HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC NGÀY HỘI BÓNG ĐÁ VUI

FUN FOOTBALL FESTIVAL MANUAL

2

3

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU VỀ NGÀY HỘI BÓNG ĐÁ VUI 4

QUY TRÌNH TỔ CHỨC NGÀY HỘI BÓNG ĐÁ VUI 8

CHƯƠNG 1: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH VÀ CHƯƠNG TRÌNH NGÀY HỘI 101.1 Từ ý tưởng đến kế hoạch 101.2 Lập kế hoạch các hoạt động 101.3 Xây dựng chương trình ngày hội: 11

CHƯƠNG 2: GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY HỘI 142.1 Hoàn thành thủ tục hành chính 142.2 Điều động nhân sự 152.3 Kịch bản ngày hội 202.4 Địa điểm diễn ra ngày hội: 212.5 Ngân sách: 212.6 Đăng ký tham dự: 212.7 Tài liệu in ấn 222.8 Hoạt động gây quỹ: 222.9 Quảng bá hoạt động: 222.10 Các lưu ý cho ngày hội có sự tham gia của người khuyết tật: 23

CHƯƠNG 3: TRƯỚC GIỜ G 243.1 Kiểm tra lần cuối tình hình các đoàn tham dự 243.2 Kiểm tra việc chuẩn bị cơ sở vật chất 24

CHƯƠNG 4: GIAN ĐOẠN THỰC HIỆN-TRONG NGÀY HỘI 264.1 Chuyên môn: 264.2 Kỹ năng sống 264.3 Lễ tân 264.3 Tuyên truyền 264.5 Hậu cần 274.6 Y tế 284.7 An ninh trật tự 284.8 Vệ sinh môi trường 28

CHƯƠNG 5: SAU NGÀY HỘI 305.1 Đánh giá ngày hội 305.2 Đề xuất chương trình ngày hội lần sau 315.3 Tri ân đóng góp của các cá nhân và tổ chức 31

CHƯƠNG 6: PHỤ LỤC 32

4

GIỚI THIỆU VỀ NGÀY HỘI BÓNG ĐÁ VUI

Bóng đá Cộng đồng tại Việt Nam được thực hiện tại Việt Nam từ năm 2000. Trong những năm qua NFF/FFAV cùng các Đối tác các cấp đã tổ chức rất nhiều hoạt động bóng đá dành cho trẻ em Nam và Nữ ở độ tuổi 6-15 trong đó tập trung ưu tiên cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, các đối tượng thiệt thòi. Bóng đá là hoạt động chủ đạo của chương trình dự án, tuy nhiên thông qua hoạt động bóng đá, NFF/FFAV muốn giới thiệu và lồng ghép giáo dục các kỹ năng sống cần thiết cho đối tượng tham gia. Nhiều hoạt động bóng đá phong trào cho trẻ em đã được NFF/FFAV giới thiệu, triển khai tại các cấp trong đó trẻ em, sự tham gia của trẻ em, việc thúc đẩy giáo dục và niềm vui của các em hay xây dựng Câu lạc bộ bóng đá phong trào là những mục tiêu quan trọng nhất mà dự án hướng đến. Một trong những hoạt động đó là “Ngày hội bóng đá vui” đã được NFF/FFAV và Sở giáo dục và Đào tạo TT Huế triển khai trong thời gian gần đây.

Ngày hội bóng đá vui là sân chơi của các hoạt động bóng đá thu hút rất nhiều trẻ em tham gia. Các đội, nhóm tham gia chơi nhiều trận bóng trong một hoặc hai ngày, với hình thức tổ chức không có các trận loại trực tiếp, play off hay chung kết nên các em không cảm thấy bị áp lực vì kết quả của các trận đấu như các giải bóng đá thông thường.

Đến với Ngày hội bóng đá vui, tất cả những người tham gia đều là người chiến thắng bất kể kết quả trên sân bóng như thế nào. Mỗi cầu thủ ra về với một món quà kỷ niệm thường là dưới hình thức kỷ niệm chương, một quả bóng đá từ Ngày hội như một kỷ niệm đẹp và minh chứng cho phần hội của hoạt động.

Các em cho dù là thành viên hay không là thành viên của một CLB bóng đá nào đó đều có thể tham dự ngày hội theo đội hình nam riêng, nữ riêng hoặc cả nam lẫn nữ có bao gồm các em khuyết tật; tất cả các em đều quan trọng như nhau và được chào đón nồng nhiệt.

Khái niệm Ngày hội bóng đá vui trong khuôn khổ dự án “Bóng đá Cộng đồng tại Việt Nam” hình thành trên nền tảng triết lý bóng đá dành cho trẻ em của Liên đoàn Bóng đá Na Uy, đó là: thu hút được nhiều em chơi càng nhiều trận bóng đá vui càng tốt.

5

Ngày hội bóng đá vui lần đầu tiên được tổ chức tại thành phố Huế vào ngày 5 tháng 6 năm 2011. Sau đó, mô hình ngày hội được Phòng Giáo Dục và Đào Tạo huyện Phú Lộc thực hiện thí điểm thành công tại địa bàn huyện trong năm 2011 với hơn 1300 em Nam Nữ tham gia trong đó nổi bật là các hoạt động giáo dục kỹ năng sống tại sự kiện.

Nối tiếp thành công, ngày hội bóng đá vui dành cho trẻ em thiệt thòi 2012 được tổ chức vào ngày 15 tháng 4 năm 2012 tại thành phố Huế với hơn 1300 em tham dự, đa số là trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, khuyết tật tại các trung tâm nuôi dưỡng xã hội, vùng sâu vùng xa đúng vào dịp Festival Huế 2012. Thành phần khuyết tật rất đa dạng, từ khiếm thính, khiếm thị, khuyết tật vận động đến thiểu năng trí tuệ. Có tổng cộng 23 đoàn tham dự đến từ 9 huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, các đội bóng đến từ Đồng bằng sông Cửu Long của Việt Nam và đoàn bạn từ tỉnh Mukdahan, Thái Lan. Ngày hội diễn ra hết sức nhân văn và thành công rực rỡ, gây được tiếng vang lớn và đã để lại những ấn tượng đẹp trong lòng người tham dự tại tỉnh nhà cũng như tất cả bạn bè trong nước và quốc tế về hoạt động bóng đá nói chung và ý nghĩa của ngày hội nói riêng.

Qua ba kỳ tổ chức ở các cấp độ và quy mô khác nhau trong chương trình bóng đá Cộng đồng tại Việt Nam, Ngày hội bóng đá vui đã được chứng minh là sự kiện thành công ở các tiêu chí khác nhau: mức độ hài lòng của người tham dự, công tác chuẩn bị và triển khai hoạt động tốt và đem lại những tác động tích cực về mặt xã hội và tâm lý, đặc biệt là đối với đối tượng tham dự là trẻ em thiệt thòi và khuyết tật. Ngày hội bóng đá vui là một sân chơi độc đáo và bổ ích, nơi các em được tận hưởng niềm vui bóng đá, học các kỹ năng sống từ các trò chơi lý thú và được giao lưu kết bạn thông qua hoạt động bóng đá và kỹ năng sống. Ngày hội bóng đá vui là một cơ hội tuyệt vời để các em được hòa nhập với cộng đồng và trở về nhà với những kỷ niệm không thể quên.

