Gestión de las comunicaciones

Nestor Javier Diaz Jimenez.Diego Aragon.Andres Yepes.

Rodolfo Montenegro.

Gestión de las comunicaciones La comunicación en la gestión de proyectos es uno de los aspectos importantes a tener en cuenta, esta

debe ser asertiva, concreta y dirigida a las partes que requieran de dicha información con el fin de tener un proyecto exitoso. “Las comunicaciones efectivas del proyecto aseguran que tengamos la información correcta a la persona adecuada en el momento adecuado y de manera rentable.” (Harold R. Kerzner, 2009)

Cuando se presenta una ruptura en las comunicaciones se pueden dar situaciones de desastre:

Figura: Una ruptura en comunicaciones. Fuente: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. (2009)

Planificación de las comunicaciones:

“Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponible” (Project Management Institute, 2013).

Las consideraciones importantes para la comunicación de la información incluyen:

Quién necesita qué información y quién está autorizado para acceder a ella;

Cuándo van a necesitar la información;Dónde se debe almacenar la información;En qué formato se debe almacenar la información;Cómo se puede recuperar la información; ySi es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y

consideraciones interculturales.

Figura: Planificación de las comunicaciones: Entradas, Herramientas y técnicas, salidas. Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Quinta edición (2013).

Entradas Plan para dirección del proyecto: Como se ejecutara, monitoreara y cerrara el proyecto.

Registro de interesados.

Factores ambientales.

Activos de los procesos de la organización: Lecciones aprendidas y la información histórica.

Herramientas y técnicas Análisis de requisitos de comunicación:

Se debe tener en cuenta canales de comunicación n(n-1)/2 Para identificar requisitos de comunicación:

Organigramas Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los interesados; Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto; Logística del número de personas que participarán en el proyecto y en qué ubicaciones; Necesidades de información interna (p.ej., comunicaciones dentro del ámbito de las organizaciones); Necesidades de información externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el público o los contratistas); Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de interesados.

Tecnologías de comunicación: Urgencia de la necesidad de la información, la disponibilidad de la tecnología,

facilidad de uso, entorno del proyecto, sensibilidad y confidencialidad.

Modelos de comunicación:Codificar, transmitir el mensaje, decodificar, confirmar,

retroalimentación/respuesta.

Métodos de comunicación:Comunicación interactiva, comunicación de tipo push, comunicación de tipo

pull.

Reuniones: Hora, lugar y agenda acordados previamente.

Salidas Plan de gestión de las comunicaciones

Forma en que se planificaran, estructuraran, monitorearan, y controlaran las comunicaciones del proyecto. Los requisitos de comunicación de los interesados; La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle; El motivo de la distribución de dicha información; El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta, si

corresponde; La persona responsable de comunicar la información; La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial; La persona o los grupos que recibirán la información; Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o

comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto; El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el

escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior; El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto

avanza y se desarrolla; Un glosario de la terminología común; Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible

secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.; y Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa

específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.

Actualizaciones a los documentos del proyecto Cronograma del proyecto, y registro de interesados.

Gestionar las comunicaciones:“Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizarla disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.” (Project Management Institute, 2013).

Figura: Gestionar las comunicaciones: Entradas, Herramientas y técnicas, salidas. Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Quinta edición (2013).

Controlar las comunicaciones:“Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.” (Project Management Institute, 2013).

Figura: Controlar las comunicaciones: Entradas, Herramientas y técnicas, salidas. Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Quinta edición (2013).

En la gestión de las comunicaciones se deben tener en cuenta lo siguiente:No asumir que el mensaje que ha enviado será recibido de la

misma manera que usted lo envió.“Las comunicaciones más rápidas y más eficaces tienen lugar

entre las personas con puntos de vista comunes. El gerente que fomenta las buenas relaciones con sus socios tendrá poca dificultad en la comunicación con ellos.” (Harold R. Kerzner, 2009)

Las comunicaciones deben ser establecidas al principio del proyecto.

La Comunicación y el Liderazgo en gestión de proyectos

El objetivo de esta investigación fue identificar las características mas importantes que un gerente de proyectos debe poseer para garantizar una comunicación exitosa.

Y para esto se baso en buscar entre los diferentes tipos y estilos de liderazgo, y de esta manera el director de proyectos sepa que actitud es la mas adecuada para transmitir sus ideas a medida del ciclo de vida del proyecto.

Clases de Liderazgo Directiva.

pacesetting.

participativa.

visionario.

coaching.

afiliativo

burocratico.

Estilos de Liderazgo. Liderazgo situacional.

Liderazgo visionario.

Sendero o Meta.

Estilo fiedler.

Teoría X y Teoría Y.

Liderazgo del comportamiento.

