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White Paper

Hybrides Projektmanagement: Traditionellen Projektstrukturen im Unternehmen gerecht bleiben und trotzdem agil werden // Frederike Büther

White Paper // Hybrides Projektmanagement: Traditionellen Projektstrukturen im Unternehmen gerecht bleiben und trotzdem agil werden

mayato GmbH – www.mayato.com – [email protected]

Management Summary

Ziele

✓ Optimierung des Projekterfolgs (Budget, Zeit, Qualität)

✓ Frühzeitige Ergebnisse aufweisen

✓ Zufriedenstellung des Auftraggebers

✓ Erfüllung traditioneller Rahmenbedingungen und Projektanforderungen im Unternehmen

✓ Maximale Motivation des Projektteams und der Stakeholder

Vorgehen

✓ Analyse der gegebenen Projektanforderungen

✓ Differenzierung zwischen Projektphasen mit klarer Planbarkeit und komplexer Architektur und

Abschnitten, die Agilität und Flexibilität erfordern

✓ Schnürung entsprechender Arbeitspakete klassischer und agiler Projektmanagementmethoden

Herausforderung

✓ Die Eignung und passende Auswahl einer Projektmanagementmethode für das Projekt

Ergebnis

✓ Gezielte Identifikation des richtigen Projektmanagementmethoden-Ansatzes für das Projekt

und/oder den Unternehmensbereich

✓ Gekonnte Anwendung der hybriden Projektmanagementmethoden

Einführung

Unabhängig davon, welche Methode bei einer Projektdurchführung zum Einsatz kommt, ergibt sich der

Projekterfolg aus der gekonnten Balance des magischen Dreiecks von Zeit, Budget und Qualität.

Gleichzeitig sind ad-hoc die funktionalen Anforderungen der fachlichen Anwender zu erfassen und

erfüllen. Wie diese Balance erzielt werden kann, soll im folgenden White Paper detaillierter beschrieben

werden.

Ausgangssituation und Herausforderung

Viele Unternehmen verfolgen eine standardisierte Vorgehensweise in der Durchführung und

Dokumentation ihrer Projekte, wobei in den meisten Fällen klassisches Projektmanagement angewendet

wird. Dies verspricht Sicherheit bei der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben sowie der im Vorfeld

vertraglich festgesetzten fachlichen und technischen Anforderungen. Die Kontrolle und Verantwortung

wird über den Projektmanager gewährleistet.

Insbesondere bei IT-Projekten mit einem sequenziellen Phasenverlauf, wie beispielsweise beim klassischen

Wasserfallmodell, gibt es spezielle Herausforderungen. So bietet sich für die Endabnehmer erst zu einem

sehr späten Zeitpunkt, meist sogar erst nach Implementierung, erstmalig die Gelegenheit, die



umgesetzten Anforderungen im Rahmen eines UAT (User Acceptance Test) zu testen und sich ein Bild über

die Qualität des definierten und gelieferten Produktes zu machen. Auch das Risiko von

Änderungswünschen ist in der Regel sehr hoch und wird meist mittels Change Requests kontrolliert, was

sich insbesondere bei unvollständiger Planung oder Vertragsvereinbarung stark auf Budget und Zeit

auswirken kann. Erschwerend kommt hinzu, dass das Topmanagement jederzeit ein aussagekräftiges

Reporting erwartet, welches einen Wechsel zu detaillierteren Statusmeldungen und Ursachen

ermöglichen soll, und damit zusätzlich die Ressourcen belastet.

Eine Alternative bieten agile Projektmanagementmethoden, wie beispielsweise SCRUM, die in den letzten

Jahren stark an Popularität gewonnen haben. Durch einen im Vorfeld definierten Zeit- und Budgetrahmen

bleibt einzig der Inhalt der Anforderungen variabel. In jedem Sprint (festgelegter Zeitabschnitt) werden

fertig definierte, entwickelte und getestete Teile eines (Software-)Produktes ausgeliefert. Weitere

Anforderungen können hinzugefügt, gestrichen oder umpriorisiert werden.

Die Projektverantwortung wird auf die verschiedenen Rollen (Product Owner, Scrum Master und Scrum

Team) verteilt und die ursprüngliche Rolle des hauptverantwortlichen Projektleiters entfällt. Auf besondere

Schwierigkeiten treffen Anwender der agilen Methode bei der Eingliederung eines komplett neuen

Softwareprodukts in eine komplexe IT-Landschaft bzw. Software-Architektur. Wenn weitere Projekte,

Unternehmensbereiche oder Software-Schnittstellen involviert sind, sollten die sich daraus ergebenen

Anforderungen im Vorfeld genaustens abgestimmt und definiert werden. Anforderungen, die ohne große

Abhängigkeiten von anderen Projekten, Abteilungen oder Softwarearchitekturen umgesetzt werden

können, eignen sich dagegen besonders gut für einen agilen Ansatz.

Vorgehen beim Hybriden Projektmanagement

Eine Entscheidung für oder gegen den klassischen oder agilen Weg ist jedoch nicht zwangsläufig nötig. Ein hybrider Ansatz nutzt die Vorteile beider Methoden bestmöglich und kann eine Alternative sein, sich der Herausforderung des magischen Dreiecks (Balance zwischen Zeit, Budget und Qualität) zu stellen.