6

Về chiều rộng, ngày hội đã tạo ra được sự quan tâm và ủng hộ tích cực của Cộng đồng, các cơ quan thông tấn báo chí, chính quyền địa phương và từ chính các bậc phu huynh có con em tham dự ngày hội. Về chiều sâu, ngày hội tạo ra những thay đổi tích cực trong nhận thức của Cộng đồng về khái niệm bóng đá không cạnh tranh: “Chỉ có ở Ngày hội bóng đá vui, em được chơi bóng đá nhưng không cãi vã, ghanh đua và niềm vui được chia đều cho mọi người vì ai cũng nhận được huy chương, ai cũng là người chiến thắng”.

Các đối tác của FFAV, từ việc ghi nhận thành công của Ngày hội đã bày tỏ nhu cầu nhân rộng mô hình này tại địa phương, Câu lạc bộ hoặc đơn vị mình. Đây cũng chính là mong muốn của FFAV khi khởi động tổ chức ngày hội. Mối quan tâm chung của phía đối tác cũng như FFAV cho thấy sự cần thiết của việc biên soạn tài liệu nhằm chia sẻ những kinh nghiệm trong công tác tổ chức Ngày hội bóng đá vui. Để đáp ứng nhu cầu trên, cuốn Cẩm nang hướng dẫn tổ chức Ngày hội bóng đá vui này được biên soạn, tổng hợp như là một công cụ để giúp các đơn vị, Câu lạc bộ có thể bắt đầu việc nhân rộng mô hình trong thời gian sớm nhất tại địa phương của mình.

Tuy nhiên, không có một tài liệu nào đầy đủ thông tin ở mức độ tuyệt đối; do vậy, tài liệu này cung cấp những thông tin căn bản nhất được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế trong công tác tổ chức thực hiện Ngày hội bóng đá vui từ phía FFAV và Đối tác các cấp. Nó được thiết kế dưới hình thức là tài liệu “sống”, vừa dùng cho mục đích tham khảo, vừa dùng để cập nhật và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của từng đơn vị sau mỗi lần tổ chức Ngày hội. Chúng tôi hy vọng cuốn sổ tay tuy “khiêm tốn” này sẽ mang mại những lợi ích “đáng kể” cho những ai sử dụng nó với mong muốn nhiều ngày hội sẽ được tổ chức và ngày càng có nhiều em tham gia chơi bóng đá.

Danh ngôn:Khẩu hiệu dẫn đến thành công là: “Áp dụng-thích nghi-cải tiến”.

7

QUY TRÌNH TỔ CHỨC NGÀY HỘI BÓNG ĐÁ VUI

Từ ý tưởng xuất phát về việc tổ chức một hoạt động vui chơi cho các em đến khi hoạt động kết thúc, chúng ta cần tiến hành các bước khác nhau để hoàn thành dự án. Các bước hay các công việc phải thực hiện cần phải đi theo đúng trình tự, hay quy trình để đạt hiệu quả cũng như mục đích mong muốn ban đầu.

Kế hoạch – thống nhất nội dung hoạt động – chuẩn bị kinh phí – hoàn thành các thủ tục hành chính liên quan – thống nhất kịch bản – chuẩn bị nhân sự - triển khai công tác chuẩn bị – giám sát – thực hiện – đánh giá... là các bước cần thiết và có liên quan mật thiết với nhau trong quá trình tổ chức hoạt động.

Như vậy, các bước hay các nhiệm vụ như những mắc xích liên kết các chuỗi hoạt động, nhiệm vụ khác nhau để đi đến mục đích cuối cùng.

1. Kế hoạch/

chương trình ngày hội

4. Công tác chuẩn bị- trước ngày hội

5. Triển khai - trong

ngày hội

6. Đánh giá

- sau ngày hội

3. Chuẩn bị chung: Thành lập Ban tổ chức & các Tiểu

ban... (Duyệt kịch bản chi tiết,

Giám sát tiến độ...)

2. Phê duyệt

8

CHƯƠNG 1: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH VÀ CHƯƠNG TRÌNH NGÀY HỘI

1.1 Từ ý tưởng đến kế hoạch

Đôi khi có một ý hay chợt nảy ra, ta vội vàng ghi chép lại với mong muốn thực hiện nó. Tuy nhiên có những lúc ta quên đi, hay có những nguyên nhân khiến ta không thực hiện được ý tưởng của mình. Nếu là ý tưởng mà ta thấy có lợi, hay tốt cho trẻ em, theo chúng tôi, bạn nên mạnh dạn đề xuất và nếu cần sự hỗ trợ bạn hãy nên mạnh dạn kêu gọi sự hỗ trợ đó.

FFAV luôn khuyến khích các ý tưởng để tổ chức các hoạt động cho trẻ em ngày một tốt hơn !

Khi nào thì ý tưởng được thực hiện?Ý tưởng tốt, sang kiến hay chúng ta nên khiến nó thành hành động càng sớm càng tốt. Đối với hoạt động như Ngày hội bóng đá vui thì ý tưởng nên được đưa ra thảo luận ít nhất là trước 1 năm nếu là lần đầu tiên tổ chức ngày hội hoặc ngay sau khi kết thúc đánh giá ngày hội đối với các lần tổ chức tiếp theo. Việc đưa ý tưởng thành kế hoạch hành động sớm tạo điều kiện thuận lợi về mặt thời gian cho công tác vận động gây quỹ cho hoạt động, hoàn thành các thủ tục cấp phép đồng thời cho phép khâu chuẩn bị được tốt hơn.

Nội dung gì để cụ thể hóa ý tưởng?1. Mục tiêu, ý nghĩa, thời gian, địa điểm sự kiện (kế hoạch)2. Các hoạt động tại sự kiện3. Đối tượng tham gia, số lượng người tham gia bao gồm cầu thủ, TNV, BTC,

Huấn luyện viên, Trọng tài.4. Phương pháp và nguồn lực cần thiết để thực hiện5. Tài chính, tài trợ

1.2 Lập kế hoạch các hoạt động

Vì sao?• Giúp những người làm công tác tổ chức định hướng công tác chuẩn bị xuyên

suốt từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc ngày hội• Có thông tin tham chiếu phục vụ cho công tác đánh giá sau ngày hội.

