintained  and 

restored as currently established.  The new café/art gallery (that will replace to the two 

buildings  to  the  north  of  the  original  hotel  building) will  be  of  a  larger  scale  than 

                                                       6 S42A Report‐ Para104 7 S42A Report‐Paras 95‐99 

13  

existing but will match the height of the original hotel building; maintaining the scale 

of development along Victoria Street. 

 The  above  ground  scale  of  the  new  café/art  gallery will  be maintained  along  the 

Embassy Park  frontage  to  the north, with  the additions along Sapper Moore‐Jones 

Place to the south also matching the original hotel building height. This continues onto 

the ‘wrap‐around’ screen structure.  This floating design and consistency of scale will 

minimise the perception of bulk when viewed from these street frontages.  

 When viewed from the eastern side of the Waikato River, the proposal will sit upon the 

current ridgeline formed by Victoria Street; with the existing vegetation along the river 

edge largely unaffected. 

 Whilst set back from the street frontages and centred within the site, the proposed fly 

tower structure, which will be approximately 29m  in height to meet the operational 

requirement of the theatre, will become a prominent feature within this wider area”. 

 

The proposal will result in significant changes to what already exists on the subject site 

and close to total coverage of the subject site. The view of the site from Embassy Park 

and Sapper Moore ‐Jones Place will be to a significant degree of change to what currently 

exists. In respect of the Victoria Street frontage the hotel façade will be restored and be 

of a scale similar to what currently exits. It is proposed that the café/ gallery will be of a 

similar height to the hotel building. 

 

I note Mr Cumberpatch’s comments as follows in respect of building scale;  

 

“The above ground  scale of  the new  café/art gallery will be maintained along  the 

Embassy Park  frontage  to  the north, with  the additions along Sapper Moore‐Jones 

Place to the south also matching the original hotel building height. This continues onto 

the ‘wrap‐around’ screen structure.  This floating design and consistency of scale will 

minimise the perception of bulk when viewed from these street frontages.  

 When viewed from the eastern side of the Waikato River, the proposal will sit upon the 

current ridgeline formed by Victoria Street; with the existing vegetation along the river 

edge largely unaffected. 

 Whilst set back from the street frontages and centred within the site, the proposed fly 

tower structure, which will be approximately 29m  in height to meet the operational 

requirement of the theatre, will become a prominent feature within this wider area. 

 It is noted that the horizontal form of the proposed screen structure, which is similar in 

scale to surrounding buildings, will assist in offsetting the vertical mass.  The successful 

14  

retention of the significant Norfolk  Island Pine and Bunya Pine trees, which are of a 

similar height, will further ‘soften’ the scale of the fly tower structure”.  

 

Having considered building form including the proposed heights of various aspects of the 

proposal, the District Plan standards and outcomes, I am of the opinion that any effects 

in respect of bulk and location of the proposal are no more than minor. While there will 

be a significant change in respect of structures on the site to what currently exists, and 

that the design features such as the screen encroach into the Open Space Zone adjacent 

to the river,  and  the ‘fly tower’ is higher than permitted through the bonus provisions,  

the proposal will  contribute  to  the vibrancy and attractiveness of  the  city centre and 

generally of a scale particularly on the periphery of the site which is compatible with what 

exists in the locality.  

 

Amenity and Urban Design 

  

The subject site  is  located at southern end of Victoria Street which  is characterised by 

retail, dining and entertainment activities at street level, with some residential and office 

uses  at  upper  levels.    I  note  that  there  are  12  separate  Built  Heritage  listings  from 

Schedule  8A  of  the District  Plan which  are  located  along Victoria  Street  in  the  block 

between Collingwood and Hood Streets, and many of these have been redeveloped for 

new uses such as retail, dining and entertainment.  

 

The proposal is considered by the applicant to be consistent with the city centre’s vision 

of  becoming  a  vibrant  and  attractive  city  centre  through  the  redevelopment  of  the 

subject site and adjacent public area that will result  in significant  improvement of the 

adjoining public spaces and improved levels of amenity. It is also considered that it will 

significantly  improve the pedestrian amenity of area  including Victoria Street, Embassy 

Plaza, Sapper Moore Jones Place and the area adjoining the river. The proposed design is 

considered to provide a consistent streetscape in terms of accessibility, safety and overall 

amenity. I note that the proposal is considered to make a significant positive contribution 

to the streetscape and riverfront character and amenity of the site and the wider city 

area. 

 

In  respect  of  submissions  received,  a  number  supported  the  proposal  including  its’ 

design, and that  it would contribute to the revitalisation and rejuvenation of the CBD. 

Other submitters highlighted a range of concerns related to a lack of detail in respect of 

the proposed Embassy Park works;  the design of  the proposed promenade  removing 

existing  connections  from  Embassy  Park  to  the Waikato  River;  concerns  around  the 

design of the proposed promenade which would see  it at the same  level as the  lower 

living and bedrooms of 240 Victoria Street apartments resulting in unacceptable safety, 

privacy and security issues that contradicts District Plan policy and CPTED principles; and 

15  

that  designs for the site were not consistent with the vision for the area as contained in 

the District Plan, including Appendix 1.4.6 – Riverfront Development Design Guide. 

I noted that the proposal had been presented to the “Hamilton Urban Design Advisory 

Panel  in June 2018, and that the panel overwhelmingly supported the proposed design 

and noted that the Waikato Regional Theatre represents the most significant civic and 

urban intervention in Hamilton CBD currently”.8 

 

Mr Hattingh concurs with  the opinions expressed by  the panel, and also considers  the 

proposal is strongly aligned with the urban design outcomes expressed within the District 

Plan given the proposed mix of complementing activities that will attract people to the 

CBD.    He  also  highlights  aspects  of  the  proposal  described within  the  AEE which  he 

supports; including the creation of a continuous street edge and active frontages”. 

 

The  s42A  report extensively discusses  the urban design matters and also  the matters 

raised  by  submitters  in  respect  of  such matters.  This  included  the  response  of  the 

applicant  to  concerns  raised  around  the  design  of  Embassy  Park  and  that  the main 

entrance to the theatre is to be via Embassy Park. 

Specific  matters  outlined  by  the  applicant  in  response  to  urban  design  matters 

highlighted in submissions, at the hearing and by the Council included the following; 

The  section  of  promenade  provided  as  part  of  the  proposal  terminating  at  the 

eastern edge of Embassy Park; 

The  inclusion  of  stairs  to  the  lower‐level  promenade/pedestrian  route  located 

within the riverside open space area; 

The  promenade  connecting  to  a  deck  area  at  the  base  of  the  Embassy  Park 

terraces/steps, also at a level of 35.00; 

The required retaining walls located within the centre of Embassy Park, away from 

the boundary to the north; and 

The northern edge of Embassy Park, immediately adjacent to the southern side of 

the 240 Victoria Street apartments, landscaped with a large tree and grass and no 

section of promenade to the north passing the apartments. 

Having considered the response from the applicant to the concerns raised by submitters 

and the advice of Mr Hattingh, and the conditions proposed to address submitter and 

Council concerns, I am of the opinion that the urban design effects of the proposal will 

be no more than minor. No expert evidence was produced to the contrary. 

The proposal will contribute to CBD revitalisation and rejuvenation in this locality. 

                                                       8 S42A Report‐ Para117‐118 

16  

Given the matters raised in respect of Embassy Park and the riverside promenade, it is 

considered  appropriate  that  the  detailed  design  of  these  spaces  be  provided  to  the 

Council for approval prior to any construction commencing. There needs to be a high level 

of certainty in respect of the design and urban design outcomes sought. 

6.4 ARCHAEOLOGICAL EFFECTS 

 

In  respect  of  the  subject  site,  the  south‐eastern  corner  is  identified  as  a  significant 

archaeological  site under  the District Plan  [Group 2  (A123)  (Hua O Te Atua Urupa)].  I 

further note that this “scheduling was based on research completed in 2000 and details 

provided by tāngata whenua whereby  it was recorded that the  former Hamilton Hotel 

was built in part, over this Urupa”.9 

 The matter of archaeology and in particular the potential location of the urupa was extensively 

traversed by the applicant, Council and Heritage New Zealand Pouhere Taonga (HNZPT) and 

THAWK representatives as submitters.  

 As noted elsewhere in this decision THAWK submitted in support of the proposal and are the 

mandated mana whenua group for the city area. Mr Bidois noted that there was uncertainty in 

respect of the location of the urupa, and he stated that “we don’t even know if it is there”. He 

further outlined that in his view, the purpose of scheduling the site is to be more careful than 

normal.  Mr Bidois further commented that the only realistic way to understand what is on the 

site is to undertake excavation. 

 

THAWK also supported the  implementation of appropriate accidental discovery protocols  in 

case ‘koiwi’ were unearthed. 

 

HNZPT opposed the proposal in respect of archaeological matters and Dr Darmody was of the 

opinion  that  the potential effects on archaeological values within  the scheduled urupa area 

were more  than minor.  She was  of  the  opinion  that  there was  not  enough  archaeological 

information  to  assess  the  effects  of  the  proposal  on  the  Hau  Te  Atua  urupa  and  that  an 

archaeological survey needed to be undertaken. 

 

In my opinion  the position of HNZPT  is somewhat at odds with  that of mana whenua, who 

advised that the scheduling approach was to indicate that increased care needed to be taken 

when undertaking works on the site, and that there was no certainty that the urupa actually 

existed on the subject site. 

 

On balance, I accept the advice of THAWK and agree that consent be granted but that there are 

appropriate conditions of consent to address any accidental discovery of human remains. I also 

                                                       9 S42A Report‐ Para 172 

17  

note  that  a  Cultural  Impact  Assessment  (CIA)  has  been  completed  (attached  to  reply 

submissions)  and  that  the  CIA  recommendations  relate  to  how  the  relevant  conditions  of 

consent are to be implemented. 

 

I note that it is intended that interpretive panels/design features that reflect the history of the 

site and any archaeological remains recovered, are to be provided.    

 

Given the imposition of conditions of consent and that THAWK have provided a Cultural 

Impact Assessment, that  is agreed by the applicant,  I am of the view that the adverse 

effects on archaeological values will be acceptable and no more than minor. 

 

6.5 ARBORICULTURAL EFFECTS 

 

The  subject  site  has within  it  five  trees which  are  listed,  listed within  Schedule  9D 

(Significant Trees) of  the District Plan.   The  trees are  located within  the southern and 

eastern side of the site, and are defined as follows:  

ID 16.1 – Norfolk Pine; 

ID 16.2 – Norfolk Pine; 

ID 16.3 – Bunya Pine; 

ID 16.4 – Southern Magnolia; and 

ID 16.5 – Southern Magnolia. 

I  note  that  the District  Plan  provisions  seeks  to  ensure  that  “scheduled  trees within 

established  urban  areas  are  removed  or  transplanted  only  under  exceptional 

circumstances, and where alternative options  for  the  retention of  the  tree have been 

exhausted; and that ongoing care and maintenance of scheduled trees is undertaken”.10 

 

The  proposal  involves  the  removal  of  three  scheduled  trees.  I was  advised  that  the 

arboricultural assessment stated “ that due to health‐related  issues, one of the Norfolk 

Pine 16.2 is proposed to be removed; while the two Southern Magnolia trees (16.4 and 

16.5) are proposed  to be  removed as  it  is  likely  that  they will be compromised by  the 

proposed structure’s foundations”.  11 

 

The applicant had proposed mitigation given the proposed removal of the 3 trees. This 

included the preparation of a Tree Protection management Plan to ensure the remaining 

scheduled  trees  are protected during  construction works  and planting of 3  specimen 

trees.  

 

                                                       10 Policies 20.2.3b and 20.2.3f 11 S42A Report‐ Paras 203,204 

18  

The  two  remaining  scheduled  trees  are  to  be  incorporated within  the  design  of  the 

proposal although Mr Sirl noted that this will result in physical changes to the trees that 

will have an adverse effect on their current form and their long‐term health and vitality. 

 

I note that the applicant’s AEE concludes that removal of the trees will have a no more 

than minor effect on the ‘surrounding environment’. Mr Sirl expressed a contrary view 

that  the  removal of  the  scheduled  trees will  result  in effects  greater  than minor. Mr 

Cumberpatch noted that “notwithstanding the conflicting conclusions around the current 

health  and  vitality  of  trees  16.4  and  16.5  and  therefore  their  values,  these  trees  are 

nonetheless currently scheduled under the District Plan.  The concerns around the ongoing 

viability of these trees appears to be based on the effects and risks of the current design 

of the proposal; with no specific comment provided on how, if possible, the proposal could 

have been re‐designed to successfully accommodate these scheduled trees in light of their 

current health.  

 The TPMP will require a range of practicable steps to be taken to protect the two trees 

during construction and on an ongoing basis, there remains an element of uncertainty 

around their long‐term viability and health.   

  The proposal will result in the removal of three scheduled trees which contribute to the 

amenity  of  the  surrounding  area.  Notwithstanding  that  the  applicant  proposes  to 

undertake mitigation including the planning of 3 specimen trees, I concur with both Mr 

Sirl and Mr Cumberpatch that the adverse effects of removal cannot be readily mitigated 

by the proposed planting. 

 I acknowledge that there will be retention of the two remaining scheduled trees, but it is 

noted that this will result  in physical changes to the trees that will, that could have an 

adverse long‐term effect on their health and vitality.  

 Having regard to the expert evidence before me, I conclude that the removal of the three 

scheduled  tees will have  adverse effects on  arboricultural  values  that  are more  than 

minor. 

 

6.6 TRANSPORTATION EFFECTS 

 

 The applicant and  the  s42A  report provided an extensive analysis of  transportation  related 

matters and potential effects arising from the proposal. I note that no opposing evidence was 

provided.  

Construction Traffic Effects 

 

19  

Some  submitters were  concerned  about  the  potential  blocking  of Victoria  Street  for  traffic 

management purposes and implications for access to their properties. Other concerns included 

how  traffic management will  occur  in  Sapper Moore‐Jones  Place; where will  carparking  be 

provide for construction personnel and vibrations caused by truck movements. Also, concerns 

were highlighted about potential challenges of pedestrians trying to cross Victoria Street to visit 

businesses during the construction period. 

 

Given that there are a range of potential construction traffic effects and that mitigation of them 

is required, the applicant has proposed that a Construction Traffic Management Plan (CTMP) be 

prepared and implemented. Such matters to be contained in such a plan would include; 

 

“A description of the construction site and a programme and scope of the works; 

Routes to be used by construction traffic to access and egress the site and the adoption 

of any measures on  these  routes  to  ensure a  safe  environment  for all  road  users, 

including  existing  residents  and  pedestrians  to  ensure  that  the  surrounding  road 

network will continue to operate in an efficient manner; 

The amount of construction traffic expected during each phase of construction; 

Access for construction vehicles onto the road network from the site and measures to 

be adopted at these access points to ensure a safe traffic environment for other road 

users, especially pedestrians; and 

Parking for contractor vehicles on the development site thereby ensuring that the on‐

street parking effects as a result of the construction activity are minimised”.12 

 I note that Council’s traffic expert, Mr Black supports the development of such a plan and had 

proposed amendments to the conditions proposed by the applicant.  Those amendments have 

been included in the conditions of consent. 

 

One matter  raised  by  a  number  of  submitters  related  to  the  proposed  days  and  hours  of 

construction. As a consequence of those concerns, no construction  is to occur outside of the 

hours of 7.30am to 6pm Monday to Saturday. Construction on Sundays and public holidays is 

restricted to low‐ noise generating activities such painting, plastering and other finishing works. 

 

As yet the details  in respect of construction timing, staging and duration are not fully known 

and  therefore  able  to be provided  in detail.  To  address  such uncertainty  requires effective 

communication with adjacent owners and occupiers. To that end the applicant had proposed 

the establishment of a Neighbour Liaison Group which would be  to provide an  ‘overarching 

framework’ for ongoing engagement regarding the implementation of the construction process.  

Such  a mechanism provides  the opportunity  for  any  specific  concerns  and  requirements of 

adjacent residents and owners to be highlighted, worked through and addressed. 

                                                       12 S42A Report‐ Para 247 

20  

 

Operational Traffic Effects and Parking 

 

I  was  advised  that  the  District  Plan  does  not  require  any  parking  to  be  provided  for 

developments within the city centre. Some  limited parking is to be provided for theatre staff 

with access off Sapper Moore‐Jones Place. 

 

I  note  that  the  applicant  has  proposed  some  permanent  changes  to  the  on‐street  parking 

arrangements on both Victoria Street and Sapper Moore‐Jones Place. This is intended to assist 

with the provision of drop‐off and pick‐up areas for those using the facility. 

 

The  applicant proposes  to develop  an Operational  Traffic Management Plan  (OTMP) which 

would  have  as  its  objective,  the management  of  traffic  generated  by  the  operation  of  the 

theatre together with consideration of public transport movements and other modes, during 

theatre use that priorities the safety of all road users.13 This management plan would require 

certification  by  the  Council.  The  concerns  of  submitters  such  as  the  de  Leeuws  are  noted 

regarding  the potential  restriction on access  to  their properties and  the OTMP will need  to 

address these concerns. 

 

Concerns were raised regarding the potential use of private carparks by theatre patrons, given 

that no theatre parking is being provided. In considering this matter, I have concluded that is a 

matter for the owners of private carparks to address. The District Plan does not require car‐

parking for developments within the city centre, and if owners of private carparks have concerns 

about unauthorised use, then that is a matter for their consideration. 

 

Loading and access 

Vehicle access to the site is only available from sapper Moore‐Jones Place and will also provide 

access to the theatre loading dock. I note that both the applicant’s and Council’s traffic experts 

agree that appropriate truck manoeuvring can occur. 

 

Pedestrians and Cycling 

Very  good  pedestrian  access  is  provided  to  the  site  given  its  location.  The  applicant  has 

proposed  the OTMP  to  have  provisions  in  place  to manage  pedestrian movements  over  a 

defined threshold.  

 

Concerns had been raised regarding the potential effects on pedestrians from truck movements 

on Sapper Moore‐Jones Place and the  loss of pedestrian orientated space  in this  locality. To 

address these concerns a condition of consent has been  imposed requiring that the detailed 

design  of  Sapper  Moore‐Jones  Place  shared  space  be  provided  to  the  Council  prior  to 

                                                       13 S42A Report‐ Paras 268‐271 

21  

commencement of construction. This would also include a safety audit and how the delineation 

of pedestrians and provision of safe access will occur. 

 

6.7 GEOTECHNICAL EFFECTS 

 

The subject site slopes down from Victoria Street to the east towards the Waikato River.  

I was advised14 that part of site’s north‐eastern edge is identified by the District Plan as 

being subject to the Waikato Riverbank and Gully Hazard Area.  This area acknowledges 

that  the slopes and soil  types of  the Waikato Riverbank and Gully systems potentially 

make these areas more susceptible to land instability. 

 

I  also  note  that  the  District  Plan  has  ‘Specific  Standard  7.5.1’, which  relates  to  the 

Protection of the Riverbank, which applies to sites such as the subject site. This requires 

that any work located within 15m of the river boundary is carried out in a manner which 

ensures  the protection of  the  riverbank;  requirement of an assessment by a qualified 

geotechnical engineer on the stability of the area and the measures required to ensure 

that the stability of the riverbank is maintained, with particular regard to the avoidance 

of damage to the adjoining riverbank reserve and the river. In addition, all stormwater 

discharges  are  to  be  reticulated  directly  to  the  Council’s  stormwater  system  and  no 

discharge to the riverbank is permitted.  

 

Some submissions had highlighted concerns  in respect of the stability of the riverbank 

area and the adequacy of the geotechnical assessment. Concerns were also expressed 

about  the  lack of detail  regarding  the proposed  redevelopment of Embassy Park and 

associated geotechnical matters. 

 

In addition to the assessment provided by the applicant (Mr Mills), the Council had the 

geotechnical assessment reviewed. 

 

The geotechnical experts concluded that the site is suitable for the proposal and that the 

works can be feasibly undertaken without detrimentally affecting the existing slopes.15 

 

Conditions have been imposed to ensure that the detailed design of the retaining walls 

and  foundations are subject to additional geotechnical  investigation; that the detailed 

design of earthworks,  retaining walls and  foundations  is carried out or  reviewed by a 

Chartered Professional Engineer practicing in geotechnical engineering or an experienced 

Engineering Geologist; that slope stability risk is not exacerbated by surface runoff from 

the  site  during  construction;  and  that  a monitoring  plan  is  developed  and  that  pre‐

                                                       14 S42A report‐ Paras 326,327 15 S42a Report‐ Paras343‐345 

22  

condition  surveys of nearby properties are undertaken prior  to works  starting on  site 

given the potential for settlement and subsidence from ground movements. 

I conclude that any potential geotechnical effects can be appropriately managed and will 

be no more than minor given the assessments undertaken, and the conditions of consent 

imposed. 

6.8 CONTAMINATION EFFECTS 

 

The applicant had undertaken a Preliminary Contaminated Site Investigation (PSI)  which 

had identified the potential for contamination to exist within soil across the subject site 

from a number of previous activities on the site including dry cleaning; historic building 

fires with a potential concentration of heavy metals and asbestos  in soils; coal storage 

and uncontrolled site filling. 

 

Given these activities and that substantial earthworks are proposed the proposal must 

be considered  in accordance with the Resource Management  (National Environmental 

Standards  for Assessing and Managing Contaminants  in Soil to Protect Human Health) 

Regulations 2011 (NESCS). 

 

Given  the  above  situation,  the  PSI  had  recommended  that  further  investigation  is 

required in the form of a Detailed Site Investigation (DSI).16 

 

Accordingly, conditions are imposed that provide a framework by which to ensure a DSI 

is prepared and implemented in accordance with Regulation3 of the NESCS. These define 

what the appropriate approach will be to investigate/remedy/manage soil contamination 

issues within the subject site and ensure the potential for site workers and future users 

to be exposed to soil contamination is managed to an acceptable level. 

 

6.9 INFRASTRUCTURE & EARTHWORKS EFFECTS 

 

A  range  of  issues  had  been  raised  in  submissions  regarding  concerns  about  stormwater 

calculations; and sizing of pipes for a 10 year storm event; that the water supply analysis was 

not in accordance with the HCC model; lack of detail regarding Embassy park such as retaining 

effect/  surcharge on 240 Victoria  Street  and  also  related  to details on drainage/ discharge 

measures; and that consent condition be  impose requiring compliance with the relevant NZ 

Standard  regarding water  supply.  Concerns were  also  highlighted  regarding  the  volume  of 

earthworks and dust effects during construction. 

 

                                                       16 S42A report‐Para 351 

23  

I  note  that  the  Council17  concurred  with  the  applicant’s  AEE  assessment  in  respect  of 

infrastructure and earthworks matters and that the HCC wastewater and water network can 

accommodate the proposal. 

