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GUIDE UTILISATEUR

Espaces Collaboratifs et GED associée

(Gestion Electronique de Documents)

Contact et assistance :

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Date de dernière mise à jour : 24/01/2019 Nb de pages : 31

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Guide utilisateurs « Espaces-Co - GED » • 24/01/2019 2

Sommaire

1 INTRODUCTION 4

1.1 QU’EST-CE QU’UN ESPACE COLLABORATIF ........................................................... 4

1.2 ACCES AUX ESPACES COLLABORATIFS ................................................................ 4

1.3 VUE DU TABLEAU DE BORD GENERAL .................................................................. 6

1.4 ACCES DIRECT A UN ESPACE COLLABORATIF ........................................................ 7

1.5 VUE GENERALE DES POSSIBILITES D’ACTIONS SUR LES WIDGETS ................................ 7

1.6 FONCTIONNALITES ....................................................................................... 9

Mes Espaces Co. 9 Fil de discussion 9 Derniers documents publiés 9 Liste des actualités 10 Recherche de connaissances 10 Participants 11

1.6.6.1 Tchat instantané 11 1.6.6.2 Envoyer un e-mail 11

Liste des projets 12 Mes tâches 12

1.7 ORGANISATION ET PERSONNALISATION DU TABLEAU DE BORD ................................ 12

Paramétrage par défaut des widgets 12

1.8 MODIFIER UN ESPACE CO. (UNIQUEMENT AVEC LE PROFIL ADMINISTRATEUR) ............. 13

Habilitations 13 Fonctionnalités 14 Gérer les Espaces Collaboratifs 14

2 MON ESPACE CO. 16

2.1 ACTUALITES ............................................................................................. 16

Ajouter une actualité 16

2.2 FIL DE DISCUSSION..................................................................................... 17

Publier un message 17 Pièce jointe 17

2.2.2.1 Ajouter une pièce jointe 17 Commenter un message 18

2.3 PARTICIPANTS ........................................................................................... 19

2.4 RECHERCHE DE CONNAISSANCES .................................................................... 19

3 GESTION DE PROJET 19

3.1 AJOUTER UN PROJET (ADMINISTRATION) .......................................................... 19

Identification 20 Droits d’accès 21

3.2 PLANNING ................................................................................................ 22

Zones de l’écran d’un projet 22 Arborescence 23 Ajouter une phase 23


Ajouter une tâche 24 Ajouter un jalon 26 Ajouter une dépense 26 Diagramme dynamique 27 Liens 27

3.3 DETAILS DES ELEMENTS DU PROJET ................................................................. 28

Déposer un commentaire ou un fichier 29 3.3.1.1 Gestion des fichiers ajoutés 30

3.4 DOSSIER GED DU PROJET ............................................................................ 31


1 Introduction

1.1 Qu’est-ce qu’un Espace Collaboratif

Un Espace Collaboratif est un espace virtuel dédié, partagé par ses membres utilisateurs, autour d’un projet ou d’un thème.

Cet espace est un service proposé dans le Bureau Virtuel, il est sécurisé, accessible en mode WEB et offre les fonctionnalités suivantes :

Actualités

Fil de discussion

Dépôt et accès aux documents publiés dans l’espace GED

Partage et suivi de projet

Moteur de recherche de connaissances

Discussion en ligne

L’ensemble des informations de chaque Espace Collaboratif est synthétisé sur un tableau de bord général.

1.2 Accès aux Espaces Collaboratifs

Pour accéder à un Espace Collaboratif :

Se rendre sur https://www.app-esante.fr/ Cliquer sur « Identifiant / Mot de passe »

Saisir les champs qui s’ouvrent « Identifiant » et « Mot de passe » Connexion

Une fois connecté au portail il faut choisir son application :

Cliquer dans « Toutes » ou « Favoris »

https://www.app-esante.fr/


Chercher l’application ESPACES CO / GED » et cliquer sur le bouton « Espaces CO / GED »

Une nouvelle fenêtre s’ouvre :

Cliquer sur l’icône « MES ESPACES CO. »

NB : On peut accéder également en étant connecté sur son site dédié en cliquant sur le « Bureau Virtuel » en haut à gauche.


