guia+procedimental siif

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO DIRECCION GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

DIRECCION GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL

PROYECTO MAFP – SIIF NACION

DIAGRAMACION, DESCRIPCION, COMPILACION NORMATIVA Y DE GLOSARIO DE TERMINOS Y

PARTICIPACION EN DISEÑO DE FLUJOGRAMAS CONSULTOR NORMAS Y Dra. ALBA ESPERANZA CASTRILLON ACOSTA

PROCEDIMIENTOS

DISEÑO FLUJOGRAMAS

MODULO DE EGRESOS Coord. JOSE ALEJANDRO CASTAÑEDA FERIA

MODULO DE PAC Coord. CARLOS CARDONA HERNANDEZ OLMA INES BELTRAN OSPINA OMAR SANCHEZ CESPEDES MODULO DE CUN Coord. MARTHA MERCEDES ROA MENDEZ

MODULO DE INGRESOS Coord. LUZ ANGELA OSORIO CASTAÑO

MODULO DE CONTABILIDAD Coord. MARTHA VIOLETH GARCIA VERNAZA

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE FLUJOGRAMAS

CONSULTOR Ing. MAURICIO CUADROS BETANCOURT

DIRECTIVOS Dr. FEDERICO RENJIFO VELEZ Viceministro de Hacienda y Crédito Público

Dr. EZEQUIEL LENIS RAMIREZ Director General del Presupuesto Publico Nacional

Dr. MAXIMINO SOSSA FAJARDO Gerente Funcional Proyecto SIIF - Nación

PARTICIPACION DISEÑO DE FLUJOGRAMAS

MODULO DE INGRESOS Dr. IVAN DARIO LONDOÑO LONDOÑO

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO DIRECCION GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

DIRECCION GENERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA DE LA NACION - S.I.I.F. NACION

GUIA PROCEDIMIENTAL PARA EL USO DEL APLICATIVO SIIF 001 0.01

BOGOTÁ D.C. 2002

GUIA PROCEDIMENTAL PARA EL USO DEL APLICATIVO (Guía Procedimiental doc) “Este Documento está debidamente Inscrito en el Registro Nacional de Derechos de Autor, correspondiente al Libro 13, Tomo 8, Partida 128.”

S.I.I.F. – D.G.P.N. 2002 – 03 - 11 Página 3 de 371



TABLA DE CONTENIDO

Página INTRODUCCION 8 SIMBOLOGIA E ICONOS 10 ABREVIATURAS Y SIGLAS 12 DEFINICIONES 13 CAPITULO I PROCEDIMIENTOS MODULO DE EGRESOS 14 1. Preparación de la Información al Inicio de Cada Vigencia 15 2. Liberación de Rubros y Recursos Con Restricción 19 3. Aclaraciones o Correcciones de Leyenda y/o Aritméticos 22

4. Asignación y Ajustes Internos a las Apropiaciones 26

5. Carga y Desglose de Reservas Presupuestales y Cuentas Por Pagar (Para el Primer año del Sistema Unicamente) 30 6. Constitución, Manejo y Legalización de Cajas Menores 34 7. Distribución Previo Concepto 39 8. Liberación de Recursos Previo Desembolso Para Entidades En Línea 44 9. Liberación de Recursos Previo Desembolso Para Entidades Fuera de Línea 49 10. Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal 53

11. Modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal 57 12. Registro y Mantenimiento del Registro de Beneficiarios y Cuentas 60 13. Registro Presupuestal del Compromiso 64



14. Modificaciones al Registro Presupuestal del Compromiso de la Vigencia 68 15. Modificaciones al Registro Presupuestal del compromiso de Reservas Presupuestales (Para el Primer año del Sistema Unicamente) 72 16. Registro Presupuestal de la Obligación (Vigencias 1 y 2) 76 17. Modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligación 81 18. Modificación de Fechas de Pagos de Compromisos y Obligaciones 84

19. Programación y Propuesta de Giros 88

20. Registro y Pago de la Nómina 91

21. Registro y Pago de Aportes Patronales 95

22. Provisión de Fondos Para Pago de Deducciones – Trámite OAT 99

23. Confirmación de Orden de Pago, y Reversión Orden de Pago 102 24. Ejecución Presupuestal del Servicio de la Deuda Pública 105

25. Tramitación y Aprobación de Modificaciones Presupuestales (Adición) a Solicitud del Gobierno 108 26. Tramitación y aprobación de Modificaciones Presupuestales por parte del Gobierno Nacional (Reducción, Aplazamiento o Traslado) 112 27. Tramitación y aprobación de Modificaciones Presupuestales a solicitud de

las Entidades 116

28. Solicitud, Autorización y Compromiso de Vigencias Futuras 121

29. Provisión de Fondos y Reporte de Ejecución Presupuestal Para Seccionales Ó Regionales Funcionales Fuera de Línea 126

30. Provisión de Fondos y Reporte de Ejecución Presupuestal Para Estapúblicos y Entidades Del Sector Central No Incluidas Inicialmente en SIIF 131 31. Reintegros 135

CAPITULO II PROCEDIMIENTOS MODULO DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC 139 32. Definición de Criterios para Manejo del PAC 140



33. Propuesta de Distribución del PAC por Parte de las Entidades 143

34. Distribución y Aprobación del PAC Anual y Mensualizado 146

35. Distribución Cupos Por Asignación Interna 151

36. Administración del PAC – Gestión 155

37. Administración del PAC – Solicitudes de Modificación Por Parte de las Entidades 157

38. Modificaciones ( Adición/ Reducción) al PAC del Rezago Año Anterior 161 39. Administración del PAC – Evaluación y Aprobación de Modificaciones al PAC

Por parte de la DTN 163

40. Igualación de PAC a Giros y Cierres: Diario, Mensual y Anual 167 41. Reintegros - Efectos Sobre el PAC 169

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS MODULO DE CUENTA UNICA NACIONAL – CUN 171

42. Control Estadístico Recaudos de la DIAN 172

43. Mantenimiento de Entidades Financieras 175

44. Manejo y Control de las Cuentas DTN 178

45. Proceso de Pago – Visión General y Con Situación de Fondos 182

a) Proceso de Pago Visión General 184

b) Proceso de Pago Con Situación de Fondos 185

46. Comunicación DTN – Banco de la República (Pago Cenit) 186

47. Giro Entidades Fuera de Línea 188

48. Bloqueo de Ordenes de Pago y de Ordenes Bancarias Pendientes de Ejecutar 192

49. Pago Servicio Deuda y Pago en Monedas Diferentes al Peso 195

50. Validación Cuentas Beneficiario Final 198

a) A La Creación de la Cuenta 200



b) En la Confirmación de la Orden Bancaria 202 c) Con el Abono en Cuenta al Beneficiario Final 203 d) A Solicitud de la DTN 204

51. Cierres: Diario, Mensual y Anual de CUN 205

a) Cierre Diario 207

b) Cierre Mensual 208

d) Cierre Anual 209

CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS MODULO DE INGRESOS 210

52. Inicio de Vigencia 211

53. Inicio Período de Transición De Ingresos 216

54. Proceso de Causación 221

55. Proceso Anulación de Causación 226

56. Imputación de Cobro en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingreso o una Cuenta por Pagar 231 57 Imputación de Cobro en Dinero para Clasificar un Reintegro 239 58 Imputación de Cobro en Papeles 245 59 Imputación de Cobros por Compensación 250 60 Constitución del (los) Acreedor (es) Vario (s) cuando Previamente se ha

Causado un Rubro Concepto de Ingreso 257 61 Devoluciones 262 62 Solicitud de Desembolso Sin Situación de Fondos 270 63 Consulta y Modificación de la Solicitud de Desembolso Sin Situación de

Fondos 274 64 Confirmación o Rechazo de la Solicitud de Desembolso Sin Situación de

Fondos 276



65 Desembolso Sin Situación de Fondos 280 66 Registro Control Recaudo de Ingresos Sin Situación de Fondos 286 67 Ajuste de Valores por Imputar en CUN 291 68 Imputación de Soporte Sin Recaudo 295 69 Carga de Información de los Establecimientos Públicos Nacionales (Fuera

De Línea) 301 70 Rectificaciones a la Imputación 305 71 Cierres Anuales y Mensuales de Ingresos 310 72 Proceso General de Ingresos 316 CAPITULO V PROCEDIMIENTOS MODULO DE CONTABILIDAD 322 73. Preparación de la Información Contable al Inicio de Cada Vigencia por

Parte de la CGN 324

74. Carga Saldos Contables Iniciales Homologados (1ª Vez) 327

75. Mantenimiento Códigos de Consolidación Contable 331 76. Registro de Asientos Contables Manuales 333 77. Registro de Asientos Contables Automáticos Para Unidades Internas Fuera

de Línea y Cajas Menores 336 78. Registro de Asientos Contables Automáticos de Rubros Presupuestales y

de las Deducciones Asociadas 342



INTRODUCCIÓN

La estrategia de desarrollar e implantar preliminarmente el Sistema Integrado de Información Financiera en las entidades de la Administración Central Nacional obedeció fundamentalmente a la necesidad imprescindible del Gobierno Central de disponer de información homogénea y oportuna para la toma de decisiones. Así como poder introducir un cambio en la gestión o lo que actualmente se denomina “una reingenieria de procesos”, para que se pueda medir el rendimiento de la gestión Financiera en función del cumplimiento de metas y objetivos. El sistema permite delimitar principalmente la asignación de funciones y niveles de responsabilidad de los usuarios mediante la determinación de perfiles y roles específicos que deben cumplir, de acuerdo a cada una de las transacciones que puedan realizar. Ello implica una reforma sustancial al interior de cada organismo porque cambian las funciones y responsabilidades de los servidores públicos, en especial de las áreas financieras, que de ser simplemente los ejecutores de las operaciones se convertirán en unidades de apoyo administrativo. La función de ejecutar radicará exclusivamente en los responsables de los programas, quienes deberán planificar sus acciones y necesidades en función del cumplimiento de metas y objetivos definidos, y realizar las operaciones conducentes a su logro. El sistema, genera registros simultáneos a partir de una única carga de datos y produce múltiples combinaciones de información presupuestal, de tesorería, contable, económica, de gestión, de inversión, etc. En distintos formatos, a nivel de consultas en pantallas o en listados impresos. Considerando así el alcance del sistema, la presente GUÍA PROCEDIMENTAL pretende como su nombre lo indica, servir de herramienta a las entidades para un adecuado proceso de la gestión financiera a través del SIIF Nación y a su vez de Guía para que puedan desarrollar sus procedimientos internos considerando las actividades inherentes al SIIF Nación, así como asistir a los funcionarios del área financiera responsables de la operatividad en el Sistema para su correcta ejecución describiendo detalladamente el objetivo, la base legal, las actividades, las entradas y salidas de los procedimientos que lo conforman.

La Guia Procedimental se ha estructurado en cinco capítulos, según los módulos integrantes del Sistema (Egresos, PAC, CUN, Ingresos y Contabilidad) y en cada uno de los cuales se describe los procedimientos asociados a cada uno de dichos módulos, y dos anexos, el primero de los cuales corresponde a la compilación de las normas que fundamentan los procedimientos, así como otras normas y las cuales se han organizado por temas y según el nivel jerárquico de



las normas, y el segundo anexo comprende una compilación de términos igualmente organizado por temas y orden alfabético. Finalmente es importante señalar que para que la presente GUIA PROCEDIMENTAL cumpla con su cometido debe ser permanentemente actualizada, conforme a las modificaciones o adiciones a que haya lugar generadas por los cambios o ajustes que deban realizarse en el aplicativo.



SIMBOLOGIA E ICONOS Para la documentación de los procedimientos se utilizaron los siguientes símbolos:

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION

OPERACIÓN

Representa la realización de una actividad o grupo de actividades

TERMINAL Representa el inicio o terminación de un procedimiento

CONECTOR Representa una conexión, salida

o entrada de información; con otra parte lejana del

procedimiento.

DECISION

Representa un punto dentro del diagrama de flujo en que son

posibles varios caminos alternativos

NOTA ACLARATORIA Representa una explicación adicional a una operación

FLECHA Representa la dirección del flujo

de información

Adicionalmente como ayuda didáctica visual, asociados a los símbolos se emplearon los siguientes Iconos:



ICONOS DESCRIPCION

Representa cualquier tipo de documento

(Normas, Oficios, Memorandos, Certificados, Extractos, Formatos) que se Envíe,Reciba,

utilice ó genere del procedimiento

Información que se da vía telefónica

Evaluar, Revisar, Verificar, Controlar, Estudiar

Comparar, Analizar

Actividad que se efectúa en el aplicativo SIIF

Firma ó aprobación

Actividad relacionada con pagos o desembolsos

Procesos

Paquete de Documentos

Información contenida en archivo plano

Información que se envía por correo tradicional o electrónico



ABREVIATURAS Y SIGLAS UTILIZADAS Las siglas y/o abreviaturas empleadas en los procedimientos son:

ABREVIATURAS/ SIGLAS DESCRIPCION 1. CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal

2. C x C Cuenta por Cobrar

3. C x P Cuenta por Pagar

4. CSF Con Situación de Fondos

5. SSF Sin Situación de Fondos

6. CENIT Servicio de Transferencias Electrónicas de Fondos

del Banco de la República

7. CUN Cuenta Unica Nacional

8. DIP Documento de instrucción de Pago

9. OAT Operaciones Auxiliares y de Tesorería

10. PAC Programa Anual Mensualizado de Caja

11. CGN Contaduría General de la Nación

12. CGR Contraloría General de la República

13. CONFIS Consejo Superior de Política Fiscal

14. CONPES Consejo Nacional de Política Económica y Social

15. DIAN Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

16. DGPN Dirección General del Presupuesto Nacional

17. DGCP Dirección General de Crédito Público

18. DTN Dirección del Tesoro Nacional

19. ICFES Instituto Colombiano Para El Fomento De La Educación Superior

20. SIIF NACION Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación



DEFINICIONES INHERENTES A LOS PROCEDIMIENTOS

ENTRADA: Información proveniente del exterior al proceso, generalmente en documentos o formatos.

CRITERIOS DE ÉXITO: Son aquellas cosas esenciales que deben funcionar bien para

cumplir el objetivo de un procedimiento, y se miden fundamentalmente en función del tiempo y la calidad.

DATO DE ENTRADA: Información que se registra en los diferentes campos de las

transacciones. De acuerdo con cada una de éstas, unos datos son obligatorios y otros opcionales.

DATO DE SALIDA: Información que presenta el sistema cuado se utiliza la opción

Consulta.

También corresponde a aquella información que por defecto se presenta al abrir la transacción.

PROCEDIMIENTO: Conjunto de operaciones que se cumplen de manera secuencial para

la realización de las funciones o actividades de una (s) persona (s) ó grupos.

RESPONSABLE: Es aquella persona encargada de responder por la eficacia, eficiencia, calidad, seguridad de un proceso o tarea

SALIDA: Resultado del Proceso



CAPITULO I PROCEDIMIENTOS MODULO DE EGRESOS



1. PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL INICIO DE CADA VIGENCIA

OBJETIVO

Describir el proceso que al comienzo de cada vigencia fiscal debe llevarse a cabo por parte de la DGPN para realizar en el SIIF la carga inicial del Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, y de la DTN para el registro del PAC de cada órgano ejecutor, como paso previo e indispensable para que para cada uno de los órganos ejecutores que forman parte del Presupuesto General de la Nación, puedan iniciar la ejecución del Presupuesto anual aprobado. BASE LEGAL

- Artículo 93 inciso 3° del Decreto 111 de 1996 - Artículos 7° y 8° inciso 1° del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Expedición de la Ley de Presupuesto General de la Nación y del Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal, debidamente aprobados por el Congreso de la República y el Gobierno Nacional.

- Comunicación a la oficina de sistemas por parte de la DGPN sobre el número y fecha del

Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal. - Carga en el SIIF de la información complementaria (Tablas y relaciones), por parte de la ofi-

cina de sistemas. - Carga en el SIIF de los datos Básicos del Decreto de Liquidación del Presupuesto General

de la Nación (unidad ejecutora, rubros y recursos, ley de presupuesto, clasificación y distribución del PAC), por parte de la oficina de sistemas.

SALIDA

- Cierre de la carga en el sistema - Cierre de marcas.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Comunicación oportuna de la DGPN a la oficina de sistemas de los datos correspondientes al Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Carga oportuna en el sistema de la información complementaria (Tablas y relaciones) por

parte de la oficina de sistemas. - Registro adecuado y a tiempo de la información adicional de la Ley de Presupuesto General

de la Nación. - Cierre oportuno de las marcas. RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.

Fecha última modificación (día/mes/año): 18/02/2002



1. PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL INICIO DE CADA VIGENCIA. Responsable Descripción

Inicio

Registra información adicional de la Unidad Ejecutora Transacción: Información Adicional de Unidad Ejecutora.

Al finalizar el proceso se debe verificar que la Unidad Ejecutora 1301DT haya sido creada, sin necesidad de incluirla previamente en el archivo.

Expide Ley de Presupuesto General de la Nación

1

DGPN/ Oficina de Sistemas

Congreso

Expide Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación Gobierno Nacional

Informa el Número y la Fecha del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, a la Oficin ade Sistemas de

la DGPN.DGPN/ Subdirector de Estudios Fiscales y Consolidación Pptal

Carga Unidad Ejecutora Básica Proceso: Carga Unidad Ejecutora


Puede registrarse mediante sentencia de SQL SERVER y las Tablas a afectar son: a) Unidad Ejecutora y b) Distrtibución Interna

Carga de Rubros y Recursos Proceso: Carga de Rubros y RecursosDGPN/ Oficina de Sistemas

Carga Ley de Presupuesto Proceso: Carga Ley de PresupuestoDGPN/ Oficina de Sistemas

Efectúa en este momento la distribución del PAC Anual y Mensualizado.

Ver Procedimiento: "Distribución y Aprobación del PAC Anual y Mensualizado" - Módulo de PAC.

DTN

Carga de Clasificación Proceso: Carga de Clasificación.DGPN/ Oficina de Sistemas

Se debe verificar los clasificadores que no fueron cargados y preparar los nuevos archivos y efectuar la carga.



1

Realiza el cierer de la carga de la Ley de Presupuesto Transacción: Cierre de la Carga de la Ley de Presupuesto.DGPN/ Oficina de Sistemas

Registra información adicional de rubros, concerniente a su relación con: Fecha Fija,

Múltiples Beneficiarios y Operaciones Efectivas, previa información de la DTN y del CONFIS.

Transacción: Información Adicional de Rubros.

Marca información de Recursos con restricción: Autorización CONFIS, Previo Desembolso y Fondos Especiales; previa información de la

DGPN. Transacción: Recursos con Restricción.

Ver Procedimientos: "Liberación de Recursos Previo Desembolso Para Entidades En Línea" y "Liberación de Recursos Previo Desembolso

Para Entidades Fuera de Línea"

Registra información adicional de la Ley de Presupuesto: Distribución Previo Concepto,

Previo Concepto y Código BPIN; según información suministrada por la DGPN.

Transacción: Información Adicional Ley de Presupuesto.

Ver Procedimientos: "Distribución Previo Concepto" y "Liberación de Rubros y Recursos

Con Restricción".


Las marcas de "Distribución Previo Concepto" y "Previo Concepto" pueden registrarse igualmente mediante Sentencia SQL SERVER. Se afecta la tabla "Ley Presupuesto".

Realiza el cierre de Marcas (Vigencias: 1, 2 y 3). Transacción: Cierre de Marcas.

Registra el Máximo Nivel de Desagregación de los Rubros Transacción: Máximo Nivel de Desagregación de Rubros.

Registra Autorización CONFIS y Previo Concepto Transacción: Autorización CONFIS y Previo Concepto.


DGPN/ Grupo SIIF

DGPN/ Grupo SIIF

DGPN

Estas Transacciones pueden operarse en el transcurso de la vigencia, cuando sea necesario

Carga información complementaria o verifica la de la existente (Tablas y Relaciones)

Transacción: Según cada tipo de concepto relacionado.

Ver Procedimiento: "Asignación y Ajustes Internos a las Apropiaciones"

1. Conceptos OAT 2. Máximo Nivel de Desagragación de Rubros 3. Moneda 4. Calendario País 5. Tasa de Cambio 6. Relación Transacción - Operación 7. Relación Tipo beneficiario y Tipo Documto de identidad 8. Relación Tipo de norma y expeditores 9. Relación Transacción - Documento 10. Usos 11. Tipo Modificaciones Pptales 12. Operaciones Efectivas

DGPN/ Oficina de Sistemas/ Grupo SIIF

DGPN



2. LIBERACION DE RUBROS Y RECURSOS CON RESTRICCION.

OBJETIVO

Permitir a la DGPN desmarcar o liberar los rubros y recursos que tengan restricción, previa expedición por parte de los órganos competentes del respectivo concepto o autorización, a fin de que las unidades ejecutoras puedan realizar la ejecución presupuestal correspondiente sobre los rubros que presenten dicha condición. BASE LEGAL

- Artículos 71 inciso 3° y 72 del Decreto 111 de 1996. - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto

General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal.

ENTRADA

- Acto administrativo expedido por el área administrativa designando ordenadores del gasto y envío al área financiera.

- Solicitud de autorización al CONFIS o de concepto previo al DNP o de distribución previo

concepto a la DGPN o al DNP, de acuerdo a las necesidades de afectar los rubros con algún tipo de restricción.

SALIDA

- Autorización o previo concepto emitido por la autoridad o por el órgano competente, mediante el cual se autorice afectar el rubro presupuestal que se encuentra con algún tipo de restricción.

- Desmarcar los rubros con restricción, previa comunicación sobre la autorización CONFIS, el

concepto previo del DNP, o la distribución previo concepto DGPN o DNP.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Certeza sobre el tipo de restricción existente sobre el rubro presupuestal para la adecuada elección del procedimiento a seguir, según el caso.

- Trámite oportuno de la correspondiente solicitud de autorización para liberar los rubros con

restricción ante las autoridades competentes, según el caso.



- Expedición oportuna de la autorización, del concepto previo ó de la distribución previo concepto, por parte del CONFIS, del Departamento Nacional de Planeación ó de la Dirección General del Presupuesto Nacional, según el caso.

RESPONSABLE: Coordinador Grupo SIIF – DGPN.




2. LIBERACION DE RUBROS Y RECURSOS CON RESTRICCION. Responsable Descripción

Inicio

Emite acto administrativo designando ordenadores del gasto y remite copia al Area Financiera.Entidad - Area Administrativa

Entidad - Area Financiera

¿Requiere Distribución Previo

Concepto?¿Requiere Previo

Concepto?

¿Requiere autorización

CONFIS?

Ver procedimiento "Distribución Previo Concepto"

Comunica mediante oficio al órgano interesado sobre la autorización conferida

Solicita autorización al CONFISEntidad/ Area Financiera

Evalúa y autoriza, previo conocimiento del desembolso de los recursos del crédito.CONFIS

Registra el valor autorizado con cargo a rubro (s) con restricción previa autorización CONFIS

Transacción: Autorización CONFISDGPN / Grupo SIIF

Solicita previo concepto al DNP

DNP Evalúa y emite concepto e informa a DGPN y a la Entidad.

Registra el valor autorizado con cargo a rubro (s) con restricción Previo Concepto

Transacción: Información Adicional Previo Concepto

Determina necesidades de gasto y solicita expedición del CDP

Registra ordenadores del gasto Transacción: Ordenadores del Gasto

DGPN / Grupo SIIF

Entidad Ordenador del gasto o Area Responsable

o DGPN

NO

SI SI SI

NONO

Ver procedimiento "Expedición CDP"

DGPN

Entidad/ Area Financiera



3. ACLARACIONES O CORRECCIONES DE LEYENDA Y/O ARITMETICOS.

OBJETIVO

Permitir a la DGPN enmendar los errores de transcripción o aritméticos que figuren en el Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal. BASE LEGAL

- Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal.

ENTRADA

- Consulta de la Ley de Presupuesto General de la Nación o del registro en el sistema, de la información del Presupuesto aprobado para la respectiva vigencia fiscal y detecta errores de transcripción y/o aritméticos, por parte del área financiera de la entidad o de la DGPN.

- Envío por parte del jefe del órgano respectivo a la DGPN de la solicitud de aclaración o

corrección de leyenda y/o aritméticos junto con la respectiva justificación, para el correspondiente trámite de corrección.

- Envío al DNP de la solicitud del concepto previo sobre aclaración o corrección de leyenda y/o

aritméticos junto con la justificación pertinente, cuando se trate del Presupuesto de inversión SALIDA

- Expedición por parte del DNP del concepto previo sobre la aclaración o corrección solicitada, cuando se trate del Presupuesto de inversión.

- Expedición por parte de la DGPN de la Resolución de Aclaración y Corrección de Leyenda,

previo concepto del DNP cuando se trate del presupuesto de inversión, y envío de ésta al técnico de la oficina de sistemas de la Dirección y a la entidad mediante comunicación.

- Generación del archivo plano por parte del técnico de la oficina de sistemas de la DGPN, con

base en la información contenida en la Resolución de Aclaración y Corrección de Leyenda expedida por la DGPN.



- Carga en el SIIF del archivo plano con la información de la Aclaración y Corrección de Leyenda ordenada por la Resolución expedida por la DGPN.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Revisión minuciosa y oportuna de la Ley de Presupuesto General de la Nación o de la información registrada en SIIF.

- Elaboración adecuada y consistente de la solicitud y de la pertinente justificación sobre la

aclaración de leyenda y/o corrección aritmética a efectuar. - Expedición oportuna del concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto

de inversión. - Expedición oportuna de la Resolución de Aclaración y Corrección de Leyenda por parte de la

DGPN. - Generación oportuna del archivo plano y carga a tiempo de éste en el SIIF. RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.




3. ACLARACIONES O CORRECIONES DE LEYENDA Y/O ARITMETICOS. Responsable Descripción

Inicio

Anexa el concepto previo emitido por el DNP a la solicitud de aclaración y remite a la DGPN.

Prepara solicitud y justificación respectiva y previa firma del Representante Legal envía a la DGPN para que se efectúen los ajustes a

que haya lugar.

Consulta Ley o registro de información del presupuesto para la vigencia fiscal respectiva y detecta errores de transcripción y/o aritméticos.

Transacción: Relación Carga Ley de Presupuesto

El error detectado corresponde al

Presupuesto de Funcionamiento, Servicio de la Deuda

o Inversión?

1

¿Quién detectó el error de transcripción y/o

aritmético?

Inversión

DGPN/Entidad Area responsable

DGPN

Funcionamiento Servicio Deuda

Entidad/Area Responsable

Solicita concepto previo al DNP.

Evalúa, emite concepto previo y envía a la DGPN y a la Entidad.

DGPN o Entidad

DNP


DGPN

Entidad

Expide Resolución de Aclaración y Corrección de Leyenda, previa evaluación de la información y remite con oficio a la entidad y copia de ésta al técnico de

sistemas de la Dirección General del Presupuesto Nacional.



Digita la información en el sistema de la DGPN y Genera archivo plano de modificación de Aclaración y Corrección de Leyenda, para cargar en el SIIF.

1

Consulta que se haya efectuado la respectiva modificación de acuerdo con la Resolución expedida por la DGPN.

Transacción: Relación carga Ley de Presupuesto.

DGPN/ Funcionarios y técnico Oficina de Sistemas

Carga archivo plano en el SIIF. Proceso: Modificación Cambio de Leyenda

DGPN/ oficina de sistemas

Ver Procedimiento "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal "

Entidad / Area Financiera

Entidad / Area Financiera



4. ASIGNACION Y AJUSTES INTERNOS A LAS APROPIACIONES.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores, sin alterar los montos apropiados en el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal o de los que posteriormente se adicionen mediante la Ley o el Decreto correspondiente, según el caso, efectuar asignaciones internas de la totalidad o de una parte de las apropiaciones, a nivel de sus dependencias, seccionales o regionales, según sus necesidades o estructura institucional, con el fin de facilitar el manejo operativo y de gestión que garantice la ejecución de los recursos apropiados. BASE LEGAL

- Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal.

ENTRADA

- Consulta de la Ley de Presupuesto General de la Nación o de la información registrada en el SIIF sobre las apropiaciones aprobadas para la respectiva vigencia fiscal.

- Registro de Códigos de asignación interna, previa definición de los mismos y de conformidad

con el acto administrativo interno expedido para tal fin. - Expedición del Acto administrativo interno sobre asignación o ajustes internos a las

apropiaciones, de conformidad con los requerimientos presentados por las dependencias, seccionales o regionales.

SALIDA

- Registro de las asignaciones internas o de los ajustes a dichas asignaciones, conforme a lo establecido en el acto administrativo interno expedido para tal fin.

- Oficio con el cual se remite la copia del acto administrativo a las respectivas dependencias,

seccionales o regionales. CRITERIOS DE ÉXITO

- Disponibilidad presupuestal de las partidas que prevén asignarse internamente.



- Definición adecuada de los códigos de asignación interna. - Expedición precisa y oportuna del correspondiente acto administrativo por parte de la enti-

dad, en el cual se determinan los respectivos códigos de asignación interna y de las partidas asignadas internamente a nivel de dependencias, seccionales o regionales.

- Registro oportuno en el SIIF de los códigos de asignación interna y de las partidas asignadas

internamente a las respectivas dependencias, seccionales o Regionales. RESPONSABLE: Jefe del órgano o en quien haya delegado la ordenación del gasto.




4. ASIGNACION Y AJUSTES INTERNOS A LAS APROPIACIONES. Responsable Descripción

Inicio

Define y registra nuevos Códigos de Asignación Interna para el respectivo año fiscal, Funcionales y NO Funcionales, indicando si los funcionales estarán en línea o no: Regionales,

Seccionales y/o subunidades. Transacción: Códigos de Asignación Interna

Asigna apropiaciones a Regionales, Seccionales y/o subunidades; utilizando rubros a nivel de Decreto y códigos

de asignaciones internas determinados mediante acto administrativo interno.

Transacción: Asignación Interna

Registra valor adicional en el (los) rubro(s) correspondiente(s) según solicitud aprobada. Transacción: Ajuste a la Asignación Interna

¿Tipo de modificacion?

Registra valor menor en el (los) rubro(s) correspondiente(s) según decisión administrativa.

Transacción: Ajuste a la Asignación Interna

Registra contracrédito en los rubros seleccionados y acredita dicho valor en rubros a los cuales se hace el traslado, según decisión administrativa

Transacción: Ajuste a la Asignación Interna

Adición

Reducción

Traslado





¿Se presentan Modificaciones?

1

NO

¿ Las Apropiaciones registradas en el sistema,

corresponden a las aprobadas en la Ley de Presupuesto de

la respectiva vigencia fiscal?

Consulta Registro de Información del Presupuesto para la Vigencia fiscal respectiva Transacción: Relación carga Ley de Presupuesto

Envia solicitud a DGPN para que efectue los ajustes correspondientes.

NO


¿Se requiere asignación

interna?

Ver procedimiento "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

NO



Una asignación interna se marca en línea, únicamente si se va a conectar con el sistema en cuyo caso registrará individualmente su ejecución presupuestal.

Ver procedimiento "Aclaraciones o Correcciones de Leyenda".

SI.

SI.

SI.

Esta operación solo es posible entre códigos de asignación utilizados previamente. En caso de que esté involucrado un código no utilizado el sistema no permite realizar dicha modificación, debiendo primero recibir asignación de apropiación inicial.



Envía con oficio copia del acto administrativo al (las) área(s) involucrada (s).

Ver Procedimientos: "Provisión de Fondos y Reporte de Ejecución para Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Línea", y " Provisión de Fondos a Entidades Fuera de Línea - Estapúblicos y Entidades del Sector

Central No Incluidas Inicialmente en SIIF".,


1




5. CARGA Y DESGLOSE DE RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR (PARA EL PRIMER AÑO DEL SISTEMA UNICAMENTE).

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores al iniciarse en el SIIF desglosar los compromisos y las obligaciones adquiridas por la entidad en su oportunidad conforme a lo establecido en las disposiciones legales que regulan la materia, y que fueron constituidas como reservas presupuestales o cuentas por pagar, según el caso, y cuyo pago se efectuará durante la vigencia fiscal que se inicia. BASE LEGAL

- Artículo 89 del Decreto 111 de 1996 - Artículos 37, 38 y 39 del Decreto 568 de 1996 - Artículo 21 del Decreto 26 de 1998 - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual del Presupuesto

General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto para la respectiva Vigencia fiscal.

ENTRADA

- Envío a la DGPN por parte de los órganos ejecutores de la relación detallada de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas Por Pagar debidamente constituidas por el ordenador del gasto y el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y por el tesorero o pagador de la entidad, según el caso, conforme lo estipulado en las normas que rigen sobre la materia.

- Evaluación por parte de los técnicos de la DGPN de la consistencia entre la información

reportada por las entidades y los informes de ejecución reportados mensualmente por la entidad a la DGPN durante la vigencia fiscal anterior.

- Carga en el SIIF, de manera global, de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por

Pagar.



SALIDA

- Registro de los códigos de asignación interna y ajustes, de ser necesarios, por parte del área financiera de la respectiva entidad.

- Registro del desglose de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por Pagar por parte

del área financiera de la entidad. CRITERIOS DE ÉXITO

- Verificación minuciosa de los compromisos y obligaciones a ser constituidas como Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar, así como de los respectivos documentos soporte.

- Envío oportuno, por parte de las entidades a la DGPN, de la relación detallada sobre las

Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar constituidas a ser cargadas en el SIIF. - Carga oportuna en el SIIF de las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar por parte de

los técnicos de la DGPN. - Información debidamente organizada y consistente de las Reservas Presupuestales y

Cuentas por Pagar, para el adecuado y oportuno registro de su desglose. RESPONSABLE: Ordenador del gasto, Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o Pagador de la entidad, según el caso.




5. CARGA Y DESGLOSE DE RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR (PARA EL PRIMER AÑO DEL SISTEMA UNICAMENTE).

Responsable Descripción

In icio

Elabora re lac ión deta llada de las R eservas Presupuesta les y C uentas por Pagar de la Vigencia Fisca l respectiva .

R ev isan, firman la re lac ión de constitución de las R eservas Presupuesta les y Cuentas por Pagar y rem iten para la firm a de l Ordenador de l G asto .

Rev isa , y en trega deb idam ente firm ada la Re lac ión de constituc ión de las Reservas Presupuesta les y Cuentas por Pagar a l Area Financiera para su envío a D G PN .

C arga Reservas Presupuesta les y C uentas por Pagar, p rev ia eva luación por parte de los técn icos de D GPN y Ap lica C ierre de Cargas.

Proceso:C arga de R eservas Presupuesta les y Cuentas por Pagar.

R eg istra cód igos de as ignac ión in terna, asignac ión in terna y a jus tes cuando ap lique. Transacc ión : C ód igos de As ignación In terna

Transacc ión : As ignac ión in terna de las reservas presupuesta les y cuentas por pagar Transacc ión : A justes As ignac ión In terna.

Eva lúa transacc iones de e jecuc ión presupuesta l y C onfirm a C ierre Anua l de l p resupuesto . Transacc ión : C ierre Anua l

Entidad/ Area Financ iera

R em ite la Re lac ión de las R eservas Presupuesta les y C uentas por Pagar deb idam ente constitu ídas


Entidad/ Je fe de Presupuesto o qu ien tenga la competencia / y Tesorero o Pagador

Entidad/Ordenador de l G asto

Entidad/Area Financ iera

DG PN /O fic ina de Sistemas

Entidad/Area Financiera

1. E l registro de códigos se efectua por el año fiscal anterior a la vigencia por la transacción: Códigos de A signación Interna. 2. Las asignaciones y ajustes se realizan ingresando por el año de la vigencia actual por las transacciones "Asignaciones internas a las reservas presupuestales y cuentas por pagar" y "A juste a las asignaciones internas de reservas presupuestales y cuentas por pagar.

2

1¿R equiere As ignación

In terna?

SI.

NO



Registra desglose de cuentas por pagar (vigencia 3) diligenciando datos financieros, administrativos, fecha límite de pago y cuando aplique: deducciones, otras monedas,

múltiples beneficiarios y endoso. Transacción: Desglose Cuentas por Pagar.

Registra desglose de Reservas Presupuestales (vigencia 2) dilgienciando: datos financieros, administrativos y plan de pagos.

Transacción: Desglose Reservas Presupuestales.

Entidad/Pagaduría


Direccionados a año fiscal anterior a la vigencia

Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal de la Obligación (Vigencias 1 y 2)".

Ver Procedimiento: "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago".

1

2

En el registro de información financiera, no es necesaria la cuenta contable, dado que sus efectos fueron recogidos en los estados financieros cargados por el módulo de contabilidad.

El plan de pagos debe incluir fechas de la vigencia actual y posteriores a la del sistema asi el acceso se haya realizado por el año anterior.




6. CONSTITUCION, MANEJO Y LEGALIZACION DE CAJAS MENORES.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores disponer de recursos efectivos para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente, así como para el pago de viáticos y gastos de viaje, previa autorización del ordenador del gasto. BASE LEGAL

- Autorización contenida en las disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva, para que la DGPN expida la resolución mediante la cual se regirá la constitución y funcionamiento de las cajas menores para los órganos que conforman el Presupuesto Ge-neral de la Nación durante la respectiva vigencia fiscal.

- Resolución expedida por la Dirección General del Presupuesto Nacional para cada vigencia

fiscal, por medio de la cual reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores, con base en la autorización conferida.

- Resolución expedida por el jefe del respectivo órgano, o por cada Director General en el

caso de los Ministerios, constituyendo la (s) Caja (s) Menor (es). ENTRADA

- Expedición por parte de la DGPN de la Resolución que durante la respectiva vigencia fiscal reglamentará la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores para los órganos que conforman el Presupuesto general de la Nación y envío de la misma a las entidades.

- Expedición de la Resolución de Constitución de la (s) Caja (s) Menor (es) por parte del Jefe

del Órgano o del Director General, según el caso, y envío al área administrativa y financiera, previa autorización de la DGPN en los casos en que se requiera aumentar el número de cajas menores o la cuantía .

SALIDA

- Pago de la OAT por parte de la DTN a través de CUN, situando primer desembolso en la (s) cuenta (s) bancaria (s) previamente autorizadas por la DTN a la entidad para tal fin, al momento de la apertura de la (s) Caja (s) Menor (es).



_ Selección y confirmación de la Orden de pago con valor líquido cero, para la legalización de la (s) caja (s) Menor (es).

CRITERIOS DE ÉXITO

- Expedición oportuna por parte de la DGPN de la Resolución que reglamenta la Constitución y funcionamiento de las Cajas Menores para la respectiva vigencia fiscal.

- Aprobación oportuna por parte de la DGPN al órgano ejecutor respecto de constituir un

mayor número de Cajas Menores o con una mayor cuantía a la establecida en la Resolución expedida en cada vigencia sobre la reglamentación y funcionamiento de las Cajas Menores.

- Expedición oportuna por parte del jefe del órgano o del Director General, según el caso, de la

Resolución de Constitución de la (s) Caja (s) Menor (es), y designación del funcionario responsable del manejo, conforme a las disposiciones que rigen sobre la materia.

- Autorización oportuna por parte de la DTN sobre la apertura de la (s) respectiva (s) cuenta

(s) bancaria (s) para el manejo de los fondos de la (s) Caja (s) Menor (es). - Gastos efectuados acorde con lo autorizado en la respectiva Resolución de Constitución de

la (s) Caja (s) Menor (es) y solicitud oportuna de los correspondientes reembolsos, previa presentación de los documentos soporte reglamentarios.

- Oportuna legalización de la (s) Caja (s) Menor (es) y del reintegro de recursos a que haya

lugar. RESPONSABLE: Jefe del Órgano o Director General y el (los) funcionario (s) responsable (s) del manejo de la Caja (s) Menor (es).

Fecha última modificación (día/mes/año): 25/ 06/2002



6. CONSTITUCION, MANEJO Y LEGALIZACION DE CAJAS MENORES. Responsable Descripción

Inicio

Prepara proyecto de resolución de constitución de Caja(s) Menor(es) previa evaluación de las necesidades de la entidad, indicando: Número de caja(s) a constituir, montos , rubros presupuestales y cuantías, persona(s) responsable(s) del manejo, póliza(s) de

manejo relacionada(s) ; conforme a lo dispuesto en la Resolución expedida por la DGPN para cada vigencia y a la autorización conferida por ésta respecto del número de cajas

menores y de sus cuantías, cuando a ello haya lugar, y remite al área financiera.

Expide CDP* por el valor de cada una de las Cajas Menores constituidas. Ver procedimiento "Expedición Certificado de Disponibilidad Preupuestal ".

Registra para el primer desembolso una Orden de Pago OAT por el valor de cada caja menor, seleccionando el concepto OAT para caja menor. según el nivel de agrupación

PAC que corresponda, y diligenciando los datos del beneficiario. Transacción: Trámite de Pago OAT.

Emite resolución de reglamentación sobre constitución y funcionamiento de las Cajas Menores y comunica a las entidades mediante oficio.DGPN

Entidad Area Administrativa

Entidad Area Financiera



Registra apertura de la (s) Caja(s) Menor(es) con base en el proyecto de Resolución de constitución de éstas.

Transacción: Registro y Apertura Caja Menor

1. El responsable de la Caja Menor no necesariamente debe estar registrado en el sistema como Beneficiario. 2. La cuenta bancaria para su manejo, debe estar creada como "Registrada" en el beneficiario de la entidad gestora.

1. El Beneficiario debe ser la misma entidad gestora del registro, seleccionando la (s) cuenta (s) corriente (s) registrada (s) en la apertura de la (s) Caja (s) Menor (es). 2. La OAT es de naturaleza débito de la clase 505 para los rubros CSF y de la clase 508 cuando se trate de rubros SSF.

Actualiza información de documento soporte en el registro de la apertura, con base en la resolución de constitución de la (s) caja (s) menor (es).

Transacción: Apertura Caja Menor.


1

Cuando la entidad requiera un mayor número de cajas menores o una mayor cuantía a la establecida en la Resolución expedida por la DGPN deben remitir una solicitud motivada, suscrita por el ordenador del gasto, para aprobación de la DGPN.

Expide Resolución de constitución de la(s) Caja (s) Menor (es) y entrega al área administrativa para que la remita al área financiera.

Jefe del órgano/ Director General

Con base en la Resolución expedida por la DGPN, las entidades reglamentan internamente el manejo de sus Cajas Menores, de considerarlo necesario por aspectos de control.



¿Manejo del dinero de la Caja

Menor?

1

Paga OAT a través de CUN situando primer desembolso, equivalente al monto(s) total(es) de la(s) Caja(s) Menor(es) en la (s) cuenta (s) bancaria (s) del

(los) responsables.

Paga OAT a través de CUN situando primer desembolso, equivalente al monto(s) total(es) de la(s)

Caja(s) Menor(es) en las cuentas autorizadas del pagador en caso de que la entidad maneje efectivo

únicamente para la caja menor.

EfectivoCuenta Corriente

Recibe desembolso, gira cheque (s) y entrega al responsable (s) de la (s) caja (s) menor (es).

DTN

Entidad/ Pagador

Con el giro realizado por la DTN al pagador o al responsable (s) del manejo de la caja menor el sistema automáticamente registra contablemente la constitución de la (s) Caja (s) Menor (es).

Recibe desembolso, en la cuenta corriente autorizada, o cheque según el caso.

Responsable(s) Caja(s) Menor(es)


Verifica (al ejecutar gastos):

Efectúa gastos y registra en el libro de control con los soportes correspondientes, conforme a lo dispuesto en la Resolución expedida por la

DGPN sobre constitución y funcionamiento de las Cajas Menores y en la reglamentación interna de la entidad, en los casos en que exista.

Solicita reembolso e informa sobre retenciones practicadas. Ver procedimientos "Expedición CDP", "Registro Presupuestal del Compromiso",

"Registro Presupuestal de la Obligación" , "Confirmación Orden de Pago".

¿Los gastos de la Caja Menor son iguales o mayores

al 70 %?

¿En algún rubro se ha agotado mas

del 70 %?

Responsable(s) Caja(s) Menor(es) / Area Financiera

¿Se requiere Reembolso o Legalización?

2


Reembolso

SI

Legalización

NO NO

La expedición del CDP para los diferentes reembolsos debe hacerse con suficiente antelación, inclusive desde el momento de la apertura de la Caja Menor.

SI.



Reintegra en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.

Registra obligación Transacción: Obligación

Confirma deducciones y cancela OAT de Caja Menor contra el saldo OAT inicial.

Registra Compromiso contra CDP inicial por el valor reportado en el documento soporte

Transacción: Compromiso




2

¿Hay reintegro?

Cancela orden de pago con valor liquido cero, antes del cierre calendario, según lo dispuesto en la Resolución expedida por la DGPN sobre Constitución y Manejo de

Cajas Menores. . T: Confirmación de órdenes liquido cero. (Módulo de CUN)


Verifica que el valor de la consignación aparezca registrado y contabilizado en cuentas de la DTN.

Transacción: Consulta imputación por Unidad Ejecutora (módulo de ingresos)

Entidad/Pagador

Afecta el concepto OAT de caja menor para darlo por cancelado, dando marca de "Reintegro" y referenciando la orden de pago OAT

de la provisión inicial. Transacciones: Cobros en dinero e

Imputación soportes sin recaudo (módulo de Ingresos).

Entidad/Pagador

Fin.

Selecciona y confirma orden de pago con valor liquido cero.

T: confirmación para trámite de pago.

Entidad/Pagador

1. La respectiva deducción se realiza por el valor total de la obligación utilizando el mismo concepto OAT de Caja Menor para cancelarla. Si se reportan deducciones de Ley, el concepto OAT se afecta por la diferencia necesaria para que la obligación quede con valor neto cero. 2. Al registro de la obligación el sistema genera contabilidad automática registrando los gastos efectuados con cargo a la Caja Menor.

NO

Consulta la legalización del OAT de Caja Menor. transacción: Consulta saldos OAT Reporte: Movimiento saldos OAT.

¿Requiere hacer legalización

documental?SI NO

SI.

El sistema genera contabilidad automática en la DTN por el valor del reintegro.

1. Esta operación se debe aplicar antes del cierre anual definitivo de egresos. 2.El sistema genera contabilidad automática en la entidad por el valor reintegrado a la DTN por concepto de la legalización de la Caja Menor.

1. En este momento es posible disminuir el saldo por comprometer del CDP de apertura por el valor del reintegro cuando la legalización tenga dicha operación. 2. Con la cancelación de la orden de pago con valor líquido cero el sistema genera contabilidad automática de legalización de la caja menor por el valor de la obligación.



7. DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar distribuciones en el presupuesto de ingresos y gastos sin cambiar su destinación ni cuantía, previo concepto emitido por la DGPN o por el DNP cuando se trate del presupuesto de inversión, caso en el cual requiriere para su validez de la aprobación de la DGPN, a fin de obtener un uso racional de los recursos apropiados y una adecuada gestión administrativa. BASE LEGAL

- Artículo 36 del Decreto 568 de 1996. - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto


ENTRADA

- Necesidad de la entidad de afectar rubros con la marca de “Distribución Previo Concepto”. - Verificación de que el rubro tenga la marca de “distribución previo concepto” y que la

apropiación se encuentre bloqueada. - Verificación de que el rubro a distribuir no tenga ejecución presupuestal, cuando el rubro no

esté marcado. - Solicitud del concepto previo al DNP cuando las partidas a distribuir correspondan al

Presupuesto de inversión. - Expedición de la Resolución o del Acto Administrativo correspondiente suscrito por el Jefe

del respectivo órgano o por la autoridad competente mediante la cual se efectúa la distribución del rubro marcado con la restricción de “distribución previo concepto”.

- Envío del respectivo acto administrativo de distribución para aprobación de la DGPN. SALIDA

- Aprobación por parte de la DGPN de la Resolución o del correspondiente Acto Administrativo de distribución expedido por la entidad y envío de la misma a la entidad.



- Registro en el SIIF por parte de la DGPN de la distribución aprobada. CRITERIOS DE ÉXITO

- Expedición consistente de la Resolución de distribución o del Acto administrativo correspondiente, por parte del Jefe del respectivo órgano o por la autoridad competente.

- Emisión oportuna del concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto de

inversión. - Aprobación oportuna de la Resolución de distribución o del pertinente Acto Administrativo por

parte de la DGPN. - Registro oportuno en el SIIF por parte de la DGPN de la distribución aprobada.

RESPONSABLE: Jefe del Organo o autoridad competente en la entidad y DGPN/ Grupo SIIF

Fecha última modificación (día/mes/año): 18/ 02/ 2002



7. DISTRIBUCION PREVIO CONCEPTO. Responsable Descripción

Inicio

Determina necesidad de afectar rubros con restricción "Distribución Previo Concepto".

Carga Ley de Presupuesto y Cierre de Marcas. Ver Procedimiento Preparación de la información al inicio de cada vigencia.DGPN

Consulta Ley o Registro de información de Presupuesto para la vigencia fiscal respectiva e identifica rubros con restricción. Transacción: Relación Carga Ley de Presupuesto.

Verifica que el rubro correspondiente tenga la marca de distribución y que la apropiación se encuentre bloqueada.

Transacción: Información Adicional Ley de presupuesto. Consulta situación Vigencia.

1. El Bloqueo garantiza que la apropiación esté disponible para la distribución. 2. No es necesaria la expedición del CDP.

¿El rubro tiene marca?

Verifica que el rubro a distribuir no tenga ejecución presupuestal. Transacción: Consulta Situación Vigencia.

NO.

¿ Qué Presupuesto de gastos se va a

afectar?

Entidad/ Area responsable

1

Elabora Acto Administrativo sobre distribución con documentos soporte y remite para firma

del Jefe del Organo o autoridades competentes.

Funcionamiento.

Prepara solicitud de concepto previo sobre propuesta de distribución, con documentos

soportes requeridos, y remite para firma del Jefe del Organo, de ser necesario.

Inversión.

2

SI.

Entidad/ Area Responsable




Marca el rubro como de distribución y aplica el bloqueo. Transacción: Información adicional Ley de Presupuesto.

Si el rubro a distribuir tiene ejecuión no es posible aplicar la distribución.

DGPN.



Evalúan, aprueban y entregan al área responsable para el trámite ante

DGPN.

Envía con oficio a la DGPN el acto administrativo de distribución para

su aprobación.

Firma la solicitud y entrega al área responsable para su envío al DNP.

Envía la solicitud y los documentos soportes al DNP para concepto previo.

2

Jefe del órgano/ Area Responsable

Jefe del órgano / ó Autoridades Competentes


Evalúa, emite concepto previo según propuesta recibida o con modificación y

remite con oficio a la DGPN y a la entidad.

Elabora Acto Administrativo sobre distribución, según concepto previo emitido por DNP y remite

para aprobación del Jefe del Organo o Autoridades Competentes.

DNP


1

Revisa Acto Administrativo constatando que el rubro a distribuir no tenga ejecución presupuestal.

Transacción: Consulta Situación Vigencia.DGPN

¿El Acto Administrativo es

consistente?

Aprueba Acto Administrativo mediante el cual se efectúa la distribución y envía con oficio a la entidad.

NO.SI.

Devuelve con oficio a la Entidad el Acto Administrativo sin aprobar.

DGPN

Registra la distribución aprobada. Transacción: Distribución del Decreto de Liquidación del

Presupuesto según previo concepto.DGPN

Consulta el registro de la distribución aprobada por la DGPN.

Transacción: Distribución del Decreto de Liquidación del Presupuesto según previo concepto.

3


Los rubros creados con la distribución toman marca de Decreto y por lo tanto la ejecución debe realizarse sobre éstos, pues ya no es posible hacerlo sobre el rubro padre.



Requiere Asignación

Interna?NO

Ver Procedimiento "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal."

SI

Ver Procedimiento "Asignación y Ajustes Internos a las Apropiaciones."

3

Fin.

Determina si la distribución aprobada requiere de asignación interna.Entidad/Area Financiera




8. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES EN LINEA.

OBJETIVO

Permitir a la Dirección General de Crédito Público – DGCP -, en el caso de los créditos externos de destinación específica, o a los órganos ejecutores en línea cuando se trate de donaciones, registrar los valores autorizados a las entidades beneficiarias para que efectúen la gestión de pago, previa certificación expedida por la DTN sobre el desembolso de los recursos de crédito externo con situación de fondos o de la donación y según lo autorizado por el CONFIS, cuando se trate de recursos autorizados. BASE LEGAL

- Artículos 71 inciso 3° y 72 del Decreto 111 de 1996. ENTRADA

- Trámite de perfeccionamiento del contrato de crédito de destinación específica por parte de la Dirección General de Crédito Público – DGCP- , o por parte de la entidad, cuando se trate de donaciones.

- Registro del contrato de crédito previo desembolso por parte de la Dirección General de

Crédito Público – DGCP -, ó por parte de la entidad para el caso de las donaciones. - Solicitud de autorización al CONFIS en los casos en que se requiera.

SALIDA

- Expedición del certificado de ingresos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional – DTN - y comunicación a la Dirección General de Crédito Público o a la entidad, según se trate del crédito previo desembolso o de la donación correspondiente.

- Registro en el SIIF por parte de la Dirección General de Crédito Público de los valores

autorizados para las entidades beneficiarias del crédito previo desembolso, o por parte de la entidad en el caso de las donaciones.

- Autorización expedida por el CONFIS en aquellos casos en los cuales se requiera. - Comunicación por parte de la Dirección General de Crédito Público a las respectivas

entidades beneficiarias del crédito, o de la entidad, para que efectúen la correspondiente gestión de pago.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Oportunidad en el trámite de perfeccionamiento del contrato de crédito de destinación específica por parte de la Dirección General de Crédito Público - DGCP, o por parte de la entidad en el caso de las donaciones.

- Oportuno registro del respectivo contrato de crédito de destinación especifica, o de

la donación, según el caso. - Certeza sobre el desembolso de los recursos por parte del prestamista, conforme al contrato

de crédito o al de donación. - Expedición del certificado de ingresos y comunicación oportuna sobre el desembolso de los

recursos a la Dirección General de Crédito Público, o a la entidad por parte de la DTN. - Expedición de la autorización del CONFIS en los casos en los cuales se requiera.

RESPONSABLE: Dirección General de Crédito Público ó Jefe área Financiera de la entidad.




8. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES EN LINEA.


In ic io

Regis tra Contrato de Crédito Prev io D esembolso (DGC P) o Donación (Entidad) ind icando: la moneda, va lores "Con y Sin Situac ión de Fondos"

y Unidades Ejecutoras re lac ionadas. Transacción: Contrato Previo Desembolso

Solicita , mediante memorando, a la D TN la apertura de cuenta(s) autorizadas para e l manejo de los desembolsos del crédito , ó de la donación.

Tramita e l perfecc ionam iento de contrato de crédito de destinación específica (D GCP) ó de D onación (Entidad).

1

M inisterio de H acienda y C rédito Público -DGCP/ ó Entidad

Informa, mediante memorando, a la DGCP (Para C réditos) o a la Entidad (para donaciones) e l número de la cuenta.

DTN

Informa a l prestam ista o donante e l numero de la cuenta en donde efectuar los desembolsos

Adelanta, para cada crédito o donación, e l trám ite de apertura de la cuenta ante e l Banco de la República

Abre cuenta e in forma a la D TN mediante oficio . Banco de la R epública

Registra apertura de la cuenta. Transacción: Mantenim iento Cuentas D TN.

DTN

DTN

DGCP/ o Entidad

¿Tipo de condic ión del

Recurso?Con Situac ión de Fondos

Sin Situación de Fondos

DGC P/ o Entidad

DGC P/ o Entidad

2

Efectúa la Vinculación de la cuenta a la Unidad Ejecutora correspondiente, la DGC P cuando se tra ta de créditos y la entidad cuando se tra ta de donaciones,

Transacción: Contrato Previo DesembolsoDGC P/ o Entidad



Efectúa desembolso según contrato de crédito o donación.

Informa a DTN sobre desembolso recibido con nota crédito o extracto.

Expide Certificado de Ingresos e informa a DGCP ó Entidad.

2

Banco de la República

Registra valores autorizados para entidad(es) beneficiarias del crédito (DGCP) o donación (Entidad) en la moneda correspondiente.

Transacción: Autorización de valores contrato de Crédito Previo Desembolso

Informa a las Entidades los valores autorizados para efectuar gestión de pago.

Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago, para la Unidad Ejecutora respectiva.

Transacción: Contrato Previo Desembolso.

DTN

DGCP

Consulta valores desembolsados por crédito o donación. Transacción: Autorización de valores contrato de Crédito Previo DesembolsoDGCP/ ó Entidad

Prestamista / Donante

DGCP/ ó Entidad

Registra ejecución presupuestal (CDP, Compromiso, Obligación, pago), indicando en la obligación el número del crédito o donación. Ver

procedimientos :"Expedición CDP", "Registro Presupuestal del Compromiso", "Registro Presupuestal de la Obligación, "Confirmación orden de pago, valor

líquido cero, bloqueo orden de pago y reversión orden de pago".

1. En la selección de obligaciones el sistema valida que el valor autorizado en la moneda del crédito o donación multiplicado por la tasa de cambio del día, sea igual o superior al valor de la obligación. En caso de no cumplirse esta condición debe solicitar a la DGCP la ampliación de la autorización. La misma validación se hace en la fecha de pago con la orden de pago. 2. Si la tasa de Cambio baja entre la fecha de generación de la orden de pago y la fecha del pago no es posible pagar.


DGCP/ ó Entidad

Fin



1

Registra ejecución Presupuestal (CDP, compromiso, obligación, confirmación de deducciones, orden de Pago) Sin situación de Fondos, indicando en la obligación

el número del crédito o la donación, aplicando concepto OAT para cancelar obligaciones de gastos financiados con crédito externo o con donación de la clase

800 como "deducción total", para dejarla en valor líquido cero. Ver Procedimientos: "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal",

"Registro Presupuestal del Compromiso", "Registro Presupuestal de la Obligación", "Confirmación orden de pago y reversión orden de pago".

Registra solicitud de desembolsoindicando número del crédito o donación. Transacción: Solicitud desembolso SSF (Módulo de Ingresos).

Registra las modificaciones que se requieren a la solicitud. Transacción: Consulta y modificaciones solicitud de desembolso - Ingresos.

Registra confirmación o rechazo de la solicitud de desembolso de créditos (DGCP) ó de donaciones (entidad).

Transacción: Confirmación/ Rechazo solicitudes de desembolso - Ingresos.

Efectúa desembolso al proveedor en una cuenta del exterior.

Registra desembolso de crédito (DGCP) o donación (Entidad) previo su desembolso, señalando OAT y rubro de ingreso a afectar.

Transacción: Desembolso (Módulo de ingresos)

Realiza trámite de pago para órdenes de valor líquido cero. Ver Procedimiento "Confirmación orden de pago, valor líquido cero, bloqueo

orden de pago y reversión orden de pago".

Verifica que se hayan actualizado los valores de ordenado para pago y pago, para la Unidad Ejecutora respectiva.


¿La solicitud debe ser modificada?

¿Trámite dado a la solicitud?



SI.


NO

Rechazo

DGCP/ ó Entidad

Prestamista / Donante

DGCP/ ó Entidad

En la selección de la obligacion Sin Situación de Fondos y en el pago se utiliza la tasa de cambio anual de presupuestación, para la moneda del contrato o donación.

Entidad

DGCP/ ó Entidad Fin

Confirmación

El sistema genera asiento contable automático sobre los créditos no monetizados Sin Situación de Fondos.



9. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES FUERA DE LINEA.

OBJETIVO

Permitir a la Dirección General de Crédito Público – DGCP-, en el caso de los créditos externos de destinación específica, o a los órganos ejecutores fuera de línea, cuando se trate de donaciones, registrar los valores autorizados a las entidades beneficiarias para que efectúen la gestión de pago, previa certificación expedida por la DTN sobre el desembolso de los recursos con situación de fondos o de la donación y según lo autorizado por el CONFIS, cuando se trate de recursos autorizados. BASE LEGAL

- Artículos 71 inciso 3° y 72 de 1996. ENTRADA

- Trámite de perfeccionamiento del contrato de crédito de destinación específica por parte de la DGCP o de donación por parte de la entidad.

- Registro del contrato de crédito previo desembolso por parte de la DGCP, o de donación por

parte de la entidad. - Registro de las cuentas autorizadas para el manejo de los desembolsos del crédito (DGCP),

o de la donación (DGPN), cuando se trate de recursos con situación de fondos, e información de dichos datos al prestamista o donante.

