1

Sida

Dnr: 32-2014-0723

Datum: 2015-02-10

Granskningen utförd av: Annika Karlsson och Elena Roksmann

Iakttagelser från löpande granskning av bistånd till Bangladesh på utlandsmyndigheten (UM) i Dhaka, 26 oktober– 6 november 2014.

Muntlig avrapportering av iakttagelserna har skett den 6 november.

Närvarande från UM: Johan Frisell, Karin McDonald och Olof Sandkull.

Dialog med respektive ansvarig handläggare om iakttagelser har, i görligaste mån, skett löpande under granskningen.

Nedan sammanfattas de iakttagelser som finns från granskningen. Vissa synpunkter av mindre karaktär som har tagits upp i den muntliga avrapporteringen eller

som inte föranleder någon direkt rekommendation har exkluderats i sammanställningen nedan. Vi har även exkluderat iakttagelser som rör äldre beredningar

och som vi bedömer är en följd av att de gamla mallarna användes. Rapporteringen är i huvudsak fokuserad på avvikelser, dvs. vi tar upp de brister som vi har sett.

Granskade insatser:

51060017 - Bangladesh Climate Change Resilience Fund

51060023 - Urban environment WaterAid

51060004 - TIB Driving Change

42000181 - Third Primary Education Dev. Program (PEDP 3)

51060042 - PEDP 3 RBM-TA Sida-ADB Administration Agreement

51060033 - Strengthening Activism (Ain o Salish Kendra)

51060001 - HPNSDP Health Population Nutrition Sector Dev Program

51060002 - Urban Primary Health Care Service Delivery Project

51060044 - RHSTEP cont. SRHR

54020060 - City Development Region Project

54050247 - B4D ISC Sustainability managers

54050154 - Dairy hubs & skills dev. in Bangladesh (PRAN-Tetra)

2

Område Iakttagelse/problembeskrivning/bedömning Riksrevisionens

kommentar/rekommendation

Sidas kommentar

2015-03-10

Iakttagelser på

enhetsnivå

Överlämnings-

dokumentation i

samband med byte av

handläggare

Under sommaren och hösten 2014 har det varit en stor

personalrotation på biståndsenheten. Alla utsända handläggare,

utom en, är nya. En ny lokalanställd handläggare kom också in

i september 2014. Utöver det är även ambassadens ledning ny.

Enligt uppgift har alla nya handläggare varit på

”överlämningsbesök” under våren. När vi har frågat de nya

handläggarna om de fått tillgång till överlämningsdokument på

respektive insats så har vi fått övervägande nekande svar.

Det har i några fall funnits överlämnings-PM:n upprättade och

i ett fall har ”Conclusion on Performance” upprättats innan

handläggaren lämnat enheten.

Enligt Sidas regelverk ska ”Conclusion on

Performance” upprättas i samband med

byte av handläggare. Enheten bör

säkerställa att så sker i samband med

handläggarbyten.

UM kommer särskilt följa upp

att Conclusion on Performance

upprättas i samband med

handläggarbyten..

Behörigheter i Trac

och Plus Några handläggare hade inte behörighet till system som är

deras dagliga arbetsverktyg (Trac, Plus) trots att de varit på

plats ett par månader.

Sida bör se över möjligheten att

effektivisera behörighetstilldelning till

Sidas olika system.

Sida har en etablerad rutin för

behörighetstilldelning.

Behörighetsansökan lämnas till

Sida nätverk och då får de

behörighet till Nätverket ,

UserID och lösenord .

Därtill skall behörighet till

PLUS begäras vilket man får om

man genomgått

utbildning. Denna kan ske

centralt eller lokalt om någon

lokalt vill ansvara för detta.

