important dates: what’s new?...date of 02/01/2020 and later. weekly account entries (wae) can be...
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February 13, 2020 Your Monthly Information Source for UFS Français Canada
Important Dates: What’s New?
Saturday, February 29 *ONE-DAY Inventory Window
Saturday, February 29 *Month-end for FY20, Period 6 Monday, March 2 *February month-end final transmission due 11:45 pm ET (BD+1)
See MCC February Highlights for
PD 6 Close schedule.
UFS Application Updates Tuesday, February 18. There is
no outage required for this update.
February release will include the following:
Resource button on UFS Launch Page will link to the UFS Support Center page on Sodexo_Net.
Other Articles in this Edition:
• All Units submitting Inventory balances for February 2020 (P6-
FY20):
• REMINDER! UFS Limits Inventory Module Transmission
ONCE Per Week
• REMINDER: Web UFS Annual Security Access Audit for FY 20
for SCHOOLS SERVICES AND CANADA UFS User Access
• UFS Help Desk User Tips: REMEMBER!! The Service Desk
Launched the New Virtual Help Desk!
• Campus and Schools Units Only: Effective 02/01/2020 Activity
Date - SodexoMyWay eCommerce is Automatically
Transmitted
• The AP Payment Request Portal is Live: New process for
submitting Office and Corporate Transmittals to Accounts
Payable
• New Portal for Adding, Changing, Ending or Viewing Unit
Electronic Supplier Setup Information
• February UFS Deadlines and Financial Close Schedule
All Units Submitting Inventory balances for February 2020 (P6-FY20):
Per Policy, ALL Units must take their inventory on the last day of the Fiscal Period (Saturday, February
29 or your last business day of the period).
Please refer to AF Topic, AF 832-01, “Inventory Control”, located on Sodexo Net, for more details on
this process. You may also refer to the training video on Sodexo Net (please search on “Monthly
Inventory” to find links to the training video & FAQ page).
REMINDER! UFS Limits Inventory Module Transmission to ONCE
Per Week
GOOD NEWS! Inventory will now be reflected in E-Vision next day if the data
has been transmitted prior to 7:30 pm ET. In order to identify and capture final
inventory numbers for posting to downstream systems timelier, we must limit
the number of UFS inventory transmissions.
UFS limits Inventory module transmission to ONCE per week, by node ID, regardless of type of
inventory reported. ALL UNITS / cost centers reporting inventory within the SAME NODE ID must be
final prior to transmission of the Inventory module for any unit.
If you are at a site that has shared transmission responsibilities, please remember transmission
of the inventory module should not be performed until all inventory records for all units have been
finalized. Once inventory has been transmitted, inventory records cannot be edited until a new week
setup has been performed.
What if I Transmitted Before Inventory Was Finalized?
• Non-close Inventory errors transmitted can be corrected by user, after opening the next
financial reporting week in UFS
• CLOSE-week corrections to transmitted inventory must be requested by contacting
[email protected] through BD+2
What Else do I Need to Know?
• All types of inventory apply, By Account, By Item and Commodity Inventory.
• On the transmit page, if you have used “select all” and all inventory records have not been
updated, DESELECT the Inventory from transmit page prior to transmitting.
What is NOT Changing?
• There are no changes to your current Inventory counting procedures and schedules
• All UFS transmissions will continue to go through various validations prior to posting in SAP. If
the transmission fails validation, it will not appear in E=Vision until the issue is resolved and
posts to SAP
REMINDER: Web UFS Annual Security Access Audit for FY 20 for SCHOOLS SERVICES
AND CANADA UFS User Access
The UFS Team is working with the Access Management Team to recertify roles and privileges for Web
UFS Security Access Groups as part of the FY 20 Access Audit. The Reports-To Managers for School
Services and Canada versions of UFS have received a Smartsheet Update Request Form with
instructions to provide details based on access needs.
ACTION REQUIRED: Please respond to the request as instructed. School Services response
deadline is February 17. Canada unit response deadline is February 25.
This audit is a mandatory process. If you are one of the selected managers, please respond promptly
using the Smartsheet Update Request Form (see sample screenshot below). If you have any
questions regarding the audit process or request you have received, please contact Jill Helms at
UFS Service Desk User Tips
Are you a do-it-yourselfer?