 

In  respect  of  earthworks,  sedimentation  and  dust  effects  arising  during  construction,  the 

Council  confirmed  that  the  conditions  of  consent meet  the  relevant HCC  requirements.  In 

addition, reference  is made  to  the relevant Waikato Regional Council erosion and sediment 

control guidelines. 

 

I  conclude  that  the proposal will  not  generate  any  significant  adverse  effects on  the 

environment  that  cannot  be  avoided,  remedied  or mitigated  through  conditions  of 

resource  consent,  and  that  overall  the  actual  or  potential  adverse  effects  on  the 

environment will be less than minor. 

 

6.10 NOISE & VIBRATION EFFECTS 

 

The s42A report18 outlines that the “District Plan seeks to ensure activities have minimal 

adverse  noise  and  vibration  effects  on  other  activities  and  sites,  consistent with  the 

amenity values of the receiving environment.  Section 16 of the Act also seeks to ensure 

that the emission of noise does not exceed a reasonable level”.  

 

I note that there are no specified noise limits for the Central City Zone within which the 

subject  site  is  located,  in  the District  Plan  for  activities within  the  zone,  including  in 

relation to residential activity. 

 

Mr Cumberpatch 19outlined that while there are “no specified noise limits for the Central 

City Zone within  the District Plan, Charcoalblue  identify  that 60dB LAeq  (15‐mins) has 

previously been used by HCC as reasonable standard to achieve for CBD receivers.  This 

CBD limit and the District Plan requirements forms the ‘proposed noise criteria”. 

 

The applicant’s ‘Acoustic Report’ had calculated that  calculates the resultant noise levels 

from the auditorium (the highest calculated noise source) as outlined in the s42A report, 

“ at 1m away from the most affected noise sensitive premises on Riro Street is predicted 

to be 22dBA and 40dBA at the CBD areas”.  The Acoustic Report noted that this predicted 

noise level was significantly less than the proposed noise criteria referred to above. Riro 

Street  is  the nearest noise sensitive  receiver being  the closest  residentially zoned site 

which is across the Waikato River. 

 

                                                       17 S42A report‐ Paras 378‐384 18 S42A report‐ Paras 385‐387 19 S42A Report‐ Para 391 

24  

The Acoustic Report acknowledges that while the specific building services plant required 

to be located within the main mechanical plantroom of the theatre (basement level), at 

the rooftop level over the loading dock and within the hotel are not known at this stage; 

along with the noise levels from their simultaneous operation, they would be designed 

to meet the proposed noise criteria. 

 

I note the advice of Mr McGregor (Councils Environmental Health Unit Manager) which 

is summarised in the s42A report, which states that the maximum level of predicted noise 

within the CBD  is the 40dBA from the auditorium. This would have none to a minimal 

impact on the existing ambient level in the CBD. It was further noted that the “noise from 

people concentrating  in Embassy Plaza, either on a casual basis or for an event at the 

proposed  theatre,  is  not  only  consistent with  the  purpose  of  this  zone  but  also  not 

expected to exceed 60dB LAeq”20. 

 

A  concern  expressed  by  submitters  residing  at  238  and  240  Victoria  Street  was  for  the 

installation of double glazing. However, I note that there are no noise limits in the CBD; that any 

likely noise is unlikely to exceed the 60dB LAeq (15‐mins) which the Council uses as a reasonable 

standard to achieve for receivers of noise in the CBD; and that any noise emanating from the 

theatre facility to be no more than 40dBA for receivers in the CBD 30 metres away.21  

 

Several submitters expressed concerns about construction noise and vibration.  In respect of 

these matters  the development  and  implementation of  a Construction Noise  and Vibration 

Management Plan  (CNVMP)  is key  to addressing  concerns  in  respect of noise and vibration 

during construction. In conjunction with these matters, restriction on the hours of construction 

were  also  requested.    Furthermore,  a  pre‐condition  survey  has  been  requested  by  several 

submitters prior to construction commencing to be used as a baseline to assess any damage 

arising from construction activity and in particular vibration. 

 

All of these matters have been addressed through consent conditions with a requirement for a 

CNVMP, restriction on the hours of construction, and pre‐condition surveys. The apartments/ 

units to which the survey will apply, have been outlined in a condition and defined on Annexure 

B attached to this decision. 

 

Conditions relating to addressing any effects of vibration have also been imposed. 

 

Given the mitigation proposed by the applicant and the consent conditions, I am of the opinion 

that any effects arising from operational and construction noise and vibration will be no more 

than minor. 

 

                                                       20 S42A Report‐ Para 414 21 S42A Report‐ Para 395 

25  

6.11 SOCIAL & CULTURAL EFFECTS 

 

I was advised through the application documentation and the evidence of the applicant that 

there would be positive social and cultural benefits arising from the proposal. It would provide 

significant opportunities for the growth of arts and cultural events through the provision of high‐ 

quality performance space and be a significant asset not  just  for Hamilton but  for the wider 

Waikato region.  

 

Several submissions outlined that the proposal would bring social and civic benefits including 

the rejuvenation and revitalisation of the CBD, and in particular the area of the CBD where the 

proposal is to be located. 

 

I further note that the District Plan seeks to see business centres providing a focus on such things 

as entertainment activities that provide for the cultural and social needs of the community22. 

The District Plan also seeks to recognise and promote the relationship tangata whenua have 

with the city and ensure any development considers effects on tangata whenua relationships, 

values aspirations and roles in respect of an area.23 

 

The support of THAWK was outlined in its submission and by its representatives who presented 

at  the hearing although  this was  subject  to an agreed  consultation plan  to  ‘provide  for  the 

cultural safety of the proposal’ during construction.  Conditions of consent provide for this to 

occur. 

 

During  the  course  of  the  hearing  Te  Haa  o Whenua  o  Kirikiriroa  (THAWK)  representatives 

indicated that a draft Cultural Impact Assessment had been prepared and was not far from being 

signed off. I received a copy of the CIA attached to the reply submissions. In Mr Lanning’s reply 

submissions, he noted that the applicant agreed with the recommendations of the CIA and that 

no changes to conditions were required as broadly, the CIA recommendations relate to how the 

relevant  conditions  of  consent  are  to  be  implemented. He  also  outlined  that  he  had  been 

instructed that THAWK agreed with that position. 

 

I also note that there was discussion about the mandate of THAWK and that of Nga Mana Toopu 

Kirikiriroa (NAMTOK), and the view held by HNZPT that NAMTOK should have been engaged in 

the  resource  consent  process.  Given  the  evidence  of Mr  Bidois  (THAWK)24  who  helpfully 

provided background to this matter, I am satisfied that THAWK, not NAMTOK has the mandate 

of behalf of mana whenua and can therefore speak in respect of cultural matters.  

 

As noted above, THAWK submitted in support of the proposal. 

                                                       22 DP Objective 2.2.4 23 DP policy 2.2.9a & b 24 THAWK Evidence 

26  

 

6.12 OTHER EFFECTS 

 

I  note  that  two  submitters  highlighted  concerns  regarding  the  lack  of  detail  in  respect  of 

Embassy Park  including  concerns  relating  to  lighting.  It was  recommended by  the  reporting 

officer that a condition be imposed requiring the provision of a detailed landscape design plan 

for the park for approval by the Council prior to any works commencing. Conditions of consent 

also  require  details  of  any  exterior  lighting  of  the  theatre  be  provided  to  the  Council  for 

certification again prior to construction commencing and that any lighting meets the Council’s 

relevant standards including compliance with relevant lux limits and light spill, contained in the 

District Plan 

 

6.13 POSITIVE EFFECTS 

 

There are positive effects arising  from  the granting of consent  to  the proposal. As outlined 

earlier in section 6.11, there are positive effects through the establishment and operation of a 

significant theatre complex for Hamilton and the wider region, and to provide for the social and 

cultural wellbeing of people.  

 

There  is also the restoration of a significant part of the former Hamilton hotel  including the 

façade adjoining Victoria Street, and overall redevelopment of the subject site which  is  in a 

somewhat overgrown and dilapidated state. It will also provide for enhanced connections to 

the Waikato River both visually, and physically through the provision of access. 

 

The proposal will also contribute to the rejuvenation and redevelopment of the area of the CBD 

where it is to be located. 

 

7. DISTRICT PLAN: OBJECTIVES & POLICIES 

 

7.1 DISTRICT PLAN 

 

The District Plan contains a range of policies and objectives of relevance to the consideration of 

the application.   The  s42A  report25  contains a  comprehensive assessment of objectives and 

policies  and  having  considered  this  assessment  I  accept  it  and  generally  concur  with  the 

conclusions reached. 

 

Of particular note however, the proposal is considered to be consistent with the District Plan’s 

anticipated  role  in  respect of  the  central  city as a  focus  for entertainment and  commercial 

activities and will contribute to the social and cultural, environmental and economic needs of 

                                                       25 s42A Report‐ Attachment 3   

27  

the wider  community. As part of  that,  the proposal will assist with  the  redevelopment and 

rejuvenation of the CBD and in particular the locality where the subject site is located. 

 

I note that while the removal of the scheduled trees will have an adverse effect on the amenity 

values of the area particularly in respect of the riverside area, the enhanced visual and physical 

connections between the central city to the river area that will result from the proposal being 

developed will enable the values and connections to the river to be enhanced. 

 

Given the engagement undertaken by the applicant and mana whenua support for the proposal, 

I  consider  that  appropriate  consideration  has  been  given  to  any  effects  on  the  values  and 

relationships of mana whenua, with a commitment to ongoing engagement and participation 

by mana whenua through THAWK. The views expressed by THAWK in respect of the urupa have 

been considered and extra care needs to be taken in respect of any development in the location 

of the urupa although it is not certain that it exists on the site. 

 

While  the proposal will  result  in  the  loss of heritage values  though a  significant part of  the 

former  hotel  being  demolished,  and  this  is  considered  to  be  a more  than minor  effect  on 

heritage values, there are positive effects arising through the restoration of the hotel façade 

and the re‐use of key heritage elements in the complex. 

 

In respect of urban design matters, it is considered that the proposal responds positively to its 

context and generally  in accordance with  the policy and objective  framework of  the District 

Plan. 

 

Having considered the policies and objectives and the assessments provided, in particular by Mr 

Cumberpatch, and subject to the conditions of consent, the proposal overall will not be contrary 

to the objectives and policies of the District Plan. 

 

8. RELEVANT PLANNING INSTRUMENTS 

 

8.1 NATIONAL POLICY STATEMENTS & NATIONAL ENVIRONMENTAL STANDARDS 

 

It  is  considered  that  there are no National Policy Statements which are of  relevance  to  the 

consideration of the application. 

  

The  Resource Management  (National  Environmental  Standard  for  Assessing  and Managing 

Contaminants  in  Soil  to Protect Human Health)  (NECCS) Regulations  2011  ensure  that  land 

affected by contaminants in soil is appropriately assessed and made safe for human use.  

 

As outlined in application documentation and the s42A report and in section 7 of this decision, 

a Preliminary Contaminated Site Investigation identified that potential site contamination may 

28  

exist  given  the  previous  land  uses  on  the  site.26  Given  this  situation  consideration  of  the 

proposal  is  required  in accord with  the NESCS. To address any potential  soil  contamination 

issues a suite of conditions have been imposed. 

 

8.2 REGIONAL POLICY STATEMENT AND PLANS 

 

The Waikato  Regional  Policy  Statement  (RPS)  provides  the  broad  regional  level 

policy direction and overview of the resource management issues  in the Waikato 

region,  and  sets  the  direction  and  foundation of  the  regional  and  district plans 

which must give effect to the RPS. 

 

A range of objectives and policies are of relevance to the consideration of the proposal. The 

s42A report27 provides an assessment of these matters and I concur with the assessment and 

conclusions reached. 

 

In respect of the health and well‐being of the Waikato River, the proposal will contribute to the 

restoration and protection of the river through stormwater treatment and implementation of 

erosion  and  sediment  control measures during  construction.  There will be  improved public 

access  provided  to  increase  connections  to  the  river  for  the  community  and  an  ongoing 

framework  for  engagement  and working with mana whenua.  There  has  been  appropriate 

recognition of tangata whenua values. 

 

In respect of heritage values, and while demolition of part of the hotel is proposed, it is intended 

that the proposal will recognise the historic and cultural values of the hotel through restoration 

of the façade and re‐use of key heritage items. 

 

It  is  intended  to  enhance  public  access  to  the Waikato  River  and  a  promenade  is  to  be 

established to connect Embassy Park and Sapper Moore‐Jones Place. This will also  include a 

connection to the existing lower level promenade. 

 

Any matters  related  to natural hazards  and  risks  can be  adequately mitigated  and  consent 

conditions have been imposed to support this and therefore the site is considered suitable for 

the proposal. 

 

Overall, it is considered that the proposal is not inconsistent with the policies and objectives of 

the RPS. 

 

                                                       26 S42A report‐ Paras 346‐352 27 S42A Report‐Section 22.6 

29  

8.3 VISION AND STRATEGY FOR WAIKATO RIVER (TE TURE WHAIMANA O TE AWA O 

WAIKATO) 

 

The Waikato‐Tainui Raupatu Claims (Waikato River) Settlement Act 2010 gives effect to 

the Deed of Settlement signed by the Crown and Waikato‐Tainui on 17 December 2009. 

The Settlement Act has an overarching purpose to restore and protect the health and 

wellbeing of the Waikato River for future generations and applies to the Waikato River 

and activities within its catchment affecting the Waikato River.  It is deemed to be part of 

the RPS.  

 

The  installation of  a  stormwater  treatment  system  is part of  the proposal which will 

contribute  to  improved water quality of water entering  the  river, where  currently no 

stormwater treatment is provided for the runoff from the subject site. This will assist to 

improve the health and wellbeing of the Waikato River. 

 

Te Ture Whaimana o Te Awa o Waikato also pursues the restoration and protection of 

the  relationships  of Waikato  River  iwi  according  to  their  tikanga  and  kawa with  the 

Waikato River, including their economic, social, cultural, and spiritual relationships. The 

applicant has proposed a framework for ongoing engagement with mana whenua which 

will contribute to achieving this.  

 

The proposal will improve the visual and physical connections between the central city 

and  the  river  which  will  also  contribute  to  the  restoration  and  protection  of  the 

relationships of the Waikato Region’s communities with the Waikato River. 

 

Overall it is considered the proposal will contribute to the restoration and protection of 

the Waikato River as sought by Te Ture Whaimana o Te Awa o Waikato. 

 

9. OTHER MATTERS 

 

The s42A report refers to a number of other plans and strategies including; 

Waikato‐Tainui Environmental Plan  

Council  Strategies‐  Access  Hamilton;  Hamilton  City  River  Plan;  Hamilton  Central  City 

Transformation Plan; heritage Plan; Hamilton Arts Agenda 

 

I  have  considered  the  assessment  by  the  reporting  officer  and  generally  concur with  the 

conclusions  reached  in respect of each of  these plans. The proposal  in my opinion does not 

appear to be inconsistent with these plans and in respect of some, it assists in giving effect to 

them. 

 

30  

10. NO MAINTENANCE OBLIGATIONS‐ HERITAGE BUILDINGS 

 

Notwithstanding any  ranking of heritage buildings contained  in  the District Plan,  I note  that 

there are no obligations on landowners to maintain and use such buildings.  

 

The future of the scheduled building could be one of ongoing deterioration.  While this is not a 

material  consideration  in my deliberations,  I wish  to note  that  regulation  through planning 

instruments can often only go so far to achieve the protection of heritage. 

 

In this case, there will be restoration of that part of the building not being demolished including 

the building façade facing Victoria Street which will contribute to heritage and amenity values 

of the area. 

 

11. GATEWAY TEST‐ SECTION 104D 

 

Having considered the effects of the proposal on the environment , I have concluded as 

discussed in section 7, that there are effects that are greater than minor in respect of the 

removal  of    trees  listed  on  the  District  Plan  schedule  of  protected  trees;  and    the 

demolition  of  a  significant  part  of  the  old  Hamilton  Hotel.  Given  this  situation  the 

application fails the test in s104D(1)(a) of the RMA. 

 

However, after considering the relevant policies and objectives of the District Plan and 

the expert evidence provided  to me,  I conclude  that  the proposal overall, will not be 

contrary to the objectives and policies of the District Plan. Therefore, the proposal passes 

the test in s104D(1)(b), and I can therefore consider the proposal on its merits. 

 

12. PART 2:  RESOURCE MANAGEMENT ACT 1991 

 

I note that both Mr Cumberpatch and Mr Vinall agree that a Part 2 assessment of the 

proposal is not required. Regard to Part 2 is to occur when it is appropriate and necessary 

to do so. In this situation the Hamilton City Plan has been competently prepared given it 

has been through a relatively recent Schedule 1 process and matters have been finalised 

through the Environment Court and it is now operative. During the course of the hearing 

no particular gaps in the District Plan were brought to my attention. 

 

Given this situation and the expert evidence presented to me, I have therefore not had 

recourse to Part 2 of the RMA in making an overall broad judgement on the proposal and 

granting consent to it. 

 

The proposal does overall in my opinion achieve the sustainable management purpose of 

the RMA. 

31  

 

 

13. CONCLUSION 

 

I  have  considered  all matters  placed  before me  including  all  application  documentation, 

evidence,  submissions  and  subsequent  statements of evidence made by  the parties  at  the 

hearing, the section 42A report and associated reports from Council staff, together with the 

relevant RMA and District Plan provisions. 

 

Overall, I consider the proposal is not contrary to the policies and objectives of the District Plan 

subject to the  imposition of consent conditions. Accordingly, the proposal passed the test  in 

s104D(1)(b) of the RMA to be considered as a non‐complying activity. 

 

While the effects are more than minor regarding heritage values  in respect of demolition of 

part of the former Hamilton Hotel building , and the removal of 3 scheduled tees, I consider 

that on balance such effects are acceptable given the proposal to establish a regional theatre 

complex, and the mitigation proposed to address these effects. 

 

The proposal  is considered to be an appropriate use of the subject site and will assist  in the 

rejuvenation and re‐vitalisation of the CBD as envisaged and supported by the District Plan. 

 

The consent conditions in my view will avoid, remedy or mitigate the effects arising from the 

proposal and impose a range of requirements to address concerns highlighted by submitters 

and to address matters prior to, during, and post construction.  

 

14. DECISION 

 

That  pursuant  to  sections  104,  104B,  104D,  108  and  108AA  of  the  Resource 

Management Act 1991, the Hamilton City Council grants consent (consent no‐ 

010.2018.0010143.001)  to the resource consent application of the Waikato Regional 

Theatre Governance Panel to establish and operate a Waikato Regional Theatre 

facility, which includes a 1,300‐seat auditorium and associated theatre facilities, 

a conference centre, hotel and other retail/hospitality tenancies, and including 

the following activities being: 

‐  The partial removal of, and external and internal alterations to, the Hamilton 

Hotel; an 'A' Ranked Built Heritage Item; 

‐  The removal of three scheduled Significant Trees; 

‐  Works within Embassy Park to create a plaza and  level access to the main 

theatre entrance and access to the riverfront promenade; and 

32  

‐  The installation of a 5m wide riverfront promenade including works within a 

'Group  2'  Significant  Archaeological  Site  and  the Waikato  Riverbank  and 

Gully Hazard Area; 

  and  in accordance with the plans and documents outlined  in Annexure A and 

referenced by Condition 6; and subject to the following conditions; 

General conditions 

Definition of Terms 

1. In these conditions: 

(a) “HCC DP” means the Hamilton City Council Operative District Plan 2017 

(b) “BPO” means Best Practicable Option 

(c) “Certify”, “Certification” and “Certified” in relation to plans or management 

plans means  assessed  by  Council  staff  acting  in  a  technical  certification 

capacity, and in particular as to whether the document or matter is consistent 

with, or  sufficient  to meet,  the  conditions of  this  consent  in  terms of  the 

matters set out in the conditions; 

(d) “Commencement  of  Construction”  means  commencement  of  any 

construction works  for the Project. For the avoidance of doubt,  it  includes 

demolition activities (other than those able to be undertaken as a Permitted 

Activity) and earthworks but excludes site  investigations,  fencing, and any 

activities that do not need resource consent / are permitted activities; 

(e) “Condition  Survey”  means  an  external  visual  inspection  or  a  detailed 

condition survey 

(f) “Consent Holder” means Waikato Regional Theatre Governance Panel; 

(g) “Council” means Hamilton City Council; 

(h) “Damage”  includes Aesthetic, Serviceability, Stability, but does not  include 

Negligible Damage; 

(i) “DSI” means Detailed Site Investigation; 

(j) “External Visual  Inspection” means a  condition  survey undertaken  for  the 

purpose of detecting any new external Damage or deterioration of existing 

external Damage. Includes as a minimum a visual inspection of the exterior 

and a dated photographic record of all observable exterior Damage; 

(k) “HNZPT” means Heritage New Zealand Pouhere Taonga; 

33  

(l) “Neighbour Liaison Group” all owners or occupiers of the buildings identified 

in Annexure D to these conditions insofar as they want to participate; 

(m)  “Project” means  all works  associated with  the  partial  demolition  of  the 

Hamilton Hotel building and demolition of all other buildings on the site, the 

removal  of  three  scheduled  trees,  and  construction  of  the  new Waikato 

Regional Theatre and Hamilton Hotel (including construction within adjacent 

public land); 

(n) “Retained Trees” means Tree 16.1 (Norfolk Pine) and Tree 16.3 (Bunya Pine) 

as  identified  in  the  Tree  Location  Plan  included  as  Annexure  B  to  these 

conditions; 

(o)  “RMA” means the Resource Management Act 1991; 

(p) “Services” means fibre optic cables, sanitary drainage, stormwater drainage, 

gas and water mains, power and telephone installations and infrastructure, 

road infrastructure and assets such as footpaths, kerbs, catch‐pits and street 

furniture. 

Lapse 

2. Under section 125 of the RMA, this consent (010.2018.0010143.001) will lapse 

five years after the date they are granted unless: 

i) The consent is given effect to; or 

ii) The council extends the period after which the consent lapses. 

Monitoring  

3. The  consent  holder  shall  pay  the  council  any  further monitoring  charge  or 

charges  to  recover  the  actual  and  reasonable  costs  incurred  to  ensure 

compliance with the conditions of this consent,  incurred over and above the 

initial paid monitoring deposit. 

