hướng dẫn sử dụng email marketing

Tài li ệu hướDịch vụ email marketing Email24h

Công ty cổ phần Webplus ViEmail24h Support Team

Tài liệu được viết bởi Email24h Support Team

Copyright © 2013 Webplus jsc

All right reserved

ớng dẫn sử dụng

email marketing Email24h

n Webplus Việt Nam eam

i Email24h Support Team

Copyright © 2013 Webplus jsc - http://email24h.vn/

Công ty cổ phần Webplus Việt Nam Số 72, ngõ 165, Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 04.3990.9466 Email: [email protected]

2

Hướng dẫn sử dụng chung:

Hướng dẫn mô tả trực quan thông qua mô tả ảnh chụp giao diện email24h. Tùy theo mục đích sử dụng bạn có thể chọn phần phù hợp. Có thể bạn là người mới sử dụng hệ thống email24h, bạn đã từng sử dụng và muốn biết thêm các tính năng của mail 24h hoặc là bạn gặp vấn đề thắc mắc cần giải đáp. Đây là bản hướng dẫn sử dụng email marketing cũng có thể coi là bản mô tả chi tiết các chức năng email24h. Do hệ thống email24h luôn được cập nhật, nâng cấp liên tục để đưa đến cho khách hàng hệ thống dịch vụ tốt nhất, nên bản hướng dẫn này có thể không trùng khớp hoàn thoàn với những gì bạn thấy khi sử dụng hệ thống email 24h, nhưng điều đó không làm ảnh hưởng đến nội dung truyền tải của tài liệu hướng dẫn. Tài liệu sẽ được cập nhật định kỳ nếu có bất cứ sự thay đổi nào trong hệ thống, vì vậy bạn nên cập nhật thường xuyên. Nếu bạn gặp vấn đề nào với web24h mà tài liệu chưa có xin liên hệ với bộ phận chăm sóc, hỗ trợ khách hàng của chúng tôi theo: Số điện thoại: 04.39090.9466 Email: [email protected]



3

Mục lục Đăng kí ................................................................................................................................................... 4

Đăng nhập ............................................................................................................................................... 7

• Các thao tác chính để dử dụng email marketing ...................................................................... 8

(1) Tạo danh sách email trả lời ................................................................................................... 8

(2) Quản lý liên hệ ......................................................................................................................... 11

A, Quản lý liên hệ .......................................................................................................................... 11

A1, Tạo mới nhóm địa chỉ email liên hệ : ....................................................................................... 11

A2, Chỉnh sửa, sao chép, xóa nhóm liên hệ .................................................................................... 12

B, Quản lý liên hệ .......................................................................................................................... 13

B1, Import from web24h ................................................................................................................ 13

B2, Import from excel .................................................................................................................... 14

B3, Export to excel ........................................................................................................................ 14

B4,Thêm mới email liên hệ ............................................................................................................ 15

B5, Sửa thông tin liên hệ ................................................................................................................ 18

B6, Sao chép , xóa ......................................................................................................................... 19

(3) Quản lý chiến dịch mail ............................................................................................................ 19

*Quản lý mẫu template .................................................................................................................. 22

(4) Thống kê .................................................................................................................................. 28

(5) Thông tin tài khoản .................................................................................................................. 31

A, Thông tin tài khoản .................................................................................................................... 31

B, Cập nhật tài khoản ..................................................................................................................... 31



4

Đăng kí Truy cập vào trang chủ email24h.vn → đăng kí

Sau đó nhập đầy đủ thông tin yêu cầu theo form dưới



5

Nếu đăng ký thành công sẽ xuất hiện thông báo

Sẽ có email gửi đến email của hệ thống quản trị gửi đến email vừa đăng kí:

Công ty cổ phần Webplus Vi Số 72, ngõ 165, Xuân Thủy, C


6

Click mail để xem nội dung trang email: Ntin như bên dưới.

