impacto en la aplicación de la factura electrónica 1

Impacto en la Aplicación de la Factura electrónica 1

PROYECTO DE GRADO


Impactos en la Aplicación de la Factura Electrónica en la Empresa Primero en Ventas

S.A.S

Gisselle Katherine Triana Ulloa

Gloria Esperanza Angarita Correa

Sandra Milena Prieto Zorro

Cristian Pérez Tafur

Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:

Profesional en Contaduría Publica

Tutor (a): Rubén David Salazar

Título: Contador Público, Especialista en Ciencias Tributaria

Línea de Investigación: Dirección Estratégica

Fundación Universitaria Panamericana

Facultad de Ciencias Empresariales

Contaduría Pública

Bogotá, Colombia

2016


Agradecimientos

Agradecemos primeramente a Dios por habernos permitido llegar hasta este punto, a nuestros

padres por ser un pilar fundamental en nuestra vida, a nuestros hermanos por el apoyo

incondicional, a la empresa Primero en ventas S.A.S, por permitirnos obtener y validar

información para el desarrollo del trabajo de investigación, a los profesores que nos

acompañaron en las diferentes etapas y a la Fundación Universitaria Unipanamericana por

formarnos como profesionales.


Declaración

Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han

respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma

forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por

tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los

autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.

Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo de

investigación titulado Impacto en la Aplicación de la Factura Electrónica en la Empresa Primero

en Ventas S.A.S, siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo,

sus autores y otros.

Investigadores (estudiantes y profesores):

Nombres Firma Digital

Giselle Triana Ulloa

Gloria Esperanza Angarita Correa

Sandra Milena Prieto Zorro

Cristian Pérez Tafur

Profesor: Rubén David Salazar Medina Firmado en original


Resumen

Tal como la factura impresa, la factura electrónica es utilizada por el comprador y vendedor

como un comprobante que soporta transacciones económicas, dando cumplimiento a las

exigencias legales y facilitando niveles de eficiencia. Este trabajo está basado en determinar el

impacto que puede generar la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en

Ventas S.A.S, por lo cual, en este proceso se emplean instrumentos como entrevistas, evaluación

de los procesos, comprensión de normas y análisis e interpretación de la información, con el fin

de cuantificar y cualificar la aplicación, analizando las necesidades, ventajas y desventajas que

traería esta adopción. Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el Decreto

2242 de 2015, reglamentó las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura

electrónica con fines de masificación y control fiscal, por lo cual es importante prever que en

algún momento, este tipo de facturación puede llegar a ser obligatorio.

Palabras Claves: Factura electrónica, impacto, masificación, proveedores tecnológicos.


Abstract

As printed invoice, the electronic invoice is used by the buyer and seller as proof that supports

economic transactions, fulfilling with legal requirements and is facilitating efficiency levels. This

work is based on determining the impact which can generate the implementation of electronic

invoicing in the company Primero en Ventas S.A.S, in this process used interview in the different

areas involved and assessment processes, understanding of standards and analysis, and

interpretation of the information, in order to quantify and qualify the application, analyzing the

needs, advantages and disadvantages that would bring this adoption. For his part the Ministerio

de Hacienda y Crédito Público with Decree 2242 of 2015, it regulated the conditions for issuing

and interoperability of electronic invoicing with purposes of massification and fiscal control

since it is important to anticipate that at some point, his type of billing may become mandatory

Keywords: Electronic bill, impact, massification, technology providers


Contenido

Planteamiento de la pregunta o problema de investigación ..........................................................9

Pregunta problema ...................................................................................................................9

Objetivo general ......................................................................................................................9

Planteamiento del problema .....................................................................................................9

Introducción .............................................................................................................................. 11

Descripción de la empresa ..................................................................................................... 12

Justificación .............................................................................................................................. 13

Objetivos................................................................................................................................... 14

Objetivo General ................................................................................................................... 14

Determinar los impactos que se generarían en la implementación de la facturación electrónica

en la empresa Primero en Ventas S.A.S ................................................................................. 14

Objetivos Específicos ............................................................................................................ 14

Estrategias ............................................................................................................................. 14

Marco conceptual ...................................................................................................................... 15

Marco Teórico........................................................................................................................... 18

Marco legal ............................................................................................................................... 20

Resultados ................................................................................................................................. 27

Flujograma de Facturación en la empresa Primero en ventas SAS .......................................... 27


Flujograma de Facturación Electrónica incorporado a la empresa Primero en ventas SAS ..... 28

Implicaciones técnicas. .......................................................................................................... 29

¿Cómo funciona el sistema de facturación en Primero en Ventas? ......................................... 29

Facturación ............................................................................................................................ 29

¿Cómo funciona con la factura electrónica? ........................................................................... 30

Integración Software Helisa GW y Factura Electrónica .......................................................... 32

Implicaciones Económicas ..................................................................................................... 35

Proyección ............................................................................................................................. 38

Incidencia de la factura electrónica en el control interno de la empresa .................................. 39

Preguntas y análisis. .............................................................................................................. 40

Ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas SAS

respecto al desarrollo de su actividad económica. .................................................................. 42

Conclusiones ............................................................................................................................. 46

Recomendaciones ..................................................................................................................... 49

Referencias bibliográficas ......................................................................................................... 50

Anexos ...................................................................................................................................... 52


Planteamiento de la pregunta o problema de investigación

Pregunta problema

¿Qué impactos generaría la implementación de la facturación electrónica en la empresa

Primero en Ventas SAS?

Objetivo general


en la empresa Primero en Ventas S.A.S

Planteamiento del problema

En el desarrollo de su actividad económica, las empresas se ven en la necesidad de incorporar

e implementar diferentes mecanismos de control que les permita agilizar y facilitar las labores

diarias. De igual manera las diferentes leyes, normas y decretos hacen que las empresas se vayan

adaptando a las diferentes situaciones y cambios, con el fin de cumplir con la normativa en

vigencia.

Como parte del Plan Nacional de desarrollo previsto para el periodo 2015 a 2018, el Gobierno

busca incorporar en las empresas el uso de la facturación electrónica, lo cual es evidenciado en el

Decreto 2242 de 2015 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e

interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.


De acuerdo al decreto 2242 de 2015, esta forma de facturación inicialmente será exigida a las

empresas que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales seleccione, sin embargo las

empresa o personas que por voluntad propia decidan expedir la factura electrónica no tienen

algún tipo de restricción para poder hacerlo. Teniendo en cuenta que la factura electrónica es el

soporte de la venta, es importante resaltar la evolución que ha desarrollado el mundo de la

tecnología puesto que al incorporar este tipo de facturación, está facilitando los procesos

logísticos de la empresa, y a la vez le brinda a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

un mecanismo que le facilita ejercer control en las empresas.

Por tal motivo se ha decidido determinar el impacto que trae consigo este mecanismo de

facturación en la empresa Primero en Ventas S.A.S, perteneciente al sector de servicios, con el

fin de evaluar las diferentes implicaciones y conocer la importancia que tiene para la empresa,

teniendo en cuenta que en algún momento este tipo de facturación puede llegar a ser obligatorio

para todas las entidades, como también señalar la conveniencia de su aplicación.


Introducción

En Colombia existe desde hace poco tiempo la opción de que las empresas puedan operar con

el mecanismo de la factura electrónica, lo que implica soportar las operaciones con un medio de

control, donde se integran actividades comerciales, financieras y legales, por lo que se provee

que la obligatoriedad de adopción para la aplicación podría darse en poco tiempo, siendo un reto

para las empresas, el automatizar y actualizar los procesos respecto al manejo de los documentos

de los bienes y/o servicios ofrecidos.

