guide comptes fournisseurs, version 9.1

Guide Comptes fournisseurs, version 9.1

Mars 2011

Guide Comptes fournisseurs, version 9.1UGS fscm91fapy-b0311-cfr

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Table des matires

Avant-propos

Avant-propos du guide Comptes fournisseurs ...................................................................................... xxxv

Produits PeopleSoft .................................................................................................................................... xxxvNotions essentielles ................................................................................................................................... xxxviTraitement diffr ..................................................................................................................................... xxxviGuides et bibliothque en ligne PeopleSoft ............................................................................................. xxxviilments communs utiliss dans le guide ............................................................................................... xxxvii

Partie 1

Dfinition gnrale

Chapitre 1

Prparation au traitement des comptes fournisseurs ................................................................................. 3

Aperu de l'application Comptes fournisseurs ................................................................................................. 3Processus de gestion de l'application Comptes fournisseurs .......................................................................... 4lments d'intgration de l'application Comptes fournisseurs ........................................................................ 4Mise en uvre de l'application Comptes fournisseurs ................................................................................... 9

Chapitre 2

Navigation dans l'application Comptes fournisseurs ............................................................................... 13

Navigation dans l'application Comptes fournisseurs .................................................................................... 13Pages utilises pour naviguer dans l'application Comptes fournisseurs ................................................. 13

Chapitre 3

Prsentation de la mise en uvre de l'application Comptes fournisseurs ............................................. 15

Points considrer relativement la mise en uvre ................................................................................... 15Dfinition des entits .................................................................................................................................... 16

Table des matires

iv Copyright 1992, 2011, Oracle et/ou ses socits affilies. Tous droits rservs.

Points considrer relativement la rpartition dans le Grand livre ..................................................... 16Hirarchie de contrle de l'application Comptes fournisseurs ...................................................................... 17

Entit ...................................................................................................................................................... 19Sources des pices justificatives ............................................................................................................ 19Groupes de contrle ............................................................................................................................... 19Fournisseurs ........................................................................................................................................... 20Pices justificatives ................................................................................................................................ 20

Dfinition de l'environnement comptable ..................................................................................................... 21Validation de combinaisons de champs de structure ............................................................................. 21

Traitement des pices justificatives et des paiements .................................................................................... 21Traitement de la pice ............................................................................................................................ 21Traitement des paiements ....................................................................................................................... 23

Dfinition des serveurs FTP pour les fichiers joints ..................................................................................... 24Page utilise pour dfinir les fichiers joints des transactions ................................................................. 24Dfinition des fichiers joints .................................................................................................................. 24

Chapitre 4

Dfinition des entits de comptes fournisseurs .......................................................................................... 27

Prsentation des entits de l'application Comptes fournisseurs .................................................................... 27Aperu des entits de l'application Comptes fournisseurs ...................................................................... 27Responsabilits ....................................................................................................................................... 28Points considrer relativement aux entits de l'application Grand livre .............................................. 28Jeux de tables ......................................................................................................................................... 28Hirarchie de contrle de l'application Comptes fournisseurs ............................................................... 29Questions poser ................................................................................................................................... 29tapes de dfinition des entits de l'application Comptes fournisseurs ................................................. 29

Dfinition des contrles comptables de l'approvisionnement pour les entits de grand livre ...................... 30Fonctionnement des contrles comptables relatifs aux escomptes ........................................................ 31tapes prliminaires ............................................................................................................................... 35Pages utilises ........................................................................................................................................ 35Slection des contrles gnraux ........................................................................................................... 36Dfinition des frais d'invisibles .............................................................................................................. 40Dfinition des modles de grands livres ................................................................................................ 43Slection des options de rglement privilgi ........................................................................................ 44Slection des options de retenue ............................................................................................................ 45Prcision des champs de structure de retenue ........................................................................................ 46

Dfinition des entits de l'application Comptes fournisseurs ....................................................................... 47Pages utilises pour dfinir des entits de l'application Comptes fournisseurs de PeopleSoft .............. 48Cration d'une entit de comptes fournisseurs ....................................................................................... 49Association d'une entit de comptes fournisseurs et de grand livre ....................................................... 50Mise jour des priodes ouvertes pour une entit ................................................................................. 53Dfinition des options relatives aux taxes .............................................................................................. 55

Table des matires

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Dfinition des options du traitement de cration des pices justificatives ............................................. 58Dfinition des options relatives au rapprochement ................................................................................ 60Dfinition des options de paiement ........................................................................................................ 62Dfinition de la numrotation automatique ............................................................................................ 64Dfinition des contrles relatifs la facture sommaire .......................................................................... 66

Dfinition des options des entits de l'application Comptes fournisseurs par cl de tables ......................... 67Prsentation de la dfinition des entits de comptes fournisseurs par cl de tables ................................ 67Pages utilises ........................................................................................................................................ 68Dfinition des options relatives la date comptable .............................................................................. 68Dfinition des rgles d'approbation des pices, de la devise par dfaut et d'un fournisseur ponctuel matre

.............................................................................................................................................................. 69Dfinition des options de traitement des erreurs de pices justificatives ............................................... 71Slection des options de paiement ......................................................................................................... 74Slection des options relatives aux taxes ............................................................................................... 78

Chapitre 5

Organisation des pices justificatives l'aide de sources et de groupes de contrle ............................. 83

Prsentation des sources et des groupes de contrle des pices justificatives .............................................. 83Sources pices justificatives ................................................................................................................... 83Groupes de contrle ............................................................................................................................... 84lments communs utiliss dans le chapitre ........................................................................................... 85