ỏ

- Dùng tài khoản vừa đăng kí các thông tin về gói dịch v

n Webplus Việt Nam y, Cầu Giấy, Hà Nội

Email: [email protected]

i dung trang email: Nếu đăng ký thành công thì nội dung mail s

đăng kí để đăng nhập hệ thống email24h.vn: Trong ch vụ đăng kí dùng thử của bạn

i dung mail sẽ có thông

: Trong đó sẽ có tất cả



7

Đăng nhập Nhập vào tên và mật khweb24h.vn) → đăng nhtrạng thái đăng nhập)



t khẩu đã đăng ký của bạn( hoặc có thể là tài khong nhập( nếu muốn duy trì trạng thái đăng nhập thì tích vào ô duy trì

là tài khoản trên hệ thống p thì tích vào ô duy trì



8

• Các thao tác chính để dử dụng email marketing Để gửi 1 email mới cần thực hiện các bước sau: Sơ đồ các bước gửi mail

(1) Tạo danh sách email trả lời Từ trang chủ quản trị → danh sách email trả lời

- Gõ tên email trả lời cần tạo mới vào hộp rồi chọn nút gửi xác nhận để tiếp tục



9

- Vào check mail vừa được tạo làm email trả lời( vd: [email protected]) chọn để xác nhận lại thông tin. Nếu thấy hộp thư đến có mail của mở mail và click vào đường link trong mail đó.

Đường link:



10

Sau khi click vào link thấy xuất hiện cửa sổ mới thông báo như bên dưới là thêm mới email trả lời thành công:

- Tiếp đó quay trở lại trang email24h.vn reload lại trang: Nếu thấy trạng thái chuyển từ “chờ xác nhận” sang “đã xác nhận” là bạn đã thêm mới email trả lời thành công



11

Như vậy bạn đã tạo được mail chủ sở hữu và xác minh được với Amazon và emai24h trước khi tiến hành gửi chiến dịch.

(2) Quản lý liên hệ

A, Quản lý liên hệ Quản lý liên hệ: là nơi bạn lưu trữ, quản lý việc nhập xuất và xóa các địa chỉ, email của khách hàng.

A1, Tạo mới nhóm địa chỉ email liên hệ : Để tạo mới địa chỉ email: Từ trang chủ chọn Quản lý liên hệ → quản lý nhóm liên hệ

Đặt tên cho nhóm khách hàng bạn định tạo rồi click nút “ ghi” là bạn đã thêm mới thành công



12

Trường có dấu (*) là trường bắt buộc phải nhập thông tin, những trường còn lại có thể nhập hoặc để trống đều được.

A2, Chỉnh sửa, sao chép, xóa nhóm liên hệ - Chọn mục cần thay đổi thông tin click vào nút 1, 2, 3 tương ứng để thực hiện yêu cầu của

bạn.



13

- Nếu sửa nhiều nhóm hoặc tất cả các nhóm cùng một lúc thì có thể đánh dáu vào các nhóm để thay đổi thông tin, nếu chỉ cần 1 nhóm thì bạn có thể nhấn vào nút biểu tượng bên cạnh để sửa xóa biểu tượng.

- Đối với sửa thông tin thì bạn click vào biểu tượng sửa, thay đổi thông tin cần sửa → click nút ghi để hoàn tất quá trình chỉnh sửa.

B, Quản lý liên hệ Từ trang chủ → quản lý liên hệ → quản lý liên hệ

Mỗi liên hệ là một tập hợp các thông tin của một email cần gửi , có thể bao gồm địa chỉ email, họ tên, công ty, tuổi,…

B1, Import from web24h Nhập vào hệ thống 1 file thông tin liên hệ của khách hàng có sẵn từ hệ thống web24h.

Quản lý liên hệ → Import from web24h → chọn những khách hàng cần cập nhật từ web24h → cập nhật → chọn nhóm liên hệ cho thông tin liên hệ cần cập nhật→ click cập nhât liên hệ để hoàn tất quá trình cập nhật liên hệ



14

Có thông báo cập nhật thành công khách hàng như bên dưới là quá trình cập nhật từ hệ thống web24h sang email24h đã hoàn tât

B2, Import from excel Nhập vào hệ thống 1 file excel liên hệ của khách hàng trên máy tính

+ Click Vào import to excel → choose file( chọn file liên hệ muốn nhập trên máy) → chọn nhóm liên hệ → cập nhật liên hệ.

