guide tresorier

7/23/2019 Guide Tresorier

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COMMISSION FEDERALE DE FORMATION Janvier 2007 - Page 1

Chers amis,

tre trsorier au sein d'une association n'est pasune mince affaire. Confront la mise en oeuvrede la gestion associative, le trsorier doit engarantir la transparence dans un environnementlgislatif et rglementaire en constante complexi-fication.

Ce sont ces volutions qui ont obliges laCommission Fdrale Formation revoir sacopie et rditer ce guide devenu obsolte.

Le poste de trsorier est obligatoire et incontour-nable. Ses tches sont multiples. Elles vont de latenue des comptes l'tablissement du budgetprvisionnel, en passant par la prparation des

dossiers de subvention, la rdaction du rapportfinancier annuel sans oublier la surveillance dela trsorerie et les ngociations avec lesbanques.

Ce guide ne se veut pas exhaustif, mais a t la-borer pour fournir aux dirigeants un certainnombre d'outils pratiques qui leur permettront

d'tre plus efficace dans leur fonction et de

rpondre leurs besoins.Il permettra tous ceux qui occupent lafonction de trsorier de bien cerner leur

mission et donnera aux nouveaux diri-geants, je lespre, lenvie de prendre denouvelles responsabilits.

Yvan MAININI

Prsident de la Fdration Franaise de Basketball

dito du prsident de la FFBB


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Prambule .................................................................................................3/4 La comptabilit du club ...............................................................................5/6

Le tableau annuel des diffrents travaux raliss par le trsorier : ......................7(hebdomadaires - mensuels - ponctuels)

Comment procder pour prendre la suite du trsorier prcdent ? ...................8/9

Que dois-je faire ds que je deviens le trsorier ?...........................................10

Comptabilit de trsorerie et dengagement ..................................................11

Les rgles comptables fondamentales et indispensables.................................12/13

La reprise des soldes aprs clture de lexercice de la saison prcdente..........14

Classeurs et dossiers du trsorier................................................................15/16

Un dossier de linventaire.............................................................................16

Des exemples de pices justificatives mises en interne dans un club .............17/20

Journal de banque (entres et sorties) .........................................................21/27

Journal de caisse (entres et sorties) ...........................................................28/33 Tableau de bord.......................................................................................34/38

Prparation des comptes annuels pour lAssemble Gnrale........................39/42

Le compte de rsultat .................................................................................. 43

Le bilan..................................................................................................... 44

Inventaire de fin danne ............................................................................ 45

Le budget prvisionnel .............................................................................46/48

Classement et archivage des diffrentes pices et tats....................................49

Les dclarations sociales ..............................................................................50

Des conseils lintention des trsoriersqui souhaitent tenir leur comptabilit sur informatique...................................51

Exemple : rcapitulatif annuel (Entres) ..........................................................52

Bibliographie, Adresses utiles ......................................................................53

Notes personnelles ..................................................................................54/55 Remerciements ........................................................................................ 56

Sommaire



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La loi du 1er juillet 1901 ne prvoit aucune disposition particulire en matire comptable, lesstatuts des associations constituant la seule source rglementaire. Cependant, aujourdhui lecontexte conomique est totalement diffrent et lon voit mal une association rester sans comp-tabilit, quelle que soit son importance.

Depuis quelques annes, de nombreuses associations, parfois de petite taille, laborent desbudgets, dressent des bilans et des comptes de rsultats.

Cette volution sexplique par la conjugaison de multiples facteurs, dont principalement la

rigueur des financeurs et des tablissements qui accordent des subventions. Les impratifs degestion sont de plus en plus importants et conditionnent ce titre toute lorganisation comp-table de lassociation.

Les comptes sont obligatoires si votre association est : Agre ou intervient dans les secteurs de la jeunesse, du sport et du loisir. Subventionne par lEtat ou une collectivit locale (D.D.J.S. - commune - conseil gnral.

Ils sont galement ncessaires

Pour rendre des comptes lAssemble Gnrale. Pour justifier, le cas chant, du caractre non lucratif de vos activits auprs des servicesfiscaux. Pour demander un prt. Pour rpondre lors de contrles effectus par lURSSAF ou par ladministration fiscale. Embaucher un salari.

Ils sont indispensables comme source dinformation pour : connatre en permanence les moyens financiers de lassociation.

dcider comment quilibrer un budget, dvelopper une activit, financer un achat. contrler les rsultats, valuer le cot rel dune activit, vrifier lexcution des budgets solliciter et informer les adhrents. justifier une demande de subvention. vrifier si les ressources ont t affectes conformment leur objet et aux fins de votre asso-ciation.

Ce guide a pour objet dinformer de manire pratique et concrte, toute personne dirigeante ousympathisante dun club de basket-ball, qui serait sollicite pour assumer la fonction deTRSORIER DE CLUB.

Prambule



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Ce guide a t conu pour donner des rponses pratiquesaux questions que se pose le nouveautrsorier, quand il doit :

Reprendre les documentsdtenus par son prdcesseur ;

Valider sa fonction;

Excuter les travauxhebdomadaires et mensuels ; Arrter les comptespour lAssemble Gnrale (A.G.) ;

Classer et archiver les documents.

Lenregistrement des critures peut tre manuel ou informatis. Des logiciels comptables pourassociations, simples et performants, sont aujourdhui en vente des prix tout fait abor-dables. Il est galement possible et utile de transposer la comptabilit sur informatique en uti-lisant des tableurs. Bien entendu, il suffit de possder un ordinateur. (Les livres comptables

nont plus besoin dtre cots et paraphs depuis le 8 mars 2002).

Les conseils et les outils (documents comptables) proposs dans le guide, permettront de tenirune comptabilit classique. La technique comptable propose est la plus simplifie possible et ellerespecte le cadre lgal.

