het kerndepartement van landbouw, natuur en ......2007/11/01 · elk onderdeel van het ministerie...

Doorlichting archiefbeheer van het kerndepartement van LNV

Erfgoedinspectie / Archieven November 2007

3 Erfgoedinspectie / Archieven

Inhoud

Algemeen beeld 5

1 Inleiding 7

1.1 De inspectie bij het kerndepartement van LNV 7 1.2 Leeswijzer 8

2 Juridisch en organisatorisch kader 9

2.1 Juridisch kader 9 2.2 Organisatorisch kader 10 2.3 Positionering informatiebeleid- en beheer 11

3 Analyse archiefbeheer 15

3.1 Archiefbeheer 15 3.1.1 Archiefvorming 16 3.1.2 Toegankelijkheid 20 3.1.3 Selectie en vernietiging 23 3.1.4 Overbrenging 26 3.1.5 Materiële duurzaamheid 27 3.1.6 Organisatieveranderingen 28 3.1.7 Aanbevelingen 30

3.2 Organisatie en middelen 30 3.2.1 Organisatie van de informatievoorziening 31 3.2.2 Kaders en verantwoording 34 3.2.3. Personeel 37 3.2.4 Archiefruimten 38

3.3 Aanbevelingen 40

Reactie van de secretaris-generaal 43

Nawoord van de hoofdinspecteur 45

Bronnen 47

Afkortingen 51

Colofon 53


Algemeen beeld

Digitalisering van de informatiehuishouding is – zoals bij elke overheidsorganisatie - een

cruciale ontwikkeling. Het ministerie van LNV heeft een duidelijke, samenhangende

beleidsvisie ontwikkeld op het digitaal beheren van haar informatie. Daarbij streeft LNV

actief het op orde krijgen van de informatiehuishouding na. Dat heeft onder meer geleid tot

een uitvoeringsprogramma. Een essentieel onderdeel daarvan is de concentratie van de

medewerkers van de documentaire informatievoorziening (DIV) in een DIV-Share. Een

ander onderdeel is het opstellen van ordeningsplannen en andere instrumenten voor

archiefbeheer. Over de beleidsvisie en het programma zijn wij positief, omdat we

verwachten dat op deze wijze een stevige basis wordt gelegd voor een goed

informatiebeheer. Zo kan naar onze verwachting de DIV-Share de algemene kwaliteit van

het archiefbeheer bij de directies verhogen. LNV zal echter bij het implementeren van het

digitale archiefbeheer nog veel aandacht moeten besteden aan de verdere ontwikkeling en

toepassing van adequate beheerafspraken en -instrumenten. Daarbij vragen we

uitdrukkelijk aandacht voor tekortkomingen die wij in de huidige organisatie en uitvoering

van het archiefbeheer hebben geconstateerd.

De medewerkers lijken zich nog onvoldoende bewust van het belang van goed

archiefbeheer uit een oogpunt van bedrijfsvoering en verantwoording. Er is binnen de

verschillende directies weinig uniformiteit in beheerafspraken over archivering, en het

management besteedt weinig structurele aandacht aan kwaliteitsbewaking op dit terrein.

Het ministerie beschikt weliswaar over een regeling archiefbeheer, maar leeft deze

onvoldoende na. Te veel wordt nog gedacht dat de uitvoering van de beheerafspraken een

zaak van DIV is, terwijl elke medewerker daarin een eigen verantwoordelijkheid heeft. In dit

verband pleiten we voor een regelmatige inhoudelijke toetsing van kernthema’s in de

informatievoorziening, naast de managementverantwoording in het kader van de planning

en control.

In het feitelijke beheer constateren wij onder meer dat de dossiervorming onvolledig is. Het

is van belang de medewerkers op hun rol in de archiefvorming aan te spreken en hen hierin

adequaat te ondersteunen. Momenteel blijven teveel archiefbescheiden buiten het formele

archiefbeheer. Draagvlak voor de maatregelen is onmisbaar. Hierbij benadrukken we

vooral een herkenbare koppeling tussen werken informatieproces.

De toegankelijkheid van, en de samenhang tussen archiefbescheiden en dossiers laat te

wensen over, hetgeen een risico vormt voor de bedrijfsvoering en de verantwoording. Bij de

inrichting van een digitale beheersomgeving dient LNV die functionaliteiten in te bouwen

waarmee alle in het beheerssysteem opgenomen documenten en data integraal en in

samenhang toegankelijk en raadpleegbaar zijn.


Een andere tekortkoming is dat in een aantal gevallen vernietiging van archiefbescheiden

plaatsvindt zonder toepassing van de vigerende selectielijst en dat vernietiging onvoldoende

in documenten wordt verantwoord.

Het ministerie heeft een grote achterstand opgelopen in de selectie van haar archieven.

Deze wordt weliswaar in 2008 naar verwachting ingelopen, maar voorkomen moet worden

dat nieuwe achterstanden ontstaan. Vroegtijdige selectie (‘aan de bron’) is daarbij de

oplossing. Overigens heeft LNV deze werkwijze al in de archiefbeheersregels vastgelegd.

Het komt ook hier aan op het algemeen in praktijk brengen daarvan.

In 2006 stemde de Tweede Kamer in met de kabinetsvisie Informatie op orde. Vindbare en

toegankelijke overheidsinformatie. Daarin hebben de ministeries uitgesproken een aantal

actielijnen uit te voeren, onder meer gericht op digitalisering, het opstellen van een

baseline en het inrichten van een controlfunctie. Een aantal van onze bevindingen bij deze

inspectie hangen direct samen met deze actielijnen. We bevelen het ministerie aan de

betreffende verbeteracties mede langs de lijn van de visienota te realiseren.



1 Inleiding

De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit

van het archiefbeheer. We winnen hiertoe op verschillende manieren informatie in, op

grond waarvan we de kwaliteit van het archiefbeheer bij de centrale overheid beoordelen.

Onderzoeken, gerichte inspecties, inspecties naar aanleiding van een incident,

doorlichtingen en een jaarlijkse enquête vormen ons takenpakket.

Met een doorlichting toetsen wij de kwaliteit van het archiefbeheer. Op basis van

interviews en waarnemingen vormen wij ons oordeel over het archiefbeheer. Het

doorlichten van het archiefbeheer vindt zo veel mogelijk gestandaardiseerd plaats. Op die

manier zijn de uitkomsten van de doorlichting goed met andere rapportages te vergelijken.

Deze doorlichting had tot doel een algemeen beeld te krijgen van het archiefbeheer bij het

kerndepartement van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Tot het

kerndepartement rekenen wij de minister, de ambtelijke leiding en de centrale, in Den

Haag gevestigde beleids- en stafdirecties. De uitvoerende diensten en de inspecties vallen

daarmee buiten het bereik van deze doorlichting. Alleen waar het om de

departementsbrede taakuitvoering door de directie IFZ gaat, stappen we over deze

afbakening van de inspectie heen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het digitaliseringbeleid.

In fte’s gemeten telt het kerndepartement iets minder dan een kwart van het totale aantal

ambtenaren bij LNV.

1.1 De inspectie bij het kerndepartement van LNV

Van maart tot mei 2007 legden we bezoeken af bij de directies Informatiebeleid en

Facilitaire Zaken (IFZ), Internationale Zaken, Landbouw en bij het bureau Bestuursraad.

Voor een overzicht van de gesprekspartners verwijzen wij naar het bronnenoverzicht

achter in dit rapport.

De resultaten van deze bezoeken en observaties hebben wij vastgelegd in een

conceptrapportage. Deze geeft de stand van zaken per half mei 2007 weer. De rapportage

hebben wij in juli 2007 voorgelegd aan onze contactpersoon bij LNV tijdens de doorlichting:

de heer drs. P.N. Tromp, senior medewerker bij de directie IFZ. We hebben hem gevraagd

de bevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden, en eventueel aanvullingen te

geven op de tekst. Hierbij hebben we hem gevraagd zijn reactie af te stemmen met de

overige betrokkenen bij de doorlichting. Dit commentaar is in de definitieve

conceptrapportage verwerkt.


In oktober 2007 hebben we de definitieve conceptrapportage aan de secretaris-generaal

voorgelegd met het verzoek te reageren op de aanbevelingen in hoofdstuk 3. De reactie is

opgenomen als hoofdstuk 4 en voorzien van een nawoord van de hoofdinspecteur van de

sector Archieven van de Erfgoedinspectie in hoofdstuk 5.

1.2 Leeswijzer

Dit rapport geeft in hoofdstuk 2 het algemene kader weer, waarbinnen het archiefbeheer

van het kerndepartement van LNV plaatsvindt. In hoofdstuk 3 geven we een analyse van het

archiefbeheer bij het kerndepartement van LNV. Paragraaf 3.1.7 en 3.2.5 van dit hoofdstuk

bevatten onze aanbevelingen voor de verbetering van het beheer. In het algemene beeld

voorin dit rapport hebben we onze voornaamste bevindingen gegeven en enige - naar onze

mening wezenlijke- aanbevelingen gedaan.

De hoofdzaken van het rapport zijn in de volgende delen te vinden:

- het algemene beeld voor in het rapport;

- de aanbevelingen in paragraaf 3.1.7 en 3.2.5;

- de reactie van de secretaris-generaal in hoofdstuk 4 [toe te voegen in definitieve

versie];

- het nawoord van de hoofdinspecteur in hoofdstuk 5 [toe te voegen in definitieve

versie].

Deze delen zijn vooral bestemd voor het verantwoordelijke management. In de overige

delen van het rapport staan onze bevindingen en oordeelsvorming. Deze zijn vooral bedoeld

voor de informatiespecialisten.



2 Juridisch en organisatorisch kader

Allereerst beschrijven we in dit hoofdstuk het wettelijk kader van de doorlichting van het

archiefbeheer. Vanzelfsprekend horen - naast andere informatiewetten - de

hoofdbeginselen van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de ministeriële

regelingen in deze paragraaf thuis. Vervolgens besteden we kort aandacht aan de

organisatorische context waarbinnen het archiefbeheer bij het kerndepartement van LNV

plaatsvindt.

2.1 Juridisch kader

Met het beheren van overheidsinformatie zijn drie belangen gemoeid. Ten eerste draagt

een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van het

overheidsorgaan. In het geval van het ministerie van LNV is bijvoorbeeld de

informatievoorziening rondom de Europese besluitvorming van groot belang.

Ten tweede behoren overheidsorganen verantwoording te kunnen afleggen over hun

handelen. Dat is bijvoorbeeld aan de orde bij het behandelen van een verzoek in het kader

van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), bij structurele verantwoording, zoals bij de

VBTB (van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording), en in het geval van een

parlementaire enquête. En ten derde behoort een deel van de archiefbescheiden van de

overheid tot ons cultureel erfgoed. Dat zijn de archieven die na twintig jaar worden

overgebracht naar een zogenaamde archiefbewaarplaats, waar ze blijvend voor iedereen

toegankelijk zijn.

Naleving van de Archiefwet 1995 zorgt ervoor dat deze drie belangen goed worden

gewaarborgd. De Archiefwet is namelijk de enige algemene wet die bepaalt op welke wijze

overheidsorganen met door hen opgemaakte of ontvangen informatie moeten omgaan.

Centraal beginsel is dat overheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en

toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. De wet, het Archiefbesluit 1995 en de

ministeriële regelingen werken deze zorgplicht verder uit. We noemen hier enkele cruciale

bepalingen die uit het hoofdbeginsel van de Archiefwet volgen:

• Een overheidsorgaan is verplicht om voldoende deskundig personeel in dienst te

hebben, zodat het archiefbeheer conform de wettelijke en interne eisen kan

plaatsvinden.

• Een volledig overzicht is vereist van de archieven die de organisatie beheert. Dat

overzicht en (geautomatiseerde) toegangen zorgen ervoor dat bekend is welke

informatie wordt beheerd en dat de informatie volledig toegankelijk en daardoor

raadpleegbaar is.

• Een overheidsorgaan is verplicht de stukken die tot het culturele erfgoed behoren

tijdig over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Voor het kerndepartement

van LNV is dat het Nationaal Archief in Den Haag.


• Een overheidsorgaan is verplicht de organisatie van het archiefbeheer te regelen in

interne beheersregels. In het geval van het ministerie van LNV zijn dit de

Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003.

Met deze archiefbeheersregels bestaat er getrapte regelgeving voor het archiefbeheer:

• de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de ministeriële regelingen1;

• de archiefbeheersregels waarin het ministerie verantwoordelijkheden regelt en de

basis voor het archiefbeheer legt;

• interne regelingen, zoals werkinstructies en procedures als handvatten voor de

dagelijkse werkzaamheden.

De Archiefwet is sinds de oprichting van het ministerie van Landbouw in 1935 van

toepassing op het archiefbeheer van de organisatie.

Een overheidsorgaan heeft bij het beheren van informatie ook te maken met andere

wetten. De bekendste wetten zijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Wet

bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp stelt voorwaarden aan het beheren van

persoonsgegevens. De Wob geeft elke burger het recht om bij een overheidsorgaan

informatie op te vragen. Een informatieverzoek op grond van de Wob kan een

overheidsorgaan alleen zorgvuldig afhandelen als zijn informatie goed op orde is. En de

bescherming van persoonsgegevens is niet gewaarborgd als binnen een overheidsorgaan

niet bekend is op welke plaatsen (persoons-)gegevens beheerd worden. Vandaar dat de

Archiefwet ook bij de naleving van deze andere informatiewetten een cruciale rol speelt.

