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I. APRESENTAÇÃO DO E-CIDADE

II. APRESENTAÇÃO DOS MÓDULOS

III. APRESENTAÇÃO DO MÓDULO PROTOCOLO

IV. APOSTILA

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O e-cidade é um software livre, já implantado em inúmeros municípios, que tem como objetivo modernizar as macro atividades da Prefeitura (Gestão de Recursos Humanos, Protocolo e Gestão Fazendária). Não foi preciso pagar pela licença de uso do software, pois possui licença GPL (licença pública).

Funcionando 100% na web, é um software totalmente integrado que destina-se a informatizar a gestão dos municípios de forma integrada. Possui acesso por senhas programadas, é sem limite de acesso por número de usuários, ao banco de dados, é apoiado pelo Ministério do Planejamento que irá gerenciar o sistema.

O e-cidade também traz a possibilidade de alteração nos programas para adequação as necessidades do cliente.

O software é segmentado em área de negócios, subdivididas em módulos:

podem ter a integração necessária a cada demanda.

PPA e LDO

Orçamento

Contabilidade

Empenhos

Tesouraria

Custos

Estágio Probatório

Recursos Humanos

Folha de Pagamento

Áreas de negócios que serão trabalhadas na

Prefeitura de Niterói:

a) Área Financeira;

b) Área Recursos Humanos;

c) Área Tributária;

d) Área Patrimonial.

Área Financeira Área Financeira

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O módulo Protocolo controla todos os processos do município, contemplando a criação de processos, tramitação, despachos, transferências e arquivamentos, possibilitando um controle efetivo dos processos em todas as instituições.

Permite inclusive a transferência entre instituições distintas, consolidando todos os processos em uma base de dados única.

Arrecadação

Cadastro Técnico Municipal

Cadastro Sócio Econômico

ITBI

Dívida Ativa e Jurídico

Projetos

Notificações

Fiscalização

Cemitério

Compras

Licitações

Contratos

Almoxarifados

Ouvidoria

Patrimônio

Protocolo

Frotas

Área Tributária Área Patrimonial

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Cadastro

Geral do município - CGM

Neste item será cadastrado o CGM (Cadastro Geral do Município), que tem como finalidade principal gerar um cadastro único de pessoas físicas e jurídicas, possibilitando a total integração das informações em todos os módulos do sistema.

Inclusão

Para incluir um novo CGM deve-se colocar o CPF/CNPJ da pessoa e informar se este CGM é do município ou não.

Figura 01

Após confirmar, o sistema abrirá a página de cadastros da Figura 02.

Se o CGM não pertencer ao município, o sistema abrirá uma página diferente, conforme mostra a Figura 03.

MÓDULO PROTOCOLO

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Figura 02

Figura 03

Tipo: Permite selecionar se o CGM é de Pessoa Física ou Jurídica.

CPF / CNPJ: Preencher o número do documento referente ao tipo informado. Existe um parâmetro que controla se o sistema deve permitir incluir o CGM com CPF/CNPJ zerado.

CI: Preencher o número da carteira de identidade, não é obrigatório.

CGM (Município): Deve ser selecionado se a pessoa é do município ou não.

CGM: O campo é gerado automaticamente.

Nome / Razão Social: Preencher o nome completo da pessoa física ou jurídica.

Nome do Pai: Preencher o nome completo do pai.

Nome da Mãe: Preencher o nome completo da mãe.

Data de Nascimento: Preencher a data de nascimento.

Estado Civil: Deve ser selecionado as opções: solteiro, casado, viúvo ou divorciado.

Sexo: Deve ser selecionado a opção masculino ou feminino.

Profissão: Preencher o nome da profissão, não vinculada ao CNAE.

Nacionalidade: Selecionar a nacionalidade Brasileira ou Estrangeira.

CNH: Preencher o número da Carteira Nacional de Habilitação.

Categoria: Selecionar a categoria: A, B, C, D, E, AB, AC, AD ou AE.

Emissão: Preencher a data de emissão da carteira.

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Primeira: Preencher a data da primeira habilitação.

Validade: Preencher a data de validade da carteira.

Endereço Principal: Preencher os dados do endereço primário. Obrigatório.

Endereço Secundário: Preencher os dados do endereço secundário. Não Obrigatório.

Data de Cadastramento: Gera automático a data do cadastramento.

Data de Alteração: Gera automático a data de alteração.

Alteração

Permite alterar todos os campos do cadastro. Obs: Não é permitido a alteração de pessoa física para jurídica.

Exclusão

Permite a exclusão de um CGM quando não possuir nenhuma matricula, inscrição, dívida ou processo referente a esse CGM.