Le guide traite particulirement la comptabilit. Pour ce qui concerne les assurances, le social(gestion des salaires) et la billetterie, nous avons choisi de ne traiter que les lments suivants :

Social : le droit du travail et les obligations vis--vis des diffrents organismes ne sont pastraits, seule est propose la dclaration pralable dembauche,

Assurances :lvaluation des contrats et des risques nest pas traite, seul est pris en comp-te le suivi des chanciers,

Billetterie :ce volet nest pas trait.

Prambule (suite)



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La Comptabilit du Club


La majorit des associations travaillent en saison sportive. Toutefois, lEtat (DDJS) et collecti-vits locales (commune, conseil gnral) travaillent en anne civile.

Le trsorier doit prsenter lAssemble Gnrale le Budget prvisionnel, pour approbation.Il peut tre utile den faire un pour la saison sportive et un pour lanne civile (pour les sub-ventions)

A - LA COMPTABILIT DE TRSORERIE, CEST :

Au dbut de lexercice :reprendre les soldes de clture.

En cours danne : tenir le journal des recettes/dpenses.

En fin danne :cest tablir la situation financire, savoir :

Le compte de rsultat :

Recettes - Dpenses = Excdent de gestion(ou dficit de gestion si les dpenses > aux recettes)

En outre, il faut tablir la fin de la saison un inventaire des points suivants :

> immobilisations (matriel, mobilier...),> crances (cotisations, subventions, etc...) encaisser,> dettes (factures dues) aux fournisseurs,> emprunts (solde en capital d la fin de la saison),> avoirs en caisse,> soldes en banque.

N.B. : Les termes, anne, exercice ou saison, peuvent tre indiffremment utiliss.


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La Comptabilit du Club (suite)


B - LA COMPTABILIT DENGAGEMENT :

Pour ceux qui le souhaitent, il est possible de tenir une comptabilit plus labore, dite comp-tabilit dengagement:

Au dbut de lexercice : reprise des soldes de clture.

En cours danne : tenue du journal des recettes dpenses.

En fin danne : tablissement de la situation financire et du compte de rsultat, cest--dire :

Recettes encaisses dans lanne (saison) :+ Crances encaisser en fin danne :- Crances de lanne prcdente encaisses cette anne :

( dtailler) A = PRODUIT DE LANNE

Dpenses payes dans lanne (saison) :+ Dpenses payer en fin danne :- Dpenses de lanne prcdente payes cette anne :

( dtailler) B = CHARGES DE LANNE

COMPTE ET RSULTAT :

Le produit............................................................................................................A- Les charges ................................................................................ ..................B- Les amortissements ........................................................................................C- Les provisions sur crances douteuses ou irrcuprables ......... ..........................D

= E rsultatE = A - (B + C + D)

Il faut galement tablir un inventaire des valeurs actives (ce que possde le club) et desvaleurs passives (ce que doit le club) en fin danne (ou de saison) (voir paragraphe A1 encomptabilit de trsorerie).


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Le Tableau annuel des diffrents travaux


IMPORTANT :Sassurer, partir du mois de janvier, que le solde de trsorerie constitu mois par mois jus-qu fin juin permettra au club de vivre (payer ses dettes en juillet, aot, septembre), alorsquil naura plus de recettes pendant cette priode. Pour prvoir il est souhaitable dtablirun budget prvisionnel de trsorerie mensuel (ce qui peut permettre de prvoir les priodesde dcouvert bancaire par exemple).

HEBDOMAIRE

CONTRLES :

- Rencontres domicile :o Entres,o Buvette,o Sandwicherie,o Boutique,o Frais darbitrage,

table de marque

- Rencontres lextrieur :o Frais de dplacemento Frais darbitrage,

table de marque

Paiement des factures :

- Factures fournisseurs. Tenue du livre de Caisse

Tenue du livre de banque :- Pointage de la banque,- Position bancaire.

MENSUEL

TABLEAU DE BORD MENSUEL

Recettes recevoirprvisionnel

Position bancaire

(Etat de rapprochement)

Factures payer

Vrifier la cohrencedu Budget de trsorerie

ANNUEL

DBUT DE SAISON (juin)

Etablissement du budgetprvisionnel

Demandes de subventions(dbut danne civile et nov.)

Collectivits locales

Jeunesse et Sports (CNDS)

Partenaires conomiques

Clture des comptes de lasaison sportive

Etablissement du comptede rsultat

Bilan


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Comment procder pour prendre la suitedu trsorier prcdent ?


La liste des diffrents documents statutaires et ressources humaines rcuprer : Copie des statutsdu club (Loi de 1901)

Liste des membresdu conseil dadministration (adresse, dates de renouvellement, etc...)

Liste des adhrents avec leur fonction : entraneurs - ducateurs - arbitres - joueurs du club,pour pointage des membres jour de leurs cotisations.

La liste des diffrents documents conomiques rcuprer : Subventionscollectivits - CNDS... (notification de subventions)

Partenaires conomiques(exemple : publicit pour calendrier, ...) (conventions)

Divers(assurances : contrats en cours, quittances de cotisations)

La liste des diffrents documents sportifs rcuprer :

tat des licences - assurances. Engagements des quipes - affiliations.

Fournisseurs pays et dus :- frais de dplacements- matriel

Recettes encaisses et encaisser (subventions, etc.)

La situation bancaire (journal de banque) : Extraitsde comptes bancaires

Carnets de chques

Linventaire :

Matriel sportif :ballons - quipement...

Matriel :ordinateur - TV - frigo - sono... Stocks :boissons, tee-shirts, pins, etc...


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Comment procder pour prendre la suite

du trsorier prcdent ? (suite)


Les bilans des exercices prcdents (3 annes) et procs-verbaux des Assembles Gnralesprcdentes :

Les documents comptables (Le livre de caisse...)

Le tableau des emprunts et les contrats de prts.

Les conventions et contrats tablis par le club :

Bailsi le club est locataire

Tlphone - EDF

Contrat dentretiende matriels utiliss par le club

Convention dutilisationdes quipements sportifs

Contratsentre le club et les ducateurs entraneurs, etc...