Advice note: 

The initial monitoring deposit is to cover the cost of inspecting the site, carrying out tests, 

reviewing conditions, updating files, etc., all being work to ensure compliance with the 

resource  consent.  In  order  to  recover  actual  and  reasonable  costs,  monitoring  of 

conditions, in excess of those covered by the deposit, shall be charged at  the  relevant 

hourly rate applicable at the time as set out in the Council’s fees and charges. The consent 

holder will be advised of the further monitoring charge. Only after all conditions of the 

resource consent have been met, will the council issue a letter confirming compliance on 

request of the consent holder. 

34  

Access to project area 

4. The agents of the Council shall have access to all relevant parts of the project area 

at all  reasonable  times  for  the purpose of carrying out  inspections, surveys, 

investigations, tests, measurements and/or to take samples in accordance with 

the requirements of this consent. 

Review condition 

5. Pursuant  to  section  128  of  the  RMA,  the  conditions  of  this  consent may  be 

reviewed  by  Council  at  the  consent  holder's  cost  12  months  after 

commencement of operation of the Waikato Regional Theatre, and thereafter 

on an annual basis for a period of five years, in order to deal with any adverse 

effect  on  the  environment  which may  arise  or  potentially  arise  from  the 

exercise of this consent and which it is appropriate to deal with at a later stage, 

in particular adverse effects on the transportation network. 

Activity in Accordance with Plans 

6. All demolition,  construction and activities authorised by  this  consent  shall be 

undertaken  in  general  accordance  with  the  reports,  drawings  and  all 

information  submitted with  the  resource consent application, as detailed  in 

Annexure A, referenced by Council as the approved drawing and document set. 

7. In the event of  inconsistency between the plans and documents referred to  in 

Condition 6 and the conditions of this consent, the conditions shall prevail. 

Pre‐commencement meetings 

8. Not less than (5) days prior to commencement of any works on site, the Consent 

Holder  shall  hold  one  or  more  pre‐start  meetings  located  on  site.  The 

meeting(s) shall  include discussion  relating  to  the measures  required by  the 

certified management plans (CEMP, HCMP, TPMP, CTMP, CNVMP). 

Mana Whenua Engagement 

9. At least twenty (20) working days prior to the Commencement of Construction, 

the Consent Holder shall confirm and submit to Council’s Planning Guidance 

Unit Manager (or nominee) a framework to ensure appropriate engagement 

with Mana Whenua during the detailed design and construction phases of the 

Project. The framework shall (as a minimum) include: 

(a) The methods for identifying and engaging with Mana Whenua; 

(b) The  process  for  involvement  of Mana Whenua  in  the  preparation  and 

implementation of the management and environmental monitoring plans 

as they relate to: 

35  

(i) Managing and monitoring water quality; 

(ii) Managing and monitoring environmental risk; 

(iii) Archaeological observation of earthworks. 

(c) The process for  involvement of Mana Whenua  in the preparation of the 

detailed  landscape  design  plan  for  Embassy  Park  and  any  associated 

cultural narrative. 

(d) As a minimum, the matters identified in (b) above shall be discussed in the 

preparation of the Construction Environment Management Plan required 

under Condition 59. 

(e) The  requirements  for  construction management  and monitoring  plans 

referenced  in  (c)  above  shall  include details of  feedback  received  from 

Mana Whenua,  the measures  proposed  to  address  feedback  and  /  or 

reasons why specific feedback has not been addressed. 

Neighbour Liaison Group 

10. Prior to the Commencement of Construction, the Consent Holder shall appoint a 

Project  Liaison  Coordinator  who  will  establish,  manage  and  facilitate  a 

Neighbour  Liaison  Group.  The  Neighbour  Liaison  Group  shall  thereafter 

communicate  monthly  (and  meet  as  necessary)  until  construction  works 

associated with the Project are complete. 

11. The purpose of the Neighbour Liaison Group is to provide a mechanism for direct 

engagement  with  identified  owners  and  occupiers  regarding  the 

implementation of the works on site. Specifically, the Neighbour Liaison Group 

shall provide the forum for (but not be limited to) the following: 

(a) The Neighbourhood Liaison Coordinator to provide Project progress updates 

and likely commencement of construction works and programme; 

(b) Members of the Neighbourhood Liaison Group to receive information on and 

provide feedback and  input  into the development of the CEMP, CTMP and 

CNVMP and the detailed design of Embassy Park; 

(c) Opportunities to provide feedback on the success or otherwise of the CEMP, 

CTMP and CNVMP as construction works progress and feedback and  input 

into  the detailed design of  Embassy Park  and  any  variation of  the CEMP, 

CTMP and CNVMP; and 

36  

12. The Project Liaison Coordinator shall keep a record of  information provided to 

the Neighbour  Liaison Group, and  feedback and  input  received. This  record 

shall  be  provided  to  the  Council’s  Planning  Guidance  Unit  Compliance 

Monitoring  Officer  monthly  until  construction  works  associated  with  the 

Project are complete or the Neighbourhood Liaison Group confirm no further 

meetings are necessary. 

Landscaping 

13. At least twenty (20) working days prior to Commencement of landscaping works, 

the Consent Holder shall submit details of the species, size and position of the 

Replacement  Trees  (as  required  under  Condition  130)  to Council  (Planning 

Guidance Unit Manager (or nominee)) in consultation with Council’s Arborist) 

for certification that the species, size and position of the Replacement Trees  is 

sufficient to provide  for the ongoing health of the trees and their growth to 

mature specimens. 

14. At least twenty (20) working days prior to Commencement of works within the 

Natural Open  Space  Zone,  a  detailed  landscape  plan  shall  be  submitted  to 

Council for certification by the Council (Manager – Parks and Recreation Unit 

(or nominee)).   The plan must include details of, but not be limited to: 

(a) The identified areas of vegetation removal; 

(b) The identified areas for proposed planting; and 

(c) A planting plan including species, size at planting and methodology. 

15. The objective of the detailed landscape plan is to ensure effects of the vegetation 

removal works within  the Natural Open Space Zone as part of proposal are 

appropriately mitigated. 

15a.  The  design,  construction  and  maintenance  of  the  landscaping  and  planting 

should  be  in  accordance  with  relevant  sections  (Section  7  –  landscaping  in 

particular) of the Regional Infrastructure Technical Specifications, unless where 

otherwise expressly accepted by the Manager – Parks and Recreation Unit, or 

their nominee. 

15b.   That prior to the Waikato Regional Theatre commencing operation, the consent 

holder at their cost, shall have completed all works necessary to implement the 

approved  detailed  replacement  planting  and  landscape  plan  required  under 

conditions 13 and 14. 

 

 

37  

Embassy Park 

16. At  least  twenty  (20) working  days  prior  to  Commencement  of works within 

Embassy Park,  the Consent Holder  shall  submit a detailed  landscape design 

plan for Embassy Park to Council for approval by Council (Manager ‐ Parks and 

Recreation Unit or their nominee).    

The plan, based on Revised Embassy Plaza Concept and Cross Sections Rev B, 

Jasmax, September 2019, must include details of, but not be limited to: 

(a) The proposed site levels, including how access for people of all levels of mobility has been taken into account; 

(b) Pedestrian and cycling connections to the existing lower river path; 

(c) How  future  pedestrian  and  cycling  connections  to  the  proposed riverfront promenade has been taken into account; 

(d) A plan of the planted areas detailing the proposed plant species, plant sourcing,  plant  sizes  at  time  of  planting,  plant  locations,  density  of planting, and timing of planting; 

(e) A programme of establishment and post establishment protection and maintenance  (fertilising,  weed  removal/spraying,  replacement  of dead/poorly performing plants, watering to maintain soil moisture for a period of 24 months following planting; 

(f) The extent, materiality and finished levels of paving; 

(g) The  location, materiality,  height  and  design  of  fencing  and  retaining walls; 

(h) The details of drainage, soil preparation, tree pits, staking, irrigation; 

(i) The construction details of all hard  landscape elements, park  furniture and public art (including paving, seating, bike racks, drinking fountains, bins, the Riff Raff sculpture etc); 

(j) An irrigation system; 

(k) A  stormwater management  system  that  ensures  no  discharge  to  the riverbank; 

(l) A CPTED analysis of the design; 

(m) Provision of a public toilet; 

(n) Incorporation of cultural and social narrative;  

(o) How any feedback received from the Neighbour Liaison Group and Mana Whenua Engagement (Conditions 9‐12) has been taken into account; and 

38  

(p) A programme for maintenance hand over to Council; 

(q) Details of the location, design and lux levels necessary for the function of Embassy  Park  while  minimising  light  spill  to  adjacent  residential properties. 

These plans shall be supported by specifications that describe in a written form 

the more specific technical landscape matters such as quality of materials.   

17. That prior to the Waikato Regional Theatre commencing operation, the consent 

holder at their cost, shall have completed all works necessary to implement the 

approved detailed landscape plan for Embassy Park.    

18. The  design,  construction  and  maintenance  of  the  landscaping  and  planting 

should  be  in  accordance with  relevant  sections  (Section  7  –  landscaping  in 

particular) of the Regional Infrastructure Technical Specifications, unless where 

otherwise expressly accepted by the Manager – Parks and Recreation Unit, or 

their nominee.    

Advice Notes 

No  approval  from  Parks  and  Recreation  Unit  of  Hamilton  City  Council  as 

landowner  for  the  temporary  use  of  Embassy  Park  for  a  construction  site  is 

provided as part of  this approved  resource  consent. Please  contact Parks and 

Recreation Unit  to obtain prior approval  from Manager, Parks and Recreation 

Unit, or nominee. 

Transportation Design 

19. At  least twenty  (20) working days prior to Commencement of Construction of 

works within Sapper Moore Jones Place, detailed design information shall be 

submitted to Council (Manager, City Transportation Unit) for certification. This 

detailed design information must include (but not be limited to) the following: 

(a) The Sapper Moore‐Jones Place “shared space”, including: 

(i) Details  on  how  parking  and  vehicle  access within  the  “shared 

space” will be managed; 

(ii) Details  how  safe  pedestrian  access  to  the  proposed  riverside 

promenade will be maintained; 

(iii) How  the  design  has  addressed  the  requirements  of 

AS2890.2:2002 Off‐street Commercial Vehicle Facilities including 

the potential for vehicle roll‐over on Sapper Moore‐Jones Place; 

39  

(iv) How the design complies with the relevant requirements of SNZ 

PAS 4509:2008; 

(v) Details  on  how  access  to  6  Sapper  Moore‐Jones  will  be 

maintained; 

(vi) Details on the proposed surface; 

(vii) Details on street lighting; and 

(viii) Details on road marking. 

(b) The detailed design of the raised platform at the Victoria Street/Sapper Moore‐Jones Place intersection in general accordance with RITS Drawing D3.10.6. The design shall include a review of semi‐trailer clearance to the building canopy; 

(c) The detailed design of the basement car park and access ramp; 

(d) Identified areas for future expansion of cycle parking facilities; and 

(e) Details on how the required approval processes for permanent changes to on‐street parking have been addressed under the Local Government Act.  

20. The consent holder shall arrange for an  independent road safety audit of both 

the detailed design and post‐construction of  the Sapper Moore‐Jones Place 

“shared space”  to be undertaken  in accordance with  the  'Road Safety Audit 

Procedures  for  Projects Guidelines, May  2013'.  The  road  safety  audit  shall 

specifically consider: 

(a) Roll‐over  risk  for  heavy  vehicles  including  both  semi‐trailer  and  rigid trucks; 

(b) Vehicle access to 6 Sapper Moore‐Jones Place; and 

(c) Interaction of pedestrians, light vehicles and manoeuvring heavy vehicles within the shared space. 

21. A  copy of each  road  safety audit  shall be provided  to Council  (Manager, City 

Transportation Unit). Any audit recommendations and design changes arising 

from the preliminary road safety audit shall be agreed with the Manager, City 

Transportation  Unit  (or  nominee)  prior  to  the  detailed  design  being 

undertaken. Any audit recommendations and design changes arising from the 

detailed  design  road  safety  audit  shall  be  agreed  with  the Manager,  City 

Transportation Unit (or nominee) prior to construction being undertaken. 

40  

22. The vehicle access, loading dock, parking and manoeuvring area shall be formed, 

drained and sealed, and thereafter maintained,  in a permanent dust‐free all‐

weather surface suitable for the type and quantity of vehicles using it. 

Lighting 

23. At least twenty (20) working days prior to Commencement of Construction of the 

Waikato  Regional  Theatre,  the  Consent  Holder  shall  provide  details  of  the 

permanent  functional  and  accent  lighting  of  the  exterior  of  the  Theatre 

including the screen and the fly tower shall be provided to Council (Planning 

Guidance Unit Manager (or nominee)) for certification that the light spill on to 

any other site shall not exceed 10 lux (horizontal and vertical) when measured 

or calculated at points 1.5m within the boundary of any other site. 

 Advice Note: 

Lighting designed to  illuminate public spaces and transport corridors,  including 

roads, public car parks and amenity areas, shall be designed in accordance with 

the Australian and New Zealand AS/NZS suite of standards.  

Built heritage 

24. The  consent  holder  shall  engage  a  suitably  qualified  and  experienced 

Conservation Architect (the Appointed Conservation Architect) to observe the 

construction work and ensure that the Project is carried out in accordance with 

the conditions of this consent. 

25. At least twenty (20) working days prior to Commencement of Construction, the 

Appointed Conservation Architect shall undertake an  initial full photographic 

survey of all the buildings within the subject site and the  former gardens. A 

digital  copy  of  all  photographs  shall  be  provided  to  the  Council  (Planning 

Guidance Unit Manager) and a copy shall be held on site for the duration of the 

Project.  

26. The  Appointed  Conservation  Architect  shall  continue  to  monitor  all  work 

involving  heritage  fabric  throughout  the  duration  of  the  contract  and  shall 

prepare a monthly report which will ultimately provide an archival record of 

the works carried out to the former Hamilton Hotel throughout the duration of 

the  contract.    The  record which  will  inform  Conditions  138‐140  shall  also 

include  evidence  of  earlier  finishes,  construction  techniques,  paint  colours, 

floor  finishes  and  the  like  that may be uncovered during  the  course of  the 

works.   

41  

27. The  final  design  of  the  fly  tower  shall  have  input  from  the  Appointed 

Conservation  Architect  on  the  final  design  and  colour  of  the  tower.    The 

proposed finish to the theatre and tower is described as “stained concrete”.  A 

sample of the proposed finish shall be provided to Council (Heritage Specialist) 

for information and comment prior to the completion of the final design.    

Scaffolding design 

28. Prior to the erection of any scaffolding for access to the exterior of the historic 

Hamilton Hotel building, a temporary scaffold design shall be prepared by the 

Consent Holder and submitted to the Council (Planning Guidance Manager (or 

nominee) in consultation with Council Heritage Specialist). The scaffolding shall 

only be erected once  the Council has  certified  in writing  that  the proposed 

design is unlikely to damage any heritage fabric of the building. All scaffolding 

shall be erected in accordance with the certified design. 

Archaeology 

29. Subject  to  the express  requirements of  any Archaeological Authority  granted 

under  the  Heritage  New  Zealand  Pouhere  Taonga  Act  2014,  prior  to 

Commencement  of  Construction,  a  suitably  qualified  archaeologist  (the 

Appointed  Archaeologist)  shall  be  present  on  site  to  monitor  the  initial 

subsurface earthworks (including the removal of any sealed surfaces). 

Advice Note 

An archaeological authority under the Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 

2014 will need to be obtained from Heritage New Zealand Pouhere Taonga as 

appropriate,  to modify,  damage  or  destroy  any  of  archaeological  sites  to  be 

affected during the construction works. 

Engineering 

30. The consent holder shall submit engineering plans including (but not limited to) 

cross‐sections,  long‐sections  and  associated  details  for  roading,  water, 

wastewater and stormwater infrastructure and other relevant items to Council 

(Strategic Development Unit Manager (or nominee)) prior to building consent 

application  for building and construction work commencing onsite, this plan 

shall be amended by the Consent Holder as required until stamped ‘Accepted’ 

by Strategic Development Unit. 

31. All  engineering  works  and  designs  shall  be  in  general  accordance  with  the 

Regional Infrastructure Technical Specifications (available from the internet at 

www.hcc.govt.nz). 

42  

32.   The consent holder shall retain the services of a suitably professional qualified 

person  to  oversee  the  construction  of  any  infrastructure  required  for  the 

development.  This  person  shall  be  responsible  for  ensuring  adherence  to 

approved  construction  plans,  quality  systems,  and  project  completion 

requirements. The name and contact details of this person shall be nominated 

on  all  engineering  plans  submitted  to  Council  (Strategic Development Unit 

Manager (or nominee)). 

33.   The  Consent  holder  shall  engage  a  Chartered  Professional  Engineer, 

experienced in the field of pavement engineering, to provide a design solution 

to account for the high ground water level.   

34. The detailed design of  the  retaining walls and  foundations shall be subject  to 

additional geotechnical investigations. 

35. The  detailed  design  of  earthworks,  retaining walls  and  foundations  shall  be 

carried  out  or  reviewed  by  a  Chartered  Professional  Engineer  practicing  in 

geotechnical engineering or an experienced Engineering Geologist. 

36. Service  connections  shall  be  rationalised  on  site.  Any  private  pipes  and 

connections not required by the proposed development shall be appropriately 

disconnected to the satisfaction of the Strategic Development Unit Manager 

(or nominee). Removal of existing connections shall be done by Council at the 

consent holder's expense. 

Water 

37. That  firefighting water  supply  shall  be  provided  in  accordance with  the New 

Zealand Firefighting Code of Practice SNZ PAS 4509:2008.   

38. The development  shall be provided with a metered water  connection. Water 

supply with sufficient volume and pressure for potable and firefighting services 

shall be provided in accordance with the building code. 

Wastewater 

39. The site shall be provided with a wastewater connection, installed by Council to 

the site boundary and extended  internally by a private contractor to provide 

connection to the development. 

43  

40. All building over or adjacent  to  the public Waste water  infrastructure  located 

within  the  site  shall  be  designed  and  constructed  in  accordance  with  the 

requirements  of  Section  4.2.9  of  the  Regional  Infrastructure  Technical 

Specifications, Building Over or Adjacent to Pipelines, with the existing public 

wastewater  infrastructure  within  the  site  being  upgraded  to  the  design 

standards  detailed  in  Section  5.2.4  of  the  Regional  Infrastructure  Technical 

Specifications. 

41. Any operational wastewater connections to the existing public main crossing the 

site boundary shall be kept operational at all times. 

42. That  the  proposed  basement  carpark  stormwater  sump  shall  connect  to  the 

wastewater network and will require a Council trade waste consent. 

Stormwater 

43. The  stormwater management measures  as  outlined  in  the  resource  consent 

application shall be in place and fully operational upon the completion of the 

development  to  ensure  that  stormwater  discharge  off  site  is managed  in 

accordance with the Regional Infrastructure Technical Specifications and are to 

be maintained on an ongoing basis by the land owner.  

44. The  submitted engineering plans  (as  required by Condition 30) are  to  include 

details of the following:   

(a) Stormwater infrastructure and connection to the mains. 

(b) Detention tank throttle size and configuration.  

(c) Detention tank overflow arrangements for design events greater than the critical design storm.  

(d) Appropriate  Stormwater  360  filter  cartridge  sizing  to  treat  catchment area.  

(e) Filter chamber overflow arrangements for design events greater than the critical design storm.  

45. Stormwater  secondary  flow  paths  and  ponding  area  shall  be  shown  on  the 

engineering plans. The flow paths shall provide for a storm having a 100‐year 

ARI. The flow paths are to be clear of any probable building platform and shall 

accommodate  the  rainfall  runoff  in  excess  of  the  stormwater  reticulation 

design capacity and shall be maintained on an ongoing basis by the landowner.  

46. A  copy  of  the  operation  and maintenance  procedures  for  onsite  stormwater 

management measures shall be submitted at engineering design stage. 

 

44  

Building condition surveys 

47. The Consent Holder shall undertake an assessment (internal and external) of the 

existing condition and susceptibility of the buildings identified in Condition 48 

below in relation the effects of vibration, subsidence and settlement from the 

proposed construction works (the Building condition survey). This assessment 

is  to  be  documented  and  forwarded  to  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Manager  (or  nominee))  for  certification  at  least  one  month  prior  to 

construction  work  (including  earthworks)  commencing  on  the  site.  The 

assessment shall be prepared by a suitably qualified and experienced person. 

48. The Building  condition  survey  required  under Condition  47  shall  include  the 

buildings  identified  in Annexure D  to  these  conditions as well as any other 

buildings identified as likely to be affected based on the preparation of: 

(a) The CEMP required under Condition 59; and  

(b) The CNVMP required under Condition 71.  

49. The Consent Holder shall undertake monitoring of the buildings subject to the 

Building condition survey during  the construction period at  regular  intervals 

agreed  to between  the Consent Holder and  the Council  (Planning Guidance 

Unit Manager (or nominee)). 

50. The  Consent  Holder  shall  provide  to  the  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Compliance  Monitoring  Officer)  for  certification  a  written  record  of  the 

monitoring required by Condition 49, including: 

(a) Details  of  any  damage/changes  in  condition  to  the  building  that  has occurred since the commencement of construction;  

(b) An assessment as to the likely cause of the identified damage/changes in condition; 

(c) Details of any changes  in construction methodology/approach that will be taken to prevent any further damage/changes in condition; and 

(d) Details of any  remedial actions  to be  taken by  the Consent Holder  to rectify identified damage/changes in condition. 

Access to Third Party Property 

45  

51. Where any monitoring,  inspection or condition survey  in this consent requires 

access to property owned by a third party, and access is declined or subject to 

what  the Consent Holder  considers  to be unreasonable  terms,  the Consent 

Holder shall provide a report to the Council (Planning Guidance Unit Manager 

(or  nominee))  identifying  an  alternative  monitoring  programme  to  that 

established for building condition surveys under Condition 47. The report shall 

detail how the monitoring will provide sufficient early detection of deformation 

to  enable  measures  to  be  implemented  to  prevent  Damage  to  buildings, 

structures or  Services. Written  certification of  this  report  shall be obtained 

from the Council (Planning Guidance Unit Manager (or nominee)) before any 

alternative monitoring option is implemented. 

52. At completion of the construction work, the Consent Holder shall submit a final 

report to Council (Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer) that 

demonstrates  evidence  of  compliance  with  Building  condition  survey 

Conditions 49 and 50.  

Management Plans – certification and review process 

53. Conditions  54‐58  shall  apply  to  all  management  plans  required  by  these 

conditions. 

54. No  construction  shall  take  place  until  certification  of  the management  plans 

required by Conditions 54‐58 has been obtained.  

55. The  certified  management  plans  shall  be  implemented  and  maintained 

throughout  the  entire  period  of  the works  and,  as  relevant,  the  life  of  the 

development. All personnel working on the project shall, and where relevant 

those responsible for ongoing management of the development, shall be made 

aware  of  the  requirements  contained  in  the  certified management  plans. 

