help mail exchange

MỤC LỤC

1. MỞ ĐẦU...............................................................................................................1

1.1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MAIL EXCHANG 2007......................................................1

1.2. MỤC ĐÍCH.................................................................................................................1

1.3. ĐỐI TƯỢNG - ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG.......................................................................1

2. NỘI DUNG............................................................................................................2

2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)...................................2

2.1.1. ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESS.............................................................................2

2.1.2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS.............................................3

THƯ (MAIL).............................................................................................................................. 3

LỊCH (CALENDAR)......................................................................................................3

SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS)........................................................................................3

TÁC VỤ........................................................................................................................3

2.1.3. TÙY CHỌN CẤU HÌNH...........................................................................................4

TRỢ LÝ KHI KHÔNG CÓ MẶT TẠI VĂN PHÒNG......................................................4

TÙY CHỌN GỬI THƯ..................................................................................................4

THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS.......................5

ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC......................................................5

2.2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003...............................................................6

2.2.1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003..................6

2.2.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003..............7

2.2.3. QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG HÒM THƯ TRÊN MÁY CHỦ.....................................................8

2.2.4. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH...............10

2.2.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003............................................................13

SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003...........................................................................13

SỬ DỤNG CALENDAR..............................................................................................13

THIẾT LẬP CUỘC HẸN (APPOINTMENT)...............................................................14

2.3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 2007......................................................14

2.3.1. CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS OUTLOOK 2007....................14

2.3.2. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007........................................15

2.3.3. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2007..............................................16

CALENDAR................................................................................................................16

GROUP SCHEDULE.................................................................................................17

SEARCH FOLDERS..................................................................................................18

INSTANT SEARCH....................................................................................................18

AUTOARCHIVE.........................................................................................................18

PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL

1. MỞ ĐẦU1.1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MAIL EXCHANG 2007

Mail exchange 2007 là hòm thư nội bộ được lưu trên Server Mail của Đại học Thái Nguyên. Có thể đăng nhập vào hòm thư khi ở trong hay ngoài cơ quan.

Vơi Outlook Web Access, có thể sư dung một trinh duyêt Web để truy cập vào hộp thư Microsoft Exchange Server 2007 tư bât cư máy tinh nào có kêt nôi Internet. Thưc tê, có thể làm nhiêu viêc tương tư như vơi Microsoft Office Outlook, chăng hạn như đọc và gưi các thông điêp e-mail, tô chưc các đia chi liên lạc, tạo các tác vu và lập lich biểu các cuộc hen.

Để giup bao vê hộp thư không bi truy cập trái phep, Outlook Web Access tư động ngăt kêt nôi vơi hộp thư sau một khoang thơi gian không hoạt động. Viêc này đăc biêt quan trọng khi sư dung Outlook Web Access tư một máy tinh truy cập dung chung hay tiêm Internet. Nêu kêt nôi bi ngăt mà vân phai sư dung Outlook Web Access, hay làm tươi trinh duyêt và đăng nhập lại.

1.2. MỤC ĐÍCH- Hương dân tạo mơi và sư dung hiêu qua hê thông mail exchange 2007.

1.3. ĐỐI TƯỢNG - ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG.- Đôi tượng sư dung: cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc TNU.- Điêu kiên tạo mơi hoăc chuyển mailbox qua Exchange 2007: + Máy tinh đa gia nhập (join) vào domain, hoăc chạy workgroup.+ Phần mêm mail sư dung là Microsoft Outlook 2003, Microsoft Outlook 2007

và các web browser.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 1


2. NỘI DUNG 2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)

2.1.1. ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESSMở trinh duyêt Web Internet Explorer nhập đia chi:

https:// mailserver.tnu.edu.vn/owa hoăc vào trang web http://mail.tnu.edu.vn sau đó click Email.

Hình 1: Giao diện đăng nhập Outlook Web AccessNhập tài khoan và mật khẩu để thẩm đinh trươc khi đăng nhập vào hộp thư.Nêu là lần đầu tiên truy nhập OWA, sẽ có thông báo chọn lưa ngôn ngữ và thơi

gian (VD: chọn ngôn ngữ là Tiêng Viêt). Giao diên của OWA có dạng như sau.

