i. ii. 3 iii. opis funkcjonalny programu · 2020. 5. 6. · system xxx – zespół rozwiązań...
TRANSCRIPT
Strona 1 z 34
I. Wprowadzenie ................................................................................................................................... 3
II. Przyjęta terminologia i skróty ............................................................................................................. 3
III. Opis funkcjonalny programu ............................................................................................................... 4
1.1 Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (EBOK) ........................................................................................ 4
1.2 Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) ........................................................................................... 5
1.2.1 Proces obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej ................................................................ 8
1.2.2 proces korespondencji wychodzącej ................................................................................................. 10
1.2.3 proces zarządzania dokumentami, korespondencją, umowami,. ..................................................... 11
1.2.4 Pocztowa książka Nadawcza, ........................................................................................................... 11
1.2.5 Proces zakupowy ............................................................................................................................... 12
1.2.6 Proces obsługi dokumentów sprzedażowych .................................................................................... 13
1.2.7 Proces obsługi dokumentów zakupowych ........................................................................................ 14
1.3 Dostęp do Geo informacji (GIS) ........................................................................................................ 14
1.4 Archiwum zakładowe ........................................................................................................................ 15
IV. Zakres zamówienia ........................................................................................................................... 16
V. Wymagania w zakresie etapów i zadań w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia ........................ 16
1.5 Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX .................................................................................................. 16
1.5.1 Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu. ......................................................................................... 17
1.5.2 Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej; .................................................. 17
1.5.3 Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w infrastrukturze
Zamawiającego ................................................................................................................................. 19
1.5.4 Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie
Oprogramowania SYSTEMU XXX ...................................................................................................... 19
1.5.5 Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów ........................................... 19
1.5.6 Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z
uwzględnieniem przygotowania Dokumentacji szkoleniowej; ......................................................... 20
1.5.7 Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej; ............................................................... 22
1.5.8 Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji; ............................................ 22
1.6 Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych ...................................................................................... 22
1.6.1 Zakres oraz okres świadczenia usług gwarancyjnych ....................................................................... 22
1.7 Etap 3 - Obsługa serwisowa .............................................................................................................. 25
1.7.1 Zakres oraz okres świadczenia usług obsługi serwisowej ................................................................. 25
1.7.2 Obsługa zgłoszeń .............................................................................................................................. 26
1.7.3 Naprawianie Błędów ......................................................................................................................... 27
1.7.4 Tabele czasów ................................................................................................................................... 28
VI. Założenia i wymogi dotyczące Systemu XXX ...................................................................................... 29
1.1 Wymaganie ogólne ........................................................................................................................... 29
1.1.1 Zarządzanie uprawnieniami .............................................................................................................. 29
1.1.2 Bezpieczeństwo ................................................................................................................................. 30
1.2 Wymaganie niefunkcjonalne ............................................................................................................ 30
1.2.1 Opis środowiska teleinformatycznego Zamawiającego ................................................................... 30
Strona 2 z 34
1.2.2 Wymagania szczegółowe .................................................................................................................. 31
1.2.3 Wymagania techniczne ..................................................................................................................... 31
1.2.4 Architektura systemu ........................................................................................................................ 32
VII. Wymagania w zakresie formuły realizacyjnej .................................................................................... 32
1.1 Warunki zakończenia i akceptacji ..................................................................................................... 33
VIII. Wymagania dotyczące dokumentacji ................................................................................................ 33
1.2 Powykonawczej ................................................................................................................................. 33
1.3 Eksploatacyjnej ................................................................................................................................. 34
1.4 Podręcznik użytkownika ................................................................................................................... 34
Strona 3 z 34
I. Wprowadzenie
1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie, zainstalowanie, uruchomienie i
wdrożenie systemu informatycznego zapewniającego współpracę mieszkańców Gminy
Grodzisk Mazowiecki z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku
Mazowieckim zgodnie z poniższym opisem przedmiotu zamówienia.
2. Celem przedsięwzięcia jest zbudowanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego systemu
elektronicznego zapewniającego mieszkańcom Gminy Grodzisk Mazowiecki/ kontrahentom
Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim dostęp do jak
najszerszego zakresu usług publicznych, informacji publicznej, umożliwiający pełną interakcję z
Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. czyli umożliwiający załatwienie danej sprawy na
odległość przy jednoczesnym rozbudowaniu istniejących funkcjonalności w obszarze
geoinformacji.
3. Zamawiane rozwiązanie, poza cechami wymienionymi w pkt. 1 i 2, musi charakteryzować
zgodność z dokumentami strategicznymi Unii Europejskiej oraz naszego kraju zarówno na
szczeblu centralnym, regionalnym i lokalnym. W szczególności cel niniejszego projektu musi
być zbieżny z celem Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Mazowieckiego
na lata 2014-2020 -Oś priorytetowa 2 Wzrost e-potencjału Mazowsza, Działanie 2.1 E-usługi,
Poddziałanie 2.1.1 E- usługi dla Mazowsza.
4. Przedmiot zamówienia dodatkowo musi zostać zintegrowany z posiadanymi przez ZWIK
systemami informatycznymi oraz dawać w przyszłości możliwość rozwijania i integracji
stworzonego rozwiązania.
5. Przedmiot zamówienie w szczególności ma być wdrażany zgodnie z wymaganiami dotyczącymi
interoperacyjności wynikającymi m.in. z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012
r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów
publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla
systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526).
6. Dodatkowo zastosowanie będą miały zapisy Ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze
informacji przestrzennej (Dz. U. Nr 76, poz. 489 z późn. zm.).
7. Przedmiot zamówienia ma być zgodny ze standardami WCAG 2.0 dla osób niepełnosprawnych.
8. Odbiór końcowy przedmiotu zamówienia w nieprzekraczalnym terminie – 31/12/2017
II. Przyjęta terminologia i skróty
ZWIK – Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Grodzisku Mazowieckim
EBOK – Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta
EOD – Elektroniczny Obiegu Dokumentów
GIS – System Informacji Geograficznej ARCGIS serwer wer10.0
System XXX – zespół rozwiązań programistycznych, modułów wraz z interfejsami wymiany danych
oraz innymi niewymienionymi elementami oprogramowania jakie zostanie wykonane w ramach i
niniejszego przetargu
SB – System Bilingowy funkcjonujący w ZWIK
SF – System Finansowy funkcjonujący w ZWIK
Strona 4 z 34
błędy krytyczne (critical) – błędy uniemożliwiające całkowicie pracę systemu lub realizację
kluczowych funkcji systemu zdefiniowanych uprzednio w specyfikacji, powodujące utratę lub
niedostępności danych, wpływające na powstanie awarii w innych powiązanych systemach
poddanych uprzednio analizie a także naruszające uzgodnione między stronami zasady
bezpieczeństwa systemów informatycznych ZAMAWIAJĄCY, oraz uniemożliwiające zastosowanie
rozwiązania tymczasowego dla ich niwelacji
błędy znaczące (major) – błędy uniemożliwiające realizację ważnych funkcji systemu, uciążliwe dla
użytkowników, mimo istniejących rozwiązań tymczasowych pozwalających zniwelować skutki błędu,
również błędy wynikające z niespełnienia wymagań wydajnościowych, skutkujące nieprawidłowym
wyświetlaniem / drukowaniem danych, wymagające interwencji administratora systemu w celu
kontynuacji wykonywanych operacji
błędy nieznaczące (minor) – błędy uniemożliwiające realizację mniej istotnych funkcji systemu, nie
mające wpływu na wynik zasadniczych operacji, stanowiące pomniejsze utrudnienia dla
użytkowników, nie kwalifikujące się jako błąd krytyczny lub znaczący.
III. Opis funkcjonalny programu
1.1 Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (EBOK)
System umożliwiający Klientom ZWIK:
1. Dostęp po niepowtarzalnym loginie i haśle lub z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP
2. Klientowi złożenie wniosku
a. Generowanie i udostępnianie Klientom wstępnie uzupełnionych formularzy
(uzupełnionych danymi Klienta)
b. wniosek automatycznie wprowadzany do EOD
c. monitorowanie statusu złożonego wniosku
d. przeglądanie i drukowanie odpowiedzi na złożone wnioski (odpowiedzi na złożony
wniosek automatycznie przenoszone z EOD)
3. Klientowi wprowadzanie stanu wodomierza
a. stan wodomierza automatycznie przenoszony do SB
b. automatyczna weryfikacja poprawności wprowadzonego stanu wodomierza w oparciu o
historyczne średniodobowe zużycie dostępne w SB
c. automatyczne wystawienie faktury w SB
d. możliwość dokonania epłatności
4. Klientowi zgłaszanie reklamacji
a. reklamacja automatycznie wprowadzana do EOD
b. monitorowanie statusu złożonej reklamacji
c. przeglądanie i drukowanie odpowiedzi na złożone reklamacje (odpowiedzi na reklamacje
automatycznie przenoszone z EOD)
5. ZWIK badanie satysfakcji Klienta (ankieta) z możliwością raportowania informacji udzielanych
przez Klientów
6. Klientowi analizę historię odczytów, faktur
7. Klientowi oglądanie i drukowanie:
a. faktur wystawionych przez ZWIK w oparciu o dane z SB
b. dokonanych wpłat w oparciu o dane z SF
Strona 5 z 34
8. responsywny interfejs dostępowy web, tj. możliwość obsługi na ekranach różnych wymiarach.
9. informowanie Klientów przy pomocy sms o zaległościach w płatnościach w oparciu o dane z SF
z raportem otrzymania, z możliwością odpowiedzi
10. w panelu EBOK widoczna historia komunikacji sms
11. interfejs dla niepełnosprawnych WCAG 2.0.
1.2 Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)
Elektroniczny Obieg Dokumentów musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją,
sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach załatwienia sprawy
oraz zapewniać komunikację między ZWIK i jego klientami z wykorzystaniem ePUAP oraz BlP. System
EOD powinien tworzyć centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism
przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, itp. System
powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz ZWIK oraz pomiędzy ZWIK a jego
otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie,
ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych.
System Będzie:
1. posiadał intuicyjny interfejs, czytelnie prezentował poszczególne etapy obiegu dokumentów,
2. zapewniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji
wytworzonej w ZWIK,
3. Zapewni kontrolę wersji dokumentów
4. zapewniał ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą danych.
5. posiadał możliwość zdefiniowania struktury podległości służbowej oraz wielu niezależnych od
niej struktur funkcjonalnych powoływanych w celu np. realizacji projektów,
6. umożliwiał rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej do
Zamawiającego wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie, oznaczanie kodem
kreskowym,
7. zapewniał zgodność z procedurami Zamawiającego,
8. umożliwiał wielostronicowe skanowanie dokumentów również z poziomu aplikacji oraz
rejestrowanie ich formy elektronicznej,
9. umożliwiał rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej Zamawiającego,
10. posiadał wewnętrzną bazę danych adresów nadawców i odbiorców korespondencji,
11. posiadał możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością
niezależnego kierowania dokumentów,
12. rejestrował każdą wykonaną czynność związaną z dokumentem, w postaci historii zmian, z
możliwością szybkiego podglądu,
13. posiadał możliwość automatycznego i ręcznego nadawania terminów realizacji spraw,
14. zapewniał jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdą ze spraw,
15. zapewniał wersjonowanie danych, powinna istnieć możliwość odtworzenia stanu (wersji)
dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w systemie zmienił stan (wersję),
16. umożliwiał kontrolowanie stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów
realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach;
17. umożliwiał przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego
prowadzenia,
Strona 6 z 34
18. umożliwiał zdefiniowanie i prowadzenie rejestrów wszystkich typów dokumentów z zakresu
działalności ZWIK zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi tych dokumentów (np.
ewidencja uchwał itd.),
19. był wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie
dokumenty, sprawy, adresy i osoby,
20. cechował się rozbudowanym modułem bezpieczeństwa zarządzającym dostępem
użytkowników zarówno do odpowiednich typów dokumentów, jak i do funkcjonalności
systemu,
21. wyposażony w komunikator pozwalający na wymianę wiadomości tekstowych zarówno między
użytkownikami systemu, jak i przekazywanie użytkownikowi komunikatów przez system;
22. wyposażony w mechanizmy dokonujące automatycznego eksportu wybranych danych do
Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych.