Por lo anterior, los medios electrónicos son una herramienta utilizada para implementar y

adoptar nuevas formas de comercialización, permitiendo así, contar con información sobre la

gestión de los negocios en forma directa. De esta manera, se pretende determinar los impactos

que se tendría en la empresa Primero en Ventas S.A.S, si llegara implementar la factura

electrónica. Para esto, se realizan entrevistas, análisis de las implicaciones técnicas, comparación

de procesos, e identificación de las ventajas y desventajas.

De hecho, hay que tener en cuenta que la facturación electrónica es un proceso que se ha

venido implementando de forma eficaz en diferentes países, como Chile, Brasil y México, donde

les ha permitido mejorar el control tributario. Mientras estos países utilizan la factura electrónica,

en Colombia se utiliza el sistema tradicional de emisión en papel, y aunque a la fecha el sistema

tributario no exige la implementación de la factura electrónica, la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales, realizó el lanzamiento del Plan Piloto, con la participación de 59 empresas

voluntarias de diversos sectores de la economía para evaluar las condiciones técnicas y


funcionales, por lo cual es conveniente que las demás empresas se preparen y vayan conociendo

los impactos de la adopción.

Descripción de la empresa

Primero en ventas SAS es una empresa dedicada a la atención del sector de la construcción e

inmobiliario. Ha sido creada para prestar sus servicios en el área de las obras civiles, en busca de

lograr satisfacer permanentemente las expectativas de calidad y servicio, liderando el desarrollo

de los sectores en que participa; mediante la permanente inversión de esfuerzos y recursos

humanos en base a los recursos tecnológicos y necesidades actuales del mercado generando un

compromiso de calidad, dentro de un marco de reciprocidad y rentabilidad que garantice su

permanencia.

La empresa se enfoca en los servicios de:

Diseño: Arquitectónico, estructural, eléctrico e hidráulico.

Construcción: Bodegas industriales, proyectos institucionales, vivienda y hospitalario.

Infraestructura: Acueducto, alcantarillado, redes eléctricas y redes de comunicaciones

Urbanismos: Vías asfaltadas, vías en adoquín, andenes.

Arriendo y administración de inmuebles.

Venta de bodegas.


Justificación

El problema actual de las compañías es el no conocer a fondo el tema de facturación

electrónica y verla como un mecanismo que genera una inversión para su implementación sin

analizar todas las implicaciones, las ventajas y desventajas que podría traer para las empresas.

Aunque para algunas entidades puede llegar a ser un tema totalmente desconocido, la Dirección

de impuestos y aduanas nacionales DIAN, habla que tarde o temprano esta modalidad se va a

volver de carácter obligatorio y por ahora está llevando a cabo pruebas pilotos con empresas

voluntarias, para que así se pueda impulsar y dar a conocer la facturación electrónica como una

forma de organización y control.

En la empresa Primero en Ventas SAS, se genera facturación a computador de la forma

tradicional cumpliendo con la normatividad establecida, pero hasta el momento no se tiene claro

cuál sería el impacto que tendría si ésta debe optar por la aplicación de la factura electrónica, la

problemática de esta compañía es el desconocimiento acerca del tema, no tener presupuestada la

inversión de esta aplicación, no tener claridad de cuáles podrían ser los pro y los contra de esta

modalidad, si se cuenta con los sistemas tecnológicos adecuados y como debe llevar a cabo el

paso a paso para realizar la implementación, lo cual evidencia la realidad de muchas empresas

Colombianas que carecen del conocimiento requerido para implementar este tipo de facturación,

que ya se encuentra en marcha en varios países.


Objetivos

Objetivo General


en la empresa Primero en Ventas S.A.S

Objetivos Específicos

1. Identificar los procesos de facturación que actualmente lleva la empresa Primero en

Ventas S.A.S., y los procesos que debería adoptar si realizara la implementación de la

facturación electrónica.

2. Comparar las implicaciones técnicas y económicas que afrontaría la empresa para la

implementación.

3. Establecer las incidencias de la factura electrónica en el control interno de la empresa.

4. Reconocer las ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa

Primero en Ventas S.A.S respecto al desarrollo de su actividad económica.

Estrategias

Elaborar los diagramas de flujo de los procesos de facturación con el fin de evidenciar los

cambios en el proceso de la facturación tradicional y la facturación electrónica.


Realizar una comparación que permita mostrar las implicaciones técnicas y económicas que

afrontaría la empresa para la implementación de la factura electrónica.

Elaborar una entrevista al revisor fiscal de la empresa con el fin de determinar el manejo del

control interno en el área de facturación.

De acuerdo a la información obtenida a través de la entrevista, se hará un análisis de las

ventajas que traería la implementación de la facturación electrónica en la empresa.

Marco conceptual

En el trabajo de investigación se emplean los términos expuestos en la cartilla de

socialización del proceso de factura electrónica, que presentan el nuevo modelo conceptual que

ha propuesto la DIAN para masificar la factura electrónica en Colombia.

(http://www.dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Ele

ctronica_en_Colombia.pdf).

Facturación Electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o

servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en

medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos

y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su

autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de

conformidad con lo establecido en el decreto, incluidos los documentos que la afectan como son

las notas crédito.


Formato de Factura Electrónico: La DIAN está definiendo un formato estándar de

facturación XML, que beneficia la interoperabilidad entre los obligados a facturar y los

adquirentes.

Facturadores Electrónicos: Voluntarios y seleccionados por la DIAN

Voluntarios: Obligados a facturar por el Estatuto Tributario y no obligados a facturar por el

Estatuto Tributario, que opten voluntariamente por hacerlo electrónicamente.

Seleccionados: Obligados a facturar seleccionados por la DIAN

Proveedor Tecnológico: Es la persona natural o jurídica, autorizada por la DIAN, que presta

a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes, cuando unos u otro así lo

decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición (generación y

entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación de la factura electrónica.

Firma Digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica: Podrá pertenecer:

Al obligado a facturar electrónicamente.

A los sujetos autorizados en su empresa.

Al proveedor tecnológico, con manifestación expresa del obligado.

Obligado a facturar electrónicamente: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito

del Decreto 2242/2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones

establecidas en el mismo. Recuperado de:

http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html


Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación

de exigir factura o documento equivalente. Recuperado de:


XML: Es el Lenguaje de Marcas: (Extensible Markup Language), el cual permite la

organización y el etiquetado de documentos y es una adaptación del estándar. Recuperado de:


Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Corresponde a un valor alfanumérico

obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento con datos de factura, que adicionalmente

incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales. Recuperado de:


ERP: (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un

conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una

empresa. Un ERP debe de contar con la propiedad de vincularse a un sistema de facturación

electrónica para que de esta forma en el momento de generar una venta en el sistema se genere el

documento correspondiente a la facturación electrónica. Recuperado de: http://www.sistema-

erp.net/erpfacturacionelectronica.htm


Marco Teórico

La palabra factura viene del latín que significa creación resultado de un trabajo hecho. La

palabra latina factura viene del verbo facere que significa “hacer”. Está formado por el participio

factus (hecho) más el sufijo –ura que indica una actividad o el resultado de esa actividad.

Tomado de (http://es.slideshare.net/keymil/la-factura-25072403). Cada procedimiento en las

compañías tiene gran importancia y requiere de un manejo impecable, es por esto que a medida

que avanza la tecnología se va transformando los procesos, en donde se establece una mayor

organización lo cual optimiza la labor diaria. Los avances tecnológicos permiten manejar todo

con tan solo un clic, lo cual se evidencia en la implementación de la factura electrónica, que

agiliza y facilita toda la operación del área de facturación de las empresas y permite un mayor

control tributario, según Jorge Alberto Reyes, “a través del tiempo la impresión de facturas y

comprobantes era la mejor forma de tener control de las operaciones de la compañía, pero esto

no era del todo bueno debido a que tener una cantidad de archivo físico genera gasto en

impresiones y da mala presentación de información tributaria”.