9

Làm cách nào?Mời các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan để trình bày những dự định về Ngày hội, trước cuộc họp này, việc khảo sát về cơ sở vật chất và địa điểm dự kiến tổ chức ngày hội là cần thiết để CLB/BTC có cái nhìn tổng quan về quá trình chuẩn bị, xác định các đơn vị phối hợp ...Kế hoạch phải bao gồm: mục đích, yêu cầu và nội dung cụ thể

Bạn có thể sử dụng công cụ SMART để giúp quá trình xây dựng kế hoạch (xem ví dụ sau).

SMART

S: Cụ thể M: Đo Lường được

A: Có khả năng hoàn thành

R: Phù hợp T: Có Thời Hạn cụ thể

Câu hỏi liên quan đến từng tiêu chí trên

1.Cái gì?

2.Ai?

3.Ở đâu?

1. Bao nhiêu?

1. Làm cách nào để hoàn thành mục tiêu?

1.Mục tiêu đưa ra đáp ứng mong muốn của các bên liên quan không?

2.Thời điểm thực hiện đã phù hợp với điều kiện thực tế (năng lực, kinh nghiệm, tài chính, con người) chưa?

1.Khi nào (chung)?

2. Từ thời gian nào tới thời gian nào (chi tiết)?

10

Bảng ví dụ về nội dung kế hoạch:

TT Nội dung Thời gian hoàn thành

Chịu trách nhiệm

Chịu trách nhiệm

1 Họp Ban tổ chức Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

2 Duyệt kịch bản các tiểu ban

Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

3 Chuẩn bị sân bãi, cơ sở vật chất...

Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

4 Họp ban chuyên môn Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

5 Họp ban kỹ năng sống Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

6 Họp ban tuyên truyền Ngày ..tháng .. Nguyễn Văn B Sở .....

1.3 Xây dựng chương trình ngày hội:

Là chương trình tổng thể của các hoạt động diễn ra tại Ngày hội. Chương trình dựa và kịch bản tổng thể của các tiểu ban và phải được BTC phê duyệt. Điều quan trọng nhất là tất cả các đoàn, các thành viên tham gia phải biết được “mình sẽ làm gì, thời gian nào và ở đâu”. Các đoàn tham gia cần phải phổ biến chương trình cho tất cả các thành viên của đoàn mình, phân công cụ thể cán bộ, huấn luyện viên cho từng hoạt động. Kinh nghiệm cho thấy các đoàn tham gia cần phải có các cuộc họp chuẩn bị, phân công nhiệm vụ và tất nhiên phải thống nhất chương trình của đơn vị mình.

11

Chương trình ngày hội bóng đá vui có thể bao gồm các nội dung sau:Hoạt động: Chương trình ngày hội thường có các hoạt động chính:• Khai mạc• Diễu hành/đi bộ• Vui chơi bóng đá• Hoạt động kỹ năng sống• Giao lưu văn nghệ• Bế mạc

Tùy vào quy mô ngày hội và các yếu tố khác như địa điểm tổ chức, đối tượng tham gia và thời tiết để các đơn vị tổ chức quyết định lựa chọn những hoạt động phù hợp nhất đưa vào chương trình ngày hội, không nhất thiết phải có tất cả các hoạt động nêu trên.

Thời gian: ngày hội diễn ra trong bao lâu, từ thời gian nào đến thời gian nào và thời gian cụ thể của từng hoạt động. Thời gian của chương trình là điều mà tất cả các thành viên BTC, các tiểu ban và tất cả những người tham gia phải nắm rõ.Địa điểm: là nơi diễn ra ngày hội, có địa chỉ rõ ràng và chi tiết.

______________________________________________________

Lưu ý:Nên cân nhắc thật kỹ việc chọn thời gian tổ chức ngày hội phù hợp với đối tượng tham dự và xem xét những yếu tố khách quan có khả năng ảnh hưởng đến ngày hội như thời tiết, giao thông, các sự kiện khác diễn ra cùng thời điểm với ngày hội (Festival Huế, Hội khỏe Phù Đổng v.v.v).

______________________________________________________

12

CHƯƠNG 2: GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

2.1 Hoàn thành thủ tục hành chính

Giấy phép tổ chức Ngày hộiViệc xin phép tổ chức ngày hội cần được thực hiện càng sớm càng tốt, ngay sau khi có chương trình ngày hội vì nó cho phép tiến hành các bước tiếp theo như điều động nhân sự (thành lập Ban tổ chức và các Tiểu ban) và triển khai công tác chuẩn bị. Các đối tác FFAV thực hiện việc xin giấy phép nếu Ngày hội ở quy mô cần phải được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Để có được quyết định cấp phép tổ chức, thông tin cơ bản phải bao gồm:

• Tên Ngày hội• Địa điểm, thời gian tổ chức• Quy mô ngày hội• Đối tượng tham gia: Lưu ý nếu có các đoàn của tỉnh bạn và các đoàn nước

ngoài.• Đơn vị tổ chức, các đơn vị phối hợp• Ngân sách/kinh phí dự kiến Ngày hội• Kịch bản dự kiến của Ngày hội

BẢNG LIỆT KÊ CÔNG VIỆC1. Thủ tục hành chính2. Điều động nhân sự (ban tổ chức, các tiểu ban và tình nguyện viên)3. Xây dựng kịch bản ngày hội4. Chọn địa điểm, cơ sở vật chất5. Lập ngân sách6. Đăng ký tham dự7. Chuẩn bị tài liệu in ấn8. Hoạt động gây quỹ9. Quảng bá về ngày hội10. Các lưu ý liên quan đến người khuyết tật

13

Các thủ tục hành chính khác:

Ngoài thủ tục xin cấp phép tổ chức ngày hội, thủ tục hành chính trong quá trình tổ chức ngày hội bao gồm các loại giấy công văn, giấy tờ sau:1. Quyết định thành lập ban tổ chức2. Quyết định thành lập các tiểu ban3. Công văn điều động nhân sự cho các tiểu ban (nếu cần)4. Công văn xin phép treo băng rôn biễu ngữ quảng bá về ngày hội5. Công văn xin hỗ trợ địa điểm cho hoạt động ngày hội hoặc hỗ trợ địa điểm

đỗ xe6. Công văn xin quảng bá miễn phí thông tin về ngày hội trên truyền hình và đài

phát thanh7. Công văn xin phép tổ chức họp báo và thông cáo báo chí (nếu có họp báo)8. Công văn thông báo thông tin về người tham dự (nếu là người nước ngoài)9. Công văn liên quan đến các vấn đề về y tế và an ninh

2.2 Điều động nhân sự

Thành lập Ban tổ chức

Thành phầnĐại diện từ các cơ quan chính quyền hữu quan: lãnh đạo về mặt chủ trương và hỗ trợ về mặt hành chính và điều động nhân lực nếu cần. Ví dụ: UB nhân dân các cấp, các sở, ban ngành liên quan. Nếu ngày hội có đối tượng khuyết tật tham gia, cần có sự hiện diện của chuyên gia về người khuyết tật trong thành phần ban tổ chức.

