iholiitto 19.11.2011 1

Tapahtuman järjestäminen ja markkinointi

Iholiiton syyspäivä

19.11.2011

Seija Blomqvist

www.ok-opintokeskus.fi

Toiminta-ajatus

• Organisaation on pidettävä oma toiminta-ajatuksensa koko ajan kirkkaana mielessä. Toiminta-ajatus on vastaus kysymykseen, miksi organisaatio on olemassa ja miksi työtä tehdään.

• Toiminta-ajatus löytyy yleensä yhdistyksen säännöistä.

21.11.2011 Seija Blomqvist 2

Kenelle? Asiakasajattelun perusteita

• Omalle jäsenkunnalle

• Potentiaalisille uusille jäsenille

• Päättäjille

• Yhteistyökumppaneille

• Suurelle yleisölle?


Pohdinta ryhmissä:

Mitä

• Mikä on yhdistyksesi perusviesti jäsenille?

• Millainen on yhdistyksen tavoitemielikuva?

• Mistä asioista yhdistyksesi tulisi viestiä jäsenistölle?

21.11.2011 4 Seija Blomqvist

Tapahtuman järjestäminen ja markkinointi

• mitä haluamme sanoa ja miksi?

• kenelle tapahtuma on suunniteltu? • mitä tapahtuma sisältää? • mitä saa maksaa • kuka/ketkä tekevät • miten tapahtuma markkinoidaan? • mitä vaikutuksia odotamme • milloin on h-hetki • mitä yleisöltä odotetaan


Ideointi aivoriihi

Ideoinnin tukena voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia apuvälineitä:

• erilaiset tutkimukset (palautteet aikaisemmista tapahtumista)

• yhdistyksen/liiton toimintasuunnitelma

• muiden järjestöjen tai organisaatioiden kampanjat

• tiedotusvälineet

• mainokset…


Tapahtumakonsepti

• Ideoinnin pohjalta rakennetaan tapahtumakonsepti

• Määritellään resurssit tapahtuman järjestämiselle

• Määritellään, mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan – liittyminen järjestöön, osallistuminen

haastekampanjaan, energiansäästötaitojen oppiminen


Case:

Yhdistyksen jäsentapahtuma

Millaiseen jäsentapahtumaan haluaisin osallistua ja miksi?


Yhteistyökumppanit

• Muut yhdistykset/yhteisöt

• Sponsorit

• Palveluntarjoajat

• Sopimukset yhteistyöstä kirjallisesti

• Vastuunjako: taloudelliset riskit, voiton tai tappion jakaminen suhteessa panostukseen

• Työnjako


Toimijat eri tehtävissä

• Yhdistyksen oma väki – palkatut, vapaaehtoiset

• Esiintyjät – Tuttavien kautta

– Ohjelmatoimiston kautta

– Kerrottava jo tiedusteluja tehdessä, minkä tyyppisestä tilaisuudesta on kyse

• Tarjoilusta kirjallinen sopimus, jos se on ulkoistettu


Suunnitelma Toiminto Sisältö Aika-

taulu

Markkinointi Ilmoitus kotisivuilla, ilmaisjakelu lehdessä

Viim. 2.6. Lehden deadline 4.5.

21.11.2011 13

Vastuut Resurssit Arviointi

Tiedottaja, vapaaehtoiset OO ja NN

Ilmoituksen Hinta 350 €

Lipunmyyjät kysyvät mistä osallistujat kuuli tapahtumasta

Seija Blomqvist

Yhteisöilme

• Yhdistyksen viestinnässä kannattaa käyttää yhtenäistä graafista ilmettä (logot, värit, fontit, asettelu jne.) ja mallipohjia (kirje, esitykset jne.), joita ohjeistaa käytettäväksi kaikessa yhdistyksen nimissä tapahtuvassa viestinnässä.


Kanavat

• Mitä kanavia sinun yhdistyksesi käyttää viestinnässä?


Markkinointi

• monikanavaisuus ja oikea-aikaisuus

• verkossa jakamistoiminnot kuten AddThis http://www.addthis.com/

ShareThis http://sharethis.com/


http://www.addthis.com/

http://www.addthis.com/

http://sharethis.com/

http://sharethis.com/

Jakamistoiminnot sosiaalisessa mediassa

• Lisää kotisivuille Facebookin tykkää-painike (ohjeet löytyy esim. tästä kirjasta)

• Jakamistoimintojen avulla verkkosivuilla kävijät voivat jakaa siellä olevaa tietoa eteenpäin sosiaalisen median kanavilla.