Para Mario Pérez Villeda (2014) “El éxito de la integración es lograr la automatización de la

recepción, verificación, flujo de aprobación, notificaciones y pago de las facturas. Un modelo

integrado genera ahorros importantes para las empresas dependiendo el país, numero de facturas

y proveedores”

Se puede decir que la implementación de la factura electrónica de acuerdo a esta opinión

puede contribuir con la compañía para mejorar el servicio y optimizar recursos siempre y cuando

esta logre estar conectada con todos los departamentos de la compañía.


La Dirección de impuestos y aduanas nacionales de Colombia argumenta que la factura

electrónica da eficiencias en la economía, puesto que disminuye los costos en el papel y en lo

físico, mejora los procesos de negocios, tiene mayor seguridad en las operaciones realizadas, Y

contribuye con el cuidado del medio ambiente.

El viceministro de hacienda colombianos también dio su punto de vista en el que recalca que

con esta modalidad la información se va a poder tener en tiempo real y se va a poder hacer

análisis más reales de cómo se encuentra cada sector de la economía en el país, mientras que el

ministerio de comercio le apuesta más a que la factura electrónica pueda ser un título valor y le

sirve a los empresarios que están empezando ya hacer crecer sus negocios.

En algunas partes del mundo este sistema ya es manejado como obligatorio y de acuerdo a las

necesidades que esta presenta cada uno este va mejorado su técnica.

La factura electrónica tiene su implementación y manejo a través del internet el cual es la

unión de todas las redes del mundo, permitiendo así que la empresa contando con otros requisitos

pueda desarrollar sin problema su actividad comercial.

De acuerdo a la posiciones dadas a conocer a cerca de este nueva forma de facturar, la factura

electrónica es un hecho y aunque para algunas empresas sea algo totalmente desconocido, tarde

que temprano se debe llevar a cabo, para brindar una mejor transparencia en la información

reportada a la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN.


Marco legal

La factura más que un documento, se ha convertido en un soporte fundamental de las

transacciones que se realizan a diario en la compra y venta de bienes tangibles o intangibles, al

igual que en la adquisición de servicios, por sus efectos de valor que esta posee, cada país tiene

una reglamentación sobre esta, así como su definición, contenido mínimo, y condiciones legales.

Para Colombia la factura se encuentra definida en el código de comercio en su artículo 772 “La

factura es un título valor (…)” (Decreto 410 de 1.971). De tal modo que para Colombia, la

factura corresponde legalmente a un derecho literal de valor y con veracidad de su contenido, de

esta manera como el comprador podrá exigir lo bienes o servicios descrito en la factura así como

el vendedor a exigir el pago de valor facturado.

La compañía PRIMERO EN VENTAS se encuentra obligado a expedir factura de venta de

acuerdo a los requerimientos del estatuto tributario en los artículos 511 y 615, por cual debe

cumplir con todos los lineamentos legales para expedir este tipo de documento.

La factura debe cumplir con unos requisitos mínimos para que pueda contener su derecho legal,

el cual se encuentra contemplado desde dos puntos de vista, en el derecho comercial y en el

derecho fiscal; en el derecho comercial debe cumplir con los requisitos que se encuentra en el

artículo 774:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de

mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada

dentro de los treinta días calendario siguiente a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de

quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.


3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la

factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.

A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura. (...)

(Decreto 410 de 1.971)

Para que la factura tenga validez desde punto fiscal debe cumplir con los requisitos

enunciados en el estatuto tributario en su artículo 617

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en

entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o

servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Estatuto tributario, decreto

624 de 1989)

Empezamos a hablar de factura electrónica cuando el artículo 616-1 de estatuto tributario lo

señala como un documento de igual equivalencia o de derecho al mismo, al igual que otros

documentos “Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina


registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que

señale el Gobierno Nacional”. Antes de noviembre del 2015, se ha venido implementando la

factura electrónica como una opción de facturación por el cual se han dado instrucciones de

procedimientos y algunas reglamentaciones en la materia, el decreto 1094 del 1.996 reglamento

el artículo 616-1 del Estatuto tributario por el cual da define responsables de trasmisión de la

factura y le da soporte legal de manera fiscal a la factura electrónica, junto a esta norma sale el

decreto 1165 del 1.996 que reconoce a la Factura electrónica como documento equivalente a la

factura para soportar el intercambio de bienes o prestación de servicios.

Por disposiciones de la ley 527 de 1.999 da definición y reglamento el acceso y uso al

intercambio en los mensajes de datos, el comercio electrónico y de firmas digitales, por medio de

este y el cumplimiento de este decreto, da validez jurídico y valor suficiente a la información

trasmitida de manera electrónica, sin tener que acudir a médicos físico comprobatorio.

El gobierno decide ampliar los términos, responsabilidades, terceros, criterios y aplicación al

igual de la reglamentación de la factura electrónica, el cual lo realizo bajo el decreto 1929 de

2007, cumpliendo con las características de la ley 962 de 2.005 para uso de la factura electrónica,

dicho en el artículo 26 “la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando

cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su

expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad

tecnológica”.

En todo caso la factura electrónica tendrá la misma validez y deberá obedecer con los mismos

cumplimientos de la factura de venta, para el cumplimento de esto la dirección de impuesto

emite una resolución en el año 2.007, con el siguiente contenido, “Por medio de la cual se

establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y


otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, y se adecúa el sistema técnico de

control”. (Resolución 14465 de 2.007)

El gobierno colombiano en el presente lleva alrededor de más de 10 años mencionando y

diseñando mecanismo para la adopción de la factura electrónica, del cual muchos países de la

región como Chile, Perú y Ecuador ya se encuentra implementados de los cuales se ha

presentado resultados positivos en diferentes aspectos como operatividad, agilidad y mayor

dinamismo de las operaciones comerciales de las empresas; en especial en el aspecto del control

de la evasión fiscal, es por esto que en el año anterior en el mes de noviembre en el 2.015 para el

uso de esta modalidad de factura aprueba el decreto 2242 .

“(…) establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con

fines de masificación y control fiscal, así como los sectores base para la selección de los sujetos

que serán obligados a facturar electrónicamente y las personas que voluntariamente apliquen a

esta forma de facturar; los requisitos para la autorización de quienes presten servicios como

proveedores tecnológicos y los presupuestos para los adquirentes que reciban la factura en

formato electrónico (…)” (Consideraciones Resolución 000019, Dian, 2016).

Es claro que la DIAN, ha visto en la factura electrónica el medio de mejorar y controlar los

aportes de los contribuyes y el pago de impuestos, además de la ayuda a combatir la evasión de

impuesto, y ha acelerado este proceso, emitiendo las normatividades pertinentes a la factura de

modo electrónico.

La más reciente normatividad con relación a la factura electrónica la ha emitido la Dirección

de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN) como ente regulador y responsabilidad delegada por

el gobierno en el artículo 19 del 2242 la operatividad para la funcionalidad plena de la factura

electrónica. Y en cumplimento de lo anterior prescribe un sistema técnico de control para la


factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben

agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen

otros aspectos en relación con la factura electrónica (Resolución 000019, Dian, 2016).