Dfinition des sources de pices justificatives .............................................................................................. 85tapes prliminaires ................................................................................................................................ 85Pages utilises pour dfinir la source des pices justificatives .............................................................. 86Dfinition des options comptables et des options de paiement .............................................................. 87Dfinition de l'approbation et du rapprochement des pices ainsi que des devises et des paramtres relatifs

la mise en squence des documents ................................................................................................. 87Dfinition des options de vrification des factures en double, de validation des champs de structure et de

mise en quilibre des pices ................................................................................................................ 88Slection des donnes sur les groupes .................................................................................................... 89

Dfinition des groupes de contrle des pices justificatives ......................................................................... 90Pages utilises pour dfinir les groupes de contrle des pices justificatives ........................................ 91Assignation des groupes de contrle ...................................................................................................... 93Dfinition des options comptables ......................................................................................................... 96Dfinition des sources des pices justificatives ..................................................................................... 98Consultation des pices justificatives ..................................................................................................... 98Slection des donnes sur les groupes .................................................................................................... 99Vrification du statut d'un groupe de contrle ..................................................................................... 100Report des groupes de contrle ............................................................................................................ 102Suppression des groupes de contrle ................................................................................................... 102

Table des matires

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Chapitre 6

Dfinition des formats et des formulaires de paiement .......................................................................... 105

Prsentation des formats de paiement de l'application Comptes fournisseurs ............................................ 105Formats de paiements disponibles dans l'application Comptes fournisseurs ....................................... 106Chques gnrs par le systme et chques faits manuellement .......................................................... 106Virements lectroniques ....................................................................................................................... 108Paiements par transfert lectronique de fonds (TEF) et par chambre de compensation automatise (CCA)

............................................................................................................................................................ 109Traites ................................................................................................................................................... 111Chques postaux ................................................................................................................................... 115Lettres de crdit .................................................................................................................................... 116Prlvements automatiques .................................................................................................................. 119

Choix des formulaires de paiement ............................................................................................................. 119Prsentation des formulaires de paiement ............................................................................................. 119Choix de la disposition des formulaires de paiement ............................................................................ 120Slection et configuration des formulaires de paiement ....................................................................... 120

Dfinition des attributs des formulaires de paiement .................................................................................. 121Prsentation des attributs des formulaires de paiement ........................................................................ 121Pages utilises pour dfinir des attributs des formulaires de paiement ................................................. 122Dfinition des attributs de formulaires et d'avis pour associer les modles de paiements aux donnes .

122Slection des champs de tri des paiements ........................................................................................... 126

Association de formulaires de paiement aux comptes bancaires ................................................................ 126Page utilise pour associer des formulaires de paiement des comptes bancaires ............................... 127Dfinition de codes de formulaires de paiement pour les comptes bancaires ...................................... 127

Modification des formulaires de paiement .................................................................................................. 129Prsentation des modifications des formulaires de paiement ................................................................ 129Modification d'un formulaire de paiement ............................................................................................ 129

Dfinition des polices de RCM ................................................................................................................... 130Impression des logos et des signatures sur les chques de rapports Crystal et XMLP ............................... 130Configuration des postes de travail pour la consultation des chques et des traites de Crystal Reports l'aide

de la fonction Web du Moniteur de traitements ...................................................................................... 130Essai d'impression des chques ................................................................................................................... 131

Chapitre 7

Configuration de l'interface de paiement ................................................................................................ 133

Prsentation de l'interface de paiement ....................................................................................................... 133lments communs utiliss dans le chapitre ......................................................................................... 133

Configuration de l'interface de paiement .................................................................................................... 134

Table des matires

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Pages utilises pour configurer l'interface de paiement de l'application Comptes fournisseurs ........... 134Dfinition des sources de paiement ...................................................................................................... 135Entre des dfinitions de recherche de sources .................................................................................... 136Dfinition du mappage d'un cycle de paiement ................................................................................... 137Mappage des champs ........................................................................................................................... 138

Chapitre 8

Dfinition des cycles de paiement ............................................................................................................. 141

Prsentation du traitement des cycles de paiement ..................................................................................... 141Flux du traitement des paiements ......................................................................................................... 142

Cration d'un cycle de paiement ................................................................................................................. 144Prsentation de la configuration du cycle de paiement ......................................................................... 145Pages utilises pour crer un cycle de paiement ................................................................................... 145Dfinition des tapes du cycle de paiement ......................................................................................... 145Dfinition de groupes d'tapes ............................................................................................................. 147Ajout d'tapes dfinies par l'utilisateur au cycle de paiement .............................................................. 148

Dfinition des rgles de remplacement de comptes bancaires .................................................................... 149Prsentation de la fonction de remplacement des comptes bancaires .................................................. 149tapes pralables ................................................................................................................................... 155Page utilise pour dfinir les rgles de remplacement des comptes bancaires ..................................... 156Dfinition des rgles de remplacement de comptes bancaires ............................................................. 156

Dfinition, mise jour et rutilisation de cycles de paiement .................................................................... 160Prsentation de la dfinition d'un cycle de paiement ........................................................................... 160tapes pralables .................................................................................................................................. 163Pages utilises pour dfinir, mettre jour et rutiliser des cycles de paiement .................................... 164Dfinition des critres de dates d'un cycle de paiement ....................................................................... 165Dfinition des prfrences lies un cycle de paiement ...................................................................... 168Prcision des critres de sources .......................................................................................................... 175Prcision des critres de banques et de modes de paiement ................................................................. 176Prcision des critres de groupes de paiements et de compensation .................................................... 178Dfinition des options relatives aux traites d'un cycle de paiement ..................................................... 179

