IN BREVE

Soluzione info-bit in dettaglio

RINGL'Add-Onnasce per rispondere velocemente alleesigenze delle aziende italiane ed èorientato all'ambito amministrativo econtabile.

È un Add-On sviluppato tramite SDK(UI/DI) in ambiente .NET e architetturaLayered a tre livelli.

per SAP Business One

GLI

PER LE PMI

ITALIANE

STRUMENTI

Automazione delle

stampe fiscali con

Crystal Report

Archiviazione dei

Documenti

Funzioni di

Controllo

STAMPE FISCALI

CON CRYSTAL REPORT

STAMPE FISCALI

CON CRYSTAL REPORT

Definizione iniziale dei registri IVA necessariall'azienda. La stampa periodica degli stessi èsemplice, guidata ed evita errori di selezione.

Gestione automatica della numerazionepagine.

Riepilogo per codici IVA che viene stampato incoda alla stampa dei registri con i totali parzialie totali.

Possibilità di suddividere nella stampaLiquidazione IVA i codici INTRA dalleAutofatture e/o Reverse Charge.

Gestione automatica del PLAFOND.

Stampa riepilogo annuale del PLAFOND.

La liquidazione IVA contiene anche il riepilogoper codice IVA che è necessario per le aziendecon più di un sezionale per acquisti e/ovendite.

Liquidazione Mensile e Annuale.

gli strumenti per le pmi italiane - ring - 2

Le informazioni sulle modalità delpagamento verranno poi stampate earchiviate.

GESTIONE PLAFOND

GESTIONE DEI DA FATTURA IN ENTRATAMODELLI DOCUMENTO

Stampe in PDF

Le stampe vengono generate in formato PDF.Al termine dell'elaborazione di ogni singolastampa, viene aperto Acrobat Reader (che èun prerequisito richiesto), esso vieneutilizzato sia come anteprima che come puntodi partenza per stampare, archiviare, inviareper eMail, etc.

AUTORIZZAZIONI BP PER UTENTE

STAMPE FISCALI

CON CRYSTAL REPORT

3 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

Dalla Tabella 'Gruppo Imposte', Identificare i codici IVA legati al PLAFOND eselezionare nell'apposita colonna 'Y’

Al termine della liquidazione IVA mensile viene stampatoautomaticamente anche il PLAFOND.

GESTIONE PLAFONDGESTIONE PLAFOND

GESTIONE DEI DA FATTURA IN ENTRATAMODELLI DOCUMENTOGESTIONE DEI DA FATTURA IN ENTRATAMODELLI DOCUMENTO

Questa funzionalità permette di selezionareun modello di documento esistenteassociato al BP direttamente da Fattura inentrata. Questo facilità l'inserimento dellefatture in entrata che sono ripetitive nell'arcodei mesi.

Dopo avere scelto il BP in 'Fattura daFornitore' compariranno se presenti l'elencodei modelli disponibili per il BP selezionato.

AUTORIZZAZIONI BP PER UTENTEAUTORIZZAZIONI BP PER UTENTE

Le autorizzazioni BP per utente consentonodi limitare agli utenti di SAP l'accesso adeterminati Business Partners.

Tale limitazione entra in gioco ogni volta chein SAP viene caricato un BP che per l'utenteloggato non è tra quelli consentiti e riguardanon solo l'anagrafica ma qualsiasi altrodocumento, elenco o report (oppor-tunamente configurati) che interessa un BP.

Le restrizioni sono attive in tutto l'ambienteSAP-B1, dalle form di gestione dei BP,nell'help dei BP, durante l'inserimento dei varidocumenti e nei vari report, sia a video che instampa.

Le Restrizioni sono inoltre attive nell'help BP enei report.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTIARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

gli strumenti per le pmi italiane - ring - 4

Estrazione allegati dai report

E' possibile estrarre i documenti scansionatiutilizzando i report standard di SAP, adesempio l'analisi acquisti per fornitore etrasformare tutti gli allegati in un UNICODOCUMENTO PDF.

Estrazione allegati dal report Registri IVA

Questa funzionalità di estrazione permette diottenere facilmente un unico file PDFcontenente tutti gli originali dei documentiche hanno per esempio un determinatocodice Iva e ricevuti in un determinatoperiodo, oppure tutti i documenti di una certas e r i e o p p u r e a p p a r t e n e n t i a d u n adeterminata transazione (fatture cliente,fornitore, depositi etc.)

Estrazione allegati dai Mastrini Contabili

Come per la query sui registri IVA, anche per imastrini contabili è possibile ottenere ununico file Pdf.

CONTROLLI AGGIUNTIVI

Scansione e Archiviazione dei documentidurante la loro registrazione. (Entrata Merci,Fatture in entrata, Note di credito acquisti,Fatture anticipo fornitore, Fatture in uscita,Nota di credito vendite, Prima nota). Ad ognidocumento è possibile associare uno o piùallegati. L'allegato è ottenuto tramitescansione ed è formato da una o più pagine,l ' o p e r a z i o n e d i s c a n s i o n e è g e s t i t ainteramente dall'Add-On RING.