Đại diện đơn vị thực hiện: là nhóm đảm trách chính khâu chuẩn bị cũng như triển khai tổ chức toàn bộ ngày hội từ lên kế hoạch thực hiện, nhân lực cần thiết, dự toán ngân sách, hỗ trợ chuyên môn đến công tác hậu cần, tiếp đón, ví dụ: các câu lạc bộ bóng đá hay các trung tâm bảo trợ xã hội.

Tình nguyện viên: Đối với hoạt động mang tính chất “hội” và đối tượng tham gia chủ yếu là trẻ em, tình nguyện viên đóng vai trò then chốt cho công tác tổ chức, đặc biệt là vào thời điểm ngày hội diễn ra. Vì vậy, nên có đại diện của nhóm này tham dự vào Ban tổ chức ngay từ đầu để điều phối toàn bộ hoạt động liên quan đến tình nguyện viên.

14

Nhiệm vụ chính1. Tham vấn, chỉ đạo và hỗ trợ những người thực hiện từ lúc chuẩn bị cho đến

lúc kết thúc ngày hội2. Chủ trì các cuộc họp theo định kỳ3. Duyệt kịch bản tổng thể ngày hội4. Giám sát quá trình chuẩn bị, thực hiện của các tiểu ban.5. Giải quyết những khó khăn nảy sinh trong quá trình chuẩn bị, thực hiện của

các Tiểu ban6. Đánh giá Ngày hội

______________________________________________________

Lưu ý khi thành lập ban tổ chức:• Nhân sự đầy đủ, gọn, đúng chuyên môn, cam kết cụ thể về mặt thời gian• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng hoạt động cụ thể• Có cơ chế trao đổi thông tin minh bạch• Thống nhất lịch họp định kỳ• Có tinh thần làm việc nhóm

______________________________________________________

Thành lập các tiểu banTùy vào quy môn tổ chức Ngày hội để quyết định các Tiểu ban, về số lượng cũng như nội dung.

Thành phần tiểu ban: các chuyên viên của các sở, ban, nghành liên quan, thành viên các câu lạc bộ, các cô, thầy giáo và tình nguyện viên.

Nhiệm vụ chính: thực hiện nhiệm vụ mang tính chuyên môn, trực tiếp tham gia công tác chuẩn bị và thực hiện ngày hội, xây dựng kịch bản chi tiết và dự toán ngân sách của tiểu ban mình.

Tiểu ban chuyên môn: thông thường Tiểu ban này chịu trách nhiệm các hoạt động sau:• thiết kế kịch bản và lịch vui chơi bóng đá• phụ trách lễ khai mạc, diễu hành và bế mạc• xây dựng điều lệ ngày hội• tập hợp danh sách đăng ký tham dự• chuẩn bị lực lượng trọng tài và tập huấn trọng tài• chuẩn bị sân bãi và trang thiết bị bóng đá

15

Tiểu ban kỹ năng sống• tổ chức họp lấy ý kiến xây dựng kịch bản• thiết kế nhân lực tiểu ban• phân công các nhóm phụ trách các trại kỹ năng sống• mua sắm trang thiết bị cho các trại kỹ năng sống• tổ chức và quản trò các hoạt động kỹ năng sống

Tiểu ban lễ tân đối ngoại• tiếp đón, tháp tùng và phiên dịch cho các đại biểu• phụ trách thủ tục hành chính liên quan đến đoàn nước ngoài• công tác lễ tân trong lễ khai mạc và bế mạc• lập danh sách khách mời và gửi thư mời

Tiểu ban tuyên truyền• soạn thảo thông cáo báo chí và tổ chức họp báo• thiết kế nội dung và dựng trại trung tâm• in ấn tài liệu ngày hội• soạn thảo nội dung băng rôn, biễu ngữ, phông màn• thực hiện công tác quảng bá cho ngày hội

Tiểu ban tài chính hậu cần• lập ngân sách tổng thể ngày hội trình phê duyệt• thông báo mức hỗ trợ ngân sách cho các đơn vị tham dự (nếu có)• phụ trách mua sắm trang thiết bị• hướng dẫn và thực hiện thủ tục thanh quyết toán• thuê sân bãi• hợp đồng dịch vụ ăn, uống• lên kịch bản cấp phát thức ăn và nước uống cho ngày hội• thiết kế nhân lực• phụ trách các công việc hậu cần khác cho lễ khai mạc và bế mạc

Tiểu ban an ninh y tế• Xây dựng kịch bản an ninh, y tế tại Ngày hội• chuẩn bị trang thiết bị và thuốc men y tế• hợp đồng xe cứu thương 115• bố trí các tổ y tế trực theo sơ đồ ngày hội• thủ tục hợp đồng xe moto cảnh sát dẫn đường cho lễ diễu hành• liên hệ cảnh sát địa phương trực bảo vệ ngày hội

16

Tiểu ban văn nghệ:• tập hợp danh sách các tiết mục văn nghệ từ các đơn vị• thiết kế chương trình giao lưu văn nghệ và thông báo lịch biễu diễn cụ thể về

các đơn vị• bố trí MC• kiểm tra âm thanh, sân khấu trước khi biễu diễn• tổ chức ráp nhạc trước (nếu cần)• điều hành chương trình văn nghệ

Tình nguyện viênTình nguyện viên là lực lượng không thể thiếu trong lực lượng nhân sự tổ chức ngày hội.

Thành phần: sinh viên, học sinh, thầy giáo, bố mẹ, thành viên câu lạc bộ lãnh đạo đồng đẳng, thành viên câu lạc bộ bóng đá, chuyên viên các ban, nghành liên quan đến công tác tổ chức ngày hội.

Mức độ tham gia: từ giai đoạn chuẩn bị - trước ngày hội cho đến giai đoạn thực hiện –trong ngày hội.

Nguyên tắc làm việc với tình nguyện viên:• giao nhiệm vụ cụ thể, hợp với khả năng và sở thích để tạo động lực tham gia• lên kế hoạch thực hiện có thời hạn rõ ràng• tôn trọng thời gian lịch làm việc của cá nhân tình nguyện viên• tạo điều kiện thuận lợi để tình nguyện viên thực hiện nhiệm vụ• định hướng công việc khi bắt đầu nhận nhiệm vụ• tổ chức tập huấn nếu công việc yêu cầu• theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện để hỗ trợ khi cần• ghi nhận hoặc tặng thưởng những đóng góp của tình nguyện viên

17

2.3 Kịch bản ngày hội

Kịch bản tổng thể được xây dựng căn cứ vào kịch bản chi tiết của từng tiểu ban gửi về cho ban tổ chức. Nội dung kịch bản được xây dựng theo phương pháp 5-W. Phương pháp này cho phép kế hoạch phác thảo cụ thể nội dung nhiệm vụ, người thực hiện, địa điểm và thời gian cụ thể, rất thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ trong quá trình thực hiện. Kịch bản tổng thể của Ngày hội do BTC phê duyệt với.

