T: +31 (0)35- 5 488 388W: www.ev.nlW: www.ev.nl/apsW: www.werkenbijev.nl

EV-magaz i n e i s e en u i t g ave van Expand i ng V i s i o n s , ona f hanke l i j k managemen t adv i e sbu r eau voo r s t ra t eg i s c h voo r dee l u i t I T.

Managementadvies - Strategisch voordeel uit IT

EV-magazine

Expanding Visions B.V.Baarnsche Dijk 12-i 3741 LS BAARNPostbus 747 3740 AS BAARN

Het gunnen van Europees aanbesteden in de IT is topsport!

‘A Perfect Storm’juni 2009

6

Compromisloos IT aanbesteden door “Gunnen op waarde”

€

€ €€

€

€€€€

€

€

€

Bij aanbesteden is het een ware kunst om niet te veel te betalen en niet te weinig te krijgen.

2

EV-magazine

Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITMeer weten?: www.ev.nl

Compromisloos IT aanbesteden

door “Gunnen op waarde”IT-Procurement

Hoe bepaalt u dan de zuivere economi-sche waarde voor uw organisatie? Dit kan door de unieke methodiek van “Gunnen op waarde” toe te passen. Uw organisatie wordt bewust over de “echte prijs” van de vraag en aanbieders krijgen een reële en transparante mogelijkheid om duidelijk te maken hoe goed hun aanbieding op uw vraagstelling past. Kortom door “Gunnen op waarde” toe te passen wordt gunnen voor alle partijen inzichtelijker en daar-door makkelijker gemaakt.

Wat is “Gunnen op waarde”?“Gunnen op waarde” is ontstaan in de bouwsector. Hier werden opdrachtgevers en aanbieders zich bewust dat creatieve, milieutechnische of esthetische oplos-singen het keer op keer moesten afleg-gen tegen oplossingen die gewoonweg goedkoper waren. Dit dwingt aanbieders in een stramien waarbinnen ze zich niet meer kunnen onderscheiden op basis van creativiteit. Immers, door af te wijken van standaard oplossingen stijgen de kosten. Maar wat als deze kosten opwegen tegen de meerwaarde die de oplossingen te bie-den hebben? Je wilt als opdrachtgever dan op zijn minst weten welke meerwaarde ontstaat en je wilt deze meerwaarde mee laten wegen in de beoordeling van de inschrijvingen.Expanding Visions heeft met succes “Gun-nen op waarde” binnen de IT sector door-ontwikkeld. Binnen IT aanbestedingen

➔

Expanding Visions organiseert speciale

praktijkgerichte “Gunnen op waarde” work-

shops waarin u zich de methodiek eigen

kunt maken a.d.h.v. praktijkvoorbeelden.

Kijk op http://www.ev.nl/workshops voor

het progamma en data

Goed Europees aanbesteden is lastig. Inschrijvingen matchen

met uw vraagstelling is nog lastiger. Het gunnen van Europees

aanbesteden in de IT is topsport! Er zijn twee mogelijkheden: gunnen

op basis van de laagste prijs, of gunnen op basis van de economisch

meest voordelige inschrijving gelet op criteria - naast prijs - zoals:

functionaliteit, kwaliteit, et cetera. Voor IT wordt vrijwel altijd de

2e methodiek toegepast: economische criteria worden vertaald in

een puntensysteem met wegingsfactoren. De inschrijving met de

meeste punten zou de best passende inschrijving moeten zijn. Maar

misschien betaalt u dan nog steeds wel te veel of krijgt u te weinig…

Het gunnen van Europees aanbesteden in de IT is topsport!

Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.

3

EV-magazine

Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITExpanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.

IT-ProcurementCompromisloos IT aanbesteden

door “Gunnen op waarde”

Meer weten?: www.ev.nl

is het pure noodzaak dat er goed wordt nagedacht over functionaliteit en de daar-bij behorende technische oplossingen. De vertaling naar meerwaarde stimuleert een opdrachtgever vooraf beter na te denken over welke zaken hij echt belangrijk vindt. Deze meerwaarde wordt, uitgedrukt in Euro’s, afgezet tegen de totale prijs van de inschrijving. Hierdoor ontstaat inzicht in de balans tussen de kosten en de (daad-werkelijke) meerwaarde die de oplossing te bieden heeft. Hierdoor wordt gunnen inzichtelijk en daarmee erg eenvoudig.