Copies of the certified management plans shall be held on the project site at all 

times while any activity associated with construction is occurring.  

56. Any certified management plan may be amended, if necessary, to reflect minor 

changes  in  design,  construction  methods  or  management  of  effects.  Any 

amendments are to be agreed by the Council (Planning Guidance Unit Manager 

(or  nominee))  in  writing  prior  to  implementation  of  any  changes.  Re‐

certification  is  not  required  under  this  condition  if,  the  Council  (Planning 

Guidance Unit Manager (or nominee)) confirms those amendments are within 

the scope of the resource consent, and once implemented would result in an 

outcome that is similar to or better than that described in the original plan. 

46  

57. Any  changes  to  a  certified management  plan  that may  result  in  a materially 

different outcome shall be submitted to the Council (Planning Guidance Unit 

Manager (or nominee)) for certification that the amendments are within the 

scope of the resource consent, give effect to the objectives of the Management 

Plan  and  comply  with  the  requirements  contained  within  the  conditions 

specific to the management plan. Any such re‐certification must be obtained 

prior to the implementation of any changes.  

58. Where  any  certified management plans, prepared  in  consultation with Mana 

Whenua and/or  the Neighbour Liaison Group  (refer  to Conditions 9‐12), are 

required to be submitted to the Council for re‐certification in accordance with 

Condition 57, the consent holder shall: 

(a) Provide a draft updated management plan(s) to Mana Whenua and/or 

the Neighbour Liaison Group who shall be given ten (10) working days to 

consider and provide written comments on the changes; and  

(b) Following this consultation, clearly document to Council the comments 

and  inputs received  from Mana Whenua and/or the Neighbour Liaison 

Group, along with a  clear explanation of where any  feedback has not 

been incorporated, and the reasons why not. 

Construction Environment Management Plan  

59. At least twenty (20) working days prior to the Commencement of Construction 

of each stage of the construction phasing, the consent holder shall prepare a 

Construction Environment Management Plan  (CEMP)  relative  to  the stage of 

construction being undertaken and submit it to the Council (Planning Guidance 

Unit Manager (or nominee)) for certification that it gives effect to the objectives 

of and complies with the requirements in Conditions 60 and 61.  

60. The objectives of the CEMP are to: 

(a) Ensure  that  the  construction  works  remain  within  the  limits  and standards  approved  under  the  consent  and  set  out  the management procedures  and  construction methods  to  be  undertaken  in  order  to avoid,  remedy  or  mitigate  potential  adverse  effects  arising  from construction activities; 

(b) Ensure that the Consent Holder has prepared a programme of works that will enable the structures and all other associated construction works to be undertaken in a manner that is timely, adequately co‐ordinated and minimises the adverse effects of construction on public land and adjacent property; 

47  

(c) Ensure that procedures are  in place to ensure that the site  is managed safely and in a tidy condition throughout the entire construction process;  

(d) Avoid  damage  (beyond  the  approved  modifications  required  to undertake the works) to the historic Hamilton Hotel building, public land and  adjacent  property  during  construction  and  ensure  appropriate mitigation / remediation should damage occur;  

(e) Minimise harm from any potential human exposure from contaminants and  ensure  environmental  risk  from  contaminated  material  is appropriately managed.  

61. The CEMP shall include (but not be limited to) the following matters: 

(a) Construction quality assurance: 

(i) Contact  details  of  the  contractor’s  site  supervisor  or  project 

manager  and  the  Consent  Holder’s  Project  Liaison  Coordinator 

(phone, postal address, email address); 

(ii) Hours of operation; 

(iii) Confirmation  of  the  construction  methodology,  including  for 

permanent and temporary structures; 

(iv) Location of construction site  infrastructure  including site offices / 

amenities,  contractors’  yard  access,  equipment  unloading  and 

storage areas, contractor car parking and security; 

(v) Methods and systems to  inform and train all persons working on 

the site of potential environmental issues and how to avoid remedy 

or mitigate any potential adverse effects; 

(vi) Procedures for ensuring that residents, businesses, network utility 

operators and road users in the immediate vicinity of construction 

areas are given prior notice of the Commencement of Construction 

and are  informed about the expected duration and effects of the 

work; 

(vii) Procedures for responding to, recording and reporting complaints 

about construction activities; 

(viii) Means of providing for the health and safety of the general public; 

(ix) Measures  to be adopted  to maintain  land areas affected by  the 

works in a tidy condition in terms of disposal / storage of rubbish, 

storage  and  unloading  of  construction  materials  and  similar 

construction activities; 

48  

(x) Procedures for controlling sediment run‐off, dust and the removal 

of soil, debris, demolition and construction materials (if any) from 

public roads or places adjacent to the work site/s; 

(xi) Proposed  temporary  fencing  or  other  structures  along  the 

boundary  of  the  construction  areas  in  order  to  delineate 

boundaries, maintain  site  security, prevent unauthorised  access, 

ensure  the safe and practical operation of adjacent  sites, and  to 

avoid  intrusion  of  construction  works  beyond  the  construction 

area; 

(xii) Measures  to  address  the  storage  of  fuels,  lubricants,  hazardous 

and/or dangerous materials, along with contingency procedures to 

address emergency spill response(s) and clean up; 

(xiii) Procedures  for  incident management, monitoring  and  reporting 

including review and corrective and preventative action; 

(xiv) Site clean‐up following completion of works, including removal of 

construction materials and temporary structures; and 

(xv) Maintenance  of  plant  in  a  good  state  of  repair  so  as  not  to 

produce  excessive  fumes  or  leakage  of  contaminants  when 

parked or in operation. 

(b) Construction methodology, including: 

(i) That no construction method using a driven pile technique shall be 

used; 

(ii) Construction programme, including: 

• an outline of the construction programme; 

• confirmation of the proposed sequence of construction works; 

• identification  of  any  areas  that  will  be  publicly  accessible 

during construction. 

(iii) Methods to remedy any disturbance resulting from works; and 

(iv) Management of excavation stability for permanent and temporary 

works. 

(c) Site management, including details of: 

(i) Site access; 

49  

(ii) Bunding  or  containment  of  fuels  and  lubricants  to  prevent  the 

discharge of contaminants; 

(iii) Maintenance of machinery and plant to minimise the potential for 

leakage of fuel or lubricants; and 

(iv) Restrictions and methods necessary to maintain public health and 

safety,  including means  for restricting and notifying the public of 

any restrictions on public access to and along the riverbank. 

(d) In  addition  to  the  above,  the  following  management  plans  may  be 

provided under the umbrella of the overarching CEMP or as standalone 

documents: 

(i) Construction  Traffic  Management  Plan  (CTMP)  required  under 

Condition 64; 

(ii) Construction  Noise  and  Vibration  Management  Plan  (CNVMP) 

required under Condition 71; 

(iii) Heritage Construction Management Plan  (HCMP)  required under 

Condition 97; 

(iv) Contaminated  Site  Management  Plan  (CSMP)  required  under 

Condition 114; 

(v) Tree  Protection  Management  Plan  (TPMP)  required  under 

Condition 126. 

62. In  line with  the  requirements  under  Condition  9,  the  CEMP  shall  include  a 

record of the engagement with Mana Whenua including any feedback received 

from  Mana  Whenua,  and  any  subsequent  responses  provided  to  Mana 

Whenua. 

63. In line with the requirement under Condition 11, the CEMP, CTMP and CNVMP 

must clearly document the comments and inputs received from the Neighbour 

Liaison Group, along with a clear explanation of where any feedback has not 

been incorporated, and the reasons why not. 

 

 

 

 

 

50  

Construction Traffic Management Plan 

64. At least twenty (20) working days prior to the Commencement of Construction 

of each stage of the construction phasing, the Consent Holder shall prepare a 

Construction  Traffic  Management  Plan  (CTMP)  relative  to  the  stage  of 

construction being undertaken and submit it to the Council (Planning Guidance 

Unit Manager (or nominee)) for certification that it gives effect to the objectives 

of and complies with the requirements in Conditions 65 and 66. 

65. The objectives of the CTMP are to: 

(a) Ensure that all construction traffic activities remain within the limits and standards  approved  under  the  consent  and  set  out  the management procedures and methods to be implemented in order to avoid, remedy or mitigate  potential  adverse  effects  arising  from  construction  traffic activities; 

(b) Provide for the safety of everyone at all times; 

(c) Implement measures to raise the awareness of pedestrians and cyclists to any construction traffic activity on or adjacent to public thoroughfares, including the riverside path; 

(d) Specific measures  to  provide  for  the  safe movement  of  construction vehicles through high pedestrian demand areas and in the vicinity of site access points; 

(e) Specify  measures  to  reduce  vehicle  traffic  and  parking  demand associated with construction staff;  

(f) Provide  a  mechanism  for  addressing  queries  and  responding  to complaints; and 

(g) Provide for the safe movement of vehicles and pedestrians to and from 238‐240 Victoria Street and all properties on Sapper Moore‐Jones Place. 

66. The CTMP shall include (but not be limited to) the following matters: 

(a) Details  of  the  works,  intended  construction  timetable  (including 

staging) and hours of operation; 

(b) The  traffic  management  measures  that  will  be  required  to  be 

implemented,  including the need  for temporary road closures and/or 

other restrictions on the affected road network; 

(c) A  mechanism  and  nominated  stakeholder  manager  responsible  for 

receiving,  addressing  and  monitoring  queries  and  responding  to 

complaints in relation to the construction works; 

51  

(d) Specific  construction  site  traffic management measures  (for example 

ensuring  sufficient  space  is maintained within  construction  site(s)  to 

prevent  vehicles  queuing  on  the  street  (or  other  publicly  accessible 

spaces) to ensure that construction traffic does not affect the efficiency 

and safety of other vehicles, pedestrians, cyclists and other users within 

the vicinity of the works; 

(e) Methods  to manage pedestrian access and  safety on Victoria Street, 

Embassy Park, Sapper Moore‐Jones Place and the riverside path;  

(f) Methods to provide for the safe movement of vehicles and pedestrians 

to and from 238‐240 Victoria Street and all properties on Sapper Moore‐

Jones Place; 

(g)  Liaison  with  Council  to  manage  temporary  changes  to  on‐street 

parking; 

(h) Measures  to  manage  vehicle  traffic  and  reduce  parking  demands 

associated with  construction  staff. Contractor parking  is off‐site only 

and shall not take place on Sapper Moore‐Jones Place; 

(i) Confirmation  of  the  typical  number  and  type  of  heavy  vehicle 

movements throughout the day and their typical route to take to ensure 

a safe environment for all road users,  including existing residents and 

pedestrians to ensure that the surrounding road network will continue 

to operate in an efficient manner; 

(j) Methods to control dust, debris on roads and silt  laden runoff during 

construction, such as the erection of silt fence, stabilised entranceways, 

cut  off  drains  and  the  connection  of  downpipes  to  the  stormwater 

system as necessary. 

(k) A  communication  strategy  to  raise  awareness  to  the  public  of  the 

constraints and options of alternative routes during construction. 

67. All works within the road corridor shall be managed by a contractor operating 

under  a  current  CAR  (Corridor  Access  Request),  made  through  the 

www.beforeudig.co.nz  website)  and  appropriate  traffic  management.  The 

Corridor Access Request shall be approved by the Road Controlling Authority 

prior to construction works commencing onsite.  

68. All service relocation required to accommodate the upgraded vehicle crossing 

shall be at the consent holder’s expense. 

52  

69. The  footpath  and  berm  shall  be  kept  clear  during  construction,  or,  if  not 

practicable, may be temporarily closed along the site frontage. An application 

for  Temporary  Use  of  the  Road  Corridor  can  be  made  through  the 

www.beforeudig.co.nz website. 

70. On completion of construction work any damage within the road corridor shall 

be  repaired,  and  the  kerb,  berm  and  footpath  reinstated  to  match  the 

surroundings or upgraded environment. The reinstatement work shall not be 

carried out until all any work within the road corridor has been completed and 

shall include the reinstatement of all trenches. 

Construction Noise and Vibration Management Plan 

71. A Construction Noise and Vibration Management Plan (CNVMP) (which can be 

part of a  larger construction management plan) shall be provided to Council 

(Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer) at  least twenty (20) 

working days prior to Commencement of Construction for certification that the 

CNVMP gives effect to the objectives and complies with the requirements  in 

Conditions 72 and 73. 

72. The CNVMP shall be prepared by a suitably qualified and experienced person in 

construction noise and vibration and shall confirm and include the following: 

(a) The  applicable  construction  noise  and  vibration  limits  (refer  to 

Conditions 74 and 76); 

(b) Identification of likely affected properties (off‐site), which shall include 

the residential apartments at 238 and 240 Victoria St Hamilton; 

(c) Predicted  noise  and  vibration  levels  at  the  locations  of  the  likely 

affected properties; 

(d) General  methods  to  mitigate  and  manage  construction  noise  and 

vibration to comply with the applicable noise limits; 

(e) Identification  of  any  construction  activities  (such  as  pile  driving  and 

concrete  pours)  that  may  require  specific  mitigation  measures  to 

comply with the applicable noise and vibration limits; 

(f) Provision for sound level monitoring of construction activities that may 

exceed the stated noise limits; 

(g) A methodology for pro‐active monitoring of vibration levels in relation 

to  the  residential  apartments  located  at  238  and  240  Victoria  St 

Hamilton to ensure compliance with the stated vibration limits; 

53  

(h) The  procedures  to  be  followed when  construction  activities  cannot 

meet the noise and vibration standards in Conditions 74 and 76; 

(i) Contact details of the person in charge of construction works; 

(j) A complaint management procedure. 

73. The objectives of the CNVMP are: 

(a) Identify and adopt the Best Practicable Option for the management of 

construction noise and vibration,  including the effects of vibration on 

the  former Hamilton Hotel building and the remedy of any effects of 

vibration on the condition of that building; 

(b) Define  the  procedures  to  be  followed  when  construction  activities 

cannot meet the noise and vibration standards in Condition 71 and 72. 

(c) Inform  the  duration,  frequency  and  timing  of  works  to  manage 

disruption; and 

(d) Require engagement with affected receivers and timely management 

of complaints. 

74. All construction work on the site, including demolition, earthworks, foundation 

work, concrete pours and piling, shall be designed and conducted to ensure 

that  construction  noise  from  the  site  at  approximately  1‐m  from  the most 

exposed  façade of a building on any other site  in a  residential zone, or of a 

building used for residential accommodation within the Central City Zone, does 

not  exceed  the  noise  limits  in  the  following  table.  If  any  sound  level 

measurements  are  recorded,  they  shall  be  measured  and  assessed  in 

accordance with  the  provisions  of NZS  6803:1999  'Acoustics  ‐  Construction 

Noise' by a suitably qualified and experienced person in construction noise – 

 

Time period  

Monday to Friday  Saturdays   Sundays  and  Public Holidays  

  

Leq (dBA) Lmax (dBA) 

Leq (dBA) Lmax (dBA) 

Leq (dBA) Lmax (dBA) 

06:30am  to 07:30am 

55  75  45  75  45  75 

07:30am  to 06:00pm 

70  85  70  85  55  85 

06:00pm  to 08:00pm 

65  80  45  75  45  75 

08:00pm  to 06:30am 

45  75  45  75  45  75 

54  

Advice note:  

The lower noise limits (shaded) mean that some construction work, particularly 

in relation to any concrete pours, piling and earthworks, may not be able to take 

place during the corresponding time frames, which includes all times on Sundays 

and public holidays. 

75. Notwithstanding  the  need  to  comply with  condition  74  above,  construction 

works outside the hours of 7:30am – 6:00pm Monday to Saturday and including 

Sundays and public holidays  shall be  limited  to activities  including painting, 

plastering, finishing works and other similar activities. The  intention being to 

limit the construction activities to low noise generating activities during those 

times. All contractor access to the site during those times shall be via Sapper 

Moore‐Jones Place.  

76. Construction vibration shall comply with the limits in Table 1 and Table 3 of DIN 

4150‐3:1999 “Structural Vibration – Part 3: Effects of vibration on structures”. 

77. All  construction works  shall  be  carried  out  in  accordance with  the  certified 

CNVMP 

Settlement and Deformation Monitoring 

78. Prior  to Commencement of Construction, a condition  survey of adjacent  land 

shall  be  undertaken.  This  shall  comprise  external  visual  observations  and 

inspections of adjacent public land, specifically Victoria Street, Sapper Moore‐

Jones  Place,  Embassy  Park  including  of  buried  services within  these  public 

places, and the retained portions of the former Hamilton Hotel. The condition 

surveys shall include: 

(a) A description of the type of foundations; 

(b) A description of the existing  levels of damage considered to be of an aesthetic or 

superficial nature; 

(c) A description of existing levels of damage considered to affect the serviceability of 

the building  /  structure where visually apparent without  recourse  to  intrusive or 

destructive investigation; 

(d) An assessment as to whether existing damage may or may not be associated with 

actual  structural  damage  and  an  assessment  of  the  susceptibility  of  buildings  / 

structures to further movement and damage, to the extent predicted; 

(e) Photographic evidence of existing observable damage; 

(f) A review of the Alarm and Alert Levels identified in Condition 82 to confirm they are 

appropriately set and confirmation that any ground settlement less than the Alarm 

Level will not cause damage; 

(g) An assessment of what proposed monitoring frequency is appropriate; 

55  

(h) An  assessment  of  where  and  how  many  Deformation  Monitoring  Stations  is 

adequate  and  appropriate  for  the  effective detection of  change  to building  and 

structure condition; and 

(i) CCTV survey of buried services where possible. 

79. At least twenty (20) working days prior to the Commencement of Construction, 

the Consent Holder shall prepare a Settlement and Deformation Monitoring 

Plan (SDMP) and submit it to the Council (Planning Guidance Unit Manager (or 

nominee)) for certification that  it gives effect to the objectives of and complies 

with the requirements in Conditions 80 to 81. 

80. The objective of the SDMP is to: 

(a) Provide  for  the  safety  or  people  and  structural  integrity  of  property (specifically Victoria Street, Sapper Moore‐Jones Place, Embassy Park and the retained portions of the former Hamilton Hotel) at all times. 

81. The SDMP shall include (but not be limited to) the following matters: 

(a) Confirmation  of  the  excavation  approach  and  the  design  of  any 

temporary retaining walls proposed; 

(b) The location and number of proposed monitoring points shall be shown 

on  plans  together with  the  rationale  for  their  number  and  location 

based  on  the  baseline  information  collected  through  the  Pre‐

commencement Surveys required under condition 78; 

(c) The  frequency  of  monitoring  shall  be  confirmed.  Indicatively,  it  is 

anticipated that monitoring will commence with weekly observations, 

with possible reduction in frequency during the works if no settlements 

or deformations are observed; 

(d) All  Alert  and  Alarm  Level  Triggers,  including  reasons  if  changes  are 

proposed, for example as a result of recommendations in the building 

condition  surveys  or  more  specific  tolerance  levels  for  the  former 

Hamilton Hotel are established; and 

(e) Details  of  contingency  actions  to  be  implemented  if  Alert  or  Alarm 

Levels are exceeded. 

56  

Advice note: 

1. The  relevance of Condition 79  to  the works will  vary depending on  the approach  to 

earthworks  (i.e.  temporary  retaining  wall  versus  battering,  etc)  and  whether 

groundwater  is  intercepted, and dewatering  required. The  information  requirements 

under Condition 81 provides the opportunity to clarify the construction approach and 

set out appropriate monitoring procedures. 

Alert and Alarm Levels 

82. The  activity  shall  not  cause  any  settlement  or movement  greater  than  the Alarm Level thresholds specified in Schedule A below. Alert and Alarm Levels are  triggered  when  the  following  Alert  and  Alarm  Trigger  Thresholds  are exceeded: 

 Schedule A: Alarm and Alert Levels 

Type of movement  Trigger Thresholds 

Alert/Action  Alarm  

a)  Differential vertical settlement between any  two  Ground  Surface  Settlement Monitoring Stations  

1:700  1:500 

b)  Total  vertical  settlement  between  the pre‐excavation  baseline  level  and subsequent  measurements  at  any Ground Surface Settlement  Monitoring Station  

5mm  10mm 

c)  Lateral deflection between the baseline level and subsequent measurements at any  retaining  wall  during  basement construction monitoring station 

10mm  15mm 

Notes: any settlement monitoring must be undertaken with an accuracy of no greater than +/‐ 2mm to. 

 

Reporting procedure 

83. In the event that Alert Levels are triggered, the Consent Holder shall notify the 

Council  (Planning  Guidance  Unit  Manager  (or  nominee)  within  24  hours. 

Relevant  monitoring  stations  shall  be  re‐monitored  within  this  period  to 

confirm the accuracy of the data obtained. Once the movements have been 

confirmed, construction shall be halted with immediate effects until a plan of 

how  to proceed has been agreed with  the Council  (Planning Guidance Unit 

Manager (or nominee). 

57  

Post‐works Condition Surveys 

84. Upon  completion  of  the  dewatering  and  basement  construction,  a  visual 

assessment of  the Victoria Street, Sapper Moore‐Jones Place, Embassy Park 

and  the  retained  portions  of  the  former  Hamilton  Hotel  building  shall  be 

undertaken, and CCTV surveys of buried services repeated. 

Operational Noise 

85. An acoustic design certificate, prepared by a suitably qualified and experienced 

person  in building acoustics, shall be provided to Council (Planning Guidance 

Unit Compliance Monitoring Officer) at or before the time of application  for 

building  consent.  The  certificate  shall  show  how  the  noise  standards  in 

Condition  87  are  able  to  be met  in  relation  to  noise  from  the  auditorium, 

rehearsal room, the foyer and mechanical plant and the smoke exhaust. 

86. The  consent holder  shall provide an Operational Noise Management Plan  for 

certification  by  Council  (Planning  Guidance  Unit  Compliance  Monitoring 

Officer) at least twenty (20) working days prior to the commencement of the 

consented activity. The Plan shall outline the following: 

(a) The applicable noise limits (refer to Condition 87); 

(b) A description of the types of events and activities that are associated 

with  the  consented  activity  and  their  location within  the  consented 

activity (including the art gallery and the back‐of‐house delivery/service 

area); 

(c) Identification of potentially  affected properties  (off‐site), which  shall 

include the residential apartments at 238 and 240 Victoria St Hamilton; 

(d) Mitigation measures that will be applied to ensure that noise emission 

from  all  activities  and  events will  comply with  the  applicable  noise 

limits;  

(e) Contact details of key management personnel; 

(f) A complaint management procedure. 

