COMPILACIONES BIBLIOGRAFICAS DE HERRAMIENTAS WEB X.0

TEORIA DE LA DECISIN Y EL APRENDIZAJEEMPRESAS QUE APRENDEN

HERRAMIENTAS OFIMATICAS GOOGLE DOCS ZOHO DOCS

JEFFERSON ANDRES GUAPACHA CASTAOCOD: 912037

UNIVERSIDAD NACIONAL SEDE MANIZALES

INDICE

1. Introduccin.2. Historia y evolucin.3. Desarrollo de la temtica.4. Herramientas disponibles.5. Como se puede utilizar cada herramienta/tecnologa.6. Estadsticas sobre las herramientas/tecnologas.7. Aplicaciones en general de las diferentes herramientas.8. Ensayo de las aplicaciones que podemos tener a nivel de la empresa con estas tecnologas.9. Conclusiones y observaciones.10. Bibliografa.

1. INTRODUCCION

Las herramientas web X.0 son el resultado de un antes y un despus en el mundo de la informtica y la comunicacin, en la actualidad son tan comunes y en su tiempo fueron resultado de la innovacin y la proyeccin a un mundo donde el conocimiento fuera compartido con la mayor cantidad de personas y que llegara al mayor nmero de lugares posibles.El objetivo de hacer esta compilacin bibliogrfica es conocer a fondo las herramientas Web X.0 ms significativas y poner toda esta informacin en una wiki a disposicin de la comunidad estudiantil, para esta investigacin inicialmente se analizar de manera individual las herramientas ofimticas, a continuacin se harn las respectivas anotaciones y valoraciones de cada una.La presente investigacin se refiere al tema de las herramientas ofimticas como Google Docs Y Zoho Docs, que Forman parte de las herramientas web X.0, las herramientas ofimticas se pueden definir como una recopilacin de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, imprimir entre otros diferentes archivos y documentos.Generalmente las suites ofimticas incluyen programas estndar como un procesador de textos y una hoja de clculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa de presentacin, un sistema de gestin de base de datos, herramientas menores de grficos y comunicaciones y un gestor de informacin personal.

2. HISTORIA

GOOGLE DOCSGoogle Docs fue originado a partir de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets.Writely era una herramienta procesadora de texto basada en la Web desarrollado por Upstartle en el 2005; dentro de sus caractersticas originales inclua un sitio para la edicin de textos en colaboracin y adems controles de acceso.Google Spreadsheets fue lanzado como una prueba limitada en Google labs en el ao 2006; este fue originado a partir de la XL2Web que fue adquirida por google en junio de 2005.En marzo de 2006 Google adquiere Upstartle. El 23 de agosto de ese mismo ao Writely se puso a disposicin del pblico y fue integrado con las cuentas google el 19 de septiembre, Writely funcion originalmente enMicrosoftASP.NETque utiliza la tecnologa deMicrosoft Windows.Desde julio de 2006, los servidores de Writely parecen estar corriendo en un sistema operativo basado en Linux.Mientras tanto, Google desarroll Hojas de clculo de Google y posteriormente lanz Spreadsheets en Google Labs el 6 de junio de 2006 como el primer componente pblico de lo que eventualmente se convertir en Google Docs. Inicialmente fue puesto a disposicin de un nmero limitado de usuarios, ms tarde con una versin beta disponible para todos los titulares de una cuenta Google, casi al mismo tiempo que se emiti un comunicado de prensa.

ZOHOLa compaa AdventNet Inc. Fueron los desarrolladores de Zoho Office Suite y luego cambi su nombre a ZOHO Corporation en 2009, para que se refleje mejor su suite de aplicaciones empresariales en lnea.La Zoho Office Suite fue lanzada al mercado en septiembre de 2005 como un procesador de texto. La empresa dise el software con la intencin de crear una aplicacin en lnea que compita con Microsoft Office.Zoho CRM se dio a conocer al pblico en junio de 2006 y la versin inicial inclua automatizacin de la fuerza de ventas (SFA), mercadeo y asistencia al cliente. Tambin contaba con capacidad de gestionar rdenes que prestaba apoyo para cotizaciones, pedidos y facturas.En abril de 2008, Zoho lanz al mercado Zoho CRM Enterprise Edition. La versin avanzada de software CRM inclua permisos de seguridad basados en roles, mejoras en la personalizacin de productos, un mayor nmero de herramientas de gestin de datos.