+ Xuất hiện thông báo cập nhật thành công thì hoàn tất công việc cập nhật liên hệ.

B3, Export to excel Lấy thông tin liên hệ của khách hàng từ hệ thống xuất ra file excel

+ Từ mục quản lý liên hệ → export to excel → chọn nhóm liên hệ cần xuất → click xuất fle excel , khi tải xuống hoàn tất là bạn đã có danh sách liên hệ khách hàng trên máy.



15

B4,Thêm mới email liên hệ • Có 2 cách để thêm liên hệ vào danh sách email:

Cách 1: Nhập dữ liệu bằng cách nhập trực tiếp dữ liệu vào hệ thống Chú ý: Các mục có dấu “ * “ là mục bắt buộc phải nhập thông tin, các trường còn lại ó thể nhập hoặc không. + Đầu tiên chọn nhóm cần thêm liên hệ bằng cách tích vào nhóm đó:



16

Tiếp theo điền thông tin email, họ, tên, địa chỉ,.. các thông tin cần thiết vào các mục ( mục email có dấu * bắt buộc , còn các mục còn lại có thể điền hoặc bỏ trống đều được).



17

Sau khi nhập xong thông tin, click nút ghi hoặc ghi và thêm mới để hoàn tất nhập liên hệ

Cách 2: Nhập dữ liệu liên hệ từ một file dữ liệu trên máy tính hoặc từ hệ thống web24h.vn Bạn cần có một file chứa dữ liệu theo thông tin chuẩn của hệ thống trên máy tính của bạn, sau đó import file vào email marketing với thiết lập thông số cần thiết. Các thông tin trong file excel để import vào hệ thống phải tuân theo thứ tự sau: mã số liên lạc, email, họ, tên, địa chỉ, số điện thoại, giới tính, sở thích, công việc, thông tin liên quan



18

Hoặc để biết cấu trúc chuẩn của một danh sách một nhóm liên hệ ta có thể export ( giống mục 3) một file nhóm liên lạc ra máy để lấy cấu trúc file excel chuẩn import vào máy.

Khi có thông tin liên hệ của khách hàng trên file theo chuẩn của hệ thống thì import vào file excel vào hệ thống : Chọn import from excel (làm như mục 2) để chèn thêm thông tin liên hệ của khách hàng.

B5, Sửa thông tin liên hệ Chọn thông tin cần sửa → click nút sửa (1)→ sửa thông tin → click ghi , ghi và thêm mới hoặc áp dụng để lưu lại thông tin đã sửa



19

B6, Sao chép , xóa Quản lý liên hệ → quản lý liên hệ → chọn mục cần xóa, hoặc sao chép → click nút xóa hoặc sao chép để thực hiện yêu cầu.

(3) Quản lý chiến dịch mail Mỗi đợt gửi mail đi được gọi là một chiến dịch email, phần này gồm các chức năng giúp bạn tạo nội dung email gửi đi hoặc lập lịch gửi sau.

STT: Số lượng chiến dịch chiến dịch email đã gửi

Tên chiến dịch: Tên chiến dịch email giúp bạn phân biệt các chiến dịch email khác nhau, không phải tiên đề email gửi đi.

Trạng thái: hoạt động( chiến dịch email đang hoạt động), nháp( chiến dịch email đã được xây dựng nhưng chưa được gửi đi, hoặc là xây dựng để gửi đi sau).

Số lượng nội dung: Số lượng nội dung mail trong chiến dịch được gửi đi.

Ngày tạo: Ngày mà chiến dịch được tạo.

Nếu bạn chưa tạo chiến dịch nào hãy tạo chiến dịch email

* Tạo mới chiến dịch mail

- Bước 1: Từ trang chủ → quản lý chiến dịch mail → chọn thêm mới bắt đầu chiến dịch để gửi mail

Nhập đầy đủ thông tin vào các mục

+ Địa chỉ mail: Chọn danh sách email trả lời bên dưới.

