henkilöstövoimavarojen · 2020. 1. 20. · os4k osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo...
TRANSCRIPT
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Henkilöstövoimavarojentiedolla johtaminen
Henkilöstöjohtaja Johanna Bjerregård Madsen
Tietojohtamisen valtakunnalliset verkostopäivät VIII16.1.2020 – 17.1.2020
www.siunsote.fi
Tiedon rooli muutoksessa2• Tieto ja osaaminen, ovat organisaatiomme tärkeimpiä menestystekijöitä
• Organisaation ja henkilöstön kyky uudistua ja hyödyntää tietoa ja osaamista, on merkittävässä roolissa
• Jännitteet ja mahdollisuudet, keskinäinen riippuvuus taloudesta ja voimavaroista on ilmiönä osa sote – johtamisen arkea (kiinteä rahoitus)
• Muutoksen (tässä muutoksessa henkilöstövoimavarojen uudelleen allokointi) johtaminen ja luottamus/luottamuksen teoria liittyvät oleellisesti yhteen, tutkimustietoa näistä yhdessä on vähän
• Organisaation strategisen johdon yhteinen näkemys ja yhteinen strateginen ajattelu henkilöstövoimavarajohtamisesta on välttämätöntä – koska tiedolla johtamisen pitää muuttua arjen konkreettisiksi teoiksi ja toimenpiteiksi
www.siunsote.fi
Voimavaralähtöinen ajattelu• Voimavaralähtöinen suunnittelu, eroaa perinteisestä talouden ja
toiminnan suunnitteluperusteisesta ajattelusta siten, että se auttaa tunnistamaan uusia tapoja yhdistää voimavarat
• Se on toimintaympäristöltään inhimillistä ja myrskyisää, koska voimavarat (pääoma) jota uudelleen jaetaan tai yhdistellään ovat inhimillistä pääomaa – se rikkoo systeemistä ja kulttuurisesti pitkään ”betonoituja” rakenteita, samalla se rikkoo ja uudelleen rakentaa valtasuhteita (esim. työvuorosuunnittelu, esimiehen rooli – resurssisuunnittelijan rooli)
• Se kuitenkin edistää kokonaisnäkemystä henkilöstövoimavarojen käytöstä ja paljastaa mm epätasa-arvoisen resurssijaon
• Se vähentää ajanmittaan toimintayksiköiden välisiä raja-aitoja (siiloja) ja epäoptimaalista resurssointia, joka edistää asiakkaiden ja henkilöstön tasa-arvoa
www.siunsote.fi
SOTE –alan vahvat uskomukset Henkilöstöä on jo nyt ihan liian vähän
Koskaan ei voi tietää, koska potilaita ja asiakkaita tulee, erityisesti päivystysyksiköissä
Vuosilomat on suunniteltu ”janalle” eli toiminta ja osaaminen on tasaisesti turvattu
Ylitöitä tehdään jo nyt paljon ja ”koko ajan henkilöstö vaihtaa työvuorojaan”
Vuorotyö nyt vain on kuormittavaa ja henkilöstö on paljon sairaslomilla
Työvuorosuunnittelu on jo nyt toimintalähtöistä (toiminta ja osaaminen etusijalla)
.