✓ Do you have questions and want to find a quick answer without picking up the phone?
✓ Do you want to log your own incident ticket to receive a call back from the Service Desk?
✓ Do you want to just chat with a Service Desk Analyst?
Then we have the resource for you!
That’s right, you can now access the new Virtual Help Desk 24/7.
✓ Go to the North American Portal page and click on the Virtual Help Desk link, then click on the
Virtual Help Desk button and log-in.
✓ Complete the first-time registration.
✓ You will then be able to search our Knowledge Library, log a Support Incident Ticket or start a
Chat with a Help Desk Analyst.
• The Virtual Help Desk is available 24/7, 365 days a year.
• Chat is currently available Mon-Fri 9am - 4pm ET.
We invite you to visit the Virtual Help Desk and look at the new options and resources available to you!
Questions related to UFS?
• For UFS technical support: Call the UFS Service Desk at 1-888-667-9111, opt. 1, opt 2, opt 1
or email [email protected]. UFS Service Desk hours are posted on the
UFS Launch Site.
• For general UFS questions: email the UFS Administrator
UFS Touchpoints
Campus and Schools Units Only: Effective 02/01/2020 Activity Date - SodexoMyWay
eCommerce is Automatically Transmitted
All SodexoMyWay (SMW) eCommerce orders and payments will be post automatically, starting with
activity date 02/01/2020. UFS cash entry of SMW transactions will no longer be required with an activity
date of 02/01/2020 and later. Weekly Account Entries (WAE) can be used to reflect SMW activity on the
UFS WOR.
Below are some tips on handling SodexoMyWay activity for 02/01/2020 and after:
SodexoMyWay (SMW) activity with an Activity Date of 02/01/2020 and After:
1. Any SMW activity for activity dates of 02/01/2020 and after must not be entered in UFS as this
will cause the activity to be duplicated. Weekly entries can be used to reflect SMW activity on
the UFS WOR.
2. The SMW orders must be reviewed daily.
• Items must be marked as fulfilled when the item is delivered to or picked up by the
customer.
• If the item is not marked as fulfilled the activity will stay in deferred status and the
revenue will not post until the item is marked as fulfilled in SMW. This step must be
completed for all non-meal plan related items each day.
3. All SMW orders will be pulled at 7:00 pm est. each day and will be automatically posted. The
eCommerce retail sales activity will be available for review the next morning in DFAV /
E=Vision.
For more information please visit the Revenue Accounting page on SodexoNet.
The AP Payment Request Portal is Live The new process for submitting Office and Corporate Transmittals to Accounts Payable is here!
Important: This is not replacing UFS or The Market Connection (TMC). If you currently use UFS and/or TMC to process invoices for payment, please continue to do so with no change to your process.
How to access:
• Log-in to MySodexo then select the Enterprise Portal Application - AP Payment Request Portal.
This portal is available to Sodexo Employees with a Sodexo email address.
• On the splash page download the user guide for instructions and helpful information for
submitting a payment request.
• Continue past the splash page and select Request from the menu bar. You’re ready to get
started!
Benefits of this Change:
• Quicker Turnaround Time - The AP Payment Request portal has some added features to allow for quicker turnaround time. Drop down lists for vendors, cost centers, and GL accounts have been added along with data validations to minimize errors. Also, vendor addresses will be returned upon vendor selection to improve the accuracy of vendor usage. These improvements will simplify entry for the user and speed up processing time for Accounts Payable.
• Real-time status updates - At any time you will be able to check the status of your
request. This portal has built-in workflow, so you will know who has the action to
review/approve the invoice prior to it being submitted for payment. It also has an audit trail so
you will have visibility to actions taken and any changes made by Accounts Payable.
• Access to request details and supporting documents - Request details and supporting
documents (e.g. invoice copies) will be stored in the portal so you will be able to access this
information after payment requests have been submitted.
Office and Corporate Transmittal Cut-off Date:
• Accounts Payable will support payment requests submitted via the new AP Payment Request Portal and the Office and Corporate Transmittal Excel forms through Friday, February 14, 2020. After that date, the Office and Corporate Transmittal forms will no longer be accepted, nor will the Office and Corporate Transmittal mailboxes be monitored by Accounts Payable. All payment requests must be submitted via the AP Payment Request Portal.