Arkiveringsrutiner på

biståndsenheten Enheten har för några år sedan fått hjälp av

utrikesdepartementet att systematisera och hantera arkivet. Vi

har noterat att det fortfarande finns en viss osäkerhet kring

Enheten bör genomföra

utbildningsinsatser för att stärka enhetens

kunskap om den svenska

UM kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden

genom att förtydliga Office

3

dokumenthantering och arkivering. Handläggare vet inte alltid

vilka dokument som ska finnas arkiverade i insatsakterna

vilket gör att det i ett antal fall saknas viktiga dokument i

arkivet.

offentlighetsprincipen, förvaltningslagen

och arkivlagens bestämmelser.

Manual för biståndet och

anordna särskild utbildning i

arkivfrågor för personalen.

Controllerns

arbetsuppgifter Controllern följer den arbetsbeskrivning som finns i enhetens

arbetsordning (AO). Vi bedömer att arbetsbeskrivningen i

några delar är relativt opreciserad och ger möjlighet till

tolkningsutrymme.

I enhetens AO anges att controller ansvarar för att”… alert

superiors (Head of Development Cooperation or Ambassador)

to deficiencies in internal management and control”. AO anger

även att controller ansvarar för ”… controls in the

Contribution Management system”.

Controllern utför inga insatsuppföljningar eller kontroller av

insatshanteringsregelns efterlevnad utöver de kontroller som

insatshanteringsregeln kräver. Det innebär att controllern inte

gör uppföljningar av kvalitén av uppgifter i insatspärmarna,

eller tar del av att Trac innehåller de dokument som

insatsregelverket stipulerar. Vår bedömning är att

insatsuppföljning är en viktig och väsentlig del som ingår i

controllerns ansvarsområde. Utebliven insatsuppföljning gör

att vi har svårt att se att controllern kan uppfylla den första

strecksatsen i AO om att uppmärksamma ledningen och

chefscontrollern på brister i intern kontroll.

Vi rekommenderar att

arbetsbeskrivningen specificeras/

operationaliseras då den inte tydligt

beskriver controllerns arbetsuppgifter.

Ledning bör tillsammans med controllern

gå igenom arbetsbeskrivningen i AO och

gemensamt specificera/operationalisera

vad som ingår i de olika

arbetsuppgifterna.

För att utveckla enheters/utlands-

myndigheters generella kunskapsnivå har

controllrar på vissa håll inom Sida haft en

årlig arbetsplan där ett antal områden som

controllern ska djupgranska har framgått.

En sådan plan kan t.ex. utgå från

identifierade brister i insatsuppföljning.

Granskningen syftar då till två saker. Dels

att ge enhetsledningen en bild av vad som

är problemområden och dels att öka

kunskapen hos handläggarna så att

problem undviks i framtiden.

UM kommer att se över

controllerns arbetsbeskrivning.

Dokumentation i Trac Vi har noterat det finns en viss osäkerhet på enheten kring

vad/vilka dokument som ska finnas registrerade/”uppladdade”

i Trac, hur ofta dokumenten ska uppdateras etc.

Vi rekommenderar enheten att gemensamt

diskutera insatsregelns krav på

dokumentation.

UM och kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden.

Förvaring av

utbetalnings-

verifikationer

Vi återfann inga utbetalningsverifikationer i insatspärmarna.

De återfanns inte heller alltid hos handläggarna. Controllern

har på eget initiativ, och för att själv få en samlad bild av

utbetalningar, samlat utbetalningsunderlag i en pärm hos sig.

Vi rekommenderar att enheten beslutar

om var kopior på

utbetalningsverifikationerna ska förvaras

för att säkerställa korrekt arkivering av

UM kommer att se över var

kopiorna finns och kommer

framledes att hantera dem på ett

enhetligt sätt

4

insatserna, även om originalen återfinns i

Stockholm.

Bedömning av

nationellt

revisionsorgan

Enheten har ett flertal1 insatser där revision utförs av en del av

Bangladesh nationella revisionsorgan FAPAD (Foreign Aid

Performance Audit Division). Enheten har inte gjort någon

samlad, dokumenterad bedömning av FAPAD:s

kapacitet/kompetens.