87. The  cumulative  noise  emission  from  all  events  and  activities  (excluding 

construction  noise)  and mechanical  plant  shall  not  exceed  the  rating  noise 

levels in the following tables. Noise levels shall be measured in accordance with 

NZS6801:2008  ‘Acoustics  ‐  Measurement  of  Environmental  Sound’  and 

assessed in accordance with NZS6802:2008 ‘Acoustics ‐ Environmental Noise’ 

before comparison with these levels‐ 

(a) At any point within the boundary of any other site in a residential zone‐ 

58  

Time of day  

Noise  level  measured  in LAeq (15‐min) 

Noise  level  measured  in LAFmax 

0600 – 0700 hours  45dB  75dB 

0700 – 2000 hours  50dB  ‐ 

2000 – 2300 hours  45dB  ‐ 

2300 – 0600 hours  40dB  75dB 

(b) At any point 1 metre from the external facade of any building in the Central 

City  Zone  (including  those  used  for  residential  activity  or  for  visitor 

accommodation)‐ 

Time of day  

Noise  level  measured  in LAeq (15‐min) 

Noise  level  measured  in LAFmax 

At all times (24‐hrs) 

60dB 

75dB 55dB @ 63Hz 

50dB @ 125Hz 

88. All events and activities associated with the consented activity shall be managed 

in accordance with the certified Operational Noise Management Plan. 

Conservation Plan 

Purpose of the Conservation Plan: 

The  production  of  a  Conservation  Plan  conventionally  precedes  the 

determinations for change to a heritage item. In this case, the Conservation Plan 

will continue to adhere to best practice principles in providing guidance, policies 

and  recommendations  for  the appropriate conservation and adaptive  reuse of 

the sections of the former Hamilton Hotel that are proposed to be retained and 

its site. The Conservation Plan will  include the following sections:   Summary of 

the history of the place, description of the historic heritage values of the place, 

an  inventory of  fabric,  features,  fixtures and  fittings associated with  the place 

(including  its  historic  landscape),  policies  and  recommendations.  The 

Conservation Plan  should not be perceived  in any way as a  justification  for a 

predetermined approach to managing the historic heritage values of the former 

Hamilton Hotel or the Waikato Regional Theatre project. 

59  

89. Prior  to  the  Commencement  of  Construction,  the  Appointed  Conservation 

Architect shall prepare a Conservation Plan, based on the model developed by 

JS Kerr, for the former Hamilton Hotel with particular emphasis on the sections 

of  the  hotel  that  are  to  be  retained.  The  Consent Holder  shall  submit  this 

separately to HNZPT for comments and submit the Conservation Plan to the 

Council (Planning Guidance Unit Manager (or nominee))  in consultation with 

Council's Heritage Advisor) for certification that it gives effect to the objectives 

of and complies with the requirements in Condition 90.   

90. The objective of the Conservation Plan is to develop clear policies to guide the 

designers to ensure that the heritage values of the remaining heritage fabric 

are  protected.    Policies  shall  be  included  that  provide  a methodology  for 

incorporating any seismic upgrading work and should also outline philosophies 

for adapting the building for new uses, including the integration of new fabric.   

91. The Conservation Plan shall be completed prior to the commencement of the 

detailed design stage to ensure that  it  is  in place to guide the designers and 

engineers  through  the  design  phases  of  the  project.    The  completed 

Conservation Plan should be made available to all personnel working on the 

site.     

92. Once the Conservation Plan has been completed, the Appointed Conservation 

Architect shall continue to consult with the consent holder’s design architect 

and Engineers to ensure that the heritage values and  fabric of the Hamilton 

Hotel are appropriately managed through the design phase in consultation with 

HNZPT. 

93. Work to the remaining section of the Hamilton Hotel should also be guided by 

the ICOMOS New Zealand Charter (revised 2010) with respect to preservation, 

restoration and reconstruction and  the Conservation Plan shall demonstrate 

how this is proposed to be achieved. 

Restoration Plan 

94. Prior  to  the  restoration  works  to  the  former  Hamilton  Hotel  building,  the 

Appointed Conservation Architect shall prepare a Restoration Plan detailing 

the proposed  restoration of  the  remaining  sections of  the  former Hamilton 

Hotel. The Consent Holder shall submit this separately to HNZPT for comments 

and  submit  the  Restoration  Plan  to  the  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Manager  (or  nominee))  in  consultation with  Council's Heritage Advisor)  for 

certification  that  it  gives  effect  to  the  requirements  in  Condition  96.    The 

Restoration Plan shall be completed prior to work commencing on any part of 

the site.   

60  

95. The  Council  (Team  Leader  Compliance  Monitoring  Planning  Guidance  Unit 

Manager (or nominee) in consultation with Council's Heritage Advisor) shall be 

advised  of  any  design  changes  and  given  the  opportunity  to  comment  and 

advise whether amendments to the resource consent are required.        

96. The  Restoration  Plan  shall  include  details  of  the  work  to  be  undertaken, 

methodologies proposed, the name of the conservation architect overseeing 

the work and timeframes to undertake and complete the works.  The plan shall 

include the following: 

(a) Architectural drawings and a description of the work proposed to restore 

the  lower  level of the Hamilton Hotel’s exterior façades facing Victoria 

Street and extending around the corner into Sapper Moore‐Jones Place 

to their 1923/29 forms or as agreed by Council’s heritage advisor.  This 

shall include a colour scheme taking into account the building’s original 

colours as determined by paint scrapings.  

(b) Architectural drawings and a description of the work proposed to remove 

identified  accretions  that  detract  from  the  Hamilton  Hotel’s  heritage 

value.   

(c) A proposal to reuse any salvaged materials and fabric from the areas of 

the Hamilton Hotel that are being demolished.  The proposed locations 

of material  and  fabric  to  be  reused  shall  be  shown  on  architectural 

drawings to be prepared for the project.  Material and fabric to be reused 

shall include the following:        

i. Original  leadlight  windows  from  the  main  stairwell  and 

potentially other steel window joinery.  

ii. The complete central oak panelled staircase.  

iii. Original fire surrounds.  

iv. Remaining original doors and architraves.   

v. Timber  fixtures  and  fittings  from  the  area  known  as  the 

Queen’s Suite on level 2 of the Hamilton Hotel, which shall be 

retained as a group of items within the Hamilton Hotel.  

(d) Architectural drawings and a description of the work proposed to expose 

original fabric at the rear of the 1929 Hamilton Hotel.   

61  

(e) An inventory of original heritage fabric to remain in place and its location 

on the architectural drawings.  This shall include the original entry doors, 

complete with hardware and any remnants of original shopfronts.   

(f) Architectural  details  of  junctions  between  heritage  fabric  and  new 

building work.  

(g) A condition report, detailing all the defects and outlining remedial work 

proposed to be undertaken on the Hamilton Hotel. 

(h) Details  of  proposed  structural  upgrading work  to  the Hamilton Hotel 

which shall be prepared in consultation with the Appointed Conservation 

Architect and its impact on heritage fabric carefully considered.  

(i) All mechanical plant and ventilation systems impacting on the Hamilton 

Hotel  shall  be  fully  detailed  in  consultation  with  the  Appointed 

Conservation  Architect  to  ensure  their  impact  on  heritage  fabric  is 

minimised.   

(j) Details of a proposed signage envelope for the frontage of the Hamilton 

Hotel  developed  in  consultation  with  the  Appointed  Conservation 

Architect to ensure their impact on heritage fabric is minimised.   

Heritage Construction Management Plan 

97. A  minimum  of  twenty  (20)  working  days  prior  to  the  Commencement  of 

Construction,  the  Consent  Holder’s  contractor  in  association  with  the 

Appointed  Conservation  Architect  shall  prepare  a  Heritage  Construction 

Management  Plan (HCMP) and submit this separately to HNZPT for comments 

and  to  the  Council  (Planning  Guidance  Unit  Manager  (or  nominee))  in 

consultation with the Council’s Heritage Advisor) for certification that it gives 

effect to the objectives of and complies with the requirements in Conditions 98 and 

99. 

98. The objective of the HCMP is to guide the demolition and construction works in 

relation to heritage, to ensure that the works are undertaken  in accordance 

with good practice conservation principles and methods, so as to mitigate or 

remedy adverse effects on heritage values. 

Advice note: 

Measures to protect the heritage buildings against the effects of vibration from 

site works and demolition are  included as part of  the Construction Noise and 

Vibration Management Plan at conditions 71‐77. 

62  

99. The HCMP shall include but not be limited to: 

(a) A  statement of  significance  from  the Conservation Plan of  the  recognised 

historic  heritage  values  of  the  place  that  have  informed  the  proposed 

construction management processes. 

(b) Contract details for all stakeholders including the contractor and nominated 

heritage specialist who will be overseeing all the heritage works on site. 

(c) A  construction  schedule  with  approximate  timing  for  each  phase  of 

construction.  

(d) A work plan for each construction activity, detailing demolition/construction 

methods for each component of the Hamilton Hotel. 

(e) A Heritage Protection Plan (HPP) outlining measures to be taken to protect 

existing heritage  fabric  that  is being  retained  in‐situ  from  damage during 

construction.   

(f) A detailed methodology for the removal of heritage fabric that is proposed 

to be set aside for reuse.  This will include items such as the timber portals in 

the entry hall,  the  timber  staircase,  the  timber  fixtures and  fittings  in  the 

Queen's Suite, original timber doors and architraves, leadlight windows and 

fire surrounds.  The methodology shall include measures to ensure the safe 

retention, transportation and storage of the heritage fabric. 

(g) A methodology describing the proposed demolition and measures to be put 

in place to ensure that areas of the building that are to be retained will be 

protected from damage during demolition and construction activities.  

(h) Details of any temporary propping of the former Hamilton Hotel that might 

be required while demolition work is being carried out and any fixings that 

might be required to the building fabric.  

(i) With an underground car park adjacent to the former Hamilton Hotel being 

proposed, details of how the ground beneath the hotel is to be retained and 

details of any underpinning that might be required.   

(j) Measures to be taken to ensure the retained areas of the former Hamilton 

Hotel building is to be protected from water ingress and unauthorised access 

during demolition and construction phases. 

63  

100. In the event that any changes to the approved consent drawings / documents 

are required as a result of new information and / or site discovery, the HCMP 

shall be updated to provide the following information and shall be provided to 

Council (Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer) for review: 

(a) Plans and drawings outlining the details of the changes; and 

(b) Supporting  information that details whether the proposed changes will 

result  in  any  difference  and  /  or  increase  in  adverse  effects  on  the 

heritage values of the Hamilton Hotel. 

Those changes shall only be implemented after all the information provided as 

part of the updated HCMP has been reviewed by Council in accordance with the 

process set out in Conditions 54 ‐ 58 as being within the scope of this resource 

consent. 

101. If accidental damage or reduced condition occurs to a historic heritage place, 

feature or element as a result of works associated with the Project, the Consent 

Holder  or  their  appointed  agent  shall  be  responsible  for  undertaking 

remediation to a standard at least equivalent to the condition noted in the pre‐

works visual condition survey required under Condition 47. The HCMP shall be 

updated to detail the remedial works, shall include as a minimum the following 

information,  and  shall  be  provided  to  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Compliance Monitoring Officer) for review: 

(a) Physical investigations; 

(b) Further research; 

(c) Specifications  for  any  required  conservation  work  to  remediate  the 

damage or reduced condition of historic heritage fabric; and 

(d) The outcome of consultation with the Council’s Heritage Specialist and 

HNZPT. 

Those changes shall only be implemented after all information provided as part 

of  the  updated HCMP has  been  reviewed  by Council  in  accordance with  the 

process set out in Conditions 54 ‐ 58 as being within the scope of this resource 

consent. 

102. A  pre‐construction  meeting  shall  be  held  between  the  Consent  Holder’s 

Contractor,  the  Appointed  Conservation  Architect  and  Council’s  nominated 

Heritage Specialist prior to the Commencement of Construction to ensure that 

the pre‐construction measures required by the HCMP have been implemented 

and that the correct heritage processes are understood and followed. 

64  

103. Prior  to  the  commencement  of  any  demolition  activity,  the  Appointed 

Conservation Architect shall be advised and shall oversee any work  involving 

heritage  related  work  including  demolition  of  the  consented  parts  of  the 

Hamilton Hotel to ensure that the work is being carried out in accordance with 

the resource consent conditions. 

104. The  Appointed  Conservation  Architect  shall  record  and  log  the  on‐going 

compliance with the Built Heritage conditions of this consent. This log shall be 

provided  to  the  Council  (Planning  Guidance  Unit  Compliance  Monitoring 

Officer in consultation with Council’s Heritage Specialist) at monthly intervals, 

or upon request. 

Contamination 

105. Prior  to  any  soil  disturbance works  commencing  on  or within  the  site,  the 

Consent Holder  shall  arrange  a pre‐commencement meeting  to discuss  soil 

contamination requirements. The objective of the meeting will be to ensure all 

relevant parties are clear on the implementation of the human health‐related 

controls. The matters  for discussion will  include  (but not be  limited  to) and 

confirm:  

(a) The investigative approach to characterising the unknown nature of the 

soil being disturbed specific to land where HAILs are alleged to have been 

undertaken.  

(b) The approach to site management including identifying unknown hazards 

and implementing mitigation methods specific to human health‐related 

requirements.  

(c) The  approach  to  meeting  compliance  monitoring  requirements  with 

regard to timing, staging, notification and communication.  

(d) In attendance must be:  

a. The  Suitably  Qualified  and  Experienced  Practitioner  (SQEP) 

nominated to oversee the works/address soil contamination matters  

b. Council’s  Contaminated  Land  Officer  and  Compliance  Monitoring 

Officer  

c. All  contractors  and  sub‐contractors’  supervisory  staff  who  are 

carrying  out  any  works  associated  with  human  health‐related 

requirements.  

65  

106. Prior to the commencement of any soil disturbance works occurring, a Detailed 

Site  Investigation  (DSI)  shall  be  done  for  the  piece(s)  of  land  where  HAIL 

activities are alleged to have been undertaken, as identified in the Preliminary 

Contaminated Site Investigation for 170 Victoria St, Hamilton Report prepared 

by Lysaght Consulting Ltd, (dated August 2018), and as explained in Section 58 

of the Waikato Regional Theatre Section 92 Request for Information Response 

dated 6 June 2019.  

107. The DSI shall be done and reported on by a Suitably Qualified and Experienced 

Practitioner  (SQEP)  in  accordance  with  the  RMA  (National  Environmental 

Standards for Assessing and Managing Contaminants in Soil to Protect Human 

Health) (NESCS) Regulations 2011, in terms of regulation 3.  

108. Prior to the commencement of any soil disturbance works occurring, a copy of 

the  DSI  report  must  be  provided  to  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Compliance Monitoring  Officer  in  consultation  with  Council  Environmental 

Health Manager) for certification  

109. The DSI shall contain sufficient and appropriate information to enable suitable 

action by regulators and compliance monitoring officers.  

110. The report shall  include all evidence the SQEP has relied upon to  form their 

concluding opinions  and  recommendations. The discretion exercised by  the 

SQEP must be  sufficiently detailed,  and  any departure  from  the  framework 

provided in MfE’s CLMGs must be appropriately justified.  

111. The DSI investigative objectives and subsequent sampling design strategy shall 

be capable of determining if any piece of land is impacted in such a way that 

poses an unacceptable risk to human health or the environment (on‐site or off‐

site) given the  intended use, the associated soil disturbance and any on‐site 

reuse and off‐site disposal.  

112. The DSI shall confirm the suitability of the land for the intended land use, and 

the  suitability  of  the  soil  for  on‐site  re‐use  or  off‐site  disposal  by  clearly 

demonstrating  compliance  with  the  applicable  NESCS  Soil  Contaminant 

Standards for Health and the appropriate disposal facility acceptance criteria.  

66  

113. In  the event  that  the  investigation  results  indicate contaminants of concern 

exceed the applicable NESCS standards, a Remedial Action Plan (RAP) shall be 

developed that includes remedial and management works that are appropriate 

to mitigating  the  risk posed by  the contaminants. The RAP  shall  specify  the 

proposed process in sufficient detail to show how it can be successful and must 

specify the sampling necessary to validate that the resultant soil is safe for the 

intended  use.  The  appropriateness  of  the  proposed  methodology  will  be 

determined by the degree of certainty provided by the SQEP that the actions 

undertaken will eliminate or sufficiently reduce  the hazard  to an acceptable 

level. A copy of the RAP shall be provided to Council (Planning Guidance Unit 

Compliance Monitoring Officer  in consultation with Council’s Environmental 

Health Manager) for certification prior to any remedial works being done.  

114. In the event that the DSI determines site‐specific soil management is required 

a  Contaminated  Site Management  Plan  (CSMP)  shall  be  prepared  and  the 

content must serve as a framework for managing soil disturbance on a piece(s) 

of land by identifying hazards and recommending mitigation methods relevant 

to actual site conditions. The CSMP shall include the necessary designs, actions, 

procedures and controls that restrict and prevents exposure and avoid human 

health implications on‐site and off‐site discharges. The CSMP shall include:  

(a) Appropriate transport and disposal options to avoid human health and 

environmental exposure from off‐site removal of soil;  

(b) appropriate  contingency  measures  for  any  previously  unidentified 

contamination being discovered; and  

(c) an acceptable method for works completion reporting. Any alternative 

methods or measures must be proven to be consistent with the objective 

of the approved CSMP prior to their implementation.  

The  adequacy  of  the  CSMP  shall  be  determined  by  the  inclusion  of  industry 

accepted best practice management controls in accordance with (but not limited 

to)  Soil  and  Erosion Control:  guidelines  for  Soil Disturbing Activities, Waikato 

Regional Council (2009), Good Practice Guide for Assessing and Managing Dust, 

Ministry for the Environment (2016), Guidelines for Assessment and Managing 

Asbestos in Soil, BRANZ (2017). A copy of the CSMP shall be provided to Council 

(Planning  Guidance  Unit  Compliance Monitoring  Officer  in  consultation with 

Council’s Environmental Health Manager) for certification acceptance that it has 

been prepared  in accordance with aforementioned guidelines prior to any soil 

disturbance occurring on land that requires human health‐related controls.  

67  

115. The  relevant  human  health‐related  controls  outlined  in  the  CSMP must  be 

implemented under supervision of the SQEP or suitable persons nominated by 

the  SQEP  for  the  duration  of  the  soil  disturbance  works.  Any  alternative 

management methods or measures must be notified to Council and must be 

proven  to  be  consistent  with  the  objective  of  the  CSMP  prior  to  their 

implementation. The alterations must be  consistent with  the human health 

risk‐based  approach of  the CSMP  to ensure  the  same  level of protection  is 

afforded to site workers, and future site users. 

116. In the event that any previously unidentified contamination (including but not 

limited to asbestos) is discovered in any exposed or excavated soil, works are 

to cease immediately, and Council is to be notified of the discovery. The SQEP 

is to assess the risk and determine what actions are appropriate for reducing 

the potential risk to site workers, future site users and the environment given 

the extent of the discovery. The details of the discovery and the action taken 

are to be reported either in the SVR or the works completion reporting. 

 

Advice notes relating to contamination: 

b) In terms of piece(s) of land ‐ the PSI report and S42A report have indicated that 

the likely location of the alleged HAIL (A.5 Dry Cleaner) is within the main building 

of the former Hamilton Hotel, but that soils across the wider site may have been 

impacted by  fires destroying  the previous  two hotel buildings. Also,  that post 

demolition  and  removal  of  buildings/concrete  hardstand,  inspection  and  soil 

sampling needs to be undertaken; that assessment, inspection and soil sampling 

may  be  required  at  any  other  stages  of  the  development  when  previously 

inaccessible soils (suspected of being impacted/pieces of land) are exposed.  

  

c) In terms of in accordance with NESCS regulation 3 DSI (a) – verification of SQEP 

credibility  will  be  determined  by  the  certifier  being  a  Contaminated  Land 

Specialist, who has  relevant  capabilities  that are  supported by a professional 

profile, or who ultimately is a certified practitioner registered with EIANZ CEnvP 

or  CEnvP‐SC  scheme.  This  information must  be  submitted with  any  reporting 

done under the NESCS.  

  

d) In terms of in accordance with NESC regulation 3 DSI (b) & (c) ‐ any investigation, 

remediation, validation and soil management works must be done and reported 

on  in  accordance  with  current  editions  of  the Ministry  for  the  Environment 

Contaminated  Land Management  Guidelines  No.  5  –  Site  Investigation  and 

Analysis of Soils, No.1  ‐ Reporting on Contaminated Sites  in New Zealand, and 

The Methodology  for Deriving  Standards  for  Contaminants  in  Soil  to  protect 

Human Health (2011).  

68  

  

e) In terms of “in accordance” with NESC regulation 3 HAIL ‐ will be determined by 

the SQEP demonstrating the approach adopted meets the requirements of the 

relevant  regulations and guidance  that governs  the assessment, management 

and remediation of  land affected by hazardous substances typically associated 

with  the  specific  activities  and  industries  listed  in  the  current  edition  of  the 

Hazardous  Activities  and  Industries  List  (HAIL),  Wellington,  Ministry  for  the 

Environment (MfE).  

  

f) In terms of NESCS regulations ‐ “suitability” of any land will be determined by the 

SQEP  adopting  the  appropriate  approach  to  investigation,  remediation  and 

validation as outlined in the relevant MfE’s Guidelines incorporated by reference 

in  the NESCS. A best practice approach will also  include meeting any  specific 

requirements  of  other  relevant  regulations  and  guidance  that  governs  the 

assessment, management and  remediation of other contaminants of concern, 

and guidance documents that provide statements of good practice (be that they 

have or not have the status of law but that sit within/align with the contaminated 

land framework).  

  

g) Verification of “in accordance” will be determined by the SQEP demonstrating 

the  investigative approach adopted adequately meets the requirements of the 

relevant  regulations and guidance  that governs  the assessment, management 

and remediation of  land affected by hazardous substances typically associated 

with  the  specific  activities  and  industries  listed  in  the  current  edition  of  the 

Hazardous  Activities  and  Industries  List  (HAIL),  Wellington,  Ministry  for  the 

Environment (MfE).  

  

h) The  adequacy  of  the  investigation(s)  will  be  determined  by  the  report(s) 

content(s)  clearly  demonstrating  best  practice  has  been  applied  to  the 

investigation and reporting process. And by an investigative approach involving 

a  robust  risk‐based  assessment  that  includes  a  sufficient weight  of  evidence 

clearly capable of demonstrating the appropriateness of the conclusions.  

  

i) The appropriateness of a proposed RAP methodology will be determined by the 

degree  of  certainty  provided  by  the  SQEP  that  the  actions  undertaken  will 

eliminate or sufficiently reduce the hazard to an acceptable level.  