Dclarationsde la buvette

Social :

IMPORTANT :Si des personnes, membres du club, sont salaries ou ddommages, il est ncessaire de rcuprerles dclarations aux diffrents organismes, URSSAF, etc... ainsi que les contrats :

Livre des salaires (plus obligatoire mais souhaitable), Registre de mdecine du travail (visite mdicale obligatoire), Registre unique du personnel, Registre dinspection du travail. Etat des congs pays et feuilles de demandes acceptes. Etat du droit individuel la formation (DIF). Etat du plan de formation. Fiches de risques par poste de travail.


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Que dois-je faireds que je deviens le trsorier ?


Dlibrations du conseil dadministration appel comit directeur :

Le conseil dadministration doit valider la nomination du trsorierpar une dlibration avectrace crite de ses pouvoirs.

Le Prsident est le signataire statutaire par dcision du conseil dadministration. Il mandatedautres signataires.

Un conseil :Il nest pas souhaitable, pour des raisons videntes, de multiplier les signatures. Le

Prsident et le trsorier sont les personnes les plus habilites les dtenir.

La situation bancaire :

Utiliser les documentsdes diffrents organismes bancaires pour raliser les changements designature.

Rcuprer les diffrents documents bancaires :- remises de chques,- remises despces,- avis de virements.

Demanderconfirmation du solde bancaireindiqu par le prcdent trsorier.

Rcuprer le journal de banqueutilis par le prcdent trsorier.

Dossier assurances :

Vrifier les dates dchance des diffrents contrats Vrifier si le club est jour du paiement des diffrentes primes


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Comptabilit de trsorerieet dengagement


Engagement

Dbut dexercice

Cours dexercice

Fin dexercice

Reprise des soldesde clture

Tenue du journal desrecettes/dpenses

Inventaire Crances Dettes fournisseurs Emprunts

Trsorerie Immobilisations

tablissement de lasituation financire

Trsore

rie


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Les rgles comptablesfondamentales et indispensables


Les associationsdont le nombre mensuel de transactions est peu important peuvent choisir leprincipe de comptabilit de trsorerie.

La comptabilitde trsorerie consiste enregistrer uniquement les recettes et les dpenses. Cettemthode de comptabilisation simple ne demande aucune connaissance spcifique.

Le principe consiste tenir en cours danneun livre-journal des recettes et des dpensesqui cor-respond la transcription des mouvements de trsorerie. En fin danne, il est procd lin-ventaire du patrimoine de lassociation (biens, crances1 et dettes2) et ainsi dtablir un bilan3

et un compte de rsultat4 intgrant les engagements de lassociation.

Classement et archivage des pices justificatives

Chaque anne sont tenus :

Un classeur factures payer

Un classeur factures payes

En cas de ncessit de sous classement particulier (cotisations, remboursements de frais dad-ministrateurs par exemple), le trsorier tablit une pice comptable rcapitulative intgredans la numration gnrale et qui renvoie au dit classement particulier (liste des cotisationsencaisses ou mention de la note de frais, loriginal tant class avec les pices justificativesaffrentes).

1 Crances :recettes encaisser2 Dettes :dpenses payer3 Bilan :photographie une date donne (dernier jour de votre saison sportive) de ce que

possde et doit lassociation4 Compte de rsultat :dterminer sur une priode donne (votre saison sportive) la diffrence

entre vos recettes et vos dpenses = rsultat


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Les rgles comptables fondamentales

et indispensables (suite)


Un dossier des relevs bancairesaccompagns des bordereaux de remises de chques Un dossier des fiches de caisse (pices justificatives des oprations par caisse qui ne font pas lobjet

dune facture)

Un classeur correspondance

Un dossier de linventaire

Le cas chant, sy ajoutent :

Un dossier des immobilisations5

et de leurs amortissements6

:il peut tre tenu une fiche par bien ou un tatrcapitulatif des immobilisations

Un dossier des emprunts et de leur remboursement : il comprend le dossier de chaque emprunt (lecontrat et son plan damortissement) et si ncessaire, un tat rcapitulatif.

Au dbut de lanne comptable suivante :

Sont reprisle classeur factures payer, le dossier des immobilisations et le dossier des emprunts.Sont archivsles autres documents, lexception des factures payes dimmobilisations qui sont insres

dans le dossier des immobilisations.-------------------------------------------------------------

Tout achat dun bien dont le montant (unitaire) est suprieur 500 sera enregistr en immobilisationset amorti sur plusieurs annes.

Nous indiquons ci-aprs, titre indicatif, les dures de vie les plus couramment admises pour les diff-rents bien :

Biens Dure Constructions De 20 50 ans

Matriel, outillage, matriel de bureau, agencements, installations De 5 10 ansMatriel informatique (ordinateurs, imprimantes) De 3 4 ansMobilier de bureau 10 ansLogiciels De 1 3 ansMatriel de transport (vhicules) De 4 5 ans

Attention : lachat dun terrain avec ou sans construction dessus ne samortit pas car il ne se dprciepas avec le temps. Ce nest donc pas une charge mais un achat de bien qui garde sa valeur dorigine.

5 On appelle immobilisation tout bien matriel possd par le club et dune valeur suprieure 500 ht6 On appelle amortissement dun bien possd par le club : la dprciation annuelle du bien, fonction de ladure probable dutilisation.


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La reprise des soldes aprs clturede lexercice de la saison prcdente


Prambule :Cette tape a pour objet de prendre en compte la nouvelle saison, les informations comptablesconcernant la gestion du club de lanne prcdente.

N.B. : Les rubriques prsentes ont t simplifies, le guide sadressant des trsoriers nou-veaux dans la fonction et qui exercent dans des clubs disposant dun budget modeste.

Important :Pour que la prennit du club soit assure, il est indispensable que le total A - les actifs duclub - soit suprieur au total B - le passif du club.La diffrence entre A et B reprsente ce que lon a coutume dappeler : les fonds propres duclub, cest--dire la richesse du club ou patrimoine net (fonds associatifs + rserves).La diffrence entre C et D reprsente le fonds de roulement. Il doit faire lobjet dune sur-veillance attentive, surtout lapproche de la fin de saison7.

7 En effet, pendant linter-saison, les recettes sont rares, or il reste toujours quelques factures payer. Il estdonc ncessaire de terminer la saison avec peu de factures payer, et une bonne trsorerie. Cela per-

met un redmarrage dans de bonnes conditions.

Comment procder pour complter les tableaux A et B ?Demander au trsorier prcdent les informations utiles pour complter les tableaux.

Un conseil :Dans un souci de contrle interne, le trsorier prcdent, aprs avoir tabli son inventairefinal et fourni les informations, marge les documents quil remet au nouveau trsorier.

A - Lactif du club (Ce quil possde) Le matriel : liste + valeur dorigine Stocks buvettes Stocks boutique

C Recettes encaisser (crances) Solde positif de banque Solde positif de caisse

TOTAL A

B - Le passif du club (Ce quil doit)

Emprunts (d en capital)

Fournisseurs dus Autres charges dues D Solde ngatif de banque

TOTAL B

} }


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Classeurs et dossiers du trsorier


Le trsorier ouvre 2 classeurs : Un classeur factures payer Un classeur factures payes

Factures payer A la rception de chaque facture, ou justificatif interne, vrifier la ralit de la dpense :

o qui a command les quantits ou prestations indiques ?o sont-elles conformes ce qui a t command ?

Exemples :>pour un justificatif dplacement match, vrifier la date, le lieu, le kilomtrage, sassurerquil ny a pas deux justificatifspour un mme dplacement ;

> vrifieravec le responsable buvette les quantits livres.

Le trsorier doit attribuer un numro chaque pice (N.B. : les numros doivent imprativement se suivre). Met la facture dans le classeur factures payer.

Factures payes Pour chaque facture ou justificatif tabli en interne et pay :

o inscrire la mention : paye le .............. par (nom de la banque)..............chque n ............. du (date de jour) ...........................

o attribuer un numro chaque facture et justificatif(N.B. : les numros doivent imprativement se suivre) ;

o conserver chaque facture ou justificatif dans le classeur factures payes ;

o un conseil pour faciliter la comptabilit, il est recommand de payer par chque.

Le trsorier ouvre 2 dossiers : Un dossier des relevs bancaires ; Un dossier des fiches de caisse(pices justificatives des oprations par caisses qui nefont pas lobjet dune facture) (->voir page 20 du prsent document : la dfinition).

Dossier des relevs bancairesA rception de chaque relev de banque, le trsorier procde quatre oprations :

Vrifie les montants indiqus(paiements et versements) ; Pointe les paiementssur les talons de chquiers ; Annote sur lextrait de comptela nature des sommes payes (cela prpare la tenue du jour-

nal de banque) ; Classe les relevspar banque en ordre chronologique (voir dates dmission).


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Classeurs et dossiers du trsorier (suite)


Dossier de linventaire

Dossier des fiches de caisseAttention : La caisse doit faire lobjet de soins attentifsde la part du trsorier, afin de pr-venir les risques derreurs, voire de malversations.

Fiche de caisse (dfinition) : On appelle fiche de caisse toute pice justificative qui ne fait paslobjet dune facture.

Exemple : le relev de caisse tabli en double exemplaire, la fin du match,par le responsable de la buvette (exemple page 20 du prsent document).

Pour tenir son livre de caisse, le trsorier procde trois oprations : Lors de la remise de toutefiche de caisse, il procde une vrification.

N.B. : Aprs vrification, la fiche de caisse est marge par la personne qui la tablie et par le tr-sorier quand il est daccord. (Si cart entre fiche de caisse et somme remise, il faut procder une recherche auprs du responsable).

Attribue la fiche de caisse un numro chaque pice (N.B. : les numros doivent imprati-vement se suivre).

Classe la fiche de caissedans le dossier (les lments de la fiche de caisse permettent de faire

la tenue du journal de caisse). Un classeur correspondanceIl comprend :Les courriers mis (les doubles) ou reuspar le trsorier, classs et numrots par ordre chro-nologique,

Les diffrents contrats et conventionsen cours (avec la ville par exemple) concernant les clubs,

Le bail sil y a location dun local.

Comprenant la copie ou loriginal de toutes les factures dimmobilisation.

Le dtail de linventaire tabli en fin de saison.Le tableau des amortissements des immobilisations.


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Des exemples de pices justificativesmises en interne dans un club


Exemple :

Note de fraisPour le remboursement de ses frais de transport au prsident de lassociation, M. Durand, letrsorier lui a fait remplir une note de frais quil a classe dans les pices comptables.

NOTE DE FRAIS DU MOIS DE Nom de l'intress .

Fonction..

I. FRAIS DEDEPLACEMENTS

Motif, lieu du Nombre Taux du MontantDates

15.11 A.R. Lyon/

Bourg 130 0,35 45.50

28.11 A.R. Lyon/St-Etienne 140 0,35 49.00

94.50

II. AUTRES FRAIS (justifications annexes)Frais de parking / autoroute 7.00Frais de mission

SNCF, Htel, Restaurant 55.00Frais de bureau

(Tlphone Papeterie) 17.00Autres frais

Assurance spciale annuelle

complmentaire pour dplacements

professionnels (attestation jointe) 129.00 208.00

II. TOTAL DU MOIS 302.50

Date : 31.12. Visa de l'intress Visa Prsident / Trsorier

Mode de remboursement :

Caisse Chque N du chque : ..


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Des exemples de pices justificativesmises en interne dans un club (suite)

COMMISSION FEDERALE DE FORMATION Janvier 2007- Page 18

Association Basket-Ball AYTRENote de frais

Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Match Aytre contre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catgorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Lieu nombre de kms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Frais darbitrage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Divers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ne pas oublier de joindre les justificatifs pour le trsorier.

Signature :

Association Basket-Ball AYTRENote de frais

Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Match Aytre contre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Catgorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Lieu nombre de kms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Frais darbitrage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Divers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ne pas oublier de joindre les justificatifs pour le trsorier.