Interfejs zapewnia dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do
publikowania w BlP. System informuje o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o
sprawach w BlP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. Zamówienie przewiduje integrację z
BlP Zamawiającego lub dostarczenie własnego BlP Wykonawcy z bezpłatnym przeniesieniem
danych z użytkowanego systemu BlP Zamawiającego.
Zarządzanie sprawami
1. obsługa listy spraw
2. łączenie dokumentów w sprawy,
3. dostęp do spraw w toku i ocena stopnia ich realizacji,
4. koordynacja zadań realizowanych przez kilka komórek organizacyjnych,
5. tworzenie spraw potencjalnych,
6. definiowanie szablonów sygnatur spraw,
7. automatyczne generowanie sygnatur,
8. tworzenie powiązań pomiędzy sprawami,
9. funkcja zakończenia i wznowienia obsługi sprawy,
10. rejestrowanie historii zmian danych sprawy,
11. generowanie zestawień statystycznych, zestawień pozwalających na retrospektywną analizę
działalności instytucji,
12. archiwizowanie spraw zakończonych,
13. prezentacja czasu pozostałego do terminu załatwienia sprawy, sytuacji przeterminowania na
liście spraw,
14. cykliczne powiadamianie pracowników o sprawach, które uległy lub mogą ulec
przeterminowaniu,
15. zastrzeganie dokumentów, korespondencji w sprawie,
16. eksport danych (metadane sprawy i dokumentów w sprawie + pliki),
17. wiązanie sprawy z innymi sprawami poprzez zdefiniowane związki
18. Zarządzanie dokumentami
19. przechowywanie dokumentów w dowolnych formach prezentacyjnych takich jak obraz, tekst,
audio, video
20. skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych,
21. edycja obrazu skanowanego dokumentu — możliwość wykorzystania szerokiej gamy operacji
na obrazach graficznych, np: skalowanie, obrót, nanoszenie notatek, ukrywanie części obrazu,
Strona 7 z 34
22. wiązanie dokumentów ze sprawą,
23. definiowanie szablonów sygnatur dokumentów,
24. automatyczne generowanie sygnatur,
25. wiązanie dokumentu z innymi dokumentami poprzez zdefiniowane związki,
26. wiązanie dokumentu z innymi dokumentami,
27. podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym,
28. wersje dokumentów,
29. blokada użycia nieaktualnej wersji dokumentu,
30. szybkie wyszukiwanie dokumentów przy wykorzystaniu wielopoziomowej struktury kryteriów
(wyszukiwanie po atrybutach dokumentów, słowach kluczowych) oraz po treści dokumentów,
31. eksport i import danych (metadane dokumentów + pliki)
Zarządzanie korespondencją
1. obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
2. obsługa korespondencji wewnętrznej w zakresie przekazania jej do wskazanego wykonawcy
(grupy): wiadomości, załatwienia, opiniowania, zatwierdzenia,
3. możliwość automatycznej dystrybucji korespondencji do odpowiednich komórek
organizacyjnych oraz osób,
4. wysyłanie korespondencji wychodzącej do akceptacji (zatwierdzenia) z opcją aprobowania
przez wyznaczonych wykonawców,
5. obsługa rejestru głównego korespondencji w sekretariacie na ul. Cegielnianej i na Oczyszczalni
ścieków
6. rejestrację korespondencji w sprawie,
7. definiowanie szablonów sygnatur korespondencji,
8. automatyczne generowanie sygnatur,
9. grupowanie dokumentów wchodzących w skład korespondencji (dokument wiodący
korespondencji wraz z dokumentami będącymi załącznikami korespondencji),
10. rejestrację korespondencji w wielu sprawach,
11. dekretację korespondencji,
12. automatyczną dekretację korespondencji na podstawie przypisania użytkowników jako
referentów wiodących i współpracujących do danej tematyki, którego dotyczy korespondencja,
13. jednoczesną pracę wielu komórek organizacyjnych nad daną sprawą zainicjowaną przez
korespondencję,
14. anulowanie korespondencji wychodzącej,
15. wznowienie obsługi korespondencji wchodzącej,
16. wielostopniowe, wieloetapowe zatwierdzanie korespondencji wychodzącej,
17. wysyłanie korespondencji pocztą elektroniczną,
18. wysyłanie korespondencji w postaci faksu,
19. wysyłanie korespondencji pomiędzy jednostkami ZWIK w ramach struktury organizacyjnej,
20. wykorzystanie podpisu cyfrowego do podpisywania korespondencji,
21. wiązanie korespondencji z innymi korespondencjami poprzez zdefiniowane związki
22. Obsługa powiadomień o pewnych zdarzeniach w systemie, np. nadejściu nowej korespondencji
w sprawie, wypracowaniu decyzji, opóźnieniach w realizacji spraw, procesów itd.
23. definiowanie szablonów powiadomień,
24. informowanie o nowych powiadomieniach,
Strona 8 z 34
25. eskalacja powiadomień — powiadamianie kolejnej osoby w hierarchii służbowej,
26. możliwość wysyłania powiadomień przy wykorzystaniu poczty elektronicznej,
27. wysyłanie komunikatów do użytkowników systemu.
28. Wyszukiwanie informacji
29. wyszukiwanie po atrybutach dokumentów, korespondencji, spraw, podformularzy i innych
danych gromadzonych w repozytorium w części produkcyjnej i archiwalnej,
30. wyszukiwanie pełnotekstowe po opisie i treści dokumentów (dokumenty MS i Office oraz Open
Office, dokumenty HTML) oraz po innych danych składowanych w repozytorium w części
produkcyjnej i archiwalnej,
31. nawigowanie po drzewach kategoryzacji,
Zarządzanie rejestrami
1. definiowanie rejestrów dokumentów i korespondencji,
2. ręczne lub automatyczne dodawanie dokumentów i korespondencji do rejestrów,
3. możliwość tworzenia i druku korespondencji seryjnej na podstawie danych z rejestru
4. automatyczna numeracja dokumentów w rejestrze z możliwością narastającej numeracji
oddzielnie w każdym roku kalendarzowym.
Obsługa raportowania
1. tworzenie raportów przez użytkowników w oparciu o strukturę repozytorium,
2. udostępnianie raportów określonym użytkownikom,
3. tworzenie raportów sumarycznych,
4. tworzenie raportów w postaci wykresów,
5. eksport wygenerowanych raportów do dokumentów w różnych formatach (xml, pdf, doc, txt),
Zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych
1. przechowywanie daty utworzenia danych (podmiotu), daty ostatniej modyfikacji oraz osoby,
która utworzyła/ostatnio modyfikowała - historia wersji,
2. przechowywanie informacji o źródle danych osobowych (od kogo uzyskano dane adresowe),
3. przechowywanie logu operacji na danych (typ operacji: dodanie, modyfikacja, usunięcie,
udostępnienie; data operacji, wykonawca, stan danych przed operacją, po operacji — wersje),
4. raporty z logu operacji — wydruk udostępnień, wydruk operacji,
5. udostępnianie danych osobowych — wybór danych, które zostaną udostępnione, powód
udostępnienia, wykonawca, kiedy, komu,
1.2.1 Proces obsługi przychodzącej korespondencji zewnętrznej
1. Obsługa funkcji skanowania dokumentów
2. Wyświetlanie zeskanowanych dokumentów.
3. Wyszukiwanie i lokalizacja w Systemie dokumentów papierowych (oryginałów) przy
wykorzystaniu kodów kreskowych naniesionych na dokument.
4. Rejestracja oraz nadawanie unikalnego oznaczenia/kodu dokumentu.
5. Rejestracja dokumentu oraz jego oznaczenie/kod musi uwzględniać dokumenty przewodnie
oraz dołączone do niego załączniki.
Strona 9 z 34
6. Drukowanie oznaczeń/kodów dokumentów na dokumencie lub/oraz etykiet z
oznaczeniami/kodami dokumentów wraz z etykietami dla załączników do dokumentów
przewodnich.
7. Funkcja prezentacji lub wyświetlania danych związanych z dokumentem, tj. w szczególności:
nazwa nadawcy, rodzaj sprawy, wyszukiwanie kontekstowe, data rejestracji pisma, nr pisma
nadawcy, nazwisko i imię autora dokumentu, nr umowy, nr zamówienia itd.
8. Wyszukiwanie użytkownika prowadzącego sprawę.
9. Dekretacja dokumentu do użytkownika prowadzącego sprawę, komórki organizacyjnej ZWIK
właściwej do realizacji sprawy.
10. Tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej.
11. Tworzenie potwierdzeń odbioru korespondencji dla Poczty Polskiej S.A.
12. Rejestracja nowej sprawy na podstawie przyjętego dokumentu.
13. Rejestrowanie kolejnego dokumentu w sprawie będącej w procedowaniu.
14. Weryfikacja autentyczności podpisu elektronicznego nadawcy.
15. Ustalanie i monitorowanie terminów realizacji spraw.
16. Współpraca z systemem ePUAP.
17. Wyznaczanie bieżącej ścieżki procedowania i przekazywania dokumentów w wersji:
a. wyłącznie elektronicznej,
b. elektronicznej oraz papierowej równocześnie.
18. Realizacja zdefiniowanej ścieżki obiegu dokumentu w ZWIK:
a. wyłącznie dokument elektroniczny,
b. dokument elektroniczny oraz papierowy równocześnie.
19. Możliwość nadania uprawnień dla wskazanych użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację
korespondencji w Systemie oraz wstępną dekretację.
20. Możliwość rejestracji dokumentu przychodzącego, takiego, jak np.: faks. email, poza Kancelarią
przez użytkowników posiadających niezbędne uprawnienia.
21. Zapewnienie gromadzenia wiedzy o danej sprawie lub piśmie w toku jego postępowania, w
szczególności:
a. statusy pisma i sprawy,
b. komentarze, uwagi,
c. dekretacje wraz z komentarzami.
22. Możliwość skanowania dokumentów na stacji roboczej bezpośrednio z poziomu aplikacji
(interfejsu) użytkownika oraz ich zapis w formacie PDF lub tiff i dołączenie do sprawy.
23. Możliwość wydruku potwierdzenia przyjęcia korespondencji ze wskazaniem na numer
pisma/sprawy lub na unikalny identyfikator nadawany dokumentowi podczas rejestracji w
przypadku braku numeru pisma/sprawy.
24. Przesłanie informacji o piśmie/sprawie lub innym zdarzeniu osobie lub grupie osób
zainteresowanych włącznie z nadaniem określonych uprawnień do dokumentu (odczyt, edycja,
opiniowanie).
25. Oznakowanie/wyróżnienie pism, które nie zostały jeszcze skierowane do dekretacji.
26. Możliwość przekazania dokumentu (dekretacji) do:
a. sekretariatów,
b. osób dekretujących,
c. osób zajmujących się bezpośrednio procedowaniem danej sprawy
Strona 10 z 34
1.2.2 proces korespondencji wychodzącej
1. Wyszukiwanie dokumentu na podstawie skanu kodu kreskowego, nadawcy
2. Obsługa systemu wydruku dokumentów.
3. Generowanie i wydruk kopert, w tym w szczególności:
a. adresów,
b. potwierdzenia odbioru,
c. oznaczenia rodzajów korespondencji (np. polecony wraz z kodem kreskowym, priorytet).
4. Automatyczna rejestracja dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną z podpisem
elektronicznym.
5. Rejestracja korespondencji wychodzącej w formie papierowej i elektronicznej.
6. Tworzenie zestawień korespondencji poleconej, zwykłej, w formatach wymaganych przez
Pocztę Polską S.A.
7. Wydruk dokumentów w trybie korespondencji seryjnej z wykorzystaniem danych
teleadresowych zgromadzonych w EOD.
