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Ministère de l’Enseignement Elémentaire, Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire

du Moyen Secondaire et des Langues Nationales Phase II (PAES2)

Direction de l’Enseignement Elémentaire

GUIDE DE SUIVI

DES CGE ET

DES UNIONS DE CGE

Juin 2011

2

SOMMAIRE

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION .................................................................................................................................... 4

2. OBJECTIFS DU GUIDE ................................................................................................................................................. 5

3. CLARIFICATION DU CONCEPT DE SUIVI ..................................................................................................................... 6

3.1 ELEMENTS DE DEFINITION ................................................................................................................................ 6

3.2 TYPES DE SUIVI .................................................................................................................................................. 6

3.3 OBJECTIFS ET FONCTIONS DU SUIVI ................................................................................................................. 7

3.4 OBJETS DU SUIVI ............................................................................................................................................... 7

4. ACTEURS DU SUIVI: ROLES ET RESPONSABILITES ..................................................................................................... 8

5. STRATEGIES ET OUTILS DE SUIVI ............................................................................................................................. 10

5.1 STRATEGIES ..................................................................................................................................................... 10

5.2 OUTILS ............................................................................................................................................................. 10

6. SYSTEME DE RAPPORTAGE ...................................................................................................................................... 11

6.1 ACTEUR : CGE .................................................................................................................................................. 11

6.2 ACTEUR: UCGE ................................................................................................................................................ 11

6.3 ACTEUR : IDEN................................................................................................................................................. 12

6.4 ACTEUR : IA ..................................................................................................................................................... 12

6.5 ACTEUR NIVEAU CENTRAL: DEE, DPRE, DAGE ................................................................................................ 12

ANNEXE I:OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES CGE ........................................................... 15

CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE /DE L’AG DU VILLAGE OU DU QUARTIER ................................... 16

FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE ............................................................................................................ 17

CANEVAS DE RAPPORT BILAN À MI-PARCOURS DES ACTIVITÉS DES CGE ...................................................................... 18

CANEVAS DE RAPPORT BILAN ANNUEL DES ACTIVITÉS DES CGE ................................................................................... 19

ANNEXE II : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES UNIONS DE CGE .................................... 20

CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DE L’UCGE / D’AG DE L’UCGE ................................................................... 21

FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ........................................................................................ 22

FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE............................................................................................................ 23

FICHE DE SYNTHÈSE DES PLANS D’ACTION VOLONTARISTES DES CGE ........................................................................... 24

CANEVAS DE RAPPORT BILAN À MI-PARCOURS DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ................................................... 25

3

CANEVAS DE RAPPORT BILAN ANNUEL DES ACTIVITÉS DE L’UNION DE CGE ................................................................. 27

FICHE DE SYNTHÈSE DES BILANS ANNUELS DES CGE ...................................................................................................... 28

ANNEXE III : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES RAPPORTS UTILISES PAR LES INSPECTEURS DES IDEN ....................... 29

FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DU CGE............................................................................................................ 30

FICHE DE SUIVI EXTERNE DES ACTIVITÉS DE L’UNION DES CGE ...................................................................................... 31

CANEVAS DE RAPPORT DÉPARTEMENTAL DE SUIVI DU FONCTIONNEMENT DES UNIONS DE CGE .............................. 32

4

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Ministère de l’Éducation (ME) s’est engagé dans le cadre de la mise en œuvre du

Programme de Décennal de l’Éducation et de la Formation (PDEF) à conduire une politique de

gestion décentralisée de l’école.

A cet effet, deux options stratégiques majeures ont été retenues: la décentralisation /

déconcentration renforcée et la participation efficace de tous les acteurs et partenaires.

L’objectif est d’amener les collectivités locales et les communautés, avec l’appui des services

techniques de l’Etat (IA et IDEN) à assumer correctement leurs rôles et responsabilités dans le

développement de l’Education à la base.

Il s’agit en particulier de créer les conditions d’une mobilisation des acteurs, des partenaires

et des ressources pour une prise en charge effective des besoins du système éducatif à la base.

La participation des Collectivités Locales et des Communautés dans la gestion des écoles est

fonction de la mise en place et du fonctionnement correct des organes de gestion du PDEF

notamment les CGE et les CLEF institués par le décret n° 2002-652 du 02 juillet 2002.

