huraian pindaan dokumen iso upmreg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian pindaan/2018/kutkuasa...

1

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)

No. CPD

Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) /

Pemotongan (P)

Asal Pindaan

QMS (OPR): iDEC

2/2018

iDEC Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/P001 No. Isu:_02, No. Semakan:_06, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/P001 No. Isu:_02, No. Semakan: 07 Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ bagi keseluruhan isi kandungan di dalam Prosedur Pembangunan ICT. P/T

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah menguruskan pembangunan baharu atau penaiktarafan aplikasi ICT di semua PTJ UPM.

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan kaedah menguruskan pembangunan ICT secara

dalaman atau pembangunan ICT secara luaran di semua PTJ UPM.

T/P

2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua aktiviti pembangunan ICT daripada permohonan pengguna, penerimaan permohonan, semakan permohonan, kelulusan, kajian keperluan, penyediaan cadangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan penyerahan hasil pembangunan yang meliputi pembangunan baharu atau penaiktarafan aplikasi ICT.

2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua aktiviti pembangunan ICT daripada permohonan pengguna, penerimaan permohonan, semakan permohonan, kelulusan, kajian keperluan, penyediaan cadangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan penyerahan hasil pembangunan yang meliputi pembangunan ICT secara dalaman atau pembangunan ICT secara luaran.

T/P

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

OPR/iDEC/AK01/Pembangunan Baharu Aplikasi ICT

Arahan Kerja Pembangunan Baharu Aplikasi ICT

OPR/iDEC/AK32/Naiktaraf Aplikasi

Arahan Kerja Naiktaraf Sistem Aplikasi

OPR/iDEC/AK04/Pembangunan Infrastruktur ICT

Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT

OPR/iDEC/AK33/Kajian Kebolehlaksanaan

Arahan Kerja Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


OPR/iDEC/AKxx/Pembangunan Aplikasi Dalaman

Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Dalaman

OPR/iDEC/AKxx/Pembangunan Aplikasi Luaran

Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran

OPR/iDEC/AK04/Pembangunan Infrastruktur ICT

Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT

OPR/iDEC/AK33/Kajian Kebolehlaksanaan

Arahan Kerja Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT

T/P

2

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Ahli Projek : Staf yang terlibat dalam pembangunan sistem aplikasi.

ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi

iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi

JKKICT : Jawatankuasa Kerja ICT Universiti

Infrastruktur ICT

: Merangkumi rangkaian, pusat data, server, keselamatan ICT, telekomunikasi dan peranti komputer.

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab

Pengarah : Pengarah Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi

TPPI : Timbalan Pengarah Perkhidmatan ICT

Pembangunan ICT

: Merangkumi pembangunan baharu dan penaiktarafan ICT.

Pembangunan Baharu ICT

: Merangkumi pembangunan baharu aplikasi universiti , infrastruktur ICT dan perisian / tools ICT.

Penaiktarafan ICT

: Merangkumi penaiktarafan aplikasi ICT

Pemohon : Staf UPM/Pihak yang menandatangani Borang Permohonan atau Pelanggan Pembangunan ICT.

Pengguna : Staf yang bakal menggunakan aplikasi universiti , infrastruktur ICT dan perisian / tools ICT.

Pengurus Projek

: Staf yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai dan mengurus projek pembangunan.

Staf ICT : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat / Jurutera Telekomunikasi dan Multimedia / Penolong Jurutera Telekomunikasi dan Multimedia/Juruteknik Telekomunikasi dan Multimedia /Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

UAT : User Acceptance Test

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Ahli Projek : Pekerja yang terlibat dalam pembangunan sistem

aplikasi.

ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi

iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi

JKKICT : Jawatankuasa Kerja ICT Universiti

Infrastruktur ICT

: Merangkumi rangkaian, pusat data, server, keselamatan ICT, telekomunikasi dan peranti komputer.

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab

Pengarah : Pengarah Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi

TPPI : Timbalan Pengarah Perkhidmatan ICT

Pembangunan ICT

: Merangkumi pembangunan baharu dan penaiktarafan ICT.

Pihak Luar : Syarikat atau individu selain daripada pekerja ICT UPM yang dilantik untuk melaksanakan pembangunan ICT.

Pemohon : Pekerja UPM/Pihak yang menandatangani Borang Permohonan atau Pelanggan Pembangunan ICT.

Pengguna : Pekerja yang bakal menggunakan aplikasi universiti , infrastruktur ICT dan perisian / tools ICT.

Pengurus Projek

: Pekerja yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai dan mengurus projek pembangunan.

Pekerja ICT : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Jurutera/Juruteknik Komputer/Pekerja lain yang dilantik untuk mengurus ICT

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

UAT : User Acceptance Test

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan

Ketua : Seksyen di bawah Bahagian Pembangunan Aplikasi dan

T/P

3

UPM : Universiti Putra Malaysia

WP : Wakil Pengurusan

Ketua Seksyen

: Seksyen di bawah Bahagian Pembangunan Aplikasi dan Sekysen di bawah Bahagian Infrastruktur ICT

Peneraju Proses

: Peneraju Proses Pembangunan

Seksyen Sekysen di bawah Bahagian Infrastruktur ICT

Peneraju Proses

: Peneraju Proses Pembangunan ICT

Pengarah/TPPI

PYB

Pemohon

6.0 PROSES TERPERINCI 6.2 TERIMA Terima permohonan pembangunan ICT daripada pemohon melalui borang Permohonan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BR01/Pembangunan). (a) Daftar dan janakan nombor

rujukan permohonan ke dalam Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/ Pembangunan).

(b) Khusus bagi permohonan Pembangunan Baharu Aplikasi atau Penaiktarafan Aplikasi sahaja, pemohon perlu lengkapkan dan menyertakan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/ Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi).

Pengarah/TPPI

PYB

PYB

Pemohon

Peneraju Proses Pembangunan ICT

6.0 PROSES TERPERINCI 6.2 TERIMA Terima permohonan pembangunan ICT daripada pemohon melalui borang Permohonan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BR01/Pembangunan). (a) Kenalpasti sama ada

pelaksanaan pembangunan ICT secara dalaman atau luaran.

(b) Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan ke dalam Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/ Pembangunan).

(c) Maklumkan kepada pemohon mengenai status penerimaan borang permohonan beserta nombor rujukan yang didaftarkan

(d) Khusus bagi permohonan Pembangunan Baharu Aplikasi atau Penaiktarafan Aplikasi sahaja, pemohon perlu lengkapkan dan menyertakan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/ Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi).

(e) Pemantauan pengesahan Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BL01/PEMBANGUNAN) secara bulanan oleh

T

4

Peneraju Proses Pembangunan ICT.

6.4 Kelulusan permohonan Pembangunan Baharu atau Penaiktarafan Aplikasi ICT adalah berdasarkan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT yang dihasilkan:

Jika YA, ikut langkah 6.6. Jika TIDAK, ikut langkah 6.5.

6.4 Kelulusan permohonan Pembangunan ICT secara Dalaman atau Pembangunan ICT secara Luaran adalah berdasarkan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT yang dihasilkan:

Jika YA, ikut langkah 6.6. Jika TIDAK, ikut langkah 6.5.

T/P

6.5 (b) Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR / iDEC / BL01 / Pembangunan) dan seterusnya ikut langkah 6.20.

6.5 (b) Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR / iDEC / BL01 / Pembangunan) dan seterusnya ikut langkah 6.21.

T/P

6.6 Pengesahan status pembangunan yang telah diluluskan sama ada Pembangunan Baharu atau Penaiktarafan Aplikasi ICT:

(a) Jika PENAIKTARAFAN, ikut langkah 6.7. Jika BAHARU ikut langkah 6.8

6.6 Pengesahan status pembangunan yang telah diluluskan:

(a) Jika PENAIKTARAFAN ICT SECARA DALAMAN, ikut langkah 6.7.

(b) Jika PEMBANGUNAN BAHARU ATAU PENAIKTARAFAN SECARA LUARAN ikut langkah 6.8.

T/P

5

6.7 Pembangunan Penaiktarafan Aplikasi

(a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT bersama hasil Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT - (OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan) kepada Pemohon dan Pengurus Projek yang dilantik.

(c) Daftar projek pembangunan Penaiktarafan ICT ke dalam fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project dan seterusnya ikut langkah 6.12.

Fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Microsoft Project – Carta Gantt)

6.7 Pembangunan Penaiktarafan ICT Secara Dalaman

(a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT bersama hasil Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT - (OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan) kepada Pemohon dan Pengurus Projek yang dilantik.

(c) Daftar projek pembangunan Penaiktarafan ICT ke dalam fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Dalaman (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project dan seterusnya ikut langkah 6.13.

Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Dalaman (Microsoft Project – Carta Gantt)

T/P

6

Staf ICT/PYB

Staf ICT/PYB

PYB

Pengurus Projek

6.8 Pembangunan Baharu

Maklumkan status permohonan pembangunan baharu dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut:

(a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT bersama hasil Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT- (OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan) kepada Pemohon dan Pengurus Projek yang dilantik.

(b) Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/Pembangunan)

(c) Daftar projek pembangunan

baharu ICT ke dalam Fail Log Pemantauan Pembangunan Baharu ICT (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project.

Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT – (OPR/IDEC/LP06/ Kajian Kebolehlaksanaan)

Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/ Pembangunan)

Fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Microsoft Project – Carta Gantt)

Pekerja ICT/PYB

Pekerja ICT/PYB

PYB

Pengurus Projek/Pekerja ICT

6.8 Pembangunan ICT Secara Dalaman atau Pembangunan Baharu/Penaiktarafan ICT Secara Luaran

Maklumkan status permohonan pembangunan baharu dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut:

(a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan Pembangunan ICT bersama hasil Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT- (OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan) kepada Pemohon dan Pengurus Projek/Pekerja ICT yang dilantik.

(b) Kemaskini Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/Pembangunan)

(c) Daftar projek pembangunan baharu ICT ke dalam Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Luaran (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project dan seterusnya ikut langkah 6.12.

Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT – (OPR/IDEC/LP06/ Kajian Kebolehlaksanaan)

Log Permohonan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BL01/ Pembangunan)

Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Luaran (Microsoft Project – Carta Gantt)

P/T

6.10

(a) Jika YA, ikut langkah 6.11.

6.10

(a) Jika YA, ikut langkah 6.12.

(b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.11.

T/P

6.11 Pemohon memaklumkan keputusan tidak lulus kepada pihak iDEC. Seterusnya ikut langkah 6.20.

6.11 Pemohon memaklumkan keputusan tidak lulus kepada pihak iDEC. Seterusnya ikut langkah 6.21.

T/ P

7

6.13

(a) Pembangunan Baharu atau Penaiktarafan Aplikasi Buat kajian keperluan pengguna berdasarkan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/ Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi).

(b) Pembangunan Baharu Infrastruktur ICT Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT (OPR / iDEC / AK04 / Infrastruktur).

6.13

(a) Pembangunan ICT Secara Dalaman Buat kajian keperluan pengguna berdasarkan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/ Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi).

(b) Pembangunan ICT Secara Luaran Buat kajian keperluan dengan mengikut Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR / iDEC / AK35 / Pembangunan Aplikasi Luaran) bagi permohonan aplikasi dan Arahan Kerja Pembangunan Infrastruktur ICT (OPR / iDEC / AK04 / Infrastruktur) bagi permohonan infrastruktur ICT.

Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR / iDEC / AK35 / Pembangunan Aplikasi Luaran)

T/P

Pengurus Projek

6.14 (a) Dokumen tersebut perlu

mengikut format seperti yang berikut: Rujuk – Dokumen Cadangan

Pembangunan (OPR / IDEC /

DF06 /Dokumen Cadangan

Pembangunan).

Dokumen Cadangan Pembangunan (OPR/IDEC/DF06/ Dokumen Cadangan Pembangunan)

Pengurus Projek

Pengurus Projek

6.14 (a) Bagi pembangunan ICT secara

dalaman, dokumen tersebut perlu mengikut format seperti yang berikut: Rujuk – Dokumen Cadangan

Pembangunan (OPR / IDEC /

DF06 /Dokumen Cadangan

Pembangunan).

Bagi pembangunan ICT secara luaran, rujuk Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR / iDEC / AK35 / Pembangunan Aplikasi Luaran).

Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR / iDEC / AK35 / Pembangunan Aplikasi Luaran) Dokumen Cadangan Pembangunan oleh Pihak Luar

T

6.15 Bentangkan dokumen cadangan yang telah lengkap (OPR/IDEC/DF06/Dokumen Cadangan Pembangunan) kepada pemohon bagi mendapatkan persetujuan dan memuktamadkan kajian keperluan pengguna yang telah dipohon.


6.15 Bentangkan dokumen cadangan yang telah lengkap kepada pemohon bagi mendapatkan persetujuan dan memuktamadkan kajian keperluan pengguna yang telah dipohon.