Enheten rekommenderas att göra en

systematisk genomgång och bedömning

av det nationella revisionsorganets

mandat, kompetens och oberoende samt

tidigare levererad revision för att bedöma

om revisionen som utförs är tillräcklig för

Sidas uppföljning i insatserna eller om det

finns behov av att komplettera med

revision som utförs av privat

revisionsbyrå.

Vid en sådan genomgång bör enheten ta

del av erfarenheter och utvärderingar som

säkerligen redan finns på området och

som har gjorts av andra givare.

UM och kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden. I

samband med beredningen 2015

av nästa fas i stödet till

hälsosektorn, och tillsammans

med de andra givarna till

sektorn, ska en sådan

bedömning göras.

Generella

iakttagelser på

insatsnivå

Dokumentation i

mallar innan Trac

Vi har noterat att beredningar, riskanalyser/riskregister och

resultatregister är i några fall gjorda i mallar före Trac2. När

enheten har fört in dokumenten in i Trac har man inte fått med

sig all information. Detta gör att det finns brister i riskregister

och resultatregister.

Enheten rekommenderas ta ett samlat

grepp och gå igenom obligatoriska

dokument i Trac för att säkerställa att

dokumenten återfinns där, och att de är

fullständiga.

UM kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden och

gå igenom att obligatoriska

dokument finns inlagda i Trac.

Riskanalyser Vi har noterat att enheten har påbörjat arbetet med att utveckla

de riskanalyser som görs, detta genom att ha en gemensam

utbildningsinsats i oktober 2014. Vi har haft följande

iakttagelser på riskanalyser i de insatser som har granskats3:

Enheten rekommenderas att fortsätta

utveckla sitt arbete med riskanalyser och

riskuppföljning. De svårigheter som finns

behöver lyftas och diskuteras inom

UM kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden

genom att utveckla arbetet med

riskanalyser och riskuppföljning.

1 PEPD3, CDRP, UPHCSDP, HPNSDP.

2 PEDP3, UPHCSDP, CDRP.

3 BCCRF, Wateraid, Strengthening Activism, RHSTEP, CDRP, B4D ISC, PEDP 3.

5

- De riskhanteringsåtgärder som beskrivs är i vissa fall

på en väldigt övergripande nivå.

- Ibland anges riskhanteringsåtgärder trots att Sida valt

att acceptera risken.

- Riskregister är inte färdiga/fullständiga trots att

insatsen har pågått under ett antal år.

- Riskregister uppdateras inte årligen efter att inkommen

rapportering bedömts.

enheten och vid behov kan enheten ta

hjälp av Sidas centrala expertis för att

diskutera specifika riskanalyser.

Detta arbete har redan

påbörjats.. .

Resultatregister De resultatregister som har gjorts i vissa insatser4 har ett eller

flera förbättringsområden:

- Resultatregistren är inte färdiga/fullständiga trots att

insatsen pågått under ett antal år.

- I granskningen har vi inte kunnat identifiera någon

konsekvens i vad som ska göras när resultaten i

insatsen inte nås. Detta bör klargöras.

- I några fall har indikatorer eller baselines saknats. I de

fall indikatorer/baselines har saknats framgår det

ibland av beredning att sådana ska tas fram av

samarbetsparten, t.ex. i en inception phase under

insatsens första år. Att så ska ske har i vissa fall

reglerats i avtalet, i andra fall inte.

- Resultatregister uppdateras inte årligen efter att

inkommen rapportering har bedömts.

Enheten rekommenderas att arbeta med

resultatregistren så att dessa blir

fullständiga. Det är viktigt att följa upp att

kompletteringar från samarbetsparten

kommer in i tid. När resultatregistret inte

är komplett förlorar det sitt syfta att följa

upp, mäta och bevaka insatsen.

Att samarbetsparten ska inkomma med

tydligare indikatorer och/eller baselines

bör regleras i avtalet och vid behov även

vara villkor för nästa utbetalning, i syfte

att öka trycket på att sådan information

levereras.