Para la empresa Primero en Ventas, en el ejercicio de su actividad comercial se encuentra la de

la actividad inmobiliaria, en el desarrollo de esta actividad la empresa actúa como agentes y/o

corredores inmobiliarios para compra o venta, también se da la modalidad de alquiler de

inmuebles propios o de terceros. En el caso de terceros, se maneja por medio de contratos

llamado contrato de mandato; el código civil se pronuncia sobre este en el siguiente término “El

mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se

hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera” (Art 2142, Código civil). Esta modalidad

es común en el sector inmobiliario o de agencia finca raíz.

Para los contratos de mandatos el decreto 2242 del 2.015 señala lo siguiente

1. los contratos de mandato, facturas deben ser expedidas en todos los casos por

mandatario. En consecuencia:

Si el mandante es elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o lo es en forma

voluntaria, el mandatario deberá facturar en forma electrónica. Tal efecto, deberá surtir el

procedimiento de habilitación respectivo y cumplir las disposiciones del presente Decreto.

Facturas electrónicas deberán permitir diferenciar operaciones relacionadas con el mandante las

del mandatario.

Si el mandante seleccionado por DIAN o voluntario para expedir factura electrónica, por su

parte, factura además operaciones en forma directa, también deberá adelantar el respectivo

procedimiento de habilitación y cumplir las disposiciones de decreto.


Cuando el mandatario sea el sujeto elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o

decida hacerlo voluntariamente, debe facturar en forma electrónica. Los mandantes por los

cuales actúa, si facturan además operaciones por su cuenta, lo harán en forma electrónica si son

obligados de acuerdo con el ámbito de decreto, o por las demás formas facturación vigentes, si

ese el caso. (Art 11, Decreto 2242 del 2.015)

De acuerdo a la norma si Primero en Ventas actúa como mandatario de persona natural o

jurídica a facturar electrónicamente estará obligado y acogerse a la norma y disposiciones de la

facturación electrónica.

Al tratarse la factura electrónica de un documento equivalente a factura de venta cualquier

procedimiento que la afecte en su forma deberá siempre estar reglamentado bajo marco

normativo sobre el cual se encuentra creado. Para comprender mejor la trayectoria por la que ha

sufrido la adopción de la factura electrónica a continuación se adjunta cuadro de la evolución del

ámbito legal.


NORMA CONCEPTO

ART 774 CODIGO DE

COMERCIO Requisitos de la factura y contenido para su valor comercial

ART 617 ESTATUTO

TRIBUTARIO Requisitos de la factura y contenido para su valor fiscal

ART 616-1 ESTATUTO

TRIBUTARIO Equivalencia de la factura electrónica

Decreto 1094 DE 1.996 Define responsables de trasmisión de la factura y le da soporte legal

de manera fiscal a la factura electrónica

Decreto 1165 DE 1.996 Reconoce a la Factura electrónica como documento equivalente a la

factura

LEY 527 DE 1.999 Trasmisión de la información por medio de mensaje de datos como

soporte valido y comprobatorio

Art 26 Ley 962 del 2.005 Expedición, aceptación y archivo de la factura electrónica

Decreto 1929 de 2.007 Ampliación los términos, responsabilidades, terceros, criterios y

aplicación al igual de la reglamentación de la factura electrónica

Resolución 14465 de 2.007

Establece las características y contenido técnico de la factura

electrónica y las notas crédito, además de otras disposiciones

relevantes

Decreto 2242 del 2.015 Reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la

factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Resolución 000019 del 2016

Dian

Reglamentación técnica al Decreto 2242. Procedimientos y

cumplimiento de requisitos entre otros aspectos, como el uso de

firma digital.


Resultados

Flujograma de Facturación en la empresa Primero en ventas SAS

NO

SI

NO

SI

INICIOSOLICITUD DE

FACTURA

APROBACIÓN / REVISIÓN

DE FACTURA

SE ENVIA FACTURA

SE ANULA FACTURA

SE RECIBE COPIA CON SELLO Y FIRMA

DE RECIBIDO

ELABORACIÓN DE FACTURA

SE ARCHIVA FACTURA

FIN

ACEPTACIÓNDEL CLIENTE

SE ANULA FACTURA

FIN

FIN


Flujograma

de Facturación Electrónica incorporado a la empresa Primero en ventas SAS

SI

INICIOSOLICITUD DE

FACTURA

GENERACIÓN DE FACTURA

FORMATO XML

APROBACIÓN DE FACTURA

INGRESO DE INFORMACIÓN DE LA FACTURA A LA NUBE

DEL OPERADOR

ACEPTACIÓN/RECHAZO

POR PARTE DEL CLIENTE

SE ARCHIVA EN LA

PLATAFORMA

FIN

NO SE REALIZA FACTURA

ELABORACIÓN DE FACTURA EN HELISA

RECEPCIÓN - PROCESO DE ACUSE DE RECIBIDO A TRAVES DEL ERP O E

MAIL AL CLIENTE Y ENTREGA A LA DIAN


Implicaciones técnicas.

Para la empresa Primero en Ventas, es importante determinar las modificaciones que debería

adoptar el sistema contable de la empresa al momento de la implementación de la factura

electrónica, estableciendo si el mismo, puede ser adaptado para la elaboración de la factura

electrónica de acuerdo a sus requerimientos, puesto que en la actualidad cuenta con un módulo

de Gestión de ventas, el cual se encuentra parametrizado y totalmente enlazado con toda la

información contable de la empresa, lo cual permite la emisión de balances y demás informes

financieros de manera adecuada y precisa.

¿Cómo funciona el sistema de facturación en Primero en Ventas?

En la actualidad la compañía Primero en Ventas utiliza un sistema de información llamado

Helisa GW el cual contiene los módulos contables y adicionalmente maneja también el módulo

de facturación el cual funciona de la siguiente manera según información obtenida de la página

virtual de la empresa Proasistemas quien suministra y desarrolla este sistema informático.

Facturación

Mediante la asociación de perfiles del cliente, del vendedor, de la entidad que vende y de los

productos o servicios a vender, determina automáticamente los impuestos, bases, tarifas, ICA,

descuentos por línea, por montos, a pie de página, y además, puede incluir información adicional

necesaria para el tratamiento legal del documento, y que se preestablecen cuando se define el

formato a utilizar

Cuando se termina de elaborar una factura, tendremos, un asiento en contabilidad plenamente

balanceado, un vendedor con su liquidación, un inventario descargado, una cuenta por cobrar en


cartera y en fin, todo el entorno del dato generado por la factura disponible para ser evaluado.

Pone al día el libro Informe fiscal de ventas diario.

Fija y obedece límites a la negociación con topes fijados en la confección del perfil del operador.

(Recuperado: http://helisa.com/gestion-de-ventas.php)

¿Cómo funciona con la factura electrónica?

El grupo de investigación realizo una entrevista con uno de los proveedores informáticos ya

autorizados por la DIAN para poder operar o funcionar como proveedor, para el ejercicio y

desarrollo de la Factura electrónica, esta compañía se llama EDICOM el cual es una compañía de

origen española el cual cuenta con experiencia en el desarrollo de este sistema en otros países, el

cual ya se encuentra preparado para funcionar en el país, actualmente este operador cuenta con

más de 15.000 clientes en más de 65 países con sede en 8 de estos, también es el proveedor

número 1 en México, país pionero y de mayor trayectoria en la factura electrónica en América.

De acuerdo a la información obtenida por los representantes del operador en la entrevista se

llegó a una explicación de cómo sería la integración del sistema que tendría la factura electrónica

con el sistema actual de facturación en este caso para Primero en Ventas con el software Helisa

GW, el cual se encuentra representado en la siguiente grafica facilitada por el operador.


Fuente imágenes: Presentación Grupo Edicom

Condiciones de hardware y conectividad solicitados por Edicom (Proveedor tecnológico)

para la implementación

Los requisitos HW y de conectividad para los puestos de cliente que accedan a la aplicación

EDIWIN en modalidad ASP son:

Un PC compatible con IBM con un procesador PENTIUM IV a 1GHz, o superior.