This is another step in our journey of continuous improvement. Accounts Payable is excited about the benefits this change will bring to all involved and looking forward to partnering with you to maximize these benefits. Questions? Please contact the Accounts Payable Department at the Buffalo Financial Service Center:
o Call 1-800-828-7762, option 1, option 2
o Send an e-mail to: [email protected]
New Portal for Adding, Changing, Ending or Viewing Unit Electronic Supplier Setup Information A new Supplier / Customer Number Request portal is now available to replace the current Excel-based Supplier Information form. The new portal will reside under the MySodexo Enterprise Portal Applications area. A few of the benefits the portal will provide unit managers are:
• Visibility to a report that lists current unit electronic supplier setup information, including customer numbers, ship-to addresses and order cutoff and delivery schedules.
• Ability to submit requests to add, end date or change a supplier customer number, pay type code, ship-to address or order cutoff and delivery schedule
• Better tracking of current and previous requests submitted through the portal
• Improved process efficiencies due to smart data validations tailored to each request type Request types will include Add Supplier or Customer Number, End Supplier or Customer Number, Change/Update Supplier or Customer Number, Add/Change Supplier Ship-to Address and Add/Change Supplier Order Cutoff Delivery Schedule. The Supplier / Customer Number Request portal is a great step forward for all stakeholders in helping to enhance operational efficiencies. For further supplier information visit SodexoNet.
February UFS Deadlines and Financial Close Schedule
Let’s Get Ready for PD 6 FY20 Close!
February Highlights:
• Weekly transmission deadlines - posted below
• 2/29 - ONE-DAY inventory reporting window o All Units MUST take a full physical inventory in accordance with AF Topic, 832-01
(Sodexo_Net Administration and Finance Manual page) and enter results into UFS
• 2/29 - Final w/e and last day of Period 6
• 3/2 - Final month-end transmission due 11:45 pm ET (BD+1)
• 3/1 - 3/3 noon ET (BD+2) - Window for month-end exception to SAP Accounts Payable invoice posting logic for manual and electronic invoices. (See SAP Posting Logic for AP Invoices guide for examples).
• 3/3 - SAP Processing of February activity (BD+2)
• 3/4 - February Financial Close Day 1 - Review Preliminary Reports (BD+3)
• 3/5 - February Financial Close Day 2 - Analyze Financial Results (BD+4)
• 3/6 - February Final Period End Settlement and invoices available (BD+5)
Note: If no entry is made with new inventory values for week 1 of the new period (Pd7 Wk1), the
month-end (Feb 29) inventory amounts will automatically be carried forward and displayed
on reports for week 1.
Transmission Deadlines Financial Review
Week Ending Transmit By Review Reports By
Friday, February 7 Monday, February 10 Wednesday, February 12
Friday, February 14 Monday, February 17 Wednesday, February 19
Friday, February 21 Monday, February 24 Wednesday, February 26
Friday, February 28 Monday, March 2 Wednesday, March 4
Saturday, February 29 Monday, March 2 Wednesday, March 4
Web UFS Team [email protected]
In the case of a MySodexo outage, access UFS using this link:
https://ufs.mysodexo.com/SDX.Web.UI.UFS.MenuFramework/UFSLaunch.aspx
Le 13 février 2020 Votre source d'information mensuelle pour UFS
Dates Importantes : Quelles sont les nouveautés
Samedi 29 février *Fenêtre de UN JOUR pour l’établissement de rapports d’inventaire.
Mise à jour logiciel d’UFS, mardi 18 février (aucun arrêt de service prévu) La version du février comprendra ce qui suit :
Samedi 29 février * Date de fin de mois pour la période 6 Lundi 2 mars * Date limite de la transmission pour la clôture du mois d’ février (BD+1) * Consultez les faits saillants de du calendrier mensuel (CCM) de ‘février
• Le bouton de ressource sur la page de lancement UFS sera corrigé et sera lié correctement à la page du centre de support UFS sur Sodexo_Net.
