HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG Dành cho Nhân viên

I. Chấm công:

1. Quy định:

- Chấm công bằng máy chấm công tại mỗi văn phòng làm việc:

Cấp bậc Hình thức trả

lương Chấm công Làm thêm giờ Đi trễ, về sớm

Nhân viên Lương theo thời

gian

Chấm công 2

lần/ngày

Tính theo quy

định

Tính theo quy

định

Trưởng phòng/Quản lý

chi nhánh/Giám

sát/Nhân viên cấp cao Lương khoán theo

hiệu quả công việc

Chấm công 2

lần/ngày

Tự sắp xếp thời

gian nghỉ bù Không tính

Giám đốc Bộ phận/Khối Không quy định Không quy định

- Nhân viên phải chấm công 2 lần/ngày: đầu ngày và kết thúc ngày làm việc. Nghỉ ½ ngày vẫn

phải chấm công đủ 2 lần.

- Phải xuất phiếu đi công tác/tham gia đào tạo bên ngoài công ty mà không chấm công đúng theo

quy định => QL xác nhận không chấm công => Người nhập phiếu công tác ghi nhận vào PM

Asia/Tiha => nhập dữ liệu lên PM.NS hàng ngày.

- Vô trễ/về sớm hơn 60 phút/ngày làm việc thì PM sẽ trừ 1/2 ngày lương, ký hiệu “K/2”. Làm

đơn nghỉ bù số giờ vô trễ/về sớm => PM trừ vào quỹ phép bù giờ.

- Trách nhiệm của mỗi NV là tự kiểm tra ngày công, ngày nghỉ phép, giờ tăng ca của mình. Nếu

sai so với thực tế phải phản ánh với QL BP/CN trước ngày 22 hàng tháng để chỉnh sửa, bổ

sung.

2. Thao tác:

- Để xem chấm công chi tiết vào menu Nhân sự => Chấm công cá nhân => Xem chấm công.

- NV tự kiểm tra ngày công, ngày nghỉ phép, giờ tăng ca của mình ở các cột cuối bảng chấm

công:

3. Ký hiệu ngày nghỉ trên bảng chấm công:

- OFF: Ngày nghỉ hàng tuần. NV làm ca 48 giờ/tuần có 1 ngày off/tuần. NV làm ca 42 giờ/tuần

không có ngày OFF hàng tuần.

- C: Nghỉ chế độ công ty: hưởng 100% lương

Trường hợp Số ngày nghỉ

Bản thân kết hôn hợp pháp 03 ngày làm việc

Con kết hôn 01 ngày làm việc

Bố mẹ (cả bên vợ, chồng) chết, vợ hoặc chồng chết, con chết 03 ngày làm việc

- Om: Nghỉ bản thân ốm đau hoặc con dưới 7 tuổi ốm đau: hưởng 75% lương.

Chia làm 2 phần: Phần tính theo mức tiền đóng BHXH thì sau khoảng 1 tháng làm thủ tục, cơ

quan BHXH chi trả, công ty chuyển khoản cho NV. Phần còn lại công ty sẽ trả cho NLD ngay

trong kỳ lương phát sinh ốm đau.

- TS: NV nữ nghỉ khám thai (5 lần trong 1 kỳ mang thai), NV nghỉ vợ sinh (5 ngày nếu vợ sinh

thường, 7 ngày nếu sinh mổ,...): hưởng 100% lương. Tiền hưởng cũng chia làm 2 phần và chi

làm 2 lần như chế độ Ốm đau.

- P: nghỉ phép

P: Phép năm. Nhân viên được tính phép năm từ ngày vào công ty nhưng chỉ được sử dụng

từ ngày ký HĐLĐ. Chu kỳ tính ngày phép năm theo chu kỳ tính lương. Mỗi tháng làm việc

NV được cấp 1 ngày phép. Nếu vào làm việc sau ngày 5 hàng tháng thì không được tính

ngày phép năm cho tháng đó.

TN: Phép thâm niên. Tính từ ngày vào công ty, NV có thâm niên đủ 5 năm được cộng thêm

1 ngày phép. Qua năm sau, được cộng ngày phép này vào tháng 1. Chỉ thể hiện ở cột tồn

đầu, tổng các ngày nghỉ và tồn cuối tháng.

Khi NV tạo đơn nghỉ phép, PM chỉ thể hiện 1 ký hiệu là chữ "P" trên bảng chấm công với ý

nghĩa nghỉ có xin phép. PM sẽ trừ ngày phép thâm niên, rồi đến phép năm. Nếu hết ngày phép

thì sẽ trừ lương.