Doch wie genau kann man sich einen hybriden Ansatz vorstellen? Das hybride Projektmanagement behält

die klassischen Projektrahmenstrukturen wie Aufbau- und Ablauforganisation bei und baut gleichzeitig

verschiedene agile Elemente ein. Als einfaches Beispiel empfehlen wir die Einführung des "Daily Scrum",

eine tägliche 15-minütige Absprache zu aktuell geleisteten sowie anstehende Aufgaben und

Problempunkten. Dieses kann mit wenig Aufwand und hohem Nutzen in jedem Team integriert werden.

Ebenso kann das Team regelmäßige Retrospektiven, eine nachträgliche Reflexion des abgeschlossenen

Sprints, einführen, um die Projektleistung zu überwachen und stetig zu verbessern.

Ein weiteres Vorgehen kann die Water-Scrum-Fall Methode (von Dave West, CEO und Product Owner bei

Scrum.org) sein. Hierbei wird sich ganzer Scrum-Zyklen innerhalb eines klassischen

Projektmanagementrahmens bedient. Bereits in der Planungsphase des klassischen Projektmanagements

werden Teilabschnitte für eine spätere agile Umsetzung bestimmt. Das bedeutet, dass die in mehreren

aufeinanderfolgenden Sprints realisierten Leistungen zu einem Paket geschnürt und in größeren Releases

oder Meilensteinen ausgeliefert werden. Bei Softwareentwicklungsprojekten beispielsweise profitiert das

Projektteam somit frühzeitig von fertig getesteten und auslieferbaren Elementen und minimiert das Risiko

von sich häufenden Änderungswünschen zum Ende der Projektlaufzeit.

Die Aufsplittung in teilweise agile und teilweise traditionelle Projektabwicklung kann auch innerhalb der

Organisation erfolgen. Je nach Aufgabengebiet empfehlen wir eine klassische Vorgehensweise, während



andere Teile der Organisation durchgängig agil arbeiten sollten: Besonders wichtig ist der kontinuierliche

Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten, damit keine Abgrenzung in traditionelle oder

agile Lager provoziert wird. So empfehlen wir, den Stakeholdern die Teilnahme an Sprint Reviews

(regelmäßig stattfinden Termine, bei denen der Output einer Iteration vorgestellt wird) zu ermöglichen

sowie den Scrum Master (Vertreter des Scrum Teams und Schnittstelle zwischen dem Scrum-Team und der

Organisation) zu den regelmäßigen Meetings der Projektmanagement-Organisation einzuladen. Die

offene Kommunikation erleichtert das Verständnis zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und

die Akzeptanz für das gemeinsame oder gegenseitige Vorgehen steigt. Entscheidungen können somit

besser nachvollzogen werden.

Unsere Empfehlung zur Wahl der passenden Projektmanagementmethode

Bei klaren und sicheren Anforderungen sowie einer guten Planbarkeit oder aufwendigen Architektur-

Landschaften empfehlen wir das klassische Projektmanagementvorgehen. Durch eine geplante und

sequenzierte Abhandlung der Projektphasen lassen sich formale Steuerungs- und Controlling-

Mechanismen einfach integrieren. Die Budgeteinhaltung, Stabilität und Berechenbarkeit stehen als Ziel im

Vordergrund.

Unterliegen die Anforderungen besonders häufigen und schnellen Änderungen, die zu Beginn nur schwer

spezifizierbar sind, sollte sich das Projekt bzw. der Unternehmensbereich agil aufstellen. Besonders

zielführend ist dies bei neuen Produkten oder neuartiger Technologien. Ziele für den Einsatz agiler

Methoden stellen das schnelle und flexible Reagieren auf Änderungen und das Ergreifen von Chancen bei

Änderung der Marktsituation dar.

Möchte man Agilität und Flexibilität in den Projektalltag bringen, ohne den klassischen

Projektmanagementrahmen zu verlassen, empfehlen wir einen hybriden Ansatz, mit dem man sich

bestimmter einzelner Elemente oder Methodiken des agilen Projektmanagement bedient oder einzelne

Projektphasen in agile Arbeitspakete schnürt. Somit kann man auf bestmögliche Weise den traditionellen

Projektstrukturen im Unternehmen gerecht bleiben und trotzdem agil werden.

Über mayato

Berater bei mayato blicken auf langjährige Erfahrungen bei der Begleitung und Umsetzung von IT- und BI-

Projekten zurück. Das Projektmanagement Team von mayato bietet das komplette Spektrum an

Dienstleistungen, ob als klassische Projektleiter, als PMO, als zertifizierte Scrum Master oder auch als

vollständiges Projektteam. Durch die Erfahrung in verschiedensten Branchen und durch die ständige

Weiterbildung unserer Berater sind wir in der Lage, bei der Auswahl und Durchführung von klassischen,

agilen oder hybriden Projekten professionell zu beraten und zu unterstützen.

Watch our predictions come true!


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10117 Berlin

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