Hoe werkt “Gunnen op waarde”? Bij “Gunnen op waarde” wordt de meer-waarde van de aangeboden oplossing gekapitaliseerd en daarna afgezet tegen het investeringsbedrag. De opdrachtgever wordt hierdoor gestimuleerd vooraf goed na te denken over de basale (score van een 6 op een schaal van 10) functionali-teiten en diensten die ze nodig heeft. Deze

worden als baseline gekapitaliseerd. Deze baseline is gelijk aan de vooraf ingeschat-te maximale investeringssom. Vervolgens wordt per subgunningscriterium (bijvoor-beeld functionaliteit, etc.) een financiële waarde vastgesteld voor de maximale invulling door de aanbieder (score van een 10). Zo ontstaat het “Gunnen op waarde”! De meerwaarde die een aanbieder in zijn inschrijving biedt wordt vervolgens in een rekenmodel afgetrokken van het maxi-male investeringsbedrag. De meerwaarde telt nu pro rato mee! Iedere inschrijving is dan gerelateerd aan een bedrag dat in verhouding met de meerwaarde van de aangeboden oplossing. Zo ontstaat een rangorde die anders en zuiverder is dan wanneer voor iedere inschrijving uitslui-tend de prijs zou worden meegewogen.

➔

Waar werd gegund op basis van econo-misch meest voordelige inschrijving was het verschil tussen de laagste en hoogste prijs bepalend voor de verhouding van de punten die iedere inschrijving voor de prijs kreeg. Het kon dan zomaar gebeuren dat één dure inschrijving de uiteindelijke uitkomst beïnvloedde! Bij “Gunnen op waarde” is de prijsrange van de offertes veel minder bepalend voor de rangorde.

Welke aandachtspunten vereist “Gunnen op waarde”? Met “Gunnen op waarde” moet de opdrachtgever in de voorbereidingsfase een dieper gaan nadenken over welke criteria hij nu echt belangrijk vindt bij het aanschaffen van IT en wat de financiële meerwaarde daar van is. En dat is maat-werk voor elke aanbesteding. De voor-bereidingstijd verdient zich ruimschoots terug in de gunningsfase. De belangrijk-ste winst is dat het makkelijker wordt om de voor u beste oplossing te gunnen aan de best passende inschrijving.Transparantie over de aanpak is een ander aandachtspunt. Aanbieders hebben in een Europese aanbesteding het recht te weten op welke criteria ze beoor-deeld worden en welke facetten door de opdrachtgever als belangrijk gezien

worden. Deze dienen vooraf overlegd te worden. Bij “Gunnen op waarde” werkt dit in ieders voordeel!

Conclusie“Gunnen op waarde” wordt zowel door opdrachtgevers alsook door aanbieders gezien als een enorme verrijking binnen aanbestedingen. Meestal staan opdracht-gevers voor hoge investeringen. De objecten waarin geïnvesteerd gaat worden moeten duurzaam zijn voor de organi-satie. Maar ook aanbieders investeren in het maken van aanbiedingen in de vorm van aandacht en tijd. Door “Gunnen op waarde” toe te passen wordt er recht gedaan aan de inspanningen van zowel inschrijvers als opdrachtgevers. “Gunnen op waarde” maakt de balans tussen kos-ten en meerwaarde inzichtelijk. Afwegin-gen zijn gefundeerd en verklaarbaar naar zowel het management van de opdracht-gevers alsook richting de aanbieders. “Gunnen op waarde” is een innovatieve aanbestedingsmethodiek die zijn sporen inmiddels heeft verdiend en door Expan-ding Visions is doorontwikkeld en succes-vol toe past voor IT-aanbestedingen.

Verrijk uw aanbesteding en gun nu op waarde!

Meer weten over “Gunnen op waarde”?

Mail uw vraag aan redactie@ev.nl of bel

met 035-5 488 388 en vraag naar een van

onze IT-procurementspecialisten.

Niet te veel betalen en niet te weinig krijgen;

Winst voor iedereen!

4

EV-magazine

Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITVragen: E: redactie@ev.nlMeer weten?: www.ev.nl

IT-Procurement

Een voorbeeld van “Gunnen op waarde” We nemen als voorbeeld een overheidsorganisatie die 100 IT werkplekken wil vervangen. De opdrachtgever stelt als beoordelingscriteria de levensduur, de opslagcapaciteit en het energieverbruik. Een langere levensduur, doordat de werkplek bijvoorbeeld minder bewegende onderdelen bevat, wordt gezien als meerwaarde. Een hogere opslagcapaciteit levert flexibiliteit op voor de toe-komstige inrichting. Het energieverbruik vindt de opdrachtgever belangrijk in relatie tot het milieubewust omgaan met IT (de daadwerkelijke energiebespa-ring laten we in dit voorbeeld buiten beschouwing maar deze wordt normaal gesproken ook meegenomen in de calculatie). De aanschafwaarde wordt geschat op € 85.000,-. De meerwaarde in € ziet er dan als volgt uit.

