Module 4

Module 4

Hệ thống qu ản lý và phânphối hậu cần trong tìnhhuống kh ẩn cấp

Module 4

Giới thi ệu

Module này mô tả hệ thống tổ chức, huy ñộng và phânphối nguồn hỗ trợ trong tình huống khẩn cấp hay thảmhọa cho ñúng ñối tượng, ñịa ñiểm, công bằng với chấtlượng ñảm bảo, dựa trên thông tin chính xác

Module 4

Mục tiêu h ọc tậpKhi học xong module này, học viên có thể:

� Trình bày ñược vai trò và ý nghĩa của ngành y tế tronghệ thống tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực hỗ trợtrong tình huống khẩn cấp

� Trình bày ñược những khó khăn ngành y tế gặp phảitrong tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực

� Mô tả các công cụ sẵn có ñể lập kế hoạch tổ chức quảnlý và phân phối nguồn lực trong tình huống khẩn cấp

Module 4

Quản lý

hậu cần

Phần 1

Module 4

Mục tiêu

Sau khi học xong phần 1, học viên có thể:

� Trình bày ñược phạm vi áp dụng, mục tiêu, hệ thống, quá trình và công cụ sử dụng trong quản lý hậu cần

� Sử dụng công cụ trong quản lý hậu cần

Module 4

Câu hỏi

Hệ thống qu ản lý h ậu cần là gì?

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

� Là hệ thống ñể cung cấp các hỗ trợ và phân phối nguồnlực (nhân lực và vật lực)

� ðến ñúng ñịa ñiểm

� Kịp thời

� ðủ số lượng

� ðảm bảo chất lượng

� Giá cả hợp lý

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

Khuvựcthảmhọa

� ðến ñúng ñịa ñiểm� Kịp thời� ðủ số lượng� ðảm bảo chất lượng� Giá cả hợp lý

Acquire

Deliver

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

Quản lý hậu cần

Kho dựtrữ

Tiêu chuẩnvà hệ thống

Nguồnnhân lực

Mạnglưới

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cầnMạng l ưới cấp

quốc giaNguồn nhân l ực Hệ thống Kho l ưu tr ữ

Trung ương/khuvực/Tỉnh-Thànhphố/Chính quyền ñịaphương

Các tổ chức quốc tế

Các cá nhân/Tìnhnguyện viên

Trường ñại học/Cáccơ quan chuyêntrách khác

Chính sách quốc giaVăn bản dưới luậtquốc giaHướng dẫn củachính phủChương trình quốcgia và chương trìnhcủa ñịa phương

ðào tạo chuyên viên(khóa ñào tạo 1 năm)

Các nhóm ñánh giánhu cầu hậu cần

ðơn vị quản lý hậucần

•Truyền thông•Mua sắm•ðóng góp•kho•Vận chuyển•Tài chính•Theo dõi và báocáo

Các cơ chế ñiều phốitrong và liên tổ chức

Các tiêu chuẩn, hướngdẫn

Các quy trình:-Mua sắm (quốc gia vàquốc tếl)

- hàng cứu trợ- Vận chuyển- Kho- Theo dõi- Báo cáo

Kế hoạch lưu trữ, bãoquản và phân phối trungương và ñịa phương

Hệ thống quản lý thôngtin

Bản ghi nhớ giữa:• Quân ñội, Chữ thập

ñỏ, các tổ chức• Nhà sản xuất, dự trữ,

phân phối

Dự trữ của Bộ y tế• Hàng dự tữ• Hàng ñệm

Liên hợp quốc

Các tổ chức khác

Các tổ chức thương mại• Thỏa thuận trước mua

hàng• Nhà tài trợ

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

A. Lập kế hoạch

� Kế hoạch hàng năm

� Kho vật tư bệnh viện

� Máy móc vật tư khác

Module 4

B - Thu th ậpYêu cầu:

1. Kế hoạch hoạt ñộng hàng năm

2. Trang thiết bị hàng năm

Bản kế hoạch

3. Nhu cầu trang thiết bị

4. Tài liệu thanh lý vật tư (thuốc, sinhphẩm, vật tư, trang thiết bị)

5. Khẳng ñịnh các nguồn hỗ trợ sẵn có

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cầnC. KHO DỰ TRỮ: Hướng dẫn quy ñịnh lưu kho an toàn

� Lưu giữ thực phẩm ở những nơi khô ráo, thoáng gió, không có côn trùng, sâu bọ, các loài gặm nhấm…

� Các bao, thùng thực phẩm không ñể trực tiếp trên nềnkho. Dùng ván, gạch hay vật liệu ñể kê sàn xếp thựcphẩm.