N’oubliez pas de consulter les articles Points de contact UFS :
• Toutes les unités soumettant des soldes de stock pour février 2020 (P6-FY20)
• RAPPEL! UFS limite la transmission du module d'inventaire à UNE FOIS par semaine
• RAPPEL: La vérification annuelle de l'accès à la sécurité Web UFS pour l'exercice 20 portera sur les SERVICES SCOLAIRES ET L'ACCÈS UTILISATEUR CANADA UFS
• Bureau de Soutien UFS- Trucs-RAPPEL : Êtes-vous un bricoleur qui aime faire les choses soi-même?
• Le portail de demande de paiement AP est en ligne
• À venir: nouveau portail pour ajouter, modifier, terminer ou afficher les informations de configuration électronique du fournisseur
• Clôture du calendrier mensuel en février
Toutes les unités soumettant des soldes de stock pour février 2020 (P6-FY20): Conformément à la politique, TOUTES les unités doivent faire leur inventaire le dernier jour de la période financière (le samedi 29 février ou votre dernier jour ouvrable de la période). Veuillez-vous référer à AF Topic, AF 832-01, « Inventory Control », situé sur Sodexo Net, pour plus de détails sur ce processus. Vous pouvez également consulter la vidéo de formation sur Sodexo Net (veuillez rechercher sur « Inventaire mensuel » pour trouver des liens vers la vidéo de formation et la page FAQ).
RAPPEL! UFS limite la transmission du module d'inventaire à UNE FOIS par semaine BONNES NOUVELLES! L'inventaire sera désormais reflété dans E-Vision le lendemain si les données ont été transmises avant 19h30 HE. Afin d'identifier et de capturer les numéros d'inventaire finaux à publier plus rapidement sur les systèmes en aval, nous devons limiter le nombre de transmissions d'inventaire UFS. UFS limite la transmission du module d'inventaire à ONCE par semaine, par ID de nœud, quel que soit le type d'inventaire signalé. TOUTES LES UNITÉS / centres de coûts déclarant l'inventaire dans le MÊME ID DE NOEUD doivent être définitifs avant la transmission du module d'inventaire pour toute unité. Si vous êtes sur un site qui a des responsabilités de transmission partagées, n'oubliez pas que la transmission du module d'inventaire ne doit pas être effectuée tant que tous les enregistrements d'inventaire pour toutes les unités n'ont pas été finalisés. Une fois l'inventaire transmis, les enregistrements d'inventaire ne peuvent pas être modifiés tant qu'une nouvelle configuration hebdomadaire n'a pas été effectuée. Que faire si j'ai transmis avant que l'inventaire ne soit finalisé?
• Les erreurs d'inventaire non clôturées transmises peuvent être corrigées par l'utilisateur, après l'ouverture de la prochaine semaine de reporting financier dans UFS
• Les corrections de l'inventaire transmis pendant la semaine ferme doivent être demandées en contactant [email protected] via BD + 2
Que dois-je savoir de plus?
• Tous les types d'inventaire s'appliquent, par compte, par article et inventaire des produits. • Sur la page de transmission, si vous avez utilisé « sélectionner tout » et que tous les enregistrements d'inventaire n'ont pas été mis à jour, DESELECT l'inventaire de la page de transmission avant la transmission. Qu'est-ce qui ne change PAS? • Il n'y a aucun changement à vos procédures et calendriers de comptage d'inventaire actuels • Toutes les transmissions UFS continueront de passer par diverses validations avant d'être publiées dans SAP. Si la transmission échoue à la validation, elle n'apparaîtra pas dans E = Vision jusqu'à ce que le problème soit résolu et publié dans SAP.
RAPPEL: La vérification annuelle de l'accès à la sécurité Web UFS pour l'exercice 20 portera sur les SERVICES SCOLAIRES ET L'ACCÈS UTILISATEUR CANADA UFS L'équipe UFS travaille avec l'équipe de gestion des accès pour recertifier les rôles et privilèges des groupes d'accès de sécurité Web UFS dans le cadre de l'audit d'accès FY 20. Tous les gestionnaires de rapports aux utilisateurs des versions des services scolaires (nœuds W6) et nœuds Canada W4) d'UFS ont été sélectionnés pour recertification. Les gestionnaires recevront un formulaire de demande de mise à jour Smartsheet avec des instructions pour fournir des détails en fonction des besoins d'accès. ACTION REQUISE:
Cette vérification est un processus obligatoire. Si vous êtes l'un des gestionnaires sélectionnés, veuillez répondre rapidement à l'aide du formulaire de demande de mise à jour Smartsheet (voir l’exemple ci-dessus). Si vous avez des questions concernant le processus de vérification ou la demande que vous avez reçue, veuillez communiquer avec Jill Helms à [email protected].
Bureau de Soutien UFS- Trucs/ Astuces d’utilisateur
RAPPEL : Êtes-vous un bricoleur qui aime faire les choses soi-même?
Avez-vous des questions et souhaitez-vous trouver une réponse rapide sans décrocher le téléphone? Voulez-vous enregistrer votre propre ticket d'incident pour que le support technique vous rappelle? Voulez-vous simplement chatter avec un représentant du Centre de Service? Alors nous avons la ressource pour vous!
C’est exact, vous pouvez maintenant accéder au nouveau Centre de Service virtuel 24/7. Allez à la page du portail North America et cliquez sur le lien Centre de Service virtuel, ensuite cliquez à nouveau sur le lien Centre de Service virtuel et vous connecter. Effectuez la première inscription. Vous pourrez alors faire une recherche dans notre bibliothèque de connaissances, enregistrer un ticket d’incident de support ou commencer une conversation avec un représentant du centre de service. Le Centre de Service virtuel est disponible 24/7, 365 jours par an. Le chat est actuellement disponible du lundi au vendredi de 9h à 16h. Nous vous invitons à visiter le centre de service virtuel et à jeter un coup d’œil sur les nouvelles options et ressources mises à votre disposition! Des questions techniques liées à UFS? Contactez le Bureau de Soutien UFS au 1-888-667-9111, l'option 1, l'option 2, l'option 1. Les heures d’ouverture du Bureau de Soutien UFS sont affichées sur la page d'accueil UFS.
Points saillants UFS
Le portail de demande de paiement AP est en ligne
Le nouveau processus de soumission des transmissions de bureau et d'entreprise aux comptes créditeurs est arrivé! Comment accéder:
• Connectez-vous à MySodexo puis sélectionnez l'application Enterprise Portal - AP Payment Request Portal. Ce portail est accessible aux Employés de Sodexo disposant d'une adresse e-mail Sodexo.
• Sur la page d'accueil, téléchargez le guide de l'utilisateur pour obtenir des instructions et des informations utiles sur la soumission d'une demande de paiement.
• Continuez après la page de démarrage et sélectionnez Demander dans la barre de menus. Vous êtes prêt à commencer!
Avantages de ce changement:
• Délai d'exécution plus rapide - Le portail de demande de paiement AP comporte des fonctionnalités supplémentaires pour permettre un délai d'exécution plus rapide. Des listes déroulantes pour les fournisseurs, les centres de coûts et les comptes GL ont été ajoutées
avec des validations de données pour minimiser les erreurs. De plus, les adresses des fournisseurs seront retournées lors de la sélection des fournisseurs pour améliorer la précision de leur utilisation. Ces améliorations simplifieront la saisie pour l'utilisateur et accéléreront le temps de traitement des comptes fournisseurs.
• Mises à jour d'état en temps réel - À tout moment, vous pourrez vérifier l'état de votre demande. Ce portail a un flux de travail intégré, vous saurez donc qui a l'action pour examiner / approuver la facture avant qu'elle ne soit soumise pour paiement. Il dispose également d'une piste d'audit afin que vous ayez une visibilité sur les actions prises et toutes les modifications apportées par les comptes fournisseurs.
• Accès aux détails de la demande et aux pièces justificatives - Les détails de la demande et les pièces justificatives (par exemple, les copies de facture) seront stockés dans le portail afin que vous puissiez accéder à ces informations une fois les demandes de paiement soumises.
Date limite de transmission au bureau et aux entreprises:
• Les comptes fournisseurs prendront en charge les demandes de paiement soumises via le nouveau portail de demande de paiement AP et les formulaires Excel de transmission d'entreprise et d'entreprise jusqu'au vendredi 14 février 2020. Après cette date, les formulaires de transmission d'entreprise et d'entreprise ne seront plus acceptés, ni les Les boîtes aux lettres de transmission d'entreprise et d'entreprise doivent être surveillées par les comptes fournisseurs. Toutes les demandes de paiement doivent être soumises via le portail de demande de paiement AP.