3. DESARROLLO DE LA TEMATICA

Definicin de OfimticaLa ofimtica es el conjunto de tcnicas, aplicaciones y herramientas informticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.Las herramientas ofimticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar informacin necesaria en una oficina. La ofimtica comienza a desarrollarse en la dcada del 70, con la masificacin de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejndose de usar mtodos y herramientas por otras ms modernas

Herramientas y procedimientos ofimticos Procesamiento de textos Hoja de clculo Herramientas de presentacin multimedia. Base de datos. Utilidades: Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

4. HERRAMIENTAS DISPONIBLES

GOOGLE DOCS Google Docs.Con Documentos de Google, puedes colaborar con varias personas en documentos, o escribirlos y modificarlos, ests donde ests. Google Sheets.Con Hojas de clculo de Google, puedes colaborar con varias personas en hojas de clculo, o crearlas y modificarlas, ests donde ests. Google SlidersCon Presentaciones de Google, puedes crear tus presentaciones, modificarlas, colaborar en ellas en equipo y ensearlas en cualquier parte. Google Forms.Recopila y organiza todo tipo de informacin con Formularios de Google.

ZOHO Zoho WriterDe las ideas simples a complejos procesos de negocio, capturar cada accin a travs del poder de la escritura. Crear, compartir y colaborar sin problemas con los equipos de todo el mundo. Zoho SheetAnalizar datos complejos, recoger opiniones y tomar decisiones informadas. Crear hojas de clculo de gran alcance y trabajar sin esfuerzo con su equipo desde cualquier lugar. Zoho ShowExplorar la vida ms all de PowerPoint. Crear y entregar hermosas presentaciones, publicar archivos en sitios web, transmitido de forma remota y hacer mucho ms.

5. COMO UTILIZAR CADA HERRAMIENTA?

GOOGLE DOCS.

Para utilizar cada uno de los servicios de Google Docs es necesario tener una Cuenta Google, este servicio es completamente gratuito.Se accede a la plataforma Web de Google Docs y una vez se acceda con una cuenta se puede empezar a trabajar en el archivo. Los documentos de Microsoft Office son compatibles con Google Docs.Cada archivo puede ser modificado en compaa en tiempo real; as mismo puede ser compartido, comentado y posee una herramienta de chat que permite comunicarse con los dems desde dentro del documento. Se pueden Crear documentos, abrirlos y modifcalos desde cualquier plataforma, sea un telfono, Tablet u ordenador.La aplicacin Google Docs. Permite al usuario realizar ediciones sin conexin a internet.

Google Docs.Los Documentos Google poseen herramientas inteligentes de edicin y estilos, con formatos de texto y prrafos. Google Sheets.Las hojas de clculo Google posee formulas incorporadas, tablas dinmicas y opciones de formatos. Google SlidersLas Presentaciones Google ofrecen una gran variedad de temas de presentacin y posibilidades de insertar multimedia. Google Forms. Google Forms permite realizar encuestas simples con diseos atractivos y sencillos. Adems con sistemas de difusin que ayuden a aumentar el nmero de encuestados. Todas las respuestas se recopilan de forma automtica en las Hojas de clculo Google donde se realizaran los grficos y los datos de respuesta en tiempo real.

ZOHO DOCS.

Para utilizar cada uno de los servicios de Zoho Docs es necesario tener una Cuenta.Existen 3 tipos de cuentas: GratuitaUsuarios Ilimitados5GB almacenamiento

Caractersticas:-Compartir Archivos y Carpetas.- Archivos y carpetas compartidas.-Sincronizacin de escritorios.-Procesador de textos.-Herramienta de hoja de clculo.-Presentacin de la herramienta.-Gestin de usuarios.-Documento Histrico de versiones.

EstndarLmite de 5 usuarios250GB de almacenamiento

Caractersticas:Caractersticas Gratuitas +- Gestin de tareas.-Proteccin por contrasea compartida.-Acceso Basado en Papel.

PremiumLmite de 5 usuarios250GB de almacenamiento

Caractersticas:Caractersticas Estndar +- Email-In.-Gobierno Administrativo.-SAML basado SSO.-Grupos de Directorio Activos.-eDiscovery.