2.4 Địa điểm diễn ra ngày hội:

Chọn địa điểm là nhiệm vụ ưu tiên thực hiện sớm nhất trong giai đoạn chuẩn bị vì nó là một trong những yếu tố quyết định việc có tổ chức ngày hội hay không và thường mắt nhiều thời gian để tìm địa điểm phù hợp (đáp ứng các yêu cầu về số lượng người tham dự, cơ sở vật chất, khoảng cách di chuyển) và làm các thủ tục hợp đồng thuê địa điểm hoặc gửi công văn xin hỗ trợ về địa điểm đến các cơ quan, ban nghành là đơn vị chủ quản của địa điểm diễn ra ngày hội. Địa điểm cần phải tiến hành chọn lựa và chuẩn bị ngay khi ý tưởng Ngày hội được thông qua.

2.5 Ngân sách:

Dự toán ngân sách cho phép người tổ chức xác định phương thức huy động tài chính; liệu ngân sách dự toán nằm trong khả năng tài chính của cơ quan mình hay cần huy động hỗ trợ từ các nguồn lực bên ngoài.

Các kênh huy động tài chính từ bên ngoài bao gồm: từ chính quyền địa phương hoặc gây quỹ dưới các hính thức khác nhau.

Trong trường hợp hạn chế về tài chính, chỉ nên chọn lọc những hoạt động quan trọng và phù hợp nhất với đơn vị mình để đưa vào chương trình đồng thời có phương án cắt hoặc giảm giá thành của hoạt động.

Để tiện dụng cho việc tính toán, ngân sách thường được lập trên trang exel và bao gồm các thông tin chính như sau: đầu mục hoạt động, đơn giá, số lượng, thành tiền, loại hóa đơn, chứng từ đi kèm. Nên để mục dự phòng phí cho các khoản chi phát sinh, dao động trong khoảng 2%-5% tổng chi phí ngày hội.

18

2.6 Đăng ký tham dự:

Quy trình đăng ký tham dự ngày hội gồm các bước chính:1. Tạo biễu mẫu đăng ký tham dự2. Gửi thông báo về nội dung hoạt động ngày hội, thể lệ tham dự, biễu mẫu đăng

ký tham dự có đính kèm mẫu điền sẵn để tham khảo. Thư gửi nên ghi rõ ràng thời hạn đăng ký là lúc nào. Việc hoàn tất đăng ký sớm (ít nhất là một tháng trước thời điểm diễn ra ngày hội) sẽ tạo điều kiện cho các khâu liên quan, đặc biệt là khâu chuẩn bị hậu cần được chu đáo.

3. Tốt nhất là nên gửi bằng email để thuận tiện về mặt thời gian và chi phí. Sau khi gửi email, nên gọi điện thông báo trực tiếp đến các đơn vị để đảm bảo email đến đúng địa chỉ và người nhận có thể kiểm tra thư qua email.

4. Sau khi nhận danh sách tham dự, nếu thông tin nhận được chưa đầy đủ hoặc thiếu chính xác, cần liên hệ với các đơn vị lần cuối để bổ sung, điều chỉnh thông tin trước khi nhập dữ liệu người tham dự.

______________________________________________________

Lưu ý:- Thông tin về người tham dự phải chính xác vì nó rất quan trọng cho việc thiết kế lịch thi đấu bóng đá và nhiều hoạt động khác.- Chỉ nên phân công một cán bộ phụ trách tập hợp danh sách người tham dự từ đầu đến cuối để dễ dàng trong việc theo dõi thông tin và số lượng người tham dự

______________________________________________________

19

2.7 Tài liệu in ấn

Loại tài liệu, phương thức và thời gian gửi (thời gian bên dưới mang tính chất tham khảo):• Chương trình ngày hội, gửi file mềm trước ít nhất 2 tháng để các đơn vị tham

gia nắm thông tin và chủ động chuẩn bị tham dự• Lịch thi đấu bóng đá, gửi file mềm trước ít nhất 3 tuần để có thời gian cho

những điều chỉnh phút chót nếu có nảy sinh• Cẩm nang ngày hội, gửi file mềm trước 3 tuần• Thông cáo báo chí, in ra giấy và gửi công văn đến địa chỉ các đơn vị liên quan

trước 2 tuần• Phiếu thăm dò ý kiến phản hồi, gửi file mềm trước 1 tuần

Tất cả các loại tài liệu trên nên được in ra với số lượng nhất định để phát cho các đơn vị ngay trước lễ khai mạc và trưng bày ở Trại trung tâm cho phóng viên báo chí, khách tham quan, ban tổ chức hoặc các đơn vị nếu có thêm nhu cầu về tài liệu trong ngày hội.

2.8 Hoạt động gây quỹ:

Công tác gây quỹ cho ngày hội có thể bao gồm các hình thức sau:• Bố trí các gian hàng bán đồ uống, thức ăn nhẹ, hoặc các sản phẩm “cây nhà lá

vườn” trong ngày hội như: áo thun có in hình, túi sinh thái (eco bag) làm từ vải hoặc giấy và đồ phụ trang.

• Tổ chức các bữa tiệc từ thiện. Ví dụ: Tìm một nhà hàng có thể tài trợ về mặt bằng và một ít đồ ăn thức uống nhẹ. Mời bạn bè, gia đình và các nhà tài trợ tiềm năng đến dự và có thể tổ chức bán đấu giá từ thiện các bức tranh, ảnh hoặc sảm phẩm của đơn vị mình. Người tham dự sẽ mua vé tham dự và có thể tham gia đấu giá mua các sản phẩm trong buổi tiệc. Tình nguyên viện hoàn toàn có khả năng phụ trách hoạt động này, chỉ cần có một kế hoạch chi tiết, cụ thể và thời gian thích hợp để chuẩn bị.

• Tiếp cận các cơ quan, doanh nghiệp, các cơ sở từ thiện thông qua các kênh quan hệ cá nhân và đoàn thể

• Vận động hỗ trợ bằng hiện vật từ các cá nhân như bố mẹ, bạn bè và các tập thể như các tổ chức, dự án hoặc doanh nghiệp

• Viết đề xuất xin tài trợ từ các tổ chức trong nước và quốc tế

20

2.9 Quảng bá hoạt động:

Có nên quảng bá ngày hội quy mô cấp cơ sở không? Câu trả lời là “Có”.Tât cả các hoạt động lớn nhỏ đều nên được quảng bá đến với công chúng, đặc biệt là ở cấp độ cộng đồng. Mục tiêu ngày hội và khả năng tài chính sẽ quyết định chọn hình thức quảng báo hiệu quả và phù hợp nhất. Trong trường hợp muốn xin quảng bá miễn phí thông tin qua báo đài, đơn vị tổ chức cần gửi thư xin đăng tải miễn phí thông tin về ngày hội đến các bên liên quan.