  

j) The  adequacy  of  an  SVR  will  be  determined  by  the  weight  of  evidence 

documenting the effectiveness of the remediation against the remedial goals set.  

  

69  

k) The adequacy of a CSMP will be determined by the inclusion of industry accepted 

best practice management controls in accordance with (but not limited to) Soil 

and Erosion Control: guidelines for Soil Disturbing Activities, Waikato Regional 

Council (2009), Good Practice Guide for Assessing and Managing Dust, Ministry 

for the Environment (2016), Guidelines for Assessment and Managing Asbestos 

in Soil, BRANZ (2017).  

  

l) The  off‐site  disposal  of  any  potentially  contaminated  soil  may  qualify  as  a 

discharge  of  contaminants  under  the Waikato  Regional  Plan  in  which  case 

Waikato Regional Council would need to be contacted.  

117. The implementation of the accepted RAP methodology shall be supervised by 

the SQEP, or suitable persons nominated by the SQEP, to ensure contractors 

and  surrounding  population  and  environments  are  not  exposed  to 

contaminants,  and  to  ensure  that  the  human  health  risk  is  eliminated  or 

sufficiently reduced to acceptable  levels on completion. The Consent Holder 

shall notify the Council (Team Leader Compliance Monitoring  in consultation 

with Council’s Environmental Health Manager) of any proposed variations to 

the accepted RAP and any alternative methods must be proven to be consistent 

with the appropriate remediation standard prior to their implementation.  

118. After  completing  any  remedial  activities  one  site,  site  validation  shall  be 

undertaken  to  demonstrate  the  approved  remediation  targets  have  been 

achieved. A  Site Validation Report  (SVR)  shall be prepared  that  adequately 

demonstrates  no  unacceptable  risk  to  human  health  or  the  environment 

remains on any piece(s) of land at the completion of the remedial works. The 

SVR shall include confirmation that all the consenting requirements have been 

met,  and  compliance  approved  before  further  soil  disturbance  works  can 

commence.  The  adequacy  of  the  SVR will  be  determined  by  the weight  of 

evidence  documenting  the  effectiveness  of  the  remediation  against  the 

remedial goals set. A copy of the SVR shall be provided to Council  (Planning 

Guidance Unit Compliance Monitoring Officer  in  consultation with Council’s 

Environmental Health Manager)  for certification as soon as practicable after 

remedial validation is completed.  

70  

119. The  relevant  human  health‐related  controls  outlined  in  the  CSMP  shall  be 

implemented under supervision of the SQEP or suitable persons nominated by 

the  SQEP  for  the  duration  of  the  soil  disturbance  works.  Any  alternative 

management  methods  or  measures  shall  be  notified  to  Council  (Planning 

Guidance Unit Compliance Monitoring Officer  in  consultation with Council’s 

Environmental Health Manager) for certification that they are consistent with 

the objective of the CSMP prior to their implementation. The alterations shall 

be  consistent with  the  human  health  risk‐based  approach  of  the  CSMP  to 

ensure the same level of protection is afforded to site workers, and future site 

users.  

120. In the event that any previously unidentified contamination (including but not 

limited to asbestos) is discovered in any exposed or excavated soil, works are 

to  cease  immediately,  and  Council  (Planning  Guidance  Unit  Compliance 

Monitoring Officer) shall be notified of the discovery. The SQEP shall assess the 

risk and determine what actions are appropriate for reducing the potential risk 

to site workers, future site users and the environment given the extent of the 

discovery. The details of the discovery and the action taken shall be reported 

either  in  the  SVR  required  under  Condition  118  or  the  works  completion 

reporting required under Condition 122.  

121. Any  soil  identified  as  requiring  removal  from  the  site by  the  SQEP  shall be 

removed under controlled conditions to a licensed waste facility or landfill for 

disposal  in  accordance with  the  requirements  of  the  disposal  site  and  the 

relevant authority. Receipts of transport and disposal shall be included in the 

SVR required under Condition 118 or the Works Completion Reporting required 

under Condition 122. 

122. The Consent Holder shall provide  its Works Completion reporting to Council 

(Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer) within two months of 

soil disturbance works being completed to confirm that the methods outlined 

in the CSMP were enforced for the period of the soil disturbance works, and 

that  the  measures  were  successful  in  ensuring  the  potential  risks  were 

adequately managed.  

Tree Protection Methodology 

General 

123. The Consent Holder shall engage a suitably qualified and experienced arborist 

(Appointed Arborist)  to  supervise  all works  in  the  vicinity of  the  scheduled 

significant  trees  located  on  the  site.  The  Appointed  Arborist  must  be 

experienced  in  implementing  tree  protection  methodologies  during 

construction activities. 

71  

124. It shall be the responsibility of the Consent Holder to ensure that all persons 

engaged or otherwise to work on the site are made aware of the conditions of 

consent  and  tree  protection methodologies,  and  that  those  conditions  are 

adhered to at all times. 

Removal of trees 

125. The three scheduled significant trees to be removed from the site are identified 

as  Trees  16.2  (Norfolk  Pine),  16.4  (Southern Magnolia)  and  16.5  (Southern 

Magnolia)  on  the  Tree  Location  Plan  included  as  Annexure  B  to  these 

conditions. The removal of the three trees shall be undertaken by or under the 

supervision  of  the  Appointed  Arborist,  who  shall  ensure  that  the  work  is 

undertaken in a manner that preserves the health and well‐being of the two 

scheduled trees being retained (as defined in Condition 128 below). 

Protection of trees during construction 

126. A minimum  of  twenty  (20)  working  days  prior  to  the  Commencement  of 

Construction, the Consent Holder shall prepare a Tree Protection Management 

Plan (TPMP) for the ‘construction phase’ and submit it to the Council (Planning 

Guidance Unit Manager (or nominee)) in consultation with Council’s Arborist) 

for certification that  it gives effect to the objective of and complies with the 

requirements in Conditions 128(a) and 129. 

127. Prior to occupation of the Waikato Regional Theatre, the Consent Holder shall 

submit  an  updated  TPMP  detailing  the  tree management measures  to  be 

implemented  on  an  ongoing  basis  to  the  Council  (Planning  Guidance  Unit 

Compliance Monitoring  Officer  in  consultation  with  Council’s  Arborist)  for 

certification  that  it  gives  effect  to  the  objective  of  and  complies with  the 

requirements of Conditions 128(b) and 129. 

128. The objectives of the TPMP are: 

(a) to ensure the protection of the two scheduled significant trees being retained 

on the site (the Retained Trees), being the Tree 16.1 (Norfolk Pine) and Tree 

16.3  (Bunya  Pine)  as  identified  in  the  Tree  Location  Plan  included  as 

Annexure B to these conditions, for the duration of the construction activities 

(including during the removal of the three trees  identified under Condition 

125); and 

(b) to  provide  for  the  ongoing  health  and well‐being  of  the  Retained  Trees 

required under  this  condition  and  the Replacement  Trees  required under 

Condition 130, and to ensure public safety risks are proactively managed. 

72  

129. The TPMP shall include (but not be limited to) the following: 

Construction phase 

(a) That the Appointed Arborist shall supervise the physical delineation of 

the Tree Protection Zone (TPZ) on the ground around the Retained Trees. 

No work shall take place within the TPZ unless otherwise agreed to by the 

Appointed Arborist; 

(b) That as soon as practicable and prior to Commencement of Construction, 

soil testing shall be undertaken with the intention to analyse and amend 

any nutrient and / or microorganism deficiencies; 

(c) Details of the bespoke irrigation system that is to be installed within the 

root zone of the Retained Trees. The system shall utilise rain fall, which 

will be distributed evenly to the trees’ root zones, and will also provide 

for  irrigation  of  reticulated mains water  for  use  during  extended  dry 

periods; 

(d) That as soon as practicable and prior to Commencement of Construction, 

a suitable protective  fence shall be erected not closer  to  the Retained 

Trees than the edge of the TPZ. The location and structure type shall be 

at the discretion of the Appointed Arborist; however, it is expected that 

at a minimum the fence will be robust and at  least 1.8m  in height. No 

material is to be stored, emptied or disposed of within the TPZ, and no 

vehicle or machinery may enter the TPZ unless otherwise agreed to by 

the Appointed Arborist; 

(e) That  as  soon  as  practicable  and  prior  to  the  Commencement  of 

Construction, an 80‐150mm  layer of blended high‐fungal compost and 

aged mulch be installed within the TPZ; 

(f) That any cutting of existing concrete or asphalt shall be undertaken in a 

manner that avoids ‘overcutting’, that being any more than the thickness 

of  the medium  being  cut.  This will mitigate  inadvertent  severance  of 

roots  that  may  be  growing  adjacent  to  this  medium.  Once  cut,  the 

removal of the medium shall be undertaken by hand where possible. If a 

machine excavator is to be used, then the bucket shall only remove the 

medium, which will expose the substrate; 

(g) Relating to excavations for the Theatre: 

73  

(i) That  the  initial  excavations  of  the  substrate  shall  be  undertaken 

along  the delineated edge of  the Theatre’s  footprint and  shall be 

undertaken using either an airspade, Hydrovac or by hand‐ held tools 

to a depth of 1m below ground  level. A machine excavator can be 

utilised  to  remove  any  obstructions  that  cannot  otherwise  be 

removed by hand; and 

(ii) That roots uncovered within the Theatre’s footprint during any part 

of the process are to be documented and severed at the edge of the 

excavations. 

(h) Relating to excavations for Piles: 

(i) That the initial excavations of the pile holes will be carried out using 

either an airspade, Hydrovac or by hand‐ held  tools  to a depth of 

600mm below ground level. A machine excavator can be utilised to 

remove  any  obstructions  that  cannot  otherwise  be  removed  by 

hand; and 

(ii) Roots uncovered that measure 35mm in diameter or greater are to 

be retained and the pile hole backfilled. The pile hole will then be 

relocated.  Roots  measuring  less  the  35mm  in  diameter  can  be 

removed  to  the  edge  of  the  pile  hole  only where  the  Appointed 

Arborist is confident that the loss of the root won’t adversely affect 

the health of the tree. 

(i) Roots that are to be severed shall be cut with a clean, sharp hand saw or 

loppers by, or under the supervision of, the Appointed Arborist; 

(j) All exposed roots that are being retained shall be covered with a suitable 

protective material (such as Hessian, or a wool mulch) in order to protect 

them from drying and / or mechanical damage. The protective material 

shall be in place until such time as the area can be backfilled with sop soil 

or  the  final medium.  The wrapping  or  covering  of  any  roots  shall  be 

undertaken by or under the supervision of the Appointed Arborist; 

(k) The health of the Retained Trees shall be monitored by the Appointed 

Arborist regularly throughout the construction phase and shall  identify 

any necessary amendments to the TPMP for implementation (subject to 

the process set out in Conditions 54 ‐ 58). 

Ongoing management of the Retained Trees 

74  

(l) Post‐works  monitoring  of  the  health  of  the  Retained  Trees  and 

Replacement Trees shall be undertaken by the Appointed Arborist. The 

first monitoring event shall be six months following the completion of the 

works, with a second monitoring event eight months’  later to allow for 

any potential seasonal variations. Annual monitoring will be undertaken 

for a further 36 months following the second monitoring event. Further 

mitigation measures and monitoring  requirements shall be outlined at 

each monitoring  event  by  the  Appointed  Arborist  (e.g.  compost  tea 

application, pruning or soil testing and amendments), and a record of the 

monitoring of the Retained Trees maintained to establish a documented 

history of the trees; 

(m) The Retained Trees are known for high  leaf and debris drop.  It  is  likely 

that this will need to be removed from the Theatre deck on a daily basis. 

All debris should be spread on top of the trees’ root zones and  left to 

decompose as a source of nutrients to the trees; 

(n) The Retained Trees shall be monitored on an annual basis for tree health 

and public safety. Cone observation will allow identification of cones that 

need to be removed prior to abscission. The removal of cones will need 

to  be  undertaken  under  the  supervision  of  a  suitable  arboricultural 

specialist  in  a  careful manner  that  avoids  damage  to  structures.  Soil 

moisture levels and soil tests shall be undertaken annually to identify any 

deficiencies and amelioration measures to be employed. 

Advice note: 

a)  It  is generally accepted that Norfolk  Island Pine trees produce  ‘mast 

years’ where a large number of cones are developed. This can often lead 

to branch failure due to the extra weight. Cones produced by Bunya Pines 

can be as large as footballs and can weight in excess of 10kg. Cones from 

both trees can abscise intact. 

b) Cone abscission in the Bunya Pine and Norfolk Pine trees to be retained 

has been recognised. Maintenance measures should be  included within 

the Tree Maintenance Plan to minimise risk to people and property. The 

abscission of cones is not a reasonable reason for the removal of the trees 

(o) The  level  of mulch  and  compost  located  beneath  the  trees’  canopies 

(Retained  and  Replacement  Trees)  shall  be  inspected  regularly.  If  the 

levels are below 80mm then a mix of aged mulch and compost shall be 

added.  The  compost  is  to  be  correctly  sourced  to  have  high  fungal 

content suitable for large trees. 

75  

Trees 

130. The Consent Holder shall plant not fewer than three (3) large grade specimen 

trees  (80‐160  litre  trees)  (the  Replacement  Trees)  to  replace  those  being 

removed  under  Condition  125.  The  Replacement  Trees  shall  be  planted  in 

positions  that  allow  their  full development, with  the  final  species,  size  and 

position to be in accordance with Landscape Plan certified under Condition 14.  

131. The Replacement Trees  required under Condition 130 will be maintained  in 

accordance  with  the  TPMP  certified  under  Condition  126  for  at  least  36 

months. 

Archaeology 

132. Subject to the express requirements of any Archaeological Authority granted 

under  the Heritage New  Zealand  Pouhere  Taonga  Act  2014, where,  during 

earthworks  being  undertaken  in  association  with  this  consent,  any 

archaeological  feature,  artefact  or  human  remains  are  discovered  or  are 

suspected to have been discovered, the following protocol shall be followed: 

(a) All work  on  the  site  shall  cease  immediately.  The  contractor  / works 

supervisor will shut down all equipment and activity; 

(b) The  area  shall be  secured,  and  the Consent Holder or proponent  and 

Council must be advised of the discovery; 

(c) Heritage New Zealand Pouhere Taonga shall be notified by the Consent 

Holder or proponent so that the appropriate consent procedure can be 

initiated; and 

(d) The Consent Holder or proponent shall consult with a representative of 

the appropriate iwi to determine what further actions are appropriate to 

safeguard the site of its contents. 

In  the  case where  human  remains  have  accidentally  been  discovered  or  are 

suspected  to  have  been  discovered,  the  following  protocols  shall  also  be 

followed: 

(a) The area shall be immediately secured by the contractor in a way which 

ensures human remains are not further disturbed. The Consent Holder or 

proponent shall be advised of the steps taken; 

76  

(b) The New Zealand Police shall be notified of the suspected human remains 

as soon as practicably possible after the remains have been discovered. 

The  Consent  Holder  or  proponent  shall  notify  the  appropriate  iwi, 

Heritage New Zealand Pouhere Taonga and Hamilton City Council within 

12 hours of the suspected human remains being discovered, or otherwise 

as soon as practicably possible; and 

(c) Excavation of  the  site  shall  not  resume  until  the New  Zealand  Policy, 

Heritage New Zealand Pouhere Taonga and the relevant  iwi have each 

given the necessary approvals for excavation to proceed. 

Management of Construction Works 

133. All  construction works  shall  be managed  to  ensure  that  no debris,  soil,  silt, 

sediment or sediment laden water  is discharged beyond the site to any  land, 

stormwater drainage  systems, watercourses and/or receiving waters.  In the 

event  that  a  discharge  occurs,  the works  shall  cease  immediately,  and  the 

discharge  shall  be mitigated  and/or  rectified  to  the  satisfaction  of  Council 

(Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer).  

134. The operational effectiveness and efficiency of all erosion and sediment control 

measures specifically required  to achieve Condition 133 shall be maintained 

throughout  each stage of earthworks activity, or until the site is permanently 

stabilised against erosion. A record of any maintenance work shall be kept and 

be  supplied  to  the Council  (Planning Guidance Unit Compliance Monitoring 

Officer) on request. 

135. All construction works shall be managed to ensure that they do not lead to any 

uncontrolled  instability  or  collapse  either  affecting  the  site  or  adversely 

affecting  any  neighbouring  properties.  In  the  event  that  such  collapse  or 

instability does occur, it must immediately be rectified. 

136. Construction works shall be conducted in such a manner which will not create 

a dust nuisance. A dust nuisance will occur if: 

(a) There  is  visible  evidence  of  suspended  solids  in  the  air  beyond  the  site 

boundary; and/or 

(b) There  is visible evidence of suspended solids traceable  from a dust source 

settling on the ground, building or structure of a neighbouring site or water.  

Advice note:  

Refer to Waikato Regional Council’s “Erosion & Sediment Control, Guidelines for 

Soil  Disturbing  Activities”  which  can  be  found  at 

http://www.waikatoregion.govt.nz 

77  

137. Within  10  working  days  following  the  completion  or  abandonment  of 

earthworks on  the  subject  site all areas of bare earth  shall be permanently 

stabilised against erosion to the satisfaction of Council (Planning Guidance Unit 

Compliance Monitoring). 

Built heritage 

138. A Built Heritage Monitoring Report shall be prepared to document changes or 

conservation works to any built heritage fabric of the Hamilton Hotel building 

affected  by  the  Project.  This  shall  be  provided  to  the  Council  (Planning 

Guidance Unit Compliance Monitoring Officer  in  consultation with Council’s 

Heritage Specialist) for the purpose of updating its Cultural Heritage Inventory, 

and to HNZPT to update its list entry information. This shall include (but is not 

limited to): 

(a) A log required by Condition 26 and certification that all works have been 

completed in accordance with the requirements of this resource consent. 

(b) Documentation  recording  changes  or  conservation  works  that  have 

occurred  to  any  built  heritage  fabric  of  the  Hamilton  Hotel  building 

affected  by  the  project.    This  will  include  areas  that  have  been 

demolished,  salvaged  fabric  and  items  that  have  been  repositioned 

and/or repurposed and fabric that has been retained in place. 

(c) A photographic record with supporting drawings and notes sufficient to 

provide context. 

The Built Heritage Monitoring Report shall be provided to the Council and HNZPT 

within 12 months of completion of the construction works associated with the 

Project. 

139. The Appointed Conservation Architect and Appointed Archaeologist shall,  in 

consultation  with  HNZPT  and  Council’s  Heritage  Specialist,  undertake  a 

programme of both integrated and story board interpretation to be displayed 

in the new building and Hamilton Hotel as a visual and written record of the 

development of the place (both the site and its buildings) over time. This shall 

be  completed  and  installed  within  12  months  of  the  completion  of  the 

construction works associated with the Project. 

Final Heritage Report 

78  

140. At  completion of  the  construction work,  the Consent Holder  shall  submit  a 

report  to Council  (Planning Guidance Unit Compliance Monitoring Officer  in 

consultation with Council’s Heritage Specialist) that includes the log required 

by  Condition  26,  and  certification  that  all  works  have  been  completed  in 

accordance with the requirements of this resource consent. This report shall 

be prepared by the Appointed Conservation Architect and shall be submitted 

no later than three (3) months after the completion of the construction work.  

Operational traffic management 

141. At  least  twenty  (20)  working  days  prior  to  the  operation  of  the Waikato 

Regional  Theatre,  the  Consent  Holder  shall  prepare  an  Operational  Traffic 

Management  Plan  (OTMP)  and  submit  it  to  the  Council  (Manager,  City 

Transportation Unit  (or nominee)  for  certification  that  it gives effect  to  the 

objective of and complies with the requirements in Conditions 142 and 143. 

142. The objective of the OTMP is to manage the traffic generated by the operation 

of  the  Waikato  Regional  Theatre  as  well  as  public  transport  movements 

(walking, cycling, vehicle) during the operation of the Theatre in a manner that 

prioritises the safety of all road users.  

143. The OTMP shall include (but not be limited to) the following: 

(a) Semi‐trailer truck traffic management 

(i) At  least 24‐hours  in  advance of  the  scheduled  semi‐trailer  truck 

arrival  times,  notification  signs  shall  be  placed  on  the  existing 

parking  signs on  the northern  side of Sapper Moore‐Jones Place 

notifying users that the parking will be unavailable for a specified 

duration; 

(ii) Where shows requiring semi‐trailer trucks are scheduled to be for 

one or two days in duration, the duration of the parking ban shall 

be from one hour prior to the anticipated arrival of the semi‐trailer 

truck to one hour after the anticipated departure of the semi‐trailer 

truck. Allowing parking in between the arrival and departure may 

create issues; 

(iii) The  temporary  no  parking  signs  shall  be  removed  immediately 

following the departure of the semi‐trailer truck; 

(iv) When semi‐trailer trucks are arriving / departing, there shall be no 

less than two flagmen (one in front of the truck, one behind it) on 

foot to guide, direct, or halt any general traffic in the area;  

79  

(v) When a temporary barrier  is required to fence off parked trucks; 

and 

(b) Temporary Theatre drop‐off / pick‐up parking 

Parking requirement 

(i) For  a  show  reaching  at  least  50%  theatre  capacity  (based  on 

anticipated attendance at a point  two days prior  to  the  show), 

three  temporary  drop‐off  /  pick‐up  parking  spaces  shall  be 

provided  in  the  approximate  location  identified  within  the 

Indicative Operational  Parking  Plan  included  at Annexure  C  to 

these conditions  (actual  layout subject  to Council’s certification 

under Condition 141); 

(ii) For  a  show  reaching  at  least  75%  theatre  capacity  (based  on 

anticipated attendance at a point two days prior to the show), six 

temporary drop‐off / pick‐up parking spaces shall be provided in 

the  approximate  location  identified  within  the  Indicative 

Operational  Parking  Plan  included  at  Annexure  C  to  these 

conditions (actual  layout subject to Council’s certification under 

Condition 141). 

Implementation 

(iii) Up to 48 hours prior to a show, the anticipated attendance of a 

scheduled  performance  is  estimated,  and  the  appropriate 

temporary drop‐off / pick‐up scenario is selected; 

(iv) At  least  24  hours  prior  to  the  scheduled  start  time  for  a 

performance,  signs  shall  be  placed  on  existing  parking  signs 

located  on  the  river‐side  of  Victoria  Street  between  its 

intersection  with  Sapper  Moore‐Jones  Place  and  Collingwood 

Street notifying users  that  the parking will be unavailable  for a 

specified duration. The car parks shall be made unavailable from 

at least 2 hours prior to the start of the performance (to enable 

any last vehicles to leave and / or any towing to occur) until 1 hour 

after the anticipated end of the performance; 

(v) At  the  start  time  specified  on  the  notification  signs,  the 

notification signs shall be removed, and the temporary drop‐off / 

pick‐up  signs  shall be  installed. The existing parking  signs  shall 

remain covered during this time; 

80  

(vi) For  the duration of  the  temporary activity,  traffic management 

staff shall be stationed in the area to manage the flow, and usher 

drivers  along  after  they  have  unloaded  passengers.  For  50%+ 

capacity show scenario, it is suggested that only one such staff is 

required, and two staff shall be provided for the 50%+ capacity 

show scenario; and 

(vii) At  the  end  time  for  the  temporary  parking  restriction,  the 

temporary  signs  shall  be  removed,  and  normal  parking 

restrictions reinstated. 