2.2 Organisatorisch kader

In deze paragraaf bespreken we de organisatie van het ministerie van LNV. Een korte

beschrijving van de organisatie is relevant voor een analyse van het archiefbeheer, omdat

elk onderdeel van het ministerie van LNV bij de uitvoering van zijn taak archiefbescheiden

opmaakt en ontvangt. Dat betekent dat al deze onderdelen archiefvormers zijn en dat hun

e-mail, interne notities, brieven en verslagen onder de werking van de Archiefwet 1995

vallen.

De hoofdstructuur van het ministerie bestaat momenteel uit de volgende onderdelen2:

1 Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden,

Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 2 De volgende informatie is ontleend aan Dit is LNV, Introductiedossier ministerie LNV, pp. 119-120

(Overzicht van de organisatiestructuur), gepubliceerd op www.minlnv.nl.



• De politieke leiding (de minister);

• de algemene ambtelijke leiding, verenigd in de Bestuursraad;

• zes centrale stafdirecties;

• tien centrale beleidsdirecties;

• zes uitvoerende diensten en inspecties;

• drie projectdirecties;

• vertegenwoordigingen in het buitenland;

• (secretariaten) van onafhankelijke, niet-ambtelijke raden en commissies.

De minister wordt ondersteund door de ambtelijke leiding van het departement, de

Bestuursraad. Deze bestaat uit de secretaris-generaal en de drie directeuren-generaal. De

raad is verantwoordelijk voor de departementale beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en

bedrijfsvoering. De leden van de bestuursraad zijn samen verantwoordelijk voor het

departementale beleid, en afzonderlijk voor de sturing en het beheer op de hun toebedeelde

beleidsterreinen. De Stuurgroep Concern Bedrijfsvoering(SCB) adviseert de Bestuursraad

over bedrijfsvoeringzaken. In de SCB zijn de leden van de Bestuursraad, alle stafdirecties,

één uitvoeringsdirectie en één beleidsdirectie vertegenwoordigd. Op directieniveau is er ten

slotte het overleg van het managementteams, waaraan de hoofden bedrijfsvoering

deelnemen. De managementteams adviseren het Directeurenoverleg.

2.3 Positionering informatiebeleid- en beheer

In deze paragraaf beschrijven we hoe het informatiebeleid en -beheer bij het ministerie van

LNV is georganiseerd3. Eerst bespreken we de taken en verantwoordelijkheden van de

directies op dat terrein, daarna die van de ‘specialistische’ directies: de stafdirectie IFZ en

de dienst DICTU. Het gaat hier om de formeel organisatorische aspecten; in paragraaf 3.1

en 3.2 gaan we in op de werking van de organisatie.

Directies en uitvoering DIV

De directeuren van de staf- en beleidsdirecties zijn verantwoordelijk voor de documentaire

informatievoorziening binnen hun directie, dit binnen de gestelde externe en interne kaders

zoals archiefbeheersregels en richtlijnen van de directeur IFZ. De beheersregels geven de

directeuren een ruime verantwoordelijkheid. Hun verantwoordelijkheid voor de

informatievoorziening binnen hun directie is expliciet in de beheersregels omschreven en

omvat bijna alle beheerstaken. De directeuren moeten daarom voorzien in de drie

3 De informatie van deze paragraaf is onder meer ontleend aan enige besluiten van het Ministerie van LNV:

Een voorgenomen organisatiebesluit van de Directie IFZ i.o. (2004), Een voorgenomen organisatiebesluit van

de afdeling Uitvoering van de directie Informatiebeleid en Facilitaire Zaken (2006) en Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003.



basisvoorwaarden voor archiefbeheer: voldoende, deskundig personeel, geschikte

archiefruimte en voldoende budget.

Directie IFZ: beleid en coördinatie

De directie IFZ ontwikkelt beleid en adviseert de departementsleiding over ICT,

documentaire informatievoorziening, inkoop, huisvesting en andere facilitaire zaken.

Daarnaast heeft IFZ op deze gebieden nog uitvoerende taken, zowel voor het gehele

ministerie (concern) als voor het hoofdgebouw.

Informatiebeleid

Op het terrein van de informatievoorziening voert IFZ vooral beleid, zoals uit de

directienaam blijkt. De afdeling Informatiebeleid van de directie IFZ adviseert de

departementsleiding (in het bijzonder de SCB) op het gebied van de bedrijfsvoering. Het

beleid betreft zowel de documentaire als de digitale informatievoorziening en omvat het

opstellen - of aanvaarden - en coördineren van de uitvoering van:

• kaders en normen, zoals departementale beheersregels, standaarden en

richtlijnen;

• architectuurdocumenten en beleidsplannen, zoals recentelijk de I-strategie LNV

2006-2010 ‘Verbinden met informatie’ (2006).

Verder vertegenwoordigt de directie LNV in ambtelijke overlegorganen, zoals in het

Interdepartementaal Overleg van Directeuren informatievoorziening (IODI) en in de

Stuurgroep Informatie op Orde. Elektronische dienstverlening en standaarden hebben

daarbij de bijzondere belangstelling van LNV. De directie IFZ vertegenwoordigt LNV in

Interlab en is betrokken bij het ontwikkelen van interdepartementale standaarden

(bijvoorbeeld het ‘Kernmodel’). LNV heeft een programma voor elektronische

dienstverlening ingericht.

Uitvoering (documentaire) informatievoorziening

Omdat de lijn- en beleidsorganisatie primair verantwoordelijk is voor de uitvoering van de

informatievoorziening, is de bemoeienis van IFZ daarmee beperkt. Een van de weinige strikt

uitvoerende taken is het opstellen van selectielijsten. Hiernaast heeft IFZ - op

concernniveau – vooral coördinerende taken, zoals bij:

• onderhoud van de vastgestelde selectielijsten;

• opstellen van generieke modellen voor decentrale beheerinstrumenten, zoals

documentaire structuurplannen (zie § 3.1.2);

• sluiten van raamovereenkomsten met betrekking tot de documentaire

informatievoorziening (zie § 3.2.4).;

• opslag, bewerking en overbrenging van archief (zie § 3.1.4);



• functioneel applicatiebeheer van bedrijfsondersteunende systemen waarvan IFZ

‘eigenaar’ is (zie § 3.1.2);

• (sinds kort) het Programma Digitalisering Kerndepartement.

De unit Back-Office Concern van de afdeling Uitvoering voert deze taken uit in

samenwerking met de decentrale onderdelen binnen het kerndepartement. Veelal is hier

een relatie van gedeelde verantwoordelijkheid. De advies- en begeleidingstaak werd bij de

laatste reorganisatie sterk gereduceerd, dit als gevolg van een herpositionering van taken

en voorgenomen resultaatverbeteringen in het informatiebeheer.

Facility, planning en control

De afdeling Facilitair Beleid stelt eisen vast voor de huisvesting, waaronder archiefruimten,

en is betrokken bij de inkoop en aanbesteding van kantoorartikelen, waaronder

archiefmaterialen. Onder de afdeling Toezicht en Control vallen de clusters Toezicht en

Control en Bedrijfsvoering. De afdeling houdt zich onder meer bezig met het uitvoeren van

de bedrijfsvoeringsmonitor.

Dienst ICT Uitvoering

In opdracht van de directies en diensten is een aparte dienst belast met de uitvoerende ICT-

taken. Deze dienst, afgekort tot DICTU, werkt voor het gehele departement.



3 Analyse archiefbeheer

Dit hoofdstuk beschrijft en beoordeelt op hoofdlijnen de kwaliteit van de

informatievoorziening bij het kerndepartement van LNV. We hanteren hierbij twee

invalshoeken:

• De kwaliteit van de informatievoorziening zelf. Vanuit deze invalshoek beoordelen

we voornamelijk of het archiefbeheer volgens de archiefwettelijke eisen en

procedures plaatsvindt.

• Beleid, organisatie en middelen. Met deze invalshoek brengen we een aantal

belangrijke randvoorwaarden voor goed archiefbeheer in kaart. Een analyse van

deze randvoorwaarden kan tekortkomingen aan de kwaliteit van het archiefbeheer

helpen verklaren.

De hierna volgende paragrafen beschrijven telkens eerst het toetsingskader dat wij

hanteren bij de behandeling van een onderwerp, waarbij we uitleggen waarom we die norm

hanteren. Vervolgens beschrijven we de situatie bij het kerndepartement van LNV onder

het kopje 'bevindingen'. Elke paragraaf sluit af met een conclusie.

3.1 Archiefbeheer

Voordat we ingaan op de vraag of de kwaliteit van het archiefbeheer bij het

kerndepartement van LNV voldoet, staan we eerst kort stil bij de vraag wat we eigenlijk

onder de begrippen 'archief' en 'beheer' verstaan.

Archief

Voor de term archiefbescheiden verwijzen wij naar de definitie in artikel 1 van de

Archiefwet 1995. Ter verduidelijking geven we aan dat hierbij gaat om 'procesgebonden

informatie'. Dat wil zeggen dat het om informatie gaat die opgemaakt of ontvangen wordt

als neerslag van de werkprocessen van een overheidsorgaan4. Het begrip

archiefbescheiden beperkt zich dus niet tot de stukken die in een postregistratiesysteem

zijn ingeschreven. Ook de vorm is niet van belang. Zowel papieren als digitale documenten,

maar ook gegevens vastgelegd in informatiesystemen vallen onder het begrip

archiefbescheiden5.

4 Met 'proces' bedoelen we zowel het primaire proces als het beleidsproces en het ondersteunende proces. 5 Archiefwet 1995, art. 1, onder c.


Naast interne memo's kunnen ook e-mail, concepten en aantekeningen tot het archief van

een organisatie behoren. De vraag of de documenten een rol spelen of hebben gespeeld bij

een werkproces, is bepalend voor het duiden van een document als een archiefstuk.

Beheer

Het beheer omvat de feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden in goede,

geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbeheer rekenen

we in elk geval de volgende activiteiten:

• Het vormen van (digitale) archiefbescheiden (§ 3.1.1);

• het in toegankelijk staat brengen en houden van de archiefdocumenten (§ 3.1.2);

• het tijdig en volgens de juiste procedure selecteren en vernietigen van archief (§

3.1.3);

• het overbrengen van te bewaren archief naar een rijksarchiefbewaarplaats (§

3.1.4);

• het bewaken van de duurzaamheid van documenten (§ 3.1.5);

• het organiseren van de archiefoverdracht bij een organisatieverandering (§ 3.1.6).

De hierboven opgesomde punten worden in de navolgende paragrafen toegelicht.

3.1.1 Archiefvorming

Toetsingskader

In deze paragraaf beschrijven we de wijze waarop bij twee werkprocessen documenten na

het opstellen of ontvangen ervan worden behandeld: de archiefvorming. De werkprocessen

worden bij de directies Landbouw en Internationale Zaken uitgevoerd. Deze beschrijving is

van belang om vast te stellen hoe binnen het ministerie de archiefvorming verloopt en of op

alle stukken het formele beheerregime wordt toegepast.

Met het formele beheerregime bedoelen we de interne afspraken, procedures en werkwijze

voor het archiefbeheer. Deze afspraken staan primair in de beheersregels (§ 3.2.2) en

kunnen in een ordeningsplan (§ 3.1.2) of in afzonderlijke procedures en protocollen

uitgewerkt zijn. Als stukken niet volgens die afspraken beheerd worden, neemt de

betrouwbaarheid van de informatievoorziening als geheel af. Het leidt tot risico’s als

onvolledige dossiers en ongeoorloofde vernietiging. Uiteraard moet het beheerregime

binnen het wettelijke kader vallen.

We toetsen op drie punten:

• de aanwezigheid van een formeel beheerregime en de bekendheid daarmee;

• de conformiteit van het beheerregime met de wettelijke eisen;

• de toepassing in de praktijk.



Bevindingen

Het formele beheerregime

Het formele beheerregime van LNV voor de archiefvorming is vastgelegd in de

Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003. Bij een klein aantal directies

(vijf van de zestien) zijn de beheersregels uitgewerkt in een zogeheten ‘documentair

structuurplan’ (DSP). Dit is in een gezamenlijk project gebeurd, waaraan ook de directie

Landbouw deelnam.

In navolging van de Archiefwet maken de beheersregels geen onderscheid tussen de ‘vorm’

van de archiefbescheiden (papier, digitaal). De beheersregels trekken uit deze gelijkstelling

echter geen consequenties en bieden op dit punt weinig praktische handvatten voor het

beheer. Evenmin bieden de beheersregels toereikende aanwijzingen voor een in de praktijk

werkbare uitleg van het begrip archiefbescheiden. Aanwijzingen voor de registratie van

archiefbescheiden gaan niet veel verder dan het noemen van enige uitgangspunten6.

Daarmee bieden de beheersregels op dit punt een smalle basis voor een uitwerking daarvan

bij de directies.