Malgré la volonté politique et les efforts tant humains que financiers déployés, le

fonctionnement de ces organes rencontre beaucoup de difficultés. L’absence d’un dispositif de

suivi efficace et durable en est la raison principale.

Ce guide, qui porte sur la clarification de concept de suivi et des rôles et responsabilités des

différents acteurs, contribue à créer les conditions d’un accompagnement efficace des

communautés et des collectivités locales pour une prise en charge volontariste des problèmes liés

à l’accès, à la qualité, et à la gestion du système éducatif à la base.

5

2. OBJECTIFS DU GUIDE

L’objectif de ce guide est de doter les différents acteurs de compétences en suivi/

accompagnement pour une mise en place démocratique et un fonctionnement efficace des CGE et

des Unions de CGE.

Dans cette optique le guide propose un dispositif de suivi pratique, faisable et durable.

Ce dispositif de suivi est dit pratique parce qu’il comporte des outils qui assurent la collecte

des informations nécessaires et suffisantes portant sur les objets de suivi (quoi suivre ?) sur les

techniques (comment suivre et avec quoi ?) sur les acteurs et les bénéficiaires (qui suit et pour

qui ?) pour identifier les problèmes majeurs et trouver des solutions possibles.

Il est faisable en ce qu’il permet aux acteurs de faire le suivi avec les ressources disponibles.

Il est jugé durable car non seulement il mobilise un minimum de ressources et de tâche pour

sa réalisation mais surtout parce qu’il permet l’accompagnement des acteurs et au besoin le

réajustement des activités programmées.

En outre, ce guide est un instrument de formation et, à ce titre, il participe au renforcement

de capacités des acteurs, en particulier des Inspecteurs en poste dans les IDEN et IA, des Directeurs

d’école et des membres des CGE et UCGE.

Il est également un support pour la sensibilisation des autorités sur l’importance du suivi

dans le processus de mise en œuvre des activités.

Il permet ainsi d’identifier les rôles et les responsabilités de chaque intervenant de manière

à rendre son action plus efficace.

6

3. CLARIFICATION DU CONCEPT DE SUIVI

3.1 ELEMENTS DE DEFINITION

Le suivi est une fonction de veille permanente, d’observation régulière sur l’état

d’exécution d’une intervention (projet/programme) en cours et sur les difficultés rencontrées. Il

permet de renseigner sur le niveau des avancées vers les résultats ciblés, le respect des prévisions

et des procédures prédéfinies en vue d’effectuer les remédiations nécessaires.

Le suivi est un processus continu de collecte et de traitement d’informations. C’est une

activité interne à l’exécution d’une action. Le suivi est une démarche de gestion et de

connaissance approfondie, évolutive et critique de l’action en cours de réalisation.

Le suivi est un processus systématique de recueil, d’analyse et d’utilisation d’informations

visant à déterminer en continu les progrès d’un programme en vue de la réalisation de ses

objectifs et à guider les décisions relatives à sa gestion.

Le suivi est entrepris une fois que le programme a démarré et se poursuit tout au long de la

période d’exécution du programme. Il est parfois dénommé « évaluation formative ».

3.2 TYPES DE SUIVI

Dans le cadre du PAES, le suivi sera décentralisé et participatif. Les acteurs, à différents

niveaux de la chaine hiérarchique, participent au suivi, chacun surveillant la conformité de ses

propres missions au plan d’action établi. On parle aussi de suivi « multiple ».

Selon le niveau, on a :

- le suivi interne qui est réalisé par les acteurs du niveau où s’exécute l’activité. Il est centré

essentiellement sur les éléments ou les variables que les acteurs de ce niveau peuvent changer.

Par exemple le CGE est responsable du suivi interne de l’exécution du PAV. On parle aussi de

l’auto-surveillance, l’auto-observation

- Le suivi externe qui est en général réalisé par les acteurs d’un autre niveau. L’IDEN, l’IA, le

niveau central, les Partenaires peuvent exercer un suivi externe. Cependant, en vertu des

appuis /conseils que ces acteurs apportent aux CGE, ce suivi est dit de « proximité » ou suivi-

encadrement ou encore suivi-accompagnement.

Toutefois, pour être efficace, les acteurs devront adopter une démarche solidaire dans

l’identification des dysfonctionnements et dans la recherche des solutions.

7

3.3 OBJECTIFS ET FONCTIONS DU SUIVI

Les objectifs du suivi sont étroitement liés à des éléments de nature variée pouvant découler

des structures et responsables investis, des bailleurs, des intérêts, des « vocations » ou attentes

individuelles, de groupes ou partagés entre partenaires… Ils peuvent être implicites ou explicites.

