Imbinarea corespondentei

Ce reprezinta mbinarea corespondentei Cei 6 pasi necesari pentru imbinarea corespondentei Crearea unei surse de date Inserarea campurilor in documentul principal Crearea si lucrul cu plicurile

Ce reprezinta mbinarea corespondentei

exemplu:companiile care trimit periodic scrisori catre abonati (publicitate,promotii etc.). O scrisoare pe care o primesti astfel are in mod obligatoriu numele tau pe ea. In acest fel, scrisoarea ta se diferentiaza de a altui abonat al aceleiasi companii. Acest tip de document se numeste scrisoare personalizata.

Cum pot aparea atatea milioane de scrisori diferite?

Toate scrisorile au doua parti: textul comun si textul care le diferentiaza (datele personale ale fiecarui abonat).

Operatorul realizeaza un singur document cu textul comun, dupa care apeleaza la calculator pentru a multiplica documentul si a completa fiecare exemplar cu informatiile personale din baza de date a companiei (date care sunt introduse o singura data in momentul inscrierii). In urma acestei operatii strict automate rezulta milioane de exemplare particularizate ale documentului initial. Aceasta operatie se numeste imbinarea corespondentei.

Cei 6 pasi necesari pentru a imbina corespondenta

1. Pentru a imbina corespondenta trebuie pornit de la un document primar. Acesta poate reprezenta o scrisoare, un plic, etichete sau director. Poti face aceasta alegere dupa ce deschizi panoul de activitate Imbinare corespondenta prin Instrumente | Scrisori si corespondente | Expertul imbinare corespondenta.

2.Dupa ce ai ales tipul documentului (ex. scrisori) trebuie sa selectezi documentul de pornire (documentul initial). Pentru aceasta exista comanda in partea de jos a panoului de activitate deschis. In acest caz ai trei posibilitati (utilizezi documentul curent, pornesti de la un sablon sau pornesti de la un document deja salvat).

3. Pasul urmator vizeaza baza de date pe care o folosesti. Practic, ai trei posibilitati (utilizezi o lista salvata anterior, utilizezi datele de contact din cartea de adrese a programului Outlook sau creezi o noua lista). In ultimul caz, cand trebuie sa tastezi singur lista, ai posibilitatea sa folosesti campurile predefinite sau sa particularizezi propriile campuri. Pentru mai multe informatii vezi subtitlul 4. Crearea unei surse de baze.

4. Dupa ce ai creat baza de date, trebuie sa introduci in document campurile, in mod corespunzator pozitiei din text. Astfel, trebuie sa introduci cursorul in locul unde vrei sa introduci date din baza de date (ex: dupa "Stimate domnule"), iar apoi alegi campul Nume din lista deschisa cu clic pe Mai multe elemente din panoul de activitate deschis.

5. Ajuns la acest pas, poti examina scrisorile. De asemenea, poti sa cauti sau sa excluzi un destinatar, poti sa editezi lista destinatarilor etc.

6. Ultimul pas presupune finalizarea imbinarii. Rezultatul acesteia fiind: fie un document trimis la imprimanta, fie un nou document word cu toate scrisorile, document ce poate fi editat.

Toate operatiile de mai sus se pot realiza si folosind bara de instrumente Imbinare corespondenta.

3. Crearea unei surse de dateIn cazul in care este prima data cand folosesti acest imbinarea corespondentei, este obligatoriu sa creezi o sursa de date. Din aceasta sursa vei putea apoi prelua informatiile cu care vei personaliza scrisorile.Practic, dupa ce la pasul trei ai optat pentru crearea unei noi baza de date, trebuie acum sa lucrezi cu fereastra Lista de adrese noua. In aceasta fereastra mai multe campuri predefinite (titlu, prenume, nume, nume societate etc.) care prin completare formeaza o singura inregistrare. Pentru a introduce mai multe inregistrari trebuie sa dai clic, de fiecare data dupa ce ai completat campurile, pe butonul Intrare noua.In momentul in care ai completat sursa de date cu mai multe inregistrari, poti sa faci cautari de inregistrari (butonul Gasire intrare) sau sortari (Filtrare/ sortare), eliminari (Stergere intrare).

In cazul in care campurile predefinite nu iti sunt de folos si vrei sa introduci altele (ex: data plecarii pe Marte, numele unchiului) ai posibilitatea sa optezi pentru comanda Particularizare. In acest caz, poti sterge (Stergere)sau redenumi (Redenumire) campurile predefinite si adauga propriile campuri (Adaugare).

4. Inserarea campurilor in documentul principalDupa ce ai completat sursa de date esti nevoit sa introduci in textul comun campurile dorite pentru a personaliza scrisoarea. In acest caz, ai la dispozitie mai multe posibilitati.A. Prima se refera la pagina 4 din panoul de activitate Imbinare corespondenta. In acest caz poti introduce blocul adresaintr-un format specific avand la dispozitie toate datele de identificare (titlu, nume, prenume, adresa etc.).

Tot de aici poti introduce o linie de salut in care alegi modul de deschidere a documentului, formula de adresare.

Pentru a introduce propriile campuri din sursa de date trebuie sa dai clic pe B. A doua modalitate se refera la utilizarea barei de instrumente. In acest caz, pe langa comenzile de introducere Bloc adresa , Linie de salut sau Mai multe elemente, ai posibilitatea sa operezi si cu inregistrarile. Pentru aceasta trebuie sa utilizezi butonul Ai posibilitatea sa impui criterii de selectie a datelor folosind una din comenzile urmatoare.

Pentru a crea plicuri poti folosi comanda Instrumente | Scrisori si corespondente | Plicuri si etichete. Din fereastra deschisa poti selecta adresa destinatarului, adresa expeditorului, poti schimba caracteristicile plicului, dar si ale modului de imprimare. Ai posibilitatea sa imprimi direct plicul sau sa-l editezi adaugandu-l la document.

5.Crearea si lucrul cu plicurile

Tema 9Creeaza o imbinare de corespondenta urmarind urmatoarele cerinte:1. Textul comun sa fie o felicitare de sarbatori adresata de tine colegilor din clasa ta. 2. Sursa de date sa cuprinda inregistrati doar colegii din clasa ta, iar fiecare inregistrare sa aiba urmatoarele campuri: Prenume, Nume, Email, clasa, varsta. Unele date le gasesti in casuta ta de email. 3. n textul comun trebuie sa introduci in mod corespunzator campurile de date, astfel incat documentul final sa fie complet si prezentabil.Poti folosi si alte caracteristici ale programului Ms Word invatate deja.