identificar stakeholders

8/18/2019 Identificar Stakeholders

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Identificar Stakeholders... ¿Por qué molestarse en esto?

Por Mary Ann Crow, PMP [ Acerca de la autora]

Bajo el nombre “Identificar Stakeholders”, el PMI® decidió exaltar esta actividad como un nuevo rocesoen la !uarta "dición del PMB#$®, %a &ue es uno de los m's imortantes ara establecer las basestemranas diri(idas a la osterior lanificación, ejecución, as) como monitoreo % control de la información% comunicación del ro%ecto, ara alcan*ar el +xito en +ste

"ste roceso debe hacerse en la fase de inicio del ro%ecto ara &ue las salidas claves del -e(istro deStakeholders % la "strate(ia de .dministración de los Stakeholders sean usadas asociativamente en elroceso de /estión de la !omunicación conocido como Manejo de las "xectativas de los Stakeholders

Primero, revisemos al(unas cosas b'sicas ara entender la administración de los stakeholders0

• 1os stakeholders son todas a&uellas artes &ue odr)an ser imactados ositiva one(ativamente al t+rmino del ro%ecto

• 1os stakeholders ueden (anar o erder a trav+s del +xito o fracaso del ro%ecto

• 1os stakeholders ueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectar'n su forma deejercer influencia sobre el ro%ecto % sus entre(ables

• 1os stakeholders ser'n afectados or los resultados del ro%ecto

"s imerativo identificar a todas las ersonas % or(ani*aciones &ue ser'n imactadas or el ro%ecto %osteriormente documentar la información relevante resecto a sus intereses, articiación e imactossobre el +xito del ro%ecto "n este 'mbito, el PMB#$® su(iere usar dos salidas temranas ara laidentificación de stakeholders en el ro%ecto0

• 1a rimera disonible es la salida roveniente del desarrollo del .cta !onstitutiva del Pro%ecto, lacual uede contener una lista de los clientes, atrocinadores, ejecutivos, e&uio del ro%ecto oentidades &ue son externas al desarrollo de la or(ani*ación articiante en el ro%ecto .&u) esrecomendable sostener un encuentro or searado con los ersonajes identificados en el acta %re(untarles si conocen de otros &ue uedan fi(urar como stakeholders

• Si el ro%ecto es el resultado de una actividad de arovisionamiento o est' basado en uncontrato establecido, es imortante usar los documentos de ad&uisición ara identificar todas lasartes dentro del contrato &ue odr)an ser stakeholders claves ara el ro%ecto 1os roveedores&ue artician en el contrato tambi+n odr)an ser considerados ara la identificación de losinteresados en el ro%ecto 2sar un contrato hace el roceso un oco m's f'cil, %a &ue lasdiferentes interfases del contrato deber)an ser enlistadas

"l acta constitutiva del ro%ecto % las indicaciones de los documentos de arovisionamiento de losinteresados solamente ueden darse al (ruo de stakeholders Por lo tanto, rocederemos a definir conma%or recisión otras osibilidades de stakeholders % lo &ue se necesita ara saber sobre +stos "lPMB#$® su(iere usar una herramienta de .n'lisis de Stakeholders % una t+cnica ara reco(er información &ue determine &ui+n de los interesados deber)a ser considerado a lo lar(o del ro%ecto

.nali*ar a los interesados a%uda a definir el lu(ar ara cada stakeholder, as) como sus funciones "lan'slisis de stakeholders es una herramienta de modelo de clasificación &ue a%uda identificar %determinar el imacto o ao%o &ue cada stakeholder odr)a (enerar % entonces es utili*ado ara clasificar a +stos % as) recisar la información ara la "strate(ia de .dministración de los Stakeholders, la cual esuna de las salidas de este roceso

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34u+ necesitamos saber sobre los stakeholders5, se re&uiere conocer diferentes niveles de datos acercade los interesados identificados ara oder manejar aroiadamente las relaciones con ellos % establecer un Plan de !omunicaciones "stos son los factores claves &ue se deben reco(er de los stakeholders0