Nội dung thư nêu rõ các thông tin sau: số lượng từ cần đăng: bao nhiêu từ và thời lượng đăng: từ ngày nào đến ngày nào, vào lúc mấy giờ, trên kênh mấy, đài nào.

Các kênh quảng báo hoạt động:• Đăng thông tin, hình ảnh qua báo, đài (có phí hoặc miễn phí)• Phát tờ rơi• Băng rôn, biễu ngữ treo ở các điểm được cấp phép• Sử dụng các phương tiện giao tế xã hội điện tử như website, facebook và

twitter• Quảng cáo miệng (người này nói với người kia)

21

2.10 Các lưu ý cho ngày hội có sự tham gia của người khuyết tật:

Đối với ngày hội có sự tham gia của đối tượng khuyết tật, công tác tổ chức cần lưu ý các điều sau:• Mời đại diện của các nhóm khuyết tật tham gia vào quá trình chuẩn bị ngày hội

vì chính họ hiểu rõ nhất nhu cầu của mình• Thu thập thông tin đầy đủ, rõ ràng về loại, tình trạng và nhu cầu hỗ trợ đặc biệt

(nếu có) ngay từ khâu tập hợp danh sách tham dự• Tổ chức thăm các đối tương này để nắm chính xác tình trạng khuyết tật đồng

thời giới thiệu trực tiếp về hoạt động ngày hội• Tập huấn cho cán bộ và tình nguyên viên về những kiến thức và kỹ năng cơ

bản khi làm việc với người khuyết tật.• Lập kế hoạch về hậu cần, bố trí lịch và địa điểm thi đấu, chuẩn bị phiên dịch ký

hiệu và phân công tình nguyện viên hỗ trợ các đối tượng nêu trên, đặc biệt là nhóm khiếm thị

• Cơ sở vật chất và kế hoạch di chuyển trong ngày hội phù hợp và thân thiện với người khuyết tật

• Đặt các biển hướng dẫn chỉ đường đến các địa điểm của hoạt động như: hướng ra sân bóng, đến các trại kỹ năng sống, điểm nhận thực phẩm, điểm chăm sóc y tế, Trung tâm thông tin và nhà vệ sinh

22

CHƯƠNG 3: TRƯỚC GIỜ G

3.1 Kiểm tra lần cuối tình hình các đoàn tham dự

Trong trường hợp có đoàn đến trước và ở lại qua đêm, ban tổ chức nên bố trí tình nguyện viên lễ tân đến đón và hỗ trợ đoàn tại địa điểm lưu trú, kiểm tra xem các đoàn đã nhận đầy đủ các thông tin về ngày hội, biết địa điểm diễn ra ngày hội chưa để hỗ trợ nếu cần.

Cần có việc giao tiếp với các đoàn về việc tham gia của họ tại Ngày hội nên BTC cần của ra một người để liên lạc với các trưởng đoàn để nắm bắt thời gian đến của các đơn vị.

Nếu có sự thay đổi về nhân sự hay số lượng các đoàn tham dự, BTC cần phải nắm rõ những sự thay đổi đó để nếu cần thiết thì có những điều chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, trong thông báo hay trong những phiên họp chuẩn bị, Ban tổ chức cần phải chuyển tải thông tin nhất quán về các mốc thời gian quan trọng như: thời gian gởi đăng ký, thời gian hết hạn đăng ký, thời hạn cuối cùng thông báo nếu có những sự thay đổi...

Ngoài việc kiểm tra thông tin của các đoàn, BTC cũng cần phải kiểm tra thông tin cuối cùng liên quan đến các đội tham dự như đơn vị cung cấp thức ăn, nước uống, xe ...để đảm bảo tất cả đã sẵn sang cho ngày khai cuộc.

3.2 Kiểm tra việc chuẩn bị cơ sở vật chấtSân bóng: Kẻ sân, lắp biển số sân, lắp đặt cầu môn, chuẩn bị trang thiết bị bóng đá như cầu môn, bóng đá, áo bib, trang phục trọng tài, bàn ghế và dù cho trọng tài, bàn để các bình nước lớn, âm thanh điều khiển trận đấu.

Các trại kỹ năng sống: Dựng trại chú ý hướng mặt trời để tránh nắng, chiều cao, chiều rộng trại và các trang thiết bị cần thiết cho các trò chơi kỹ năng sống. Trang trí trại kỹ năng sống phù hợp với đối tượng tham gia. Ví dụ: nếu đối tượng tham gia là trẻ em, nên chọn màu sắc phong phú, phông chữ vui nhộn, hình ảnh sinh động, vui tươi như chính tinh thần của ngày hội, “ VUI”.

23

Trại trung tâm:• Hình thức: nội bật và bố trí trại logic vì đây là nơi quảng bá và cung cấp những

thông tin của ngày hội hoặc về đơn vị tổ chức ngày hội đến với người tham dự, khách mời và báo chí.

• Các trang thiết bị trang trí gồm: bóng đá, chóp, trang phục bóng đá, giày, hình nộm hoặc cây treo trang phục, hình ảnh, loa cầm tay, âm thanh, micro, màn hình tivi (nếu có chiếu phim tư liệu), máy tính và thẻ 3-G nếu có cập nhật nóng hoạt động ngày hội trên website của đơn vị.

• Tài liệu trưng bày: tờ rơi quảng quảng bá các hoạt động của đơn vị (nếu có)• Tài liệu phát tay: thông cáo báo chí, chương trình ngày hội, lịch thi đấu bóng

đá, bản đồ hoạt động ngày hội, danh sách liên lạc trong trường hợp khẩn cấp

Trại trưng bày và bán sản phẩm “cây nhà lá vườn”: trại này nên nằm độc lập, không gộp chung với trại trung tâm, lưu ý số lượng bàn, ghế phù hợp để trưng bày và bán sản phẩm trong ngày hội.

Treo băng rôn, biễu ngữ tại địa điểm ngày hội: có sơ đồ treo băng rôn biểu ngữ hợp lý: vị trí treo, khoảng cách giữa các băng rôn. Đối với các băng rôn ngang chiều cao 0,8m, cứ cách 3m cần có 1 thanh hỗ trợ để đảm bảo băng rôn không bị chùn xuống, không đọc được nội dung.

Bãi đỗ xe: làm việc cụ thể và chặt chẽ với cơ quan quản lý địa điểm diễn ra ngày hội để bố trí bãi đổ xe phù hợp. Có biển báo rõ ràng đến bãi đỗ xe.

Kế hoạch lưu thông: cần có sơ đồ lưu thông trong trường hợp khẩn cấp để xe cứu thương hoặc chữa cháy di chuyển thuận tiện nhất có thể. Vì vậy, cần kiểm tra lần cuối xem có chướng ngại vật nào cản trở lưu thông hay không.