- Solicitud de autorización del desembolso del crédito o de la donación por parte de las

entidades fuera de línea, cuando se trate de recursos sin situación de fondos.

SALIDA

- Desembolso por parte del prestamista o donante, según el caso. - Solicitud de giro de los recursos presentada por parte de las entidades fuera de línea a la

DTN, cuando se trate de recursos con situación de fondos. - Giro de los recursos por parte de la DTN a la entidad fuera de línea, previo desembolso de

los mismos. - Registro por parte de la DTN de las solicitudes de desembolso de los recursos sin situación

de fondos.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Oportunidad en el trámite de perfeccionamiento del contrato de crédito de destinación específica por parte de la DGCP, o del de donación por parte de la entidad, e igualmente en el registro de dicho contrato.

- Desembolso ágil por parte del prestamista o del donante, de conformidad con el contrato de crédito o de donación.

- Presentación oportuna de las solicitudes de giro o de autorización del desembolso del crédito o de la donación por parte de las entidades, dependiendo de que se trate de recursos con o sin situación de fondos.

- Oportunidad por parte de la DTN en el giro de los recursos o en la autorización de desembolso del crédito o de la donación a las entidades fuera de línea.

RESPONSABLE: Dirección General de Crédito Público y Area Financiera o área responsable en la entidad.




9. LIBERACION DE RECURSOS PREVIO DESEMBOLSO PARA ENTIDADES FUERA DE LINEA.


Inicio

Registra contrato de crédito Previo Desembolso (DGCP) o Donación (DGPN) indicando: la moneda, valores "Con y Sin Situación de Fondos" y Unidades

Ejecutoras relacionadas. Transacción: Contrato Previo Desembolso

Solicita, mediante oficio, a la DTN la apertura de cuenta(s) autorizadas para el manejo de los

desembolsos del crédito, ó donación.

Tramita perfeccionamiento de contrato de crédito de destinación específica (DGCP) ó de Donación (Entidad).

Ministerio de Hacienda y Crédito Público -DGCP/ ó Entidad

DGCP/ o DGPN

¿Tipo de condición del

Recurso?

Con Situación de Fondos

Sin Situación de Fondos.

DGCP/ o Entidad

Informa a DGCP (Para Créditos) o a la DGPN (para donaciones) el número(s) de cuenta

mediante memorando, para que se registre en el respectivo contrato.


DTN

Adelanta, para cada crédito o donación, el trámite de apertura de cuenta para el manejo de los

desembolsos.

Abre cuenta e informa a la DTN mediante oficio. Banco de la República

Registra apertura de cuenta. Transacción: Mantenimiento Cuentas DTN.DTN

DTN

Solicita, autorización de desembolso para atender obligaciones Sin Situación de Fondos contra el

crédito, ó la donación.

Registra solicitud de desembolso del crédito, ó de la donación.


Esta transacción actualiza por igual valor el "ordenado para Pago".

¿Trámite dado a la solicitud?

Aprueba o rechaza la solicitud de desembolso, previa verificación de que se haya efectuado éste

por parte del prestamista o donante. Transacción: Aprobación/ rechazo solicitudes

previo desembolso (módulo de ingresos).

DTN

Registra solicitud de desembolso del crédito, ó de la donación.


Esta operación actualiza el valor de pagos SSF en el contrato o donación.

1

Fin.

Rechazada

Aprobada



Informa por escrito al prestamista o donante el número(s) de la (s) cuenta(s) en donde efectuar los desembolsos

DGCP/ o Entidad

1

Efectúa el respectivo desembolso en las cuentas autorizadas por la DTN..

Prestamista / o Donante

Solicita el giro de recursos para atender obligaciones con cargo al contrato de crédito o donación previo desembolso.

Gira los recursos a la entidad fuera de línea, previo desembolso de éstos.

Transacción: Orden de Pago OAT. Ver Procedimiento: "Confirmación orden de pago y reversión

orden de pago" - Módulo de Ingresos.

1. Con esta operación se actualizan los valores en el contrato de crédito o donación por el valor de la provisión para las Unidades Ejecutoras Fuera de Línea. 2. El sistema genera asiento contable automático por la provisión de fondos efectuada por la DTN.

Ejecuta los recursos fuera de línea. Ver Procedimiento: "Provisión de Fondos y Reporte de Ejecución Presupuestal

para Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Línea".

Entidad

DTN

Entidad

El sistema genera asiento contable automático por el registro de los pasivos generados de deuda pública interna y externa.



10. EXPEDICION DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

OBJETIVO

Garantizar la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación que permita que se puedan efectuar las modificaciones presupuestales requeridas ó la asunción de los compromisos que las entidades prevean adquirir, facilitando a su vez a las áreas financieras llevar un adecuado registro y control de los certificados de disponibilidad expedidos que les permita determinar los saldos de apropiación disponibles.

BASE LEGAL

- Artículos 71 y 72 del Decreto 111 de 1996. - Artículo 82 del decreto 111 de 1996 (para modificaciones presupuestales) - Artículo 19 del Decreto 568 de 1996. - Artículo 2° Literal A1 de la Resolución N° 036 de Mayo 7 de 1998 de la DGPN. - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto


ENTRADA

- Acto administrativo por medio del cual se delega la ordenación del gasto y se designan los ordenadores del gasto en la entidad.

- Solicitud o formato de solicitud de expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.

SALIDA

- Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.

- Envío del certificado de disponibilidad Presupuestal debidamente expedido, al área ó al

funcionario solicitante.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Adecuado diligenciamiento de la solicitud o del formato de solicitud especificando claramente el objeto, el valor y, de considerarse necesario, el rubro, para el cual se requiere el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmado por los funcionarios competentes para ello en la entidad.

- Existencia de saldo suficiente y disponible de apropiación en el rubro o rubros

correspondientes con cargo a los cuales se ampararán los compromisos a adquirir por la entidad, o se afectarán las modificaciones presupuestales previstas realizar.

- Coherencia del objeto del gasto del certificado con la definición y clasificación de los gastos

contenida en el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal por parte del área financiera de la

entidad a partir del momento de recepción de la solicitud. RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto de la Entidad o quien haga sus veces.




10. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Responsable Descripción


Ordenador del Gasto o quien tenga la competencia

Según necesidades, Solicita expedición del CDP al Area Financiera, mediante memorando ó formato;

indicando el objeto del gasto, el valor y el rubro (de considerarse necesario).

Inicio

Verifica que el objeto del gasto a realizar, sea coherente con la definición y clasificación de los gastos aprobada en el Decreto de Liquidación.

Determina necesidades de modificación y solicita expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal respectivo.Gobierno (DGPN)/ Entidad

Evalúa disponibilidad presupuestal y determina rubros a afectar con la solicitud de modificación.

PARA MODIFICACION PPTAL (Reducción, Aplazamiento o Traslado)

EN ESTE MOMENTO SE AFECTA PRELIMINARMENTE LA APROPIACION

Verifica que exista disponibilidad presupuestal suficiente en el (los) rubro(s) a afectar, para la (s) asignación (es) internas correspondientes.

Transacción: Consulta por Situación

Elabora e imprime CDP. Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Registra ordenadores del gasto Transacción: Ordenadores del gasto

Emite acto administrativo designando ordenadores del gasto y remite copia al Area Financiera.Entidad - Area Administrativa


PARA GASTO



1


¿Tipo de CDP?

Los rubros afectados están a nivel de Decreto. Cuando el CDP es del tipo "Modificación " la asignación interna de los "Datos Financieros" es estrictamente "000".

1. El ordenador del gasto no es un dato vinculante para la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, pero si para el Registro Presupuestal del compromiso, siendo conveniente o aconsejable que previo a iniciar la ejecución del presupuesto de gastos se registre la información de los ordenadores del gasto, la cual se hace por una sola vez o cuando se modifica el respectivo acto administrativo. 2. Por tratarse de un proceso tan pequeño se describe en el presente procedimiento.



Firma CDP.Jefe Presupuesto o quien haga sus veces

Envía CDP al solicitante con memorando para que inicie trámite de compromiso

Envía CDP con memorando a Jefe Area Financiera o a oficina de Planeación para que inicie trámite de solicitud de

modificación presupuestal.

CDP - GASTO

Anexa CDP a Solicitud de modificaciones presupuestales, a remitir a la DGPN.

1

Jefe Presupuesto o quien haga sus veces

Entidad - Area Responsable

Ver procedimientos "Tramitación y Aprobación de Modificaciones Presupuestales a solicitud de las entidades" y Tramitación y Aprobación de Modificaciones Presupuestales

Por Parte del Gobierno Nacional "

Ver Procedimiento "Registro Presupuestal del Compromiso"


CDP PARA MODIFICACION PPTAL (Reducción, aplazamiento o traslado)

Entidad - Area Responsable




11. MODIFICACIONES AL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar ajustes a los certificados de disponibilidad presupuestal legalmente expedidos, previa evaluación por parte del Jefe de presupuesto o quien haga sus veces de la viabilidad técnica y legal sobre la modificación requerida. BASE LEGAL

- Artículo 71 del Decreto 111 de 1996. - Artículo 19 del Decreto 568 de 1996. - Artículo 2 Literal A1 de la Resolución 036 de Mayo 7 de 1998 de la Dirección General del

Presupuesto Nacional. ENTRADA

- Necesidad de efectuar modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal debidamente expedido, a solicitud del ordenador del gasto o del área responsable y envío de la respectiva solicitud al área financiera.

- Decisión adoptada por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, de efectuar las

modificaciones solicitadas sobre el certificado de disponibilidad presupuestal, previa evaluación sobre la factibilidad legal y técnica para realizarla.

SALIDA

- Impresión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal modificado (texto, anulación, adición, o reducción del valor) debidamente firmado por el Jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

- Envío, del certificado de disponibilidad presupuestal modificado, al solicitante mediante

memorando ó según procedimiento interno de la entidad. CRITERIOS DE ÉXITO

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal vigente y libre de compromisos, cuando se trate de modificaciones correspondientes a reducción o anulación del certificado.



- Disponibilidad presupuestal suficiente, cuando se trate de adición al CDP, previa evaluación que sea de conformidad con las normas presupuestales y contractuales vigentes.

- Viabilidad legal y técnica de la modificación a realizar, de acuerdo con la evaluación realizada por el Jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y Ordenador del Gasto.




11. MODIFICACIONES AL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Responsable Descripción

Inicio

Determina necesidad de realizar modificación, y efectúa solicitud escrita debidamente justificada al área financiera

¿Tipo de modificación?

Reduce Certificado de Disponoibilidad Presupuestal en la operación reducción, previa

verificación de su viabilidad Transacción: CDP

Modifica texto del objeto del Certificado de Disponibilidad Presupuestal en la operación modificación.

Transacción: CDP

Anula Certificado de Disponibilidad Presupuestal en la operación anulación, previa verificación de

su viabilidad. Transacción: CDP

En este momento se libera la apropiación. En este momento se libera la

apropiación y fenece el CDP.

Reducción

Verifica saldo de la apropiación presupuestal. Transacción: Consulta por transacción vigencia

Adiciona Certificado de Disponibilidad Presupuestal en la operación adición.

Transacción: CDP

Re-imprime Certificado de Disponibilidad Presupuestal adicionado/ modificado.

Transacción: CDP



Anulación

Firma Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Envía Certificado de Disponibilidad Presupuestal al solicitante con memorando ó según procedimiento

interno de la entidad, para que efectúe trámite de compromiso

Ver procedimiento "Registro Presupuestal del Compromiso"

Adición

Modifica texto



Entidad/ Ordenador del Gasto o Area Responsable


De no existir disponibilidad presupuestal suficiente remite memorando al solicitante explicando la imposibilidad de atender su solicitud.






12. REGISTRO Y MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS Y CUENTAS.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores registrar o cargar en el sistema mediante archivo plano los datos de los beneficiarios, con base en la información suministrada por escrito por los mismos, a efectos de garantizar el pago al beneficiario final. BASE LEGAL

- Artículo 5 inciso 3° del Decreto 2806 de Diciembre 29 de 2000 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ENTRADA

- Necesidad de registrar los beneficiarios requeridos por la entidad. - Registro o cargue de los datos de los beneficiarios correspondientes a: Tipo, nombre o

razón social, tipo de documento de identidad, número y ubicación, así como los de sus respectivas cuentas bancarias (Número y entidad financiera), conforme a la información suministrada por escrito por los propios beneficiarios ó registrada en los formatos diseñados por la entidad para el efecto.

- Registro de los datos del Embargo, en caso de que exista. SALIDA

- Verificación de los registros efectuados sobre los datos de los beneficiarios y de sus cuentas bancarias, ó del Log de la carga, cuando se haya decidido hacer carga masiva de los datos del beneficiario.

- Modificación o actualización de la información registrada de los beneficiarios y/o de sus

respectivas cuentas bancarias, de ser necesario. CRITERIOS DE ÉXITO

- Información precisa y oportuna suministrada por el beneficiario sobre sus datos personales (Documento de identificación , número y datos de ubicación ) y cuenta o cuentas bancarias.

- Registro o carga adecuada y oportuna de los datos del beneficiario y de sus cuentas

bancarias.



- Verificación oportuna de los registros realizados sobre el beneficiario y sus cuentas bancarias, por parte del área financiera o de quien tenga la competencia para ello en la entidad.

- Modificación o actualización oportuna de los datos del beneficiario, según se requiera. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera y Funcionario designado para el perfil: Beneficiario Cuenta.




12. REGISTRO Y MANTENIMIENTO DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS Y CUENTAS. Responsable Descripción

Inicio

Determina la necesidad de registrar uno o varios beneficiarios requeridos por la entidad.

1

Registra, con base en la información suministrada por escrito por el beneficiario, los datos

correspondientes a:Tipo, tipo documento de identidad y número,nombre o razón social, datos

de Ubicación. Transacción: Beneficiario - Cuenta Carpeta: Información del Beneficiario


Es recomendable que la entidad disponga de un formato en el cual los Beneficiarios potenciales puedan registrar sus datos básicos. ¿Modalidad

de Registro?En forma Masiva

En FormaIndividual

Entidad/ Area Financiera Prepara archivos planos con los datos del beneficiario y de sus respectivas cuentas

bancarias para su incorporación en el sistema.

Registra, con base en la información suministrada por escrito por el beneficiario, los datos sobre

cuenta bancaria (Entidad Financiera, número, Tipo de cuenta y clase de cuenta.

Transacción: Beneficiario -Cuenta. Carpeta: Cuenta

1. Si no se encuentra relacionada la entidad financiera en la lista del sistema dada por la DTN, debe informarse al usuario las entidades financieras opcionadas para su elección. 2. Cuando el NIT corresponde al de la Unidad Ejecutora que registra, debe indicarse además la asignación interna funcional a la que corresponde la cuenta.


Registra información de Embargo. Transacción: Beneficiario Cuenta

Carpeta: Embargo

Efectúa la carga de los archivos planos. Procesos: Carga Inicial - Carga Masiva de

Beneficiarios y Cuentas.

Verifica LOG de la Carga, Entidad/ Area Financiera

¿Hay Embargo?

Verifica Registros efectuados de Beneficiarios y Cuentas Bancarias.

SI.

NO

¿Quedaron registros por

cargar?SI.

NO





1

Modifica o actualiza: nombre o razón social, país, ciudad, teléfono, dirección,

y estado del beneficiario, Transacción: Beneficiario - Cuenta

Carpeta: Información del Beneficiario.

¿Se requiere efectuar

mantenimento sobre la información

registrada?

¿Información que requiere

mantenimiento?

1. El Estado del Beneficiario puede cambiarse, "activándolo" ó "desactivándolo" cuando la entidad considere que ya no lo requiere. 2. Una vez grabada la transacción no se pueden modificar los datos de: Tipo de Documento, Tipo de beneficiario y Código de Consolidación.


Benefiiciario

SI.

Registra el embargo o desembargo, segun el caso

Transacción: Beneficiario - Cuenta Carpeta: Embargo

Embargo

Cambia el estado de la cuenta de "Registro Previo" a

"Registrada" Transacción: Beneficiario - Cuenta

Carpeta: Cuenta

Entidad/ Area Financiera - Perfil: Beneficiario Cuenta

Cuenta

Fin

Cambia el estado de la cuenta de "Activa" a "Datos Inválidos", ó de

"Datos Inválidos" a "Registro Previo" ó de "Activa" a "Bloqueada", ó de

"Bloqueada" a "Activa". Transacción: Beneficiario - Cuenta

Carpeta: CuentaEntidad/ Area Financiera

Cuando se registra una cuenta nueva su estado es "Registro Previo"; y cuando ya existe, toma el estado que tenga en ese momento.

NO



13. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO.

OBJETIVO

Perfeccionar el compromiso y garantizar que la apropiación presupuestal que los financia no sea desviada a ningún otro fin. BASE LEGAL

- Artículo 71 del Decreto 111 de 1996. - Artículo 20 del Decreto 568 de 1996. - Artículo 2 literal B1 de la Resolución N° 036 de mayo 7 de 1998 de la Dirección General del


- Trámite del compromiso correspondiente (Acto administrativo o contrato con formalidades o sin formalidades plenas) y autorización por parte del respectivo ordenador del gasto o del funcionario en quien se haya delegado la ordenación.

- Envío al área financiera del compromiso y de los documentos soporte pertinentes para el

registro presupuestal correspondiente. SALIDA

- Registro Presupuestal del compromiso, previa verificación y cargue de los beneficiarios en el SIIF.

- Impresión del registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por el Jefe de

presupuesto o quien haga sus veces y envío conjuntamente con los respectivos documentos soporte al área responsable.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia previa del certificado de disponibilidad presupuestal que ampare el correspondiente compromiso.

- Coherencia entre el objeto del compromiso y el del certificado de disponibilidad presupuestal

respectivo y acorde con la definición y clasificación de los gastos contenida en el Decreto de Liquidación del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.



- Suscripción del compromiso por el respectivo ordenador del gasto o por el funcionario competente para ello.

- Certeza sobre los datos del beneficiario, y valor del compromiso, debiendo el plan de pagos

encontrarse ajustado al cupo PAC mensualizado. - Documentos soporte respectivos, conforme a lo dispuesto en las normas legales que rigen

sobre la materia. RESPONSABLES: Ordenador del Gasto y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.




13. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO. Responsable Descripción

Inicio

Trámita el Compromiso.

Envía solicitud al área financiera con la siguiente documentación: * Acto Administrativo o Contrato con o sin formalidades plenas, debidamente firmado por el ordenador del gasto respectivo y por el contratista, en los casos en que se requiera.. * CDP * Plan de Pagos

Selecciona ordenador del gasto designado según acto administrativo y Registra datos administrativos.

Transacción: Compromiso Carpeta: Datos Administrativos

Area Responsable

La fecha del documento soporte debe ser igual o mayor a la del CDP asociado e igual o menor a la del registro del compromiso.

Area Responsable

1

El Ordenador del gasto correspondiente autoriza el compromiso.


Consulta saldo disponible del Certificado de disponibilidad Presupuestal. Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Ver procedimiento "Modificaciones al Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

¿Valor del compromiso?

Menor al CDP

¿Se comprometerá

saldo del CDP?

NO (Reducción)


Igual CDP

Ver Procedimiento: "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal"Entidad - Area Financiera

Mayor al CDP (Adición)

Recibe documentación y determina Lista de Beneficiarios, con base en la información suministrada por escrito por éstos.

Ver Procedimiento: "Registro y Mantenimiento del Registro de Beneficiarios y Cuentas".

SI.



Para los casos previstos en la ley 80 de 1993, tales como: Reajuste de precios, Mayor valor de obra, pago de intereses moratorios y corrección monetaria derivados de la ejecución de contratos, entre otros, los que pueden conllevar a la adición del respectivo contrato.



Firma formato de "Registro Presupuestal del Compromiso".

Envía original del formato de "Registro Presupuestal del Compromiso", con la documentación anteriormente recibida, al Area Responsable.

Registra datos financieros. Transacción: Compromiso / Carpeta: Datos Financieros

Registra plan de pagos. Transacción: Compromiso / Carpeta: Plan de Pagos


Imprime el formato del "Registro Presupuestal del Compromiso" . Transacción: Registro Presupuestal del Compromiso.

1. El Plan de Pagos puede ser para uno o varios meses, inclusive del año siguiente, caso en el cual, el sistema valida el PAC Vigencia Rezago Año siguiente. 2. Se hace la verificación de saldo PAC disponible para el nivel de agrupación y mes seleccionado. De no existir saldo de PAC suficiente, deben modificarse las fechas del Plan de Pagos para el mes o meses subsiguientes en donde exista PAC disponible, debiendo tener en cuenta las fechas calendario de la DTN cuando se trate de pagos de Fecha Variable.




1


Se hace la selección del "Máximo Nivel de Desagregación de Rubros" y el sistema valida que exista registro contable para el rubro a afectar, como prerrequisito para continuar el proceso. De no existir el registro en la matriz contable se debe reportar a la Línea Soporte SIIF.

Ver Procedimiento "Registro Presupuestal de la Obligación (Vigencia 1 y 2)"Entidad - Area Financiera



14. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO DE LA VIGENCIA.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores realizar ajustes al compromiso inicialmente registrado cuando las circunstancias así lo ameriten, previa evaluación por parte del jefe de presupuesto o de quien haga sus veces de la viabilidad técnica y legal sobre la modificación requerida.

BASE LEGAL

- Artículo 71 del Decreto 111 de 1996. - Artículo 20 del Decreto 568 de 1996. - Artículo 2 literal B1 de la Resolución 036 de mayo 7 de 1998 de la Dirección General del

Presupuesto Nacional.

ENTRADA

- Solicitud de modificación debidamente justificada y firmada por el ordenador del gasto y envío al área financiera con los respectivos documentos soporte.

- Evaluación previa de la solicitud por parte del jefe de presupuesto o quien haga sus veces sobre la viabilidad técnica y legal de la modificación requerida.

- Trámite del compromiso correspondiente.

SALIDA

- Registro Presupuestal de la modificación al compromiso. - Reimpresión del formato de registro presupuestal del compromiso, debidamente firmado por

el jefe de presupuesto o quien haga sus veces y envío mediante memorando conjuntamente con los documentos soporte respectivos al solicitante.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia previa del certificado de disponibilidad que ampare la correspondiente modificación al compromiso, cuando se trate de ajustes sobre el valor de éste.



- Modificación a realizar viable legal y técnicamente, de acuerdo con la evaluación previa realizada por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces.

- El compromiso modificado debe estar debidamente firmado por el pertinente ordenador del

gasto o funcionario competente para ello. - Documentos soporte correspondientes y de conformidad con las normas legales que rigen

sobre la materia.

RESPONSABLES: ordenador del Gasto y Jefe de presupuesto o quien haga sus veces.




14. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO DE LA VIGENCIA.


Inicio

Recibe solicitud y evalúa viabilidad técnica y legal de la misma.

Ver procedimiento " Modificaciones al Certificado de Disponibilidad

Presupuestal".

Anula compromiso en la operación "Anulación",

previa verificación que no esté anulado u obligado.

Transacción: Compromiso.

Determina necesidad de realizar modificación al compromiso y efectúa solicitud debidamente justificada al área financiera, previa verificación de la

disponibilidad autorizada preliminarmente.

¿Datos a Modificar?

1

Entidad/ Ordenador del Gasto

Entidad/ Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces

¿Tipo de Modificación?

¿Existe Saldo suficiente por

comprometer de CDP?

Reduce el compromiso en la operación reducción,

previa verificación que no esté anulado u obligado.


1. En este momento se libera el saldo por comprometer del CDP. 2. La reducción se efectúa colocando el valor a disminuir en la cabecera del Registro, Datos Financieros y Plan de Pagos.

En este momento se libera el saldo por comprometer del CDP

Adiciona compromiso en la operación "Adición", hasta por el

saldo sin comprometer para cada rubro presupuestal.

Transacción : Compromiso

Modifica Plan de Pagos (Fecha/valor) en la operación Modificación Transacción: Compromiso Carpeta: Plan de Pagos

Ver Procedimiento: "Modificación de Fechas de Pago de Compromisos

y Obligaciones".

Modifica: texto del objeto del compromiso, número del

documento soporte ó información de la cuenta del beneficiario en la operación

modificación. Transacción: Compromiso.

Modifica datos AdministrativosValor

Reducción Anulación

Adición

NO SI



Verifica Pac Disponible Transacción: Reportes/ PAC No

Comprometido No obligado

Plan de Pagos


La adición se efectúa colocando el valor a incrementar en la cabecera del registro, Datos Financieros y Plan de Pagos.




Firm a R eg istro Presupuesta l de l C omprom iso modificado

R eim prim e R eg istro Presupuesta l de l C omprom iso modificado Transacción : comprom iso

1


Entidad/ Je fe de Presupuesto o qu ien haga sus veces

Envía R eg istro Presupuesta l de l C om prom iso a l so lic itan te con M emorando.

Ver p roced im iento " R eg istro Presupuesta l de la Ob ligación" (V igencias 1 y 2 )





15. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO DE RESERVAS PRESUPUESTALES PARA EL PRIMER AÑO DEL SISTEMA.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar ajustes o correcciones al compromiso de las Reservas Presupuestales cuando las circunstancias así lo exijan, previa autorización del ordenador principal del gasto y evaluación del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces de la viabilidad legal y técnica sobre la modificación requerida. BASE LEGAL

- Artículo 39 del Decreto 568 de 1996 - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto

General de la Nación y del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva.

ENTRADA

- Verificación de las reservas presupuestales constituidas y envío al área financiera de la solicitud de modificación debidamente justificada y autorizada por el ordenador del gasto, con los correspondiente documentos soporte.

- Evaluación previa por parte del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces sobre la

viabilidad legal y técnica de la modificación requerida realizar a las Reservas Presupuestales constituidas.

SALIDA

- Registro de la modificación realizada a las Reservas Presupuestales constituidas. CRITERIOS DE ÉXITO

- Viabilidad legal y técnica de la modificación requerida, conforme a la evaluación previa realizada por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.

- Presentación de los documentos soporte respectivos de conformidad con las normas legales

que rigen sobre la materia.



- Modificación debidamente autorizada por el Jefe del órgano, según el caso.

RESPONSABLE: Jefe del Organo y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.




15. MODIFICACIONES AL COMPROMISO DE RESERVAS PRESUPUESTALES PARA EL PRIMER AÑO DEL SISTEMA.


Inicio

Registra reducción del compromiso Vigencia 2, ingresando al sistema por el año actual, previa verificación de que no

se encuentre anulado u obligado totalmemte Es necesario registrar el valor en la cabecera en plan de

pagos y datos financieros. Transacción: Compromiso

Determina necesidad de realizar modificaciones al compromiso de reservas presupuestales y remite la correspondiente solicitud al área financiera.


Corrección

Reducción

Anulación

1

1. El valor (reducción o anulación) no afecta la reserva constituida, ni queda disponible para registrar nuevos reservas. 2. El PAC de rezago se libera temporalmente hasta el cierre del día, momento en que es recortado.

Registra anulación del compromiso vigencia 2, ingresando al sistema por el año actual, previa verificación

de que no se encuentre anulado u obligado totalmemte Transacción: Compromiso

¿Propósito de la modificación?

Disminución de la reserva

Ordenador de gasto/ Area Responsable



Fin.



¿Tipo de corrección?

1 Para llevar a cabo una corrección a los desgloses de reservas, es necesario que esté abierto el periodo de transición inicial.

¿Tipo de operación

Adiciona el compromiso de reservas presupuestales, verificando que exista saldo disponible por desglosar en el rubro y asignación correspondiente.

T: Desglose de reservas presupuestales

Esta adición no implica incremento en el valor de las reservas presupuestales.

Verifica PAC disponible de rezago para el mes correspondiente.

T: Reportes/ Estados del PAC.

Anula el compromiso de reservas presupuestales, ingresando al sistema por el año anterior, verificando que no

esté reducido o anulado. T: Desglose de reservas presupuestales

1. Un desglose anulado, queda inactivo. 2. El valor de la anulación puede utilizarse en un nuevo desglose. 3. El PAC liberado queda disponible.

Reduce el compromiso de reservas presupuestales, ingresando al sistema por el año anterior, verificando que no esté reducido o anulado.


1. El valor de la reducción, puede utilizarse en un nuevo desglose. 2. El PAC liberado queda disponible.

Modifica Plan de Pagos conforme a PAC disponible y calendario DTN para fecha

variable. T: Compromiso C: Plan de Pagos

El Plan de Pagos también puede modificarse por Compromiso, ingresando por año actual.

Modifica texto del objeto del compromiso, o cambia la cuenta del beneficiario por

otra registrada previamente, a través de la operación modificación


La modificación también puede hacerse por la transacción Compromiso, ingresando por año actual.

Modificación de texto u otros datos

Plan de Pagos

Valor

Reducción Anulación

Adición




Entidad/ Area Financiera Fin.



16. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACION (Vigencia 1 y 2).

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores afectar presupuestalmente el compromiso en el que se origina la obligación, estableciendo el plazo en el que debe atenderse su pago, así como efectuar la respectiva causación contable, previo recibo a satisfacción de los bienes adquiridos o de los servicios prestados. BASE LEGAL

- Artículo 9° del Decreto 2806 de 2000 - Artículo 2° C1 Resolución N° 036 de mayo 7 de 1998 de la Dirección General del


- Envío de la Información al área financiera por parte del almacén o del responsable del reconocimiento, sobre la recepción de los bienes o prestación del servicio a satisfacción o reconocimiento de las demás exigibilidades.

- Recepción de la documentación pertinente por parte del área financiera.

SALIDA

- Impresión por parte del área financiera del documento “obligación y orden de pago” y envío para firma del Ordenador del Gasto o de quien tenga delegada esta función en la entidad.

- Envío a la pagaduría de la entidad del documento debidamente firmado por el Ordenador

del gasto.

CRITERIOS DE ÉXITO - Existencia del compromiso con el debido registro presupuestal que respalde la obligación. - Certeza sobre la recepción de los bienes o de la prestación del servicio a satisfacción. - Consistencia entre el valor de la obligación y el plan de pagos registrado en el compromiso. - Presentación de los respectivos documentos soporte con fecha igual o posterior a la del

compromiso.

RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, o Contador de la Entidad.




16. REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACIÓN (VIGENCIA 1 Y 2). Responsable Descripción


Inicio

Registra datos financieros y selecciona cuentas contables de causación para rubros diferentes a inversión

Transacción: Obligación Carpeta: Datos Financieros

Registra datos administrativos, definiendo documento de cobro y datos de la cuenta del beneficiario.

Transacción: Obligación Carpeta: Datos Administrativos

Registra fecha límite de pago validando con fecha Plan de pagos del compromiso vinculado.

Transacción: Obligación Carpeta: Valores y Fechas

Recibe documentación. Ver Lista de Chequeo anexa.

Informa al Area Financiera sobre la recepción de los bienes o prestación del servicio a satisfacción o reconocimiento de

exigibilidades . Ver Lista de Chequeo anexa.

Almacén / ó Responsable del reconocimiento de cada obligación.





Registra las deducciones seleccionando los códigos OAT correspondientes, cuando aplique y se decida.

Transacción: Obligación Carpeta: deducciones

Registra los usos asociados y las cuentas contables respectivas cuando se trate de obligaciones de inversión.

Transacción: Obligación Carpeta: Usos por Proyecto.Entidad - Area Financiera

1

Si la obligación implica "Anticipo" ó "Fondos en Administración" debe darse previamente esta marca, para que las cuentas contables reflejadas correspondan con estos conceptos.

1. La fecha del documento soporte no puede ser posterior a la fecha de la obligación, ni anterior a la del registro del compromiso. 2. La cuenta del beneficiario debe encontarse en estado "Activa".

1. El sistema calcula la fecha de giro, excepto para Servicio de la Deuda y múltiples beneficiarios, en donde es dato de entrada. 2. La fecha de giro es el día hábil más próximo a la fecha límite de pago (igual ó anterior a ésta) para rubros de fecha fija, ó el día hábil igual o anterior a ésta, dentro del calendario de pagos DTN, para rubros de fecha variable.



Registra información sobre pagos en otras monedas, si aplica Transacción: Obligación Carpeta: Otras Monedas


Registra información sobre multiples beneficiarios, si aplica Transacción: Obligación Carpeta: Múltiples Beneficiarios

Imprime el documento "Obligación y Orden de Pago". Transacción: Obligación Orden de Pago.

Firma "Obligación y Orden de Pago" y envía a Pagaduría.Entidad - Ordenador Gasto

Ver Procedimiento: "Confirmación Orden de Pago, y Reversión Orden de Pago".



Entidad - Pagador

FIN.

1

Para el Pago del Servicio de la Deuda se carga luego la información por el Proceso: "Carga DIP Deuda". En l os demás casos, la información se captura directamente en la Carpeta, al registrar la obligación.

Esta información se puede cargar luego mediante Proceso, referenciando la vigencia y el número de obligación, y para lo cual existen dos opciones de archivo excluyentes, así: a) Uno señalando el código DANE ó b) Otro, indicando el documento de identidad del beneficiario.



LISTA DE CHEQUEO PARA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACION

RECEPCIÓN DE UN BIEN CON FORMALIDADES PLENAS � 1 Factura

� 2 Copia del Contrato, firmado por las partes.

� 3 Recibo de pago o publicación Diario Oficial.

� 4 Recibo de pago Impuesto Timbre Nacional.

� 5 Orden de Entrada Almacén.

� 6 Certificado de aprobación de pólizas.

RECEPCIÓN DE UN BIEN SIN FORMALIDADES PLENAS � 1 Factura


� 3 Orden de Entrada Almacén.

� 4 Certificado de aprobación de pólizas, Dependiendo de la cuantía.

PRESTACION DE UN SERVICIO SIN FORMALIDADES PLENAS � 1 Factura


� 3 Recibo de pago o publicación Diario Oficial.

� 4 Recibo de pago Impuesto Timbre Nacional.

� 5 Certificado de cumplido a satisfacción.


PRESTACION DE UN SERVICIO CON FORMALIDADES PLENAS � 1 Factura




� 3 Certificado de cumplido a satisfacción.

� 4 Certificado de aprobación de pólizas, Dependiendo de la cuantía.

ANTICIPO PACTADO � 1 Copia del Contrato, firmado por las partes.


EXIGIBILIDAD � 1 Acto Administrativo.



17. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACION.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar ajustes o correcciones al registro de la obligación de la vigencia o de las cuentas por pagar cuando las circunstancias así lo exijan, previa autorización del ordenador principal del gasto y evaluación del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, de la viabilidad legal y técnica sobre la modificación requerida. BASE LEGAL

- Artículo 9° del Decreto 2806 de 2000 - Artículo 2 literal C1 de la resolución 036 de mayo 7 de 1998 de la Dirección General del

Presupuesto Nacional.

ENTRADA

- Solicitud de modificación debidamente justificada y autorizada por el ordenador del gasto y envío al área financiera con los correspondientes documentos soporte.

- Evaluación previa por parte del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces sobre la

viabilidad legal y técnica de la modificación requerida realizar a las cuentas por pagar de la vigencia como de las cuentas por pagar constituidas.

SALIDA

- Registro de la modificación realizada a las cuentas por pagar de la vigencia actual o anterior.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Viabilidad legal y técnica de la modificación requerida a las cuentas por pagar, previa evaluación del Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.

- Presentación de los respectivos documentos soporte, conforme a lo dispuesto en las normas legales que rigen sobre la materia.

- Modificación debidamente autorizada por el Jefe del órgano.

RESPONSABLE: Jefe del órgano , el Pagador y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.




17. MODIFICACIONES AL REGISTRO PRESUPUESTAL DE LA OBLIGACIÓN. Responsable Descripción

Inicio


Cualquier modificación a la obligación debe estar debidamente soportada con el documento correspondiente.

1. Cuando se trate de ajuste pueden modificarse una o varias condiciones. 2. La operación "Modificación" desconfirma las deducciones cuando éstas ya han sido confirmadas.

Ajuste

Ordenador del gasto/ Area responsable

Modifica la cuenta del Beneficiario por otra, registrada previamente y que se encuentre en estado "Activa" .

Transacción: Obligación y Orden de Pago Carpeta:Datos Administrativo.

1

Modifica los datos correspondientes a: tipo, número y fecha del documento de cobro. Transacción: Obligación y Orden de Pago. Carpeta: Datos Administrativos.

Registra endoso de la Obligación, previa verificación del documento de autorización, constatando que el endosatario esté registrado previamente como "Beneficiario de la

entidad" y su cuenta bancaria esté activa. Transacción: Obligación y Orden de Pago. Carpeta: Endoso

Adiciona conceptos OAT de deducciones Transacción: Obligación y Orden de Pago. Carpeta: Deducciones

Modifica texto del objeto de la obligación. transacción: obligación Carpeta: Datos Administrativos.

Determina necesidades de realizar modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligación, y solicita por escrito al área financiera el cambio respectivo.

Adición, Reducción ó Ajuste

2






La nueva fecha del documento de cobro debe estar en el rango del registro del compromiso y del registro de la obligación.



¿Tipo de modificación

realizada?

Registra la reducción, previa verificación de que la obligación no esté pagada o anulada.

Transacción: Obligación y Orden de Pago

Reducción

Verifica que el compromiso tenga saldo disponible por obligar y plan de pagos para la fecha de la obligación.


Registra la anulación de la obligación, previa verificación de que no esté pagada o anulada.

Transacción: Obligación y orden de Pago.

Adición

Anulación


1. La operación de anulación exige la confirmación previa de deducciones. 2. Anula la causación contable (Gasto o Activo y Pasivo) por el valor a anular de la obligación.

Aumenta la causación contable (Gasto o Activo y Pasivo) por el valor a adicionar de la obligación.

Anula la causación contable (Gasto o Activo y Pasivo) por el valor a reducir de la obligación.


Registra el valor a adicionar de la obligación verificando que no exceda el saldo por obligar del compromiso y que

la obligación no esté anulda. Transacción: Obligación y Orden de Pago.



Entidad/Ordenador del Gasto

Archiva documentación soporte de la anulación.

Ver Procedimiento "Confirmación Orden de pago, y Reversión Orden de Pago".

Entidad /Ordenador del Gasto

Fin

Adición, Reducción ó Ajuste

Imprime el documento de obligación y orden de pago Transacción: Obligación y Orden de Pago

Firma el documento de obligación y orden de pago con la modificación aplicada, cuando se trate de reducción o adición.


1

Remite a la Pagaduría el documento de obligación y orden de pago con la documentación soporte respectiva


Anulación

2




18. MODIFICACIÓN DE FECHAS DE PAGOS DE COMPROMISOS Y OBLIGACIONES.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores intercambiar fechas de planes de pagos de compromisos o fechas de giro de obligaciones que hacen parte del mismo nivel de agrupación y vigencia PAC, de dos meses de referencia, anticipando un grupo y postergando otro, sin necesidad de realizar gestión adicional ante la División de PAC de la Dirección del Tesoro Nacional.

BASE LEGAL

- Artículo 9° del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Necesidad de modificar fechas de pagos en los compromisos y en las obligaciones. - Verificación de los planes de pago a modificar en los compromisos y en las obligaciones. - Definición de las fechas a anticipar y a aplazar, acordes con el calendario de pagos de la

Dirección del Tesoro Nacional. - Selección de la funcionalidad u opciones de cambio a utilizar, con el fin de efectuar las

modificaciones de las fechas de Pagos de los compromisos y de las obligaciones. SALIDA

- Cambio de las fechas de los planes de pago seleccionados por la fecha escogida como de aplazamiento o anticipo, según la instancia presupuestal seleccionada para el compromiso.

- Cambio de las fechas de giro y máxima de ordenación en las obligaciones seleccionadas y

modificación de las fechas de los planes de pago del compromiso vinculado a la obligación , por la fecha dada como aplazamiento o anticipo, de acuerdo con la ubicación de la instancia obligación.

- Disminución del PAC en el mes origen para la instancia compromiso – compromiso, según lo

seleccionado.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Selección adecuada del nivel de agrupación, de la vigencia Pac y de los meses (origen y destino ) sobre los cuales se prevé aplicar el intercambio.

- Consulta adecuada de los planes de pago y de las obligaciones respectivas. - Definición precisa de las fechas de anticipo y aplazamiento, previa verificación de que

correspondan con el calendario de pagos de la DTN y con los meses origen y destino seleccionados.

- Consistencia en la información presentada en las combinaciones de las dos instancias.

RESPONSABLE: Jefe área Financiera de la entidad.




18. MODIFICACIÓN DE FECHAS DE PAGOS DE COMPROMISOS Y OBLIGACIONES.


Inicio

Determina la necesidad de modificar fechas de pagos en compromisos y obligaciones.

2

Verifica que el plan o planes de pago a modificar presenten saldo por obligar.

Transacción: Reporte Plan de Pagos

Entidad/ Area Financiera ó Area Responsable

¿Registro a Modificar?

Entidad/ Area Financiera Verifica que la obligación no haya sido pagada, ni confirmadas las deducciones y que tenga un plan

de pagos por igual valor en el compromiso asociado.

Transacción: Obligación y Orden de Pago Transacción: Compromiso.


Modifica la fecha del Plan de Pagos correspondiente, previa

verificaión de que esté sin obligar.

Transacción: Compromiso

Define nivel de agrupación y vigencia PAC de compromisos u obligaciones a afectar.

Transacción: Intercambio de Fechas de Pago.

Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal de la Obligación (Vigencia 1 y 2)",

Define las instancias presupuestales y los meses en donde están los compromisos u

obligaciones a aplazar (en mes origen) , y los meses en donde están los compromisos y obligaciones a anticipar (en mes destino).

Transacción: Intercambio Fechas de Pago.

¿Funcionalidad a urtilizarr?


Obligación Compromiso

El valor obligado de un plan de pagos es inmodificable, excepto en anticipo cuenta por pagar.

¿Funcionalidad a utilizar?

¿Obligación?

Modificación Plan de Pagos

Determina la necesidad anticipar la fecha de pago de compromisos u obligaciones sin tener

PAC disponible en el mes del anticipo.


Intercambio Fechas de Pago

Intercambio Fechas de Pago

Cambio Fecha

Si la fecha se aplaza, el sistema verifica, para aquellos casos en que aplique, la existencia dePAC y Cupo Pac en el mes destino. Si no hay Pac y Cupo PAC, el sistema aplica "Aplazamiento de los dos". Si la fecha se anticipa , debe existir PAc y Cupo PAC disponible, para aplicar la modificación , excepto si se cuenta con "Cupo PAC Plan de Pagos".


Coloca en cero los primeros planes de pago y en el último, la suma de todos, cuando existan varios planes

de pago de un compromiso con fecha en igual mes.


Agrupación Planes de Pago

Cambia el valor del plan de pagos a modificar por uno menor, previa verificación que dicho valor no sea

inferior al valor ya obligado.. Transacción: Compromiso.


Inserta uno o varios planes de pago con fecha en el mismo mes del inicial, por una sumatoria igual al valor disminuido del primer plan

de pagos. Transacción: Compromiso.

Fraccionar el Plan de Pagos

Las posibles combinaciones de instancias son: 1. Compromiso - Compromiso 2. Compromiso - Obligación 3. Obligación - Obligación 4. Obligación - Compromiso

Establecen condiciones para modificar fechas de pago,

definiendo: nivel de agrupación PAC, Vigencia PAC, mes

origen y mes destino igual al mes actual y operaciones

obligación - obligación Transacción: Intercambio

Fechas de Pago.

Anticipo C x P

Actualización Fecha

Selecciona las obligaciones para actualizar fecha de la

columna origen. Transacción: Intercambio

Fechas de Pago.

1

El sistema muestra las obligaciones con fecha de giro igual o inferior al mes actual, de acuerdo con las condiciones dadas.

3



1


Fin

Define las fechas de anticipo y aplazamiento consistentes con mes origen y mes destino.


2 3

Selecciona para cada instancia los compromisos u obligaciones a afectar.


Selecciona para cada instancia los compromisos u obligaciones a afectar.


Verifica que las fechas seleccionadas de pago y máxima de ordenación de obligaciones y/o

de plan de pagos de compromisos hayan cambiado.

Transacción: Obligación. Transacción: Compromiso

Las fechas deben ser posteriores a la fecha del sistema y corresponder con el calendario de pagos de la DTN.

La sumatoria de la selección en la primera instancia debe ser igual o mayor a la segunda.

La afectación del PAC con esta operación es idéntica al aplazamiento de un plan de pagos, pero por el valor diferencia entre las dos instancias.




Modifica la fecha del Plan de Pagos que soporta la obligación de la cuenta por pagar.


1. Para aplicar esta operación, el Organo Ejecutor debe contar con "Cupo de Pac Plan de Pagos" apropiado. 2. Se debe modificar el Plan de Pagos obligado.

Verifica que la fecha del plan de pagos del compromiso y las fechas de giro y máxima de ordenación de la obligación hayan cambiado.

Transacción: Compromiso. Transacción: Obligación

Ver Procedimiento: "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago"

Define la nueva fecha para las obligaciones en las colunmnas de mes origen y mes destino

y graba. Transacción: Intercambio Fechas de Pago.



La fecha dada debe corresponder con el calendario de pagos de la DTN y ser superior a la actual.

Verifica que las fechas de giro y máxima de ordenación en la obligación, y la del plan de pagos en el compromiso hayan cambiado. Transacción: Obligación y Orden de Pago.




19. PROGRAMACION Y PROPUESTA DE GIROS

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores proyectar para un determinado mes los pagos a realizar de la vigencia como de las Reservas presupuestales y de las Cuentas por Pagar, previa verificación del plan de pagos de los compromisos, de los valores obligados y ordenados para pago para dicho período, así como de los valores de los pagos no programados, teniendo en cuenta para el mes a programar el PAC disponible según los niveles de agrupación aprobado para la vigencia y para el rezago año anterior, con el propósito de poder contar con el suficiente cupo de giro autorizado por la DTN para atender oportunamente dichos pagos.

BASE LEGAL

- Artículos 7 y 12 del Decreto 359 de 1995. - Artículo 2 del Decreto 630 de 1996 - Disposiciones Generales expedidas por la DTN en relación con el calendario de pagos, las

cuales son comunicadas a las entidades mediante circular externa de la DTN. ENTRADA

- Verificación del PAC aprobado y disponible para el mes a programar, así como de los valores comprometidos, obligados y ordenados para pago en el mismo período, con el propósito de proyectar los pagos a efectuar durante el correspondiente mes objeto de la programación.

- Proyección de los cupos de giro requeridos para pagos no programados con PAC. - Definición de rangos de fecha de la propuesta de giros y el tipo de moneda en la que se va a

realizar los pagos. - Proyección de los cupos de giro requeridos para el pago de las deducciones. SALIDA

- Registro de la propuesta de programación diaria de giros, considerando los valores de las deducciones y de los pagos no programados, así como el calendario de pagos determinado por la DTN para fecha fija y fecha variable.

- Verificación de los cupos de giro autorizados por la DTN.

- Registro de la Reprogramación diaria de Giros, en caso de ser necesario.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia de PAC disponible suficiente. - Programación adecuada de los giros a efectuar en el respectivo mes. - Aprobación oportuna y suficiente del cupo de giro mensual por parte de la DTN.

RESPONSABLE: Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces y el Pagador de la entidad.




19. PROGRAMACION Y PROPUESTA DE GIROS. Responsable Descripción

Verifica PAC aprobado para la vigencia y para rezago año anterior del mes a programar y valores comprometidos, el cual incluye compromisos,

obligaciones y órdenes de pago no pagadas. Transacción: Programación de Giros

Proyecta Cupo de Giros para Pagos no programados con PAC, hasta por el saldo disponible de éste y confirma la programación.

Transacción: Programación de Giros

Pagador

Verifica Propuesta de Programación de giros y aprueba sin modificación, ó modifica y luego aprueba.

Transacción:Aprobación de Propuesta por órgano ejecutor (Ver CUN).

Verifica Cupos de giro autorizados por la DTN. Transacción: Autorización DTN

DTN

Pagador

Inicio

Con el cierre mensual, los valores comprometidos, obligados y ordenados para pago que no llegaron a la instancia siguiente, pasan en estado "Comprometido" al mes siguiente y se refleja en la programación.

Define rango de fecha de la propuesta, similar a la de la programación, y moneda para la misma.

Transacción: Propuesta Programación de Giros.

Para compromisos, obligaciones y ordenes de pago diferentes al peso, es necesario hacer la propuesta en dólares.

Realiza propuesta diaria de programación incluyendo en los días requeridos los valores de deducciones, hasta por el valor causado para cada una de ellas, y de pagos no programados, constatando su clasificación en fecha

fija (sin sujeción a calendario DTN) o fecha variable (con sujeción a calendario DTN)

Transacción: Propuesta Programación Giros Carpeta: Programación

El cupo solicitado para atender Orden de Pago OAT, debe ser de fecha fija. La propuesta refleja, en el día que corresponda, compromisos, Obligaciones y Ordenes de Pago para el rango de fechas de la programación.

¿Se requiere hacer

reprogramación de giros?

NO Fin

Pagador

La aprobación de las propuestas de programación y reprogramación se darán conforme a las fechas previstas por la DTN y cada vez que se presenten modificaciones al PAC.

Jefe Financiero/ Pagador

Jefe Financiero/ Pagador

SI.

1. Cada programación de giros reemplaza la información de la anterior, en aquellas fechas en que se crucen. 2. Los Pagos No Programados, son necesarios para atender órdenes de pago OAT que no tienen Cadena Presupuestal previa, ó para cancelar obligaciones con fecha de giro anterior, ó para compromisos previstos pero no registrados aún.



20. REGISTRO Y PAGO DE LA NOMINA OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar la correspondiente ejecución presupuestal para el pago oportuno de la nómina, con base en lo liquidado por el área responsable, según autorización del (los) respectivo (s) ordenador (es) del gasto y previa situación de los recursos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad. BASE LEGAL

- Le son aplicables las normas citadas preliminarmente para cada una de las etapas de ejecución Presupuestal (CDP, Compromiso, Obligación y orden de pago, Programación y propuesta de giros, Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar).

- Disposiciones legales vigentes de las respectivas plantas de personal de cada una de las

entidades. ENTRADA

- Elaboración de la respectiva nómina, previa certificación de la disponibilidad presupuestal existente.

- Registro del correspondiente compromiso, obligación y orden de pago, previa definición de

los rubros a afectar, de los beneficiarios, del plan de pagos correspondiente y demás datos requeridos para ello.

- Trámite de pago respectivo. SALIDA

- Provisión de fondos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas a la entidad para gastos de personal.

- Pago a los funcionarios de la entidad, según mecanismos adoptados para ello. - Registro contable del asiento manual para la extinción del respectivo pasivo. CRITERIOS DE ÉXITO

- Correcta liquidación y elaboración de la nómina por parte del área responsable.



- Adecuada y oportuna ejecución presupuestal ( CDP, compromiso, obligación y orden de pago) de la nómina.

- Giro oportuno de los recursos a la entidad por parte de la DTN. - Oportuno pago a los funcionarios. RESPONSABLE: Jefe área administrativa ó área competente, Jefe área Financiera y Pagador de la entidad.




20. REGISTRO Y PAGO DE LA NOMINA. Responsable Descripción

Cuando en alguno de los rubros sea insuficiente la disponibilidad se informa de ello al área pertinente para que efectúe los respectivos ajustes en la nómina mientras se realizan las modificaciones presupuestales a que haya lugar. Ver Procedimiento: "Tramitación y Aprobación de Modificaciones Presupuestales a Solicitud o Decisión de las Entidades".

Efectúa el registro del compromiso por el valor bruto de la nómina, una vez se hayan definido los rubros desagregados a afectar, el plan de pagos y beneficiario e imprime el correspondiente documento del registro y remite al área responsable, previa firma del jefe de presupuesto o quien haga sus veces y del ordenador del

gasto respectivo, en los casos así establecidos internamente por la entidad. Transacción: Compromiso.

Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"

Expide el respectivo Certificado de disponibilidad Presupuestal y remite al área pertinente, una vez firmado por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.

Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Ver procedimiento: "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Solicita mediante memorando al área financiera la respectiva expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con base en proyecciones de la

nómina o prenómina correspondiente.

Verifica disponibilidad de los rubros presupuestales a afectar, según objeto del gasto.

Transacción: Consulta por situación vigencia.

Elabora la nómina correspondiente, de acuerdo con la disponibilidad certificada y la remite al área financiera debidamente firmada por el respectivo ordenador del gasto y por los responsables que a criterio de la entidad hayan sido designados,

adjuntando el pertinente CDP y plan de Pagos.

Inicio

En el caso particular de la nómina se expide un CDP global por el valor bruto de ésta, incorporando en la carpeta de datos financieros cada uno de los rubros que la componen a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto, teniendo en cuenta que la nómina constituye un sólo compromiso.

1

Entidad/ Ordenador del gasto o quien tenga la competencia




1.El beneficiario a seleccionar es la propia entidad y la cuenta es aquella que le haya sido autorizada por la DTN para gastos de personal. 2. El Plan de Pagos suele ser uno sólo, no obstante, por insuficiencia de PAC podrían ser dos, así: a) uno para cubrir la obligación por el valor neto en el mes actual, y b) Otro para cubrir la obligación por el valor de las deducciones el mes siguiente.




Efectúa el registro de la Obligación y orden de pago, previa definición de: los datos financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores y fechas y deducciones, e imprime el correspondiente documento de la obligación.

Transacción: Obligación y orden de pago. Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligación".

1


1. Si fue necesario registrar dos obligaciones, la primera se hace por el valor neto de la nómina sin incorporar deducciones y la segunda se hace por la diferencia incorporándole todas las deducciones, de tal forma que su valor líquido es cero ( 0 ). 2. Si por cualquier circunstancia no es posible registrar las deducciones en la obligación, éstas pueden ser incorporadas en la etapa de "Confirmación de Deducciones". 3. Es necesario consolidar el valor de las deducciones que correspondan a un mismo concepto OAT en SIIF. 4. Al finalizar el día el sistema automáticamente contabiliza el gasto por concepto de nómina.

Firma "obligación y Orden de Pago" y envía a Pagaduría con los soportes pertinentes.

Efectúa el trámite correspondiente de pago ( Confirmación de deducciones, selección de las órdenes de pago y confirmación para el pago).

Ver Procedimiento: "Confirmación orden de pago y Reversión orden de Pago".

Entidad/ Ordenador del gasto y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces

Efectúa la provisión de fondos a la entidad en las cuentas autorizadas para gastos de personal, con base en el valor neto de la obligación. Ver Procedimiento: "Proceso de Pago" - módulo CUN.

Efectúa el pago a los funcionarios de la entidad, previa recepción de la provisión de fondos realizada por la DTN, según el mecanismo adoptado por la entidad

(Consignación de fondos en las cuentas bancarias de cada funcionario o expedición de cheques).

Registra contablemente mediante asiento manual la extinción del pasivo por el valor neto de la nómina.

Transacción: Captura de lotes de comprobantes en línea.

Recibe la provisión de fondos por el valor neto de la nómina en las cuentas autorizadas para gastos de personal.

Entidad/ Pagador

DTN

Entidad/ Pagador

Entidad/ Pagador

El sistema contabiliza automáticamente la recepción de los fondos situados por la DTN.

El sistema contabiliza automáticamente la provisión de los fondos hechos por la DTN a la entidad.

Entidad/ Area contable

Fin.



21. REGISTRO Y PAGO DE APORTES PATRONALES

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar la correspondiente ejecución presupuestal para el oportuno pago de los aportes de Ley, con base en la nómina autorizada por el (los) respectivo (s) ordenador (es) del gasto y previa situación de los recursos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad, BASE LEGAL

- Le son aplicables las normas citadas preliminarmente para cada una de las etapas de ejecución Presupuestal (CDP, Compromiso, Obligación y Orden de pago, Programación y propuesta de giros, Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar).

- Disposiciones legales vigentes para cada uno de los respectivos aportes de ley. ENTRADA

- Acto administrativo interno sobre liquidación de los aportes patronales, previa certificación de la disponibilidad presupuestal pertinente.

- Registro del correspondiente compromiso, obligación y orden de pago, previa definición de

los rubros a afectar, de los beneficiarios, del plan de pagos correspondiente y demás datos requeridos para ello.

- Trámite de pago respectivo. SALIDA

- Provisión de fondos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas a la entidad para gastos de personal.

- Pago de los aportes patronales por parte de la entidad, previo diligenciamiento de los

correspondientes formularios exigidos para ello. - Registro del asiento contable manual para la extinción del respectivo pasivo. CRITERIOS DE ÉXITO

- Correcta liquidación de los respectivos aportes patronales por parte del área responsable y expedición oportuna del correspondiente acto administrativo interno.



- Adecuada y oportuna ejecución presupuestal (CDP, compromiso, obligación y orden de pago)

- Situación a tiempo de los recursos por parte de la DTN. - Correcto diligenciamiento de los formularios y oportuno pago de los aportes patronales por

parte de la entidad a los respectivos beneficiarios.

RESPONSABLE: Jefe área administrativa, Jefe área financiera y Pagador de la entidad.




21. REGISTRO Y PAGO DE APORTES PATRONALES. Responsable Descripción

Cuando en alguno de los rubros sea insuficiente la disponibilidad se informa de ello al área pertinente para que efectúe los respectivos ajustes en la nómina mientras se realizan las modificaciones presupuestales a que haya lugar. Ver Procedimiento: "Tramitación y Aprobación de Modificaciones Presupuestales a Solicitud o Decisión de las Entidades".

Efectúa el registro del compromiso, una vez definidos los rubros desagregados a afectar, el plan de pagos y beneficiario, e imprime el correspondiente documento

del registro y remite al área responsable, previa firma del jefe de presupuesto o quien haga sus veces y del ordenador del gasto respectivo..

Transacción: Compromiso. Ver Procedimiento: Registro Presupuestal del Compromiso"

Expide el respectivo Certificado de disponibilidad Presupuestal y remite al área pertinente, una vez firmado por el jefe de Presupuesto o quien haga sus veces.

Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Ver procedimiento: "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Solicita mediante memorando al área financiera la respectiva expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, efectuando proyecciones de los

aportes de ley de acuerdo con la nómina o prenómina correspondiente.

Verifica disponibilidad de los rubros presupuestales a afectar, según objeto del gasto.

Transacción: Consulta por situación vigencia.

Elabora el acto administrativo correspondiente con la liquidación de los aportes patronales, de acuerdo con la disponibilidad certificada y la remite al área

financiera debidamente firmada por el respectivo ordenador del gasto y por los responsables que a criterio de la entidad hayan sido designados, adjuntando el

pertinente Certificado de Disponibilidad Presupuestal y plan de Pagos.

Inicio

En el caso particular de los aportes se expide un CDP global por el valor bruto de éstos.

1

Entidad/ Ordenador del gasto o quien tenga la competencia




El beneficiario a seleccionar es la propia entidad y la cuenta es aquella que le haya sido autorizada por la DTN para gastos de personal.




Efectúa el registro de la Obligación y orden de pago, previa definición de: los datos financieros, cuenta contable asociada a cada rubro, datos administrativos, valores

y fechas, e imprime el correspondiente documento de la obligación. Transacción: Obligación y orden de pago.

Ver Procedimiento: " Registro Presupuestal de la Obligación".

1


Firma "obligación y Orden de Pago" y envía a Pagaduría con los soportes pertinentes.

Efectúa el trámite correspondiente de pago ( selección de las órdenes de pago y confirmación para el pago), previa verificación de los documentos soportes. Ver

Procedimiento: "Confirmación orden de pago y Reversión orden de Pago".

Entidad/ Ordenador del gasto y Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces

Efectúa la provisión de fondos a la entidad en las cuentas autorizadas para gastos de personal, con base en el valor de los aportes patronales liquidados.

Ver Procedimiento: "Proceso de Pago" - módulo CUN.

Registra contablemente mediante asiento manual la extinción del pasivo por el valor de los aportes patronales y su pago.

Transacción: Captura de lotes de comprobantes en línea.

Recibe la provisión de fondos correspondientes a los aportes patronales liquidados, en las cuentas autorizadas para gastos de personal.

Entidad/ Pagador

DTN/ CUN

Entidad/ Pagaduría

El sistema contabiliza automáticamente la recepción de los fondos situados por la DTN.

El sistema contabiliza automáticamente la provisión de los fondos hechos por la DTN a la entidad.

