huong dan trinh bay do an

9
  TĂNG TC TRÌNH BÀY BÁO CÁO DNG WORD Hunh Nguyn Anh Khoa-HC04BSH Vic báo cáo thí nghim theo mu có sn hoc theo dng tng bài riêng l có v như không còn l l m gì na so vớ i các bn khóa 06 tr ở  v  sau. Tuy nhiên, khi bướ c vào hc k  7, các b n s phi đối mt vớ i các môn thí nghim mà bài báo cáo đượ c tính theo đơ n v “cu n”. Đặc bi t hơ n, hai cun đồ án và lun văn vn luôn đón chờ  chúng ta phía tr ướ c. Vì vy, hãy chun b sn sàng để chăm chút cho các cun y đượ c tươ m tt và hãy luôn nhớ  r ng: “Làm càng chun, đim càng cao”. Vy thế nào là chun? Hãy ly chun ca cun lun văn làm chun cho tt c các cun còn li. Các bn c  vào thư vi n Khoa Hóa và mua mt s  p “Qui định trình  bày lu n v ăn t t nghi p” mớ i nht. Bt đầu t  nh ng bài báo cáo thí nghim, hãy t p làm theo qui định y để đến lúc lm lun văn không phi ngỡ  ngàng. Hu hết qui cách trình bày s nm trong cái s p đó tr  mt s yếu cu riêng ca B môn. C t h như sau : - Kích thướ c ch trong phn n i dung (body) là 13 thay vì 12. Ch to đọc cho d vì các thy cô phi đọc mt l n my ch c cun. Nhưng không phi vì vy mà chn size 14 nhé !!! - Line spacing là 1.3 thay vì 1.5. Chc có l vì ch đã to r i nên không cn khong cách xa quá. Để chn Line spacing là 1.3, vào Format  Paragraph. Tai ô Line spacing chn “Multiple” và ô At k ế bên đó chn 1.3. - Tên khoa hc ca loài thì viết thườ ng, in nghiêng và viết hoa ch đầu. Chng hn: Saccharomyces cerevisae, Bacillus subtilis, Staphylococcus aures,  Plumbago roseaviết tt thì ch viết ch đầu viết hoa nghiêng r i chm 1 cái, viết tên đuôi (cũng nghiêng tut) như sau: S. cerevisae, B. subtilis, S. aures, P. rosea. Nếu viết tên chi thì các ch sp. hoc spp. không viết nghiêng và phi có du chm như  Bacillus sp., Saccharomyces sp. - Tên enzyme, tên protein không vi ết nghiêng cũng không vi ết hoa (tr  tr ườ ng hợ  p đầu câu).  Ngoài ra, có mt s ch trong s p qui định cũng cn phi nói rõ không thôi s không ít ngườ i bi r i. Nht là phn tài liu tham kho. Tài liu tham kho phi có ngun gc rõ ràng, đáng tin cy, có ngườ i chu trách nhim v ni dung trong tài li u y. Theo đó, độ đáng tin cy c a các loi TLTK đượ c xế  p gi m d n t  Sách, đến bài  báo trên t p chí, đến bài báo trong hi ngh khoa hc, r i đến lun văn, lun án và

Upload: van-nguyen

Post on 12-Jul-2015

58 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 1/9

 

TĂNG TỐC TRÌNH BÀY BÁO CÁO

DẠNG WORDHuỳnh Nguyễn Anh Khoa-HC04BSH

Việc báo cáo thí nghiệm theo mẫu có sẵn hoặc theo dạng từng bài riêng lẽ có vẻ 

như không còn lạ lẫm gì nữa so vớ i các bạn khóa 06 tr ở về sau. Tuy nhiên, khi bướ c

vào học k ỳ 7, các bạn sẽ phải đối mặt vớ i các môn thí nghiệm mà bài báo cáo đượ c

tính theo đơ n vị “cuốn”. Đặc biệt hơ n, hai cuốn đồ án và luận văn vẫn luôn đón chờ  

chúng ta phía tr ướ c. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn sàng để chăm chút cho các cuốn ấy

đượ c tươ m tất và hãy luôn nhớ r ằng: “Làm càng chuẩn, điểm càng cao”.