Dfinition des cycles de paiement aux fins de traitement par la passerelle de gestion des finances .......... 181Prsentation de l'intgration des cycles de paiement et de la passerelle de gestion des finances ......... 181Pages utilises pour dfinir des cycles de paiement aux fins de traitement par la passerelle de gestion des

finances .............................................................................................................................................. 182Dfinition des dtails du mappage de la passerelle de gestion des finances ........................................ 182

Chapitre 9

Dfinition des traitements relatifs aux traites, aux paiements et aux pices justificatives .................. 183

Dfinition du traitement des frais de virement bancaire ............................................................................. 183

Table des matires

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Prsentation du traitement des frais de virement bancaire ................................................................... 184Pages utilises pour dfinir les frais de virement bancaire ................................................................... 184Activation du traitement des frais de virement bancaire par banque ................................................... 184Dfinition des options lies aux frais bancaires pour un fournisseur ................................................... 185

Dfinition du traitement de rchelonnement du paiement ........................................................................ 186Pages utilises pour dfinir des paiements rchelonns ...................................................................... 187Dfinition des conditions appliquer aux paiements rchelonns ..................................................... 187Dfinition des options de rchelonnement pour les fournisseurs ....................................................... 190

Dfinition des catgories de classement chronologique pour les rapports sur les dettes fournisseurs ....... 190Page utilise pour dfinir des catgories de classement chronologique pour les rapports sur les dettes

fournisseurs ........................................................................................................................................ 191Dfinition des catgories de classement chronologique pour les rapports sur les dettes fournisseurs .

191Dfinition du traitement des traites ............................................................................................................. 193

lment commun utilis dans la section ............................................................................................... 193Pages utilises pour dfinir le traitement des traites ............................................................................. 194Cration de codes de traites vue ........................................................................................................ 194Cration d'une dfinition de droits de timbre ....................................................................................... 195Dfinition des rgles de rduction des droits de timbre ....................................................................... 196

Dfinition des tables de devises multiples .................................................................................................. 197Pages utilises pour dfinir des tables de devises multiples ................................................................. 198Dsignation des champs de structure de profit ou de perte .................................................................. 199Prcision d'un modle d'criture ........................................................................................................... 199

Dfinition des devises multiples dans les tables de donnes de contrle ................................................... 199Pages utilises pour dfinir des devises multiples dans les tables de donnes de contrle de l'application

Comptes fournisseurs ......................................................................................................................... 200Dfinition des options de devises pour les entits de grand livre ........................................................ 200Dfinition des options de devises pour les entits de comptes fournisseurs ........................................ 201Dfinition des options relatives aux devises pour les sources des pices justificatives ....................... 201Dfinition des options relatives aux devises pour les groupes de contrle .......................................... 201Dfinition des options relatives aux devises pour les fournisseurs ...................................................... 202Dfinition des options relatives aux devises pour les banques ............................................................ 202

Dfinition du traitement de rvaluation .................................................................................................... 202Prsentation du traitement de rvaluation ........................................................................................... 203tapes prliminaires .............................................................................................................................. 203Pages utilises pour dfinir le traitement de rvaluation ..................................................................... 203Slection d'un code de contrepassation ................................................................................................ 203Prcision des modles d'critures des comptes fournisseurs ................................................................ 204Slection d'une option de report de rvaluation ................................................................................. 204

Dfinition de l'intgration de la passerelle de gestion des finances ............................................................ 205Prsentation de la dfinition de l'intgration de la passerelle de gestion des finances .......................... 206tapes prliminaires .............................................................................................................................. 206Pages utilises pour dfinir l'intgration de la passerelle de gestion des finances ................................ 207Enregistrement de l'application Comptes fournisseurs en tant que systme source de la passerelle de

gestion des finances ........................................................................................................................... 207

Table des matires

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Dfinition des avis par courriel relatifs aux erreurs de paiements ....................................................... 209Dfinition des critres de recherche des interrogations .............................................................................. 210

Page utilise pour dfinir les critres de recherche d'interrogation ....................................................... 210Dfinition des critres de recherche des interrogations ........................................................................ 210

Chapitre 10

Dfinition des comptes fournisseurs ......................................................................................................... 213

Prsentation de la dfinition de l'environnement comptable ....................................................................... 213Dfinition de la comptabilit interentit dans l'application Comptes fournisseurs .............................. 213Dfinition des mthodes de report ....................................................................................................... 217Dfinition de champs de structure dans le modle d'criture comptable ............................................. 224Dfinitions de champs de structure pour les entits de grand livre ...................................................... 225

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 225Dfinition des options d'hritage des champs de structure ......................................................................... 225

Prsentation de la dfinition de l'hritage des champs de structure ...................................................... 226Pages utilises pour dfinir les options d'hritage ................................................................................. 226Dfinition des options d'hritage des champs de structure non lis une banque ............................... 227Dfinition des options d'hritage des champs de structure lis une banque ...................................... 229Validation de la dfinition du report .................................................................................................... 230

Chapitre 11

Dfinition de la taxe de vente ou d'utilisation et de la taxe sur la valeur ajoute ................................ 233

tablissement du traitement de la taxe de vente ou d'utilisation propre au systme PeopleSoft ................. 233Prsentation du traitement de la taxe de vente ou d'utilisation propre au systme PeopleSoft ............ 233Dfinition des options de traitement de la taxe de vente ou d'utilisation propre au systme PeopleSoft .

