DFD HR PAYROLL PROCESSING

Time cards

Employee checks

New employee form payroll check

Employee

change

form Payroll cash disbursements

Employee / payroll voucher

file

Payroll tax

disbursements

voucher

General

Payroll report Tax report and payment ledger

Human

resources

Management Govermental

Agencies

Bank

Employees

Department

1.0

Update employee/

payroll file

3.0

Prepare repotrs

4.0

Pay taxes

5.0

Update general ledger

2.0

Pay employee

s

FLOWCHART HR PAYROLL PROCESSING

Human resources Department

Update employee/ payroll file;

store forms in

file

Prepare monthly

tax report

Prepare payroll report

each pay period

Prepare paychecks&payroll register;

update file

Tax tables

A/D

Employee changes

New employee data

Time cards

Time cards

2Payroll register 1

2Employee checks 1

Payroll report2Tax report

B

A

NARASI DFD

Pada saat perekrutan karyawan, karyawan melengkapi data dirinya pada sebuah form karyawan baru. Pada saat terjadi perubahan status gaji karyawan, seperti adanya peningkatan gaji atau perubahan dalam jumlah potongan gaji , personalia melengkapi terjadinya perubahan tersebut pada sebuah form perubahan data karyawan. Copy form tersebut diteruskan kepada bagian penggajian. Form tersebut digunakan untuk membuat atau memperbaiki catatan karyawan/ catatan penggajian dan kemudian disimpan dalam sebuah arsip. Catatan karyawan tersebut disimpan berurut sesuai abjad.

Untuk karyawan yang sistem penggajiannya bulanan akan dibayarkan setiap bulan, namun untuk karyawan yang penggajiannya dihitung berdasarkan jam kerja sehingga terdapat kartu waktu untuk memcatat waktu yang digunakan karyawan dalam bekerja atau menyelesaikan pekerjaan tertentu. Pada akhir periode, manager setiap departemen menberikan kartu waktu tersebut ke bagian penggajian. Staff penggajian akan menghitung gaji yang akan dibayarkan kepada setiap karyawan berdasarkan kartu waktu tersebut, data form karyawan seperti tingkat pembayaran dan gaji tahunan, dan ketepatan hasil perhitungan pajak untuk mempersiapkan dua bagian cek untuk setiap karyawan. Staff tersebut juga mempersiapkan dua bagian daftar penggajian untuk menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan-pengurangan, dan pembayaran bersih untuk setiap karyawan. Staff tersebut memperbaiki arsip karyawan untuk menggambarkan pendapatan setiap karyawan pada periode yang bersangkutan. Copy-an asli dari cek pembayaran karyawan diteruskan kepada manager personalia. Daftar penggajian diteruskan kepada staff yang menagani utang. Kartu waktu dan copy dupilkat daftar penggajian dan cek pembayaran disimpan berdasarkan tanggal pada arsip panggajian.

Setiap pembayaran pada suatu periode, staff penggajian menggunakan data keryawan pada arsip penggajian untuk mempersiapkan laporan rekapitulasi penggajian kepada manager personalia sehingga manager dapat mengontrol dan memonitor beban gaji karyawan. Laporan ini deberikan kepada manager personalia bersamaan dengan copy asli dari cek pembayaran karyawan.

Setiap bulan, staff penggajian menggunakan data karyawan/ arsip penggajian untuk mempersiapkan dua bagian laporan pajak. Dokumen asli diteruskan kepada staff yang menangani utang, dan yang duplikat ditambahkan pada catatan pajak dalam arsip penggajian. Staff yang menangani utang menggunakan laporan pajak untuk emeprsiapkan dua bagian cek untuk pajak dan dua bagian voucher pengeluaran kas. Laporan pajak dan setiap dokumen asli diteruskan kepada manager personalia. Dokumen duplikat disimpan berdasarkan tanggal pada arsip utang.

Staff yang menangani utang menggunakan daftar penggajian untuk mempersiapkan dua bagian cek jumlah total gaji karyawan dan dua bagian voucher pengeluaran.Setiap dokumen asli diteruskan kepada manager personalia, dan daftar penggajian serta duplikatnya disimpan berdasarkan tanggal pada arsip utang.

Manager personalia meninjau setiap paket informasi yang diterimanya dan disetujuinya dan tandatangan pada cek. Manager personalia meneruskan voucher pengeluaran kas kepada staff aplikasi komputer, laporan pajak dan pembayaran untuk melihat ketepatan pada aturan pemerintahan., cek

penggajian kepada bank, dan cek karyawan kepada karyawan. Manager personalia mengarsipkan laporan penggajian berdasarkan kronologinya.

Staff aplikasi computer menggunakan voucher pengeluaran kas untuk pajak penggajian dan cek gaji untuk memperbaiki pada buku besar. Kemudian membatalkan jurnal voucher dengan tanda “posted” (sudah di poskan) dan mengarsipkannya secara numerik.