De afspraken bij de directies7 richten zich primair op de ‘schriftelijke’, papieren

archiefbescheiden (de post) en op de processen die via secretariaat en DIV-eenheid lopen.

Daarnaast is er enige aandacht voor e-mail, zowel de centraal inkomende als de e-mail via

persoonlijke e-mailboxen. Aan de veelvormige archiefvorming door de medewerkers geeft

het DSP echter vrijwel geen aandacht. Hetzelfde geldt voor de niet- geregistreerde

archiefbescheiden, waardoor mogelijk de indruk ontstaat dat deze niet relevant zijn.

Bij de toetsing van de werkprocessen bleek dat de kennis van het formele beheerregime

beperkt is bij de DIV-medewerkers. De term beheersregels is bekend, maar de inhoud is

moeilijk te interpreteren. De afspraken van het formele beheerregime zijn vrijwel niet

bekend bij de beleidsmedewerkers met wie wij spraken.

Conformiteit met het wettelijke kader

Het formele beheerregime van LNV heeft een aantal beperkingen die geen recht doen aan

de intenties van de Archiefwet, namelijk om de ‘procesgebonden informatie’ op te slaan en

zolang te bewaren als nodig is. De Archiefwet maakt hierbij geen onderscheid naar

registraties, formele organisatie of vorm van de archiefbescheiden.

6 Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003, toelichting art. 1 en 3. 7 We baseerden ons op het DSP van de directie Landbouw (2006).



Twee werkprocessen

De toetsing vond plaats bij de volgende werkprocessen:

• het voorbereiden van de deelname van de minister in het deelnemen van de

minister aan de Europese ministerraad;

• het vormen van beleid op het gebied van dierenwelzijn.

Deze werkprocessen worden uitgevoerd door de directie Internationale Zaken en de

directie Landbouw. We spaken met leidinggevenden, beleidsmedewerkers en DIV-

medewerkers. Wij hebben inzage gehad in de archieven en de registratiesystemen. De

geïnspecteerde directies en werkprocessen werden in overleg met onze contactpersoon bij

het ministerie gekozen. Hierbij hebben we rekening gehouden met het al dan niet

gestructureerde karakter van de werkprocessen. Hoewel de bevindingen bij de getoetste

werkprocessen niet representatief zijn, beschouwen wij deze als een indicatie van het

archiefbeheer bij het kernministerie.

De praktijk

De risico’s die we hierboven aangaven, worden in de toetsen bevestigd. Medewerkers

ontvangen of genereren documenten in verschillende ‘domeinen’: in een groepsdomein

(geregistreerde en gedistribueerde post; de groepsschijf), en in een persoonlijk domein (e-

mailbox, persoonlijke ‘schijf’, naslagwerk / documentatie, werkdossier). De formele

beheerafspraken hebben vooral betrekking op één domein: de geregistreerde en

gedistribueerde post. De DIV-unit heeft geen bemoeienis met het beheer van gegevens op

de netwerkschijven. Digitale documenten (bijv. e-mail) komen alleen als print in het

domein van de DIV-unit terecht. In welke mate dit gebeurt, is afhankelijk van het oordeel

van de behandelaar. Bij de toetsing bleek dat beleidsmedewerkers niet eenvoudig kunnen

vaststellen of documenten moeten worden aangemerkt als archiefbescheiden. In enkele

gevallen wordt e-mail die juridische of financiële gevolgen heeft, aan de DIV-unit

overgedragen. De digitale opslagmogelijkheid, in combinatie met de grote hoeveelheden,

vormt echter geen stimulans tot het uitprinten van digitale archiefbescheiden en het

opnemen daarvan in een dossier voor de DIV-unit. Hierbij komt nog dat het beheerregime

evenmin daartoe uitnodigt. Bij de directie Landbouw troffen we in de dossiers bij de DIV-

unit niet-geregistreerde stukken en vrijwel geen emailberichten aan.

In de regel is niet bekend welke archiefbescheiden ter ondersteuning van een beleidsproces

in een dossier terecht moeten komen. Bij een gestructureerd proces is dat mogelijk

gemakkelijker dan bij een – veelal als ‘ongrijpbaar’ gekenschetst - beleidsproces. Bij de

directie Internationale Zaken zagen we een voorbeeld van een gestructureerd werken

informatieproces. Bij de voorbereiding van een EU-Landbouwraad stelt daar het betrokken

secretariaat het papieren dossier voor de minister en andere delegatieleden aan de hand



van een procesbeschrijving samen. Daarmee is een standaard voor de dossiervorming in dit

werkproces verkregen. Met een dergelijke checklist kan een organisatie de

informatiebehoefte in een werkproces vastleggen.

Het naast elkaar bestaan van verschillende domeinen impliceert het bestaan van

verschillende informatieverzamelingen. Ze impliceren ook bijna altijd verspreide, en

meestal onsamenhangende informatie. Het risico is groot dat archiefbescheiden

onvoldoende toegankelijk zijn of dat zij voortijdig verloren gaan. De directie IFZ erkent deze

situatie in een recent beleidsdocument en merkt daarbij op dat ‘schaduw- en werkdossiers

veel completer en vollediger zijn dan de binnen LNV bekende en toegankelijke dossiers.’8

Het ministerie is druk doende de tering naar de nering te zetten door een digitale

beheeromgeving te creëren en daarboven vele andere voordelen uit de digitale

werkomgeving te halen. De voordelen van een digitale beheeromgeving zullen volgens ons

vergezeld moeten gaan van nieuwe afspraken over het beheerregime.

Toetsing archiefbescheiden in rode streepprocedure

Op nadrukkelijk verzoek van het ministerie besteedden we ook aandacht aan de zogeheten

rode streepprocedure, dit voor zover het archiefwettelijke aspecten betrof.

De afdoening van bestuurlijke stukken vindt plaats binnen de rode streepprocedure, zo

genoemd omdat dat soort stukken vanouds met een rode streep gemarkeerd worden. De

procedure onderscheidt zich, behalve door het bestuurlijke belang van de documenten,

door een grote betrokkenheid van verschillende directies bij de afhandeling.

Bij de inspectie hebben wij vastgesteld dat de afdoening van bestuurlijke stukken

plaatsvindt over meerdere directies die ieder een eigen (archief)beheersomgeving hebben.

Voor de concernbrede bewaking van de afdoening van bestuurlijke stukken is een aparte

applicatie (Delphi) operationeel. Het uitwisselen van informatie tussen de afzonderlijke

beheersomgevingen gaat gepaard met een keten van administratieve handelingen die

volgens afspraak en in samenhang binnen een vastgestelde tijd moeten worden uitgevoerd

door verschillende medewerkers bij de betrokken directies. In de opzet en het verloop van

de procedure hebben wij geen zaken aangetroffen die in strijd zijn met archiefwettelijke

bepalingen.

Conclusie

In het archiefbeheer bij LNV constateren wij dat de dossiervorming onvolledig is. Dit is

deels het gevolg van het feit dat medewerkers documenten in hun ‘persoonlijk domein’

beheren, waardoor deze onttrokken zijn aan de formele dossiers. Hiermee vallen deze

8 Generieke documentmanagementstandaarden (2006).



buiten het formele archiefbeheer. Het risico is daardoor groot dat de organisatie zich

onvoldoende kan verantwoorden naar politiek en burger, en de bedrijfsvoering niet naar

behoren kan ondersteunen.

3.1.2 Toegankelijkheid

Toetsingskader

Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. Dat wil zeggen dat er

zodanige afspraken zijn over de ordening van informatie, dat documenten binnen een

redelijke termijn te raadplegen zijn. Vanzelfsprekend geldt dit voor alle archiefbescheiden

die een organisatie beheert, ongeacht de vraag of documenten te bewaren of op termijn te

vernietigen zijn en ongeacht het type documenten. Ook het beheer van digitale informatie

op gemeenschappelijke en persoonlijke schijven moet op een gestructureerde manier en

conform afspraken plaatsvinden, zodat ook deze stukken binnen het formele beheerregime

komen te vallen.

Om te waarborgen dat alle informatie binnen een organisatie binnen een redelijke termijn

terug te vinden is, is het implementeren van drie instrumenten noodzakelijk:

• een ordeningsplan, waarin afspraken staan over de plaats waar documenten

worden opgeborgen of opgeslagen;

• één of meerdere toegangen, waarin de feitelijke aanwezigheid van

archiefbescheiden en dossiers wordt vastgelegd. Meestal heeft de toegang de vorm

van een post- en dossierregistratiesysteem;

• een bestandsoverzicht, gebaseerd op een ordeningsplan. Hierin staan gegevens als

een beschrijving van de archiefbestanden, gegevens over de omvang en de periode

van de verschillende archiefbestanddelen.

Een volledig overzicht is, samen met de toegangen, in meerdere opzichten van vitaal belang

voor een organisatie. Ten eerste krijgt een organisatie inzicht in de kennis en informatie die

zij beheert en kan gebruiken. Ten tweede is een goede verantwoording van activiteiten

alleen mogelijk als de 'neerslag' van die activiteiten vindbaar is aan de hand van zo'n

overzicht. En ten derde kan een organisatie de archieven alleen volgens de regels beheren,

als men weet om welke archieven het gaat. Zo kunnen stukken niet per abuis wegraken, of

onbedoeld in de openbaarheid komen.

In een digitale omgeving zijn plannen en overzichten overigens niet toereikend om een

goede toegankelijkheid te waarborgen. Afspraken over en controle op migratie, conversie,

de inrichting en vervanging van systemen zijn onontbeerlijk om ook digitale bestanden

duurzaam toegankelijk te houden.



We gaan na of het kerndepartement beschikt over de drie genoemde instrumenten en

kijken hierbij naar de volledigheid en kwaliteit van de instrumenten. Gelet op onze

constateringen in paragraaf 3.1.1, bieden de instrumenten uiteraard alleen een structuur

en een toegang voor de documenten die als ‘archiefbescheiden’ in het beheersysteem zijn

opgenomen. Tot slot kijken we nog kort naar de duurzame toegankelijkheid.

Bevindingen

Ordeningsplannen

Het kerndepartement beschikt sinds kort over vijf ordeningsplannen, die door afzonderlijke

directies van het kerndepartement zijn opgesteld. De overige directies hebben nog geen

ordeningsplan.

De ordeningsplannen vormen bij LNV de kern van de documentair structuurplannen

(DSP’s). Een DSP bevat ook procedures en andere beheerinstrumenten (zie § 3.1.2). Vanuit

de directie IFZ is hiervoor een generiek model opgesteld. Dit model is onder coördinatie van

IFZ door de directies verder uitgewerkt. De resterende directies van het kerndepartement

zullen specifieke ordeningsplannen opstellen als voorbereiding op het implementeren in het

generieke DMS9.

Post en dossierregistraties

Registratie is volgens de archiefbeheersregels verplicht. Het kerndepartement beschikt

over toegangen in de vorm van post en dossierregistratiesystemen en bedrijfssystemen.

Vanaf de jaren tachtig is het registratiesysteem Arend gefaseerd bij de directies

geïntroduceerd. De opvolger hiervan is Tracé. Ook dit systeem heeft een concernbrede

toepassing. Per directie is een aparte beheersomgeving ingericht. De applicatie Delphi

biedt inzicht in de verblijfplaats van bestuurlijke stukken die tussen de beheersomgevingen

worden uitgewisseld.

Voor zover de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden eisen stelt aan

de vindbaarheid via een beheersysteem, voldoet Tracé daaraan gedeeltelijk. Zo bleek bij

een praktijktoets bleek dat het systeem niet goed in staat is tot het leggen van relaties

tussen geregistreerde archiefbescheiden die tot dezelfde zaak behoren. Dit vormt geen

archiefwettelijk probleem zolang de samenhang tussen de archiefbescheiden binnen de

fysieke dossiers is aangebracht. Het zoeken met gecombineerde zoektermen bleek

omslachtig. Het gericht zoeken naar archiefbescheiden vraagt hierdoor veel kennis en

improvisatietalent van degenen die met het systeem moeten werken.

9 Reactie doorlichtingsonderzoek LNV, 12 september 2007, IFZ/2007/1307



LNV verwacht dat de vindbaarheid van archiefbescheiden sterk zal toenemen als gevolg van

het implementeren van een document management systeem10.

Bestandsoverzicht

Tijdens de inspectie bleek dat LNV nog geen volledig overzicht heeft van de

archiefbestanden die onder haar bestuurlijke verantwoordelijkheid vallen.

Het systeem Tracé en de voorloper Arend bieden beperkte mogelijkheden tot het

registreren van beheersmutaties zoals de vernietiging, vervreemding, verwerving en

overbrenging van archiefbescheiden. Met de applicatie Discoverer kan het systeem een

overzicht bieden van de geregistreerde archiefblokken. De ordeningsplannen, voor zover

deze zijn opgesteld, bieden een overzicht van de aanwezige archiefbestanddelen. Voor een

volledig en actueel overzicht van uitgeplaatste semistatische archieven zijn de directies nog

sterk afhankelijk van de overzichten die externe beheerders aanleveren. Dat zijn de

Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten en het commerciële opslagbedrijf

waarmee LNV een raamovereenkomst voor het gehele departement heeft gesloten (zie §

3.1.3).