- B: Giờ nghỉ bù. Số giờ nghỉ bù được tính từ tăng ca bù giờ (không tính tiền), tăng ca ngày

lễ, có ngày nghỉ ca trùng lễ.

- K: Trên bảng chấm công có nghĩa là nghỉ không xin phép, chỗ cột tổng các ngày nghỉ có ý

nghĩa là số ngày bị trừ lương.

- P/2 B: Nghỉ phép nửa ngày, nghỉ bù nữa ngày.

- P/2 K/2: Nghỉ phép nửa ngày, nghỉ không lương nửa ngày.

- K/2 B: Nghỉ bù nửa ngày, nghỉ không lương nửa ngày.

Tất cả các loại ngày nghỉ trên đều có đơn vị tính là ngày, ngoại trừ nghỉ bù là tính bằng giờ.

II. Xin nghỉ phép:

1. Quy định:

- Khi có nhu cầu nghỉ phép, NV phải làm đơn trước ít nhất 1 ngày kể từ ngày bắt đầu nghỉ.

- Trong trường hợp nghỉ từ 7 ngày trở lên, NV phải làm đơn trước ít nhất 1 tuần kể từ ngày bắt

đầu nghỉ => đơn chuyển qua 2 cấp duyệt: QL trực tiếp và GĐ.Bộ phận.

- Trong trường hợp nghỉ đột xuất với lý do chính đáng phải điện thoại thông báo cho Quản lý

trực tiếp trễ nhất vào đầu giờ làm việc và phải bổ sung đơn xin nghỉ phép ngay trong ngày đầu

làm việc trở lại. Nhân viên nghỉ không có đơn xin phép sẽ bị tính là nghỉ không phép.

- Nghỉ không phép cộng dồn đủ 5 ngày/tháng hoặc 20 ngày/năm sẽ bị XLKL sa thải.

2. Thao tác:

- Vào Menu Nhân sự => Đơn xin nghỉ phép => Thêm => Điền thông tin => Lưu

- Nếu QL không duyệt thì ghi lý do và chọn “Không duyệt”. NV vào kiểm tra đơn đã duyệt chưa

trong phần Trạng thái của Đơn xin tăng ca. Đơn màu đỏ là không được duyệt.

- Tất cả các loại ngày nghỉ đều có đơn vị tính là ngày, ngoại trừ nghỉ bù là tính bằng giờ. Loại

nghỉ theo ngày thì làm đơn phải chọn nghỉ nữa ngày hay nguyên ngày. Nếu làm đơn nghỉ nhiều

ngày thì những ngày giữa bắt đầu và kết thúc, PM sẽ tính là nghỉ nguyên ngày.

- Khi QL đã duyệt đơn thì không sửa, xóa được => Phải báo QL hủy duyệt đơn.

III. Tăng ca:

1. Quy định:

- Có 3 loại tăng ca: Lấy tiền, bù giờ, đào tạo bên ngoài.

- CV04 trở lên chỉ làm đơn tăng ca lấy tiền khi làm vào ngày lễ. Các loại còn lại bình thường.

- NV làm đơn tăng ca phải ghi rõ nội dung công việc tăng ca. Thời gian tăng ca phải ngoài thời

gian làm việc theo ca mà QL đã sắp lịch.

- QL phải ưu tiên sắp xếp loại tăng ca bù giờ, khi nào không sắp xếp nghỉ bù được thì mới duyệt

tăng ca tính tiền.

2. Thao tác:

- Vào Menu Nhân sự => Đơn xin tăng ca => Thêm => Điền thông tin => Lưu

- Phải tạo ca làm việc trước khi làm đơn tăng ca. PM sẽ căn cứ trên ca làm việc và xét điều kiện

thời gian trong đơn có phải là ngoài giờ làm việc không. Nếu nằm trong thời gian làm việc thì

PM sẽ báo:

- PM sẽ tính: Số giờ tăng ca + Số giờ nghỉ giữa ca => Giờ chấm công ra để đối chiếu với chấm

công thực tế => thống kê những đơn tăng ca không đúng với chấm công thực tế trong phần

Chấm công.

- Trên đơn tăng ca chuyển QL duyệt sẽ có thông tin loại tăng ca được tính: ngày thường/ngày

nghỉ/ngày lễ, ban ngày/ban đêm. Nếu không duyệt thì chọn “Không duyệt”. NV vào kiểm tra

đơn đã duyệt chưa trong phần Trạng thái của Đơn xin tăng ca. Đơn màu đỏ là không được

duyệt.

- Khi QL đã duyệt đơn thì không sửa, xóa được => Phải báo QL hủy duyệt đơn.