UM kommer att vidta den

rekommenderade åtgärden

genom att förbättra

resultatregistren och

uppföljningsramverket till

Årsplanen.. och har redan

genomfört en intern utbildning i

RBM under hösten 2014.

Conclusion on

performance Vi har noterat att ”Conclusion on performance” inte har gjorts

årligen i alla insatser.

Enheten rekommenderas att säkerställa att

”Conclusion on performance” görs årligen

samt att dessa är fullständiga.

UM instämmer med

rekommendationen och

konstaterar att UMs

säkerställande kommer att

förenklas i.o.m. ett nytt

förfaringssätt i TRAC.

4 BCCRF, Wateraid, UPHCSDP, PDEP 3.

6

PLUS:

Avtalsvillkor (LIS 106)

och utestående

åtaganden (LIS 111)

Avtalsvillkor i PLUS är inte fullständiga och/eller inte

uppdaterade i flertalet av insatserna5. Därtill är uppgift om

kommande utbetalningar i en insats6 inte korrekta i PLUS.

Enheten rekommenderas att ta ett samlat

grepp kring vilka avtalsvillkor som ska

läggas in i PLUS och strukturera en

systematisk uppföljning av efterlevnaden

av dessa villkor.

Enheten rekommenderas också säkerställa

att uppgifterna i PLUS om kommande

betalningar och som syns i LIS 111 är

korrekta.

. En rutin finns upprättad via

månatligt intyg för att förse

handläggare med avtalsrapport

från PLUS som handläggaren

kan intyga är korrekt, dvs att

kvalitetssäkring av

avtalsvillkoren säkerställs.

UM kommer också att göra en

särskild utbildningssatsning på

PLUS och finansiell

uppföljning.

Vidareförmedling och

upphandlingsvolymer i

beredningsdokumenten

Vidareförmedling och upphandling är två riskområden där

oegentligheter inom biståndet ofta upptäcks. För att Sida ska

kunna riskbedöma och följa insatser är det därför viktigt att

upphandlings- och vidareförmedlingsvolymer framgår av

beredningsdokumenten.

I några insatser7 är det otydligt i beredningsdokumenten om

vidareförmedling/upphandling sker och hur mycket

vidareförmedling/upphandling som då kommer att ske.

Därmed saknas även en bedömning av om och hur

vidareförmedlingen/upphandlingen behöver följas upp.

I vissa fall framgår att vidareförmedling sker, men det saknas

resonemang om hur Sida kommer att följa upp

vidareförmedlade medel.

I beredningsdokumenten bör enheten

dokumentera hur stor del av insatsens

medel som kommer att vidareförmedlas

respektive upphandlas för. Därigenom

förbättras den röda tråden kring varför

vidareförmedling och upphandling följs

upp eller inte under insatsens gång.

I del fall vidareförmedling görs

rekommenderas enheten att i beredningen

ta del av avtalsmallar som

samarbetsparten har, för att säkerställa att

Sidas avtalsvillkor kommer att föras

vidare i nästa led. Detta är en bra

preventiv åtgärd för att förhindra att Sida

Budgeten som en del av ansökan

visar hur stor del av insatsen

som ska

vidareförmedlas/upphandlas. En

budgetbedömning görs alltid av

handläggaren i beredningen.

Enheten kommer dock att

tydliggöra volymen av

vidareförmedling i beredningen.

En ny mall för

”vidareförmedling” är under

utarbetande.

Den nya mallen för

”vidareförmedling” kommer att

5 TIB, RHSTEP, PEDP3, UPHCSDP, Wateraid, Strengthening Activism.

6 CRDP.

7 HPNSDP, Strengthening activism, PEDP3, Wateraid, BCCRF.

7

får problem med detta senare i insatsen. fånga upp vissa frågor i

efterföljande led (t ex

avtalsmallar som

samarbetsparten har).

Administrativa

kostnader I vissa insatser

8 framgår det inte tydligt av avtalet eller bilagd

budget hur mycket av Sidas medel som får användas för

administrativa kostnader.

