Hoe delen zorgorganisaties kennis?

Door de techniek en door het snel veranderende zorglandschap zijn er steeds meer mogelijkheden om kennis te halen en te delen. De mobiele telefoon maakt het vinden van informatie laagdrempeliger dan ooit. Hoe verzamelen en delen zorgorganisaties kennis, zodat zorgprofessionals up-to-date zijn om hun werk zo goed mogelijk te doen?

Hoe blijven zorgprofessionals op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen en inzichten? En hoe maken zorgorganisaties kennis inzichtelijk, vindbaar en toepasbaar? Hoe betrekken zij medewerkers bij het ontwikkelen en delen van kennis? Wat kunnen organisaties van elkaar leren en hoe kunnen zij daarbij worden ondersteund? Vilans onderzocht dit kennismanagement. Daarvoor is een vragenlijst opgesteld voor medewerkers in de ouderenzorg en de gehandicaptensector. Deze vragenlijst is afgenomen voorafgaand aan de bijeenkomst ‘kennisdeling in zorgorganisaties’ die in oktober 2018 plaatsvond. Deze bijeenkomst is één van de activiteiten van het programma Kennisinfrastructuur Langdurige Zorg. Vilans werkt hierin samen met ZonMW en academische werkplaatsen ouderenzorg en gehandicaptenzorg om onderzoek en praktijk in de langdurige zorg dichter bij elkaar te brengen.

Vragenlijst kennisdeling in zorgorganisatiesDe vragenlijst gaat over het organiseren van kennisdeling binnen zorgorganisaties; het zogenoemde kennismanagement. Kennismanagement richt zich op het gestructureerd ontwikkelen, overdragen, verspreiden en toepassen van kennis binnen een organisatie (Weggeman 2011). Dat kan gaan om hele basale kennis maar ook om wetenschappelijke kennis. De vragenlijst is opgedeeld in drie delen. Deel 1: Kennis zoeken, deel 2: Kennis ontwikkelen en deel 3: Kennis delen. De vragenlijst is gedeeld op de online kanalen van Vilans en aan alle deelnemers van de bijeenkomst ‘kennisdeling in zorgorganisaties’.

DeelnemersDe vragenlijst is ingevuld door 85 medewerkers van 71 verschillende zorgorganisaties. Daarbij kwamen maximaal twee medewerkers van één organisatie. 70 % van de deelnemers is werkzaam in de ouderenzorg en 30% in de gehandicaptensector. Wegens het relatief kleine aantal respondenten zijn de resultaten van de twee sectoren samengevoegd in de analyse. De enquête is ingevuld door allerlei verschillende medewerkers. De grootste groep bestaat uit zorgmedewerkers of begeleiders en uit beleids- of stafmedewerkers. Onder overig staan: verwant, strategisch adviseur, informatiespecialist, communicatiemedewerker, gedragsdeskundige, consultant en case manager.

Inleiding

Respondenten30

23

15

8

0

Aant

al

Zorgmedewerker of begeleider

Beleids- of stafmedewerker

Overig Manager Projectleider Onderzoeker Adviseur leren en

ontwikkelen

Coach Praktijkopleider

Uitkomsten

Kennismanagement; visie en afdelingDe helft van de respondenten is ervan op de hoogte dat hun organisatie een vastgestelde visie op kennismanagement heeft. Ook de helft van de respondenten is ervan op de hoogte dat de organisatie een specifieke afdeling heeft die zich bezig houdt met kennisdeling. De afdeling die daarbij het meest genoemd is, is de afdeling leren & ontwikkelen, daarna volgt de interne academie. Andere afdelingen die genoemd zijn; kenniscentrum, Onderzoek & Ontwikkeling, expertisecentrum en de afdeling communicatie.

“Wij ontwikkelen nieuwe kennis in onze kennisgroepen en verspreiden deze binnen en buiten de organisatie”

“We hebben kennisnetwerken opgezet mbt specifieke doelgroepen en thema's”

Waar wordt kennis gezocht?

15

30

45

60

0Collega’s

vragen

Google Intranet Kenniscentra Social media

Protocollen Training / cursus

Vakbladen Congres / symposium

Aant

al

Kennis zoekenMedewerkers zoeken op veel verschillende manieren antwoorden op (kennis)vragen. Het merendeel van de geënquêteerden geeft aan antwoord op (kennis)vragen te krijgen door vragen te stellen aan collega’s. Op de tweede plek staan Google, protocollen en intranet.

Kennis ontwikkelen en samenwerkingsverbandenMedewerkers geven aan dat hun organisatie op verschillende manieren werkt aan kennisontwikkeling.