Entidad/ Area contable Fin.

Diligencia los respectivos formularios de Pago de aportes y elabora las correspondientes consignaciones

En el caso de las EPS y de los Fondos de Pensiones se preparan las autoliquidaciones y las cuales deben considerar el aporte del trabajador (deducción de Nómina) y el aporte patronal.

Entidad/ Pagaduría

Expide y firma los cheques para los diferentes beneficiarios de los Aportes Patronales y ordena su registro en el libro auxiliar de bancos.

Entidad/ Pagador

Efectúa los pagos de los respectivos aportes patronales a través de consignación y presenta la declaración pertinente en Bancos, e informa a los beneficiarios

remitiendo los documentos soportes del caso.Entidad/ Pagaduría

Cuando la entidad ha pagado licencias que son de responsabilidad de la EPS, debe descontar su valor del pago. El valor no pagado se reintegra a la DTN afectando la orden de pago de la nómina en la que aplique. Ver procedimiento "Reintegros" - Módulo Egresos.



22. PROVISION DE FONDOS PARA PAGO DE DEDUCCIONES – TRAMITE OAT

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar el correspondiente proceso para el pago oportuno de las deducciones aplicadas, bien sea en la etapa de la obligación o bien en la etapa de la ordenación del pago, con base en lo liquidado por el área responsable y previa situación de los recursos por parte de la DTN en las cuentas autorizadas de gastos de personal de la entidad. BASE LEGAL


- Registro de la (s) orden (es) de pago OAT por parte del pagador de la entidad, previa verificación de los saldos por liquidar de los conceptos OAT de deducciones.

- Trámite de pago realizado por parte de la DTN hasta el respectivo abono en las cuentas

autorizadas de la entidad. SALIDA

- Ingreso de los recursos a las cuentas autorizadas de la entidad (Pagaduría). - Giro de los cheques a los correspondientes beneficiarios de deducciones, previa

clasificación de la información según conceptos OAT de deducciones y elaboración de los respectivos formularios y listados de soporte.

- Pago a los respectivos beneficiarios, según sistema que se elija para ello. - Registro contable del asiento manual para la extinción del respectivo pasivo. CRITERIOS DE ÉXITO

- Correcta liquidación de las correspondientes deducciones. - Registro oportuno de la (s) orden (es) de pago OAT por parte del pagador de la entidad. - Trámite de pago a tiempo por parte de la DTN para el adecuado abono en las cuentas

autorizadas de la entidad.



- Situación a tiempo de los recursos por parte de la DTN. - Pago de las deducciones dentro de las fechas establecidas para ello. RESPONSABLE: Jefe área administrativa, y/o Jefe área financiera y Pagador de la entidad.




22. PROVISION DE FONDOS PARA PAGO DE DEDUCCIONES – TRAMITE OAT. Responsable Descripción

Inicio

Verifica los saldos por liquidar de los conceptos OAT de la clase Deducciones. Transacción: Consulta situación Códigos OAT.

Transacción: Reporte Movimientos OAT.

Registra orden (es) de pago OAT indicando fecha límite de pago, datos del beneficiario y concepto (s) OAT de deducciones y valores para cada

concepto hasta por el saldo pendiente por liquidar. Transacción: Orden de pago OAT

Realiza trámite de pago hasta el abono en cuenta. Ver Procedimiento " Confirmación orden de pago y reversión orden de pago".

Verifica el ingreso de los recursos a la cuenta de la Pagaduría.

Clasifica la información de OATs de deducciones por conceptos.

Decide efectuar el pago de las deducciones aplicadas en los distintos procesos de ejecución presupuestal.

Gira cheque para cada beneficiario de deducciones y registra en los auxiliares correspondientes.

Prepara formularios y listados de soporte por conceptos de deducciones

Efectúa pago a beneficiarios por ventanilla, consignación ó declaración en bancos, adjuntando los listados o formularios necesarios.

Registra la extinción del pasivo de las deducciones por asiento Manual. Transacción: Asientos Manuales.

La decisión puede surgir como cumplimiento de calendarios tributarios o nomatividad en el manejo de deducciones.

1. Considerando que el calendario de pagos de deducciones no es homogéneo para todos los conceptos, es responsabilidad de la entidad generar la orden de pago con la oportunidad exigida por los términos de cada una. 2. Estas órdenes de pago no validan PAC, pero si cupo DTN de fecha fija. 3. Pueden incorporarse varios OAT de deducciones en una misma orden de pago siempre y cuando tengan el mismo beneficiario.

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Entidad/ Area contable

DTN

Fin.



23. CONFIRMACION ORDEN DE PAGO Y REVERSION ORDEN DE PAGO.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores, previa confirmación de las deducciones y de la selección de las obligaciones de fecha fija y de fecha variable, autorizar a la DTN para que realice el pago a través de CUN en la cuenta del respectivo Beneficiario, y cuando se trate de obligaciones sin situación de fondos y valor líquido cero poder dar el estado de pagado y de ser necesario reversar la respectiva orden de pago. BASE LEGAL

- Artículo 5° inciso 3° y Artículo 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000

ENTRADA

- Recepción y revisión de la “obligación y orden de pago” y de los respectivos documentos soporte por parte de la pagaduría.

SALIDA

- Confirmación del trámite de pago con y sin situación de fondos por parte del pertinente pagador.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Revisión adecuada sobre la liquidación de las deducciones a que haya lugar y su respectiva confirmación.

- Pagos de fecha variable acordes con el calendario de pagos de la DTN. - DIPs de múltiples beneficiarios o de pagos en otras monedas debidamente diligenciados. - Selección de las obligaciones para pago con situación de fondos acorde con el cupo de giro

autorizado por la DTN. - Existencia del respectivo desembolso de crédito para gastos financiados con recursos del

crédito externo (previo desembolso). RESPONSABLE: Pagador de la entidad




23. CONFIRMACION ORDEN DE PAGO, Y REVERSION ORDEN DE PAGO. Responsable Descripción

Pagaduría

Inicio

Recibe y revisa "Obligación y Orden de pago" junto con documentación soporte

Verifica la disponibilidad de cupo de giro. Transacción: Autorización DTN

Selecciona obligación SIN Situación de Fondos. Transacción: Selección de Obligación Sin situación de Fondos

Genera orden de pago SIN Situación de Fondos. Transacción: Confirmación para trámite de pago

¿Están liquidadas correctamente las

deducciones?Liquida correctamente e informa

al área Financiera.

Confirma deducciones, previa consulta de éstas en la obligación.

Transacción: Confirmación Deducciones.

NO

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Pagador

Una obligación podría no tener deducciones o en algunos casos tener deducciones por igual valor convirtiendo la obligación en valor líquido cero. Los casos frecuentes de obligaciones valor líquido cero son: a) Operaciones de compensación entre ingreso y gasto, b) Cuota de Auditaje SSF, c) Legalización definitiva de Cajas Menores, d) Obligaciones de destinación específica SSF.

¿Se requiere reversar la Orden

de Pago?NO

Reversa la Orden de Pago. Transacción: Consulta y/o Reversión orden de Pago.

Transacción: OAT.

De no existir cupo suficiente puede efectuarse Reprogramación de giros, sujeta en todo caso a los calendarios que establezca la DTN para ello. Ver: "Procedimiento Programación y Propuesta de Giros."

¿La Obligación es valor líquido

cero?

Registra la cancelación del pago valor liquido cero. Transacción: Confirmación de órdenes de pago valor liquido cero (CUN).

SI.

1

3

2

Efectúa pago a través de mecanismo de pago de la entidad y se registra su cancelación Transacción: Confirmación de órdenes de pago SIN Situación de Fondos (CUN).

SI.

Pagador

NO

SI.

¿Tipo de obligación?

Con Situación de Fondos.

Sin Situación de Fondos.

Pagador

Puede efectuarse esta operación con fecha de giro igual o superior a la del sistema.



1

Genera órdenes Bancarias (agrupando diferentes órdenes de Pago) Proceso: Generación Orden Bancaria

Selecciona Obligación CON Situacion de Fondos, con fecha fija. Transacción: Selección obligación con situacion de fondos, con fecha fija.

Confirma trámite de pago. Transacción: Confirmación para trámite de pago.

Selecciona Obligación CON Situacion de Fondos, con fecha variable ajustada al calendario de pagos de la DTN.

Transacción: Selección obligación con situacion de fondos, con fecha variable.

Pagador

¿Se requiere reversar la Orden

de Pago?

La fecha de giro debe ser superior a la de selección, excepto en valor líquido cero que, además, puede ser igual.

NO 2

Pagador

Pagador

¿La orden de pago es valor liquido cero?

NO

Las órdenes de pago involucradas quedan en estado: seleccionadas por CUN.

SI.

¿Se requiere bloquear la orden

de Pago?

3

SI.

Confirma la Orden Bancaria Transacción: Confirmación órdenes Bancarias (CUN).

Verifica las órdenes de pago que se encuentran en estado "Pagadas". Transacción: Consulta y/o Reversión orden de Pago (Egresos)

Registra Bloqueo de órden de pago Transacción: Bloqueo de órdenes pendientes de

ejecutar (CUN).

Informa al Beneficiario el abono en cuenta.

NOSI.

2

DTN

DTN

Pagador

Pagador

Pagador

Fin

¿Tipo de Fecha? VariableFija

Registra la cancelación del pago valor liquido cero. Transacción: Confirmación de órdenes de pago valor

liquido cero (CUN). Pagador

Si el Cupo no es suficiente puede utilizarse cupo de fecha variable.

Se genera consecutivo único de orden de pago para el sistema.

Este bloqueo también puede ser aplicado por la DTN cuando lo considere indispensable.



24. EJECUCION PRESUPUESTAL DEL SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA.

OBJETIVO

Permitir a la DGCP llevar a cabo la ejecución presupuestal del servicio de la deuda interna y externa, de acuerdo con lo dispuesto en las normas legales que rigen sobre la materia. BASE LEGAL

- Le son aplicables las normas citadas preliminarmente para cada una de las etapas de ejecución Presupuestal, así: * Normas que fundamentan la expedición del CDP

* Normas que fundamentan el Registro Presupuestal del Compromiso * Normas que fundamentan el Registro Presupuestal de la Obligación * Normas que fundamentan la Programación y propuesta de giros * Normas que fundamenta la Constitución de las Reservas Presupuestales y Cuentas por

pagar y * Normas que fundamentan la confirmación y reversión de la orden de pago. ENTRADA

- Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal respectivo. - Registro del compromiso uno a uno, o mediante carga en forma masiva. SALIDA

- Confirmación de la orden de pago. - Confirmación de las órdenes de pago con valor líquido cero. CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia previa del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que sea suficiente. - Registro adecuado del compromiso y de la obligación. - Carga oportuna del archivo de DIP de deuda de cada obligación. RESPONSABLE: Dirección General de Crédito Público




24. EJECUCION PRESUPUESTAL DEL SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA. Responsable Descripción

inicio

Expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Ver Procedimiento " Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

Efectúa el Registro Presupuestal de la Obligación. Transacción: Obligación

Ver Procedimiento "Registro Presupuestal de la Obligación".

Carga archivo DIP Deuda para cada obligación, utilizando tasas de cambio proyectadas.

Proceso: Carga DIP Deuda.

DGCP

Confirma Orden de Pago con situación de Fondos. Transacción: Confirmación para trámite de Pago

Ver Procedimiento "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago".

Genera Orden de Pago OAT para cada línea del DIP, referenciando la vigencia presupuestal y el número de la obligación.

Transacción: OAT

DGCP

1

DGCP

DGCP

Puede expedirse por el total de la apropiación disponible.

Pueden registrarse compromisos en forma masiva, a través de archivo plano. Transacción: Carga Masiva de Compromisos.

Almacena información del DIP en la obligación. Carpeta: Otras Monedas.

¿Tipo de Pago?Orden de pago Presupuestal

DTN

Orden de Pago OAT

DGCP

1. Esta modalidad se utiliza cuando el DIP presenta diferentes fechas de vencimiento en sus líneas y monedas diferentes al peso. 2. La fecha de giro de la orden de pago la toma el sistema de la línea delDIP, excepto si ya está vencida.

Efectúa el Regisro Presupuestal del Compromiso. Transacci´´on: Compromiso

Ver Procedimiento " Regsitro Presupuestal del Compromiso".



1

Paga a través del Bnaco de la República. Ver Procedimiento "Pago Servicio Deuda y Pago en Monedas Diferentes al

Peso".

Con este´proceso se ajusta valores reales de pago en "orden de pago OAT" si la orden fue de este tipo y reduce "DIP otras monedas" de la obligación y la obligación para órdenes de pago OAT y presupuestales.

Aplica deducción "OAT de deuda" a las obligaciones canceladas previamente mediante Orden de Pago OAT, de tal forma que la obligación quede con Valor

Liquido Cero. Transacción: Confirmación y Causación de Deducciones.

Genera Orden de Pago, previa confirmación de deducciones Transacción: Confirmación y causación de deducciones.

Transacción: Selección Obligaciones Fecha Fija. Transacción: Confirmación Trámite de Pago.

Da el estado "pagado" a las órdenes con valor líquido Cero. Transacción: Confirmación de órdenes de pago valor líquido cero - CUN.

Ver Procedimiento "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago."

DTN (CUN)

DGCP

DGCP

DGCP

Fin.



25. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES (ADICION) A SOLICITUD DEL GOBIERNO.

OBJETIVO

Permitir a la DGPN registrar en el SIIF las modificaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República o por el Gobierno Nacional, cuando se trate de Estados de excepción, conforme a lo previsto en las normas legales que rigen sobre la materia.

BASE LEGAL

- Artículos 79, 80, 81, 82, 83, 84 y 88 del Decreto 111 de 1996.

ENTRADA

- Certificación sobre la disponibilidad de ingresos de la Nación, expedida por el Contador General de la Nación.

- Concepto previo expedido por el DNP, cuando se prevean adiciones al Presupuesto de

inversión. - Elaboración por parte de la DGPN del proyecto de Ley, mediante el cual se abren créditos

adicionales al Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal, y envío al Congreso de la República para su aprobación, previa autorización del Ministro de Hacienda y de la Presidencia de la República.

- Elaboración por parte de la DGPN, cuando se trate de Estados de Excepción, del Proyecto

de Decreto mediante el cual se abren créditos adicionales al Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal, y envío a la Presidencia de la República para su aprobación, previa autorización del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

SALIDA

- Expedición de la Ley por parte del Congreso de la República o del Decreto por parte del Gobierno Nacional, según el caso, por medio del cual se adiciona el Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Expedición por parte del Gobierno Nacional del Decreto de Liquidación de la respectiva adición Presupuestal.



- Registro en el sistema por parte de la DGPN de las modificaciones presupuestales (adiciones) aprobadas al Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal, por parte del Congreso de la República o del Gobierno Nacional, según el caso.

- Verificación por parte del área financiera de la entidad del estado de las apropiaciones presupuestales, con base en la ley o en el Decreto de adición expedido, según el caso.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Expedición oportuna del certificado de ingresos de la Nación por parte del Contador General de la Nación.

- Expedición oportuna del Concepto previo, por parte del DNP, cuando se trate de modificaciones al Presupuesto de inversión.

- Expedición de la Ley por parte del Congreso de la República, o del Decreto por parte del Gobierno, según el caso, por la cual se efectúa la adición al Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Expedición por parte del Gobierno Nacional del Decreto de Liquidación mediante el cual se efectúa la liquidación de la respectiva adición presupuestal.

RESPONSABLE: Dirección General del Presupuesto Nacional.




25. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES (ADICION) A SOLICITUD DEL GOBIERNO.


Inicio

Solicita al Contador General de la Nación la expedición del respectivo Certificado de disponibilidad de ingresos

de la Nación.

Elabora Proyecto de Ley de Adición y remite para evaluación y aprobación del Congreso de la República, previa

autorización del Ministro de Hacienda y Crédito Público y de la Presidencia de la República.

DGPN

Decide realizar una Adición al Presupuesto General de la NaciónGobierno Nacional

Verifica la disponibilidad de Ingresos en los estados finanacieros, expide la respectiva certificación y remite

a la DGPN.

Evalúa el proyecto de Ley presentado por el Gobierno, expide la correspondiente Ley de Adición, previa realización

de los ajustes requeridos y remite a la DGPN.

Gobierno Nacional

Contador General de la Nación

¿Corresponde a Estados de Excepción?

Elabora Proyecto de Decreto de Adición y remite para evaluación y aprobación de la Presidencia de la

República, previa autorización del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

SI

Expide el Decreto respectivo de Adición, previa realización por parte de Minhacienda de los ajustes

requeridos al proyecto, y remite a la DGPN.

De conformidad con la Constitución Política, informa al Congreso de la República dentro de los ocho días siguientes a su realización y en caso de no encontrarse reunido el Congreso deberá informarse dentro de los ocho días de iniciación del siguiente período de sesiones.

NO

Cuando se trate de los excedentes Financieros destinados por el CONPES a la Nación, su incorporación al Presupuesto se hará por Ley de la República, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Congreso de la República

1

DGPN Solicita al DNP el concepto previo respecto de los proyectos de inversión que prevé adicionar.

Emite el concepto previo sobre la modificación presupuestal a realizar y envía a la DGPN.

DNP

Expide el Decreto de Liquidación de la adición autorizada por el Congreso de la República o por el Gobierno Nacional, según el caso.

Gobierno Nacional



Comunica a las entidades mediante oficio firmado por el Director General del Presupuesto Nacional el correspondiente Acto Administrativo (Ley o Decreto

de Adición )DGPN

Registra modificación al presupuesto de gastos (Adición) autorizada mediante Ley o Decreto, según el caso .

Proceso: Autorización modificación PresupuestalDGPN

Ver Procedimiento "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal"

Verifica afectación de las apropiaciones, de acuerdo con el correspondiente Acto Administrativo (Ley o Decreto de Adición).

Transacción: Consulta Situación VigenciaEntidad/Area Financiera

1

Registra la modificación correspondiente al presupuesto de ingresos, de acuerdo con lo autorizado en la respectiva Ley o Decreto, según el caso. DGPN

Comunica mediante oficio a la DTN sobre la modificación de adición autorizada por Ley o Decreto, para que realice los ajustes correspondientes

al PAC.DGPN

Aplica al PAC la modificación presupuestal autorizada Proceso: Cierre diario de PACDTN

Fin.




26. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES POR PARTE DEL GOBIERNO NACIONAL (Reducción, Aplazamiento, o Traslados).

OBJETIVO

Permitir a la Dirección General del Presupuesto registrar en el SIIF las modificaciones (reducción o aplazamiento total o parcial, u otro tipo de reducciones o traslados) efectuadas por el Gobierno Nacional al Presupuesto General de la Nación, de acuerdo con lo dispuesto en las normas legales vigentes sobre la materia, previa autorización del Consejo de Ministros, o de la autoridad competente, según el caso.

BASE LEGAL

- Artículos 76, 77, 78, 80, 86 y 87 del Decreto 111 de 1996. - Artículo 35 del Decreto 568 de 1996 ENTRADA

- Decisión adoptada por parte del Gobierno Nacional de reducir o aplazar parcial o totalmente las apropiaciones presupuestales, previo concepto del Consejo de Ministros en caso de ocurrir uno de los eventos previstos por el artículo 76 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, o cuando decida efectuar traslados u algún otro tipo de reducciones al presupuesto, conforme a lo dispuesto en las normas vigentes sobre la materia

- Presentación a la DGPN por parte del DNP de la propuesta de reducción o aplazamiento de

las apropiaciones presupuestales correspondientes al Presupuesto de inversión. - Verificación por parte de la DGPN de la disponibilidad de las apropiaciones presupuestales

de las entidades respecto de las cuales se aplicarán las modificaciones presupuestales previstas realizar.

- Aplicación por parte de la DGPN del bloqueo a las apropiaciones sobre los saldos

disponibles, conforme a la decisión adoptada de reducir o aplazar, o trasladar. - Verificación conjunta de la DGPN y de la División PAC de la DTN de la existencia de PAC

disponible para la aplicación de la modificación presupuestal a las entidades que se encuentran fuera de línea.



SALIDA

- Elaboración por parte de la DGPN del proyecto de decreto de reducción o aplazamiento o traslado y envío al Gobierno Nacional para su evaluación y aprobación.

- Expedición por parte del Gobierno Nacional del Decreto de reducción o aplazamiento, o

traslado de las apropiaciones presupuestales. - Registro en el SIIF por parte de la DGPN de la reducción o el aplazamiento total o parcial de

las apropiaciones o del traslado aprobadas según el respectivo Decreto . - Verificación por parte del área financiera de la entidad del estado de las apropiaciones

presupuestales, de acuerdo con el Decreto de reducción o aplazamiento o traslado expedido por el Gobierno Nacional

CRITERIOS DE ÉXITO

- Apropiación presupuestal suficiente y disponible en los rubros objeto de la reducción o del aplazamiento o del traslado ( respecto de las partidas a contracreditar).

- Verificación adecuada de la real disponibilidad de las apropiaciones en el presupuesto de

las entidades sujetas a la decisión de reducción o aplazamiento o traslado prevista por el Gobierno Nacional.

- Expedición oportuna del Decreto de reducción o aplazamiento o traslado por parte del

Gobierno Nacional. - Registro a tiempo en el Sistema por parte de la DGPN de las modificaciones presupuestales

ordenadas por el Gobierno Nacional mediante el respectivo Decreto.

RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional.




26. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES POR PARTE DEL GOBIERNO NACIONAL (Reducción, Aplazamiento o Traslados).


Inicio

Verifica disponibilidad de las apropiaciones presupuestales de las entidades respecto de las cuales se aplicarán las modificaciones previstas realizar.

Transacción : Reporte de Ejecución Presupuestal.

Prepara Proyecto de Decreto de reducción, aplazamiento o traslado y remite para evaluación y aprobación del Gobierno , previa autorización

del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

DGPN

DGPN

Decide reducir o aplazar las apropiaciones presupuestales, según se presente uno de los eventos previstos en el artículo 76 del decreto 111/96, previo concepto

del Consejo de Ministros, o efectuar un traslado.Gobierno Nacional

Aplica bloqueo de apropiaciones sobre saldos disponibles conforme a decisión de reducción, aplazamiento o traslado.

Transacción: Aplazamiento

Cuando el traslado es del Fondo Interministerial el Acto Administrativo correspondiente es una Resolución Motivada expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La decisión de llevar a cabo una reducción al presupuesto de funcionamiento puede derivarse adicionalmente del castigo previsto en las normas presupuestales cuando el valor constituido de las Reservas presupuestales y de las Cuentas por pagar exceda el porcentaje determinado en dichas disposiciones legales.

Verifica la existencia de PAC disponible para la aplicación de la modificación Presupuestal, en coordinación con la División PAC de la DTN.

DGPN

¿Existe PAC Disponible? SI.

NO.

1

¿Tipo de Entidad? En Línea.Fuera de Línea.

DGPN

Constata con la entidad la ejecución presupuestal reportada y pendiente de reportar.

2

DGPN/DivisiónPAC

Evalua disponibilidad de las partidas presupuestales del presupuesto de inversión y envía a la DGPN la correspondiente

propuesta de reducción o aplazamiento de dichas partidas.DNP



Expide el correspondiente Acto Administrativo de reducción, aplazamiento o traslado y remite a la DGPN.Gobierno Nacional

¿La Diferencia entre el

PAC girado y la Ejecución presupuestal es igual

o mayor que la modificación presupuestal?

1

Comunica a las entidades y a la DTN, mediante oficio suscrito por el Director General del Presupuesto, el correspondiente Acto Administrativo (Decreto de reducción, aplazamiento o Resolución

de Traslado)DGPN

Registra en el sistema la modificación Presupuestal (reducción, traslado o aplazamiento) ordenada mediante Decreto por el Gobierno Nacional o el traslado autorizado por Resolución.

Proceso: Autorización modificación Presupuestal.DGPN

Ver procedimiento "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal"

Verifica afectación de las apropiaciones, de acuerdo con el correspondiente Acto Administrativo (Decreto de reducción,

traslado ó aplazamiento o Resolución de traslado). Transacción: Consulta Situación Vigencia


1. Las modificaciones presupuestales tienen efecto automático sobre el PAC al momento del proceso de cierre diario de PAC. 2. Al aplicar la modificación de reducción o contracréditos a Entidades Fuera de Línea sin Pac Disponible se genera un proceso de Reintegro.

2

No aplica la modificación presupuestal.

Fin.

Mayor o Igual

Menor




27. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES A SOLICITUD DE LAS ENTIDADES .

OBJETIVO

Permitir, de una parte, a los órganos ejecutores realizar ante la DGPN el respectivo trámite de solicitud de modificación al Presupuesto, previo concepto del DNP cuando se trate del presupuesto de inversión, conforme a las normas legales que rigen sobre la materia y al cumplimiento de los demás requisitos que consideren pertinentes la DGPN o el DNP, y de otra, facilitar a la DGPN el registro de la decisión adoptada sobre la modificación requerida por las entidades, previa evaluación legal y técnica de la solicitud y de los documentos soporte correspondientes BASE LEGAL



ENTRADA

- Necesidad de la entidad de efectuar modificaciones a las partidas que le fueron autorizadas en la Ley Anual de Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Envío a la DGPN por parte de la entidad de la solicitud de modificación presupuestal con los

documentos soporte pertinentes, o de la Resolución de Traslado, según el caso. - Registro en el SIIF de la solicitud de modificación presupuestal, por parte del área financiera

de la entidad. - Evaluación por parte de la DGPN de la respectiva solicitud de modificación presupuestal o

de la Resolución de traslado remitida por la entidad. - Elaboración del Proyecto de Decreto de reducción o traslado por parte de la DGPN, según el

caso, y envió para la respectiva aprobación del Gobierno, previa autorización del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

- Elaboración del proyecto de Decreto o de la Ley de Adición y envió para aprobación por

parte de la autoridad competente (Gobierno Nacional o Congreso de la República), según se



presenten o no Estados de Excepción, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para ello por el estatuto Orgánico de Presupuesto.

SALIDA

- Expedición por parte del Gobierno del Decreto de reducción o traslado y envío a la DGPN. - Expedición por parte del Gobierno del Decreto de Adición o por parte del Congreso de la

República de al Ley de Adición, según se esté o no en Estado de Excepción, y envío a la DGPN.

- Aprobación por parte de la DGPN de la solicitud de modificación o de la resolución de

traslado y envío del correspondiente acto administrativo a la entidad con oficio suscrito por el Director General del Presupuesto.

- Registro o incorporación por parte de la DGPN de la autorización dada sobre la modificación

presupuestal requerida por la entidad. - Verificación por parte del área financiera de la afectación de las apropiaciones con base en

la modificación presupuestal aprobada.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal para modificación. - Acto administrativo y demás documentos soporte debidamente diligenciados. - Oportuno concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del presupuesto de inversión. - Evaluación y aprobación ágil por parte de la DGPN de la modificación requerida por la

entidad. - Expedición del correspondiente acto administrativo por parte del Gobierno Nacional o del

Congreso de la República, según el caso. - Comunicación oportuna a la entidad por parte de la DGPN sobre la decisión adoptada. RESPONSABLE: Jefe área Financiera o Jefe Oficina de Planeación, según el caso.




27. TRAMITACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES A SOLICITUD DE LAS ENTIDADES.


Inicio

Registra solicitud de modificación presupuestal. Transacción: Solicitud de Modificación Presupuestal

Recibe y Evalúa la solicitud. En caso necesario solicita información adicional de soporte. Proceso: Reporte de solicitudes presupuestales a la DGPN.

Envía oficio a DGPN con documentación anexa. 1 Justificación económica 2 Certificado de Disponibilidad de Rentas: En casos de adición. Expedido por el Contador General de la Nación. 3 Certificado de Disponibilidad Presupuestal: En casos de reducción o traslado, expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, previo su registro en el sistema. 4 Concepto previo del DNP: En casos de Presupuesto de Inversión. Expedido por DNP-UIP. 5 Resolución: Para los casos previstos en el artículo 34 del Decreto 568/96.

Entidad/Oficina Planeación o Area Financiera


DGPN

En caso de reducción o traslado debe identificarse el CDP asociado. Ver Procedimiento: "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

Requiere efectuar Modificación Presupuestal.Entidad

¿Tipo de Entidad?

Verifica que el PAC Total menos los Giros recibidos de la DTN sea suficiente para amparar la

modificación presupuestal cuando se trate de reducción o contracrédito.

Fuera de Línea.En Línea.

En caso de reducción o traslado para entidades Fuera de Línea coordina con la División PAC de la DTN la existencia de PAC disponible que ampare la modificación. Ver Procedimiento: "Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal".

1





Prepara Proyecto de Decreto de reducción o traslado y remite para evaluación y aprobación del Gobierno, previa autorización

del Ministro de Hacienda y Crédito Público.DGPN

Expide el correspondiente Acto Administrativo de reducción o traslado y remite a la DGPN.Gobierno Nacional

2

¿A quién corresponde efectuar la

gestión?

Reducción

Traslado

Prepara la resolución de traslado y remite para firma del Jefe del Organo.

Gobierno Nacional


Firma la Resolución de traslado y remite a la DGPN para su respectiva aprobación.

Entidad/ Jefe del órgano

1

Adición

¿El Acto Administrativo es aprobado por la

DGPN?

NO.

Envía a la entidad el acto administrativo correspondiente con oficio suscrito por el Director General del Presupuesto informando la decisión adoptada.

Verifica afectación de las apropiaciones, si hubo modificación presupuestal. Transacción: Consulta Situación Vigencia.

Consulta el estado de la solicitud. Transacción: Solicitud de Modificación PresupuestalEntidad/ Area Financiera


DGPN

Registra o incorpora autorización de la modificación presupuestal. Proceso: Autorización Modificación Presupuestal

Transacción: Autorización Modificación PresupuestalDGPN

Ver Procedimiento "Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal."

Cuando se trate de traslados entre Unidades Ejecutoras el sistema asume operaciones de reducción y adición simultáneas.

3

Entidad (Según Art. 34 Decreto 568/96)

SI.

Fin.



3

Elabora Proyecto de Ley de Adición y remite para evaluación y aprobación del Congreso de la República, previa autorización del Ministro de Hacienda y Crédito

Público y de la Presidencia de la República.DGPN

Evalúa el proyecto de Ley presentado por el Gobierno, expide la correspondiente Ley de Adición, previa realización de los ajustes requeridos y remite a la

DGPN.

Gobierno Nal

¿Corresponde a Estados de Excepción?

Elabora Proyecto de Decreto de Adición y remite para evaluación y aprobación de la Presidencia de la República, previa autorización del Ministro de

Hacienda y Crédito Público.

SI.

Expide el Decreto respectivo de Adición, previa realización por parte de Minhacienda de los ajustes

requeridos al proyecto, y remite a la DGPN.

De conformidad con la Constitución Política, informa al Congreso de la República dentro de los ocho días siguientes a su realización y en caso de no encontrarse reunido el Congreso deberá informarse dentro de los ocho días de iniciación del siguiente período de sesiones.

NO

Cuando se trate de los excedentes Financieros destinados por el CONPES a la Nación, su incorporación al Presupuesto se hará por Ley de la República, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Congreso de la República

2

Expide el Decreto de Liquidación de la respectiva Ley de Adición y remite a la DGPN.Gobierno Nacional



28. SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y COMPROMISO DE VIGENCIAS FUTURAS

OBJETIVO

- Permitir, de una parte, a los órganos ejecutores registrar la correspondiente solicitud de autorización de vigencias futuras y a su vez facilitar a la Dirección General del Presupuesto Nacional , en su condición de secretaria ejecutiva del CONFIS, registrar los cupos anuales autorizados por el CONFIS para que las entidades puedan asumir obligaciones que comprometan presupuestos de vigencias futuras.

BASE LEGAL

- Artículos 23 y 24 del Decreto 111 de 1996 - Artículos 3, 4, 6 y 7, del Decreto 568 de 1996. - Resolución N° 011 del 6 de agosto de 1997 expedida por el CONFIS. - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto y del

Decreto de Liquidación del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. ENTRADA

- Envío a la DGPN de la solicitud de autorización de vigencias futuras y anexos correspondientes.

- Preparación por parte de la DGPN del Documento sobre Solicitudes de Vigencias Futuras de

las entidades y presentación al CONFIS, cuando los compromisos a adquirir no serán financiados en parte con el Presupuesto de la vigencia actual.

SALIDA

- Envío del oficio firmado por el Director de la DGPN informando cupos autorizados de vigencias futuras por parte del CONFIS.

- Registro por parte de la DGPN de los cupos autorizados de vigencias futuras, previa decisión

del CONFIS. - Registro Presupuestal del Compromiso, según Presupuesto (Actual y/o de vigencias futuras)

a afectar, previa verificación de los cupos autorizados y de la adjudicación o celebración del o de los respectivos contratos.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Existencia del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, cuando el caso así lo amerite.

- Oportuno concepto previo por parte del DNP, cuando se trate del Presupuesto de Inversión. - Adecuada justificación económica y financiera y debido diligenciamiento de los documentos

soporte correspondientes. - Expedición favorable y a tiempo del concepto técnico – económico por parte del Ministerio

respectivo. - Adjudicación ó celebración de los respectivos contratos conforme a lo dispuesto en

las normas que rigen sobre la materia y a la autorización conferida sobre Vigencias Futuras por parte del CONFIS.

- Oportuno Registro Presupuestal del o de los compromisos, según vigencias fiscales a afectar

RESPONSABLE: Director General del Presupuesto Nacional y Jefe Area Financiera de la entidad.




28. SOLICITUD, AUTORIZACION Y COMPROMISO DE VIGENCIAS FUTURAS. Responsable Descripción

Según lo dispuesto en el artículo 1° de la Resolución N° 011 de agosto 6 de 1997 expedida por el CONFIS, la DGPN fue delegada para autorizar esta clase de vigencias futuras.

Inicio

Evalúa la solicitud. En caso necesario solicita la información adicional que considere pertinente.

Registra autorización de vigencias futuras. Transacción: Autorización Vigencias Futuras.

Prepara y presenta documento al CONFIS indicando montos, rubros seleccionados, características de las vigencias futuras solicitadas por

las entidades con la respectiva justificación.

Envía a la entidad oficio firmado por el Director DGPN informando cupos autorizados de vigencias futuras.

Envía a la DGPN el oficio de "Solicitud de Vigencias Futuras", previa firma del Jefe del Órgano, con la siguiente documentación: * Relación acumulada de compromisos contractuales de la vigencia fiscal en curso y con cargo a vigencias futuras. * Relación de los programas a afectar con el cupo solicitado de vigencias futuras. * Justificación económica y financiera * Concepto previo del DNP cuando se trate de inversión. * Concepto técnico - económico del Ministerio respectivo.


DGPN

¿Parte del gasto se financia con

presupuesto de vigencia actual ?

Evalúa el documento y aprueba o rechaza las solicitudes de Vigencias futuras de las entidades quedando consignada en el acta correspondiente

del CONFIS la decisión adoptada.

DGPN

DGPN

SI

NODGPN

CONFIS

Verifica el registro de autorización de vigencias futuras y lo confronta con el oficio sobre cupos autorizados remitido por la DGPN.

Transacción: Autorización Vigencias Futuras.Entidad/ Area Financiera

Asume el proceso contractual (Licitación Pública ó Contratación Directa) para un objeto que supera la anualidad, respaldado presupuestalmente

en la autorización de vigencias futuras conferida. Entidad/ Area Responsable

1



1

Adjudica el (los) contrato (s) al (los) proponente (s) elegido (s), previa

evaluación de las propuestas presentadas, conforme a lo previsto en la Ley 80/93 y Decretos Reglamentarios.

¿Origen del compromiso

contractual?

Entidad/Junta de Licitaciones

Licitación Pública

Suscribe el respectivo contrato, conforme a lo previsto en la Ley 80/93 respecto de

la cuantía y naturaleza del contrato

Contratación Directa

Entidad/Jefe del Órgano o quien tenga la competencia

¿El Contrato

afecta el Presupuesto de la vigencia

en curso?

Suscribe el respectivo contrato, conforme a lo previsto en la Ley 80/93.

Efectúa el registro Presupuestal del compromiso por la fracción que afecta el presupuesto de la vigencia actual.

Transacción: Compromiso Ver Procedimiento: "Registro

Presupuestal del Compromiso"


SI.

Efectúa el registro del compromiso de vigencias futuras, referenciando la

correspondiente autorización para los rubros presupuestales de la vigencia en curso y años siguientes al actual.

Transacción; Compromiso.

NO


Efectúa el cierre de la vigencia Presupuestal. Proceso: Cierre Anual de Egresos

Ver Procedimiento: "Cierres Módulo de Egresos"DGPN/Oficina de Sistemas

Incorpora en el Presupuesto inicial de la vigencia los valores de las Autorizaciones de Vigencias Futuras comprometidas para el año, previo proceso de programación presupuestal.

Los saldos de Autorizaciones de Vigencias Futuras fenecen sin excepción.

DGPN

Expide el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor comprometido de vigencias futuras para el año que

inicia. Transacción: Certificado de disponibilidad Presupuestal.

Ver Procedimiento: Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Jefe de presupuesto o quien haga sus veces

Si bien, el Parágrafo del Artículo 2° de la Resolución 036 de Mayo 7 de 1998, señala la no necesidad de expedir un nuevo CDP, es necesario para garantizar toda la cadena presupuestal de ejecución de gastos en el sistema.

2



Efectúa el Registro Presupuestal del compromiso por el valor comprometido de vigencias futuras para el año que inicia.

Transacción: Compromiso Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal del Compromiso"

2


Cuando se cumpla con el objeto del contrato para la fracción del año que inicia, se efectúan los registros presupuestales siguientes en el proceso de ejecución de gastos.

FIN



29. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL PARA SECCIONALES O REGIONALES FUNCIONALES FUERA DE LINEA.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores proveer los recursos necesarios a sus Unidades Internas fuera de línea (Seccionales o Regionales) para que puedan sufragar los gastos realizados con base en las apropiaciones que les hayan asignado internamente, y a su vez facilitar que éstas puedan reportar a la Unidad ejecutora correspondiente la información de la ejecución presupuestal y el informe de tesorería para su posterior incorporación en el SIIF.

BASE LEGAL

- Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto y del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

ENTRADA

- Acto Administrativo interno sobre asignación interna de las apropiaciones para dependencias seccionales o regionales, según el caso.

- Registro de los datos financieros, administrativos y fecha límite de pago de las respectivas

órdenes de pago OAT. - Generación y confirmación de la orden de pago OAT. SALIDA

- Generación del archivo de orden bancaria por parte de la DTN para envío al Banco de la República.

- Abono en cuenta del Beneficiario final de la orden de pago OAT por parte del Banco de la

República. - Ejecución presupuestal por parte de las dependencias, seccionales o regionales fuera de

línea y registro de los respectivos informes de ejecución y de tesorería en el aplicativo del SIIF para entidades fuera de línea.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Asignación de las apropiaciones de acuerdo con la solicitud de las dependencias, seccionales o regionales, previa evaluación de éstas.

- Registro consistente de la respectiva información de las órdenes de pago OAT. - Envío oportuno del archivo de orden bancaria por parte de la DTN al Banco de la República. - Oportunidad en el abono en cuenta del beneficiario final de las correspondientes órdenes de

pago OAT por parte del Banco de la República. - Registro consistente de la ejecución presupuestal de cada unidad interna de conformidad

con las partidas asignadas. - Consistencia de los respectivos reportes sobre el valor pagado con las provisiones de fondos

realizadas por el órgano ejecutor respectivo. RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional y Jefe área financiera de la entidad.




29. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL PARA SECCIONALES O REGIONALES FUNCIONALES FUERA DE LINEA.


Inicio

Registra fecha límite de pago y valor total a pagar. Transacción: Orden de Pago OAT.

Registra datos financieros, definiendo código del concepto OAT y el valor. Transacción: Orden de Pago OAT. Carpeta: Datos Financieros.

Confirma reversión de orden de pago OAT. Transacción: Orden de Pago OAT

Recibe Acto Administrativo Interno con las apropiaciones asignadas.

1

Entidad/Area Financiera Nivel Central



Selecciona la orden de pago OAT en orden bancaria. Transacción: Generación de Orden Bancaria.

Confirma Orden Bancaria, genera archivo y remite al Banco de la República. Transacción: Confirmación Orden Bancaria.

Genera orden de pago OAT con base en el Acto Administrativo de asignación de provisión de fondos para Regional, Seccional o Subunidades, indicando

fecha límite de pago y valor, datos de beneficiario y concepto OAT de provisión de fondos par Unidades Internas Fuera de Línea.

Transacción: Orden de Pago OAT.

Registra datos administrativos, definiendo N° de identificación de la Regional, Sección o Subunidad y cuenta bancaria en la cual se hará el abono. Transacción: Orden de Pago OAT. Carpeta: Datos Administrativos.


¿Requiere reversar orden de

pago?SI.Entidad/Area financiera

Nivel Central

DTN

DTN


Fin

Se actualiza contabilidad y saldos OAT.

Periodicidad: Diaria

Todas las órdenes de pago de provisiones validan disponibilidad de PAC para el órgano ejecutor de PAC, Cupo DTN para la unidad ejecutora y cupo PAc para la asignación interna definida.

NO

Define y registra código de asignación interna de la regional. Transacción: Códigos de Asignación Interna


1. Cuando el NIT corresponde al de la unidad ejecutora la cuenta bancaria debe estar vinculada con el código de asignación definido. 2. Cuando la orden de pago es Con Situación de Fondos, la cuenta bancaria escogida debe ser autorizada por la DTN.



Tramita abono en cuenta del beneficiario de la orden de pago OAT.

1

Recepciona Fondos provistos a tráves de OAT


Efectúa ejecución presupuestal (Cadena Presupuestal: CDPs, Compromisos, Obligaciones y Pagos)

Prepara informe de ejecución presupuestal mensual, por vigencia, Recurso Presupuestal , según condición: con o sin situación de fondos así:

CDP: Por rubros a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación y valores por rubro. Compromiso: Por rubros al máximo nivel de desagregración, según tabla SIIF y

valores por rubro. Obligación: Por rubros al máximo nivel de desagregación, según tabla SIIF,

Usos para inversión y valores por rubro. Pago: Por rubros al máximo nivel de desagregación, Valor bruto por rubro.

Construye archivo de informe de ejecución presupuestal para el mes respectivo.

Remite al área financiera de la Unidad Ejecutora correspondiente.

Recibe y carga al SIIF. Transacción: Proceso Nivel Central - Entidades fuera de Línea.

Pagaduría/Regional, Seccional o Subunidad

Aréa Financiera/Regional Seccional o Subunidad

Aréa Financiera/Regional Seccional o subunidad


Aréa Financiera/Regional Seccional o Subunidad.

Aréa Financiera/Unidad Ejecutora.

2

¿Requiere efectuarse reintegro?


Carga movimiento de extractos de la cuenta DTN. Transacción: Mantenimiento movimiento de extractos - Módulo de CUN.

Contabiliza los movimientos de la DTN. Transacción: Contabilización de Movimientos de Cuentas DTN - Mödulo de Cun

NO

SI


DTN

DTN

FIN



Afecta el concepto OAT de provisión de fondos correspondiente para la entidad que realizó el reintegro, referenciando la orden de pago OAT de la provisión .

Transacción: Imputación de Cobros en dinero - Módulo de Ingresos. Transacción: Imputación de soporte sin recaudo -Módulo de Ingresos.

Consulta la legalización de la provisión de fondos. Transacción: Consulta saldos OAT. Reporte: Movimiento Saldos OAT.

FIN


DTN

2

Este reintegro es procesado luego por el módulo de PAC, disminuyendo el PAC pagado en el mes de la provisión y dejando un PAC disponible.



30. PROVISION DE FONDOS Y REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL PARA ESTAPUBLICOS Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL NO INCLUIDAS INICIALMENTE EN SIIF.

OBJETIVO

Permitir a la DTN proveer los recursos necesarios a los Establecimientos públicos y entidades del sector central que no están en línea, para que puedan sufragar los gastos realizados con base en las apropiaciones del presupuesto nacional, y a su vez facilitar que éstas puedan reportar la correspondiente información sobre la ejecución presupuestal y el informe de tesorería para su posterior incorporación en el SIIF. BASE LEGAL

- Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto y del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva.

ENTRADA

- Envío de la programación de giros a la DTN por parte de la entidad. - Carga por parte de la DTN de la propuesta de giros remitida por la entidad y aprobación de

dicha programación, previa su evaluación. - Generación y confirmación de la orden de pago OAT por parte de la DTN. SALIDA

- Abono en cuenta del beneficiario de la orden de pago OAT por parte del Banco de la República.

- Ejecución presupuestal por parte de la entidad y el correspondiente registro del informe

sobre dicha ejecución, como del informe de tesorería en el respectivo aplicativo del SIIF para entidades fuera de línea.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Entrega oportuna de la programación de giros a la DTN por parte de la entidad. - Generación y confirmación a tiempo de la orden de pago OAT por parte de la DTN.



- Trámite adecuado y oportuno del abono en cuenta del beneficiario final por parte del Banco de la República.

- Ejecución presupuestal consistente con las apropiaciones aprobadas en el Anexo del

Decreto de Liquidación del Presupuesto para la respectiva vigencia fiscal. RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional y Jefe área financiera de la entidad.




30. PROVISION DE FONDOS A ENTIDADES FUERA DE LINEA – ESTAPUBLICOS Y ENTIDADES DEL SECTOR CENTRAL NO INCLUIDAS INICIALMENTE EN SIIF. Responsable Descripción

Inicio

1

Ver Procedimientos: "Giro Entidades Fuera de Lïnea" y " Proceso Pagos Con Situación de Fondos" - Módulo de CUN.

Recepciona Fondos provistos a tráves de OAT

Efectúa ejecución presupuestal (cadena Presupuestal: CDP's, Compromiso, Obligación, pago).

Prepara informe de ejecución presupuestal mensual, por vigencia, según fuente de financiación (Recursos del Presupuesto Nacional o Recursos Propios) , según condición: con o sin situación de fondos y fondos propios, así: CDP: Por rubros a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación yvalores por rubro. Compromiso: Por rubros a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación y valores por rubro. Obligación: Por rubros a nivel del Anexo del Decreto de Liquidació y valor bruto por rubro. Pago: Valor bruto por rubro, a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación.

Entidad/ Pagaduría



DTN/ Entidad/Area Financiera

Remite con oficio el archivo plano a la DGPN, dentro de los cinco días siguientes a la finalización del mes .

Recibe y carga al SIIF. Transacción: Proceso Nivel Central - Entidades fuera de Línea.

Entidad/Aréa Financiera

Genera archivo de informe de ejecución presupuestal para el mes respectivo. Transacción: Generación Reporte





NO

Entidad/ Aréa Financiera

SI.

FIN

Independiente del mes reportado, esta información se acumula en la ejecución de la unidad ejecutora en el mes de carga



1

Carga movimiento de extractos de la cuenta DTN. Transacción: Mantenimiento movimiento de extractos - Módulo de CUN.

Contabiliza los movimientos de la DTN. Transacción: Contabilización de Movimientos de Cuentas DTN - Módulo de CUN.

Afecta el concepto OAT de provisión de fondos correspondiente para la entidad que realizó el reintegro, referenciando la ordende pago OAT de la

povisión. Transacción: Imputación Cobros en dinero - Módulo de Ingresos.

Transacción: Imputación soporte sin recaudo - Módulo de Ingresos.

Consulta la legalización de la provisión de fondos. Transacción: Consulta saldos OAT. Reporte: Movimiento Saldos OAT.

FIN

DTN

DTN

DTN

DTN

Este reintegro es procesado luego por el módulo de PAC, disminuyendo el PAC pagado en el mes de la provisión y dejando un PAC disponible. La misma situación se presenta para el cupo PAC de la asignación interna.



31. REINTEGROS

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores efectuar los ajustes presupuestales, contables y de tesorería a que haya lugar, como resultado de la restitución en las cuentas de la DTN de los recursos de la Nación no utilizados, previa constitución de las Reservas Presupuestales y de las Cuentas por Pagar, o como consecuencia del fenecimiento de dichas Reservas Presupuestakes y Cuentas por Pagar por no haber sido ejecutadas dentro de los términos previstos para ello en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y en las disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto y del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal respectiva, o como consecuencia de errores presentados en la liquidación de las respectivas órdenes de pago. BASE LEGAL


General de la Nación y del Decreto de Liquidación de la vigencia fiscal respectiva. ENTRADA

- Reintegro de dineros por parte de la entidad o del beneficiario final en la respectiva cuenta bancaria autorizada para ello por la DTN.

SALIDA

- Registro en las cuentas de la DTN de los movimientos de los extractos y su correspondiente contabilización.

- Registro en el Presupuesto de gastos de las respectivas afectaciones con base en el valor

del reintegro que se efectúe, si hay lugar a ello, previa verificación de los respectivos documentos soporte.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Información oportuna y exacta por parte del pagador de la entidad al beneficiario sobre el valor a reintegrar y sobre la cuenta bancaria en donde realizar la consignación del mismo.

- Exactitud en el registro de los datos del reintegro en la consignación



- Envío oportuno de los extractos bancarios a la DTN por parte de las entidades Financieras, para su adecuada contabilización.

RESPONSABLE: DTN, Pagador y Jefe área fInanciera de la entidad.




31. REINTEGROS Responsable Descripción

Registra en la respectiva cuenta DTN los movimientos según extractos, indicando la (s) fecha (s) en que se hizo el reintegro y acorde con los valores consignados.

Transacción: Mantenimiento de extractos cuentas DTN.

Efectúa el reintegro en la respectiva cuenta bancaria autorizada para ello por la DTN, según concepto, identificando la Unidad Ejecutora afectada con el reintegro.

Determina necesidad de efectuar reintegro de dineros en cuentas de la DTN o de la Entidad.

Contabiliza los movimientos de extractos de la cuenta DTN correspondiente. Transacción: Contabilización cuentas DTN.

Informa al responsable sobre el valor neto a reintegrar, previa su liquidación.

Verifica los movimientos en las cuentas corrientes de la DTN registrados a nombre de la entidad y los verifica contra los soportes respectivos de los reintegros

efectuados (consignación o Nota Bancaria). Transacción: Estado de imputación por unidad ejecutora (Módulo de ingresos).

Inicio

Sólo pueden registrarse como reintegros los valores ingresados en las cuentas de la DTN destinadas para este concepto.

Entidad/ Pagaduría

Entidad/ Pagaduría

Entidad/ Responsable/ Proveedor

DTN

En este momento debe hacerse el registro contable por la entrada de dineros a las cuentas corrientes de la DTN (CUN).

DTN

Entidad/ Pagaduría


¿Condición del Recurso?

Con Situación de Fondos

1Sin Situación de Fondos

¿El reintegro es de provisión de

fondos?

Registra información del reintegro, precisando valor y concepto OAT a afectar. Transacción: Imputación de cobros en dinero.

1. Se imputa contra OAT deudor cuando el reintegro legaliza una provisión o anticipo realizado por orden de pago OAT. 2. Se imputa contra OAT acreedor cuando el reintegro constituye la causación de un concepto OAT. 3. Al finalizar el día, el sistema genera asiento contable automático por el valor bruto del reintegro por concepto de la provisión de fondos OAT, disminuyendo el valor de ésta. 4. Cuando se afecta una orden de pago OAT, el número de ésta debe ser referenciado en el registro.

2NO

SI.

3



2

¿Efecto del Reintegro?

Registra presupuestalmente el reintegro referenciando: orden de pago afectada de la vigencia actual, valor total

del reintegro, ajuste a las deducciones si las hubiere, datos financieros y datos administrativos (entidad financiera,

cuenta y fecha de consignación). Transacción: Reintegros.

No Afecta PresupuestoAfecta Presupuesto

1. Pueden registrarse reintegros sobre órdenes de pago canceladas en el año fiscal en curso. 2. El valor del reintegro debe corresponder a una sola orden de pago. 3. Al finalizar el día el sistema genera asiento contable automático de desafectación del gasto por el valor bruto del reintegro.

Fin

Verifica afectación del rubro - concepto de ingresos. Transacción: Consulta de saldos a la fecha por rubro

presupuestal de ingresos (Módulo de ingresos).

Verifica incremento del valor descargado a la entidad sobre valores consignados con cargo a ésta.

Transacción: Estado de imputación por Unidad Ejecutora (Módulo de ingresos).



Entidad/ Area FinancieraRegistra información del reintegro precisando el valor y el rubro - concepto de ingresos a afectar.

Transacción: Imputación de cobros en dinero (módulo de ingresos).

1. Se imputa contra el rubro - concepto cuando el reintegro es susceptible de constituir ingreso. 2. Cuando el reintegro es de vigencias anteriores el sistema al finalizar el día genera asiento contable automático de ingresos por reintegros de vigencias anteriores.



CAPITULO II PROCEDIMIENTOS MODULO DEL PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE CAJA - PAC



32. DEFINICION DE CRITERIOS PARA MANEJO DEL PAC OBJETIVO

Permitir a la DTN disponer de los parámetros necesarios para la distribución equitativa de los recursos de la Nación, de acuerdo con la disponibilidad de los mismos y teniendo en cuenta las metas de pago establecidas por el CONFIS, según los programas de Gobierno y los lineamientos trazados por el Departamento Nacional de Planeación. BASE LEGAL - Artículo 73 Incisos 2° y 3°, del Decreto 111 de 1996. - Artículo 26 del Decreto 568 de 1996 - Directrices y Parámetros determinados por la DTN en el Manual de Tesorería, conforme a la

autorización conferida por el artículo 28 del Decreto 568 de 1996. ENTRADA

- Verificación de la información presupuestal cargada en el sistema. - Conversión del rezago año siguiente a año anterior. SALIDA

- Definición de los criterios correspondientes a: órganos ejecutores, agrupación de recursos PAC, niveles de agrupación PAC, relación de los niveles de agrupación PAC CSF y SSF de de la vigencia anterior con la que se inicia, topes de giro, partidas presupuestales a respetar y PAC DTN.

- Agrupación del Presupuesto acorde con los criterios definidos.

- Registro de las partidas presupuestales específicas a respetar. CRITERIOS DE ÉXITO

- Carga oportuna y exacta en el sistema del Anexo del Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal.

- Oportunidad en la definición de las metas de pago por parte del CONFIS. - Oportunidad en la definición de los criterios para el manejo del PAC por parte de la DTN,

previo conocimiento de los requerimientos de las entidades y de las observaciones de la DGPN.

RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional – DTN. Fecha última modificación (día/mes/año): 19/03/2002



32. DISTRIBUCION DEL PAC - DEFINICION DE CRITERIOS PARA MANEJO DEL PAC.


¿Son modificados por

el CONFIS los topes anuales de

giro ?

Define niveles de agrupación PAC y captura topes de giro anuales CSF y SSF, de acuerdo con las metas de pago

establecidas por el CONFIS. Transacción: Nivel de agrupación y tope de giro.

Verifica que la información inicial del módulo de Egresos esté debidamente cargada en el sistema.

Ver procedimiento:" Preparación de la información al inicio de cada Vigencia."

Define órganos ejecutores, según secciones presupuestales y sus respectivas unidades ejecutoras..

Transacción: Definición de órganos ejecutores

Agrupa Recursos PAC, según tipo de recursos (Ordinarios y de destinación específica).

Transacción: Captura agrupación de recursos.

Inicio

Efectúa cambios de los topes anuales de giro, según lo definido por el CONFIS.

Transacción: Cambio de versión del tope anual.

1

Define las partidas presupuestales específicas que se van a respetar por rubro y por órgano ejecutor,

Transacción: Definición de partidas presupuestales específicas.

SI.

NO

DTN/ División PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ División PAC

Se verifica que: 1. Los datos del Anexo del Decreto de Liquidación estén debidamente cargados y que se hayan realizado las marcas respectivas de rubros y recursos. 2. Se haya efectuado el cierre provisional de egresos.

Mensualiza los topes de giro o metas CONFIS CSF y SSF. Transacción: Captura de Topes de Giro.

DTN/ Comité PAC

DTN/Comité PAC

1. Los niveles de agrupación Pac se definen por: a) Tipo de Presupuesto a nivel de cuenta, b) Tipo de recursos PAC (Créditos con destinación específica y donaciones, y otros recursos), y c) Situación de Fondos (CSF y SSF). 2. Los niveles de agrupación se definen para cada año fiscal y son únicos para cada año. 3. Una cuenta puede estar en un sólo nivel de agrupación. 4. Es requisito indispensable definir si el nivel es de fecha fija o fecha variable para la programación de los giros de las entidades Fuera de Línea.

1. Los rubros presupuestales deben estar definidos previo a la agrupación del presupuesto y a la captura de la mensualización de las metas. 2. Los recursos "previa autorización CONFIS" no se deben incluir dentro de las partidas presupuestales específicas a respetar. 1. La sumatoria de la

distribución mensual debe ser igual a la meta anual CONFIS ó DTN. 2. Todos los niveles de agrupación PAC deben estar mensualizados.



Define el PAC - DTN (reserva colchón) anual y mensualizado para atender imprevistos y/o modificaciones requeridas al PAC - CSF y SSF,

durante la ejecución. Transacción: PAC de la DTN CSF y SSF.

DTN/ Comité PAC

1

DTN/ Comité PACRelaciona niveles de agrupación del PAC CSF y SFF del año anterior

con niveles de agrupación PAC de la vigencia que se inicia. Transacción: Relación niveles de agrupación de dos años.

Agrupa el presupuesto conforme a los niveles de agrupación establecidos anteriormente.

Transacción: Agrupación del Presupuesto.

Registra las partidas presupuestales específicas a respetar por órgano ejecutor.

Transacción: Captura partidas presupuestales específicas.

DTN/ División PAC

DTN/ División PAC

Ver Procedimiento "Distribución y Aprobación del PAC Anual y Mensualizado".

Fin.

DTN/ Comité PAC

Esta transacción se ejecuta sólo cuando cambia la definición de los niveles de agrupación de un año a otro.

1. El registro debe hacerse en porcentaje (%) y/o valores. 2. El sistema valida que, para el mes de enero por cada nivel de agrupación, el valor digitado sea como mínimo la diferencia, entre el PAC actualizado del mes de diciembre de la vigencia que termina menos los pagos efectuados en dicho mes hasta la fecha de la mensualización del PAC de la DTN.

El sistema valida que: a) Todas las unidades ejecutoras estén agrupadas en un órgano ejecutor. b) Todos los recursos presupuestales estén agrupados en alguno de los recursos PAC (1 ó 2). c) Todas las cuentas presupuestales estén contenidas en un nivel de agrupación.



33. PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL PAC POR PARTE DE LAS ENTIDADES.

OBJETIVO

Permitir, de una parte, a los órganos ejecutores en línea y fuera de línea, mediante el mecanismo previsto, elaborar y presentar a la DTN la correspondiente propuesta de distribución de su PAC, con base en las apropiaciones asignadas en el anexo del Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal y de acuerdo con el instructivo dado por la DTN, y de otra, facilitar a la DTN evaluar las propuestas presentadas por las entidades, realizar el proceso de distribución según criterios establecidos e informar a los órganos ejecutores sobre el PAC asignado, previa aprobación del CONFIS. BASE LEGAL

- Articulo 73 inciso 2° del Decreto 111 de 1996 - Artículo 29 del Decreto 568 de 1996. ENTRADA

- Elaboración de las propuestas de distribución del PAC por parte de las entidades, de acuerdo con las instrucciones dadas por la DTN.

- Registro de las propuestas de distribución del PAC por parte de las entidades, de acuerdo

con el mecanismo establecido para entidades en línea o fuera de línea y previa autorización del ordenador del gasto, según procedimiento interno establecido en la entidad.

SALIDA

- Evaluación por parte de la DTN de las propuestas de distribución del PAC presentadas por las entidades y aceptación o modificación de las mismas, según criterios de distribución definidos.

- Desarrollo del proceso de distribución del PAC por parte de la DTN y comunicación a las

entidades del PAC aprobado por el CONFIS. - Registro o Consulta del PAC aprobado, según el caso. CRITERIOS DE ÉXITO

- Oportunidad en la presentación de las propuestas por parte de las entidades a la DTN.



- Coherencia de las propuestas de distribución del PAC con los lineamientos establecidos por la DTN en el respectivo instructivo.

- Oportunidad por parte de la DTN en el proceso de distribución del PAC y en su presentación

al CONFIS para la respectiva aprobación. - Comunicación oportuna de la DTN a las entidades sobre el PAC aprobado por el CONFIS.