Tijdens de inspectie bleek dat LNV werkt aan verbetering van het beheersoverzicht ‘op

metaniveau’. Zo heeft IFZ in het kader van het project Wegwerken Achterstanden

Archieven (PWAA) een departementsbrede aanvullende inventarisatie van de

archiefbestanddelen uitgevoerd. De gegevens worden verwerkt in een applicatie voor

inventarisbeheer van de producent Planon b.v. Met de invoering van dit beheerssysteem

verwacht IFZ een beter overzicht te krijgen van de archiefbestanddelen die zowel binnen

het ministerie aanwezig zijn als van de bestanddelen die zijn uitgeplaatst. De applicatie van

Planon wordt niet geïntegreerd of gekoppeld aan Tracé, een toekomstig

documentmanagementsysteem of de systemen die de CAS en de externe commerciële

aanbieders hanteren.

Duurzaamheid

Als laatste punt in het toetsingskader hierboven wordt de duurzame toegankelijkheid

genoemd.

Met de introductie van het documentmanagementsysteem Livelink ECM eDOCS van

OpenText Corporation (voorheen bekend als Hummingbird) zal de registratie in Tracé

geleidelijk komen te vervallen. Nieuwe registraties vinden plaats in eDOCS en Tracé blijft

volgens plan raadpleegbaar zolang dat noodzakelijk is. Conversie zal niet plaatsvinden. Dit

vormt geen archiefwettelijk probleem zolang de registratiegegevens behouden blijven

totdat selectie, vernietiging en overbrenging van de betrokken documenten heeft




plaatsgevonden11. Het geleidelijk uitfaseren brengt met zich dat Tracé nog geruime tijd

technisch moet worden ondersteund om de registratiegegevens toegankelijk te houden. Dit

zal ook inhouden dat in de komende jaren onder het personeel voldoende kennis aanwezig

moet blijven om Tracé te kunnen raadplegen. Te verwachten is dat over enige jaren de

bekendheid met het systeem onder het personeel sterk zal afnemen. Dit vormt een risico

voor de toegankelijkheid van de gegevens. LNV verwacht dit risico te beperken door de

Oracledatabase met de gegevens beschikbaar te houden en toegankelijk te maken via een

DMS interface12. Dit is een intermediair tussen de database en het DMS.

Het beheer van digitale informatie op gemeenschappelijke en persoonlijke schijven vindt

niet op een gestructureerde manier plaats en conform beheersafspraken. Het beheer van

deze stukken valt daardoor buiten het formele beheerregime. LNV heeft dit probleem

erkend. Het onderbrengen binnen een beheerregime vormde een van de reden voor de start

van het digitaliseringproject.

Conclusie

De toegankelijkheid van archiefbescheiden en dossiers laat sterk te wensen over. Dat

vormt grote risico’s voor de vindbaarheid van en de vereiste samenhang tussen

archiefbescheiden en versterkt het effect van onvolledige dossiervorming (zie § 3.1.1). Op

het niveau van de archief- en bestandsregistratie is bestendige vooruitgang geboekt.

3.1.3 Selectie en vernietiging

Toetsingskader

Vernietiging van archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een

vastgestelde en geldende vernietigings- of selectielijst. Ook persoonsgegevens of

archiefbescheiden die persoonsgegevens bevatten, mogen niet worden vernietigd als zij op

een vernietigings- of selectielijst als te bewaren zijn aangemerkt. Hetzelfde geldt voor de

vernietiging van andere vertrouwelijke stukken en voor de vernietiging uit

registratiesystemen. Het tijdig opstellen, bijhouden en implementeren van selectielijsten

beperkt het risico van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden.

Tijdige vernietiging na het verstrijken van de bewaartermijnen is verplicht.

Archiefvernietiging moet verantwoord kunnen worden. Van elke vernietiging moet daarom

een verklaring van vernietiging worden opgemaakt, die ten minste een specificatie bevat

11 De overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren archiefbescheiden is gesteld op 20 jaar. De over te

brengen bescheiden dienen in een toegankelijke staat te verkeren zoals art. 3 van de Archiefwet 1995 voorschrijft. 12 Reactie doorlichtingsonderzoek LNV, 12 september 2007, IFZ/2007/1307



van de vernietigde documenten. Verder moet in de verklaring van vernietiging staan, op

grond waarvan en hoe de vernietiging heeft plaatsgevonden.

Bevindingen

Selectielijsten

Het ministerie beschikt nog niet over een volledige set selectielijsten. Dit blijkt uit een door

IFZ bijgehouden overzicht van selectielijsten die vastgesteld of nog in behandeling zijn. Van

de lijsten die voor de primaire werkprocessen van LNV bestemd zijn, was ten tijde van de

inspectie ongeveer twee derde deel vastgesteld.

De afdeling IFZ onderkent het probleem en schrijft de stagnatie toe aan een beperkte

capaciteit. Het op korte termijn afronden van het selectieinstrumentarium heeft voor haar

prioriteit. LNV heeft daarom besloten het (verder) opstellen van de resterende

selectielijsten uit te besteden aan de organisatie van het interdepartementale Project

Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA). LNV heeft toegezegd dat de selectielijsten

nog in 2007 gereed komen13. IFZ hoopt zich door de uitbesteding meer te kunnen toeleggen

op het onderhouden en actualiseren van selectielijsten.

Achterstanden bij vernietiging. Waarom?

Het kernministerie heeft achterstanden bij het selecteren en vernietigen van

archiefbescheiden. Mogelijk ontstaan er achterstanden, doordat dossiers te lang op de

kamers van medewerkers blijven berusten. Het ontstaan van achterstanden blijkt ook te

worden veroorzaakt door het ontbreken van geldige selectielijsten. Dit tekort gold tien jaar

geleden nog meer dan nu. Een andere reden voor de achterstand is dat de selectielijsten

moeilijk toe te passen zijn, zo bleek bij ons bezoek aan de directies. IFZ bevestigt deze

bevinding14. De omschrijvingen in de selectielijsten sluiten niet altijd goed aan op de

werkprocessen bij de directies, of op de bestaande ordening. Ook komt het voor dat

medewerkers de lijsten niet toepassen doordat de formulering van de lijsten als te abstract

wordt ervaren. Speciale training van de DIV-medewerkers, vertaalslagen naar

afdelingsspecifieke lijsten en het toepassen van systemen15 lijken hierin geen verbetering

te hebben gebracht. Voorgaande opmerkingen betekenen niet dat de directies de ter

beschikking staande lijsten helemaal niet toepassen. Het bleek dat bij iedere LNV-directie

selectie plaatsvindt, ongeacht de bewerkingsafspraken gemaakt met de Centrale Archief

Selectiedienst en het Project Wegwerken Archiefachterstanden. Hierbij moet woprden

opgemerkt dat volgens zeggen van IFZ de overgrote meerderheid van de






selectie(beslissingen) pas na overdracht aan de CAS plaatsvindt, en dus niet bij de directies

zelf.

Achterstanden bij vernietiging: stand van zaken

Op grond van voorgaande kan het ministerie geen precieze opgave doen van de omvang van

de achterstand van de archiefvernietiging. LNV beschikt volgens eigen opgave over 4.683

m1 archief van voor 1976 dat voor een selectie in aanmerking komt. Het betreft hier een

departementsbrede inventarisatie die ook betrekking heeft op de selectie ten behoeve van

overbrenging naar het Nationaal Archief. Voor de periode 1976-1995 bedraagt dit bestand

7.744 m1. Voor de periode van 1996 tot heden wordt de omvang van het te selecteren

archief geschat op bijna 29 km1. De inventarisatie die het ministerie recentelijk heeft

uitgevoerd, was aanvullend op de eerdere interdepartementale inventarisatie in het kader

van het PWAA-project. Momenteel vindt nog een inventarisatie bij alle ministeries plaats

van de digitale bestanden in de periode 1976-1999, dit in het kader van Informatie op Orde.

Wegwerken van achterstanden

De CAS en de interdepartementale projectorganisatie PWAA zullen de achterstanden tot

1976 bewerken. Daartoe is volgens LNV voldoende capaciteit. Volgens haar is deze

capaciteit zodanig dat ook de archieven van 1976-2000 aangepakt kunnen worden. Alle

directies van LNV participeren in deze inhaalacties. Het convenant met de PWAA-

organisatie over de bewerking van de achterstanden tot 1976 is medio mei 2007

ondertekend. Uitvoering zal in 2008 – vóór beëindiging van het PWAA-project in 2009 -

afgerond moeten worden. De selectie en vernietiging van de archieven van na 1996 zullen

naar verwachting door eigen medewerkers worden uitgevoerd.

Onrechtmatige vernietiging

In een aantal gevallen heeft onrechtmatige vernietiging plaatsgevonden. We bedoelen

hiermee dat de DIV-eenheid zonder een toepasselijke selectielijst of categorie (‘handeling’)

vernietigt. Wel wordt de beslissing over vernietiging of bewaring afgestemd met de

betrokken medewerker. Over het verdwijnen van archiefbescheiden als gevolg van

onvolledige archiefvorming spraken we al in paragraaf 3.1.1.

Verantwoording van de vernietiging

Volgens de beheersregels van LNV is de directeur namens de minister verantwoordelijk

voor vernietigingen binnen zijn directie. Bij de inspectie kon niet worden vastgesteld of in

alle voorkomende gevallen verklaringen van vernietiging zijn opgemaakt. Bij de

geïnspecteerde directies, waaronder IFZ, waren de verklaringen niet ‘als set’ te

produceren. Tijdens het inspectiebezoek bleek dat LNV als zorgdrager niet in staat is om

een overzicht te bieden van vernietigde archiefbescheiden.



In de twee gevallen waarin we wel inzage hebben gehad in verklaringen van vernietiging,

constateerden we dat deze niet voldeden aan de archiefwettelijke eisen met betrekking tot

specificatie, grondslag en de wijze van vernietiging. Voor het laatste zou een bijgevoegd

bewijs van vernietiging door het destructiebedrijf kunnen dienen. De beschrijvingen van de

te vernietigen dossiers vormen een aandachtspunt. Hierdoor voldoen de verklaringen

evenmin aan de archiefbeheersregels (zie bijvoorbeeld het model in bijlage 5).

Voorkomen van nieuwe achterstanden

Eerder in deze paragraaf (zie ‘achterstanden bij vernietiging’) signaleerden we dat de

maatregelen van LNV om de toepasbaarheid van selectielijsten te verhogen, nog niet tot

het gewenste resultaat hebben geleid. Dit komt volgens ons vooral doordat er nog geen

hanteerbare ‘interface’ tussen deze lijsten en de praktijk van de werkprocessen is gemaakt.

Ook in de recentelijk opgestelde DSP’s (zie § 3.1.2) komt deze niet voor.

‘Selectie aan de bron’ is een van de eisen die aan het nog in te voeren eDOCS gesteld

wordt16. Aan deze functionaliteit moet nog bij het ministerie handen en voeten gegeven

worden. Er zijn echter al directies waar het principe werkt, zoals we bij de directie

Landbouw constateerden. Daar is zowel in het post- en dossierregistratiesysteem Tracé als

op de archiefdozen de selectiebeslissing al aangebracht.

Conclusie

LNV geeft aan nog dit jaar over een volledige set selectielijsten te beschikken. Daarover

ben ik positief. Met instemming stel ik vast dat LNV voorbereidingen treft ook de

achterstand over de periode 1976 -1999 aan te pakken. Bezorgd heb ik echter moeten

constateren dat vernietiging niet altijd rechtmatig – volgens een geldige selectielijst -

plaatsvindt. Hierbij komt dat de verantwoording van de vernietiging niet conform de

wettelijke eisen en de interne beheersregels plaatsvindt.

3.1.4 Overbrenging

Toetsingskader

Het kerndepartement van LNV moet de blijvend te bewaren archiefbescheiden die ouder

zijn dan twintig jaar, op planmatige wijze overbrengen naar het Nationaal Archief. De

Archiefwet 1995 geeft daarbij een speling van tien jaar. Uiterlijk in 2007 moeten dus de

archieven zijn overgebracht uit de periode tot 1977. Zowel een tijdige selectie als een

adequate verantwoording daarvan wordt hierdoor sterk vergemakkelijkt.

16 Selectie aan de bron betekent dat al bij de archiefvorming of uiterlijk bij de archivering een

selectiebeslissing wordt toegekend.



Bevindingen

Het kernministerie van LNV beschikt over archiefbescheiden die voor overbrenging in

aanmerking komen. In het recente verleden zijn volgens IFZ archieven overgebracht.

Overbrenging is echter afhankelijk van de aanwezigheid van selectielijsten. Zoals uit

paragraaf 3.1.3 bleek, zijn er achterstanden, zowel bij de selectielijsten als bij de selectie

voor vernietiging en overbrenging. Daardoor is ook de totale omvang van het uiteindelijk

over te brengen gedeelte niet bekend.

De achterstanden tot 1976 zullen volgens plan in 2008 via het PWAA-project weggewerkt

worden. Hierbij worden ook de achtstanden bij voormalige en inmiddels verzelfstandigde

diensten betrokken (zie ook § 3.1.6). IFZ onderzoekt de mogelijkheden blijvend te bewaren

archiefbescheiden voortijdig over te brengen naar het Nationaal Archief. Het betreft hier

archiefbescheiden van na 1976.