Dokumen Cadangan Pembangunan oleh Pihak Luar.

T / P

8

Ahli Projek

6.17 (a) Proses kerja pembangunan

hendaklah merujuk kepada Arahan Kerja yang berkaitan: i. Arahan Kerja

Pembangunan Baharu Aplikasi ICT (OPR/iDEC/AK01/Aplikasi Baharu)

ii. Arahan Kerja Naiktaraf Sistem Aplikasi (OPR/iDEC/AK32/Penaiktarafan Aplikasi ICT)

iii. Arahan Kerja

Pembangunan Infrastruktur ICT (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur)

Arahan Kerja Pembangunan Baharu Aplikasi ICT (OPR/iDEC/AK01/ Aplikasi Baharu)

Arahan Kerja Naiktaraf Sistem Aplikasi (OPR/iDEC/AK32/ Penaiktarafan Aplikasi ICT)

Pengurus Projek

dan Ahli Projek

6.17 (a) Proses kerja pembangunan

hendaklah merujuk kepada Arahan Kerja yang berkaitan: (i) Arahan Kerja

Pembangunan Aplikasi Secara Dalaman (OPR / iDEC / AK34 / Pembangunan Aplikasi Dalaman)

(ii) Arahan Kerja

Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR / iDEC / AK35 / Pembangunan Aplikasi Luaran)

(iii) Arahan Kerja

Pembangunan Infrastruktur ICT (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur)

Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Dalaman (OPR / iDEC / AK34 / Pembangunan Aplikasi Dalaman) Arahan Kerja Pembangunan Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/Pembangunan Aplikasi Luaran)

T / P

6.18

(a) Fail Log Pemantauan Pembangunan Baharu ICT (Format Microsoft Project - Carta Gantt)

(b) Fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Format Microsoft Project – Carta Gantt)

Fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Microsoft Project - Carta Gantt)

Fail Log Pemantauan Pembangunan Baharu (Microsoft Project-Carta Gantt)

6.18

(a) Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Dalaman (Format Microsoft Project (Carta Gantt)

(b) Fail Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Luaran (Format Microsoft Project (Carta Gantt)

Fail Log Pemantauan Pembangunan Secara Dalaman (Format Microsoft Project (Carta Gantt)

Fail Log Pemantauan Pembangunan Secara Luaran (Format Microsoft Project (Carta Gantt)

T / P

6.19

(a) Serah hasil pembangunan ICT kepada pemohon dengan menyediakan Dokumen Serah Hasil Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR11/Serahan Pembangunan ICT) dan borang Penilaian Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR12/Penilaian Pembangunan ICT).

Dokumen Serah Hasil Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR11/ Serahan Pembangunan ICT)

6.19 Serah hasil pembangunan ICT

(a) Jika hasil pembangunan ICT telah SIAP SEPENUHNYA: i. Serah hasil pembangunan

ICT kepada pemohon dengan menyediakan Borang Akuan Serah Hasil Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR11/Serahan Pembangunan ICT) dan borang Penilaian Pembangunan ICT

Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR11/ Serahan Pembangunan ICT)

T / P

9

(b) Lengkapkan Dokumen Serah Hasil Pembangunan ICT dan kembalikan kepada Pengarah iDEC.

(OPR/IDEC/BR12/Penilaian Pembangunan ICT).

ii. Lengkapkan Borang Akuan

Serahan Hasil Pembangunan ICT (OPR / IDEC / BR11 / Serahan Pembangunan ICT) dan kembalikan kepada Pengarah iDEC.

(b) Jika SEBAHAGIAN daripada

hasil pembangunan ICT telah disiapkan dan perlu digunakan oleh pemohon: i. Serah hasil pembangunan

ICT kepada pemohon secara berperingkat dengan menyediakan Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT Secara Berperingkat (OPR / iDEC / BR13 / Serahan Pembangunan ICT Berperingkat) dan Borang Penilaian Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR12/Penilaian Pembangunan ICT).

ii. Lengkapkan Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT Secara Berperingkat (OPR / iDEC / BRXX / Serahan Pembangunan ICT Berperingkat) dan kembalikan kepada Pengarah iDEC.

(c) Penetapan Tempoh Warranty Sistem Aplikasi i. Bagi sistem aplikasi yang

dilaksanakan sepanjang tahun, tempoh warranty bermula pada tarikh mula penggunaan sistem selama 6 bulan.

ii. Bagi sistem aplikasi yang dilaksanakan secara berkala, tempoh warranty bermula pada tarikh mula penggunaan sistem selama satu pusingan

Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT Secara Berperingkat (OPR / iDEC / BR13 / Serahan Pembangunan ICT Berperingkat)

10

proses (process cycle).

Peneraju Proses

6.20

(c) Bentangkan Laporan Analisis Pembangunan ICT (Format Microsoft Project) dan Laporan Analisis Penilaian Pembangunan ICT (OPR/iDEC /LP03/Analisis Pembangunan ICT) di mesyuarat pengurusan /Mesyuarat Pengurusan Semakan UPM untuk tindakan penambahbahbaikan.

Peneraju Proses Pembangunan ICT

6.20 Lapor dan Analisis

(c) Bentangkan Laporan Analisis Pembangunan ICT (Format Microsoft Project) dan Laporan Analisis Penilaian Pembangunan ICT (OPR/iDEC /LP03/Analisis Pembangunan ICT) di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) PTJ atau Mesyuarat Pengurusan iDEC untuk tindakan penambahbahbaikan.

T/P

7.0 REKOD

7.0 REKOD

UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/2

Pengurusan Projek Pembangunan ICT

Salinan Borang Permohonan Pembangunan ICT(OPR/iDEC/BR01/Pembangunan)

Salinan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan)

Salinan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/ DF05/ Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi)

Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Pembangunan ICT Berperingkat) (jika berkaitan)

T

UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/4

Pemantauan Pembangunan ICT

Fail Log Pemantauan Penaiktarafan Aplikasi (Format Microsoft Project – Carta Gantt)

Fail Log Pembangunan Baharu (Format Microsoft Project – Carta

UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/4

Pemantauan Pembangunan ICT

Pemantauan Pembangunan ICT Secara Dalaman

Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Dalaman (Format Microsoft Project – Carta Gantt)

Salinan Borang Penangguhan/Pembatalan Pembangunan ICT (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan-Pembatalan) (jika berkaitan)

Salinan Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi Pembangunan ICT(OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi)(jika berkaitan)

Salinan Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT (OPR/iDEC/BR11/Serahan Pembangunan ICT)

Salinan Borang Akuan Serahan Hasil Pembangunan ICT Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Pembangunan ICT Berperingkat) (jika berkaitan)

T/P

11

Pemantauan Pembangunan ICT Secara Luaran

Log Pemantauan Pembangunan ICT Secara Luaran (Format Microsoft Project – Carta Gantt)

Salinan bukti penyerahan pembangunan ICT oleh pihak luar

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA KAJIAN KEBOLEHLAKSANAAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/AK33/Kajian Kebolehlaksanaan No. Isu:_02, No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: ARAHAN KERJA KAJIAN KEBOLEHLAKSANAAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/AK33/Kajian Kebolehlaksanaan No. Isu:_02, No. Semakan:01 Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ bagi keseluruhan isi kandungan di dalam Arahan Kerja Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT. T/P

1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan bagi tujuan menjelaskan kaedah pelaksanaan Kajian Kebolehlaksanaan yang merangkumi permohonan Pembangunan Baharu ICT atau Penaiktarafan Aplikasi ICT, penentuan keutamaan bagi projek pembangunan aplikasi, agihan sumber manusia serta perkakasan dan penyediaan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan.

1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan bagi tujuan menjelaskan kaedah pelaksanaan Kajian Kebolehlaksanaan yang merangkumi permohonan pembangunan ICT secara dalaman atau pembangunan ICT secara luaran, penentuan keutamaan bagi projek pembangunan aplikasi, agihan sumber manusia dan perkakasan serta penyediaan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan.

T/P

2.0 SKOP Kajian kebolehlaksanaan ini adalah untuk mengkaji permohonan Pembangunan Baharu ICT atau Penaiktarafan Aplikasi ICT sebelum proses pembangunan dilaksanakan.

2.0 SKOP Kajian kebolehlaksanaan ini adalah untuk mengkaji permohonan pembangunan ICT secara dalaman atau pembangunan ICT secara luaran sebelum proses pembangunan dilaksanakan.

T/P

4.2 Penerimaan permohonan pembangunan 4.2.1 Terima borang permohonan pembangunan dan jika ianya pembangunan aplikasi, perlu dikepilkan bersama dengan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi). 4.2.2 Bagi permohonan pembangunan aplikasi (a) Serah permohonan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aplikasi (JKPA). 4.2.3 Bagi permohonan pembangunan Infrastruktur ICT Serah permohonan kepada Staf ICT berkaitan.

4.2 Penerimaan permohonan pembangunan ICT 4.2.1 Terima borang permohonan pembangunan ICT. 4.2.2 Bagi permohonan pembangunan aplikasi (a) Serah permohonan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aplikasi (JKPA). (b) Lampirkan bersama dengan Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan

Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi). 4.2.3 Bagi permohonan pembangunan Infrastruktur ICTserah permohonan

kepada Pekerja ICT berkaitan.

T/P

12

4.3 Semakan permohonan pembangunan 4.2.1 Semak keperluan utama permohonan pembangunan ICT yang dimohon

dengan menyemak menggunakan kriteria-kriteria berikut: 4.2.1.1 Pilih kategori pengguna bagi menentukan Skop Pengguna seperti

berikut : 4.2.1.1.1 Dalaman PTJ 4.2.1.1.2 Komuniti 4.2.1.1.3 Pengurusan Universiti 4.2.1.1.4 Pelajar UPM 4.2.1.1.5 Staf Akademik UPM 4.2.1.1.6 Staf bukan akademik UPM 4.2.1.1.7 Umum 4.2.1.2 Tentukan sama ada projek pembangunan ICT ini akan menjana

pendapatan universiti. 4.2.1.3 Pilih kategori pelaksanaan sistem bagi menentukan tempoh sistem

akan beroperasi seperti berikut : 4.2.1.3.1 Sepanjang tahun 4.2.1.3.2 Berkala 4.2.1.4 Buat semakan jika pembangunan ICT ini akan memerlukan

kolaborasi atau penglibatan daripada pihak-pihak lain. 4.2.1.5 Tentukan sama ada projek pembangunan ICT ini ada berkaitan

dengan mana-mana arahan atau polisi kerajaan Malaysia. 4.2.1.6 Tentukan anggaran tempoh pembangunan.

4.2.2 Khusus bagi permohonan pembangunan aplikasi sahaja. Berikut adalah elemen kriteria tambahan yang perlu disemak iaitu:

(a) Bandingkan keperluan sistem yang dimohon dengan sistem yang tersenarai di dalam senarai projek pembangunan aplikasi yang dikeluarkan daripada sistem 4IVENS.

(b) Semak senarai projek pembangunan aplikasi sedia ada dengan merujuk pada sistem 4IVENS.

(c) Tentukan bilangan proses yang perlu diautomasikan dengan menyenaraikan bilangan modul dan fungsi.

(d) Pastikan sama ada sistem yang dicadangkan memerlukan integrasi dengan sistem lain.

(e) Jika memerlukan integrasi dengan HID, laksanakan langkah berikut:

i. Semak senarai sistem aplikasi yang telah membuat integrasi.

ii. Jika integrasi belum pernah dilaksanakan, nyatakan keperluan HID dengan merujuk kepada Arahan Kerja Pembangunan Hub Integrasi Data (HID).

4.3 Semakan permohonan pembangunan 4.3.1 Semak keperluan utama permohonan pembangunan ICT yang dimohon

dengan menyemak menggunakan kriteria-kriteria berikut: (a) Pilih kategori pengguna bagi menentukan Skop Pengguna seperti

berikut: i. Dalaman PTJ ii. Komuniti iii. Pengurusan Universiti iv. Pelajar UPM v. Staf Akademik UPM

vi. Staf bukan akademik UPM vii. Umum (b) Tentukan sama ada projek pembangunan ICT ini akan menjana

pendapatan universiti. (c) Pilih skop pelaksanaan sistem bagi menentukan tempoh sistem akan

beroperasi seperti berikut : i. Sepanjang tahun ii. Berkala (d) Buat semakan jika pembangunan ICT ini akan memerlukan kolaborasi

atau penglibatan daripada pihak-pihak lain. (e) Tentukan sama ada projek pembangunan ICT ini ada berkaitan dengan

mana-mana arahan atau polisi kerajaan Malaysia atau pihak berkepentingan.

(f) Tentukan anggaran tempoh pembangunan.

4.3.2 Khusus bagi permohonan pembangunan aplikasi sahaja. Berikut adalah elemen kriteria tambahan yang perlu disemak iaitu:

(a) Bandingkan keperluan sistem yang dimohon dengan sistem yang tersenarai di dalam senarai projek pembangunan aplikasi yang dikeluarkan daripada sistem 4IVENS.