(c) Post‐show pedestrian management 

(i) The following measures shall be implemented for the first show 

at the Theatre. The need for subsequent shows to be managed in 

this manner will be assessed based upon an evaluation of shows 

over time (not fewer than 10 shows), with an indicative trigger for 

subsequent management being a 75%+ capacity crowd. 

On the day of a show, temporary T2A or T2B “Hazard” signs 

with suitable “Event” or “Pedestrians” supplementary signs 

shall be installed on Victoria Street in advance of the Theatre 

site to alert drivers to the new hazard 

At  the  end  of  a  show,  traffic management  staff  shall  be 

located at  the pedestrian  crossing opposite  the Theatre  to 

manage the flow of pedestrians and traffic in this area. This 

could include active stop / go management. 

144. The Consent Holder  shall undertake a  review of  the OTMP after  the  first 6 

months of operation to determine whether the objective set out at Condition 

142 is being achieved in practice and shall submit a copy of the review to the 

Council  (Team  Leader Compliance Monitoring).  If  it  is  determined  that  any 

operational  improvements  or  amendments  need  to  be  implemented,  the 

OTMP shall be amended in accordance with the processes set out Conditions 

54 ‐ 58. 

81  

Travel Demand Management Plan 

145. At  least  20  working  days  prior  to  the  operation  of  the Waikato  Regional 

Theatre, a Travel Demand Management Plan (TDMP) shall be submitted by the 

Consent Holder to Council (Manager, City Transportation Unit (or nominee) for 

certification. The objective of the TDMP is ensure travel‐related effects during 

theatre events, general loading activities and hotel operation are appropriately 

avoided, remedied or mitigated.  

146. The TDMP  shall describe proposed methods and  requirements necessary  to 

achieve  the  objective  of  the  TDMP  and  include  (but  not be  limited  to)  the 

following: 

(a) Information  about walking,  cycling,  bus  routes,  nearby  parking  locations, 

cycle parking locations and drop‐off areas;  

(b)  Information on the preferred bus/coach parking areas that avoids the use of 

Victoria Street  (immediately outside the theatre) and Sapper Moore‐Jones 

Place;  

(c) How parking locations will be communicated to ticket purchasers. This could 

be via a link to the website sent by email, or an app; and  

(d) How  bus/coach  parking  locations  will  be  communicated  to  the  relevant 

operators. 

147. The  TDMP  shall  be made  publicly  available  by  the  Consent  Holder  on  the 

theatre website (or similar). 

148. The TDMP shall be updated at least annually by the Consent Holder. 

Other Council Approvals  

149. Prior  to Commencement  of Construction,  the Consent Holder  shall  provide 

evidence to the Council (Planning Guidance Unit Manager (or nominee)) of the 

necessary  Council  approvals  under  the  Local Government Act  2002  for  the 

required changes to the on‐street parking adjacent to the subject site in order 

to give effect to the requirements of the OTMP as set out in Conditions 141‐

144. 

 

General Advice notes 

1. Any  reference  to number of days within  this decision  refers  to working days as 

defined in s2 of the RMA. 

82  

2. The  consent  holder  is  responsible  for  obtaining  all  other  necessary  consents, 

permits,  and  licences,  including  those  under  the  Building  Act  2004,  and  the 

Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 2014. This consent does not remove the 

need to comply with all other applicable Acts (including the Property Law Act 2007 

and the Health and Safety at Work Act 2015), regulations, relevant Bylaws, and 

rules of law. This consent does not constitute building consent approval. 

 

The reasons for this decision are detailed in the preceding discussion but can be summarised as 

follows:  

 

1. The various objectives and policies of  the District Plan which are  relevant  to  the 

assessment of the proposal have been considered and subject to the imposition of 

conditions of consent  it  is considered that overall the proposal  is not contrary to 

these objectives and policies. 

  

2. That the effects of the proposal can be adequately mitigated, remedied or avoided 

through consent conditions, although acknowledging that the effects in respect of 

heritage  values  through  demolition  of  part  of  the  former  Hamilton  Hotel,  and 

removal of 3 scheduled trees are greater than minor but acceptable when exercising 

an overall judgment. 

 

3. That the proposal is generally consistent with the relevant planning instruments that I am 

required to have regard to as set out in section 104 of the RMA. 

 4. That the proposal will provide for a theatre complex to cater for the social and cultural 

well‐being  of  the  Hamilton  and wider  regional  community  and will  contribute  to  the 

rejuvenation and revitalization of the Hamilton CBD. 

 5. That the proposal contributes to the sustainable management purpose of the RMA. 

 

 

William Wasley  

 

  

Commissioner  

Date:  2 December 2019

83  

 

ANNEXURE A 

Approved drawing and document set (refer Condition 6) 

 

Application for Resource Consent and Assessment of Environmental Effects, Tattico, June 2019 

Supporting documents: o A. Certificates of Title  o B. Architectural Plans 

Waikato Regional Theatre Resource Consent Report, Jasmax, October 2018 

Drawings  

RC‐000 Cover Sheet, Rev E (13/10/18) 

RC‐010 Location Plan, Rev E (13/10/18) 

RC‐011 Site Plan – Existing, Rev E (13/10/18) 

RC‐012 Demolition Plan, Rev E (13/10/18) 

RC‐013 Site Plan – Proposed, Rev F (11/06/19) 

RC‐014 Site Plan ‐ Area's, Rev E (13/10/18) 

RC‐050 GFA ‐ Area Plans, Rev E (13/10/18) 

RC‐051 GFA ‐ Area Plans, Rev E (13/10/18) 

RC‐100 Floor Plan ‐ Level ‐2 (Sub‐stage), Rev E (13/10/18) 

RC‐101 Floor Plan ‐ Level ‐1 (Stalls), Rev F (11/06/19) 

RC‐102 Floor Plan ‐ Level 1 (Circle), Rev F (11/06/19) 

RC‐103 Floor Plan ‐ Level 2 (Balcony), Rev E (13/10/18)  

RC‐104 Floor Plan ‐ Level 3 (Terrace), Rev E (13/10/18) 

RC‐105 Floor Plan ‐ Level 4 (Bridge), Rev E (13/10/18) 

RC‐106 Floor Plan ‐ Level 5 (Auditorium Roof), Rev E (13/10/18) 

RC‐107 Floor Plan ‐ Level 8 (Fly Tower Roof), Rev E (13/10/18) 

RC‐111 Sapper Moore‐Jones Place Plan, Rev A (28/11/18) 

RC‐201 Elevation ‐ Victoria Street (Southwest), Rev E (13/10/18) 

RC‐202 Elevation ‐ Embassy Plaza (Northwest), Rev E (13/10/18) 

RC‐203 Elevation ‐ Waikato River (Northeast), Rev E (13/10/18) 

RC‐204 Elevation ‐ Sapper Moore‐Jones Place (Southeast), Rev E (13/10/18) 

RC‐205 Elevation ‐ Waikato River (Northeast) ‐ No Screen, Rev E (13/10/18) 

RC‐206 Elevation ‐ Sapper Moore‐Jones Place (Southeast) ‐ No Screen, Rev E (13/10/18) 

RC‐305 Section ‐ Longitudinal ‐ through Auditorium, Rev E (13/10/18) 

RC‐306 Section ‐ Longitudinal ‐ through Courtyard and Theatre F.O.H., Rev E (13/10/18) 

 

 

 

RC‐307 Section ‐ Longitudinal ‐ through Car Entry and Atrium, Rev E (13/10/18) 

RC‐308 Section ‐Transverse ‐ through Victoria Street, Rev E (13/10/18) 

o C. Landscape & Visual Impact Assessment, Jasmax, October 2018 o D. Heritage Impact Assessment, Archifact Ltd, November 2018 o E. Archaeological Assessment, Clough & Associates Ltd, October 2018 o F. Assessment of Maori Values  o G. Integrated Traffic Assessment, Flow Transportation Specialists, November 

2018 o H. Civil Infrastructure Report, Holmes Consulting, October 2018 

Drawings 

C01‐02‐E existing conditions and demolition plan – Rev 1 

C02‐01‐E enabling earthworks contour‐ grading plan and levels – Rev 1 

C03‐01‐E enabling cut fill plan and volumes – Rev 1 

C05‐01‐E enabling earthworks sections A‐B – Rev 1 o I. Geotechnical Factual Assessment, CMW Geosciences, March 2018 o J. Aboriculture Assessment, Arborlab Consultancy Services Ltd, July 2018 o K. Acoustic Assessment, Charcoalblue, November 2018 o L. Preliminary Contaminated Site Investigation, Lysaght, August 2018 o M. Urban Design Panel Hearing Meeting Minutes, 27 June 2018 o N. Pre‐Application Meeting Minutes, 31 May 2018  

Schedule of Responses to Section 92 Further Information Request, Tattico, 6 June 2019 

Supporting documents: o A. Heritage Responses, Archifact, 12 April 2019 o B. Transport Responses, Flow Transportation Specialists, 18 March 2019 o C. Updated Acoustic Assessment, Charcoalblue, November 2018 o D. Geotechnical Interpretive Report, (Rev 0) CMW Geosciences, September 

2018 o E. Developed Design Report, Jasmax, December 2018 o F. Embassy Plaza & Victoria Street Concept Plans o G. Infrastructure Services Plan CSK 01‐01, Rev 2, Holmes Consulting, October 

2018 o H.  Sapper Moore‐Jones Place Long Section Drawings, Holmes Consulting, 

April 2019  C00‐ 01 Index and project notes – Rev 1  C10‐01 exiting plan and profile, existing conditions and demolition 

plan – Rev 1  C30 ‐01 Proposed plan and profile – Rev 1  C32 ‐01 Sweep path analysis plan‐ Rev 1 

o I. Arboriculture Responses, Arborlab Consultancy Services, April 2019 o J. Soil Contamination Responses, Lysaght, 23 January 2019 

 

 

 

Schedule of Additional Responses to Section 92 Further Information Request, Tattico, 14 August 2019 

Supporting documents: o Photo 1 ‐ Arch Headed Decorative Window o Photo 2 ‐ Square Headed Decorative Window o Photo 3 ‐ The Queen's Suite ‐ Original Cabinetry o Photo 4 ‐ The Queen's Suite ‐ Ivory Inlay Drawer Handle o Photo 5 ‐ The Queen's Suite ‐ Built‐In Cabinetry o Additional Transport Response, Flow Transportation Specialists, 8 July 2019 o Geotechnical Interpretive Report, (Rev 1) CMW Geosciences, June 2019

o Draft Archaeological Management Plan, Clough & Associates, April 2019

Further Civil Infrastructure Design Drawings, Holmes Consultants, 14 June 2019 o C01‐02‐E existing conditions and drainage demolition plan, Rev 5 o C01‐03‐E existing conditions and contour plan, Rev 1 o C02‐01‐E enabling earthworks contour‐grading plan and levels, Rev 3  o C03‐01‐E enabling cut fill plan and volumes, Rev 3  o C05‐01‐E enabling earthworks sections A‐B, Rev 4 o C02‐01 proposed contours and levels plan overall, Rev 4  o C02‐02 proposed contours and levels plan south, Rev 4  o C02‐03 proposed contours and levels plan north, Rev 4  o C05‐01 proposed overall services plan, Rev 4  o C06‐01 proposed stormwater services plan, Rev 4  o C07‐01 proposed stormwater longitudinal sections, Rev 3 o C08‐01 proposed wastewater services plan, Rev 4 o C10‐01 proposed wastewater longitudinal sections, Rev 3 o C11‐01 proposed water/other services plan, Rev 4 o C15‐01 services details, Rev 1 

Updated Streetscape Perspective Drawings, Jasmax, June 2018 

Victoria Street Elevation Drawing Rev C, Jasmax, August 2019 

Precast Detail Images, Jasmax, December 2018 

Hamilton Boutique Hotel Heritage Salvage Items Report Rev A, Jasmax, August 2019 

Servant's Quarters Photo 

Revised Embassy Plaza Concept and Cross Sections Rev B, Jasmax, September 2019 

Draft Construction Environmental Management Plan, Southbase Construction, July 2019 

Addendum to Archaeological Assessment, Clough & Associates, September 2019  

Proposed On‐Street Parking Changes Diagram – Appendix A to the statement of Transportation evidence of Russell Aleck Brandon, 1 October 2019 

    

 

 

 

ANNEXURE B 

Tree Location Plan 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

ANNEXURE C 

Indicative Operational parking plan 

50% Theatre Capacity Temporary Drop‐off / Pick‐up car parking provision 

 

 

75% Theatre Capacity Temporary Drop‐off / Pick‐up car parking provision 

     

 

 

 

Identified  Buildings  to  be  included within  the  Neighbour  Liaison  Group  and  be subject to Pre‐commencement Building Condition Surveys 

ANNEXURE D 

Identified Buildings 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ATTACHMENT 1 – BRIEF SUMMARY OF SUBMITTER EVIDENCE & SUMMARY OF ALL 

SUBMISSIONS RECEIVED  

 

Ms Vanessa Williams outlined that the Hamilton Business Association supported the proposal 

and would have a positive impact in that part of the CBD. She noted there was no one silver 

bullet but  that  the  theatre would contribute  to  the  rejuvenation of  the area and result  in 

increased commercial activity in the CBD. 

 

Mr Toby Braun (acting for Mr Murray Vereker‐Bindon of Three Oaks Trust) presented written 

submissions on behalf of his client outline concerns about the potential effect of construction 

activities on his client’s property, being Unit 3, 240 Victoria Street. In particular concerns in 

regard  to  noise  and  vibration  effects  were  highlighted.  He  also  outlined  the  need  for 

enforceable consent conditions to protect adjoining properties. 

 

Ms Jo Bailey outlined concerns regarding noise both during construction and the operation 

of  the  theatre  complex.    Concerns  regarding  potential  impacts  of  vibration,  construction 

process giving rise to geotechnical issues, construction hours, the redevelopment of Embassy 

Park and light pollution were noted. 

 

Heritage NZ 

‐Ms Rebecca Vertongen  in  her  legal  submissions  acknowledged  that  the  proposal would 

provide social and economic benefits through regeneration of the area but could not support 

building on the urupa as there w s insufficient information on the extent of the urupa. She 

also  discussed  archaeological  authorities  and  what  HNZPT  needs  to  have  regard  to  in 

considering applications for such. 

 

‐Ms  Carolyn McAlley  noted  that  concerns  regarding  built  heritage  had  been  addressed 

through recommended conditions in the s42A report subject to amendments outlined in in 

summary statement. In respect of archaeological and cultural values, further information was 

sought in respect of consultation with tangata whenua who were interested in the project, 

the undertaking of an archaeological survey, and the appropriateness of the proposed works 

in the urupa. 

 

‐Dr Rachel Darmody was that the proposal would destroy part of the urupa and that there 

had been no archaeological evidence produced to say that there are no burials in the urupa. 

In addition, she was of the view that there was not enough  information available to assess 

any potential effects on archaeological values of the proposal within the scheduled urupa. 

 

Dr Darmody proposed that there needed to be an archaeological survey to map to define the 

extent of the urupa and to understand the current features and landforms within the area. 

 

 

 

 

She was of the view that the proposal should not be built on a scheduled urupa. 

 

‐Ms Robin Byron outlined     support  for  the project  from a built heritage perspective, but 

contingent on the proposed conditions being imposed. She was of the view that significant 

built heritage would be retained and that there was an opportunity to take the hotel which is 

in a  in a dilapidated condition and while some of  it will be demolished, the opportunity  is 

provide to restore the façade and shop fronts. 

 

Ms Byron considered that the proposal set the benchmark for regeneration of the area. She 

was  of  the  opinion  that while  heritage  values were  being  lost,  on  balance  the  proposed 

mitigation made  the  proposal  acceptable  and  that  essential  heritage  qualities would  be 

retained and/or repurposed. 

 

‐Ms Makere  Rika‐Hekelt  outlined  that  consultation  and  engagement with  some  tangata 

whenua  groups  had  been  robust  but  that  NAMTOK  had  not  been  afforded  similar 

opportunities or input extended to other groups. 

 

She was of the view that the applicant had provided  insufficient  information to be able to 

gauge if the applicant had been proactive in undertaking consultation with all mana whenua 

groups,  and  that  this  should occur where  such  groups have  expressed  an  interest  in  the 

proposal. 

 

Mr Sonny Karena and Mr Rawiri Bidois (THAWK) outlined that THAWK had been extensively 

consulted by Momentum on the proposal for over a year and had just completed a Cultural 

Impact assessment. That assessment  identified that the proposal would have a  low  impact 

upon tangata whenua and their values and traditions if the recommendations of the CIA are 

adopted and  implemented  through  the  life of  the project. They  further outlined  that  the 

scheduling process in respect of the urupa was for information purposes and signalled that 

extra care needed to be undertaken when undertaking any activity on the site. It was noted 

that they were not even sure that the urupa was on the subject site. 

 

Support  for  the  project was  re‐iterated  subject  to  appropriate  conditions  particularly  in 

respect of cultural safety matters and protocols relating to any discovery of human remains. 

 

Background to the establishment of THAWK was also provided and they noted that NAMTOK 

did not have a mandate on behalf of mana whenua. 

 

Mr Carl de Leeuw outlined concerns regarding any potential access closures to his property. 

He also highlighted his concern about the extension of the screen extending  into Embassy 

Park and the open space between the proposal and the river. He felt that it was inappropriate 

and had the potential to impact on his views and vista from his property. Concerns relating to 

 

 

 

construction activity and noise, traffic  impacts, and construction days and hours were also 

outlined. The  re‐development of Embassy Park and a  concern about  the  removal of easy 

access to the river area were also noted. 

 

Mr Murray Earl outlined that along with his wife, they were the owners of units located at 

238/240 Victoria  Street. He noted his  respect  for  those who had made  submissions with 

respect to the preservation of the sacred part of the subject site and supported preservation 

of that part of the site. 

 

Concerns were  outlined  about  the  lack  of  engagement,  poor  process  undertaken  by  the 

Council and the disappearance of heritage. Other concerns related to  increased danger to 

clients wishing to cross Victoria Street, traffic movements along Victoria Street and current 

congestion, dust arising from construction, and use of his carpark area by theatre patrons. He 

sought  that  if consent was granted  that his carpark be  fenced and gated given  it was  the 

closest carpark to the proposed theatre. 

 

Mr Earl also sought that the application be declined and re‐advertised.  

 

Mr  Niall  Baker  representing  the  Waikato  Heritage  Group  (WHG)  spoke  to  his  tabled 

statement. He was accompanied by Ms Ros Empson. He noted at the outset that he was not 

presenting expert planning evidence. He outlined that the WHG were concerned about the 

demolition of external and internal heritage fabric of the hotel building including the ‘Queens 

Suite’. He stated that the hotel was a significant anchor  in the Southend Heritage Precinct, 

and that not formally protected as an area, noted that the RMA defines ‘historic heritage’ as 

including the surroundings of scheduled sites.  

 

The WHG was concerned that the scale of partial demolition affects heritage values through 

the loss of both external and internal heritage fabric. 

 

Mr  Baker  stated  that  the  subject  site  is  the  only  historic  hotel  garden  site  remaining  in 

Hamilton and provided some history regarding the gardens. 

 

He discussed the planning frameworks and that the scheduling as a Category A heritage item 

set  a  very  high  threshold when  considering  any  application  to  demolish  a  heritage  item 

through the use of the word ‘avoid’. He then discussed the RPS policies and objectives. 

 

Mr  Baker  noted  that  in  his  opinion  the  determination  of  the  application  centres  around 

whether  compelling  reasons  exist  to  require  demolition.  He  further  noted  whether  the 

subject site was appropriate for the development. 

 

 

 

 

He concluded by noting that the WHG contended that demolition was contrary to the policies 

and objectives of the District Plan and that the application should be declined. 

 

SUMMARY OF ALL SUBMISSIONS RECEIVED 

 

Ref  Submitter name 

Address  Key points / relief sought  Submission status 

To be heard 

1  Kevin  Thomas Groom  

2F  Riro Street,  Hamilton 

None  Support  No 

2  Cheryl Robertson Go  To Collection‐Madam Woo 

6  Sapper Moore‐Jones Place,  Hamilton 

Concerns around construction effects such as truck movements, noise and dust. 

Would like conditions around construction, including minimising traffic during lunch time due to business. 

Neutral  No 

3  Murray  J. Vereker‐Bindon Three  Oaks Trust 

Apartment 3  ‐  240 Victoria Street, Hamilton 

Concerned that applicant initially sought non‐notification. 

Summary of application would have assisted. 

Lack of assessment of effects on adjoining properties and lack of recognition of the six apartments at 240 Victoria Street. Concerned at what is shown on the Precinct Plan. 

Considers there is ambiguity around construction period and concerned as a resident at the acoustic assessment assuming operation would be 24 hours. 

Considers the silt and sand soils along the riverbank are inherently unstable and construction will cause problems; citing issues with construction of Victoria on the River. 

Requests notification, that a summary is provided to himself and his neighbours and that an assessment of effects is provided. 

Requests construction restricted from 7am to 6pm and a mitigation scheme for construction noise and vibration on adjoining properties. 

Requests condition survey of adjoining properties prior to construction, professional vibration report, details on monitoring and mitigation, and guarantees around costs of any required repairs. 

Requests applicant consults with adjoining properties to agree upon ways to mitigate effects prior to consent being granted. 

Oppose  Yes 

4   Sarah Tse Guan Teng Carlos  Joblin Holdings Ltd. 

PO  Box 308071, Auckland 

None  Support  No 

5  Sharryn Patricia Franklin  

297  Ulster Street, Hamilton 

Supports all the positives/benefits of the proposed theatre. 

Theatre will be architecturally significant for Hamilton. 

Support  No 

6  Franklin Wayne Brown 

9  Perindale Drive, Hamilton 

Supports proposal as it allows for a revitalisation of the CBD. 

Supports the mix of contemporary and traditional designs. 

Support  No 

7  Rachael  Ann Peploe 

95  Albert Street, Hamilton 

Considers it will have minimal impact on the heritage of the hotel, but in fact spruce up the façade and revitalise the CBD. 

