I. KHAÙI NIEÄM , VAI TROØ CUÛA CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC

II . XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC

III . PHAÂN QUYEÀN VAØ UÛY QUYEÀN

I. Khaùi nieäm vaø vai troø cuûa chöùc naêng

toå chöùc

1. KHÁI NIỆM:•CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC : LÀ

QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN PHẢI LÀM VÀ PHÂN CÔNG CHO CÁC ĐƠN VỊ CÁ NHÂN ĐẢM NHIỆM VIỆC ĐÓ , TẠO RA MỐI QUAN HỆ NGANG DỌC TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC NHẰM THỰC HIỆN CÓ HIỆU QUẢ MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

2. Vai troø cuûa chöùc naêng toå chöùc Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá

hoaïch seõ ñöôïc trieån khai vaøo thöïc teá

Thöïc thi caùc nhieäm vuï quaûn trò seõ coù hieäu quaû vaø töø ñoù muïc tieâu chung cuûa toå chöùc seõ ñöôïc thöïc hieän

Söû duïng caùc nguoàn löïc moät caùch coù hieäu qua nhaát. Gæam thieåu nhöõng sai soùt vaø nhöõng laõng phí trong hoaït ñoäng quaûn trò

II. Xaây döïng cô caáu toå chöùc

1 . Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản trị là một

chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên

môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

2/Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

Thống nhất chỉ huy

Gắn với mục tiêu

Cân đối

Hiệu quả

Linh hoạt

8

3. Cac mô hinh cơ câu tô chưc

KIỂU CƠ KIỂU CƠ CẤU TỔ CẤU TỔ CHỨCCHỨC

Cơ cấu trực tuyến

Cơ cấu chức năng

Cơ cấu hỗn hợp

a

b c

d

Cơ cấu theo vung địa ly sản phâm

khách hàng ma trận

Ưu điểm Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Dễ dẫn đến cách quản ly gia trưởng

Quản đốc Phân xưởng 2

Quản đốc Phân xưởng 3

Quản đốc Phân xưởng 1

Giám Đốc

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 1

Quản đốc Phân xưởng 2

Quản đốc Phân xưởng 3

Ưu điểm Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy Chế độ trách nhiệm không rõ ràng Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn

Quản đốc Phân xưởng 1

Quản trị Chức năng B

Quản trị Chức năng C

Quản trị Chức năng D

Quản trị Chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 2

Quản đốc Phân xưởng 3

Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc

trẻ

Quản lý Khu vực Miền Tây

Quản lý Khu vực Miền Đông

Quản lý Khu vực Miền Trung

Quản lý Khu vực Miền Bắc

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Ưu điểm + Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương + Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng + Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

Nhược điểm + Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung + Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Ưu điểm Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng

Nhược điểm Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Giám đốc MarketingGiám đốc Marketing

Giám đốc SP chăm sóc cá nhân

Giám đốc SP chăm sóc cá nhân

Giám đốc thực phẩm Và đồ uống

Giám đốc thực phẩm Và đồ uống

Giám đốc sản phẩmChăm sóc gia đình

Giám đốc sản phẩmChăm sóc gia đình

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Ưu điểm + Hiểu rõ nhu cầu khách hàng + Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

Nhược điểm + Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng + Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng

P. Chủ tịchMarketing & Bán hàng

Giám đốcBán lẻ

Giám đốc Bán buôn

Giám đốcKhối chính phủ

Cơ cấu quản trị ma trận

CHỦ TỊCH

P. chủ tịch Marketing

Quản trị dự án A

P. chủ tịch Sản xuất

P. chủ tịch Kỹ thuật

P. chủ tịch Cung ứng

P. chủ tịch Nhân sự

Quản trị dự án B

Quản trị dự án C

Ưu điểm Tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh

nhiều biến động Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

Nhược điểm Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa

người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có

ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình

độ nhất định

Lựa chọn cơ cấu tổ chức

Đặc điểm tổ chức Cách phân chia bộ phận Quy mô nhỏ Chức năng

Toàn cầu Vị trí địa lý

Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng Khách hàng

Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế Khách hàng

Khách hàng tiềm năng là đa dạng Sản phẩm

Khách hàng tiềm năng là ổn định Chức năng và khách hàng

Để sử dụng phân chia thiết bị Sản phẩm

Cần phân chia các kỹ năng Chức năng

Chi phí vận chuyển nguyên vât liệu cao Địa lý và khách hàng

III. Phaân quyeàn vaø uûy quyeàn :

1. Phaân quyeàn : •-Quyeàn löïc trong toå chöùc laø möùc

ñoä ñoäc laäp trong hoaït ñoäng daønh cho moät ngöôøi thoâng qua vieäc trao cho hoï quyeàn ra caùc quyeát ñònh hay ñöa ra caùc meänh leänh

-Phaân quyeàn laø xu höôùng phaân taùn caùc quyeàn ra quyeát ñònh trong cô caáu toå chöùc

Möùc ñoä phaân quyeàn caøng lôùn khi

- Số lượng quyết định cấp dưới càng ngày càng nhiều

- Các quyết định đề ra ở cấp dưới càng quan trọng.