LA MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Pop Alexandra-Mihaela, Dumitrascu D. Danut“Lucian Blaga” University department of Industrial Engineering and Management,

Sibiu, Romania

La comunicación interna se encuentra entre uno de los factores más importantes para el éxito en la gestión de proyectos. Ayuda a los administradores de proyectos toman las decisiones correctas, implementar las estrategias adecuadas y terminar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

En este articulo se ilustra la importancia de la comunicación interna en un proyecto y también como crear un modelo de análisis de la comunicación interna en proyectos basados en las características de la comunicación.

Hemos desarrollado el modelo de ICAM basado en un enfoque sistémico con entradas - una caja de procesamiento - salidas. Para las entradas se utilizaron los datos de las características de comunicación que hemos obtenido a partir de los cuestionarios y las entrevistas que posteriormente fueron estructurados en una relación instancia comunicación.

1. El proceso de comunicación como parte de la Comunicación de gestión de proyectos es una característica central de los esfuerzos humanos

También la comunicación interna es una manera de resolver la necesidad de los miembros del proyecto de pertenencia a un grupo y también una forma de implementación de la estrategia de gestión. El estudio de la comunicación interna en un proyecto significa establecer métodos y técnicas de la organización del flujo de comunicación en el proceso de gestión de proyectos para lograr resultados óptimos de sus actividades y tareas. La herencia de las características de comunicación se ilustra por la jerarquía conceptual en la figura 1.

Figura 1: paradigma de la comunicación: la jerarquía conceptual

2. Métodos de medición de la comunicación interna en proyectos

Encontrar los métodos adecuados para la comunicación del proyecto es un desafío para el gerente proyecto. El proyecto tienen la función de informar tanto a los grupos de interés y la los miembros del proyecto sobre el estado del proyecto a lo largo de su desarrollo. También basado en métricas, el director del proyecto puede determinar la validez o invalidez de una acción que deben realizarse . La comunicación de medición es bastante una nueva concepto con el que los administradores deben aumentar la eficiencia en un proyecto y causar un efecto positivo en el resultado. Las métricas pueden ser utilizados para el seguimiento y rendimiento incluso relacionado con los objetivos de la organización, como se muestra en la figura 4.

Un método para medir el proceso de comunicación es el elegido por Angela Sinickas. En lo que se refiere a la comunicación dentro de las organizaciones, uno de los más métodos utilizados para evaluar el rendimiento de la comunicación es el cálculo de la restitución de Inversión (ROI). La fórmula utilizada para esto es la relación entre el costo menos la ganancia y costo:

Figura 4. La pirámide informativa.Fuente: Kerzner, 2011.

3. Un modelo de análisis de la comunicación interna en proyectos

El modelo ICAM tiene varias clasificaciones para las características de la comunicación que se aplican por diversos métodos algorítmicos en Aprendizaje Automático. Por ejemplo en la figura 7 tenemos un resultado textual de una instancia de clasificación después de usar el J48 Método "Árbol de decisiones". En el texto resultante de esta clasificación que presentamos algunas estadísticas relativas a la exactitud y la precisión de la comunicación características de clasificación. Además, aquí, presentamos la "Matriz de Confusión" con elementos numéricos que indica el número de casos THRU comunicación en diagonal (por ejemplo, una instancia es "a" y se predijo como "a"). los otros elementos son falsas.

ConclusionesLa medición de la comunicación interna ayuda a la hora de cuantificar, analizar y evaluar su valor para una gestión más eficaz de las tareas del proyecto. También mediante el análisis de la comunicación el gestor de proyectos en proceso y gestores de cartera de proyectos pueden gestionar eficazmente los recursos de los proyectos.

El modelo ICAM es una herramienta útil para realizar análisis retrospectivos de las características de la comunicación interna. Con la ayuda de este modelo podemos obtener varias interpretaciones de las características de las comunicaciones del proyecto que ayudan mejorar el proceso de comunicación y también el proceso de gestión de proyectos. El modelo tiene la posibilidad de proporcionar una serie coherente de comunicación herramientas de análisis a través de diferentes clasificaciones y agrupamiento de la comunicación. Los entregables obtenidos después de aplicar el modelo en el cuestionado los datos pueden presentarse en forma de gráficos, esquemas y resúmenes estadísticos que establecen la exactitud y la eficiencia de la comunicación interna en los proyectos.

Referencias Bibliográficas Blaga, L. (2013). The measurement and evaluation of the internal communication process in project

management (Tesis). Annals of the University of Oradea, Economic Science Series.

Clearly, S. (2008). Communication A Hands-On Approach . Landsdowne: Juta & Co. Ltd

Kliem, R. (2007). Effective Communications for Project Management. New York: Auerbach

Project Management Institute. (2004). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide). Newtown Square, Pa: Project Management Institute.

Zulch, B. (2013). Leadership Communication in Project Management. World Congress, 199, 172-181.

Zulch, B. (2014). Communication: The foundatión of Project Management. World Congress, 16, 1000-1009.