239Traitement de la taxe de vente ou d'utilisation propre aux systmes Taxware et Vertex ........................... 241

Dfinition des options de traitement des systmes Taxware et Vertex ................................................. 241tablissement de la hirarchie des valeurs par dfaut de la TVA dans l'application Comptes fournisseurs .

244Dfinition de la hirarchie des valeurs par dfaut de la TVA ............................................................... 244

Chapitre 12

Dfinition des retenues .............................................................................................................................. 249

Dfinition de l'environnement des retenues dans l'application Comptes fournisseurs ............................... 249Prsentation de la dfinition des administrations fiscales .................................................................... 250Pages utilises pour dfinir l'environnement des retenues dans l'application Comptes fournisseurs .. 253Dfinition des rgles de retenue ........................................................................................................... 256

Table des matires

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Dfinition des types et des classes de retenues .................................................................................... 257Dfinition des comptences de retenues .............................................................................................. 258Dfinition des catgories d'entits ........................................................................................................ 258Dfinition des catgories de fournisseurs ............................................................................................. 259Dfinition des administrations fiscales ................................................................................................ 259Dfinition des options de retenue ......................................................................................................... 265Dfinition des donnes sur les fournisseurs pour l'administration fiscale ........................................... 266Dfinition des donnes sur les entits pour l'administration fiscale ..................................................... 266Dfinition des retenues pour l'entit de grand livre .............................................................................. 267Dfinition des codes de retenues .......................................................................................................... 267

Dfinition des dclarations de retenues dans l'application Comptes fournisseurs ...................................... 267Pages utilises pour dfinir les dclarations de retenues dans l'application Comptes fournisseurs ..... 268Entre des critres de slection des dclarations de retenues ............................................................... 268Slection du type de traitement et du nom du traitement ..................................................................... 269

Partie 2

Traitement de base des pices justificatives et des paiements

Chapitre 13

Entre et traitement de pices justificatives en ligne : donnes gnrales ............................................ 273

Prsentation du traitement des pices justificatives et de leur cycle de vie ................................................ 273Flux de traitement des pices justificatives .......................................................................................... 274Cycle de vie d'une pice justificative ................................................................................................... 276Types de pices justificatives ............................................................................................................... 278Validation des pices justificatives ...................................................................................................... 279Entre des valeurs par dfaut utilises au cours d'une session ............................................................. 280Traitements lancs partir du groupe de pages Entre pices ordinaires ............................................ 281Pices justificatives pour les paiements HIPAA aux tats-Unis ......................................................... 282

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 282Entre des donnes sur la facture pour les pices en ligne ......................................................................... 282

Prsentation des dpendances relatives aux pices justificatives et de la fonction de mise en quilibre .283

Pages utilises pour entrer des donnes sur les factures pour les pices en ligne ................................. 284Accs au groupe de pages Entre pices ordinaires ............................................................................. 288Cration de pices en ligne ................................................................................................................... 289Dfinition des conditions de paiement ................................................................................................. 309Entre des dtails sur les frais des invisibles ........................................................................................ 312Vrification des frais des invisibles ..................................................................................................... 313Consultation des rfrences lies aux bons de commande et aux documents de rception ................. 314Association des documents de rception aux lignes d'une pice justificative ...................................... 314

Table des matires

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Association des lignes de documents de rception aux lignes d'une pice justificative aux fins derapprochement ................................................................................................................................... 316

Entre des donnes sommaires sur la taxe de vente et d'utilisation ..................................................... 317Entre des donnes sur la taxe pour une ligne de pice justificative ................................................... 318Entre des valeurs par dfaut utilises au cours d'une session ............................................................. 321

Copie de documents sources pour crer en ligne des pices justificatives ................................................. 322Prsentation de la fonction de copie des documents sources ................................................................ 322Pages utilises pour copier des documents source aux fins de cration de pices en ligne .................. 327Copie des donnes provenant des bons de commande ......................................................................... 327Copie des donnes provenant des documents de rception .................................................................. 331Copie des donnes provenant des pices justificatives ........................................................................ 335Copie des donnes provenant des modles .......................................................................................... 338

Planification et cration des paiements de pices justificatives pour les pices en ligne ........................... 338Pages utilises pour planifier et crer des paiements de pices justificatives pour les pices en ligne .

339Entre des donnes sur les paiements des pices justificatives ............................................................ 341Dfinition des options de traitement des jours fris et des options lies la devise .......................... 349Remplacement des donnes sur les frais de retard ............................................................................... 350Entre des paramtres des paiements par traite .................................................................................... 351Entre des donnes sur le modle ........................................................................................................ 352Entre des donnes sur la HIPAA pour les tats-Unis ........................................................................ 352

Dfinition des attributs de pices justificatives ........................................................................................... 353Page utilise pour dfinir les attributs d'une pice justificative ............................................................ 354Consultation et modification des attributs de pices justificatives ...................................................... 354

Consultation des donnes sommaires relatives aux pices justificatives .................................................... 361Page utilise pour consulter les donnes sommaires d'une pice justificative ...................................... 361Consultation des donnes sommaires relatives aux pices justificatives ............................................. 361

Consultation des donnes sur les documents connexes .............................................................................. 364Page utilise pour consulter les donnes relatives aux documents connexes ........................................ 364Consultation des donnes sur les documents connexes ....................................................................... 364