Toutefois, on peut considérer que le suivi a pour objectif principal de comparer les

réalisations aux prévisions en rendant possible une mise en évidence des écarts (en référence aux

objectifs et à leurs résultats).

Par ailleurs, pour que le dispositif de suivi contribue à améliorer l’efficacité de la gestion des

écoles il faut que :

- Le suivi soit perçu plus comme une stratégie d’amélioration de la performance du projet

que comme mécanisme de contrôle ;

- Le suivi soit institutionnalisé/ intégré et non personnalisé ;

- La fonction diagnostique du suivi soit privilégiée, c’est-à-dire que les résultats soient

analysés et interprétés ;

- La fonction informationnelle du suivi soit remplie : c’est-à-dire que les résultats soient

diffusés et que les acteurs impliqués se les approprient

- La fonction thérapeutique du suivi soit exercée, c’est-à-dire que les résultats soient utilisés

dans l’action par les différents intervenants.

3.4 OBJETS DU SUIVI

Qu’est-ce qu’on va suivre ou surveiller ?

Les principaux paramètres à surveiller dans le cadre de la gestion décentralisée des écoles

sont les activités des CGE et des Unions. Celles-ci constituent la partie dynamique de tout projet.

C’est ce que les acteurs font, les actions concrètes qu’ils posent pour atteindre les objectifs

poursuivis. Le suivi des activités est aussi appelé « Suivi opérationnel ».

Dans ce cadre, les objets de suivi peuvent s’articuler autour de cinq grands axes :

Le processus de mise en place des structures : CGE, UCGE

Le fonctionnement des structures (réunions, AG, mobilisation et gestion des ressources)

Le processus d’élaboration et d’exécution des PAV

Le niveau de participation des collectivités et des communautés

Les résultats

8

4. ACTEURS DU SUIVI: ROLES ET RESPONSABILITES

Dans le processus du suivi accompagnement des CGE et Unions de CGE, on distingue

différents responsables et acteurs situés à différents niveaux :

Le niveau école : CGE

Le niveau collectivité locale : Union de CGE, Conseil municipal / rural, CODEC

Le niveau IDEN : Equipe IDEN

Le niveau IA : Equipe IA

Le niveau central : DEE, DPRE, DAGE

NIVEAU ACTEURS ROLES ET RESPONSABILITES

ECOLE CGE : acteur principal

ASSURER LE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES : - Tenir régulièrement des réunions de suivi - Responsabiliser un membre pour assurer le suivi de chaque

activité dans le cadre de commissions

- Elaborer des PAV - Faire des bilans périodiques (à mi-parcours, annuel) - Elaborer des rapports périodiques de suivi (technique et

financier) - Transmettre à l’IDEN avec ampliation à l’Union de CGE

- Suggérer, réorienter, proposer des remédiations - Contrôler l’exécution financière (commissaires aux comptes)

COMMUNE / COMMUNAUTE RURALE

Conseil municipal / rural UCGE

ASSURER LE SUIVI EXTERNE DES CGE : - Collecter et exploiter les rapports et PV des CGE - Faire des visites de terrain au besoin - Tenir des réunions (bureau exécutif) de suivi et des AG bilans - Pour l’UCGE: Dresser et envoyer des rapports au PCR/Maire

(Président de CLEF) avec ampliation à l’IDEN - Assurer un appui conseil aux CGE

ASSURER LE SUIVI INTERNE DE LA MISE EN ŒUVRE DU PA DE

l’UCGE : - Tenir régulièrement des réunions de suivi - Responsabiliser un membre pour assurer le suivi de chaque

activité dans le cadre de commissions - Contrôler l’exécution financière (commissaires aux comptes) - Faire des rapports de suivi technique et financier - Transmettre au PCR / Maire avec ampliation à l’IDEN NB. Les Maires et les PCR sont à la fois responsables et bénéficiaires.

