Volunteer  Training  Agenda  

     

House  Parties  How-­‐‑To      Because  of  you,  our  dedicated  staff  at  UHPP’s  Albany,  Hudson  and  Troy  health  centers  has  helped  thousands  of  local  women,  men  and  teens  take  charge  of  their  reproductive  health  and  live  in  healthy  families  and  healthy  communities.  Now  we  know  that  one  in  five  American  women  has  turned  to  Planned  Parenthood  for  care  at  some  point  in  her  life.  What  a  tremendous  legacy!    You  can  help  share  your  commitment  to  exceptional  services  and  honest  education  with  your  friends  and  family  during  this  important  milestone  year.  Just  throw  a  party,  barbeque,  happy  hour,  brunch  or  dinner  to  benefit  Planned  Parenthood  –  past,  present  and  future!    How  do  I  do  it?      Get  a  group  of  people  together  and  have  a  party!  You’ll  have  fun,  connect  AND  support  UHPP.  What  kind  of  support?  Your  excitement  will  raise  awareness,  secure  donations,  get  people  involved,  and  share  what  is  really  happening  to  women’s  reproductive  rights  –  nationally  AND  locally.  UHPP  will  provide  the  support  you  need  to  make  sure  your  party  is  fun  and  successful.    What  does  it  look  like?  What  kind  of  party  do  YOU  like?  It  could  be  a  potluck  dinner  party  or  large  rock-­‐‑the-­‐‑house  event,  a  wine  and  cheese  gathering  or  a  backyard  BBQ.  It  can  be  a  dance  party  or  a  tea  and  cookies  party.  That’s  up  to  you.      We  only  ask  that  you  set  aside  time  to  share  your  Planned  Parenthood  story  and  ask  for  financial  support.  Charging  a  ticket  price  for  the  event  is  also  a  great,  low  pressure  option.  And  we’re  here  to  coach  you!    If  you  have  more  than  25  guests,  UHPP  will  arrange  for  a  representative  to  attend.  Even  if  you  have  fewer  guests,  we’ll  provide  information  for  you  to  share.    What  do  I  need  to  do  to  host  a  party?  The  party’s  expenses  will  be  your  in-­‐‑kind  contribution  to  UHPP.  Keep  track  of  them  and  we’ll  send  you  an  in-­‐‑kind  donation  receipt  and  a  gift  for  hosting.  (What’s  better  than  a  party  with  a  tax  deduction?!)    Pick  a  place  –  your  house,  backyard,  restaurant,  a  park,  or  anyplace  else.  Just  make  sure  there’s  enough  privacy  for  your  guests  to  ask  questions  and  share  their  thoughts.  Provide  drinks,  plates,  napkins,  glasses,  utensils,  tables,  chairs  –  and  food,  if  it’s  not  a  potluck.    If  it’s  an  outdoor  party,  have  a  rain  plan.  Name  tags  are  great  too!    Pick  a  date  and  time  and  create  an  invitation  list.  Consider  inviting  likeminded  friends,  both  old  and  new.  They  may  be  your  age,  younger,  or  older.  They  may  be  women,  but  don’t  forget…many  men  support  Planned  Parenthood,  too!    Contact  amber@uhpp.org  or  call  (518)  512-­‐‑9028.  She’ll  send  you  an  invitation  for  your  party  that  you  can  mail  and/or  email  after  you  add  your  event’s  information,  including  how  your  guests  can  RSVP.  

 Scheduling  and  Planning  Hints:  

•   Send  out  your  invitations  at  least  3  weeks  in  advance.  It’s  even  better  if  you  also  call  people  to  invite  them.  Expect  to  invite  three  times  as  many  people  as  you’d  like  to  attend.    And,  even  if  someone  can’t  come,  your  contact  with  them  has  made  a  difference!  

 •   Consider  using  event  invitation  sites,  such  as  evite.com,  Eventbrite.com  or  BrownPaperTicket.com.    

 •   Let  Amber  know  where  your  event  will  be  and  how  many  people  are  planning  to  come.  She’ll  

make  every  effort  to  have  a  representative  attend.  At  a  minimum,  she’ll  provide  information  about  UHPP  for  your  guests,  sign-­‐‑up  sheets,  donation  forms,  photo  consent  forms  and  trivia  questions!    

 Day  of:  Ask  your  guests  to  sign  the  sign-­‐‑in  sheet  so  we  can  stay  in  touch.  Provide  donation  forms,  information  about  UHPP  and  consent  forms  if  you  are  taking  photos.    Here  are  some  fun  things  you  can  do  with  your  guests:  

•   Share  your  Planned  Parenthood  story.  •   Play  trivia  games  about  reproductive  health  like  “Fact  or  Crap.”  (We  can  provide  the  questions).  •   Share  fact  sheets  and  UHPP’s  calendar  of  events.    •   Let  your  guests  know  how  to  connect  with  UHPP  on  social  media.    •   Ask  for  donations  and  talk  about  UHPP’s  monthly  giving  club  Healthy  You.    •   Encourage  people  to  ask  questions  and  to  share  their  stories.      •   Ask  guests  if  they’d  would  be  willing  to  host  a  party  for  UHPP  with  their  friends.    

 Follow  up:  Please  let  Amber  know  how  your  party  went!  Please  send  all  donations,  forms  and  photos  to  amber@uhpp.org.  We’ll  post  the  best  photos  to  UHPP’s  social  media  sites.  If  your  guests  have  any  questions  that  you  can’t  answer,  please  let  Amber  know  so  she  can  follow  up.  And  please  let  her  know  how  she  can  help  you  continue  to  build  the  connection  with  your  guests.    Want  to  help  another  way?  Consider  doing  on  online  fundraiser  to  benefit  the  services  Planned  Parenthood  provides  by  asking  family  and  friends  to  donate  for  your  birthday,  anniversary,  retirement,  or  just  for  your  cause!    Sites  like  Crowdrise,  First  Giving,  and  Causes  on  Facebook  are  just  a  few  sites  out  there.      

Your  support  ensures  that  local  women,  men  and  teens    continue  to  get  the  critical  care  they  need,  no  matter  what.  THANK  YOU!