Nhà vệ sinh: Kiểm tra tình trạng nhà vệ sinh và trang thiết bị (giấy vệ sinh, xà phòng, nước), có nhà vệ sinh riêng cho nam, nữ không và đặt biển báo chỉ dẫn cụ thể hướng đến nhà vệ sinh. Nếu nhà vệ sinh có khóa, cần có số điện thoại di động của người cầm khóa hoặc xin trước chìa khóa.

Địa điểm nhận cơm, bữa lỡ và nước uống: Kiểm tra lần cuối xem các vị trí bố trí đã phù hợp chưa trong sơ đồ tổng thể của ngày hội, dụng cụ cấp phát, danh sách ký nhận, biển báo hướng dẫn và nhân lực bố trí tại mỗi điểm.

Các trang thiết bị cần di chuyển trước: Lập danh sách các trang thiết bị cần di chuyển đến trước địa điểm ngày hội, kiểm tra xem các thiết bị đã có mặt chưa và kế hoạch bảo vệ đồ đạc qua đêm như thế nào.

24

CHƯƠNG 4: GIAN ĐOẠN THỰC HIỆN-TRONG NGÀY HỘI

4.1 Chuyên môn:

• Giám sát và điều hành các hoạt động bóng đá trong suốt ngày hội.• Chuẩn bị sân khấu khai mạc (phông màn, bàn ghế đại biểu, hoa, nước để bàn

đại biểu, âm thanh, phiên dịch ngôn ngữ, phiên dịch chuyên môn nếu có đối tượng khuyết tật)

• Hướng dẫn các đoàn đến vị đúng vị trí như trong sơ đồ khai mạc• Hướng dẫn và tháp tùng các đơn vị diễu hành• Thực hiện, giám sát công tác trọng tài, điều hành các trận đấu• Hỗ trợ vận chuyển trang thiết bị (quà và kỷ niệm chương) cho lễ bế mạc

4.2 Kỹ năng sống

• Tổ chức và giám sát quá trình tổ chức trong suốt thời gian Ngày hội.• Đảm bảo hậu cần cho các trại, và các hoạt động khác tại ngày hội: nước uống,

quà tặng...• Tố chức các trò chơi kỹ năng sống một cách liên hoàn• Tổ chức sắp xếp để lôi cuốn các em tham gia vào các hoạt động kỹ năng sống

tốt.

4.3 Lễ tân

• Đón khách và hướng dẫn người tham dự lễ khai mạc tại cổng chính của điểm diễn ra ngày hội

• Phát túi thông tin ngày hội cho khách mời tại cổng chính• Hướng dẫn khách mời lên phía sân khấu khai mạc và vị trí ngồi• Phiên dịch và tháp tùng khách mời nước ngoài• Tiếp khách dự lễ bế mạc• Bưng khay quà và kỷ niệm chương trong lễ bế mạc

25

4.4 Tuyên truyền

Cập nhật thông tin về ngày hộiCập nhật tại chỗ bao gồm phỏng vấn, chụp hình, quay phim ngắn để viết các mẫu tin tải trực tiếp lên website của tổ chức.

Thu thập tư liệu về ngày hội• Viết tin, bài về ngày hội• Chụp ảnh• Quay phim• Phỏng vấn

BẢN LIỆT KÊ CÔNG VIỆC1. Kỹ thuật2. Kỹ năng sống3. Lễ tân4. Tuyên truyền5. Hậu cần6. Y tế7. An ninh trật tự8. Vệ sinh môi trường

26

4.5 Hậu cần

Chuẩn bị khai mạcBố trí bàn tiếp đón tại cổng chính có khăn trải bàn và bình hoa, túi tài liệu có đầy đủ thông tin để phát cho đại biểu và nhà tài trợ

Phát tài liệu và vật dụng trước lễ khai mạc• Phát mũ, diều, biển tên đoàn hoặc các tài liệu như lịch thi đấu, sơ đồ ngày hội• Địa điểm cấp phát: chọn một điểm gần nơi tập trung khai mạc của các đoàn• Trình tự cấp phát: MC thông báo trên loa đại diện các đơn vị đến nhận tài liệu

và vật dụng có ký nhận.

Cấp phát thức ăn và nước uống1. Phương thức: Chia nhỏ các điểm cấp phát thức ăn và nước uống, tùy theo số

lượng tham dự và diện tích địa điểm diễn ra ngày hội để chọn phương thức phù hợp nhất: theo thứ tự a,b,c của tên đơn vị tham dự hoặc theo số lượng đoàn tham dự.

2. Trình tự cấp phát: a. Ban tổ chức thông báo cho các đơn vị đến nhận cơm hoặc nướng uống (chai nhỏ) b. Mỗi đơn vị cử từ 1 đến 3 cán bộ phụ trách đến để nhận cơm c. Các đoàn kiểm cơm đầy đủ, ký nhận cơm với ban tổ chức và ký cam kết bảo quản và hoàn trả khay (nếu có) với bên đơn vị cung cấp dịch vụ.

3. Sơ đồ minh họa cấp phát thức ăn cho 20 đoàn tham dự:

Điểm chứa thực phẩm, đóng gói và ghi sẵn tên đoàn 1-5

SƠ ĐỒ CẤP PHÁT THỨC ĂN & NƯỚC UỐNG

Điểm cấp phát số 1

Điểm cấp phát số 2

Điểm cấp phát số 3

Điểm cấp phát số 4

Điểm chứa thực phẩm, đóng gói và ghi sẵn tên đoàn 6-10

Điểm chứa thực phẩm, đóng gói và ghi sẵn tên đoàn 11-15

Điểm chứa thực phẩm, đóng gói và ghi sẵn tên đoàn 16-20

Representatives of each delegation

27

______________________________________________________

Lưu ý:- Nước uống nên khuyến khích các em uống chai riêng (do ban tổ chức cung cấp hoặc cá nhân mang theo) để đảm bảo vệ sinh cá nhân. Các bình nước lớn cần được bố trí đầy đủ và ở những điểm dễ nhận ra để các em tiếp nước khi cần.- Cơm trưa thường có canh; tuy nhiên, trong thực tế số lượng em ăn canh không nhiều. Trong khi đó, một số em nghịch ngợm ném canh thừa bừa bãi gây mắt vệ sinh và nguy cơ té ngã trong khi di chuyển. Vì vậy, ban tổ chức cần cân nhắc kỹ điều này. Nên hạn chế dùng hộp ni lông đựng cơm để hạn chế rác thải và bảo đảm vệ sinh

______________________________________________________

Trao quà hoặc kỷ niệm chương bế mạc

Trước thời điểm khai mạc từ 2-3 giờ, lực lượng hậu cần sẽ di chuyển quà hoặc kỷ niệm chương đến điểm bế mạc, nhờ lực lượng trọng tài hỗ trợ di chuyển thiết bị nếu cần. Các công việc cần chuẩn bị:• Chuẩn bị sân khấu bế mạc• Nước cho đại biểu• Đội bưng khay quà• Đội tiếp quà• Máy quay phim, máy ảnh, pin dự phòng và tình nguyện viên để làm nhiệm vụ

ghi hình ảnh.