CODEC Suivre l’exécution des PAV et PA, notamment en ce qui concerne les activités pédagogiques et faire des suggestions

9

NIVEAU ACTEURS ROLES ET RESPONSABILITES

IDEN Equipe IDEN

ASSURER LE SUIVI EXTERNE ET L’ACCOMPAGNEMENT DES CGE/UCGE : - Planifier et effectuer les missions de terrain auprès des

CGE/UCGE - Collecter et traiter les rapports et PV de réunion des CGE/UCGE - Procéder à des remédiations - Elaborer des rapports consolidés à envoyer à l’IA

IA Equipe IA

- Surveiller l’évolution du projet dans l’académie - Assurer le suivi des décisions du comité régional de pilotage - Elaborer des rapports consolidés - Transmettre au niveau central avec feedback aux IDEN

- Mener des missions de terrain auprès des CGE/UCGE

CENTRAL (MEEMSLN)

DEE / DPRE / DAGE

- Assurer la supervision et le suivi accompagnement des activités des CGE/UCGE

- Appuyer les équipes locales dans leurs tâches de suivi - Elaborer un rapport national périodique avec ampliation aux

partenaires - Mener des visites de terrain (enquêtes, entretiens,

questionnaires, etc.) - Faire des propositions d’amélioration pour une bonne

fonctionnalité des CGE/UCGE

DISPOSITIF DU SUIVI

10

5. STRATEGIES ET OUTILS DE SUIVI

Le suivi nécessite un recueil permanent d’informations sur le niveau d’exécution des activités

planifiées en vue d’atteindre les résultats d’un programme. Pour cela, différentes stratégies et

divers outils de collecte et de traitement des informations sont utilisés.

5.1 STRATEGIES

Les stratégies renvoient à l’ensemble des techniques utilisées pour collecter des informations.

On peut citer :

L’entretien individuel ou en groupe : il permet de recueillir auprès d’une personne ou d’un

groupe de personnes des informations sur la base de questions préalablement préparées

(guide d’entretien

L’enquête ou le sondage : c’est un recueil de témoignages auprès des bénéficiaires du

programme sous forme de questionnaires, d’interviews….. ;

L’observation (directe): elle permet d’appréhender la réalité sans la médiation du discours ;

L’analyse documentaire : elle permet d’exploiter des informations contenues dans

différentes sources documentaires

5.2 OUTILS

Les outils renvoient aux instruments de prise d’informations.

Guide d'entretien : c’est un document qui comprend l’ensemble des questions ou domaines

à aborder pour disposer des informations quantitatives et /ou qualitatives lors d’un

entretien avec une personne ou un groupe de personnes ;

Questionnaire : c’est un outil composé de questions bien structurées pour permettre aux

destinataires de répondre avec précision ;

Fiches de suivi : bien conçues, elles constituent une base de recueil de données et

nécessitent ensuite un traitement périodique ;

Tableaux de bord : permettent la gestion des activités programmées et le suivi correct des

indicateurs. Ils doivent être simples et réalistes ;

Bulletins ou lettres d’informations : ils permettent de suivre et de rendre visible l’activité

dans son ensemble.

11

6. SYSTEME DE RAPPORTAGE

Les rapports sont des supports de communication qui renseignent sur l’évolution du projet

et permettent de disposer de repères pour mesurer les progrès réalisés et les difficultés à

surmonter.

Les tableaux suivants proposent la périodicité et les points principaux à aborder dans les

rapports sur le fonctionnement et les activités des CGE et des UCGE.

6.1 ACTEUR : CGE

Période (date limite de dépôt)

Points à rapporter Documents à produire

1er rapport A la rentrée (31 octobre)

- Le fonctionnement du CGE - Le processus d’élaboration et de

validation du PAV (contenu, planification, ressources etc.,) Etc.

- Plan d’action volontariste (PAV)

- PV de l’AG de validation

2e rapport A mi-parcours (28 février)

- Le niveau d’exécution technique et financier des activités planifiées

- Les difficultés rencontrées…

- Rapport bilan à mi-parcours

- PV de l’AG bilan à mi-parcours

3e Rapport En fin d’année (30 juin)

- BiIan d’exécution technique et financière

- Les Perspectives pour l’année scolaire prochaine…

- Rapport bilan annuel - PV de l’AG bilan annuel

6.2 ACTEUR: UCGE



1er rapport A la rentrée (30 novembre)

- Le fonctionnement de l’UCGE - Le processus d’élaboration et de

validation du PA (contenu, planification, ressources etc.,)

- étude des PAV des CGE…

- PA - PV de l’AG de validation - Synthèse des PAV des

CGE

2e rapport A mi-parcours (31 mars)

- L’exécution technique et financière du PA


- PV de l’AG - Synthèse des rapports

bilan à mi-parcours des CGE

3e Rapport En fin d’année (31 juillet)

- BiIan d’exécution technique et financière du PA

- Perspective pour l’année scolaire prochaine

- Rapport bilan de fin d’année

- PV de l’AG bilan - Synthèse des rapports

bilan annuel des CGE

12

6.3 ACTEUR : IDEN



1er rapport A la rentrée (mi-décembre)

- Le fonctionnement des CGE et des UCGE

- Le processus d’élaboration et de validation des PAV et des PA (contenu, planification, ressources etc.,)

- Etude des PAV et des PA

- Rapport synthèse des PAV des CGE et des PA des UCGE

2e rapport A mi-parcours (mi-avril)

- L’exécution technique et financière des PAV et des PA

- Rapport synthèse des bilans à mi-parcours des CGE et des UCGE

3e Rapport En fin d’année (mi-août)

- BiIan d’exécution technique et financière des PAV et des PA

- Perspectives pour l’année scolaire prochaine

- Rapport Synthèse des Bilans de fin d’année des CGE et des UCGE

6.4 ACTEUR : IA



1er rapport A la rentrée (début janvier)

- Synthèse des rapports des IDEN : fonctionnement des CGE et des UCGE, procès d’élaboration et validation des PAV et des PA…

- Rapport synthèse des PAV des CGE et des PA des UCGE

2e rapport A mi-parcours (30 avril)

- Synthèse des rapports des IDEN : L’exécution technique et financière des PAV et des PA


3e Rapport En fin d’année (31 août)

- Synthèse des rapports des IDEN : BiIan d’exécution technique et financière des PAV et des PA


- Rapport bilan de fin d’année

6.5 ACTEUR NIVEAU CENTRAL: DEE, DPRE, DAGE


Points à rapporter Documents à produire (extrant / livrable)

1er rapport A la rentrée (mi-janvier)

- Le fonctionnement des CGE et des UCGE

- Le processus d’élaboration et de validation d PA (contenu, planification, ressources etc.,)

- Etude /contrôle qualité des PAV et des

- Rapport national de rentrée

13

PA

2e rapport A mi-parcours (mi-mai)

- Synthèse de l’exécution technique et financière des PAV et des PA

- Rapport national à mi-parcours

3e Rapport En fin d’année (mi-septembre)

- BiIan annuel du fonctionnement de CGE et des UCGE


- Rapport national de fin d’année

14

ECHEANCES DES EVENEMENTS EDUCATIFS ET DU RAPPORTAGE

ME CFEE

IA CFEE

IDENCFEE

Collectivité

Localel

CGE

écoleRentrée des

classesCFEE

8 9 mois

Niveau3 4 5 6 710 11 12 1 2

(vacances)

Légend : rapportage : suivi/appui,

Union des

CGE

Suivi/ Encadrement / Inspection

Suivi interne et execution des activités

Rapport

Rapport

Rapport

Rapport

Rapport

Rapport

Rapport

PA

Rapport synthèse

AG

Rapport synthèse

Bilan MP

AG

Rapport synthèse

Bilan annuel

validation PAV

AG

Bilan MP

AG

Bilan annuel

AG

Rapport Rapport

Suivi interne et execution des activités

Budgétisation

AG

15

ANNEXE I:OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES

RAPPORTS UTILISES PAR LES CGE

16

Canevas de Procès-Verbal de réunion du CGE / de l’AG du village ou du quartier

Académie de ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

IDEN de …………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Commune / Communauté Rurale…………….…………………………………………………………………………………………………………

École de …………….………………………………………………………………………………………………… No. de PV :……………………………

Le __(date de réunion ou AG) _____, la réunion du Bureau de CGE / la réunion du CGE / l’Assemblée Générale du

village ou quartier (rayer les mentions inutiles) s’est tenue autour de l’ordre du jour ci-dessous.