+ Các trường có dấu * bắt buộc phải nhập



20

+ Phần tiêu đề mail: click phần cá nhân hóa tiêu đề email chọn phần %fisrtname%%lastname hoặc chọn %email% để chọn phân biệt địa chỉ và các email không bị trùng nhau.

Trường tùy chỉnh sẽ xuất hiện dưới dạng code ( tên thường đặt ở giữa 2 dấu %%, ví dụ %Firstname% , %email%) tuy nhiên thông tin được gửi đi nó sẽ thay thế bằng các thông tin tương ứng của từng người nhận.

VD: Thay vì tiêu đề email là: “Gửi tới khách hàng chương trình khuyến mại nhân dịp sinh nhật công ty CP Webplus Việt Nam”. Bạn có thể tùy chỉnh title và name tiêu đề như sau: “ Gửi tới %firstname%%lastname% chương trình khuyến mại nhân dịp sinh nhật công ty CP Webplus Việt Nam tròn 2 tuồi”

Khi một người trong danh sách của bạn nhận được mail, họ sẽ nhận được mail có tiêu đề(vd: khách hàng tên anh A) là “ Gửi tới anh A chương trình khuyến mại nhân dịp sinh nhập công ty CP Webplus Việt Nam tròn 2 tuổi”. Sử dụng tốt các trường tùy chỉnh sẽ giúp bạn tùy biến nội dung email trở nên và cá biệt hóa với tường khách hàng



21

Nhập xong thông tin thì click “ lưu và tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo

- Bước 2: Lựa chọn giao diện

Bạn có thể lựa chọn mẫu email sẵn có trên hệ thống email24h bằng cách lựa chọn một trong các mẫu trong danh sách

Một chiến dịch email có thể gửi một hay nhiều nội dung email (templates) đến một hay nhiều nhóm liên hệ nào đó. Email24h cung cấp danh sách hàng trăm mẫu email có sẵn để khách hàng có thể sửa đổi nội dung và gửi email marketing. Ngoài những mẫu email có sẵn trên hệ thống các khách hàng hoàn có thể tự tạo những mẫu mail riêng để gửi các chiến dịch email marketing.



22

Chọn giao diện cho email

*Quản lý mẫu template Hoặc là tạo giao diện riêng cho emailmẫu templates

Tiếp đó, chọn 1 mẫu template→ chỉnh sửa thông tin templatethành mẫu template đã ch



n cho email → click tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo b

n riêng cho email: Từ menu hệ thống → Quản lý m

u template để sửa thành mẫu giao diện riêng theo ý mua thông tin template cho theo yêu cầu → click ghi hoặc ghi và thêm m

ã chỉnh sửa.

p theo bước 3

n lý mẫu template → thêm

n riêng theo ý muốn → click tiếp tục c ghi và thêm mới để hoàn



23

Khi tạo xong mẫu template theo ý mucác mẫu template đã tạo



u template theo ý muốn, để chọn mẫu template theo ý mẫu đ

u đã tạo sẵn → click



24

Chọn mẫu như đã tạo theo ý mu

- Bước 3: soạn nội dung email Có thể soạn dạng text ho



o theo ý muốn → click tiếp tục để hoàn thành bước chọ

i dung email hoặc mã HTM

ọn template



25

Trong phần nội dung email, thường thì sẽ được chọn 2 nội dung để email gửi đi không bị trùng lặp và sẽ không bị google cho là spam.

Lời chào đầu của email nên để ở chế độ tùy chỉnh, cá nhân hóa nội dung email, như vậy hệ thống sẽ tự động lần lượt thay đổi theo thông tin khách hàng mà để gửi mail theo tùy chỉnh của bạn

Vd: Đầu thư, bạn thường: “chào anh chị……” và tên của họ

Để gửi nhiều email cùng 1 lúc mà không trùng tên, bận nên “chào anh chị %firstname%%lastname%”. Hệ thống sẽ quét lần lượt và gửi đến đúng người, đúng địa chỉ yêu cầu.