Disco Duro con 1 Gb de espacio libre mínimo.

Un Mouse o algún dispositivo señalador compatible.

Pantalla, VGA o compatible con una resolución mínima de 800x600

512 Megabytes de memoria de acceso aleatorio (RAM).

Windows 2000 o superior.


Navegador de internet Firefox, Chrome o Internet Explorer 7 (recomendamos Firefox 5 o

superior) para el acceso por interfaz Web a Ediwin.

Máquina virtual de Java (ORACLE) instalada (JRE 1.6 o superior)

En cuanto a la conectividad, se requiere de un acceso a internet con un ancho de banda

mínimo de 256 Kbps (o superior en caso de transferencias de archivos de integración de gran

tamaño).

Si emplea un Router, firewall, proxy o demás software/hardware que gestione puertos deberá

comunicárnoslo previo a la instalación y tener en cuenta que Ediwin requiere tener abiertos en

salida los siguientes puertos:

Puerto TCP 9020 (en salida): Para las transferencias seguras de archivos

Puerto TCP 80 (en salida): Para la actualización automática del adaptador

Puerto TCP 443 (en salida): Para navegación WEB segura por https

Puerto TCP 25 (en salida): Para los correos de alarmas de error de scripts

Integración Software Helisa GW y Factura Electrónica

De acuerdo con el proveedor tecnológico, el sistema de facturación electrónico en cuanto a la

operatividad, puede ser funcional directamente en la nube desde la dirección web, pero generaría

doble actividad ya que posteriormente tendría que ingresarse la información de la factura

realizada a sistema Helisa GW, pero como solución que ofrecen los proveedores tecnológicos en

una captación de la información, a través de instalación puertos el cual pueda tomar la

información de la factura realizada en el sistema ERP en este caso HELISA GW y poderlo subir

en la nube del proveedor, para asignar el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y desde


allí de acuerdo a la modalidad, (Vía correo, sistema factura electrónica, o físico) hacer la entrega

al cliente, y envió a la DIAN).

Como conclusión de la integración e implicaciones técnicas que pueda tener la adopción de la

factura electrónica, la compañía Primero en Ventas no tendrá mayor impacto técnico, ni cambios

drásticos que pueda afrontar, de modo que solo tendría que dar acceso a la información de las

facturas realizadas por el sistema instalado y utilizado por la compañía, al proveedor tecnológico

para que esta pueda ser cargado a la nube, adicionalmente como este sistema se maneja por

medio de la red virtual (Internet), la compañía no deberá perder la conexión de la misma, por tal

motivo debe contar siempre con el servicios de internet, el cual actualmente ya cuenta la

compañía.

En el caso de alguna falla técnica o perdida de la conexión del servicio de Internet, o caída de

la plataforma, la DIAN en la resolución 000019 del 24 de FEB del 2016 dispones las medidas en

caso en que se llegare a sufrir esta situación el cual permite a la compañía a expedir factura por

talonario en el cual la numeración estará autorizada por la DIAN en el momento de tramitar la

autorización de resolución de facturación electrónica; Adicional en esta misma resolución la

DIAN establece que para que la factura electrónica cumplan con su veracidad y autenticidad

deben contener una firma digital el cual deberá ser tramitada por la compañía Primera en Ventas.

Para darle una mejor lectura a las implicaciones técnicas que conlleva la integración de la

factura electrónica al sistema de información que actualmente maneja la compañía se adjunta

cuadro comparativo en el cual se podrán evidenciar algunos cambios.


SISTEMA TECNICO

FACTURACION POR

COMPUTADOR

SISTEMA TECNICO FACTURACION

ELECTRONICA

SOFTWARE HELISA GW SOFTWARE HELISA GW

MODULO FACTURACION MODULO FACTURACION

CREACIÓN CLIENTE Y PERFIL CREACIÓN CLIENTE Y PERFIL

ELABORACIÓN FACTURA ELABORACIÓN FACTURA

LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS

ASOCIADOS

LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS

ASOCIADOS

INTEGRACIÓN CON EL MODULO

CONTABLE

INTEGRACIÓN CON EL MODULO

CONTABLE

CONEXIÓN VIA WEB SERVICES IP

PUBLICA HTTPS

* ESTE PROCESO SE REALIZA

UNA SOLA VEZ

CONFIGURACIÓN EN APERTURA DE

PUERTO PARA LA LECTURA WSDL Y

EXTRAR LA INFORMACIÓN EN XML

EN EL SERVIDOR DE PRIMERO EN

VENTAS PARA CONECTAR CON EL

SERVIDOR DEL PROVEEDOR *

TRASFERENCIA BAJO PROTOCOLO

FTP (ARQUITECTURA CLIENTE

SERVIDOR *

INICA EL PROCESO DE FACTURA

ELECTRONICA

Conexión servicio de internet


Implicaciones Económicas

Cada vez que se van a realizar cambios para la compañía desde cualquier ámbito se crea una

preocupación sobre los costos que hay asociados a este, en el caso de la factura electrónica, se

encuentra que existe la intervención de un tercero, el cual sería el operador tecnológico que va

facilitar la plataforma para el proceso de la factura electrónica.

Pero para realizar una evaluación de costo beneficio, se debe evaluar cuantos son los costos

asociados que actualmente la empresa invierte en todo el proceso de generación de la facturación

hasta la entrega al cliente final. Para obtener este dato se realizó una entrevista al Contador

Público encargado del área financiera y contable, al cual se le indicó que tuviera en cuenta los

siguientes segmentos, con el fin de evaluar los valores que la empresa designa para llevar a

cabo el proceso de facturación desde su elaboración hasta el retorno de la factura al archivo de la

empresa.

PROCESO ACTIVIDAD

ENVIO

ENVIO DE LA FACTURA POR MENSAJERO FISICO A NIVEL LOCAL

(COSTO PROMEDIO)

ENVIO DE LA FACTURA FISICO A NIVEL NACIONAL (COSTO

PROMECIO)

IMPRESIÓN

PAPEL (ORIGINAL Y COPIA)

TINTA

ENERGIA UTILIZADA POR LA IMPRESORA

PERSONAL

ADMINISTRATIVO

INVOLUCRADO

AUXILAR CONTABLE O DE FACTURACION

ASISTENTE ADMINISTRATIVA (GESTION DE ENVIO DE FACTURAS)

ARCHIVO ESPACIO FISICO DE ALMACENAMIETO m2


La respuesta que se obtuvo fue la siguiente:

PRECIO POR CADA

FACTURA

PROMEDIO

FACTURACION

MENSUAL

TOTAL COSTO DE

FACTURACION

26.000 40 1.040.000

Para comparar los costos actuales de la facturación con los costos en los que se incurriría si

se adoptara la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas, se decide realizar cotización

con Edicom una de las empresas referente y mejor posicionadas como proveedor tecnológico en

factura electrónica, la cual suministra información del proceso de acuerdo a las necesidades y

características de la empresa. El resultado fue el siguiente:

Costo de implementación pago única vez a excepción de los servicios de la aplicación que

tienen asignación de costos que la compañía Primero en Ventas deberá pagar mensualmente.



Costo mensual del servicio



Si la empresa Primero en Ventas decide optar como opción de proveedor tecnológico a

EDICOM, de acuerdo a la cotización realizada, la compañía deberá destinar solo en la etapa de

implementación $32.726.388 y posterior en la puesta en marcha del proceso de facturación

electrónica un pago mensual de $728.369, equivalente a la operación a la entrada y salida de

facturas o archivos, sumado a la cuota mensual de los servicios de aplicaciones.