Vậy thế nào là chuẩn? Hãy lấy chuẩn của cuốn luận văn làm chuẩn cho tất cả 

các cuốn còn lại. Các bạn cứ vào thư viện Khoa Hóa và mua một sấ p “Qui định trình bày luận văn tốt nghiệ p” mớ i nhất. Bắt đầu từ những bài báo cáo thí nghiệm, hãy tậ p

làm theo qui định ấy để đến lúc lảm luận văn không phải ngỡ ngàng. Hầu hết qui cách

trình bày sẽ nằm trong cái sấ p đó tr ừ một số yếu cầu riêng của Bộ môn. Cụ thể như 

sau :

-  Kích thướ c chữ trong phần nội dung (body) là 13 thay vì 12. Chữ to đọc cho

dễ vì các thầy cô phải đọc một lần mấy chục cuốn. Nhưng không phải vì vậy

mà chọn size 14 nhé !!!

-  Line spacing là 1.3 thay vì 1.5. Chắc có lẽ vì chữ đã to r ồi nên không cần

khoảng cách xa quá. Để chọn Line spacing là 1.3, vào Format Paragraph.

Tai ô Line spacing chọn “Multiple” và ô At k ế bên đó chọn 1.3.

-  Tên khoa học của loài thì viết thườ ng, in nghiêng và viết hoa chữ đầu. Chẳng

hạn: Saccharomyces cerevisae, Bacillus subtilis, Staphylococcus aures,

 Plumbago rosea… viết tắt thì chỉ viết chữ đầu viết hoa nghiêng r ồi chấm 1

cái, viết tên đuôi (cũng nghiêng tuốt) như sau: S. cerevisae, B. subtilis,

S. aures, P. rosea. Nếu viết tên chi thì các chữ sp. hoặc spp. không viếtnghiêng và phải có dấu chấm như  Bacillus sp., Saccharomyces sp.

-  Tên enzyme, tên protein không viết nghiêng cũng không viết hoa (tr ừ tr ườ ng

hợ  p đầu câu).

 Ngoài ra, có một số chỗ trong sấ p qui định cũng cần phải nói rõ không thôi sẽ có

không ít ngườ i bối r ối. Nhất là phần tài liệu tham khảo. Tài liệu tham khảo phải có

nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy, có ngườ i chịu trách nhiệm về nội dung trong tài liệu

ấy. Theo đó, độ đáng tin cậy của các loại TLTK đượ c xế p giảm dần từ Sách, đến bài báo trên tạ p chí, đến bài báo trong hội nghị khoa học, r ồi đến luận văn, luận án và

Page 2: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 2/9

cuối cùng là trang web. Trang web thì thông thườ ng để lấy hình ảnh chứ nội dung

trên đó thì bị hạn chế sử dụng vì không đáng tin cậy cho lắm. Hỏi để vui chứ các bạn

sẽ ngh ĩ sao nếu đọc đượ c ở  đâu đó có ghi TLTK là www.google.com? Cần phân biệt

giữa việc trích dẫn tài liệu tham khảo trong nội dung bài viết và việc liệt kê tài liệu

tham khảo cuối bài. Phần liệt kê cho biết bạn đã tham khảo những tài liệu của ai? ở  

đâu? còn phần trích dẫn giúp ngườ i đọc biết đượ c cụ thể số liệu vừa đề cậ p, k ết quả 

vừa nói đến là nằm trong tài liệu nào trong cái list tài liệu bên dướ i. Phần này mà làm

lơ mơ không cẩn thận thì coi chừng bị kiện vì tội ăn cắ p bản quyền (hic). Phần liệt kê

tài liệu tham khảo ở mỗi khoa hoặc mỗi bộ môn có mỗi qui định riêng cho nên không

nhất thiết là làm đúng như trong sấ p qui định. Theo thống nhất của các thầy cô CNSH

thì trình bày như sau:

-  Tách tài liệu tham khảo tiếng Việt và tiếng nướ c ngoài ra thành hai phần. Nếutài liệu của tác giả là ngườ i Việt nhưng viết bằng tiếng nướ c ngoài và đượ c

đăng tr ện các tạ  p chí nướ c ngoài thì tính là tài liệu tham khảo nướ c ngoài.