Puis idem, cliquer sur « MES ESPACES CO. » dans la barre de services du bureau virtuel.

1.3 Vue du tableau de bord général Le tableau de bord général s’ouvre avec les différents Espaces Collaboratifs dont l’utilisateur connecté fait partie et auxquels il accède.

Pour entrer dans l’un ou à l’autre, cliquer dessus.


1.4 Accès direct à un Espace Collaboratif

Pour accéder directement à un Espace Collaboratif dont on est membre :

Cliquer sur la flèche du bouton « MES ESPACES CO. » (Liste déroulante)

Sélectionner l’espace à ouvrir directement (sans passer par le TDB général)

Chaque fonctionnalité est contenue dans un encart appelé « widget » (encarts bleus). Il est possible d’en ajouter, d’en supprimer, pour soi (ou pour tout le monde, avec des droits d’administrateur) et d’en choisir les emplacements.

Pour gérer les widgets, cliquer sur la roue crantée en haut à droite du tableau de bord

1.5 Vue générale des possibilités d’actions sur les widgets

1 - Ajouter et positionner un widget 2 - Sélectionner la catégorie de widget à ajouter 3 - Sélectionner le widget dans cette catégorie


4 - Prévisualiser le widget tel qu’il sera affiché dans le tableau de bord 5 et 6 - Cliquer et maintenir sur le coin supérieur gauche du widget, puis glisser et

déposer le widget à l’endroit souhaité. (Le tableau de bord est divisé en plusieurs zones de largeur différente, le widget s’adapte à cette largeur)

Une demande de confirmation s’affiche - si Administrateur :

Confirmer la demande (soit pour « tout le monde » soit « uniquement pour vous »), ou annuler l’action en cliquant sur « Ne pas ajouter l’encart »

La demande de confirmation en tant qu’administrateur est requise, sinon, un message de confirmation apparaît

Les déplacements et les suppressions se gèrent comme indiqué ci-dessous.

Pour une suppression une demande de confirmation est requise (pour « tout le monde ou « pour moi »


1.6 Fonctionnalités

Mes Espaces Co.

Dans ce widget se trouve la liste des Espaces Collaboratifs dont la personne connectée est membre. Cliquer sur l’espace pour y accéder.

L’administrateur peut :

Modifier l’Espace Co. avec le crayon (la fiche descriptive s’ouvre et est modifiable : titre, description, couleur, gestion des habilitations, fonctionnalités)

Supprimer l’Espace Co avec la croix

Fil de discussion

Le fil de discussion reprend les messages publiés dans l’espace Co.

On peut : Ajouter un message (Saisir dans le champ et valider en cliquant sur le bouton « Publier ») Ajouter une pièce jointe Un message : Peut être commenté (Saisir dans le champ et valider en tapant sur la touche « Entrée » du clavier) On peut indiquer « J’aime » ou « Je n’aime plus » On peut supprimer son propre message (pas ceux des autres) On peut suivre le nombre de commentaires et de « J’aime » avec les compteurs

Derniers documents publiés

On retrouve dans ce widget, les derniers documents publiés dans l’Espace co.


Cliquer sur le libellé d’un fichier pour le visualiser

Redirection automatique vers la GED

Liste des actualités

On retrouve dans ce widget, les dernières actualités publiées dans l’Espace Co.

On peut : Modifier l’actualité Supprimer l’actualité Ajouter une nouvelle actualité

Recherche de connaissances


NB : Ce module est en cours d’évolution

La recherche de connaissances permet de retrouver les personnes qui ont contribué à un thème, dans l’ensemble des Espaces Collaboratifs parmi ceux auxquels la personne connectée a accès.

Une liste apparait, elle est juste informative sur le type de document, les noms des personnes et le nombre de dossiers concernés.