RESPONSABLE: DTN , y Jefe Area Financiera de la entidad.




33. PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL PAC POR PARTE DE LAS ENTIDADES. Responsable Descripción

Inicio

Si la DTN lo considera necesario, elabora y remite instructivo a las entidades sobre presentación de propuesta de distribución del PAC, previa definición de los criterios de distribución del PAC anual y mensualizado, con base en el Decreto de Liquidación de la vigencia fiscal respectiva.

Elabora propuesta de distribución del PAC de acuerdo con las instrucciones dadas por la DTN y con base en las apropiaciones asignadas en la Ley de

Presupuesto y presenta al ordenador del gasto, según procedimiento interno establecido en la entidad.

Evalúa y aprueba propuesta de distribución del PAC y entrega al área financiera para el trámite pertinente ante la DTN.

Registra propuesta de distribución del PAC (Con y Sin Situación de Fondos) de la vigencia.

Transacción: Captura de Propuestas - Con Situación de Fondos y Sin situación de Fondos

Remite a la DTN mediante archivo plano la propuesta de distribución del PAC con el respectivo informe.

¿Tipo de Entidad?


Entidad/Ordenador del Gasto

Genera archivo plano con la propuesta de distribución del PAC (Con y Sin Situación de Fondos) de la vigencia,

conforme al instructivo de la DTN.



En LíneaFuera de Línea

Ver Procedimiento: "Distribución y Aprobación del PAC Anual y Mensualizado".

Fin.

Entidad/Area Financiera/ DTN



34. DISTRIBUCION Y APROBACION DEL PAC ANUAL Y MENSUALIZADO

OBJETIVO

Permitir a la DTN realizar el proceso de distribución y aprobación del PAC anual y mensualizado, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: criterios definidos por la DTN para el manejo del PAC, metas de pago establecidas por el CONFIS, disponibilidad de recursos de la Nación, prioridades del gasto y los casos especiales definidos por la DTN. BASE LEGAL

- Artículos 73 inciso 2°, 74 inciso 1° del Decreto 111 de 1996. - Artículos 24 , 25 y 26 del Decreto 568 de 1996. - Artículo 3° del Decreto 2260 de 1996. ENTRADA

- Definición de criterios para el manejo del PAC. - Registro de las propuestas de distribución del PAC por parte de las entidades. - Verificación o validación de las propuestas de distribución del PAC presentadas por las

entidades contra el Anexo del Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal. - Definición de los casos especiales Con y Sin Situación de Fondos. SALIDA

- Distribución del PAC Anual y mensualizado Con y Sin Situación de Fondos por parte de la DTN .

- Comunicación remitida por la DTN a las entidades sobre el PAC aprobado por el CONFIS. - Registro o consulta por parte de las entidades sobre el PAC aprobado. CRITERIOS DE ÉXITO

- Definición oportuna por parte de la DTN sobre los criterios de distribución del PAC.



- Presentación oportuna de las propuesta de distribución por parte de las entidades, según mecanismos establecidos para ello y lineamientos dados por la DTN.

- Aprobación oportuna de la distribución del PAC y de la comunicación a las respectivas

entidades.

RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional - División PAC y Jefe área Financiera de la entidad.

Fecha última modificación (día/mes/año): 19/ 03/2002



34. DISTRIBUCION Y APROBACION DEL PAC ANUAL Y MENSUALIZADO. Responsable Descripción

1

Inicio

Define los criterios del PAC anual y mensualizado. Ver Procedimiento: " Definición de Criterios para el Manejo del PAC".

Carga el archivo plano con la respectiva propuesta de distribución del PAC anual mensualizado presentada por las

entidades fuera de línea. Transacción: Carga archivo plano y validación de

propuestas PAC.

¿Tipo de Entidad?

Define los casos especiales CSF y SSF, respetando la propuesta del órgano ejecutor o asignando otros valores, conforme a las políticas de la DTN.

Transacción: Definición de Casos Especiales Con Situación de Fondos y Sin Situación de Fondos.

Corrobora o valida contra el Decreto de Liquidación de la respectiva vigencia fiscal las propuestas de PAC presentadas por las entidades.

Transacción: Validación de propuestas PACfrente al Decreto Liquidatorio.

Recibe propuesta de distribución del PAC por parte de las entidades. Ver Procedimiento: "Propuesta de Distribución del PAC por parte de las entidades".

DTN

Fuera de Línea.En Línea.

2

DTN/ División PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ División PAC

Dentro de los casos especiales es prioritario considerar los compromisos de Vigencias Futuras que deben cumplirse durante la vigencia en la cual se hará la distribución del PAC .

Desagrupa el Presupuesto. Transacción: Agrupación Presupuesto.

Ver Procedimiento: "Definición de Criterios para el Manejo del PAC.

¿Requiere desagrupar el Presupuesto?NO

SI.

DTN/ Comité PAC

Efectúa la conversión del rezago año siguiente de la vigencia actual a rezago año anterior de la vigencia que se está distribuyendo.

Transacción: Conversión de rezago. DTN/ División PAC

DTN/ División PAC

/ División PAC



El valor del PAC sujeto a confirmación queda registrado una vez se corra el proceso de aprobación.

Distribuye el PAC Anual y Mensual Con Situación de Fondos (CSF) y Sin Situación de Fondos (SSF).

Transacción: Distribución del PACanual y mensual Con Situación de Fondos y Sin Situación de Fondos.

¿Existe suficiente saldo

PAC para distribuir?

NO.SI.

El sistema internamente distribuye el PAC anual y mensual teniendo en cuenta: 1. Los criterios de distribución definidos anteriormente. 2. El PAC Neto resultante de: Meta CONFIS Menos (-) Rezago Año Anterior Menos (-) Casos Especiales Menos (-) Partidas Presupuestales Específicas a respetar, Menos (-) PAC DTN. Nota: La DTN puede efectuar la distribución del PAC teniendo o no en cuenta las propuestas presentadas por las entidades.

Define los recursos presupuestales sujetos a confirmación o previa autorización del CONFIS, una vez verificado que dichos recursos se encuentran debidamente marcados en

Egresos con la respectiva condición. Transacción: Definición de PAC sujeto a confirmación -

recursos presupuestales previa aprobación CONFIS.

Registra la distribución del PAC mensualizado Con Situación de Fondos y Sin Situación de Fondos,

aprobada por el CONFIS. Transacción: Aprobación del PAC con Situación de

Fondos y Sin Situación de Fondos.

Mensualiza las metas del rezago del año siguiente. Transacción: Mensualización metas rezago año siguiente.

Distribuye el PAC del rezago año siguiente. Transacción: Distribución PAC rezago año siguiente.

2

DTN/ Comité PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ Divisón PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ Divisón PAC

Verifica PAC disponible para distribuir Reporte:Versión distribución Pac anual. DTN/ División PAC

1

Ver Procedimiento: "Distribución del PAC - Definición de criterios para

manejo del PAC".

Presenta a consideración y aprobación del CONFIS la propuesta de distribución del PAC anual mensualizado.DTN



2

¿Tipo de Entidad?

Remite a la entidad e-mail informando que el PAC ya fué aprobado.

Ajusta el reporte generado por el sistema y remite a la entidad mediante e-mail ó Fax la respectiva

comunicación con el PAC aprobado. Transacción: Reporte de Pac Aprobado.

Fuera de Línea En Línea

Consulta el PAC aprobado según: tipo de vigencia (actual, rezago y rezago año siguiente - anual y mensualizado), Con Situación de Fondos y Sin

Situación de Fondos. Transacción: Reporte de PAC aprobado.

Registra el PAC aprobado, en el sistema interno que posea la entidad.

Ver Procedimiento: "Administración del PAC - Gestión ".

Fin




DTN/ División PAC

Ver Procedimiento: "Preparación de la Información al Inicio de Cada Vigencia" - Módulo de Egresos.



35. DISTRIBUCION CUPOS POR ASIGNACION INTERNA

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores, asignar cupos de PAC a nivel de asignación interna funcional, por año fiscal, nivel de agrupación, vigencia PAC y mes que les proporcione internamente una mejor planeación financiera, y a la DTN poder controlar los cupos de PAC de las entidades en línea que operan con más de una asignación interna. BASE LEGAL

- Artículo 6° literal a) del Decreto 2860 de 2000

ENTRADA

- Definición y registro del (los) código (s) y nombre de la (s) asignación (es) interna (s) funcional (es) previo a la asignación de los cupos de PAC, en caso de que no estén creadas en el sistema.

- Selección de la (s) unidad (es) ejecutora (s), del nivel de agrupación PAC, de la vigencia

PAC y del mes (es) del (los) cual (es) se quiera (n) asignar, consultar o modificar cupos de PAC.

- Selección de la (s) asignación (es) interna (s) asociada (s) a la Unidad Ejecutora escogida. SALIDA

- Asignación de los cupos de PAC por asignación interna funcional, por nivel de agrupación PAC, por vigencia PAC y por mes, teniendo en cuenta que cuando sea necesario crear las asignaciones internas la asignación de los cupos debe ser posterior al cierre diario de PAC.

- Modificación de los cupos de PAC asignados, cuando se requiera. - Reportes generados por el sistema. CRITERIOS DE ÉXITO

- Definición oportuna y precisa del código y nombre de la (s) asignación (es) interna (s) al momento de su creación.

- Selección adecuada del año fiscal, la unidad ejecutora, el nivel de agrupación PAC, la

vigencia PAC y el mes, sobre los cuales se requiera asignar, consultar o modificar cupos de PAC.



- Selección precisa de la (s) asignación (es) interna (s) asociada (s) a la unidad Ejecutora, según el parámetro determinado respecto del número de asignaciones internas posibles a escoger.

- Asignación ó modificación adecuada de los cupos de PAC, conforme a los parámetros que

valida el sistema.





35. DISTRIBUCION CUPOS POR ASIGNACION INTERNA. Responsable Descripción

Inicio

Realiza Proceso de Ejecución Presupuestal,

Ver Procedimientos: "Registro Presupuestal del Compromiso"; "Modificacionesal Registro Presupuestal del Compromiso"; "Registro

Presupuestal de la obligación"; Modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligación";

"Programación y Propuesta de Giros"; "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago"; y "Provisión de Fondos y Reporte de

Ejecución Presupuestal Para Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Línea.

Ver Procedimiento: "Distribución y aprobación del PAC Anual y Mensualizado"

¿Se Requiere efectuar

modificaciones al PAC?





¿ Se Requiere

distribuir el PAC asignado, a nivel de Asignación Interna

por Unidad Ejecutora?

¿Está (n) creda (s) la (s) Asignación (es)

Interna (s) Funcional (es)?

SI.


NO

Fin

NO

Ver Procedimientos: "Administración del PAC -Solicitudes de Modificación al

PAC por Parte de las Entidades" y "Administración del PAC - Evaluación

y Aprobación de Modificaciones al PAC por parte de la DTN.

SI.

Define y registra el (los) código (s) y el nombre de la asignación (es) interna (s) Funcional (es) en línea.

Transacción: Códigos de Asignación Interna" - Egresos Ver Procedimiento: "Asignación y

Ajustes Internos a las apropiaciones" - Egresos Consulta y selecciona la (s) Unidad (es)

Ejecutora (s), el nivel de agrupación PAC, la vigencia PAC y el mes sobre el

cual se quieran asignar, consultar o modificar cupos de PAC.

Transacción: Distribución de PAC por Asignación Interna.

NO SI.


Selecciona la asignación (es) Interna (s) asociada (s) a la Unidad Ejecutora

escogida Transacción: Distribución de PAC por

Asignación Interna.

La transacción sólo se aplica para órganos ejecutores en línea que tengan más de una asignación funcional en el año de la conexión.

Asigna cupos de PAC por asignación interna, por año fiscal , por nivel de

agrupación, por vigencia PAC y por mes.

Transacción: Distribución de PAC por Asignación Interna.

Se debe seleccionar como máximo 20 asignaciones internas de la lista de asiganciones desplegada por el sistema

1

1. El valor del cupo asignado debe ser un valor mayor o igual que cero. 2. La sumatoria de todos los cupos asignados para el mes, el nivel de agrupación y la vigencia PAC seleccionados, no puede ser mayor al valor vigente del PAC para el órgano ejecutor con los mismos parámetros. 3. Cuando se seleccione la vigencia PAC actual o rezago año siguiente, por asignación interna, no puede ser mayor al presupuesto agrupado para la asignación interna para la vigencia actual.

La distribución de los cupos la puede realizar únicamente el órgano ejecutor de PAC.

La asignación de los cupos se debe hacer posterior al cierre diario de PAC

2



¿Se requiere modificar los

cupos PAC de las asignaciones

internas?


Fin

1

Graba, Consulta e Imprime Reportes generados por el sistema.

Transacción: Distribución del PAC por Asinación Interna. Consulta/ Reportes.

Consulta los cupos PAC por asignación interna y los modifica (Aumenta o

dismiunye) según se requiera. Transacción: Distribución de PAC por

Asignación Interna.

SI.


1. No se permiten modificaciones de cupos para meses cerrados, para vigencia actual o rezago año anterior. 2. El nuevo valor digitado del cupo, modifica o sustituye el valor anterior e igualmente queda sujeto a las validaciones del sistema.

NO

¿Se Requiere efectuar


NO 2



36. ADMINISTRACION DEL PAC - GESTION

OBJETIVO

Permitir al Comité PAC de la DTN definir los criterios para la administración del PAC, así como poder seleccionar los respectivos asesores PAC y el Centralizador para la correspondiente asignación de los órganos ejecutores. BASE LEGAL

- Directrices y Parámetros determinados en el Manual de Tesorería expedido por la DTN, conforme a la autorización conferida en el artículo 28 del Decreto 568 de 1996.

ENTRADA

- Identificación de los niveles de agrupación PAC cuyas metas y PAC DTN puedan agruparse.

- Definición de los órganos ejecutores a asignar a cada asesor PAC. SALIDA

- Selección de los Asesores PAC y del Centralizador en el sistema. CRITERIOS DE ÉXITO

- Definición oportuna por parte del comité de la DTN de los niveles de agrupación PAC, cuyas metas y PAC DTN puedan agruparse, y de los órganos ejecutores para la respectiva vigencia.

- Selección adecuada y oportuna de los asesores PAC y del respectivo centralizador por parte

del Comité PAC. - Asignación a tiempo de los órganos ejecutores a los Asesores PAC.

RESPONSABLE: Comité PAC de la DTN.

Fecha última modificación (día/mes/año):



36. ADMINISTRACION DEL PAC - GESTION. Responsable Descripción

Define e identifica, al inicio de la vigencia fiscal, los niveles de agrupación PAC cuyas metas y PAC - DTN se puedan agrupar.

Transacción: Identificación niveles de agrupación cuyas metas se pueden agrupar.

Selecciona los funcionarios que asesorarán a los órganos ejecutores y el centralizador que tendrá a su cargo las transacciones de evaluación y

aprobación del PAC. Transacción: Creación Asesores.

Inicio

Asigna a los asesores seleccionados los órganos ejecutores definidos para la vigencia fiscal.

Transacción: Asignación de Organos Ejecutores a los Asesores.

DTN/ Comité PAC

DTN/ Comité PAC

DTN/ Comité PAC

Fin.

Ver Procedimiento: "Distribución y Aprobación del PAC Anual y Mensualizado".DTN/ Comité PAC

Si existe alguna modificación de PAC ya aprobada, no es posible efectuar la agrupación.

¿ Existe cambio de Asesor ó de distribución de

Funciones?

Si.

Ver Procedimiento: "Administración del PAC - Evaluación y Aprobación de Modificaciones al PAC Por Parte de la DTN".DTN/ Comité PAC

NO



37. ADMINISTRACION DEL PAC – SOLICITUDES DE MODIFICACION POR PARTE DE LAS ENTIDADES.

OBJETIVO

Permitir a las entidades registrar en el sistema las solicitudes de modificación requeridas sobre el PAC que les ha sido aprobado, de acuerdo con sus necesidades reales, y a la DTN evaluar y aprobar dichas solicitudes con base en la disponibilidad de recursos de la Nación. BASE LEGAL

- Artículos 73 inciso 5° y 74 incisos 2° y 4° del Decreto 111 de 1996. - Artículos 28 y 31 de Decreto 568 de 1996. ENTRADA

- Evaluación por parte de la entidad del PAC aprobado frente a sus necesidades reales. - Registro en el sistema por parte de las entidades en línea o envío del correspondiente

archivo plano por parte de las entidades fuera de línea, según el caso, de la solicitud de modificación requerida al PAC aprobado.

- Consulta o carga del archivo plano por parte de la DTN con las solicitudes de modificación al

PAC aprobado, presentadas por las entidades. SALIDA

- Aprobación o rechazo de la solicitudes de modificación al Pac aprobado, previa evaluación de las mismas según parámetros definidos para ello por parte de la DTN.

- Comunicación a la entidad de la decisión adoptada por la DTN sobre la modificación

solicitada sobre el PAC aprobado. - Registro por parte de las entidades fuera de línea de la modificación aprobada al PAC o

consulta en el sistema por parte de las entidades en línea del ajuste realizado al PAC. CRITERIOS DE ÉXITO

- Presentación oportuna de las de las solicitudes de modificación por parte de las respectivas entidades, según mecanismos establecidos para ello y lineamientos dados por la DTN.



- Evaluación y comunicación oportuna a las respectivas entidades sobre la decisión tomada por la DTN sobre las modificaciones solicitadas sobre el PAC aprobado.





37. ADMINISTRACION DEL PAC – SOLICITUDES DE MODIFICACION POR PARTE DE LAS ENTIDADES.


Inicio

Realiza por el módulo de Egresos el Proceso de Ejecución Presupuestal, Ver Procedimientos: "Registro Presupuestal del Compromiso"; "Modificaciones al Registro Presupuestal del Compromiso"; "Registro Presupuestal de la obligación";

Modificaciones al Registro Presupuestal de la Obligación"; "Programación y Propuesta de Giros"; "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago"; y "Provisión de

Fondos y Reporte de Ejecución Presupuestal Para Seccionales o Regionales Funcionales Fuera de Línea - Módulo de Egresos.

Consulta o recibe información de la DTN sobre PAC aprobado para la Vigencia y el Rezago - CSF Y SSF.

Transacción: Consulta/ Reporte PAC mensual y anual CSF y SSF.

¿Requiere efectuarse




Revisa si existe PAC disponible. Reporte: Consulta/ Reporte "Estados del PAC" .

Genera archivo plano con la solicitud de modificación requerida al PAC de la vigencia o del rezago, conforme

a las especificaciones técnicas del sistema.

¿Tipo de Entidad?

SI.


NO

De no existir suficiente PAC disponible debe revisarse el respectivo plan de pagos de los compromisos, y de ser posible, modificarlo, a efectos de liberar PAC.

En LíneaFuera de Línea


1. Los órganos ejecutores fuera de línea reciben la información de la DTN sobre el PAC aprobado vía e - mail ó Fax. 2. Los órganos ejecutores en línea pueden imprimir el respectivo reporte de "Solicitudes de Modificación pendientes" y remitirlo a la DTN debidamente firmado.

¿Requiere anticipar plan de

pagos?

Verifica valor del compromiso y fecha (s) de pago que requiere modificar.

Transacción: Compromiso (Módulo Egresos).

SI.NO

1

2

¿Maneja Cupos de PAC?NO

Ver Procedimiento: "Distribución Cupos Por Asignación Interna"



SI.



Los reportes constituyen el documento soporte que las entidades remiten a la DTN.

Registra solicitud de modificación requerida al PAC de la vigencia o del Rezago - CSF ó SSF.

Transacción: Captura en línea de solicitudes de Modificación - CSF y SSF.

Reporte: Consulta de solicitudes de modificaciones al Pac. Reporte: Modificación al Plan de Pagos.



DTNVer¨procedimiento: "Administración del PAC - Evaluación y Aprobación de Modificaciones al PAC por parte de la DTN".

Fin

21

Remite a la DTN mediante archivo plano la modificación requerida al PAC de la vigencia o del

rezago - CSF ó SSF, con el respectivo soporte.



38. MODIFICACIONES (Adición/ Reducción) AL PAC DEL REZAGO AÑO ANTERIOR.

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores solicitar modificaciones al PAC del rezago año anterior, de acuerdo a sus necesidades reales y a la DTN registrar las respectivas solicitudes de modificación y la decisión adoptada para el correspondiente ajuste del PAC, de cumplirse con las condiciones requeridas para ello. BASE LEGAL

- Artículos 73 inciso 5° y 74 incisos 2° y 4°, del Decreto 111 de 1996. - Artículos 28 y 31 de Decreto 568 de 1996. ENTRADA

- Presentación de la solicitud de modificación por parte de las respectivas entidades, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DTN.

- Registro por parte de la DTN de las solicitudes de modificación al PAC del rezago año anterior presentadas por las entidades.

SALIDA

- Aprobación de la modificación requerida por las entidades al PAC del Rezago año anterior. CRITERIOS DE ÉXITO

- Presentación de la solicitud de modificación al PAC del rezago año anterior dentro de las fechas establecidas por la DTN.

- Cumplimiento de las condiciones a validar por el sistema, de acuerdo con el tipo de modificación (adición o reducción) requerida.

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad y DTN.




38. MODIFICACIONES (Adición / Reducción) AL PAC DEL REZAGO AÑO ANTERIOR.


Solicita mediante oficio a la DTN modificación (adición o Reducción) al PAC del rezago año anterior.

Registra la solicitud de modificación (Adición o Reducción) al PAC del Rezago Año Anterior.

Transacción: Modificaciones al PACdel rezago año anterior.

Inicio

Las modificaciones al PAC del rezago año anterior se realizan sólo para el primer año del sistema, dado que a partir del segundo año el sistema mantendrá igualado el PAC del rezago del año anterior al valor real de las cuentas por pagar más las reservas presupuestales constituidas por las entidades.

Entidad en Linea o Fuera de Linea - Area Financiera

El sistema valida que la modificación solicitada no supere el valor de la apropiación para el caso de adición, o que exista suficiente PAC disponible

para el caso de reducción. De cumplirse estas condiciones aprueba automáticamente la modificación.

DTN/ División PAC

DTN/ División PAC

Consulta PAC. Transacción: PAC actualizado mensual, anual.

Transacción: Reporte operativo modificación al PAc CSF y SSF.Entidad/ Area Financiera

Fin.

Posterior al primer año del sistema queda a decisión exclusiva de la División PAC de la DTN el uso de la transacción "Modificaciones al PAC del rezago año anterior", por las razones señaladas anteriormente.



39. ADMINISTRACION DEL PAC – EVALUACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES AL PAC POR PARTE DE LA DTN.

OBJETIVO

Permitir a la DTN consultar las respectivas solicitudes de modificación al PAC registradas por las entidades en línea, así como cargar el archivo plano con las solicitudes de modificaciones al PAC de las entidades Fuera de Línea y efectuar la correspondiente consulta, y registrar la decisión adoptada sobre las modificaciones al PAC solicitadas por los órganos ejecutores, previa evaluación por parte de los funcionarios competentes del Tesoro y de la respectiva autorización del Comité PAC, de cumplirse con las condiciones requeridas para ello .

BASE LEGAL

- Artículo 73 inciso 4° y 7° y artículo 74 incisos 2° y 4° del Decreto 111 de 1996 - Artículos 27 y 28 del Decreto 568 de 1996

ENTRADA

- Consulta de las solicitudes de modificación al PAC registrada por las entidades en línea y de los respectivos soportes.

- Carga en el sistema del archivo plano con las solicitudes de modificación al PAC presentadas por las entidades fuera de línea y consulta de la misma.

SALIDA

- Elaboración por parte de los asesores PAC de la respectiva propuesta sobre las modificaciones al PAC, previa evaluación de los antecedentes, según criterios definidos para ello y de las solicitudes presentadas por las entidades en línea y fuera de línea, y entrega al centralizador en la DTN.

- Elaboración por parte del Centralizador de la propuesta general de modificaciones al PAC y

presentación al Comité PAC. - Análisis y Ajuste de la propuesta de modificación al PAC, por parte de la División PAC. - Aprobación ó modificación ó rechazo de la solicitud de la modificación, requerida por las

entidades, por parte del Comité PAC.



- Registro de la información en el sistema de las modificaciones aprobadas sobre el PAC y elaboración de las actas correspondientes.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Presentación de la solicitud de modificación al PAC dentro de las fechas establecidas por la DTN.

- Cargue oportuno del archivo plano con las solicitudes de modificación al PAC de las

entidades fuera de línea, por parte de la DTN. - Estudio oportuno por las áreas competentes de la DTN respecto de las modificaciones

requeridas al PAC por parte de las entidades en línea y fuera de línea. - Comunicación oportuna de la decisión adoptada por la DTN sobre las modificaciones

solicitadas al PAC por parte de las entidades en línea y fuera de línea. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad y DTN.




39. ADMINISTRACION DEL PAC – EVALUACION Y APROBACION DE MODIFICACIONES AL PAC POR PARTE DE LA DTN .


Inicio

Carga el archivo plano con las respectivas solicitudes de modificación al PAC presentadas por las entidades

Fuera de Línea y efectúa la pertinente consulta. Transacción: Carga archivo plano de modificaciones. Transacción: Consulta de solicitudes de Modificación.

Reporte: Listado operativo de modificaciones.

Consulta las solicitudes de modificación al PAC registrada por las entidades en línea y los

correspondientes soportes. Transacción : Consulta de solicitudes de

Modificación - CSF y SSF. Reporte: Listado operativo de modificaciones al Pac.

DTN

DTNVer Procedimiento: "Administración del PAC - Solicitudes de

Modificación Por Parte de las Entidades".

Evalúa, modifica, rechaza o aprueba la solicitud de la entidad. Transacción: Evaluación de modificaciones.

Reporte: Comparativo Modificaciones al Pac - Evaluación. Reporte: Reporte después de Evaluación.


Efectúa negociación con el órgano ejecutor sobre la solicitud de modificación presentada, y elabora propuesta sobre las

modificaciones de PAC a ser consideradas por la DTN. Transacción: Propuesta Asesor.

Reporte: Comparativo modificaciones al Pac. Reporte: Opción/ Propuesta Asesor.

Adición o Anticipos

Reducción o Aplazamiento

Consolida, efectúa simulaciones, y genera propuesta general de modificaciones para presentar al comité PAC.

Transacción: Simulación de modificaciones Reporte: Comparativo modificaciones al Pac - Simulaciones.

El sistema automáticamente captura e incorpora la modificación al PAC de la entidad.

DTN/ Asesor PAC

DTN/ Centralizador

DTN/ Comité PAC

Evalúa solicitud conjuntamente con: antecedentes, indicadores de gestión, criterios DTN y metas CONFIS y

asigna prioridades a cada solicitud de modificación al PAC. Transacción : Asignación de Prioridades.

DTN/ Asesor PAC

Analiza y ajusta propuesta de modificaciones al PAC. Transacción: Propuesta Asesor.

Reporte: Comité Pac - Simulación.DTN/ División PAC

1

2



Consulta PAC Transacción: PAC actualizado mensual, anual. Transacción/ Reporte: Consulta solicitudes de

modificación al Pac.

¿Tipo de Entidad?

Remite a la entidad e-mail informando que la modificación al PAC ya fué aprobada.

Remite a la entidad mediante e-mail ó Fax el reporte del Pac actualizado con la mdificación

aprobada. Reporte: PAC actualizado mensual y anual.

Fuera de Línea En Línea

Registra la modificación aprobada del PAC, en el sistema interno que posea la entidad.Entidad/ Area Financiera

DTN/ División PAC

2

Organiza la información, la registra en el sistema y elabora las actas de aprobación sobre la modificación al PAC.

Transacción: Aprobación de Modificaciones. Reporte: PAC Actualizado, mensual y anual.

Reporte: Listado operativo de modificaciones al PAC.

DTN/ Centralizador

1

FIN



40. IGUALACION DE PAC A GIROS Y CIERRES DIARIO, MENSUAL Y ANUAL.

OBJETIVO

Permitir a la DTN con base en el cierre mensual y/o anual que se realice igualar el PAC a los giros reales efectuados, de acuerdo con los requerimientos de las entidades y aplazar el PAC disponible o no utilizado hacia meses futuros, según la disponibilidad de recursos y flujo de fondos del tesoro. BASE LEGAL

- Directrices y Parámetros determinados en el Manual de Tesorería expedido por la DTN, conforme a la autorización conferida en el artículo 28 del Decreto 568 de 1996.

ENTRADA

- Determinación del PAC disponible Con Situación de Fondos y Sin Situación de Fondos. - Decisión adoptada por la DTN sobre los criterios para el aplazamiento del PAC disponible

Con Situación de Fondos y Sin Situación de Fondos. SALIDA

- Igualación del PAC al valor real de los giros efectuados por la DTN. - Aprobación del PAC futuro acorde con las disponibilidades reales de recursos en la DTN CRITERIOS DE ÉXITO

- Definición oportuna por parte del comité PAC de los criterios para el aplazamiento del PAC disponible.

RESPONSABLE: Comité PAC de la DTN y Jefe Oficina de Sistemas de la DGPN.




40. IGUALACION DE PAC A GIROS Y CIERRES DIARIO, MENSUAL Y ANUAL. Responsable Descripción

Analiza la ejecución del PAC y Define si reduce el PAC disponible CSF y SSF, llevándolo al Rezago del año siguiente dentro del PAC total aprobado cuando se trata de vigencia actual , o si lo traslada para

uno o varios meses futuros del año fiscal. Transacción: Igualación de Pac a Giros - Ajustes automáticos a PAC

aprobado para igualar con giros.

Realiza el cierre diario y el último día hábil del mes el cierre mensual, de acuerdo con los parámetros definidos para ello.

Proceso: Cierre diario y mensual.

Inicio

Efectuada la respectiva modificación el sistema automáticamente actualiza el PAC CSF y SSF, de acuerdo a la decisión adoptada por el Comité PAC. De no realizarse dicha modificación, el sistema automáticamente al cierre diario y mensual hace el respectivo ajuste.

1. El proceso de cierre se realiza en horas de la noche. 2. Al cierre mensual el sistema de manera automática traslada al mes siguiente el PAC no pagado.

DTN/ Comité PAC


Ver Procedimientos: "Distribución del PAC Anual y Mensualizado"

y "Reintegros - Efectos sobre el PAC ".

DTN/ Entidad - Area Financiera

¿Fin de año?NO

Realiza el cierre definitivo de PAC el último día hábil del año, según los parámetros definidos

para ello. Proceso: Cierre Definitivo.

SI


1. El proceso de cierre se realiza en horas de la noche. 2. Al cierre definitivo el sistema de manera automática hace lo siguiente: a) Calcula el saldo inicial de las OAT's sin vinculos con PAC para la nueva vigencia fiscal b) Anula las órdenes de pago de Reservas Presupuestales que fenecen al término de la vigencia fiscal respectiva. c) Iguala PAC a giros y ajusta y traslada las diferencias para el año siguiente (Vigencia 1). d) Crea los cupos PAC por asignación interna para el nuevo año fiscal.


Ver Procedimientos: "Administración del PAC - Solicitudes de Modificación al PAC por parte de las entidades" y "Administración del PAC - Evaluación y Aprobación de Modificaciones al PAC por

parte de la DTN".

Fin.



41. REINTEGROS – EFECTOS SOBRE EL PAC

OBJETIVO

Permitir a la DTN efectuar los correspondientes ajustes al PAC como consecuencia de los reintegros realizados por los órganos ejecutores fuera de línea. BASE LEGAL

- Artículo 73 inciso 4° del Decreto 111 de 1996 - Directrices y Parámetros determinados en el Manual de Tesorería, elaborado por la DTN

conforme a la autorización contenida en el Artículo 28 del Decreto 568 de 1996. ENTRADA

- Clasificación de los reintegros registrados en el sistema, según las consignaciones efectuadas en las cuentas corrientes de la DTN por este concepto.

- Determinación de los ajustes a realizar sobre el PAC con base en los reintegros clasificados

previamente. SALIDA

- Actualización del PAC aprobado Con Situación de Fondos con base en la aplicación de los reintegros clasificados.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Clasificación adecuada y oportuna de los reintegros efectuados por las entidades fuera de línea.

- Decisión oportuna por parte del Asesor Centralizador de los ajustes a realizar al PAC

aprobado con base en los reintegros debidamente clasificados. RESPONSABLE: Asesor Centralizador de la DTN.




41. REINTEGROS – EFECTOS SOBRE EL PAC. Responsable Descripción

Ver Procedimiento "Reintegros - Módulo de Ingresos"

Clasifica los reintegros consignados por los órganos Fuera de línea en las cuentas corrientes

de la DTN autorizadas para ello, definiendo conforme a los criterios establecidos por la DTN, si se adiciona el PAC Con Situación de Fondos para uno o varios meses futuros de la vigencia

actual o si se reduce y se adiciona proporcionalmente en el rezago del año siguiente.

Transacción: Captura de Reintegros.

Inicio

Aplica o procesa los reintegros clasificados para que se actualice el PAC Con Situación de

Fondos. Transacción: Proceso de reintegros.

Fin.


DTN/ Asesor Centralizador

DTN/Asesor Centralizador

El proceso se reinicia, cuando la reversión del reintegro se debe efectuar por haberse clasificado erróneamente.

Consulta si existe reintegros por clasificar de las entidades fuera de línea y/o de las asignaciones

internas fuera de línea. Consulta: Captura de reintegros/ reintegros por

clasificar.

DTN/ Asesor Centralizador

¿Se requiere reversar el reintegro?

NO

1. Los reintegros que afectan el PAC SSF se reflejan en los reportes de ejecución presupuestal envíados mediante archivo plano por las entidades fuera de línea. 2. El PAC se ajusta (Disminuye) en el mes del giro.

¿Tipo de entidad? Fuera de Línea

El sistema permite aplicar o procesar los reintegros de acuerdo con la vigencia PAC de órganos ejecutores en línea.

Ver Procedimiento: "Reintegros" - módulo Egresos

En Línea

Consulta el reintegro aplicado objeto de ser reversado.

La reversión del reintegro se hace por la misma transacción utilizada cuando se aplicó, pero con signo negativo (operación contraria o reversión).

Aplica la reversión del reintegro. Transacción: Reintegro ( - ).

SI.

DTN/Asesor Centralizador / Entidad - Area Financiera

DTN/Asesor Centralizador / Entidad - Area Financiera



CAPITULO III PROCEDIMIENTOS MODULO DE CUENTA UNICA

NACIONAL - CUN



42. CONTROL ESTADÍSTICO RECAUDOS DE LA DIAN

OBJETIVO

Permitir a la DTN, crear y mantener actualizada la información referente a las entidades financieras que tienen convenio con la DIAN para el recaudo de los impuestos directos, registrar en el sistema la información enviada por la DIAN sobre los recaudos de impuestos efectuados por las Entidades recaudadoras, registrar la información semanal de recaudo enviada vía FAX por los bancos recaudadores, así como registrar la información sobre las consignaciones realizadas por los bancos recaudadores en el Banco de la República en la cuenta puente I Tributaria a favor de la DTN, generar con base en dichos datos el respectivo informe estadístico, estableciendo las diferencias, si las hay, con el fin de adoptarse por parte de la DTN y de la DIAN las políticas de control para el cabal cumplimiento de los convenios por parte de las entidades recaudadoras y de efectuar la correspondiente proyección de ingresos por concepto de impuestos de carácter nacional. BASE LEGAL

- Artículo 103 del Decreto 111 de 1996 - Artículos 3° inciso 1°, 4° y 6° del Decreto 630 de 1996 ENTRADA

- Creación en el sistema de las entidades financieras recaudadoras de impuestos, según lo estipulado en el respectivo convenio y actualización permanente de la información sobre dichas entidades.

- Envío de la información mediante archivo plano por parte de la DIAN y de las entidades

financieras sobre los recaudos de impuestos y consignaciones efectuadas por dicho concepto en el Banco de la República.

SALIDA

- Registro en el sistema por parte de la DTN de la información remitida por la DIAN y las Entidades Financieras sobre el recaudo de impuestos y consignaciones realizadas en el Banco de la República.

- Confrontación de la información estadística recibida de las entidades recaudadoras y

determinación de políticas de control por parte de la DIAN y de la DTN en caso de presentarse diferencias.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Creación oportuna en el sistema por parte de la DTN de las entidades financieras, según lo estipulado en el respectivo convenio.

- Mantenimiento permanente de la información concerniente a las entidades financieras

recaudadoras. - Envío oportuno a la DTN de la información sobre recaudos de impuestos por parte de la

DIAN, de las entidades financieras y de las consignaciones realizadas en el Banco de la República.

- Adopción a tiempo de las políticas de control por parte de la DIAN y de la DTN con base en

las diferencias encontradas de la comparación de los datos estadísticos obtenidos de la DIAN, de los bancos recaudadores y del Banco de la República.

RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional - DTN.




42. CONTROL ESTADISTICO RECAUDOS DE LA DIAN. Responsable Descripción

Inicio

Carga la información enviada mediante archivo plano por los bancos recaudadores sobre las

consignaciones efectuadas en el Banco de la República a favor de la DTN.

Proceso: Registro consignaciones Banco República.

Crea entidades recaudadoras de impuestos, de acuerdo con lo establecido en el convenio con la DTN y la DIAN, y define: fechas de aplicabilidad, clase de convenio, días de

compensación por tipo de contribuyente y cuentas bancarias para depositar los recaudos. Transacción: Entidades recaudadoras de impuestos.

Carga la información enviada mediante archivo plano por la DIAN sobre el recaudo de impuestos y calcula la fecha

de consignación. Proceso : Registro totales impuestos - DIAN.

Carga la información de recaudo enviada mediante archivo plano a la DTN por los Bancos recaudadores.

Transacción/ Proceso: Registro información recaudo banco.

1. Previo a la asociación deben haberse creado los tipos de contribuyentes y los conceptos estadísticos. 2. Se entiende por Códigos Estadísticos aquellos que identifican el concepto del recaudo de impuesto o aduanas, ej: Renta, IVA, aranceles, etc. 3. Tipo de Contribuyentes: Definidos según el Estatuto Tributario: Grandes Contribuyentes, Aduanas y Otros.

Control entidades recaudadoras

El sistema compara la información estadística recibida de la DIAN, de los Bancos recaudadores y del Banco República, por banco, tipo de contribuyente y fecha

de recaudo. Establece diferencias en valores y fechas de recaudo si las hay. Proceso: Control entidades recaudadoras

DTN

DTN

DTN

DTN

De presentarse diferencias, la DIAN y la DTN adoptan políticas de control para las entidades recaudadoras.Fin

Asocia los códigos estadísticos a los diferentes tipos de contribuyentes. Transacción: Relación entre Códigos Estadísticos y Tipos de Contribuyente.

Crea las cuentas tributarias DTN. Transacción: Mantenimiento Cuentas DTN.

Ver Procedimiento: Manejo y Control Cuentas DTN.DTN

DTN

Después de este proceso queda disponible la consulta de los datos en la Transacción: Registro Información recaudo banco.

Después de este proceso queda disponible la consulta de los datos en la Transacción: Registro Totales Impuestos - DIAN.

Después de este proceso queda disponible la consulta de los datos en la Transacción: Registro Consignaciones Banco República.



43. MANTENIMIENTO DE ENTIDADES FINANCIERAS

OBJETIVO

Permitir a la DTN crear en el sistema la información de las entidades financieras correspondiente a: NIT, código compensación, país, sucursal, dirección, teléfono, código de ruta y tránsito, definiendo para las mismas los códigos de conceptos SIIF. Así mismo, crear y mantener actualizada en el aplicativo los datos sobre el Banco Agente y sus Bancos relacionados, e incluir los concernientes a los convenios pactados entre la DTN y las entidades Financieras. BASE LEGAL

- Artículos, 2°, 3° y 4° del Decreto 1425 del 24 de julio de 1998. ENTRADA

- Obtención de la información sobre las entidades financieras recaudadoras de impuestos. - Recopilación de los datos sobre el banco agente y sus bancos relacionados. - Definición de los códigos de los conceptos SIIF asociados a las entidades financieras. SALIDA

- Creación en el sistema de las entidades financieras recaudadoras de impuestos, según lo estipulado en el respectivo convenio.

- Creación y actualización permanente en el aplicativo de los datos concernientes al Banco

Agente y sus Bancos relacionados. - Registro en el sistema de la información correspondiente a los convenios pactados entre la

DTN y las entidades financieras recaudadoras de impuestos. CRITERIOS DE ÉXITO

- Consistencia de la información obtenida sobre las entidades financieras, el banco agente y sus bancos relacionados.

- Creación oportuna en el sistema de las entidades financieras, de acuerdo con lo estipulado

en el respectivo convenio, así como del banco agente y sus bancos relacionados.



- Mantenimiento permanente de la información concerniente a las entidades financieras recaudadoras de impuestos, así como del banco agente y sus bancos relacionados.





43. MANTENIMIENTO DE ENTIDADES FINANCIERAS. Responsable Descripción

Inicio

Crea en el sistema el Banco Agente, sus bancos relacionados y mantiene actualizada la información. Define las fechas de inicio y fin de servicio, para el

Banco Agente y sus relacionados, y la modalidad de pago al Banco Agente. Transacción: Mantenimiento de entidades financieras convenio

Crea en el sistema las entidades financieras y define para cada una: código de compensación, tipo, NIT, dirección, teléfono, sucursal, código de ruta y tránsito.

Transacción: Mantenimiento de entidades FinancierasDTN

DTN

Crea Entidades Recaudadoras. Ver procedimiento : "Control Estadístico

Recaudos De la DIAN".

Crea cuentas DTN. Ver procedimiento: "Manejo y Control de las Cuentas

DTN ".

Ver procedimiento: "Registro Presupuestal del Compromiso " Módulo de Egresos.

Banco Agente: Es el banco con el cual la DTN tiene convenio para efectuar los abonos en cuenta a los beneficiarios finales, y según el Decreto 1425 de Julio/99 corresponde al Banco de la República. Bancos Relacionados: Son los bancos o corporaciones financieras que pertenecen al Sistema CENIT (Compensación Electrónica Nacional Intercambiaria del Banco de al República) y en los cuales tienen sus cuentas los beneficiarios finales.

DTN

DTN



44. MANEJO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DTN

OBJETIVO

Permitir a la DTN: Asociar los conceptos de ingreso y adicionales relacionados con el tipo de cuenta bancaria; crear en el sistema todas las cuentas bancarias, administradas o no por ella; cargar manualmente los extractos de las cuentas DTN; consultar por fechas los movimientos de cada extracto; eliminar uno, varios o todos los registros de un extracto; consultar, a la fecha del último extracto cargado, el saldo final de las cuentas DTN por tipo de moneda o cuenta y contabilizar el movimiento de dichos extractos. BASE LEGAL

- Artículo 16.1 del Decreto 1133 de 1999 ENTRADA

- Obtención de la información sobre las entidades financieras recaudadoras de impuestos. - Recopilación de los datos sobre el banco agente y sus bancos relacionados. - Definición de los códigos de los conceptos SIIF asociados a las entidades financieras. SALIDA

- Creación en el sistema de las entidades financieras recaudadoras de impuestos, según lo estipulado en el respectivo convenio.

- Creación y actualización permanente en el aplicativo de los datos concernientes al Banco

Agente y sus Bancos relacionados. - Registro en el sistema de la información correspondiente a los convenios pactados entre la

DTN y las entidades financieras recaudadoras de impuestos. CRITERIOS DE ÉXITO

- Consistencia de la información obtenida respecto de las entidades financieras, del banco agente y sus bancos relacionados.

- Creación oportuna en el sistema de las entidades financieras, de acuerdo con lo estipulado

en el respectivo convenio, así como del banco agente y sus bancos relacionados.



- Mantenimiento permanente de la información concerniente a las entidades financieras recaudadoras de impuestos, y al banco agente y sus bancos relacionados.





44. MANEJO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DTN. Responsable Descripción

Inicio

Crea o elimina cuentas DTN y define el tipo de ingreso, ente generador, código OAT, cuenta contable y asocia el código de crédito público si se trata de

cuenta previo desembolso. Transacción: Mantenimiento de cuentas DTN

Carga a través de archivos planos los extractos de las cuentas DTN. Transacción: Mantenimiento de movimiento de extractos.

Proceso: Carga de movimiento de extractos de cuentas DTN.

Homologa a los códigos internos de los conceptos SIIF los códigos utilizados por cada Banco en los extractos bancarios

para la misma información. Transacción: Mantenimiento de Entidades Financieras.

Asocia conceptos de ingreso básicos y adicionales para las cuentas de recaudo; y tipos de operación y conceptos adicionales para las cuentas cajero y otras (1).

Transacción: Mantenimiento de conceptos SIIF

1. Previo a la carga de extractos debe haberse creado la Tasa de Cambio frente al peso. 2. Después de este proceso queda disponible la consulta de los extractos y saldos de las cuentas de la DTN. Transacción: Consulta de Movimientos de cuentas DTN.

Previa a la creación de las cuentas DTN se requiere: 1. Haber creado las entidades financieras, y 2. Haber creado la Tasa de Cambio frente al peso, para cuentas de moneda extranjera. 3. Las entidades en línea generadoras del ingreso crean las cuentas de recaudo Tipo I y II S.S.F. a través de esta misma transacción.

DTN

DTN

DTN

DTN

(1) DEFINICIÓN DE CONCEPTOS: - Tipos de Cuentas DTN: a) Tipo I : Cuentas de recaudo, se crean identificando la entidad generadora del Ingreso; b) Tipo II : Cuentas de recaudo, se crean identificando el concepto de ingreso; c) Cuenta Cajero: Cuenta centralizadora de recursos de la DTN. Unica cuenta pagadora de la DTN; d) Otras: Cuentas transitorias para traslados de la DTN. - Conceptos de Ingreso: a) Tipos de operación: Conceptos definidos para identificar movimientos bancarios de las cuentas cajero y otras; b) Básicos: Definidos en la Ley de Presupuesto: para cuentas Tipo I: tipo de ingreso; Para cuentas TIpo II: Unidades Ejecutoras; c) Adicionales: Conceptos bancarios reportados en los extractos bancarios para todos los tipos de cuenta, así: notas débito, notas crédito, egresos, ingresos, etc. - Conceptos SIIF: Corresponden a los conceptos por tipo de cuenta que identifican en el sistema el origen de los movimientos débitos y créditos reportados por los bancos en los extractos de las cuentas DTN.

1

Previa a la asociación de los conceptos adicionales se requiere vincular a cada concepto adicional el respectivo código de codificación contable, a través de la transacción: "Relación entre códigos adicionales y tipo de cuenta".



Efectúa el registro automático de los conceptos básicos y semiautomático para conceptos adicionales asociados a las cuentas DTN.

Transacción: Contabilización de movimientos de las cuentas DTN. DTN

DTN

1

Ver Procedimiento Contable.

¿Los movimientos crédito de extractos de

las cuentas Puente Tipo I y II corresponden a

Reintegros?

Ver Procedimiento: " Imputación Cobro En Dinero Para Clasificar Un Reintegro" - Módulo de Ingresos.

Ver Procedimiento: " Imputación Cobro En Dinero Para Clasificar Un Rubro de Ingreso o Una Cuenta Por Pagar" -

Módulo de Ingresos.

NOSI.



45. PROCESO DE PAGO – VISION GENERAL Y CON SITUACION DE FONDOS

OBJETIVO

Permitir a la DTN: Definir y actualizar el calendario de pagos a partir de una fecha de aplicabilidad, aprobar las propuestas de programación de giros de las entidades en línea y asignar el correspondiente cupo de giro diario, generar y confirmar las órdenes bancarias, efectuar traslado de fondos entre las cuentas DTN, así como efectuar la comunicación con el Banco Agente. BASE LEGAL

- Artículos 28 del Decreto 359 de 1995, 2°, 8° y 9° del Decreto 630 de 1996 - Decreto 1425 de 1998 - Artículo 16.1 del Decreto 1133 de 1999 ENTRADA

- Marca en el sistema las fechas de pago, de acuerdo con el calendario de pagos definido por la DTN, a partir de una fecha de aplicabilidad.

- Registro en el sistema por parte de las entidades en línea de la propuesta de programación

de giros. - Envío a la DTN del archivo plano con la propuesta de programación de giros por parte de las

entidades fuera de línea. SALIDA

- Asignación del cupo de giro diario o cupo DTN a las entidades. - Generación de órdenes de pago OAT por parte de la DTN para los giros a las entidades

fuera de línea. - Generación de las órdenes bancarias por parte de la DTN, con base en las órdenes de pago

generadas por las entidades en línea y por la DTN para las entidades fuera de línea. - Confirmación de las órdenes bancarias y transmisión de la autorización al Banco agente para

el respectivo traslado de recursos a las cuentas de los beneficiarios finales.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Definición oportuna del calendario de pagos por parte de la DTN. - Propuesta de la programación de giros por parte de las entidades ajustada a sus

necesidades reales y a las fechas pactadas en los correspondientes compromisos. - Generación y confirmación a tiempo de las órdenes bancarias por parte de la DTN.

RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad.




45. a) PROCESO DE PAGO – VISION GENERAL. Responsable Descripción

Compromiso. T= Compromiso (egresos).

Obligación. T= Obligación (Egresos).

Transmisión de la autorización al Banco Agente. T= Confirmación de Ordenes Bancarias

Envía propuesta en diskette, o fax.

Agrupa todas las ordenes de pago en ordenes bancarias. T= Generación Orden Bancaria

Aprueba Cupo DTN fecha fija/variable.

T= Aprobación Propuesta de Programaciónde Giros

Confirmación Deducciones. T= Confirmación Deducciones (Egresos)

Programación de giros. T= Programación de giro (Egresos)

Propuesta de giros. T=Propuesta de giro (Egresos).

Consulta Cupo. T= Autorización DTN (Egresos).

Selección Masiva Obligación. Fecha Fija/Variable.

T= Selección Masiva Obligación (Egresos).

Generación de Ordenes de Pago OAT P= Generación de Ordenes de Pago OAT.

Ver procedimiento. COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.

Inicio

Fin.

¿Pago CON Situación de

Fonfos?

Confirmación Orden de Pago CON Situación de Fondos

.T= Confirmaciónpara trámite de Pago (Egresos)

Confirmación Orden de Pago Sin Situación de Fondos.

T= Confirmación para trámite de Pago (Egresos).

NO

SI

¿Pago CENIT?NO

SI

Ver procedimiento. Pago Servicio Deuda y pago en monedas

diferentes al Peso.

Confirma Pago Sin Situación de Fondos. T= Confirmación órdenes de Pago Sin

Situación de Fondos (CUN).

Ver procedimiento "Mantenimiento de Entidades Financieras"

La DTN define calendario de pagos a partir de una fecha de aplicabilidad para rubros de fecha variable.

T: Mantenimiento Calendario de pagos.

Ver procedimiento. "GIROS ENTIDADES FUERA DE LÍNEA".

ENTIDAD FUERA LINEA.

ENTIDAD EN LINEA.DTN.

El sistema genera automáticamente archivo NACHAN.

.



45. b) PROCESO DE PAGO CON SITUACION DE FONDOS. Responsable Descripción

Transmisión de la autorización al Banco Agente. Proceso = Confirmación de Ordenes Bancarias.

El sistema agrupa en orden bancaria "Tipo comercial" todas las órdenes de pago CSF, en estado generadas, que tengan fecha de giro CUN menor o igual a la del sistema y las cuentas de los beneficiarios finales pertenezcan a una

entidad financiera comercial

Genera Ordenes de pago (OAT y presupuestales) en los módulos de ingresos, egresos y cun.

Ver procedimiento. COMUNICACION DTN - BANCO DE LA REPUBLICA.

¿Pago CENIT?

Ver procedimiento: Pago Servicio Deuda y pago en monedas diferentes al Peso.

1.El sistema genera automáticamente archivo NACHAM 2. Deja la traza contable de los pagos realizados por orden de pago. Ver Procedimiento Contable. 3. Actualiza en la base de datos: la ley de presupuesto, el saldo pagado al beneficiario, el pac pagado por nivel de agrupación y vigencia, los saldos y movimientos OAT, el total pagado de los usos del proyecto, y en los contratos de previo desembolso el ordenado para pago y el pagado, según la información de las órdenes de pago. 4. Deja las órdenes de pago procesadas con éxito, en estado "Pagadas" y las no procesadas en estado "Reportadas con incidencia en la gestión de pago". 5. Las órdenes de pago en estado "reportadas con inconsistencia" en la gestión de pago pueden ser dejadas por la DTN nuevamente en estado "generada, a través de la transacción "bloqueo de órdenes´pendientes de ejecutar", una vez corregida la causa que originó la inconsistencia en el pago.

Inicio

¿Se requiere bloquear alguna

orden?

Ver procedimiento. Bloqueo de órdenes pendientes de ejecutarSI.

NO.

DTN/ Entidad

Agrupa órdenes de pago. Proceso: Generación órdenes bancarias. DTN

SI.

NO

Si las OAT no requieren PAC ni cupo DTN y no han sido generadas por la DTN, deben ser verificadas y confirmadas por la DTN., que las pasa de estado "Pendiente de autorización para trámite de Pago" a estado "Generadas". Transacción: Confirmación para trámite de pago OAT.

DTN

DTN

DTN

Si la fecha de giro CUN de la orden de pago es superior a la del sistema y se requiere anticipar su pago, se puede igualar la fecha de giro CUN a la del sistema utilizando la transacción: "Anticipo de órdenes de Pago".



46. COMUNICACIÓN DTN – BANCO DE LA REPUBLICA

OBJETIVO

Permitir: la selección de los archivos generados por la DTN y marcarlos como enviados en línea, por diskette o no enviados, cambiar el estado de los archivos enviados por diskette de “pendiente de confirmación recibidos” a “confirmados”, así como cambiar el estado de los archivos NACHA “recibidos sin registrar” a “archivos NACHA registrados” y procesar la información de los archivos con pagos no exitosos. BASE LEGAL

- Artículo 16.1 del Decreto 1133 de 1999 ENTRADA

- Selección de los archivos generados por la DTN e identificarlos según marcas definidas. - Recepción por parte de la DTN de los archivos NACHA reportados con inconsistencias por

el Banco de la República. SALIDA

- Envío al Banco de la República de los archivos NACHA generados por la DTN, previa selección de los mismos de acuerdo con las marcas definidas.

- Reversión de las operaciones realizadas por parte de la DTN con base en la confirmación de la orden bancaria de pagos no exitosos.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Consistencia de la información contenida en los archivos NACHA generados por la DTN. - Envío oportuno al Banco de la República de los archivos NACHA. - Corrección adecuada de las inconsistencias reportadas por el Banco de la República de los

archivos NACHA remitidos por la DTN.





46. COMUNICACIÓN DTN – BANCO REPÚBLICA (PAGO CENIT). Responsable Descripción

BANREPUBLICADTN.

Selecciona los archivos generados y los marca como: Enviados en línea, por diskette o no enviados.

Transacción: = Registro y Forma de envío archivo NACHA a los bancos.

¿La Estructura del archivo es

correcta?

Genera y envía Reporte de Inconsistencias a DTN, anexando archivo.

Ajusta archivo y lo envía nuevamente al Banco de la República.

Tramita pago

¿Pago Exitoso?

Fin.

Genera y envía Reporte de Inconsistencias a DTN, en archivo NACHA.

Recibe archivo. Ubica archivo en el directorio: Nacha\archivo\recibido\

Genera archivo recibido. Proceso: = Recepción archivo Nacha.

¿ La Estructura del archivo es

correcta?

Ubica archivo en el directorio: Nacha\archivo\erróneo.

Genera y envía Reporte de Errores al Banco de la Republica.

Inicio

Fin.

NO

SI.

SI.

NO

SI. NO

El sistema genera archivo NACHA de Prenotificaciones para el Banco con información sobre Cuentas bancarias del beneficiario final, para validar: NIT, cuenta, tipo de

cuenta y beneficiarios. Proceso: Cierre Diario de CUN.

Abona en cuenta del beneficiario final.

Baja los archivos generados por el sistema y dejados en el directorio: Nacha/ archivo/ enviado, y los traslada a la estación

CENIT del Banco de la República.

El sistema genera arcivo NACHA para Pagos con Abono en cuenta con: Número de cuenta, Banco, tipo de cuenta,

valor y beneficiario. Proceso: Confirmación Orden Bancaria.

Ubica en el directorio: Nacha\archivo\ registrado.

Actualiza las cuentas reportadas en el proceso de prenotificación y las deja en

estado "Invalidadas por Cun". Proceso: Pagos Provenientes de Bancos

Agentes.

Reversa operaciones realizadascon la "Confirmación de Orden Bancaria" de

pagos no exitosos. Proceso: Pagos Provenientes de Bancos

Agentes. Ver Procedimiento: " Proceso de Pago -

Con Situación de Fondos".



47. GIROS ENTIDADES FUERA DE LINEA

OBJETIVO

Permitir a la DTN capturar la información correspondiente a los beneficiarios finales y a las cuentas autorizadas de las entidades fuera de línea para el giro de los recursos de la Nación, así como relacionar las cuentas de giro de todos los órganos ejecutores con los respectivos niveles de agrupación PAC; seleccionar o marcar los órganos aportantes al ICFES; cargar en el sistema manualmente o mediante archivo plano las propuestas de programación y reprogramación de giros remitidas por las entidades fuera de línea; asignar el correspondiente cupo de giro DTN a las entidades fuera de línea; consultar los giros programados para una entidad; modificar la fecha de giro; eliminar un giro programado; cargar los archivos planos con la información de los DIPs de deuda externa, organismos internacionales, fuente específica; consultar los DIPs que no han sido girados; eliminar los DIPs; autorizar los giros generales y detallados; consultar los giros autorizados y los pendientes de aprobación: desautorizar giros aprobados y generar las órdenes de pago OAT de las entidades fuera de línea. BASE LEGAL

- Artículo 16 del Decreto 1133 de 1999 - Artículo 5° inciso 3° del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Carga en el sistema del archivo plano con la información sobre los beneficiarios finales y las cuentas a las entidades fuera de línea para el giro de los recursos de la Nación, por parte de la DTN.

- Asociación de las cuentas de giro de las entidades con el respectivo nivel de agrupación

PAC y selección de los órganos aportantes al ICFES. - Carga en el sistema manualmente o mediante archivo plano de las propuestas de

programación de giros remitido por las entidades fuera de línea. SALIDA

- Asignación de cupo diario de giro o cupo DTN por nivel de agrupación y vigencia. - Autorización de giros por parte de la DTN. - Generación por parte de la DTN de las órdenes de pago OAT de las entidades fuera de

línea.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Carga oportuna por parte de la DTN de los archivos planos con la información remitida por las entidades fuera de línea sobre beneficiarios y cuentas autorizadas para el giro de los recursos de la Nación.

- Asociación oportuna y adecuada de las cuentas de giro de los órganos ejecutores con los

niveles de agrupación PAC definidos por la DTN. - Asignación oportuna y suficiente de los cupos diarios de giro por parte de la DTN. - Autorización oportuna de los giros por parte de la DTN y de la generación de las órdenes de

pago OAT de las entidades fuera de línea. RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad.




47. GIROS ENTIDADES FUERA DE LINEA. Responsable Descripción

¿Se requiere DIP?

Carga archivos planos con DIP(regionales, fuente específica, deuda externa y organismos internacionales) . Proceso: Carga DIP Entidades Fuera Línea

Transacción: Manteminiento DIP Entidades Fuera de Línea.

Autoriza giro Proceso: Autorización Giros

Aprueba Cupo DTN por nivel de agrupación y vigencia. Transacción: Aprobación Cupo Entidades Fuera de Línea.

Carga archivo plano con la propuesta de programación de giros, remitido por las entidades fuera de línea.

Proceso: Carga Propuesta Programación Entidades Fuera Línea

Carga archivo plano con las cuentas autorizadas de las entidades fuera de línea. Proceso:Carga masiva Beneficiarios.

Ver Procedimiento: "Validación Cuentas Beneficiario Final - Creación Cuenta.

Asocia cada cuenta giro de la entidad en estado activa con el nivel de agrupación respectivo.

Transacción: Relación Cuentas giro nivel de agrupación.

DTN

Marca órganos aportantes al ICFES. Transacción: Selección de órganos aportantes al ICFES.

DTN

SI.

NO

DTN

DTN

DTN

DTN

DTN

Inicio

Se puede modificar la fecha de giro para giros generales, y para los que requieren DIP antes de detallarlos.