Signature :


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Exemple : justificatif des recettes entres du matchInformation : la billetterie doit imprativement comporter trois volets : Un volet qui reste titre de souche, Un volet pour le contrle Entre, Un volet pour le spectateur

MATCH DU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . CONTRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A - Recettes thoriques (en fonction des billets vendus) :

100 billets 1 100 jaunes plein tarif = 100 x 3 = . . . . . . . . . . . . . . . . . 300.00 50 billets 1 50 rouges demi-tarif = 50 x 1.50 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75.00

A = 375.00 B - Recettes relles :

1 billet de 20 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20.00 3 billets de 10 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30.00 110 pices de 2 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220.00 80 pices de 1 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80.00 50 pices de 0.50 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25.00 Chques

B = 375.00

Le responsable des entres :

A = B = OKLe Trsorier :

Stock de billets restants par le responsable des entres : le . . . . . . . . . . . . date. . . . . . . . . . . . . Billets plein tarif = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Billets demi-tarif = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

N.B. : Il est trs important de conserver les souches des billets vendus, les invendus, les fac-tures dimprimerie de billets, en cas de contrle du FISC et de distribuer des invitations pourtoute personne qui entre gratuitement dans la salle.


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Exemple : Fiche de caisse buvette

MATCH DU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DATE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

BUVETTE

1. En caisse : 3 billets de 10 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30.00 5 billets de 5 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25.00 20 pices de 2 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40.00 35 pices de 1 = . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35.00

A = 130.00

CAISSE CONTRLE : en caisse dbut de soire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50.00 recettes de la soire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (A). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130.00 remise recette au trsorier . . . . . . . . . . . . . . . . . . (B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130.00

En caisse fin de soire (C) 50.00

Le responsable buvette : .......................................CONTRLE DU SOLDE DE CAISSE :

2 billets de 5 ........................................................................................10.00 40 pices de 1 .....................................................................................40.00

Le trsorier :

(D) 50.00

C = D = OK


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Journal de banque(entres)Journal de banque (sorties)

(Travaux hebdomadaires)


Pour les recettes comme pour les dpenses, vous distinguerez les colonnes ncessaires, sansoublier une colonne Total (qui servira aussi calculer le solde et inscrire les reports).

Pour le classement des recettes, lon retrouvera ainsi souvent les principales colonnes suivantes :o Cotisationso Dons et subventions de fonctionnemento Recettes dactivits (distinguer les diffrentes activits)o Ventes aux adhrentso Recettes dinvestissement (subventions, emprunts)

o Recettes diverses (le cas chant).

Pour le classement des dpenses, rservez une colonne pour les dpenses dinvestissement.Pour les autres dpenses de fonctionnement, suivez de prfrence, sans la modifier, la codi-fication du plan comptable des associations Loi 1901. Vous pouvez vous le procurer enlibrairie ou le tlcharger (www.associanet.com/docs/plan-compt.html)

DPENSES 60 Achats de matires consommables : groupe des achats de

matires, fournitures, petit matriel (combustibles, produitsdentretien, fournitures de bureau, carburants). 61/62 Services extrieurs autres services extrieurs : chargesexternes autres que les achats (locations et charges, entretien,assurances, documentation, honoraires, transports, dplace-ments, frais postaux.) 63 Impts, taxes, versements assimils : (taxe assises sur lessalaires, impts locaux... 64 Charges de personnel :rmunrations et charges sociales cor-respondantes. 65 Autres charges de gestion courante :notamment cotisations, sub-ventions de fonctionnement verses, frais sur crances irrcou-vrables... 66 Charges financires : intrts des emprunts et des dettes,moins-values sur cessions de valeurs de placements 67 Charges exceptionnelles :celles qui nentrent pas dans la ges-tion normale et courant (pnalits, libralits, pertes diverses etsur exercices antrieurs...) 68 Dotations aux amortissements et aux provisions :

Amortissement :constatation comptable dun amortissement de lavaleur dun lment dactif (matriel, mobilier... rsultant delusage, du temps, du changement de technique ou toute autrecause.Provisions : constatation destine couvrir des risques et descharges que des vnements survenus ou en cours ou la fin de

lanne rendent probables quant leur objet mais dont la rali-sation est encore incertaine (ex : grosses rparations, litige...)

RECETTES 70 Produits des prestations assures par lEtablissement :diffrentes

cessions ou prestations de services rendus.

74 - Subventions de fonctionnement :de ltat, des diffrentes col-lectivits territoriales

75 Autres produits de gestion courante : collectes, dons, cotisationsdes membres..

76 - Produits financiers :revenus des placements

77 Produits exceptionnels :ceux qui nentrent pas dans la ges-

tion normale et courant (dons caractre exceptionnel, profitsdivers et sur exercices antrieurs.. )

Chaque rubrique deux chiffres peut elle-mme tresubdivise en sous-rubriques ( 3 ou 4 chiffres)

si cela est utile.


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(Travaux hebdomadaires) (suite)


Le journal de banque doit tre tenu rgulirement afin de savoir sil restedes fonds sur le compte bancaire.

Il peut tre la copie conforme de lextrait de compte bancaire, et com-porter un relev prcis des chques en cours de paiement, ainsi que desrecettes encaisser en fin de priode.

Sil est tabli au fur et mesure des encaissements et des missions dechques, il devra faire lobjet dun tat de rapprochement bancaire pourjustifier le solde.

Exemple de journal de banque :


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CONTRLE DE BANQUE

Ltat du rapprochement bancaire doit faire lobjet de contrles du trsorier, en vrifiant toujourslgalit suivante :

Disponible = solde en banque chques mis par lassociation non encore dbits par la banque +

chques reus par lassociation non encore crdits par la banque.

Solde dbut de mois A

+ Les recettes B

- Les dpenses C

=

Solde de fin de mois D

D = (A + B) C

Pour la banque : D = le mme solde que le dernier.