• 34ui+n es el stakeholder or su nombre56 7o identificar a al(8n stakeholder como una clase

dentro de un (ruo de ersonas, tal como0 /erente 9uncional o "jecutivo Senior Se tiene &uesolicitar el nombre, información de contacto % osición adentro de la or(ani*ación

• 3!u'l es la naturale*a de su inter+s en el ro%ecto5 3Personal o rofesional5, Identificar &u+(anar'n con el +xito o con el fracaso, estableciendo claramente cu'nto % de &u+ forma :a% &uecaturar sus rinciales necesidades, exectativa rincial e influencia otencial en el ro%ecto ofase dentro del ciclo de vida

• 34u+ eseran los stakeholders del administrador del ro%ecto56 1a mejor forma de determinar esto es teniendo un encuentro cara a cara con los stakeholders claves, tales como clientes oatrocinadores "sto uede resolver cual&uier diferencia entre lo &ue ellos eseran % lo &ue elroject mana(er cree &ue deber)a eserar

•

34u+ eserar de los stakeholders5, "ste es el lado contrario de la re(unta revia "sdefinitivamente necesario establecer las exectativas % darse cuenta &ue no se trata de decirle alstakeholder, lo &ue debe hacer o cómo actuar Si se hace correctamente se le estar'roorcionando al stakeholder una descrición del ao%o &ue el roject mana(er necesita

• 3!u'les son las rioridades de vi(ilancia de los interesados5 "sto si(nifica &ue de losrinciales elementos de +xito % control, el stakeholder desea ma%or monitoreo sobre elcalendario, costos, deseme;o %<o calidad

. continuación revisaremos la clasificación del deseme;o de los stakeholders en (ruos internos oexternos % los aeles &ue jue(an dentro de un ro%ecto

Stakeholders internos! 1a ma%or)a de los stakeholders claves son ersonas &ue laboran dentro de la

or(ani*ación sobre la cual se va a desarrollar el ro%ecto "n este (ruo encontramos0



• Clientes internos! 7ormalmente son ersonas ara &uienes el roject mana(er est' haciendo eltrabajo % tienen una necesidad articular en &ue el ro%ecto ueda ser diri(ido a feli* t+rmino .menudo, los clientes internos a(an or el ro%ecto % or lo tanto reciben imactos en susne(ocios a artir de los entre(ables del ro%ecto

• Patrocinador del "royecto! 7ormalmente, no es una osición esec)fica dentro de la

or(ani*ación, m's bien es un rol ju(ado en un ro%ecto "l ael del atrocinador es t)icamenteun reresentante de alta jerar&u)a &uien tiene un (ran inter+s en los resultados del ro%ecto"ste rol uede ser invalorable ara el roject mana(er cuando enfrenta roblemas o asuntos &uevan m's all' de su 'mbito de influencia "l sonsor uede facilitar decisiones % contribuir con laasi(nación de recursos 2n atrocinador uede ser un miembro de la dirección &uien tiene uninter+s en el +xito o fracaso en el ro%ecto :a% &ue describirles sus roles, as) como lasexectativas del administrador del ro%ecto =esu+s de todo, la dirección de la emresadeber)a estar mu% disuesta a contribuir con el +xito

• #qui"o central del "royecto! /eneralmente est'n li(ados cercanamente ara hacer el trabajo"n la ma%or)a de los casos el e&uio rincial es un (ruo relativamente e&ue;o comuesto aartir de diferentes deartamentos de trabajos necesarios ara comletar el ro%ecto

• Pro$eedores de recursos funcionales! .se(urar los recursos uede deender del tio de

estructura de la or(ani*ación &ue re&uiere el ro%ecto "n los ro%ectos se debe solicitar recursos de otros deartamentos, idi+ndoselos al (erente funcional adecuado