• 70% geeft aan dat ze samenwerken met het onderwijs aan onderzoeksprojecten.• 67 % geeft aan dat ze deel uitmaken van een kennisnetwerk.• 37 % werkt samen in een academische werkplaats of netwerk. • 21 % geeft aan dat er gewerkt wordt aan kennisontwikkeling binnen onderzoeksprojecten van hun

eigen onderzoeksafdeling.

Naast bovenstaande samenwerkingen wordt er ook veel samengewerkt met andere zorginstellingen, kenniscentra en lerende netwerken.

Heel vaak Vaak Soms Zelden Nooit

Kennis delenBinnen de organisaties zijn veel verschillende mensen actief bezig met kennisdelen. Onderstaand is te zien hoeveel respondenten aangegeven hebben welke medewerkers zich hiermee bezighouden.

Naast dat kennisdelen door verschillende mensen gebeurt, gebeurt dit ook op verschillende manieren.

“Binnen onze organisatie is er een podium georganiseerd waar medewerkers de kans krijgen hun kennis met elkaar te delen door een presentatie, workshop of posters.”

Opleidingsadviseurs / adviseurs leren & ontwikkelen

Beleids- , project- of kwaliteitsmedewerkers

Zorgprofessionals en / of begeleiders

Praktijkopleiders

Behandelaren (gedragsdeskundig, medisch of paramedisch)

Managers

Verpleegkundig specialisten

Communicatieadviseurs

Onderzoekers

Senior begeleiders

Overig

0 18 35 53 70

Wie houdt zich bezig met kennisdelen?

Hoe wordt kennis gedeeld?

Training / cursus

Elearning Experts Socialmedia

Heel vaak Vaak Soms Zelden Nooit

Intranet Bijeenkomsten / somposia

50

38

25

13

0

Naast de manieren hier rechts om kennis te delen zijn er ook veel andere manieren genoemd, zoals; jaszakkaartje, thema/kennis/expert-groep, apps, kenniscafé, blog, nieuwsbrief, deeldagen, online game.

Wat gaat er al goed?Organisaties zijn actief bezig met het onderwerp en zijn trots op alle kennis binnen hun organisatie en hun samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld het onderwijs en academische en lerende netwerken. Daarnaast geven organisaties aan dat kennisdelen steeds meer iets is dat alle medewerkers doen en hoort bij het werken in de zorg. Bovendien wordt er steeds meer kennis gedeeld via moderne technologie.

Belemmeringen en behoeftesUit de enquête blijkt dat kennismanagement met name wordt belemmerd binnen de organisaties doordat ze niet toekomen aan samenwerkingsverbanden, dit werd aangegeven door 57 % van de geënquêteerden. Daarnaast geeft 34% aan dat de zelfsturing en zelforganisatie ook een belangrijke factor is die kennismanagement belemmert. Redenen die ook veel zijn genoemd zijn: gebrek aan geld, onvoldoende tijd, gebrek aan visie, personeelstekort en het wordt niet als dagelijkse taak gezien.

Uit de enquête zijn 3 belangrijke behoeftes naar boven gekomen op het gebied van kennismanagement.

• 59 % van de deelnemers geeft aan behoefte te hebben aan inzicht in de verschillende manieren om kennis over te dragen.

• 55 % heeft behoefte aan zicht op kennisvragen van binnen de organisatie.

• 40 % heeft behoefte aan een visie op kennismanagement.

“De vragen komen echt vanuit de zorgteams en medewerkers ontwikkelen zich tot kennisdragers op een bepaald vlak”

“We willen leren en ontwikkelen tot een normaal gedachtegoed maken. Leren doe je je leven lang.”

“Het onderwerp staat nu eindelijk op de agenda, maar urgente problematiek (handen tekort op de werkvloer bijvoorbeeld) staat vaak in de weg.”

Discussie en conclusie

Vakbladen waren tien jaar geleden - naast onderwijs - misschien nog bij uitstek de ingang om kennis te verwerven. Anno 2018 wordt er steeds meer via Google en intranet gezocht naar kennis, zo wijst de enquête uit. Maar nog steeds scoort het rechtstreeks vragen aan deskundige collega’s het hoogst, zoals ook in 2008. In 2008 heeft Vilans een vergelijkbaar onderzoek gedaan, in dit onderzoek stond ook vragen stellen aan collega’s bovenaan (De begeleider als kennisgebruiker, Vilans 2008). Het zoeken op Google en intranet werd toen minder gedaan dan nu. Het huidige kennis zoeken en kennis delen vindt steeds meer plaats op de werkplek waarbij de focus ligt op het niet georganiseerd leren, op basis van ervaring in de praktijk. Daarbij wordt vooral impliciete kennis gedeeld: kennis die niet is vastgelegd en aan persoonlijke ervaringen en vaardigheden is verbonden. Expliciete kennis, kennis die wel is vastgelegd, wordt vooral gezocht en gedeeld via cursussen, e-learning en inter- en intranet.