Ogni documento può avere un Attributo.

Estrazione allegati dai report (analisi acquisti,registri IVA).

Per ogni documento tramite il Tasto destro delm o u s e s i a c c e d e a l l e f u n z i o n a l i t à d iArchiviazione.

Durante la scansione di un nuovo allegato èpossibile inserire una descrizione e associareun attributo.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

5 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

Blocca registrazioni di fatture in entratacon riferimento doppio per lo stessofornitore

Consenti solo documenti di acquisto condata di registrazione nell'intervallo

Consenti solo documenti di vendita condata di registrazione nell'intervallo

B l o c c a i d o c u m e n t i c o n d a t a d iregistrazione superiore ad oggi più xgiorni

Controllo sui codici IVA validi in base allaserie di numerazione dei Documenti

Blocca le registrazioni di prima nota conserie appartenenti ad un determinatogruppo

Viene controllato il campo Nr. fattura delf o r n i t o r e p e r i l p e r i o d o c o n t a b i l e d iriferimento, se viene trovato un documentocon lo stesso numero ne viene impeditol'inserimento. Il controllo standard di SAP èsolo un warning e non fa differenza tra piùperiodi contabili diversi.

Le fatture in entrata potranno avere una datadi registrazione compresa nel Range Indicato.Il cambio di periodo viene autorizzato dallaresponsabile dell'ufficio amministrazione chesarà l'unica ad avere accesso alla funzione diparametrizzazione in Ring. Questo viene resop o s s i b i l e t r a m i t e l e a u t o r i z z a z i o n isupplementari o aggiuntive.

Le fatture in uscita potranno avere una data diregistrazione compresa nel Range Indicato. Ilcambio di periodo viene autorizzato dallaresponsabile dell'ufficio amministrazione chesarà l'unica ad avere accesso alla funzione diparametrizzazione in Ring. Questo viene resop o s s i b i l e t r a m i t e l e a u t o r i z z a z i o n isupplementari o aggiuntive.

Blocca i documenti la cui data di registrazionesupera dei giorni indicati dalla data odierna. Idocumenti attualmente gestiti sono: Primanota, pagamenti in ingresso e in uscita.

In parametrizzazione documenti occorrea b i l i t a r e i l f l a g ' C o n s e n t i r e d a t a d iregistrazione futura'. Questo controlloimplementa la funzionalità standard di SAPche permette di inserire documenti con datafutura, ma ne limita il range.

Questo controllo permette di evitare l'erratoutilizzo dei codici IVA in Documenti che hannodeterminate 'Serie di Numerazione’.

Se alzato impedisce che per errore venganocreate delle prime note con il progressivo dellefatture di Vendita o Acquisto. Impostare laserie dei progressivi al gruppo che si desiderabloccare. Il Flag deve rimanere di defaultalzato.

CONTROLLI AGGIUNTIVICONTROLLI AGGIUNTIVI

Tutti i controlli sono inseriti nella stored procedure 'Transaction Notification',questo permette di averli sempre attivi anche nel caso in cui l'Add-On siaspento.

Il controllo avviene per singola serie e impedisce di creare documenti(fatture/Note di credito) con data antecedente all'ultima inserita.

Controllo sui CODICI IVA validi in base alla serie di numerazione deiDocumenti

Questo controllo permette di evitare l'errato utilizzo dei codici IVA inDocumenti (Fatture di acquisto / vendita / note di credito) che hannodeterminate 'Serie di Numerazione'.

Le serie di numerazione in SAP definiscono i vari 'Registri IVA Acquisti eVendite', la normativa Italiana impone delle regole che possono variare in baseal registro iva. Queste regole in SAP sono però governate dalla tabella deicodici Iva, appare quindi evidente che viene lasciata alla buona operativitàdell'utente l'associazione tra una serie e i relativi codici Iva che permettono ilcorretto comportamento.

Selezionare i codici IVA chesaranno Bloccati per la serie didocumenti selezionata.

GESTIONE CONAIGESTIONE CONAI

gli strumenti per le pmi italiane - ring - 6

FATTURE DI ACQUISTO E DI

VENDITA IN BOZZA

Gestione CONAI e preparazione reportper la dichiarazione periodica (Modulo6.2 import)

Identificazione delle fatture di acquistoCONAI

Gli acquisti Intracomunitari di materialerichiedono da parte dell'acquirente lacompilazione Trimestrale di un report conl'elenco delle Fatture di acquisto del periodoper permettere il calcolo del valore CONAI daVersare.

Dal Report Acquisti è possibile attivare i FiltriAggiuntivi' per visualizzare solo le Fatture conl'attributo CONAI.

PAGAMENTI IN USCITAMASSIVIPAGAMENTI IN USCITAMASSIVI

Tramite questa funzione è possibile generarein modo massivo i Pagamenti in Uscita con lapossibilità di selezionare la singola scadenza,indicando eventualmente l'importo se minoredi quello in scadenza.

