hướng dẫn sử dụng phần mềm sugarcrm-hr

SUGARCRM VN

HR CRM USER GUIDE

Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM

CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến

Nghé, Quận 1, TP HCM

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737

W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

1 | P a g e

MỤC LỤC

1 ĐĂNG NHẬP .................................................................................................................... 2

1.1 Màn hình giao diện ............................................................................................... 2

1.2 Ý nghĩa phân hệ ..................................................................................................... 3

2 QUẢN LÝ CANDIDATE ................................................................................................. 3

2.1 Tạo mới Candidate ................................................................................................ 3

2.2 Xem Danh sách Candidate ................................................................................ 5

2.3 Tìm kiếm Candidate ............................................................................................. 7

2.3.1 Tìm kiếm cơ bản ................................................................................................... 8

2.3.2 Tìm kiếm nâng cao ................................................................................................ 9

2.3.3 Tìm kiếm cục bộ .................................................................................................. 10

3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR .................................................................................... 10

3.1 Quy trình tổng quan ........................................................................................... 10

3.2 Khách hàng (Accounts) ..................................................................................... 11

3.2.1 Nhập thông tin khách hàng ................................................................................. 11

3.2.2 Xem Danh sách khách hàng ................................................................................ 13

3.2.3 Tạo tương tác với khách hàng ............................................................................. 15

3.2.4 Tìm kiếm khách hàng .......................................................................................... 19

3.3 Vacancy ................................................................................................................... 19

3.3.1 Tạo thông tin Vacancy ........................................................................................ 19

3.3.2 Xem Danh sách Vacancy .................................................................................... 20

3.3.3 Tìm kiếm Vacancy .............................................................................................. 20

3.3.4 Tạo hoạt động ...................................................................................................... 20

3.4 Mapping Va –Ca ........................................................................................................ 20

3.4.1 Cách tính điểm matching .................................................................................... 20

3.4.2 Mapping .............................................................................................................. 23

3.5 Billing ......................................................................................................................... 33

4 REPORT .......................................................................................................................... 34




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


2 | P a g e

1 ĐĂNG NHẬP

1.1 Màn hình giao diện




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


3 | P a g e

1.2 Ý nghĩa phân hệ

STT Từ ngữ, khái niệm Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú

1 Accounts (KH chính

thức) Là những KH đã có ít nhất 1 lần sử dụng DV-SP của cty

2 Contracts (Người liên

hệ)

Là thông tin hợp đồng giữa KH-cty, HĐ này là HĐ nguyên

tắc.

3 Vancancy (Đầu mối

công việc)

Là những đầu mối việc làm bao gồm:

+ Job title = Sales Manager

+ Industry = Retail/ Wholesales,Trading -

Distribution

4 Candidate Là những thông tin ứng viên, bao gồm chuyên môn, kinh

nghiệm, kĩ năng….

5 Billing Là hóa đơn thu sau khi có một Candidate success giữa KH -

HR

6 Báo cáo (Reports) Là báo cáo lại doanh số về cuộc hẹn, candidate,

vancacy….theo yêu cầu của quản lý

2 QUẢN LÝ CANDIDATE

2.1 Tạo mới Candidate

Bước 1: Vào Menu Chọn Candidates Create Candidates

http://www.susasoft.com/phan-mem-CRM/quy-trinh-xu-ly-trong-phan-mem-crm-hr-19.html






T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


4 | P a g e

Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate

Khi tạo một record ứng viên mới thì cần kiểm tra việc ứng viên trùng dựa vào các field:

- Full Name

- Email

- Mobile phone

Nếu báo trùng




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


5 | P a g e

Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No

duplicated record was found.”

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn Save

2.2 Xem Danh sách Candidate




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


6 | P a g e

Tại Profile ta có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa thông tin ứng viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


7 | P a g e

2.3 Tìm kiếm Candidate




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


8 | P a g e

Tìm kiếm cơ bản




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


9 | P a g e

Tìm kiếm nâng cao

Tìm kiếm nâng cao kết hop nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau, cho kết quả tìm kiếm

chính xác.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


10 | P a g e

Tìm kiếm cục bộ

3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR

3.1 Quy trình tổng quan




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


11 | P a g e

3.2 Khách hàng (Accounts)

Nhập thông tin khách hàng

Bước 1: Chọn Account -> Create Account

Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate

Khi tạo một record khách hàng mới thì cần kiểm tra KH trùng dựa vào các field:

- Company Name

- Phone




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


12 | P a g e

Lưu ý:

Các ô có dấu (*) là bắt buộc.

Nếu tìm thấy record trùng thì hệ thống sẽ thông báo:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


13 | P a g e

Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new.

No duplicated record was found.”