Thu gom về vận chuyến trang thiết bị về kho lưu trữ

Sau khi kết thúc lễ bế mạc, một số điểm cần chú ý:• nên có một bức ảnh chung của toàn bộ ban tổ chức và tình nguyện viên để

làm kỷ niệm• cán bộ và tình nguyện viên có trách nhiệm ở lại tại hiện trường để tiến hành

thu gom trang thiết bị và di chuyển về kho lưu trữ. Tránh trường hợp để trang thiết bị “cha chung không ai khóc” dẫn đến thất lạc.

28

4.6 Y tế

Các đội chăm sóc y tế sẽ được bố trí ở các địa điểm chính diễn ra hoạt động như khu vực sân bóng, khu vực kỹ năng sống và địa điểm các em tập trung nghỉ ngơi. Xe cứu thương đỗ ở vị trí phù hợp và thuận tiện trong việc di chuyển trong trường hợp có cấp cứu y tế. Có biển báo y tế đặt ở phí trước vị trí trực của các đội chăm sóc y tế.

4.7 An ninh trật tự

Để bảo đảm ngày hội diễn ra an toàn, cần có sự phối kết hợp trong khâu bảo vệ của cảnh sát địa phương và nhân viên bảo vệ tại địa điểm ngày hội.

4.8 Vệ sinh môi trường

• Bố trí nhiều thùng rác cỡ lớn cỡ 20 lít( có túi ni lông bên trong) với 3 màu khác nhau: xanh, vàng, đỏ và áp dụng phương pháp “phân loại rác tại nguồn. Ngoài mỗi thùng rác có hình ảnh và nội dung minh họa.

• Thành viên ban tổ chức cũng như tình nguyên viên có trách nhiệm nhắc nhở các em trong trường hợp một số em xả rác bừa bãi.

• Tăng cường sử dụng các vật liệu thân thiện môi trường như giấy, vải để đựng thực phẩm hoặc dùng các vật dụng có thể tái sử dụng để hạn chế rác thải.

Phương pháp phân rác tại nguồn:

Thùng rác xanh: chứa rác thải hữu cơ có thể làm phân hữu cơ vi sinh. Rác hữu cơ bao gồm: cành cây đường kính >5cm, dài không quá 1m, cỏ dại hoặc lá cây, trái cây hoặc rau củ, bánh mỳ, ngũ cốc, xác trà hoặc cà phê, giấy loại mỏng như giấy vệ sinh hoặc giấy ăn, thức ăn thừa (xương, thịt, hải sản).

Thùng rác vàng: chứa rác thải dùng có thể tái chế. Rác tái chế bao gồm: vật dụng bằng nhựa cứng như chai nước khoáng, chai nước ngọt (không bỏ túi ni-lông), hộp giấy carton hoặc giấy bìa cứng, lon bia, nước ngọt bằng nhôm hoặc thép, chai, lọ thủy tinh.

Thùng rác đỏ: chứa các loại rác thải tổng hợp không nằm trong hai nhóm rác thải để cập trên. Nhóm này có thể bao gồm: nhựa không thể tái chế như : băng , đĩa CD, cassette, nhựa ống nước hoặc đồ chơi bằng nhựa, băng vệ sinh, túi ni-lông, fim cuộn dùng chụp ảnh,xốp, mút, bóng đèn, kính công nghiệp, gốm sứ.

29

CHƯƠNG 5: HOẠT ĐỘNG SAU NGÀY HỘI

BẢNG LIỆT KÊ CÔNG VIỆC1. Đánh giá ngày hội2. Đề xuất chương trình ngày hội lần sau3. Tri ân đóng góp của các cá nhân và tổ chức

5.1 Đánh giá ngày hội

Công tác đánh giá đòi hỏi những người có kiến thức và kinh nghiệm liên quan, vì vậy cần tổ chức tập huấn về công tác đánh giá cần được xác định ngay từ bước đầu của khâu chuẩn bị của ngày hội để có kế hoạch về nhân lực, tài chính và tập huấn về công tác đánh giá nếu cần. Dưới đây là một số phương pháp đánh giá sau ngày hội. Các đơn vị có thể chọn một hoặc có thể kết hợp cùng một lúc nhiều phương pháp tùy vào nhu cầu và điều kiện thực tế của đơn vị mình.

Họp ban tổ chứcNgay sau khi kết thúc ngày hội, trong vòng 2 -5 ngày, Ban tổ chức nên tiến hành họp đánh giá tổng ể về ngày hội và rút kinh nghiệm với toàn bộ thành viên các tiểu ban và lực lương tình nguyện viên.

Họp rút kinh nghiệm từng tiểu banSau cuộc họp đánh giá chung của ban tổ chức, các tiểu ban nên tiến hành họp nội bộ để rà soát lại hoạt động của tiển ban mình. Nội dung họp như sau: những gì làm tốt và lý do, những gì làm chưa tốt, lý do và đề xuất giải pháp cải thiện.

Hoạt động

Mục tiêu hoạt động

Công việc làm chưa tốt & nguyên nhân

Công việc làm chưa tốt & nguyên nhân

Đề xuất giải pháp khắc phục

1)

2)

3)

30

Thu thập ý kiến phản hồiPhương pháp này có thể thực hiện dưới 2 hình thức: phiếu thăm dò ý kiến phản hồi hoặc thu thập thông tin mở qua email hoặc trao đổi trực tiếp.

Báo cáoBáo cáo đánh giá được hình thành dựa trên quá trình xử lý, phân tích và chọn lọc thông tin từ các phương pháp thu thập thông tin nêu trên để làm căn cứ cho việc lên đề xuất chương trình ngày hội lần sau.

5.2 Đề xuất chương trình ngày hội lần sau

Đề xuất ngày hội cho lần sau sẽ được xây dựng căn cứ vào kết quả và kiến nghị từ báo cáo đánh giá. Việc xây dựng đề xuất sớm tạo thuận lợi cho công tác lập kế hoạch hoạt động, điều động nhân lực và vận động gây quỹ.

5.3 Tri ân đóng góp của các cá nhân và tổ chức

Hình thức tri ân đóng góp của các cá nhân, tổ chức đóng góp và trài trợ cho ngày hội như bằng cách gửi thư cảm ơn và bản tóm tắt về kết quả của ngày hội kèm ảnh (nếu có).

31

CHƯƠNG 6: PHỤ LỤC

6.1 Mãu chương trình ngày hội

32

6.2 Mẫu đăng ký tham dự

33

6.3 Mẫu phiếu xin ý kiến phản hồi

34

35

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!

Dự án Bóng đá Cộng đồng tại Việt Nam(FFAV)

Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà VNPT, 51 Hai Bà Trưng, thành phố Huế Điện thoại: +84 54 3825 325 , Fax: +84 54 3883 795,

Email: ffav@ffav.com.vn Website: www.ffav.com.vn