Posso selezionare il conto della banca con cuipagare le scadenze selezionate.

Confermando la registrazione dei pagamentiverranno creati in automatico i Pagamenti inU s c i t a c o m e s e f o s s e r o g e n e r a t imanualmente.

AUTORIZZAZIONI UTENTE

GESTIONE CONAI

7 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

La Form è identica a quella della fattura inentrata, solo che compare il button 'CreaBozza' al posto del button 'Aggiungere'.

E ' p o s s i b i l e u t i l i z z a r e l a f u n z i o n e d iArchiviazione del documento anche per leFatture in Bozza.

I PDF verranno poi trasformati in definitividurante il passaggio massivo da Bozze adocumento definitivo.

Durante il passaggio da Provvisorio aDefinitivo, sul PDF originale vengonoriportati i riferimenti al Protocollo / DataRegistrazione / Conto.

FATTURE DI ACQUISTO E DI

VENDITA IN BOZZA

FATTURE DI ACQUISTO E DI

VENDITA IN BOZZA

Questa funzionalità permette la registrazione 'completa' di una fattura diacquisto o di vendita senza però confermarla in modo definitivo. Questopermette di effettuare la modifica e/o eliminazione di un documento anchedopo la sua registrazione, fino a quando cioè non viene trasformato indefinitivo.

PAGAMENTI IN USCITAMASSIVI

Trasformazione Massiva Bozze

Dopo avere chiuso il mese è possibile Trasformarele bozze documento in documenti definitivi.

AUTORIZZAZIONI UTENTEAUTORIZZAZIONI UTENTE

Con l'Add-On Ring vengono introdottenuove autorizzazioni utente che permettodi essere più granulari nel permetterel'utilizzo di determinate funzionalità.

gli strumenti per le pmi italiane - ring - 8

DISPLAY MASTRINI CON

PRIMA NOTA IN BOZZA

DISPLAY MASTRINI CON

PRIMA NOTA IN BOZZA

Il Display Mastrini legge i filtri impostati nellaform di consultazione dei mastrini standard diSAP.

Si attiva con il tasto destro del mouse.

La videata che compare ha una colonna chepermette di sapere se la riga ha origine da unaprima nota provvisoria oppure definitiva.

Questa funzionalità permette di visualizzare il mastrino di un contoincludendo le eventuali prime note in Bozza.

PROCESSO DI CONTROLLO DELLE

FATTURE IN ENTRATA

PROCESSO DI CONTROLLO DELLE

FATTURE IN ENTRATA

Controllo Fatture

Autorizzazione

Ogni fattura in entrata ha un ufficio diriferimento interno all'azienda, di solito è illuogo da cui è partito l'ordine di acquisto,questo processo permette ai vari responsabilidi verificare che la fattura fornitore rispetti gliaccordi inizialmente definiti, sia in termine diprodotto che di prezzo.

Q u e s t o v e r r à o p e r a t i v a m e n t e f a t t o'AUTORIZZANDO' il pagamento della fatturache nei casi in cui non vi sia corrispondenzacon un Ordine di Acquisto verrà creata con ilFlag di Pagamento BLOCCATO.

Tramite questo processo si intende rendere possibile il controllo el'autorizzazione al pagamento delle fatture in ingresso.

Per conservare un marginedi competitività è necessario

snellire i processi ...

Con avrai lacapacità di utilizzare al

100% SAP Business Onecon strumenti ad hoc per

la gestione contabile eamministrativa Italiana

RING

9 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

DISPLAY MASTRINI CON

PRIMA NOTA IN BOZZA

PROCESSO DI CONTROLLO DELLE

FATTURE IN ENTRATA

Mastrini Contabili per partita

Permette di ottenere una stampaassociando le fatture con i pagamenti egli incassi.

Aggiunta colonna descrizione IVA e descrizione COGE

Per le Fatture in entrata di tipo servizio è stata aggiunta una colonna cherappresenta la descrizione del Conto COGE selezionato.

UTIL

ITY

... Riepilogo

Stampe fiscali con Crystal Report e gestione plafond

Archiviazione documenti e gestione attributi degliallegati

:

Invio documenti:

Controlli aggiuntivi ai processi

Gestione dei modelli documento da fattura in entrata

Gestione autorizzazioni BP per utente

Gestione CONAI e preparazione del report per ladichiarazione periodica (modulo import)

Pagamenti massivi in uscita

Oneri bancari per pagamenti in entrata

Fatture di acquisto e vendita in bozza

Controllo fatture Processo di controllo delle fatture inentrata

invio automatico di documenti viaeMail ai BP con creazione di una nuova attività sul BP ascopo statistico/log

IN BREVEIN BREVE

Via del Fabricone, 17/G - 24060 Gorlago BergamoTelefono (+39) 035 4251142 - Fax (+39) 035 953415

Email - Websap@info-bit.com www.info-bit.com

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