IV. Công việc của người QL/phụ trách chấm công cho BP/CN:

1. Tạo lịch làm việc cho BP/CN đảm bảo đủ số giờ như quy định.

2. Đổi ca làm việc có 3 cách:

o Cách 1: Vào chức năng Tạo lịch làm việc sửa lại (Xem phần tạo lịch làm việc);

o Cách 2: Sửa trực tiếp trên bảng chấm công;

o Cách 3: Sửa trong bảng chi tiết chấm công.

Cách 2: Đổi ca trực tiếp trên bảng chấm công

Click trực tiếp vào ô muốn đổi ca làm việc. PM sẽ mở cửa sổ phụ có thông tin chấm công vào

– ra, thời gian ca làm việc đã tạo.

Sau đó ấn nút mũi tên chỗ Ca, PM sổ ra danh mục ca làm việc => chọn ca muốn đổi => Đổi ca.

Cách 3: Đổi ca trong bảng chấm công chi tiết.

Vào menu Nhân sự => Chấm công => Xem chấm công, màn hình hiển thị:

Nhập từ khóa: Họ tên, tên, MSNV, số điện thoại,… => chọn ngày => Xem

Chọn biểu tượng cây bút chì cuối bảng “Xem lịch sử chấm công theo điều kiện”. Sau đó chọn ca

muốn đổi => Lưu.

3. Thêm giờ làm việc do quên chấm công: Thao tác thực hiện giống như cách 3 đổi ca làm việc

trong bảng chấm công chi tiết.

4. Kiểm tra bảng chấm công tổng hợp của BP/CN có thể hiện đúng ngày làm việc và ngày nghỉ

của NV chưa. Xem lại phần ký hiệu trên bảng chấm công đã trình bày bên trên.

Ký hiệu màu: Màu vàng là ký hiệu ngày chủ nhật, màu trắng là ngày trong tuần, màu xanh là

ngày nghỉ, màu đỏ là nghỉ không xin phép.

5. Kiểm tra thông tin tổng các ngày nghỉ, giờ tăng ca, loại tăng ca, tồn phép chuyển tháng sau,

ngày công, ngày công chính thức.

- Trừ ngày nghỉ phép trong tháng theo thứ tự ưu tiên phép thâm niên (TN) rồi tới phép năm (P),

hết 2 loại này thì trừ lương (K).

- Nghỉ Om và TS là phải có chứng từ hợp lệ, QL mới duyệt. Nếu chưa có chứng từ thì bắt buộc

làm như nghỉ phép, khi nào có chứng từ sẽ sửa lại đơn hoặc bổ sung kỳ lương sau.

- Nghỉ C là nghỉ chế độ công ty: Bản thân kết hôn, con kết hôn, tứ thân phụ mẫu mất, … được

duyệt mà không có chứng từ. Khi làm đề nghị hướng chế độ (phúc lợi), thì loại kết hôn cần có

giấy kết hôn (photo), các loại còn lại không yêu cầu.

- Tăng ca ban đêm là từ 22h ngày hôm trước đến 6h sáng ngày hôm sau. Nếu có thời gian tăng

ca trước 22h thì tách đơn tăng ca giữa 2 mốc thời gian này để tính đúng loại tăng ca.

- Ngày công chính thức khác ngày công khi NV còn thử việc hoặc ký HĐLĐ trong tháng hiện

tại.

6. "Xem đơn xin tăng ca không đúng với chấm công" là chức năng báo cáo những đơn tăng ca

không đúng quy định.

7. “Xem đơn xin tăng ca”: Để kiểm tra lại tổng số đơn tăng ca của toàn bộ NV.

Muốn xem 1 NV thì nhập tên NV chỗ người tạo đơn. PM sẽ lọc ra những NV có thông tin muốn

tìm => chọn NV => OK

Kết quả hiển thị toàn bộ đơn tăng ca của 1 NV/tháng như bên dưới:

Khi nhân viên làm đơn nghỉ phép hoặc tăng ca, PM sẽ căn cứ vào lịch làm việc đã tạo để tính

loại ngày nghỉ hoặc loại tăng ca phù hợp. Sau đó có phát sinh thay đổi lịch làm việc nên phần

tính trên bị sai. Người QL chấm công của công ty phải chọn chức năng “Tính lại đơn xin tăng

ca” trước khi “Chốt công”.

8. “Xem đơn xin nghỉ phép”: Để kiểm tra lại tổng số đơn nghỉ phép của toàn bộ NV. Muốn xem

tổng số đơn nghỉ phép của 1 NV trong tháng làm tương tự như đơn xin tăng ca.