Participants

La liste des participants reprend les membres des Espaces Collaboratifs partagés auxquels l’utilisateur accède. Un champ de recherche permet de retrouver un participant dans la liste.

1.6.6.1 Tchat instantané

Il est possible d’entamer une conversation en ligne (tchat) avec un membre en cliquant sur la petite bulle verte (Visible seulement si l’utilisateur est connecté : voyant « vert »)

Cliquer sur la bulle verte

Un nouveau champ s’ouvre Taper le message Envoyer

1.6.6.2 Envoyer un e-mail

Il est aussi possible d’envoyer un mail, depuis l’Espace Collaboratif (Même si l’utilisateur n’est pas connecté : voyant « rouge »)

Cliquer sur la petite enveloppe Un nouveau champ s’ouvre

Indiquer l’objet et le message


Valider

Liste des projets

Le widget « PROJETS » liste les projets gérés l’Espace Co. dans lequel on se trouve.

Pour accéder directement à un projet, cliquer sur son libellé. Le détail concernant la gestion de projets est développé au chapitre 3.

Pour ouvrir un projet, cliquer sur son libellé.

On peut :

Modifier un projet

Supprimer un projet Archiver un projet Créer un projet

Mes tâches

Ce widget permet d’accéder directement aux tâches assignées à la personne connectée, dans la gestion d’un projet, elles seront affichées dans ce widget.

1.7 Organisation et personnalisation du tableau de bord

Paramétrage par défaut des widgets

Avec les droits d’administration, il est possible de déterminer quels widgets sont affichés par défaut dans le tableau de bord général pour tous les utilisateurs.

Voir le point : 1.5 « Vue générale des possibilités d’actions sur les widgets ».

Le paramétrage est effectif après la confirmation de l’action. (Pour « tout le monde » ou « pour moi »)


NB : Il n’est pas possible d’effectuer le déplacement d’un encart au sein du tableau de bord pour tous les utilisateurs.

1.8 Modifier un Espace Co. (uniquement avec le profil administrateur)

Une fiche s’ouvre afin de procéder aux modifications souhaitées.

Titre Description

Couleur

Habilitations

Sélectionner par autocomplétion, les « Administrateurs » de l’Espace Collaboratif qui pourront le paramétrer ou le supprimer

Procéder de même pour sélectionner les « Participants » de l’Espace Collaboratif Il peut s’agir, dans les deux cas, d’une personne ou d’un groupe de personnes (groupe

fonctionnel créé dans IdéoDirectory Voir avec NeS) Pour sélectionner un groupe, cliquer sur le bouton radio correspondant


NB : Pour supprimer une personne de la liste ou un groupe, le sélectionner dans la liste puis cliquer sur la corbeille.

Fonctionnalités

Le fil de discussion est une fonctionnalité par défaut. Pour activer l’une des fonctionnalités optionnelles, les sélectionner au moyen des cases à cocher puis valider

Gérer les Espaces Collaboratifs

Les droits d’administrateur permettent de gérer les Espaces Collaboratifs depuis :

Le widget « Mes Espaces Co. » (possibilité de modifier ou d’archiver l’Espace Co)


Ou en passant par le « fil d’Ariane »

Un tableau de bord général s’affiche alors. Il permet visualiser de tous les éléments de tous les Espaces Co. dans chaque widget.

La distinction des espaces co. se faisant par un tag du nom et de la couleur de l’espace auquel appartient l’élément.


2 Mon Espace Co. Chaque Espace Collaboratif dispose d’un tableau de bord dédié personnalisable. Sélectionner l’Espace Collaboratif cible en cliquant dessus.

En fonction des habilitations il est possible ou non de contribuer à l’Espace Collaboratif.

2.1 Actualités

Ajouter une actualité

Pour ajouter une actualité, cliquer sur le bouton « Ajouter une actualité »

Un formulaire à compléter s’ouvre. Compléter les champs obligatoires et ajouter une image pour illustrer l’actualité (facultatif)


2.2 Fil de discussion

Publier un message

Depuis un Espace Collaboratif, il est possible de contribuer au fil de discussion en ajoutant un message.