8. Wydruk książki pocztowej na podstawie informacji zawartych w pismach przeznaczonych do
wysłania.
9. Powiadomienie referenta sprawy o wysłaniu pisma.
10. System musi umożliwiać wysyłkę dokumentów w formie elektronicznej podpisanych podpisem
kwalifikowanym za pośrednictwem platformy ePUAP.
11. Przy wysyłce dokumentów System musi umożliwiać drukowanie etykiet oraz nadruków na
zwrotki i koperty w formatach co najmniej: C4, C5, C6.
12. System musi umożliwiać rejestrowanie oraz powiązanie z odpowiednim dokumentem
potwierdzenia dostarczenie pisma adresatowi (tzw. zwrotka).
13. System musi umożliwiać ustawienia przez pracownika, w jaki sposób chce skierować
korespondencję do adresata i przekazać ją do Kancelarii w celu wysłania.
14. System musi umożliwiać definiowanie adresatów przesyłek. W szczególności System musi
umożliwić wybór adresatów określonego typu ( wewnętrzny, zewnętrzny, ESP, fax, e-mail,
etc.).
15. System musi umożliwić wybór adresata z bazy interesantów lub dodanie nowego adresata.
16. System musi umożliwić określenie parametrów przesyłki (w tym, m.in.: forma przesyłki, rodzaj
z potwierdzeniem odbioru, czy za pobraniem, rodzaj priorytetu, czy poste restante, sposoby
obsłużenia, sposoby postępowania z przesyłką parametry i gabaryty przesyłki). Wybór
parametrów tam gdzie to możliwe powinien odbywać się z list zesłownikowanych (listy
słownikowe powinny podlegać edycji).
17. System powinien umożliwić dokonywanie wysyłek w dwóch trybach – za pośrednictwem
Kancelarii wysyłkowej oraz samodzielnie przez referentów.
18. System musi umożliwiać dokonywanie wysyłki przez referentów w postaci elektronicznej
(email, faks) bezpośrednio z Systemu.
19. Wysyłka dokumentów przez Kancelarię wychodzącą powinna wspierać agregację przesyłek do
jednego adresata.
20. System musi zawierać wsparcie dokonywania nadruków na kopertach popularnych formatów
oraz zwrotkach, co najmniej krajowych i zagranicznych.
21. System musi zawierać umożliwiać dokonywania nadruków kodów kreskowych na zwrotkach.
Strona 11 z 34
22. W przypadku wysyłek wysyłanych za zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) System musi
umożliwić wyszukanie przesyłki po kodzie kreskowym z ZPO lub numerze sprawy oraz
odnotowanie faktu doręczenia, bądź nie doręczenia przesyłki.
23. System musi umożliwiać eksport dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, co
najmniej do formatów: XLS, PDF, CSV, HTML.
1.2.3 proces zarządzania dokumentami, korespondencją, umowami,.
1. Przyjęcia dokumentów (korespondencji przychodzącej i wychodzącej, uchwał, umów,
zarządzeń itp.), poprzez:
2. rejestrację w Systemie,
3. oznakowanie oryginału dokumentu kodem, np. kreskowym,
4. skanowanie: koperty, pisma przewodniego, całości lub części załączników, dokumentów
(umów, uchwał, zarządzeń itp.)
5. zarządzanie pocztą.
6. archiwizowanie.
7. Skanowania dokumentów, z możliwością pracy w trybie skanowania wielu dokumentów w serii
i przypisywania ich do rejestrowanych w Systemie dokumentów, jako załączniki, folder
elektroniczny, plik dokumentów.
8. Obsługi skanerów.
9. Skanowania dwustronnego z podajnika, ponownego skanowania wybranych stron, zapisu
dokumentu o definiowanej jakości skanów oraz natychmiastową wizualizację i kontrolę
operatorską jakości skanów wraz z możliwością powtórnego skanowania i zamiany stron
nieprawidłowo obrazowanych w module skanującym.
10. Przygotowania dokumentów / Uchwał / umów / przygotowania pism wychodzących /
przekazywania i wprowadzania poprawek wnoszonych przez innych uczestników procedury,
np.: przełożonych.
11. Akceptacji i zatwierdzania dokumentów elektronicznych.
12. Przekazywania uwag dotyczących sprawy i przygotowanego dokumentu.
13. Powiadamiania użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych dokumentów i
poleceń.
14. Wydruku ostatecznej wersji dokumentu w celu podpisania i opieczętowania go przez osobę
upoważniona do tej czynności.
15. Tworzenia listy osób, uprawnionych do dostępu do dokumentu/sprawy opatrzonej
odpowiednią kategorią dokumentu. Dla każdego użytkownika musi być możliwość
definiowania praw do odczytu i edycji, automatycznie dopisywanych do uprawnień
dokumentu, który dana osoba, dla której został stworzony profil, utworzyła lub otrzymała w
wyniku dekretacji.
16. System musi posiadać predefiniowane raporty dotyczące korespondencji przychodzącej,
wychodzącej, dokumentów, pism i spraw, w tym:
17. wydruk dziennika pism, które w określonym dniu, przedziale czasu, wpłynęły do określonej
komórki organizacyjnej - wysłano z określonej komórki organizacyjnej,
1.2.4 Pocztowa książka Nadawcza,
1. liczba załatwionych spraw w jednostkach organizacyjnych,
Strona 12 z 34
2. ilość przydzielonych zadaniami w jednostce organizacyjnej,
3. raport terminowości wykonywania przez pracowników zleconych im zadań,
4. książka adresowa,
5. spis spraw,
6. zestawienie czasu przetwarzania sprawy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych oraz
czasu przetwarzania jednakowego typu sprawy w danej jednostce.
7. Powiazania dokumentów z innymi dokumentami, sprawami, instytucjami, osobami. Istotne
powiązania, muszą być wyświetlane wprost na ekranie.
8. Opisanie dokumentów za pomocą metryki zawierającej najważniejsze informacje (np. dane
teleadresowe) o danym dokumencie w przypadku formularzy elektronicznych odpowiednie
pola powinny być wypełnione automatycznie.
9. Metryka korespondencji przychodzącej musi posiadać co najmniej takie pola jak:
a. data na dokumencie,
b. data wpływu (podpowiadana przez System, z możliwością jej modyfikacji dla
uprawnionych użytkowników),
c. typ dokumentu,
d. sposób dostarczenia (osobiście, poczta, mailem, faksem);
e. nadawca/ odbiorca,
f. opis korespondencji ( streszczenie pisma),
g. nr zawarty na piśmie,
h. opis załączników pozostających w formie papierowej,
i. lista załączników.
10. Przypisanie nadawcy bądź adresata z bazy interesantów.
11. Rejestrowanie dokumentu potwierdzającego dostarczenie pisma/umowy/dokumentów itp.
adresatowi (tzw. zwrotka).
12. Drukowanie potwierdzenia przyjęcia dokumentów od interesanta (odpowiednik pieczęci
wpływu przybijanej na kopii dokumentu dla interesanta) zawierającego datę wpływu pisma,
numer pod którym zostało zarejestrowane we właściwym rejestrze, dane interesanta, dane
komórki która zarejestrowała pismo, temat pisma, oraz dane dodatkowe: numer kodu
kreskowego identyfikujący dokument i umożliwiający sprawdzenie stanu załatwienia swojej
sprawy przez interesanta.
13. Anulowanie korespondencji wychodzącej.
1.2.5 Proces zakupowy
1. Wprowadzenie wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenie zakupu do systemu w
formie elektronicznej. – oddzielnie zamówienia ( z listy produktów) – zapotrzebowanie podlega
akceptacji (lub nie) , wystawiane zamówienie, parowanie faktur zakupowych z zamówieniem
2. Weryfikacja szacowanych kosztów w odniesieniu do planów budżetowych/inwestycyjnych.
3. Procesowanie wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenia zakupu: przesyłanie do
akceptacji na kilku poziomach w tym do Controlingu, cofanie do weryfikacji/ modyfikacji.
a. Zlecenia zakupu będą automatycznie weryfikowane pod kontem zgodności z budżetem
(muszą zawierać planowaną kwotę, numer konta i MPK, planowany termin płatności).
b. Budżety działów będą tworzone w excelu i wgrywane do systemu albo wpisywane
bezpośrednio w systemie i potem konsolidowane w budżet całej organizacji.
Strona 13 z 34
c. Dodatkowo trzeba zrobić input danych, takich jak: plan inwestycyjny, plan zaciągnięcia,
spłat oraz umorzenia pożyczek (dane mogą być wprowadzane bezpośrednio do systemu
lub z pliku excel).
d. Automatycznie wygenerują się planowane (w ujęciu miesięcznym):
e. Bilans (plan inwestycyjny – środki trwałe, trzeba określić niektóre parametry np. rotacje
należności, zapasów)
f. Rachunek zysków i strat ( dane z budżetów, planu sprzedaży, koszty finansowe – z planu
pożyczek)
g. Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych
h. Rachunek zysków i strat do poziomu wyniku z podstawowej działalności operacyjnej w
podziale na działalności prowadzone przez Spółkę (podział na koszty bezpośrednie i
pośrednie oraz koszty rodzajowe)
i. Co miesiąc powinny generować się raporty
j. Plan- wykonanie miesięcznie i narastająco
k. Estymacja wykonania na rok (zakładając, że w RZiS miesiące które się zakończyły są
brane z wykonania a planowane z planu a w bilansie i cash flow następuje aktualizacja
kolejnych miesięcy)
l. Bilans (trzeba określić niektóre parametry np. rotacje należności, zapasów)
m. Rachunek zysków i strat
n. Rachunek zysków i strat do poziomu wyniku z podstawowej działalności operacyjnej w
podziale na działalności prowadzone przez Spółkę
o. Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych (co miesiąc powinna generować się
aktualizacja w oparci o zobowiązania, które już są w księgach, zobowiązania wynikające
ze zleceń zakupu i z kosztów planowanych)
p. przychody w podziale na główne grupy odbiorców
q. koszty w podziale na działy (w podziale na mpk i na koszty rodzajowe)
r. zestawienie dokumentów księgowych, zaksięgowanych na poszczególne działy (opis
dokumentu, JO, okres, kwota, kontrahent, konto rodzajowe).
4. Możliwość dołączania do wniosku o przeprowadzenie postępowania/zlecenia zakupu
załączników.
5. Możliwość tworzenia rejestrów wniosków o przeprowadzenie postępowania/zleceń zakupu.
6. Automatyczna publikacja w wybranym portalu aukcyjnym, w Biuletynie Informacji Publicznej,
na wybranych portalach ogłoszeniowych, na wybranych portalach branżowych.
7. Obsługa procesu zadawania pytań i odpowiedzi, przekazywanie dokumentacji, ofert oraz
wyboru wykonawcy poprzez interfejs www.
8. Integracja rozwiązania zakupowego z systemem obiegu dokumentów, z pocztą elektroniczną
oraz faxem.
9. Archiwizacja dokumentacji związanej z procesem zakupu.
10. Integracja z systemem zarządzania umowami
1.2.6 Proces obsługi dokumentów sprzedażowych
1. Możliwość wprowadzania, procesowanie /zatwierdzanie i przekazywanie dalej przez kolejne
szczeble/, zamówień wewnętrznych oraz zewnętrznych (za pośrednictwem EOD)
2. Wprowadzanie, rejestrowanie, procesowanie faktur i efaktur (przesyłanie dokumentów
sprzedażowych do EBOK)
Strona 14 z 34
3. Wszystkie rozrachunki, w szczególności Noty odsetkowe i wezwania do zapłaty widoczne w
EBOK
4. Obsługa procesu windykacji w szczególności pozasądowej – pisma o zamknięciu, wezwania,
podpięcie pdf sądowych
5. Archiwizacja dokumentacji wraz z parametryzacją długości okresu przechowywania
dokumentów. – wymaganie ogólne
6. Współpraca z SF
1.2.7 Proces obsługi dokumentów zakupowych
1. Procesowanie/ zatwierdzanie zamówień wewnętrznych oraz zewnętrznych dot. zakupów od
podmiotów zewnętrznych.