(b) Semak senarai projek pembangunan aplikasi sedia ada dengan merujuk pada sistem 4IVENS.

(c) Tentukan bilangan proses yang perlu diautomasikan dengan menyenaraikan bilangan modul dan fungsi.

(d) Pastikan sama ada sistem yang dicadangkan memerlukan integrasi dengan sistem lain.

(e) Jika memerlukan integrasi dengan HID, laksanakan langkah berikut: i. Semak senarai sistem aplikasi yang telah membuat integrasi.

ii. Jika integrasi belum pernah dilaksanakan, nyatakan keperluan HID dengan merujuk kepada Arahan Kerja Pembangunan Hub Integrasi Data (HID).

(f) Kenalpasti jika terdapat keperluan untuk migrasi data atau rekod.

T / P

4.3 Penentuan keutamaan pembangunan 4.3.1 Tentukan keutamaan pembangunan ICT dengan merujuk kepada matriks keutamaan sistem. 4.3.2 Kemaskini senarai keutamaan yang baharu.

P

13

4.4 Penentuan agihan sumber manusia dan perkakasan 4.4.1 Buat pemilihan sumber manusia dengan menentukan ahli-ahli projek

bagi menjalankan tugas-tugas: 4.4.1.1 Pengurus Projek 4.4.1.2 Ketua Teknikal 4.4.1.3 Pembangun Sistem 4.4.1.4 Penguji Sistem 4.4.1.5 Penyelaras Pangkalan Data 4.4.1.6 Penyelaras Server

4.4 Penentuan agihan sumber manusia dan perkakasan 4.4.1 Buat pemilihan sumber manusia dengan menentukan ahli-ahli projek

bagi menjalankan tugas-tugas: (a) Pengurus Projek (b) Ketua Teknikal (c) Pembangun Sistem (d) Penguji Sistem (e) Penyelaras Pangkalan Data (f) Penyelaras Server

P/T

4.5 Penyediaan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Projek Pembangunan Baharu atau Penaiktarafan Aplikasi ICT 4.5.1 Lengkapkan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Pembangunan ICT (OPR/iDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan) dan serahkan hasil kajian kebolehlaksanaan kepada pemohon. . 4.5.2 Maklumkan kepada pemohon hasil kajian kebolehlaksanaan.

4.5 Penyediaan Laporan Kajian Kebolehlaksanaan Projek Pembangunan ICT Secara Dalaman atau Pembangunan ICT Secara Luaran 4.5.2 Maklum dan serahkan hasil kajian kebolehlaksanaan kepada pemohon.

T/P

iDEC Nama Dokumen: LAPORAN KAJIAN KEBOLEHLAKSANAAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: LAPORAN KAJIAN KEBOLEHLAKSANAAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/IDEC/LP06/Kajian Kebolehlaksanaan No. Isu:_01, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

3.4 Skop Pelaksanaan Sepanjang Tahun/Berkala

Sepanjang Tahun

Berkala (Nyatakan tempoh)

3.4 Skop Pelaksanaan Sepanjang Tahun/Berkala

Sepanjang Tahun

Berkala (Nyatakan tempoh)

T

3.5 Proses Yang Perlu Diautomasikan (*Khusus untuk pembangunan aplikasi sahaja) Bilangan Proses/Modul ( Khusus untuk pembangunan aplikasi. Sila rujuk kepada Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi )

3.5 Proses Yang Perlu Diautomasikan (*Khusus untuk pembangunan aplikasi sahaja) Bilangan Proses/Modul (Sila rujuk kepada Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Aplikasi )

P

3.7 Migrasi Data/Rekod (*Khusus untuk pembangunan aplikasi sahaja) YA / TIDAK Jika YA, nyatakan skop migrasi yang terlibat

T

3.7 Kolaborasi/Penglibatan pihak-pihak lain YA / TIDAK Jika YA, nyatakan pihak-pihak yang terlibat

3.8 Kolaborasi/Penglibatan pihak lain YA / TIDAK Jika YA, nyatakan pihak yang terlibat

T/P

14

3.8 Arahan / Polisi Berkaitan YA / TIDAK

Jika YA, nyatakan arahan / polisi berkaitan

3.9 Arahan/Polisi Berkaitan YA / TIDAK

Jika YA, nyatakan arahan / polisi berkaitan

T/P

3.9 Cadangan Tarikh Diperlukan Justifikasi ringkas

3.10 Cadangan Tarikh Diperlukan Nyatakan Justifikasi ringkas

T/P

3.10 Tempoh Anggaran Pembangunan Tempoh dalam bulan/tahun

3.11 Tempoh Anggaran Pembangunan Tempoh dalam bulan/tahun

T/P

3.11 Keutamaan (*Khusus untuk pembangunan aplikasi sahaja) Rujuk matriks keutamaan sistem dan berikan nombor giliran pembangunan

Tahap Keutamaan

Nombor Giliran Pembangunan

P

3.13 Pemilikan Kod Sumber

UPM

Pihak Ketiga

T

4.0 IMPLIKASI KEWANGAN Pengiraan Kos Keperluan Berulang

Bil Item Kuantiti RM/Tahun Jumlah

1 Penyelenggaraan Server

2 Lesen Perisian/Tools

JUMLAH KESELURUHAN (RM)

Pengiraan Kos Keseluruhan Projek

Bil Item Jumlah

1 Sumber Manusia

2 Perkakasan

3 Keperluan Berulang


4.0 IMPLIKASI KEWANGAN Pengiraan Kos Keperluan Berulang

Bil Item Kuantiti RM/Tahun Jumlah

1 Penyelenggaraan Server

2 Penyelenggaraan Aplikasi

3 Lesen Perisian/Tools

4 Yuran Langganan Cloud/Web Hosting


Pengiraan Kos Keperluan Latihan

Bil Item Kuantiti RM/Unit Jumlah

1 Pengguna

2 Teknikal/ Administrator


Pengiraan Kos Keseluruhan Projek

Bil Item Jumlah

1 Sumber Manusia

2 Perkakasan

3 Keperluan Berulang

T

15

4 Keperluan Latihan

5 Deployment


iDEC Nama Dokumen: GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGATURCARAAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/GP06/PENGATURCARAAN APLIKASI No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGATURCARAAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/GP06/PENGATURCARAAN APLIKASI No. Isu:_01, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan bagi tujuan menjelaskan kaedah pengaturcaraan

sistem aplikasi baru.

2.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan bagi tujuan menjelaskan kaedah pengaturcaraan

sistem aplikasi baharu.

T & P

2.0 SKOP Pelaksanaan pengaturcaraan adalah yang melibatkan pembangunan sistem aplikasi baru dengan menggunakan framework yang dibangunkan oleh IDEC.

2.0 SKOP Pelaksanaan pengaturcaraan adalah yang melibatkan pembangunan sistem aplikasi baharu dengan menggunakan framework yang dibangunkan oleh IDEC.

T & P

3.0 TERMINOLOGI / DEFINISI

PSA : Pembangun Sistem Aplikasi

PP : Pengurus Projek Pembangunan Sistem Aplikasi

3.0 TERMINOLOGI / DEFINISI

PSA : Pembangun Sistem Aplikasi

PP : Pengurus Projek Pembangunan Sistem Aplikasi

SEAShell framework

: Framework Pembangunan Aplikasi iDEC

T

4.0 PROSES TERPERINCI 4.3 Perolehi akses kepada framework Gunakan id pengguna dan kata laluan yang diberikan untuk clone folder sistem aplikasi dari server pembangunan ke dalam komputer peribadi (local).

4.0 PROSES TERPERINCI 4.3 Perolehi akses kepada SEAShell framework Pastikan framework adalah versi terkini yang menggunakan kod keselamatan openssl_encrypt. Gunakan id pengguna dan kata laluan yang diberikan untuk clone folder sistem aplikasi dari server pembangunan ke dalam komputer peribadi (local).

T

iDEC Nama Dokumen: DOKUMEN PRA-KEPERLUAN PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/DF05/PRA-KEPERLUAN PEMBANGUNAN APLIKASI No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: DOKUMEN PRA-KEPERLUAN PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/DF05/PRA-KEPERLUAN PEMBANGUNAN APLIKASI No. Isu:_01, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

SENARAI SEMAK FUNGSI ASAS SISTEM APLIKASI

Bil Fungsi

Semakan

(Tandakan √ atau

X)

Status

(Pilih salah satu) Catatan

T

16

1.

Borang input maklumat/permohonan

Wajib/Opsyen

2.

Simpan/Proses maklumat/permohonan

Wajib/Opsyen

3. Paparan rekod Wajib/Opsyen

4.

Semakan/Saringan maklumat/permohonan

Wajib/Opsyen

5. Kelulusan Wajib/Opsyen

6. Trigger emel Wajib/Opsyen

7. Laporan/Penyata Wajib/Opsyen

8. Statistik berbentuk carta

Wajib/Opsyen

9. Cetakan Wajib/Opsyen

10. Muat turun data Wajib/Opsyen

11.

Integrasi data utama/sub-sistem lain

Wajib/Opsyen

2. GAMBARAJAH KESELURUHAN SISTEM

2. GAMBARAJAH KESELURUHAN SISTEM 2.2 SPESIFIKASI KEPERLUAN SISTEM (Hanya diisi jika pembangunan aplikasi adalah secara luaran sahaja)

Bil. Perkara Unit Harga/

Unit (RM)

Jumlah (RM)

1 MODUL

2 PENGURUSAN PROJEK

3 INTEGRASI SISTEM

4 MIGRASI DATA/REKOD

5 DEPLOYMENT

6 PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN SELEPAS TAMAT TEMPOH JAMINAN (WARRANTY) : Dilaksanakan oleh: Pihak Ketiga / PTJ / Idec

T

17

Jika pihak ketiga, sila nyatakan KOS PENYELENGGARAAN : RM <<xxxx.xx>> Jika PTJ, sila nyatakan PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB / UNIT / SEKSYEN :

7 PERKAKASAN (contoh: server dan storan)

8 WEB HOSTING A. PIHAK KETIGA:

Kos Hosting : URL : Lokasi Server :

B. DALAMAN / URL : URL : Lokasi Server:

9 KOS BERULANG Contoh: Pembaharuan lesen aplikasi/ perisian/ pangkalan data

10 LATIHAN Pengguna Teknikal/Administrator

11 LAIN-LAIN (Sila nyatakan)

JUMLAH KESELURUHAN

Tempoh Jaminan (Warranty):<<Bulan>>

Pemilikan Kod Sumber Daripada Pihak Ketiga

18

5. SKRIN

5. JANGKAAN TEMPOH PEMBANGUNAN

JADUAL CADANGAN PELAKSANAAN PROJEK SISTEM APLIKASI

Bil Tugasan

2015

FEB MAC APR

1 Kajian Keperluan

2 Analisa Keperluan

3 Rekabentuk

4 Pembangunan Sistem

5 Pengujian Sistem

6 Pengujian Penerimaan Pengguna (UAT)

7 Migrasi Data (Jika perlu)

8 Implentasi dan Penyerahan Pembangunan

P/T

6. SKRIN 6.1 <Proses 1>

6.1.1 <Fungsi 1>

Contoh adalah seperti di bawah:

T

19

iDEC Nama Dokumen: DOKUMEN CADANGAN PEMBANGUNAN Kod Dokumen:OPR/IDEC/DF06/CADANGAN PEMBANGUNAN No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: DOKUMEN CADANGAN PEMBANGUNAN Kod Dokumen:OPR/IDEC/DF06/CADANGAN PEMBANGUNAN No. Isu:_01, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Tarikh Semakan

Tarikh Versi Keterangan Disediakan oleh:

<Tarikh Disediakan>

<Versi> <Keterangan kepada versi>

........................................................

<Pengurus Projek>

<Bahagian/Unit>

Tarikh :

Disemak oleh:

........................................................

<Penyelia>

<Bahagian/Unit>

Tarikh :

Tarikh Semakan

Tarikh Versi Keterangan Disediakan oleh:

<Tarikh Disediakan>

<Versi> <Keterangan kepada versi>

........................................................

<Pengurus Projek>

<Bahagian/Unit>

Tarikh :

Disemak oleh:

........................................................

<Penyelia>

<Bahagian/Unit>

Tarikh :

Dengan ini saya mengesahkan telah menerima dokumen cadangan pembangunan aplikasi dan bersetuju untuk menerima cadangan mengikut skop yang telah diperbincangkan untuk pelaksanaan seterusnya.

Disahkan oleh Pemohon atau Pengguna Sistem:

............................................