Consultation des donnes relatives aux erreurs des pices justificatives .................................................... 367Pages utilises pour consulter les donnes sur les erreurs des pices justificatives .............................. 367Consultation des erreurs de la pice dans les pages du groupe Entre pices ordinaires ..................... 368

Consultation des donnes sommaires relatives l'approbation des pices justificatives ............................ 370Page utilise pour consulter les donnes sommaires sur l'approbation d'une pice justificative .......... 370

Excution des traitements sur demande de la pice par lots ........................................................................ 370Page utilise pour excuter les traitements sur demande des pices par lots ........................................ 370Excution des traitements sur demande de pices par lots .................................................................... 371

Chapitre 14

Entre et traitement de pices justificatives en ligne : types de pices justificatives ........................... 373

Entre de pices justificatives ordinaires .................................................................................................... 374Entre de pices justificatives d'ajustement ................................................................................................ 374

Table des matires

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Prsentation des pices justificatives d'ajustement ............................................................................... 374Pages utilises pour entrer des pices d'ajustement .............................................................................. 374Cration de pices justificatives d'ajustement ....................................................................................... 375Cration de pices justificatives d'ajustement de note de crdit .......................................................... 376Ajustement de valeurs rapproches ...................................................................................................... 376Contrepassation de quantits ou de montants d'une pice lie un bon de commande ....................... 377Contrepassation de quantits ou de montants d'une pice lie un document de rception ................ 378

Modification des pices justificatives de demande ..................................................................................... 378Prsentation des pices de demande ...................................................................................................... 379Pages utilises pour modifier des pices de demande ........................................................................... 381

Entre d'critures de correction de compte ................................................................................................. 381Prsentation des critures de correction de compte ............................................................................... 381Pages utilises pour crer des critures de correction de compte .......................................................... 381Cration d'critures de correction de compte ........................................................................................ 381

Entre de pices justificatives de paiement anticip .................................................................................... 382Entre de pices justificatives enregistres ................................................................................................. 382

Prsentation des pices justificatives enregistres ................................................................................ 382tapes prliminaires .............................................................................................................................. 383Pages utilises pour entrer et rgler des pices justificatives enregistres ........................................... 383Cration de pices justificatives enregistres ........................................................................................ 384Annulation du report de pices justificatives enregistres ................................................................... 384Rglement des pices justificatives enregistres .................................................................................. 385

Entre de pices justificatives de contrepassation ...................................................................................... 385Prsentation des pices justificatives de contrepassation ...................................................................... 385Pages utilises pour entrer des pices justificatives de contrepassation ............................................... 387Cration de pices justificatives de contrepassation ............................................................................. 387

Entre de pices justificatives de paiement unique ..................................................................................... 388Prsentation des pices justificatives de paiement unique ................................................................... 388tapes prliminaires .............................................................................................................................. 389Pages utilises pour entrer des pices justificatives de paiement unique .............................................. 390Entre de donnes sur les fournisseurs ponctuels ................................................................................ 390Entre de donnes sur les pices justificatives de paiement unique ..................................................... 391

Entre de pices justificatives modles ....................................................................................................... 392Prsentation des pices justificatives modles ..................................................................................... 392Pages utilises pour entrer des pices justificatives modles ................................................................ 392Cration de pices justificatives modles ............................................................................................. 392

Entre de pices justificatives de tierce partie ............................................................................................ 393Prsentation des pices justificatives de tierce partie ........................................................................... 393Pages utilises pour entrer des pices justificatives de tierce partie ..................................................... 393Cration de pices justificatives de tierce partie ................................................................................... 393

Table des matires

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Chapitre 15

Traitement des pices justificatives par lots ............................................................................................ 395

Prsentation du traitement de cration des pices justificatives ................................................................. 395Flux du traitement de cration des pices justificatives ....................................................................... 396Tables utilises par le traitement de cration des pices ...................................................................... 398Erreurs du traitement de cration des pices justificatives ................................................................... 401

Prsentation des transactions sources pour la cration des pices .............................................................. 402Donnes sur la gestion des demandes .................................................................................................. 403Articles consigns ................................................................................................................................ 404Remboursements de clients provenant de l'application Comptes clients ............................................. 405Pices de note de dbit .......................................................................................................................... 405Enregistrements d'change de donnes informatis ............................................................................. 406Pices justificatives associes au rglement privilgi ........................................................................ 410Factures interentits provenant de l'application Facturation ................................................................ 411Factures provenant des pices de feuille de calcul ................................................................................ 411Factures cres dans le groupe de pages Entre factures sommaires .................................................... 412Factures cres dans le groupe de pages Entre rapide factures .......................................................... 412Transactions dans l'application Gestion de la paie et de la facturation ................................................ 412Cartes d'approvisionnement ................................................................................................................. 412Donnes de l'application Gestion des promotions ................................................................................ 413Donnes de l'application Gestion des biens immobiliers ..................................................................... 413Contrats avec pices justificatives rptitives ...................................................................................... 414Ajustement du retour au fournisseur .................................................................................................... 414Factures en libre-service provenant de l'application Paiements virtuels interentits ........................... 416Point d'intgration des pices justificatives .......................................................................................... 416Factures XML ...................................................................................................................................... 418

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 419Excution du traitement de cration des pices et consultation des messages ........................................... 420

lments communs utiliss dans la section ........................................................................................... 420Pages utilises pour excuter le traitement de cration des pices justificatives et la consultation des

messages ............................................................................................................................................ 420Excution du traitement de cration des pices justificatives .............................................................. 420Consultation des messages de traitement ............................................................................................. 426Consultation des erreurs de pices ....................................................................................................... 426