De directies van LNV zijn formeel verantwoordelijk voor het selecteren en overbrengen

naar het Nationaal Archief. IFZ coördineert de bewerking en overbrenging bij de CAS en

toetst hierbij vooral de voortgang. De toetsing op de kwaliteit van de bewerking vindt op

hoofdlijnen plaats. Dit is een bewuste keuze omdat het Nationaal Archief de

bewerkingsplannen heeft goedgekeurd en tijdens de bewerking toetst of de kwaliteit van de

archiefbewerking en de toegankelijkheid voldoet aan de gestelde eisen.

Conclusie

Hoewel de inhaalactie zorgvuldig is voorbereid, kan de relatief korte doorlooptijd daarvan

een knelpunt vormen.

3.1.5 Materiële duurzaamheid

Toetsingskader

In de paragraaf over toegankelijkheid (§ 3.1.2) benadrukten we het belang voor digitale

documenten extra voorzieningen te treffen. Dat geldt niet alleen voor de toegankelijkheid

van digitale documenten, maar ook voor de duurzaamheid van de gegevensdragers, zoals

CD-ROM’s, waarop deze documenten zijn opgeslagen. De Regeling duurzaamheid

archiefbescheiden stelt eisen aan de materialen voor te bewaren documenten en hun

verpakking. Deze regeling bevat ook eisen aan de meer traditionele informatiedragers en

schrijfwaren. Tot slot zijn er ook eisen gesteld aan de eisen voor de verpakking van blijvend

te bewaren materiaal.

Om aan al deze voorschriften te kunnen voldoen, is het noodzakelijk dat reeds bij creatie

van documenten de juiste materialen worden gebruikt en dat documenten zo snel mogelijk

worden verpakt in de voorgeschreven materialen. Alleen op die manier kan worden voldaan



aan de eis uit het Archiefbesluit dat aan de documenten tenminste honderd jaar geen

noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Documenten die in het verleden zijn opgemaakt en die onvoldoende duurzaam blijken, moet

het overheidsorgaan laten conserveren of vervangen door reproducties die wel aan de eisen

voldoen.

Bevindingen

Bij de praktijktoetsen bleek dat duurzame archiefmaterialen beperkt worden toegepast. Zo

constateerden wij bijvoorbeeld dat archiefdozen worden gebruikt met ijzeren onderdelen.

Het betreft hier archiefbescheiden waarvan nog niet is vastgesteld dat deze voor

vernietiging of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In die situatie is de Regeling

overigens ook op de eerste categorie van toepassing17. Een ander voorbeeld is het

printerpapier dat niet aan de norm voldoet.

Vanuit de afdeling Informatiebeleid wordt de afdeling Inkoop op de hoogte gehouden van de

wettelijke eisen aan duurzame archiefmaterialen. De in 2001 vastgestelde eisen hebben

niet direct geleid tot een aanpassing van de toen lopende raamovereenkomsten. Inmiddels

zijn deze overeenkomsten aangepast aan de eisen van de Regeling. De archiefmaterialen

worden interdepartementaal ingekocht via een aanbesteding, die verloopt via het Centraal

Inkoopbureau. Bij archiefbewerkingen is overigens volgens IFZ nog niet gebleken dat de

staat van archiefbescheiden zodanig slecht was, dat conservering, herstel of vervanging

nodig was. LNV liet weten dat bij de aanschaf van nieuwe materialen in het kader van de nu

spelende renovatie van het hoofdgebouw op de duurzaamheidseisen zal worden

aangesloten.

Conclusie

LNV gebruikt materialen die niet aan de wettelijk voorgeschreven duurzaamheidseisen

voldoen (papier, dozen, omslagen, hechtmechanieken en dergelijke). Bij de aanschaf van

nieuwe materialen zal LNV op de duurzaamheidseisen aansluiten.

3.1.6 Organisatieveranderingen

Toetsingskader

Verantwoording van gevoerd beleid moet ook na een organisatieverandering mogelijk zijn,

aan de hand van het archief uit de periode vóór de reorganisatie. Normen voor de

archiefoverdracht bij ministeries zijn neergelegd in de Archiefwet 1995, in het Besluit

17 We stemmen dan ook in met de toelichting op art. 9 van de LNV-beheersregels, Stcrt. 2003, nr. 204, pag.

23 bovenaan.



archiefoverdrachten rijksadministratie (1988) en in de Aanwijzingen voor de regelgeving,

voor zover deze de zelfstandige bestuursorganen betreffen. Zorgdragers dienen ervoor te

zorgen dat het archief van de oude organisatie wordt afgesloten en dat het ‘eigendom’ van

dit archief goed geregeld wordt. Vuistregel is dat het afgesloten archief onder de zorg blijft

van de organisatie die deze heeft gevormd.

Bevindingen

In algemene zin heeft de minister enkele voorwaardelijke voorzieningen getroffen voor de

archiefoverdracht bij organisatieveranderingen. Deze voldoen aan alle wettelijke en niet-

wettelijke regelingen:

Ten eerste heeft de minister van LNV in de beheersregels voorschriften voor het

departement vastgelegd. Minstens zo belangrijk is de afbakening van de archiefwettelijke

zorg van de minister van LNV. LNV heeft in een tweetal documenten de reikwijdte van de

zorg nauwkeurig omschreven en deze in mandaat toebedeeld aan de directeuren en andere

diensthoofden18, dit ter uitvoering van art. 2 van de departementale archiefbeheersregels.

Bij de uitvoering van de voorschriften heeft IFZ en haar voorgangster IFA meermalen

geadviseerd over de voorzieningen die bij een organisatieverandering voor het

archiefbeheer moeten worden getroffen. Dit is gebeurd bij de verzelfstandiging van de

Dienst Landbouwkundig Onderzoek (DLO) in 1999-2000. Verder bij de oprichting van de

Voedsel- en Warenautoriteit in 2004-2005 (ministeries van VWS én LNV) en eveneens bij de

opheffing van de Organisatie ter Verbetering van de Binnenvisserij (OVB) in 2006. Bij de

laatste organisatieverandering is op initiatief van IFZ een wettelijke regeling tot stand

gekomen die geheel voldoet aan de eisen zoals neergelegd in het Besluit

archiefoverdrachten rijksadministratie19. LNV erkent daarin de verantwoordelijkheid voor

het archiefbeheer van de opgeheven OVB. Naar aanleiding van deze recente ervaringen

onderzoeken IFZ en het Bureau Bestuursraad de mogelijkheden om de archiefoverdracht

en het archiefbeheer met betrekking tot de zelfstandige bestuursorganen structureel deel

te laten uitmaken van het sturingsarrangement van LNV. IFZ is in opdracht van de

aansturende beleidsdirecties verantwoordelijk voor het feitelijke beheer van archieven van

opgeheven zelfstandige bestuursorganen en stichtingen op de beleidsterreinen van LNV.

Ook beheert IFZ op overeenkomstige wijze de archieven die departementsonderdelen tot

hun verzelfstandiging hebben gevormd.

18 Zie bijlage 3 in de archiefbeheersregels en het document Reikwijdte archiefzorg LNV en de verkaveling van

het beheer. Het laatste document wordt ook voor andere toepassingen gebruikt, zoals recentelijk voor de invoering van het BSN en het BIN. Op pag. 15 van dit laatste document wordt verwezen naar een Stamboom

LNV op LNV-web voor de rechtsvoorgangers van de in 2003 geïnventariseerde organisatieonderdelen. 19 Zie Handelingen Eerste Kamer, vergaderjaar 2005-2006, 30 211, A en Wijziging van de Visserijwet 1963

in verband met het vervallen van de Organisatie ter Verbetering van de Binnenvisserij en de sportvisakte alsmede enkele ander wijzigingen in deze wet (Staatsblad 2006, 476), in het bijzonder art. 4.



Conclusie

LNV besteedt zorgvuldig aandacht aan het regelen van archiefoverdrachten bij

organisatieveranderingen.

3.1.7 Aanbevelingen

Het is van belang dat heldere instructies worden opgesteld voor de vorming en beheer van

dossiers, dat medewerkers hierop worden aangesproken en dat structureel de volledigheid

van dossiervorming wordt gecontroleerd. Het verdient aanbeveling daarbij vast te leggen

welke informatie per werkproces minimaal moet worden gearchiveerd.

Bij de inrichting van een digitale beheersomgeving dient de organisatie die functionaliteiten

in te bouwen waardoor alle in het beheerssysteem opgenomen documenten en data

integraal en in samenhang toegankelijk en raadpleegbaar zijn.

Het is noodzakelijk dat LNV de medewerkers uitdrukkelijk instrueert zich bij vernietiging

aan de daartoe gestelde wettelijke en interne voorschriften te houden en hierop ook

structureel te toetsen. Dit zelfde geldt voor de wijze waarop vernietiging wordt

verantwoord. Om toekomstige achterstanden te voorkomen, moet vroegtijdige selectie voor

vernietiging en overbrenging in het archiefbeheer geïmplementeerd worden.

Gelet op de korte doorlooptijd van de achterstallige bewerking van de archieven tot 1976,

geef ik LNV in overweging de administratieve afhandeling daarvan binnen LNV tijdig in te

plannen en te bewaken.

Ik dring er op aan dat LNV de wettelijk voorgeschreven materialen gebruikt bij de materiële

verzorging van de archieven.

Het voornemen van LNV de archiefoverdracht bestuurlijk in te bedden in de

reorganisatieplannen, heeft mijn volledige steun.

3.2 Organisatie en middelen

Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 schrijft voor dat overheidsorganen

archiefbeheersregels hebben, dat er voldoende ruimte is voor hun archiefbescheiden en dat

er voldoende deskundig personeel beschikbaar is voor het archiefbeheer. In deze paragraaf

gaan we in op de vraag in hoeverre deze randvoorwaarden voor het archiefbeheer bij het

kerndepartement van LNV aanwezig zijn. Een analyse van deze randvoorwaarden kan

tekortkomingen aan de kwaliteit van het archiefbeheer helpen verklaren.



3.2.1 Organisatie van de informatievoorziening

Toetsingskader

In paragraaf 2.3 beschreven we de wijze waarop de informatievoorziening binnen het

kerndepartement van LNV georganiseerd is. In deze paragraaf behandelen we de vraag of

de organisatie van de informatievoorziening voldoende garanties biedt voor verantwoord

archiefbeheer. Bij de beoordeling hiervan kiezen we het begrip integraal informatiebeleid

als uitgangspunt. We zijn van oordeel dat een integrale benadering van de

informatievoorziening essentieel is, omdat deze benadering waarborgt dat alle

archiefbescheiden binnen het formele beheerregime komen te vallen (zie § 3.1.1). De

mogelijkheid stukken te traceren voor bedrijfsvoering, verantwoording en in een later

stadium historisch onderzoek is daarmee gewaarborgd. Voordat we ingaan op de

organisatie van het beheer en beleid binnen het kerndepartement van LNV lichten we het

begrip ‘integraal informatiebeleid’ eerst kort toe.

In een integraal informatiebeleid worden bibliotheek, archief, automatisering en

informatisering niet langer als afzonderlijke terreinen beschouwd. Deze terreinen vormen

één vakgebied, met één beleidsplan en één optimale organisatie. Organisatorisch betekent

dit bijvoorbeeld dat ICT en archiefbeheer vanaf een zelfde niveau worden aangestuurd.

Integraal informatiebeleid maakt het mogelijk dat specifieke archivistische kennis wordt

benut, bijvoorbeeld bij de inrichting van document management systemen. Deze

betrekkelijk nieuwe gedachte is vooral een gevolg van de voortgaande automatisering van

de informatievoorziening. Nog niet zo lang geleden waren er alleen papieren documenten.

De archiefafdeling was de enige afdeling die binnen een organisatie belast was met het

beheren van documenten. Maar we moeten ook de bestanden die het departement beheert

tot het archief rekenen, zoals de data in geautomatiseerde financiële systemen. Ook in die

gevallen gaat het om 'procesgebonden informatie'.

De kaders van een integraal informatiebeleid moeten vastliggen in een integraal

beleidsplan voor de informatievoorziening. Een dergelijk plan beschrijft de richting waarin

de informatievoorziening zich de komende jaren moet ontwikkelen. Een uitgewerkt schema

van de feitelijke werkzaamheden die de informatiebeheerders in het komende jaar moeten

verrichten hoort thuis in jaarplannen. Het is van belang dat jaarplannen voor de

informatievoorziening meetbare doelen bevatten, zodat het management hier goed op kan

sturen. Verder vinden we het raadzaam dat jaarlijks een verslag wordt opgesteld waarin

over de uitvoering van het jaarplan wordt gerapporteerd. Ook hierdoor wordt de kwaliteit

van de informatievoorziening beter aanstuurbaar.



Bevindingen

Met het formuleren van een integrale visie op het archiefbeheer van het ministerie is de

directie IFZ, afdeling Informatiebeleid belast. Deze werkt, zoals we in paragraaf 2.3 zagen,

departementsbreed. Hiermee is aan een van de voorwaarden voor een samenhangend

beleid voldaan. In haar rol als opdrachtgever stuurt IFZ ook de uitvoering van

gemeenschappelijke ICT-voorzieningen door de directie DICTU centraal aan.

