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Il Budget a Base Zero ( ZBB )Francesco Aldo De LucaC.E.O.AdMaioraSemper S.r.l.

www.admaiorasemper.com

Niente  è  per  sempre….

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….ovvero,  mai  dare  qualcosa  per  scontato  !

Cos’è  lo  ZBB  ?

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Definizione  – Zero  Base  Budgeting

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• parte  da  una  "base  zero”  (  in  Italiano  Budget  a  Base  Zero  BBZ  

• ogni  funzione  all'interno  di  un'organizzazione  viene  analizzata  per  le  sue  esigenze  e  costi.

• I  Budget  sono  quindi  costruiti  attorno  ciò  che  è  necessario  per  il  periodo  successivo,  indipendentemente  dal  fatto  che  il  bilancio  sia  superiore  o  inferiore  a  quello  precedente.  

Caratteristica peculiare dello ZBB

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"Supponendo  di  iniziare   la  nostra  attività  partendo  da  zero,  su  quali  attività  dovremmo  spendere   i  fondi  ed  a  quali  dovremmo  dare  

la  massima  priorità?"

Cerca  di  aiutare  la  dirigenza  a  rispondere  alla  domanda:

ZBB  -­‐ Origini

Nel  1960,  Peter  A.  Pyhrr,  un  manager  di  Texas  Instruments (TI)  a  Dallas,  ha  sviluppato  l'idea  del  

bilancio  a  base  zero.

Ogni  anno  ha  preparato  i  suoi  budget  come  se  le  cifre  dell’anno  precedente  non  fossero  esistite.  

Ogni  ipotesi  di  spesa  doveva  essere  ripensata  da  zero  e  quindi  

giustificata.

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Nel  1973,  Jimmy  Carter  (Presidente  degli  Stati  Uniti),  mentre  era  Governatore  della  Georgia,  ha  implementato  sistema  ZBB  per  lo  Stato  della  Georgia,  tendendosi    

regolarmente  in  contatto  con  Peter  Phyrr.

Nel  1977,  ha  implementato  ZBB  per  il  Governo   federale,   in  qualità  di  

Presidente  degli  Stati  Uniti.

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ZBB  -­‐ Origini

Caratteristiche  salienti  del  Budget  tradizionale  

Preparato  con    previsioni  di  spesa  oppure  con  il  Consuntivo  di  un  anno  precedente  come  base,  conulteriori  importi  incrementali,  aggiunti  per  il  nuovo  anno.

Incoraggia  la    "SPESA  FINO  AL  BILANCIO"per  garantire  lo  stesso  stanziamento  di  fondi  per  il  periodo  seguente.

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La  Mentalità “Spendi tutto o  lo  perderai”   si sviluppa tra I  

Reposnsabili

Il  Budget  è stabile  e le  modifiche sono graduali.  Il  sistema  è  molto  semplice  e  facile  da  implementare.

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Caratteristiche  salienti  del  Budget  tradizionale  

E’  giunto  il  tempo  per  lo  ZBB  ?

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Caratteristiche salienti dello ZBB

Inverte  il  processo  di  costruzione  del  budget  tradizionale

Le  spese  di  ogni  reparto  sono  riviste  in  modo  completo  e  tutte  le  spese  devono  essere  approvate,  invece  che  solo  aumentate

Utilizzando lo  Zero  Base  Budgeting,  le  spesepassate vengono utilizzate SOLO  come  una guida,  non  come  giustificazione delle future  necessità

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Nel suo significato originario,  lo  ZBB  implica che nessuna decisione passata èdata  per  scontata.

Ognuna delle passatedecisioni di  Budget  DEVE  ESSERE  RIVISTA

In  realtà,  si  presume    che  un  responsabile  abbia  un  ammontare  minimo  di  fondi  per  il  funzionamento  di  base,  al  di  sopra  dei  quali  tutti  gli  ulteriori  fondi  devono  essere  giustificati.

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Caratteristiche salienti dello ZBB

Fasi nel Budget  a  Base  Zero

Il  primo  passo  è  quello  nel  preparare  il  Budget  a  Base    Zero  è  quello  di  fissare gli  obiettivi.

La  portata del Budget  dei diversi Reporti saràoggetto di  una fase

successiva

Il  passo seguente èquella di  dare  la  

corretta priorità alleattività da  realizzare

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Ma  il passo più importantedel  Processo di  generazionedel  Budget  a  Base  Zero  èl’Analisi Costi/Benefici

Il  passo  finale  è  quello  di  

selezionare,  di  approvare  i  pacchetti  di  attività  e  

finalizzare  il  Budget.

