Versión 2.0.0

Apoyar la gestión de proyectos, mediante elseguimiento y control de contratos. Generandoinformación en una base única para la toma oportunade decisiones a todos niveles.

Esta poderosa herramienta logra: Uniformar la información alimentada por los actores internos (Fiscaly Jefe de Unidad) y actores externos (Contratista y Supervisor).

El ingreso de información al sistema se la realiza por internet, amedida que se ejecutan los contratos, ofreciendo en tiempo real, lainformación a cerca del avance y estado de los contratos.

El sistema tiene un enfoque colaborativo, en el que los actoresconcurrentes pueden comentar el flujo de trabajo en distintos procesos

Se opera a través de internet

Funciona en Línea

Registra información en tiempo real

El sistema ha sido desarrollado con herramientas deultima generación, incorporando la Norma Básicavigente, convirtiéndose en un sistema actualizado ymoderno.Este sistema pretende transparentar el proceso deseguimiento y contratación dentro de las institucionespúblicas.

Las características de calidad, ambientales y de compatibilidad

establecidos son:

- El sistema fue desarrollado siguiendo los lineamientos de la Norma

de calidad de los productos de software ISO 9126.

- El sistema fue desarrollado en una arquitectura de capas en

ambiente web con características colaborativas.

- C# 2008, ASP.NET 2008 y AJAX se utilizo en el desarrollo del

software

- El gestor de base de datos es SQL Server 2008

REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN

LAS ETAPAS SON SECUENCIALES

MANTIENEN UNA DEPENDENCIA EN CADENA

ESTA CONCEBIDO PARA IMPEDIR SALTOS ENTRE ETAPAS

REGISTRA LA FECHAS DE CADA ETAPA Y SUS ESTADOS

REGISTRO

COMPONENTESUPERVISIÓN

COMPONENTEINFRAESTRUCTURA

COMPONENTEEQUIPAMIENTO

MODULO

MODULO

CONTRATO

MODULOCONTRATO

MODULO

MODULO

COMPONENTE

REGISTRO INFORMACIÓN BASICA

REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL

APOYO PARA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO DE PRESUPUESTO DEL DBC

REUTILIZACION DE PROYECTOS COMO PLANTILLAS TIPO

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Responsable Técnico Unidad Solicitante

•Ingresa al Sistema•Registra la información básica del contrato

Responsable Técnico Unidad Solicitante

•Registra presupuesto referencial por módulos

•En cada modulo inscribe las actividades del Clasificador

•Introduce las cantidades que multiplicadas por el precio unitario de la actividad arrojara el costo respectivo dentro del Presupuesto Referencial

Cada Actividad responde a una estructura de costos que basada en un formato de calculo arrojara el precio

unitario correspondiente

Responsable Técnico Unidad Solicitante

Revisa DBC

Jefe de la Unidad Solicitante

Jefe de la Unidad Administrativa

Publica en el SICOES y obtiene código CUCE

Utiliza el presupuesto referencial para elaborar el DBC , ya sea este de obras,

servicios, supervisión o consultoría

REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL

Selección de Actividades y Unidad de medida de un contrato por medio de un Clasificador.

El formato de calculo es parametrico, por lo que se adecua a cualquier tipo de institución

La homogenización en la formulación de proyectos permite clasificaciones diferenciales por centro de costo

Se realiza un solo registro , Unidad de medida y Cantidad para las etapas posteriores.

Registro sencillo de Cantidades o Volúmenes. Presupuesto Referencial en Reporte exportable a

PDF MSWORD MSEXEL y otros.