Logradouro

inclusão

Permite incluir um logradouro para utilizar no cadastro de CGM.

Alteração

A alteração de logradouro poderá ser feita clicando-se no botão “alterar”.

Exclusão

A exclusão de logradouro poderá ser feita clicando-se no botão ”excluir”.

Localidade

Inclusão

Permite incluir uma cidade para ser utilizado no cadastro de logradouro.

Alteração

A alteração de uma localidade poderá ser feita clicando-se no sub menu “Alteração”.

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Exclusão

A exclusão de uma localidade poderá ser feita clicando-se no sub menu “Excluir”.

Estados

Inclusão

Permite incluir um Estado para ser utilizado no cadastro de localidade.

Alteração

A alteração de um Estado poderá ser feita clicando-se no sub menu “alteração”.

exclusão

A exclusão de um Estado poderá ser feita clicando-se no sub menu “exclusão”.

CEP

Inclusão

Permite criar um CEP ( código de enderaçamento postal ) para um novo logradouro que

por ventura não conste no cadastro de logradouro.

Alteração

A alteração do CEP poderá ser possível clicando-se no sub menu “alteração”.

Exclusão

A exclusão do CEP poderá ser possível clicando-se no sub menu “ exclusão”.

Tipo de Processo

Nesse menu são cadastrados os tipos de processos para o controle dos processos de protocolo. Não

pode ser criado um processo no sistema sem um tipo de processo e o mesmo deve estar vinculado a

um andamento padrão. É no tipo que são vinculados os documentos a as taxas do protocolo.

Descrição dos campos e modelo de cadastro conforme Figura 04.

Inclusão

Código: O campo é gerado automaticamente.

Descrição: Preencher o nome do Tipo de Processo, como por exemplo: Abertura de Rua,

Abaixo Assinado.

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Data Final: Preencher a data de validade para esse Tipo de Processo.

Figura 04

Alteração

Permite alterar no cadastro no nome do tipo, e pode ser alterado/retirado a data limite.

Exclusão

Permite a exclusão do tipo, quando não estiver vinculado a nenhum processo, documento ou taxa.

Tipo de receita/Processo

Nesse menu são cadastradas todas as receitas vinculadas a um tipo de processo, com o

valor da taxa a ser cobrada na criação de um novo processo, conforme mostra a Figura

05.

Inclusão

Tipo de Processo: Preencher o código do tipo de processo ou clicar no link para abrir a função de pesquisa.

Receita: Preencher o código da receita ou clicar no link para abrir a função de pesquisa.

Valor da Taxa: Preencher o valor da taxa cobrada por tipo de processo.

Figura 05

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Alteração

Permite alteração dos campos Receita e Valor da Taxa.

Exclusão

Permite a exclusão, quando não estiver vinculado a nenhum processo.

Documento

Nesse menu são cadastrados os documentos que serão solicitados na inclusão de um

processo, vinculado ao tipo do processo.

Descrição dos campos do cadastro abaixo, conforme Figura 06.

Inclusão

Código: O campo é gerado automaticamente.

Descrição: Preencher o nome do documento.

Figura 06

Alteração

Permite alteração dos campo Descrição.

Exclusão

Permite a exclusão, quando o registro não estiver vinculado a nenhum processo.

Documento / Tipo

Nesse menu são cadastrados vários documentos referentes a um tipo de processo. São a relação dos documentos solicitados para abertura de um processo na prefeitura.

Descrição dos campos do cadastro abaixo, conforme Figura 07.

Tipo de Processo: Preencher o código do tipo de processo ou clicar no link “Tipo de Processo”, para abrir/acessar a função de pesquisa.

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Documento: Preencher o código do documento ou clicar no link “Documento”, para

abrir/acessar a função de pesquisa. Se este tipo de processo solicitar mais de um documento, basta clicar no link e selecionar o mesmo.

Figura 07

Variáveis

Nesse menu são cadastrados os campos das tabelas do sistema como variáveis para o

tipo de processo. Ao escolher um tipo de processo na inclusão de um processo, o sistema busca os campos cadastrados nesta rotina na tela principal do processo.

Descrição dos campos do cadastro abaixo, conforme Figura 08.

Inclusão

Tipo de Processo: Preencher o código do tipo de processo ou clicar no link para pesquisar.

Campos: Preencher o código dos campos ou clicar no link para pesquisar. São os

campos das tabelas do sistema que podem ser inseridos no processo.

Figura 08

Alteração

Permite alteração dos dados nos campos.

Exclusão

Permite a exclusão, quando não estiver vinculado a nenhum processo.