Modifica fecha de giro. Transacción: Modificación de Giros.

Si la entidad es aportante al ICFES debe creársele como un beneficiario de dicha entidad.

Valida que no existan dos cuentas bancarias para la misma cuenta de gastos.

1. Valida PAC para giros que requieren DIP. 2. Valida cuenta autorizada para los giros generales. 3. Valida Fecha calendario Cun.

Valida que exista PAC para todos los giros generales pendientes de autorización.

1. Para los giros regionales y fuente específica valida cuenta autorizada y adicionalmente para fuente específica valida que el contrato exista. 2. El sistema no permite detallar el DIP que no tiene autorizado el cupo DTN.

1

DTN



Genera orden de pago entidades fuera de lïnea. Proceso: Generación orden de pago OAT. DTN

Ver Procedimiento "Proceso de Pago Con Situación de Fondos".

Si el órgano ejecutor es aportante al ICFES el sistema descuenta el 2% del giro correspondiente, como aporte.

DTN

1



48. BLOQUEO DE ORDENES DE PAGO Y/O DE ORDENES BANCARIAS PENDIENTES DE EJECUTAR

OBJETIVO

Permitir a la DTN realizar el bloqueo o desbloqueo de las órdenes bancarias pendientes de confirmación, así como de las órdenes de pago OAT de las entidades fuera de línea que estén en estado seleccionadas por CUN. BASE LEGAL

- Artículo 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Generación de las órdenes bancarias por parte de la DTN. - Selección de las órdenes de pago o de las órdenes bancarias a bloquear. SALIDA

- Bloqueo de las órdenes bancarias o de las órdenes de pago seleccionadas por la DTN y anulación de las mismas.

- Desbloqueo de las órdenes bancarias o de las órdenes de pago cuando se requiera. - Generación de nuevas órdenes bancarias ó de nuevas órdenes de pago, una vez hayan sido

desbloqueadas. CRITERIOS DE ÉXITO

- Adecuada selección de la orden bancaria o de la orden de pago a bloquear. - Oportuna generación de las nuevas órdenes bancarias o de las nuevas órdenes de pago,

una vez autorizado el desbloqueo de las mismas. RESPONSABLE: Dirección del Tesoro Nacional - DTN y el pagador de la entidad. Fecha última modificación (día/mes/año): 15/02/2002



48. BLOQUEO DE ORDENES DE PAGO Y/O DE ORDENES BANCARIAS PENDIENTES DE EJECUTAR.


Inicio

Genera órdenes de Pago (OAT y Presupuestales) Transacciones: Confirmación orden de pago y Orden de Pago OAT -

Módulo de Egresos Proceso: Generación OAT (Giros - Módulo de Cun).

Entidad/ Area Financiera/ DTN

¿Se requiere Bloquear las

órdenes de Pago?

Selecciona las órdenes de pago en estado "Generadas" y las bloquea.

Transacción: Bloqueo de órdenes pendientes de ejecutar.

DTN

SI.

¿Se desbloquea las órdenes

de Pago?

Por procedimientos de control sólo la DTN puede bloquear órdenes de pago en estado generadas.

Desbloquea las órdenes de Pago. Transacción: Bloqueo de órdenes pendientes

de ejecutar.DTN

SI.

Genera orden Bancaria. Proceso: Generación Orden Bancaria

Ver Procedimiento; "Proceso de Pago Con Situación de Fondos".

Cuando se genera una nueva Orden Bancaria, quedan excluidas de ésta las órdenes de pago en estado bloqueadas.

DTN

NO

2

1

NO

3



Desbloquea Orden (es) Bancaria (s) Transacción: Bloqueo de órdenes pendientes

de ejecutar

Bloquea Orden Bancaria Transacción: Bloqueo de órdenes

pendientes de ejecutar

DTN confirma Orden Bancaria Proceso: Confirmación Orden Bancaria

¿Se requiere Bloqueo?

Selecciona, consulta y bloquea órdenes de pago Transacción: Bloqueo de órdenes pendientes de

ejecutar.

Automáticamente el sistema Bloquea la (s) Orden (es) Bancaria(s) que contiene la (s) orden (es) de pago seleccionada (s).

En este momento el sistema automáticamente anula la Orden Bancaria y deja las órdenes de pago no bloqueadas en estado "generadas".

NO

SI

¿TIpo de Bloqueo?

Reversa órden de pago respectiva. Transacción: Consulta y/o reversión

orden de pago. Transacción: OAT (Módulo de Egresos).

Desbloquea Orden Bancaria cuando se requiera hacer el pago y se deja en

estado "generada". Transacción: Bloqueo de órdenes

pendientes de ejecutar.

Orden BancariaOrden de Pago

Entidad/ DTN

DTN

DTN/Entidad

DTN

DTN

DTNVer Procedimiento: "Proceso de Pago Con

Situación de Fondos".

2

3

1

1. Lás órdenes de pago quedan en estado "Anuladas" y se requiere en cada módulo de origen volverlas a generar. 2. Esta Transacción sólo permite a la DTN reversar órdenes de pago OAT que esta unidad haya generado.



49. PAGO SERVICIO DE LA DEUDA Y PAGO EN MONEDAS DIFERENTES AL PESO

OBJETIVO

Permitir a la DTN realizar el registro de los dólares negociados en la compra de monedas de pago diferentes al dólar; distribuir los dólares negociados por moneda entre las diferentes órdenes de pago OAT de deuda externa y organismos internacionales, con moneda de pago diferente a pesos y dólares, cuya fecha de giro es igual a la fecha del sistema, y registrar la tasa de la moneda origen frente al dólar (tasa de cambio reportada por el Banco de la República) y los dólares equivalentes, para órdenes de pago de deuda interna con moneda origen diferente a pesos y moneda de pago pesos. BASE LEGAL

- Artículo 28 Numeral 1) del Decreto 359 de 1995, artículo 9° del Decreto 630 de 1996 ENTRADA

- Confirmación de la orden de pago para servicio de la deuda y pagos en otra moneda. - Registro de la tasa de cambio reportada por el Banco de la República, para el pago de la

deuda interna con moneda origen diferente a pesos y moneda de pago pesos. - Registro de los dólares negociados por tipo de moneda, con base en el reporte consolidado

de compra de moneda para el pago de deuda externa y organismos internacionales. SALIDA

- Distribución proporcional por el sistema de los dólares negociados por moneda entre las órdenes de pago OAT de deuda externa y organismos internacionales.

- Generación de la orden Bancaria e instructivo de pago al Banco de la república. - Confirmación de la orden Bancaria. CRITERIOS DE ÉXITO

- Confirmación oportuna de la orden de pago para el servicio de la deuda y pagos en otra moneda.

- Registro de la tasa de cambio acorde con lo reportado por el Banco de la República.



- Generación oportuna de la orden Bancaria y del correspondiente instructivo de pago para el Banco de la República.

- Confirmación oportuna de la orden Bancaria, a fin de cumplir con el pago del servicio de la

deuda y pagos en otras monedas dentro de las correspondientes fechas pactadas de pago.





49. PAGO SERVICIO DEUDA Y PAGO EN MONEDAS DIFERENTES AL PESO. Responsable Descripción

DTN

Inicio

Confirma Orden de Pago para servicio de deuda y pagos en otra moneda. Transacción: Confirmación orden de pago (módulo egresos).

Transacción: OAT (módulo egresos) Proceso: Generación OAT (módulo CUN)

Registra el valor de los dólares negociados por tipo de moneda, el día del pago.

Transacción: Registro dólares negociados deuda externa y organismos internacionales.

¿Moneda de pago Peso Colombiano ?

Registra la tasa de cambio de la moneda origen frente al peso.

Transacción: Registro dólares deuda interna

El sistema distribuye proporcionalmente a las órdenes de pago el valor de los dólares

negociados para una misma moneda. Transacción: Distribución dólares negociados para

deuda externa y organismos internacionales.

Genera Orden Bancaria e instructivos de pago al Banco República.

Proceso: Generación orden bancaria.

Confirma Orden Bancaria Proceso: Confirmación de orden Bancaria.

SI.

Genera reporte consolidado compra de moneda un día hábil antes de la fecha de pago y entrega

a la mesa de dinero DTN. Transacción: Reporte consolidado compra

moneda de pago.

¿Tipo de Moneda?

NO

1. Previo a la generación de la orden Bancaria se requiere de la creación de la tasa de cambio. 2. El sistema genera instructivos un día antes para: - Pago en dólares. -Pago en pesos de deuda cuya moneda origen sea en pesos, moneda de pago pesos y que tenga la marca FV. 3. Los instructivos de pago deuda interna con marca SE se generan el día del pago. 4. Los instructivos de pago de otras monedas se generan el día del pago.

DTN

DTN

DTN

DTN

DTN/ DGCP/ Entidades en Línea

Otras Monedas

Dólar

Si la moneda origen de la deuda interna es diferente al peso colombiano

Fin.



50. VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - En la Creación de la Cuenta, en la Confirmación de la Orden Bancaria, Con el Abono en Cuenta y a Solicitud de la DTN. –

OBJETIVO

Proporcionar a la DTN, en las diferentes instancias, los mecanismos de control necesarios sobre los datos de la cuenta bancaria del beneficiario final, que le permitan garantizarle el pago. BASE LEGAL


- Información suministrada por el beneficiario y registrada en SIIF por el órgano ejecutor sobre los datos correspondientes a: tipo, nombre o razón social, tipo documento de identidad, número, así como los de su cuenta bancaria relacionados con: tipo de cuenta (corriente o de ahorros), número y entidad financiera.

- Carga en el SIIF, por parte de la DTN, del archivo plano con la información de los

beneficiarios y de las cuentas autorizadas a los órganos ejecutores fuera de línea. - Selección, por parte de la DTN, de las cuentas a revalidar de los beneficiarios. - Autorización al estado “registrado” de las cuentas en estado “Previo”, por parte del perfil -

Beneficiario cuenta de la entidad y/o de la DTN. SALIDA

- Generación del archivo NACHA de prenotificaciones, por parte de la DTN. - Envío del archivo NACHA de prenotificaciones al Banco de la República para la

correspondiente Validación de las cuentas (autorizadas y registradas) de los beneficiarios. - Actualización de la Base de Datos respecto de las cuentas bancarias de los beneficiarios

(Estado : activa o invalidada por CUN).



- Reversión de la orden de pago al momento de confirmación de la orden Bancaria, cuando la información del beneficiario no sea correcta.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Verificación adecuada, por parte del área responsable en el órgano ejecutor, de la información del beneficiario final a ser registrada en el SIIF.

- Carga oportuna en el SIIF, por parte de la DTN, del archivo plano remitido por los órganos

ejecutores fuera de línea con la información de los beneficiarios. - Envío oportuno al Banco de la República del archivo NACHA de prenotificaciones, por parte

de la DTN. - Comunicación a tiempo del Banco de la República a la DTN sobre la validación de las

cuentas bancarias de los beneficiarios.

RESPONSABLE: Area Financiera entidad y Dirección del Tesoro Nacional




50. a) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL – CREACIÓN CUENTA. Responsable Descripción

1

Ver Procedimiento: "Comunicación DTN - Banco República"

Registra con base en la información suministrada por escrito por el beneficiario sus datos correspondientes (Tipo, nombre o razón social, tipo documento de identidad, número) y los de su cuenta de ahorros o corriente (número y entidad finaciera).

Transacción: Beneficiario cuenta (módulo de egresos). Carpeta: Beneficiario. Carpeta: Cuenta

Inicio

El sistema selecciona las cuentas de los beneficiarios (autorizadas y registradas) en estado "registradas" y genera un archivo NACHA de "Prenotificaciones" para el Banco de la República y deja las cuentas en estado "Pendientes de envío a validación CENIT".

¿DTN envía archivo de prenotificación al

Banco de la República?


Carga en el SIIF el archivo plano con la información de los beneficiarios y cuentas autorizadas a los órganos ejecutores

fuera de línea. Proceso: Carga masiva beneficiarios.

Corre el cierre diario de CUN Proceso: Causación de deducciones.

Marca en el sistema la forma de envío del archivo "NACHA de Prenotificaciones al Banco de la República. Transacción: Registro y forma de envío archivo Nacham

a los bancos.

DTN

SI. NO

A partir de esta fecha el sistema cuenta dos (2) días hábiles para la respuesta al Banco agente y deja la cuenta en estado "Validación Cenit"

1. Las cuentas seleccionadas al cierre continúan en estado "pendiente de envío a validación Cenit. 2. Con el cierre del día el sistema las recoge nuevamente las cuentas pendientes de validación Cenit y junto con las registradas en el día genera "archivo de prenotificación".

DTN

DTN

DGPN/Oficina de Sistemas.

Las Cuentas quedan en estado de "Registro Previo".

Autoriza el estado registrado para las cuentas que están en estado "Registro Previo".

Transacción: Beneficiario Cuenta (Módulo de egresos). Carpeta = Cuenta.

DTN/ Entidad - Perfil: Benficiario Cuenta



¿Las prenotificaciones

son consistentes?

1

Carga en el SIIF el archivo NACHAM de Prenotificaciones. Proceso: Comunicación DTN - Banco de la República.

1. El Banco de la República no genera archivo NACHAM de Prenotificaciones. 2. El sistema activa automáticamente las cuentas reportadas dentro del plazo parametrizado (2 días).

SI.

1. Las cuentas cambian su estado de " Validación Cenit " a "invalidadas por CUN; o 2. Si fueron activadas automáticamente por el sistema, cambia el estado de "activas" a "invalidadas por Cun".

NO

DTN

Fin.



50. b) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - EN LA CONFIRMACION DE LA ORDEN BANCARIA.


El sistema arroja mensaje de error y no permite la confirmación de la (s) orden (es) de pago,

dejándolas en estado "reportadas con incidencia en la gestión de pago".

Transacción: Confirmación Orden Bancaria.

Inicio

Ver Procedimiento "Proceso de Pago Con Situación de Fondos" para la Confirmación de la orden bancaria.

DTN

1. El sistema valida que la cuenta y el beneficiario de la orden de pago estén activos en la base de datos. 2. El Sistema valida para el caso de las cuentas autorizadas que los datos coincidan con los registrados por la DTN en la transacción " Cuentas autorizadas DTN".

¿La información del beneficiario es

corrrecta ?NO

Continúa con el proceso de pago.

SI.

Fin.

DTN

Reversa la orden de pago. Transacción: Orden de Pago OAT.

Transacción: Consulta y/o Reversión Orden de pago. (Módulo de Egresos).

DTN/ Entidad/ Area Financiera

Ver procedimiento: "Proceso de pago Con situación de Fondos".



50. c) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - CON EL ABONO EN CUENTA AL BENEFICIARIO FINAL.


Inicio

Ver Procedimiento "Comunicación DTN - Banco de la República".DTN

Si el banco relacionado encuentra que la información del beneficiario referente a: tipo de documento, número del documento, y/ o de la cuenta bancaria (tipo y número) no son consistentes con la registrada en su base de datos, no abona el pago.

¿La información sobre la (s) cuenta(s)

del beneficiario es correcta ?

NO

Continúa proceso de pago. Proceso: Abono en cuenta beneficiario final.

Banco RelacionadoGenera archivo NACHAM de inconsistencias y

remite a la DTN.

SI.

DTN

Banco Relacionado

Ver Procedimiento "Comunicación DTN - Banco de la República".Fin.



50. d) VALIDACION CUENTAS BENEFICIARIO FINAL - A SOLICITUD DE LA DTN. Responsable Descripción

Selecciona las cuentas a revalidar. Proceso: Revalidación cuentas activas.

Genera archivo de Prenotificaciones. Proceso: Cierre Diario CUN.

Inicio

Ver Procedimiento "Comunicación DTN - Banco de la República".

DTN

1. La DTN hace la respectiva selección de las cuentas en estado "Activa" por banco y por entidad. 2. El sistema deja una marca de Revalidación en la base datos, sin cambiar el estado de la cuenta.

DTN

El sistema genera archivo de prenotificaciones con las cuentas a revalidar, las cuentas en estado registradas y las pendientes de envío a validación Cenit.

DTN

Fin.



51. CIERRES: DIARIO, MENSUAL Y ANUAL DE CUN. OBJETIVO

Permitir al administrador del sistema realizar el proceso de cierre diario, mensual ó anual del módulo de CUN, previa verificación que se haya efectuado el cierre diario del módulo de egresos para el caso del cierre diario ó que se haya realizado el cierre del módulo de ingresos, cuando se trate del cierre mensual ó anual. BASE LEGAL

- ENTRADA

- Verificación del cierre diario del módulo de egresos ó del módulo de ingresos, según se trate del cierre diario ó del cierre mensual o anual del módulo de CUN..

- Realización del proceso de cierre diario, mensual ó anual del módulo de CUN. SALIDA

- Validaciones y actualizaciones automáticas del sistema, según el cierre de que se trate, así:

a) Con el cierre diario de CUN: - Traza contable correspondiente a las deducciones de Ley, Con y Sin Situación de

Fondos, causadas durante el día, dejada para cada movimiento con marca N (No Totalizadas) de la tabla “Causación de Movimientos OAT”.

- Actualización del PAC para los giros generales programados sin cupo PAC, cuando el

sistema verifique que durante el día se asignaron cupos PAC para las entidades fuera de línea.

- Aplazamiento del cupo no utilizado por las entidades, según se trate de Fecha Fija ó

de Fecha Variable. - Generación del Archivo NACHA de Prenotificaciones para el Banco de la República,

con fecha igual a la del día hábil siguiente a la fecha del sistema.

b) Con el cierre mensual ó anual de CUN:



- Traza contable correspondiente a las deducciones de Ley, Con y Sin Situación de Fondos, causadas durante el día, dejada para cada movimiento con marca N (No Totalizadas) de la tabla “Causación de Movimientos OAT”.

- Liberación del PAC con la cancelación de los giros programados para la fecha del

sistema para las entidades fuera de línea y que se encuentren en estado “Detallado”, o “Autorizado” en la tabla “Propuesta Programación de Giros Fuera de Línea”.

- Generación del Archivo NACHA de Prenotificaciones para el Banco de la República,

con fecha igual a la del día hábil siguiente a la fecha del sistema. - Conversión a nivel de código interno para todas las cuentas giro de las entidades

Fuera de Línea, únicamente en el caso del proceso de cierre anual.

- Generación de los respectivos reportes.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Oportuna realización del cierre diario, mensual o anual, previa las verificaciones a que haya lugar.

RESPONSABLES DGPN y Oficina de sistemas.




51. a) CIERRE DIARIO DE CUN. Responsable Descripción

El sistema valida que previamente se haya efectuado el cierre del módulo de egresos.

En la causación de deducciones, el sistema recorre la información de la tabla "Causación de movimientos OAT" y para cada movimiento que tenga la marca "N" (no totalizadas) deja la traza contable, correspondiente a las deducciones de

ley con y sin situación de fondos causadas durante el día.

Corre el proceso de cierre diario. Proceso: Causación de deducciones.

Inicio


En la asignación de cupo PAC, el sistema verifica sí en el día se asignó cupo PAC para

las entidades fuera de línea (Estapúblicos o asimilados) y automáticamente actualiza el PAC para los giros generales programados sin cupo

PAC.

En el Aplazamiento de cupos, el sistema automáticamente aplaza el cupo no utilizado

por las entidades, de acuerdo con: 1) Si es fecha fija: para el día hábil siguiente a la fecha del sistema incrementado en los días DTN

(parámetro). 2) Si es fecha variable: para el siguiente día de

calendario CUN.

En la Prenotificación cuentas Beneficiario final, el sistema recorre la tabla "Cuenta" y selecciona

todas las cuentas en estado "Registradas", "Pendiente de validación CENIT" y las "Activas" con marca de "Revalidar" y genera un archivo

NACHA de Prenotificación para el Banco de la Repúblca, con fecha igual a la del día hábil

siguiente a la fecha del sistema.

Fin.



51. b) CIERRE MENSUAL DE CUN. Responsable Descripción

El sistema valida que la fecha del sistema corresponda al último día hábil del mes y previamente se haya cerrado el módulo de ingresos.

En la causación de deducciones, el sistema recorre la información de la tabla "Causación de movimientos OAT" y para cada movimiento que tenga la marca "N" (no totalizadas) deja la traza contable correspondiente a las deducciones de

ley, con y sin situación de fondos, causadas durante el día.

Corre el proceso de cierre mensual. Proceso: Causación de deducciones.

Inicio






En el Aplazamiento de cupos, el sistema no corre aplazamiento de cupos.

En la asignación de cupo PAC, el sistema no corre asignación de cupo PAC para el mes

siguiente

Fin.

En la cancelación de Giros Programados, el sistema busca en la tabla "Propuesta

programación de giros fuera de línea" los giros programados para el mes de la fecha del sistema

que se encuentren en estado: "aplicado"; "Detallado"; "Autorizado" y los borra, libera el PAC

programado, para cada uno de éstos.



51. c) CIERRE ANUAL DE CUN. Responsable Descripción

El sistema valida que la fecha del sistema corresponda al último día del año y previamente se haya cerrado el módulo de ingresos.

En la causación de deducciones, el sistema recorre la información de la tabla "Causación de movimientos OAT" y para cada movimiento que tenga la marca "N" (no totalizadas) deja la traza contable correspondiente a las deducciones de

ley, con y sin situación de fondos, causadas durante el día.

Corre el proceso de cierre anual. Proceso: Causación de deducciones.

Inicio






En el Aplazamiento de cupos, el sistema no corre aplazamiento de cupos.

En la asignación de cupo PAC, el sistema no corre asignación de cupo PAC para el mes

siguiente

Fin.

En la cancelación de Giros Programados, el sistema busca en la tabla "Propuesta

Programación de Giros Fuera de Línea", los giros programados para el mes de la fecha del sistema

que se encuentren en estado: "aplicado"; "Detallado"; "Autorizado" y los borra, libera el PAC

programado, para cada uno de éstos.

En la conversión niveles de agrupación el sistema compara los niveles de agrupación PAC del año que se cierra con el año que se inicia y

hace la conversión a nivel de código interno para todas las cuentas giro de las entidades Fuera de

Línea.



CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS MODULO DE INGRESOS



52. INICIO DE VIGENCIA

OBJETIVO

Describir el proceso que anualmente debe efectuar la DGPN para realizar en SIIF la carga inicial de la información básica de Ingresos (unidades ejecutoras, rubros de ingresos, Ley de Presupuesto de Ingresos, relación entre unidades ejecutoras, relación entre subunidades ejecutoras, etc), como etapa previa a la ejecución del Presupuesto de Ingresos aprobado para cada vigencia fiscal para cada uno de los Órganos ejecutores que forman parte del Presupuesto General de la Nación. BASE LEGAL

Artículo 7° Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Carga en el SIIF los datos básicos del Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación de cada Vigencia Fiscal y correspondientes a: Unidades Ejecutoras, Rubros de Ingresos, Ley de Presupuesto, crea los rubros concepto y efectúa la asociación entre Unidades Ejecutoras, asociación entre Subunidades Ejecutoras, y asociación de Rubros Concepto de Ingresos por Unidad Ejecutora.

- Cierre anual provisional del módulo de Egresos - Cierre de las Cargas SALIDA

- Cierre diario, mensual y anual provisional de ingresos - Generación Log de Inconsistencias - Inicio del período de transición de ingresos. CRITERIOS DE ÉXITO

- Carga oportuna de los datos del Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal.

- Adecuada creación de los rubros concepto y de las respectivas asociaciones.



- Cierre oportuno de las cargas. - Verificación adecuada de los datos cargados y oportuna corrección de las inconsistencias

que se puedan presentar. - Oportunidad en los cierres: diario, mensual y anual provisional de ingresos.

RESPONSABLES : Jefe Oficina de Sistemas y Coordinador Grupo SIIF de la DGPN




52. INICIO DE VIGENCIA Responsable Descripción

El cierre de la carga de la ley de presupuesto, es requisito previo para poder realizar cualquier gestión en el año fiscal que se inicia.

Efectúa la Carga de Unidades Ejecutoras. Proceso: Carga Unidades Ejecutoras.

Efectúa el cierre anual Provisional del módulo de egresos. Proceso: Cierre Anual.

Ver Procedimiento: Cierres Anuales y mensuales de Egresos.

Inicio

El sistema traslada automáticamente al año fiscal siguiente las unidades ejecutoras que en el año objeto del cierre tienen apropiación presupuestal en la vigencia actual y que no existen en el año fiscal siguiente pero son susceptibles de quedar con Reservas Presupuestales, y/o Cuentas por pagar y/o Cuentas por Cobrar de Ingresos.

1



Efectúa la Carga de la Ley de Presupuesto de Ingresos. Proceso: Carga Ley de presupuesto.

La carga de rubros y de la Ley de Presupuesto en el sistema debe realizarse con anterioridad al 31 de diciembre del respectivo año.

DGPN/ Oficina de sistemas

Efectúa la Carga de los Rubros de ingresos Proceso: Carga de Rubros.

Efectúa el Cierre de la carga de la ley de presupuesto. Proceso: Cierre de la carga Ley de Presupuesto.DGPN/ Oficina de sistemas


Verifica la carga de los rubros de ingresos y de la Ley de Presupuesto de Ingresos.DGPN/ Grupo SIIF

De detectarse errores en los datos cargados se corrigen y se repiten las cargas.

Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia - Módulo Egresos". DGPN/ Oficina de Sistemas



1. Mediante este proceso se autoriza a las entidades en línea para que puedan realizar la carga de la ejecución presupuestal de sus unidades o de sus subunidades ejecutoras fuera de línea. 2. Para recursos CSF y SSF, la ejecución presupuestal se realiza a nuvel de subunidad y para recursos propios a nivel de unidad ejecutora.

Efectúa la relación entre unidades ejecutoras. Proceso: Relación entre unidades ejecutoras.Entidad/ Area Financiera

Efectúa la relación entre subunidades ejecutoras. Proceso: Relación entre subunidades ejecutoras.Entidad/ Area Financiera

1

Efectúa la relación entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora.

Transacción: Relación entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora.

Realiza el mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo año, para los recursos CSF y SSF

Transacción: Mantenimiento rubros concepto. DGPN/ Grupo SIIF

DGPN/ Grupo SIIF

Realiza el cierre anual provisional de ingresos de la vigencia fiscal que termina.

Proceso. Cierre anual de ingresos. DGPN/ Oficina de sistemas

1. El cierre se efectúa con la fecha del último día hábil de la vigencia fiscal que termina. 2. Sólo es posible efectuarlo si se ha realizado con éxito el cierre diario de los módulos de egresos y Cun y el mensual de ingresos.

El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional valida, que en el nuevo año exista: el rubro concepto para CSF y SSF, el rubro para Propios, la subunidad ejecutora para CSF y SSF, la unidad ejecutora para Propios y la asociación unidad/ rubro y subunidad/ rubro

concepto, para aquellos casos en que el rubro concepto/ subunidad (CSF y SSF) ó la unidad/rubro (recursos propios)a diciembre 31 del año que termina quedan con saldo de cuenta

por cobrar de la vigencia actual y/o de la vigencia anterior .

Las subunidades ejecutoras pueden efectuar ejecución presupuestal sobre los rubros concepto autorizados a la unidad ejecutora a la que pertenencen.


Realiza el cierre diario del último día hábil del año. (Módulos de Egresos y CUN).

Proceso: Cierre diario de egresos. Proceso: Cierre diario de CUN.

2

Los recursos Propios se ejecutan a nivel de rubro.


Realiza el cierre mensual de ingresos Proceso. Cierre mensual de ingresos. DGPN/ Oficina de sistemas



¿Existe en el año siguiente el rubro

concepto y/o el rubro que al 31 de diciembre quedó con saldo de

cuenta por cobrar?

¿Existe en el año siguiente la subunidad ejecutora o la unidad que al 31 de diciembre

quedó con saldo de cuenta por

cobrar?

¿Existe igualmente relacionado en el año

siguiente el rubro concepto asociado a la unidad ejecutora

o el rubro/unidad que al 31 diciembre quedó con saldo

de cuenta por cobrar?

SI.

SI.

SI.

El sistema genera Log de inconsistencias detallando: rubros concepto de ingresos, los rubros, la subunidad ejecutora, la unidad ejecutora, y/o la relación rubro concepto -

unidad ejecutora, unidad/rubro que no existen en el nuevo año. Ver en Procedimiento: "Inicio Período de Transicción - Análisis Log de Inconsistencias" .

1. El Log opera: para cierre anual provisional y definitivo y para cierre mensual en período de transición. 2. La Oficina de sistemas guarda en un archivo plano el Log que genera el sistema e informa al usuario DGPN.

NO.

NO.

NO.

2


El sistema automáticamente actualiza las tablas de: "subunidad ejecutora/ rubro concepto", "Unidad/rubro" y "rubro", sumando el saldo del pendiente de cobro año actual con el pendiente de cobro anterior

del año que termina, e insertando el resultado en el nuevo año en los campos: "saldo inicial de las cuentas por cobrar de vigencias anteriores", "causado neto año anterior", y "Pendiente de cobro año

anterior" y se da inicio al período de Transición. Proceso: Cierre Anual de Ingresos (Provisonal y Definitivo).

Cierre Mensual de Ingresos (Período de transición):

Fin.

El Sistema continúa con el proceso de cierre provisional para los que pasaron las tres validaciones.

Proceso: Cierre Anual de Ingresos.

El Sistema sustituye la imágen de la ejecución presupuestal del mes de diciembre y del acumulado a dicho mes a nivel de detalle.


Se da inicio al período de transición de Ingresos, en el cual se puede culminar la ejecución del año que termina e iniciar la ejecución de la

nueva vigencia fiscal.


Ver Procedimiento: "Inicio Período de Transición".DGPN/ Grupo SIIF



53. INICIO PERIODO DE TRANSICION DE INGRESOS

OBJETIVO

Describir el proceso que deben llevar a cabo los órganos ejecutores, previo al cierre anual calendario de la respectiva vigencia fiscal, para que puedan culminar adecuadamente la gestión presupuestal ó realizar los respectivos ajustes sobre la misma, así como a la DGPN para que pueda complementar o hacer ajustes sobre los conceptos registrados en SIIF, como etapa previa al registro de los datos para el inicio de la nueva vigencia fiscal. BASE LEGAL

ENTRADA

- Análisis, por parte del grupo SIIF, del Log de inconsistencias generado por el sistema con el cierre anual provisional o con el cierre mensual en período de transición, a efectos de conocer los rubros, rubro concepto ó unidad (es) ejecutora (s) que no figuran en la Ley de Presupuesto para la nueva vigencia fiscal y que existían anteriormente.

- Creación de los datos y/ ó de las asociaciones que no figuran en la Ley de Presupuesto

General de la Nación para el nuevo año. - Registro la ejecución presupuestal de los ingresos en cada uno de sus estados, por parte de

las respectivas áreas financieras de los órganos ejecutores, con el propósito de culminar o realizar ajustes sobre la gestión presupuestal y contable de la vigencia que termina ó de dar inicio a la nueva vigencia.

SALIDA

- Cierre mensual de la nueva vigencia en período de transición - Cierre anual definitivo de la vigencia que termina. - Sustitución automática generada por el sistema de los saldos presupuestales del mes de

diciembre del año anterior. - Ajuste automático generado por el sistema en el nuevo año del saldo inicial del pendiente de

cobro año anterior, para los rubros concepto subunidad ejecutora y rubros unidad con saldos pendientes de cobro del año fiscal año anterior y que existan en el año actual.



- Log de Inconsistencia generado por el sistema al cierre anual definitivo de la vigencia que termina.

- Marca “Año anterior cerrado” generada por el sistema y culminación del período de

transición. CRITERIOS DE ÉXITO

- Adecuado y oportuno análisis, por parte del Grupo SIIF, del Log de inconsistencias generado por el sistema sobre los datos que no figuran en la Ley de Presupuesto de la nueva vigencia fiscal.

- Oportuna registro, por parte del grupo SIIF, de los datos y de las asociaciones que no

figuran en la Ley de Presupuesto General de la Nación para el nuevo año. - Oportuno y adecuado registro de la ejecución presupuestal de ingresos por parte de las

áreas financieras de los órganos ejecutores. - Oportuna carga del archivo plano con la información de la ejecución presupuestal de

ingresos de los Establecimientos Públicos Nacionales, por parte de los técnicos de la DGPN. - Oportunidad en los cierres: mensual en período de transición y anual provisional y anual

definitivo de ingresos.

RESPONSABLES : Coordinador Grupo SIIF – DGPN y Jefe Área Financiera.




53. INICIO PERIODO DE TRANSICION DE INGRESOS Responsable Descripción

¿Año Fiscal de la

Ejecución?

Ingresa al sistema por el año fiscal de conexión año actual

Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia".

Inicio

Registra el ingreso presupuestalmente y las cuentas por cobrar contablemente.

Transacción: Carga Resúmenes de Causación. Ver Procedimiento: "Causación"

Analiza el Log de inconsistencias generado por el cierre anual provisional ó con el cierre mensual en período de

transición. Transacción: Cierre anual (Provisional o Definitivo).

Transacción: Cierre Mensual.

DGPN/ Grupo SIIF

Ingresa al sistema por el año fiscal de conexión año

anterior



Registra contablemente y disminuye presupuestalmente las cuentas por cobrar incobrables.

Transacción: Anulación de Causación. Ver Procedimiento: "Anulación de Causación".


Registra y contabiliza la entrada a Bancos de los ingresos SSF.

Transacción: Registro control recaudo SSF. Ver Procedimiento: "Registro control recaudo SSF".

¿Qué tipo de

información falta en el nuevo

año?

¿Existe el rubro padre?

Subunidad Ejecutora

Rubro Concepto

Asociación Rubro Concepto/ Subunidad ejecutora

Crea en el nuevo año el rubro con apropiación cero.

Transacción: Modificaciones a la ley de presupuesto.

DGPN/ Grupo SIIF

NO

Asocia en el nuevo año el rubro concepto a la unidad ejecutora correspondiente. Transacción: Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora.

SI.


DGPN/ Grupo SIIF1

2

Actual Anterior

3

2


Crea en el nuevo año el rubro concepto dependiente del rubro padre.

Transacción: Mantenimiento rubro concepto de ingresos.

DGPN/ Grupo SIIF

¿Existe la Unidad Ejecutora padre?

Crea la subunidad ejecutora dependiente de

la unidad padre. Transacción: Códigos de

asignación interna (módulo de egresos).

SI.

Define la Unidad Ejecutora que asumirá las cuentas por

cobrar en el nuevo año. DGPN

NO

Ajusta los saldos de las cuentas por cobrar, tanto de la subunidad ejecutora que desaparece como de la subunidad

que asume la cuenta por cobrar. Transacción: Carga resúmenes de causación de ingresos.

1. Se debe ingresar con año fiscal de conexión = año anterior. 2. La subunidad ejecutora que asume utiliza signo positivo ( +) y la subunidad ejecutora que desaparece utiliza signo negativo ( - ).


La DGPN carga mediante archivo plano la ejecución presupuestal del mes de Diciembre, de l os Establecimientos Públicos Nacionales. Ver Procedimiento "Carga de Información de los Establecimientos Públicos Nacionales (Fuera de Línea).



Actualiza la ejecución presupuestal y el registro contable del ingreso recaudado, bien sea, en efectivo, o en papeles, o por compensación, y disminuye la cuenta por cobrar. Según el caso utiliza:

Transacción: Recaudo en efectivo. ó Transacción: Recaudo en Papeles.

ó Transacción: Recaudo por Compensación.

Actualiza la ejecución presupuestal y el registro contable de los pagos de las devoluciones y la forma de pago.

Transacción: Devoluciones. Ver Procedimiento: "Devoluciones".



Registra la ejecución presupuestal en el ingreso (causación y recaudo) y el registro contable del desembolso del ingreso para los recursos del crédito externo "destinación específica" o donaciones SSF

y autoriza el desembolso para que la entidad continúe el trámite de pago del rubro del gasto. Transacción: Solicitud de Desembolso SSF. Transacción: Autorización Desembolso SSF

Transacción: Desembolso SSF. Ver Procedimientos: "Solicitud de Desembolso SSF"; "Confirmación o Rechazo Solicitud de

Desembolso SSF"; "Consulta y Modificación Solicitud de Desembolso SSF" y "Desembolso SSF."


Registra presupuestalmente un recaudo en efectivo reconociendo una cuenta por cobrar a un Banco. Transacción: Imputación de Soporte sin Recaudo.

Ver Procedimiento: "Imputación de soporte sin recaudo".Entidad/ Area Financiera

El sistema automáticamente actualiza los saldos a nivel de: rubro/concepto/subunidad, unidad/rubro, rubro, para el año fiscal anterior, ó para el año fiscal actual , según el caso, en la medida en que se

ejecutan las transacciones.

¿Tipo de cierre a realizar en

ingresos?Anual Definitivo

El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Sustituye la imagen de los saldos del mes de diciembre del año fiscal año anterior. 2. Actualiza, en el año fiscal año actual el campo "pendiente de cobro año anterior" del reporte "Operaciones rubro concepto por fecha" cuando en dicho reporte se selecciona año vigencia anterior, con el producto de la suma de los saldos de los campos "pendiente de cobro año actual" y "Pendiente de cobro año anterior" con que terminaron el año fiscal año anterior a nivel de rubros/ concepto/ subunidad (CSF y SSF) y a nivel de rubros / unidad (Propios) y recalcula el causado neto vigencia anterior y el pendiente de cobro vigencia anterior en el año fiscal actual, partiendo del nuevo valor calculado para el pendiente de cobro año anterior que se actualiza con el cierre y teniendo en cuenta los movimientos grabados en período de transición hasta la fecha del cierre mensual. 3. Genera log de inconsistencias del rubro (s) para el (los) que no exista el rubro/ concepto o el rubro, la subunidad o la unidad o la relación entre ambos y continúa con el proceso de cierre. 4. Guarda imagen de las tablas de saldos presupuestales con fecha del mes a cerrar del año actual. 5. Genera Log de inconsistencias.

DGPN/ Grupo SIIF

Cuando se ingresa al sistema por el año fiscal de conexión año anterior sólo admite que la forma de pago sea en papeles y cuando se ingresa por el año fiscal de conexión año actual la forma de pago puede ser: efectivo, o en papeles, ó tipo legalización.

Reconoce, presupuestal y contablemente, las cuentas por pagar por mayores valores registrados en el ingreso.

Transacción: Acreedores varios. Ver Procedimiento: "Acreedores Varios".


Mensual en período de transición

Valida que exista el cierre definitivo de egresos pero que no se haya realizado aún el cierre definitivo contable.

La ejecución de ingresos continúa en período de transición.

DGPN/ Grupo SIIF

4

1

3



4

El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Sustituye la imagen de los saldos presupuestales del mes de diciembre del año fiscal año anterior. 2. Ajusta en el nuevo año el saldo inicial del pendiente de cobro año anterior, el causado neto año anterior y el pendiente de cobro año anterior, al valor del pendiente de cobro año anterior, para los rubros/concepto/ subunidad ejecutora y para los rubros/unidad con saldos pendientes de cobro del año fiscal año anterior y que existan en el año actual, 3. Genera log de inconsistencias para los que no exista el rubro/concepto o el rubro, la subunidad o la unidad o la relación entre ambos.y continúa con el proceso de cierre para los demás rubros/concepto. 4. Coloca marca año anterior cerrado y culmina el período de transición.

¿Tipo de Información que

falta en el nuevo año?

Analiza datos del log de inconsistencias generado por el cierre anual definitivoDGPN/ Grupo SIIF


¿Existe la unidad ejecutora padre?

Rubro Concepto Subunidad Ejecutora

Crea en el nuevo año el rubro padre con apropiación cero.

Transacción: Modificaciones a la Ley de Presupuesto.DGPN/ Grupo SIIF

DGPN/ Grupo SIIF

Crea en el nuevo año el rubro concepto dependiendo del rubro padre


NO

SI.

Asocia en el nuevo año el rubro concepto a la unidad ejecutora autorizada para registrar ejecución.

Transacción: Rubro concepto/ unidad ejecutora. DGPN/ Grupo SIIF

Asociación Rubro Concepto Unidad Ejecutora

Registra los saldos iniciales de cuentas por cobrar de vigencias anteriores.

Transacción: Rectificaciones a la imputación.



Crea en el nuevo año la subunidad ejecutora dependiendo de la unidad ejecutora padre.

Transacción: Códigos de Asignación interna (Módulo de Egresos).

NO

Define la unidad ejecutora que asumirá las cuentas por cobrar en el nuevo año de la

unidad ejecutora que desaparece.DGPN/ Grupo SIIF

SI.

La transacción no contabiliza por tanto el usuario debe realizar ajustes contables manuales en el año actual o en el año anterior (si contabilidad continúa en transición) si fuere el caso, así: Tipo de imputación =causación Signo + ; año fiscal = año actual; año vigencia = año anterior.

Continúa proceso de ejecución de ingresos del año fiscal actual, una vez cerrado el período de transición.

Ver Procedimientos detallados de cada tipo de operación del módulo de ingresos.

DGPN/ Grupo SIIF


Realiza el cierre mensual de ingresos, previa validación que se haya realizado el cierre de Egresos y de CUN.

DGPN/ Oficina de Sistemas Fin.

El sistema automáticamente guarda imagen de las tablas de saldos presupuestales con la fecha del mes a cerrar.



54. PROCESO DE CAUSACION

OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso registrar los derechos reconocidos por cobrar sobre los rubros de ingresos de la vigencia fiscal actual incluidos en la Ley de Presupuesto General de la Nación, previa emisión de la cuenta de cobro o del respectivo documento o acto en el cual se determine la cuantía del ingreso que debe recibirse y que respalde la obligación legal de un tercero para con el Estado. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 3.1 de la Resolución 036 de 1998. - Numeral 5.6 de la Resolución 040 del 15 de marzo de 1999 expedida por la Contaduría

General de la Nación. - Artículo 9° del Decreto 2160 de 1986. ENTRADA

- Registro de los datos de la causación en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte.

- Selección del (los) rubro (s) concepto de ingresos a afectar. - Registro del valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos. - Selección del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro de su

respectivo valor, cuando el rubro concepto de ingresos esté definido en otras monedas diferentes al peso.

SALIDA

- Número consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transacción y por subunidad ejecutora.

- Log de Auditoria generado por el sistema. - Actualización de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad

rubro concepto y rubro.



- Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la fecha del sistema, según se haya ingresado al sistema por el año fiscal del conexión año anterior ó por el año fiscal de la conexión año actual respectivamente, cuando ingresos se encuentre en período de transición.

- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el módulo contable efectúe

automáticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha del sistema, tanto para registros del año actual como para registros del año anterior, cuando ingresos no se encuentre en período de transición.

- Reportes generados por el sistema. CRITERIOS DE ÉXITO

- Envío oportuno de los documentos soporte al área Financiera por parte del área responsable correspondiente, para el adecuado registro de los datos de la causación.

- Selección correcta de la vigencia y del rubro concepto a imputar la causación. - Registro correcto del valor a causar. - Selección adecuada del tipo de moneda y registro correcto del valor de la misma, cuando

haya lugar a ello.

RESPONSABLE: Jefe Área Financiera o del Responsable en la Entidad.




54. PROCESO DE CAUSACION Responsable Descripción

Registra o selecciona, en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, los datos de la causación con base en los documentos soporte.

Transacción: Carga Resúmenes de Causación.

Inicio

1

DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

Ver Procedimiento "Inicio de Vigencia - Módulo de Ingresos"


1. CAUSACION: Corresponde al Derecho reconocido por cobrar a favor de la Nación. 2. La transacción se puede operar registrando cada uno de los datos en el SIIF o por medio de carga de archivo plano.

Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera causar Cuentas por Cobrar del año actual, ó b) Anterior cuando se deba realizar una rectificación de una cuenta por cobrar de vigencias anteriores. 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la causación. 8. Valor Resumen (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 9. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento. 10. Signo Positivo y Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 11. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para selccionar y son excluyentes.

Selecciona el (los) rubro (s) concepto de ingresos en el detalle de la transacción.

Transacción: Carga Resúmenes de Causación..DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

1. El sistema controla automáticamente que para la selección sólo se desplieguen los rubros concepto que estén asociados a la situación de fondos (CSF ó SSF) elegida en la cabecera de la transacción. 2. El sistema valida automáticamente que los rubros concepto desplegados en la transacción correspondan a los definidos en la transacción "Mantenimiento de rubro - conceptos de ingresos" y que estén asociados a la unidad ejecutora de la gestión, de acuerdo con la transacción "Rubro concepto de Ingresos por Unidad Ejecutora" , Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia - Módulo de Ingresos".




Registra el valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos. Transacción: Carga Resúmenes de Causación..


El valor es siempre equivalente a pesos colombianos y se puede registrar con centavos.

¿El rubro concepto está definido en otras monedas diferentes al

Peso?

En la transacción "Mantenimiento de Rubros conceptos de ingresos" se determina mediante una marca si el rubro concepto recauda recursos en otras monedas diferentes al Peso, de lo contrario se deja en blanco (sin marcar) para que el sistema asuma automáticamente que es en Pesos.

El sistema automáticamente asume Pesos en el campo "Moneda" y no exige diligenciar el campo "Valor Moneda".

NO

Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos.

Transacción: Carga Resúmenes de Causación.

SI.

El sistema despliega la tabla con los diferentes tipos de moneda para seleccionar.

1



Registra el valor de la moneda. Transacción: Carga Resúmenes de Causación.

¿Ingresos está en período de transición ?

¿Añó Fiscal de la conexión de Ingresos?

Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año

anterior. Transacción: Carga Resúmenes de

causación,.

SI.

Anterior

Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año

actual. Transacción: Carga Resúmenes de

Causación.

Actual

NO


¿Año Vigencia Seleccionada?

Graba los datos registrados de la causación. Transacción: Carga Resúmenes de

Causación.

Graba los datos registrados de la causación. Transacción: Carga Resúmenes de

Causación.

ActualAnterior

3

2

El diligenciamiento de este campo es obligatorio y es de carácter informativo, dado que el sistema no realiza la conversión a la moneda seleccionada ni valida que el valor registrado esté acorde con una tasa de cambio y una moneda seleccionada.



2

1. Al grabar con éxito el sistema genera un Número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de auditoría. 3. ActualizaPara el año fiscal de la conexión los saldos presupuestales a nivel de: a) Subunidad/ Rubro Concepto, b) Unidad Rubro y c) Rubro, así: 1) Para Año Vigencia Actual: el "Causado año actual"; el "Causado neto año actual" y el "Pendiente de cobro año actual" y b) Para Año Anterior: "Rectificaciones año anterior"; "Causado neto año anterior" y "Pendiente de cobro año anterior".

NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos, deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día habil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, realiza automáticamente el registro contable con la fecha real del sistema.


3

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Consltas y Reportes

Ver Procedimiento: "Anulación de Causación"DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

Consultas:

a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo(s) de operación(es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior.

Reportes:

a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados para cada Estado. b) Informe Mensual de Ejecución del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer el saldo de los derechos por cobrar a nivel del mes consultado o del acumulado a un mes determinado.



55. PROCESO ANULACIÓN DE CAUSACION

OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso registrar el valor de las disminuciones totales o parciales sobre los ingresos ya causados y registrados en el sistema, cuando exista la causal de anulación determinada por la autoridad competente mediante el respectivo acto administrativo que autorice extinguir el derecho. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 3.2 de la Resolución 036 de 1998.

ENTRADA

- Registro de los datos de la anulación de la causación en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte.

- Selección del (los) rubro (s) concepto de ingresos a afectar con la disminución parcial o total

autorizada. - Registro del valor (es) a disminuir del respectivo rubro (s) concepto de ingresos. - Selección del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro de la

disminución total o parcial autorizada sobre el valor de la misma, cuando el rubro concepto de ingresos esté definido en otras monedas diferentes al peso.

SALIDA

- Número consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transacción y por subunidad ejecutora

- Log de Auditoria generado por el sistema. - Actualización de los saldos presupuestales a nivel de subunidad/rubro concepto, unidad

rubro concepto y rubro. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la

fecha del sistema, según se haya ingresado al sistema por el año fiscal del conexión año anterior ó por el año fiscal de la conexión año actual respectivamente, cuando ingresos se encuentre en período de transición.



- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el módulo contable efectúe automáticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha del sistema, tanto para registros del año actual como para registros del año anterior, cuando ingresos no se encuentre en período de transición.


- Expedición oportuna del documento o acto administrativo por medio del cual se autorice la anulación total o parcial del derecho causado y se determine la respectiva cuantía de dicha disminución.

- Envío oportuno de los documentos soporte al área Financiera por parte del área responsable

correspondiente, para el adecuado registro de los datos de la anulación total o parcial de los valores causados.

- Selección adecuada del rubro concepto de ingresos a afectar con la disminución autorizada. - Selección correcta de la vigencia y del rubro concepto a imputar la anulación de la

causación. - Registro correcto del valor a disminuir. - Selección adecuada del tipo de moneda y registro correcto del valor a disminuir de la misma,

cuando haya lugar a ello.

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera ó del Responsable en la Entidad.




55. PROCESO ANULACIÓN DE CAUSACION Responsable Descripción

Registra en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción los datos de la anulación de causación.

Transacción: Resúmen de Anulación.

Inicio


Ver Procedimiento "Proceso de Causación"


1. Cuando se prevé realizar la anulación de una cuenta por cobrar debe existir la respectiva provisión contable de dicha cuenta. 2. ANULACIÓN DE CAUSACION: Corresponde a la anulación de la cuenta por cobrar, debidamente registrada con base en las causales legales

Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera anular total o parcialmente la causación de las Cuentas por Cobrar del año actual, ó b) Anterior cuando se deba anular total o parcialmente una cuenta por cobrar causada en vigencias anteriores. 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la causación. 8. Valor Resumen (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 9. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento. Si ingresos está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de conexión - año fiscal año anterior, la fecha debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 10. Causal de Anulación: Es un dato para seleccionar y es de carácter obligatorio. 10. Signo Positivo y Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. Cuando se elige signo positivo el sistema de manera automática actualiza presupuestalmente el saldo "Anulación de Causación" sumando el valor de la operación y cuando se selecciona signo negativo resta dicho valor del saldo "Anulación de Causación". 11. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes.

Selecciona el (los) rubro (s) concepto de ingresos. Transacción: Resumen de Anulación.


1. El sistema controla automáticamente que para la selección sólo se desplieguen los rubros concepto que estén asociados a la situación de fondos (CSF ó SSF) elegida en la cabecera de la transacción. 2. El sistema valida automáticamente, que los rubros concepto desplegados en la transacción "Mantenimiento de rubros conceptos de ingresos" y que estén asociados a la unidad ejecutora de la gestión, de acuerdo con la transacción "Rubro concepto de Ingresos por Unidad Ejecutora" , Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia - Módulo de Ingresos".


Registra el valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos. Transacción: Resumen de Anulación.


1




¿El rubro concepto

está definido en otras monedas diferentes

al Peso?

En la transacción "Mantenimiento de Rubros conceptos de ingresos", se determina mediante una marca si el valor del rubro concepto está en otras monedas diferentes al Peso, de lo contrario se deja en blanco (sin marcar) para que el sistema asuma automáticamente que el valor es en Pesos. El sistema automáticamente asume Pesos en el campo

"Moneda" y no exige diligenciar el campo "Valor Moneda".

NO

Selecciona el tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos. Transacción: Resumen de Anulación.

2

SI.


1




Registra el valor de la moneda. Transacción: Resumen de Anulación.



Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año anterior. Transacción: Resumen de Anulación.

SI.

Anterior

Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año actual. Transacción: Resumen de Anulación.

Actual

NO


Graba los datos registrados de la Anulación de Causación.

Transacción: Resumen de Anulación.

Graba los datos registrados de la Anulación de Causación.

Transacción: Resumen de Anulación.

ActualAnterior

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un Número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de auditoría. 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad ejecutora en el año fiscal de la conexión, bien sea que se ingrese al sistema por el año fiscal año actual en período de transición, o año actual no estando en período de transición. 4. Actualiza las siguientes tablas: a) Saldos Subunidad Rubro Concepto: Para Año Vigencia Actual: actualiza a nivel de subunidad ejecutora y rubro concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos Anulados año actual"; "Causado neto año actual" y "Pendiente de cobro año actual". Para Año Vigencia Anterior: actualiza a nivel de subunidad ejecutora y rubro concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos anulados año anterior"; "Causado neto año anterior" y "Pendiente de cobro año anterior".

3


2



2 3

b) Saldos Unidad Rubro: Actualiza a nivel de Unidad Ejecutora y Rubro Concepto de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos Anulados año actual o año anterior"; "Causado neto año actual ó año anterior" y "Pendiente de cobro año actual ó Año anterior", según el año fiscal y año vigencia seleccionados c) Saldo Rubro: Actualiza a nivel de rubro de ingresos, los saldos presupuestales en los campos: "Derechos Anulados año actual ó año anterior"; "Causado neto año actual ó año anterior" y "Pendiente de cobro año actual ó año anterior "., según el año fiscal y año vigencia seleccionados.

NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable, para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día habil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, realiza automáticamente el registro contable con la fecha real del sistema.


3

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Consultas y Reportes..

Ver Procedimientos: "Imputación de Cobros en: efectivo, ó en papeles ó por compensación "


2

Consultas:

a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo(s) de operación(es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior.

Reportes:

a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados. b) Informe Mensual de Ejecución del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer , a nivel del mes consultado o del acumulado, el saldo del debido cobrar una vez registrada la respectiva anulación de la causación.



56. IMPUTACIÓN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN RUBRO DE INGRESO O UNA CUENTA POR PAGAR

OBJETIVO

Permitir al órgano generador del ingreso clasificar en el correspondiente rubro concepto de ingreso el valor de los recursos recaudados en cuentas bancarias de la DTN ó de la entidad, previa consulta del “Estado de Imputación por Unidad Ejecutora” para verificar de los valores recaudados, cuales están ya clasificados y cuales se encuentran pendientes de clasificar a nivel de cuenta corriente y fecha de recaudo, así como clasificar contra una OAT (Acreedor Vario) el valor a devolver, producto de una errónea consignación en cuentas bancarias de la DTN o de la entidad por parte de un tercero. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 4.1 de la Resolución 036 de 1998. - Artículo 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consignación en la respectiva cuenta bancaria, del monto del ingreso recaudado (CSF ó SSF) por parte de la entidad generadora del ingreso, ó del valor a reintegrar por parte del tercero.

- Envío del extracto Bancario a la DTN ó a la entidad, por parte de la respectiva entidad

bancaria. - Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y

contabilización de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situación de Fondos , ó registro de los movimientos crédito de los extractos bancarios por parte del área Financiera de la entidad, cuando se trate de recursos Sin Situación de Fondos.

- Registro de los datos de la Imputación de cobro en dinero en cada uno de los campos de la

cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte, - Selección del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la

gestión, ó del concepto OAT del tipo Acreedor Vario . - Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos ó de la respectiva

OAT tipo Acreedor Vario.



- Selección del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del valor de la misma, cuando el rubro concepto de ingresos esté definido en otras monedas diferentes al peso.

SALIDA

- Número consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transacción y subunidad ejecutora.


rubro concepto y rubro, cuando se trate de la clasificación de un rubro concepto de ingreso. - Actualización del código OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificación de

una cuenta por pagar. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la




- Reportes generados por el sistema.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Consignación oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del ingreso ó del valor a reintegrar por parte del tercero.

- Envío Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la DTN ó a la entidad. - Registro oportuno de los datos generales y específicos de las respectivas cuentas bancarias

por parte de la DTN ó del área financiera de la entidad. - Contabilización o registro preciso de los movimientos crédito de los respectivos extractos

bancarios, por parte de la DTN ó del área financiera de la entidad. - Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la transacción.



- Clasificación adecuada de los ingresos recaudados, previa verificación de los valores pendientes por clasificar según la consulta “Estado de Imputación por Unidad Ejecutora”

RESPONSABLES: DTN y Jefe Area Financiera ó del Responsable en la Entidad.




56. IMPUTACIÓN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN RUBRO DE INGRESO O UNA CUENTA POR PAGAR .


Remite a la DTN o a la Entidad el correspondiente extracto bancario con los valores recaudados en las diferentes cuentas

que administra.

Inicio

Tercero/ ó Entidad Generadora del Ingreso

Consigna en la respectiva cuenta bancaria el monto del ingreso recaudado (CSF ó SSF) ó el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.

1. El recaudo de los ingresos de la Nación cuando son CSF, lo hace la DTN a través de tres tipos de cuentas corrientes administradas por CUN, así: a) Cuentas Recaudadoras de Impuestos: Se caracterizan porque permiten identificar el ente (DIAN) generador del ingreso y se destinan especificamente para recibir el recaudo de impuestos y aduanas. b) Cuentas Puente tipo I: Se caracterizan porque permiten identificar un sólo ente genetador del ingreso y uno o varios tipos de ingreso que genera dicho ente. c) Cuentas Puente Tipo II: Se caracterizan porque identifican un sólo concepto de ingreso y pueden tener asociado uno o varios entes generadores del ingreso. 2. Cuando los ingresos de la Nación son SSF las entidades tienen la autonomía para abrir, administrar y recaudar en sus propias cuentas corrientes o de ahorro estos ingresos

Entidad Bancaria

¿Situación de Fondos de los

recursos?

Registra los datos generales y especificos de las respectivas cuentas bancarias.

Transacción:Mantenimiento de cuentas DTN - módulo de CUN. Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Módulo de CUN)

CSF SSF

Carga o Registra los extractos Bancarios de cada una de las cuentas Bancarias

Transacción:Mantenimiento de Movimiento de extractos - módulo de CUN.

Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Módulo de CUN)

DTN

Registra los movimientos crédito de los extractos bancarios.

Transacción: Registro control de recaudo.Entidad/ Area Financiera

El sistema deja disponible la información en la Consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora", así: "Año carga extracto", "Nombre EntidadFinanciera", "Código Entidad", "Cuenta Bancaria", "Fecha Valor", "Valor Recaudado", "Valor Descargado, y Valor por Descargar".

1

Contabiliza los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II

y Cuentas Tributarias. Transacción: Contabilización de Movimientos

de cuentas DTN (Módulo de CUN).

DTN

2

El registro de los datos de las cuentas Bancarias los efectúa la DTN cuando se trata de recursos CSF y la entidad cuando son SSF.

DTN/ Entidad/ Area Financiera



21

1. Con la contabilización de los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II , el sistema automáticamente actualiza los recaudos por clasificar en Ingresos, en la Consulta "Estado de Imputación Por Unidad Ejecutora" en los campos: Año carga extracto, Fecha valor, y valor recaudado, y en el campo "Valor por descargar" muestra los montos de los recaudos pendientes por clasificar. 2. Los movimientos de los extractos de las cuentas Puente Tipo I y Puente Tipo II que afectan el valor por descargar en ingresos son: "créditos", "créditos corrección" "débito" y "débito correción" que tengan la marca "Afectan Valores por descargar en Ingresos",


Registra los datos de la "Imputación de cobros en dinero" en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los

respectivos documentos soporte (consignación). Transacción: Imputación de cobros en dinero.

La transacción se puede operar bien sea registrando cada uno de los datos en el SIIF, o bien, mediante carga de archivo plano.

Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual , ó b) Anterior cuando se deban clasificar v alores recaudados correspondientes a cuentas por cobrar de vigencias anteriores. 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Tipo de Imputación: Es un dato para seleccionar, así: a) Recaudo: cuando la causación ha sido previamente registrada, y b) Causación y recaudo: cuando no se ha registrado la causación y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones simultáneamente. 8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año actual, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 9. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Signo Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. La elección de uno u otro signo tiene los siguientes efectos: a) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de Imputación seleccionado es "Recaudo", el sistema automáticamente suma el valor a los saldos de recaudo en efectivo; b) Si se elige signo negativo y el Tipo de Imputación es "Recaudo", el sistema resta el valor de los saldos de recaudo en efectivo; c) Cuando se elige signo positivo y el Tipo de Imputación es "Causación/Recaudo", el sistema automáticamente suma el valor a los "Saldos causados" y a los "saldos de recaudo en efectivo", y d) Si se elige signo negativo y el Tipo de Imputación seleccionado es "Causación/ Recaudo", el sistema automáticamente resta el valor de los "saldos causados" y de los "saldos de recaudo en efectivo". 11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 12. Forma de Imputación: Es un dato para seleccionar, asï: a) Diaria en el cual e sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el año, el mes y el día del recaudo, ó b) Mensual: en el cual el sistema habilita el campo "año/ mes cobro" para registrar el año y el mes del recaudo. 13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el número de la cuenta bancaria a la que ingreso el recaudo, para lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas bancarias asociadas a la condición de los recursos, así: a) Si se trata CSF el sistema despliega todas las cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas por la DTN" y que estén asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de SSF despliega las cuentas que en CUN t engan la marca "No administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora esté asociada a la cuenta. 14. Año Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el año en que fue grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN o de la entidad. 14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la causación.