2. Wprowadzanie, rejestrowanie, procesowanie /zatwierdzanie i przekazywanie dalej przez
kolejne szczeble/ zamówień , faktur i e-faktur, zewnętrznych not odsetkowych, decyzji,
rachunków, oświadczeń/ - w powiązaniu z SF.
3. Archiwizacja dokumentacji wraz z parametryzacją długości okresu przechowywania
dokumentów /standardowo 7 lat z możliwością rozszerzania dla wybranych dokumentów/. –
założenia ogólne
1.3 Dostęp do Geo informacji (GIS)
1. Moduł do importu danych wektorowych z formatów zewnętrznych (dxf, dwg, itp.) do
wprowadzania dokumentacji projektowej.
2. Połącznie z bazą danych o klientach oraz punktach sieci zawartą w SB
3. Model matematyczny/ hydrauliczny sieci wodociągowej w oparci o mapy GIS
a. Mapa sieci z miejscem włączenia przyłączy
b. Zaznaczone miejsce planowanych prac- wyłączeń
c. Naniesione miejsca awarii
d. Punkty do płukania sieci
e. Punkty opomiarowania sieci
4. Moduł skanujący umożliwiający podpięcie dokumentacji techniczno-prawnej do odpowiednich
fragmentów sieci na mapie GIS
5. Udostępnienie map GIS, wraz z informacjami dodatkowymi, schematami, statystykami
6. Zróżnicowany zakres dostępu w zależności od potrzeb użytkownika (klienci, projektanci,
wykonawcy, straży pożarnej)
7. Wersja uproszczona, schematyczna, z powiększoną czcionką dla osób niedowidzących,
starszych
8. Możliwość przygotowania wydruku fragmentu mapy, eksport do pdf
9. Uzyskanie informacji o możliwości przyłączenia do sieci w danym punkcie wskazanym na mapie
10. Wstępna automatyczna odpowiedź w oparciu o mapę i model sieci
11. Uzyskanie informacji o realizowanych inwestycjach na wybranym obszarze
12. Projekt inwestycji widoczny na mapie na osobnej warstwie tematycznej
a. Informacja o terminie, możliwościach przyłączenia
b. Uzyskanie informacji o planowanych inwestycjach na wybranym obszarze
c. Proponowana trasa widoczna na mapie na osobnej warstwie tematycznej
Strona 15 z 34
d. Możliwość zaznaczenia zainteresowania poszerzeniem inwestycji poprzez zaznaczenie
działki na mapie i wypełnienie formularza
e. Możliwość zadeklarowania chęci przyłączenia za pośrednictwem formularza
połączonego z mapą
f. Możliwość zaznaczenia/zgłoszenia zapotrzebowania na inwestycję w swoim rejonie
analogicznie jak w przypadku poszerzenia inwestycji
g. Automatyczna rejestracja zainteresowania na danym obszarze, statystyka zapytań.
13. Moduł dla projektantów i wykonawców dostępny po zalogowaniu
a. Obustronna wymiana informacji, dokumentów z pracownikami ZWiK, również w wersji
graficznej na mapie GIS – do weryfikacji z Jurkiem
b. Dostęp do załączonej dokumentacji
c. Możliwość uzyskania wstępnych informacji o parametrach sieci z modelu.
14. Możliwość nanoszenia awarii (przez pracownika ZWIK) w wybranym punkcie mapy lub
wprowadzenie zdjęcia z geolokalizacją
15. Określenie obszaru na którym wystąpią utrudnienia w oparcie o model sieci
16. Wyświetlenie miejsca awarii na mapie wraz z informacją o przewidywanym czasie naprawy
17. Prezentacja informacji o planowanych pracach remontowych, możliwym spadku ciśnienia,
innych utrudnieniach
18. Wykorzystanie zdjęć z goelokalizacją do wprowadzania informacji na mapę
19. Określenie obszaru na którym wystąpią utrudnienia oraz ich skali w oparcie o model sieci
20. raportowanie tabelaryczne danych zgromadzonych na mapach GIS
21. archiwizacja dokumentacji powykonawczej i projektowej w formie zdygitalizowanej i w formie
skanów w formacie pdf
22. możliwość drukowania fragmentów map, raportów przedstawiających dane zdygitalizowane,
skanów
Zgłaszanie awarii za pomocą mediów elektronicznych
1. Informacja trafia do dyspozytora – alarm dźwiękowy
2. Obsługa procesu rejestracji i realizacji (dokumentacja działań) naprawy w EOD
3. Łączenie wielu zgłoszeń w jedną awarię
4. Integracja z SF (koszty naprawy) – rozbicie na kontach
5. Integracja z GIS (lokalizacja i elementy sieci)
6. Możliwość załączania plików w różnych formatach (np. zdjęć)
7. Integracja z Modelem hydraulicznym sieci wodociągowej (graficzna prezentacja na mapie
obszaru zagrożonego awarią)
8. Informacja zwrotna do klienta za pomocą mediów elektronicznych – sms, mail
9. Możliwość raportowania przeprowadzonych awarii (koszty, czas, rodzaje …)
1.4 Archiwum zakładowe
1. System musi umożliwiać przygotowanie i kategoryzację dokumentów/spraw w celu utworzenia Centralnego Archiwum Elektronicznego.
2. System musi umożliwiać określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego dokumentu/sprawy.
3. System musi umożliwiać tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego.
Strona 16 z 34
4. System musi zapewnić wsparcie procesu udostępniania w wersji elektronicznej wcześniej zarchiwizowanych dokumentów w formie papierowej.
5. System musi umożliwiać tworzenie spisu dokumentów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do Archiwum Państwowego.
6. System musi zapewniać zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem tzw. „paczki archiwalnej” opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów
Państwowych,
IV. Zakres zamówienia
1. Opracowanie Planu projektu;
2. Przeprowadzenie Analizy Przedwstępnej/ biznesowej zamawianego rozwiązania
3. Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;
4. Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu;
5. Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie Oprogramowania
SYSTEMU XXX;
6. Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów
7. Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z uwzględnieniem przygotowania
Dokumentacji szkoleniowej;
8. Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;
9. Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;
10. Świadczenie usług Gwarancyjnych;
11. Świadczenie usług developerskich, analitycznych, wdrożeniowych w ramach obsługi
Serwisowej
V. Wymagania w zakresie etapów i zadań w zakresie
realizacji przedmiotu zamówienia
Realizacja przedmiotu zamówienia podzielona została na następujące etapy:
Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX;
Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych.
Etap 3 – Świadczenie usług Bezpłatnej obsługi serwisowej.
1.5 Etap 1 - Wytworzenie Systemu XXX
Świadczenia przewidziane do realizacji w Etapie 1 - Wytworzenie Systemu XXX pogrupowane zostały
w ramach następujących zadań:
Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu;
Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;
Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w infrastrukturze
Zamawiającego;
Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i uruchomienie
Oprogramowania SYSTEMU XXX
Strona 17 z 34
Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów
Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z uwzględnieniem
przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;
Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;
Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;
1.5.1 Zadanie 1 - Opracowanie Planu projektu.
Plan projektu powinien przedstawiać kluczowe informacje zarządcze istotne dla sprawnego
wykonania przedmiotu zamówienia. Plan projektu powinien zostać opracowany z uwzględnieniem
powszechnie przyjętych metodyk zarządzania projektami (np. PRINCE 2 lub PMI), w szczególności
powinien zawierać następujące elementy:
1. Struktura wykonywanych zadań, m.in. z uwzględnieniem podziału na produkty, które
Wykonawca przedstawi do odbioru Zamawiającemu;
2. Przedstawienie sekwencji implementacji poszczególnych składników rozwiązań
odzwierciedlających logikę realizacji przedmiotu zamówienia;
3. Schemat oraz opis struktury organizacyjnej projektu wraz z podaniem zakresu obowiązków dla
poszczególnych ról w projekcie;
4. Harmonogram realizacji zadań, w szczególności uwzględniający wskazanie terminów
wymagających zaangażowania pracowników Zamawiającego (np. uzgodnienia, odbiory,
szkolenia, etc.) jak również wskazania terminów alokacji posiadanych przez Zamawiającego
składników systemów informatycznych do działań dotyczących realizacji przedmiotu
zamówienia;
5. Plan komunikacji, z uwzględnieniem w szczególności danych kontaktowych (zarówno po
stronie Wykonawcy jak i Zamawiającego) dotyczących świadczenia obsługi serwisowej oraz
Gwarancji jakości.
6. Wykonawca przygotowując Plan projektu zobowiązany będzie do zapoznania się z
uwarunkowaniami organizacyjnymi i wykonawczymi występującymi po stronie Zamawiającego
mającymi wpływ na realizację przedmiotu zamówienia a następnie uwzględni je w Planie
projektu. Na wniosek Wykonawcy, Zamawiający - w zakresie niezbędnym do realizacji
przedmiotu zamówienia - przedstawi uwarunkowania organizacyjne i wykonawcze
występujące po jego stronie.
7. Po dokonaniu odbioru Planu projektu przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie
do realizacji świadczeń również z uwzględnieniem postanowień zawartych w tym planie.
8. Plan projektu powinien zostać napisany w języku polskim oraz zapisany w postaci
elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF, DOC (DOCX), ODF
(umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i przekazany
Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive, płyta CD lub
DVD).
9. Dla Planu projektu Wykonawca zapewni przeniesienie na Zamawiającego – zgodnie z Umową -
autorskich praw majątkowych.
1.5.2 Zadanie 2 - Opracowanie Dokumentacji analityczno-projektowej;
Dokumentację analityczno-projektową tworzyć będą następujące dokumenty składowe:
1. Zestawienie wymagań szczegółowych;
Strona 18 z 34
W Zestawieniu wymagań Wykonawca powinien zawrzeć wymagania Zamawiającego przedstawione
w punkcie Wymagania funkcjonalne wraz z uzgodnieniami wykonawczymi z Zamawiającym
dotyczącymi sposobu ich spełnienia przez projektowane rozwiązania.
2. Model przypadków użycia;
Model przypadków użycia powinien przedstawiać graficzną reprezentację (wraz z opisem)
przypadków użycia, aktorów oraz związków między nimi, występujących w dziedzinie
przedmiotowej objętej przedmiotem zamówienia. Zakres opracowania Modelu przypadków
użycia powinien obejmować wymagania funkcjonalne przedstawione w punkcie Wymagania
funkcjonalne. Model ten powinien zostać przygotowany z uwzględnieniem specyfikacji OMG
UML 2.x i powinien m.in. zawierać:
a. Zestawienie aktorów, w tym podział użytkowników na grupy z przypisaniem ról oraz
uprawnień;
b. Hierarchię przypadków użycia wraz z ich szczegółowym opisem (m.in. zawierającym
dane wejściowe i wyjściowe, informacje sterujące, scenariusze działań, aktorów);
c. Mapowanie przypadków użycia na wymagania (tj. wskazanie, które wymagania są
realizowane w ramach poszczególnych przypadków użycia);
d. Określenie kluczowych funkcji Systemu XXX.
3. Projekt techniczny;
Projekt techniczny powinien zawierać:
a. Architekturę logiczną dostarczanego rozwiązania opisującą podsystemy/moduły
wchodzące w skład rozwiązania, relacje między nimi oraz wewnętrzną budowę
poszczególnych podsystemów/modułów;
b. Szczegółowy opis interfejsów między podsystemami/modułami dostarczanego
rozwiązania oraz interfejsów do systemów zewnętrznych, w szczególności opis
powinien zawierać omówienie zakresów oraz sposoby komunikacji;
c. Przedstawienie wykorzystywanych struktur baz danych (w tym np. diagramy ERD,
podział bazy na schematy, określenie partycjonowania obiektów, określenie indeksów
dla tabel, definicje sposobu i stopnia zrównoleglenia przetwarzania obiektów, etc.);
d. Przedstawienie schematu rozmieszczenia składników Oprogramowania w
Infrastrukturze sprzętowo-systemowej.