Support  No 

 

 

 

Proposal will be a good thing, bringing people into CBD who will use the restaurants, motels and retail etc. 

8   Joanne Michele Bailey  and Murray  James Barker  

Apartment 4  ‐  240 Victoria Street, Hamilton 

Concerned constraints highlighted in pre‐application meeting haven’t been addressed. 

No consideration in the design on the residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street. 

Notes a ‘proposed park’ is shown on the Precinct Plan yet this land cannot be acquired. 

No details on noise, privacy and safety risks that will be generated on the residential dwellings. 

Concerned that while the plans show the Upper River Promenade running in front of the residential dwellings, it will not connect appropriately due to contours and contradict the District Plan’s intentions around access to the river through Embassy Park. 

Concerned design of promenade will see it at the same level as lower living and bedrooms of 240 Victoria Street apartments; resulting in unacceptable safety, privacy and security issues that contradicts District Plan policy and CPTED principles. 

Proposal reduces the ability to provide more residential opportunities within the CBD. 

No justification for the boundary encroachment into the embankment. 

The design of the proposal is inconsistent with the Riverfront Development Design Guides. 

Concern at vibration risk due to volume of proposed earthworks, lack of detail on works in Embassy Park given stability risks, and whether piling into embankment will be appropriate given additional Council process required. 

Unsure if consideration has been given to 7.5.1aii; assessment by geotechnical engineer on stability of area. 

Acoustic assessment is invalid as hasn’t considered effects on nearest residential dwellings and submitter considers there are more than 100 residents within 200m. Notes diagram in acoustic assessment shows 238 and 240 Victoria Street as ‘new art gallery’. 

Concerns over appropriateness of noise survey and that assessment doesn’t consider effects of patrons within Embassy Park or theatre, hotel and food and beverage tenancies. 

Despite referring to the German standard, the acoustic assessment doesn’t detail how effects will be eliminated during process and there needs to be an assessment (and pre‐construction survey) into the construction and operational vibration impacts on the 240 Victoria Street apartments. 

Transport assessment highlights the troublesome traffic/travel issues of proposal being in CBD. 

Concerned that use of heavy vibration rollers and piling highlighted in geotechnical assessment has not been considered in acoustic assessment.  

While theatre, hotel and food and beverage tenancies have potential to add value to residential dwellings, noise, security, privacy and 

Oppose  Yes 

 

 

 

vibration risks could disadvantage value of dwellings. 

Requests drawings are amended to correctly reflect environment and redevelopment of the area. 

Request the promenade’s height and distance to 240 Victoria Street apartments is amended. 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

Requests a condition survey of 240 Victoria Street apartments prior to construction so damage caused by construction can be identified, and liabilities/remedy commitments are established. 

9  Mark Hatwell Hatwell Properties Ltd 

PO Box 162, Hamilton 

Concerns around traffic management, hours of construction and overall duration, disruption to parking, parking of construction personnel and ability to develop site in the future. 

Concerned as has not been provided information to date on how traffic management for Sapper Moore‐Jones Place will be conducted.   

Has questions on whether the street will remain open during construction and how public will gain access to the theatre from the promenade. 

Requests that he is kept informed of these matters before consent is granted. 

Neutral  Yes 

10  Eric  Gerald Clark 

Apartment 6  ‐  240 Victoria Street, Hamilton 

Refer to the key points / relief sought  for submission 8 Joanne Michele Bailey and Murray James Barker 

Oppose  Yes 

11  Mark Walton  104 Oceanview Road,  Mt Maunganui 

Proposal will have a real positive impact on the regeneration of the city centre and region. 

Support  No 

12  David  Ian Bourke  and Christine  Anne Bourke 

14  Riro Street, Hamilton 

The proposal will create substantial noise in an Amphitheatre environment, causing nuisance to the residential area. 

Oppose the removal of the three significant trees, which are landmarks. 

Oppose  Yes 

13  Niall Baker Waikato Heritage Group 

18  Sadler Street, Hamilton 

WHG oppose the proposal and are concerned at the loss of historic heritage. 

Consider the heritage assessment and consideration of alternatives is inadequate. 

Concerned at the loss of three significant trees. 

Consider the proposal is contrary to Part 2 of the RMA. 

Consider the AEE has not had regard to the relevant provisions of the District Plan, including strategic framework and heritage objectives and policies, or the Regional Policy Statement. 

Notes as a non‐complying activity the requirements of section 104D of the RMA. 

Considers the Queen’s Suite to be an important part of the hotel. 

Considers insufficient consideration to HCC’s Heritage Policy has been had. Given heritage panel has now been dissolved, unclear on how heritage has been considered. 

Notes the District Plan’s heritage provisions are currently under review as a result of limitations in heritage protection being identified. 

Oppose  Yes 

 

 

 

Considers the hotel is a significant anchor in the heritage precinct of the south‐end and notes the RMA’s definition of historic heritage includes surroundings. 

Considers the site has extensive history given it is one of only two remaining historic hotels. 

Considers little consideration has been given to the historic gardens and the interiors.  While rules don’t arguably protect the interiors, there are spaces that should be protected. 

Considers the degree of demolition to the hotel, gardens and trees will have more than minor effects on the environment – that may well be significant. 

Considers the removal of the historic river façade and the gardens destroys the understanding of the historic values of the river side of the hotel. 

Considers the protection of historic trees should be considered under heritage values for the historic place in addition to the STEM system which is limited in giving historic context. 

Requests that HCC or the applicant commission a full survey of the garden which records all elements, patterns, materials etc. with a full plant inventory. Considers the removal of the garden may be a significant adverse environmental effect. 

Requests a heritage landscape architect identify heritage values as a more appropriate recognition of the trees and historic gardens. 

Considers a robust assessment of the proposal cannot occur without this information. 

14  Tony  Morgan and  Helen Jarman  

Apartment 1  ‐  240 Victoria Street, Hamilton 

No consideration in the design on the residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street. 

Notes a ‘proposed park’ is shown on the Precinct Plan. 

No details on noise, privacy and safety risks that will be generated on the residential dwellings. 

Concern at vibration risk due to volume of proposed earthworks, lack of detail on works in Embassy Park given stability risks, and whether piling into embankment will be appropriate given additional Council process required. 

Unsure if consideration has been given to 7.5.1aii; assessment by geotechnical engineer on stability of area. 

Acoustic assessment is invalid as hasn’t considered effects on nearest residential dwellings and submitter considers there are more than 100 residents within 200m. Notes diagram in acoustic assessment shows 238 and 240 Victoria Street as ‘new art gallery’. 

The acoustic assessment doesn’t consider the noise and vibration effects, including from increased heavy vehicles during construction, on the 240 Victoria Street apartments. 

Concerned that use of heavy vibration rollers and piling highlighted in geotechnical assessment has not been considered in acoustic assessment.  

Concerned at pre and post development stormwater calculations within the civil services report, noting no mitigation for the 2‐year storm event. Considers the sizing of the 10‐year storm 

Oppose  Yes 

 

 

 

event for the orifice does not ensure it will be big enough. 

Considers the water supply analysis is cursory and not in accordance with HCC model. 

Requests drawings are amended to correctly reflect environment and redevelopment of the area. 

Request the promenade’s height and distance to 240 Victoria Street apartments is amended. 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

Requests a condition survey of 240 Victoria Street apartments prior to construction so damage caused by construction can be identified, and liabilities/remedy commitments are established. 

15  Vanessa Williams Hamilton Central Business Association 

  The proposal aligns with the HCBA’s focus on growing activities, events and experiences within the CBD to increase foot traffic for local businesses and revitalise the CBD. 

Supports the proposal given the various benefits for the region. 

Support  Yes 

16  Brian  James Squair 

156 Beerescourt Road, Hamilton 

Supports the proposal and cites research around how civic anchors such as theatres provide a wide range of positive social, economic and cultural effects. 

Support   No 

17  Rawiri Bidios Te  Haa  O  Te Whenua  o Kirikiriroa (THAWK) 

Po  Box 13054, Hamilton 

Supports the proposal subject to the completion of the agreed upon consultation plan to provide for the cultural safety of the proposal during construction. 

Proposal is supported but THAWK reserves the right to withdraw support should the cultural safety plan not be implemented as agreed. 

Support  Yes 

18  Arikinui Paretope  ARA Linda  Te Namu Smith Te  Hauauru Rohe Wakaminenga of  the Confederation of  United Tribes 

PO  Box 27096, Hamilton 

Failure to consult or get consent (section 4 of the Local Government Act 2002) 

Desecration of an Urupa is a breach of tikanga, native customary title and treaty rights 

Waikato‐Tainui and THaWK does not represent them 

Oppose  Yes 

19  Nicola Hamon  12  Gavin Heights, Hamilton 

Submitters to HCC’s 10‐year plan rejected the commitment to give $25 million to the proposal, and it will increase city debt. 

The removal of an A ranked heritage building sets a precedent for the removal of others. 

The hotel and its historic garden should be afforded full protection given it is one of only two historic hotels in the city. 

Removal of the significant trees is opposed as the current system does not protect them. 

Requests a Heritage Landscape Architect assesses the historic garden/trees. 

Oppose   No 

20   

Orlando Robbins 

171A Victoria Street, Hamilton 

Generally neutral to the proposal as a whole 

Opposes the red oxide/brown colour scheme as considers it depressing.  

Requests the finish be re‐designed to bring it into the 21st century. 

Oppose  / Neutral 

No 

 

 

 

21  C Murray Earl  240 Victoria Street, Hamilton 

Opposes the whole proposal on the basis that it is contrary to Council and Regional Council strategies and policies. 

Considers will cause adverse environmental effects that cannot be adequately managed. 

The proposal does not promote the purpose and principles of the RMA. 

Oppose  Yes 

22  C  Murray  Earl and  Lynden Ann Earl 

1  Rostrevor Street, Hamilton 

Opposes the whole proposal on the basis that it is contrary to Council and Regional Council strategies and policies. 

Considers will cause adverse environmental effects that cannot be adequately managed. 

The proposal does not promote the purpose and principles of the RMA. 

Oppose  Yes 

23  Alicia Todd Fire  and Emergency New Zealand 

PO  Box 3942, Wellington 

FENZ recognize the importance of the proposal in terms of supporting the revitalisation of the CBD and providing for the cultural and social aspirations of the city. 

The risk of fire represents a potential adverse effect of low probability but high impact. 

The proposal therefore needs to consider the operational requirements of FENZ to adequately provide for firefighting emergency response activities on site. 

FENZ notes that the applicant assumes the required water supply demand for firefighting will be available and assumes a sprinkler system will be provided throughout. 

FENZ notes there is a risk of conflict between patrons exiting the theatre foyer in the event of an emergency against firefighters entering at the same location, and that the existing hydrants within Victoria Street and Sapper Moore‐Jones Place are poorly located. 

FENZ recommend that careful consideration is given to an evacuation procedure. 

FENZ seeks a condition of consent requiring water supply and access be provided in accordance with SNZ PAS 4509:2008. 

Neutral  Yes 

24  Carl  Peter  de Leeuw 

238a Victoria Street, Hamilton 

Concerned constraints highlighted in pre‐application meeting haven’t been addressed. 

Notes inconsistencies between application form, certificates of title, the public notice and reports supporting the proposal in terms of inclusion of Embassy Park. 

Acoustic assessment hasn’t considered effects on 238 and 240 Victoria Street instead showing a ‘new art gallery’. Concerns over appropriateness of noise survey. 

Oppose the redevelopment of Embassy Park turning it into a ‘front door’ to the theatre. 

The elevated boardwalk has no sense of connection with the river. Considers works in Embassy Park will remove existing connections to river and is an adverse effect not positive. 

Considers the proposal will deliver increased noise to the surrounding area, damage to an archaeological site, loss of privacy to residents, damage to habitat (roost trees in Embassy Park for ruru and tui), regular heavy vehicle truck movements and loss of links to the river compared to existing uses. 

Oppose  Yes 

 

 

 

Proposal will turn Sapper Moore‐Jones Place into a service lane with access restrictions. 

Oppose temporary closures of Victoria Street for large events as will restrict their access. 

No consideration in the design on the residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street, with a ‘proposed park’ is shown on the Precinct Plan. 

No details on noise, privacy and safety risks that will be generated on residential dwellings. 

Concerned at the lack of detail on Embassy Park, such as retaining effect/surcharge on 240 Victoria Street, drainage/discharge measures, protection from falling, privacy. 

Concerned at the loss of footpath on Sapper Moore‐Jones Place and reduction on pedestrian‐orientated area. Unsure on what pedestrian protection measures are proposed. 

Concerned at the arboricultural response provided (in draft), such as no justification for large variances between HCC scores and revised one, no response on heat radiation, discrepancy on what significant trees are proposed to be removed. 

Proposal reduces the ability to provide more residential opportunities within the CBD. 

No justification for the boundary encroachment into the embankment, with the screen structure encroaching into the vista of 238 and 240 Victoria Street which may expect unfettered vistas when abutting the riverbank. 

Concerned the illuminated screen will affect day and night cycle for birds and wildlife. 

The design of the proposal is inconsistent with the Riverfront Development Design Guides. 

Concerned at Developed Design Report seeking to ‘encourage 24‐hour activity’ which is not in keeping with the adjoining residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street. 

Concerned that while the plans show the Upper River Promenade running in front of the residential dwellings, it will not connect appropriately due to contours and contradict the District Plan’s intentions around access to the river through Embassy Park. 

Concerned at the lack of detail on Embassy Park (earthworks etc.), yet it shows redeveloped plaza at RL39500 which is above 238 and 240 Victoria Street, with no details on structural impact or detail of mitigation around light, privacy, noise. 

Acoustic assessment hasn’t considered effects on nearest residential dwellings and submitter considers there are more than 100 residents within 200m. Notes diagram in acoustic assessment shows 238 and 240 Victoria Street as ‘new art gallery’. 

Concerns over appropriateness of noise survey. 

Despite referring to the German standard, the acoustic assessment doesn’t detail how effects will be eliminated during process and there needs to be an assessment (and pre‐construction survey) into the construction and operational vibration impacts on the 238 and 240 Victoria Street apartments. 

 

 

 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

Concerned that use of heavy vibration rollers and piling highlighted in geotechnical assessment has not been considered in acoustic assessment.  

Requests drawings are amended to correctly reflect environment and redevelopment of the area and reflects the entire development (e.g. Embassy Park). 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

Requests a condition survey of 238 and 240 Victoria Street apartments prior to construction so damage caused by construction can be identified. 

Requests that closest residents are considered within the proposed Construction Noise and Vibration Management Plan. 

Requests defined working hours during construction which consider adjacent residents. 

Requests condition requiring double‐glazing of 238 and 240 Victoria Street apartments. 

25  Pieternella Frederika  de Leeuw 

Apartment 5  ‐  240 Victoria Street, Hamilton 

Concerned constraints highlighted in pre‐application meeting haven’t been addressed. 

Notes inconsistencies between application form, certificates of title, the public notice and reports supporting the proposal in terms of inclusion of Embassy Park. 

Acoustic assessment hasn’t considered effects on 238 and 240 Victoria Street instead showing a ‘new art gallery’. Concerns over appropriateness of noise survey. 

Oppose the redevelopment of Embassy Park turning it into a ‘front door’ to the theatre. 

The elevated boardwalk has no sense of connection with the river. Considers works in Embassy Park will remove existing connections to river and is an adverse effect not positive. 

Concerned that while the plans show the Upper River Promenade running in front of the residential dwellings, it will not connect appropriately due to contours and contradict the District Plan’s intentions around access to the river through Embassy Park. 

Concerned design of promenade will see it at the same level as lower living and bedrooms of 240 Victoria Street apartments; resulting in unacceptable safety, privacy and security issues that contradicts District Plan policy and CPTED principles. 

Considers the proposal will deliver increased noise to the surrounding area, damage to an archaeological site, loss of privacy to residents, damage to habitat (roost trees in Embassy Park for ruru and tui), regular heavy vehicle truck movements and loss of links to the river compared to existing uses. 

Proposal will turn Sapper Moore‐Jones Place into a service lane with access restrictions. 

Oppose temporary closures of Victoria Street for large events as will restrict their access. 

Oppose  Yes 

 

 

 

No consideration in the design on the residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street, with a ‘proposed park’ is shown on the Precinct Plan. 

No details on noise, privacy and safety risks that will be generated on residential dwellings. 

Concerned at the lack of detail on Embassy Park, such as retaining effect/surcharge on 240 Victoria Street, drainage/discharge measures, protection from falling, privacy. 

Concerned at the loss of footpath on Sapper Moore‐Jones Place and reduction on pedestrian‐orientated area. Unsure on what pedestrian protection measures are proposed. 

Concerned at the arboricultural response provided (in draft), such as no justification for large variances between HCC scores and revised one, no response on heat radiation, discrepancy on what significant trees are proposed to be removed. 

Proposal reduces the ability to provide more residential opportunities within the CBD. 

No justification for the boundary encroachment into the embankment, with the screen structure encroaching into the vista of 238 and 240 Victoria Street which may expect unfettered vistas when abutting the riverbank. 

Concerned the illuminated screen will affect day and night cycle for birds and wildlife. 

The design of the proposal is inconsistent with the Riverfront Development Design Guides. 

Concerned at Developed Design Report seeking to ‘encourage 24‐hour activity’ which is not in keeping with the adjoining residential dwellings at 238 and 240 Victoria Street. 

Concerned that while the plans show the Upper River Promenade running in front of the residential dwellings, it will not connect appropriately due to contours and contradict the District Plan’s intentions around access to the river through Embassy Park. 

Concerned at the lack of detail on Embassy Park (earthworks etc.), yet it shows redeveloped plaza at RL39500 which is above 238 and 240 Victoria Street, with no details on structural impact or detail of mitigation around light, privacy, noise. 

Acoustic assessment hasn’t considered effects on nearest residential dwellings and submitter considers there are more than 100 residents within 200m. Notes diagram in acoustic assessment shows 238 and 240 Victoria Street as ‘new art gallery’. 

Concerns over appropriateness of noise survey. 

Despite referring to the German standard, the acoustic assessment doesn’t detail how effects will be eliminated during process and there needs to be an assessment (and pre‐construction survey) into the construction and operational vibration impacts on the 238 and 240 Victoria Street apartments. 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

 

 

 

Concerned that use of heavy vibration rollers and piling highlighted in geotechnical assessment has not been considered in acoustic assessment.  

Requests drawings are amended to correctly reflect environment and redevelopment of the area and reflects the entire development (e.g. Embassy Park). 

Requests a new acoustic and vibration assessment is prepared that considers all affected. 

Request the promenade’s height and distance to 240 Victoria Street apartments is amended. 

Requests a condition survey of 238 and 240 Victoria Street apartments prior to construction so damage caused by construction can be identified. 

Requests that closest residents are considered within the proposed Construction Noise and Vibration Management Plan. 

Requests defined working hours during construction which consider adjacent residents. 

Requests condition requiring double‐glazing of 238 and 240 Victoria Street apartments. 

26  Victoria Property Developments Ltd 

c/o  –  PO Box  17, Hamilton 

Supports all parts of the proposal given the significant benefits the facility will enable. 

Considers it is something to be proud of and will enable events not previously available. 

Support  No 

27  Carolyn McAlley Heritage  New Zealand Pouhere Taonga 

PO  Box 13339, Tauranga 

HNZPT is supportive of the proposal in principle given the potential rejuvenation of the CBD. 

Proposal will have adverse effects on historic heritage, being built heritage, archaeology and significant trees. Does not consider these matters have been adequately addressed. 

Inadequate information on the specific sequence and nature of the works limits the ability to determine whether the proposed mitigation will sufficiently mitigate the adverse effects. 

The site is rich in historic heritage.  While several additions/modifications have been undertaken over the years, the buildings still contain several important and/or original features as identified in the Salmon Reed report. 

HNZPT note the HNZPT Category 2 listing, the District Plan’s Category A scheduling, the Group 2 archaeological scheduling and the 5x significant tree scheduling. 

The archaeological assessment is insufficient in terms of detail, with the effects of the proposed works unclear and an accidental discovery protocol not appropriate. 

Concerned at the lack of detail which makes it difficult to determine if the proposed mitigation could be commensurate to the adverse effects on built heritage. 

Request greater level of detail on new hotel to ensure demolition of other heritage buildings can be considered mitigated an ensure historic hotel doesn’t face uncertain future. 

Request greater detail on works staging as it appears the construction of the hotel will be occurring after the theatre and no details on the stabilization of the hotel is provided. 

Request that the street‐facing frontages are ‘faithfully’ reinstated. 

Oppose  Yes 

 

 

 

Request a greater recess between the hotel and the extension to the north along Victoria Street to allow more ‘breathing space’, particularly at parapet level. 

Request the three‐dimensional integrity of the heritage fabric is retained, as it is important that the rear elevations are not blown out at the back. No details are currently provided. 

Request they are involved in the design/details of any required seismic works on the hotel. 

Request that a suitable and meaningful location needs to be found for the wooden stairs and the associated leaded glass windows given the exceptional heritage value. 

Request the remaining features of the Queen’s Suite are reinstated within the hotel. 

Requests that a programme of interpretation (in addition to recording prior to demolition) needs to be incorporated into the design that reflects the rich history of the site. 

Requests that an ‘envelope’ is developed for any signage proposed on the canopy as not detail is currently provided. 

Request certainty from suitably qualified experts that every endeavor will be made to ensure the long‐term health and longevity of the remaining significant trees. 

Request that an advice note is included advising of the need for an archaeological authority. 

28  Taroi Rawiri Te Whakakitenga o  Waikato Incorporated (Waikato‐Tainui) 

Po Box 848, Hamilton 

Confirms Waikato‐Tainui have a working relationship with the applicant and others associated with the proposal. 

Requests that Waikato‐Tainui are consulted on the naming of the theatre and suggests the name reflects Hamilton, and tāngata whenua’s relationship with the river/historic heritage. 

Waikato‐Tainui have reviewed the assessment of Maori values prepared by THaWK. 

Waikato‐Tainui acknowledges the commitment to ongoing engagement with tāngata whenua, and looks forward to continuing this throughout the development  

Waikato‐Tainui concurs with the recommendations in the assessment of Maori values, including expectation that protocols will be followed to notify the tāngata whenua working group (THaWK and Waikato‐Tainui) of any discovery of artefacts or human remains. 

Requests that Waikato‐Tainui are notified and contribute to all management plans proposed in the development. 

Requests that all management plans be assessed against the Vision and Strategy and Tai Timu, Tai Pari, Tai Ao (Waikato‐Tainui) Environmental Plan and such assessment be relayed to Waikato‐Tainui for discussion. 

Support  No