Enheten bör bedöma om nivån på

administrativa kostnader i insatsen är

rimlig i förhållande till insatsens upplägg

och stödform. Denna nivå bör sedan

tydligt framgå av avtal eller bilagd

budget, för att Sida ska kunna följa upp att

administrationen håller sig inom

överenskomna ramar.

Om vidareförmedling sker bör Sida ha

som ambition att reglera hur mycket som

får användas till administrativa kostnader

i efterföljande led.

Sida har identifierat behov av att

myndigheten har en gemensam

begreppsanvändning vad gäller

administrativa kostnader. Under

senare år har vissa enheter och

avdelningar inom Sida arbetat

fram egna riktlinjer för

administrativa kostnader, som

används som stöd för

handläggare och controllers. Ett

arbete har påbörjats avseende

hur Sida ska arbeta med

begreppsdefinitioner för

kostnadseffektivitet, vilket kan

komma att även omfatta

förtydligande av administrativa

kostnader.

När partners inkommer med

budgetförslag i ansökan åligger

det handläggare att under

beredningsfasen i Trac ställa

relevanta frågor till partnern för

att tydliggöra vad

budgetposterna som avser

administrativa kostnader de

facto innefattar. Ett antal

8 TIB, B4D.

8

utbildningar inom budgetanalys

har hållits inom Sida de senaste

åren för att utveckla och

förbättra handläggares och

controllers praktiska arbete med

budgetanalys i

insatshanteringen.

Insatshanteringssystemet Trac

innehåller också riktlinjer för

budgetanalys vilka inkluderar

hur handläggare ska bedöma

huruvida de kostnader som

samarbetspartnern definierar

som administrationskostnader är

rimliga både avseende

kostnadstyp och nivå.

avstämningar med controller

gällande rimlighet, och

budgetens rimlighet har tagits

upp på

kvalitetssäkringskommittéer. B

udgetens rimlighet tas alltid upp

som en punkt på

kvalitetssäkringskommittéer.

Möjligheten för handläggare att

ha avstämning med controller

om budgetanalys kommer att

öka under 2015.

Kontroll inför

utbetalning ”Checklist for payment” har i ett par insatser

9 inte varit

fullständigt eller korrekt ifylld när utbetalningen har

Enheten rekommenderas att öka

kvalitetssäkringen av checklistan. Enheten

UM kommer att se över rutinen

9 PEDP3, UPHCSDP.

9

verkställts. De brister som noterats är bl.a. att alla frågor inte

har besvarats och att det anges att ställningstagande till

exempelvis revision har upprättats, trots att det inte har det.

Eftersom checklistan utgör ett viktigt kvalitetssäkringsmoment

för att säkerställa att Sidas biståndsutbetalningar utförs med

god intern styrning och kontroll är det viktigt att denna fylls i

korrekt och att eventuella felaktigheter uppmärksammas av de

som granskar checklistan.

bör kontrollera att de ställningstaganden

som anges utförda på checklistan också

finns i Trac och är genomgångna av

controllern, innan checklistan godkänns.

samt att informera medarbetare

och beslutsfattare om vikten av

korrekt hanterad checklist och

dokumentation.

Specifika

iakttagelser för

vissa insatser

PEDP 3

Insatsen är sedan 2012 ett sektorbudgetstöd till Government of

Bangladesh (GOB). Utbetalning sker direkt till GOB. Sida

ingår i ett givarkonsortium där vi bedömer att arbetet är

organiserat, strukturerat och där det finns dokumentation av

insatsens olika delar.

Denna insats har hanterats av samma nationella

programhandläggare (NPO) under insatsens hela livslängd,

dvs. i ca 25 år. NPO:n lämnade Sida i början av oktober 2014

och efterlämnade då en stor mängd dokument som varken var

registrerade som inkomna eller insorterade i arkivet och

diarieförda. Dessa dokument var samlade i olika högar på

NPO:ns arbetsrum.

Under tiden vi granskade insatsen inkom det löpande material

till arkivet. Det innebar att ca 10–15 arkiveringskartonger med

dokument från åren 2011–2014 inkom under vårt besök.

Den nya handläggaren kompletterade med material från

PEDP:s intranät, och sin egen hårddisk, för att kunna visa oss

dokumentation i en del sakfrågor.

Vi kan konstatera att arbetet med att sortera och arkivera inte

var slut när vi lämnade enheten.

Informationen i Trac är i stort sett obefintlig, och i de fall det

finns upprättade dokument i Trac är de inte fullständiga.

Vi rekommenderar att Sida överväger att

införa krav på rotation av handläggare för

insatser efter en viss tid. Detta för att det

skapar förutsättningar för att få bättre

insyn i insatsen, minska personberoendet

etc.

Vi kan konstatera att ledningen inte

kunnat ha/få överblick av

insatshanteringen i nämnda insats.

Uppföljning och dokumentation av t ex.

stora sektorstöd kräver en kontinuerlig

sammanfattning av en bestämd periods

frågeställningar och slutsatser. Det räcker

således inte med att registrera en mängd

underlag från t ex. givarkonsortium utan

det krävs också ställningstaganden

avseende frågeställningar som behandlats

under perioden. Annars är det svårt att

följa insatsens handläggning.

Även om beredning och bedömning av

frågor görs delvis givargemensamt så ska

insatsen följa Sidas generella krav på

handläggning och dokumentation, vilket

En översyn har gjorts av hela

dokumentationen och dokument

har arkiverats.

Krav på rotation av handläggare

efter en viss tid finns inte.

Behov av förändrade

arbetsuppgifter för en

handläggare bedöms av chef på

respektive UM.

UM kommer att se över de

rekommendationer som

Riksrevisionen lämnat i fallet

Mocambique som en

utgångspunkt i arbetet att

förbättra handläggning och

dokumentation.

10

Den senast inkomna revisionsrapporten/revisionsberättelsen

(2012–2013) hittade vi efter ett par dagar i en nyligen

upprättad arkiveringskartong (se ovan avseende löpande

arkivering). Vid denna tidpunkt visste ingen på enheten att den

inkommit. Först hade den inkommit på utkast (april 2014),

därefter som slutlig i juni 2014. Ingen på enheten kände heller

till att den innehöll en stor mängd allvarliga brister och att

revisorn bedömt bristerna som materiella och således lämnat en

revisionsberättelse med Qualified opinion (så kallad

”invändning”). Denna rapportering har således inte heller blivit

bedömd av enheten.

Redan 2011–2012 års revisionsrapportering, som inkom

i april 2013, redovisade omfattande brister men då bedömde

revisorn bristerna som ”ej materiella”, och lämnade en

revisionsberättelse med Unqualified opinion.

Sammantaget bedömer vi att konsortiet arbetar med

revisionsfrågorna på ett strukturerat sätt. Problemet är att Sida

inte har registrerat och arkiverat dokumentationen då den

inkom. Till stora delar saknas också dokumenterade

ställningstagande av löpande frågeställningar, noteringar från

arbetsgrupper etc.

I slutet på september 2014 görs en utbetalning till GOB.

Utbetalningen består dels av en ”fix tranch”, dels av en

resultatbaserad tranch. Vår bedömning är att det vid

utbetalningstillfället fanns frågeställningar/rutiner som inte var

besvarade/utförda och att det trots det gjordes en utbetalning.

Utbetalningen gjordes också utan att det fanns fullständiga

underlag som verifierar beloppet för den resultatbaserade

tranchen. Vi har noterat att det finns en del skriftlig

kommunikation i samband med utbetalningen. Enhetschefen

efterfrågar bl. a. dokumenterad insatsuppföljning som

verifierar att utbetalningen är korrekt. Den dåvarande

handläggaren skriver att en sådan ska göras men i verkligheten

så görs aldrig det.

bl.a. innefattar att göra årsvisa

sammanfattningar av uppnådda resultat,

uppdatering av risk- och resultatregister

samt dokumenterad bedömning av

rapportering och revision.

Vi är också av åsikten att det är viktigt att

Sida strukturerar den information som

delas inom och mellan arbetsgrupper och

givare för denna typ av bistånd, samt att

det finns medvetna och dokumenterade

ställningstaganden bakom vilka grupper

som Sida väljer att medverka i.

Vi har tidigare lämnat rekommendationer

när vi har granskat generellt budgetstöd

som sannolikt kan användas som stöd för

Sida i denna insats, se senast

minnesanteckningar från granskning i

Mocambique 2013, daterade 2014-02-06.

11

”Checklist for payment” är inte korrekt ifylld. Handläggaren

noterar bl.a. inte att det inkommit en ”Qualified audit report”.

Således verkar utbetalningen ske utan att någon annan än

handläggaren har vetskap om att det finns en ”Qualified audit

report”. Utbetalningen är i och för sig inte villkorad till

inkommen revision men det bör framgå av

utbetalningsunderlagen att det inkommit revisionsrapportering

med mycket allvarliga brister.

Dokumentationen av Sidas insats (51060042) TA-medel för

PEDP3 återfanns i samma insatspärm som PEDP3

(huvudinsatsen). Det bedöms som mer lämpligt att hålla

dokumentationen av dessa två insatser separerade.

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att enheten i insatsen

- inte har följt Sidas insatshanteringsprocess,

- inte löpande har arkiverat inkomna dokument (dessa har

blivit liggandes hos handläggaren under flera år),

- inte har tagit in viktig dokumentation för uppföljning och

kontroll av insatsen,

- inte har dokumenterat Sidas ställningstaganden i viktiga

sakfrågor.

- inte har dokumenterat i Trac

- har gjort en utbetalning (september 2014) trots att det vid

utbetalningstillfället fanns frågeställningar/rutiner som inte

var besvarade/utförda. Utbetalningen gjordes också utan att

det fanns fullständiga underlag som verifierar beloppet.

Sammantaget har det således varit stora brister i handläggning

och dokumentation av insatsen vilket även Sida på centralnivå

har noterat.

TIB Insatsen är avtalslös, avtalet gick ut i juli 2014. Enheten har

missat att skriva ett avtalstillägg om ”No cost extension”.

Utförd revision har inte gjorts enligt den standard som anges i

avtalet. Av avtalet framgår att revision ska utföras enligt

Sida rekommenderas att säkerställa att

avtalsvillkor avseende revision efterlevs.

Innan utbetalning sker rekommenderas

Sida att tillse att det finns beslut som

UM har sedan jan 2015 inlett ett

QA-arbete som bl a innebär att

denna typ av misstag ska

undvikas genom att lägga en

pärm där kopior av alla avtal

12

INTOSAI:s10

eller IFAC: s11

standard. Dock framgår det av

revisionsberättelsen att revisionen är utförd enligt

bangladeshisk standard.

Vi har granskat två rekvisitioner. Dessa är undertecknade av

två olika personer, och ingen av dessa är den som i avtalet

anges som behörig att rekvirera medel. Enligt avtalet ska TIB

inkomma med uppgift om delegering av ansvaret sker. Vi har

inte funnit någon dokumentation rörande det.

anger att personen som rekvirerar

utbetalning har delegation för detta.

finns med och slutdatum listas.

En ny rutin med upprättande av

aktivitetsplaner för varje

resulstområde har också införts.

Där framgår slutdatum och

andra viktiga milstolpar såsom

datum för inkommande av

rapporter etc.

UPHCSDP Två rapporteringar har inkommit i juni 2014, dessa är inte

noterade som inkomna i LIS 106. Det har inte heller skett

någon bedömning av den inkomna rapporteringen.

Det har ännu inte upprättats någon ”Statement on Audit” för

den föregående revisionsrapporteringen avseende perioden

2012–2013.

Avseende hanteringen av en misstänkt oegentlighet bedöms

Sida har hanterat ärendet i enlighet med Sidas interna rutiner.

Nu kvarstår för enheten att ta slutlig ställning i frågan.

Sida rekommenderas att tillse att

inkommen rapportering och revision

diarieförs och bedöms enligt

insatshanteringsregeln samt att resultat-

och riskregister uppdateras.

Enheten rekommenderas att snarast

dokumentera det slutliga

ställningstagandet i oegentlighetsärendet.

UM har sedan jan 2015 inlett ett

QA-projekt som bl a innebär att

denna typ av misstag ska

undvikas.

Korruptionsärendet pågår och

UM inväntar ADBs rapport

innan slutligt ställningstagande.

CRDP För insatsen har dåvarande handläggaren i mejl till

samarbetspartnern godkänt att revision av årsredovisningen för

perioden 2012–2013 inte behöver utföras. Det är oklart varför

det sker då Sida har betalat ut ca 30 mnkr under perioden.

Ingen rekommendation lämnas. Iakttagelsen stämmer men skälet

till att man godkände att revision

inte behövde göras var att kontot

inte rörts sedan året före. Felet

är nu åtgärdat i samband med

årets redovisning och revision.

RHSTEP I insatsakten noterade vi ett brev, daterat 7 juli 2014,

underskrivet av dåvarande enhetschefen där hon bekräftar ett

tillfälligt lån till RHSTEP. Lånet är på

Sida rekommenderas att redovisa dessa

medel i sin redovisning.

UM instämmer och i

årsredovisningen 2014 finns

dessa medel redovisade i

10

INTOSAI = The International Organisation of Supreme Audit Institutions. 11

IFAC = The International Federation of Accountants.

13

BDT 50 000 000, eller ca 5 mnkr.

Vid närmare efterfrågan och utredning konstaterar vi att det i

denna insats finns medel hos bidragsmottagaren som enligt

uppgift är att betrakta som Sidas. RHSTEP har skrivit till Sida

och efterfrågat om tillstånd att använda sig av medlen som

ligger på särskilda bankkonton. Brevet med förfrågan om att

använda medlen är inte registrerat som inkommen utan

återfanns hos handläggaren.

Dessa bankmedel finns inte upptagna i Sidas redovisning. Vi

har inte kunnat verifiera det exakta beloppet på bankkontona

men det rör sig om ca 58 miljoner BDT per november 2014.

enlighet med

rekommendationen.

B4D ISC och

Dairy Hubs Insatsen har beretts och avtalats av en annan enhet på Sida

innan den har lämnats över för hantering till UM Bangladesh.

Handläggare från annan enhet har signerat avtal med

samarbetspart enligt delegation i beslut. Vi är tveksamma till

om det är lämpligt att delegera avtalsskrivning till handläggare.

Rekommenderad åtgärd framgår av

iakttagelsen. Iakttagelsen riktas till Sida

centralt. UM Bangladesh förväntas inte

svara på denna rekommendation.

Strengthening

Activism Vi har noterat ett antal brister som är kopplade till revision av

insatsen t ex.

- det saknas dokumentation av Sidas ställningstagande

avseende val av revisionsbyrå, godkännande av tillämpad

revisionsstandard etc.

- Sida har tagit mycket lång tid på sig att hantera inkommen

revisionsrapportering, drygt 6 månader för räkenskapsåret

2012. För räkenskapsåret 2013 inkom revisionsrapporteringen i

april 2014, denna var inte hanterad när vi besökte enheten.

Sida rekommenderas att säkerställa att

insatshanteringsregeln efterlevs i insatsen.

UM har sedan jan 2015 inlett ett

QA-arbete som bl a innebär att

dessa och liknande brister i

andra insatser åtgärdas genom

att efterlevnaden av

insatshanteringsregeln följs upp

på ett tydligt sätt.