Xem Danh sách khách hàng




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


14 | P a g e




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


15 | P a g e

Tạo tương tác với khách hàng

Trong Prolie khách hàng

Lưu ý:

Đối với khách hàng cũ, ta vào chọn tìm kiếm -> Profile khách hàng -> History để xem

những tương tác với khách hàng.

Tạo cuộc gọi




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


16 | P a g e

Tạo cuộc hẹn




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


17 | P a g e

Compose Mail: Tương tự tạo cuộc gọi

Create Task: tương tự tạo cuộc hẹn

History

- Create Note or Attachment

Trường hợp muốn ghi chú hoặc đính kèm file cho công ty này thì sử dụng chức

năng Create Note or Attachment.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


18 | P a g e

- Archive Mail :Lưu những mail trao đổi với khách hàng




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


19 | P a g e

Tìm kiếm khách hàng (Tương tự như Tìm kiếm Candidate)

3.3 Vacancy

Tạo thông tin Vacancy




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


20 | P a g e

Xem Danh sách Vacancy Tương tự phần Candidate 2.2

Tìm kiếm Vacancy Tương tự phần Candidate 2.3

Tạo hoạt động Tương tự phần Account

3.4 Mapping Va –Ca Mapping là chức năng tự động lọc những ứng viên tiềm năng thỏa các tiêu chí yêu cầu

của công việc để đưa vào danh sách ứng viên tiềm năng của một công việc.

Chức năng này được thực hiện tự động. Để chức năng chạy được như ý thì yêu cầu

người dùng nhập liệu thông tin đầy đủ và chính xác không chỉ cho Vacancy mà còn cả

Candidate.

Cách tính điểm matching

Bước 1: Vào đầu mối công việc (Vacancy)




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


21 | P a g e

Bước 2: Trong profile Vacancy chọn Mapping Candidate

Bước 3: Tính điểm Lấy tất cả nhưng ứng viên thuộc về lĩnh vực của Vacancy tiến hành

tính điểm ( cách tính điểm như file Excel đính kèm theo Email ) sau quá trình tính điểm

màn hình hiển thị ra 10 ứng viên có điểm cao nhất trong panel Matching (xem hình

dưới).




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


22 | P a g e

Cách Tính điểm :

Field

candidate

Giá trị Điều kiện Field

vacancy

Giá trị Điể

m

cộng

Desired

Function

Giá trị “developer” có

tồn tại trong field bên

candidate

Job title developer 0

Career

Objectives

develop

er



candidate


Professional

Summary

develop

er



candidate


Job Function Softwar

e/Hard

ware

Mỗi giá trị trùng + 5

điểm (nếu job function

và company industry

cùng trùng 1 giá trị thì

chỉ được +5 )

Selected

industry

IT –

Software

5

Company

Industry

Mỗi giá trị khớp + 5

điểm

Selected

industry

IT –

Software

0

Desired

W.Location

HCMC Khớp (trùng) Working

place

HCMC 15

Language

Level

Fair Nếu cao hơn hoặc

bằng

Min

English

level

Average 10

Current

Salary

300

USD

Trong khoảng Salary

from ->

Salary to

100->1000

USD

10

Desired

Salary

350

USD

Trong khoảng Salary

from ->

Salary to

100->1000

USD

10




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


23 | P a g e

Total year of

Exp

0 Lớn hơn hoặc bằng Min Year

of

experience

s

2 0

Education

Level

Diploma Nếu cao hơn hoặc

bằng

Min

Education

Intermediate 10

Mapping Sau khi tính điểm matching ứng viên cho Vacancy ta có danh sách sau:

Bước 1: Chọn Add to Shortlist

Mô tả:

ID Đối tượng Mô tả chi tiết

1 CaID Mã số Vacancy

2 Full name Họ tên đầy đủ của ứng viên




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


24 | P a g e

3 Pro Sum trên một dòng

được hover

Khi mouse hover lên ô này thì show 1 cái tool tip list ra

thông tin kinh nghiệm của từng công ty bao gồm:

Total years + Job Title + Company name theo đúng

format trong hình mô tả:

Lưu ý:

Pro sum sẽ được tính tự động giá trị bằng công thức sau:

Total years + Job Title + Company name

Total Years = Employment History > (Work To – Work

From)

Job title = Employment > Job title

Company Name = Employment > Company name

4 Yr of Exp Số năm kinh nghiệm của ứng viên

5 Status

Tình trạng ứng viên

1. New

2. Interviewed by L&A 3. Locked

4. Retired

5. Blacklist

User không thể assign một candidate với status = “New”

vào một vacancy

7 Icon Matching %

Mặc định danh sách này được sort theo column Matching

%

Số điểm của matching % được tính toán từ 0 đến 100 dựa

vào việc so sánh các fields của một vacancy và CV của

một ứng viên

8

Action link Các hoạt động

Add to shortlist User click vào đây thì hệ thống làm các việc sau:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


25 | P a g e

+ Show ra 1 cái popup hỏi user có muốn schedule một cái

meeting/call với người này ko hay chỉ muốn add vào trong

Shortlist?