Consultation des erreurs du traitement de cration des pices justificatives .............................................. 427Prsentation des erreurs du traitement de cration des pices justificatives ......................................... 427Pages utilises pour consulter les dtails sur les erreurs du traitement de cration des pices justificatives

............................................................................................................................................................ 428Consultation des dtails sur les erreurs du traitement de cration des pices justificatives ................. 428

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Chapitre 16

Utilisation des factures rapides ................................................................................................................. 431

Prsentation des factures rapides et des factures sommaires ...................................................................... 431Aperu des factures rapides ................................................................................................................... 431Fonction de copie de bons de commande et de documents de rception pour les factures rapides ..... 433Traitement des factures sommaires ....................................................................................................... 434Logique du traitement de cration des pices justificatives relativement l'association de lignes de pices

justificatives des lignes de documents de rception et de bons de commande .............................. 435Configuration du groupe de pages d'entre rapide de factures ............................................................. 437

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 438Entre et mise jour de factures rapides ..................................................................................................... 438

lments communs utiliss dans la section ........................................................................................... 439Pages utilises pour entrer et mettre jour des factures rapides ........................................................... 440Entre rapide de factures l'aide de la feuille de calcul complte ....................................................... 442Entre de donnes sur les lignes de rpartition .................................................................................... 449Entre rapide de factures l'aide de la feuille de calcul simple ........................................................... 450Remplacement des valeurs par dfaut d'une session ............................................................................ 452Entre de donnes sur les paiements .................................................................................................... 453Entre de pices justificatives de paiements anticips l'aide du groupe Entre rapide factures ........ 453Consultation et mise jour des factures rapides, des pices justificatives inscrites dans une table

intermdiaire ou comportant des erreurs de validation ..................................................................... 455Entre des factures sommaires .................................................................................................................... 456

Page utilise pour entrer des factures sommaires .................................................................................. 457Entre des factures sommaires .............................................................................................................. 457

Chapitre 17

Entre et importation des pices de feuille de calcul .............................................................................. 461

Prsentation des pices justificatives de feuille de calcul ........................................................................... 461Traitement des pices de feuille de calcul ............................................................................................ 461Flux du traitement des pices de feuille de calcul ................................................................................ 462Champs de donnes sur les pices de feuille de calcul ........................................................................ 463Validations du traitement des pices de feuille de calcul ..................................................................... 464

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 465Dfinition des pices de feuille de calcul .................................................................................................... 466Entre et importation des pices de feuille de calcul .................................................................................. 469Consultation des pices de feuille de calcul ................................................................................................ 471

Prsentation de la consultation des pices de feuille de calcul ............................................................. 471Pages utilises pour consulter les pices de feuille de calcul ................................................................ 472

Table des matires

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Chapitre 18

Gestion des pices justificatives ................................................................................................................ 473

Prsentation de la gestion des pices justificatives ..................................................................................... 473Approbation des pices justificatives ................................................................................................... 473Suppression, fermeture et annulation du report des pices justificatives ............................................. 474Correction et mise jour globale des pices justificatives ................................................................... 474Comptabilit des comptes dtaills ...................................................................................................... 475

Approbation des pices justificatives .......................................................................................................... 475Fonctionnement de l'approbation des pices justificatives ................................................................... 475tapes prliminaires ............................................................................................................................. 478Pages utilises pour approuver des pices justificatives ....................................................................... 479Excution du traitement d'approbation des pices par lots .................................................................. 480Approbation des pices justificatives dans le groupe de pages Pices justificatives ........................... 481Utilisation du groupe de pages de pices justificatives de la structure d'approbation pour approuver des

pices ................................................................................................................................................. 482Approbation de multiples pices justificatives ..................................................................................... 484

Annulation du report de pices individuelles .............................................................................................. 484Pages utilises pour annuler le report de pices individuelles .............................................................. 485Annulation du report des pices justificatives ...................................................................................... 485

Fermeture de pices justificatives ............................................................................................................... 488Prsentation des fonctions de fermeture des pices justificatives ......................................................... 488Pages utilises pour fermer des pices justificatives individuelles ....................................................... 492Fermeture des pices justificatives ....................................................................................................... 494Rtablissement des engagements .......................................................................................................... 496

Suppression de pices justificatives ............................................................................................................ 497Pages utilises pour supprimer des pices justificatives individuelles ................................................. 497Suppression des pices justificatives .................................................................................................... 497

Recherche et correction de pices justificatives ......................................................................................... 498Fonctionnement de la page Recherche mise jour pices et du groupe de pages Mise jour pices . 498lments communs utiliss dans la section ........................................................................................... 499Pages utilises pour rechercher et corriger des pices justificatives individuelles ............................... 499Recherche de pices justificatives ncessitant une correction ou une mise jour ............................... 502Consultation des donnes sommaires relatives aux pices justificatives ............................................. 504Consultation et modification des donnes de l'en-tte des pices justificatives .................................. 504Recherche et modification de lignes de pices justificatives ............................................................... 505Recherche et modification de lignes de rpartition .............................................................................. 507Recherche et modification de paiements prvus .................................................................................. 509Consultation des erreurs relatives aux pices justificatives ................................................................. 510

Modification, annulation, suppression du report et fermeture de pices justificatives multiples ............... 511Fonctionnement de la mise jour globale des pices justificatives ..................................................... 511lment commun utilis dans la section ............................................................................................... 519