Hình 2: Giao diện của OWA


http://mail.tnu.edu.vn/

https://mailserver.tnu.edu.vn/owa


2.1.2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS THƯ (MAIL)

Hình 3: Hòm thưHộp thư đến (folder Inbox) : Chưa các thư nhận đượcHộp thư đi (folder Outbox) : Chưa các thư gưi đi chưa được Nháp (folder Drafts) : Chưa các thư viêt nháp Thư Đã gửi (Sent Items) : Lưu lại các thư đa gưi Thư Đã xóa (Deleted Items) : Chưa các thư đa xóa

LỊCH (CALENDAR)Chưc năng Lịch giup hoạch đinh kê hoạch và săp xêp thơi gian cho công viêc,

nhăc nhở ngươi dung hoàn thành công viêc đung theo lich đa săp xêp.Để tạo ra một thơi biểu công viêc chọn công cu là Lịch, chọn tạo Mới, điên

các thông tin cần thiêt rồi Lưu và đóng để lưu lại thơi gian biểu. SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS)Chưc năng Sổ liên lạc cho phep tạo và lưu lại thông tin của mọi ngươi.Để tạo một danh thiêp, chọn muc Liên lạc, chọn tạo Mới rồi điên các thông tin

cần thiêt. Sau đó chọn Lưu và Đóng để lưu lại thông tin. TÁC VỤChưc năng Tác vụ tạo ra những nhiêm vu làm viêc, hoạch đinh ngày băt đầu

và ngày kêt thuc công viêc, nhăc nhở săp đên ngày hêt hạn công viêc đa đê ra.Để tạo ra một nhiêm vu, chọn muc Tác vụ trên thanh công cu, click vào Mới

rồi điên các thông tin cần thiêt. Sau đó chọn Lưu và Đóng để lưu lại các nhiêm vu.

Ngoài ra còn có một sô chưc năng: Tài liêuThư muc dung chungChi tiêt có thể tham khao ở phần trợ giup.


Xóa thư Gửi/Nhận thư Chuyển tiếp thư cho người khác

Hòm thư Sọan thư mớiTrả lời một hoặc nhiều

người

Tùy chọn cấu hình


2.1.3. TÙY CHỌN CẤU HÌNH TRỢ LÝ KHI KHÔNG CÓ MẶT TẠI VĂN PHÒNG

Trong muc Tùy chọn, có rât nhiêu thông tin cho câu hinh tuy theo yêu cầu của mỗi ngươi. Chưc năng Trợ lý khi không có mặt tại văn phòng là một trong những chưc năng cần được quan tâm. Khi ngươi dung đi công tác xa hay nghi phep không có măt ở văn phòng… không thể nhận mail được. Chưc năng này sẽ giup ngươi nhận tư động gưi thư ngược lại cho ngươi gưi thông báo văng măt ở văn phòng.

Cách thưc hiên: click Tùy chọn/Trợ lý lúc Không có mặt tại văn phòng/Tự động gửi thư hồi đáp Không có mặt tại văn phòng/điên khoang thơi gian văng măt/viêt nội dung thư hồi đáp/ click Lưu để lưu lại câu hinh.

Hình 4: Trợ lý khi không có mặt tại văn phòng

TÙY CHỌN GỬI THƯCâu hinh tuỳ biên giao diên và tài khoan như có bao nhiêu thư được thể hiên

trong một trang, thông báo cho ngươi dung biêt có mail mơi, tạo ra chữ ký ở cuôi thư khi gưi thư cho mọi ngươi.

Để tạo ra chữ ký, click vào Chữ ki E-mail rồi nhập những thông tin của chữ ký và sau đó Lưu để lưu lại câu hinh.

Hình 5: Tạo chữ ký cho mail



THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESSĐăng nhập vào hê thông mail qua giao diên Outlook Web Access. Tại cưa sô

chinh, chọn muc Tùy chọn/Thay đổi mật khẩu. Xuât hiên màn hinh Thay đổi mật khẩu, nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mơi 2 lần, click Lưu để hoàn tât quá trinh đôi mật khẩu.