3




3

¿Tipo de Clasificación a

realizar ?

Selecciona en el detalle la opción Rubro concepto .

Transacción: Imputación de cobros en dinero.


Rubro Concepto (Ingreso)

Selecciona en el detalle la opción concepto OAT. Transacción: Imputación de cobros en dinero.

Ver Procedimiento: "Imputación de cobro en dinero para clasificar un reintegro".

Reintegro

OAT (Acreedor Vario)


Selecciona en el detalle el código y el nombre de la OAT .


FIN.

Consulta y Selecciona en el detalle el código y el nombre del rubro concepto .



1. La OAT a seleccionar debe ser de naturaleza crédito, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El ingreso recaudado puede corresponder a una consignación errónea por lo cual debe ser devuelto; b) Los recaudos efectuados por una entindad corresponden a los recursos que administra de otra entidad y por lo tanto debe realzar el respectivo traslado de los recursos; c) Una vez constituido el Acreedor Vario, el pago de los recursos se debe hacer a través de una orden de pago OAT generada por el módulo de Egresos. 2. La OAT a seleccionar no debe tener asociado nivel de agrupación PAC.

1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF ó SSF) que se haya realizado en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción " Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por Unidad ejecutora" . Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia" - Módulo de Ingresos.

Registra el valor (es) de la (s) OAT. Transacción: Imputación de cobros en dinero.DIAN/ DGCP/ DTN/ ó



Registra el valor del rubro ó de los rubros concepto de ingresos.

Transacción: Imputación de cobros en dinero.DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

5

¿El rubro concepto está definido en otras monedas diferentes

al Peso?



Transacción: Imputación de cobros en dinero. Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"

4


En la transacción "Mantenimiento de Rubros conceptos de ingresos", se determina mediante una marca si el valor del rubro concepto está en otras monedas diferentes al Peso, de lo contrario se deje en blanco (sin marcar) para que el sistema asuma automáticamente que el valor es en Pesos.


NO SI.

5



4




Registra el valor de la moneda. Transacción: Imputación de cobro en dinero.

5

El diligenciamiento de este campo es obligatorio e informativo, dado que el sistema no valida la tasa de cambio ni de conversión.



Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año anterior. Transacción: Imputación de cobro en

dinero.

SI.

Anterior

Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año actual.

Transacción: Imputación de cobro en dinero.

Actual

NO


Graba los datos registrados de la Imputación de Cobro en Dinero.


Graba los datos registrados de la imputación de cobro en dinero.


ActualAnterior

1. Previo a grabar con éxito el sistema valida que: a) Para la Unidad de Gestión, los datos de la transacción correspondientes a: Fecha de cobro (Fecha recaudo), año carga extracto y cuenta bancaria, estén registrados en la tabla "Valor por Descargar" de la Consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora; b) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria de los valores por descargar del mes del recaudo digitado, cuando la forma de imputación es mensual y la transacción se opera con signo positivo; c) El valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor por descargar de la fecha seleccionada, cuando la forma de imputación es diaria y se opera con signo positivo. En caso de que se opere con signo negativo, valida que el valor a imputar sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la fecha seleccionada. 2. Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: a) Genera un Número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora; b) Genera Log de auditoría; c). Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto y unidad ejecutora en el año fiscal de la conexión, según el año vigencia seleccionado. d) Actualiza los saldos a nivel de:Subunidad Rubro Concepto, unidad /rubro y rubro: Para Año Vigencia Actual: actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo"; "Recaudo Total", "Recaudo neto" y "Pendiente de cobro año actual". En caso de que el Tipo de imputación sea "Causación/ recaudo", el sistema adicionalmente actualiza los campos: "causado" y "Pendiente de cobro". Para Año Vigencia Anterior: Actualiza los saldos presupuestales en los campos: "Recaudo en efectivo año anterior"; "Recaudo Total año anterior" y "Pendiente de cobro año anterior". El sistema no permite seleccionar imputación "causación/ recaudo " simultáneamente, sólo permite elegir "recaudo". 3. Estado de Imputación Por Unidad Ejecutora: En esta consulta: a) actualiza los campos: "Unidad Ejecutora", "Cuenta Bancaria", " Fecha Valor", "Valor recaudado", "Valor descargado", "Valor por descargar", según el signo (positivo ó negativo) de la transacción; b) Cuando la forma de imputación es mensual y la transacción se operó con signo positivo, el sistema automáticamente suma el valor a imputar al campo "valor descargado" y lo disminiuye del campo "valor por descargar" hasta el monto del "valor imputado en la transacción, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la más antigua a la más reciente. En caso de que la transacción se haya operado con signo negativo, el sistema automáticamente resta el "valor a Imputar" (Valor de la operación) del campo " Valor descargado" y lo suma al campo "Valor por descargar" hasta agotar el valor descargado, agotando las fechas valor del mes seleccionado de la más reciente a la más antigua; c) Cuando la forma de imputación es diaria y la transacción se operó con signo positivo el sistema automáticamente suma el "valor a Imputar" al campo " Valor descargado" y lo resta del campo "Valor por descargar" máximo hasta su monto total, específicamente para la fecha seleccionada. En caso de que la transacción se haya operado con signo negativo el sistema automáticamente resta el "valor a Imputar" del campo "Valor descargado " máximo hasta el monto de dicho Valor y lo suma al campo "Valor por Descargar" para la fecha seleccionada; d) Si se seleccionó el código OAT en el detalle, el sistema automáticamente hace lo siguiente: 1) Actualiza el Código OAT y el año fiscal actual, independientemente

7

6




7

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Consultas.

Consultas:

a) Estado de Imputación por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo(s) de operación(es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior. d) Consulta OAT: Permite seleccionar para el año fiiscal y la OAT los movimientos y saldos para un rango de fecha dado.

Reportes:

1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados: "Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de cobro" . 2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto y traslados que conforman el valor recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 3. Valores Diarios Recaudados por Descargar: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día) el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.

6

de que ingresos esté o no en período de transición, 2) Los movimientos OAT se actualizan a nivel de subunidad ejecutora; 3) Actualiza los saldos OAT sumando o restando del crédito el "Valor a imputar", según el signo positivo o negativo de la transacción;

NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable, para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día habil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, realiza automáticamente el registro contable con la fecha real del sistema. 3. La matriz contable que lee la transacción debe estar actualizada para el año fiscal, año vigencia y rubro concepto o OAT seleccionada, en caso contrario el sistema genera un mensaje en pantalla requiriendo éstos datos y el nombre de la operación contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.



57. IMPUTACIÓN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN REINTEGRO

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores del nivel central registrar los reintegros efectuados en cuentas de la DTN, para el caso de recursos Con situación de Fondos (CSF), ó en cuentas de la entidad, para el caso de recursos Sin Situación de Fondos (SSF), por concepto de provisiones de fondos no ejecutadas y que fueron situadas a través de órdenes de pago OAT, así como a la DTN efectuar el registro de los reintegros realizados por los Establecimientos Públicos Nacionales que reciben aportes de la Nación. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 4.1 de la Resolución 036 de 1998. _ Artículo 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consignación en la respectiva cuenta bancaria de la DTN ó de la entidad del valor a reintegrar por parte del tercero o de la entidad generadora del ingreso .

- Envío del extracto Bancario a la DTN ó a la entidad, por parte de la respectiva entidad

bancaria. - Carga o Registro por parte de la DTN de los datos contenidos en los extractos bancarios y

contabilización de los movimientos de los extractos de las Cuentas Puente Tipo I, Tipo II y Cuentas Tributarias, cuando se trate de recursos Con Situación de Fondos , ó registro de los movimientos crédito de los extractos bancarios por parte del área Financiera de la entidad, cuando se trate de recursos Sin Situación de Fondos.

- Registro de los datos de la Imputación de cobro en dinero en cada uno de los campos de la

cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte, - Selección del (los) rubro (s) concepto de ingresos asociado a la unidad ejecutora de la

gestión, ó del concepto OAT del tipo Acreedor Vario . - Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos ó de la respectiva

OAT tipo Acreedor Vario. - Selección del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del valor de

la misma, cuando el rubro concepto de ingresos esté definido en otras monedas diferentes al peso.



SALIDA



rubro concepto y rubro, cuando se trate de la clasificación de un rubro concepto de ingreso. - Actualización del código OAT y de los saldos OAT, cuando se trate de la clasificación de una

cuenta por pagar. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la

fecha del sistema, según se haya ingresado al sistema por el año fiscal del conexión año an-terior ó por el año fiscal de la conexión año actual respectivamente, cuando ingresos se encuentre en período de transición.




- Consignación oportuna y precisa de los montos recaudados por parte del ente generador del ingreso ó del valor a reintegrar por parte del tercero.

- Envío Oportuno de los respectivos extractos bancarios por parte de la entidad financiera a la DTN ó a la entidad. - Registro oportuno de los datos generales y específicos de las respectivas cuentas bancarias

por parte de la DTN ó del área financiera de la entidad. - Contabilización o registro preciso de los movimientos crédito de los respectivos extractos

bancarios, por parte de la DTN ó del área financiera de la entidad. - Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la transacción. - Clasificación adecuada de los ingresos recaudados, previa verificación de los valores

pendientes por clasificar según la consulta “Estado de Imputación por Unidad Ejecutora” RESPONSABLES: DTN y Jefe Area Financiera ó del Responsable en la Entidad.




57. IMPUTACIÓN DE COBRO EN DINERO PARA CLASIFICAR UN REINTEGRO . Responsable Descripción

Remite a la DTN o a la Entidad el correspondiente extracto bancario de las diferentes cuentas que administra.

Inicio


Consigna en la respectiva cuenta bancaria el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.

1. El recaudo de los ingresos de la Nación cuando son CSF, lo hace la DTN a través de tres tipos de cuentas corrientes administradas por CUN, así: a) Cuentas Recaudadoras de Impuestos: Se caracterizan porque permiten identificar el ente (DIAN) generador del ingreso y se destinan especificamente para recibir el recaudo de impuestos y aduanas. b) Cuentas Puente tipo I: Se caracterizan porque permiten identificar un sólo ente generador del ingreso y uno ovarios tipos de ingreso que genera dicho ente. c) Cuentas Puente Tipo II: Se caracterizan porque identifican un sólo concepto de ingreso y pueden tener asociado uno o varios entes generadores del ingreso. 2. Cuando los ingresos de la Nación son SSF las entidades tienen la autonomía para abrir, administrar y recaudar en sus propias cuentas corrientes o de ahorro (Cuentas Puente Tipo I ó II ) estos ingresos, debiendo hacer el respectivo registro de dichas cuentas bancarias.

Entidad Bancaria

¿Situación de Fondos de los

recursos?

Registra los datos generales y especificos de las respectivas cuentas bancarias. Transacción:Mantenimiento de cuentas DTN - módulo de CUN.

Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Módulo de CUN)DTN/ Entidad/ Area Financiera

CSF

Carga o Registra los extractos Bancarios de cada una de las cuentas autorizadas

Transacción:Mantenimiento de Movimiento de extractos - módulo de CUN.

Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las cuentas DTN". (Módulo de CUN)

DTN

Registra los movimientos crédito de los extractos bancarios.

Transacción: Registro control de recaudo.Entidad/ Area Financiera

1.El sistema deja disponible la información en la Consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora" y en el Reporte "Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos, así: "Año carga extracto", "Nombre entidad Financiera", "Código Entidad", "Cuenta Bancaria", "Fecha Valor", "Valor Recaudado", "Valor Descargado, y Valor por Descargar". 2. Deja la Traza Contable para que al cierre diario del módulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automáticos.

1

Contabiliza los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II

y Cuentas Tributarias. Transacción: Contabilización de Movimientos

de cuentas DTN (Módulo de CUN).

DTN

2

SSF

El registro de los datos de las cuentas Bancarias los efectúa la DTN cuando se trata de recursos CSF y la entidad cuando son SSF.



21

1. Con la contabilización de los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas puente Tipo I y Tipo II , el sistema automáticamente actualiza los recaudos por clasificar en la Consulta "Estado de Imputación Por Unidad Ejecutora" en los campos: Año carga extracto, Fecha valor, y valor recaudado, y en el campo "Valor por descargar" muestra los montos de los recaudos por clasificar. 2. Los movimientos de los extractos de las cuentas Puente Tipo I y Puente Tipo II que afectan valores por descargar en ingresos son: "créditos", "créditos corrección" "débito" y "débito correción" que tengan la marca " Afectan Valores por descargar en Ingresos".


Registra los datos de la "Imputación del Reintegro" en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los

respectivos documentos soporte (consignación). Transacción: Imputación de cobros en dinero.


Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del sistema año actual. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando el año del giro de la orden de pago OAT correesponde al año fiscal actual y b) Anterior, cuando el año del giro de la orden de pago OAT corresponde al año fiscal anterior y el sistema sólo permite seleccionar dicha vigencia estando ingresos en periodo de transición. 5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Tipo de Imputación: Se debe seleccionar Recaudo exclusivamente. 8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema). 9. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Signo Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual al valor registrado en el detalle. 12. Forma de Imputación: Es un dato para seleccionar, asï: a) Diaria en el cual el sistema habilita los campos: Fecha cobro para registrar el año, el mes y el día del recaudo, ó b) Mensual: en el cual el sistema habilita el campo "año/ mes cobro" para registrar el año y el mes del reintegro. Si la forma de imputación es diaria y la transacción se opera con signo positivo el sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que el valor por descargar para la fecha seleccionada y si se opera con signo negativo valida que el valor de la operación sea menor o igual que el valor descargado o clasificado en la fecha seleccionada. Si la forma de imputación es mensual y la transacción se opera con signo positivo el sistema valida que el valor a imputar de la cabecera sea menor o igual que la sumatoria de los valores por descargar del mes del reintegro registrado y si se opera con signo negativo valida que el valor de la operación sea menor o igual que la sumatoria de los valores descargados o clasificados para el mes seleccionado. 13. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el número de la cuenta bancaria a la que ingreso el reintegro, para lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas bancarias asociadas a la condición de los recursos, así: a) Si se trata CSF el sistema despliega todas las cuentas bancarias que en CUN tengan la marca "Administradas por la DTN" y que estén asociadas a la Unidad ejecutora, y b) Si se trata de SSF despliega las cuentas que en CUN tengan la marca "No administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora esté asociada a la cuenta. Previo a seleccionar la cuenta bancaria el usuario debe consultar el "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 14. Año Carga Extracto: Es un dato de entrada en el cual se indica el año en que fue grabado el movimiento del extracto por parte de la DTN (CSF) o de la entidad (SSF). 14. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la causación.

3

Marca el campo Reintegro Transacción: Imputación de Cobros en Dinero.

DIAN/ DGCP/DTN ó Entidad/ Area Financiera

Selecciona en el detalle el concepto OAT Transacción: Imputación de Cobros en Dinero.




Selecciona en el detalle el código y el nombre de la OAT Transacción: Imputación de Cobros en Dinero.

1. Se selecciona una OAT en el detalle cuando un recaudo que ingresó corresponde a: a) Un Reintegro de Provisión de Fondos para un Estapúblico Fuera de Línea, en tal caso el ente de la conexión es la DTN. b) Un Reintegro de una Provisión de Fondos de una Unidad Fuera de Línea, en tal caso el ente de la conexión debe ser la Unidad en Línea del mismo órgano ejecutor. c) Un Reintegro de una Provisión de Fondos de una Subunidad Fuera de Línea, ental caso el ente de la conexión debe ser la Subunidad en línea a la que pertenece la de Fuera de Línea. d) Los Reintegros de las Cajas Menores. 2. El OAT seleccionado es de naturaleza débito y debe estar acorde con la situación de Fondos (CSF ó SSF) elegida en la cabecera de la transacción. 3. La OAT debe tener asociado nivel de agrupación PAC.

Registra el valor (es) de la (s) OAT Transacción: Imputación de Cobros en Dinero.

El Valor de las OAT del detalle debe ser igual al valor a imputar en la cabecera de la transacción.



En período de transición o cerrado el período de transición sucede lo siguiente: 1. Para el año fiscal año anterior el sistema no habilita la posibilidad de aplicar reintegros que afecten el PAC. 2. El usuario debe ingresar al sistema por el año fiscal año actual.

3

¿Año Vigencia Seleccionado? ActualAnterior

¿Clase de OAT seleccionada?

¿Clase de OAT Seleccionada?

Selecciona la respectiva OAT y graba el registro de

la transacción T: Imputación de Cobros

en dinero.

Selecciona la respectiva OAT y graba el registro de

la transacción T: Imputación de Cobros

en dinero.

Selecciona la respectiva OAT y graba el registro de la

transacción T: Imputación de Cobros en

dinero.

Selecciona la respectiva OAT y graba el registro

de la transacción T: Imputación de Cobros

en dinero.


Asociada a nivel de agrupación Pac Rezago año anterior

Asociada a nivel de agrupación Pac Rezago año anterior

Asociada a nivel de agrupación Pac Vigencia actual

Asociada a nivel de agrupación Pac Vigencia actual


5


FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Imputación de cobros en dinero.

1. Si se selecciona " Anterior" en el año vigencia significa que el año de la Provisión de Fondos es el año anterior. 2. Sólo es posible elegir la opción "Año Anterior" si ingresos está en período de Transición.

Si se selecciona " Actual" en el año vigencia, significa que el año de la Provisión de Fondos es el año actual.

44

Selecciona el número de la orden de pago OAT Transacción: Imputación de cobros en dinero.DIAN/ DGCP/DTN ó

Entidad/ Area Financiera El sistema despliega sólo las órdenes de pago OAT que cumplan con los criterios de selección de año vigencia, asociados al código OAT, cuya fecha de giro sea menor a la fecha de consignación y estén en estado "Pagadas".



Al grabar con éxito el sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Actualiza el Pac, así: a) Si el año Vigencia seleccionado es Anterior y la OAT elegida está asociada a un nivel de agrupación Pac vigencia actual deja un registro para que la División de Pac de la DTN posteriormente aplique el reintegro y ejecute el Pac de la siguiente manera: i) Disminuye el Pac aprobado y el Pac pagado sobre Pac vigencia actual año fiscal año anterior del mes de giro de la orden de pago; ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible del rezago año fiscal actual, a partir del mes vigente en uno o varios meses. En el mismo sentido actualiza los cupos Pac para asignaciones internas funcionales. b) Si el año Vigencia seleccionado es anterior pero la OAT elegida está asociada a un nivel de agrupación Pac Rezago año anterior , no aplica una actualización sobre ninguna de las vigencias Pac, dado que se trata de una provisión de fondos sobre Pac Rezago efectuada en el año fiscal anterior. c) Si el año Vigencia Seleccionado es Actual y la OAT elegida está asociada a un nivel de agrupación Pac Rezago año anterior, deja un registro para que la División de Pac de la DTN posteriormente aplique el reintegro y afecte el¨ Pac de la siguiente manera: i) Disminuye Pac aprobado y Pac rezago año fiscal actual en el mes de giro de la OAT, ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible sobre rezago, a partir del mes vigente en uno o varios meses, año fiscal actual. En el mismo sentido actualiza los cupos Pac para asignaciones internas funcionales. d) Si el año Vigencia Seleccionado es Actual y la OAT elegida está asociada a un nivel de agrupación Pac vigencia Actual, deja un registro para que la División de Pac de la DTN posteriormente aplique el reintegro y afecte el Pac de la siguiente manera: i) Dismunye el Pac aprobado y el Pac Pagado sobre Pac vigencia actual, año fiscal actual del mes de giro de la orden de pago; ii) Aumenta el saldo Pac y el Pac disponible, bien sea, sobre Pac vigencia actual año fiscal actual, a partir del mes vigente en uno o varios meses, o bien sobre Pac rezago año siguiente proporcional en todos los meses del año. En el mismo sentido actualiza los cupos Pac para asignaciones internas funcionales. 2. Genera un número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 3. Genera Log de Auditoría. 4. Actualiza: a) Cuenta Bancaria, Fecha Valor, Valor Recaudado, Valor descargado y Valor por Descargar; según signo de la operación (Positivo ó negativo). b) Cuando la forma de imputación es mensual y la transacción se operó ccn signo positivo, el sistema automáticamente suma el valor a Imputar (Valor de la operación) al campo "Valor Descargado" y lo resta del campo "Valor por Descargar" hasta el monto del "Valor Recaudado", agotando las fechas valor del mes selccionado de la más antigua a la más reciente. Si la Transacción se operó con signo negativo, el sistema automáticamente resta el valor a Imputar (Valor de la operación) del campo "Valor Descargado" y lo suma al campo "Valor por Descargar" hasta agotar el valor descargado partiendo de la fecha valor del mes seleccionado de la más reciente a la más antigua. c) Cuando la forma de imputación es diaria y la transacción se operó con signo positivo el sistema automáticamente suma el valor a Imputar al campo "Valor Descargado" y lo resta del campo "Valor por Descargar" máximo hasta el monto del "Valor por Descargar", especificamente para la fecha seleccionada. Si la transacción se operó con signo negativo el sistema automáticamente resta el "Valor a Imputar" del campo "Valor Descargado" máximo hasta el monto de dicho valor y lo suma al campo "Valor por Descargar" para la fecha seleccionada. 5) Actualiza el Código OAT Asociado al Nivel de Agrupación PAC, así: a) En el año anterior con fecha del último día hábil de dicho año , si el año vigencia seleccionado es "Anterior" y la actualiza en el año fiscal actual, si el año vigencia seleccionado es "Actual", b) Los movimientos OAT los hace a nivel de Subunidad ejecutora, sumando o restando del crédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción. 6) Actualiza siempre en el año fiscal actual el Código OAT asociado a la Cuenta Bancaria a nivel de unidad ejecutora, incrementando o restando del débito, según el signo positivo o negativo de la transacción. NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea, así: a) Si se está en periodo de transición y la fecha de la consignación corresponde al año fiscal anterior deja el registro con fecha del último día hábil del año fiscal anterior, b) Si ya se cerró el período de transición y la fecha de la consignación corresponde al año fiscal actual o a cuaqluiera anterior deja el registro con la fecha real del sistema y c) Si no se ha cerrado el período de transición y la fecha de la consignación es del año fiscal actual, deja el registro contable con la fechao del sistema . 2. Si el reintegro corresponde a Caja Menor y es Con Situación de Fondos (CSF) efectúa el registro contable en la entidad y en la DTN y si es Sin Situación de Fondos (SSF) hace el registro contable únicamente en la entidad. 3. Si el reintegro no corresponde a Caja Menor pero es Con Situación de Fondos (CSF) contabiliza solamente en la DTN. 4. La matriz contable que lee la transacción debe estar actualizada para el año fiscal, año vigencia y el código OAT seleccionado, en caso contrario el sistema genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la operación contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.

Consulta:

Estado de Imputación por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo

Reportes:

1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN Por Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto y traslados que conforman el valor recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 2. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.

45



58. IMPUTACIÓN DE COBRO EN PAPELES OBJETIVO

Permitir al órgano generador del ingreso, legalmente autorizado para ello, registrar la imputación del recaudo en papeles cuando un contribuyente cancela una cuenta por pagar (de un rubro de ingreso previamente causado por el ente generador del ingreso) con un título en su poder emitido por la Nación y autorizado para el pago de impuestos, previa identificación del año vigencia (Actual ó anterior) del recaudo. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 5 de la Resolución 036 de 1998. - Artículo 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Pago realizado por el contribuyente a la Nación con un título valor en su poder, que está autorizado para el pago de impuestos.

- Registro de los datos de la Imputación de cobro en papeles en cada uno de los campos de la

cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte, - Selección del (los) rubro (s) concepto de ingresos a imputar el recaudo en papeles. - Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos. SALIDA


- Log de Auditoria generado por el sistema. - Actualización de la ejecución presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora. - Actualización del código OAT y de los saldos OAT, según el tipo de papel seleccionado. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la




- Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el módulo contable efectúe automáticamente los registros correspondientes de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha del sistema, tanto para registros del año actual como para registros del año anterior, cuando ingresos no se encuentre en período de transición.


CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la transacción. - Clasificación adecuada del ingreso recaudado, previa verificación de los valores pendientes

por clasificar según la consulta “Estado de Imputación por Unidad Ejecutora”. - Selección adecuada del tipo de papel con el que el contribuyente realizó el respectivo pago

de la obligación con la Nación RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la DIAN.




58. IMPUTACIÓN DE COBRO EN PAPELES . Responsable Descripción

Inicio

Cancela los impuestos adeduados a la Nación con un Título en su poder autorizado para ello.

DIANRegistra los datos de la "Imputación de Cobro en Papeles"

en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos

soporte (Titulos)


Campos de la Cabecera: 1. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 2. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual, ó b) Anterior cuando se deban clasificar valores recaudados correspondientes a cuentas por cobrar de vigencias anteriores. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiiscal año anterior. 4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Tipo de Imputación: Es un dato para seleccionar, así: a) Recaudo: cuando la causación ha sido previamente registrada, y b) Causación y Recaudo: cuando no se ha registrado la causación y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones simutáneamente. 8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año actual, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 9. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Signo Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la causación que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 12. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la Imputación en Papeles.

Contribuyente

COBRO EN PAPELES: Corresponde al pago hecho por el contribuyente a la Nación con un titulo valor en su poder que fue emitido por la Nación y que está autorizado para cancelar impuestos.

Consulta y selecciona en el detalle el código y el nombre del rubro concepto de ingresos.

Transacción: Imputación en Papeles. Carpeta: Rubro concepto Ingresos

DIAN

1

1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF ó SSF) que se haya realizado en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción "Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora". Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Módulo de Ingresos.



3

2

1



Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año anterior.

Transacción: Imputación en Papeles.

SI.

Anterior



Actual

NO

DIAN

Registra el valor del rubro o de los rubros concepto de ingresos Transacción Imputación en papeles.DIAN


Selecciona el Tipo de Papel y registra el valor Transacción Imputación en papeles.

Carpeta: Tipo PapelDIAN

1. El tipo de papel se crea por las tablas básicas del módulo de ingresos y puede ser de dos clases, así: a) Los que no tienen ejecución en el gasto, como los TIDIS y por lo tanto no tienen asociada una OAT y b) Los que tienen ejecución en el gasto y en consecuencia tienen asociada una OAT. 2. El sistema valida que el valor del papel sea mayor o igual que la cuenta por cobrar, en caso contario hace lo siguiente: a) Si el valor del papel es menor que el valor total registrado en la cabecera ( Correspondiente al valor total o parcial de la cuenta por cobrar), genera un mensaje de alerta en pantalla exigiendo que el valor sea mayor o igual al registrado en la cabecera y no deja grabar. b) Si el valor del papel es mayor que el valor toral registrado en la cabecera ( Correspondiente al valor total o parcial de la cuenta por cobrar), calcula automáticamente la diferencia, que dará lugar a la constitución de un acreedor vario y posteriormente a una devolución, y exige seleccionar una OAT de naturaleza crédito que acumula el valor del acreedor vario. NOTA: Por el módulo de Egresos se genera la respectiva orden de Pago OAT.

DIAN


Graba los datos registrados de la Imputación de Cobro en Papeles.


Graba los datos registrados de la imputación de cobro en papeles.


ActualAnterior



32

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de Auditoría. 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad ejecutora en el año fiscal de la conexión, bien sea que se ingrese al sistema por el año fiscal año actual en período de transición, o año actual no estando en período de transición. 4. Actualiza los Saldos a nivel de Subunidad Rubro Concepto, unidad/rubro y rubro, así : Para el año Actual, actualiza los saldos presupuestales en los campos "Recaudo en Papeles", "Recaudo Total", "Recaudo Neto" y "Pendiente de Cobro". En caso de que el "Tipo de Imputación" sea Causación/ recaudo el sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto". Para el Año Anterior, actualiza los saldos presupuestales en los campos "Recaudo en Papeles", "Recaudo Total", "Recaudo Neto" y "Pendiente de Cobro" relacionados con Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores. Para este año vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de Imputación" la opción Causación/Recaudo simultáneamente, sólo permite elegir "Recaudo". 5. Actualiza el Código OAT, así: a) Cuando el tipo de papel seleccionado está asociado a una OAT, e independientemente que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza en el año fiscal actual los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del débito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción; b) Cuando el valor del tipo de papel seleccionado da lugar a la constitución de un acreedor vario por mayor valor pagado, e independientemente de que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza en el año fiscal actual los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del crédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción. NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior, automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día hábil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, automáticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema.

DIAN

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Imputación en Papeles.

Consultas:


Reportes:

1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados: "Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de cobro" . 2. Devoluciones: Permite ver los movimientos que involucran las devoluciones, tanto la constitución del acreedor vario como el pago de la devolución cualquiera que sea la forma de pago (Efectivo, papeles, compensación, legalización, provisión de fondos) y el estado de la devolución (Pagada o Confirmada, Anulada o Reportada con Incidencia).



59. IMPUTACIÓN DE COBROS POR COMPENSACION OBJETIVO

Permitir al órgano generador del ingreso, legalmente autorizado para ello, compensar cuentas por pagar (de cualquier tipo) con cuentas por cobrar relacionadas con rubros conceptos de ingresos previamente causados presupuestamente, y poder así extinguir contablemente la cuenta por cobrar y la cuenta por pagar que tengan registradas en su contabilidad. BASE LEGAL

- Artículo 3° Numeral I Literal B 7 de la Resolución 036 de 1998. - Artículo 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Registro Presupuestal y contable por parte del área financiera de la entidad generadora del ingreso tanto de la cuentas por cobrar a un tercero o contribuyente como de la cuenta por pagar a un tercero o contribuyente.

- Registro de los datos de la Imputación de cobro en papeles en cada uno de los campos de la

cabecera de la transacción, con base en el respectivo acto administrativo que autoriza el cruce de cuenteas,

- Selección en la carpeta de datos Financieros - Cuenta por pagar del (los) rubro (s) concepto

de ingresos a imputar con el pago por compensación de un acreedor vario constituido previamente, cuando la OAT seleccionada corresponde .a una devolución causada pendiente de pago, ó selección del rubro concepto ó del concepto OAT en la carpeta de Datos Financieros – Cuentas por cobrar, cuando la OAT seleccionada no corresponde .a una devolución causada pendiente de pago.

- Registro del valor (es) a imputar del (los) rubro (s) concepto de ingresos ó de la OAT, según

el caso, y selección de la causal de la devolución. SALIDA


- Log de Auditoria generado por el sistema. - Actualización de la ejecución presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora.



- Actualización De los saldos presupuestales a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/rubro y rubro, según el año vigencia y carpeta selelcionados.

- Actualización del código OAT y de los saldos OAT, cuando se haya seleccionado dicho

concepto en la carpeta Cuentas por cobrar. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la





CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la transacción., previo registro presupuestal y contable de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar a un tercero o contribuyente y de la expedición del correspondiente acto administrativo que autorice el cruce de cuentas

- Clasificación adecuada y oportuna del ingreso recaudado por compensación. - Selección adecuada de la causal de la devolución, cuando haya lugar a ello.

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la DIAN




59. IMPUTACIÓN DE COBROS POR COMPENSACION . Responsable Descripción

Inicio

Registra presupuestal y contablemente una cuenta por cobrar a un tercero o contribuyente para un rubro

concepto de ingreso. Transacción: Causación - Módulo de Ingresos

Registra los datos de la "Imputación de Cobro por Compensación" en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con

base en los respectivos documentos soporte (Resoluciones) Transacción: Imputación Cobro por Compensación.


Campos de la Cabecera: 1. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 2. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera clasificar un valor compensado de una cuenta por cobrar o de una cuenta por pagar de la vigencia actual, ó b) Anterior cuando se deban clasificar valores compensados de cuentas por cobrar o de cuentas por pagar de vigencias anteriores. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año anterior. 4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Tipo de Imputación: Es un dato para seleccionar, así: a) Recaudo: cuando la causación ha sido previamente registrada, y b) Causación y Recaudo: cuando no se ha registrado la causación y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones simutáneamente para el rubro concepto asociado a la cuenta por cobrar. 8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año anteriorl, debe ser menor o igual al último día hábil del año anterior. 9. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Signo Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la causación que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 12. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la Imputación de cobro por compensación. 13. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crédito asociado a la situación de fondos (CSF ó SSF) y que tiene acumulado un valor del acreedor vario que se pretende compensar con la cuenta por cobrar.

1.COBRO POR COMPENSACION: Corresponde al cruce de cuentas por pagar de cualquier tipo con cuentas por cobrar relacionadas con rubros concepto de ingresos, previamente causadas presupuestal y contablemente. 2. La aplicación del cruce de cuentas no genera salida de dinero.

Entidad Generadora del Ingreso/ Area Financiera

Registra presupuestal y contablemente una cuenta por Pagar a un tercero o contribuyente.

Transacción: Obligación - Módulo de Egresos Transacción: Acreedores Varios - Módulo de Ingresos


1



2

1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF ó SSF) que se haya realizado en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción "Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora". Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Módulo de Ingresos. 3.El rubro concepto de esta carpeta registrará el pago por compensación de un acreedor vario constituido previamente y que corresponde a una devolución de ingresos en proceso, que con esta compensación quedarían pagadas, por tanto al confirmar la transacción actualiza presupuestalmente para dicho rubro concepto una devolución pagada.



¿La C x P la registró el ente

generador del ingreso y está asociada al acreedor

vario constituido con base en una devolución de un recaudo

de un rubro concepto de ingreso?

1

Marca el campo denominado "Asociado a Devolución Causada de Rubros Causados"

Transacción: Imputación Cobros por Compensación


No Marca el campo denominado "Asociado a Devolución Causada de Rubros Causados"


SI. NO

El sistema automáticamente habilita en el detalle el campo "Causal de Devolución" y las carpetas "Datos Financieros C x C" y "Datos Financieros C x P",

El sistema automáticamente habilita en el detalle la carpeta "Datos Financieros C x C"

Selecciona en el detalle la opción "Rubro Concepto"

Transacción: Imputación Cobros por Compensación Carpeta: Datos Financieros C x C

Consulta y selecciona en el detalle el código y el nombre del rubro concepto

Transacción: Imputación Cobros por Compensación Carpeta: Datos Financieros C x P


¿Tipo Concepto Seleccionado ?Rubro Concepto


Selecciona en el detalle la opción "Concepto OAT"


OAT


Consulta y Selecciona en el detalle el código y el nombre del "Rubro Concepto"


1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF ó SSF) que se haya hecho en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción "Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora". Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Módulo de Ingresos.

Registra el valor del rubro o de los rubros concepto de ingresos.

Transacción: Imputación Cobros por Compensación Carpeta: Datos Financieros C x P


3 4

¿Carpeta seleccionada para el registro de los

datos?

Datos Financieros Cuenta por Pagar

Datos Financieros Cuenta por Cobrar



6

5

2




Transacción:Imputación Cobros por Compensación.

SI.

Anterior



Actual

NO

Selecciona la causal de la Devolución. Transacción Imputación Cobros por

Compensación.


Graba los datos registrados de la Imputación de Cobro por compensación.


Graba los datos registrados de la imputación de cobro por compensación.


ActualAnterior


4

Para la selección el sistema despliega las causales permitdas.

Consulta y selecciona en el detalle el código y el nombre de la OAT.


3




Registra el valor de la OAT. Transacción: Imputación Cobros por Compensación

Carpeta: Datos Financieros C x C

Entidad Generadora del Ingreso/ Area Financiera 1. La OAT a seleccionar debe

ser de naturaleza crédito. 2. Con la selección de la OAT tanto en la cabecera como en el detalle de la Transacción, se busca trasladar una C x P del código OAT de la cabecera al código OAT del detalle, caso en el que al grabarse la información registrada, el sistema no genera registro contable automático, debiendo efectuarse manualmente.






6

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de Auditoría. 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad ejecutora en el año fiscal de la conexión. 4. Actualiza los saldos presupuestales de la siguiente manera: a) Para Año Vigencia Actual y Carpeta Seleccionada Sólo C X C, actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los campos "Recaudo por Compensación año actual", "Total Recaudo Bruto año actual", "Total Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". Si para "Tipo de Imputación" se selecciona la opción Causación/ recaudo el sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto año actual". b) Para Año Vigencia Actual y Carpetas Seleccionadas C X C y C X P para el rubro concepto definido en la carpeta C x C actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los campos "Recaudo por Compensación año actual", "Total Recaudo Bruto año actual", "Total Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". Si para "Tipo de Imputación" se selecciona la opción Causación/ recaudo el sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto año actual" y para el rubro concepto asociado a la carpeta de C x P, actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, y Causal Devolución, en los campos "Devolución Pagada año actual", "Total Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". Si para "Tipo de Imputación" se selecciona la opción Causación/ recaudo el sistema actualiza adicionalmente los campos "Causado" y "Causado Neto año actual". c) Para Año Vigencia Anterior y Carpeta seleccionada solo C x C, actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/rubro y rubro en los campos "Recaudo por Compensación año anterior ", " Total Recaudo Bruto año anterior", "Total Recaudo Neto año anterior " y "Pendiente de Cobro año anterior. Para este año vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de Imputación" la opción Causación/Recaudo simultáneamente, sólo permite elegir "Recaudo". d) Para Año Vigencia Anterior y Carpetas seleccionadas C x C y C x P, para el rubro concepto definido en la carpeta C x C actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/rubro y rubro en los campos "Recaudo por Compensación año anterior ", " Total Recaudo Bruto año anterior", "Total Recaudo Neto año anterior " y "Pendiente de Cobro año anterior. Para este año vigencia, el sistema no permite que se seleccione en "Tipo de Imputación" la opción Causación/Recaudo simultáneamente, sólo permite elegir "Recaudo", y para el rubro concepto asociado a la carpeta C x P actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, y Causal Devolución, en los campos "Devolución Pagada año anteriorl", y "Pendiente de Cobro año anterior". Si para "Tipo de Imputación" se selecciona la opción Causación/ recaudo el sistema actualiza adicionalmente los campos "Causado" y "Causado Neto año anterior". 5. Actualiza el Código OAT, así: a) Cuando el concepto seleccionado en la carpeta C x C es rubro concepto de ingresos, e independientemente de que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza lo siguiente: i) La OAT de la cabecera de la transacción en el año fiscal actual; ii) Los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y iii) La tabla de s aldos OAT, sumando o restando del dédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción. b) Cuando el concepto seleccionado en la carpeta C x C es OAT, e independientemente de que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza lo siguiente: i) La OAT de la cabecera de la transacción en el año fiscal actual, ii) Los movimientos OAT a nivel deSubunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del dédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción; iv) La OAT del detalle de la transacción en el año fiscal actual; v) Los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del crédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Imputación Cobros por Compensación.

Consultas:


Reportes:


5

7



NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior, automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día hábil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, automáticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema. 3. De elegirse el concepto OATen la carpeta C x C el sistema no realiza registro contable automático y a cambio genera un mensaje en pantalla requiriendo que el usuario efectúe el respectivo registro contable manual. Ver Procedimiento: "Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Línea y Asignaciones Internas Fuera de Línea" - Módulo de Contabilidad. 4. La matriz contable que lee la transacción debe estar actualizada para el año fiscal, año vigencia y el código OAT seleccionado, en caso contrario el sistema genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la operación contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.

7



60. CONSTITUCIÓN DEL (LOS) ACREEDOR (ES) VARIO (S) CUANDO PREVIAMENTE SE HA CAUSADO UN RUBRO CONCEPTO DE INGRESO

OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso proceder a efectuar el reconocimiento de la (s) cuenta (s) por pagar al tercero, con base en la aprobación dada sobre la devolución total o parcial del pago realizado por éste, según las causales de devolución autorizadas por la autoridad competente, y previo registro presupuestal y contable del respectivo rubro de ingreso en los estados Causado y Recaudado en efectivo. BASE LEGAL

- Artículo 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Registro Presupuestal y contable del rubro de ingresos efectuado por parte del área financiera de la entidad generadora del ingreso, previo pago realizado por el tercero o contribuyente.

- Reclamación presentada por el tercero o contribuyente solicitando la devolución del pago. - Registro de los datos del Acreedor Vario en cada uno de los campos de la cabecera de la

transacción, previo análisis y aprobación total o parcial de la devolución. - Definición del concepto OAT de naturaleza crédito, de la causal de la devolución y del tipo de

acreedor vario. - Selección del rubro concepto de ingresos a afectar. - Registro del valor (es) del (los) rubro (s) concepto de ingresos. - Selección del tipo de moneda asociada al rubro concepto de ingresos y registro del

correspondiente valor, cuando el rubro concepto esté definido en otras monedas diferentes al peso.

SALIDA - Número consecutivo control SIIF generado por el sistema y asignado por transacción y

subunidad ejecutora.



- Log de Auditoria generado por el sistema. - Actualización de la ejecución presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora. - Actualización del código OAT y del saldo crédito de la OAT, sumando o restando según el

signo con que se haya operado la transacción. - Registro contable automático con la fecha del último día hábil del año fiscal anterior ó con la





CRITERIOS DE ÉXITO

- Evaluación oportuna por parte del ente generador del ingreso de la solicitud de devolución presentada por el tercero o contribuyente.

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la transacción. - Selección adecuada del concepto OAT de naturaleza crédito, de la causal de devolución y

del tipo de acreedor. - Selección adecuada del rubro concepto de ingreso. - Registro preciso del valor a imputar de la devolución aprobada

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la Entidad generadora del ingreso




60. CONSTITUCIÓN DEL (LOS) ACREEDOR (ES) VARI O (S) CUANDO PREVIAMENTE SE HA CAUSADO Y RECAUDADO UN RUBRO CONCEPTO DE INGRESO .


Registra en el respectivo rubro concepto el valor adeudado por teceros a la entidad Transacción: Causación.

Ver Procedimiento " Causación" - módulo de Ingresos.

Inicio

¿Hay lugar a reclamación

por parte del tercero?

Registra los datos del acreedor vario en cada uno de los campos de la cabecera de la

transacción Transacción: Acreedores varios

Clasifica en el respectivo rubro concepto de ingresos el valor consignado por el deudor.

Transacción: Imputación de cobros en dinero. Ver Procedimiento: "Imputación de Cobros en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingresos o una cuenta por pagar".

1


Consigna el valor adeudado en la cuenta bancaria de la DTN (CSF) ó de la entidad (SSF) designada para ello.

Tercero (Persona Natural o Jurídica)


Presenta ante la entidad una solicitud de devolución por mayor valor pagado frente a

la cuenta de cobro.

NOSI.

Tercero (Persona Natural o Jurídica)

FIN.


Selecciona el (los) rubro (s) concepto de ingresos en el detalle de la transacción.

Transacción: Acreedores varios


Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si se está en periodo de transición y el año de conexión es igual a año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera registrar una cuenta por pagar de la vigencia actual , ó b) Anterior cuando se deben registrar cuentas por pagar de vigencias anteriores. 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal y no se puede repetir. 7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año actual, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 8. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 9. Signo Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. La elección de uno u otro signo tiene los siguientes efectos: a) Cuando se elige signo positivo el sistema automáticamente suma el valor a los saldos causados y b) Si se elige signo negativo, el sistema resta el valor de los saldos causados. 10. Valor Total : Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 11. Causal Devolución: Es un dato para seleccionar obligatorio. 12. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crédito que está asociado a la situación de fondos (CSF ó SSF), 13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la devolución.

El sistema despliega para la selección los rubros concepto según la situación de fondos (CSF ó SSF) elegida en la cabecera de la transacción y que estén asociados a la subunidad de gestión, de acuerdo con la transacción "Rubro Concepto Ingresos por Unidad Ejecutora" Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia" (Módulo de Ingresos).



Registra el valor (es) del rubro (s) concepto de ingresos. Transacción: Acreedores Varios


El valor siempres es equivalente a Pesos Colombianos y se puede registrar con centavos.

¿El rubro concepto está definido en otras monedas diferentes

al peso ?

En la transacción "Mantenimiento de Rubros Conceptos de ingresos se determina mediante una marca si el valor del rubro concepto está en otras monedas diferentes al Peso, de lo contrario se deja en blanco (sin marcar) para que el sistema asuma automáticamente que el valor es en Pesos.

El sistema automáticamente asume Pesos en el campo "Moneda" y no exige diligenciar el campo

"Valor Moneda".

NO


Transacción: Acreedores VariosDIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera


SI.

1

Registra el valor de la moneda. Transacción: Acreedores Varios






Transacción: Acreedores Varios.

SI.

DIAN/DGCP/ DTN/ o Entidad/ Area Financiera

Anterior


Transacción: Acreedores Varios.

Actual

NO

Graba los datos registrados del Acreedor Vario. Transacción: Acreedores Varios


NOTA CONTABLE: 1. Deja la traza contable, para que al proceso de cierre contable diario, genere los registros contables automáticos con la fecha real del sistema en cabeza de las subunidades ejecutoras en línea. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior realiza el registro contable con fecha del último día hábil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, deja el registro contable con la fecha real del sistema.

32



Al grabarse con éxito la transacción "Acreedores Varios", el sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Genera un número consecutivo SIIF por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de auditoría. 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto, subunidad ejecutora, unidad/rubro y rubro presupuestal de ingresos en los campos "Devolución Causada", "Causado Neto" y "Pendiente de Cobro", cuando el Acreedor Vario es del tipo "Ingreso". 4. Acumula información por causal y por año f iscal a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto, unidad rubro y rubro en el campo "Devoluciones Causadas". 5. Movimientos OAT: Actualiza a nivel de subunidad ejecutora y código OAT: la fecha, el valor del movimiento y el tipo de movimiento ( Crédito + ó crédito - , según el signo de la operación). 6. Saldos OAT: Actualiza a nivel de subunidad ejecutora y código OAT el saldo crédito, sumando o restando, según el signo de la operación.

Efectúa, según la transacción, las respectivas consultas e Imprime los reportes generados por el sistema

Transacción: Consultas e Informes - Módulo de Ingresos. DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

32

FIN.

Ver Procedimiento: "Devoluciones"DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

Consultas: a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo (s) de operación (es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior. Reportes: a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados. b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientostos que involucran las devoluciones desde la constitución del Acreedor Vario hasta el pago de la devolución, cualquiera que sea la forma de pago (efectivo, papeles, compensación, legalización provisión de fondos) y el estado de la orden de pago de la devolución (Pagada, confirmada, anulada ó reportada con incidencia). c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer, a nivel del mes consultado o del acumulado, el saldo del debido cobrar una vez reconocida la cuenta por pagar (Acreedor Vario).



61. DEVOLUCIONES OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso, bien sea, registrar la orden de pago para que la DTN efectúe el pago y abone en la cuenta del beneficiario de la devolución, cuando se trate de rubros de ingresos Con Situación de Fondos y la devolución sea en efectivo, o bien, abonar en la cuenta del beneficiario o pagar a través de otro mecanismo: cheque o efectivo, cuando se trate de rubros de ingresos Sin Situación de Fondos, ó en papeles (en el caso exclusivo de la DIAN y de la Dirección General de Crédito Público), previa constitución del acreedor vario, y del registro del beneficiario del pago en la tabla de beneficiarios asociados a la unidad ejecutora en el módulo de egresos, cuando el pago sea en efectivo. BASE LEGAL

- Artículos 2°, 3° y 4° de la Resolución 2460 de 1993, y Resoluciones 1237 de 1994 y 0294 de 1998.

- Artículo 3° Numeral I Literal B 4.2 de la Resolución 036 de 1998. ENTRADA

- Envío de los documentos soporte de la constitución del Acreedor Vario, por parte del área contable al área responsable o a la pagaduría de la entidad.

- Registro de los datos del Acreedor Vario en cada uno de los campos de la cabecera de la

transacción, con base en los respectivos documentos soporte y según el tipo de devolución a realizar.

- Selección del tipo de devolución (efectivo, Papeles, en el caso exclusivo de la DIAN, ó

Legalización Provisión de Fondos). - Selección de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto (CSF ó SSF) asociado (s) a la

devolución y registro de la fecha límite de pago y del valor a imputar, cuando la devolución sea en efectivo.

- Selección del rubro concepto asociado a la devolución con su respectivo valor y del tipo de

papel y su valor, cuando la devolución sea en papeles. - Selección de los datos del beneficiario, del rubro (s) concepto asociado (s) a la devolución,

del código OAT de naturaleza débito y registro de la fecha límite de pago y del valor a imputar, cuando el tipo de devolución sea igual a Legalización Provisión de Fondos.



SALIDA


- Generación de orden de pago OAT en estado “Pendiente de autorización para trámite de

pago” ó “Generada”, según se trate de CSF ó de SSF y corresponda al tipo de devolución en efectivo .

- Generación de orden de pago OAT valor Liquido cero en estado “Generada”, según

corresponda al tipo de devolución igual a Legalización Provisión de Fondos”. - Actualización de la ejecución presupuestal a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora. - Actualización del concepto OAT, según el tipo de devolución seleccionada. - Actualización de las devoluciones por causal de devolución. - Traza contable dejada para que con el proceso de cierre diario el módulo contable efectúe



CRITERIOS DE ÉXITO

- Envío oportuno de los documentos soporte de la devolución al área de pagaduría por parte del área de contabilidad de la entidad.

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la devolución. - Selección adecuada de la causal de devolución y del tipo de devolución - Selección adecuada del rubro concepto de ingreso asociado a la devolución, ó del código

OAT de naturaleza débito,. - Registro preciso del valor a imputar de la devolución aprobada

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera y Pagador de la Entidad Generadora del ingreso




61. DEVOLUCIONES Responsable Descripción

Remite al área responsable de hacer la devolución o a la pagaduría, los documentos soporte de la constitución del

Acreedor Vario.

Inicio

Recibe y registra los datos de la devolución en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción.

Transacción: Devolución.

Entidad/ Area Financiera Ver Procedimiento "Constitución del (los) Acreedor (es) Vario (s)

Entidad/ Area Contable

Entidad/ Area Pagaduría

Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del sistema 4. Año Vigencia: Es un dato de entrada y debe corresponder a la vigencia actual 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha del sistema (fecha Movimiento). 8. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 9. Causal de Devolución: Es un dato para seleccionar. La causal debe ser la misma que se eligió en la constitución del Acreedor Vario. 10. Valor Devolución: Es un dato de entrada expresado en pesos y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 11. Concepto OAT: Es un dato para seleccionar, de naturaleza crédito asociado a la situación de fondos (CSF ó SSF), que debe corresponder al OAT elegido en la constitución del "Acreedor Vario". Debe tenerse en cuenta que el valor de la devolución más el saldo ordenado para pago de la OAT debe ser menor o igual que el saldo pendiente por liquidar de la OAT.

¿El tipo de devolución es en efectivo?

1

2

SI.

NO

3



DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Pagaduría


Registra la fecha límite de Pago. Transacción: Devolución.

Selecciona el rubro (s) concepto (s) asociado (s) a la devolución y el valor

Transacción: Devolución. Carpeta: Datos Financieros

Selecciona la subcarpeta "Beneficiario" ( tipo de documento de identidad y Número del Documento) y la subcarpeta "Entidad" (Entidad

Bancaria y Cuenta Bancaria) y registra el objeto de la devolución . Transacción: Devolución.

Carpeta: Datos Administrativos.


Entre la fecha límite de pago y la fecha del sistema como mínimo debe existir de diferencia el número de días requeridos por la DTN para procesar las órdenes de pago.

Graba los datos registrados de la devolución en efectivo. Transacción: Devolución.

1. La cuenta Bancaria debe estar en estado activa. 2. El Beneficiario debe estar asociado a la unidad ejecutora por el módulo de egresos a través de la transacción "Beneficiario -Cuenta".Ver Procedimiento "Registro Presupuestal del Compromiso" (Módulo de Egresos).

1

Actualizaciones: El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1) Genera un número consecutivo SIIF por asignación interna. 2) Deja el estado de la Devolución en " Pendiente". 3) Actualiza el concepto OAT de naturaleza crédito incrementando el "ordenado para pago" 4) Genera una orden de pago OAT y la deja en estado "Pendiente de Autorización para Trámite de Pago" cuando se trate de CSF y en estado "Generada" cuando se trate de SSF.

¿Se Requiere reversar la

Devolución en efectivo?

Consulta la Devolución grabada Transacción: Devolución.


Confirma reversión de la devolución. Transacción: Devolución.


SI.

1. El sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Cambia el estado de la orden de pago OAT y de la Devolución a "Anulada". b) Actualiza el códigoOAT de naturaleza crédito asociada al Acreedor Vario, disminuyendo el ordenado para pago. 2. La orden de pago anulada ya no puede ser cambiada de estado.

¿Se Requiere

generar de nuevo la Devolución en

efectivo?

3

FIN

NO

SI.

¿Situación de Fondos de la Orden de

pago?

NO

Remite a la DTN la documentación de la devolución.

DIAN/ DGCP/ Entidad/ Area Pagaduría

Recibe, analiza y autoriza el pago de la devolución. Transacción: Devolución.

DTN

CSF

Realiza el pago por el módulo de CUN. Transacción: Confirmación órdenes SSF. Ver Procedimiento: Proceso de Pago - Visión

General (Módulo de CUN).SSF

4 FIN


Consulta e imprime reportes generados por el sistema. Transacción: Consultas e Informes

8

Con el pago el sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Actualiza en el módulo de ingresos la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos en el campo "Devolución Pagada b) Actualiza el concepto OAT incrementando el débito y disminuyendo el ordenado para pago; c) Actualiza las devoluciones por causal de devolución; d) Deja la traza contable en el módulo de ingresos para que al cierre diario del módulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automáticos.

DIAN/ DGCP/ Entidad/ Area Pagaduría



FIN

2

¿El tipo de devolución es en papeles?

El sistema automáticamente activa las carpetas: "Datos Financieros" y "Títulos".

El campo "Fecha Límite de Pago" queda Bloqueado.

Selecciona el rubro concepto asociado a la devolución y el valor.

Transacción: Devolución. Carpeta: Datos Financieros.

Selecciona el tipo de papel y su respectivo valor.

Transacción: Devolución. Carpeta: Títulos.


NO

Actualizaciones: El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1) Genera un número consecutivo SIIF por subunidad ejecutora. 2) Da a la Devolución el estado de "Confirmada". 3) Actualiza la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos en el campo "Devolución Pagada". 4) Actualiza el concepto OAT asociado al Acreedor Vario, incrementando el débito. 5) Actualiza las devoluciones pagadas por causal de Devolución. 6) Deja la traza contable en el módulo de ingesos para que al cierre diario del módulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automáticos.

Graba los datos registrados de la Devolución en Papeles. Transacción: Devolución

5



Devolución en Papeles?



NO

Emite el respectivo Título y entrega al beneficiario, conforme al procedimiento interno previsto para ello.DIAN

SI.


Consulta e imprime reportes generados por el sistema. Transacción: Consultas e Informes 8

SI.



El Sistema autromáticamente hace lo siguiente; a) Actualiza la ejecución presupuestal restando de "Devolución Pagada". b) Actualiza el código OAT de naturaleza crédito asociada a la devolución dismunyendo el débito. c) Actualiza las devoluciones pagadas, por causal de devolución, restando del valor pagado. d) Deja la Devolucvión en estado "Anulada". e) Deja la traza contable en el módulo de ingresos para que al cierre diario del módulo de contabilidad elsistema genere los registros contables automáticos.

¿Se Requiere

generar de nuevo la Devolución en

Papeles?

FIN

NO SI.



8

3



8

4


!. La DTN por el módulo de CUN hace con la Orden de Pago OAT lo siguiente: a) Por medio de la transacción: "Confirmación/ Desconfirmación para trámite de Pago - OAT", autoriza o bloquea la orden de pago, cambiando el estado de "Pendiente de autorización para trámite de pago" a "Generada" o a "Bloqueada". Si la orden de pago se encuentra en estado "Bloqueada la entidad puede anularla; b) A través de la transacción "Generación de Orden Bancaria", incluye la orden de pago en una Orden Bancaria y cambia el estado de la orden de pago a "Seleccoionada por Cun"; c) Mediante la transacción "Confirmación de Orden Bancaria", paga la orden de pago y cambia el estado de la misma a "Pagada". 2. Con el pago el sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Actualiza en el módulo de ingresos la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos en el campo "Devolución Pagada"; b) Actualiza el concepto OAT incrementando el débito y disminuyendo el ordenado para pago; c) Actualiza las devoluciones por causal de devolución; d) Cambia el estado de la Devolución de "Pendiente" a "Pagada" y e) Deja la traza contable en el módulo de ingresos para que al cierre diario del módulo de contabilidad el sistema genere los respectivos registros contables automáticos.

FIN

Ver Procedimientos: "Proceso de Pago - Visión General" y " Proceso de Pago Con Situación de Fondos" (Módulo de CUN).



¿La orden de pago fue devuelta

por el Banco? NO

Ver Proceso "Carga Información Banco Agente" en Procedimiento "Comunicación DTN - Banco República" - Módulo de Cun.


SI.

Con la carga, por parte de la DTN, del archivo plano con las órdenes de pago rechazadas por el Banco, el sistema automáticamente procede con las órdenes de pago OAT generadas en el módulo de ingresos a hacer lo siguiente: 1. Cambia el estado de la orden de pago de "Pagada" a "Reportada con Incidencia". 2. Cambia el estado de la Devolución de "Confirmada" a "Pendiente". 3. Deja la traza contable para que al proceso del cierre diario del módulo de contabilidad genere los respectivos registros contables automáticos. 4. Disminuye el débito e incrementa el ordenado para pago en el código OAT acreedor vario, por el valor de la orden de pago 5. Actualiza la ejecución presupuestal del rubro /concepto de ingresos disminuyendo el valor de las devoluciones pagadas. 6. Actualiza las devoluciones pagadas por causal de devolución, disminuyendo el valor pagado.

Consulta la devolución grabada. Transacción: Devolución


El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Cambia el estado de la orden de pago de "Reportada con Incidencia" a "Anulada". 2. Cambia el estado de la Devolución de "pendiente" a "Anulada". 3. Disminuye el ordenado para pago en el código OAT Acreedor Vario.

Confirma la reversión de la devolución. Transacción: Devolución


¿Se Requiere

generar de nuevo la orden de pago?

FIN

NO

3

SI.

8Consulta e imprime reportes generados por el sistema. Transacción: Consultas e Informes



Actualizaciones: El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1) Genera un número consecutivo SIIF por subunidad ejecutora. 2) Genera un número de orden de pago OAT de Vlor liquido cero y le dá a dicha orden de pago el estado "Generada". 3) Actualiza el concepto OAT de naturaleza crédito asociado al Acreedor Vario, sumando al valor ordenado para pago.

Tipo de Devolución = (Legalización Provisión de Fondos)

5

El sistema automáticamente activa el campo "Fecha Límite de Pago" y las carpetas: "Datos Financieros",

"Datos Administrativos" y "Deducciones".

DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Pagaduría Registra la fecha límite de

Pago. Transacción: Devolución.

Selecciona el rubro concepto asociado a la devolución y el valor. Transacción: Devolución.

Carpeta: Datos Financieros.

Selecciona la subcarpeta "Beneficiario" (tipo de documento de identidad y Número del Documento) y la subcarpeta "Entidad" (Entidad Bancaria y Cuenta Bancaria) y

registra el objeto de la devolución . Transacción: Devolución.

Carpeta: Datos Administrativos.

Selecciona el código OAT de naturaleza débito.

Transacción: Devolución. Carpeta: Deducciones.


1. La cuenta Bancaria debe estar en estado activa. 2. El Beneficiario debe estar asociado a la unidad ejecutora por el módulo de egresos a través de la transacción "Beneficiario Cuenta". Ver Procedimiento: "Registro Presupuestal del Compromiso" (Módulo de Egresos).

1. La OAT a seleccionar debe ser la misma con la que se efectúo la provisión de fondos DTN a los Fondos Rotatorios de la DIAN - devolución de impuestos, momento en el cual se actualiza con un movimiento débito. 2. El valor de la devolución debe ser menor o igual que el saldo pendiente por liquidar de la OAT.

Graba los datos registrados de la Legalización de Provisión de Fondos.

Transacción: Devolución DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Pagaduría

La fecha debe ser un día hábil igual o mayor a la fecha del sistema.

6


Legalización Provisión de

Fondos?





SI.

NO

El sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Dá a la Orden de pago OAT de Valor Líquido Cero el estado de "Anulada". b) Actualiza el código OAT de naturaleza crédito disminuyendo el ordenado para pago. c) Cambia el estado de la Devolución a "Anulada"

7



6

7

FIN

3

Ver Procedimientos: "Proceso de Pago - Visión General" y "Proceso de Pago Con Situación de Fondos"

(Módulo de Cun).DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Pagaduría

¿Se Requiere

generar de nuevo la Devolución Tipo

legalización Provisión de

Fondos?

SI.

!. La orden de pago OAT de Valor Liquido Cero originada en ingresos y en estado "Generada" al ser confirmada en el módulo de CUN pasa a estado "Pagada". 2. Con el pago por CUN de la orden de pago OAT el sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Actualiza en el módulo de ingresos la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos en el campo "Devolución Pagada"; b) Actualiza las devoluciones pagadas por causal de de devolución c) Actualiza los códigos OAT, según su naturaleza, así: 1) Al de naturaleza crédito asociado al Acreedor Vario, le incrementa el débito y le disminuye el ordenado para pago, y 2) Al de naturaleza débito asociado a la Provisión de Fondos lo incrementa por el crédito. d) Deja la traza contable en el módulo de ingresos para que al cierre diario del módulo de contabilidad, el sistema genere los respectivos registros contables automáticos.


NO


Consultas: a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo (s) de operación (es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior. Reportes: a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados. b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran las devoluciones desde la constitución del Acreedor Vario hasta el pago de la devolución, cualquiera que sea la forma de pago (efectivo, papeles, compensación,legalización provisión de fondos) y el estado de la orden de pago de la devolución (Pagada, confirmada, anulada ó reportada con incidencia). c) Informe Mensual del Presupuesto de Ingresos: Permite conocer, a nivel del mes consultado o del acumulado, el monto de las devoluciones pagadas.

8



62. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores registrar los datos de la solicitud de desembolso Sin Situación de Fondos (SSF), previa existencia del contrato previo desembolso Sin Situación de Fondos y del registro presupuestal de la respectiva obligación. BASE LEGAL

- Artículos 5° inciso 1° y 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Gestión Presupuestal (CDP, compromiso y obligación) con cargo a los rubros identificados como de previo desembolso, efectuada por parte del área financiera de la entidad, previa creación en el módulo de egresos del contrato de previo desembolso sin situación de fondos asociado a la respectiva unidad ejecutora.

- Registro de los datos correspondientes a número del contrato de previo desembolso sin

situación de fondos e información adicional de la solicitud de desembolso, por parte de las entidades en línea.

- Selección del número de la (s) obligación (es) asociada (s) a la solicitud de desembolso sin

situación de fondos. SALIDA

- Generación de la solicitud de desembolso en estado “Inicial” y actualización del contrato de previo desembolso en los campos referentes a “Total autorizado” y “Orden de pago SSF”.

- Número consecutivo de solicitud por entidad generadora. - Reportes generados por el sistema. CRITERIOS DE ÉXITO

- Creación oportuna en el módulo de egresos del contrato de previo desembolso Sin situación de Fondos, por parte de la DGCP.



- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la solicitud de desembolso. - Selección adecuada del número de la (s) obligación (es) asociadas a la solicitud de

desembolso Sin Situación de Fondos. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad




62. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS Responsable Descripción

1

Registra CDP, Compromiso, y Obligación de los rubros identificados como de "previo desembolso SSF".

Ver Procedimientos: " Expedición CDP", "Registro Presupuestal del Compromiso", "Registro Presupuestal de la Obligación".

(Módulo de egresos).

Inicio

1. El número del contrato de previo desembolso debe haber sido creado previamente por la DGCP para que el sistema permita grabar la obligación en el módulo de egresos. 2. La DGCP debe autorizar el desembolso y registrar la ejecución del rubro concepto de ingresos para que se pueda generar la respectiva orden de pago por el módulo de egresos .

1. Para las entidades fuera de línea la solicitud de previo desembolso la genera la DGCP desde el cuerpo del contrato, por el módulo de Egresos. 2. Generada la solicitud de desembolso, queda en estado "Inicial" y el sistema automáticamente actualiza algunos campos del contrato de previo desembolso, así: en la cabecera el correspondiente a "Total autorizado" convertido en la moneda del contrato, y en el detalle el referente a"orden de pago SSF." 3. Cuando la solicitud de desembolso queda en estado "Rechazada", el sistema automáticamente disminiuye en el contrato de previo desembolso el valor registrado en los campos: "total autorizado" de la cabecera y "orden de pago SSF" del detalle. - Ver Procedimiento "Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF - Módulo Ingresos 4. Cuando la solicitud de desembolso queda en estado "confirmada" no se actualiza ningún dato del contrato de previo desembolso. Ver Procedimiento: "Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF" - Módulo de Ingresos.


Registra los datos (Número del Contrato e Información adicional) de la solicitud de desembolso.

Transacción: Solicitud de Desembolso SSF (módulo de ingresos).Entidad/ Area Financiera

1. La subunidad de gestión debe estar asociada a la subunidad de conexión a través de la transacción "Relación entre subunidades ejecutoras" del módulo de ingresos. Ver Procedimiento: " Inicio de Vigencia". 2. El sistema despliega todos los contratos de Previo desembolso SSF creados en el módulo de egresos que estén asociados a la unidad ejecutora de la gestión para seleccionar uno, a partir del cual muestra todas las obligaciones generadas y pendientes de Solicitud de desembolso.

¿Egresos está en periodo de

transición ?

El año fiscal de la conexión = año actual, en donde el sistema despliega las obligaciones para selección, así: a) De la vigencia 1 creadas en el año fiscal actual; b) De la vigencia 3 creadas en el año fiscal anterior, y c) De la vigencia 2 creadas en el año fiscal actual.

NO

El cierrre anual definitivo de egresos convierte: a) Obligaciones de la vigencia 1 año fiscal año anterior en obligaciones de vigencia 3 año fiscal actual, b) Los compromisos del año fiscal anterior, en Reservas de Apropiación vigencia 2 año fiscal actual, luego el compromiso se convierte en obligación vigencia 2 año fiscal actual.

¿ Año Fiscal de la conexión?

SI.

Anterior Actual

El sistema despliega únicamente las obligaciones de vigencia 1 creadas en el

año fiscal anterior.

El sistema despliega obligaciones de vigencia 1

creadas en el año fiscal actual y obligaciones de vigencia 1 creadas en el año anterior.

Selecciona el número de la (s) obligación (es). Transacción: Solicitud de Desembolso SSF.


2

¿Tipo de Entidad ?

En Línea

Fuera de Línea

FIN.



Graba la solicitud de desembolso SSF. Transacción Solicitud de Desembolso SSF.


El sistema automáticamente asigna un número consecutivo único a la solicitud y le dá el estado de "inicial".

Consulta la solicitud de desembolso SSF. Transacción Solicitud de Desembolso SSF.

Ver Procedimiento "Consulta y Modificación Solicitud de Desembolso"



FIN.

Para la consulta se registran los datos de entrada: asignación interna y número de solicitud y se activa el botón consulta.

1 2

A partir de las obligaciones seleccionadas el sistema totaliza el valor en la moneda del contrato y su equivalente en pesos calculado a la tasa de cambio proyectada para la moneda del contrato y para el año fiscal de la creación de la obligación.



63. CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS

OBJETIVO

Permitir a los órganos ejecutores incluir o excluir una o varias obligaciones de la solicitud de desembolso en estado inicial, es decir pendiente de aprobación. BASE LEGAL

- Artículos 5° inciso 1° y 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consulta de la solicitud de desembolso sin situación de fondos en estado inicial. - Modificación de la solicitud de desembolso en estado inicial, seleccionando nueva (s)

obligación (es) y/o desmarcando la (s) obligación (es) seleccionada (s) preliminarmente en dicha solicitud.

SALIDA

- Actualización del contrato de previo desembolso en los campos referentes a “Total autorizado” y “Orden de pago SSF”., según la (s) obligación (es) que se incluyan o se excluyan de la Solicitud de Desembolso Sin Situación de Fondos.

- Permanencia del Número consecutivo dado a la solicitud de desembolso por entidad

generadora y del estado inicial dado a dicha solicitud. - Reportes generados por el sistema. CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos de la Consulta y Modificación de la solicitud de desembolso Sin Situación de Fondos.

- Selección adecuada del número de la (s) nueva (s) obligación (es) a asociar o a excluir de la

solicitud de desembolso Sin Situación de Fondos. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




63. CONSULTA Y MODIFICACIÓN SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS.


FIN.

¿Requiere ser modificada la solicitud

de desembolso SSF?

Ver Procedimiento "Solicitud de Desembolso Sin Situación de Fondos".

Inicio

1. Para las entidades fuera de línea la consulta la debe efectuar la DGCP. 2. Al consultar, el sistema automáticamente muestra los datos de la solicitud grabada con sus respectivas obligaciones, más aquellas que se encuentran pendientes de solicitud y que igualmente han sido filtradas con los mismos criterios descritos en el procedimiento "Solicitud de desembolso", según se esté o no en período de transición y dependiendo del año de vigencia seleccionado.

El Sistema Conserva el número de la solicitud y el estado "Inicial".

1. Se registran los datos correspondientes a: Subunidad - Unidad de conexión y de gestión, año fiscal de la conexión y el Número de solicitud. 2.La transacción permite realizar nuevas modificaciones

Consulta la solicitud de desembolso SSF en su estado inicial, registrando los datos de entrada correspondientes a: Número de

la solicitud y unidad - subunidad de gestión. Transacción: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desembolso


SI. NO


Modifica la solicitud de desembolso seleccionando nuevas obligaciones y/o desmarcando la (s) obligación (es) seleccionada (s)

en la solicitud de desembolso consultada. Transacción: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desembolso.


1. A la solicitud de desembolso se asocia una ó más obligaciones y por lo tanto el usuario debe seleccionar como mínimo una obligación. 2. A partir de las obligaciones seleccionadas el sistema totaliza el valor en la moneda del contrato y su equivalente en pesos calculado a la tasa de cambio proyectada para la moneda del contrato y para el año fiscal de la creación de la obligación.

Graba la Modificacion a la Solicitud de Desembolso. Transacción: Consulta y Modificaciones Solicitud de Desembolso. Entidad/Area Financiera

Consulta la transacción grabada. Transacción: Consulta y Modificaciones Solicitud de desembolso.


Ver Procedimiento " Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF.

¿Requiere ser modificada

nuevamente la solicitud de desembolso

SSF?

NO

SI.



64. COMFIRMACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS

OBJETIVO

Permitir a la Dirección General de Crédito Público, para el caso de los recursos del crédito externo y a la Dirección General del Presupuesto Nacional, para el caso de las donaciones, confirmar o rechazar la (s) solicitud (es) de desembolso Sin Situación de Fondos, registradas previamente por los órganos ejecutores en línea, ó por la DGCP ó por la DGN, según el caso . BASE LEGAL

- Ley 533 de 1999 - Artículo 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consulta de la solicitud de desembolso sin situación de fondos en estado inicial, por parte de la Dirección General de Crédito Público, cuando se trate de recursos del crédito externo, ó de la Dirección General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.

SALIDA

- Confirmación o rechazo de la solicitud de desembolso sin situación de fondos, según la decisión adoptada por la DGCP ó por la DGPN, según el caso.

- Modificación del estado de la solicitud de desembolso de “Inicial” a “Confirmada” o

“Rechazada”, según la decisión adoptada. - Consulta de la solicitud de desembolso por parte del área financiera de la entidad y registro

de nuevo de la misma, en caso que haya sido rechazada. CRITERIOS DE ÉXITO

- Evaluación oportuna de la solicitud de desembolso Sin Situación de Fondos, por parte de la Dirección General de Crédito Público cuando se trate de recursos del crédito externo, ó de la Dirección General del Presupuesto Nacional, cuando se trate de donaciones.

- Consulta a tiempo por parte del área financiera de la entidad de la decisión dado sobre la

solicitud de desembolso sin situación de fondos requerida.



- Revisión adecuada, por parte del área financiera de la entidad, de la (s) obligación (es) a ser asociada (s) a la solicitud de desembolso y generación de nuevo de dicha solicitud de desembolso, cuando haya sido rechazada.

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




64. CONFIRMACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS.


¿Es confirmada la solicitud de

desembolso SSF?

Ver Procedimientos "Solicitud de Desembolso SSF" y "Consulta y Modificación Solicitud de Desembolso SSF".

Inicio

1. El sistema cambia el estado de la solicitud de "inicial" a "Confirmada". 2. Deja disponible la solicitud de desembolso SSF para que la DGCP ó la DGPN gestionen el respectivo desembolso. Ver¨Procedimiento "Solicitud de Desembolso SSF".

1. La solicitud de desembolso debe ser registrada por la DGPN cuando se trate de recursos de donaciones SSF y en el caso de los recursos del Crédito Externo SSF, su registro le corresponde realizarlo a la DGCP, cuando se trate de entidades Fuera de Línea. 2.El sistema despliega todos los datos grabados en la Solicitud de desembolso SSF, y no permite modificarlos 3. El sistema activa los campos: "Confirmar" y "Rechazar" para seleccionar uno de ellos. 4. El campo unidad - subunidad de gestión corresponde a la entidad que registró la solicitud de Desembolso SSF.

DGCP/ DGPN

Registra los datos de entrada correspondientes a: Número de la solicitud, Unidad - subunidad de gestión, y realiza la respectiva consulta. Transacción: Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso

El sistema cambia el estado de la solicitud de"Inicial" a "Rechazada".

Selecciona el campo "Rechazar" y Graba la transacción

Transacción: Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso

DGCP/ DGPN

NO

Selecciona el campo "Confirmar" y Graba la transacción Transacción: Confirmación o Rechazo Solicitud de

Desembolso

SI.

DGCP/ DGPN

1

DGCP/ DGPN

¿Se modifica el estado de la solicitud

de confirmada a rechazada?

SI.

Consulta la solicitud de desembolso Transacción: Solicitud de Desembolso.

NO

Consulta la solicitud de desembolso Transacción: Solicitud de Desembolso.

El sistema muestra automáticamente todos los datos de la solicitud de desembolso y el estado "confirmada" o "Rechazada" de la misma, cuando se hace la consulta de dicha solicitud, debiendose registrar para ello los datos de entrada: año fiscal, subunidad ejecutora de conexión y de gestión y el número de la solicitud.


Ver Procedimiento : "Desembolso SSF".DGCP/ DGPN



Gestiona nuevamente la solicitud de desembolso". Transacción: Solicitud de Desembolso SSF.

Ver Procedimiento: "Solicitud de Desembolso SSF":

1


FIN.



65. DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS OBJETIVO

Permitir a la Dirección General de Crédito Público, para el caso de los recursos del crédito externo Sin Situación de Fondos, y a la Dirección General del Presupuesto Nacional, para el caso de las donaciones, registrar en el sistema los datos sobre el respectivo desembolso sin situación de Fondos, con base en las solicitudes de desembolso previamente confirmadas. BASE LEGAL

- Ley 533 de Noviembre 11 de 1999 - Decreto 2681 de Diciembre de 1993 - Decreto 771 de Mayo 3 de 2001 - Artículo 6° literal a) del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Registro o selección, por parte de la DGCP ó de la DGPN, de los datos del desembolso en cada uno de los campos de la respectiva transacción, con base en la (s) solicitud (es) de desembolso previamente confirmadas y según se trate de solicitudes de desembolso de entidades en línea o fuera de línea.

- Registro en CUN de las cuentas No Administradas por la DTN, por parte del área financiera

de la entidad. - Carga de los movimientos crédito de los extractos bancarios sin situación de fondos, por par-

te del área financiera de la entidad. - Clasificación del recaudo pendiente de clasificar por parte del área financiera de la entidad. SALIDA

- Número consecutivo por desembolso. - Modificación del estado de la solicitud de desembolso Sin situación de Fondos, de

“Confirmada” a “Desembolsada” - Actualización automática de los saldos presupuestales de ingresos, para las entidades en

línea.



- Actualización del contrato de previo desembolso en el campo “Total Pagos” convertido a la moneda del contrato y del campo “Pagos SSF”, cuando el desembolso a realizar es para una entidad fuera de línea.

- Traza contable dejada en la subunidad ejecutora de la gestión. - Disponibilidad para que la entidad en línea pueda generar la respectiva orden de pago por el

módulo de egresos y culminar el proceso de pago sin situación de fondos. - Reportes generados por el sistema - Realización del pago Sin situación de Fondos por el módulo de CUN, cuando se trate de

donaciones que ingresan a las cuentas bancarias de la entidad, previa generación, selección y confirmación de la orden de pago de la obligación asociada a la solicitud de desembolso.

- Realización del pago de la orden de pago de valor líquido cero por el módulo de CUN,

cuando se trate de recursos del crédito ó de donaciones que no ingresan a las cuentas bancarias de la entidad, previa generación, selección y confirmación de la orden de pago de la obligación asociada a la solicitud de desembolso.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de cada uno de los datos del desembolso sin situación de fondos, según se trate de recursos del crédito o de donaciones y según el tipo de entidad ( en línea o fuera de línea) solicitante.

- Registro oportuno de las cuentas bancarias (No administradas pr la DTN) de la entidad. - Carga oportuna de los movimientos crédito de los extractos sin situación de fondos, por parte

del área financiera de la entidad. - Generación, selección y confirmación adecuada y oportuna de la orden de pago de la (s)

obligación (es) asociada (s) a la solicitud de desembolso. - Realización oportuna del pago por el módulo de CUN, según el tipo de recurso (Donación ó

recursos del crédito) a desembolsar. RESPONSABLES: Dirección General de Crédito Público, Dirección General del Presupuesto Nacional y Area Financiera de la entidad.




65. DESEMBOLSO SIN SITUACIÓN DE FONDOS. Responsable Descripción

Ver Procedimientos " Confirmación o Rechazo Solicitud de Desembolso SSF" .

Inicio

La Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión y de la conexión corresponde a la entidad que registrará la ejecución del presupuesto de ingresos, así: a) En el caso de las donaciones corresponde a la entidad que recibe la donación y b) Para los Recursos del Crédito corresponde a la DGCP como entidad receptora del crédito.

¿Tipo de recurso de la solicitud de

Desembolso SSF?

DGCP/ DGPN

Registra la Unidad - Subunidad Ejecutora de la gestión.

Transacción: Desembolso SSF.

Registra la Unidad - Subunidad Ejecutora de la gestión.


Donaciones Recursos del Crédito

DGPN

DGCP

Selecciona o registra en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción los datos del desembolso SSF.

Transacción: Desembolso SSF.DGCP/ DGPN

1DGCP/ DGPN

1. Moneda: Es un campo para seleccionar el tipo de moneda del contrato de previo desembolso. 2. Información Adicional: Es un campo para registrar el objeto del contrato o de la solicitud de desembolso SSF. Su diligenciamiento es obligatorio. 3. Fecha del Documento: Es un campo para registrar la fecha del documento soporte del desembolso SSF.

¿Tipo de Entidad que hace la Solicitud

de Desembolso SSF?

Marca el campo "Solicitudes Entidades En Línea" Transacción: Desembolso SSF.

No Marca el campo "Solicitudes Entidades En Línea" Transacción: Desembolso SSF.

Fuera de Línea

En Linea

El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Activa la carpeta "Solicitudes" y despliega en el detalle: a) Todas las solicitudes que tienen asociadas obligaciones de entidades en línea, según el tipo de moneda elegido en la cabecera de la transacción, para seleccionar la (s) solicitud (es) que se desea (n) forme (n) parte de un desembolso; b) El Código de la Unidad Ejecutora; d) La descripción de la unidad ejecutora; e) El Número de la solicitud; f) El valor en Pesos de la solicitud y g) El valor moneda de la solicitud. 2. Activ a la carpeta "Soporte" para registrar el rubro concepto de ingresos asociado al desembolso y que pertenezca a la subunidad de gestión.

El sistema automáticamente hace lo siguiente: a) Activa la carpeta "Solicitudes" y despliega las solicitudes de desembolso de las entidades fuera de línea. b) Activa la carpeta "Soporte" para registrar el rubro concepto de ingresos asociado al desembolso y que pertenezca a la subunidad de gestión.

3

DGCP/ DGPN



¿Los recursos de previo desembolso

SSF ingresan a cuentas Bancarias del

país ?

A la OAT seleccionada en el módulo de egresos se le aplica una deducción de valor igual al de la obligación, con lo cual la obligación queda de valor líquido cero. Dicha OAT, por el módulo de Cun, se actualiza con un movimiento crédito al momento de la confirmación de la orden de pago valor líquido cero SSF, y por ingresos, con un movimiento débito al momento del Desembolso SSF, efectuado por la presente transacción, con lo cual el saldo OAT queda igual a cero. Ver Procedimiento: "Confirmación Orden de Pago y Reversión Orden de Pago" - Módulo de Egresos.

1

Selecciona el mismo código OAT de naturaleza Crédito, que se eligió en la obligación.


DGCP/ DGPN

NO SI.

¿Egresos se encuentra en

período de transición ?

¿Ingresos continúa en período de transición ?


NOSI.


SI.

El sistema automáticamente muestra todas la s solicitudes de desembolso en estado

"confirmadas" que quedaron grabadas con fecha del año fiscal anterior.

El sistema automáticamente despliega todas las solicitudes en estado "confirmadas", grabadas con año fiscal año anterior y las

grabadas con año fiscal año actual.

Anterior Actual NO

Actual

Anterior

Selecciona código OAT de naturaleza Crédito, correspondiente a Desembolsos SSF.


1. El movimiento crédito que deja el saldo OAT en cero se registra con el proceso de carga y clasificación del recaudo. 2. Por tratarse de recursos SSF que ingresan a la cuenta bancaria de la entidad, cuando se registra la obligación no se le aplica deducción, dado que el pago de la misma generará salida de recursos SSF.

La transacción actualiza el código OAT con un movimiento débito.

Selecciona la (s) solicitud (es) de desembolso. Transacción: Desembolso SSF.

Carpeta: Solicitudes

El sistema automáticamente despliega todas las solicitudes de desembolso en estado "confirmadas" que tienen asociadas obligaciones de vigencia 3 y/u

obligaciones confirmadas de entidades fuera de línea registradas con año fiscal año anterior.

DGCP/ DGPN

El sistema activa en la cabecera de la transacción los campos "Valor Total" y "Valor Moneda" y actualiza en cada uno el valor del desembolso en pesos y el valor de la moneda de la solicitud.

Las obligaciones corresponden a las registradas con vigencia 1 año fiscal año anterior y cuya solicitud de desembolso se alcanzó a registar estando egresos en período de transición y las cuales al cierre definitivo de egresos se convierten en vigencia 3.

Selecciona rubro (s) concepto de Ingresos SSF asociados a la entidad ejecutora de la gestión y registra el valor por cada rubro (s) concepto.

Transacción: Desembolso SSF. Carpeta: Solicitudes

DGCP/ DGPN

2

4

3



2

Registra Cuentas No Administradas por la DTN. Transacción: Mantenimiento de Cuentas DTN - Módulo de CUN.Entidad/Area Financiera

Carga los movimientos crédito de los extractos (Recepción de los recursos en la cuenta bancaria de la entidad) SSF.

Transacción: Registro Control Recaudo SSF .

Los recursos llegan a las cuentas bancarias de la entidad en Colombia.

El sistema hace lo siguiente: a) Genera el registro contable automático para la entidad con abono a Bancos contra Recaudos por clasificar. 2. Deja un valor pendiente por clasificar en ingresos para la entidad, la cuenta bancaria y la fecha del registro del movimiento Crédito Bancario.


Graba la Transacción. Transacción: Desembolso SSF. DGCP/ DGPN

4

Clasifica el recaudo pendiente por clasificar, seleccionando el mismo concepto OAT escogido en la transacción "Desembolso

SFF" - Módulo de Ingresos. Transacción: Imputación de Cobros en Dinero.

El sistema hace lo siguiente: a) Actualiza el movimiento OAT y el saldo OAT con un movimiento crédito, con lo cual el saldo quedará en cero. b) Genera el registro contable automático. 2


FIN.


Genera, selecciona y confirma la orden de pago de la obligación asociada a la solicitud de desembolso.

Ver Procedimiento: " Confirmación Orden de Pago, y Reversión Orden de Pago" (Módulo de Egresos).

¿El Desembolso a realizar es para

una entidad en línea?

El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Asigna un número consecutivo para cada desembolso y cambia el estado de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a "Desembolsada". 2. Actualiza los saldos presupuestales de ingresos en los campos: Causado, Recaudado y Causado Neto, a nivel de subunidad / rubro .concepto, unidad/rubro y rubro. 3. Actualiza la OAT con un movimiento débito en la subunidad ejecutora que tiene asociada la obligación. 4. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestión con fecha del último día hábil del año anterior, en caso que ingresos se encuentre en período de transición, es decir año fiscal año anterior, de lo contrario la afecta con la fecha del sistema. 5.NOTA: A partir de este momento la entidad por el módulo de egresos puede generar la orden de pago y culminar el proceso de pago SSF.

SI.

1. El sistema automáticamente hace lo siguiente: 1. Actualiza el contrato de previo desembolso en el campo de la cabecera "Total Pagos", convertido a la moneda del contrato y en el detalle actualiza el campo "Pagos SSF". 2. Asigna un número consecutivo para cada desembolso y cambia el estado de la solicitud de desembolso SSF de "Confirmada" a "Desembolsada". 3. Deja la traza contable en la subunidad ejecutora de la gestión con fecha del último día hábil del año anterior, en caso que ingresos se encuentre en período de transición, es decir año fiscal año anterior, de lo contrario la afecta con la fecha del sistema.

NO

Graba, Consulta e Imprime Reportes. Transacción: Desembolso SSF.

6

DGCP/ DGPN/Entidad/ Area Financiera

7

5

5




76

¿Tipo de Recurso a desembolsar?

Realiza el pago de la Orden de Pago de valor Liquido Cero por el

módulo de CUN. Transacción: Confirmación

órdenes con valor Liquido Cero. Ver Procedimiento: "Proceso de

Pago" (módulo de CUN).

¿Los recursos ingresan a cuentas

bancarias de la entidad?

Recursos del CréditoDonaciones

Realiza el pago SSF por el módulo de CUN.

Transacción: Confirmación órdenes SSF. Ver Procedimiento: "Proceso de Pago"

(módulo de CUN).


FIN.

Consultas: a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo (s) de operación (es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. b) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior. Reportes: a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados.

NO

SI.



66. REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SIN SITUACIÓN DE FONDOS

OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso registrar los movimientos de extractos, por cada registro o por total por día, de las cuentas bancarias No administradas por la DTN, es decir de aquellas destinadas para el manejo de lo recursos sin situación de fondos administradas por dichos órganos, previo el registro en el sistema de las respectivas cuentas.

BASE LEGAL

- Artículos 6° literal a) y 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consignación efectuada por el tercero en la cuenta bancaria de la entidad generadora del ingreso del monto del ingreso recaudo sin situación de fondos.

- Registro o selección de los datos del recaudo de ingresos sin situación de fondos en cada

uno de los campos de la transacción “Registro control Recaudo SSF”, con base en los respectivos documentos soporte y previa identificación de si se trata de recursos dados en administración ó no.

SALIDA

- Generación del número consecutivo SIIF por transacción y subunidad ejecutora . - Generación del Log de auditoría. - Actualización automática de la tabla “Recaudos por Clasificar” y de la consulta “Estado de

Imputación por Unidad Ejecutora”. - Actualización automática del código OAT - Traza contable dejada en el módulo de ingresos para que se generen los registros contables

automáticos con el cierre contable diario, conforme se trae de fondos o recursos dados en administración.

- Reportes generados por el sistema



CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de los datos del recaudo de ingresos sin situación de fondos, en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción “Registro control recaudo SSF”, con base en los respectivos documentos soporte y según se trate de fondos o recursos dados o no en administración.

- Selección adecuada del documento de identificación, del número y del nombre del fondo

administrador de los recursos, cuando haya lugar a ello. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




66. REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SIN SITUACIÓN DE FONDOS.


Inicio

REGISTRO CONTROL RECAUDO DE INGRESOS SSF: Corresponde al registro de los movimientos crédito de los extractos, de las cuentas bancarias No administradas por la DTN, bien sea por cada registro o por el total por día o por mes.

TerceroConsigna, en la respectiva cuenta bancaria de la entidad generadora del

ingreso, el monto del ingreso recaudado SSF.

Registra los datos correspondientes al recaudo de ingresos sin situación de fondos (SSF) en cada uno de los campos de la caecera de la transacción,

con base en los respectivos documentos soporte (Extractos bancarios). Transacción: Registro Control Recaudo SSF..

Registra la cuenta bancaria como una cuenta no administrada por la DTN. Transacción: Mantenimiento de Cuentas DTN - Módulo de Cun.


El registro de la (s) cuenta (s) bancaria (s) debe hacerse previo a la carga de los movimientos de extractos.

1


Campos de la Cabecera: 1. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 2. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 3. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 4. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 5. Número control Origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 6. Fecha Recaudo: Es un dato de entrada para registrar el año, el mes y el día del recaudo, es decir la fecha en que se efectúo la consignación en el Banco, y debe ser menor o igual a la fecha de movimiento. 7. Fecha documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año actual, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 8. S igno Positivo ó Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. La elección de uno u otro signo tiene los siguientes efectos: a) Cuando se elige signo positivo, el sistema automáticamente suma el valor recaudo en la tabla "Valor por descargar" y en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora" en los campos: "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar"; y b) Cuando se elige signo negativo, el sistema automáticamente resta el valor recaudo de la tabla "Valor por descargar y de la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora" en los campos "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar". 9. Entidad Financiera: Es un dato para seleccionar la entidad financiera en la que se hizo la respectiva consignación, para lo cual el sistema despliega todas las entidades financieras creadas previamente en el módulo de Cun. 10. Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar el número de la cuenta bancaria a la que ingresó el recaudo, par lo cual el sistema despliega las respectivas cuentas asociadas a la condición del recurso SSF y que en Cun tengan la marca "No Administradas por la DTN" y que la unidad ejecutora de gestión esté asociada a la cuenta. 11. Concepto OAT: Es un dato de salida que muestra la OAT de naturaleza crédito que está asociada a la cuenta Bancaria desde el momento de su creación en el módulo de Cun. 11. Valor Recaudo: Es un dato de entrada en el que se registran los movimientos crédito de los extractos bancarios correspondientes a un recaudo, ó a un reintegro que afecta el PAC o una cuenta por pagar ó a un ingreso y que posteriormente se debe clasificar. 12. Valor Pendiente por Descargar: Es un dato de salida que muestra el valor por descargar , según lo reflejado en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora".



1

¿Los Recursos están dados en administración ?

Marca el campo "Fondos o Recursos Administrados".

Transacción: Registro Control Recaudo SSF

No marca el campo "Fondos o Recursos Administrados"

Transacción: Registro Control Recaudo SSF.

Selecciona el código del documento de identificación del administrador de los recursos

Transacción: Registro Control Recaudo SSF

2



SI. NO

El sistema automáticamente activa los campos: "Tipo de identificación" y "Número Documento" para su selección .

Selecciona el Número del documento de identificación y el nombre del fondo

administrador de los recursos Transacción: Registro Control Recaudo SSF


Para la selección el sistema automáticamente despliega los números de los documentos de identificación de los diferentes fondos administradores y sus respectivos nombres. ¿Ingresos está

en período de transición ?



Transacción:Registro Control Recaudo SSF.

SI.

Anterior



Actual

NO


Graba los datos registrados del Control de Recaudo de ingresos SSF.

Transacción: Regsitro Control Recaudo SSF.

Graba los datos registrados del Control de Recaudo de ingresos SSF.


ActualAnterior

3FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Registro Control Recaudo SSF.






2

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un Número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de auditoría. 3. Actualiza la Tabla "Recaudos por Clasificar" y la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora", así: a) Con el año fiscal de conexión, actualiza el campo "Año carga extracto"; b) Con la fecha del recaudo actualiza el campo "Fecha Valor Bancos"; c) Según el signo positivo o negativo de la transacción actualiza a nivel de unidad ejecutora de la siguiente manera: i) Si se elige signo positivo, suma el valor de recaudo en los campos: "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar", y ii) Si se elige signo negativo resta dicho valor de los campos "Valor Recaudado" y "Valor por Descargar", validando que dichos valores no queden negativos. 5. Actualiza el Código OAT, así: a) Iindependientemente de que ingresos esté o no en período de transición, actualiza el código OAT en el año fiscal actual; b) Los movimientos OAT los actualiza a nivel de Subunidad ejecutora, y c) Actualiza la tabla de saldos OAT, sumando o restando del crédito el "valor recaudo", según el signo positivo o negativo de la transacción.

NOTA CONTABLE 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior, automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día hábil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, automáticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema. 3. La matriz contable que lee la transacción debe estar actualizada para el año fiscal, año vigencia y rubro concepto o OAT seleccionada, en caso contrario el sistema genera un mensaje en pantalla requiriendo éstos datos y el nombre de la operación contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar. 4. Dependiendo de si se marca o no el campo "Fondos o Recursos Administrados", el sistema automáticamente contabiliza de la siguiente manera: a) Cuando se marca el campo "Fondos o Recursos administrados registra contablemente Fondos en poder de terceros contra Recaudos por Clasificar , y b) Cuando no se marca el campo "Fondos o Recursos Administrados" registra contablemente: Bancos Entidad Contra Recaudos por clasificar.



67. AJUSTE DE VALORES POR IMPUTAR EN CUN OBJETIVO

Permitir a la DTN, efectuar ajustes de valores recaudados en cabeza de un ente generador del ingreso para trasladarlos a otro ente generador de ingresos, por errores en la carga de extractos

BASE LEGAL


- Consignación efectuada por el tercero en la cuenta bancaria de la entidad generadora del ingreso del monto del ingreso recaudo sin situación de fondos.

- Registro o selección de los datos del recaudo de ingresos sin situación de fondos en cada

uno de los campos de la transacción “Registro control Recaudo SSF”, con base en los respectivos documentos soporte y previa identificación de si se trata de recursos dados en administración ó no.

SALIDA

- Generación del número consecutivo SIIF por transacción y subunidad ejecutora . - Generación del Log de auditoría. - Actualización automática de la tabla “Recaudos por Clasificar” y de la consulta “Estado de

Imputación por Unidad Ejecutora”. - Actualización automática del código OAT - Traza contable dejada en el módulo de ingresos para que se generen los registros contables

automáticos con el cierre contable diario, conforme se trae de fondos o recursos dados en administración.

- Generación de los respectivos reportes CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de los datos del recaudo de ingresos sin situación de fondos, en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción “Registro control recaudo SSF”,



con base en los respectivos documentos soporte y según se trate de fondos o recursos dados o no en administración.

- Selección adecuada del documento de identificación, del número y del nombre del fondo

administrador de los recursos, cuando haya lugar a ello. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




67. AJUSTE DE VALORES POR IMPUTAR EN CUN. Responsable Descripción

Inicio

Revisa los valores consignados en las cuentas puente tipo II de la DTN, e identifica el ente generador del ingreso al que pertenecen, con base en los

documentos soporte remitidos por las entidades bancarias.

Carga a través de archivos planos los extractos de las cuentas puente tipo II de la DTN.

Transacción: Mantenimiento de Movimiento de extractos - Módulo de CUN. Proceso: Carga de Movimientos de extractos de cuentas DTN - Módulo de CUN.

DTN

¿Qué entidad hace la verificación?

1

Verifica los valores por clasificar. Consulta: Estado de Imputación por Unidad Ejecutora.

DTN

DTN/ Entidad Generadora del Ingreso

¿Los valores por descargar le pertenecen a la

DTN?

¿Los valores por descargar le

pertenecen a la entidad que realiza la verificación?

DTN Otros Órganos Generadores del Ingreso

Clasifica los valores por descargar contra un rubro concepto de ingreso o una Cuenta por Pagar, según el caso.

Transacción: Imputación de cobros en dinero

Clasifica los valores por descargar contra un rubro concepto de ingreso o una OAT

(C x P ó Reintegro), según el caso. Transacción: Imputación de cobro en

dinero

SI.

Entidad/ Generadora del ingreso

DTN

Comunica a la DTN los valores por descargar que no le pertenecen para que realice el correspondiente ajuste.

NO

Entidad Generadora del Ingreso

Realiza el correspondiente ajuste de los valores por descargar, disminuyendo total o parcialmente de los saldos por descargar a su cargo ó a cargo de otro ente generador

del ingreso y los traslada al ente al que pertenecen. Transacción: Ajustes Valores por descargar en CUN.

Ver Procedimientos: "Imputación de Cobros en Dinero Para Clasificar un Rubro de Ingreso o Una Cuenta Por

Pagar" e "Imputación de Cobros en Dinero Para Clasificar Un Reintegro".

SI.NO

DTN/Entidad Generadoradel Ingreso

DTN

Cuando la DTN al momento de cargar los movimientos del extracto, no puede identificar el ente generador del ingreso, deja el recaudo por clasificar en cabeza de la DTN, hasta que logre identificar la entidad generadora del ingreso con base en los documentos soporte.



1

Fin

1. El sistema valida los datos de entrada en la tabla "Valor Descargar" y muestra el Valor por descargar, que corresponde al valor máximo del traslado. 2. La Tabla "Valor Descargar" contiene la siguiente información: a) Año carga extracto. b) Unidad Ejecutora. c) Entidad Financiera. d) Cuenta Bancaria puente tipo II. e) Fecha recaudo. f) Valor descargado. g) Valor por descargar.

Campos de la Transacción: 1. Año: Es un dato de salida y siempre es igual al año fiscal actual independientemente de que ingresos esté o no en período de transicción. 2. Año Carga Extracto: Es un dato de entrada y corresponde al año fiscal en que la DTN (CSF) ó la entidad (SSF) carga el moviminto del extracto. Dicha Fecha debe coincidir con la fecha contenida en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 3. Fecha de Consignación: Es un dato de entrada que corresponde a la fecha de consignación del recaudo: año/mes/día, y que debe coincidir con los datos de la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 4. Unidad Ejecutora Origen: es un dato para seleccionar la unidadejecutora que tiene un recaudo por clasificar de una cuenta puente tipo II, pero que requiere trasladar a otra entidad. 5. Unidad Ejecutora Destino: Es un dato para seleccionar la unidad ejecutora a la cual se desean trasladar los recursos. El sistema valida por el módulo de CUN que la entidad receptora esté asociada a la cuenta bancaria. Ver Procedimiento: "Manejo y Control de las Cuentas DTN" - Módulo de CUN. 6. Entidad Financiera y Cuenta Bancaria: Es un dato para seleccionar una entidad financiera y el número de la cuenta bancaria, para lo cual el sistema despliega solamente las cuentas que tienen saldos por descargar en la tabla "Valor por Descargar" y en la Consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora" en cabeza de la unidad ejecutora origen para el año carga extracto y la fecha de Consignación (recaudo) registrada.

Registra o selecciona los datos a ajustar de los valores por descargar, en cada uno de los campos de la transacción

Transacción: Ajustes Valores por descargar en CUN.

Selecciona el botón de consulta para obtener el valor por descargar.


Registra el valor a trasladar a la unidad ejecutora destino en el campo "Valor Ajuste".


Graba los datos registrados del Ajuste valores por imputar en CUN..


El valor del ajuste debe ser menor o igual que el valor por descargar.

DTN

DTN

DTN

DTN

Consulta e imprime los reportes generados por el sistema. Transacción: Ajustes Valores por descargar en CUN.DTN

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera Log de auditoría. 2. Actualiza la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora" en los campos: a) Unidad Ejecutora Origen, disminuyendo el valor recaudo y valor por descargar para el año carga extracto, fecha de recaudo y cuenta bancaria. b) Unidad Ejecutora Destino, incrementando el valor recaudo y valor por descargar para la cuenta bancaria, año carga extracto y fecha de consignación (recaudo).

Consulta:

Estado de Imputación por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo. Reporte:

1. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto y traslados que conforman el valor recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 2. Valores Diarios Recaudados por Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una ó varias cuentas, para una fecha ó para un rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día) el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.



68. IMPUTACION DE SOPORTES SIN RECAUDO OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso, con base en la respectiva consignación, registrar los valores recaudados presupuestalmente y registrar la cuenta por cobrar a la respectiva entidad financiera, cuando el pago efectuado por un contribuyente o tercero en una de las cuentas de administradas por la DTN con situación de fondos ó en una cuenta bancaria sin situación de fondos no aparece registrado en el correspondiente extracto bancario.

BASE LEGAL

- Artículo 6° literal a) y 15 del Decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Consignación efectuada por el tercero ó por la entidad generadora del ingreso en la cuenta bancaria respectiva.

- Registro o selección de los datos de la “Imputación de Soportes sin Recaudo” en cada uno

de los campos de la cabecera de la transacción, con base en la consignación respectiva. - Selección de la OAT de naturaleza crédito para el control de las cuentas por cobrar a las

entidades financieras y registro de su respectivo valor. - Selección de respectivo rubro concepto de ingresos, según se trate de recursos CSF ó de

SSF, así como del tipo de moneda, cuando esté definido en monedas diferentes al peso y registro de su correspondiente valor.

SALIDA

- Generación del número consecutivo SIIF por transacción y subunidad ejecutora . - Generación del Log de auditoría. - Actualización de los saldos presupuestales, según el año vigencia seleccionado - Actualización automática del código OAT, según su naturaleza crédito o débito - Traza contable dejada en el módulo de ingresos para que se generen los registros contables

automáticos con el cierre contable diario.



- Generación de los respectivos reportes. CRITERIOS DE ÉXITO

- Registro o selección precisa de los datos de la imputación de soportes sin recaudo, en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, conforme a la información de la respectiva consignación.

- Selección adecuada del rubro concepto de ingresos a imputar, así como de la OAT acreedor

vario para el control de las respectivas cuentas por cobrar a las entidades financieras. - Selección precisa del tipo de moneda, cuando haya lugar a ello. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




68. IMPUTACION DE SOPORTES SIN RECAUDO. Responsable Descripción

1

Inicio

IMPUTACION SOPORTE SIN RECAUDO: Corresponde al registro que puede hacerse presupuestalmente del valor recaudo, así como de la cuenta por cobrar a la respectiva entidad financiera, cuando el abono efectuado por un contribuyente o tercero en una de las cuentas administradas por la DTN CSF o en una cuenta Bancaria SSF no aparece registrado en el correspondiente extracto Bancario.


Consigna en la respectiva cuenta bancaria el monto del ingreso recaudado (CSF ó SSF) ó el valor a reintegrar, producto de un menor gasto.

Registra los datos de la "Imputación de Soporte Sin Recaudo" en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base en los respectivos documentos soporte (consignación).

Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo.

Campos de la Cabecera: 1. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 2. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiscal año anterior. 4. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera clasificar un valor recaudado de una cuenta por cobrar de la vigencia actual , ó b) Anterior cuando se deban clasificar v alores recaudados correspondientes a cuentas por cobrar de vigencias anteriores. 5. Unidad - subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control Origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Tipo de Imputación: Es un dato para seleccionar, así: a) Recaudo: Cuando la causación ha sido previamente registrada, y b) Causación y recaudo: cuando no se ha registrado la causación y por lo tanto se debe registrar las dos operaciones simutáneamente. 8. Fecha documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año actual, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 9. Situación de Fondos (CSF ó SSF): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Signo Positivo o Negativo: Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 11. Valor a Imputar (Total): Es un dato de entrada y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto o de las OATs, seleccionadas, según el caso. 12. Concepto OAT Origen: Es un dato para seleccionar la OAT de naturaleza débito, cuando la entidad tiene la evidencia de un recaudo en Bancos con base en la copia de la respectiva consignación, pero la entidad financiera no ha efectuado el abono en la Cuenta Bancaria de la DTN. Con esta transacción se reconoce un recaudo en efectivo de un rubro concepto de ingreso y se genera una cuenta por cobrar a la entidad financiera. 13. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto del recaudo sin soporte.

DIAN/DGCP/DTN ó Entidad/Area Financiera



1

¿Tipo de Clasificación a

realizar ?

Selecciona en el detalle la opción Rubro concepto . Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo.



Selecciona en el detalle la opción concepto OAT. Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo



Selecciona en el detalle el código y el nombre de la OAT .


Consulta y Selecciona en el detalle el código y el nombre del rubro concepto .


1. La OAT a seleccionar debe ser de naturaleza crédito, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El ingreso recaudado puede corresponder a una consignación errónea por lo cual debe ser devuelto; b) Una vez constituido el Acreedor Vario, el pago de los recursos se debe hacer a través de una orden de pago OAT generada por el módulo de Egresos. 2. La OAT a seleccionar no debe tener asociado nivel de agrupación PAC.

1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF ó SSF) que se haya realizado en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción " Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por Unidad ejecutora" . Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia" - Módulo de Ingresos.

Registra el valor (es) de la (s) OAT. Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo.



Registra el valor del rubro ó de los rubros concepto de ingresos.



2

¿El rubro concepto está definido

en otras monedas diferentes al peso?



Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo. Ver Procedimiento: "Inicio de Vigencia"


En la transacción "Mantenimiento de Rubros conceptos de ingresos", se determina mediante una marca si el valor del rubro concepto está en otras monedas diferentes al Peso, de lo contrario se deje en blanco (sin marcar) para que el sistema asuma automáticamente que el valor es en Pesos.


NO SI.

2DIAN/ DGCP/ DTN/ ó Entidad/ Area Financiera

Registra el valor de la moneda. Transacción: Imputación de soporte sin recaudo.

El diligenciamiento de este campo es obligatorio e informativo, dado que el sistema no valida la tasa de cambio ni de conversión a pesos.



2



Ingresa al sistema por el año Fiscal de la conexión = año fiscal año anterior. Transacción: Imputación de Soporte

Sin Recaudo.

SI.

Anterior



Actual

NO


Graba los datos registrados de la Imputación de Soporte Sin Recaudo.


Graba los datos registrados de la imputación de Soporte Sin Recaudo.


ActualAnterior

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un Número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora; 2. Genera Log de auditoría; 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto, subunidad, unidad rubro y rubro en el año fiscal de la conexión, 4. Actualiza los saldos presupuestales de la siguiente manera: a) Para el año Vigencia Actual, actualiza dichos saldos en los campos "Recaudo en efectivo", "Recaudo Total", "Recaudo Neto" y "Pendiente de Cobro" año actual. Si para "Tipo de Imputación" se selecciona la opción Causación/ recaudo el sistema adicionalmente actualiza los campos "Causado" y "Causado Neto" año actual. b) Para el Año Vigencia Anterior: Actualiza dichos saldos en los campos "Recaudo en efectivo", "RecaudoTotal", y "Pendiente deCobro" año anterior. Para este año vigencia, el sistema no permite que se seleccione en Tipo de Imputación" la opción Causación/Recaudo simultáneamente, sólo permite elegir "Recaudo". 5. Actualiza el Código OAT, así: a) Para la OAT de naturaleza dédito, seleccionada en la cabecera de la transacción, con la que se constituye la Cuenta por cobrar a la entidad financiera, e independientemente de que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza en el año fiscal actual los movimientos OAT a nivel deSubunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del débito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción. Constituida la cuenta por cobrar a la entidad financiera, ésta se cancela cuando la entidad abone el recaudo en la cuenta corriente de la DTN o de la entidad (CSF ó SSF) respectivamente, generándose en consecuencia el recaudo por clasificar, el cual debe ser clasificado por el módulo de ingresos a través de la transacción "Imputación de cobros en Dinero", seleccionando en el detalle este mismo código OAT sin marca de "Reintegro" y con lo cual el sistema actualiza dicho código OAT por el crédito y cancela el recaudo por clasificar y la cuenta por cobrar a la entidad financiera. Ver Procedimiento: "Imputación de Cobro en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingreso o una Cuenta por Cobrar" . b) Cuando en el detalle de la transacción se elige una OAT de naturaleza crédito para constituir el acreedor vario, e independientemente de que ingresos esté o no en período de transición, el sistema automáticamente actualiza en el año fiscal actual los movimientos OAT a nivel de Subunidad ejecutora, y la tabla de saldos OAT, sumando o restando del crédito el Valor a Imputar, según el signo positivo o negativo de la transacción.

4

3






43

NOTA CONTABLE: 1. Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos deja la traza contable para que al ordenarse el proceso de cierre contable diario, el sistema genere los registros contables automáticos de las subunidades ejecutoras en línea con la fecha real del sistema. 2. De encontrarse ingresos en período de transición el sistema hace lo siguiente: a) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año anterior, automáticamente realiza el registro contable con fecha del último día hábil del año fiscal año anterior y b) Si se ingresó por el año fiscal de la conexión año actual, automáticamente realiza el registro contable con la fecha real del sistema. 3. De elegirse en el detalle de la transacción una OAT, el sistema no efectúa registro contable automático sino que genera un mensaje en pantalla solicitando al usuario realizar el registro contable manual. Ver Procedimiento: "Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Línea y Asignaciones Internas Fuera de Línea" - Módulo de Contabilidad. 4. La matriz contable que lee la transacción debe estar actualizada para el año fiscal, año vigencia y el código OAT seleccionado, en caso contrario el sistema genera un mensaje en pantalla requiriendo estos datos y el nombre de la operación contable a ser actualizada por la CGN y no permite grabar.

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Imputación en Papeles.

Consultas:

a) Estado de Imputación por Unidad Ejecutora: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o un rango de fechas, el valor recaudado Neto (acumulado por día), el valor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo b) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo(s) de operación(es) información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha del Documento, Valor Total, signo y año del movimiento. Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior.

Reportes:

1. Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados: "Recaudo efectivo", "Recaudo efectivo neto" y "Pendiente de cobro" . 2. Detalle Valores Diarios Recaudados CUN por Descargar en Ingresos: Permite seleccionar para una unidad ejecutora, una cuenta bancaria y un rango de fechas dado, el detalle de los movimientos de extracto y traslados que conforman el valor recaudado por cada fecha diaria que aparece en la consulta "Estado de Imputación por Unidad Ejecutora". 3. Valores Diarios Recaudados por Descargar; Permite seleccionar para cada unidad ejecutora para una o varias cuentas, para una fechao rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el valor calsificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo. 4. Valores Diarios Recaudados por Clasificar en Ingresos: Permite seleccionar para cada unidad ejecutora, para una o varias cuentas, para una fecha o rango de fechas, el valor recaudado (acumulado por día), el v alor clasificado y el pendiente por clasificar de dicho recaudo.



69. CARGA DE INFORMACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS NACIONALES (FUERA DE LINEA)

OBJETIVO

Permitir a La Dirección General del Presupuesto Nacional cargar en el SIIF el archivo plano con la información de la ejecución presupuestal mensual de ingresos de los Establecimientos Públicos Nacionales e imprimir los respectivos reportes.

BASE LEGAL


- Recepción en la DGPN del archivo plano (+ ó - ) con la información de la ejecución mensual de ingresos, remitido por los Establecimientos Públicos Nacionales.

- Carga del archivo plano (+ ó -) en el SIIF por parte de los profesionales de la DGPN. SALIDA

- Grabación en el SIIF de las operaciones de ingresos contenidas en el archivo plano remitido por los Establecimientos Públicos Nacionales, ó Rechazo del sistema de dicho archivo plano y generación del correspondiente log de inconsistencias.

- Actualización de las tablas de saldos presupuestales a nivel de unidad/rubro y rubro,

causación/recuado y detalle causación/recaudo, cuando el SIIF acepta la carga del archivo plano (+ ó - ) remitido por los Establecimientos Públicos Nacionales.

- Devolución del archivo plano al respectivo Estapúblico, por parte de la DGPN para que se

efectúen los correspondientes ajustes. - Generación de los respectivos reportes. CRITERIOS DE ÉXITO

- Generación del archivo plano por parte del respectivo Estapúblico, conforme al instructivo de la DGPN.



- Devolución oportuna del archivo plano al respectivo Estapúblico, por parte de los profesionales de la DGPN, indicando claramente sobre los ajustes a realizar para que pueda ser cargado con éxito en el SIIF.

- Corrección inmediata de los errores contenidos en el archivo plano por parte del respectivo

Estapúblico y envío nuevamente del mismo a la DGPN para su cargue en el SIIF. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




69. CARGA DE INFORMACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS NACIONALES (FUERA DE LINEA) .


El sistema rechaza el archivo plano y genera log de inconsistencias. Transacción: Carga Masiva de

Establecimientos Públicos.

Realiza ejecución presupuestal de ingresos.

Genera archivo plano con la información de la ejecución mensual de ingresos, de acuerdo con el instructivo de la DGPN.

Remite a la DGPN el archivo plano con la información de la ejecución mensual de ingresos.

Inicio

1. El sistema valida, entre otros datos: año, entidad, tipo de operación, signo, valores, etc. y graba con éxito la información sólo si el 100% de la misma es válida, pues en caso contrario rechaza el archivo completo. 2. El sistema respeta los signos ( + ó -) que contiene el archivo plano para cada tipo de ejecución y graba la información. 3. Cuando se requiera reversar la totalidad de la información contenida en el archivo plano se aplica signo contrario al que trae cada una de las operaciones del archivo.

1. Operaciones válidas para los Estapúblicos - Causación + ó - vigencia actual y anterior - Anulación + ó - vigencia actual y anterior - Acreedores Varios + ó - Vigencia actual y anterior - Devolución en efectivo + ó - - Recaudo en efectivo + ó - Vigencia actual y anterior 2. Años a afectar: Actual y Anterior si está en período de transición, y sólo año actual cuando está cerrado el período de transición.

¿ Carga Existosa?

DGPN/ Profesionales



Carga el archivo plano ( + ó - ) con la información de la ejecución de ingresos remitido por la entidad.

Transacción: Carga Masiva de Establecimientos Públicos.

NO

Devuelve a la entidad el archivo plano para las correcciones del caso.

El sistema graba las operaciones contenidas en el archivo plano. Transacción: Carga Masiva de

Establecimientos Públicos.

SI.

DGPN/Profesionales

DGPN/Profesionales

Efectúa las correcciones requeridas y remite nuevamente a la DGPN.



El sistema automáticamente actualiza: 1) las dos tablas de saldos presupuestales a nivel de unidad/rubro y rubro,

2) causación/recaudo y 3) detalle causación/recaudo) Transacción: Carga Masiva de Establecimientos Públicos.

Consulta e imprime reportes Transacción: Consultas e Informes. Fin.

DGPN/Profesionales

La transacción no contabiliza.

DGPN/Profesionales 1



Consultas:

a) Operaciones por Fecha y por Subunidad Ejecutora: Permite seleccionar por año fiscal, por fecha de operación y por tipo(s) de operación(es), la información básica de las operaciones grabadas, tales como: N° control de origen, N° SIIF, fecha delDocumento, Valor Total, signo y año del Movimiento Si se requiere mayor información respecto del: rubro concepto, texto u otro dato, se ingresa a la transacción y se registra la subunidad ejecutora de la gestión, el N° control origen, el N° SIIF y con la opción de consulta el sistema muestra el 100% de la información grabada. c) Consulta de Saldos a la Fecha por Rubro Presupuestal de Ingresos: Permite consultar a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto y a nivel de subunidad ejecutora / rubro, los saldos presupuestales del pendiente de cobro año actual y año anterior.

Reportes:

a) Operaciones Rubro Concepto por Fecha: Muestra a nivel de rubro concepto y subunidad ejecutora, para: un rango de fecha dado, un año fiscal y año vigencia seleccionado, el detalle de cada operación grabada y los saldos presupuestales acumulados para cada Estado. b) Registro de Devoluciones: Permite conocer los movimientos que involucran las devoluciones desde la constitución del Acreedor Vario hasta el pago de la devolución, cualquiera que sea la forma de pago (efectivo, papeles, compensación, legalización provisión de fondos) y el estado de la orden de pago de la devolución (Pagada, confirmada, anulada ó reportada con incidencia). b) Informe Mensual de Ejecución del Presupuesto de I ngresos: Permite conocer los saldos de cada uno de los estados a nivel del mes consultado o del acumulado a un mes determinado.

1



70. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION OBJETIVO

Permitir a los órganos generadores del ingreso y a la Dirección General del Presupuesto, en el caso de los valores de ingresos cargados de los Establecimientos Públicos Nacionales con recursos propios, hacer ajustes o rectificaciones a la imputación presupuestal de ingresos. BASE LEGAL

- Artículo 12° del decreto 2806 de 2000 ENTRADA

- Inconsistencias detectadas por la DGPN ó por el área financiera de la entidad en la imputación presupuestal de los ingresos.

- Registro de los datos de la “Rectificación a la Imputación” en los campos de la cabecera de

la transacción. - Selección del respectivo rubro concepto de ingresos, según se trate de recursos CSF ó de

SSF o propios, y registro de su correspondiente valor. - Selección del tipo de imputación y operación positiva o negativa de la misma. SALIDA

- Rectificación a las imputaciones de los ingresos. - Generación del número consecutivo SIIF por transacción y subunidad ejecutora . - Generación del Log de auditoría. - Actualización de los saldos presupuestales, según el año vigencia y tipo de imputación

seleccionados. - Traza contable dejada en el módulo de ingresos para que se generen los registros contables

automáticos con el cierre contable diario. - Generación de los respectivos reportes.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Evaluación minuciosa por parte de los órganos y de la DGPN de las imputaciones presupuestales efectuadas de los ingresos.

- Ajuste preciso de las inconsistencias detectadas en la imputación de los ingresos mediante

la adecuada selección o registro de los datos en la transacción “Rectificaciones a la Imputación”.

RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad.




70. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION . Responsable Descripción

Inicio

Verifica y detecta inconsistencias en la imputación presupuestal de ingresos.

Registra los datos de la "Rectificación a la Imputación" en cada uno de los campos de la cabecera de la transacción, con base

en los respectivos documentos soporte. Transacción: Rectificaciones a la Imputación .

Campos de la Cabecera: 1. Año fiscal: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión. 2. Año Vigencia: Es un dato para seleccionar, así: a) Actual cuando se requiera rectificar la imputación de un ingreso, la cual se efectuó en la vigencia actual, ó b) Anterior cuando se debe corregir o efectuar ajustes sobre la imputación de algun ingreso, la cual se realizó en la vigencia anterior o anteriores. 3. Fecha de Movimiento: Es un dato de salida y es igual a la fecha del año de la conexión, por lo cual, si el año de la conexión es año actual, la fecha de movimiento es igual a la fecha del sistema y si es año anterior, la fecha de movimiento es igual al último día hábil del año fiiscal año anterior. 4. Unidad - Subunidad ejecutora de la conexión: Es un dato de salida y puede corresponder a la DTN ó a una entidad en línea. 5. Unidad - Subunidad ejecutora de la gestión: Es un dato para seleccionar la subunidad que esté asociada con la subunidad de la conexión - Ver Procedimiento. Inicio de Vigencia - Transacción: Relación entre Subunidades ejecutoras" (Módulo de Ingresos). 6. Número control de origen: Es un dato de entrada, que corresponde a un código alfanumérico por asignación interna y por transacción y se inicia con cada vigencia fiscal. 7. Valor Rectificación: Es un dato de entrada que corresponde al valor total de la rectificación que se va a registrar y debe ser igual a la sumatoria de los valores registrados en el detalle a nivel de rubro concepto. 8. Fecha del documento: Es un dato de entrada y debe ser menor o igual a la fecha de Movimiento (fecha del sistema) y si se está en período de transición y se ingresa al sistema por el año de la conexión: año fiscal año anterior, debe ser menor o igual al último día hábil del año fiscal de la conexión. 9. Situación de Fondos (CSF, SSF ó Propios): Es un dato para seleccionar y son excluyentes. 10. Texto: Es un dato de entrada obligatorio, en el cual se indica el objeto de la Rectificación a la Imputación de los ingresos. 11. Causal Devolución: Es un dato para seleccionar la causal de la Devolución, la cual debe ser única para todos los rubros del detalle. Este campo se habilita únicamente cuando se elige en el detalle en "Tipo Imputación" la opción "Devolución Legalización".