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Pages utilises pour modifier, annuler le report, supprimer et fermer de plusieurs pices justificatives .519

Recherche de pices justificatives et slection de l'opration de mise jour ...................................... 520Excution du remplacement global de champs .................................................................................... 522Excution de la fermeture globale de pices justificatives ................................................................... 524Excution de l'annulation de report globale de pices justificatives .................................................... 525Excution de la suppression globale de pices justificatives ............................................................... 527Consultation des demandes de mise jour globale de pices justificatives ......................................... 528

Utilisation de la comptabilit des comptes dtaills dans l'application Comptes fournisseurs .................. 529Fonctionnement de la comptabilit des comptes dtaills ................................................................... 529Pages utilises avec la comptabilit des comptes dtaills dans l'application Comptes fournisseurs ... 532Entre des comptes dtaills ................................................................................................................ 533Entre des transactions de comptes dtaills relatives aux pices justificatives .................................. 534Suivi des comptes dtaills .................................................................................................................. 535

Chapitre 19

Excution du traitement de rapprochement ............................................................................................ 539

Prsentation du traitement de rapprochement ............................................................................................. 539Types de rapprochement ....................................................................................................................... 540Flux du traitement de rapprochement ................................................................................................... 541Utilisation des options de rapprochement avec des bons de commande .............................................. 543Tolrances de rapprochement ............................................................................................................... 545Flux des travaux du rapprochement ..................................................................................................... 547Groupes d'association de documents prdfinis ................................................................................... 547Rgles d'association de documents prdfinies .................................................................................... 548Types de rgles de rapprochement prdfinis ...................................................................................... 548Rgles de rapprochement prdfinies ................................................................................................... 548Contrles de rgles de rapprochement prdfinis ................................................................................ 561Exemples de rapprochement ................................................................................................................ 575

tapes prliminaires .................................................................................................................................... 579Excution du traitement de rapprochement ................................................................................................ 581

Fonctionnement du moteur de rapprochement ...................................................................................... 581Pages utilises pour excuter le traitement de rapprochement .............................................................. 585Excution du traitement de rapprochement par lots ............................................................................. 585Excution du traitement de rapprochement partir du groupe de pages Entre pices ordinaires ....... 587Excution du traitement de rapprochement partir de la console de rapprochement ........................... 587

Gestion des rapprochements et des anomalies ............................................................................................ 587Prsentation de la console de rapprochement ....................................................................................... 587Pages utilises pour grer les rapprochements et les anomalies ........................................................... 589Recherche de pices justificatives rapprocher ................................................................................... 593Recherche de pices justificatives rapproches .................................................................................... 595Recherche d'anomalies de rapprochement ........................................................................................... 598

Table des matires

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Recherche de litiges de rapprochement ................................................................................................. 599Recherche de pices justificatives droges manuellement .................................................................. 601Annulation du rapprochement des pices ............................................................................................. 601Consultation des rapprochements ......................................................................................................... 602Consultation des anomalies de rapprochement .................................................................................... 603Consultation des anomalies de rapprochement annules ..................................................................... 607Consultation des pices du fournisseur en litige et de l'historique de rapprochement ......................... 610

Traitement des pices justificatives d'ajustement de note de dbit ............................................................. 611Prsentation du traitement des notes de dbit ...................................................................................... 611Pages utilises pour traiter les pices d'ajustement de note de dbit ..................................................... 616Transmission des donnes sur les notes de dbit ................................................................................. 618

Chapitre 20

Traitement des cycles de paiement ........................................................................................................... 621

Prsentation du gestionnaire de cycles de paiement ................................................................................... 621Flux de traitement des cycles de paiement ........................................................................................... 622Statuts du cycle de paiement ................................................................................................................ 624Anomalies du cycle de paiement .......................................................................................................... 625Paiements par traite .............................................................................................................................. 625Formatage des paiements ..................................................................................................................... 626Paiements distincts ............................................................................................................................... 627Tri des paiements ................................................................................................................................. 628Paiements par chque qui ne sont pas achemins au systme bancaire ................................................ 628Traitement des cycles de paiement l'aide de l'interface de paiement de l'application Comptes

fournisseurs; ...................................................................................................................................... 629Traitement des cycles de paiement l'aide de la passerelle de gestion des finances ........................... 629lments communs utiliss dans le chapitre ......................................................................................... 634

Excution et gestion des cycles de paiement .............................................................................................. 634Page utilise pour excuter et grer un cycle de paiement .................................................................... 635Traitement et gestion des cycles de paiement ...................................................................................... 635

Consultation des pices justificatives slectionnes aux fins de paiement ................................................. 644Pages utilises pour consulter les pices justificatives slectionnes pour le paiement ....................... 644Consultation des donnes sur le cycle de paiement ............................................................................. 645Consultation des donnes sommaires ................................................................................................... 648Consultation d'un graphique des donnes sommaires d'un cycle de paiement .................................... 648

Traitement des anomalies et des alertes ...................................................................................................... 649Prsentation des alertes des cycles de paiement ................................................................................... 650Prsentation de la validation des sanctions financires ........................................................................ 650Pages utilises pour traiter les anomalies et les alertes des cycles de paiement ................................... 652Traitement des escomptes possiblement perdus ................................................................................... 653Traitement des escomptes refuss ........................................................................................................ 655Consultation des alertes relatives aux retenues .................................................................................... 656