 Nếu tác giả là ngườ i nướ c ngoài viết tài liệu bằng tiếng Việt thì tính là tài liệu

tiếng Việt (cái này hơ i bị hiếm, chưa thấy bao giờ ). Liệt kê tài liệu tiếng Việt

tr ướ c, nướ c ngoài sau. Sắ p sế p tài liệu tiếng Việt theo tên tác giả chủ biên

(chủ nhiệm) (thông thườ ng tác giả chủ biên luôn đượ c đặt tr ướ c các tác giả 

còn lại) và tài liệu tiếng nướ c ngoài theo họ (thườ ng đượ c viết nguyên chữ 

tr ướ c chữ viết tắt) của tác giả chủ biên. Số thứ tự của tài liệu nướ c ngoài sẽ 

nối tiế p số thứ tự phần tài liệu tiếng Việt nhằm mục đích mỗi tài liệu sẽ có

một số thứ tự riêng biệt (phục vụ cho phần trích dẫn). Không cần tách sách,

  bài báo hay hội nghị… ra riêng nhau trong từng phần. Nói nôm na là một

quyển sách có thể nằm lẫn lộn giữa một đống bài báo.

-   Nếu tài liệu là sách thì ghi như ví dụ sau, chú ý dấu chấm, phẩy, in

nghiêng…:

1.   Nguyễn Cảnh, 2004. Quy hoạch thự c nghiệm. Nhà xuất bản Đại Học QuốcGia, Tp. Hồ Chí Minh. 117 trang.

Tên sách,viết nghiêng

2.   Nguyễn Lân Dũng, Nguyễn Đình Quyến, Phạm Văn Ty, 2003. Vi sinh vật 

học. Nhà xuất bản Giáo Dục. 520 trang.

3.   Nguyễn Đức Lượ ng, Phan Thị Huyền, Nguyễn Ánh Tuyết, 2006. Thí nghiệm

Công nghệ Sinh học T ậ p 2 – Thí nghiệm vi sinh vật học. Nhà xuất bản Đại

Học Quốc Gia, Tp. Hồ Chí Minh. 463 trang.

Tổng số trang sách (nếu biết)

Page 3: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 3/9

4.   Nguyễn Đức Lượ ng, Cao Cườ ng, 2003. Thí nghiệm Công nghệ Sinh học

T ậ p 1 – Thí nghiệm hóa sinh học. Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia, Tp. Hồ 

Chí Minh. 183 trang.

Hoặc:

5.  Brunow, G., 2001. Lignin, humic substances and coal (Biopolymers, vol. 1).

Wiley-VCH, Weinheim, Germany.

6.  Mester, T., Varela, E. & Tien, M., 2004. Wood degradation by brown-rot 

and white-rot fungi. The Mycota II: genetics and biotechnology (2nd edition).

Springer-Verlag Berlin-Heidelberg, Germany.

-   Nếu tài liệu là bài báo thì ghi như ví dụ sau, chú ý dấu chấm, phẩy, in

nghiêng…:

1.   Nguyễn Đức Lượ ng, Nguyễn Thị Thùy Dươ ng, Nguyễn Thị Cẩm Hồng,

2002. Sử dụng chế phẩm Biovina xử lý mạt dừa.  H ội Nghị Khoa H ọc &

Công Nghệ l ần 8 – Phân ban Công nghệ Sinh học, Đại học Bách Khoa Tp.

Hồ Chí Minh, 49-53.

2.  Khindaria, A., Grover, T. A. & Aust, S. D., 1994. Oxalate-dependent

reductive activity of manganese peroxidase from  Phanerochaete

chrysosporium. Archives of Biochemistry and Biophysics, 314:301–306.

Tên bài báo,viết thườ ng

3.  Kishi, K., Wariishi, H., Marquez, L., Dunford, H. B. & Gold, M. H., 1994.Mechanism of manganese peroxidase compound II reduction. Effect of 

organic acid chelators and pH. Biochemistry, 33:8694–8701.

Tên tạ p chí,viết nghiêng

4.  Kuan, I. C., Johnson, K. A. & Tien, M., 1993. Kinetic analysis of 

manganese peroxidase. Journal of Biological Chemistry, 268:20064–20070.

TênHọ 

-   Nếu tài liệu là luận văn, luận án thì ghi như ví dụ sau, chú ý dấu chấm, phẩy,

in nghiêng…:

Số Volume Số trang

1.   Nguyễn Thị Thanh Kiều, 2004. Nghiên cứu sự phân hủy lignin của một số 

nấm đảm và khả năng ứng dụng.  Luận án tiế n sĩ  Sinh học,

Đại học Khoa học tự nhiên Tp. Hồ Chí Minh. 140 trang.

Đấy là phần liệt kê. Thấy vậy mà vẫn còn dễ thở hơ n khi làm phần trích dẫn.

Phần trích dẫn là các số đượ c để trong dấu ngoặc vuông ghi rõ số thứ tự trong cái list

của tài liệu tham khảo mà bạn đã copy hoặc sử dụng. Sẵn đây cũng xin cảnh báo: Các

 bạn không nên copy nguyên đoạn văn của ngườ i khác. Cần phải viết theo lờ i lẽ của

Page 4: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 4/9

chính mình. Chỉ copy số liệu hoặc các phát biểu mang tính học thuật. Chẳng hạn

trong bài, bạn có một đoạn văn như sau:

Ở Việt Nam, dừa đượ c tr ồng ở  r ất nhiều nơ i, trong đó, tậ p trung nhiều nhất là Bến Tre, Bình

Định, Thanh Hóa [5]. Dừa đượ c xem là một trong những cây công nghiệ p hàng đầu. Hầu hết các bộ 

 phận của cây dừa đều đượ c sử dụng để phục vụ cho sản xuất và đờ i sống (Bảng 2.3).

Mạt dừa (còn gọi là mụn dừa, bụi xơ dừa) là sản phẩm có đượ c khi tách bỏ các sợ i xơ của vỏ 

quả dừa. Mạt dừa có chức năng liên k ết các sợ i xơ trong vỏ dừa [82]. Trong quy trình sản xuất chỉ xơ  

dừa (Hình 2.18), vỏ dừa đượ c giã hoặc cán để tách r ờ i xơ và mạt dừa nhờ lực cơ học. Sau khi qua hệ 

thống rây và sàng để chọn lọc các sợ i xơ dài sẽ thu đượ c phụ phẩm là mạt dừa. Khối lượ ng mạt dừa

thải ra trung bình gấ p 3 lần khối lượ ng chỉ xơ dừa thu đượ c [85].

Số liệucủa 3 tỉnh

đượ c lấytừ tài liệusố 5

Chức năngcủa mạt dừado tài liệu 82nghiên cứu

Trong mạt dừa, thành phần hữu cơ chiếm tỉ lệ r ất cao (94-98%), trong đó có đến 60-70% là

lignin nên r ất khó bị phân hủy ngoài tự nhiên [5]. Ở nhiệt độ thườ ng trong vùng nhiệt đớ i, mạt dừa

ngoài tự nhiên có thể cần đến 20 năm để phân hủy hoàn toàn [82].

Copy từ [85] con số 3 lần

Chúng ta cũng không nên để trích dẫn TLTK ngay trên các đề mục (làm như 

vậy có ngh ĩ a là các bạn copy nguyên cái phần đó của ngườ i ta).

Vấn đề đạt ra ở  đây là sao khi viết xong, làm sao nhận ra số liệu nào trong một

đống số liệu nằm trong tài liệu nào của một đống tài liệu đã tham khảo. Lúc đó mà

ngồi đọc lại tất cả các bài báo, các quyển sách thì có nướ c méo mặt mà than tr ờ i trách

đất. Vì vậy, lấy đượ c số liệu nào thì ghi ngay và đánh dấu tài liệu tham khảo đó.

 Nhưng lại có vấn đề ở  đây. Đó là sau khi sắ p sế p lại theo thứ tự các tài liệu tham

khảo, các con số sẽ thay đổi không còn dấu vết. Chẳng lẽ lại mò?

Có một cách giải quyết vô cùng đơ n giản như sau. Thay vì ban đầu đánh dấu và

trích dẫn TLTK bằng số, chúng ta nên dùng chữ [a], [b], [c, d, e]…hết bảng chữ cái

thì quay lại [aa], [ab], [ac, ad, ae]…Các chữ này phải luôn luôn đi kèm vớ i TLTK 

trong phần liệt kê phía dướ i. Sau khi hoàn tất, sắ p xế p tên tác giả theo thứ tự và chèn

  Numbering vào, mỗi chữ cái sẽ tươ ng ứng vớ i 1 con số. Lúc đó, chỉ cần sửa chữ 

thành số tươ ng ứng trong các ngoặc vuông bên trên. Không nên sửa gấ p, vì sau khi

đánh xong cái list TLTK, đôi lúc chúng ta cần bổ sung 1 cái tài liệu nữa. Nếu cáiTLTK mớ i này có thứ tự cuối cùng thì quá dễ. Còn nếu nó chèn vào giữa cái list thì

số thứ tự của các TLTK sau nó sẽ bị đôn lên 1 số. Vì vậy, đợ i dến khi nào cảm thấy

cái list đầy đủ nhất thỏa mãn nhất thì hãy sửa chữ thành số. Còn nếu ai đã lỡ r ồi thì

 phải dùng chức năng Replace trong Edit, sửa mỗi số cộng thêm 1 bắt đầu từ số lớ n

nhất đến số của cái TLTK mớ i chèn vào. Các bạn thử đoán xem nếu trong tr ườ ng

hợ  p này chúng ta sửa từ số nhỏ tr ướ c đến số lớ n sau thì chuyện gì xảy ra? Còn nếu bỏ 

 bớ t TLTK thì sửa mỗi số tr ừ đi 1 từ chỗ bị bỏ đến cuối (cũng bở i lý do ấy).

Page 5: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 5/9

Trong word có một chức năng cho phép đánh dấu tài liệu tham khảo tự động (tự 

động đánh số trong phần trích dẫn, tự động thay đổi chính xác khi ta thêm hoặc bớ t

TLTK) vô cùng hay nhưng hỡ i ơ i nó không phân biệt đượ c TL tiếng Việt và tiếng

nướ c ngoài nên nó cứ gom chung lại một bó. Vì vậy bà con ta phải làm thủ công thôi.

Trong phần lớ n tài liệu nướ c ngoài, ngườ i ta không đánh số mà trích dẫn bằng

chính tên tác giả và năm phát hành của TLTK. Ví dụ trong đoạn văn :

Ở Việt Nam, dừa đượ c tr ồng ở  r ất nhiều nơ i, trong đó, tậ p trung nhiều nhất là Bến Tre, Bình

Định, Thanh Hóa [5]. Dừa đượ c xem là một trong những cây công nghiệ p hàng đầu. Hầu hết các bộ 

 phận của cây dừa đều đượ c sử dụng để phục vụ cho sản xuất và đờ i sống (Bảng 2.3).

Thay vì ghi [5] thì ghi (Lượ ng và cộng sự, 2002). Nếu trong list TLTK có nhiều

tài liệu của tác giả Lượ ng và cộng sự trong cùng một năm 2002 thì đánh thêm chữ a,

 b, c theo thứ tự xuất hiện trong list TLTK. Ví dụ: (Lượ ng và cộng sự, 2002a). Nếudùng cách trích dẫn này thì khỏi cần bận tâm đến chuyện số và chữ bên trên. Tha hồ 

mà thêm, bớ t, sắ p xế p. Nhưng khổ nổi, qui định của tr ườ ng bắt buộc theo cách đánh

số.

Theo khảo sát cho thấy, luận văn nào có khoảng 50 TLTK thì các bạn sẽ phải

tốn khoảng hơ n nữa ngày để hoàn thành phần này (nếu ngay từ ban đầu không trình

 bày đúng theo qui định).

Tiế p theo đây là sẽ một số tip nho nhỏ giúp tăng cườ ng tốc độ trình bày:

1.  Cách tạo các Header Footer khác nhau trong cùng một file word.

Trong qui định, mỗi chươ ng của luận văn sẽ có Footer khác nhau. Nhưng

nếu để bình thườ ng thì các bạn không tài nào tạo các Header Footer khác nhau

mà không tách mỗi chươ ng ra thành một file riêng. Việc tách ra thành nhiều file

sẽ đem lại nhiều phiền phức.

Để tạo các Header Footer khác nhau trong cùng một file, đầu tiên các bạn

cần phải tách file ấy ra thành những Section tươ ng ứng vớ i mỗi Header Footer.

Giả sử bài làm của các bạn có 50 trang và chia thành 5 section:

Section 1 từ trang 1 đến trang 4 có header tr ống và footer đánh số la mã i, ii,

iii, iv.

Section 2 từ trang 5 đến trang 10 có header là “Chươ ng 1: Mở  đầu” và footer 

đánh số trang 1, 2, 3, 4,…

Section 3 từ trang 11 đến trang 25 có header là “Chươ ng 2: Tổng quan tài

liệu” và footer đánh số trang tiế p theo section 2

Page 6: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 6/9

Section 4 từ trang 26 đến trang 40 có header là “Chươ ng 3: Nguyên vật liệu

và Phươ ng pháp” và footer đánh số trang tiế p theo section 3.

v..v..

Section 1 thì không ần bàn cãi. Công việc của chúng ta là cắt section 2 rakhỏi section 1. Các bạn để con tr ỏ text (con tr ỏ nhấ p nháy) ngay sau chữ cuối

cùng của section 1. Chọn InsertBreak. Trong hộ p thoại, ở phần Section break 

type (4 cái chấm tròn phía dướ i), chọn Next page.

Làm tươ ng tự cho các section còn lại là chúng ta đã chia nguyên file word

của mình ra thành nhiều section.

Sau đó, các bạn tạo Header Footer bình thườ ng. Lúc này chúng sẽ giống

nhau từ trên xuống dướ i. Bây giờ , nhấ p chuột vào header của cái section 2, bỏ chọn Same as previous hoặc biểu tượ ng trên thanh công cụ:

Sau đó ung dung sửa chữa lại mấy cái header của section 2. Lúc này, header 

của section 3 sẽ giống vớ i section 2 và nó đang chờ các bạn sửa lại.

Về phần footer cũng làm y như header như có phần dễ hơ n. Vì footer chỉ cómỗi vẻn vẹn số trang nên chúng ta chỉ cần sửa ở section 2. Từ section 3 tr ở  đi sẽ 

Same as previous (tức section 2). Chú ý: Phần Phụ lục để sau cùng và không

đánh số trang. Do đó cần sửa section của phần phụ lục (bỏ số trang).

2.  Cách tạo Outline Number (đánh số cho các tiêu đề, đề mục)

Theo qui định, số thứ tự các đề mục đượ c đánh theo dạng Outline Number 

(nằng trong FormatBullets and Numbering). Tức là 1., r ồi nhỏ hơ n là 1.1,

1.2…nhỏ hơ n nữa là 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1…

Page 7: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 7/9

Không nên đánh số đề mục bằng Number (khác Outline Number). Cái chức

năng Number này khá đơ n giản nếu không muốn nói là cùi bắ  p. Nếu muốn trình

 bày theo dạng Outline Number mà các bạn làm thủ công bằng công cụ Number 

thì sẽ tự chuốt lấy vô số phiền phức.

Để thuận tiện nhất, các bạn nên tạo tr ướ c một cái sườ n hay cái dàn ý tr ướ c

khi gõ nội dung. Cái sườ n đó càng chi tiết càng tốt. Khi gõ nội dung, chỉ cần

nhấ p chuột vào sau câu tiêu đề tươ ng ứng, Enter một cái, Backspace một cái

là gõ vào.

 Nếu đã lỡ không tạo cái sườ n tr ướ c, thì sau khi gõ hết nội dung, các bạn nên

mạnh dạng tạo một file khác, làm cái sườ n r ồi sau đó Copy (hoặc Cut) từng

đoạn nội dung trong file cũ để paste qua file mớ i đúng ngay dướ i vị trí cái tiêu

đề tươ ng ứng.Một vấn đề nữa cũng cần đượ c quan tâm. Đó là các phấn lớ n nhất trong 1

chươ ng đượ c đánh bằng 2 con số. Ví dụ, phần đầu tiên của Chươ ng 1 đượ c đánh

là 1.1 chứ không phải 1. Mà cái chữ “Chươ ng 1” to đùng bên trên thì không cần

đánh số. Vì vậy, các bạn phải chỉnh Outline Number lại chứ không nên để nó tự 

động nữa. Trong hộ p Customize Outline Number List, tại ô Number Format các

 bạn phải gõ thêm chữ 1. vào tất cho tất cả các level của chươ ng 1. Còn qua

chươ 

ng 2 thì lại s

ửa 1. thành 2. …

Bạn nào đã từng vật lộn vớ i mấy cái vụ đánh số này chắc chắn sẽ hiểu thế 

nào là sự thuận lợ i của Outline Number.

3.  Cách tạo mục lục tự động

Mục lục đượ c làm khi nội dung đã tươ ng đối hoành chỉnh. Một cái mục lục

chuẩn chỉ có 3 cấ p nội dung: 1., 1.1, 1.1.1…Từ cấ p thứ tư tr ở  đi không cần thể 

hiện. Các dòng chữ trong mục lục không nên xuống hàng vì nếu quá 1 hàng sẽ làm xấu mục lục. Do đó, nếu tiêu đề trong nội dung quá 1 hàng thì trong mục

Page 8: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 8/9

lục cần phải tóm lượ c lại thành 1 hàng miễn sao đảm bảo r ằng khi đọc mục lục,

ngườ i đọc sẽ hình dung ra chúng ta viết cái gì trong phần đó.