La cotización presentada solo es un referente de la posible inversión que se tendría que

realizar, al tomar a Edicom como proveedor tecnológico, lo cual estará en consideración de la

compañía Primero en Ventas al momento de realizar la implementación de la factura

electrónica, puesto que se puede efectuar otras cotizaciones de los demás proveedores

tecnológicos autorizados para prestar este servicio, a fin de elegir la mejor opción, que se ajuste

a los temas de presupuestos, comodidad y cumplimiento de necesidades de la empresa.

Proyección

PAGOS MENSUALES PAGO ANUAL

FACTURACIÓN ACTUAL 1.040.000 12.480.000

FACTURACIÓN

ELECTRONICA 728.369 8.740.428

DIFERENCIA 311.631 3.739.572

3.739.572


AHORRO ANUAL

Si la compañía desea implementar la facturación electrónica, después de culminar la etapa de

acondicionamiento del sistema ERP, de formatos y condiciones técnicas, la empresa podrá

evidenciar un ahorro con la implementación de la factura electrónica frente a los costos que

actualmente maneja en el proceso de facturación. Dentro de los gastos mensuales la empresa

invierte $1.040.000 que comparado con la facturación electrónica se reduce a $728.369, lo cual

implica un ahorro de $ 311.631. A nivel de gastos anuales la empresa invierte $12.480.000 que

comparado con la facturación electrónica se reduce a $8.740.428 lo cual refleja un ahorro de

$3.739.572. Es importante resaltar que los gastos actuales están calculados para una facturación

promedio de la empresa de cuarenta facturas mensuales, lo cual quiere decir que si la empresa

aumentara su volumen de facturación, los gastos incurridos aumentarían en la misma proporción,

lo cual no ocurriría con la facturación electrónica, puesto que el proveedor tecnológico permite la

emisión hasta de 150 facturas manteniendo el valor del costo mensual.

Incidencia de la factura electrónica en el control interno de la empresa

El control interno es de suma importancia para las compañías, debido a que gracias a éste es

posible que cada uno de los procesos establecidos se cumpla, el revisor fiscal cumple una

función importante en el área financiera y contable, pues este es el que debe garantizar que los

procesos se cumplan, mediante su revisión constante.


Se realizó entrevista al revisor fiscal de la compañía, en donde se realizó una serie de

preguntas que permitieron conocer el proceso de control que realiza este y así poder determinar

la mejora que podría tener Primero en Ventas con la facturación electrónica, una herramienta que

permitirá que la empresa tenga mayor control y lo pueda realizar en menor tiempo.

Preguntas y análisis.

1. ¿Cada cuánto realiza visitas a la empresa? El Revisor respondió que una vez por semana.

Con la implementación de la facturación electrónica, la revisión de la misma, puede realizarse

sin necesidad de asistir a la compañía, puesto que la información se encuentra disponible en la

plataforma, lo cual permite un ahorro en tiempo, ya que no sólo evita el desplazamiento del

revisor a la empresa, sino la búsqueda física del archivo, que en ocasiones presenta consecutivos

de documentos faltantes.

2. ¿Cuánto demora revisando el proceso de facturación? la respuesta fue medio día. La

plataforma de facturación electrónica permite una revisión más profunda y rápida, ya que se

cuenta con todas las facturas emitidas por la empresa.

3. ¿Todas las facturas realizadas cumplen con los requisitos exigidos para su emisión? La

respuesta indica que la facturación física cumple con toda la normativa vigente. Para la

facturación electrónica la DIAN emite una serie de requisitos que debe cumplir cada factura de

venta emitida, la plataforma de facturación electrónica da confianza y plena seguridad que la

información va a estar de acuerdo a lo exigido por la DIAN, pues de no ser así no deja generar y

enviar la factura hasta que no cumpla con todos los requisitos exigidos.

4. ¿Cuándo hace la revisión lo hace desde el sistema contable o con los físicos? La respuesta

indica que la mayoría de veces se hace la revisión de manera física, en donde se compara que la

información, sea la misma registrada en el sistema contable. Con la facturación electrónica no


necesariamente se debe seguir haciendo la revisión con facturas físicas, pues esta forma de

facturación maneja la información electrónicamente y de manera digital, lo cual permite que la

revisión pueda llegar hacer menos tedioso y sin necesidad de estar buscando archivos físicos que

pueden retrasar el proceso.

5. ¿Envía facturas a otras ciudades? La respuesta es sí. Para la empresa este envío de facturas

no sólo implica el pago de fletes, sino también pérdida de tiempo, puesto que se debe esperar de

uno a dos días para que el cliente cuente con la factura. Con la facturación electrónica el tiempo

de envió de las facturas seria reducido, puesto que las facturas son enviadas a los clientes en

tiempo real mediante la plataforma.

6. ¿Las facturas siempre tienen sello de recibido? La respuesta es sí, puesto que sirve de

confirmación de que el cliente ha recibido la factura. Con la facturación electrónica el cliente

recibirá un correo con un usuario y contraseña el cual le permite descargar la factura y responder

con aceptación o rechazo de esta, lo cual reemplazaría la firma y sello de recibido físico que se

maneja actualmente.

7. ¿En el proceso de revisión se encuentran todos los consecutivos de facturación? La

respuesta indica que en ocasiones hacen falta algunos consecutivos de facturación. Mediante

esta herramienta la empresa primero en ventas podrá mantener su archivo digital, en donde no

tendrá problemas por la pérdida de algún documento.

8. ¿Encuentra facturación pendiente por archivar? La respuesta es que en ocasiones sí. Con la

facturación electrónica se elimina el manejo del archivo físico, puesto que a medida que se

realiza la facturación, esta automáticamente se va archivando en la plataforma, de manera

ordenada y cronológica.


9. ¿Se ha presentado la perdida de facturas? La respuesta fue No, haciendo énfasis a una

pérdida definitiva. Con la facturación electrónica no habrá problema por la pérdida de facturas,

pues todas van a estar digitalmente, el proveedor tecnológico facilitara la realización de backup

permanentes para tener disponible cualquier factura al instante.

El trabajo del revisor fiscal y el área administrativa de la compañía referente a la revisión de

facturas tiende a ser demorado, pues normalmente se revisa mediante archivo físico, el poder

contar con la información desde cualquier lugar y poderla revisar en tiempo real, permite tener

mayor control sobre la compañía y así poder solicitar correcciones a tiempo. La facturación

electrónica brinda la seguridad que la información y el proceso se está llevando de acuerdo a lo

establecido por la DIAN, a través del proveedor tecnológico que es el encargado de dar todos los

parámetros para que la información este correcta.

El tener las facturas con su sello de recibido da garantía de que el cliente la recibió, por tal

motivo la facturación electrónica exige que la factura sea aceptada o rechazada por el cliente.

Este medio digital evita el riesgo de pérdida de facturas bien sea por que se perdió en el trayecto

de entrega o se traspapelo. Si la factura tiene algún cambio deberá contar con su respectiva nota

crédito lo cual da mayor control a la facturación.

Ventajas de la implementación de la factura electrónica en la empresa Primero en Ventas

SAS respecto al desarrollo de su actividad económica.

De acuerdo a la información obtenida por las entrevistas y a la actividad económica que

desarrolla la empresa se realiza un análisis de las ventajas que podría traer la implementación de

la factura electrónica.


En la parte inmobiliaria, la empresa trabaja una administración delegada en donde se requiere

del manejo de contratos tanto para el propietario del inmueble, como para el arrendatario, en

donde se especifica los términos bajo los cuales se regirá esta administración delegada, el valor,

periodos de facturación , periodos de pago, porcentajes de comisión y clausulas por

incumplimiento, lo cual está directamente relacionado con la facturación puesto que de ella

depende el correcto cumplimiento de los términos acordados en los contratos.

