h) formularios 3

EJERCICIO 8 DE ACCESS

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ACCESS

EJERCICIO 8

FORMULARIOS (3ª parte): macros, e introducción de datos; controles de formulario

MACROS

En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio de

un asistente. A veces nos puede interesar que un botón de comando realice más de una acción: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente no basta. Es necesario crear una macroinstrucción o macro y asociarla al botón.

Macroinstrucción o macro es un conjunto de instrucciones o accio-nes que se ejecutan por medio de una combinación de teclas o un clic del ratón.

ACTIVIDAD A REALIZAR Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar

(salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios de introducción de datos sin pasar por el panel inicial.

Tales botones deberán: - Cerrar el formulario activo - Abrir otro formulario

Los botones a crear serán los siguientes: Formulario Alquileres:

Botón 1 (A Títulos desde Alquileres): para ir al formulario Títulos

Botón 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes


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Formulario Clientes:

Botón 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alqui-leres

Formulario Títulos:

Botón 1 (A Alquileres desde Títulos): para volver al formulario Alquile-res

Botón 2 (A Existencias desde Títulos): para ir al formulario Existencias Formulario Existencias:

Botón 1 (A Títulos desde Existencias): para ir al formulario Títulos

Botón 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas Formulario Ventas:

Botón 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Exis-tencias

Además, para redondear la navegación entre formularios, crea en cada uno

de los formularios de datos un botón suplementario que cierre el formulario activo y abra el formulario Panel inicial. Dale a dicho botón el mismo formato que a los de-más. Llama al botón Al Panel inicial desde…(y aquí escribe el nombre del formulario en que estés creando el botón)

PROCEDIMIENTO

Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Haz clic en el botón Ir a la ventana principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formu-larios.

Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseño. Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta)

un botón de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar. Con el nuevo botón seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedades

selecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botón:

- Nombre: A Títulos desde Alquileres - Título: Títulos - Cursor al activar: Mano de hiper-vínculo - Imagen: borra el contenido de la casilla (mapa de bits).

- Nombre de la fuente: Calibri. - Tamaño de la fuente: 14 ptos. - Espesor de la fuente: Negrita - Color del texto: blanco - Estilo del fondo: Transparente

-


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A continuación, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos.

Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la ma-

cro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:

En la propiedad Al hacer clic borra la expresión [Macro incrustada] y, luego, haz clic sobre los puntos suspensivos de la derecha.

Deja seleccionada la opción Generador de macros y acepta

En la columna Acción, haz clic en la fle-cha de la 1ª celda y selecciona Abrir-Formulario.


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En la parte inferior de la ventana (Argu-mentos de acción) haz clic en la flecha de Nombre de formulario y selecciona el formulario Títulos. La propiedad Vista (debajo de Nombre de formulario) ha de mostrar la opción Formulario.

A continuación, haz clic en la flecha de la 2ª celda de la columna Acción y selec-ciona la acción Cerrar.

Configura las opciones del panel inferior de la acción Cerrar de la manera que se muestra.


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Finalmente, haz clic en el botón Guardar como de la pestaña Diseño en la ventana de la macro.

Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botón Cerrar de la pestaña

Diseño (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en Sí). Una vez en el for-mulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. El aspecto (parcial) del formulario será aproximadamente éste:

Sitúa la flecha del cursor sobre el nuevo botón; el cursor adopta la forma de

una mano con el índice levantado (si has configurado correctamente la propiedad Cursor al activar). Haz clic; se cerrará el formulario Alquileres y se abrirá el formulario Títulos (las dos acciones son prácticamente simultáneas).

A continuación, procede a crear los demás botones indicados al principio del

ejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarán en la esquina inferior derecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades serán las mismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.

Escribe el nombre de la macro y acepta.


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Controles de formulario

El Access ofrece, además de los botones y las etiquetas, toda una serie de

controles para hacer más atractivo o sencillo el uso de los formularios. Aunque hay muchos, aquí, de momento, nos limitaremos a dos: el control de ficha y el de cuadro combinado.

Control de ficha:

En los formularios con muchos elementos o que incluyen subformularios, pue-de ser una buena idea distribuir los objetos en fichas distintas.

ACTIVIDAD A REALIZAR Vamos a ensayarlo con el formulario Clientes, que incluye un subformulario

con los datos de los alquileres realizados por cada cliente.

PROCEDIMIENTO

1º. Abre el formulario Clientes en modo Diseño.

2º. Provisionalmente, mueve (corta y pega) todos los campos del formulario, sal-vo el subformulario, al pie del formulario (si es necesario, ensancha antes el pie hasta hacerlo visible o más ancho).

3º. En la pestaña Diseño de la cinta de opcio-nes, haz clic sobre el icono Control de ficha

4º. Dibuja el control en la sección Detalle de manera que ocupe la mayor parte de la superficie de dicha sección (salvo la ocupada por el subformulario, cla-ro) El control presentará más o menos el siguiente aspecto


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5º. A continuación, selecciona los campos que habías movido al pie del formula-rio. Córtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pégalos. Si es ne-cesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.

6º. Selecciona el campo con el subformulario y muévelo (cortando y pegando) a la segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformula-rio

7º. Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Título de cada fi-cha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de pro-piedades). Los nombres serán:

a. Ficha 1: Clientes b. Ficha 2: Alquileres por cliente

El nº de las páginas quizá no coincida pero da igual


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Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario será el siguiente:

Pasa a vista Formulario y observa cómo puedes alternar entre los datos del cliente y los alquileres realizados por el mismo.

ACTIVIDAD A REALIZAR

Por el procedimiento ya visto, en el formulario Títulos, crea un control de ficha con dos fichas.

- En la primera sitúa los campos referentes a cada título. Llámala Titulo. - En la 2ª, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HD-

DVD) o soportes que lo contienen (un mismo título puede estar en DVD y en Blu-ray, p.ej). Llámala Soporte.

Control de cuadro combinado Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionándo-

lo de una lista procedente de una tabla o consulta.


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ACTIVIDAD A REALIZAR En el formulario Existencias, sustituye el campo Formato por un cuadro combi-

nado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que se hallan grabadas las películas del videoclub.

PROCEDIMIENTO

1º. Abre el formulario Existencias en modo Diseño.

2º. Selecciona el campo Formato y bórralo (las dos casillas)

3º. En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic en el icono Cuadro combinado (Control de formulario)

4º. Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba an-tes el campo Formato. Con ello se inicia el asistente para la creación del cuadro combinado:

En el primer paso, deja selec-cionada la 1ª opción y haz clic en Siguiente.


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En el segundo paso, activa la opción Consulta y, arriba, selec-ciona la consulta Formatos. Lue-go, haz clic en Siguiente.

En este paso, haz clic en esta flecha para añadir el único campo de la consulta: Formato. Luego, clic en Siguiente.


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En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna es suficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.

En el último paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato. Lue-go, haz clic en Finalizar.

Sitúa el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato y aplícale las mismas opciones de formato que tenía ese campo.

Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista For-mulario. Observa el resultado.

Como campo para ordenar los registros, obviamente, selecciona el único de la consulta: Formato. La ordenación Ascen-dente significa, en este caso, orden al-fabético.

En este paso, activa la opción Almacenar el valor en el campo y selecciona el campo Formato. De este modo, el campo mostrará el valor que figura en la tabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, el dato se modificará también en la tabla Existencias. A continuación, haz clic en Siguiente.


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Introducción de datos

La principal utilidad de los formularios es la introducción de datos en la base. Supongamos que un cliente nuevo alquila un vídeo. Hemos de introducir dos

registros, en el siguiente orden: - El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formula-

rio Clientes. - El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formu-

lario Alquileres

Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente, la base de datos no te lo permitirá. Sólo es posible introducir alquileres de clientes ya registrados en la base. Esto es así porque el formulario Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes no incluye ninguna referencia a los alquileres.

ACTIVIDAD A REALIZAR

Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta que el primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que apare-ce automáticamente al introducir el segundo:

Supuesto: un cliente nuevo alquila una película (Matrix, en DVD) y la devuelve

al cabo de dos días

Idcliente Nombre Apellidos NIF Teléfono Dirección CP Población

21 Agapito López Aguilar

42351836G 971462319 Camí de Gràcia, 71

07620 Llucmajor

IdAlquiler Idcliente IdVídeo Fecha

alquiler Fecha devo-

lución Días

alquiler Importe alquiler

Penalización (sí/no)

Llamar (sí/no)

21 21 7 18/04/12 21/04/2012 3 4 €

Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vídeo en DVD, que incluye la película

El Coloso en llamas, y lo destina a alquiler.

IdTítulo Título Tipo Género Director Año Duración Ficha imdb

Comentario

31 El Coloso en llamas

Película Catástrofes John Guillermin

1975 165

IdVídeo Formato vídeo IdTítulo Nº en existen-

cias Precio Venta/alq.

46 DVD 31 1 Alquiler


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PROCEDIMIENTO

1º. Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los demás (o bien, cierra la base de datos y vuélvela a abrir). Haz clic en el botón Nuevo cliente del formulario Panel inicial. Se abrirá el formulario Clientes

2º.

3º. Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla co-rrespondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (ob-serva cómo se llena automáticamente el campo Idcliente con el nº 21).

4º. Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratón en la casilla correspondiente, (Apellidos) e introduce el dato.

5º. Tras introducir el último dato (Población), haz clic en la ficha Alquileres por cliente.

Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datos

han quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesario guardar los cambios.

Sigue el mismo procedimiento para añadir el nuevo título y el nuevo vídeo.

Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en la flecha con asterisco que aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del formulario para introducir un nuevo registro

Introduce a mano los datos del nuevo alquiler, empezando por el campo Idvideo (el campo IdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente de la tabla Alquileres no aparece aquí porque ya se ha llenado en la ficha Cliente)

h) formularios 3

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