Ordre du jour :…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Questions soulevées : ………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Décisions prises : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Observations / Difficultés rencontrées:………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

PIECES A JOINDRE : Liste de participants

Plan d’action volontariste / Rapport bilan à mi-parcours du CGE / Rapport bilan annuel du CGE (rayer les mentions inutiles)

Fait à …………………………………………… le ……………………………………………

Le Président du CGE Le Secrétaire

17

Fiche de suivi interne des activités du CGE

IA :............................................... IDEN :.................................................. Collectivité locale : .....................................................……

CGE : ...................................................... Période du ……… /……… / 20…… au …..…/………/20…… Date de suivi : …..….. /……… / 20.……

Activités Programmées

Période / Échéance

Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés

rencontrées Mesures

préconisées Observations

Réalisée En cours Non

réalisée Reporté

Montant prévu

Montant dépensé

TOTAL

Président(e) Secrétaire exécutif Trésorier(ère)

18

Canevas de Rapport bilan à mi-parcours des activités des CGE

IA de : ………………………………………………………………………………………………………… CGE de : …………………………………………………………………………………………………………

IDEN de : …………………………………………………………………………………………………… Année scolaire 20……… - 20……… Date de validation: …………/……………/20………

Commune / CR de : …………………………………………………………………………………… Effectif année en cours : F : …………………… G : …………………… T : ……………………

I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action volontariste (PAV)

Nombre de réunions du bureau / AG tenues à cette année

Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG : …………/…………/20…… Réunions : ………………. AG : ……………

III. Exécution

Résultats attendus Activités programmées Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*)

Observations Réalisées En cours Non réalisée Reporté Prévu Dépensé

1. ACCES

2. QUALITE

3. GESTION Contribuer à l’amélioration de l’environnement scolaire dans la communauté rural

Participation aux réunions / AG de l’Union

TOTAL Nombre :

(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre en espèces ou en nature.

Le Secrétaire Exécutif Le Président du CGE

19

Canevas de Rapport bilan annuel des activités des CGE IA de : ………………………………………………………………………………………………………… CGE de : ……………………………………………………………………………………………………………

IDEN de : …………………………………………………………………………………………………… Année scolaire 20…………… - 20………………… Date de validation: ……/………/20……

Commune / CR de : …………………………………………………………………………………… Effectif année en cours : F : …………………… G : …………………… T : ……………………

I. Planification et rapportage II. Fonctionnement Plan d’action volontariste (PAV) Rapport bilan à mi-parcours

Nombre de réunions / AG du village tenues

Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG :

…………/…………/20…… Disponibilité : Oui / Non

Date de validation en AG :

…………/…………/20…… Réunions : ………………. AG : …………

III. Exécution

Résultats attendus Activités programmées

Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*)

Observations Réalisées à 100%

En cours Non

réalisée Reporté Prévu Dépensé

1. ACCES

2. QUALITE

3. GESTION Contribuer à l’amélioration de l’environnement scolaire dans la communauté rural

Participation aux réunions / AG de l’Union

TOTAL Nombre :

(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre ou en nature.

Le Secrétaire Exécutif Le Président du CGE

20

ANNEXE II : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES

RAPPORTS UTILISES PAR LES UNIONS DE CGE

21

Canevas de Procès-Verbal de réunion de l’UCGE / d’AG de l’UCGE

Académie de …………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

IDEN de …………….…………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………

Union de …………….………………………………………………………………………………………………………………………… No. de PV :……………………

Monsieur / Madame,

Le __(date de réunion ou AG) ______, la réunion du Bureau de l’UCGE / la réunion de l’UCGE / l’Assemblée Générale de

l’UCGE (rayer les mentions inutiles) s’est tenue autour de l’ordre du jour ci-dessous.

Ordre du jour :…………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Décision prise : …………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Questions soulevées : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Observation / Difficultés rencontrées

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

PIECES A JOINDRE : Liste de participants

Plan d’action / Rapport bilan à mi-parcours de l’UCGE / Rapport bilan annuel de l’UCGE

(rayer les mentions inutiles)

Fait à …………………………………………………… le ……………………………………………………

Le Président de l’UCGE Le Secrétaire

22

Fiche de suivi interne des activités de l’Union de CGE

IA :................................................... IDEN :...................................................... Collectivité locale : .........................................................

Union de : ....................................... Période du ………/.………/20…..…… au …..…/.………/20..…… Date du suivi : …..….. /……… / 20.……

Activités programmées


Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés



Réalisée En cours non

réalisée Reporté

Montant prévu

Montant dépensé

Organisation des

réunions de bureau

Organisation des AG

de l’Union

1)

2)

3)

TOTAL

Président(e) Secrétaire administratif Trésorier(ère)

23

Fiche de suivi externe des activités du CGE

IA :....................................... IDEN :.......................................... Collectivité locale : .................................................................................

CGE ....................................... Date du suivi : ………/………/20…… Responsable de suivi : ...........................................................................