- Có nhiều chức năng bị tác động bởi các quyết định của cấp thấp trong tổ chức

- Nhà quản trị ít phải kiểm tra một quyết định cung với những người khác.

2. Uyû quyeàn

Khaùi nieäm

Uyû quyeàn laø vieäc taïo cho ngöôøi khaùc quyeàn haønh vaø traùch nhieäm ñeå thöïc hieän moät hoaït ñoäng nhaát ñònh

Moät khi vöôït quaù giôùi haïn naøy, quyeàn löïc seõ phaûi ñöôïc giao phoù cho caáp duôùi thay theá caùc nhaø quaûn trò caáp treân, ra caùc quyeát ñònh trong phaïm vi lónh vöïc traùch nhieäm hoï ñöôïc giao phoù

Lợi ích của phân chia quyền hành

Cho phép nhà quản trị câp cao có nhiều thời gian hơn cho cac công việc quan

trọng như phat triển chiến lược và cac kế hoạch của tô chưc. Cac nhà quản trị câp

thâp hơn sẽ giải quyết cac công việc sự vụ hằng ngày, và những vân đề thường

xuyên, quen thuộc.

Phat triển khả năng tự quản lý của những nhà quản trị câp dưới. Theo Jack Welch,

chủ tịch của GE, thi phân chia quyền hành sẽ giúp chuẩn bị cac nhà quản trị cho cac vị trí cao hơn, cần cac kỹ năng phan quyết

tốt hơn và gia tăng trach nhiệm

Bởi vì cấp dưới thường gần các hoạt động tác nghiệp cụ thể hơn những nhà quản trị cấp cao nên họ có thể nắm bắt tốt hơn tất cả các sự việc. Sự hiểu biết này làm cho họ có khả năng đưa ra các quyết định nhanh chóng. Khoản thời gian đáng giá có thể bị mất khi cấp dưới bị kiểm soát

mọi thứ bởi cấp trên.

Phân tán quyền lực nuôi dưỡng một bầu không khí định hướng mục tiêu, lành mạnh

trong nhân viên Không có một sự tập trung hay phân quyền

tuyệt đối trong tổ chức. Không một nhà quản trị nào có thể đưa ra tất cả các quyết định,

thậm chí trong một nơi mà sự tập trung hoá rất cao. Sự phân quyền tuyệt đối trong tổ chức sẽ

không cần những nhà quản trị cấp cơ sở và cấp trung gian. Vì thế, luôn tồn tại trong tổ chức một mức độ nào đó của tập trung và

phân chia quyền hành. Trong hầu hết các tổ chức, một vài nhiệm vụ được tập trung (như

hệ thống tiền lương, mua sắm, các chính sách nguồn nhân lực) và những nhiệm vụ khác thì

phân tán (như marketing và sản phẩm).

Caùc nguyeân taéc uyû quyeàn 1. Ngöôøi ñuôïc uyû quyeàn phaûi laø ngöôøi caáp

döôùi tröïc tieáp laøm nhöõng coâng vieäc ñoù 2. Söï uyû quyeàn khoâng laøm maát ñi hay thu

nhoû traùch nhieäm cuûa ngöôøi uyû quyeàn 3. Quyeàn lôïi, nghóa vuï cuûa ngöôøi uyû quyeàn

vaø ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn phaûi baûo ñaûm vaø gaén boù vôùi nhau

4. Noäi dung, ranh giôùi cuûa nhieäm vuï ñöôïc uyû quyeàn phaûi ñuôïc xaùc ñònh roõ raøng .

5. Uyû quyeàn phaûi töï gíac khoâng ñöôïc aùp ñaët 6. Ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn phaûi coù ñaày ñuû

thoâng tin tröôùc khi baét tay vaøo vieäc7. Luoân luoân phaûi coù söï kieåm tra trong quaù

trình thöïc hieän söï uyû quyeàn

Lợi ích đối với nhà quản trị: Đưa ra những quyết định sáng

suốt hơn. Tận dụng thời gian eo hẹp của

mình. Nâng cao hiệu quả công việc của

tập thể. Giảm được áp lực công việc Đào tạo nhà quản trị kế cận

Lợi ích đối với người được ủy quyền: Phát triển các kỹ năng mới cũng

như năng lực của họ. Họ cảm nhận được sự tin tưởng, điều này sẽ thúc đây họ nhiệt tình

và năng động hơn trong công việc.

Tăng hiểu biết về tổ chức và công việc chung.

Caùm ôn söï chuù yù theo doõi cuûa caùc

baïn