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Herzlichen Willkommen
zum 9. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik
Entwicklung von Prozesslandkarten und
Standardisierung von Geschäftsprozessen
6
Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft
Mitglieder des Instituts
Prof. Dr. Wieland Appelfeller
Lehr- und Forschungsgebiet:
Organisation und Wirtschaftsinformatik
Institutsvorstand für Lehre
Prof. Dr. Wolfgang Buchholz
Lehr- und Forschungsgebiet:
Organisation und Logistik
Institutsvorstand für Forschung
Prof. Dr. Carsten Feldmann
Lehr- und Forschungsgebiet:
Geschäftsprozessmanagement,
Supply Chain Management
Prof. Dr. Christiane Fühner
Lehr- und Forschungsgebiet:
Wirtschaftsmathematik, Operations Research
und Logistik
Prof. Dr. Marcus Laumann
Lehr- und Forschungsgebiet:
International Organizational Management
Dr. Therese Kirsch (Nachwuchsprofessorin)
Lehr- und Forschungsgebiet:
Logistik und Nachhaltiges Wirtschaften
Prof. Dr. Franz Valleé
Lehr- und Forschungsgebiet:
IT und Logistik, Logistik-Controlling,
Geschäftsprozessmanagement
Institutsvorstand
6
Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft
Mitglieder des Instituts
Dipl.-Reg.-Wiss. Eika Auschner
Lehrgebiet:
Schlüsselkompetenzen
Holger de Bie, M.A.
Lehrgebiet:
Betriebswirtschaftliche Primärprozesse
Patrick Lückmann, MBA
Lehrgebiet:
Logistik, Projektmanagement
Andreas Pumpe, M.Sc.
Lehrgebiet:
Betriebswirtschaftliche Primärprozesse
Mario Winkelhaus, M.Sc.
Lehrgebiet:
Betriebswirtschaftliche Primärprozesse
Philipp Zellner, M.Sc.
Lehrgebiet:
Schlüsselkompetenzen, Prozessmanagement-
und ERP-Systeme
4 06.11.2014
Teilnehmende Unternehmen (I)
5 06.11.2014
Teilnehmende Unternehmen (II)
9. Praxisforum Organisation und
Wirtschaftsinformatik
Grundlagen der Prozessstandardisierung
Prof. Dr. Wieland Appelfeller | Institut für Prozessmanagement und Logistik (IPL)
Fachhochschulzentrum | Correnstraße 25 | D-48149 Münster
[email protected] | www.fh-muenster.de/ipl
7
Gliederung
1. Motivation für Prozessstandardisierung
2. Definitionen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
06.11.2014
Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (I)
8
Recruitment (Personalbeschaffung)
Unternehmen mit fünf Standorten, an denen jeweils eine Auswahl der folgenden
Prozessvarianten realisiert wird:
1. Recruitment über Anzeigen in Tageszeitungen und intern mit klassischem
papierbasierten Prozess
2. Recruitment über öffentliche Stellenportale im Internet und intern mit klassischem
papierbasierten Prozess
3. Recruitment über selbst entwickeltes individuelles Firmenportal und intern papierlos
und workflowunterstützt
4. Recruitment über Messen und intern mit klassischem papierbasierten Prozess
5. Recruitment über Headhunter und intern mit klassischem papierbasierten Prozess
06.11.2014
1. Motivation für Prozessstandardisierung
Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (II)
9
Ausschreibungsprozess
Unternehmen mit drei dezentralen Einkaufsabteilungen und Angebotseinholung durch
acht Einkäufer, die eine Auswahl der folgenden Prozessvarianten nutzen:
1. Ausschreibungsabwicklung papierbasiert mit Word, Excel und Taschenrechner
2. Angebotseinholung auf Basis telefonischer Anfragen und zugesendeten Faxen
3. Ausschreibungsabwicklung auf Basis von per E-Mail versendeten Exceltabellen, die
ausgefüllt zurückgeschickt werden
4. Ausschreibungsabwicklung über SAP ERP mit mailbasierten Anfragen und
Angeboten
5. Ausschreibungsabwicklung internetbasiert über ein e-RFx Tool
06.11.2014
1. Motivation für Prozessstandardisierung
Folgen nicht vorgenommener Standardisierung