Saisir dans la partie réservée au texte, ajouter une pièce jointe si besoin et « PUBLIER ».

Une notification confirme la publication du message

Pièce jointe

2.2.2.1 Ajouter une pièce jointe Dans le fil de discussion en plus d’un message, il est possible d’ajouter une pièce jointe. Les formats acceptés sont : .doc, .xls, .zip, .jpg, .png...

NB : Selon le paramétrage, la taille des fichiers joints peut être limitée.

Cliquer sur « Ajouter une pièce jointe » et rechercher le document à joindre


Valider en cliquant sur « PUBLIER »

Un aperçu du document est affiché dans le message si son format le permet. Sinon, il est représenté par un icône (fichiers .zip ou .mp4 par exemple)

NB : Les fichiers .zip ne peuvent pas être visualisés.

L’action de supprimer ici permet de supprimer uniquement ses propres pièces jointes. Un message de confirmation de la suppression s’affiche.

Partager dans la GED ouvre une fenêtre présentant l’arborescence de la GED. Sélectionner le dossier de destination et valider.

Commenter un message

Possibilité de commenter un message publié dans l’Espace Collaboratif


2.3 Participants

Dans le widget « Participants », on retrouve la liste des membres de l’Espace Co. ouvert.

Il est possible, d’entamer une discussion en ligne avec un des participants ou lui envoyer un mail (se reporter au chapitre 1.6.8 « Envoyer un e-mail »)

2.4 Recherche de connaissances

NB : Ce module est en cours d’évolution.

Pour fonctionnement de la recherche de connaissance se reporter au chapitre 1.6.5.

3 Gestion de projet

3.1 Ajouter un projet (administration)

Il est possible d’ajouter un projet en cliquant sur le bouton « Créer un projet » dans le widget « PROJETS ».

Une fiche à compléter s’ouvre.


Actions possibles selon les profils :

Administrateur : Créer un nouveau projet, Modifier l’existant ou l’Archiver.

Autre personne en « contrôle total » sur le projet : Modifier ou Archiver.

Identification

Compléter les données d’identification du projet :


NB : L’Espace Collaboratif du projet est renseigné par défaut

Droits d’accès

Définir les droits d’accès au projet pour des membres de l’Espace Collaboratif.

Définir un droit par défaut pour tous les membres de l’Espace collaboratif ou définir des droits spécifiques par membre de l’Espace Co.


Le champ de recherche permet de retrouver un membre dans la liste plus rapidement en tapant le début de son nom. (Pas d’ajout de membre ici, il faut l’ajouter au groupe préalablement)

3.2 Planning

Après avoir été créé, le projet est disponible dans la liste des projets.

Pour y accéder, cliquer sur son libellé dans la liste.

Zones de l’écran d’un projet

Le tableau de bord du projet s’ouvre. Il comprend 3 zones :


La zone gauche contient l’arborescence du projet, ainsi que, pour chacun de ses éléments, des colonnes reprenant, de façon dynamique, les informations telles que date de début, durée, nombre de documents liés, nombre de commentaires déposés. Une colonne action permet d’agir sur l’élément concerné.

La zone centrale contient le diagramme dynamique (calendrier du projet) qui s’alimente automatiquement au fur et à mesure de l’ajout de tâches au projet.

Le volet droit montre les détails de l’élément du projet sélectionné dans l’arborescence. On y retrouve aussi les commentaires déposés sur cet élément et les documents qui y sont liés. Un ajout de document est possible en le glissant dans cette zone.

La barre de défilement au bas de l’écran me permet de naviguer dans le diagramme. L’arborescence et le diagramme du projet sont visibles en mode plein écran à l’aide du bouton

Arborescence

Un projet se présente sous forme arborescente. Cette arborescence se compose de plusieurs éléments :

Projet Phase : Elément constitutif d’un projet (possibilité d’ajouter des sous-phases dans une phase) Tâche : Elément constitutif d’une phase Jalon : Echéance importante du projet Dépense : Dépense réalisée pour une tâche

Ajouter une phase

Une phase est un élément constitutif d’un projet ou d’une autre phase.