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POUR VITERLES ERREURS DE CAISSE,

PRVOYEZ

UN CARNET SOUCHE

SUR LEQUEL SERONT NOTSTOUS LES APPORTS

ET LES RETRAITS


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Journal de caisse(entres)Journal de caisse(sorties)(Travaux hebdomadaires)


Le journal de caisse doit tre rdig au jour le jour avec le plus grand soin.

Toutes les recettes et dpenses doivent tre appuyes de justificatifs.

Le solde doit toujours tre positif.

Son montant comptable doit toujours tre rapproch de lexistant rel encaisse.


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Journal de caisse(entres)Journal de caisse(sorties)




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Journal de caisse(entres)Journal de caisse (sorties)




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Journal de caisse(entres)Journal de caisse (sorties)




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CONTRLE DU SOLDE DE LA CAISSE

Solde dbut de mois A

+ Les recettes B

- Les dpenses C

=

Solde de fin de mois D

Vrifier quil correspond lencaissement relle.

D = (A + B) C


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LE PREMIER CONTRLE

CONSISTE S'ASSURER

QUE LA SOMME DES SOLDES

DE CAISSE ET DE BANQUE

EST BIEN GALEAU SOLDE TOTAL


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Tableau de bord(dition mensuelle)

Ldition mensuelle du tableau de bord a pour but de renseigner lePrsident et son Comit Directeur de la situation financire immdiate

du club.

Il rpertorie :1) les recettes encaisser,2) les dpenses payer,3) la situation de trsorerie,

la fin dune priode donne.

N.B. : . Ce document est trs utile pour renseigner les dirigeants lors de la runion de

bureau mensuelle.



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Tableau de bord(dition mensuelle) (suite)


(2) Au (date) :................. Mois :............................ Anne : ........................

Tableau A Tableau B(1) Recettes recevoir Factures payer

dtailler : dtailler :- Subventions = - Fournisseurs =- Matches = - Salaires =- Sponsoring, cotisations = - Charges sociales =- Divers dtailler = - Divers dtailler =

Total A Total B

Tableau CPosition bancaire avant paiement de B et avant encaissement de A

Total C

Important : La somme des totaux des tableaux A et C (recettes recevoir + trsorerie) doit tre sup-rieure au total du tableau B (factures payer).

Si la somme des totaux du tableau B (factures payer) est suprieure lasomme de A + C, cela signifie que le club est dans une impasse financire. Cette situa-tion doit tre solutionne rapidement.

(1) Recettes recevoir : cela correspond aux recettes percevoir la date mentionne en (2).

Banque XBanque YBanque ZCaisse


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Prparation des comptes annuelspour lassemble gnrale

(Priodicit annuelle)


Les tableaux ci-aprs, pages 37 et 38, sont la rcapitulation des recettes etdpenses de lanne.

Ils constituent les tats prparatoires indispensables ltablissement descomptes annuels du club.


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(Priodicit annuelle) (suite)



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En fin dexercice, vous devez prsenter les comptes de votre association au Comit Directeur,puis lAssemble Gnrale, pour approbation. Vous aurez tablir le compte de rsultat, lebilan et le budget prvisionnel.

LE COMPTE DE RESULTATPour ltablissement du rapport financier, vous aurez besoin de documents de synthse plusque du livre comptable. La Synthse des oprations permet llaboration d rcapitulatif descharges et des produits de lassociation par postes, le compte de rsultat.Nanmoins, il sera utile de se conformer aux nouvelles dispositions dans certains cas.

Les ressources :a - Les cotisations reuesElles constituent des produits inscrire dans le compte 756 cotisations.Elles doivent tre rattaches lexercice qui les concerne. Elles seront distingues des autresproduits afin de bien faire apparatre les ressources non lucratives.

b - Les subventionsCe sont des produits de lexercice.Dans le cas o une subvention naurait pas t totalement utilise conformment son objet,

le compte 6894 Engagements raliser sur subventions attribues sera dbit par le cr-dit du compte 194 fonds ddis.Lanne suivante, lorsque la subvention sera utilise, le compte 194 sera sold par le crditdu compte 7894 report des ressources non utilises des exercices antrieurs.

Les Fonds ddis :Il est trs frquent que des subventions (voire des dons et legs) ne soient pas consommes la fin dun exercice,parce que tardives ou ncessitant une mise en ?uvre stendant sur unelongue priode.

Le concept de fonds ddis permet :- de suivre chaque opration dans son droulement ;- daffecter chaque exercice ce qui le concerne.

Ainsi :- Les legs, donations, subventions dfinitivement acquis sont ds lors inscrits parmi lesproduits.

- Si le projet nest pas intgralement ralis, la partie reportable de cette ressourcefait alors lobjet dune constatation en charge de lexercice, pour tre stocke dansun chapitre spcial du bilan Fonds ddis.

- Le Fonds ddis est ensuite vid au fur et mesure des utilisations sur les exer-

cices ultrieurs, ce qui correspond en consquence un produit de ces exercices,venant en attnuation des charges prises en compte.De cette manire, chaque projet peut tre suivi dans son droulement.


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c - les contributions volontaires titre gratuitCe sont des actes par lesquels une personne morale ou physique apporte un autre un tra-vail, un bien ou un service titre gratuit.

Exemples : Activit professionnelle accomplie gratuitement pour lassociation (heures de for-

mation, danimation, de secrtariat, de comptabilit) ; Mise disposition gratuite de locaux par des collectivits territoriales ; Etc

- Lobjectif, lorsque ces contributions volontaires sont dun montant significatif et correspon-dent des activits professionnelles, est de rattacher au budget toutes les charges qui concou-rent au cot du service rendu, quelles soient dcaisses ou non, de manire connatre lecot rel.

- Le montant se calcule suivant des lments concrets :Exemples :

Salaires = temps pass x tarif de la classification professionnel, major des cotisa-tions sociales et fiscales.

Biens et services : cot du march.

