identifikasi kebutuhan dokumen dan gap analysis pada smm pu
DESCRIPTION
Documents Need Identifikation and Gap Analysis Quality Manajemen System Kementerian Pekerjaan UmumTRANSCRIPT
Disampaikan oleh:
Agus Nurwahyudi
Satker Randal PIP Prov. Kalsel
Disampaikan pada:
Micro Teaching TOT SMM PU
Bali, 28 November 2013
Peserta diharapkan dapat
memahami maksud dan tujuan, pengertian serta tahapan pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis Tujuan
Pembelajaran
Outline
Identifikasi Kebutuhan Dokumen
Gap Analysis
When and Who …
A
KEMENTERIAN Diagram Alir Penerapan SMM Kemen. PU
Kebijakan Mutu Kemen. PU
Pedoman Mutu Kemen PU
(Permen PU No. 04/PRT/M/2009)
Menyusun MANUAL MUTU &
PROS. MUTU WAJIB
SOSIALISASI, WORKSHOP
MANUAL MUTU
ANALISIS
KEBUTUHAN
DOKUMEN SM
Menyusun Dok. SMM
PENERAPAN Tinjauan
Manajemen
Perbaikan, Peningkatan
Audit Internal
Perlu dokumen
Baru?
ESELON I
ESELON II (Direktorat, Balai Besar ) ESELON III (Balai)
MANUAL MUTU Dan 6 Prosedur Mutu
Tdk
Ya
PEMELIHARAAN
Hdn-Mei 2010
MEMBENTUK UNIT
PENGELOLA SISTEM
distribusi
PEMAHAMAN &
PELATIHAN
5
(1)
PERENCANAAN dan
MEMBANGUN
(2) -IMPLEMENTASI
(3) - PENGUKURAN , ANALISIS & PERBAIKAN
KEGIATAN PENDUKUNG DAN KOMITMEN
DSM
Contoh Kasus Langkah Penerapan SMM
pada BP Konstruksi
LANGKAH PENERAPAN SMM DI BP KONSTRUKSI KEMENTERIAN PU
Kebijakan MutuKementerian PU
Pedoman MutuKementerian PU(Permen PU No
04/ PRT/M/2009)
KEMENTERIAN BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI (Es. I)
SEKRETARIAT/PUSAT (Es. II)
Membentuk Pengelola Sstem
manajemen Mutu
Menyusun· Manual Mutu· Prosedur Mutu
Wajib, PP & IK
Sosialisasi/workshop· Manual Mutu· Prosedur Mutu
Wajib, PP & IK
MANUAL MUTU(DSM/BPK/PR/01)
MembentukUnit Pengelola Sistem
Sosialisasi, Pemahaman & Pelatihan SMM
AnalisaKebutuhan Dokumen
MembuatDokumen SMM
Dok. Sistem Mutu(DSM/…../PP/XX)
PENERAPANAudit Mutu
Internal
RapatTinjauan
Manajemen
Perbaikan dan Peningkatan
Revisi/ Dok. Baru?
TDK
YA
7
Kegiatan
Pendukng dan
Komit men
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
DOKUMEN
1
Why
MAKSUD DAN TUJUAN
mengetahui kegiatan-kegiatan
apa saja yang memerlukan
dokumen acuan pelaksanaan
kegiatan.
mengetahui apakah kegiatan-
kegiatan yang dilakukan telah
memenuhi tugas dan fungsi suatu organisasi
mengetahui apakah kegiatan-
kegiatan yang dilakukan telah
memenuhi Persyaratan SMM
PU
What
PENGERTIAN
• adalah informasi dan media pendukungnya Dokumen
• adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses Prosedur
• merupakan dokumen standar kerja yang dibutuhkan oleh tiap-tiap Unit Kerja/Unit Pelaksana
Kegiatan untuk memastikan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses dilakukan secara efektif sesuai SMM.
Petunjuk Pelaksanaan
• merupakan dokumen yang berisikan petunjuk suatu kegiatan yang spesifik dan memerlukan pengaturan agar memenuhi persyaratan mutu.
Instruksi Kerja
Hirarkhi
Dokumen Jenis Dokumen Organisasi
Level 1 Visi, Misi, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu
Level 2 Prosedur, Rencana Mutu
Level 3 Instruksi Kerja
Level 4 Rekaman ( Check List/Daftar Periksa ,Arsip surat, Berita
Acara, Laporan,) dll
PANDUAN / MANUAL MUTU
PROSEDUR /
RENCANA MUTU
PETUNJUK PELAKSANAAN/
INSTRUKSI KERJA
BUKTI KERJA/
REKAMAN
KEBIJAKAN MUTU &
SASARAN MUTU
VISI DAN MISI
Level Jenis
Dokumen Kemen Es I Es II
Es III
Terpisah
Es
IV
1 Visi & Misi
Kebijakan Mutu
x
x
2
Sasaran Mutu
Manual Mutu
Prosedur Mutu
PP (Juklak)
Rencana Mutu
x
x
x
x
x
x
x
x
x
3 Instruksi Kerja x x x
4 Rekaman/Bukti
Kerja x x x x x
HOW
Melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi
Mengelompokkan kegiatan-kegiatan menjadi kelompok kegiatan tunggal dan kelompok kegiatan multi. Pelaksanaan kegiatan multi mengacu pada Dokumen Prosedur (PR) atau Petunjuk Pelaksanaan (PP). Pelaksanaan kegiatan tunggal mengacu pada dokumen Instruksi Kerja (IK)
Menetapkan Dokumen Acuan yang memandu tata cara pelaksanaan kegiatan apakah PP atau IK.