Compromisloos IT aanbesteden

door “Gunnen op waarde”

➔

€ 0

€ 5.000

€ 10.000

€ 15.000

€ 20.000

€ 25.000

€ 30.000

tot en met 3 jaar

tot en met 4 jaar

tot en met 5 jaar

langer dan 5 jaar

Meerwaarde in € als functie van de levensduur in jaren

Meerwaarde (€)

€ 0€ 1.000€ 2.000€ 3.000€ 4.000€ 5.000€ 6.000€ 7.000€ 8.000€ 9.000

€ 10.000

Minder dan 80

80 t/m 120 Meer dan 120

Meerwaarde in € als functie van opslagcapaciteit in GB

Meerwaarde (€)

€ 0

€ 5.000

€ 10.000

€ 15.000

€ 20.000

€ 25.000

€ 30.000

€ 35.000

€ 40.000

Minder dan 150

150 tot en met 200

200 tot en met 250

Meer dan 250

Meerwaarde in € als functie van stroomverbruik in Watt

Meerwaarde (€)

Meerwaarde in € als functie van de levensduur in jaren

Meerwaarde in € als functie van opslagcapaciteit in GB

Meerwaarde in € als functie van stroomverbruik in Watt

Meerwaarde (€)Meerwaarde (€)

Meerwaarde (€)

5

EV-magazine

Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITVragen: E: redactie@ev.nl

IT-Procurement

Meer weten?: www.ev.nl

BeoordelingAanbieder A biedt een PC aan met een harde schijf van 120 Gb. De verwachte levensduur van de PC is 4 jaar en het stroomverbruik is 225 Watt. Hij biedt de werkplek aan voor € 650,-.

Aanbieder B biedt een PC aan met een Solid State geheugen van 80 Gb. De verwachte levensduur is 6 jaar en het stroomverbruik is 175 Watt. Hij biedt de werkplek aan voor € 850,-.

Aanbieder C biedt een PC aan met een harde schijf van 320 Gb. De verwachte levensduur van de PC is 4 jaar en het stroomverbruik is 250 Watt. Hij biedt de werkplek aan voor € 675,-.

Bij een klassieke beoordelingsmethode waarbij op basis van de meest economische aanbieding als uitgangspunt genomen wordt krijgt aanbie-der A (donkerblauw) de gunning. Hij voldoet immers aan de minimale eisen en hij is de goedkoopste aanbieder.

Op basis van “Gunnen op waarde” komt aanbieder B, o.b.v. evaluatiewaarde (lichtblauw), als winnaar uit de aanbesteding. Hij blijft binnen de maximaal geschatte projectinvestering en heeft de kans om zijn creatieve oplossing mee te laten tellen in de afweging. Nu kan het lijken dat de meest dure aan-bieding de gunning krijgt. Echter, het voordeel van het “Gunnen op waarde” is dat de meest toekomstvaste oplossing in dit geval tot uiting komt. De relatieve kosten voor deze in eerste instantie duurder ogende oplossing is in feite door de toegevoegde waarde de goedkoopste. En daarbij heeft duur-zaamheid de doorslag gegeven!

Compromisloos IT aanbesteden

door “Gunnen op waarde”

Compromisloos IT aanbesteden door “Gunnen op waarde”Stuur een e-mail met uw voorkeursdatum (15 september of 28 oktober) aan redactie@ev.nl om uw deelname te verzekeren of bel met Rogier van Viersen op 035-5 488 388. We hebben slechts plaats voor 12 deelnemers per workshop.

Schrijf u snel in en maak aanbesteden makkelijk!Bekijk het workshopprogramma .

[WorkSHoP]

o�er

te

leve

nsdu

ur

capa

cite

it

ener

gie

eval

uatie

waa

rde

€ 0

€ 20.000

€ 40.000

€ 60.000

€ 80.000

€ 100.000

Aan

bied

er A

Aan

bied

er B

Aan

bied

er C

o�erte

levensduur

capaciteit

energie

evaluatiewaarde

Meerwaarde en evaluatiewaarde in € per aanbieder

Meerwaarde

Bij “Gunnen op waarde” wordt de uitkomst als volgt: