implementacijski ciklus

IMPLEMENTACIJSKI CIKLUSERP

Faze uvođenja ERP-a

• Definiranje ciljeva i zadataka projekta i početnih pretpostavki

• Snimak i analiza postojećeg stanja (dijelom rješena u SWOT analizi)

• Analiza sadržaja i tokova dokumenata• Analiza šifarskog sustava• Organizacija prikupljanja, unosa i zaštite podataka• Struktura sustava• Opis sadržaja baza podataka

Faze uvođenja ERP-a• Opis i nacrti izlaznih izvještaja• Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa• Plan uvođenja podsustava i modula• Prijedlog računalne osnove – arhitektura sustava• Plan obuke korisnika• Prijedlog organizacije i rada na uvođenju ERP-a• Implementacija• Prijenos podataka• Daljnji razvitak ERP-a

(Prilagođeno prema: Majdandžić, Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, str.34)

Osnovni podatci o poslovnom sustavu - poduzeću

• Kratki povjesni razvitak i današnji status• Opis proizvodnog/uslužnog programa

(kvalitativno i kvantitativno)• Organizacijska struktura – shematski prikaz

organizacijskih jedinica i veza među njima• Upravljačka struktura – upravljačka shema• (u opisima se mogu dati prikazi manjkavih

stavaka i prve inicijalne ideje za poboljšanje odnosno željeno stanje)

ANALIZA PROCESA I FUNKCIJAImplementacijski ciklus

Snimak i analiza postojećeg stanjaAnaliziraju se zadatci i način rada org. jedinica s ciljem:• Određivanja osnovnih zadataka org. jedinica u radnim procesima • Određivanje tokova informacija u organizacijskim jedinicama• Veze OJ s drugim OJ na zajedničkim procesima• Potrebe OJ za podatcima u procesu• Vrednovanje ICT infrastrukture• Definiranje promjena i pretpostavki za uspješnu impementaciju ERP-a• Prijedlog poboljšanja učinkovitosti OJ u obavljanju aktivnosti u

procesima u kojima sudjeluje• Razmjena podataka OJ i okruženja• Usporediti: kako je i kako bi trebalo biti u budućnosti

Struktura sustava

Pristup• Modularno prema funkcijama• Zajednički podsustavi (zajedničke šifre, rječnik podataka i

tablice zajedničkih podataka za sve podsustave• Podsustav administratora baze podataka s programima

za administriranje baze (dodjeljivanje prava i zaporki, izbor i kreiranje dokumenata, način rada sa skladištem podataka....

• Majdo 95 nacrtati u Visio

Strukturiranje sustava – funkcijski pristup

ERP

PODSUSTAV 3

ZAJEDNIČKI PODSUSTAV

PODSUSTAV 2

PODSUSTAV 1

ADMINISTRATOR BAZE

MODUL 1

MODUL 2

MODUL n

DOKUMENTI ZA UNOS

IZVJEŠTAJI I PREGLEDI

IZVRŠNI PROGRAM

Modul – određuje funkcije odjela ili zasebnog posla

1

Konstrukc. ured

PROCJENA POTREBNIH

MATERIJALA I OPREME

IZRADA PRIJEDLOGA ZA

NARUDŽBU

TEHNIČKA PRIPREMA

DEFINIRANJE MATERIJALA I

OPREME

NALOG ZA NABAVU

NABAVA

IZBOR POTENCIJALNIH

DOBAVLJAČA

IZRADA UPITA

DOBAVLJAČ

IZRADA PONUDE

BAZA PODATAKA O ZALIHAMA

14

1211

8

15

4

2

3

6

BAZA PODATAKA MATERIJALA

169

DIJAGRAM TOKA UPRAVLJANJA MATERIJALOM

Izvor: Majdandžić, 102

KUPAC

PRODAJA

UGOVARANJE

UGOVORNA SPECIFIKACIJA

UGOVOR

DOKUMENT. KUPCA

DOKUMENT.PROIZVOĐAČA

BIRO - KOOPERANT

IZRADA DOKUMENTACIJE

KONSTRUK. URED

KOPIRANJE

TEHNIČKA PRIPREMA

1

14

2

PRODAJA - KALKULACIJE

NE

DA

NE

DA

SNIMKA STANJA – PROCESI ; DT UPRAVLJANJA MATERIJALOM

Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa

• Primjer: PROCESI I DOGAĐAJI U SLUŽBI NABAVE• Služba nabave dobiva specifikaciju materijala, opreme ili trgovačke robe u

obliku naloga za nabavu. Referenti šalju upite dobavljačima. Za eventualne promjene upita šalju nadopune. Dobavljači vraćaju referentima svoje ponude. Referenti ih uspoređuju i izabiru optimalan s obzirom na cijenu, rokove, kvalitetu i uvjete isporuke. Dobavljaču se šalje narudžba ili ugovor i od njega očekuje potvrda narudžbe. U skladu s dogovorenim načinima plaćanja od dobavljača očekuje se predračun. Za veće iznose sukcesivnih isporuka i odgođena plaćanja dobavljač može tražiti jamstva za plaćanje (zadužnica, bankovna garancija). Isto tako nabava može tražiti kontra garancije za slučajeve većeg avansa.

• U skladištu dobavljača se pravi otpremnica koja prati robu na putu a u skladištu kupca se pravi primka vezana uz narudžbu. Materijal se kontrolira kvalitativno i količinski. U slučaju manjkavosti pravi se zapisnik i šalje reklamacija dobavljaču. Za otpremnicom se šalje račun, atesti i jamstva.

Majdandžić, 113-121, 333-343, 349-353

Poslovni procesi i događaji u nabavi

• Preuzimanje naloga za nabavu• Otvaranje novog naloga za nabavu• Slanje upita dobavljačima• Dopuna upita dobavljaču• Ponuda dobavljača• Dopuna ponude dobavljača• Izbor dobavljača• Tehnička ovjera ponude• Slanje narudžbe dobavljaču• Dopuna narudžbe• Potvrda narudžbe i evidencija• Prijem robe – otpremnica dobavljača• Evidencija reklamacija - zapisnik• Prijem računa dobavljača

• Ispostava računa u druge službe• Traženje jamstava za narudžbu• Dobivanje potrebnih jamstava za

narudžbu• Traženje potrebnih atesta• Dobivanje potrebnih atesta• Traženje bankovnih jamstava• Dobivanje bankovnih jamstava• Dobivanje predračuna od dobavljača• Plaćanje predračuna dobavljaču• Plaćanje po osnovi računa

Poslovni događaji u nabavi

Poslovni događaj karakteriziraju:1. Veza s ugovorom, narudžbom, radnim

nalogom – veza na način obračuna u Kn ili drugoj valuti

2. Datum nastanka poslovnog događaja koji određuje tečaj za predračun u Kn ili valuti

3. Vrijednost u Kn se unosi ili preračunava u ovisnosti o točki 1

4. Vrijednost u valuti

1

Konstrukc. ured

PROCJENA POTREBNIH

MATERIJALA I OPREME

IZRADA PRIJEDLOGA ZA

NARUDŽBU

TEHNIČKA PRIPREMA

DEFINIRANJE MATERIJALA I

OPREME

NALOG ZA NABAVU

NABAVA

IZBOR POTENCIJALNIH

DOBAVLJAČA

IZRADA UPITA

DOBAVLJAČ

IZRADA PONUDE

BAZA PODATAKA O ZALIHAMA

14

1211

8

15

4

2

3

6

BAZA PODATAKA MATERIJALA

169

DIJAGRAM TOKA UPRAVLJANJA MATERIJALOM

Poslovni procesi – nabava- Prikaz pomoću dijagrama toka

EPC dijagrami za modeliranje procesa i događaja

događaj

Funkcija

Procesni put

Proces

Procesna grupa

Događaj- pasivni element u EPC-u. Opisuje pod kojim uvjetima proces ili funkcija rade ili u kojem stanju rezultiraju. Pr. «zahtjv prihvaćen» ili «materijal na stanju». EPC u pravilu započinje s događajem

Funkcija – aktivni element dijagram. Prikazuje zadatak ili aktivnost u okviru poduzeća. Opisuje transformaciju iz inicijalnog stanja u rezultirajuće. Ako rezultira s više mogućih stanja uvode se logički operatori. Primjer funkcije: provjera stanja zaliha

Proces – aktivni element dijagrama. Prikazuje aktivnost u okviru poduzeća u okviru koje se neki ulazi interakcijom sa sudionicima i tehnologijom transformiraju u neke izlaze. Ako rezultira s više mogućih stanja uvode se logički operatori. Primjer funkcije: provjera stanja zaliha

Procesni put - služi kao dodatak za navigaciju u EPC-u. Pokazuje poveznicu na ili sa drugih procesa (skupova procesa) – njihovu cjelovitost.

Procesna grupa - služi kao dodatak za grupiranje procesa koji rezultiraju novim događajem

EPC – event-driven process chain

EPC dijagrami za modeliranje procesa i događaja

Informacija,materijal

Organiz. jedinica

Komponenta

Organizac. područje

i

ili

i/iliXOR

V

VInformacija, materijal ili resurs – prikazuje objekt realnog svijeta koji ima informacijski sadržaj koji služi kao ulazni ili izlazni podatak za funkciju (proces)

Organizacijska jedinica naznačuje vezu između organizacijske jedinice i funkcije za koju je zadužena

Logički operator «I» - koristi se za povezivanje dvaju procesa (funkcija) koje će rezultirati novim događajem

Logički operator «ILI» - koristi se za usmjeravanje aktivnosti ovisno o ispunjenju nekog uvjeta će rezultirati novim događajem

Logički operator «inkluzivno ILI» - koristi se za usmjeravanje jedne aktivnosti u dvije ili spajanje dviju aktivnosti u jednu

Organizacijsko područje - obuhvaća više organizacijskih jedinica

Komponenta – sastavni je dio funkcije ili procesa koji se koristi u detaljnijem prikazu

Veza na skladišno poslovanje• Pregled ulaza u zadanom razdoblju• Po materijalima• Po nalozima• Pregled internih narudžbi i evidencija realizacije• Obrada prijema materijala, robe, alata• Obrada izdavanja materijala, robe, alata• Obrada promjene mjesta skladištenja• Obrada reversa• Upravljanje zalihama uz alarmiranje minimuma• Pregled stanja zaliha materijala po skladištima ili

pogonima• Pregled izlaza po radnim nalozima• Pregled izdanih materijala na revers• Analitička kartica materijala, robe, dijela• Automatsko kreiranje inventurne liste• Formiranje početnog stanja nakon inventure• Mogućnost korekcije cijena• Mogućnost rezervacije materijala, robe na skladištu• Generiranje izvještaja za materijalno i skladišno

poslovanje

• Pregled proknjiženih naloga za knjiženje za ulaze i izlaze s kolonama za brojeve i datume knjiženja

• Pregled inventurnih razlika• Dnevnik knjiženja• Šifrarnik mjesta i nostielja troškova• Promet po mjestima i nositeljima troškova• Analitičke kartice konta zaliha

– Po ulazima i izlazima– Po materijalima– Nositeljima troškova

• Pregled ostvarenih troškova po pojedinačnim materijalima

– Po nositeljima, mjestima troška i kontima• Pregled ostvarenih ukupnih troškova

– Po nositeljima, mjestima troška, kontima• Dokumentacija za korištenje funkcije nabave i

skladišnog poslovanja• Ostala izvješća

DOKUMENTIImplementacijski ciklus

Analiza sadržaja i tokova dokumenata

Dokumenti predstavljaju nositelje podataka i informacija. Mijenjaju se s promjenom organizacije, kreiraju se “izvana”, zastarjevaju

Svrha analize dokumenata• Utvrditi stvarno potreban broj dokumenata tj. izostaviti one koji nose u

različitom rasporedu iste podatke• Utvrditi dokumente koji cirkuliraju a koji se mogu definirati kao forme

(sučelja) na zaslonu računala• Utvrditi izvješća koja se mogu kreirati na zaslonu računala• Izostavljanje dokumenata koji su kreirani za formatizirani unos

podataka• Izostavljanje suvišnih podataka s dokumenata i ergonomičniji raspored

rubrika na zaslonu za interaktivni rad• Istraživanje mogućnosti unosa digitaliziranih podataka putem

magnetnih i drugih nositelja a ne ručno

Analiza sadržaja i tokova dokumenata

Koraci• Popis dokumenata i drugih oblika pismenog i usmneog komuniciranja• Obrada dokumenata po učestalosti zahtjeva, broju polja i vremenu za

popunjavanje,• Prijedlog smanjenja broja dokumenata koji kruže u okviru iste funkcije,• Prijedlog smajenja polja koja predstavljaju redundanciju• Određivanje broja polja koja ostaju neophodna za funkcioniranje erp-A• Određivanje dokumenata i polja koja će biti dobivena u interaktivnom

radu

Snimka stanja dokumenata

• Obavlja se putem upitnika (tablica); za popunjavanje odgovorni su voditelji odjela (službi

ODJEL (SLUŽBA)Šifra: POPIS DOKUMENATA

str.

R.br.Naziv

dokumenta

Šifra odakle dolazi

Broj kopija

Mjestoodlaganja Učestalost

Oblik izvještaja

D M G P A I M G

Učestalost: broj pojavljivanja u danu (D), mjesečno (M), godišnje (G) ili povremeno (P)

Oblik izvještaja : A - automatski izlaz iz računala, I - izvještaj izrađen i popunjen u obliku tabela, M - izvještaj u obliku pisanog teksta, G - izvještaj u graf. obliku

Izvor: Majdandžić, str. 65

Analiza dokumenata i potrebnih polja

• Obavlja se tabličnim i grafičkim prikazima. Procjenjuje se:

• Vrijeme potrebno za popunjavanje ili ispis dokumenta

• Frekvencija pojavljivanja dokumenata i rangiranje po operativnoj važnosti

• Tablično i grafički prikazuje s cirkulacija dokumenata među organizacijskim jedinicima


Šifr.org. jedinice Broj dokumenata

Dolazi iz drugih

org. jed. Dolazi iz OkruženjaDolazi iz dijelova

org.jed.

UKUPNO

Šifr.org. jedinice Broj dokumenata Ostaje u odjelu

Dostavlja se drugim odjelima Dostavlja se okolini

UKUPNO

Broj dokumenata po mjestu prijema

Broj dokumenata po mjestu nastajanja


Šifra OJBroj dokumenata

godišnje Vrsta dokumenata Put dokemanata

Godišnje ukupno vrijeme za izradu

D I P A G SO IO NO OK

UKUPNO

D – dokument kao postojeći formatizirani nositelj koji se ispunjava u odjelu

I – pisani izvještaj nadređenoj funkciji ili okolini

P – propis, uputa ili odluka koja se kao daje podređenoj ili paralelnoj funkciji

G – grafički oblikovani izvještaj

SO – Org. Jed. Šalje podatke sama sebi tj. dokument cirkulira u okviru OJ

IO – OJ šalje dokument drugoj OJ ili funkciji

NO – OJ šalje dokument nadređenoj OJ ili funkciji

OK – OJ šalje dokument okruženju

Shema kolanja dokumenata

5000 4000

1000

2000 3000

13,58, 78,80,81...90,91

372366345341

...

13

2

54,55,5980,90,93,338...

1110

1375372371

....411017

344,340,343,267

13

32778082

676,75,74,53,47...

25

1

2299190

202223697576808181... 66,65,103,229..

5980818283848889...

6766535048201211

1234

142969

101

21

13

5

12 15

17

30

22

1

38

35

2121

22120

10000 Šifra organ. jedinice

120Broj dokumenata koji dolazi ili odlazi iz organizacijske jedinice

Smjer kretanja grupe dokumenata s njihovim identifikacijskim oznakama

Analiza šifarskog sustava i potrebe za prilagođavanje ERP-u

• 71-83

implementacijski ciklus

Documents