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Procedimentos

Processo

Inclusão

Nesse procedimento são cadastrados os processos referentes a serviços, rotinas ou

informações da Prefeitura.

Para um controle geral dos processos internos da instituição, o titular do processo deve possuir um CGM cadastrado no sistema.

Ao acessar este procedimento, o sistema abrirá uma tela de pesquisa dos tipos de

processos, em seguida, outra tela para selecionar o titular do processo. Após, o sistema

listará todos os documentos necessários para o trâmite. Marque os documentos que serão solicitados e clique em incluir, conforme mostra a Figura 53.

O sistema emitirá o protocolo para impressão da capa do processo e retornará para a

função de pesquisa do tipo de processo para inclusão de um novo processo de protocolo.

Figura 53

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A Figura 54 mostra um modelo da capa do processo.

Figura 54

Alteração

Permite alteração de um processo somente antes de ser registrado um tramite inicial (primeira transferência), senão só arquivando o processo conforme Figura 55.

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Figura 55

Trâmite Inicial

Neste procedimento é feito a primeira transferência do processo no sistema.

Automaticamente o sistema informa o departamento padrão do processo.

Se marcar processos de diferentes departamentos padrão, o sistema verifica um parâmetro do módulo protocolo, que indica se:

permite ou não marcar processos com departamento padrão diferente;

permite diferente mas emite uma mensagem de aviso;

permite e não avisa o usuário.

Ao selecionar, o usuário que receberá o processo, devemos verificar que somente aquele

usuário poderá receber o processo, caso selecionar [nenhum], todos os usuários daquele

departamento que possuam permissão poderão receber.

O sistema emite um termo de recebimento do processo para impressão conforme a Figura 56 e retorna para a página de trâmite inicial.

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Figura 56

NOVO MANUAL PROTOCOLO

CONSULTA DE PROCESSO

Clique no Menu Consultas – Processo (Novo)

A janela abaixo será aberta:

(figura 1)

A) Por Processo:

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Se souber o número do processo, digite no campo em branco, Processo, acima, com o seguinte formato:

XXXXXXXXX/XXXX

1 - Os três primeiros dígitos representam o número da secretaria.

2 - Os seis dígitos seguintes, representam o número do processo, devendo preencher com zeros a

esquerda, se necessário.

3 - Os quatro últimos dígitos representam o ano e devem ser separados por barra.

Exemplo: 030031882/2013

Em seguida, clique no botão Consultar.

Se não souber o número do Processo, e quiser procurar por requerente, clique no link Processo, em azul. A janela abaixo se abrirá:

Clique no campo em branco Requerente e digite o nome do Requerente.

Em seguida, clique no botão Pesquisar

Nota: Para qualquer consulta a realizar, pode-se procurar parte do nome. Para isso acrescente o símbolo

% antes ou depois do nome desejado.

Exemplo: procurar por Carlos Mendes Silva Uzupriano.

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No campo Requerente, posso digitar %Uzupriano. A pesquisa retornará com um filtro bem afinado. Se

procurar por Carlos, provavelmente, teremos um retorno maior.

B) Por Titular:

Se souber o número do CGM (Cadastro Geral do Município) do Contribuinte, digite no campo em branco Titular da figura 1. Em seguida, clique no botão Consultar.

Se não souber o número do CGM, clique no link Titular, em azul. A janela abaixo se abrirá:

A Janela acima contém 04(quatro) campos, a saber:

Código: Permite que você consulte pelo CGM.

Nome: Permite que você consulte por nome, podendo consultar por parte dele, conforme explicado

anteriormente, no exemplo.

CPF: Permite que você consulte por CPF.

CNPJ: Permite que você consulte por CNPJ.

Preencha o campo desejado e em seguida, clique no botão Pesquisar.

A) RECEBIMENTO DE PROCESSOS EXTERNOS

Processo externo é o processo vindo de outro setor.

Após ter recebido os processos físicos, conferido, assinado e devolvido o Termo de Recebimento, você

tem a responsabilidade de receber os mesmos processos pelo sistema.

Clique no menu Procedimento – Recebimento

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A janela acima contém as transferências pendentes de recebimento. No exemplo, apenas uma

transferência está pendente: a Transferência de nº 3753635. Digite o número da transferência no campo

Transferência e clique no botão Receber.

Nota: O último campo da tabela da janela acima, o campo processo, traz apenas o primeiro processo da

lista da transferência pendente. Logo, se você quiser ver os outros processos dessa transferência antes de

recebê-la, clique sobre o processo exibido:

Abrirá a janela abaixo:

Na janela acima, você visualiza todos os processos que pertencem à transferência 3753635, usada como

exemplo. Nesse caso, temos apenas um processo. Ao visualizar e fazer uma breve conferência, poderá

fechar esta subjanela.