• Su"er$isor del administrador de "royectos! Simlemente es el jefe del roject mana(er %tiene un (ran inter+s en el +xito del ro%ecto "l l)der del ro%ecto debe mantenerlo informado entodo momento % rote(erlo ara &ue no reciba sorresas desa(radables

• %iferentes &ru"os de a"oyo! "sos (ruos existen dentro de la or(ani*ación % son los relativosa la arte le(al, contabilidad, rocesamiento de datos % recursos humanos de la emresa "lael de +stos hacia el ro%ecto es m's de ao%o &ue trabajo activo, deendiendo de lasnecesidades esec)ficas del ro%ecto .&u) ha% &ue considerar si uno de eso (ruos deber)atener un reresentante en las reuniones del e&uio rincial

Stakeholders e'ternos! 1os de este (ruo tienen inter+s intr)nseco en el ro%ecto m's, aun&ue noformen arte de la or(ani*ación "n este (ruo encontramos0

• Clientes e'ternos! Se caracteri*an t)icamente or los contratos

• (ru"os de usuarios! Se debe considerar a los (ruos de usuarios si el ro%ecto desarrolla ofabrica un roducto &ue ser' comerciali*ado % vendido a los consumidores "l l)der del ro%ectouede consultar al stakeholder externo acerca de (ustos, desa(rados, referencias % elecciones&ue tal ve* su estrate(ia de marketin( ha asilado ara el futuro o ara un roducto roducidosimilarmente

• Pro$eedores! "l ro%ecto uede re&uerir materiales &ue deben ser conse(uidos a artir decoma;)as externas "l roject mana(er debe utili*ar la lista de roveedores rinciales en elcaso de &ue la emresa ten(a una

• Contratistas y consultores! .l i(ual &ue ocurre con los materiales, los cuales son ad&uiridos aroveedores, el l)der del ro%ecto tambi+n uede utili*ar tanto a contratistas como consultoresara reali*ar ciertas labores o re&uerir de al(unos servicios "n este caso es recomendable usarun criterio basado en el deseme;o % un re(istro verificable al momento de seleccionar a estosstakeholders

:a% &ue colocar, como m)nimo, nombre, información de contacto, osición dentro de la or(ani*ación, roldentro del ro%ecto, su exectativa rimordial, su rincial re&uerimiento, e influencia otencial en elro%ecto o fase durante el ciclo de vida Por 8ltimo, se debe incluir una identificación de los stakeholders,%a sean internos o externos



"l resto de la salida es la "strate(ia de .dministración de Stakeholders la cual define elenfo&ue &ue deber)a a%udar ara obtener el ao%o %reducir los imactos ne(ativos de la identificación delos stakeholders 2na forma com8n de reresentar este dato es dentro de una matri* de .n'lisis de"strate(ia de los Stakeholders, a fin de &ue los

elementos como0 la lista de los stakeholders claves&uienes ueden afectar si(nificativamente alro%ecto6 el nivel de articiación deseado aracada uno de los stakeholders claves identificados %la estrate(ia otencial ara (anar el ao%o o reducir obst'culos

Puesto &ue la "strate(ia de .dministración deStakeholders uede contener al(8n dato &ue essubjetivo % odr)a ser considerado sensible, el l)der del ro%ecto debe ase(urarse de ser discreto almomento de comunicar o comartir los datos sobrelos documentos con acceso de lectura o incluido enun documento comartido

"l -e(istro de Stakeholders % la "strate(ia de .dministración de Stakeholders ser'n insumosesenciales ara los rocesos de Plan de!omunicación % Manejo de las "xectativas de losStakeholders

!omo 8ltima recomendación, solamente les uedo decir &ue ten(an cuidado con otras interfases &ueciertamente no son humanas % &ue no ueden llamarse stakeholders, ero ueden afectar el ro%ecto, almenos tanto como cual&uier interfa* humana >stas inclu%en ol)ticas de la or(ani*ación, rocedimientos,cultura % otras normatividades

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