Tandatangan & Cap Rasmi

Tarikh :

T

20

1. PENGENALAN i. Latarbelakang Projek

< Sistem ... ini dibangunkan adalah bertujuan .... >

1. PENGENALAN i. Latarbelakang Projek

<< Contoh >> Anugerah Akademik Negara ialah anugerah tertinggi tahunan

bagi Jabatan Pendidikan Tinggi (JPT) yang merangkumi tujuh (7) kategori utama, iaitu:

1. Anugerah Tokoh Akademik Negara 2. Anugerah Penerbitan Makalah Jurnal 3. Anugerah Penerbitan Buku 4. Anugerah Inovasi dan Pengkomersialan Produk 5. Anugerah Seni dan Kreativiti 6. Anugerah Pengajaran 7. Anugerah Ahli Akademik Harapan

Pada ketika ini kesemua proses permohonan pencalonan bagi calon-calon yang berkelayakan untuk anugerah tersebut dilaksanakan melalui borang secara manual yang diuruskan oleh pihak urusetia di setiap Institusi Pendidikan Tinggi (IPT) dan juga oleh jawatankuasa panel pemilih yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Tinggi (JPT). Impak negatif yang terhasil daripada proses yang dilaksanakan secara manual ini didapati terdapat banyak borang-borang yang telah dihantar tidak mempunyai maklumat dan dokumen yang lengkap serta ada juga yang tercicir. Selain daripada itu, proses saringan dan pemilihan calon yang berjaya akan mengambil masa yang lama untuk diproses. Oleh itu bagi meningkatkan kecekapan di dalam memproses kesemua permohonan kategori anugerah tersebut maka dicadangkan pembangunan satu sistem aplikasi permohonan pencalonan anugerah yang akan dilaksanakan secara atas talian.

T / P

ii. Objektif Projek

Projek ini dilaksanakan untuk mencapai objektif-objektif berikut: a. Untuk mengautomasikan proses penetapan

wajaran dan memasukkan maklumat pencapaian bagi tujuan penilaian.

b. Untuk memantau proses perjalanan wajaran dan penilaian SKT.

c. Untuk mempercepatkan proses mendapatkan markah bagi tujuan anugerah perkhidmatan cemerlang.

ii. Objektif Projek << Contoh >> Projek pembangunan aplikasi ini adalah untuk mencapai objektif-objektif seperti yang berikut:

a) Untuk mengautomasikan proses pendaftaran pemohon. b) Untuk mengautomasikan tujuh (7) kategori proses

permohonan anugerah berdasarkan syarat-syarat yang telah ditetapkan mengikut setiap kategori anugerah.

c) Untuk menyediakan modul proses memasukkan markah oleh pihak Urusetia JPT yang telah disaring secara manual.

d) Menyediakan laporan secara atas talian bagi memudahkan proses pemantauan dan semakan.

T / P

iii. Skop Projek Berikut adalah butiran lengkap skop pembangunan yang akan melibatkan staf yang berada di bawah skim guru bahasa:

a) Modul Pendaftaran :

Proses mendaftarkan pengguna dan peranan setiap individu yang terlibat iaitu Urusetia Pejabat Pendaftar dan Pentadbir PTJ.

Proses mendaftarkan sesi yang akan dibuka iaitu melibatkan sesi input wajaran oleh PYD, PPP & PPK serta sesi input penilaian oleh PYD, PPP & PPK.

b) Modul Wajaran SKT :

Memasukkan maklumat rujukan bagi komponen

iii. Skop Projek << Contoh >> Tujuan utama bagi pembangunan sistem ini adalah bagi memudahkan calon pemohon, urusetia IPT dan pihak urusetia JPT dalam memohon, memproses serta menyemak status permohonan melalui atas talian. Berikut adalah butiran skop pembangunan aplikasi yang akan melibatkan pihak calon pemohon, urusetia IPT dan urusetia JPT:

4 Modul utama yang terlibat: 1. Modul Pendaftaran 2. Modul Permohonan 3. Modul Pemarkahan 4. Modul Laporan

T / P

21

pengajaran, khidmat professional (CALC), khidmat pengembangan, penyelidikan & penerbitan, pengurusan & pentadbiran CALC dan peribadi.

Penetapan dan pengesahan wajaran SKT bagi komponen-komponen yang disenaraikan.

Mewujudkan modul Pentadbir PTJ bagi memudahkan proses pemantauan dan semakan pengisian SKT oleh staf akademik.

Proses muatnaik dokumen sokongan bagi menyokong pencapaian untuk proses penilaian.

c) Modul Penilaian SKT :

Memasukkan dan membuat semakan maklumat pencapaian mengikut peranan bagi tahun yang dinilai oleh PYD.

Memberi persetujuan dan mengesahkan markah penilaian yang telah dimasukkan oleh PPP dan PPK.

Pengesahan markah pencapaian yang telah diinput oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD). Proses pengesahan ini dilakukan oleh PPP dan PPK.

d) Modul Pelaporan :

Paparan dan cetakan pelaporan yang akan membantu Pentadbir PTJ untuk memantau proses perjalanan wajaran dan penilaian SKT.

iv. Andaian Dan Kebergantungan a) Semua ahli projek sentiasa bersedia dan memberi tumpuan

sepenuhnya apabila diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah dipertanggungjawabkan ke atas mereka.

b) Semua ahli projek perlu mengikut aliran proses dan prosedur yang digariskan di dalam Prosedur Pembangunan ICT (UPM/OPR/IDEC/P001).

c) Pentadbir PTJ di setiap fakulti dan pusat akan memberi sepenuh komitmen dalam tempoh pelaksanaan projek ini.

d) Web services perlu sentiasa tersedia. e) Network Connectivity perlu sentiasa tersedia. f) Bekalan kuasa elektrik sentiasa tersedia. g) Maklumat Pengguna untuk proses kemasukan ke sistem

menggunakan ID dan katalaluan Putra Yang menggunakan LDAP Authentication sentiasa tersedia (Rujuk Gambarajah 1.0)

iv. Andaian Dan Kebergantungan << Contoh >> a) Semua ahli projek sentiasa bersedia dan memberi tumpuan

sepenuhnya apabila diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah dipertanggungjawabkan ke atas mereka.

b) Semua ahli projek perlu mengikut aliran proses dan prosedur yang digariskan di dalam Prosedur Pembangunan ICT (UPM/OPR/IDEC/P001).

c) Pihak JPT dan urusetia akan memberi sepenuh komitmen dalam tempoh pelaksanaan projek ini.

d) Web services perlu sentiasa tersedia. e) Network Connectivity perlu sentiasa tersedia. f) Bekalan kuasa elektrik sentiasa tersedia. g) Maklumat pengguna untuk proses kemasukkan ke sistem

menggunakan ID dan katalaluan Putra yang menggunakan LDAP Authentication sentiasa tersedia (Rujuk Gambarajah 1.0)

T / P

22

Gambarajah 1.0 - Proses Perkhidmatan LDAP Authentication

Gambarajah 1.0 - Proses Perkhidmatan LDAP Authentication

v. Dokumen Serahan Projek a) Dokumen Cadangan Pembangunan Sistem Aplikasi b) Dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem (SRS) c) Dokumen Perancangan Pengujian Sistem (STP) d) Dokumen Perancangan Pengujian Penerimaan Pengguna

(UAT Plan) e) Manual Pengguna Ringkas bagi pentadbir PTJ, pegawai yang

dinilai (PYD), pegawai penilai pertama (PPP), pegawai penilai kedua(PPK),

v. Dokumen Serahan Projek a) Dokumen Cadangan Pembangunan Sistem Aplikasi b) Dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem (SRS) c) Dokumen Perancangan Pengujian Sistem (STP) d) Dokumen Perancangan Pengujian Penerimaan Pengguna

(UAT Plan) e) Manual Pengguna

P

vi. Rujukan a) Sistem e-IHRAMS b) Sistem eLPPT Akademik c) Sistem eLPPT Bukan Akademik

*Rujukan dari mana-mana sistem atau dokumen sedia ada.

vi. Rujukan Syarat-syarat dan borang manual boleh didapati di alamat berikut: https://goo.gl/2ePaMt *Rujukan dari mana-mana sistem atau dokumen sedia ada.

T / P

https://goo.gl/2ePaMt

23

2. Penerangan Keseluruhan ii. Rekabentuk Infrastruktur

2. Penerangan Keseluruhan ii. Cadangan Aliran Proses

<< Contoh >>

T / P

Carta Alir /Proses Modul Tanggung

jawab Paparan

Pendaftaran

Calon

Pemohon

Rujuk

Paparan 1

Pendaftaran

Calon

Pemohon

Rujuk

Paparan 2

Permohonan Calon

Pemohon

Rujuk

Paparan 3

1. Pendaftaran Pemohon

a) Pemohon perlu memasukkan maklumat seperti email, katanama

dan katalaluan sementara bagi proses

pendaftaran sistem. b) Pemohon akan menerima emel bagi

tujuan pengaktifan akaun dalam Sistem Pengurusan Anugerah Akademik Negara.

3. Permohonan Anugerah

a) Sistem akan memaparkan 7 jenis

anugerah. Pemohon perlu membuat

pemilihan anugerah yang dimohon. b) Setiap anugerah mempunyai syarat-

syarat dan pemohon yang memenuhi syarat sahaja yang layak untuk

memohon.

c) Pemohon yang layak perlu mengisi borang permohonan:

Fungsi: nama pemohon, kelayakan,

jawatan, institusi pendidikan tinggi, alamat terkini, nombor telefon, emel, nombor kad

pengenalan/MYKAD

2. Input/Kemaskini Maklumat Peribadi

a) Pemohon yang pertama kali masuk ke

dalam sistem perlu mengisi maklumat

peribadi. b) Pemohon yang sedia ada boleh

mengemaskini maklumat peribadi jika terdapat sebarang pindaan maklumat.

Fungsi: nama calon, alamat terkini, nombor

telefon, nombor faks, tarikh lahir, emel, pendidikan.

A

24

iii. Rekabentuk Struktur Integrasi

iii. Cadangan Paparan Modul << Contoh >> Nota:

1. Modul Pendaftaran 2. Modul Pemohon 3. Modul Pemarkahan 4. Modul Laporan

T / P

iv. Rekabentuk Struktur Integrasi

iii. Rekabentuk Struktur Integrasi

T

Gambarajah 2.0 - Rekabentuk Keseluruhan Struktur

Intergrasi Sistem

25

5. IMPLIKASI KEWANGAN

Kos keseluruhan pembangunan adalah seperti berikut :

BIL ITEM JUMLAH

1. Kos Sumber Manusia

2. Kos Perkakasan 50,000.00

3. Kos Integrasi

4. Kos Migrasi

5. Kos Keperluan Berulang

JUMLAH (RM)

5. IMPLIKASI KEWANGAN

BIL

ITEM JUMLAH

1. Kos Sumber Manusia (RM600 per mandays) – Butiran lengkap kos boleh merujuk kepada fail Gantt Chart.

30,600

2. Kos Perkakasan – Sewaan dua (2) unit server Aplikasi & Pangkalan Data (Pusat Data UPM) selama setahun (RM600 per unit server)

1,200

JUMLAH (RM) 31,800

<< Contoh >>

Kos keseluruhan pembangunan adalah seperti berikut :

T / P

BIL ITEM KUANTITI RM/UNIT JUMLAH

1. Pengurus Projek 1 -

2. Ketua Teknikal 1 -

3. Pembangun

Sistem 1 -

JUMLAH (RM)

i. Kos Sumber Manusia

BIL ITEM KUANTITI RM/UNIT JUMLAH

1. Pengurus

Projek 1

600 *

mandays

2.