Để làm mục lục tự  động, đầu tiên cần phải phân cấ  p cho các tiêu đề. Rõ

ràng, ở   đây, cấ p của tiêu đề  đượ c thể hiện sẵn ngay trong Outline Number 

nhưng có vẽ như chức năng làm mục lục và chứ năng Outline Number không có

họ hàng bà con nên ta phải phân lại. Các bạn vào ViewToolbar Outlining để 

mở thanh công cụ:

Sau đó, để con tr ỏ text ngay tại hàng hàng tiêu đề r ồi chọn Level tươ ng ứng.

Ví dụ: Chươ ng 1 chọn level 1, mục 1.1 và 2.1.. chọn level 2 thì mục 1.1.1, 1.2.1,

2.1.1…chọn level 3…và các đoạn văn bản là Body text. Làm như vậy cho tất cả 

các tiêu đề.

Không nên chọn level tr ướ c khi gõ chữ vì khi Enter xuống hàng, word sẽ tự 

mặc định cho hàng dướ i cùng level vớ i hàng trên. Sau này chỉnh sửa lại r ất tốn

thờ i gian. Do đó tốt nhất nên làm mục lục cuối cùng sau khi đã gần hoàn chỉnh

nội dung.

Phân cấ p xong, chúng ta tạo một trang tr ắng ở phần đầu để đặt mục lục ở  đó.

Chọn InsertReferenceIndex and Tables. Sau đó chọn thẻ Table of content.

Trong phần Option, đánh dấu chọn Style và Outline level. Sau đó, ứng vớ i mỗicái Heading, các bạn sẽ chọn level tươ ng ứng mà mình muốn nó hiện ra ở mục

lục.

Chú ý: Heading càng lớ n, tiêu đề sẽ càng thụt vào trong trong phần mục lục

(không ảnh hưở ng gì đến tiêu đề của nội dung hết).

Bây giờ chỉ cần sửa chữa lại cái mục lục cho thêm phần đẹ p mắt mà thôi.

Mồi lần số trang trong nội dung bị thay đổi, chỉ cần nhấ p phải chuột vào mục

lục, chọn Update pages only thì số trang trong mục lục sẽ đượ c Update theo nội

Page 9: Huong Dan Trinh Bay Do An

5/11/2018 Huong Dan Trinh Bay Do An - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/huong-dan-trinh-bay-do-an 9/9

dung. Nếu chọn Update Field thì phải tốn công ngồi chỉnh lại cái mục lục cho

đẹ p như lúc nãy đã làm.

4.  Cách tạo danh mục bảng, danh mục hình

Cũng ngay trong chức năng Index and Tables, có một thẻ dung để tạo danhmục hình (Table of Figure) nhưng khổ nổi nó không cho sửa thành Hình 1, Hình

2… mà chỉ cho để Figure 1, Figure 2…Ai mà cần mấy cái chữ tiếng Anh đó

chứ! Vì vậy , chúng ta lại một lần nữa ra tay làm thủ công nhưng lợ i dụng chức

năng làm mục lục.

Tại các tên bảng, Tên hình, các bạn phân cho nó level 6 hay 7 gì đó (miễn là

không để lẫn lộn vớ i các tiêu đề). Giữa bảng và hình cũng cần phải khác nhau.

Chẳng hạn tên bảng có level 6 thì tên hình là level 7 và ngượ c lại.

Sau đó, tạo thêm một cái mục lục tự động nữa. Nhưng lần này phần Style sẽ 

có luôn đến level 6, level 7. K ết quả sẽ cho ra một cái mục lục dài ơ i là dài. Bây

giờ , chúng ta sẽ Delete bớ t những cái tiêu đề (Level từ 1 đến 5) và một trong hai

level 6 hoặc 7. Giả sử ban đầu các bạn chọn tên hình là level 6 và bây giờ chỉ 

chừa lại level 6 thì các bạn đã có một Danh mục hình.

Lại làm thêm một cái mục lục tự động nữa, lần này chừa lại level 6 hoặc 7

mà lúc nãy bị xóa. Đến đây là có đủ hai cái danh mục.

Thật là khổ sở phải không nào! Nhưng dù sao đi nữa cũng phải ráng làm thôi.

“Vì một luận văn tốt nghiệ p đậm tính chuyên nghiệ p

Cố lên!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Hu…..ra……..”