REGISTRO CONTRATACIÓN

REGISTRO DE LOS OFERENTES

REVISIÓN ARITMÉTICA DE LAS OFERTAS

APOYO EN EL PROCESO DE CALIFICACIÓN -ADJUDICACIÓN

APOYO PROCESO DE CONTRATACIÓN

REGISTRO DE GARANTÍAS

ACTO DE APERTURA

Responsable Comisión Calificadora

•Ingresa al Sistema•Registra en el Sistema la información relacionada a las ofertas

Verifica lo establecido en el DBC

Responsable Comisión Calificadora

• Revisa la aritmética de las ofertas e ingresa al Sistema los precios por actividad de las propuestas•Provee un mecanismo de registro de propuestas vía archivo de texto, para aligerar la carga

• Recupera en el Sistema la información presupuestaria referencial que apoyara al proceso de licitación.• Adjudica la o las propuestas ganadoras

Asesor Legal

Solicita documentación Original

Asesor Legal

•Revisa la documentación original verifica la autenticidad de la misma.

En caso de cumplimiento registra en el Sistema:• El objeto del contrato• El Plazo del contrato• Las Garantías presentadas• Las Retenciones si corresponde• La relación de multas aplicadas• El cronograma de informes penalizables (inicial,final, especiales)• La estructura de tiempos para hitos penalizables• Asigna la supervisión contratada previamente

Formula la Resolución de adjudicación y el informe legal para la aprobación de las autoridades

Formula el contrato lo firma y lo hace firmar con las

autoridades y el oferente adjudicado

Asesor Legal

Firma de Contrato

Contrato Firmado

Asesor Legal

Remite las garantías originales al Jefe de la Unidad Administrativa.

Jefe Unidad Administrativa

Ingresa al SistemaRegistra la información relacionada a las garantías de la oferta ganadora

APOYO DEL SISTEMA EN CALIFICACIÓNY ADJUDICACIÓN

Facilita el Trabajo de la Comisión de Calificación. Registra los datos esenciales para que la comisión

elabore cuadros de calificación

APOYO DEL SISTEMA EN CONTRATACIÓN

El Asesor Legal recupera información básica para la elaboración del contrato y establece todas las condiciones contractuales, de seguimiento y penalización

REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN

Generación Anticipo (si hubiera)

Recepción Definitiva

Etapa de ejecución va

desde :

Los actores que intervienen en la operación de la Etapa de Ejecución, son los que están identificados en el DBC.

Todos los eventos relacionados a la ejecución de contratos son asistidos por el Sistema.

• REGISTRA• SOLICITA

CONTRATISTA

• REVISA• APRUEBA

SUPERVISOR

• REVISA• AUTORIZA

FISCAL

PLANILLAS DE AVANCE MODIFICACIONES AL CONTRATO

ANTICIPO

ÓRDENES DE PROCEDER

PLANILLAS DE AVANCE

ÓRDENES DE TRABAJO

ÓRDENES DE CAMBIO

CONTRATOS MODIFICATORIOS

RECEPCIÓN PROVISIONAL

PLANILLA DE CIERRE

RECEPCIÓN DEFINITIVA

REGISTRO DE INFORMES

CALCULO DE MULTAS INTERMEDIAS Y REGISTRO DE AMPLIACIONES

DIMENSIONAR HITOS EN MATERIA

DIMENSIONAR EL ALCANCE DE LA SUPERVISION

REPROGRAMACION DE HITOS

Contrato Firmado

Fiscal

Ingresa al Sistema

• Registra el objeto del contrato• Verifica garantías en el sistema.• Verifica información contratista.• Verifica datos del contrato supervisor• Genera Planilla de Anticipo (Planilla 0)• Autoriza planilla de anticipo en el sistema• Establece el contenido de los hitos de control y la entrega de informes

• Revisa Planilla de Anticipo con su documentación de respaldo • Formula memorándum o nota de pago

Jefe de Unidad Administrativa

Jefe de Unidad Ejecutora

Anticipo Solicitado

Jefe de Unidad Administrativa

• Verifica el monto del Anticipo o Planilla de avance en el sistema contra planilla física y memorándum o nota de pago • Revisa vigencia de las garantías en el sistema

Después de realizada la verificación, obtiene la factura del contratista

Registra el pago de la planilla

Anticipo Pagado (Si fue solicitado)

Contratista

•Ingresa al Sistema•Introduce las cantidades ejecutadas •Solicita pago planilla1 a N….