4. Szablony prezentacji.
Dokument Szablony prezentacji powinien opisywać graficzny kształt elementów interfejsu
użytkownika dla formularzy ekranowych oraz style formatów prezentowanych danych
(drukowanych lub publikowanych w formie elektronicznej np. w Internecie)
5. Dokumentacja analityczno-projektowa powinna zostać napisana w języku polskim oraz
udokumentowana w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF,
DOC (DOCX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i
przekazana Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive,
płyta CD lub DVD).
6. Dla Dokumentacji analityczno-projektowej Wykonawca zapewni przeniesienie na
Zamawiającego – zgodnie z Umową - autorskich praw majątkowych.
Strona 19 z 34
1.5.3 Zadanie 3 – Dostawa, montaż, instalacja i konfiguracja sprzętu w
infrastrukturze Zamawiającego
1. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca określi i poda szczegółowe wymagania techniczne
jakie powinien spełniać sprzęt na którym działać ma rozwiązanie realizowane w ramach
Zamówienia
2. Wykonawca dostarczy sprzęt do siedziby zamawiającego
3. Wykonawca dokona montażu oraz konfiguracji sprzętu w infrastrukturze Zamawiającego
zgodnie z ustaleniami szczegółowymi z Zamawiającym
4. Wszelkie prace Wykonawcy odbywać się będą pod nadzorem Zamawiającego
5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wszelkich informacji dotyczących sposoby i
formy konfiguracji sprzętu jakich zażąda Zamawiający
6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełną dokumentację techniczną w oparciu o którą
realizowane będą prace konfiguracyjne i instalacyjne
1.5.4 Zadanie 4 - Wytworzenie, dostarczanie, instalacja, skonfigurowanie i
uruchomienie Oprogramowania SYSTEMU XXX
1. System XXX zapewni spełnienie wymagań określonych w punkcie Wymagania Funkcjonalne
oraz powinien być zgodny z odebraną przez Zamawiającego Dokumentacją analityczno-
projektową.
2. W ramach wytworzenia i dostarczenia Systemu XXX Wykonawca przekaże Zamawiającemu, na
nośniku danych elektronicznych (np. pendrive, płyta CD lub DVD), - tzn. Pakiet instalacyjny
(zawierający w szczególności kod źródłowy programów komputerowych, pliki konfiguracyjne,
etc.) - umożliwiającym zainstalowanie i uruchomienie Systemu XXX Wykonawcy w
Infrastrukturze sprzętowo-systemowo-narzędziowej Zamawiającego.
3. Dla wytworzonego Systemu XXX, Wykonawca zapewni udzielenie licencji.
4. Zainstaluje, skonfiguruje i uruchomi System XXX oraz zainstaluje Dane testowe we wskazanej
w Planie testów Infrastrukturze sprzętowo-systemowo-narzędziowej Zamawiającego;
5. Wdroży, skonfiguruje do używania poniższe procesy biznesowe w ramach zamawianych
modułów,
6. Przeprowadzi z udziałem Zamawiającego, zgodnie z Planem testów, testy określone w
Specyfikacji przypadków i scenariuszy testowych
1.5.5 Zadanie 5 - Wykonanie testów wraz z dokumentacją wyników testów
Opracowana przez Wykonawcę Dokumentacja testów powinna zawierać następujące dokumenty
składowe:
1. Specyfikacja przypadków i scenariuszy testowych;
2. Specyfikacja danych testowych;
3. Plan testów;
4. Raport z testów.
5. Dokumentacja testów powinna dokumentować w szczególności potwierdzenie, że System XXX
spełnia cechy określone w punkcie Wymaganie Funkcjonalne oraz, że jest zgodne z odebraną
przez Zamawiającego Dokumentacją analityczno-projektową.
6. Specyfikacja przypadków i scenariuszy testowych powinna obejmować:
a. Listę przypadków i scenariuszy testowych;
Strona 20 z 34
b. Opis przypadków i scenariuszy testowych – uwzględniający w szczególności dla każdego
przypadku testowego:
Wskazanie identyfikatora przypadku testowego;
Przedstawienie kroków testu;
Wskazanie danych wejściowych oraz spodziewanego wyniku;
Określenie sposobu weryfikacji zgodności otrzymanych wyników testu z oczekiwanymi;
Wskazanie przypadków testowych w przypadku, których brak otrzymanych wyniku
testu z oczekiwanymi skutkować będzie zgłoszeniem Zastrzeżenia istotnego.
7. Specyfikacja danych testowych powinna przedstawiać podstawowe informacje opisujące dane
wykorzystywane do testów (np. lista zbiorów danych wykorzystywanych do testów oraz
podstawowe informacje dot. treści danych).
8. O ile nie zostanie z Zamawiającym uzgodnione inaczej, Wykonawca przygotuje Dane testowe.
Dane te zostaną przygotowane zgodnie ze Specyfikacją danych testowych i wykorzystane do
przeprowadzania testów określonych w Specyfikacji przypadków i scenariuszy testowych.
9. Plan testów powinien zawierać następujące elementy:
a. Wskazanie obszarów tematycznych i zakresu testów;
b. Wskazanie zasobów potrzebnych do przeprowadzenia testów;
c. Określenie zadań, organizacji i harmonogramu testów;
d. Wzór Raportu z testów.
10. Plan testów powinien przewidzieć możliwość przeprowadzenia dwóch iteracji testów (tzn.
powtórnego przeprowadzenia testów) oraz możliwość zgłoszenia uwag przez Zamawiającego
po pierwszej iteracji testów oraz uzgodnienia tych uwag i uwzględnienia w Dokumentacji
testów oraz odpowiednio zaktualizowanym Pakiecie instalacyjnym dla Systemu XXX. Uwagi o
których mowa w poprzednim zadaniu polegać będą na przedstawieniu zidentyfikowanych
niezgodności (o ile takie będą występować) testowanych rozwiązań Wykonawcy z zakresem
przedmiotu zamówienia.
11. Wyniki testów, o których mowa powyżej, udokumentowane zostaną w Raporcie z testów -
dokumencie przygotowanym wspólnie przez Wykonawcę i Zamawiającego – tzn.
przedstawiającym rezultaty wykonanych testów wskazanych w Specyfikacji przypadków i
scenariuszy testowych.
12. Po pozytywnym zakończeniu testów Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu
Dokumentację powykonawczą.
13. Testy zostaną zakończone wynikiem pozytywnym, jeśli w trakcie ich trwania nie zostaną
zidentyfikowane Zastrzeżenia istotne. Zidentyfikowane w trakcie testów Zastrzeżenia
drugorzędne, po uzgodnieniu przez Koordynatorów Umowy lub osoby przez nich wskazane,
zostaną usunięte przez Wykonawcę w uzgodnionych terminach
1.5.6 Zadanie 6 - Przygotowanie i przeprowadzenie Szkoleń dla SYSTEMU XXX, z
uwzględnieniem przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;
1. Przeprowadzenie szkoleń dla następujących grup osób:
a. Użytkowników rozwiązania EBOK;
b. Użytkowników rozwiązania EOD;
c. Użytkowników rozwiązania GIS;
d. Administratorów systemu XXX
Strona 21 z 34
2. W ramach Przygotowania szkoleń Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:
a. Przygotowania Dokumentacji szkoleniowej;
b. Przekazania Zamawiającemu Dokumentacji szkoleniowej.
c. Dostarczenie przygotowanego sprzętu do przeprowadzenia szkoleń wraz z
zapewnieniem wsparcia obsługi na okres szkoleń.
3. Na potrzeby szkoleń dla użytkowników Zamawiający udostępni salą szkoleniową, w siedzibie
Zamawiającego
4. Dokumentacja szkoleniowa powinna zawierać następujące elementy:
a. Plan szkoleń;
b. Dokumentację szkoleniową użytkowników;
c. Dokumentację szkoleniową administratorów;
5. W pierwszej kolejności Wykonawca uzgodni z Zamawiającym Plan szkoleń a następnie
opracuje pozostałe składniki Dokumentacji szkoleniowej.
6. Plan szkoleń powinien przedstawiać w szczególności takie zagadnienia jak:
a. Zakres tematyczny szkoleń (tzw. Program szkoleń);
b. Formę przeprowadzenia szkolenia (np. wykład, warsztat, proporcja czasu
poświęcanego w trakcie szkolenia na wykłady i zajęcia praktyczne/warsztatowe);
c. Przewidywany profil oraz liczbę uczestników szkoleń;
d. Harmonogram realizacji szkoleń.
7. Plan szkoleń powinien zostać przedstawiony do akceptacji przez Zamawiającego w terminie do
14 dni od daty zakończenia Zadania nr 1. Zaakceptowany Plan szkoleń może być modyfikowany
- po uzgodnieniu przez Koordynatorów Umowy.
8. Materiały szkoleniowe powinny odpowiednio obejmować minimalne zakresy tematyczne
szkoleń. Do opracowania Materiałów szkoleniowych Wykonawca może w szczególności
wykorzystać: Dokumentację analityczno-projektową, Dokumentację testów, Dane testowe,
Dokumentację powykonawczą.
9. Dokumentacja szkoleniowa powinna zostać napisana w języku polskim oraz udokumentowana
w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów: PDF, RTF, DOC (DOCX), PPT
(PPTX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści dokumentu) i
przekazana Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych (np. pendrive,
płyta CD lub DVD). Dla Dokumentacji szkoleniowej Wykonawca zapewni przeniesienie na
Zamawiającego - autorskich praw majątkowych
10. Szkolenia dla użytkowników powinny zapewnić przekazanie wiedzy niezbędnej do tego, by
uczestnicy szkolenia byli w stanie samodzielnie korzystać z funkcji użytkowych dostarczonych i
wykonanych przez Wykonawcę rozwiązań - w szczególności na podstawie Dokumentacji
szkoleniowej, Dokumentacji powykonawczej (tj. Dokumentacja użytkownika) – jak również
uwzględniać poniższe postanowienia:
a. Szkolenia odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego.
b. Liczba uczestników sesji nie będzie przekraczać 10 osób.
c. Sesja szkoleniowe będą nie krótsze niż 1 Dzień roboczy (min. 6 godzin zegarowych).
d. Szkolenia zostaną przeprowadzone w formie wykładu i warsztatu.
11. Szkolenia dla administratorów powinny zapewnić przekazanie wiedzy niezbędnej do tego, by
uczestnicy szkolenia byli w stanie samodzielnie administrować dostarczonymi i wykonanymi
przez Wykonawcę rozwiązaniami - w szczególności na podstawie Dokumentacji szkoleniowej,
Strona 22 z 34
Dokumentacji powykonawczej oraz Dokumentacji Oprogramowania narzędziowego
Wykonawcy – jak również uwzględniać poniższe postanowienia:
a. Minimalny zakres tematyczny szkolenia:
i. zarządzanie dokumentami, wersjonowanie, archiwizacja
ii. Zarządzanie procesami, tworzenie, edycja, modyfikacje
iii. Zarządzanie eArchiwum
b. W ramach Przeprowadzenia szkoleń Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności
do:
i. Zapewnienia instruktorów szkolących (z uwzględnieniem zapewnienia ich
dojazdu, wyżywieniem i zakwaterowaniem w miejscu prowadzenia
szkolenia);
ii. Zapewnienia obsługi rozwiązań teleinformatycznych przygotowanych przez
Wykonawcę na potrzeby szkoleń;
iii. Przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego osób z uwzględnieniem
Planu szkoleń, jak również Planu projektu.
12. Wykonawca zobowiązany jest powielić, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników każdego
szkolenia wzór Arkusza Oceny Szkolenia i przedłożyć go do wypełnienia uczestnikowi na koniec
każdej sesji szkolenia. Na podstawie wypełnionych Arkuszy Oceny Szkolenia Wykonawca
przygotuje zestawienie zbiorcze przedstawiające w szczególności wartości średnie ocen
zawartych w wypełnianych przez uczestników arkuszach, obrazujące postrzegany przez
uczestników stopień atrakcyjności przebiegu szkoleń, ich skuteczność oraz użyteczność.