www.siunsote.fi
Toimenpiteet
Voimavaralähtöinen henkilöstöjohtaminen (resurssien yhdistäminen, liikuteltavuus, reagointi kuormitushuippuihin, potilas- ja asiakasvirta-analyysit, osaamisen johtaminen keskiössä), jossa toimenpiteet:
1. Hoiva- ja hoitohenkilöstömitoitus (talousarvion pohjana, strateginen johtaminen) 2. Asiakas- ja potilaslähtöisyys edellä (potilas- ja asiakasvirta tiedolla johtaminen)3. Vuosilomasuunnittelu ja keskitetty oma sijaispalvelu (sijaisten yhdenvertainen saatavuus)4. Työvuorosuunnittelun kuormittavuusanalyysi (terveellisyys, työkykyjohtaminen)5. Välitön ja välillisen työajan kohdentumisen mittaus (hallitusohjelma,
henkilöstömitoituslaki)6. Mitä Sinulle kuulu – työhyvinvointikysely työhyvinvoinnin johtamisen tukena (2017, 2018)
TOIMINTALÄHTÖINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU > henkilöstövoimavarojen optimointi, osaamisen varmistaminen ja päivittäisjohtaminen (henkilöstön liikuteltavuus, lainavuoromahdollisuudet, työvoiman käyttö)
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Henkilöstön määrä ja mitoitus
www.siunsote.fi
Henkilöstömitoitustieto Kaikista Siun soten hoiva- ja hoitohenkilöstön työpanosta vaativista palveluista on tehty
hoitajamitoitus, henkilöstön määrä perustuu tietoon (ei tunteisiin)
Talousarvio pohjautuu hoiva- ja hoitohenkilöstön osalta (4500 hoitajaa) henkilöstö-mitoitustietoon
Talousarvion suunnitteluvaiheessa (vuosittain) henkilöstön määrää arvioidaan suhteessa mitoitustietoon; asiakas- ja potilassuoritteisiin (tarve), yksiköiden käyttöasteeseen, kuormitus% ja asiakas- tai potilasvirta-analyysiin (Qlick –raportointijärjestelmä)
Henkilöstömitoitus huomioi asiakkaiden tai potilaiden hoitoisuuden palvelujärjestelmätasolla, laskennallisella hoitoisuuskertoimella (kansallinen- ja kansainvälinen tutkimustieto, vertaistieto ja näyttö perustana) (Taulukko seuraavassa diassa)
Siun soten henkilöstömitoitukset ja henkilöstön määrä ovat kansallisesti arvioituna hyvällä tasolla ja nykyiseen palvelutarpeeseen henkilöstön määrä on riittävää, mutta se ei ole vielä optimaalisesti kohdennettu
Siun soten ympärivuorokautisen laitoshoidon henkilöstömitoitusta on saatu muutettua palvelun käyttäjien kannalta yhdenvertaisempaan suuntaan kuluneen kolmen vuoden aikana (vaihteluväli oli 0,5 – 1.1) ja se toteutuu nyt 0.7 – 0.79 välillä (2019)
www.siunsote.fi
www.siunsote.fi
Pitkäahon© 2012 mukaan laskettu toimintalähtöinen kuormitus-%
2018 ja 2019*
Siun soten tavoitetaso 82%, 85-87% ja ikääntyneiden asumispalveluissa 90-92%
ESH josta OPE josta KON jostaPSY PÄIVYSTYS SIILAINENTKAKUUTTIS
AIRAALAT
TKPÄIVYSTÄVÄT
SAIRAALAT
MUUTTKSAIRAALAT
TEHAS KOTIHOITO
2018 76,6 73,4 77,1 82,7 77,4 86,7 85,5 86,3 102,9 84 88,4
2019* 77,2 73,6 79,6 81 75,8 72,2 77 84,6 90,6 82,6 82,3
0
20
40
60
80
100
120
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Asiakas- ja potilasvirta-analyysit
www.siunsote.fi
Tiedossa olevan asiakas tai potilasvirran vaihtelu
Varautuminen vuosi- tai viikonpäivätason vaihteluun
- Työvuorojen aloitus- ja lopetusajat- Vuororakenteet- Henkilökunnan rakenne ja osaaminen
TÄHÄN toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu pureutuu suunnitelmallisestiPäiväkohtainen tunteihin vaihtelu esim. asukkaiden päivärytmi, kuntouttavassa päivätoiminnassa tai leikkaussalissa ja heräämössä oloajat
www.siunsote.fi
Viikonpäivät eivät ole veljiä keskenään
www.siunsote.fi
Esimerkiksi iltavuoro kirurginen osasto
8080 80
83
81
73
75
78
OS2C
Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019
klo 0 3 6 9 12 15 18 21