11 06.11.2014
1. Motivation für Prozessstandardisierung
Keine Prozess-
standardisierung
Hohe
Prozesskomplexität
Schlechte Wiederholbarkeit
bei gleichem Input
Uneinheitlicher Auftritt nach
außen
Compliance Anforderungen
kaum umsetzbar
Schwieriger Austausch von
Mitarbeitern über
unterschiedliche Standorte
Unklare Vorgaben führen zu
individueller Ausführung des
Prozesses
Kaum Auswertungs-
möglichkeiten des Prozesses
Keine konsequente Nutzung
der bestmöglichen
Prozessvariante
Geringe Prozesstransparenz,
schwieriges Statustracking
Vermeidbarer Mehraufwand
Unprofessioneller Eindruck
entsteht, Zusammenarbeit
mit Partnern wird schwierig
Offene Türen für Korruption
Aufwendige, vermeidbare
Einarbeitung in spezifische
Prozessvarianten
Schlechter First Pass Yield
(FPY)
Schwierige kontinuierliche
Optimierung
Nachteile bei Durchlaufzeit,
Prozesskosten und
Prozessqualität
12
Gliederung
1. Motivation für Prozessstandardisierung
2. Definitionen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
06.11.2014
Elemente eines Prozesses?
14 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
2. Definitionen
Ein Prozess besteht aus einer Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten,
die aus einer Reihe von Inputs einen oder mehrere Outputs erzeugen. (angelehnt
an Schmelzer/Sesselmann, 2013)
15 06.11.2014
Geschäftsstrategie
Informations- und Kommunikationstechnologie
Organisation Controlling
Optimierung
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozessmanagement
Führung
Kunden*
Kunden*
* bzw. Stakeholder
System des Geschäftsprozessmanagements
2. Definitionen
Definitionen zur Prozessstandardisierung
16
• Unter dem Begriff der Prozessstandardisierung wird die Vereinheitlichung von
Unternehmensabläufen verstanden, wodurch ein im Vorfeld definiertes
Ergebnis durch die Durchführung stets identischer Aktivitäten in der gleichen
Reihenfolge erreicht wird (Vgl. Schäfermeier et. al., 2010, S. 2).
• Prozessstandardisierung ist die Entwicklung und Implementierung von Best-
Practice-Prozessen als Vorlage der Prozessabwicklung sämtlicher
Organisationseinheiten innerhalb einer Organisation (Vgl. Tregar, R., 2010, S.
307).
• Die Ausrichtung oder Vereinheitlichung von Prozessen z.B . auf Grundlage
von Referenzmodellen kann als Prozessstandardisierung bezeichnet werden
(Vgl. Figgener et. al., 2007, S. 2).
06.11.2014
2. Definitionen
Konkretisierung der Standardisierung
17 06.11.2014
Wo wird standardisiert?
Was wird standardisiert?
I
n
p
u
t
O
u
t
p
u
tProzesslogik, Kennzahlen, ..
low medium high
Wie stark wird standardisiert?
global
in Europa
in Deutschland
2. Definitionen
Definitionen der Prozessstandardisierung (Appelfeller)
18
Durch Prozessstandardisierung werden ausgewählte Prozesselemente
eines Prozesses bis zu einem bestimmten Grad in ausgewählten
Organisationseinheiten eines Unternehmens vereinheitlicht.
06.11.2014
2. Definitionen
19
Gliederung
1. Motivation für Prozessstandardisierung
2. Definitionen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
06.11.2014
• Was bedeutet
Standardisierung
der Quelle?
Es gibt nur eine
Quelle oder alle Quellen
haben ausgewählte gleiche
Eigenschaften
Standardisierung der Quelle hat hohen
Einfluss auf Standardisierung des Inputs
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Über die Anzahl der Quellen
Über die Gleichartigkeit ausgewählter Eigenschaften der Quellen
20 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle
(Lieferant)Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
Standardisierung der Quelle (Lieferant)
3. Elemente der Prozessstandardisierung
• Was bedeutet
Standardisierung
des Inputs?