Se pueden Crear documentos, abrirlos y modifcalos desde cualquier plataforma, sea un telfono, Tablet u ordenador y Cada archivo puede ser modificado en compaa en tiempo real con la facilidad de comunicarse mediante un chat integrado, tambin cuenta con la posibilidad de elegir el idioma nativo con el que se quiere trabajar.Zoho Docs tiene la posibilidad de trabajar con archivos de diferentes extensiones, adems permite exportarlo en la extensin que se desee.La herramienta Zoho Docs. Permite al usuario realizar ediciones sin conexin a internet.

Zoho Writer.Las Funciones avanzadas de edicin de Zoho Writer, hace que la edicin de un documento sea una experiencia fcil. A estas funciones podramos agregar el uso de plantillas prediseadas para diferentes tipo de documentos. Zoho SheetLas hojas de clculo de Zoho Docs. Poseen formulas y funciones integradas y sistemas de validacin de datos, tambin incorpora grficas y tablas. Zoho Show.Las presentaciones pueden ser animadas, con diseo de transiciones y archivos multimedia. Adems pueden ser compartidas en sitios Web y Blogs. La aplicacin de Zoho para Smartphone con disponibilidad para Android y Apple permite almacenar un borrador con las ideas para la presentacin.

6. ESTADISTICAS DE LA HERRAMIENTA

En el mercado actual la implementacin de este tipo de herramientas se est haciendo cada vez ms comn entre las organizaciones dados los beneficios que estas ofrecen; A lo largo del tiempo se han realizado diversos estudios en comparativa de que Suite Ofimtica en la nube es la ms completa con respecto de la competencia.

En el ao 2012 Los datos inicialmente indicaban que Google Docs tena ciertas caractersticas que le hacan superior a Zoho Docs como se muestran en las dos tablas siguientes:

Zoho DocsGoogle Docs

WriterDocument

SheetSpreadsheet

-Drawing

PollsForm

ShowPresentation

-Table

CalendarCalendar

Planner-

ViewerDocument

Notebook-

Zoho DocsGoogle Docs

FeaturesXX

PerformanceXX

Sharing/CollaborationX

AccessibilityX

SecurityXX

Microsoft Office IntegrationXX

Total46

La herramienta Zoho Docs ha resuelto incluir aquellas caractersticas que los mantenan por debajo en el mercado, como: Contribucin en tiempo real y facilidad de acceso.

Si se realiza una comparacin en la actualidad de los servicios ofrecidos por cada Suite muestra los siguientes resultados.

AplicacinGoogle Apps for BusinessMicrosoft Office 365 (Empresa E1)Oficina Zoho

Procesador de textosDocsWord Web AppEscritor

Hoja de clculoHojasExcel Web App(Exchange alojado)Hoja

PresentacinDiapositivasPowerPoint Web AppShow

Correo electrnicoGmailOutlook Web AppCorreo

CalendarioCalendarioOutlook Web AppCalendario

Site BuilderLugaresSharePoint (alojado)Lugares

Mensajera / conferenciasHangouts (dentro de Google+)Lync (alojado)Chat / Reunin

Nota OrganizadorMantenga (separado)OneNoteCuaderno

Gestin De ProyectosProyectos

AlmacenamientoDrive (30GB)Docs: 5/250 / 1000GB

Costo por usuario / ao$ 50$ 96Free & up *

Como se puede observar tanto Google y Zoho se distinguen de Microsoft. Para las organizaciones menos ligadas con Microsoft Office.Pero Para las organizaciones se encuentran vinculadas profundamente en Microsoft Office y las implementaciones de SharePoint, Office 365 ser una proposicin difcil de superar. El precio es razonable, sobre todo cuando lo que representa para la facilidad de encajar con las plataformas de productividad existentesPara los presupuestos ms ajustados probablemente buscaran Google, mientras que Office 365 con las aplicaciones de escritorio seguir siendo una opcin Premium favorecida. Zoho est trabajando duro para hacerse un lugar para s mismo en el centro.

7. APLICACIONES EN GENERAL DE LA HERRAMIENTA

Las herramientas ofimticas tienen diversas aplicaciones dependiendo de su rama, algunas de ellas son:

Google Docs. / Zoho Witer.