Penolong

Pengurus

Projek

1 600 *

mandays

3. Juruanalisa

Sistem 2

600 *

mandays

4. Pembangun

Sistem 6

600 *

mandays

JUMLAH (RM)

i. Kos Sumber Manusia

T / P

26

iDEC

Nama Dokumen: DOKUMEN REKABENTUK PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen:OPR/IDEC/DF07/REKABENTUK SISTEM No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: DOKUMEN REKABENTUK PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI Kod Dokumen:OPR/IDEC/ DF07/REKABENTUK SISTEM No. Isu:_01, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

4.0 ALIRAN PROSES ii. Aliran Aktiviti (Flow of Event)

4.0 ALIRAN PROSES ii. Aliran Aktiviti (Flow of Event)

P

iDEC

Nama Dokumen: BORANG PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/BR01/PEMBANGUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Nama Dokumen: BORANG PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/BR01/PEMBANGUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

(Format: OPR/PTJ/PEM/(BH/NT)/MMYYYY/BIL)

(Format: OPR/PTJ/PEM/(BH/NT/PL)/MMYYYY/BIL)

T

T A2: CADANGAN PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT ** Sekiranya permohonan pembangunan sistem aplikasi, sila sertakan

bersama Dokumen Pra-Keperluan Pembangunan Sistem Aplikasi

(OPR/IDEC/DF05/PRA-KEPERLUAN PEMBANGUNAN APLIKASI)

A2: CADANGAN PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT

27

iDEC Nama Dokumen: LOG PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/BL01/PEMBANGUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011

Nama Dokumen: LOG PERMOHONAN PEMBANGUNAN ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/BL01/PEMBANGUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Disahkan Oleh; (Tandatangan) Nama : Tarikh: Cap Rasmi :

T

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PEMBANGUNAN APLIKASI SECARA DALAMAN Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK34/ PEMBANGUNAN APLIKASI DALAMAN No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018 Dokumen baru diwujudkan, sila rujuk eISO

Baharu

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PEMBANGUNAN APLIKASI SECARA LUARAN Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK35/PEMBANGUNAN APLIKASI LUARAN No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018 Dokumen baru diwujudkan, sila rujuk eISO

Baharu

iDEC Nama Dokumen: BORANG AKUAN SERAHAN HASIL PEMBANGUNAN

ICT SECARA BERPERINGKAT

Kod Dokumen: OPR/iDEC/BR13/Serahan Pembangunan ICT Berperingkat No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018 Dokumen baru diwujudkan, sila rujuk eISO

Baharu

28

iDEC Nama Dokumen: LOG PENGGUNAAN BILIK MOCAP

Kod Dokumen: OPR/iDEC/BL15/MOCAP No. Isu:_01, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018 Dokumen baru diwujudkan, sila rujuk eISO

Baharu

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PEMBANGUNAN BAHARU SISTEM APLIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK01/APLIKASI

No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 11/03/2016

Dokumen digugurkan

P

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN BIRUNI GRID

COMPUTING

Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK07/GRID COMPUTING


Dokumen digugurkan

P

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN MOTION

CAPTURE

Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK11/MOTION CAPTURE


Dokumen digugurkan

P

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PEMBANGUNAN HUB INTEGRASI DATA (HID) Kod Dokumen: OPR.IDEC/AK27/HID


Dokumen digugurkan

P

iDEC Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PENAIKTARAFAN APLIKASI

Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK32/PENAIKTARAFAN APLIKASI


Dokumen digugurkan

P

iDEC

Nama Dokumen: BORANG PROSES PEPERIKSAAN PELAJAR

(OMR)

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BR04/PROSES OMR

No. Isu:02, No. Semakan:02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011

Dokumen digugurkan P

iDEC

Nama Dokumen: DOKUMEN SPESIFIKASI KEPERLUAN

SISTEM Kod Dokumen: OPR/IDEC/DF01/SPESIFIKASI

KEPERLUAN SISTEM



29

iDEC Nama Dokumen: SENARAI SEMAK PROSES KERTAS JAWAPAN

OMR

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SS02/JWP OMR



iDEC Nama Dokumen: PANDUAN OPERASI PROSES OMR

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BP02/PROSES OMR



iDEC Nama Dokumen: PANDUAN OPERASI PINDAH DATA OMR KE

SMP

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BP03/PINDAH DATA OMR



iDEC Nama Dokumen: SENARAI UTAMA ASET ICT UPM

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU01/ASET ICT



iDEC Nama Dokumen: SENARAI STAF IT PTJ (BERTANGGNGJAWAB

DALAM MENGURUSKAN PERISIAN)

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU02/STAF PERISIAN



iDEC Nama Dokumen: SENARAI PEMBEKAL PERISIAN

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU03/PEMBEKAL PERISIAN



iDEC Nama Dokumen: SENARAI UTAMA PERKHIDMATAN SOKONGAN

ICT

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU04/KHIDMAT SOKONGAN



iDEC Nama Dokumen: SENARAI PERISIAN BERLESAN

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU05/PERISIAN BERLESEN No. Isu:02, No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011


30

iDEC Nama Dokumen: SENARAI PERALATAN RAKAMAN

Kod Dokumen: OPR/IDEC/SU06/PERALATAN RAKAMAN No. Isu:02, No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014


iDEC Nama Dokumen: LOG PENGAMBILAN SALINAN PERISIAN

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BL09/SALINAN PERISIAN



iDEC LOG KERTAS JAWAPAN OMR

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BL10/JAWAPAN OMR



iDEC Nama Dokumen: LOG TEMPAHAN MAKMAL KOMPUTER

Kod Dokumen: OPR/IDEC/BL11/MAKMAL KOMPUTER



iDEC Nama Dokumen: LOG PEMBANGUNAN PERISIAN PENGGUNA

Kod Dokumen: PENGGUNA OPR/IDEC/BL14/PERISIAN

PENGGUNA



1



No. CPD Pemilik

Proses


Pemotongan (P) Asal Pindaan

QMS

(OPR):

iDEC

2/2018

iDEC Nama Dokumen: PROSEDUR PERKHIDMATAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/iDEC/P002 No. Isu:_02, No. Semakan:_06, Tarikh Kuatkuasa: 13/01/2017

Nama Dokumen: PROSEDUR PERKHIDMATAN ICT Kod Dokumen: UPM/OPR/iDEC/P002 No. Isu:_02, No. Semakan:_07, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan Terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ pada keseluruhan isi kandungan di dalam Prosedur Perkhidmatan ICT

P/T

Terma ‘zon’ dimansuhkan pada keseluruhan isi kandungan dalam Prosedur Perkhidmatan ICT

P

Perincian Rekod/Dokumen Rujukan

6.12 (a) Buat analisa penilaian perkhidmatan pada akhir bulan Mac, Jun, September dan Disember. (b) Sediakan laporan analisis keberkesanan baik pulih ICT dan analisa perkhidmatan sokongan ICT serta bentangkan laporan di mesyuarat berkaitan untuk tindakan penambahbaikan.

Laporan Analisis

Keberkesanan Baik Pulih

ICT (OPR/IDEC/LP05/

Analisis Keberkesanan

Baik Pulih)

Perincian Rekod/Dokume

n Rujukan

6.12 (a) Buat analisa penilaian perkhidmatan pada akhir bulan Mac, Jun, September dan Disember. (b) Sediakan laporan analisis keberkesanan baik pulih ICT dan analisa perkhidmatan sokongan ICT serta bentangkan laporan di mesyuarat berkaitan untuk tindakan penambahbaikan.

Sistem

Perkhidmatan

ICT (SPICT)

P/T

2

7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan

Senarai Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul

dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

Kuasa

Melupus

UPM/iDEC/100-7/1/14

Laporan Perkhidmatan

ICT

Laporan Analisis Perkhidmatan Sokongan ICT

Laporan Analisis Keberkesanan Baik Pulih ICT

Salinan minit mesyuarat yang berkaitan

Surat-surat berkaitan

Urusetia SPK

TWP PP Bilik Fail ISO

Minimum 5

Tahun

Ketua PTJ

P

3

No. CPD Pemilik

Proses



iDEC Nama Dokumen: PROFIL PERUNDING ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011

Nama Dokumen: PROFIL PERUNDING ICT Kod Dokumen: OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

T

iDEC Nama Dokumen: LAPORAN PERUNDINGAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/LP01/PERUNDINGAN ICT No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011

Nama Dokumen: LAPORAN PERUNDINGAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/LP01/PERUNDINGAN ICT No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/iDEC/LP01/Perundingan ICT

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

Kod Dokumen: OPR/iDEC/LP08/Perundingan ICT

P/T

1



No.

CPD

Pemilik

Proses Huraian Pindaan Dokumen *

Tambahan (T) /

Pemotongan (P)

Asal Pindaan

QMS

(OPR):

iDEC

2/2018

iDEC

Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan sokongan ICT No. Isu:_01, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 16/03/2018

Nama Dokumen: ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan sokongan ICT No. Isu:_01, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan Terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ pada keseluruhan isi kandungan di dalam Arahan Kerja Perkhidmatan Sokongan ICT

P/T

2.0 PERKHIDMATAN SIDANG VIDEO

2.1 DOKUMEN RUJUKAN


UPM/OPR/IDEC/P002 Prosedur Perkhidmatan ICT

2.2 PROSES TERPERINCI

BIL. ARAHAN TERPERINCI TANGGUNGJAWA

B

1. Kemaskini Log Permohonan

Perkhidmatan ICT

Staf IT

2. Persediaan sesi sidang video.

a) Pastikan semua peralatan sidang video (unit tetap dan unit mudah alih) berfungsi dengan baik dan boleh digunakan.

b) Buat tinjauan ke lokasi sidang video.

i) Periksa kemudahan

Staf IT

2.0 DOKUMEN RUJUKAN



OPR/IDEC/SU01/Perunding

ICT Profil Perunding ICT

T/P

2

sedia ada termasuk punca audio video, internet dan elektrik.

ii) Tentukan kedudukan peralatan bagi memastikan kelancaran sesi sidang video yang akan dilaksanakan.

3. Pasang peralatan sidang video di lokasi

dan pastikan semua peralatan dan

internet berfungsi dengan baik.

Staf IT

4. Laksanakan sesi pengujian sidang video

untuk memastikan sistem berfungsi

dengan baik sebelum sesi sebenar

dijalankan.

Staf IT

5. Laksanakan sesi sidang video

berdasarkan kepada keperluan

pemohon.

Staf IT

6. Sediakan bahan rakaman sidang video

(jika perlu).

Staf IT

3

3.0 TEMPAHAN MAKMAL KOMPUTER 3.1 DOKUMEN RUJUKAN





B

1. Kenal pasti maklumat permohonan

berdasarkan:

a) Bilangan peserta b) Tarikh program/kursus

Staf IT

2. Tentukan makmal yang bersesuaian

dengan permohonan (Rujuk Log

Tempahan Makmal Komputer

(OPR/iDEC/BL11/Makmal Komputer)).

a) Pastikan PC makmal berada dalam keadaan baik dan sedia untuk beroperasi.

Staf IT

3. Kenalpasti maklumat perisian yang

diperlukan

a) Jika PERLU perisian selain dari yang sedia ada dalam makmal, laksanakan Langkah 4.

b) Jika TIDAK PERLU, laksanakan Langkah 5.

Staf IT

4. Maklumkan kepada pemohon untuk

menyediakan perisian yang diperlukan

seminggu sebelum program/kursus

untuk membolehkan kerja-kerja

instalasi perisian dilaksanakan.

Staf IT

5. Daftarkan tempahan makmal ke dalam

Log Tempahan Makmal Komputer

(OPR/iDEC/BL11/Makmal Komputer).

Staf IT

3.0 PERKHIDMATAN

3.1 SOKONGAN PENGGUNA ICT

3.1.1 PERISIAN

BI

L. ARAHAN TERPERINCI

TANGGUNGJA

WAB

1. Terima permohonan daripada SPICT. Pekerja ICT

2. Laksana tugasan lakukan instalasi mengikut

perisian yang dipohon.

Pekerja ICT

3. Kemaskini maklumat dalam SPICT. Pekerja ICT

3.1.2 PERUNDINGAN ICT

BIL. ARAHAN TERPERINCI TANGGUNGJAWAB

1. Sediakan perunding:

(b) Kena lpasti jenis perundingan;

(c) Kenal pasti perunding (Rujuk Profil Perunding ICT (OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT)); dan

(d) Dapatkan persetujuan

daripada perunding yang

dikenalpasti.

Pekerja ICT

2. Lantik perunding mengikut

keperluan permohonan.

Pekerja ICT

3. Sediakan sesi perundingan:

(a) Kenalpasti tarikh dan tempat

perundingan; dan

(b) Maklumkan tarikh dan

tempat perundingan kepada

perunding dan pemohon.

Pekerja ICT

4. Lantik perundingan mengikut


Perunding

5. Sediakan Laporan Perundingan ICT

(OPR/iDEC/LP08/ Perundingan

ICT).

Pekerja ICT

P/T

4

3.2 INFRASRUKTUR ICT

3.2.1 RANGKAIAN

BI

L.

ARAHAN TERPERINCI TANGGUNGJAWAB

1. Laksanakan tugas mengikut sub kategori

kerja yang telah dimohon seperti berikut :

(a) Peralatan Rangkaian;

(b) Permohonan IP;

(c) Rangkaian Ad Hoc;

(d) Konfigurasi Switch/AP; dan

(e) Lain lain

Pekerja ICT

2. Jika permohonan berkaitan Peralatan

Rangkaian, Rangkaian Ad Hoc, Konfigurasi

Switch/AP dan Lain-lain, ikut langkah berikut

:

(a) Hubungi pemohon untuk

mendapatkan maklumat lanjut;

(b) Laksanakan perkhidmatan yang

diperlukan berdasarkan keperluan

pemohon dan Garis Panduan

Teknologi Komunikasi dan Maklumat

UPM; dan

(c) Kemaskini maklumat dalam SPICT.