Iltavuorossa vähiten potilaita, kuitenkin sama vuorovahvuus kun aamussa, usein pitkässä vuorossa joku, kun on
”toiminnalliset perusteet”
www.siunsote.fi
Esimerkiksi iltavuoro sisätautiosastolla
76
7878
78
80
75
72
75
OS4K
Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019
klo 0 3 6 9 12 15 18 21
Iltavuorossa vähiten potilaita, kuitenkin sama vuorovahvuus kun aamussa, usein pitkässä vuorossa joku, kun on
”toiminnalliset perusteet”
www.siunsote.fi
Äkillinen, satunnainen asiakasvirran vaihtelu- Lainavuoromalli- Varahenkilöstö, tilapäistyövoima,
osaamisen varmistaminen
TÄHÄN päivittäisjohtaminen ja ”tilapäistyövoima” pureutuu äkillisesti
Äkillinen osaavan henkilökunnan tarve Vapautuva henkilökunta lainaan
www.siunsote.fi
Tasainen toiminta, henkilöstövaraus 100% -toteuma 33 – 35%
33 3335
40 3938 38
35
OS3E
Osaston täyttöaste % tunneittain, keskiarvo ajalta 1.1-31.7.2019
klo 0 3 6 9 12 15 18 21
www.siunsote.fi
Klo 0.00-7.00 Klo 7-7.15
Klo 7.15-13.00 Klo 13.00-15.00 (16.00)
Klo 15.00 (16.00) -21.00 Klo 21-21.30
Klo 21.30-0.00
Esimerkki erikoissairaanhoidon vuodeosastohoidon toimintayksiköstä
www.siunsote.fi
Asiakas- ja potilasvirta-analyysit Arjen kokemuksella ajattelemme ja uskomme, erityisesti päivystysyksiköissä
asiakas- tai potilasvirtaa ei voi mitenkään ennustaa
Olemme tottuneet ajattelemaan, että meidän tulee 365 päivää, 24 h ja aina varautua vähintään siihen, että asiakkaita ja potilaita on 100 % paikalla, mieluummin pelkäämme ja olemme valmiudessa siihen, että niitä tulee enemmänkin yli 100 % tason
Henkilöstön määrä ja vuorovahvuudet rakennetaan useimmiten 100 % ”tilanteeseen”
Todellisuudessa 100% tai yli meneviä päiviä esimerkiksi erikoissairaanhoidon vuodeosastoilla oli ajalla 1.1.2019 -30.6.2019 2 – 5 % kaikista päivistä. Yhteispäivystyksessä 4 %.
Henkilöstövaraus (työvuorosuunnittelu) tehdään 100% tilanteeseen, henkilöstömäärä ei jousta suunnitteluvaiheessa alaspäin, vaikka käyttöaste on matala
Turvallisuuden tunne ja kokemus hallinnasta heikkenee heti, jos yksikin työntekijä suunnitellusta tai ”totutusta” työvuorovahvuudesta puuttuu.
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Vuosiloma- ja poissaolosuunnittelu
www.siunsote.fi
Vuosilomasuunnittelu yksikkö x
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Lomat + yvp:t Sijaiset
Lomia on myönnetty enemmän, kun sijaisia on saatu
Sijaisia on otettu enemmän kun lomia on myönnetty
www.siunsote.fi
Myönnettyjä lomia osaamisalueittain
0
2
4
6
8
10
12
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Osaajat samaan aikaan poissa
www.siunsote.fi
Jotkut ne osaa oikeasti suunnitella hyvinToiminnan hiljaisempi kausi huomioitu hyvin
www.siunsote.fi
Tasainen suunnittelu edistää sijaisten saatavuutta – riittävyyttä kesäaikaan
0200400600800
1000
2017 2018 2019
Toukokuu 651 665 670
Kesäkuu 854 804 805
Heinäkuu 883 818 789
651 665 670854 804 805883 818 789
HTV 2 Sijaiset
Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu
www.siunsote.fi
Hyvä suunnittelu vähentää myös kustannuksia
Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu
Muutos-% 2017-2018 2,2 -5,9 -7,4
Muutos % 2018-2019 0,8 0,1 -3,5
Muutos % 2017-2019 2,9 -5,7 -10,6
2,2
-5,9-7,4
0,8 0,1
-3,5
2,9
-5,7
-10,6-12,0-10,0
-8,0-6,0-4,0-2,00,02,04,0
HTV 2 Sijaiset, muutos-%
Muutos-% 2017-2018 Muutos % 2018-2019 Muutos % 2017-2019
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Johtopäätöksiä ja tuloksia
www.siunsote.fi
Yleisesti todettava• tyhjiä sairaansijoja tai paikkoja on edelleen