Dessa forma, retornará a janela anterior, novamente apresentada abaixo, com o número da transferência

já preenchido no campo transferência.

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Abrirá a janela abaixo:

Na janela acima, você visualiza todos os processos que pertencem à transferência 3753635, usada como

exemplo. Nesse caso, temos apenas um processo. Ao visualizar e fazer uma breve conferência, poderá

fechar esta subjanela.

Dessa forma, retornará a janela anterior, novamente apresentada abaixo, com o número da transferência

já preenchido no campo transferência.

Clique no botão Receber. Ao terminar o recebimento, aparecerá a seguinte janela:

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Clique no botão OK. Retornará para a janela de Recebimento.

No exemplo acima, não temos mais nenhuma transferência para receber. Se houvesse mais alguma,

deveríamos receber uma de cada vez, repetindo os passos acima descritos.

A.1) Distribuindo/Transferindo o processo internamente:

Após ter recebido o(s) processo(s) externo(s), você deverá fazer uma distribuição de processo(s) dentro do

setor relacionando processo a usuário.

- Uma vez estando no setor, clique no menu Procedimentos – Trâmite Interno - Transferência

1º - Selecione o processo que vai relacionar/transferir a um usuário do setor. Se a sua lista de processos

estiver muito grande, dificultando a localização do processo, utilize a combinação de teclas CTRL + F.

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Aparecerá a caixa abaixo, no rodapé da sua janela. No campo Localizar digite o número do processo. Ele

será localizado na tela. Marque-o.

Observer que ao digitar o

número do processo no

campo Localizar, se o

processo estiver na lista

ele será selecionado, ou

seja, identificado, como na

figura ao lado. Logo, clique

na caixa “marcar”

(indicada pela seta ao

lado) para selecionar o processo.

Com o processo selecionado, clique no campo Despacho Interno e digite o despacho, selecione o usuário

destino, defina se o despacho vai ser público ou não. E, por último, clique no botão Transferir.

Nota: Despacho Público = Sim Todos verão seu despacho.

Despacho Público=Não Somente o usuário selecionado verá o seu despacho.

Dica: Ao transferir um processo interno, além de entregar o processo ao seu colega, lembre-o da

transferência interna que ele tem pra receber.

Nota: A transferência interna não gera “Termo de Recebimento”.

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B ) RECEBIMENTO DE PROCESSOS INTERNOS

- Clique no Menu Procedimentos – Trâmite Interno – Recebimento

Na janela ao lado, marque a

transferência que você tem para

receber, clicando onde indica a seta e

em seguida clique no botão Receber.

Nota: Se você desejar ver algum

detalhamento da transferência que tem para receber, clique no link ver no campo “Info”.

Abrirá a janela acima com informação do(s) processo(s), por exemplo. Feche a Janela após a conferência.

Na Janela anterior, clique em Receber, após ter marcado a transferência.

Na janela de confirmação de recebimento, clique em OK.

Se você não tiver mais transferências a receber, a sua janela ficará assim:

Havendo mais transferências para receber, repita os passos anteriores.

C) DESPACHANDO PROCESSO INTERNAMENTE

- Clique em Procedimento – Trâmite Interno – Despacho

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Digite o número do processo no campo Processo e clique no botão Processar.

Nota: Você só pode despachar um processo que esteja com você.

A Janela de Despacho Interno acima é exatamente igual a janela de Despacho Externo.

Existem três abas na janela: Despacho Atual (é a ativa onde você deve digitar seu despacho), Despacho

Anterior (que permite que você visualize o despacho anterior e Anexar Documentos (que permite que você

anexe documentos ao processo; documentos estes, que ficarão disponíveis para download)

- Despacho Atual:

No campo Despacho Interno, digite o despacho.

Nota: Você pode copiar um texto de um editor qualquer e colar aqui, mas perde a formatação.

No campo Despacho Público, defina como Sim (para que todos visualizem o seu despacho) ou Não (para

que somente a pessoa designada para receber o processo visualize).

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Ao terminar de editar o seu despacho, clique no botão Incluir, que fica na parte inferior da janela. Clique

em OK na janela de confirmação do despacho incluído com sucesso.

Com o despacho incluído, o botão Imprimir Despacho fica ativo. Clique nele para imprimir o despacho e

anexa-lo ao processo físico, que não deixa de existir com a implantação do Protocolo E-Cidade.

Clique na impressora indicada pela seta na figura acima para imprimi-lo. Após imprimir, feche o arquivo

pdf.