Unternehmensweite, einheitliche
Festlegung der Eigenschaften
aller Inputs
• Materielle Inputs: physikalische
Eigenschaften, Abmessungen,
sonstige Eigenschaften
• Immaterielle Inputs: Struktur und Inhalt der Informationen
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Hängt vom Input ab
21 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
Standardisierung des Inputs
3. Elemente der Prozessstandardisierung
• Was bedeutet Standardisierung der Prozesslogik?
Aktivitäten und
deren Abfolge
werdenvereinheitlicht
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Über die Prozessebenen bzw. die Prozessaufbaustruktur
Die Prozesslogik kann
• gar nicht
• auf der obersten Ebene
• bis zur zweiten Ebene
• ..
• bis zur n-ten Ebene standardisiert sein
23 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
Standardisierung der Prozesslogik
3. Elemente der Prozessstandardisierung
• Was bedeutet Standardisierung der IT-Systeme?
Unternehmensweite,
einheitliche Definition der im
Zuge der IT-gestützten
Prozessdurchführung zu
verwendenden IT-Systeme
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Nutzung einheitlicher Standardsoftware-Systeme zur Prozessabwicklung?
• Nutzung einheitlicher Release-Stände?
• Nutzung einheitlicher Transaktionen zur Prozessabwicklung?
• Nutzung einheitlicher Customizing-Einstellung?
Nutzung einheitlicher Individualprogramme?
24 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
Standardisierung der IT-Systeme
3. Elemente der Prozessstandardisierung
• Was bedeutet
Standardisierung
der Kennzahlen?
Zur Prozessbewertung werden
überall die gleichen Kennzahlen
benutzt,
diese sind auch
genau gleich definiert und
es wird das gleiche Messsystem verwendet
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Gleiche Kennzahlen?
Gleiche Definition?
Gleiches Messsystem?
25 06.11.2014
Standardisierung der Kennzahlen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
DurchlaufzeitDurchlaufzeit
• Was bedeutet
Standardisierung
der Kunden?
Es gibt nur einen
Kunden oder alle
Kunden haben die
gleichen Anforderungen
• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?
Über den Anteil gemeinsamer Anforderungen der Kunden an allen
Anforderungen der Kunden
27 06.11.2014
Aktivitäten
Quelle(Lieferant)
Senke
(Kunde)
Menschen Sachmittel
Input Output
Aktionsträger
Durchlaufzeit
Standardisierung der Senke (Prozesskunde)
3. Elemente der Prozessstandardisierung
In einem vollständig standardisierten Prozess werden
– auf allen Ebenen, die gleichen Aktivitäten,
– in der gleichen Reihenfolge (Prozesslogik),
– mit den gleichen materiellen oder immateriellen Objekten,
– mit der gleichen IT-Unterstützung,
– an allen Standorten von gleich ausgebildeten Mitarbeitern durchgeführt
– und führen überall zu den gleichen Outputs.
– Die Prozessperformance wird über die gleichen KPIs gemessen.