Hình 6: Thay đổi mật khẩu

ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤCĐôi vơi hê thông mail Exchange 2007 ngươi sư dung cần câu hinh trên MS

Outlook. Trong giao diên MS Outlook chọn menu Tools/ Rules and Alerts…Cưa sô Rules and Alerts xuât hiên, click New Rule…Cưa sô Rules Wizard xuât hiên click Next để tiên hành tạo cho hòm thư những

đinh đạng phu hợp vơi tưng trương hợp sư dung.

Hình 7: Lựa chọn các định đạng phù hợp

Ngoài ra còn có một sô tuy chọn khác: Cài đăt vungChinh taTuy chọn lichLuật lêBao mật E-MailE-Mail rácCài đăt chungQuan li muc đa xóaQuan li các thiêt bi di độngChi tiêt có thể xem thêm ở phần trợ giup.



2.2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 20032.2.1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS

OUTLOOK 2003 TRUY CẬP NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE TRONG MẠNG

NỘI BỘ QUA MICROSOFT OUTLOOK 2003.- Trên máy trạm mơi cài đăt Outlook 2003, vào Start và chọn Control Panel.

+ Nêu chê độ hiển thi là Category View, ở bên trái cưa sô kich vào Other Control Panel Options và chọn Mail.

+ Nêu chê độ hiển thi là Classic View, nháy kep vào Mail.* Trong cưa sô Mail Setup, dươi muc Profiles, kich vào Show Profiles.

Hình 8: Mail setting

Trong cưa sô Mail kich vào Add.Trong cưa sô Name, nhập vào tên của profile, vi du như My ở cưa sô New

Profile, trong hộp Profile Exchange Mail rồi nhân OK.* Trong cưa sô E-mail Accounts, chọn Add a new e-mail account và nhân NextTrong cưa sô Server Type chọn Microsoft Exchange Server nhân Next.Trong cưa sô E-mail Accounts nhập vào các thông tin sau: Trong ô Microsoft Exchange Server nhập vào tên của mailsrv.tnu.edu.vn. Chọn Use Cached Exchange Mode. Trong ô USER NAME, nhập vào đia chi EMAIL của ngươi dung, vi du

[email protected], click NEXT và FINISH TRUY CẬP BẰNG MICROSOFT OUTLOOK TỪ INTERNET

YÊU CẦU TRÊN MÁY TRẠMHê điêu hành Microsoft Windows® XP with Service Pack 1 and 331320 hotfix

hoăc Microsoft Windows Server 2003 (Thông thương đa thoa man)Đa cài đăt Microsoft Outlook 2003 (Thông thương đa thoa man)Máy trạm kêt nôi internet và truy cập được https (Thông thương đa thoa man)Đa Trust Root CA câp phát certificate cho Exchange 2003 Server. Thông

thương yêu cầu này chưa thoa man vi Root CA của TNU là hê thông tư xây dưng. Do đó, root certificate của CA server chưa được trust. Để trust root CA của TNU, thưc hiên những công viêc sau:

Yêu cầu quan tri hê thông câp cho file chưa certificate của root CA của TNU

Nháy kep vào file nhận được. Trong cưa sô Certificate hiên ra nhân Install Certificate.


mailto:[email protected]


Chọn Next trong cưa sô Certificate Import Wizard. Trong cưa sô Certificate Store của Certificate Import Wizard chọn Place all

certificates in the following store và nhân Browse. Trong cưa sô Select Certificate Store chọn Trusted Root Certification

Authorities như trong hinh dươi đây rồi nhân OK.

Hình 9: Select Certificate Store Nhân Next trong cưa sô Certificate Store và nhân Finish trong cưa sô

Certificate Import Wizard.2.2.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI

EXCHANGE 2003(Sử dụng cho những máy đã cấu hình Outlook 2003 để kết nối đến hệ thống

Exchange 2003 của TNU)Bật ưng dung Microsoft Outlook 2003, vào menu Tools/E-Mail Accounts.Trong E-mail Accounts wizard/View or change existing e-mail accounts/Next.Trong cưa sô E-mail Accounts/Microsoft Exchange Server account/Change.Trong cưa sô Exchange Server Settings/More Settings.Trong cưa sô Microsoft Exchange Server thưc hiên các thao tác sau: Chuyển sang tab Connection, trong cưa sô Connection chọn Connect using

my Local Area Network (LAN) hoăc Connect using Internet Explorer's or a 3rd party dialer tuỳ vào ngươi dung đang kêt nôi internet bằng ADSL hay dial-up.

Hình 10: Cửa sổ Connection Trong tab Connection, dươi phần Exchange over the Internet chọn Connect

to my Exchange mailbox using HTTP. Nhân vào Exchange Proxy Settings.



Trong cưa sô Exchange Proxy Settings, trong phần Connections Settings, nhập các thông tin như hinh dươi đây:

Hình 11: Cửa sổ Exchange Proxy Settings

Nhân OK trong cưa sô Exchange Proxy Settings, OK trong cưa sô Microsoft Exchange Server, Next trong cưa sô E-mail Accounts, và Finish để kêt thuc wizard.

2.2.3. QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG HÒM THƯ TRÊN MÁY CHỦHiên tại, ngươi dung của hê thông Mail Exchange 2003 được câp một tài

khoan trên hê thông vơi hạn mưc dung lượng hòm thư trên máy chủ là 1 Gb bao gồm: thư gưi đi (sent items), thư nhận được (Inbox), thư bi xóa (Deleted Items),…do đó nêu ngươi dung không đinh kỳ dọn dep hòm thư của minh, đên một luc nào đó hòm thư sẽ bi đầy dân đên không thể tiêp tuc gưi nhận mail.

Tinh năng AutoArchive của Ms Outlook cho phep quan lý dung lượng hộp thư một cách tư động bằng cách xóa các e-mail đã quá hạn lưu trên máy chủ (thời hạn lưu do người dùng xác lập) và lưu về máy trạm vơi tên file và đương dân măc đinh như sau: C:\Documents and Settings\your username\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Sau khi chương trinh thưc hiên lưu trữ lần đầu, ngươi dung có thể truy cập trưc tiêp các mail được lưu trữ tư Archive Folders trong muc Folder List của Outlook. Trong Archive folders, câu truc thư muc được giữ nguyên như trên hòm thư và ngươi dung tương tác vơi các email này như vơi các email được lưu trên hòm thư. Nêu muôn các e-mail trong Archive Folders được chuyển vê hòm thư trên máy chủ, có thể chuyển tư file lưu trữ (măc đinh là: Archive.pst) hoăc copy tưng email bằng tay.

Ưu điểm khi sử dụng tính năng AutoArchive:Giup ngươi dung chủ động quan lý được sô lượng email trên hòm thư, tránh

trương hợp hòm thư bi đầy anh hưởng đên quá trinh gưi nhận thư. Vi các email mơi nhât vân được lưu ở hòm thư trên Máy chủ nên khi ngươi dung đi công tác vân có thể đọc được những email này khi truy cập qua Outlook Web Access.



Hình 12:

CẤU HÌNH AUTOARCHIVEĐể Outlook tư động chuyển các thư quá hạn trên hòm thư vê máy trạm, thưc

hiên như sau: Mở Ms Outlook 2003, chọn Tools/Options/Others/AutoArchive Thiêt lập câu hinh: Trong cưa sô AutoArchive, chọn các thông sô sau phu hợp

vơi viêc sư dung email: Tần suât chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hinh minh họa đăt 5 ngày) Thiêt lập thơi hạn lưu thư trên máy chủ (hinh minh họa: 30 ngày, nêu quá

30 ngày, email sẽ được xóa trên hòm thư và lưu vê máy trạm). Các câu hinh khác như hinh minh họa

Hình 13: Cấu hình Auto Archive

Kich chọn Apply these settings to all folders now/OK để hoàn tât câu hinh.



CẤU HÌNH ARCHIVE Có thể thưc hiên Archive một thư muc nào đó bằng tay, các bươc thưc hiên:Mở chương trinh Ms Outlook 2003, trên thanh công cu chọn File/Archive.

Hình 14: Archive

Thiêt lập câu hinh: Nêu muôn thưc hiên lưu trữ theo như câu hinh trong muc (AutoArchive)

thi click chọn Archive all folders according to their AutoArchive settings/OK Nêu muôn Archive một folder nào đó (bao gồm ca các thư muc con), vi du

thư muc Inbox: Chọn Archive this folder and all subfolders/chọn Inbox. Xác lập ngày giơi hạn: Vi du: 04/04/2008, Tât ca các mail nhận được trươc

ngày này sẽ được lưu trữ vê máy Local PC Kich chọn OK để hoàn tât.

2.2.4. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH

EXPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY CŨMở File /Import and Export... để bật Import and Export Wizard. Trong cưa sô

hiên ra chọn Export to a file và nhân Next.

Hình 15: Export to File



Trong cưa sô Export to a File chọn kiển file là Personal Folder (.pst) nhân Next.

Hình 16: Chọn dạng file là .Pst

Trong cưa sô Export Personal Folder kich vào dâu “-“ bên cạnh thư muc “Mailbox- Full name of User” nhỏ câu truc thư muc để hiên ra toàn bộ các thư muc của hê thông. Kich vào dâu tich Include subfolders và chọn Archive Folders để Export các dữ liêu đa được Archive vê máy, lưu dữ liêu này thành file Archive.pst vào một vi tri thich hợp, vi du thư muc C:\Backup.

Thưc hiên tương tư đôi vơi thư muc Personal Folders và lưu dữ liêu được export ra thành file Personal.pst trong thư muc đa file Archive.pst.

Lưu ý: 1. Các thư muc Mailbox và Public Folders được lưu trên máy chủ nên không

cần export ở máy cũ và import vào máy mơi.2. Tuỳ vào câu hinh của máy cũ mà trên máy ngươi dung sẽ có hoăc không có

các thư muc Archive Folders và Personal Folders, có thể không có ca hai. Do đó, trên máy trạm của ngươi dung có thư muc nào thi sẽ thưc hiên export thư muc đó.

3. Copy các file Archive.pst và Personal.pst vưa được export tư máy cũ sang máy mơi.

IMPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY MỚIMở Microsoft Outlook đa được cài đăt và câu hinh trên máy mơi. Vào menu

File Import and Export … để bật Import and Export WizardTrong cưa sô Export and Import Wizard, chọn Import from another program or

file và nhân Next



Hình 17: Import Mail DatabaseTrong cưa sô Import a File chọn kiểu file là Personal Folder File (.pst) và nhân

Next.

Hình 18: Chọn kiểu dữ liệu Import

Trong cưa sô Import Personal Folders chọn Do not import dupplicates và nhân Browse… để trỏ đên vi tri đăt file archive.pst và nhân Next

Hình 19: Browse tới file dữ liệu

Trong cưa sô Import Personal Folders câu hinh như hinh dươi đây và nhân Finish.



Hình 20: Chọn Folder import

Thưc hiên tương tư vơi file Personal.pst nêu có.2.2.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003

SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003Khi mở cưa sô Address Book, tuỳ thuộc đia chi cần tim thuộc vung miên nào,

có các lưa chọn Address List phu hợp trong danh sách ở muc “Show Names from the:” Vi du: cần tim thuộc các Chi nhánh Miên Băc, có lưa chọn Address List là CN Miền Bắc

SỬ DỤNG CALENDARTiên ich Calendar có trong Microsoft Outlook 2003 nhằm hỗ trợ quan lý lich

làm viêc, để lập lich công tác, lên lich các cuộc hen, các buôi meeting một cách nhanh chóng và dễ dàng.Ngoài ra, cũng có thể phân công công viêc cho nhân viên, chia sẻ lich làm viêc vơi các đồng nghiêp để họ biêt giơ bận, giơ rỗi mà không cần phai liên lạc qua điên thoại.

Có thể chia sẻ calendar và phân quyên truy cập hợp lý cho các ngươi khác bằng cách: Chọn muc Calendar/Share My Calendar

Hình 21: Share CalendarThiêt lập quyên truy cập cho một hoăc một nhóm ngươi dung: Chọn Tab

Permission Add



Hình 22: Calendar PropertiesChú ý: Muôn truy cập vào lich chia sẻ của ngươi khác: Kich chọn

Calendar/Open a Shared Calendar/Nhập tên tài khoan của ngươi sở hữu Calendar đó:

THIẾT LẬP CUỘC HẸN (APPOINTMENT) Mở chương trinh Ms Outlook 2003, trên thanh công cu chọn File/New/

Appointment. Kich chọn Invite Attendees để mơi ngươi khác tham giaXác lập nội dung, thơi gian, đia điểm, các thành viên tham gia buôi hen, sau đó

kich chọn Send để gưi cho các thành viên.