- La collecte des informations seffectue de faon mthodique avec une pice comptablequi comprend :

Date et priode couverte, Nature de lopration, Nom du bnvole, Modalits dvaluation (quantit, cot unitaire, cot total), Nom et qualit du responsable appel viser la pices, Rfrences de la comptabilisation.

- La comptabilisationles contributions volontaires chiffres sont portes au pied du compte de fonctionnement encharges et paralllement en produit. Ainsi, la neutralit de ces lments sur le rsultat est assu-re et, par contre, le poids dans les charges et lapport en ressources peut ainsi tre valu.

On peut prsenter un compte normalis tout en y incluant les nouvelles dispositions

Le compte de rsultat tablit sous le modle de cet imprim pourra ainsi tre joint, en sontemps, aux dossiers de subventions de lassociation (voir page 43).

A la suite de la circulaire ministrielle du 24 dcembre 2002, relative aux subventions de lEtataux associations, un modle unique de demande de subvention a t mise en place.

Ce nouveau document fait largement rfrence aux nouvelles dispositions du plan comptableassociatif (fonds ddis, valorisation des contributions volontaires gratuites, dons, etc..)


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DONS DE FRAIS DE DEPLACEMENT PAR LES BENEVOLESLoi du 6 Juillet 2000 - Instruction du 23 Fvrier 2001

Les bnvoles peuvent bnficier, sous certaines conditions, de rduction dimpts sils renon-cent expressment au remboursement de leurs frais de dplacements au titre de leur activitau sein de lassociation.

Les conditions :1. Ils doivent avoir t engags en vue strictement de la ralisation de lobjet social dune

uvre ou dun organisme dintrt gnral,2. Ils doivent tre dment justifis (justificatif joindre la dclaration de revenus (voir mod-

le page 42)

3. Le contribuable doit avoir renonc expressment leur remboursement.

Modle de dclaration : je soussign(e). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Certifie renoncer au remboursement des fraisci-dessus et les laisser lassociation en tant que dons.

Cet tat est sign et dat par le bnvole et contresign par le dirigeant qui le valide.

Cette valorisation du bnvolat doit tre intgredans la comptabilit de lassociation.4. les barmes sont fixes par instruction fiscale

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EXEMPLE :COMPTABILITE

Ces montants sont inscrits la fois :En compte de classe 8 :

REPARTITION PAR NATURE DE CHARGES REPARTITION PAR NATURE DE RESSOURCES864 - Personnel bnvole 870 Bnvolat

Et au pied du compte de rsultat en deux colonnes de totaux gaux.Evaluation des contributions volontaires en nature

Personnel Bnvole : TOTAL Bnvolat : TOTAL Remplir un reu de don pour tre joint la dclaration par le bnficiaire et en garder undouble dans la comptabilit.


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Exemple de reu pour renoncement express au rembourse-ment de frais engags par des Bnvoles au titre

de leur activit au sein de lassociation


Numro d'ordre de reu : ........................................Association bnficiaire du renoncement aux remboursements

Nom ou dnomination de lassociation rgie par la loi du 1 er juillet 1901 : .......................

..................................................................................................................................

Adresse (n, rue) ..........................................................................................................

Code postal : .............................................................................................................

Commune : ................................................................................................................

Objet :........................................................................................................................

..................................................................................................................................

L'association est d'intrt gnral :

L'association reconnat navoir pas rembours les frais engags par en vue strictement de la ra-lisation de lobjet social de lassociation cite ci-dessus.

Bnvole ayant renonc aux remboursementsNom : ........................................................................................................................

Adresse (n, rue) : .......................................................................................................

Tl. : ..........................................................................................................................

Code postal : .............................................................................................................

Commune : ................................................................................................................

Le montant du renoncement slve la somme de ...........................................................

Somme en toutes lettres (en euros) :

je soussign(e). Certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et leslaisser lassociation en tant que dons.(Cet tat est sign et dat par le bnvole et contresign par le dirigeant qui le valide).

Lassociation et ................................... possdent un exemplaire des justificatifs des frais.

Date : .............................

Signature :

(format du reu : minimum : 10 x 21 cm - format maximum : 21 x 30,5 cm)


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Exemple de reu pour renoncement express au rembourse-ment de frais engags par des Bnvoles au titrede leur activit au sein de lassociation (suite)


MODLE DE COMPTE DE RSULTAT


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Prparation des comptes annuels pourlassemble gnrale

(priodicit annuelle)


LE BILANUne fois le compte de rsultat labor, il est ncessaire de raliser un bilan qui fera apparatretout ce que le club possde et tout ce quil doit. Mme si celui-ci existe sur des installations nelui appartenant pas (municipales par exemple), il possde tout ce quil a acquis lui-mme jus-quau jour de lexpiration de la convention le liant avec le propritaire des installations.

Elments du bilan au dernier jour de l'exercice(suivant modle unique de demande de subvention)

Les lments contenus dans ce tableau sont identiques ceux du tableau page 15, mais pr-sents suivant le modle unique rendu obligatoire.


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Inventaire de fin danne


Pour tablir linventairede fin danne, le trsorier recense les biens, stocks, crances, et dettesde lassociation, puis ralise leur estimation [pour les biens (immobilisations), il sagit du cotdachat].

Crances :Un relev en est fait. Il comprend notamment les subventions accordes non encore reues.

Il nest pas tenu compte des cotisations non encore recouvres, tant donn leur caractreincertain.

Dettes fournisseurs :Il sagit des factures non encore payes dont le total est tir du classeur Factures payer.

Emprunts :Le dossier permet dobtenir, pour leur ensemble :

Leur valeur en principal (capital), Les remboursements effectus en principal (capital),

Et, par diffrence, leur montant net d la fin de saison.

Trsorerie :Contrler que les soldes comptables du compte bancaire, du compte chque postal et de lacaisse correspondent la ralit.

Immobilisations :Le fichier ou ltat donne pour leur ensemble :

La valeur brute comptable : prix dacquisition.

Il suffit de sassurer de leur existence physique.