En un procesador de textos se puede redactar una carta, un fax, un currculum, llevar a cabo un informe o memorando, hacer un folleto, un manual, una tesis, monografa o resumen, crear una agenda o un calendario, entre otras. As tambin puede, realizar grficos, organigramas introduciendo imgenes, animaciones, sonidos, etc.

Google Sheets / Zoho Sheet.

En una hoja de clculo se puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, algunos ejemplos como: manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crdito, entre otras muchas aplicaciones como estadsticas y complicados clculos, Adems podemos insertarle todo tipos de objetos como sonidos, imgenes, etc...

Google Sliders / Zoho Show.

Es una herramienta ideal para realizar presentaciones a los dems exponiendo, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de un tema particular, etc. Se pueden realizar diferentes animaciones, insertarle imgenes, grficos, pelculas y msica.

Google Forms.

Es una herramienta ideal para realizar encuestas a diferentes grupos de personas y con esta informacin analizar resultados o ndices de comportamiento.

8. ENSAYO

El uso de las herramientas ofimticas a nivel empresarial contribuye a la documentacin y manejo de la informacin que desde cierto punto de vista brinda una comprensin de que es lo que pasa en el da a da de la compaa, dando la posibilidad de llevar una gestin positiva de manera sencilla, casi que natural; El uso de estas herramientas evoluciona a un primer plano donde se hacen indispensables en una organizacin y vistas desde otro ngulo contribuyen al trabajo colaborativo. Pero, Cmo pueden contribuir a un trabajo en equipo?, la respuesta a esta pregunta se da cuando se conoce la web X.0, donde se busca que el conocimiento sea compartido y que mejor manera de hacerlo que permitiendo que desde cualquier punto del mundo con acceso a internet se pueda trabajar en un mismo documento y contribuir de esta forma al desarrollo de competencias enfocadas al trabajo en equipo.Desde la existencia de las herramientas ofimticas en lnea, se logr facilitar la documentacin compartida y de fcil acceso por cada uno de los usuarios u organizacin; pero, cules son los verdaderos beneficios de la ofimtica en lnea? .Los beneficios de la ofimtica en lnea son casi que ilimitados, dado que se est pensando en un software como servicio y que dependiendo del tipo de cuenta puede ser gratuito, evitando de esta manera los pagos de licencias y la preocupacin por actualizaciones, adems la organizacin no necesita preocuparse por la prdida de informacin dado que esta esta almacenada en la nube y como si fuera poco el acceso a dicha informacin no est limitado por un lugar especfico.Estas tecnologas en una organizacin contribuyen a la evolucin de una manera de trabajar cerrada a un trabajo colaborativo y quizs algo que vemos tan comn como el manejo de archivos sea ms importante de lo que se piensa y el uso de estas tecnologas contribuye de manera positiva al crecimiento empresarial y organizativo.

9. CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES

El uso de las herramientas ofimticas en lnea contribuye al trabajo colaborativo y el desarrollo empresarial. Las herramientas ofimticas Web son muy intuitivas y de fcil acceso. Las herramientas Web contribuyeron de manera significativa a la forma en que manipula la informacin. Cada da es ms comn el uso de los servicios en la Nube y software como servicio, mostrndose como superiores a los tipos de servicios tradicionales. Las empresas obtienen beneficios en tiempo y organizacin en manejo de archivos con herramientas ofimticas Web.

Las organizaciones de la actualidad deberan implementar este tipo de herramientas Web, porque los beneficios que estos traen son por mucho superiores a los servicios ofimticos tradicionales y no solo en cuanto a ahorro de tiempo y dinero, sino que contribuye al trabajo colaborativo y al conocimiento comn de cmo funciona la organizacin.

10. BIBLIOGRAFIA

http://jorgeofi.galeon.com/ http://es.slideshare.net/xX0l1Xx/historia-de-google-docshttp://en.wikipedia.org/wiki/Google_Docs#Historyhttp://www.buscocrm.com/zoho-corporation.phphttp://es.wikipedia.org/wiki/Zohohttp://www.buscocrm.com/zoho-corporation.phphttp://www.google.com/intl/es_co/docs/about/https://www.zoho.com/docs/http://www.smallnetbuilder.com/other/cloud/cloud-services-apps/510-google-docs-vs-zoho?start=1http://www.tomsitpro.com/articles/cloud-office-suites,2-690.html