=> Die meisten Unternehmensprozesse lassen sich nicht vollständig standardisieren
28 06.11.2014
Definition eines vollständig standardisierten Prozesses
3. Elemente der Prozessstandardisierung
29
• Ein standardisierter informationeller Input kann durch ein standardisiertes IT-
System und eine standardisierte Quelle begünstigt werden
• Ein standardisierter Input vereinfacht die Standardisierung der Prozesslogik
• Die Standardisierung der Prozesslogik kann durch ein standardisiertes IT-
System forciert werden
• Die standardisierte Ausführung eines Prozesses kann durch die
Standardisierung des Ausbildungsgrades forciert werden
• Eine Standardisierung der Prozesslogik macht vorwiegend Sinn, wenn die
Prozesskunden einheitliche Anforderungen haben
• Ein standardisierter Output wird vor allem durch die Standardisierung von
Sachmitteln, Prozesslogik, Ausbildungsgrad und Input begünstigt
06.11.2014
Ausgewählte Abhängigkeiten zwischen den Elementen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
30
Gliederung
1. Motivation für Prozessstandardisierung
2. Definitionen
3. Elemente der Prozessstandardisierung
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
06.11.2014
Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein
31 06.11.2014
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
Standardisierter
Prozess ist ein
optimierter Prozess
Standardisierter
Prozess ist ggf. ein
Best Practise Prozess
Reduzierte Prozesskosten
Reduzierte Durchlaufzeiten
Erhöhte Prozessqualität
Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein
32 06.11.2014
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
Alle Prozess-
durchführungen
erfolgen
gleichartig
Komplexitätsreduktion in den Prozessen
Schaffung von Transparenz in Prozessen und
damit verbunden Verbesserung der
Koordination innerhalb von Unternehmen
Verbesserung des internen
Prozessverständnisses
Schaffung einer Basis für aussagekräftige
Prozessbenchmarks
Reduzierung der Einarbeitungszeit/-kosten
neuer Mitarbeiter
Vereinfachte Zusammenarbeit mit
Stakeholdern, z. B. Kunden, Lieferanten,
Kreditinstitute, etc.
Einheitliche Außendarstellung
Vereinfachtes internes und externes
Outsourcing von standardisierten Prozessen
Ermöglicht eine Vereinheitlichung der IT-
Infrastruktur
Einschränkung der Flexibilität
Einschränkung der Kreativität
Mitarbeiter fühlen sich ggf. gegängelt
Führungskräfte an dezentralen
Standorten verlieren an
Handlungsspielraum
Kundenwünsche können ggf. nicht
flexibel berücksichtigt werden
Gesetzliche Vorschriften können ggf.
nicht eingehalten werden
Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein
33 06.11.2014
4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung
Alle Prozess-
durchführungen
erfolgen
gleichartig
Nachteile der Prozessstandardisierung allgemein
Fazit
34
• In vielen Unternehmen besteht ein hohes Standardisierungspotential
• Durch Ausschöpfung der Potentiale können Effizienz/Effektivität und
Transparenz erheblich erhöht werden
• Bei Standardisierungsvorhaben ist festzulegen, welche Prozesselemente, bis
zu welchem Grad, in welchen Organisationseinheiten vereinheitlich werden
sollen
• Die Prozesselemente beeinflussen sich im Hinblick auf die Standardisierung
• IT ist ein besonders wichtiges Element der Standardisierung und kann die
Standardisierung der anderen Elemente massiv forcieren
06.11.2014
Hinweis
35
• An der FH Münster wird die Vorgehensweise bei der Standardisierung
erforscht
• Unsere Studenten und Doktoranden schauen sich gern ihr Unternehmen im
Hinblick auf Standardisierung an
• Professoren des IPL stehen natürlich auch für Sie zur Verfügung
• Gern setzen wir gemeinsame Projekte mit Ihnen auf
06.11.2014
36 06.11.2014
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Prof. Dr. Wieland Appelfeller
Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik
Phone +49 251 836 656 36Mail [email protected] www.fh-muenster.de/ipl
Fachhochschule MünsterInstitut für Prozessmanagement und LogistikCorrenstraße 25D-48149 Münster
Ihr Ansprechpartner:
38
• Figgener, O., Hompel, M. ten, Beitrag zur Prozessstandardisierung in der
Intralogistik, in: Logistics Journal. 4, S. 1-12, o. O., 2007
• Schäfermeier, M., Grgecic, D., Rosenkranz, C., Factors Influencing Business
Process Standardization, 43rd Hawaii International Conference on System
Sciences, 2010
• Schmelzer, H.; Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis.
München, 8. Auflage, 2013
• Osterloh, Margit; Frost, Jetta : Prozessmanagement als Kernkompetenz. Wie Sie
Business Reengineering strategisch nutzen können, 5. Auflage, Wiesbaden
2006
• Tregar, R., Business Process Standardization, in: Brocke vom, J., Rosemann, M.
(Eds.), Handbook on Business Process Management 2, S. 307- 327, Berlin,
2010
06.11.2014
Literaturverzeichnis