Pour ajouter une phase, cliquer sur la flèche dans la colonne « Actions » de l’élément dans lequel on souhaite intégrer la nouvelle phase.


Compléter les champs titre et choisir une couleur (facultatif mais recommandé)

Procéder de la même façon pour créer une sous-phase

Ajouter une tâche

Une tâche est un élément constitutif d’une phase.

Pour ajouter une tâche, cliquer sur la flèche dans la colonne « Actions » d’une phase. Idem pour supprimer ou modifier.


Compléter la fiche qui s’ouvre : Identifier la nouvelle tâche en lui donnant un titre Donner un descriptif Indiquer sa date de début ainsi que sa durée (en jours)

Affiner les droits des membres

C’est en définissant le début de la nouvelle tâche que le diagramme dynamique (calendrier du projet) s’initialise. De même, la fin du projet correspond à la fin de la dernière tâche.

NB : Pour affecter une tâche à un membre, lui attribuer des droits (aucun par défaut). Il reçoit alors une notification par mail et un message s’affiche dans le widget des tâches de son tableau de bord.


Ajouter un jalon

Les jalons, dates clefs, peuvent être ajoutés aux projets, aux phases et aux tâches de la même manière que précédemment expliqué. Le jalon sera matérialisé dans le diagramme par un pictogramme sélectionné dans le formulaire de création.

Ajouter une dépense

Il est possible d’ajouter des dépenses aux tâches.


NB : Les dépenses n’apparaissent pas dans le diagramme dynamique, elles sont affichées dans le détail de la tâche sélectionnée (dans le volet droit)

Diagramme dynamique

Le diagramme dynamique se met automatiquement à jour au fur et à mesure de l’ajout des tâches

Pour voir le détail dans le volet de droite, cliquer sur la tâche du diagramme La durée des éléments peut être modifiée en utilisant le curseur qui s’affiche lors du

survol des bords droit et gauche de l’élément

Liens

Il est possible de créer des liens entre les différents éléments d’un projet.


Au survol d’un élément dans le diagramme, des petits cercles s’affichent de part et d’autre de cet élément.

Cliquer sur le cercle au début ou à la fin d’un élément

Maintenir le bouton de la souris enfoncé et rejoindre le début ou la fin d’un autre élément (le futur lien est matérialisé par une ligne en pointillés)

Relâcher sur le cercle du début ou de la fin d’un autre élément

3.3 Détails des éléments du projet Pour obtenir le détail sur un élément, cliquer dessus et son détail s’affiche dans le volet de droite. Le contenu des détails diffère selon l’élément sélectionné :


Déposer un commentaire ou un fichier

Sélectionner l’élément à commenter, dans le volet de droite et cliquer sur le pictogramme des commentaires ou d’un nouveau fichier.

Pour lire ou poster un commentaire

Pour ajouter un document à l’élément du projet sélectionné cliquer sur le pictogramme des documents dans le volet droit :


3.3.1.1 Gestion des fichiers ajoutés Les fichiers ajoutés sont visibles dans le widget « Derniers documents publiés » du tableau

de bord. Ils apparaissent par date de la plus récente à la plus ancienne.

Au clic sur le libellé d’un fichier dans le volet droit, le détail de ce fichier s’affiche :

Ces informations sont identiques à celles d’un fichier publié dans la GED (se reporter au guide utilisateur de la GED pour plus de précisions)


3.4 Dossier GED du projet

Lors de l’initialisation d’un projet, un dossier est créé automatiquement dans l’Espace Co de la GED correspondant.

Chaque phase ou tâche ajoutée au projet entraîne la création d’un sous dossier.

Cela signifie que l’ajout d’un fichier lié à un projet, une phase ou une tâche peut s’effectuer depuis la gestion de projet de l’Espace Co mais aussi depuis la GED.

Pour plus d’informations concernant le fonctionnement de la GED, se référer au manuel dédié.