Daarentegen zagen we dat de uitvoering van de informatievoorziening (zowel digitaal als

papier) volgens het decentrale bestuursmodel van ‘integraal management’ plaats vindt.

Naast voordelen heeft dit model ook nadelen. Zo kan door de kleinschaligheid het naleven

van de archiefwettelijke en interne departementale voorschriften in gevaar komen. Ook in

de toekomst blijft het decentrale model voor de uitvoering gehandhaafd. Wel wordt de

handelingsvrijheid van de integraal manager in de praktijk beperkter, doordat er een

hogere baseline in de vorm van gemeenschappelijke standaarden en werkwijzen komt.

Daarnaast wordt voor het kernministerie een shared service organisatie voor de DIV

ingevoerd. Digitalisering en DIV-Share zullen tot gevolg hebben dat de uitvoering bij de

directies uniformer wordt.

De voorziene veranderingen in de informatievoorziening zijn naar ons oordeel wel

overwogen. Sinds 2004 heeft het ministerie voor de informatievoorziening een breed

beleidsprogramma ontwikkeld en vastgesteld, bestaande uit een visie en een strategie (I-

strategie LNV 2006-2010: verbinden met informatie’, aug. 2006) en een

uitvoeringsprogramma (programma Modern Informatiebeheer en –gebruik of MIBG, jan.

2006). In een afzonderlijk document zijn de uitgangspunten en principes en voor LNV

geldende standaarden geformuleerd. Het geheel beoogt een informatiebeheer ‘onder

architectuur’ te realiseren. Met een digitalisering van de werkomgeving en daarmee de

informatievoorziening wil het departement een aantal doeleinden realiseren. Deze komen

neer op een verbetering en uitbreiding van de externe en interne informatie-uitwisseling,

van de dienstverlening aan burgers en bedrijven, van de interne kennisopslag en –gebruik

en van de actieve en passieve openbaarheid.

Het programma MIBG heeft drie resultaatgebieden gedefinieerd:

• standaarden en methoden voor informatiebeheer en –gebruik;

• realisering van een digitaal ‘documentenverkeer’ voor het kerndepartement;

• afstemming op projecten bij de uitvoerende diensten en informatiedeling.

De producten van het eerste resultaatgebied zijn inmiddels opgeleverd (Generieke

documentmanagement standaarden ofwel: G-DMS, 2006). Ze bevatten producten die

onmisbaar zijn bij het realiseren van de doelstelling van het tweede resultaatgebied. We

noemen hier het generieke ordeningsmodel en de LNV-metadataset. Hiermee voert LNV –

bij realisering - in het bijzonder eisen van Regeling geordende en toegankelijke staat

archiefbescheiden uit.



Het tweede en het derde resultaatgebied omvat een gefaseerde implementering van het

document managementsysteem (DMS) eDOCS in de periode 2006-2010. eDOCS wordt ook

als record management applicatie (RMA) ingericht. Het kernministerie wil met dit systeem

digitaal gaan archiveren en de openbaarheid van informatie vergroten door veel informatie

op het internet te publiceren. Op termijn zal eDOCS voor het kerndepartement met een

workflowapplicatie gecombineerd worden.

Een essentieel onderdeel van het MIBG-programma is de oprichting van een shared service

organisatie voor de (documentaire) informatievoorziening van het kerndepartement. Dit

houdt in dat de DIV-medewerkers, die nu bij de afzonderlijke diensten van het

kerndepartement werken, formatief per 1 januari 2008 bij de directie IFZ zijn

ondergebracht. Van daaruit worden ze volgens de huidige plannen bij de directies geplaatst

en aangestuurd (zie ook § 3.2.3). In dit verband constateerden we overigens bij een van de

directies enige huiver, omdat deze haar directe zeggenschap over het ondersteunende

(DIV-)personeel zou verliezen. Doel van de operatie is primair – door concentratie en

centrale aansturing – de algehele kwaliteit van de DIV-uitvoering bij het kernministerie te

verbeteren. DIV-Share wordt als een voorwaarde voor het slagen van de digitalisering bij

het kerndepartement gezien.

Zoals we al in paragraaf 3.1.1 aangaven, is het formele beheerregime voor de

documentaire informatievoorziening in de praktijk alleen van toepassing op de papieren

archiefbescheiden en –dossiers, voor zover deze bij of langs de DIV-eenheden komen. We

vinden daarom een digitale beheeromgeving voor digitaal opgemaakte en ontvangen

documenten nodig en urgent. In onze ogen is het slagen van een verantwoord

digitaliseringstraject dan ook belangrijk.

We hebben geen reden om, op basis van de geraadpleegde informatie aan te nemen dat aan

uitvoering van de digitalisering in zijn huidige opzet grote afbreukrisico’s verbonden zijn.

LNV heeft deze naar ons idee niet onderschat. Immers: er zijn de nodige testprojecten bij

verschillende directies uitgevoerd, er is programmageld beschikbaar en het programma

heeft de steun van het topmanagement. Er is ook aan twee andere belangrijke voorwaarden

voldaan, namelijk het voorzien in gemeenschappelijke standaarden en methodieken (G-

DSM) en het – op termijn - omscholen van informatiepersoneel (via DIV-Share). De

implementatietermijn van drie à vier jaar lijkt ons reëel.

Er zijn voor ons wel enige aandachtspunten. Zo is het niet duidelijk geworden hoe de

duurzame toegankelijkheid (beschikbaarheid) van de in het DMS opgeslagen

archiefbescheiden gerealiseerd wordt, anders dan door de aanschaf van de RMA-module. In

dit verband merken we nog op dat het ministerie nog geen aanvraag voor een machtiging

tot vervanging heeft ingediend bij het Nationaal Archief.



Een ander zorgpunt is de menselijke factor in het verandertraject. Onze

gesprekspartners hebben ons verzekerd dat daarin de nodige investeringen worden gedaan,

maar waartoe precies deze worden aangewend, is ons niet duidelijk geworden. Wij

constateerden tijdens de inspectie veel onduidelijkheid over de toekomstige rol van beleids-

en stafmedewerkers bij de digitale archiefvorming en wat dat betekent in termen van (hun)

bijscholing, ondersteuning en inbreng bij de herformulering van de werken

informatieprocessen. Het probleem doet zich volgens de IFZ-architect vooral voor bij de -

overwegend -ongestructureerde werkprocessen bij het kerndepartement, meer dan bij de

meer gekanaliseerde werkprocessen van de uitvoeringsdiensten. De relevante pilots

hebben overigens juist bij deze diensten plaatsgevonden. LNV heeft toegezegd om in 2008

de beleids- en stafmedewerkers bij de inrichting en de uitrol van het programma te

betrekken. De om- en bijscholing van DIV-medewerkers zal plaatsvinden in de eerste helft

van 2008 binnen het programma Digitalisering Kerndepartement20.

Een derde aandachtspunt is de audit van het traject. Verantwoording vindt plaats via de

gangbare managementlijnen en via het Management- en Controlsysteem (MCS), maar een

inhoudelijke toets is nog niet gepland. Voor de hand ligt dat de Auditdienst deze audit

uitvoert.

Conclusie

Organisatorische samenhang in het informatiebeleid is bij LNV gewaarborgd. Met het

vastgestelde beleidsprogramma bezit LNV naar mijn oordeel een solide basis voor een

succesvolle invoering van digitaal werken en informatiemanagement. Voldoende draagvlak

onder het personeel zal echter een cruciale voorwaarde daartoe vormen.

3.2.2 Kaders en verantwoording

Eerder in dit rapport, in paragraaf 2.1, behandelden we het juridische kader waarbinnen de

informatievoorziening van overheidsorganen moet worden vormgegeven. In deze paragraaf

behandelen we de kaders die het ministerie van LNV zelf moet neerzetten, te weten de

wettelijk verplichte archiefbeheersregels en de procedures en instructies die men in de

dagelijkse praktijk hanteert bij het informatiebeheer. Daarnaast gaan we in op de controles

die de organisatie uitoefent op het naleven van de vastgestelde regelingen en procedures.

Toetsingskader

Beheersregels zijn een belangrijk managementinstrument voor de eindverantwoordelijke

voor het archiefbeheer. Ze zijn als het ware een verlengstuk van de archiefwetgeving.

Hierin legt een zorgdrager het archiefbeheer specifiek voor de eigen organisatie op

hoofdlijnen vast, waardoor de aansturing goed mogelijk wordt. Voldoende draagvlak voor en




bekendheid met de beheersregels zijn daarbij essentiële voorwaarden. Ook managers

moeten op de hoogte zijn van het bestaan van deze regels en zich verantwoordelijk voelen

voor naleving ervan.

Naast de beheersregels dringen we aan op het gebruik van procedures, voor de

beheershandelingen die zijn behandeld in paragraaf 3.1. Bewerking en beheer van

archieven kunnen aan de hand van de procedures op uniforme, zorgvuldige wijze

plaatsvinden. Procedures zorgen er daarnaast voor dat de dossiervorming en het beheer

controleerbaar zijn.

Het verdient de voorkeur dat procedures voor archiefbeheer in een breder kader worden

geplaatst, bijvoorbeeld binnen een kwaliteitszorgsysteem, en dat deze worden vastgesteld

door het management. We vinden een kwaliteitszorgsysteem een goed middel om een

efficiënte en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. Vaste procedures en

normen in combinatie met periodieke controles dragen bij tot een stabiele kwaliteit van de

werkzaamheden. Bovendien genereert een dergelijk systeem kengetallen en normen

waarop het management goed kan sturen. Bij voorkeur rapporteert een onafhankelijke

controleur rechtstreeks aan de departementsleiding. Ook zonder een systeem van

kwaliteitszorg vormen periodieke toetsingen een goed sturingsinstrument voor het

management.

Bevindingen

Archiefbeheersregels

Het ministerie van LNV beschikt met de Beheersregels documentaire informatievoorziening

LNV 2003 over archiefbeheersregels zoals bedoeld in art. 14 van het Archiefbesluit 1995.

De regeling is van toepassing op alle onderdelen van het ministerie.

Tijdens de inspectie hebben we vastgesteld dat de beheersregels bij een van de twee

onderzochte directies voor een deel waren geïmplementeerd in procedurebeschrijvingen en

werkinstructies. (Procedures en instructies zijn onderdeel van een recente set

documentaire structuurplannen.) De beheersregels hebben hiermee een beperkte

praktische toepassing en het werkingsgebied is beperkt tot het domein van IFZ en de

afzonderlijke DIV-eenheden. Hier blijkt de kennis over de inhoud en toepassing van de

regeling beperkt tot de hoofdzaken. Buiten het domein van IFZ en de afzonderlijke DIV-

eenheden is het bestaan van de regeling vrijwel overal onbekend. De geïnspecteerde

beleidsmedewerkers waren niet op de hoogte van regelingen, voor zover deze voor hen

relevant zijn, zoals dossiervorming, schoning en dossieroverdracht. Voorlichting over de

beheersregels wordt wel op introductiebijeenkomsten gegeven, maar is verder geen

continu proces. Voor IFZ zijn beeldvorming en beleving van archiefwettelijke regels zonder

meer een aandachtspunt.



De directeur IFZ is volgens de archiefbeheersregels bevoegd tot het opstellen van nadere

voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden. Een nadere uitwerking van de

beheersregels in procedurebeschrijvingen, modellen en sjablonen bleek summier,

ontoereikend of niet voorhanden. Er is één richtlijn voor e-mailarchivering. Verder zijn nog

in het Handboek Crisisbeheersing richtlijnen over het archiefbeheer opgenomen. Wel zijn

er ‘kaderstellende documenten’, vooral op het gebied van ICT. Een overzicht hiervan is

opgenomen in het document Kaders informatievoorziening en ICT voor LNV.

IFZ wil binnenkort de archiefbeheersregels herzien. Ingrijpende organisatieveranderingen

sinds 2003 en de voorziene digitalisering, inclusief DIV-Share, vormen de voornaamste

redenen tot herziening. Hierdoor zullen de bestaande regels niet meer aansluiten op de

feitelijke of binnenkort te realiseren situatie. Andere aandachtspunten bij de herziening

zijn wat ons betreft:

• de verantwoordelijkheid van de directeuren voor het beheer van

gemeenschappelijke voorzieningen, zoals de archiefruimte;

• het archiefbeheer van LNV-vertegenwoordigers in het buitenland.

Kwaliteitszorg

De directeur IFZ is volgens de archiefbeheersregels verantwoordelijk voor het toetsen van

de kwaliteit van de DIV en het rapporteren daarover aan de Bestuursraad21. Deze toetsing

vond tot 2005 plaats in de vorm van audits, die deel uitmaakten van het

interdepartementaal ontwikkelde kwaliteitszorgsysteem IKZ-DIV. Dit speciaal voor de DIV

ontwikkelde kwaliteitszorgsysteem bleek te zijn opgeheven. LNV liet ons weten dat het niet

wenselijk was om naast de reguliere volgmiddelen een apart kwaliteitsinstrumentarium

voor het archiefbeheer in stand te houden. Tegen die achtergrond is de kwaliteitszorg voor

het archiefbeheer geïntegreerd in de reguliere managementrapportage22.