Table des matires

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Consultation des erreurs du cycle de paiement .................................................................................... 657Consultation des anomalies relatives aux remplacements de banques ................................................. 657Consultation des erreurs de validation relatives aux ressortissants expressment dsigns (RED) .... 659

Consultation des paiements par traite ......................................................................................................... 659Pages utilises pour consulter les paiements par traite ......................................................................... 660Approbation de paiements par traite non reports ................................................................................ 660Consultation des dtails sur les paiements par traite ............................................................................ 662Consultation des dtails sur les pices justificatives des traites ........................................................... 662

Consultation du registre de vrification ...................................................................................................... 663Page utilise pour consulter le registre de vrification .......................................................................... 663Utilisation d'un registre de vrification ................................................................................................. 663

Approbation des cycles de paiement ........................................................................................................... 663Page utilise pour approuver les cycles de paiement ............................................................................ 664Approbation des cycles de paiement .................................................................................................... 664

Vrification des rfrences de paiement ..................................................................................................... 665Fonctionnement de la vrification des rfrences de paiement ............................................................. 665Page utilise pour vrifier les rfrences de paiement .......................................................................... 666Confirmation des rfrences de paiement ............................................................................................ 666Annulation de la confirmation des rfrences de paiement ................................................................. 667

Cration de fichiers de vrification bancaire de chques ............................................................................ 667Prsentation de la cration des fichiers de vrification bancaire manuelle ........................................... 667Page utilise pour crer des fichiers de vrification bancaire manuelle des chques ........................... 668Cration de fichiers de vrification bancaire de chques ...................................................................... 668

Redmarrage des cycles de paiement et rimpression des chques ............................................................ 669Fonctionnement du redmarrage du cycle de paiement ........................................................................ 669Pages utilises pour redmarrer des cycles de paiement et rimprimer des chques ............................ 669Recration et rimpression des chques ............................................................................................... 670Renvoi des avis de paiement ................................................................................................................. 672

Excution d'une tche du cycle de paiement ............................................................................................... 673Page utilise pour excuter la tche du cycle de paiement .................................................................... 673Excution d'une tche du cycle de paiement ......................................................................................... 673

Chapitre 21

Options supplmentaires de traitement des paiements .......................................................................... 675

Prsentation des options supplmentaires de traitement des paiements ..................................................... 675Paiements express ................................................................................................................................ 676Paiements manuels ............................................................................................................................... 676Exigences d'admissibilit des paiements manuels ............................................................................... 679Annulation de paiements ...................................................................................................................... 679Paiement en dshrence ....................................................................................................................... 681Prvision de paiements ......................................................................................................................... 682Traitement des frais de virement bancaire ........................................................................................... 682

Table des matires

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Rchelonnement des paiements .......................................................................................................... 683Utilisation de paiements express .................................................................................................................. 686

Pages utilises pour crer et consulter des paiements express .............................................................. 686Cration de paiements express ............................................................................................................. 686Consultation de paiements express ...................................................................................................... 689

Enregistrement de paiements manuels ........................................................................................................ 693Page utilise pour enregistrer les paiements manuels ........................................................................... 693Enregistrement de paiements manuels .................................................................................................. 693Assignation de numros de chques spciaux aux paiements manuels ............................................... 694

Cration de paiements manuels ................................................................................................................... 694Pages utilises pour crer des paiements manuels ................................................................................ 695Dfinition de la numrotation automatique pour les paiements manuels ............................................ 696Cration de feuilles de calcul de paiements manuels ........................................................................... 696Entre de paiements manuels ............................................................................................................... 698Association de pices justificatives aux paiements manuels ............................................................... 699Suppression de feuilles de calcul de paiements manuels ..................................................................... 702

Annulation des paiements individuels ........................................................................................................ 703Prsentation de l'annulation de paiements avec dette affrente ............................................................ 704Page utilise pour annuler des paiements individuels ........................................................................... 707Annulation d'un paiement ..................................................................................................................... 708

Mise en dshrence des paiements individuels ........................................................................................... 712Page utilise pour mettre en dshrence les paiements individuels ...................................................... 712Paiement en dshrence ....................................................................................................................... 712

Annulation et mise des paiements multiples en dshrence ....................................................................... 713Prsentation du traitement d'annulation globale et de mise en dshrence des paiements ................... 714Pages utilises pour annuler et mettre en dshrence des paiements multiples .................................... 717Excution de l'annulation et de la mise en dshrence globales des paiements .................................... 718Consultation des donnes relatives l'annulation globale des paiements ............................................ 722

Prvision de paiements ............................................................................................................................... 723Pages utilises pour prvoir des paiements ........................................................................................... 724Dfinition de cycles de prvision ......................................................................................................... 724Consultation de prvisions de paiements par compte bancaire ............................................................ 726Rinitialisation d'un cycle de prvision ................................................................................................ 727

Traitement des frais de virement bancaire .................................................................................................. 727Pages utilises pour excuter le traitement des frais de virement bancaire ........................................... 727Dduction automatique des frais de virement bancaire ........................................................................ 728

Rchelonnement des paiements ................................................................................................................ 729Pages utilises pour traiter les paiements rchelonns ........................................................................ 729Excution du traitement de rchelonnement des paiements ................................................................ 730Interrogation sur les erreurs lies aux paiements rchelonns ........................................................... 731Annulation du traitement de rchelonnement des paiements ............................................................. 732

Table des matires

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Chapitre 22

Report des pices justificatives et des paiements ...................

guide comptes fournisseurs, version 9.1

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