Trots op samenwerkingEr wordt al veel samengewerkt door organisaties om kennis te ontwikkelen en kennis te delen. Er vindt met name al veel samenwerking plaats tussen organisaties en met het onderwijs. Medewerkers zijn trots op de al bestaande samenwerkingen en zien kennismanagement steeds meer als onderdeel van het dagelijks werk. Uit de enquête blijkt dat er ook belemmeringen zijn. Er is vaak te weinig tijd om te investeren in kennismanagement bijvoorbeeld door het werken in samenwerkingsverbanden. Ook zelforganisatie (of zelfsturing) ziet een derde van de ondervraagden als een sta-in-de-weg om meer te doen aan het effectiever oppakken van kennis. Uit aanvullende interviews blijkt dat medewerkers zo druk bezig zijn om hun team opnieuw in te richten dat het halen en brengen van kennis er bij in schiet. Mogelijk kan de zelfsturing ook ingezet worden als kans voor kennisdeling. Kennisdelen is namelijk van iedereen en iedereen is een kenniswerker, impliciet en expliciet. Uit de enquête blijkt dat veel verschillende mensen bezig zijn met kennisdelen, dit sluit aan bij de aanname dat iedereen een kenniswerker is. Maar ook blijkt dat nog veel medewerkers afwachten totdat er iets georganiseerd wordt. Ideaal gezien wachten medewerkers niet totdat een training georganiseerd wordt, maar bepalen ze zelf wanneer en welke kennis ze nodig hebben. Wie het kennismanagement faciliteert binnen de organisaties moet nader worden onderzocht.

Deze vragenlijst is ingevuld door 71 verschillende zorgorganisaties , dit betreft een klein deel van alle zorgorganisaties in Nederland. Ondanks dat de resultaten niet representatief zijn voor de hele doelgroep geeft het wel een beeld van hoe zorgorganisaties de eigen kennismanagement organiseren en wat daarbij belemmeringen en behoeftes zijn.De enquête is door veel zorgmedewerkers en begeleiders ingevuld. Het kan zijn dat de respondenten niet volledig op de hoogte zijn van de activiteiten rondom kennismanagement in de organisatie. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er meer organisaties zijn die een afdeling en een visie op kennismanagement hebben dan de benoemde 50%.

Een optimale kennisinfrastructuurHet verspreiden van kennis en informatie is één van de hoofdactiviteiten van Vilans. We doen dat op veel verschillende manieren, zowel online als offline én in diverse vormen zoals video’s, infographcs, tips en goede voorbeelden om zoveel mogelijk mensen te bereiken op zo’n manier dat het aanspreekt. De kennisplatforms van Vilans zoals zorgvoorbeter.nl en gehandicaptensector.nl zijn daarbij ‘rijke vindplaatsen’ waar veel kennis gezocht en gedeeld wordt.

Met de pijlsnelle veranderingen in de samenleving en in de zorg is die infrastructuur aan een versteviging toe. De kennisinfrastructuur is het geheel aan activiteiten die scholen, overheid en organisatie gezamenlijk uitvoeren om kennisontwikkeling te bevorderen. Een uitdaging is om de beschikbare kennis op maat aan te bieden, zodat de juiste kennis, naar de juiste persoon, via het juiste kanaal, in de juiste vorm, op het juiste moment beschikbaar is. Kennis is veelal versnipperd aanwezig of blijft in hoofden van mensen of ongebruikt op de plank. En dat is zonde, als kennis stroomt heeft iedereen er baat bij.

Als partner in het project ‘Kennisinfrastructuur langdurige zorg’ zet Vilans zich in om kennis tussen zorgpraktijk, wetenschap, onderwijs en netwerken beter te laten stromen. Al die beschikbare kennis willen we met het programma Kennisinfrastructuur Langdurige zorg beter vindbaar en toepasbaar maken, voor het werkveld én de wetenschap. Zo werken we aan een cultuur waarin de verbinding tussen onderzoek, onderwijs, beleid en praktijk vanzelfsprekend is.

Meer weten over dit onderzoek? Tessa DademaAdviseur Vernieuwend Leren in de zorgT. 06 -215 073 38 of t.dadema@vilans.nl

Als kennis beter stroomt tussen praktijk, onderzoek, onderwijs en beleid, hebben zorgprofessionals de juiste kennis om mensen met een langdurige zorgvraag goed te ondersteunen.