We stellen na inzage van de gestelde vragen vast dat de managementsrapportage is opgezet

als een enquête en niet meer de vorm heeft van een toetsing zoals bij de audits IKZ-DIV. De

reguliere managementrapportage bestaat uit een bedrijfsvoeringmonitor van het MCS. Dit

jaar is daarin een component voor het archiefbeheer aan toegevoegd. In de

bedrijfsvoeringmonitor zal drie maal per jaar - naast andere bedrijfsvoeringzaken - de staat

van de informatievoorziening inzichtelijk worden gemaakt, en kan op verbeterpunten

worden bijgestuurd. Volgens de gesprekspartners kan de secretaris-generaal daarmee zijn

eindverantwoordelijkheid waarmaken.

21 Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003., art. 17




De directies worden over de informatievoorziening bevraagd op een tiental

archiefwettelijke aspecten, informatiebeveiliging en de bescherming van persoongegevens.

Indien de uitkomsten van de bedrijfsvoeringsmonitor daar aanleiding toe geven, verricht de

interne auditdienst een nader onderzoek. We stellen vast dat de gestelde vragen relevantie

hebben en op grond van enkele basiseisen uit de Archiefwet zijn geformuleerd.

Conclusie

Het hanteren van operationele en aanvullende normen is een belangrijk instrument bij de

aansturing en beheersing van de informatieprocessen. Ik vind het daarom positief dat het

ministerie de archiefbeheersregels onderhoudt en deze binnenkort herziet. Het

implementeren daarvan schiet echter sterk tekort. Wel is het een goede zaak dat de mate

van uitvoering van archiefwettelijke normen deel uitmaakt van de

managementverantwoording.

3.2.3. Personeel

Toetsingskader

Voldoende en deskundig personeel is een noodzakelijke voorwaarde voor het beheren van

archief. Deskundig personeel kan zorgen voor zodanig toegankelijke informatie, dat de

primaire processen optimaal ondersteund worden. Daarnaast zijn goed opgeleide

medewerkers essentieel voor het beheren van archief binnen de wettelijke kaders.

Bevindingen

Digitalisering en DIV-Share

De digitalisering van documentstromen heeft gevolgen voor de werkzaamheden van de DIV-

medewerkers, zoals directe digitale aanmaak en opslag in eDOCS van documenten door de

LNV-medewerkers, automatische toekenning van kenmerken aan documenten. Hierdoor

zullen de vertrouwde taken van DIV-ers deels verdwijnen. Andere, nieuwe taken komen

daarvoor in de plaats, hoewel de contouren daarvan nog niet helder zijn. Zeker is wel dat de

functie(s) en daarmee de competenties van de DIV-medewerkers grondig zullen

veranderen.

Capaciteit DIV-medewerkers

Het aantal uitvoerende DIV-medewerkers binnen het kerndepartement is de afgelopen

jaren sterk teruggelopen. Werkten er in 1992 nog ruim zestig DIV-medewerkers, in de

huidige bezetting zijn dat er circa dertig. Volgens de gesprekspartners is de omvang van de

taken gelijk gebleven, zodat veel werk blijft liggen. Hoewel betrouwbare kengetallen over

de inzet van DIV-personeel binnen het vakgebied ontbreken, maakt IFZ aan de hand van de

bezettingsgraad bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat aannemelijk dat de kritische



ondergrens voor LNV is bereikt. IFZ heeft daarom bij de departementsleiding bedongen dat

de DIV-sector gedurende de digitalisering van personele kortingen is vrijgesteld.

Deskundigheid

Er zijn de laatste vijf jaren weinig opleidingen aan het uitvoerende DIV-personeel gegeven,

zo constateerden we. Wel is in de planvorming vooruitgelopen op de voorziene

digitalisering. Het huidige en het gewenste opleidings- en competentieniveau voor de DIV-

functies is in 2006 in het project ‘DIV-ontwikkeling’ in beeld gebracht. Aan de basis hiervan

liggen de uitkomsten van een ‘DIV-ontwikkelgame’, waaraan een vrij grote groep DIV-

medewerkers en secretariaatsmedewerkers uit verschillende delen van het ministerie

deelnamen. Bijscholing in toekomstverwachting, kennis en competenties is nodig, zo blijkt

uit de rapportages. ‘Kennen en kunnen’ moeten worden gericht op digitaal

informatiebeheer en werkprocessen. LNV verwacht het merendeel van de huidige DIV-

medewerkers te kunnen omvormen tot digitaal archiefvormers en digitaal

archiefbeheerders. Over de exacte invulling van de functies bestond tijdens het

inspectiebezoek nog geen zekerheid. In het project ‘DIV-ontwikkeling’ worden vanaf najaar

2007 de DIV-medewerkers van het kerndepartement bijgeschoold. Ook de overige DIV-

medewerkers krijgen de mogelijkheid een persoonlijk ontwikkelingsplan aan de hand van

het DIV-ontwikkelgame op te (laten) stellen. Een opleidingsplan bestond halverwege mei

2007 nog niet voorhanden.

Conclusie

De instelling van een gemeenschappelijke DIV-Share acht ik een ontwikkeling die het

algemene kwaliteitsniveau van het archiefbeheer kan verhogen. De noodzakelijke

investering in kennis en competenties van het DIV-personeel is gewaarborgd.

3.2.4 Archiefruimten

Toetsingskader

Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten worden beheerd in een archiefruimte die

aan de eisen in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

voldoet. De hoofdeisen voor een archiefruimte staan in het Archiefbesluit. De archiefruimte

moet voldoende zijn beveiligd tegen brand, inbraak en wateroverlast. Verder moet het

klimaat goed zijn voor de langdurige bewaring van archiefstukken op papier, (micro-)film

en elektromagnetische materialen.

Op termijn te vernietigen archiefbescheiden hoeven niet in een archiefruimte in de zin van

de Archiefwet 1995 te staan. Voor deze bestanden geldt wel de eis dat ze in goede staat

moeten blijven tot op het moment dat zij vernietigd kunnen worden.



Bevindingen

Voor het hoofdgebouw aan de Bezuidenhoutseweg 73 heeft het kernministerie twee depots

tot archiefruimte bestemd: de ‘Compactus’ met rolstellingen en een nabij gelegen vertrek

met vaste stellingen. De ruimten liggen in het souterrain. Ze hebben de functie van een

tussendepot; als regel worden dossiers ouder dan tien jaar extern opgeslagen, of bij de CAS

of bij een particulier bedrijf. In het eerste geval gaat het in principe om bestanden met

blijvend te bewaren archiefbescheiden, in het tweede geval om op termijn te vernietigen

bescheiden. Omdat we de drie externe archieflocaties al eerder – bij andere inspecties –

hebben getoetst, lieten we een toetsing daarvan bij deze doorlichting achterwege. Deze

ruimten zijn niet geschikt voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Overigens konden onze gesprekspartners niet aantonen of de ruimten van derden aan de

archiefwettelijke eisen voldeden. Een toetsing op grond van de Regeling bouw en inrichting

archiefruimten en archiefbewaarplaatsen heeft volgens de gesprekspartners nog niet

plaatsgevonden.

Tekortkomingen archiefruimten

Zoals onze gesprekspartners bij LNV in een zelfevaluatie ook al hadden vastgesteld, voldoen

de archiefruimten niet aan de eisen van de regeling. Elementaire tekortkomingen zijn:

• de aanwezigheid van niet direct voor de ruimte functionele watervoerende en

elektrische leidingen;

• de aanwezigheid van ramen;

• de deuren zijn niet brandwerend, niet zelfsluitend en worden ook buiten

kantooruren niet afgesloten;

• watermelders ontbreken hoewel de ruimten deels ondergronds liggen;

• er zijn geen slanghaspels. Dit vormt een risico omdat de wel aanwezige

koolzuursneeuwblussers alleen beginnende brandjes kunnen blussen;

• de klimaatapparatuur bezit niet de vereiste componenten (luchtbehandeling en

ventilatie) en de klimaatbeheersing is niet meetbaar;

• de ruimte is stoffig en vervuild.

Gedeelde verantwoordelijkheid

In de DIV-beheersregels van LNV (art. 6) is vastgelegd dat de directies verantwoordelijk zijn

voor een ‘veilige en deugdelijke opslag’ van hun archiefbescheiden. IFZ heeft de kale

ruimten ter beschikking gesteld. Desondanks zijn volgens IFZ de betrokken directies

verantwoordelijk voor de archiefruimten: zowel voor de ‘hardware’ als voor de inrichting en

het beheer daarvan. Het gaat hier, anders dan bij verschillende andere beheerstaken, om

een gedeelde verantwoordelijkheid. Deze bijzondere situatie brengt risico’s met zich mee.

De directies hebben de uitvoering van deze verantwoordelijkheid niet aan IFZ opgedragen,

noch zijn hierover afspraken in het directeurenoverleg gemaakt. Voorafgaand aan de

inspectie hebben wij IFZ verzocht om de semi-statische archiefruimten aan de



Bezuidenhoutseweg 73 te toetsen. Bij de inspectie hebben we vastgesteld dat eerdere

toetsingen aan de archiefwettelijke eisen niet hebben plaatsgevonden.

Toekomstige archiefruimte

Naar verwachting wordt in 2009 een nieuwe archiefruimte in gebruik genomen. In het

programma van eisen voor de renovatie van het hoofdgebouw en het formele programma

van eisen van de toekomstige archiefruimten wordt alleen in algemene zin verwezen naar

de uitvoering van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

De concrete uitwerking is echter zeer beperkt. Zo wordt de afsluitbaarheid van de ruimte

extra benadrukt, dit in verband met de informatiebeveiliging en de brandbestrijding, terwijl

veel andere essentiële punten achterwege worden gelaten.

Conclusie

De archiefruimten in het hoofdgebouw van het bestuursdepartement voldoen niet aan de

Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. We constateerden

ernstige tekortkomingen op het gebied van de (brand)veiligheid, de gegevensbescherming

en de beveiliging tegen waterschade. Over het feitelijke beheer van de ruimten zijn geen

beheerafspraken vastgelegd. Positief is dat LNV over enige jaren een nieuwe archiefruimte

inricht.

3.3 Aanbevelingen

Ik raad LNV dringend aan bij het implementeren van het digitale werken beleids- en

stafmedewerkers zorgvuldig te informeren, te instrueren en te betrekken bij de

herformulering van de werken informatieprocessen. Verder is het raadzaam om in een

vroegtijdig implementeringsstadium het functioneren van het digitale document

managementsysteem grondig te auditen.

Het is van belang dat de beheersregels in de dagelijkse praktijk worden toegepast. Ik raad

LNV aan een plan van aanpak op te stellen over de wijze van implementering. Een en ander

moet in relatie gezien worden met de baseline die momenteel in het kader van Informatie

op Orde ontwikkeld wordt.

Het is raadzaam om naast de managementverantwoording aanvullende audits te laten

uitvoeren, waarbij grote thema’s binnen de informatievoorziening worden onderzocht zoals

beveiliging, duurzame toegankelijkheid en openbaarheid van bestuur.

Ik dring er op aan om de wettelijke eisen in het programma van eisen voor de nieuwbouw

uit te werken. Dit is met het oog op het bewerkstelligen van een juiste uitvoering van de



Regeling bouw en inrichting archiefruimten. Verder raad ik LNV aan in het kader van de

DIV-Share beheersafspraken met de directies over de archiefruimten te maken.



Reactie van de secretaris-generaal

Op 10 oktober 2007 ontving ik uw 2e conceptrapportage "Doorlichting archiefbeheer van

het kerndepartement van LNV". De eerste rapportage is reeds besproken met vertegen-

woordigers van de directie iFZ. Het merendeel van hetgeen aldaar is besproken is in de 2e

conceptrapportage verwerkt. Desgevraagd reageer ik door middel van onderstaande tekst

op dit rapport.

Over het geheel genomen herkent het ministerie van LNV zich in de door de Erfgoed-

inspectie aangereikte observaties. Dit is voor mij aanleiding om uw aanbevelingen zoveel

mogelijk te laten opvolgen. Niettemin zijn er nog enkele verschillen in gezichtspunt die ik

graag in de eindversie aangepast zou willen zien.

Mijn opmerkingen betreffen, ten aanzien van het algemeen beeld:

Onrechtmatige vernietiging

Deze komt naar mijn mening nauwelijks substantieel voor. Door het gereed zijn van het

opstellen en het implementeren van selectielijsten, is vanaf dit jaar het risico van onrecht-

matige vernietiging van archiefbescheiden bovendien beperkt.

Bewustzijn belang goed archiefbeheer

'De organisatie lijkt zich nog onvoldoende bewust van het belang van goed archiefbeheer uit

een oogpunt van bedrijfsvoering en verantwoording'. Bewustzijn van goed archiefbeheer is

een belangrijk onderwerp. Juist tegen die achtergrond vinden vele initiatieven ter

vernieuwing van de (documentaire) informatievoorziening (DIV) plaats, initiatieven waar u

in uw rapportage terecht naar verwijst.