I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action volontariste (PAV) Nombre d’activités programmées

Budget prévu (FCFA)

Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan annuel

Disponibilité Date de

validation en AG (1)

Accès (2)

Qualité (3)

Gestion TOTAL

Nbre de réunions de

bureau tenues

Nbre d’AG tenues


validation en AG Disponibilité

Date de validation en AG

Oui / Non Oui / Non Oui / Non

III. Exécution



Niveau d’exécution Montant des ressources

dépensées (FCFA) Difficultés


préconisées Observations Réalisée En cours

non réalisée

Reporté

TOTAL

Président(e) Secrétaire administratif Trésorier(ère)

24

Fiche de Synthèse des Plans d’action volontaristes des CGE

IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré……………… (*1)

Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du suivi : ………………../……..……. / 20……..…….. Montant unité de Cotisation annuelle ……..……..……………………………FCFA(*2)

N° Nom du CGE Disponibilité

du PAV

Montant de Cotisation annuelle versée à

l’Union

Nombre d’activités programmées* Montant total prévu du PAV

Observations Accès Qualité Gestion TOTAL

1 oui / non

2 oui / non

3 oui / non

4 oui / non

5 oui / non

6 oui / non

7 oui / non

8 oui / non

9 oui / non

10 oui / non

TOTAL (*3) (*4)

Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = …………………………………………. sur ………………….…………………………..

(*3) (*1) 2) Montant total prévu de cotisation annuelle (*5 à calculer) = ……………………………. (= ……………………………………………… multiplié par ……………………………………………. )

(*5) (*1) (*2) 3) Situation de cotisation versée = ……………………………………………… sur………….…………………………………………

(*4) (*5)

Le Secrétaire Administratif Le Président de l’UCGE

25

Canevas de Rapport bilan à mi-parcours des Activités de l’Union de CGE

IA de :…………………………………………… IDEN de :………….………………………….…….. Union de : ………………………………………………………………………………………………

Nombre de CGE ayant adhéré …………………………… Année scolaire : 20……………...…- 20…………………… Date : ………………..…/……………..…/ 20……………..……

I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action (PA)

Nombre de réunions / AG tenues à cette année

Disponibilité : Oui / Non Date de validation en AG : ……………/…………/20……… Réunions du bureau : …………… AG : …………

III. Exécution du PA



Niveau d’exécution (mettre une croix) Ressources (FCFA) Difficultés



Réalisée En cours Non

réalisée Reporté

Montant prévu

Montant dépensé

(1) Organisation des réunions du bureau

(2) Organisation des AG de l’Union

1)

2)

3)

(3) Activités thématiques

TOTAL


Le Secrétaire Administratif Le Président de l’Union

26

Fiche de Synthèse des Bilans à mi-parcours des CGE IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré…………… (*1)

Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du synthèse : …………/.……… / 20…….. Montant de Cotisation annuelle ………………………….FCFA(*2)

N° Nom du CGE Disponibilité du

PAV

Disponibilité du Bilan à mi-

parcours

Montant de Cotisation

annuelle versée à l’Union

Nombre d’activités programmées Montant total du

PAV Observations

TOTAL Réalisé En cours Non

réalise Reporté prévu Dépensé

1 oui / non oui / non










TOTAL (*3) (*4) (*5)

Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = ………………………. sur .………………….…

(*3) (*1) 2) 2) Disponibilité du Bilan à mi-parcours = ……………………………… sur…..………………….…

(*4) (*1)

3) Montant total prévu de cotisation annuelle (*6 : à calculer ci-dessous) =………………….….. (= ……………………… multiplié par …………………………. ) (*6 ) (*1 ) (*2)

4) Situation de cotisation versée = ……………… sur …………………. (*5) (*6)


27

Canevas de Rapport bilan annuel des activités de l’Union de CGE

IA de :……………………………………………………………………. IDEN de :………….………………………….………….. Union de : …………………………………………………………………………….

Nombre de CGE ayant adhéré ………………………………………………….. Année scolaire : 20………..…- 20……….…… Date : …….…………/………………/ 20…………….