13. Wszyscy uczestnicy, obecni na szkoleniu w pełnym wymiarze zajęć, otrzymają zaświadczenia
potwierdzające ukończenie szkolenia.
14. W terminie do 3 Dni roboczych od dnia zakończenia każdej sesji szkolenia, Wykonawca
przekaże Zamawiającemu listę obecności uczestników na danej sesji, zestawienie wydanych
zaświadczeń, wypełnione przez uczestników Arkusze AIOS wraz z zestawieniem zbiorczym W
przypadku negatywnej oceny sesji szkolenia (tj. średnia z Oceny trenerów na zestawieniu
zbiorczym będzie 2 lub poniżej 2), Wykonawca może zostać wezwany do podniesienia jakości
wykonywanych szkoleń jak również do powtórnego przeprowadzenia danej sesji szkolenia, bez
prawa do dodatkowego wynagrodzenia, dochowując określonego w Harmonogramie terminu
realizacji przedmiotu zamówienia. Powtórne wykonanie sesji szkolenia będzie wymagało
aktualizacji przez Wykonawcę Planu szkoleń i uzgodnienia go z Zamawiającym.
1.5.7 Zadanie 7 - Opracowanie Dokumentacji powykonawczej;
1.5.8 Zadanie 8 - Zapewnienie udzielenia, sprzedaży odpowiednich licencji;
1.6 Etap 2 – Świadczenie usług gwarancyjnych
1.6.1 Zakres oraz okres świadczenia usług gwarancyjnych
1. okres świadczenia usług gwarancyjnych – 24 miesiące
1.6.1.1 Obsługa zgłoszeń
1. W okresie świadczenia usług gwarancyjnych Zamawiający będzie powiadamiał Wykonawcę o
przypadkach zakwalifikowanych jako Błędy lub Usterki (tzw. Zgłoszenia).
Strona 23 z 34
2. Zgłoszenia dokonywane będą w formie faksu (na numer faksu wskazany przez Wykonawcę) lub
za pomocą poczty elektronicznej (na adres wskazany przez Wykonawcę) lub portalu
internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń. Zamawiający dopuszcza możliwość
uzgodnienia z Wykonawcą innego kanału dokonywania Zgłoszeń niż te wskazane w
poprzednim zdaniu, w szczególności - jako działanie uzupełniające do przesłania Zgłoszenia -
przewiduje się możliwość przekazania przez Zamawiającego informacji o zgłoszeniu drogą
telefoniczną.
3. Wykonawca potwierdzi otrzymanie Zgłoszenia, tą samą drogą, którą zostało dokonane
Zgłoszenie, w terminach określonych w tabelach Czas reakcji.
4. Zgłoszenia Błędów będą zawierały, co najmniej następujące informacje:
a. Opis Błędu;
b. Kategoryzacje Błędu (krytyczny/znaczący/nieznaczący)
c. Czas, lokalizację komputera (lub komputerów), gdzie stwierdzono wystąpienie Błędu/
Usterki;
d. Opis czynności, których wykonywanie doprowadziło do wystąpienia Błędu/ Usterki;
e. Dane kontaktowe osoby, która może udzielić bliższych informacji o Błędzie/ Usterce.
5. Obsługa Zgłoszeń odbywać się będzie w Dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach
od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
6. Za moment dokonania Zgłoszenia przez Zamawiającego przyjmuje się:
a. Czas otrzymania przez Wykonawcę Zgłoszenia, jeśli Wykonawca otrzyma zgłoszenie w
Dniu roboczym, w godzinach 7:30 - 15:30;
b. Godzinę 7:30 następnego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę
Zgłoszenia w Dniu roboczym po godzinie 15:30;
c. Godzinę 7:30 najbliższego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę
Zgłoszenia w dniu niebędącym Dniem roboczym.
7. W tabelach Terminy usunięcia Błędów i Usterek przedstawione zostały wymagane Czasy reakcji
Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia
8. W uzasadnionych przypadkach, terminy usunięcia Błędów mogą podlegać wstrzymaniu. O
wstrzymaniu terminu usunięcia Błędu decyduje Koordynator Umowy po stronie
Zamawiającego na pisemny wniosek Koordynatora Wykonawcy, zawierający co najmniej
informację uzasadnienie konieczności wstrzymania terminu usunięcia Błędu (lub Usterki).
9. Do przedstawiania Zgłoszeń uprawniony jest Koordynatora Umowy Zamawiającego jak również
wskazani przez niego na piśmie Administratorzy Systemu XXX. Koordynator Umowy
Zamawiającego wskaże osoby uprawnione do przedstawiania Zgłoszeń w terminie 10 Dni
roboczych od daty zawarcia Umowy.
10. Dane kontaktowe (np. numery faksów, adresy poczty elektronicznej, numery telefonów oraz
ew. inne) potrzebne do obsługi Zgłoszeń - Zamawiający i Wykonawca przekażą sobie
wzajemnie za pośrednictwem Koordynatorów Umowy, w terminie 10 Dni roboczych od daty
zawarcia Umowy.
11. Informacje o osobach uprawnionych do przedstawiania Zgłoszeń oraz dane kontaktowe
zostaną uwzględnione przez Wykonawcę w Planie projektu.
1.6.1.2 Naprawianie Błędów
1. Wykonawca będzie usuwał zgłaszane przez Zamawiającego Błędy w terminach określonych w
tabeli Czasy Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia
Strona 24 z 34
2. Usunięcie Błędu oznacza dostarczenie i zastosowanie/ zainstalowanie/ skonfigurowanie u
Zamawiającego (tj. do jednej z osób uprawnianych do przedstawiania Zgłoszeń) korekty Błędu,
która po zastosowaniu prowadzi do wyeliminowania Błędu.
3. Terminy usunięcia Błędów ulegają wydłużeniu o okres braku dostępu dla Wykonawcy do
Infrastruktury sprzętowo-systemowo-narzędziowej lub braku prawidłowego działania tej
infrastruktury lub innych składników środowiska teleinformatycznego Zamawiającego
potrzebnych dla prawidłowego funkcjonowania Systemu XXX (np. zasilenie energetyczne, sieć
LAN, etc.) - o ile ma to wpływ na czas diagnozowania oraz naprawy Błędu (tj. dostarczania
korekty Błędu).
4. Korektą Błędu może być:
a. Modyfikacja lub uzupełnienie Oprogramowania dedykowanego, która po uruchomieniu
prowadzi do wyeliminowania Błędu;
b. Procedura automatycznego, półautomatycznego lub ręcznego obejścia Błędu
umożliwiająca poprawną realizację funkcjonalności Systemu XXX.
5. W przypadku, gdy będzie to miało zastosowanie, po usunięciu Błędu, Wykonawca zaktualizuje
Dokumentację dedykowaną Wykonawcy, w terminie uzgodnionym przez Koordynatorów
Umowy.
1.6.1.3 Tabele czasów
Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek. – okres
gwarancyjny
Moduł EBOK
Czas reakcji Termin usunięcia
Błąd krytyczny 1 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
6 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
16 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
48 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Moduł EOD
Czas reakcji Termin usunięcia
Błąd krytyczny 2 godziny robocze od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
12 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Strona 25 z 34
Czas reakcji Termin usunięcia
Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
32 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
72 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
1.7 Etap 3 - Obsługa serwisowa
1.7.1 Zakres oraz okres świadczenia usług obsługi serwisowej
1. Bezpłatna obsługa serwisowa świadczona będzie od chwili wdrożenie Systemu XXX przez okres
24 miesięcy
2. Bezpłatna obsługa serwisowa polegać będzie na:
a. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX dotyczącej obsługi,
konfiguracji, optymalizacji i administracji posiadanych przez Zamawiającego składników
Systemu XXX;
b. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX związanej z bieżącą
obsługą systemu;
c. Udzielaniu pomocy użytkownikom wewnętrznym Systemu XXX w diagnozowaniu
problemów dotyczących Systemu XXX;
d. Wykonywaniu lub udzielaniu wsparcia w wykonaniu instalacji przez Administratorów
Systemu XXX poprawek dla rozwiązań dostarczonych i wykonanych przez Wykonawcę w
ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
e. stałym monitoringu zmian prawnych oraz audycie nad Systemem XXX, tj. zapewnienie
przez Wykonawcę zgodności funkcji Oprogramowania z obowiązującymi przepisami
prawa polskiego dotyczącymi tych funkcji; audyt obejmuje zgodność z przepisami o
randze co najmniej rozporządzenia, w rozumieniu art. 87 ust. 1 Konstytucji RP z dnia 2
kwietnia 1997 roku.
f. Przygotowywaniu i wdrażaniu Upgrade’ów w zakresie objętym audytem nad Systemem
XXX Wykonawca rozpocznie prace mające na celu przygotowanie Upgrade’u nie później
niż w dniu opublikowania odpowiednich przepisów, w tym wykonawczych, i wykona je w
takim terminie, aby termin instalacji Upgrade’u Systemu XXX pozwalał na jego
zastosowanie zgodnie z terminem wejścia w życie zmienionych lub nowych przepisów (w
przypadku, gdyby termin opublikowania przepisów wykonawczych nie pozwalał na
przygotowanie Upgrade’u w tym terminie, strony uzgodnią inny termin wprowadzenia
zmian z uwzględnieniem możliwości realizacji w jak najkrótszym czasie).
g. prowadzeniu prac informatycznych mających na celu usprawnianie funkcji Systemu XXX
z uwzględnieniem sugestii Zamawiającego oraz w oparciu o zgłoszenia Zamawiającego.
h. Obsłudze zgłoszeń i naprawianiu błędów – w oparciu o zgłoszenia po zakończeniu okresu
gwarancyjnego.
3. Bezpłatna obsługa serwisowa w zakresie konsultacji, udzielania pomocy może być świadczona
np. telefonicznie, za pośrednictwem e-mail, za pośrednictwem Portalu Internetowego w
formie dedykowanego systemu zgłoszeń lub w siedzibie Zamawiającego.
Strona 26 z 34
4. Bezpłatna obsługa serwisowa w zakresie wdrożeń, prac informatycznych może być
świadczona np. zdalnie z wykorzystaniem kanału VPN lub w siedzibie Zamawiającego. Przy
czym Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za jakość elementów sieci informatycznej nie
będących własnością Zamawiającego
5. Wykonawca świadczył będzie Asystę techniczną w wymiarze do 40 godzin pracy specjalistów
Wykonawcy w miesiącu (zwanego dalej „Limitem godzin”).
6. Limit godzin odnosić się będzie do wszystkich działań Wykonawcy związanych ze świadczeniem
Bezpłatnej obsługi serwisowej.
7. Bezpłatna obsługa serwisowa świadczona będzie w Dni robocze, w godzinach od 7:30 do 15:30.
8. Do zgłaszania zapotrzebowania na Asystę techniczną upoważniony jest Koordynator Umowy
Zamawiającego, albo osoby przez niego upoważnione.
9. Zapotrzebowania na Asystę techniczną mogą być zgłaszane telefonicznie lub za pośrednictwem
e-mail lub portalu internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń – stosowne dane
kontaktowe podane zostaną przez Wykonawcę w Planie projektu.
10. Wykonawca będzie miał prawo odmówić wykonania Bezpłatnej obsługi serwisowej o ile:
a. Zamawiający wyczerpał przysługujący Limit godzin;
b. Realizacja Bezpłatnej obsługi serwisowej we wnioskowanym zakresie spowodowałaby
przekroczenie przysługującego Zamawiającemu Limitu godzin.
11. Wykonawca prowadzić będzie rejestr godzin poświęcanych na świadczenie Bezpłatnej obsługi
serwisowej. W rejestrze tym zostanie przedstawione:
a. Tematy Bezpłatnej obsługi serwisowej;
b. Liczby godzin pracy specjalistów Wykonawcy poświęcone na obsługę poszczególnych
tematów.