Il s'agit d'une autre étape dans notre cheminement vers l'amélioration continue. Les comptes fournisseurs sont ravis des avantages que ce changement apportera à toutes les personnes concernées et se réjouissent à l'idée de s'associer avec vous pour maximiser ces avantages. Pour toute question, appelez le service des comptes fournisseurs du Centre de services financiers de Buffalo :
• 1-800-828-7762, option 1, option 2.
À venir: nouveau portail pour ajouter, modifier, terminer ou afficher les informations de configuration électronique du fournisseur
Un nouveau portail de demande de numéro de fournisseur / client sera mis à disposition pour remplacer le formulaire actuel d'informations sur les fournisseurs basé sur Excel. Le nouveau portail résidera dans la zone Applications du portail d'entreprise MySodexo. Voici quelques-uns des avantages que le portail offrira aux gestionnaires d'unité:
• Visibilité d'un rapport qui répertorie les informations de configuration électronique du fournisseur de l'unité actuelle, y compris les numéros de client, les adresses de livraison et les délais de commande et de livraison.
• Possibilité de soumettre des demandes d'ajout, de date de fin ou de modification d'un numéro de client fournisseur, d'un code de type de paiement, d'une adresse de livraison ou d'une date limite de commande et de livraison
• Meilleur suivi des demandes actuelles et précédentes soumises via le portail
• Amélioration de l'efficacité des processus grâce à des validations de données intelligentes adaptées à chaque type de demande
Les types de demande comprendront Ajouter un numéro de fournisseur ou de client, Numéro de fournisseur ou de client final, Modifier / Mettre à jour le numéro de fournisseur ou de client, Ajouter / Modifier l'adresse de livraison du fournisseur et Ajouter / Modifier le calendrier de livraison de coupure de commande fournisseur. Le portail de demande de numéro de fournisseur / client est un grand pas en avant pour toutes les parties prenantes en aidant à améliorer l'efficacité opérationnelle. De plus amples informations seront publiées sur SodexoNet lors de la mise en ligne du portail.
Clôture du calendrier mensuel en février
Maintenant, préparons-nous pour la clôture mensuelle de’ février. Faits saillants d’février:
• Échéances de transmission mensuelle : publiées ci-dessous
• 29/2 - Fenêtre UN jours pour l’établissement de rapports d’inventaire.. o Toutes les unités DOIVENT effectuer un inventaire physique complet, conformément au
document AF 832-01 (disponible sur Sodexo_Net) et y inscrire les résultats dans l’UFS.
• 29/2 - Week-end final et dernier jour de la Période 6
• 2/3 - Date limite de la transmission pour la clôture du mois d’février 11h45 est (BD+1)
• Du 1er au 3 Mars à midi HE (BD+2) : laps de temps pour l’exception de fin de mois à la logique d’affichage des factures des comptes créditeurs dans SAP pour les factures manuelles et électroniques.
• 3/3 - Traitement SAP des activités du mois d’février (BD+2).
• 4/3 - Jour 1 de la clôture financière du mois d’février – examen préliminaire des rapports (BD+3)
• 5/3 - Jour 2 de la clôture financière du mois d’février – analyse des résultats financiers (BD+4)
• 6/3 - février - Fin de la période finale de disponibilité des factures de règlement (D+5)
Dates limites de transmission Analyse financier
Semaine se terminant À transmettre d’ici le Examiner les rapports par
Vendredi 7 février Lundi 10 février Mercredi 12 février
Vendredi 14 février Lundi 17 février Mercredi 19 février
Vendredi 21 février Lundi 24 février Mercredi 26 février
Vendredi 28 février Lundi 2 mars Mercredi 4 mars
Samedi 29 février Lundi 2 mars Mercredi 4 mars
Si aucune entrée n’est effectuée avec les nouvelles valeurs d’inventaire pour la semaine 1 de la nouvelle période (P7 S1), les sommes de l’inventaire de fin du mois (29 fév) seront automatiquement transférées et affichées sur les rapports de la semaine 1.
Équipe UFS Web [email protected]