By default thì các field sau đều có giá trị mặc định:

+ Subject = “Interview with candidate”

+ Duration = 1h00

+ Type = Meeting (gồm 2 loại: Meeting | Call)

+ Reminder = checked với value = “15 minutes prior”

+ Status = “Planned”

+ Assign to = “user hiện tại”

User chỉ cần điền thông tin Date va thời gian meeting/call

mà thôi.

Field Description là optional. Các field còn lại là required.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


26 | P a g e

Với việc hỗ trợ các field với giá trị mặc định như trên thì

việc schedule 1 meeting/call trong hệ thống cho một

candidate chỉ mất 1 phút là tối đa.

Sử dụng lại module Meeting của Sugar, sắp xếp lại các

field trên popup + thêm 1 field mới là Type.

Sau đó, thêm candidate này vào trong danh sách ShortList

của vacancy, cho dù user có click “Save” hay “Skip it”

Action Link: Remove User click vào thì remove candidate này ra khỏi Danh sách

Matching Candidates, refresh page, không cần show popup

để hỏi xác nhận việc Remove này.

Action Link: View Details User click vào thì show trang view details CV của UV trong

tab mới.

Bước 2: Đổi Status Ứng viên

Sau khi đã add ứng viên vào trong Shortlist của một vacancy rồi thì sẽ chuyển trạng thái

Recruitment status của ứng viên đó tương ứng cho vacancy đó là “Added to

shortlist”, giá trị này sẽ được thấy một cách đồng bộ khi view Shortlist trong một

Vacancy details:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


27 | P a g e

ID Đối tượng Mô tả chi tiết

1

Action link: Search more

candidates

Link Search more Candidate: tìm kiếm những ứng

viên khác

2 Action link: View Details User click vào thì show trang view details CV của

UV trong tab mới.

3

Action link: Dùng để đổi

status của Recruitment

status

Khi user click vào đây thì show ra một cái popup

để user có thể cập nhật Recruitment status:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


28 | P a g e

4 Action link: View

Recuirment History

Khi user click vào đây thì show một cái popup xem

được tất cả recruitment history của ứng viên này

cho vị trí này:

5 Action link: View Activity

History

Khi user click vào đây thì show một cái popup xem

được tất cả Activity history của ứng viên này cho vị

trí này, bao gồm cả các sự kiện đã xảy ra, hoặc

sắp xảy ra – các task name sắp xảy ra thì có màu

xanh (=event subject) và chứa link để user có thể

click vào và system sẽ mở ra nội dung task đó (td:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


29 | P a g e

lịch meeting/call sắp tới):

Click “Go to full report for this vacancy”: Sẽ mở

trang report list ra tất cả các Events liên quan đến

vị trí tuyển dụng này trong một tab mới.

Report này sẽ được mô tả chi tiết trong Module

report sau.

Export CV to Word (VN)

Export CV to Word (EN)

Khi nhấp vào link này, sẽ xuất ra cho User một file

CV word bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt (tùy chọn)

như sau:




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


30 | P a g e

Bước 3: Đổi trạng thái ứng viên thành công thành “Success”

Khi Click chọn “CV sent to client”, màn hình sẽ hiện ra popup hỏi tạo cuộc hẹn, nhập

thông tin rồi chuyển trạng thái thành “held”, rồi chọn Save.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


31 | P a g e

.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


32 | P a g e

Nhấp chọn đổi trạng thái lần thứ 2

Hiện ra Popup và nhập thông tin




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


33 | P a g e

3.5 Billing Sau khi chọn Success và nhập thông tin trên,Phần mềm tự xuất ra 1 phiếu thu tiền với

đầu mối công việc tương ứng.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


34 | P a g e

4 REPORT

More -> Report




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


35 | P a g e

Lưu ý: Trên đây là toàn bộ thông tin hỗ trợ gói HR-CRM cơ bản nhất, nếu quý khách có

nhu cầu triển khai, sẽ được Customize sao cho phù hợp với yêu cầu. Nếu Trong quá trình

sử dụng có gặp khó khăn, quý khách vui lòng liên hệ hotline (0913) 617 452 để

được hỗ trợ 24/7.

Hường Bùi - Online CRM

hướng dẫn sử dụng phần mềm sugarcrm-hr

Technology