Fasi nel Budget  a  Base  Zero

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Budget  Tradizionale vs  Budget  a  Base  Zero

Differenze  in Budget  Tradizionale Budget  a  Base  ZeroEnfasi E’  orientato  ai  dati  ‘contabili’;

L’enfasi  è  sul  "quanto"E’  orientato  verso  le  decisioni;  enfasi  è  sul  "perché"

Approccio Orientato  al  Monitoraggio  delle  Spese  in  corso

Orientato  al  raggiungimento  degli  obiettivi

Fuoco Concentrato  solo  sulle  variazioni  delle  spese

Approfondimento  dell'analisi  costi-­‐benefici

Comunicazione la  comunicazione  funziona  solo  in  senso  verticale

La  comunicazione  è  in  entrambe  le  direzioni,  orizzontale  e  verticale

Metodo Si  basa  prevalentemente  sulla  estrapolazione  di  scelte  passate.

Il  pacchetto  di  decisioni  finali  è  totalmente  basatosull'analisi  costi-­‐benefici.

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Efficiente allocazionedelle Risorse,  perchèbasata sui  bisogni e  sui  

reali benefici

Permette di  portare allaluce i Budget  ‘gonfiati’

E’  molto  utile  nelleamminsitrazioni

pubbliche, dove  l’outputè difficilmentemisurabile

Contribuisceall’efficienza

identificando le  opportunitàdi  

esternalizzazione

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Vantaggi del  Budget  a  Base  Zero

Contribuisce ad  identificare e  edeliminare praticheobsolete  e  sprechi

Costringe i Centri di  Spesa ad  identificare le  loro reali attività e  la  

loro correlazione con  gliobiettivi

Costringe gli Amministratori a  decidereQUALI  ATTIVITA’  SONO  ESSENZIALI e quindi ad  

ELIMINARE/ESTERNALIZZARE  le  attivitàmarginali

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Vantaggi del  Budget  a  Base  Zero

Svantaggi dello ZBB

E’  difficile  riuscire  a  completare  la  revisione  di  tutte  le  spese  in  un  periodo  ristretto

Si  corre  il  rischio  perdere  di  vista  la  programmazione  pluriennale

E’  un  metodo  COMPLESSO  e  potenzialmenteCOSTOSO

Svantaggi del  Budget  a  Base  Zero

Necessita  di  un  Concetto  di  ‘Comunità’ e  ‘Spirito  di  Servizio’molto  sviluppato,  non  sempre  facilmente  riscontrabile

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E’  difficile  applicare  lo  ZBB  ?

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Esempio di  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

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Esempiodi  un  Budget  a  Base  Zero

Ma  lo  ZBB  è  utilizzato  ?

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Ma  lo  ZBB  è  utilizzato  ?

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• L’utilizzo dello ZBB è in incremento continuo dagli anni ‘70 in avanti;

• Prevalentemente utilizzato nei paesi Anglosassoni;

• E’ tornato di grande attualità dopo la crisi del 2008 grazie alle

‘Spending Review’ che tutti gli Stati hanno dovuto adottare;

• Ha un crescente tasso di adozione anche nel Settore Privato, anche

se resta fondamentalmente legato a quello Pubblico.

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Criticità PUNTI Criticità PUNTIRiluttanza dei Dipartimenti nel suggerirepacchetti decisionali che riflettono unlivello di finanziamento inferiore al lorolivello corrente.

3.24 Preparazione insufficiente o inadeguata eprima dell'introduzione del ZBB .

2.72

Gli Enti hanno bisogno di una grandequantità di tempo e sforzi per identificare leunità decisionali e elaborare le decisioni equesto potrebbe limitare la loro capacità disvolgere altre importanti funzioni .

3. 16 Programmi stabiliti ed elementi ricorrenti hanno un grande sostegno e continueranno a ricevere la loro quota del bilancio , indipendentemente da qualsiasi analisi prodotta da ZBB .

2.66

Tentativi da parte dei dipartimenti di manipolare le priorità delle Attività

2.98 Identificare e definire unità decisionali . 2.58

Confrontare un gran numero di pacchetti decisionali.

2.78 Ciclo di Budgeting è troppo breve per le caratteristiche dello ZBB .

2.52

Quantificazione risultati o identificazione degli indicatori di performance .

2.68 Opposizione dei dirigenti dei vari dipartimenti .

2.18

Criticità  del  Budget  a  Base  Zero

Budget  a  Base  Zero  nelle Imprese

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AdMaioraSemper S.r.l.  è specialista nella Riorganizzazione dei Processi