- Despacho Anterior:

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Permite que você visualize o despacho anterior, conforme acima.

- Anexar Documentos:

1º - Clique no botão Selecionar

arquivo.

2º - Busque e selecione o arquivo

que você deseja anexar. Em seguida,

clique no botão Abrir.

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3º - Digite uma descrição para o arquivo e clique no botão Salvar, conforme foi feito na janela acima.

Note que o arquivo ficará disponível para download.

- Excluir documentos anexados:

1º - Entre na tela de despacho do processo que contém o documento que você quer excluir.

2º - Marque o arquivo que deseja excluir e clique no botão Excluir Selecionados, conforme indicado acima.

- Fazer download ou alterar um arquivo/documento em anexo:

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Basta clicar nos botões correspondentes a estas ações, conforme indicado na janela abaixo:

D) DESPACHANDO PROCESSO EXTERNAMENTE

Para despachar processo para outro departamento ou secretaria, clique no Menu Procedimentos –

Despacho – Inclusão.

Faça seu despacho seguindo a mesma orientação dada ao procedimento de Despacho Interno, item C,

deste manual.

D.1) Alterando um Despacho Externo

1º - Clique no

Menu

Procedimentos

– Despachos –

Alteração.

2º - Clique no

campo do

despacho, faça

a alteração que

desejar e

clique no

botão Alterar.

Nota: a

alteração só

pode ser feita pelo usuário que fez o despacho.

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E) TRANSFERINDO PROCESSO EXTERNAMENTE

Após e somente após fazer o despacho externo, o processo estará disponível para que você faça a sua

transferência para outro departamento. Para isso, clique no Menu Procedimentos – Transferências –

Inclusão.

1º - Marque o(s) processo(s) que deseja transferir.

2º - Clique no link Departamento e escolha o departamento destino. Se souber o número do departamento,

basta digitar no campo em branco.

3º - Se desejar que apenas um determinado usuário do departamento selecionado receba o arquivo,

selecione-o no campo Recebimento.

4º - Clique em Incluir.

5º - Clique em OK na confirmação da transferência feita com sucesso.

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6º - Imprima o Termo de Recebimento, conforme indicado acima e assine-o.

Este Termo de Recebimento deve seguir com o processo físico para o setor de destino e o usuário que o

receber deverá conferir os processos físicos de acordo com a lista no Termo, e assiná-lo se estiver tudo OK.

Uma via fica com o responsável do setor de origem e a outra via ele poderá arquivar.

Nota: Havendo alguma divergência entre os processos listados no Termo e os processos fisicamente

entregues, não receba o Termo e peça para que o usuário do setor de origem o refaça.

F) CANCELAMENTO PARCIAL DE UM TERMO DE RECEBIMENTO

Se o setor de destino ainda não recebeu de modo virtual o Termo de Recebimento, ele poderá ser alterado.

1º - Clique no Menu Procedimentos – Transferências – Cancelamento Parcial.

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2º - Selecione o código da transferência.

3º - Marque o(s) processo(s) que deseja tirar da transferência selecionada e clique no botão Cancelar os

Processos.

G) REIMPRESSÃO DE UM TERMO DE RECEBIMENTO

Se você alterou um Termo de Recebimento ou precisa reimprimi-lo por qualquer motivo, clique no Menu

Relatórios – Reimpressão do Termo de Transferência.

1º - Selecione o Termo de Transferência que deseja reimprimir ou digite o número no campo Código da

Transferência.

2º - Cique no botão Imprimir.

3º - Imprima o Termo de Recebimento.

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Nota: “Termo de Transferência” e “Termo de Recebimento” é a mesma coisa.

H) APENSAR PROCESSO

1º - Clique no Menu Procedimentos – Apensar Processo.

2º - Clique no link Principal:.

3º - Digite o número do processo principal e clique em pesquisar ou clique sobre o processo na lista.

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4º - Clique no link Apensar: e escolha o processo que deseja apensar ao principal.

5º - Clique no botão Apensar.

6º - Confirme que o

procedimento foi

realizado com

sucesso, clicando

em OK.

Note na janela ao

lado que o processo

foi apensado e no

campo Ação eu

posso excluí-lo.

Posso apensar

quantos processos

forem necessários.

Para isso, repita o 4º, 5º e 6º passos.

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I) DESAPENSAR PROCESSO

1º - Clique no Menu Procedimentos – Apensar Processo.

2º - Clique no link Principal:.

3º - Digite o número do processo principal e clique em pesquisar ou clique sobre o processo na lista.

Se houver algum

processo apensado

ao principal

consultado, você

poderá excluí-lo

clicando no botão

Excluir no campo

Ação.