Pekerja ICT

3. Jika permohonan berkaitan Permohonan IP,

ikut langkah berikut :

(a) Hubungi pemohon untuk

mendapatkan maklumat lanjut;




Teknologi Komunikasi dan

Maklumat UPM;

(c) Kemaskini log IP Static dalam

http://inet.upm.edu.my; dan

(d) Kemaskini maklumat dalam SPICT.

Pekerja ICT

T

http://inet.upm.edu.my/

5

3.2.2 KESELAMATAN ICT

BIL. ARAHAN TERPERINCI TANGGUNG

JAWAB

1. Laksanakan tugas mengikut sub kategori kerja

yang telah dimohon seperti berikut :

(a) Firewall;

(b) Insiden forensik;

(c) Imbasan Keselamatan ICT; dan

(d) Lain lain.

Pekerja ICT

2. Jika permohonan berkaitan Firewall, ikut

langkah berikut :

(a) Hubungi pemohon untuk mendapatkan

maklumat lanjut;

(b) Melaksanakan perkhidmatan yang


pemohon dan Garis Panduan Teknologi

Komunikasi dan Maklumat UPM; dan

(c) Kemaskini maklumat dalam SPICT.

Pekerja ICT

3. Jika permohonan berkaitan Insiden Forensik,



maklumat lanjut;





UPM; dan

(c) Kemaskini maklumat dalam SPICT

Pekerja ICT

4. Jika permohonan berkaitan Imbasan

Keselamatan ICT, ikut langkah berikut :


maklumat lanjut;






Pekerja ICT

5. Jika permohonan berkaitan perkhidmatan Lain-lain



Perunding

T


maklumat lanjut;

6





3.2.3 TELEKOMUNIKASI


JAWAB

1. Permohonan yang diterima melalui SPICT

hendaklah dinilai dan diluluskan. Arahan

pelaksanaan perlu dibuat kepada pekerja ICT

yang dipertanggungjawabkan.

Ketua

Seksyen


yang telah dimohon seperti berikut:

(a) Telefon Analog;

(b) Telefon VoIP;

(c) Faks; dan

(d) Khidmat Perundingan

Pekerja ICT

3. Laksanakan tugas mengikut sub-kategori kerja yang telah dimohon seperti berikut:


maklumat lanjut;





(c) Laksanakan tindakan mengikut

kategori permohonan:

(i) Baik Pulih ICT

(OPR/IDEC/GP02/BAIKPULIH)

(ii) Khidmat Sokongan ICT

(OPR/IDEC/AK31/ PERKHIDMATAN

SOKONGAN ICT)

Pekerja ICT

4. Isi laporan tindakan selepas perkhidmatan

telah selesai dilaksanakan di dalam Sistem

Perkhidmatan ICT (SPICT) dan maklum kepada

pemohon berkenaan status permohonan yang

telah dilaksanakan.

Pekerja ICT

T

7

3.2.4 PERKHIDMATAN SERVER


JAWAB


yang telah dimohon seperti berikut :

(a) Server/VM/Hosting;

(b) Domain Name Server-DNS;

(c) Konfigurasi Sistem Pengoperasian Server;

(d) Penempatan Server;

(e) Permohonan IP Pusat Data; dan

(f) Lain-lain

Pekerja ICT

2. Jika permohonan berkaitan Server/VM/Hosting,


(a) Kenal pasti keperluan

Server/VM/Hosting mengikut:

(i) Kelulusan Ketua PTJ/Ketua Projek

/JKPA

(ii) Spesifikasi (Core, RAM, Storan dan

Sistem Pengoperasian-Versi OS)

(b) Semak ketersediaan sumber mengikut

Cluster;

(c) Sekiranya sumber ada, sediakan server

mengikut permohonan atau kesesuaian

(setelah berbincang dengan pemohon);

dan

(d) Mewujudkan ID di server mengikut

permohonan.

Pekerja ICT

3. Jika permohonan berkaitan Domain Name

Server-DNS, ikut langkah berikut :

(a) Kenal pasti keperluan penggunaan

domain :

i. upm.edu.my

ii. upm.my

(b) Semak DNS yang ingin digunakan

menggunakan nslookup.

(c) Kenal pasti DNS samada domain baru

atau CNAME.

(d) Semak samada penggunaan DNS

menggunakan server/hosting dalam atau

luar UPM (IP atau pautan dari pemohon).

Pekerja ICT

T

8

(e) Jika infra (server atau storan) berada di luar UPM, maklumkan kepada pemohon tanggungjawab pemohon terhadap keselamatan aplikasi, data dan maklumat adalah di bawah tanggungjawab pemohon;

(f) Wujudkan DNS; dan (g) Jika permohonan tidak menyatakan

penggunaan DNS luaran, hanya DNS dalaman UPM sahaja yang diaktifkan.

4. Jika permohonan berkaitan Konfigurasi Sistem Pengoperasian Server, ikut langkah berikut :

(a) Semak permohonan samada instalasi baru, instalasi semula, tambah pakej atau naiktaraf versi OS;

(b) Semak compatibility versi OS dengan perkakasan yang digunakan; dan

(c) Laksanakan konfigurasi mengikut keperluan (space dan partition) berdasarkan permohonan.

Pekerja ICT

5. Jika permohonan berkaitan Penempatan Server, ikut langkah berikut :

(a) Semak penggunaan penggunaan server (Production/Disaster Recovery/Research) bagi menentukan lokasi penempatan server;

(b) Semak ruang rak di Pusat Data; (c) Sediakan IP yang diperlukan (DC, DRC,

MyREN, DMZ atau IP luar UPM). (d) Kemaskini log IP Static dalam

http://inet.upm.edu.my; dan (e) Kemaskini maklumat server dalam Sistem

DRCIM.

Pekerja ICT

6. Jika permohonan berkaitan Permohonan IP Pusat Data, ikut langkah berikut:

(a) Menghubungi pemohon untuk mendapatkan maklumat lanjut;

(b) Melaksanakan perkhidmatan yang diperlukan berdasarkan keperluan pemohon dan Garis Panduan Teknologi Komunikasi dan Maklumat UPM; dan

(c) Kemaskini log IP Static dalam http://inet.upm.edu.my.

Pekerja ICT

7. Jika permohonan berkaitan lain lain, kemaskini sistem SPICT.

Pekerja ICT

http://inet.upm.edu.my/

9

3.3 OPERASI

3.3.1 APLIKASI


1. Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan ICT Pekerja ICT

2. Analisa/Kenal pasti keperluan perkhidmatan yang dipohon.

Pekerja ICT

3. Laksanakan perkhidmatan. Pekerja ICT

4. Maklumkan kepada pemohon setelah perkhidmatan telah dilaksanakan untuk pengesahan tindakan.

Pekerja ICT

5. Kemaskini Permohonan Perkhidmatan ICT. Pekerja ICT

3.3.2 PENGURUSAN DATA DAN IMPLEMENTASI


1. Laksanakan tugas mengikut sub kategori kerja yang telah dimohon seperti berikut: (a) Backup aplikasi/data; (b) Wujudkan repos/DB; (c) HID; (d) Perundingan; (e) Production deployment; (f) Restore aplikasi/data; (g) Muatnaik/Muatturun; (h) UPM-ID; (i) Pengujian Data; dan (j) Lain-lain

Pekerja ICT

2. Jika permohonan berkaitan Backup aplikasi/data, ikut langkah berikut : (a) Laksanakan backup berdasarkan

permohonan; (b) Sediakan semakan log backup di server

backup untuk memastikan backup data yang djalankan adalah berjaya;

(c) Sekiranya terdapat proses backup yang tidak berjaya, kenalpasti punca masalah dan maklumkan kepada Penyelia Pekerja ICT untuk melaksanakan proses backup dan penghantaran semula secara manual;

(d) Sediakan salinan backup ke media storan yang telah ditentukan mengikut format <namadb_nomborIP_DAY_YYYYMMDD_HH:Mi>;

(e) Semak log server keatas backup tersebut; dan

(f) Lengkapkan Senarai Semak Backup Aplikasi / Data;

Pekerja ICT

T

T

10

3. Jika permohonan berkaitan create repos/Pangkalan Data,

ikut langkah berikut:

(a) Mewujudkan :

(i) repositori bagi aplikasi atau

(ii) pangkalan data

(b) Wujudkan:

(i) ID aplikasi bagi pangkalan data.

(ii) ID pengguna bagi repos

(c) Berikan kebenaran akses keatas repos/pangkalan

data.

Pekerja ICT

4. Jika permohonan berkaitan HID, ikut langkah berikut:

(a) Laksanakan perbincangan bersama pengguna bagi

mendapatkan maklumat lanjut mengenai

keperluan pengguna;

(b) Sediakan analisis keperluan pengguna dengan

menyediakan Dokumen Spesifikasi keperluan Hub

Integrasi Data;

(c) Sediakan jadual perancangan projek;

(d) Bangunkan modul berkaitan untuk tujuan integrasi

data;

(e) Laksanakan proses integrasi berdasarkan dokumen

spesifikasi keperluan Hub Integrasi Data;

(f) Sediakan Dokumen Ujian Penerimaan Pengguna -

Integrasi (UAT);

(g) Laksanakan sesi Ujian Penerimaan Pengguna -

Integrasi (UAT) bersama pengguna.

(h) Teliti dan selaraskan ulasan daripada keputusan

UAT yang direkodkan oleh pengguna dalam

Dokumen Ujian Penerimaan Pengguna (UAT);

(i) Laksanakan pembetulan atau penambahbaikkan

mengikut dokumen Ujian Penerimaan Pengguna

(UAT);

(j) Buat pengujian terhadap pembetulan atau

penambahbaikan berdasarkan ulasan yang

direkodkan oleh pengguna dalam dokumen Ujian

Penerimaan Pengguna UAT; dan

(k) Lengkapkan Senarai Semak Integrasi Data.

Pekerja ICT

5. Jika permohonan berkaitan Perundingan rujuk Proses

Terperinci Perundingan ICT.

Pekerja ICT

6. Jika permohonan berkaitan Production Deployment, ikut langkah berikut: (a) Laksanakan instalasi aplikasi (service) yang

berkaitan; (b) Laksanakan ujian keatas service aplikasi yang telah

diinstalasi; (c) Masukkan source code dari server pembangunan ke

server production; (d) Laksanakan pengujian ke atas sistem aplikasi yang

telah dimasukkan; dan (e) Lengkapkan Senarai Semak Pengujian Deployment

Pekerja ICT

11

Sistem Aplikasi (OPR/iDEC/SS07/Deployment Aplikasi).

7. Jika permohonan berkaitan restore aplikasi / data, ikut langkah berikut: (a) Kenal pasti salinan backup dari media simpanan

berdasarkan tarikh yang dipohon; (b) Laksanakan proses restore berdasarkan

permohonan; dan (c) Lengkapkan Borang Perlaksanaan Restore dan

Pengujian Backup.

Pekerja ICT

8. Jika permohonan berkaitan muatnaik / muatturun, ikut langkah berikut: (a) Laksanakan kerja berdasarkan permohonan; (b) Bagi proses muatnaik, muatnaik data/fail yang

disediakan ke destinasi yang dimohon; dan (c) Bagi proses muatturun, sediakan data/fail mengikut

format yang dimohon.

Pekerja ICT

9. Jika permohonan berkaitan UPM-ID, ikut langkah berikut: (a) Semakan status user upmid

(i) Buat semakan status user di https://upm-id.upm.edu.my/idm

(ii) Maklumkan status user. (b) Permohonan apliksi capaian ke LDAP

(i) Rujuk https://upm-id.upm.edu.my/wiki pada ruangan UPMID Panduan Integrasi Sistem dan Pembangun Sistem.

(ii) Maklumkan pada pemohon. (c) Permohonan LDAP slave (khas)

(i) Rujuk https://upm-id.upm.edu.my/wiki pada ruangan UPMID PanduanPenyelenggara

(ii) Maklumkan pada pemohon.

Pekerja ICT

10. Jika permohonan berkaitan Pengujian Data, ikut langkah berikut: (a) Laksanakan kerja berdasarkan permohonan; (b) Penyediaan data pengujian berdasarkan kriteria

berikut: (i) Jika data operasi yang sensitif ingin digunakan, ia

perlulah diubah untuk menjaga kerahsiaan maklumat yang ada di dalam data tersebut

(ii) Bila proses pengujian pembangunan atau naiktaraf aplikasi selesai, data operasi itu perlulah dimusnahkan untuk mengurangkan risiko keselamatan. Pemohon bertanggungjawab sepenuhnya sekiranya berlaku kebocoran maklumat yang disebabkan oleh kecuaian dalam tempoh pengujian data berkenaan.

(c) Data pengujian akan dihantar ke storan atau kaedah-kaedah lain yang telah dipersetujui bersama pemohon. Pemohon perlu membuat pengesahan data pengujian mengikut Prosedur Perkhidmatan ICT (UPM/OPR/iDEC/P002);

(d) Data pengujian yang telah selesai digunakan

Pekerja ICT

12

hendaklah dimusnahkan; dan (e) Lengkapkan Borang Perlaksanaan Restore dan

Pengujian Backup.