Kwatiteitsbewaking

Uw bevinding:'het management besteedt weinig structurele aandacht aan kwaliteits-

bewaking op dit terrein' wordt weersproken doordat IKZ DIV niet is verdwenen maar is

opgegaan in het LNV-planproces.

De gang van zaken rond kwaliteitsbewaking is sinds enkele jaren als volgt: Toetsing en

toezicht vinden plaats conform de procedure van de Planning en Control-cyclus (met als

hulpmiddel de zgn. 'Bedrijfsvoeringsmonitor'): de rapportage van een dienstonderdeel

wordt door iFZ getoetst en beoordeeld. De bevindingen worden vervolgens aan mij

gerapporteerd, waarna ik deze met de directeur van het betreffende onderdeel bespreek.

Als gevolg daarvan kan een eventuele audit op DIV-activiteiten door de Auditdienst plaats

vinden. Genoemde standaardcontrole vindt driemaal per jaar plaats.

Toegankelijkheid


Uw conclusie 'De toegankelijkheid van archiefbescheiden en dossiers laat sterk te wensen

over’ acht ik te sterk uitgedrukt en wordt niet onderbouwd door klachten van gebruikers

van deze bescheiden.

3.1.3 Selectie en vernietiging

Uw conclusie 'De precieze rolverdeling tussen IFZ en de primair verantwoordelijke directies

is echter onduidelijk' is een scherpere formulering dan in versie 1 van uw rapportage. De

aanleiding tot deze aanscherping ontgaat mij. U is duidelijk gemaakt dat IFZ de lijsten

opstelt of dat laat doen door de Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden

(PWAA). De LNV-dienstonderdelen passen vervolgens de goedgekeurde lijsten toe.

Uw bevinding dat 'de door ons bezochte DlV-eenheden alle een of meer selectielijsten

bleken toe te passen' is mijns inziens een terechte. Deze constatering mag worden

verruimd, in die zin, 'dat bij iedere LNV-directie selectie plaatsvindt, ongeacht de

bewerkingsafspraken gemaakt met de Centrale Archief Selectiedienst (CAS.) en PWAA'. Dit

inzicht blijkt ook uit het overzicht van nog resterende over te brengen meters archief van

vóór 1976, voor zover nog aanwezig bij LNV. Dat aantal is met <1200 ml aanzienlijk minder

dan tot voor enkele jaren werd geraamd!

3.1.5 Materiële duurzaamheid

Uw conclusie dot 'LNV materialen gebruikt die niet aan de wettelijk voorgeschreven

duurzaamheidseisen voldoen (papier, dozen, omslagen, hechtmechanieken en dergelijke)'

zie ik graag genuanceerd door de toevoeging, 'dat bij de aanschaf van nieuwe materialen in

het kader van de nu spelende renovatie van het hoofdgebouw, op deze eisen zal worden

aangesloten'. Zoals reeds aan u is aangegeven, worden erin ieder geval geen archiefdozen

met ijzeren onderdelen langdurig bewaard, noch als zodanig aan het NA overgedragen,

zodat daardoor archiefbescheiden zouden kunnen worden beschadigd.

Ik vertrouw erop dat u deze opmerkingen in uw eindversie zult opnemen.



Nawoord van de hoofdinspecteur

Het is positief dat het ministerie van LNV zich herkent in het merendeel van onze

bevindingen en onze aanbevelingen zo veel mogelijk overneemt. Graag zou ik uiterlijk 1

maart 2008 door u geïnformeerd willen worden op welke wijze en binnen welke termijnen u

de verbeteracties gaat realiseren.

Specifiek heeft u enkele verschillen in gezichtspunten aangegeven met het verzoek de

eindversie hierop aan te passen.

Ten aanzien van de toegankelijkheid van de bescheiden en dossiers geeft u aan dat

gebruikers binnen LNV hierover geen klachten hebben. Niettemin heb ik moeten

constateren dat niet alle bescheiden in het formele beheersregime worden ondergebracht

en dat de toegankelijkheid op zaaksniveau op dit moment kwetsbaar is. Ik heb daaraan

toegevoegd dat LNV substantiële verbetering verwacht bij de beoogde implementatie van

een document management systeem.

Waar ik sprak over ‘onvoldoende bewust’ had dat met name betrekking op de medewerkers

in het primaire proces. Terecht verwijst u naar de initiatieven van LNV om tot verbetering

van de kwaliteit van de informatievoorziening te komen en de bewustwording bij de

medewerkers hiervoor te versterken. Dat juich ik zonder meer toe. In die zin heeft het

management zeker oog voor de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ik zal de tekst op

dit punt aanpassen. Aandachtspunt blijft voor mij wel dat het systeem van control en audit

zodanig is ingericht dat de relevante risico’s in de in formatiehuishouding tijdig aan het licht

komen.

Met betrekking tot uw overige opmerkingen zal de tekst in het rapport worden

genuanceerd.


Bronnen

Gesprekspartners bij het kerndepartement

Mevr. ing. L. van Beek, afdelingshoofd Informatiebeleid, directie IFZ

Mevr. A.P. Bishesar, medewerker Ondersteuning Documenten Ministerraad, Bureau BBR

Mevr. P.W. Boone-Diepraam, beheerder DIV, directie Landbouw

Mevr. drs. B. Bouw, beleidsmedewerker, directie IZ

Dhr. A. Eymael, senior beleidstoetser, directie IFZ

Dhr. A.A. Freichmann, medewerker informatievoorziening, directie IFZ

Mevr. K. de Graaff, locatiemanager BZH, directie IFZ

Dhr. H.H. Hamberg, programmamanager MIBG, directie IFZ

Dhr. T.B. Hebing, beleidsondersteunend medewerker DIV, Bureau Bestuursraad

Dhr. drs. R.H.M. Heijnders RA, wnd. hoofd Bedrijfsvoering, directie Landbouw

Dhr. Ing. D.J. Langendoen, directeur Informatiebeleid en Facilitaire Zaken

Dhr. ir. R.P. Lapperre, hoofd afdeling Gemeenschappelijk Landbouwbeleid, directie IZ.

Dhr. P.J.M. Mallens, senior beleidscoördinator, concernarchitect, directie IFZ

Dhr. A.M.G. Nolde, manager Backoffice Concern, tevens programmamanager

digitalisering, directie IFZ

Dhr. G. Stiemsma, beleidsondersteunend medewerker, directie IFZ

Dhr. drs. P.N. Tromp, medewerker, directie IFZ

Mevr. G. Veenstra, senior medewerker informatievoorziening, directie IFZ

Dhr. R.C. Natoewal, controller, bureau Bestuursraad

Dhr. R.P.A. Maduro, beleidsmedewerker, directie IFZ

Mevr. M.G. Marchal-van Middendorp, medewerker informatievoorziening, directie IFZ

Dhr. A.J. van der Stokker, coördinator Unit Informatievoorziening, directie IZ

Mevr. drs. A.C.J. Vergossen-Otten, beleidsmedewerker welzijn dieren, directie Landbouw


Schriftelijke bronnen

Ministerie van LNV, IFZ, I-strategie LNV 2006-2010 ‘Verbinden met informatie’, aug. 2006.

Idem, IFZ, Reikwijdte archiefzorg LNV en verkaveling van het beheer, maart 2004.

Ministerie van LNV, Werkgids sturingscyclus 2007. Eenvoudig sturen, [2007].

Ministerie van LNV, Een voorgenomen organisatiebesluit van de Directie IFZ i.o., 2004.

Ministerie van LNV, Een voorgenomen organisatiebesluit van de afdeling Uitvoering van de

Directie Informatiebeleid en Facilitaire Zaken, juli 2006.

Diverse organisatieschema’s LNV, 2007.

Overzicht van blokken / bestanden t.b.v. PWAA-project.

IFZ, Twee overzichten van selectielijsten, stand van zaken eind 2006.

Richtlijn archivering e-mail.

IFZ, Functioneel programma van eisen. Advies inrichting centrale archiefruimte

renovatie hoofdgebouw BZH73. 18 oktober 2006.

Dit is LNV. Introductiedossier van het ministerie van Landbouw, Natuur en

Voedselkwaliteit, februari 2007.

Organisatieschema ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Stand van zaken

per 22-02-2007.

DIV-Ontwikkelgame Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, augustus 2006.

Vragenlijst bedrijfsvoeringsmonitor, versie 22 mei 2007.

Verklaringen van vernietiging van archiefbescheiden, 1997 en2006.

Business case Digitalisering Documentverkeer kerndepartement, 22 november 2006.

Programma Modern informatiebeheer en gebruik, 22 november 2006.



Programma Modern informatiebeheer en gebruik, LNV op weg naar helemaal digitaal,

versie 1.0, januari 2006.

Nota van de secretaris generaal aan de directeuren van de beleids- en stafdirecties

betreffende de opdracht tot realisering van een DIV-Share voor het kerndepartement,

Zonder datum.

Oprichtingsnotitie DIV-Share kerndepartement met bijlage 1 en 2, 14 maart 2007.

Nota van de directeur IFZ aan de stuurgroep Concern Bedrijfsvoering betreffende de

oprichtingsnotitie DIV-Share kerndepartement, 14 maart 2007, IFZ/2007/347.

Beheersregels documentaire informatievoorziening LNV 2003, Staatscourant, nr. 204.

Beleidskader voor de huisvesting van LNV 2004, april 2004.

Bureau bestuursraad, Werkproces documentenbeheer, 18 mei 2005.

Business case digitalisering documentenverkeer kerndepartement, 22 november 2006.

Programma modern informatiebeheer en gebruik. Planperiode 2006 t/m 2008, LNV op weg

naar helemaal digitaal.

Schouwresultaat archiefachterstanden LNV-onderdelen, 22 maart 2007,

IFZ/2007/4121696.

IFZ/i-beleid, Kaders informatievoorziening en ICT voor LNV, [2006].

Nota van de directeur internationale zaken aan de minister betreffende het dossier

Landbouwraad van 19 -20 maart 2007 in Brussel, 15 maart 2007. IZ.2007/578,

trcdep/2007/1077.

Generieke documentmanagement standaarden:

IFZ, G-DMS Startarchitectuur, 0.7 concept.

LNV en KB&P, Toelichting op het generieke ordeningsmodel, versie 2.0, december 2006.

LNV en KB&P , Voorstel generieke metadataset, versie 1.0, december 2006.

Projectteam input- en output management, Input management Model generiek scannen en

faxen. versie 1.1, 15 mei 2006.

Dienst ICT Uitvoering, Hummingbird. Functionele aspecten van de technische

infrastructuur. 10 juni 2006.



Dienst ICT Uitvoering, Richtlijn Koppeling met Hummingbird, concept. 13 november 2006.

Dienst ICT Uitvoering /IFZ, Beheersplan documentmanagementsysteem met behulp van

Hummingbird. 27 april 2006.

Project invoering DMS, Ontwikkelpad voor documentmanagement bij diensten en directies

van LNV, handleiding voor invoering. 28 juni 2006.

Documentair Structuurplannen van:

• Directie Landbouw, maart 2006

• Directie Industrie en Handel, maart 2006

• Directie voedselkwaliteit en Diergezondheid, maart 2006

• Directie Visserij, maart 2006

• Directie Juridische Zaken, maart 2006.



Afkortingen

CAS Centrale Archief Selectiedienst

DIV Documentaire Informatievoorziening

DMS Document management systeem

DSP Documentair Structuurplan

DICTU Directie

G-DMS Generiek DMS

ICT Informatie- en communicatietechnologie

IFZ (Directie) Informatiebeleid en Facilitaire Zaken

IKZ Integrale Kwaliteitszorg

IODI Interdepartementaal Overlegorgaan Directeuren

Informatievoorziening

IZ (Directie) Internationale Zaken

I-strategie Strategie voor informatiebeheer

LNV (Ministerie van) Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

MIBG Programma Modern Informatiebeheer en -Gebruik

MCS Management- en Controlsysteem

OVB Organisatie ter Verbetering van de Binnenvisserij

RMA Records management applicatie

PWAA Project Wegwerken Archiefachterstanden

SCB Stuurgroep Concernbeleid

VBTB Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording

Wbp Wet bescherming persoonsgegevens

Wob Wet openbaarheid van bestuur


Colofon

Uitgave

Erfgoedinspectie / Archieven

Hoftoren, Rijnstraat 50

Postbus 16478 (IPC 3500)

2500 BL Den Haag

Algemeen telefoonnummer +31 (0)70 – 412 4012

Fax +31 (0)70 – 412 4014

E-mail [email protected]

Website www.erfgoedinspectie.nl

Den Haag, november 2007

Over de Erfgoedinspectie / Archieven

De sector Archieven houdt toezicht op de vorming en op het beheer en behoud van de

archieven van de centrale overheid op basis van de Archiefwet 1995.

De sector Archieven toetst de registratie, toegankelijkheid, veilige en duurzame opslag,

selectie en vernietiging van archiefstukken.

Ook inspecteert de sector Archieven of archieven die voor blijvende bewaring geselecteerd

zijn, adequaat worden bewerkt en als erfgoed naar de openbare archieven worden

overgebracht.

mailto:[email protected]

http://www.erfgoedinspectie.nl/

het kerndepartement van landbouw, natuur en ......2007/11/01 · elk onderdeel van het ministerie...

Documents