El problema que se presenta en ocasiones con la facturación emitida a los arrendatarios, es

que ellos afirman que la factura no les llega, o que les llega tarde, con el fin de excusar su pago

inoportuno o no pagar intereses moratorios, para lo cual la factura electrónica sería una solución,

de acuerdo al manejo que se le da respecto al rechazo o aceptación de la misma por parte del

cliente, puesto que erradicaría las excusas que suelen dar los arrendatarios al optimizar los

tiempos de entrega y dejar como evidencia la recepción electrónica, lo cual hace que la empresa

sea más competitiva y eficaz en su labor.

Teniendo en cuenta el artículo 11 del decreto 2242 de 2015 que habla de la factura

electrónica en los contratos de mandato es importante tener en cuenta que la empresa por

manejar este tipo de contratos debe considerar la implementación dela facturación electrónica,

puesto que si el arrendatario o mandante es requerido por la Dian para facturar electrónicamente

o lo es de manera voluntaria el mandatario, la empresa estaría en la obligación de expedir la

factura electrónicamente, por lo tanto la implementación de la factura electrónica permitiría que

como inmobiliaria la empresa sea más competitiva debido a que este artículo no sería un

limitante para no poder facturar y llevar a cabo contratos de mandatos con determinadas

empresas.


Por otra parte es importante resaltar que la factura electrónica trae consigo varios aspectos

positivos como son:

1. La optimización en el manejo de las facturas, puesto que se erradica el riesgo de

pérdida de documentos físicos que se podía presentar al no ser retornada por el

mensajero a contabilidad después de ser radicada físicamente al cliente o cuando

es solicitada por diferentes áreas a manera de consulta y no es retornada al

archivo de facturación.

2. Se hace eficiente la gestión documental, gracias a que las facturas emitidas de

manera electrónica estarán disponibles para ser consultadas por la empresa y sus

clientes en el momento que se necesite, lo cual también mejora y agiliza el

acceso a la información.

3. Cuidado y protección del medio ambiente, puesto que la empresa estaría

reduciendo el uso de papel, lo cual contribuye a la reducción de la deforestación

que elimina muchos espacios verdes como lo son los bosques, lo que ha generado

pérdida de biodiversidad. Adicionalmente se reduce el uso de residuos

contaminantes requeridos en la impresión de una factura, como lo son los

cartuchos de tinta y tóner y se ahorra recursos naturales como el agua, los árboles

y la energía. Todo esto en contribución y concientización de un consumo

responsable de recursos.

4. Ahorro en costos de impresión, puesto que la eliminación de la factura física,

hace que la empresa ya no necesite de la misma cantidad mensual de papel y

tinta, al igual que se contribuye con el ahorro de energía.


5. Ahorro en gastos de despacho, que está directamente relacionado con la

distribución de la facturación, que implica actualmente para la empresa del

servicio de un mensajero y de gastos de flete por concepto del envío de facturas a

otras ciudades a través de una transportadora; gastos que se erradicarían con la

implementación de la factura electrónica.

6. Ahorro en espacio de almacenamiento, puesto que al ser digital se eliminaría la

necesidad de contar con un archivo amplio para el manejo de la documentación.

7. Mejora la calidad y rapidez, puesto que se optimiza el proceso administrativo, en

lo referente al tiempo de respuesta.


Conclusiones

1. En el proceso de facturación, encontramos que al incorporar la factura electrónica en la

empresa Primero en Ventas SAS se logra mantener algunos procesos, como son: la

Solicitud y aprobación de la factura y la facturación bajo programa contable Helisa,

aspectos que son de gran importancia para la empresa, debido a que en la solicitud y

aprobación, se evalúa el origen y la correcta solicitud en los montos y conceptos de la

factura, de igual manera la facturación bajo el programa Helisa es primordial para la

empresa por ser el programa contable que archiva toda su información. Adicionalmente a

través de la parametrización con la que cuenta el sistema al momento de realizar una

factura, se logra obtener de manera automática la contabilización de la misma en el

sistema, lo cual es vital para el correcto manejo de la información sin dejar de lado el

hecho de que también se evita tener que realizar una doble digitación.

Por otra parte los aspectos que se modificarían son:

Forma de entrega a los clientes: Para este proceso la empresa requiere del servicio de un

mensajero a través del cual se hace todo el proceso de recepción de facturas. Con la factura

electrónica este proceso será eliminado puesto que el cliente recibirá la factura en su correo

instantáneamente.

Proceso de acuse o recibido: Para este proceso con la factura actual por computador, la

empresa requiere de la firma por parte del cliente para confirmar el recibido, lo cual

implica la entrega física de la misma; al recibir el cliente la factura electrónica deberá

confirmar la aceptación o rechazo, lo cual se evidenciara por correo.

Información entregada a la Dian: Actualmente la información de los ingresos no era

reportada inmediatamente a la DIAN en el momento de realizar una factura, sino hasta el


momento de liquidar algún tipo de impuesto que implique la información de los ingresos,

como le es el impuesto sobre la renta para la equidad CREE, con lo cual se concluye que

la facturación electrónica le permite a la DIAN tener un mayor control en los ingresos

reportados y declarados por la empresa.

Ingreso de un operador: Actualmente no se requiere de un intermediario para poder emitir

una factura. Con la puesta en marcha de la factura electrónica se requiere de un operador

que hará las veces de mensajero, archivo y será un intermediario entre la empresa y la

DIAN, puesto que hará la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica en artículo 7

del Decreto 2242, como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación.

Adaptación técnica: Es exclusiva de la facturación electrónica ya que se requiere de

enlazar dos plataformas tecnológicas distintas, la de la empresa obligada a facturar y la

del operador con el objetivo de transmitir la información de la factura para que sea

procesada.

Incremento en el manejo de Notas Crédito:Actualmente la empresa maneja las Notas

crédito para anular facturas de meses anteriores, de lo contrario si una factura

corresponde al mes en vigencia y necesita ser anulada se hace directamente en el sistema

contable anulando el documento. Con la facturación electrónica, no se podrá hacer

anulaciones directas de documentos y se debe proceder a realizar notas crédito para

cualquier tipo de anulación.

2. Con la implementación de la facturación electrónica se lograra reducir costos en la

emisión y envío de las facturas, al igual que un ahorro considerable en cuanto a los

tiempos de entrega, en donde se omiten algunos procesos, presentándose mayor

relevancia en las facturas emitidas a otras ciudades puesto que, en el proceso normal


demora entre uno y dos días en llegar al cliente, aparte de que adiciona un gasto por

concepto del envío.

3. Se podrá tener mayor control de la información desde cualquier lugar, conocer en

tiempo real el estado de las facturas emitidas y recibidas y dar cumplimento a los

procesos exigidos.

4. Teniendo en cuenta que la empresa maneja contratos de mandato es importante la

incorporación de la factura electrónica, puesto que el cumplimiento de la norma le

permite ser tenida en cuenta en los contratos futuros y no ser excluida por no cumplir con

este requerimiento, que en consecuencia la lleva a ser más competitiva.

Con la incorporación de la factura electrónica, la empresa logra mejorar su gestión en el

proceso, los tiempos de respuesta y la solución de imprevistos y contribuye a la

modernización, que está encaminada a llevar toda la información de manera digital. Lo

cual le permite tener un mayor control y seguimiento de la información intercambiada

tanto con clientes como con proveedores, optimizando así la eficacia y comunicación

con cada uno de ellos.