• Sijaisten ja erityisesti äkillisten tilapäistyöntekijöiden käyttö vaihtelee suuresti, mitoitustiedon valossa osin tarpeetonta
• Ylitöitä syntyy yksiköissä, joissa käyntimäärät matalimmat ja mitoitus väljemmästä päästä
• Toimintalähtöinen % vaihtelee yksiköiden välillä suuresti – vaikka eteenpäin on menty
• Kohdentamistarvetta on edelleen (optimaalinen) vaikka muutosta on tapahtunut myönteiseen suuntaan
www.siunsote.fi
Tulos
• n potilaat, asiakkaat ja asukkaat ovat ilman toimenpiteitä eriarvoisessa asemessa saamansa toimintalähtöisen hoitaja-ajan suhteen- Toimintalähtöinen henkilöstömitoitus 1-4 tai 1-6/2019 vaihtelu
palvelualueittain 72,2 % - 90,6 % ja vaihtelu yksiköittäin 30,9 % - 196,3 %
- Toimintalähtöinen henkilöstömitoitus 1-8/2018 vaihtelu palvelualueittain58,58 % - 91,63 %
- Välittömän hoitotyön osuus > 60 % kevät 2018 toteutui joillakin osastoilla ja terveyskeskusten vastaanotoilla (vaihtelu 40-70 %)
www.siunsote.fi
Johtopäätöksiä Henkilöstövoimavaroja on uudessa Siun soten sote- integraatiossa tähän tilanteeseen ja nykyiseen
palvelutarpeeseen riittävästi, mutta ne eivät kohdennu optimaalisesti eivätkä asiakkaan tai henkilöstön näkökulmasta yhdenvertaisesti
Osaamisen turvaaminen suunnittelun pohjana, on usein jäänyt toiselle sijalle, suhteessa henkilöstön toiveisiin – suunnittelu on saatava toimintalähtöisemmäksi
Välittömän asiakastyöajan osuutta on saatava nostettua ja työajan kohdentumista arvoa tuottavaan asiakastyöhön on lisättävä kaikissa ammattiryhmissä ja kaikilla toimialueilla
Työvuorosuunnittelussa työvuorojen pituuksien, aloitus- ja lopetusaikojen arviointi sekä työvuororakenteet, että potilasvirta-analyysit = hoitaja-ajan tarve on synkronoitava yhteen
Työvuorosuunnittelun keskittäminen, automatisointi ja on oltava osa tulevia ratkaisuja henkilöstön joustavan ja optimaalisen käytön suhteen sekä henkilöstön jaksamisen ja työhyvinvoinnin turvaamiseksi
Osaamisen johtaminen ja sujuvat moniammatilliset työprosessit sekä järkevät toimintayksikkökoot säästävät henkilöstöresurssia ja kohentavat työn hallintaa ja tätä kautta vaikuttavat henkilöstön työtyytyväisyyteen
Tukipalveluiden roolilla ja työnjaolla on merkittävä vaikutus hoiva ja hoitohenkilöstön saatavuuteen –koulutetulle hoitohenkilöstölle ei saa siirtyä avustavien ammattiryhmien tehtäviä ilman kokonaisarviointia
www.siunsote.fi
Haasteina Tiedolla johtaminen osaksi arjen päätöksentekoa ja toimenpiteitä
Henkilöstövoimavarojen tuloksellisuuden systemaattisen arvioinnin ja raportoinnin kehittäminen
Voimavarat
Voimavarojen kohdentaminen
Talous ja taloudellisuus
Tuottavuus
Palvelutarpeeseen vastaaminen = palvelukyky
Asiakasymmärrys-, asiakaskokemus-, asiakaspalaute
Laatu
Kustannusvaikuttavuus
Henkilöstövoimavarojen kysynnän ja tarpeen ennustemallin luominen?
www.siunsote.fi
HR - tiedolla johtamisen välineitä1. Mitoitustieto (henkilöstön määrä, rakenne)
2. Potilas- ja asiakasvirta-analyysit (henkilöstön optimaalinen sijoittuminen)
3. Toiminta- ja osaamisperusteinen työvuorosuunnittelu (henkilöstön oikea-
aikainen sijoittuminen, vuororakenteet, osaamisen varmistaminen)
4. Vuosilomien ja poissaolojen suunnitelmallisuus (moniammatillinen vuosilomasuunnittelu,
sulut, supistukset)
5. Työvuorosuunnittelun kuormittavuus (työhyvinvointi, sairaslomat)
6. Lisä- ja ylityöt sekä hälytysrahat (muutokset suunnitelmasta toteumaan,
henkilöstön riittävyyden arviointi)
7. Välittömän työajan kohdentuminen asiakkaisiin ja potilaisiin (työn sisällön
johtaminen, työnjako, tukipalvelut)
Pohjois-Karjalan sosiaali- jaterveyspalvelujen kuntayhtymä
www.siunsote.fi
Kiitos!