� Xếp thực phẩm cách tường ít nhất 40cm và không xếpchồng quá cao.

� Xếp riêng những bao, thùng thực phẩm bị hỏng và khôngbị hỏng.

� Xếp các bao, thùng theo hàng ñôi ñể dễ dàng thông khí, vững chắc và thuận tiện cho việc thống kê, kiểm soát.

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

C. Kho d ự trữ: Hướng d ẫn quy ñịnh l ưu kho an toàn

� Chỉ cho những người ñược phép vào kho.

� Cập nhật thẻ ra vào và kiểm tra ñịnh kỳ.

� Theo dõi theo nguyên tắc “1 vào – 1 ra”. Lưu kho thựcphẩm và thuốc men còn hạn sử dụng từ 1 năm trở lên.

� Vắc cin phải ñược lưu giữ ở kho lạnh với nhiệt ñộ từ 2 – 8ñộ C. Không lưu giữ thực phẩm và vắc xin trong cùng kholạnh.

� Không ñể thuốc men tiếp xúc trực tiếp với nắng mặt trời.

Module 4

Hệ thống qu ản lý h ậu cần

D. Phân phối, cung ứng

� ðịa ñiểm tập trung

� Kênh phân phối trong tình huốngkhẩn cấp

a. Qua hệ thống kho dược

b. Qua Sở y tế

c. Chính quyền ñịa phương, …

Module 4

E. THEO DÕI VÀ ðÁNH GIÁ

� Kiểm kê báo cáo hậu cần

� Sử dụng các báo cáo

� Xác ñịnh ñịa ñiểm

� Vận chuyển hàng cứu trợ

� Hàng cứu trợ phù hợp với nhu cầu, nguy cơ vàthảm họa

� Sử dụng hàng cứu trợ theo khu vực, tùy theo tìnhhuống khẩn cấp…

Module 4

ðánh giá Y t ế và qu ản lý h ậu cầnTrong giai ñoạn khẩn cấp/thảm họa,cần ðánh giá thiệt hại và

Phân tích nhu cầu (DANA) ñể lập kế hoạch hậu cần:

� Hệ thống truyền thông

� Hệ thống giao thông (ñường bộ, ñường không, ñường biển)

� Hệ thống kho lưu trữ và hệ thống phân phối

� Tận dụng các mạng lưới:i. Hệ thống ñiện/gaii. Hệt hống cấp nướciii. Kho dự trữ và phân phối xăng dầuiv. Hệ thống nước thải

Module 4

Phạm vi áp d ụng Qu ản lý h ậu cần trong ðápứng Tình hu ống kh ẩn cấp

1. Kế hoạch ứng phó dựa trên ðánh giá thiệt hại vàphân tích nguy cơ/ðánh giá nhanh

2. Kêu gọi/Tiếp cận hệ thống phân phối hàng cứu trợ

3. Giao thông/Hệ thống vận chuyển

4. Kho dự trữ/Hệ thống lưu kho

5. Hệ thống phân phối

6. Hệ thống theo dõi

7. Hệ thống báo cáo

Module 4

ðáp ứng Hậu cần

ðáp ứnghậu cần

Lập ñịa bànthực ñịa

Huy ñộngnguồn lực

Kế hoạchHành ñộng

Module 4

ðáp ứng h ậu cần

Lập ñịa bàn nghiêncứu

Kế hoạch hànhñộng

Huy ñộng ngu ồn lực

Nguồn lực sẵn có

Nguồn nhân lực

Hệ thống quản lý

ðánh giá thiệt hại vàPhân tích nhu cầu

Viết mục tiêu chungvà mục tiêu cụ thể

Bản kế hoạch sẵncó

Sự phối hợp (phối hợptrong 1 ngành, hay nhiềungành khác, tổ chức trongnước và quốc tế

Kết quả là bản kế hoạch

Kế hoạch phân phối SP

Kế hoạch theo dõi và báocáo

Module 4

Bài t ập th ực hànhTình huống 1: Các chuyên gia nói rằng dịch H1N1 lần thứ 2 ñã

xảy ra ở Mỹ, Canada, Anh và ðứcCâu hỏi 1: Anh/chị sẽ thiết lập Hệ thống quản lý hậu cầnnhư thế nào?