• RSS-syötteen avulla verkkosivuille tulevat uutiset välittyvät tilaajalle ks. http://fi.wikipedia.org/wiki/RSS


http://fi.wikipedia.org/wiki/RSS

Kiinnostu ja Kiinnosta

Näin markkinoit järjestöäsi

sosiaalisessa mediassa -blogi

• http://www.kansalaisyhteiskunta.fi/markkinointi

Blogi jatkaa kirjan aiheesta:

Piritta Seppälä: Kiinnostu ja kiinnosta –näin markkinoit järjestöäsi sosiaalisessa mediassa (2011)


http://www.kansalaisyhteiskunta.fi/markkinointi



Tapahtuma Facebook-sivulla

• sivuilla kävijät voivat ilmoittaa osallistumisestaan (auttaa ennakoimaan kävijämääriä)

• keskustelupalsta

• kuvia ja videoita tapahtumasta

• tapahtuman jälkeen kiitokset.


Twitter

• korkeintaan 140 merkin mittaisia viestejä eli ”tviittejä”

• Oma kanava tapahtumalle: Hashtagit (”risuaita”+sana) #sana ovat tviitteihin liitettyjä avainsanoja, jotka helpottavat twitter-virran suodattamista

• tapahtuman kävijät voivat myös jakaa kokemuksiaan tapahtumasta


Twitter-ohjeistusta

• http://jml.kapsi.fi/jussi/2009/08/07/twitter-opas-vasta-alkajille/

• http://winku.fi/oppaat/twitter


http://jml.kapsi.fi/jussi/2009/08/07/twitter-opas-vasta-alkajille/









http://winku.fi/oppaat/twitter

http://winku.fi/oppaat/twitter

Hakukoneet

• Sanat markkinointitekstien otsikoissa ja avainsanoissa eli tageissä vaikuttavat hakukonehakuihin. Jos järjestät tapahtuman nimeltä "Kemijoen musiikkipäivät" mutta yleisö tuntee tilaisuuden paremmin nimeltä "musakisa", avainsanoissa kannattaa käyttää jälkimmäistä.


Kanavia

• Sähköposti (varo spämmäystä)

• Kotisivut

• Ilmoitustaulu

• (Ilmaisjakelu-)lehden menopalsta

• Menopalsta netissä

• Jäsenkirje

• Facebook-sivu

• Pikaviestipalvelu chat

• Henkilökohtainen kontakti


http://fi.wikipedia.org/wiki/Pikaviestin

Sähköposti

• Viesti kannattaa testata erilaisissa sähköpostipalveluissa (Gmail, Hotmail jne.). Näin voi tarkistaa, että viestin ulkoasu säilyy luettavana erilaisissa palveluissa.

• Tiheät sähköpostitukset koetaan roskapostituksena

• Kuvaava otsikko


Markkinointiaineisto

• Tapahtuman nimi - napakka ja vetävä

• julisteet, esitteet, muu jaettava aineisto

• Yhdistyksen tai tapahtuman kotisivut


Miten kirjoitan nettiin

• Korostetut avainsanat

• Osuvat alaotsikot

• Luettelot

• Yksi ajatus kappaletta kohden

• Uutismainen rakenne (tärkein ensin)

• Puolet vähemmän tekstiä kuin painetussa dokumentissa

http://www.useit.com/alertbox/9710a.html : How Users Read on the Web, Jacob Nielsen


http://www.useit.com/alertbox/9710a.html



Uutisen rakenne on kärkikolmio

Tärkein

Vähemmän tärkeä

Taustaa

Lisätietoa


Ohjeita nettikirjoittamiseen

Petteri Numminen: Kirjoita tehokkaasti Internetiin

http://www.slideshare.net/numi/kirjoita-tehokkaasti-nettiin


Kutsu tapahtumaan

Monikanavaisesti:

–Sähköpostilla

–Arvokkaampiin tilaisuuksiin kirjeenä (vuosijuhlat)

–Facebookissa

–Kotisivuilla

–Menopalstoilla

– Jäsenlehdessä/jäsenkirjeessä

– Jne. 21.11.2011 32 Seija Blomqvist

Arviointi

• Kävijämäärä suhteessa tavoitteeseen

• Talousarvion toteutuminen

• Järjestelyjen toimivuus

• Kyselylomake joko paikanpäällä tai verkkokyselynä, haastattelututkimuksena tai ”pikakeinoilla”- esim. tyytyväisyyttä osoittavin tarroin


Arviointi 2

• Henkilökunnan viihtyminen ja kehittämisehdotukset

• Tapahtuman näkyvyys

• Tapahtuman vaikutukset


Tapahtuman jälkihoito

• Kiitokset tapahtuman järjestäjille sekä osallistuneille

• Mikä meni hyvin ja missä on korjaamisen aihetta


Tapahtuman järjestäjän opas:

http://www.tampere.fi/tampereinfo/tapahtumat/jarjestajanopas.html

Hyvä tarkistuslista siitä, mitä asioita on otettava huomioon






iholiitto 19.11.2011 1

Education