Mencatat Dokumen Acuan yang melandasi dibuatnya PR/PP dan IK, misal Undang-Undang, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, dsb.
Mencatat Rekaman/Bukti Kerja yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut
No Tusi Unit Kerja Proses/
Kegiatan Dokumen Acuan
Kebutuhan DSM
Rekaman / Produk
(1) (2) (3) (4) (5)
Catatan: (1) : Tugas dan fungsi dari Unit Kerja (2) : Proses/kegiatan yang diturunkan dari tusi (3) : Dokumen yg diacu sebagai landasan/panduan (4) : Dokumen panduan tata cara pelaksanaan bisa PP atau IK (5) : Bukti kerja dari kegiatan
TABEL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DOKUMEN
2 GAP ANALYSIS
Why
Mengetahui sejauh
mana kesenjangan
antara dokumen sistem manajemen
miliki Organisasi dibandingkan dengan
Dokumen yang disyaratkan dan yang dibutuhkan
pada SMM PU.
Memperoleh informasi mengenai
kecukupan dan kesesuaian dokumen sistem yang ada baik
format maupun substansinya
terhadap persyaratan standar SMM PU.
Memiliki informasi sebagai dasar untuk
perencanaan membangun SMM organisasi berbasis
SMM PU.
What
PENGERTIAN
• adalah membandingkan dokumen sistem manajemen mutu yang telah dimiliki organisasi dengan persyaratan standar (SMM PU)
Gap Analysis
• adalah kekurangan-kekurangan baik jenis dokumen sistem mutu maupun substansi dan format dokumen dibandingkan dengan SMM PU yang harus dipenuhi oleh organisasi
Kesenjangan
How
Mengumpulkan dan mencatat dokumen acuan yang dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.
Mempelajari persyaratan Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU (Lampiran 1 Permen No. 04/PRT/M/2009)
Membuat tabel Gap analysis yang memuat a.l: informasi Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU, DSM wajib, DSM yang dibutuhkan oleh organisasi, DSM yang dimiliki organisasi dan kegiatan yang terkait
Membandingkan dokumen acuan yang dimiliki organisasi dengan Bab persyaratan SMM PU.
Mencatat Dokumen acuan apa saja yang belum dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.
TABEL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DOKUMEN + GAP ANALYSIS
No Tusi Unit Kerja
Proses/ Kegiatan
Dokumen Acuan
Kebutuhan DSM
Rekaman/Produk
Klausul SMM PU
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Catatan: (1) : Tugas dan fungsi dari Unit Kerja (2) : Proses/kegiatan yang diturunkan dari tusi (3) : Dokumen yg diacu sebagai landasan/panduan (4) : Dokumen panduan tata cara pelaksanaan bisa PP atau IK (5) : Bukti kerja dari kegiatan (6) : Klausul SMM PU terkait kegiatan dimaksud
3 CONTOH-CONTOH
IDENTIFIKASI GAP ANALYSIS
Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis adalah Proses yang harus dilakukan sebelum menyusunan Dokumen SMM
Dilaksanakan pada tingkat Eselon I, II dan Eselon III (yang terpisah dgn Es. II)
Melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi
Mengelompokkan kegiatan-kegiatan menjadi kelompok kegiatan tunggal dan kelompok kegiatan multi. Pelaksanaan kegiatan multi mengacu pada Dokumen Prosedur (PR) atau Petunjuk Pelaksanaan (PP). Pelaksanaan kegiatan tunggal mengacu pada dokumen Instruksi Kerja (IK)
Menetapkan Dokumen Acuan yang memandu tata cara pelaksanaan kegiatan apakah PP atau IK.
Mencatat Dokumen Acuan yang melandasi dibuatnya PR/PP dan IK, misal Undang-Undang, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, dsb.
Mencatat Rekaman/Bukti Kerja yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut
Mengumpulkan dan mencatat dokumen acuan yang dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.
Mempelajari persyaratan Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU (Lampiran 1 Permen No. 04/PRT/M/2009)
Membuat tabel Gap analysis yang memuat a.l: informasi Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU, DSM wajib, DSM yang dibutuhkan oleh organisasi, DSM yang dimiliki organisasi dan kegiatan yang terkait
Membandingkan dokumen acuan yang dimiliki organisasi dengan Bab persyaratan SMM PU.
Mencatat Dokumen acuan apa saja yang belum dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.
“Mungkin tidak semua
Peserta akan menjadi Trainers SMM PU. Namun... Kita tetap Bisa
Berkontribusi pada
Penerapan SMM PU “ - Agus Nurwahyudi
Terima Kasih,
Tetap Semangat…
Pantai Kuta Menunggu…