I. Planification II. Fonctionnement Plan d’action (PA) Rapport bilan à mi-parcours Nombre de réunions / AG tenues

Disponibilité :

Oui / Non


…………/…………/20……

Disponibilité :

Oui / Non


…………/…………/20…… Réunions du bureau : …………… AG : …………

III. Exécution du PA



Niveau d’exécution (mettre une croix) Ressources (FCFA) Difficultés



Réalisée En cours non

réalisée Reporté

Montant prévu

Montant dépensé



1)

2)

3)


TOTAL



28

Fiche de Synthèse des Bilans annuels des CGE

IA de : …………………………………… IDEN de : ………………………………….…………. Union de : ………………………………………… Nombre de CGE ayant adhéré………………(*1)

Année scolaire : 20……..……- 20……… Date du synthèse : …………/.………/ 20…….. Montant de Cotisation annuelle……………………………….FCFA(*2)

N° Nom du CGE Disponibilité

du PAV

Disponibilité du

Bilan à mi-parcours

Disponibilité du

Bilan annuel

Montant de Cotisation

annuelle versée à l’Union

Nombre d’activités programmées* Montant total prévu du PAV Observation

s TOTAL Réalisé En cours

Non réalise

Reporté Prévu Dépensé

1 oui / non oui / non oui / non










TOTAL (*3) (*4) (*5) (*6)

Situation des CGE ayant adhéré 1) Disponibilité du PAV = ………………………. sur .………………….…



(*5) (*1)

4) Montant total prévu de cotisation annuelle (*7 : à calculer ci-dessous) = …………………………… multiplié par ………………… =………………. (*1 ) (*2) (*7)

5) Situation de montant de cotisation versée = ……………… sur …………………. (*6) (*7)


29

ANNEXE III : OUTILS DE SUIVI ET CANEVAS DES

RAPPORTS UTILISES PAR LES INSPECTEURS DES IDEN

30

Fiche de suivi externe des activités du CGE

IA :....................................... IDEN :.......................................... Collectivité locale : .................................................................................

CGE ....................................... Date de suivi : ………/………/20…… Responsable de suivi : ...........................................................................

I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action volontariste (PAV) Nombre d’activités programmées


Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan en fin d’année



Accès (2)

Qualité (3)

Gestion TOTAL

Nbre de réunions du

bureau tenues

Nbre d’AG tenues



Date de validation en

AG


III. Exécution



Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés rencontrées

Mesures préconisées

Observations Réalisée En cours

non réalisée

Reporté Montant

prévu Montant dépensé

TOTAL

31

Fiche de suivi externe des activités de l’Union des CGE

IA : ……………………………......................................... IDEN : ......................................................Collectivité locale : ……............................................................…….. UCGE : .................................................... Date de suivi : ….………/….………/20……………… Responsable de suivi : ………………….…………….........................................

I. Planification II. Fonctionnement et rapportage Plan d’action de l’Union Nombre d’activités programmées


Tenue des réunions / AG Rapports bilan à mi-parcours Rapport bilan annuel



Réunions (2) AG


Nbre de réunions du

bureau tenues

Nbre d’AG tenues



Date de validation en

AG


III. Exécution



Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés rencontrées

Mesures préconisées

Observations Réalisée En cours

non réalisée

Reporté Montant

prévu Montant dépensé



1)

2)

3)


TOTAL IV. Situation des CGE affiliés Nombre de CGE ayant versé leur cotisation à l’Union…………………

(Montant fixé par CGE…………………………FCFA)

Nombre de : PAV récupérés …………… ; Rapports bilan à mi-parcours récupérés …………… ; Rapports bilan annuel récupérés ………

Nombre de CGE ayant assisté à : l’AG en début d’année ……… ; l’AG en cours d’année ………………… ; l’AG en fin d’année …………………

32

Canevas de Rapport départemental de suivi du fonctionnement des Unions de CGE

IA de :………………………………………………… IDEN de :………….………………………….…….. Année scolaire : 20……..…- 20………… Date : …………/…………/ 20…………

Nom de l’Union

Union de CGE CGE

Tenue des réunions du bureau et AG

Disponibilité du PA

Niveau d’exécution des activités

Mobilisation des ressources Nbre de

CGE ayant adhéré

Nbre de PAV

disponibles

Nbre de rapports

bilan à MP du CGE

Nbre de rapports

bilan annuel du CGE

Nbre de réunions

Nbre d’AG

Oui Non Réalisées En

cours Non

réalisée Reporté Prévues Dépensées

1

2

3

4

5

6

7

8

TOTAL

Analyse détaillée (tenue des réunions et AG, disponibilité et qualité des PA, budgets, niveau d’exécution des activités, etc.) :

Points faibles

Points forts

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