Recomendaciones

La empresa Primero en Ventas SAS debe realizar la gestión para la implementación de la

factura electrónica, puesto que le brinda una optimización en el manejo de las facturas y en sí de

todo el proceso que maneja actualmente, al igual que reduce costos y gastos optimizando los

recursos económicos de la empresa. Por otra parte, se debe tener en cuenta que de acuerdo a la

actividad económica que desarrolla la empresa a través de los contratos de mandato tanto en la

parte inmobiliaria como en los contratos de construcción es importante la incorporación de la

factura electrónica, puesto que en el artículo art 11 del decreto 2242 de 2015, se habla de la

factura electrónica en los contratos de mandato, en donde se especifica que “Si el mandante es

elegido por la DIAN para facturar electrónicamente o lo es en forma voluntaria, el mandatario

deberá facturar en forma electrónica” por tanto, se hace importante el cumplimiento de la

norma con el fin de ser tenida en cuenta en los contratos futuros y no ser excluida por no

cumplir con este requerimiento, lo cual permite que la empresa sea más competitiva.


Referencias bibliográficas

Decreto 2242 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la

factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. (2015, 24 de Noviembre).

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http://www.portafolio.co/economia/impuestos/colombia-empieza-utilizar-factura-electronica-

494263

https://es.scribd.com/doc/231638983/Perspectiva-Global-Factura-Electronica

http://es.slideshare.net/keymil/la-factura-25072403

http://www.dian.gov.co/feriaservicios/documentos/Impulso_y_masificacion_de_la_Factura_Elec

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Ley 962 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos

administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen

funciones públicas o prestan servicios públicos. (2005, 08 de Julio). Recuperado de:

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3725_documento.pdf

Ley 1527 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones. (1999, 18 de Agosto). Recuperado de:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_527_DE

_1999.pdf

Resolución 14465 por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la

factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad

de facturación, y se adecúa el sistema técnico de control. (2007, 28 de Noviembre).

Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=39787

Resolución 000019 mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura

electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben

agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se

disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica. (2016, 24 de Febrero).

Recuperado de:

http://www.dian.gov.co/micrositios/fac_electronica/documentos/Resolucion_000019_24_Fe

brero_2016_FACTURA_ELECTRONICA.pdf


Anexos

1. Entrevista realizada al Revisor Fiscal de la empresa.

Nombre: Nancy Galvis

ENTREVISTA CONTROL INTERNO PROCESO DE FACTURACIÓN

PREGUNTA RESPUESTA

1. ¿Cada cuánto realiza visitas a la empresa? 1 ves a la

semana

2. ¿Cuánto demora revisando el proceso de facturación? medio día

3. ¿Todas las facturas realizadas cumplen con los requisitos DIAN? si

4. ¿Cuándo hace la revisión lo hace desde el sistema contable o con los

físicos? físicos

5. ¿Envía facturas a otras ciudades? si

6. ¿Las facturas siempre tienen sello de recibido? no

7. ¿En el proceso de revisión se encuentran todos los consecutivos de

facturación? a veces no

8. ¿Encuentra facturación pendiente por archivar? si

9. ¿Se ha presentado la perdida de facturas? no

Tomado y modificado de Carvajal


2. Entrevista realizada a la persona encargada de la facturación.

Nombre: Hellen Rocio Duran


INFORMACIÓN DE LAS FACTURAS DESCRIPCIÓN

1. ¿Qué tipos de factura maneja el cliente? (Ej.: Por computador, Pro-

forma, Mixto)Por Computador.

2. ¿A cuantos clientes se les expide facturas actualmente? Entre 15 y 20.

3. ¿Cuántas facturas se entregan mensualmente? Entre 30 y 40 facturas.

4. ¿Con qué frecuencia envía facturas?Hay unas de arrendamiento y comisión fijas mensuales y las de

contrato de construcción a lo largo del mes.

5. ¿Qué días de la semana expiden facturas? (Ej.: lunes, martes, o

todos los días).Todos los días, de acuerdo a lo solicitado.

6. ¿Cuántas hojas en promedio tiene cada factura? Una

7. ¿Cuántos ítems / líneas tiene una hoja de la factura? Veinte.

8. ¿Cuantas notas crédito genera en promedio? Una

9. ¿Cuantas notas débito genera en promedio? Dos

10. ¿Realiza anulación de facturas? Si

11. ¿Maneja anexos/soportes para las facturas? A veces.

12. ¿Cuantas hojas tienen en promedio los anexos? Una

13. ¿De dónde salen los anexos? ¿del sistema de información? No.

14. ¿Es necesario que los anexos hagan parte de la factura

electrónica?No.

15. ¿Cómo conservan las copias de las facturas? En AZ de archivo.

ENTREVISTA DE RECONOCIMIENTO DE LA EMPRESA RESPECTO A LA FACTURACIÓN


3. Entrevista realizada al contador de la empresa.

Nombre: Jazmin Garzón


SISTEMATIZACIÓN DE LA EMPRESA DESCRIPCIÓN

¿Qué sistema de información tiene implementado la empresa? Helisa.

El sistema que usa permite extraer un plano ó datos de la factura. Ó se

puede llegar a la base de datosSi lo permite.

PROCESO DE FACTURACIÓN DESCRIPCIÓN

¿Cuáles son las áreas involucradas en el proceso de facturación? Compras, Gerencia de proyectos, Facturación, Cartera y Comercial.

¿Desea que sus clientes tengan la opción de aceptar/rechazar sus

facturas?Si.

¿Cómo es el proceso de entrega de las facturas a clientes? Mensajeria en tiempos y horarios establecidos por el cliente.

¿La facturación tiene algún documento soporte? A veces si.

COSTOS ASOCIADOS DESCRIPCIÓN

¿Qué cargos están involucrados en la generación de las facturas?Gerente de Proyectos, Director de compras, Directora comercial y

Tesoreria.

¿Cuál es el salario promedio de los cargos involucrados en el proceso

de facturación?$ 1.500.000

¿Cuál es el factor prestacional de la compañía? 48%

¿Cuál es el tiempo dedicado en minutos por cada cargo involucrado en

el proceso de facturación.

Gerente de proyectos y director comercial, depende de las reuniones en

donde se determina el avance obra. Director comercial 30 minutos en

las facturas mensuales de administracion delegada y tesoreria 3

minutos en la elaboración de la factura.

¿Cual es la frecuencia (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.) del

tiempo dedicado por cargo involucrado en el proceso de facturación?Diaria, aunque hay días en los que no se factura.

¿Realiza llamadas a clientes para obtener información que le permita

expedir una factura? Si es afirmativo, ¿Cuántos minutos dedica a obtener

esta información?

Si se llaman y en promedio la llamada tiene una duración de 5 minutos.

¿Cuánto cuesta la impresión de cada factura que realiza? $ 200

¿Cuáles son los costos totales de envío de sus facturas? $ 26.000 por factura.

¿Envia facturas a otras ciudades?¿Cuánto cuesta el envío de cada

factura?Si. Entre $7.000 y $8.000

¿El envío de las facturas lo hace directamente? Si es así, ¿Cuántos

mensajeros tiene? ¿Cuánto es su pago mensual? Si, a través de un mensajero con un salario de $1.300.000

¿Cuánto dura la entrega de facturas? De 1 a 2 días. Depende de la cantidad a entregar.

ENTREVISTA DE RECONOCIMIENTO DE LA EMPRESA RESPECTO A LA FACTURACIÓN


4. Cotizacion realizada, proveedor tecnologico

Ver Pdf

(Esta cotizacion se realizo a traves de la empresa Celagem SAS, para tener un acermiento al

proveedror tecnologico de los servicios ofrecidos de la facturacion electronica)

impacto en la aplicación de la factura electrónica 1

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