•Ingresa al Sistema •Verifica las cantidades ejecutadas por el contratista•Aprueba el pago de la planilla

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema •Verifica las cantidades ejecutadas por el contratista•Autoriza el pago de la planilla

Jefe de unidad Administrativa

Contrato Iniciado

Contratista

•Ingresa al Sistema•Introduce la modificación al contrato•Solicita la Modificación

•Ingresa al Sistema•Verifica la modificación solicitada por el contratista.•Aprueba o Rechaza la Modificación al Contrato.

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema•Verifica la Modificación al Contrato solicitada por el contratista y aprobada por el Supervisor.•Aprueba o Rechaza la Modificación al Contrato

•Aprueba la modificación al Contrato las Instancias necesarias

Contrato Iniciado

Contratista

•Ingresa al Sistema•Introduce informe correspondiente o solicita modificación de plazo

•Ingresa al Sistema•Verifica el informe o solicitud de ampliación de plazo•Aprueba o Rechaza

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema•Verifica el informe o solicitud de ampliación de plazo previamente aprobada por el Supervisor.•Aprueba o Rechaza

Avance Físico del Contrato 100%

Contratista

• Solicita la Recepción Provisional

•Si a juicio del supervisor procede la Recepción Provisional comunica hora y fecha al Fiscal.

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema•Imprime el acta de Recepción Provisional (descarga Formato tipo del SIGAP)•Lleva dicha acta a la entrega.

• Realizan el Acta de Recepción Provisional

Supervisor

•Ingresa al Sistema• Registra la fecha de la Recepción Provisional• Con dicho registro habilita la Planilla de Cierre

FiscalSupervisor

Contratista

Recepción Provisional

Contratista

•Ingresa al Sistema•Selecciona opción Planilla de Cierre• El SIGAP calcula todas las actividades al 100% de avance•Solicita pago Planilla de Cierre

• Ingresa al Sistema• Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el contratista• Aprueba el pago de la planilla

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema•Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el contratista y aprobada por el supervisor •Autoriza el pago de la planilla de cierre

Jefe de unidad Administrativa

Planilla de Cierre

Contratista

• Solicita la Recepción Definitiva

•Si a juicio del supervisor procede la Recepción Definitiva comunica hora y fecha al Fiscal.

Fiscal

Supervisor

•Ingresa al Sistema•Imprime el acta de Recepción Definitiva (descarga Formato tipo del SIGAP)•Lleva dicha acta a la entrega.

• Realizan el Acta de Recepción Definitiva

Fiscal

•Ingresa al Sistema• Registra la fecha de la Recepción Definitiva

FiscalSupervisor

Contratista

Beneficiarios

APOYO SISTEMA AL CONTRATISTA, SUPERVISOR, FISCAL, FUNCIONARIOS Y EJECUTIVOS DE LA PREFECTURA.

Planillas de Avance del Sistema exportables a distintos formatos (PDF, EXEL, WORD y otros) .

Información del sistema en línea mediante reportes acerca de su Contrato como: Avances , Pagos de planillas, Plazos, Vigencia de Garantías, Multas (Si existiera) y Avance Físico y Financiero.

Controla Modificaciones al Contrato, según los límites establecidos en la Norma Básica Vigente.

Obtiene información acerca de planillas solicitadas aprobadas para su cancelación.

Reportes Ejecutivos para el seguimiento y control.

INFORMACION PUBLICA

El sistema posee un módulo de consulta pública dondecualquier ciudadano puede ingresar e informarse de:. Estado de Proyectos. Presupuesto Adjudicado. Plazos contractuales. Responsables de Proyecto. ETC.

ALERTAS TEMPRANAS

El sistema posee una estructura de alerta tempranaprogramable, que permite controlar la vigencia de lasgarantías y el plazo de los contratos vía correoelectrónico, este módulo puede ser ampliado paracontrolar otro tipo de operaciones y circunstancias,tales como:. Días de retraso de entre actores en la etapa deejecución. Planillas Autorizadas para Pago. Vencimiento de informes. Etc.