hoogste tijd voor anders aanbesteden 210211 jv d
TRANSCRIPT
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
1
Hoogste tijd voor anders aanbesteden
NEVI CPD 1 maart 2011Joop van Duren
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
2
Wat we gewend zijn…. (1)
• In de voorbereiding:– Ontwerp en bestek laten maken– Dan zoeken naar partij die het werk tegen de
laagste prijs kan maken• Tijdens de uitvoering:– Veel (meerwerk) discussies– Veel overschrijdingen van planningen en
budgetten– Veel ‘gedoe’, controles, disputen
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
3
Wat we gewend zijn…. (2)
• Na oplevering:– Lijst met opleverpunten– Onhandigheden ontdekken en daarmee leren
leven…….– Gebruikswaarde? Toekomstbestendigheid?
Duurzaamheid?
Nieuws…..
• 28 september 2009; NOS journaal– Metrostation R’dam is opgeleverd binnen planning– Nagenoeg binnen budget– Tevredenheid met resultaat alom!
• Opmerkelijk; – Dit haalt “het journaal”….– komt alleen in de bouw voor….
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 4
Change of strategy
“We can’t solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them”
we need a different perspectiveWe need a different mindset
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 5
Weeffouten traditioneel aanbesteden!
• Strikte scheiding tussen bedenken en maken• Laagste prijsklem• Reputatie mechanisme te geringe rol• Te weinig aandacht voor riskmanagement• Te weinig aandacht voor samenwerken
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 6
Hoe moet het dan wel? (1)
Aannemers/leveranciers vroeger betrekken– Zodat ze waarde kunnen toevoegen
Gunnen op waarde– Onderscheidend vermogen in kwaliteit v/d oplossing
Meer aandacht voor samenwerkingsvermogen– “de vent is belangrijker dan de tent”
Kwaliteit moet lonen– Past performance van invloed op kansen nieuw werk;
dus professionaliseert!
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 7
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
8
Hoe moet het dan wel? (2)
• NIE**: Organiseer een aanbesteding zo dat– De neiging tot het vertonen van opportunistisch
gedrag na gunning wordt gereduceerd– Onzekerheid voor OG en ON wordt gereduceerd– Voldoende rekening wordt gehouden met
‘bounded rationality’**NIE = New Institutional Economics• Transaction Costs Economics• Principal Agency Theory• Property Rights Theory
Heeft Kashiwagi het antwoord?
• PiPS:– Performance– Information– Procurement– System
• www.pbsrg.com
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 9
Innovatieve elementen (1)
• Functionele specificatie i.p.v. uitgebreide technische specificaties– Geeft leveranciers ‘de ruimte’– Om meest recente ervaringen en knowhow in te
brengen– Voorkomt strikte scheiding tussen ontwerpen en
maken– Aannemer staat voor zijn oplossing i.p.v. dat hij
zich verschuilt achter die van anderen!
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 10
** Voorbeeld van een oplossingsvrije vraagspecificatie
• Doe een voorstel voor een parkeervoorziening voor minstens 630 auto’s
• Op perceel “x” • Houd rekening met bebouwingsvoorschriften
“y” • En ondergrondse infrastructuur “z” • Blijf binnen het budget van 4,2 miljoen euro
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 11
Innovatieve elementen (2)
• Vertel welk budget je maximaal aanwendt!!– Als OG ben je dan volledig transparant : “dit is wat
ik wil, en zoveel geld geef ik er maximaal aan uit” – ‘High performer’ is in staat dit te vertalen naar
‘maximum value for money’– Te dure oplossingen worden meteen terzijde
gelegd
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 12
Innovatieve elementen (3)
• Past performance Information (PPI)– Prestaties uit het verleden mee laten tellen in de
selectiefase– Wel helder vooraf aangeven hoe deze informatie
countable kan worden gemaakt! – Als huidige prestaties de kans op toekomstig werk
beinvloeden, triggert dat professionaliteit
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 13
Innovatieve elementen (4)
• Interview sleutelfunctionarissen als onderdeel van het aanbestedingsproces– Mensen make het verschil!– Kennis en kunde van een projectleider is immers
cruciale factor voor projectsucces en kwaliteit samenwerking
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 14
Innovatieve elementen (5)
• Risk Assessment Plan (RAP)– Welke risico’s zie je?– Prioriteer ze!– Leg uit hoe je ze gaat managen• Hiertoe zijn alleen ‘high performers’ in staat!• Dit geeft veel informatie over kennis en ervaring• Bevat voorspellend vermogen
– Deze stap maakt echt onderscheid!!
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 15
Innovatieve elementen (6)
• Risico overdracht – Kansen eneffecten van risico’s zijn al gereduceerd
• Geen laagste prijsklem• Leverancier heeft mee kunnen denken• Commitment met zijn oplossing• RAP!
– Draag resterende risico’s over aan die partij die het best in staat is ze te managen (‘ownership matters’!!)
– Durf los te laten– Laat de aannemer wel rapporteren over zijn eigen
performance
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 16
Innovatieve elementen (7)
• Gun op waarde en op prijs– Bijvoorbeeld in een 70 – 30 verhouding– Geldt zeker als ook onderhoud, beheer onderdeel
van de opdracht uitmaakt– Leveranciers kunnen zich onderscheiden met de
kwaliteit van de oplossing, en niet alleen op laagste prijs
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 17
BVP animation
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 18
Filter 2RAVA &
Financial bid
Filter 4Identify
Best Value
Filter 5Pre-award stage
Filter 6Weekly risk
reports
Tijd
Nu
mb
er
of
part
icip
an
ts
Filter 3Interview
key personnel
opdr
acht
1
n
Filter 1
Past performance
Selection StageFilter 1
Awarding stageFilter 2 t/m 4
ManagementBy risk
minimazationFilter 5 en 6
PiPS en Europees Aanbesteden (1)PiPS element Applicable?