11. Jika permohonan berkaitan lain-lain, laksanakan kerja berdasarkan permohonan.

Pekerja ICT

3.3.3 MULTIMEDIA


JAWAB

1. PYB perlu memastikan permohonan perkhidmatan multimedia mematuhi tempoh masa berikut:

(a) Permohonan Montaj – sekurang-kurangnya EMPAT BELAS (14) hari sebelum tarikh serahan/dateline

(b) Permohonan Video Korporat – sekurang-kurangnya DUA (2) bulan sebelum tarikh serahan/dateline

Pekerja ICT

2. Kelulusan untuk pelaksanaan perkhidmatan

oleh PYB adalah berdasarkan

(a) LULUS/DILAKSANAKAN jika mematuhi

langkah 1 dan tidak mengganggu proses

kerja perkhidmatan multimedia yang lain

(jika ada)

(b) DIBATALKAN/DITOLAK jika tidak

mematuhi langkah 1 dan mengganggu

proses kerja perkhidmatan multimedia

sedia ada

Pekerja ICT

3. PYB perlu menentukan Pekerja ICT PTJ yang

sesuai untuk menyediakan perkhidmatan

multimedia tersebut.

Pekerja ICT

4. Pastikan storyline/skrip penceritaan

perkhidmatan multimedia diserahkan oleh

pemohon selewat-lewatnya TIGA (3) hari

selepas permohonan diluluskan

Pekerja ICT

5. Kenal pasti keperluan perkhidmatan

multimedia adalah seperti langkah berikut:

(a) Storyline/skrip penceritaan;

(b) Rekabentuk konsep cadangan (jika

berkaitan);

(c) Sumber audio/video/gambar yang

berkaitan (jika ada);

Pekerja ICT

T

13

(d) Penggambaran video/rakaman suara (jika

ada)

(e) Peruntukan yang berkaitan (jika ada)

6. Pastikan sumber audio/video/gambar yang

berkaitan (jika ada) diserahkan oleh pemohon

selewat-lewatnya DUA (2) hari selepas

storyline/skrip penceritaan diterima.

Pekerja ICT

7. Pastikan storyline/skrip penceritaan disahkan

oleh Jawatankuasa/Ketua PTJ pemohon

sebelum melaksanakan perkhidmatan.

Pekerja ICT

8. Laksanakan proses perkhidmatan multimedia

berdasarkan kepada keperluan permohonan.

Pekerja ICT

9. Prebiu produk multimedia kepada pemohon

hendaklah tidak melebihi DUA (2) sesi prebiu

sahaja.

Pekerja ICT

10. Pengubahsuaian perkhidmatan multimedia

hanya akan dilaksanakan sekiranya ianya tidak

melebihi 20% daripada idea asal yang telah

disahkan

Pekerja ICT

11. Serah produk multimedia kepada pemohon

mengikut format yang dikehendaki.

Pekerja ICT

12. Sumber multimedia seperti audio, video dan gambar hanya akan disimpan dalam tempoh setahun dan akan dipadam jika ruang storan melebihi 80%

Pekerja ICT

13. Storyline/skrip penceritaan dan rekabentuk konsep cadangan (jika ada), hanya akan disimpan dalam tempoh setahun dan akan dipadamkan

Pekerja ICT

14

3.3.4 SIDANG VIDEO

BIL ARAHAN TERPERINCI TANGGUNG JAWAB

1. Terima permohonan melalui Sistem Perkhidmatan ICT (SPICT)

Pekerja ICT

2. Persediaan sesi sidang video. (a) Pastikan semua peralatan sidang video (unit tetap

dan unit mudah alih) berfungsi dengan baik dan boleh digunakan.

(b) Buat tinjauan ke lokasi sidang video. (i) Periksa kemudahan sedia ada termasuk punca

audio video, internet dan elektrik. (ii) Tentukan kedudukan peralatan bagi

memastikan kelancaran sesi sidang video yang akan dilaksanakan.

Pekerja ICT

3. Pasang peralatan sidang video di lokasi dan pastikan semua peralatan dan internet berfungsi dengan baik.

Pekerja ICT

4. Laksanakan sesi pengujian sidang video untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik sebelum sesi sebenar dijalankan.

Pekerja ICT

5. Laksanakan sesi sidang video berdasarkan kepada keperluan pemohon.

Pekerja ICT

6. Sediakan bahan rakaman sidang video (jika perlu).

Pekerja ICT

3.3.5 RAKAMAN DAN PENYIARAN VIDEO

BIL. ARAHAN TERPERINCI TANGGUNGJ

AWAB

1. Buat tinjauan ke lokasi rakaman video. (a) Periksa kemudahan sedia ada termasuk punca audio,

internet dan elektrik. (b) Tentukan kedudukan peralatan bagi memastikan

kelancaran kerja-kerja rakaman yang akan dilaksanakan.

Pekerja ICT Pemohon

2. Buat persediaan peralatan rakaman (Rujuk Senarai Peralatan Rakaman (OPR/IDEC/SU06/PERALATAN RAKAMAN)) dan memastikan peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Pekerja ICT

3. Pasang peralatan di lokasi dan pastikan semua peralatan berfungsi dengan baik.

Pekerja ICT

4. Laksanakan proses rakaman berdasarkan kepada keperluan permohonan.

Pekerja ICT

5. Rakaman melibatkan live streaming? (a) Jika YA, laksanakan Langkah 7. (b) Jika TIDAK, laksanakan Langkah 6.

Pekerja ICT

6. (a) Laksanakan kerja-kerja penyuntingan keatas bahan rakaman bagi memastikan kualiti bahan rakaman menepati kehendak pemohon.

(b) Sediakan bahan rakaman mengikut format dikehendaki oleh pemohon.

Pekerja ICT

T

15

7. (a) Tentukan bit rate yang sesuai untuk streaming. (b) Pastikan encoder dapat mencapai server streaming. (c) Periksa hasil streaming dari youtube UPM / iDEC.

Pekerja ICT

8. Buat penyuntingan video yang dirakam. Pekerja ICT

9. Muatnaik video yang telah disunting ke dalam NAS (Network Attached Storage).

Pekerja ICT

10. Emel pautan video yang telah dimuatnaik kepada pemohon yang berkenaan. Pautan sah untuk ENAM (6) bulan sahaja.

Pekerja ICT

11. Video yang telah melebihi ENAM (6) bulan akan dipadam sekiranya ruang storan telah melebihi 80%.

Pekerja ICT

3.3.6 MOTION CAPTURE


1. Daftarkan penggunaan studio Motion Capture (MOCAP) ke dalam Log Penggunaan Bilik MOCAP (OPR/iDEC/BL15/MOCAP).

Pekerja ICT

2. Sediakan studio MOCAP adalah seperti langkah berikut:

(a) Sediakan studio MOCAP (Rujuk Senarai Semak Bilik MOCAP (OPR/iDEC/SS04/Bilik MOCAP)).

(b) Pastikan studio berada dalam keadaan baik dan sedia untuk beroperasi.

(c) Pastikan sut MOCAP dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Pekerja ICT

3. Sediakan peralatan rakaman seperti langkah berikut: (a) Pastikan peralatan MOCAP berfungsi dengan baik. (b) Pastikan sistem mempunyai ruang storan yang

mencukupi untuk menyimpan data rakaman. (c) Pastikan sut MOCAP telah dilekatkan dengan

marker pada kedudukan seperti diperlukan. (d) Buat pengujian rakaman gerakan untuk

memastikan sistem telah sedia digunakan.

Pekerja ICT

4. Laksanakan proses rakaman Motion Capture berdasarkan kepada keperluan permohonan.

Pekerja ICT

5. Lihat semula hasil rakaman. (a) Jika ADA sebarang pembetulan, ulang Langkah 4. (b) Jika TIADA sebarang pembetulan, laksanakan

Langkah 6.

Pekerja ICT

6. Laksanakan proses suntingan hasil rakaman bagi memastikan kualiti rakaman menepati kehendak pemohon.

Pekerja ICT

7. Sediakan bahan rakaman mengikut format dikehendaki pemohon.

Pekerja ICT

T

16

3.3.7 PENDAFTARAN APPS KE PLAY STORE/APPLE STORE


1. Terima permohonan melalui Sistem Perkhidmatan ICT (SPICT)

Pekerja ICT

2. PYB perlu memastikan permohonan pendaftaran ke Play Store/Apple Store adalah sekurang-kurangnya TUJUH (7) hari sebelum tarikh diperlukan.

Pekerja ICT

3. Janakan ID Apps untuk keperluan compile dan maklumkan kepada pemohon.

Pekerja ICT

3. PYB perlu memastikan perkara berikut semasa menerima sumber apps:

(a) Jenis pendaftaran (Play Store/Apple Store/kedua-duanya)

(b) Sumber apps diserahkan dalam bentuk folder lengkap

(c) ID Apps yang digunakan seperti yang didaftarkan

(d) Versi apps

Pekerja ICT Pemohon

4. Laksanakan proses pendaftaran berdasarkan kepada keperluan permohonan.

Pekerja ICT

5. Maklumkan kepada pemohon sebarang maklumbalas daripada Play Store/Apple Store sepanjang proses pendaftaran.

Pekerja ICT

6. Maklumkan kepada pemohon apabila pendaftaran selesai.

Pekerja ICT

17

3.4 PERKHIDMATAN LAIN

3.4.1 TEMPAHAN MAKMAL


JAWAB

1. Kenal pasti maklumat permohonan berdasarkan:

(a) Bilangan peserta (b) Tarikh program/kursus

Pekerja ICT

2. Tentukan makmal yang bersesuaian dengan

permohonan. Pastikan komputer makmal

berada dalam keadaan baik dan sedia untuk

beroperasi.

Pekerja ICT

3. Kenalpasti maklumat perisian yang diperlukan:

(a) Jika PERLU perisian selain dari yang sedia ada dalam makmal, laksanakan Langkah 4.

(b) Jika TIDAK PERLU, laksanakan Langkah 5.

Pekerja ICT

4. Maklumkan kepada pemohon untuk

menyediakan perisian yang diperlukan TUJUH

(7) hari sebelum program/kursus untuk

membolehkan kerja-kerja instalasi perisian

dilaksanakan.

Pekerja ICT

5. Kemaskini maklumat dalam SPICT Pekerja ICT

4.0 PERMOHONAN PERISIAN BERLESEN UPM 4.1 DOKUMEN RUJUKAN



OPR/IDEC/SU02/Staf Perisian Senarai Staf IT PTJ

(bertanggungjawab dalam

P

T

18

menguruskan perisian)



1. Periksa dokumen permohonan.

Pastikan jenis perisian yang hendak

dimohon dinyatakan dengan merujuk

kepada Senarai Perisian Berlesen

(OPR/iDEC/SU05/ Perisian Berlesen).

Staf IT

2. Buat salinan perisian. Staf IT

3. Instalasi perisian Lakukan instalasi

perisian yang dipohon.

Staf IT

4.0 PERUNDINGAN ICT 5.1 DOKUMEN RUJUKAN



OPR/IDEC/SU01/Perunding ICT Profil Perunding ICT



B


Perkhidmatan.

Staf IT

2. Sediakan perunding:

a) Kenalpasti jenis perundingan. b) Kenalpasti perunding (Rujuk Profil

Perunding ICT (OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT).

c) Dapatkan persetujuan daripada perunding yang dikenalpasti.

Staf IT

3. Lantik perunding mengikut keperluan

permohonan.

Staf IT

P

19

4. Sediakan sesi perundingan:

a) Kenalpasti tarikh dan tempat perundingan.

b) Maklumkan tarikh dan tempat perundingan kepada perunding dan pemohon.

Staf IT

5. Laksanakan perundingan mengikut


Staf IT PTJ

Perunding

Pemohon

6. Sediakan Laporan Perundingan ICT

(OPR/iDEC/LP01/ Perundingan ICT).

Staf IT

6.0 BAIK PULIH PANGKALAN DATA ICT 6.1 DOKUMEN RUJUKAN





1. Buat analisis masalah pangkalan data. Pengurus Projek Ahli Projek

2. Pilih pita mengikut tarikh backup

diperlukan.

Ahli Projek

3. Lakukan proses restore backup

mengikut keperluan/ kesesuaian

merujuk manual berkaitan.

Untuk pangkalan data Oracle:

a) Jika restore backup data, rujuk Manual Perlaksanaan Backup And Data Recovery (Oracle).

b) Jika restore backup pangkalan data, rujuk Manual Perlaksanaan Backup and Recovery Basics.