Để nội dung thư 1 và 2 không bị trùng nhau, không bị cho là spam và không thay đổi ý nghĩa, nội dung thì nên thay đổi một chút về bố cục và câu từ.

Chẳng hạn như: bạn có thể đổi ý trên và ý dưới cho nhau, để không thay đổi ý nghĩa có thể viết từ đồng nghĩa…. Thay đổi tùy theo cách mà bạn thấy hợp lý.



26

Soạn xong nội dung mail thì click chọn danh sách gửi mail).

- Bước 4: Lụa chọn danh sách mail1. Lựa chọn danh sách nhóm khách hàng c

hàng mình đã tạo trước 2. Danh sách các nhóm liên h

khi được hệ thống quảTrong nhóm email hệ thhệ thống tùy theo khoả



i dung mail thì click “l ưu và tiếp tục” để chuyển sang bước ti

n danh sách mail n danh sách nhóm khách hàng cần gửi mail: là những danh sách nhóm khách

c đó. Danh sách các nhóm liên hệ của hệ thống ( bạn chỉ được sử dụng nhóm email liên l

ản trị phân quyền sử dụng) thống này, bạn có thể chỉnh sửa số lượng gửi mail trong nhóm mail ảng theo ý muốn của bạn

c tiếp theo( bước 4: lựa

ng danh sách nhóm khách

ng nhóm email liên lạc này

i mail trong nhóm mail



27

Vd: Trong nhóm này bạn có thể gửi từ: 1 đến 1000 email (hoặc 1000 đến 1500 email) 3. Theo dõi các link trong chiến dịch trên google analytics: Để biết lượng truy cập, thông

tin chi tiết vào link của bạn.

4. Lựa chọn thêm các tùy chọn giúp bạn gửi đến liên hệ phù hợp trong danh sách hiển thị: Ngành nghề, độ tuổi, sở thích…

Nhập xong hết yêu cầu,click “lưu và tiếp tục” để hoàn thành bước chọn danh sách gửi mail và chuyển sang bước cuối cùng.

- Bước 5: Xác nhận và gửi mail

Xác nhận lại thông tin chiến dịch:

+ Nếu thấy chưa phù hợp còn muốn thay đổi thông tin → quay lại để chỉnh sửa thông tin



28

+ Nếu thông tin đã chính xác →

Chiến dịch email hoàn tất khi nh

(4) Thống kê Trang tổng hợp thông tin các chi



→ gửi ngay để hoàn tất chiến dịch.

t khi nhận được thông báo:

p thông tin các chiến dịch email đã gửi



29

Thống kê tổng quan trên trang chủ

Để xem thống kê chi tiếp: từ menu trang chủ → thống kê

Trang thống kê sẽ có bố cục như này:

Bảng thông kê gồm các mục: Số thứ tự chiến dịch , chi tiết, xóa , tên chiến dịch, ngày tạo , danh sách khách hàng, số email gửi đi, số email gửi lỗi, số email bị block, số email bị spam.



30

Click vào biểu tượng trong mục chi tiết để xem báo cáo chi tiết chiến dịch email bạn đã gửi: Giúp theo dõi một cách cách rõ ràng, chi tiết chiến dịch.

Tổng quan: Thống kê tổng quan chiến dịch

Thống kê mở mail: Những email khách hàng đã mở mail

Thống kê click link: Thống kê email khách hàng đã click vào link trong email và chi tiết những link được click

Thống kê mail bị trả lại



31

(5) Thông tin tài khoản

A, Thông tin tài khoản

Từ menu trang chủ → thông tin tkhoản

B, Cập nhật tài khoản + Cập nhật tài khoản: cập nhậtài khoản của bạn



thông tin tài khoản → thông tin tài khoản: Thông tin ho

ật thông tin tài khoản của bạn → click cập nhậ

n: Thông tin hoạt động của tài

ật để thay đổi thông tin



32





33

hướng dẫn sử dụng email marketing

Education

h ni email

khi s dng h thng email

trong s c tt c

dung mail s c thng

ng nhp h thng

c th bn

ch email lin h

trong h thng