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Budget prvisionnel


Grer cest prvoir :

Il est obligatoire de prsenter le budget prvisionnel lAssemble gnrale pour quil soitapprouv par elle, sinon on aura pas le droit dengager des dpenses.

Il concerne lanne venir. Il permet notamment de : fixer les cotisations voir les financements ncessaires lquilibre financier de lassociation

Les objectifs seront dfinis globalement. Toutefois, chaque responsable dactivit devra faireconnatre ses besoins en fonction des objectifs fixs. Chaque poste comptable sera tudi(achats, dplacements, recettes, le personnel).

Les prvisions seront chiffres en se reportant aux chiffres de lanne prcdente mais en ayantsoin dvaluer les diffrents facteurs dvolution possibles.

Le budget doit toujours tre quilibr.

Ne jamais engager un investissement avant de stre assur de son financement et davoir unbudget quilibr. Lexistence mme de lassociation peut parfois tre en cause et votre res-ponsabilit individuelle engage.

Exemples de budget prvisionnel :

Votre budget prvisionnel peut tre tabli suivant le modle unique de demande de sub-vention (page 47)

Ou modle plus simplifi (page 48)


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Budget prvisionnel (suite)


BUDGET PRESISIONNEL APPROUVEPAR LES INSTANCES STATUTAIRES POUR L EXERCICE...Si votre association est soumise aux obligations du plan comptable, vous navez pas besoin de remplir cette partie, maisvous joindrez une copie de votre budget prvisionnel approuv par les instances statutaires, si celui-ci est tabli en res-pectant la nomenclature du plan comptable associatif.


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Exemple de budget prvisionnel


1) FONCTIONNEMENT SAISON :

Excdent =A - B = C

2) INVESTISSEMENT :

Attention : D = E ou D > E dans ce cas, il y a un excdentde la section dinvestissement.

CHARGES (dpenses)

Achats Locations Entretien Frais de matches Assurances Autres charges Charges exceptionnelles Divers

TOTAL CHARGES B

PRODUITS (recettes)

Cotisations Ventes Matches Subventions Produits divers Produits financiers Produits exceptionnels Divers

TOTAL PRODUITS A

DPENSES

Achat matriel

Remboursement

du capital / emprunts

Divers

TOTAL DPENSESDINVESTISSEMENT E

RECETTES

Excdent de fonctionnementReport de C

Subvention dquipement

Emprunts / ralisation

TOTAL DPENSESDINVESTISSEMENT D


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Classement et archivagedes diffrentes pices dtats

En fin de saison, aprs lAssemble Gnrale du club, le trsorier doit :

Classer les archives du club [Dure : 5 ans et lanne en cours] :

Extraits bancaires,Factures fournisseurs,Pices de recettes.

Prparer les classeurs et documents pour la saison suivante (journaux comptables,feuilles vierges de dplacement, etc...).



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Les dclarations sociales


Le minimum obligatoire : Les dclarations pralables lembauche :

ATTENTION : 48 heures avant la date dembauche, il est indispensable denvoyer lURSSAF la dclaration unique dembauche (voir exemple ci-joint) ou de lenregistrer parMinitel : 3614 EMBAUCHExx (xx = n dpartement o est situ votre tablissement) ou 3614URSSAF. Vous pouvez galement obtenir celle-ci sur le site internet www.urssaf.fr.

Social : Attention la responsabilit de lemployeur.

Contrat de travailVisite dembauche ? mdecine du travailURSSAF, Assedic, Retraite complmentaire ouvrireEmploi jeune, aidesBulletins de salaires

Registres :

Livre de paie : nest plus obligatoire, mais souhait.Registre de linspection du travail, registre de mdecine du travail.Registre du personnel.Etat du droit individuel la formation (DIF).Etat du plan de formation.Fiches de risques par poste de travail.

En cas daccident du travail :

Dclaration dans les 48 heures.

Rappel : le guide na pas pour objet de traiter le social. Seul est rappele la dclaration.

Un conseil :Vrifier si le nouvel employ ne peut pas bnficier dune mesure dembauche permettantdes exonrations de charges sociales pour le club (CEAJ - 1re embauche...)


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Des conseils lintention des trsoriersqui souhaitent tenir leur comptabilit

sur informatique


Il est possible et utile pour ceux qui disposent doutils informatiques, de transposer la compta-bilit sur informatique en utilisant des tableurs pour les journaux suivants :

Banque entres et sorties, Le contrle du solde de banque, Caisse entres et sorties, Le contrle du solde de caisse, Rcapitulatif annuel entres,

Rcapitulatif annuel sorties,

ainsi que les tats suivants :

ACTIF et PASSIF du club, Recettes entres, Buvette.

Il faut, dans un tel cas, apporter le plus grand soin la confection de ces tableaux informa-tiques, et notamment tester les contrles arithmtiques.


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Exemple :Rcapitulatif annuel (entres)



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Adresses utiles


Ligue : ....................................................................................................................

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Comit : ................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

URSSAF : ..............................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

ASSEDIC : .............................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Bibliographie

Mmento pratique des associations :

Francis Lefebvre - 42, rue de Villiers - 92300 LEVALLOISJURIS Associations - 12, quai Andr Lassagne - 69001 LYON.

Site : www.associanet.comSite : www.urssaf.frSite : www.cosmos.fr


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Notes


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Remerciements

Ce document a t ractualis et mis en page par les membres de la commission formation :

Paola BLACHIER, Stphanie GIRARD, Chantal MUSTIERE,

Bernard BASTIAT, Pierre BONNAUD, Gilbert CADIN,Pierre CECCATO, Jacques DENEUX, Pierre DEPETRIS,

Jean-Marie FLORET, Pierre HERMANN, Serge LABELLE,Christian MIGOUT, Grald NIVELON, Georges PANZA,

Jean-Pierre ROGER, Michel SAINTRAPT, David VALLEE,

Et la participation de Karen LOSTALET, Patrice BONET, et JacquesLAURENT

Vous pouvez retrouver ce guide sur le site de la F.F.B.B.

www.basketfrance.com

guide tresorier

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