12. W okresie świadczenia Bezpłatnej obsługi serwisowej, aktualny rejestr godzin poświęcanych na
świadczenie Bezpłatnej obsługi serwisowej przedstawiany będzie okresowo (tj. w odstępach
miesięcznych) Koordynatorowi Umowy Zamawiającego, za pośrednictwem poczty
elektronicznej.
13. Strony dopuszczają możliwość zmiany realizacji rozpoczętych działań w ramach Bezpłatnej
obsługi serwisowej w przypadku jednomyślnego uzgodnienia zmiany przez Koordynatorów
Umowy.
14. W ramach Bezpłatnej obsługi serwisowej po zakończeniu okresu gwarancyjnego Zamawiający
będzie powiadamiał Wykonawcę o przypadkach zakwalifikowanych jako Błędy (tzw.
Zgłoszenia)
1.7.2 Obsługa zgłoszeń
1. Zgłoszenia dokonywane będą w formie faksu (na numer faksu wskazany przez Wykonawcę) lub
za pomocą poczty elektronicznej (na adres wskazany przez Wykonawcę) lub portalu
internetowego w formie dedykowanego systemu zgłoszeń. Zamawiający dopuszcza możliwość
uzgodnienia z Wykonawcą innego kanału dokonywania Zgłoszeń niż te wskazane w
poprzednim zdaniu, w szczególności - jako działanie uzupełniające do przesłania Zgłoszenia -
przewiduje się możliwość przekazania przez Zamawiającego informacji o zgłoszeniu drogą
telefoniczną.
2. Wykonawca potwierdzi otrzymanie Zgłoszenia, tą samą drogą, którą zostało dokonane
Zgłoszenie, w terminach określonych w tabelach Czas reakcji.
3. Zgłoszenia Błędów będą zawierały, co najmniej następujące informacje:
Strona 27 z 34
a. Opis Błędu;
b. Kategoryzacje Błędu (krytyczny/znaczący/nieznaczący)
c. Czas, lokalizację komputera (lub komputerów), gdzie stwierdzono wystąpienie Błędu/
Usterki;
d. Opis czynności, których wykonywanie doprowadziło do wystąpienia Błędu/ Usterki;
e. Dane kontaktowe osoby, która może udzielić bliższych informacji o Błędzie/ Usterce.
4. Obsługa Zgłoszeń odbywać się będzie w Dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach
od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
5. Za moment dokonania Zgłoszenia przez Zamawiającego przyjmuje się:
a. Czas otrzymania przez Wykonawcę Zgłoszenia, jeśli Wykonawca otrzyma zgłoszenie w
Dniu roboczym, w godzinach 7:30 - 15:30;
b. Godzinę 7:30 następnego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę
Zgłoszenia w Dniu roboczym po godzinie 15:30;
c. Godzinę 7:30 najbliższego Dnia roboczego w przypadku otrzymania przez Wykonawcę
Zgłoszenia w dniu niebędącym Dniem roboczym.
6. Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek
zgodnie z tabelą Czasów Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia
7. W uzasadnionych przypadkach, terminy usunięcia Błędów, mogą podlegać wstrzymaniu. O
wstrzymaniu terminu usunięcia Błędu decyduje Koordynator Umowy po stronie
Zamawiającego na pisemny wniosek Koordynatora Wykonawcy, zawierający co najmniej
informację uzasadnienie konieczności wstrzymania terminu usunięcia Błędu (lub Usterki).
8. Do przedstawiania Zgłoszeń uprawniony jest Koordynatora Umowy Zamawiającego jak również
wskazani przez niego na piśmie Administratorzy Systemu XXX. Koordynatora Umowy
Zamawiającego wskaże osoby uprawnione do przedstawiania Zgłoszeń w terminie 10 Dni
roboczych od daty zawarcia Umowy.
9. Dane kontaktowe (np. numery faksów, adresy poczty elektronicznej, numery telefonów oraz
ew. inne) potrzebne do obsługi Zgłoszeń - Zamawiający i Wykonawca przekażą sobie
wzajemnie za pośrednictwem Koordynatorów Umowy, w terminie 10 Dni roboczych od daty
zawarcia Umowy.
10. Informacje o osobach uprawnionych do przedstawiania Zgłoszeń oraz dane kontaktowe
zostaną uwzględnione przez Wykonawcę w Planie projektu.
1.7.3 Naprawianie Błędów
1. Wykonawca będzie usuwał zgłaszane przez Zamawiającego Błędy w terminach określonych w
tabeli Czasy Reakcji Wykonawcy na dokonane zgłoszenia.
2. Usunięcie Błędu oznacza dostarczenie i zastosowanie/zainstalowanie/skonfigurowanie u
Zamawiającego (tj. do jednej z osób uprawnianych do przedstawiania Zgłoszeń) korekty Błędu,
która po zastosowaniu prowadzi do wyeliminowania Błędu.
3. Terminy usunięcia Błędów ulegają wydłużeniu o okres braku dostępu dla Wykonawcy do
Infrastruktury sprzętowo-systemowo-narzędziowej lub braku prawidłowego działania tej
infrastruktury lub innych składników środowiska teleinformatycznego Zamawiającego
potrzebnych dla prawidłowego funkcjonowania Systemu XXX (np. zasilenie energetyczne, sieć
LAN, etc.) - o ile ma to wpływ na czas diagnozowania oraz naprawy Błędu (tj. dostarczania
korekty Błędu).
4. Korektą Błędu może być:
Strona 28 z 34
a. Modyfikacja lub uzupełnienie Oprogramowania dedykowanego, która po uruchomieniu
prowadzi do wyeliminowania Błędu;
b. Procedura automatycznego, półautomatycznego lub ręcznego obejścia Błędu
umożliwiająca poprawną realizację funkcjonalności Systemu XXX.
5. W przypadku, gdy będzie to miało zastosowanie, po usunięciu Błędu, Wykonawca zaktualizuje
Dokumentacja dedykowana Wykonawcy, w terminie uzgodnionym przez Koordynatorów
Umowy.
1.7.4 Tabele czasów
Czasy reakcji Wykonawcy na dokonane Zgłoszenia oraz Terminy usunięcia Błędów i Usterek. – okres
serwisowy
Moduł EBOK
Czas reakcji Termin usunięcia
Błąd krytyczny 1 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
6 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
16 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
48 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Moduł EOD
Czas reakcji Termin usunięcia
Błąd krytyczny 2 godziny robocze od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
12 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd znaczący 2 godziny robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
32 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Błąd nieznaczący 2 godzina robocza roboczy od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
72 godzin roboczych od
momentu otrzymania
Zgłoszenia
Strona 29 z 34
VI. Założenia i wymogi dotyczące Systemu XXX
1.1 Wymaganie ogólne
1. System musi być w pełni skonfigurowany od strony technicznej łączenie z wdrożeniem 4
procesów
2. System musi być nowoczesny i zgodny ze stosowanymi na dzień zawarcia umowy uznanymi na
rynku standardami technicznymi w zakresie dostarczanego sprzętu, oprogramowania, a także
przyjętych rozwiązań oraz gwarantujący Zamawiającemu możliwość jego dalszej rozbudowy i
unowocześniania.
3. System musi posiadać mechanizm słowników systemowych zapobiegających redundancji
danych.
4. Wykonawca zapewni zgodność Systemu XXX z obowiązującym prawem wg stanu na dzień
ostatecznego odbioru przedmiotu zamówienia.
5. System XXX umożliwi przyjmowanie dokumentów elektronicznych służących do załatwiania
spraw w formatach danych określonych w załącznikach nr 2 i 3 do Rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności,
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej
oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
6. System XXX będzie realizowany w oparciu o metody projektowania zorientowane na
użytkownika;
7. korzystanie przez Użytkownika z elektronicznych usług publicznych będzie możliwe różnymi
kanałami dostępu, niezależnie od miejsca przebywania i wykorzystywanej technologii;
8. Wykonawca zaplanuje działania polegające na monitorowaniu usług pod kątem dostępności i
użyteczności graficznych interfejsów dla wszystkich interesariuszy, ciągłości działania i
powszechności wykorzystania.
9. Licencje udzielone w ramach realizacji Zamówienia udzielane będą na czas nie krótszy niż 10
lat. Licencje powinny uwzględniać środowisko testowe Systemu XXX
10. Rozliczalność w Systemie XXX będzie zapewniona co najmniej poprzez wiarygodne
dokumentowanie, w postaci elektronicznych zapisów, w dziennikach systemów (logach)
11. System XXX zapewni integrację z MS Office – możliwość inicjowania edycji dokumentu z
poziomu Systemu XXX, zapisanie dokumentu z poziomu Ms Office tworzyć powinno nową
wersje dokumentu.
1.1.1 Zarządzanie uprawnieniami
1. System XXX zapewni elastyczny i wielowarstwowy mechanizm zarządzania uprawnieniami
(budowanie ról, grup oraz poziomów uprawnień) oraz odwzorowanie (modyfikację z
zachowaniem historii zmian) struktury organizacyjnej z zachowaniem hierarchii podległości
elementów organizacji ZWIK – jednostek podległych, komórek organizacyjnych i stanowisk.
2. System XXX musi umożliwiać przyporządkowywanie użytkownika do wielu stanowisk (praca na
wielu stanowiskach).
3. System XXX musi posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników oraz pracę w
zastępstwie, przy czym w historii musi być widoczne, że w czasie zastępstwa czynności na
obiekcie wykonała osoba zastępująca wraz z jej wskazaniem.
Strona 30 z 34
4. System XXX zapewni możliwość graficznego projektowania i prezentowania hierarchii
zależności i uprawnień użytkowników w powiązaniu ze struktura organizacyjną ZWIK.
5. Wszystkie uprawnienia muszą być nadawane na poziomie użytkownika, roli oraz grupy
użytkowników.
6. System XXX musi zapewnić dziedziczenie uprawnień z: folderu nadrzędnego, rodzaju/szablonu
obiektu, użytkownika w Systemie
1.1.2 Bezpieczeństwo
1. System XXX musi zapewniać bezpieczeństwo komunikacji w pracy użytkownika z Systemem
(np. poprzez zastosowanie mechanizmów SSL).
2. System XXX musi cechować się wysoką wydajnością i dostępnością usług.
3. System XXX musi być otwarty i skalowalny, tzn. umożliwiać niegraniczona rozbudowę w celu
sprawnej jego adaptacji do istniejących ograniczeń infrastruktury technicznej i zmieniającej się
liczby użytkowników.
4. System XXX musi zapewniać ochronę zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi
zmianami.
5. System XXX musi używać mechanizmów zapisywania historii działań w celu logowania i
raportowania na poziomie obiektu i atrybutu.
6. System XXX musi umożliwiać wybór zdarzeń, które mają być rejestrowane w logach
systemowych, w szczególności, co najmniej, zdarzeń typu:
a. niepowodzenie logowania do systemu,
b. rodzaj operacji wykonywanych na dokumencie/obiekcie w repozytorium,
c. wszystkie operacje dodawania, edycji i usuwania treści/dokumentów publikowanych na
portalach (działania redakcyjne),
d. wszystkie zdarzenia dotyczące przebiegu procesu workflow,
e. szczegóły wszystkich uruchamianych zadań wsadowych.
7. System XXX musi wykorzystywać mechanizmy zachowania integralności danych.
8. System XXX musi wykorzystywać struktury danych (baz danych systemu) odporne na
uszkodzenia.
9. System XXX musi umożliwiać replikację bazy roboczej do bazy testowej dla celów
szkoleniowych oraz ze względu na bezpieczeństwo aktualizacji, wraz z mechanizmami
szyfrowania danych osobowych i wrażliwych
10. Rozwiązanie musi zapewniać całkowity brak możliwości dostępu do bazy danych przez
użytkowników aplikacyjnych z narzędzia innego niż System XXX
11. System XXX będzie umożliwiał logowanie do systemu za pomocą certyfikatu kwalifikowanego,
niekwalifikowanego, poprzez LDAP lub identyfikator i hasło.