Hình 22. Gửi thư mời

Chơ phan hồi tư các thành viên, các thành viên được mơi sẽ nhận được mail tư ngươi thiêt lập Appointment, ngươi nhận có thể đồng ý (Accept), tư chôi (decline),..

2.3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 20072.3.1. CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS

OUTLOOK 2007Sau khi ngươi dung đăng nhập tên và mật khẩu vào domain TNU, chạy chương

trinh MS Outlook 2007.Tại màn hinh startup, chọn next.Tại màn hinh Accout Configuration, chọn yes, click Next.



Tại màn hinh Add New Email Account, MS Outlook 2007 có chưc năng Auto Discovery sẽ tư tim tài khoan của ngươi dung. Kiểm tra tên và đia chi email, sau đó chọn Next.

Hình 23. Auto Account Setup

Tại màn hinh Online search for your server setting, chơ hê thông kiểm tra username và mail server. Khi hoàn thành chọn finish để kêt thuc quá trinh cài đăt mailbox.

2.3.2. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007Sư dung Microsoft Outlook để gưi và nhận E-mail khi không ở trong hê thông

của TNU (ở nhà hoăc đi công tác).Trên thanh công cu của Outlook click vào Tool/Account Setting.Chọn Microsoft Exchange sau đó click vào nut Change.Tại màn hinh Change Email Account, click More Setting

Hình 25: Click More Settings…



Tiêp theo click vào tab Connection, check vào ô connet to my exchange mailbox using HTTP và đánh dâu check vào ô Connect to my Exchange mailbox using HTTP, sau đó click vào nut Exchange proxy Setting.

Hình 26: Check Connect to my Exchange và Click Exchange Proxy Setting…

Trong ô https:// nhập vào mailserver.tnu.edu.vn

Hình 27: Nhập mailserver.tnu.edu.vn Trong muc Proxy authentication settings chọn Basic authentication Click OK và kêt thuc quá trinh câu hinh RPC over HTTP.



2.3.3. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2007 CALENDAR Chưc năng tương tư như trong Outlook Web Access. Để tạo lich biểu mơi vào File, chọn New và Click vào Calender

Hình 28: Chọn Calendar Cưa sô Create New Folder hiên ra, gõ tên Folder, Click OK để tiêp tuc .

Hình 29: Chọn Create New Folder Tại Tab My Calendar, Check vào Calendar vưa tạo để chinh sưa và lập lich.

Hình 30: Chọn My Calendars GROUP SCHEDULE Chưc năng cho phep ngươi dung thiêt lập cuộc họp gồm nhiêu thành viên.



Để tạo Group Schedule, Tại muc Calendar/Action/View Group Schedules.

Hình 31: Chọn View Group SchedulesTại cưa sô Group Schedules/New/gõ tên của Group SCHEDULES/OK.

Hình 32: Chọn Group SchedulesĐể thêm danh sách thành viên click Add Others/Add from Address Book

hoăc Add Public Folder/Chọn các thành viên/Click OK/Click Save and Close.

Hình 33: Chon Add Others SEARCH FOLDERSTinh năng cho phep tim kiêm thư một cách nhanh chóng và dễ dàng



Gõ tư cần tim kiêm và Enter để băt đầu quá trinh tim kiêm

Hình 34: Search Folders INSTANT SEARCH Tinh năng cho phep tim kiêm nhanh chóng các muc trong Microsoft Office

Outlook 2007Để sư dung tinh năng Instant Search, click vào Click here to enable Instant

Search. Cưa sô Microsoft Office Outlook hiên ra, click Enable để download và cài đăt Instant Search

Hình 35: Instant Search AUTOARCHIVETinh năng cho phep quan li kich thươc hòm thư bằng cách xóa các muc cũ

hoăc chuyển chung tơi một file và xóa các muc đa quá hạnĐể câu hinh AutoArchive vào Tool, Click Options, chọn Tab Other. Click

AutoArchiveCâu hinh các thông sô:Run AutoArchive every: thiêt lập thơi gian chay AutoArchivePrompt before AutoArchive runs: Hỏi trươc khi chạy AutoArchiveDelete expired items: Xóa các Item quá hạnDefaul folder settings for archiving: đinh nghĩa các muc bi xóa hoăc chuyển

và phạm vi áp dung.