Untuk pangkalan data MySQL:

a) Jika restore backup data, rujuk

Ahli Projek

P

20

Manual Perlaksanaan Beginning PHP5 and MySQL5 from Novice to Professional Second Edition W. Jason Gilmore, Chapter26.

4. Maklumkan kepada pengguna. Ahli Projek

7.0 PERKHIDMATAN SISTEM APLIKASI

7.1 DOKUMEN RUJUKAN






Perkhidmatan.

Staf IT

2. Analisa/Kenalpasti keperluan

perkhidmatan yang dipohon.

Staf IT

3. Laksanakan perkhidmatan. Staf IT

4. Maklumkan kepada pemohon setelah

perkhidmatan telah dilaksanakan

untuk pengesahan tindakan.

Staf IT

5. Kemaskini Permohonan

Perkhidmatan ICT.

Staf IT

P

21

8.0 PERKHIDMATAN PANGKALAN DATA ICT

8.1 DOKUMEN RUJUKAN






Perkhidmatan ICT.

Staf IT

2. Analisa/kenalpasti keperluan

perkhidmatan yang dipohon.

Staf IT

3. Laksanakan perkhidmatan. Staf IT

4. Maklumkan kepada pemohon setelah

perkhidmatan telah dilaksanakan.

Staf IT

5. Kemaskini Permohonan

Perkhidmatan.

Staf IT

P

9.0 PERKHIDMATAN INFRASTRUKTUR ICT

9.1 DOKUMEN RUJUKAN





1. Permohonan yang diterima hendaklah

dinilai dan diluluskan. Arahan

pelaksanaan perlu dibuat kepada staf

IT yang dipertanggungjawabkan.

Ketua Seksyen

2. Maklumkan keputusan permohonan

kepada pemohon.

Staf IT

P

22

3. Melaksanakan perkhidmatan yang




UPM.

Staf IT

4. Dapatkan pengesahan penerimaan

dan penilaian perkhidmatan daripada

pemohon.

Staf IT


Perkhidmatan ICT.

Staf IT

10.0 PERKHIDMATAN MULTIMEDIA

10.1 DOKUMEN RUJUKAN





1. Apabila menerima permohonan, PYB

mestilah menentukan skop

permohonan perkhidmatan

multimedia.

PYB perlu meluluskan dan

menentukan Staf IT PTJ yang sesuai

untuk menyediakan perkhidmatan

multimedia tersebut.

Staf IT

2. Kenalpasti keperluan permohonan

berdasarkan:

a) Tempoh masa perlaksanaan. b) Rekabentuk konsep cadangan

(jika berkaitan).

Staf IT

3. Laksanakan proses perkhidmatan

multimedia berdasarkan kepada


Staf IT

P

23

4. Sediakan produk multimedia

mengikut format dikehendaki oleh

pemohon.

Staf IT

5. Serah produk multimedia kepada

pemohon.

Staf IT

11.0 PERKHIDMATAN RAKAMAN DAN PENYIARAN VIDEO

11.1 DOKUMEN RUJUKAN





1. Buat tinjauan ke lokasi rakaman

video.

a) Periksa kemudahan sedia ada termasuk punca audio, internet dan elektrik.

b) Tentukan kedudukan peralatan bagi memastikan kelancaran kerja-kerja rakaman yang akan dilaksanakan.

Staf IT

Pemohon

2. Buat persediaan peralatan rakaman

(Rujuk Senarai Peralatan Rakaman)

dan memastikan peralatan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan.

Staf IT

3. Pasang peralatan di lokasi dan

pastikan semua peralatan berfungsi

dengan baik.

Staf IT

4. Laksanakan proses rakaman

berdasarkan kepada keperluan

permohonan.

Staf IT

5. Rakaman melibatkan live streaming?

a) Jika YA, laksanakan Langkah 7.

b) Jika TIDAK, laksanakan Langkah 6.

Staf IT

P

24

6. a) Laksanakan kerja-kerja penyuntingan keatas bahan rakaman bagi memastikan kualiti bahan rakaman menepati kehendak pemohon.

b) Sediakan bahan rakaman mengikut format dikehendaki oleh pemohon.

Staf IT

7. a) Tentukan bit rate yang sesuai untuk streaming.

b) Pastikan encoder dapat mencapai server streaming.

c) Periksa hasil streaming dari youtube UPM / iDEC.

Staf IT

8. Buat penyuntingan video yang dirakam.

Staf IT

9. Muatnaik video yang telah disunting ke dalam NAS (Network Attached Storage).

Staf IT

10. Email pautan video yang telah dimuatnaik kepada pemohon yang berkenaan. Pautan sah untuk 6 bulan sahaja.

Staf IT

11. Video yang telah melebihi 6 bulan akan dipadam sekiranya ruang storan telah melebihi 80%.

Staf IT

1



No. CPD Pemilik

Proses



QMS

(OPR):

iDEC

2/2018

iDEC Nama Dokumen: PROSEDUR PENYELENGGARAAN ICT Kod Dokumen:UPM/OPR/IDEC/P003 No. Isu:_02, No. Semakan:_07, Tarikh Kuatkuasa: 16/03/2018

Nama Dokumen: PROSEDUR PENYELENGGARAAN ICT Kod Dokumen:UPM/OPR/IDEC/P003 No. Isu:_02, No. Semakan:_08, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan Terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ pada keseluruhan isi kandungan di dalam Prosedur Penyelenggaraan ICT

P/T


OPR/IDEC/GP01/

Penyelenggaraan

Garis Panduan Penyelenggaraan

ICT

UPM/SOK/KEW-

AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset

OPR/IDEC/SU01/Aset

ICT Senarai Utama Aset ICT UPM

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


OPR/IDEC/GP01/

Penyelenggaraan

Garis Panduan Penyelenggaraan

ICT

UPM/SOK/KEW-

AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset Alih

P/T

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Staf ICT : Pegawai Teknologi Maklumat/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik Komputer/ Staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Pekerja ICT : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Penolong Jurutera / Juruteknik Komputer/ Pekerja lain yang dilantik untuk mengurus ICT

P/T

2

7.0 REKOD


Senarai Rekod

Tanggungjaw

ab

Mengumpul

dan

Memfail

Tanggungjaw

ab

Menyelengga

ra

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

1. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Penyelenggaraan Berkala Luaran ICT

Butiran Aset ICT

Kontrak Dokumen

Minit Keputusan JKKICT Universiti (jika berkaitan)

Laporan Penyelenggaraan ICT (OPR /IDEC/LP02/ Penyelenggaraan)

Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Penyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan)

Log Penyelenggaraan Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/ Penyelenggaraan Harian) (jika berkaitan)

Log Penyelenggaraan BerkalaTahunan (OPR / IDEC /BL03/ Penyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan)

Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OPR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan)

Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Fail/Rak Fail

3 Tahun

7.0 REKOD


Senarai Rekod

Tanggungjaw

ab

Mengumpul

dan

Memfail

Tanggungjaw

ab

Menyelengga

ra

Tempat dan

Tempoh

Simpanan

1. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Penyelenggaraan Berkala Luaran ICT

Butiran Aset ICT

Kontrak Dokumen

Minit Keputusan JKKICT Universiti (jika berkaitan)

Laporan Penyelenggaraan ICT (OPR /IDEC/LP02/ Penyelenggaraan)

Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Penyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan)


Log Penyelenggaraan BerkalaTahunan (OPR / IDEC /BL03/ Penyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan)

Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OPR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan)

Pekerja ICT / Pegawai Aset

PTJ


PTJ

Bilik Fail/Rak Fail

3 Tahun

P/T

3

2. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Penyelenggaraan Berkala Dalaman ICT

Butiran Aset ICT

Laporan Penyelenggaraan ICT (OPR / IDEC /LP02/ Penyelenggaraan)

Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/

Penyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan)


Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan (OPR / IDEC /BL03/ Penyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan)

Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Fail/Rak Fail

3 Tahun

3 UPM/iDEC/300-2/4/2

Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT

• Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT (OPR/ IDEC /LP04/ Keberkesanan Penyelenggaraan)

• Laporan Analisis Penyelenggaraan ICT (OPR/ IDEC

Urus Setia

SPK

TWP PP Bilik Fail ISO di

iDEC

3 Tahun

Pengara

h iDEC

2. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Penyelenggaraan Berkala Dalaman ICT

Butiran Aset ICT

Laporan Penyelenggaraan ICT (OPR / IDEC /LP02/ Penyelenggaraan)

Senarai Semak Penyelenggaraan Komputer (OPR / IDEC /SS01/

Penyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan)


Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan (OPR / IDEC /BL03/ Penyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan)


PTJ


PTJ

Bilik Fail/Rak Fail

3 Tahun

3. UPM/iDEC/300-2/4/2

Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT

• Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT (OPR/ IDEC /LP04/ Keberkesanan Penyelenggaraan)

• Laporan Analisis Penyelenggaraan ICT (OPR/ IDEC

Urus Setia

SPK

TWP PP Bilik Fail/Rak

Fail

3 Tahun

P/T

P/T

4

/LP01/Analisis Penyelenggaraan)

4.

UPM/(KOD PTJ)/300-2/3/2 Senarai Utama Aset ICT • Senarai Utama

Aset ICT (OPR/ IDEC /SU01/Aset ICT)

Staf IT PTJ

Penyelia PTJ

Bilik Fail/Rak

Fail

3 Tahun

/LP01/Analisis Penyelenggaraan)

iDEC Nama Dokumen: GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/GP01/Penyelenggaraan No. Isu:_02, No. Semakan:_06, Tarikh Kuatkuasa: 13/01/2017

Nama Dokumen: GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN ICT Kod Dokumen: OPR/IDEC/GP01/Penyelenggaraan No. Isu:_02, No. Semakan:_07, Tarikh Kuatkuasa: 17/08/2018

Perubahan Terma ‘staf’ kepada ‘pekerja’ pada keseluruhan isi kandungan di dalam Garis Panduan Penyelenggaraan ICT

P/T

Perubahan terma ‘staf IT PTJ’ kepada ‘pekerja ICT’ pada keseluruhan isi kandungan di dalam Garis Panduan Penyelenggaraan ICT P/T

3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/OPR/IDEC/P003 Prosedur Penyelenggaraan ICT

UPM/SOK/KEW-AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset

OPR/IDEC/SU01/Aset ICT Senarai Utama Aset ICT UPM

3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/OPR/IDEC/P003 Prosedur Penyelenggaraan ICT

UPM/SOK/KEW-AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset Alih

P/T

4.0 KENALPASTI PENYELENGGARAAN ICT Kenalpasti penyelenggaraan ICT dengan merujuk Senarai Utama Aset ICT UPM (OPR/ICT/SU01/Aset ICT) sedia ada yang disediakan oleh PTJ, yang memerlukan penyelenggaraan berdasarkan kriteria berikut :

a) Digunakan sepanjang masa/berterusan; b) Memenuhi keperluan dasar keselamatan ICT dan akta

berkaitan; c) Memberi kesan ketidaksempurnaan operasi

Jabatan/Universiti; d) Menjejaskan imej Universiti; e) Memenuhi keperluan semasa pengguna; dan f) Syor daripada Staf IT PTJ/pembekal.

4.0 KENALPASTI PENYELENGGARAAN ICT Kenalpasti penyelenggaraan ICT dengan merujuk Butiran Aset ICT yang disediakan oleh Pekerja ICT atau pekerja PTJ, yang memerlukan penyelenggaraan berdasarkan kriteria atau keperluan berikut :

a) Digunakan sepanjang masa/berterusan; b) Memenuhi keperluan dasar keselamatan ICT dan

akta berkaitan; c) Memberi kesan ketidaksempurnaan operasi

Jabatan/Universiti; d) Menjejaskan imej Universiti; e) Memenuhi keperluan semasa pengguna; dan f) Syor daripada Pekerja ICT /pembekal.

P/T

5

g) Permohonan perkhidmatan penyelenggaraan dalaman daripada pengguna.

5.0 PENYEDIAAN LOG KEKERAPAN PENYELENGGARAAN

ICT

Sediakan Log Kekerapan Penyelenggaraan ICT dengan

menggunakan Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan

(OPR/IDEC/BL03/Penyelenggaraan Tahunan) untuk

penyelenggaraan bulanan atau tahunan.

6.0 PENYEDIAAN LOG KEKERAPAN PENYELENGGARAAN

ICT

Sediakan Log Kekerapan Penyelenggaraan ICT

dengan menggunakan Log Penyelenggaraan Berkala

Tahunan (OPR/IDEC/BL03/Penyelenggaraan Tahunan)

untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan dalam

bulan Januari setiap tahun.

T

25

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)

Peneraju Proses: PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI (iDEC)

Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat Pengurusan iDEC Kali ke- 100 (Bil. 6/2018)

Tarikh Mesyuarat: 5 Julai 2018

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 17 Ogos 2018

Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

huraian pindaan dokumen iso upmreg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian pindaan/2018/kutkuasa...

Documents