1.2 Wymaganie niefunkcjonalne
1.2.1 Opis środowiska teleinformatycznego Zamawiającego
1. Sieć informatyczna 1Gb/s
2. Przełączniki sieciowe HP
3. Stacje klienckie: system operacyjny Windows 7 32/64, MS Office 2010/2013
Strona 31 z 34
4. Klient pocztowy: Thunderbird
5. GIS – ArcGIS Server 10.0 – obsługa serwisowa GiS-Logic Roman Smoliński
6. System bilingowy Kom-Media – obsługa serwisowa – firma Otago
7. System finansowy – Impuls Evo – obsługa serwisowa – firma Otago
1.2.2 Wymagania szczegółowe
1. System XXX musi być tak zaprojektowany, aby zapewniał możliwość definiowania i
Modelowania (również w formie graficznej) struktury organizacyjnej ZWIK. W przypadku zmian
organizacyjnych w ZWIK system powinien zapewniać możliwość łatwego zdefiniowania zmian i
ich automatyczną aktualizację w powiązanych strukturach (formularze, procedury)
2. System XXX umożliwiać będzie integrację z Ms Office oraz Thunderbirdem
3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu opis struktury zbioru danych zawierających dane
osobowe wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązań między nimi.
4. Zamawiający wyklucza system EOD, w którym konieczna jest instalacja komponentów
programu na stacjach roboczych użytkownika. Nie dotyczy to konfiguracji dostępu do serwera
– plik uruchamiający EOD.
5. Istotą realizacji przedmiotu zamówienia w części związanej z systemem GIS jest rozbudowa
posiadanego przez Zamawiającego Systemu GIS o nowe cechy,
6. Akceptowanym przez Zamawiającego sposobem realizacji przedmiotu zamówienia jest
wykorzystanie przez Wykonawcę składników rozwiązań informatycznych posiadanych przez
Zamawiającego i wykonanie lub dostarczanie jedynie brakujących elementów.
7. Wykonawca realizując przedmiot zamówienia powinien minimalizować wszelkie przestoje
systemów informatycznych Zamawiającego uniemożliwiające ich eksploatację produkcyjną.
8. Rozwiązania informatyczne udostępniane Wykonawcy, wchodzą w skład tzw. produkcyjnych
systemów informatycznych Zamawiającego. Zadania, w których potrzebne będzie
wykorzystanie przez Wykonawcę składników produkcyjnych systemów informatycznych
Zamawiającego wymagać będą wcześniejszego zaplanowania – w szczególności powinny zostać
odzwierciedlone w Planie projektu.
9. Działania Wykonawcy wymagające dostępu do produkcyjnych systemów informatycznych
Zamawiającego wykonywane będą w obecności lub za pośrednictwem pracowników
Zamawiającego zapewniających bieżącą obsługę techniczną i dbających o prawidłowość
funkcjonowania tych systemów.
10. Zadania wymagające bezpośredniego dostępu do danych Zamawiającego będą realizowane
przez jego pracowników. Wykonawcy udostępniane będą informacje opisujące dane
Zamawiającego – w zakresie potrzebnym do realizacji przedmiotu zamówienia.
11. Ilość użytkowników wewnętrznych Systemu XXX – około 100 osób
12. ilość użytkowników zewnętrznych jednoczesnych – około 10
13. dostępność Systemu XXX na poziomie 99,5% w skali roku
14. jednorazowy maksymalny brak dostępności Systemu XXX nie więcej niż 48 godzin
1.2.3 Wymagania techniczne
1. System XXX powinien być zbudowany w oparciu o architekturę trójwarstwową i zapewniać
odpowiednią skalowalność na minimum 5 lat eksploatacji, zakładając ok. 25000
przychodzących dokumentów rocznie i ok. 100 użytkowników.
Strona 32 z 34
2. Wielkość repozytorium, w którym przechowywane są dokumenty powinna być ograniczona
jedynie zasobami sprzętowymi serwera,
3. System XXX powinien być niezależny od systemu operacyjnego serwera (wymagane działanie
na serwerach z systemem Linuks),
4. System XXX powinien umożliwiać w pełni funkcjonalną pracę z wykorzystaniem przeglądarek
internetowych (wymagane poprawne działanie w IE 7 oraz Mozilla Firefox 3 lub nowszych).
Dopuszczalne jest zastosowanie dodatkowego oprogramowania obsługującego funkcje
skanowania, OCR, IM i zadania administracyjne.
1.2.4 Architektura systemu
1. Wszystkie interfejsy zapewniające komunikację między systemami/usługami, które powstaną
w ramach projektu, muszą posiadać logi audytowi umożliwiające pełną identyfikację procesu
transportu danych
2. Usługi wewnętrzne w sieci ZWiK
a. Usługi uruchamiane będą na nowych elementach infrastruktury, które zostaną
zakupione w ramach procesu ofertowego. Wymagania systemowe dotyczące
wspomnianych nowych elementów infrastruktury powinien zdefiniować wykonawca
Systemu/usługi
3. Usługi wystawione poza sieć ZWiK
a. Usługa uruchamiana na wydzielonym serwerze wystawionym poza sieć informatyczną
ZWiK. Usługa realizowana z wykorzystaniem „lokalnej bazy danych” synchronizowanej
okresowo z systemami centralnymi ZWiK
b. Komunikacja systemów wewnętrznych ZWiK z zewnętrzną usługą (lokalną bazą danych
systemu obsługującego usługę) inicjowana wyłącznie z systemów wewnętrznych.
c. Interfejsu zapewniające komunikację Systemu XXX z istniejącymi systemami
informatycznymi Zamawiającego muszą zostać oparte o:
rozwiązanie klasy szyna danych lub
rozwiązanie oparte o zestaw web serwisów lub
rozwiązanie oparte o pośrednią bazę
d. Wybór zastosowanej metody komunikacji należy do wykonawcy.
4. Do Wykonawcy należy również ustalenie szczegółów technicznych interfejsów wymiany
danych pomiędzy Systemem XXX a istniejącymi systemami Informatycznymi Zamawiającego.
Ustaleń tych Wykonawca powinien dokonać z firmą/firmami świadczącymi obsługę Serwisową
danej aplikacji u Zamawiającego
VII. Wymagania w zakresie formuły realizacyjnej
1. Zapewnienie przeniesienia autorskich praw majątkowych dla efektów prac Wykonawcy lub
zapewnienie udzielenia licencji dla przedmiotów dostaw Wykonawcy;
2. Świadczenie usług technicznej obsługi serwisowe;
3. Świadczenie usług gwarancyjnych.
4. Świadczenie usług developerskich, analitycznych, wdrożeniowych w ramach obsługi
Serwisowej
Strona 33 z 34
5. Wykonawca udziela gwarancji na poprawne i wydajne działanie systemu oraz bezpłatnego
wsparcia (pomoc techniczna i aktualizacje) w okresie 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia i
przekazania systemu do eksploatacji.
6. Wykonawca przygotuje procedury naprawcze na wypadek wystąpienia awarii poszczególnych
elementów systemu Sytemu XXX umożliwiające przywrócenie stanu systemu z chwili tuż przed
awarią lub innej w uzgodnieniu z Zamawiającym. Czas odtwarzania nie może trwać dłużej niż:
a. EOD – 24 godziny
b. EBOK – 24 godziny
c. GIS – 24 godziny
1.1 Warunki zakończenia i akceptacji
1. Faza testów akceptacyjnych rozpoczyna się w chwili dostarczenia przez Wykonawcę do
Zamawiającego Systemu XXX wraz z innymi zdefiniowanymi w Zakresie Zamówienia
elementami, w szczególności kodem źródłowym oraz z dokumentacją techniczną, użytkownika,
administratora Programu.
2. Zgodnie z harmonogramem Zamawiający sprawdzi funkcjonalności Programu.
3. Wykryte błędy Aplikacji w zależności od ich wagi kwalifikowane są do jednej z kategorii:
a. błędy krytyczne (critical)
b. błędy znaczące (major)
c. błędy nieznaczące (minor)–
4. Za kryterium wypełnienia warunków i uzyskania akceptacji przyjmuje się wynik testów w
którym ilość błędów nie przewyższa wartości:
a. dla błędów krytycznych (critical) – 0
b. dla błędów znaczących (major) – 0
c. dla błędów drobnych (minor) – maksymalnie 10 wraz z ustalonymi warunkami (koszty
oraz czas) naprawy błędów
d. bezusterkowe przejście testów bezpieczeństwa po wdrożeniu Systemu XXX
5. W przypadku niespełnienia kryteriów akceptacji zastosowanie mogą mieć odpowiednie zapisy
umowy dotyczące kar umownych, ponadto uzgadniany i wykonywany jest protokół akceptacji
warunkowej (Warunkowy Protokół Odbioru)
VIII. Wymagania dotyczące dokumentacji
1.2 Powykonawczej
1. Dokumentacja techniczna powinna zawierać:
a. Uaktualniony Projekt techniczny - tj. odzwierciedlający uzgodnione jego modyfikacje
dokonane w trakcie wytwarzania lub uruchamiania (w tym testowania) Systemu XXX;
b. Opis ról i uprawnień m.in. ze wskazaniem reguł podziału użytkowników na grupy;
c. Dokumentację szczegółową wytworzonych przez Wykonawcę interfejsów wymiany
danych pomiędzy modułami jak i pomiędzy Systemem XXX, a systemami źródłowymi
Zamawiającego wraz z opisem struktur informacji, zasadami zapisu logów audytowych;
2. Dokumentacja administratora powinna zawierać:
a. Instrukcję instalacji i konfiguracji poszczególnych elementów dostarczanego rozwiązania
(w tym w szczególności Oprogramowania dedykowanego Wykonawcy);
Strona 34 z 34
b. Zasady administrowania Systemu XXX, obejmujące zalecenia dotyczące zasad
monitorowania pracy Oprogramowania dedykowanego Wykonawcy, tworzenia kopii
bezpieczeństwa danych, odtwarzania z kopii bezpieczeństwa, monitorowania
pojemności, zarządzania uprawnieniami;
c. Procedurę archiwizacji i odtwarzania danych;
3. Dokumentacja użytkownika powinna zawierać opis funkcjonalności udostępnianych
użytkownikowi końcowemu (m.in. poprzez interfejs użytkownika).
4. Dokumentacja testów i Dokumentacja powykonawcza powinny zostać napisane w języku
polskim oraz udokumentowane w postaci elektronicznej w jednym z wymienionych formatów:
PDF, RTF, DOC (DOCX), ODF (umożliwiających kopiowanie, modyfikowanie i wydruk treści
dokumentu) i przekazane Zamawiającemu e-mailem lub na nośniku danych elektronicznych
(np. pendrive, płyta CD lub DVD). Dopuszcza się, iż Dokumentacja techniczna lub
Dokumentacja administratora może zawierać fragmenty napisane w języku angielskim – w
przypadku zastosowania narzędzi udostepniających Administratorom XXX interfejs
wykorzystujący język angielski.
5. Dla Dokumentacji testów oraz Dokumentacji powykonawczej Wykonawca zapewni
przeniesienie na Zamawiającego - autorskich praw majątkowych (lub w szczególnych
przypadkach przewidzianych Umową - zapewni udzielenie licencji).
1.3 Eksploatacyjnej
Dokumentacja powinna zawierać wykaz oraz szczegółowy opis procedur jakie zaleca Wykonawca do
okresowej realizacji w czasie eksploatacji Systemu XXX. Opis procedur powinien być szczegółowy i
mieć formę instrukcji. Odbiór dokumentacji polegać będzie na realizacji opisanych czynności przez
pracownika Zamawiającego. Dokumentacja zostanie odebrana wyłącznie w przypadku poprawnej
realizacji czynności w oparciu o dokumentację
1.4 Podręcznik użytkownika
Podręcznik powinien zawierać szczegółowe opisy procesów jakie realizowane będą w danej aplikacji.
Każdy z podręczników będzie podległ osobnemu procesowi odbioru w ramach umowy