(Cấp tỉnh và huyện)Tình huống 2: Dịch H1N1 thứ 2 ñã xảy ra ở ñất nước ta, bệnh

nhân ñang ñược cách ly và theo dõi trong bệnh viện.Câu hỏi 2: Anh chị sẽ làm gì ñể ñáp ứng và quản lý hậucần?

(Cấp tỉnh và huyện)Câu hỏi 3: Nguyên tắc phối hợp trong Quản lý hậu cần

Module 4

Tại sao hàng c ứu tr ợ không phù h ợp?

� Áp lực từ tình trạng khẩn cấp và những nhu cầu thiếu thựctế/sự trông chờ của chính quyền, phương tiện truyền thôngvà cộng ñồng dẫn tới ra quyết ñịnh không hợp lý vì:

1. Thiếu quy ñịnh, hướng dẫn về các sản phẩm thiếtyếu trong tình huống khẩn cấp

2. Thiếu các tiêu chuẩn, biểu mẫu thực hiện

3. Thiếu sự phối hợp liên ngành (quốc gia và quốc tế)

4. Thiếu kế hoạch và hoạt ñộng quản lý hậu cần cấp cơsở

5. Chưa ñầu tư thiết lập hệ thống phân phối hậu cầnchuyên nghi ệp

Module 4

Hệ thống qu ản lý phân ph ối

Phần 2

Module 4

Hệ thống qu ản lý phân ph ối

� Là hệ thống lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vậnchuyển, phân phối, theo dõi và báo cáo về hàng cứu trợ

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lýphân phối …

1. Hướng dẫn tiêu chuẩn chẩn ñoán và xử trí trong tìnhhuống khẩn cấp

2. Danh mục chuẩn quốc gia dùng trong THKC:� Thuốc, vắc cin, hóa chất, thuốc thử và các sản phẩm

khác� Các xét nghiệm chuyên khoa (chăm sóc ban ñầu,

phân loại, chấn thương, tả, bỏng, tai nạn phóng xạ vàhóa học...)

� Trang thiết bị (xét nghiệm, thí nghiệm, TTB bảo hộcá nhân, cơ quan quản lý, ñánh giá/quản lý và báocáo), TTB hiện thời, dự trữ

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lý phânphối …

3. Quy ñịnh trong tình huống khẩn cấp:

� Yêu cầu hàng hóa thiết yếu của các cơ sở y tế ñịa phương (hóa chất, thuốc, bông gạc, ga trải giường, thực phẩm và nước sạch)

� Bảo quản thuốc

� Thống kê và báo cáo hàng cứu trợ

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lý phânphối …

4. Hỗ trợ hệ thống cơ sở y tế nhằm cung cấp nước, gas, nhiên liệu, hệ thống làm lạnh, và quản lý chất thải

5. Kho chứa hàng và các dụng cụ thiết yếu khu vực, quốcgia, các tỉnh và ñịa phương

6. Hệ thống kho trữ bổ sung sử dụng các hệ thống quản lýsẵn có nhằm duy trì khả năng ñáp ứng ñột xuất ( nhưluân chuyển hàng hóa, ñảm bảo an toàn, hạn dùng, baogói, nhãn mác)

7. Thỏa thuận với các nhà cung cấp cho các trường hợpkhẩn cấp

Module 4

Dịch v ụ Chăm sóc s ức kh ỏe thi ết yếu …

Có sự gia tăng các nhu cầu hoặc bổ sung, sửa chữa cácthiệt hại:

1. Phân loại, chăm sóc ban ñầu và vận chuyển trang thiếtbị (xét nghiệm nhanh),

2. Cấp cứu và TTB phẫu thuật (trang bị hiện có, dự phòng)3. Thuốc, vắc xin, thuốc chống ñộc, thuốc chữa rắn cắn,

bình khí, hóa chất, dịch truyền, thuốc chống nhiễmkhuẩn, khử trùng

4. Hóa chất, sinh phẩm xét nghiệm (thuốc thử, hóa chất)5. Máu, các sản phẩm của máu và ngân hàng máu

Module 4

Dịch v ụ Chăm sóc s ức kh ỏe thi ết yếu…

6. Trang bị bảo hộ cá nhân

7. Trang thiết bị và hóa chất bảo quản thực phẩm và nước

8. Nhu cầu truyền thông, vận chuyển, quản lý và báo cáo

9. Nhu cầu thực phẩm thiết yếu/cung cấp cho gia ñình (nhânviên y tế và cộng ñồng)

10. Xăng dầu, ñiện, ga và hệthống cấp nước, nhu yếu phẩm

Module 4

Dịch v ụ Chăm sóc s ức kh ỏe thi ết yếu

11. Trang thiết bị phẫu thuật, chấn thương, chỉnh hình và Răng hàm mặt

12. Vật dụng cho bệnh nhân: giường bệnh, quần áo...

13. Thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý bịhư hại

14. Trang bị cho NVYT: quần áo ñồngphục, phương tiện ñi lại, liên lạc, nơiăn ở, dụng cụ vệ sinh cá nhân

Module 4

Nguyên t ắc Quản lý ngu ồn lực hỗ trợ... 1. Nâng cao năng lực ñánh giá về:

a. Thiệt hại, khả năng hoạt ñộng của cơ sở vật chất thiết yếu ñểduy trì, tiếp tục cung cấp nhu yếu phẩm và dịch vụ

b. Nhu yếu phẩm cho các cơ sở phân ph ối, những khó khăntrong việc tiếp cận cơ sở phân phối, nguồn hỗ trợ/sự sẵn cócủa nhu yếu phẩm

2. Thiết lập hệ thống quản lý phân phối nhu yếu phẩm ñể lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển, phân phối, theo dõi vàthống kê sản phẩm

3. Duy trì liên kết cơ sở sản xuất cung cấp hàng cứu trợ trực tiếp(bao gồm thông tin liên lạc, khả năng sản xuất, ñảm bảo thời giangiao sản phẩm)

Module 4

Nguyên t ắc Quản lý ngu ồn lực hỗ trợ...

4. ðưa ra quy ñịnh trong ñặt hàng, phương thức thanh toán, phân phối, thay ñổi ñơn hàng và mẫu bảng kêsản phẩm trong THKC

5. ðưa ra quy ñịnh cung ứng thuốc vàcác trang thiết bị y tế

6. Ngành Y tế tham gia vào phối hợpliên ngành và hệ thống báo cáo, quảnlý

Module 4

Các lỗi th ường g ặp với hàng c ứu tr ợ …1. Cung cấp số lượng lớn hàng hóa không cần thiết

2. Rất nhiều hàng hóa không phù hợp, không cần thiết, không ñúng loại, hàng ñã qua sử dụng, ñóng góikhông tốt

3. Sản phẩm thiếu:� Thông tin chi tiết về sản phẩm� Danh sách ñóng gói� Nhãn mác và� Hạn sử dụng, hoặc hàng ñã quá hạn

4. Sản phẩm không ñược ñóng gói kỹ hoặc không tránhñược ảnh hưởng môi trường/thời tiết� Sản phẩm có nguy cơ không ñược ñóng gói riêng

biệt, chai thủy tinh bị vỡ, thực phẩm ñược ñểchung với hóa chất và các sản phẩm khác

Module 4

Các lỗi th ường g ặp với hàng c ứu tr ợ

5. Cảng, sân bay và kho chứa hàng nhanh chóng quá tải vìsố lượng hàng hóa lớn nên nhiều hàng hóa phải ñể ởngoài trời (chịu ánh nắng mặt trời, mưa, gió, ñộ ẩm, côntrùng, cháy nổ và trộm cắp)

6. Hàng hóa ñược chuyển ñến tùy vào khoảng cách cơ sởphân phối, không theo nhu cầu thực tế hay khả năng sửdụng

7. Các cơ quan cứu trợ không phối hợp với nhau, hàngcứu trợ không có thời ñiểm chuyển ñến hay danh sáchsản phẩm

Module 4

Thực hành� Bão Ketsana ñã ñi vào khu vực miền trung của Việt

Nam, tàn phá hoa màu, nhà cửa, và cơ sở y tế, hàng nghìn người bị mất nhà cửa, hàng trăm ngườichết và bị thương.

� Anh/chị là thành viên của Ban chỉ ñạo phòng chống lụt bão tỉnh và tham gia vào công tác phân phốihàng cứu trợ cho nạn nhân.

Module 4

Thực hành

Những hành ñộng ñầu tiên của anh/chị ñể ứng phótình huống khẩn cấp, cung cấp sản phẩm thiếtyếu?

1. Tổ chức thực hiện2. Lập kế hoạch

3. Hệ thống4. Quản lý

Module 4

Xin cảm ơn!