Functional scope
Sharing information about max budget
Past performance information
Risk assessment plan
Interviewing key personnel
Value/price ratio
Risk transfer
Monitoring performance
Post construction rating NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
19
Wat mag je verwachten van het toepassen van deze innovatieve elementen?
• Meer projecten binnen planning • Meer projecten binnen budget• Meer tevredenheid bij OG en ON• Betere samenwerking• Minder tijd aan inspecties, controles• Lagere transactiekosten • Stimuleert innovatie• Lagere risico’s• Meer ‘waarde’ voor OG• Beter resultaat voor ON
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 20
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
21
Geschikte projecten…..?
• Bevatten voldoende uitdaging• Hebben voldoende omvang• Zijn op enige afstand te managenÉn…• Er is sprake van OG en ON• In economisch verkeer• Die afhankelijk van elkaar zijn• Waarbij gedane beloftes waar gemaakt moeten
worden
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
22
Een voorbeeld……..
PiPS projectLand van Rode
Tendering “Holzstraat, Kerkrade”
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
23
Waarom PiPS toepassen?
• Woningstichting Land van Rode heeft een traditie in de traditionele aanpak
• En heeft meermaals ervaren dat: – De samenwerking niet goed verliep– Vertragingen en budgetoverschrijdingen veel
voorkwamen– Meerwerkdiscussies eerder regel dan uitzondering
waren– Er een negatieve atomsfeer rond projecten ontstond – Transactie kosten hoog waren
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
24
Over het project
• 7 nieuwbouw appartementen• Met op belendende percelen:– Bestaande bebouwing – Waaraan renovatiewerkzaamheden uitgevoerd
moetsen worden– Appartementen die aangesloten dienden te
worden op nieuwe liftkoker en galerijen• Maximum budget 1.520.000,- euro
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
25
The PiPS aanpak
• 6 geschikte aannemers werden uitgenodigd• Zijn geinformeerd over de PiPS aanpak• Ze wilden allen meedoen. • We hebben toegepast:– PPI om de ‘top 3’ te bepalen– Kwaliteit (70%):
• RAP (25%) • Optimalisaties (30%)• Planning (15%)• Interviews (30%)
– Prijs (30%)
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
26
Selectie op basis van PPI (1)
• Lever PPI in van 3 relevante projecten:– > 1.000.000,-– Commuinicatie en afstemming met de omgeving– Beperken van hinder en borgen veilige doorgang
en toegang– Aanpassen bestaande constructies– Samenvoegen bestaande bouw en nieuwbouw
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
27
Selectie op basis van PPI (2)
• 10 vragen per project :1. Project informatie (om verificatie mogelijk te maken)2. Opgeleverd binnen budget?3. Opgeleverd binnen planning?4. Naar klantverwachting?5. Hoe invulling gegeven aan coordinatie en communicatie met
omgeving?6. Hoe om gegaan met beperken overlast? 7. Hoe om gegaan met uitdagingen bouwplaatslogistiek? 8. Hoe om gegaan met samenvoegen bestaand en nieuw? 9. Hoe omgegaan met aanpassen en aasluiten galerijen/lift? 10. Welke optimalisaties ingebracht met welke impact?
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
28
Selectie op basis van PPI (3)
• PPI info is beoordeeld (anoniem) door 5 personen
• Maximaal 3 A4’s per project• Results:
Contractor Score % score ranking
1 202,0 86% 4
2 222,4 95% 3
3 165,6 71% 6
4 234,4 100% 1
5 225,8 96% 2
6 175,2 75% 5
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
29
Gunnings fase: 3 aannemers
• Anonieme beoordeling van:– RAP’s– Optimalisaties– Project planning
• Results:
contractor RAP Opt Planning
1 1,33 1,96 0,94
2 1,66 1,99 1,10
3 1,84 2,28 1,10
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
30
Interviews (1)
• Apart geinterviewd:– De Projectleider– De uitvoerder
• De belangrijkste vragen:– Geef een toelichting bij de ingediende documenten– Maak inzichtelijk dat en hoe dit allemaal bij elkaar past– Over welke mandaten beschik je? – Hoe ga je om met interne conflicten? – Hoe kun je medewerkers motiveren en stimuleren? – Wat is het belangrijkste risico? Waarom? Hoe ga je dat aanpakken? – Vragen over samenwerkingsvermogen
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
31
Interviews (2)
• Results:
Interview Score Q Ranking
1 2,08 3
2 2,18 2
3 2,17 1
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
32
Eindresultaat van deze aanbesteding
Contractor Q (70%) Price (30%) Final score
1 44,13 2,08 21,18
2 48,54 2,50 19,40
3 51,73 2,21 23,36
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
33
Korte terugblik
• Transparent proces voor alle betrokkenen• Efficient proces voor OG en ON• Waarde weegt zwaarder dan prijs• Geringer risico vanwege PPI, RAP’s en
interviews• ‘Commitment’ van de aannemer• Er wordt gestart met veel vertrouwen in elkaar
en dit project
NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd
34
Begeleiding?
• Aannemers informeren• Procesontwerp• Maken aanbestedingsleidraad• Maken beoordelingsformulieren• Mee beoordelen• Bewaken procesverloop en objectiviteit