1. RECTIFICACIONES A LA IMPUTACION: Corresponde a los ajustes o correcciones que pueden realizarse sobre los valores registrados de ingresos de los Establecimientos públicos (Recursos Propios) ó de los órganos ejecutores de la Administración Central Nacional 2. Las rectificaciones a los valores registrados de los Establecimientos Públicos las debe efectuar exclusivamente la DGPN.

Ver Procedimientos: "Causación", " Imputación Cobro en Dinero para Clasificar un Rubro de Ingreso o una cuenta por Pagar", e "Imputación Cobro por Compensación" - Módulo de Ingresos.

1

DGPN/ Entidad/ Area Financiera



La rectificación a la imputación de cobros en dinero sólo es posible efectuarla cuando corresponde a un ingreso.



6

5




Transacción: Rectificaciones a la Imputación.

SI.

Anterior



Actual

NO

1. Para la selección el sistema despliega los rubros concepto asociados a la elección de la situación de fondos (CSF, SSF ó Propios) que se haya realizado en la cabecera de la transacción. 2. Los rubros concepto deben corresponder a los definidos en la transacción "Mantenimiento de rubros concepto de ingresos" y deben estar asociados a la unidad ejecutora de la gestión por la transacción "Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora". Ver Procedimiento: "Inicio de vigencia" - Módulo de Ingresos.



Selecciona en el detalle el Tipo Imputación correspondiente a: Causación (positiva ó negativa) ó Recaudo Efectivo (Positivo ó

negativo) ó Recaudo Compensación (Positivo ó negativo) según el caso.


Selecciona en el detalle el Tipo Imputación correspondiente a: Causación (positiva ó negativa)

ó Recaudo Efectivo (Positivo ó negativo) ó Recaudo Compensación (Positivo ó negativo) ó

Legalización Provisión de Fondos, según el caso. Transacción: Rectificaciones a la Imputación.

Actual Anterior

1

Consulta y selecciona en el detalle el código y el nombre del rubro concepto



Transacción: Rectificaciones a la Imputación


Graba los datos registrados de la "Rectificación a la imputación" .

Transacción: Rectificaciones a la Imputación .

Graba los datos registrados de la "Rectificación a la Imputación.

Transacción: Rectificaciones a la Imputación .

Si se selecciona en Tipo Imputación "Legalización Provisión de Fondos", el sistema no permite elegir otros tipos de imputación en la misma operación






6

Al grabar con éxito el sistema hace lo siguiente: 1. Genera un número consecutivo control SIIF, y lo asigna por transacción y por subunidad ejecutora. 2. Genera Log de Auditoría. 3. Actualiza la ejecución presupuestal a nivel del rubro concepto y subunidad ejecutora en el año fiscal de la conexión, bien sea que se ingrese al sistema por el año fiscal año actual o anterior en período de transición, o año actual no estando en período de transición. 4. Actualiza los saldos presupuestales de la siguiente manera: a) Para Año Vigencia Actual y Tipo Imputacion Causación actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los campos "Causado año actual", "Causado Neto año actual", y "Pendiente de Cobro año actual". b) Para Año Vigencia Actual Y Tipo Imputación "Recaudo Efectivo", actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, en los campos "Recaudo en efectivo año actual", " Recaudo Total año actual", " Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". c) Para Año Vigencia Actual Y Tipo Imputación "Recaudo Compensación", actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, en los campos "Recaudo por Compensación año actual", "Recaudo Total año actual", "Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". d) Para Año Vigencia Actual Y Tipo Imputación "Devolución Legalización", actualiza los campos "Devoluciones Pagadas año actual " por causal de devolución, "Recaudo Neto año actual" y "Pendiente de Cobro año actual". Adicionalmente valida que la suma de las devoluciones pagadas incluido el valor de la operación sea menor o igual que el saldo devolución causada, cuando se elija signo positivo y que cuando se elija signo negativo el saldo Devolución pagada no quede inferior a cero. e) Para Año Vigencia Anterior y Tipo Imputacion Causación actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro y rubro en los campos "Rectificado año anterior", "Causado Neto año anterior", y "Pendiente de Cobro año anterior". b) Para Año Vigencia Actual Y Tipo Imputación Recaudo Efectivo, actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, en los campos "Recaudo en efectivo año anterior", "Recaudo Total año anterior", "Recaudo Neto año anterior" y "Pendiente de Cobro año anterior". c) Para Año Vigencia Actual Y Tipo Imputación "Recaudo Compensación" actualiza dichos saldos a nivel de subunidad/ rubro concepto, unidad/ rubro, rubro, en los campos "Recaudo por Compensación año anterior", "RecaudoTotal año anterior", "Recaudo Neto año anterior" y "Pendiente de Cobro año anterior".

NOTA CONTABLE: Al grabarse con éxito la transacción en el módulo de ingresos el sistema genera un mensaje en pantalla informando al usuario que debe realizar los respectivos registros contables manuales. Ver Procedimiento: "Registro de Asientos Contables Manuales para Entidades en Línea y Asignaciones Internas Fuera de Línea" - Módulo de Contabilidad.

FIN.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema Transacción: Rectificaciones a la Imputación.

Consultas:


Reportes:


5




71. CIERRES MENSUALES Y ANUALES DE INGRESOS OBJETIVO

Permitir al administrador del sistema realizar el proceso de cierre mensual del módulo de ingresos, a efectos de que se generen los saldos finales del mes que termina y el acumulado al mes siguiente a nivel de subunidad ejecutora y rubro concepto, así como efectuar el proceso de cierre anual, con el de fin de que se guarden los saldos finales de la ejecución presupuestal del año fiscal que termina, a nivel de subunidad ejecutora para cada uno de sus rubros concepto en cada uno de los estados presupuestales y trasladar concepto los saldos pendientes de cobro del año que termina para la vigencia fiscal siguiente a nivel de subunidad/ rubro. BASE LEGAL

- Resolución 036 de 1998, artículos 3° numeral I y 4 Numeral I. - Autorización contenida en las Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto


ENTRADA

- Relación entre unidades ejecutoras efectuada por parte de la entidad, previa carga de los rubros y de la ley de presupuesto por la oficina de sistemas de la DGPN.

- Relación entre subunidades ejecutoras efectuada por parte de la entidad, previa carga de los

rubros y de la ley de presupuesto, por la oficina de sistemas de la DGPN . - Mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo año, efectuado por parte de la DGPN. - Relación entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora, efectuada por parte de la

DGPN.

SALIDA

- Realización del cierre anual provisional, del cierre anual definitivo y del cierre mensual de ingresos en período de transición y validaciones automáticas del sistema de que exista en el nuevo año el rubro concepto, la subunidad ejecutora y la asociación del rubro concepto a la unidad ejecutora cuando se presenten saldos de cuentas por cobrar a 31 de diciembre del año que se cierra.

- Actualización de los saldos de las cuentas por cobrar de vigencias anteriores a nivel de

subunidad ejecutora / rubro concepto en el año fiscal que se inicia.



- Imagen de la ejecución presupuestal del mes que se cierra y del acumulado a la fecha del cierre, ya sea mes intermedio o el cierre anual del año que termina a nivel de subunidad ejecutora/ rubro concepto.

- Generación de los respectivos reportes.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Oportunidad en la relación a efectuar por la entidad respecto de las unidades ejecutoras y de las subunidades ejecutoras.

- Oportunidad en el mantenimiento de los rubros conceptos para el nuevo año por parte de la

DGPN. - Oportunidad en la relación a efectuar por parte de la DGPN entre rubros concepto de

ingresos por unidad ejecutora. RESPONSABLE: Jefe Area Financiera de la entidad y oficina de sistemas y Grupo SIIF de la DGPN.




71. CIERRES ANUALES Y MENSUALES DE INGRESOS. Responsable Descripción

Carga Ley de Presupuesto. Proceso: Carga Ley de presupuesto.

Efectúa relación entre unidades ejecutoras. Proceso: Relación entre unidades ejecutoras.

Inicio

La carga de rubros y de la Ley de Presupuesto en el sistema debe realizarse con anterioridad al 31 de diciembre del respectivo año.


Carga de Rubros Proceso: Carga de Rubros.DGPN / Oficina de Sistemas


Cierre de la carga de la ley de presupuesto. Proceso: Cierre de la carga Ley de Presupuesto.


Efectúa relación entre subunidades ejecutoras. Proceso: Relación entre subunidades ejecutoras.Entidad/ Area Financiera

Efectúa relación entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora.

Transacción: Relación entre rubros concepto de ingresos por unidad ejecutora.

Realiza el mantenimiento de los rubros concepto para el nuevo año.

Transacción: Mantenimiento rubros concepto. DGPN

DGPN

Realiza el cierre anual provisional de ingresos de la vigencia fiscal que termina.

Proceso. Cierre anual de ingresos. DGPN/ Oficina de sistemas

1

El cierre se efectúa con la fecha del último día hábil de la vigencia fiscal que termina.

El sistema al momento del proceso de cierre anual provisional, del proceso de cierre anual definitivo y del proceso de cierre mensual (cuando ingresos está en período de transición), valida que: el rubro concepto, la subunidad ejecutora y la asociación del rubro concepto a la subunidad ejecutora, cuando quedan con

saldo de cuenta por cobrar al 31 de diciembre del año que se cierra, existan en el nuevo año.

3DGPN/ Oficina de Sistemas



¿Existe en el año siguiente el rubro concepto que al

31 de diciembre quedó con saldo de cuenta

por cobrar?

¿Existe en el año siguiente la subunidad

ejecutora que al 31 de diciembre quedó

con saldo de cuenta por cobrar?

¿Existe igualmente relacionado en el año

siguiente el rubro concepto asociado a la subunidad

ejecutora que al 31 de diciembre quedó con saldo de

cuenta por cobrar?

SI.

SI.

El sistema automáticamente traslada para el nuevo año el saldo de las cuentas por cobrar de vigencias anteriores y actualiza las tablas de "

subunidad ejecutora / rubro concepto", "Unidad/rubro" y "rubro" . Proceso: Cierre Anual de Ingresos (Provisonal y Definitivo).

Cierre Mensual de Ingresos (Período de transición):

DGPN

1

SI.El sistema genera el siguiente mensaje: existen rubros concepto o

subunidades ejecutoras con saldo de cuentas por cobrar que no existen en el nuevo año, imprima reporte "relación rubros concepto

de ingresos y subunidades ejecutoras de dos vigencias". Proceso: Cierre Anual de Ingresos.

Cuando se trata del cierre definitivo del año aborta el proceso y no permite realizar el cierre.

NO.

NO.

NO.

Fin.

1. El sistema al cierrre provisional anual actualiza los saldos de las cuentas por cobrar de vigencias anteriores, en las tres tablas descritas anteriomente, para los rubros concepto y subunidades que encuentre adecuadamente relacionados en el nuevo año, y para aquellos que no encuentra las asociaciones correspondientes no actualiza dichos saldos. 2. Estando ingresos en período de transición el usuario, entrando por el año fiscal - año anterior, puede efectuar operaciones que afecten la ejecución presupuestal del mes de diciembre del año anterior; dichas operaciones quedan grabadas en el sistema con la fecha del último día hábil del año anterior. Por tanto, los saldos definitivos de las cuentas por cobrar a cierre del año fiscal pueden variar respecto de las actualizadas con el cierre provisional. 3.Con el cierre anual definitivo del año fiscal - año anterior o con los cierres mensuales en el nuevo año, (si se dan antes del cierre definitivo anual) el sistema valida si los saldos de las C x C de vigencias anteriores actualizadas con el cierre provisional son diferentes respecto de las vigentes al momento del cierre mensual o anual definitivo, en tal caso sus tituye en el nuevo año los saldos iniciales de C x C de vigencias anteriores y recalcula los saldos vigentes de C x C de vigencias anteriores. En caso que las tres tablas no hubieran sido actualizadas con el cierre provisional las actualiza con los saldos de C x C vigentes a Diciembre 31 del año anterior.


El Sistema continúa con el proceso de cierre provisional. Proceso: Cierre Anual de Ingresos.


El Sistema guarda una imágen de la ejecución presupuestal del mes de diciembre y del acumulado a dicho mes a nivel de detalle.

2



Imprime y evalúa el reporte "relación rubros concepto de ingresos y subunidades ejecutoras de dos vigencias".

Consulta: reportes.DGPN

2

¿Qué tipo de información falta en el nuevo año?

Rubro Concepto.

¿Existe la Unidad ejecutora?


Asociación Rubro concepto/ Subunidad ejecutora

Crea en el nuevo año el rubro concepto dependiente del rubro padre.


Crea en el nuevo año el rubro con apropiación cero. Transacción: Modificaciones a la ley de presupuesto.

NO.

DGPNSI.

Asocia en el nuevo año el rubro concepto a la unidad ejecutora correspondiente.

Transacción: Rubro concepto de ingresos por unidad ejecutora.

Crea la subunidad ejecutora dependiente de la unidad ejecutora. Transacción: Códigos Asignación

Interna (Módulo Egresos).

SI.

Subunidad Ejecutora

DGPN


DGPN

Traslada el saldo de la cuenta por cobrar de la subunidad que desaparece a la que asume el

recaudo en el nuevo año. Transacción: Causación signo ( -) para la

subunidad que desaparece Causación Signo (+) para la que asume.

NO.

Como ingresos se encuentra en período de transición se ingresa al sistema por el año fiscal "año anterior" para realizar la operación de traslado.


Realiza el cierre mensual de ingresos del nuevo año. Proceso: Cierre Mensual.

¿Ingresos continúa en período de transición?

El sistema guarda una imágen de los saldos de la ejecución presupuestal del mes y el acumulado por rubro concepto/subunidad ejecutora (CSF y

SSF) y por rubro/unidad para recursos propios ( P).

3

NO.

SI.

4

DGPN

Todos los rubros concepto asociados a la unidad ejecutora, por defecto son heredados por todas sus subunidades ejecutoras.


Es indispensable realizar el cierre mensual de egresos para el mismo mes del año actual.



4

Realiza el cierre anual definitivo de ingresos. Proceso: Cierre anual de ingresos.

DGPN/Oficina de sistemas

1. El cierre definitivo de ingresos se puede dar antes del primer cierre mensual de ingresos del nuevo año. 2. Es indispensable que el cierre anual definitivo de egresos se haya realizado previamente.

3



72. PROCESO GENERAL DE INGRESOS. Responsable Descripción

Inicio

Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la Causación. Transacción: Carga Resúmenes de Causación. Ver Procedimiento: " Proceso de Causación".

Carga en SIIF la Ley de Presupuesto y realiza el respectivo cierre de la carga . Ver Prcedimiento: "Inicio de Vigencia" - Módulo de Ingresos.

1

DGPN/ Oficina de Sistemas y Grupo SIIF

DIAN/ DGCP/ DTN ó Entidad/ Area Financiera

¿Es incobrable la Cuenta por

Cobrar ?

Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la Anulacion de Causación.

Transacción: Carga Resúmenes de Causación. Ver Procedimiento: " Proceso Anulación de Causación".

DIAN/ DGCP/ DTN ó Entidad/Area Financiera

FIN.

¿Tipo de Recaudo ?

¿La entidad Financiera

reportó el recaudo a la entidad o a la DTN

mediante el respectio extracto ?

En Efectivo

NOSI.

Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la Imputación de Soporte sin

Recaudo, con base en los respectivos documentos soporte (Consignación)

Transacción: Imputación de Soporte Sin Recaudo. Ver Procedimiento: " Imputación de Soporte Sin Recaudo".


NO ¿Situación de Fondos ?

SI.

Registra los datos generales y específicos de las cuentas bancarias no administradas por la DTN.

Transacción: Mantenimiento Cuentas DTN. Ver Procedimiento: " Manejo y Control de las Cuentas

DTN" - Módulo de Cun.

DIAN/ DGCP/ ó Entidad Area Financiera

DTN

Registra los datos generales y específicos de las cuentas bancarias

T: Mantenimiento de Cuentas DTN - CUN Ver Procedimientos: " Manejo y control de las

Cuentas DTN" - Módulo de CUN.

CSF

SSF

Remite a la Entidad el extracto bancario, detallando los movimientos de las cuentas bancarias No Administradas

por la DTN.Entidad Financiera

DIAN/ DGCP/ ó Entidad Area Financiera

Registra los movimientos crédito de los extractos bancarios Transacción: Registro Control Recaudo SSF.

Contabiliza los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas Puente Tipo I y

Tipo II y cuentas Tributarias Transacción: Contabilización de Movimientos

de cuentas DTN - Módulo de CUN.

Carga o registra los movimientos crédito de los extractos bancarios de cada una de las

cuentas bancarias. Transacción: Mantenimiento de Movimiento de

Extractos - Módulo de CUN Ver Procedimientos: " Manejo y control de las

Cuentas DTN" - Módulo de CUN. DTN

DTN

2

En Papeles

3

Por Compensación

Permite reconocer un ingreso o un pasivo y registrar la cuenta por cobrar.

Con base en los extractos se registran los movimientos crédito dejendo los recaudos por clasificar , que posteriormente deben ser clasificados a : un ingreso, un reintegro de giro ó a una C x P.

Ver Procedimiento: " Imputación Cobro en Papeles"

Tipo de Papeles: 1. TIDIS: A la fecha de su redención se utilizan sólo para pagar impuestos. 2. Otros Títulos que han sido autorizados para el pago de Impuestos son: los Bonos de Paz, los bonos de Financiamiento Presupuestal, etc.

Registra los datos del rubro de destinación específica SSF, previo al desembolso.

Ver Procedimientos del Proceso de Ejecución Presupuestal - Módulo de Egresos.

4

Ver Procedimiento: " Imputación Cobros por compensación"

8

Previo a efectuar la anulación se debe provisionar contablemente.

11



1

¿Tipo de clasificación a

realizar?

1. Se consulta el "Estado de Imputación Por Unidad Ejecutora". 2. Se imprimen los Reportes correspondientes a: a) Valores Recaudados por descargar en ingresos. b) Detalle Valores Diarios Recaudados en CUN por descargar en Ingresos.

Consulta e Imprime los reportes generados por el sistema, con base en los cuales efectúa los respectivos análisis y procede a la correspondiente clasificación del recaudo.

Transacción: Consultas DIAN/ DGCP/ DTN ó Entidad/ Area Financiera

Registra o selecciona los datos de la "Imputación de Cobros en Dinero", en cada uno de los campos de la transacción, con base en los respectivos Documentos soporte (Consignación del tercero)



Si la transacción se opera con signo positivo se clasifica un recaudo y si se opera con signo negativo se reversa una clasificación.

Ver Procedimiento: " Imputación de Cobro en dinero para clasificar un Reintegro".

Reintegro de Provisión de Fondos

Ver Procedimiento: " Imputación de Cobro en dinero para clasificar un rubro de ingreso o una cuenta por pagar".




Reclasifica el recaudo contra un rubro concepto de ingreso. transacción: Imputación de cobros en dinero.

Ver Procedimiento: " Imputación de Cobro en dinero para clasificar un ingreso o una cuenta por pagar".


Selecciona en el detalle el mismo código de la OAT escogida para registrar la Cuenta por Cobrar a la entidad Financiera

en la transacción "Imputación de Soporte sin Recaudo". Transacción: Imputación de cobros en dinero

Ver Procedimiento: " Imputación de Soporte Sin Recaudo".

FIN.

Cuenta por Cobrar Entidad Fciera

Informa y Remite los respectivos documentos soporte a la Pagadruría para que generen la orden de pago OAT

por el módulo de egresos.

El sistema automáticamente constituye una Cuenta por pagar (Acreedor Vario) sin efecto presupuestal.

Transacción: Imputación de cobros en dinero

La OAT a seleccionar debe ser de naturaleza crédito, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El recaudo puede corresponder a una consignación errónea, por lo cual debe ser devuelto; b) Los recaudos efectuados por una entidad l os hace en calidad de administrador temporal , por lo tanto debe registrar la respectiva cuenta por pagar de los mismos.


La transacción, entre algunos otros aspectos, actualiza el saldo OAT de la C x C a la entidad financiera por el crédito, con lo cual el saldo es igual a cero (0 ).

FIN.

¿El recaudo tiene como fuente origen

una emisión de Títulos ?

DIAN/ DGCP/ DTN ó Entidad Area Financiera

FIN.

Entidad/ Area Financiera - Presupuesto

La entidad en coordinación con el administrador de los títulos valores, si es del caso, entrega al beneficiario el

titulo valor puesto en circulación .

SI.

Ente Generador del Ingreso y Administrador

Recibe los Títulos (Deuda Pública).Tercero

Los títulos de Deuda Pública que están autorizados para el pago de impuestos son: Bonos de Paz, Bonos de Financiamiento Presupuestal, Tidis etc.

¿Se requiere Devolver

los recursos recaudados ?

NO

NO

Presenta ante la respectiva entidad la solicitud de Devolución de los recursos que consignó en las cuentas bancarias de ésta.

5 6

7

SI.

2

Se actualiza la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingreso con cargo al cual se hizo la reclasificación del recaudo.

13

14



3

Confirmación Deducciones. Transacción: Confirmación Deducciones

Programación de giros. Transacción: Programación de giro.

Propuesta de giros. Transacción: Propuesta de Giro

Selección Masiva Obligación Fecha Fija/Variable Transacción: Selección Masiva Obligación.

Registro Presupuestal de la Obligación Transacción: Obligación.

Registro Presupuestal del Compromiso. Transacción: Compromiso .

Expedición del CDP. Transacción: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Procedimientos del Proceso de Ejecución Presupuestal

Confirmación de Obligaciones Transacción: Confirmación Orden de Pago

¿La orden de pago es de Valor

Líquido Cero?

Agrupa todas las órdenes de Pago Presupuestales en órdenes Bancarias.

P: Generación orden Bancaria - CUN.

Confirma las órdenes de Pago Presupuestales Valor Líquido Cero

P: Confirmación ördenes de pago Valor Líquido Cero - CUN.

DTN

SI.NO

Transmite la autorización al Banco Agente. P: Confirmación de órdenes Bancarias - CUN.

DTN

Con el pago el sistema actualiza automáticamente el movimiento crédito de la OAT de las deducciones.

¿Se compensará la cuenta por pagar de las

deducciones con una cuenta por cobrar registrada en

otra entidad?

Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la orden de pago OAT, con base en las deducciones causadas.

T: Trámite de Pago OAT - Módulo de egresos.

Registra ó selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la orden de pago OAT, a la cual se le debe aplicar una deducción del 100% para volverla de valor líquido cero ,

T: Trámite de Pago OAT (Módulo de Egresos)

Transmite la autorización al Banco Agente. T : Confirmación de órdenes Bancarias - CUN.

SI.

1. Para que el sistema pueda generar la Orden de Pago OAT de valor líquido cero , se debe elegir en el detalle el mismo códiigo OAT seleccionado en la cabecera de la transacción, el cual debe tener la marca de "Beneficiario ünico", que corresponde al código de la entidad que tiene registrada la Cuenta por cobrar que se va a compensar. 2. Las deducciones se presentan básicamente por: a) Pago Cuota de auditaje SSF a la CGR, donde la deducción es igual al 100% dela obligación principal b) Sentencias y Conciliaciones: Corresponde al valor que se descuenta de la obligación registrada a favor del beneficiario para el pago de la Cuenta por pagar que éste tiene con la DIAN. c) Retefuente: Corresponde al valor de la retefuente que se prevé compensar con la DIAN.

Confirma las órdenes de Pago OAT de Valor Líquido Cero

P: Confirmación ördenes Con Valor Líquido Cero - Módulo de CUN.

El sistema genera automáticamente las órdenes de pago Presupuestales











NO


Agrupa todas las órdenes de Pago OAT en órdenes Bancarias.

P: Generación orden Bancaria - CUN.DTN

DTN FIN.

Con el pago se actualiza, entre otros, el movimiento débito OAT en cabez a de la enridad que genera la OAT.

Con la confirmación del pago OAT de valor líquido cero se actualiza, entre otros, lo siguiente: a) El movimiento débito OAT deducción, en cabeza de l a entidad que generó la orden de pago OAT; b) El movimiento crédito de la OAT deducción en cabeza de la entidad Beneficiaria de la OAT, es decir de la que tiene la cuenta por cobrar. c) De otra parte se genera un registro contale automático cancelando la C x P contra una operación de enlace.

2

Consulta Cupos Autorizados de Giro y Cupos Utilizados. Transacción: Autorización Giros DTN.

4

¿ Qué cuentas se desean

compensar?

Registra en cada uno de los campos de la transacción los

datos de la cuenta por cobrar asociada a un rubro de ingreso

y de la cuenta por pagar asociada a un rubro de ingreso que ya tiene un Acreedor Vario

constituido. T: Imputación Cobros por

Compensación.

El sistema al momento de grabar la transacción hace de manera automática lo siguiente: a) Valida que el saldo crédito de la OAT en la entidad beneficiaria de la cuenta por cobrar sea mayor o igual que el valor a compensar de la cuenta por pagar de la otra entidad. b) Actualiza, entre otros aspectos la ejecución presupuestal de ingresos "Estado Recaudos por Compensación" para el rubro asociado a la cuenta por cobrar. c) Actualiza el código OAT con un movimiento débito. d) Genera el registro contable automático, así: Operación de Enlace xxx Cuentas por Cobrar xxx

El sistema al momento de grabar la transacción hace de manera automática lo siguiente: a) Actualiza, entre otros, la ejecución presupuestal de ingresos "Recaudo por Compensación", ó Causación/ recaudo simultáneo si se escogió esta opción, para el rubro de ingreso asociado a la C x C; y b) Actualiza la ejecución presupuestal de ingresos "Devolución Pagada por Compensación", para el rubro de ingreso asociado a la C x P.

Registra en cada uno de los campos de la transacción los

datos de la Cuenta por Cobrar a ser compensada.

T: Imputación Cobros por Compensación

C X C Vs C X P registrada en otra entidad

C x C VS C x P asociada c/u a un rubro de Ingreso de la misma entidad

FIN.



12

5

¿A qué destina el tercero

el titulo valor que le fue entregado?

4 Pago de Impuestos

Cobro al momento de su redención

6


Evalúa la solicitud de devolución presentdada por el tercero o contribuyenre.

¿Es procedente hacer la devolución?

Reconoce la Cuenta por Pagar, registrando o seleccionando para ello, en cada uno de los campos

de la transacción los datos del "Acreedor vario" Transacción: Acreedores Varios

Ver Procedimiento: "Constitución del (los) acreedor (es) vario ( s) cuando previamente se ha causado

y recaudado un rubro concepto de ingreso.DTN/ Entidad - Area Financiera

Informa al tercero o contribuyente sobre el rechazo de la solicitud de Devolución, exponiendo los motivos

de la decisión adoptada por la entidad.

NO SI.

FIN.

¿La entidad decide compensar

la C x P con la C x C del mismo

beneficiario?

3SI.

8

Registra o selecciona en cada uno de los campos de la transacción los datos de la "devolución", con

base en los respectivos documentos soporte. Transacción: Devolución

Ver Procedimiento "Devolución"

NO

¿Tipo de Devolución ?En Efectivo

Emite el respectivo Título valor (TIDIS) y entrega al beneficiario, conforme al procedimiento interno

previsto para ello.

En Papeles


DIAN

Paga Impuestos una vez redimido el título valor (TIDI). 8Tercero o contribuyente

1. Los TIDIS se utilizan sólo para el pago de impuestos. 2. Efectuado el pago de la Devolución en papeles, el sistema automáticamente actualiza, entre otros, la ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos asociado al estado "Devolución Pagada en Papeles".

16 Tipo Devolución = Legalización Provisión de Fondos a Fondos Rotatorios

1. El sistema automáticamente constituye la cuenta por pagar con efecto presupuestal en un rubro de ingresos. 2. Nace un saldo OAT crédito.

Genera orden de pago OAT que tenga asociado el correspondiente rubro concepto de ingresos.

Transacción: Devolución.

DTN/Entidad - Area Financiera

La orden de pago queda en estado "pendiente de autorización para trámite de pago." ö "Generada".

¿Se requiere reversar la orden de

pago OAT?10 NO

Marca el campo "Confirma reversión" Transacción: Devolución.

DTN/Entidad - Area Financiera

SI.

¿Se requiere generar nuevamente

la orden de pago OAT?

12 SI.

El sistema automáticamente cambia el estado de la orden de pago OAT de "Pendiente de autorización para trámite de pago", "Generada", "Bloqueada", o "Reportada con ncidencia " y la deja en estado "Anulada".

Reversa el Acreedor Vario Constituido. Transacción: Imputación de Cobro en Dinero -

Signo negativo ( - )NO FIN.

15



7

Registra, en cada uno de los campos de la transacción, los datos de la orden de pago OAT

Transacción: Orden de Pago OAT - Egresos.Entidad/Area Financiera

El sistema deja la orden de pago OAT en estado "Pendiente para trámite de pago"

¿Se requiere reversar la orden de

pago OAT?

Marca el campo "Confirma Reversión" Transacción: Orden de Pago OAT - EgresosEntidad/Area Financiera

SI.

Remite a la DTN los documentos soporte, para análisis y aprobación de la devolución requerida.

NO

Los documentos soporte requeridos para el pago son, entre otros: 1. Copia de la consignación 2. Justificación de la devolución 3. Certificación de no haberse requerido anteriormente la devolución del dinero.

El sistema automáticamente anula la orden de pago OAT que esté en estado: "Pendiente de autorización para trámite de pago", "Generada", "Bloqueada" ó "reportada con Incidencia" y la deja en estado "Anulada".

Reversa el Acreedor Vario Constituido. Transacción: Imputación de Cobro en Dinero - Signo

negativo ( - )Entidad/Area Financiera

Evalúa los documentos soporte y cambia el estado de la orden de pago OAT de "pendiente para trámite de pago"

a "Generada" o a "Bloqueda", según la decisión adoptada.

Transacción: Confirmación/ desconfirmación para trámite de pago OAT - Módulo de CUN.

DTN

Transmite la autorización al Banco Agente. Transacción: Confirmación de órdenes Bancarias - CUN

Si la orden de pago OAT se genera por la transacción "Devolución" del módulo de in gresos, el sistema de manera automática actualiza, entre otros, el rubro presupuestal de ingresos a estado "Devolución Pagada", en el año fiscal del pago.

DTN

¿La orden de pago OAT es reportada

con incidencia?

FIN.

NO

Genera y remite a la DTN reporte de inconsitsencias en archivo NACHA.

Ver Procedimiento: Comunicación DTN - Banco República (Pago CENIT) - Módulo de CUN.


SI.

10

9

Recibe archivo y lo ubica en el directorio: NACHA/ archivo/ recibido y registrado.

Proceso: Recepción archivo NACHA. Ver Procedimiento: Comunicación DTN - Banco República

(Pago CENIT) - Módulo de CUN.

Agrupa todas las órdenes de pago OAT en órdenes Bancarias.

Proceso: Generación orden Bancaria - CUN.

DTN

DTN/ Gestión Operativa CUN

13



9

¿La fecha de pago de la orden de

pago OAT es del año anterior y la del reporte con

incidencia es del año actual ?

Cambia el estado de la orden de pago OAT de "Pagada" a "Reportada Con Incidencia = Código 0"

Proceso: Confirmación de Ordenes Bancarias - CUN.

SI.NO

DTN

14

Carga o registra los movimientos crédito de los extractos bancarios de cada una de las cuentas bancarias.

Transacción: Mantenimiento de Movimiento de extractos. Ver Procedimiento: "Manaejoy Control de las Cuentas DTN" -

Módulo de CUN.

Contabiliza los movimientos de los extractos bancarios de las cuentas puente tipo I y Tipo II y cuentas Tributarias.

Transacción: Contabilización deMovimientos de cuentas DTN -Módulo de CUN.

Consulta e imprime los reportes generados por el sistema, para conocer los recaudos por clasificar..

Transacción: Consultas e informes - Módulo de ingresos


la orden de pago OAT?

Clasifica el recaudo por un rubro concepto de ingresos. Transacción: Imputación de cobros en dinero - Módulo de

ingresos

El sistema da a la orden de pago OAT el estado de "Reportada con Incidencia = Código 5"

El sistema automáticamente actualiza el código OAT, así:

incrementa el movimiento débito de la OAT , incrementa el ordenado

para pago de la OAT y deja la traza contable para que al cierre diario de

contabilidad genere los registros contables automáticos.

¿Módulo en el que se generó la orden de

pago OAT?

El sistema automáticamente actualiza: a) el código OAT, así:

incrementa el movimiento débito de la OAT , incrementa el ordenado

para pago de la OAT y deja la traza contable para que al cierre diario de

contabilidad genere los registros contables automáticos, b) La

ejecución presupuestal del rubro concepto de ingresos disminuyendo

la Devolución Pagada

DTN

DTN

DTN

Consulta, imprime y analiza los reportes generados por el sistema sobre las órdenes de pago reportadas con incidencia

Transacción: Consultas e informes - Módulo de CUN



Egresos Ingresos

¿Módulo en que se generó la orden de pago

OAT?

NO

FIN. El Tipo de Imputación a seleccionar debe ser Causación / Recaudo simultáneo.

Reconoce en el nuevo año la cuenta por pagar sin efecto presupuestal

Transacción: Imputación de cobros en dinero. Ver Procedimiento: "Imputación de Cobro en Dinero para

Clasificar un Ingreso o una Cuenta por Pagar".

SI.

Se debe seleccionar la OAT de la Cuenta por Pagar.

Reversa la orden de pago OAT. Transacción: Generación orden de

pago OAT - Módulo Egresos

Reversa la orden de pago OAT Transacción: Devolución - Módulo

de Ingresos.

DTN/Entidad Area Financiera

Egresos Ingresos

7

12

DTN/Entidad Area Financiera


la orden de pago OAT? ¿Se requiere

generar nuevamente la orden de pago

OAT?

SI.

FIN.NO

NO

SI.



11

FIN.

Genera la orden de pago OAT para que la DTN haga la respectiva provisión de fondos para los Fondos Rotatorios de la DIAN, con el

objeto que puedan realizar la devolución de impuestos. Transacción: Trámite de Pago OAT - Módulo de Egresos

1. Las administraciones regionales de la DIAN que están fuera de línea, solicitan provisiones de fondos para ir cancelando devoluciones de impuestos, previa verificación del recaudo. 2. La orden de pago OAT queda en estado "Pendiente de autorización para trámite de pago".

DIAN

Remite a la DTN los documentos soporte con la respectiva justificación , para análisis y autorización de giro de la provisión de

fondos requerida. DIAN/ Area Financiera

Evalúa los documentos soporte y cambia el estado de la orden de pago OAT de "Pendiente para trámite de Pago" a "Generada" o

"Bloqueada", según la decisión adoptada. Transacción: Confirmación/ Desconfirmación para trámite de pago

OAT - Módulo de CUN.

DTN

Agrupa todas las órdenes de pago OAT en órdenes bancarias. Transacción: Generación orden bancaria - Módulo de CUN.DTN

Transmite la autorización al Banco Agente. Transacción: Confirmación de órdenes bancarias - módulo de CUN.

Con el pago se actualiza, entre otros, el movimiento débito de la OAT en cabeza de la entidad generadora del ingreso.

Las Adminsitraciones Regionales periódicamente reportan a la DIAN Bogotá los pagos de las devoluciones realizadas para que la DIAN

Principal legalice la provisión de los fondos a través de dos pasos: la constitución del acreedor vario y la devolución tipo "egalización

provisión de fondos"..

DIAN/Administración Regional

1. Con la información reportada por las administraciones regionales sobre las devoluciones pagadas la DIAN Bogotá reconoce en el SIIF la cuenta por pagar y el pago. 2. El sistema valida que exista saldo suficiente en el acreedor vario y en la OAT de Provisión de Fondos. 3. El estado "Pagado" de la devolución se debe dar por la transacción "Devolución" del módulo de ingresos, dado que con anterioridad se hizo la respectiva provisón del dinero a los correspondientes fondos rotatorios.

Reconoce la cuenta por pagar, registrando o seleccionando para ello, en cada uno de los campos de la transacción los

datos del "Acreedor vario". Transacció: Acreedores Varios ó

Ver Procedimientos: "Constitución del (los) Acreedor (es) Vario (s) cuando previamente se ha Causado y Recaudado un Rubro

concepto de ingreso".

DIAN/Area Financiera

Genra la orden de pago OAT Valor líquido cero Transacción: DevoluciónDIAN/Area Financiera

Confirma las órdenes de pago OAT Valor líquido cero Proceso: Confirmación órdenes de pago Valor Líquido Cero - CUN

DIAN/Area Financiera

Proceso de Pago de Devoluciones Tipo legalización Provisión de Fondos "Fondos Rotatorios DIAN"

15

16

Para la generación de la orden de pago OAT de valor líquido cero, el sistema valida que el valor de la legalización sea menor o igual al saldo del acreedor vario y menor o igual al saldo pendiente de legalizar de la provisión de fondos.

El sistema automáticamente actualiza: a) La ejecución presupuestal del rubro de ingresos "Devolución Pagada", b) El registro contable, c) El saldo OAT del Acreedor Vario; d) El saldo OAT de l a provisión de fondos y e) Dá a la orden de pago de valor líquido cero el estado de "Pagada".

DTN



CAPITULO V PROCEDIMIENTOS MODULO DE CONTABILIDAD



73. PREPARACION DE LA INFORMACION CONTABLE AL INICIO DE CADA VIGENCIA POR PARTE DE LA CGN. OBJETIVO

Permitir a la Contaduría General de la Nación con base en el Plan General de Contabilidad Pública: crear y efectuar el mantenimiento de la estructura del Catálogo General de Cuentas, según niveles definidos; identificar las clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares, indicando la naturaleza crédito o débito de las subcuentas o auxiliares y si generan operaciones recíprocas y su clasificación en corrientes y no corrientes; así como crear y efectuar el mantenimiento de la estructura de las matrices contables para ingresos, gastos, recaudos y pagos; registrar las subcuentas contables o auxiliares para ser seleccionadas por los usuarios en el módulo de egresos; registrar las plantillas requeridas para la contabilización a través de asientos tipificados; registrar las cuentas contables para las etapas de causación y seleccionar las subcuentas de utilidad o pérdida del ejercicio fiscal. BASE LEGAL

- Plan General de Contabilidad Pública. ENTRADA

- Creación y mantenimiento de la estructura del Catálogo General de Cuentas, según niveles definidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

- Creación y mantenimiento de la estructura de las matrices contables de ingresos, recaudos,

gastos y pagos. - Creación y mantenimiento del Catálogo General de Cuentas respecto a: clases, grupos,

cuentas, subcuentas y auxiliares, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública y con los criterios establecidos para ello.

SALIDA

- Registro de las subcuentas contables o auxiliares para selección por parte de los usuarios en los módulos de egresos y contabilidad.

- Registro de las respectivas plantillas para la contabilización a través de asientos manuales. - Registro de las cuentas contables para las etapas de causación, pago y recaudo durante el

proceso de ejecución presupuestal.



- Selección de las subcuentas de utilidad o pérdida del ejercicio fiscal. CRITERIOS DE ÉXITO

- Creación oportuna y precisa del Catálogo General de Cuentas, conforme al Plan General de Contabilidad Pública y según los criterios definidos para el adecuado registro de las operaciones contables.

- Creación a tiempo de la estructura de las matrices contables para ingresos, gastos, recaudos

y pagos. - Mantenimiento oportuno y adecuado de la estructura del Catálogo General de Cuentas y de

las correspondientes matrices contables. - Registro exacto y oportuno de las cuentas, subcuentas, auxiliares y plantillas para la

contabilización adecuada de las operaciones presupuestales y financieras realizadas por los órganos ejecutores.

RESPONSABLE: Contaduría General de la Nación y Jefe Area Contable de la Entidad.




73. PREPARACION DE LA INFORMACION CONTABLE AL INICIO DE CADA VIGENCIA POR PARTE DE LA CGN.


Inicio

Crea y efectúa mantenimiento del Catálogo General de Cuentas, en cuanto a: Clases, grupos, Cuentas, subcuentas y auxiliares, según el Plan General de

Contabilidad Pública; indicando la naturaleza crédito o débito de las subcuentas ó auxiliares y si generan operaciones recíprocas, así como su clasificación en

corrientes y no corrientes. Transacción: Mantenimiento Catálogo General de Cuentas.

Registra las subcuentas contables o auxiliares para su selección por parte de los

usuarios en el módulo de Egresos en la etapa de obligación y orden de pago.

Transacción: Mantenimiento de Cuentas de Ayuda por transacción.

Selecciona las subcuentas de utilidad o pérdida del ejercicio Fiscal.

Transacción: Parámetros Generales de Contabilidad

Registra las plantillas de depreciación, amortización, provisiones , ajustes por inflación,

reclasificaciones contables y otros ajustes para la contabilización a través de asientos Manuales.

Transacción: Mantenimiento de Asientos Tipificados.

Crea y efectúa mantenimiento de la estructura de matrices contables para ingresos, gastos,

recaudos y pagos. Transacción: Configuración de Matrices de

Asientos Automáticos.

Crea y efectúa mantenimiento de la estructura del Catálogo General de Cuentas, según niveles definidos en el Plan

General de Contabilidad pública Transacción: Parámetros Generales de Contabilidad.

Carpeta: Niveles PGCP.

Registra cuentas contables para las etapas de causación de ingresos y gastos, así como para recaudos y pagos de rubros

presupuestales y OATs. Transacción Mantenimiento de Matrices de

Asientos Automáticos.

Fin

CGN

CGN

CGN

CGN

CGN

Al inicio de cada vigencia debe revisar y actualizar las plantillas mencionadas.

Al inicio de cada vigencia debe revisar y actualizar las subcuentas o auxiliares contables de las ayudas por transacción.

Una vez copiadas las matrices contables debe revisar y actualizar al inicio de cada vigencia las subcuentas o auxiliares contables de las matrices de asientos automáticos. Ver Procedimiento "Copia de Matrices Contables".



74. CARGA SALDOS CONTABLES INICIALES HOMOLOGADOS ( 1ª VEZ).

OBJETIVO

Permitir a la Contaduría General de la Nación o a las Unidades Ejecutoras, según se defina, incluir los saldos contables iniciales que se tengan al 1° de enero del año de inicio del sistema, previa homologación con el nuevo Plan General de Contabilidad Pública, en caso de que se presenten cambios sobre el mismo. BASE LEGAL

- Plan General de Contabilidad Pública. - Circulares e Instructivos expedidos por la Contaduría General de la Nación, sobre la materia. ENTRADA

- Creación y mantenimiento del Catálogo General de Cuentas por parte de la Contaduría General de la Nación.

- Preparación del archivo plano con los saldos contables iniciales homologados, por parte de las Unidades Ejecutoras, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.

- Envío del archivo plano con la información sobre los saldos contables iniciales homologados, por parte de las Unidades Ejecutoras a la Contaduría General de la Nación, cuando esta última determine que el cargue de la información lo realizará directamente.

SALIDA

- Validación interna por parte de la CGN respecto de la consistencia de la información remitida por las Unidades Ejecutoras en el archivo plano sobre los saldos contables iniciales homologados, cuando sea la Contaduría General de la Nación la responsable de efectuar la carga de dichos datos en el sistema.

- Comunicación a las entidades respectivas sobre las inconsistencias encontradas en el archivo plano que remitieran con la información de los saldos contables iniciales homologados.

- Lectura del archivo plano o registro manual de las subcuentas contables con los saldos iniciales al 1° de enero de la respectiva vigencia fiscal por parte de las Unidades Ejecutoras, cuando sean las responsables de la carga de esta información en el sistema.



- Carga del archivo plano en el sistema con la información sobre los saldos contables iniciales homologados por parte de la CGN o de las Unidades Ejecutoras, según el caso.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Creación oportuna y precisa del Catálogo General de Cuentas, por parte de la Contaduría General de la Nación.

- Consistencia de los saldos contables iniciales homologados al nuevo Plan General de Contabilidad Pública con los saldos contables presentados en las subcuentas por las Unidades Ejecutoras.

- Generación del archivo plano con la información de los saldos contables iniciales homologados, conforme a las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.

- Envío del archivo plano por parte de las Unidades Ejecutoras dentro de las fechas determinadas por la Contaduría General de la Nación.

- Carga oportuna del archivo plano con la información de los saldos contables iniciales homologados.

RESPONSABLE: Contaduría General de la Nación y Jefe Area Contable de la Entidad.




74. CARGA SALDOS CONTABLES INICIALES HOMOLOGADOS (1ª VEZ). Responsable Descripción

1

Inicio

Valida internamente la consistencia de la información remitida por la Unidad ejecutora

en el archivo plano.

Envía a la CGN el archivo plano de saldos contables iniciales homologados, de acuerdo

con las fechas establecidas para ello.

Informa a la entidad telefónicamente o por e-mail sobre los errores

encontrados para que sean corregidos y remitida nuevamente la información.

Crea y efectúa el mantenimiento del Catálogo General de cuentas. Ver procedimiento "Preparación de la información contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN":

¿Responsable de la carga de los saldos contables iniciales

homologados?

CGN

CGNUnidad Ejecutora

Unidad Ejecutora/ Area Contable

¿Información Consistente?

¿Método de registro utilizado?

Lee el archivo plano con la información de saldos contables iniciales homologados.

Transacción: Apertura del sistema. Carpeta: Carga del asiento de apertura.


Archivo Plano

CGN

Registra una a una las subcuentas contables con saldos al 1° de enero de la vigencia fiscal respectiva. Transacción: Captura manual del asiento de apertura.

Carga Manual

U Ejecutora A. Contable

1. El sistema genera automáticamente el primer lote contable con el asiento de apertura. 2. El registro del asiento de apertura se hace por una sola vez al inicio de las operaciones en SIIF y luego cada año el sistema lo genera automáticamente.

Prepara archivo plano con saldos contables iniciales homologados, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la CGN en las respectivas circulares e instructivos que expida sobre el tema.


CGN

1 NO

¿Información Consistente?

Carga el archivo plano con la información sobre saldos contable iniciales homologados.

Transacción: Apertura del sistema. Carpeta: Carga del asiento de apertura.

SI.

NOSI.

CGN

U Ejecutora A. Contable

2

El sistema genera automáticamente el primer lote contable.

Fin



Carga archivo plano con la información de saldos contables homologados remitida por la Unidad Ejecutora.

Transacción Apertura del sistema.

2

1. De considerarlo necesario puede imprimir la información contenida en el archivo plano. 2. El sistema genera automáticamente el primer lote contable.

Fin

CGN



75. MANTENIMIENTO CODIGOS DE CONSOLIDACION CONTABLE.

OBJETIVO

Permitir a la DGPN mantener actualizada en el SIIF la tabla de códigos de consolidación, previo envío de la información por parte de la CGN de los nuevos códigos de identificación creados, con el propósito que los órganos ejecutores puedan oportunamente seleccionar los beneficiarios y garantizar de esta manera la generación del reporte de operaciones recíprocas. BASE LEGAL

- Resolución 337 del 23 de diciembre de 1999. - Instructivo N° 003 del 2 de diciembre de 1996, expedido por la CGN. ENTRADA

- Asignación de los códigos de identificación de entidades públicas por parte de la CGN. - Comunicación a la DGPN sobre los nuevos códigos de identificación por parte de la CGN. SALIDA

- Registro por parte de la DGPN de los nuevos códigos de identificación reportados por la CGN.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Asignación oportuna de los códigos de identificación por parte de la CGN. - Comunicación oportuna al administrador del sistema por parte de la CGN de los nuevos

códigos de identificación para las entidades públicas. - Registro oportuno por parte del administrador del sistema de los nuevos códigos de

identificación para las entidades públicas creados por la CGN.

RESPONSABLE: Contaduría General de la Nación y Administrador del Sistema.




75. MANTENIMIENTO CODIGOS DE CONSOLIDACION CONTABLE. Responsable Descripción

Asigna Códigos de identificación según la naturaleza jurídica de las entidades, conforme al procedimiento interno establecido para ello.

Comunica mediante oficio al administrador del sistema los códigos de identificación asignados a las nuevas entidades.

Registra los nuevos códigos de identificación conforme a lo comunicado por la CGN.

Transacción: Mantenimiento de tablas - códigos de consolidación.

Inicio

Fin.

CGN

CGN

Administrador del Sistema



76. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES MANUALES. OBJETIVO

Permitir alas Unidades Ejecutoras en línea efectuar los registros de los asientos manuales relacionados con las operaciones contables de efecto presupuestal y que no son generadas automáticamente por el sistema, así como facilitar a las unidades ejecutoras fuera de línea incluir la información contable de sus operaciones económico – financieras realizadas por fuera del sistema. BASE LEGAL

- Plan General de Contabilidad Pública.

ENTRADA

- Preparación de los respectivos documentos con base en los cuales se realizarán los asientos contables manuales.

- Generación por parte de la entidad fuera de línea del respectivo archivo plano con la

información contable a registrar en SIIF y envío a la CGN. SALIDA

- Creación del lote contable y registro de los asientos contables manuales requeridos por parte de las entidades en línea.

- Carga por parte de la CGN del archivo plano con la información contable remitida por las

entidades fuera de línea. - Comunicación de la CGN a las entidades fuera de línea respecto de las inconsistencias

que llegue a encontrar en la información contenida en el archivo plano. CRITERIOS DE ÉXITO

- Creación de los lotes contables y registro de los asientos contables manuales que con certeza requiera la entidad.

- Generación oportuna del archivo plano y conforme a las instrucciones impartidas por la CGN. - Envío oportuno del archivo plano a la CGN por parte de las entidades fuera de línea.



- Comunicación oportuna de la CGN a las entidades fuera de línea respecto de las inconsistencias que llegue a detectar en el archivo plano.

RESPONSABLE: Jefe Area Contable de la Entidad y CGN




76. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES MANUALES. Responsable Descripción

C

¿Carga exitosa?

Crea lote contable y registra los asientos contables que se requieran.

Transacción: Captura de comprobantes en línea.

Prepara los documentos fuente que le permitan realizar los respectivos asientos manuales, tales como: entrada ó salida de almacén, información sobre depreciaciones,

amortizaciones, ajustes por inflación, pago de nómina, cancelación de anticipos.

Inicio

1. El lote contable generado puede ser consultado. 2. Al finalizar el día el sistema toma como definitiva la información almacenada en el lote contable manual, permitiendo durante el transcurso del día subsanar los errores u omisiones que se hayan presentado.

¿Tipo de entidad ?

El sistema genera automáticamente el lote contable

Genera archivo plano con la información contable a registrar, de acuerdo con el instructivo de

organización de archivos planos para contabilidad en SIIF y remite a la CGN.

Carga archivo plano con la información contable remitida por las entidades fuera de línea.

Transacción: Carga de lotes de comprobantes fuera de línea.


En línea Fuera de línea

Comunica a la entidad, telefónicamente o a través de e-mail, sobre la(s) inconsistencia(s) presentada(s) en la información remitida en el

archivo plano, para su corrección y nueva presentación.

CGN


SI.

Fin

NO

CGN

CGN



77. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS PARA UNIDADES INTERNAS FUERA DE LÍNEA Y CAJAS MENORES.

OBJETIVO

Permitir a la DTN registrar contablemente y en forma automática las provisiones de fondos que ha realizado a las Unidades Internas Fuera de Línea y a Órganos Ejecutores Fuera de Línea, así como efectuar el registro automático de la constitución de la Caja Menor y de su respectiva legalización. BASE LEGAL


- Envío de la programación de giros a la DTN por parte de las Unidades Internas Fuera de Línea y de los Organos Ejecutores Fuera de Línea.

- Carga por parte de la DTN de la propuesta de programación de giros remitida por las

entidades fuera de línea y evaluación de la misma. - Registro por parte de las entidades de la orden de pago OAT para el primer desembolso de

la Caja Menor. SALIDA

- Aprobación por parte de la DTN de la programación de giros remitida por las entidades fuera de línea.

- Registro de la información para la ordenación del pago a través de OAT, por parte de la

entidad o de la DTN, según el caso. - Generación y confirmación de la orden de pago OAT por parte de la DTN. - Selección de la orden de pago OAT en orden bancaria y confirmación de la orden bancaria

por parte de la DTN. - Confirmación del traslado de fondos de las cuentas corrientes de la DTN a las cuentas

autorizadas de la entidad.



CRITERIOS DE ÉXITO

- Elección apropiada de las OAT de provisión de fondos para la constitución de la (s) Caja (s) Menor (es) por parte de las entidades.

- Selección adecuada de la OAT de provisión de fondos para Unidades Internas Fuera de

Línea y órganos Ejecutores Fuera de Línea, teniendo en cuenta el nivel de agrupación PAC respecto de la vigencia y el tipo de gasto.

- Envío oportuno de la programación de giros por parte de las entidades Fuera de Línea a la

DTN. RESPONSABLE: DTN y Pagador de la Entidad.




77. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS PARA UNIDADES INTERNAS FUERA DE LINEA Y CAJAS MENORES.


¿Tipo de Provisión de

Fondos?

Ver procedimiento "Preparación de la información contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN".

Remite programación de giros a DTN.

Inicio

Recibido el desembolso el sistema al finalizar el día genera automáticamente del módulo de CUN el lote contable de provisión de fondos para constitución de la caja menor.

1

¿Quién efectúa la provisión?

Realiza etapas previas requeridas para la constitución de la (s) caja(s) Menor(es).

Ver: "Procedimiento Constitución, manejo y legalización de cajas menores".

Registra para el primer desembolso una orden de pago OAT por el valor de cada caja menor,

seleccionando el concepto OAT para caja menor y diligenciando los datos del beneficiario.

Transacción : Trámite de pago OAT.

Paga OAT a través de CUN situando primer desembolso, equivalente al monto (s) total (es) de la (s) caja (s) menor (es) en la (s) cuenta (s) bancarias

del (los) responsable (s), o en las cuentas autorizadas del pagador en caso de que la entidad maneje efectivo

únicamente para la caja menor.

OAT - Caja Menor

Recibe desembolso, gira cheque(s) y entrega al (los) responsables (s) de la (s) caja (s)

menor(es).

Recibe desembolso o cheque , según el caso.

OAT - UIFL y OEFL



Carga propuesta inicial de la programación de giros remitida por la entidad.

Transacción: Carga manual de propuesta de entidades fuera de línea, en pesos y/o moneda

extranjera.

DTN

DTN

Evalúa y aprueba la propuesta inicial de la entidad o la aprueba con modificación.

Transacciones: Aprobación de propuesta de entidades fuera de línea por órgano ejecutor y

aprobación de propuesta entidades fuera de línea.

Entidad

Responsable (s) Caja (s) Menor (es)

Registra la información correspondiente a: fecha límite de pago y valor total a pagar,

datos financieros, datos administrativos, para la ordenación del pago a través de OAT. Ver procedimiento: "Entidades Fuera de Línea - Estapúblicos y Entidades Sector

Central No Incluidas Inicialmente en SIIF":

DTN

Entidad/ DTN

2

3

Entidad/ Pagador



selecciona la orden de pago OAT en orden bancaria, confirma orden bancaria, genera archivo y remite al Banco de la Republica.

Transacción: Generación de Orden Bancaria. Transacción: Confirmación de orden Bancaria.

Efectúa gastos y registra en el libro de control con base en los soportes correspondientes.

Verifica ejecución de gastos efectuados, y establece si requiere solicitar reembolso o hacer legalización

de la caja menor.

12

Genera y confirma orden de pago OAT. Transacción: orden de pago OAT.Entidad/ DTN

DTNEntidad



DTN

Solicita reembolso, de requerirse, e informa sobre retenciones practicadas. Ver procedimientos: "Expedición CDP", " Registro presupuestal del

compromiso", "Registro Presupuestal de la obligación", "Confirmación orden de pago, Valor

líquido cero, Bloqueo orden de pago y Reversión orden de pago".


Tramita abono en cuenta del beneficiario de la orden de pago OAT.


Confirma traslado de fondos de las cuentas corrientes de la DTN a las cuentas corrientes

autorizadas de la entidad. Transacción: Confirmación Orden Bancaria.

Realiza trámites respectivos para la legalización de la caja menor, verificando si debe reintegrar dineros a

la DTN.

3


DTN

Reintegra, de ser necesario, en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.


Al finalizar el día el s istema genera automáticamente del módulo de CUN el lote contable de pagos OAT. Transacción: Confirmación orden bancaria.

Recepciona fondos provistos a través de OAT.

Efectúa ejecución presupuestal (CDP, Compromiso, obligación y orden de pago).

Entidad/ Pagador

Recibe en las respectivas cuentas corrientes los valores reintegrados.DTN.

Al finalizar el día el s istema genera automáticamente la entrada de dineros a CUN.

En la etapa de la obligación debe elegirse el código OAT de provisión de fondos, convirtiendo la obligación en valor líquido cero.


6

4¿Hay reintegro ?

SI.

NO

5



6 5

Registra la cancelación del pago valor líquido cero. Transacción: Confirmación de órdenes de pago de

valor líquido cero (Módulo CUN).


Verifica que el valor de la consignación del reintegro aparezca registrado y contabilizado en cuentas de la DTN. Transacción: Consulta imputación por Unidad Ejecutora

(Módulo de ingresos).Entidad/ Pagador

Registra informe de ejecución presupuestal. Transacción: Ejecución Presupuestal.

Ver procedimiento: "Entidades fuera de línea - Estapúblicos y entidades sector central no incluidas

inicialmente en SIIF".

Al finalizar el día el sistema genera automáticamente del módulo de CUN el lote contable para registrar la extinción de la obligación y regularizar la provisión de Fondos OAT.

Afecta el concepto OAT de Caja Menor para darlo por cancelado.

Transacción: Cobros en dinero. Transacción: Imputación soportes sin recaudo (Módulo

de Ingresos).

Al finalizar el día el sistema genera automáticamente el lote contable para la cancelación de la caja menor por el valor del reintegro.

Entidad/ Pagador


Registra informe de tesorería señalando saldo inicial, provisiones de fondos recibidos y pagos efectuados

para la condición: con situación de fondos, sin situación de fondos, fondos propios y devoluciones a la DTN.

Transacción: Informe de tesorería.

Entidad/ Pagador

¿Requiere hacer legalización documental ?

Registra compromiso contra CDP inicial por el valor reportado en el documento soporte.

Transacción: Compromiso.Entidad/ Area Financiera

Genera archivo plano del informe para el mes respectivo y remite a la DGPN.

Transacción: Generación Reporte. Entidad/ Area Financiera En este momento se disminuye el saldo

por comprometer del CDP, cuando la legalización tiene reintegro. Transacción: CPD (Reducción).

4

Registra obligación. Transacción: Obligación.

Confirma deducciones y cancela OAT de caja menor contra el saldo OAT inicial.


Recibe archivo plano con el informe del mes respectivo y carga al SIIF principal.

Transacción: Proceso nivel central - Entidades fuera de línea.

DGPN1. Se realiza la deducción por el valor total de la oligación utilizando el mismo concepto OAT de Caja Menor para cancelarla. 2. Al finalizar el día el sistema genera automáticamente el lote contable de causación de gastos a través de la caja menor.

7NO

8

9

SI.



Fin

8 9


Entidad/ Aréa Financiera Reintegra en la cuenta autorizada de la DTN el valor no gastado.

Selecciona y confirma orden de pago con valor líquido cero. Transacción: Confirmación para trámite de pago.Entidad/ Aréa Financiera

SI.

Selecciona y confirma orden de pago con valor líquido cero. Transacción: Confirmación para trámite de pago.Entidad/ Aréa Financiera

Carga movimiento de extractos de la cuenta DTN.

Transacción: Mantenimiento movimiento de extractos.

DTN

Cancela orden de pago con valor líquido cero. Transacción: Confirmación de órdenes líquido cero

(Módulo CUN).

Al finalizar el día el sistema genera automáticamente el lote contable por la cancelación de pasivos y de la caja menor por el valor bruto de la obligación, que no necesariamente debe ser igual al valor de la caja menor.

Contabiliza los movimientos de las cuentas de la DTN.

Transacción: Contabilización de movimientos de cuentas DTN.

DTN


Consulta la legalización del OAT de caja menor. Transacción: Consulta Saldos OAT. Reporte: Movimiento saldos OAT.

Afecta el correspondiente concepto OAT de provisión de fondos, para la entidad que realizó

el reintegro. Transacción: Cobros en dinero.

Transacción: Imputación soportes sin recaudo.

DTN

Entidad/ Pagador

Consulta la legalización de la provisión de fondos.

transacción: Consulta saldos OAT. Reporte: Movimiento Saldos OAT.

DTN



78. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS DE RUBROS PRESUPUESTALES Y DE LAS DEDUCCIONES ASOCIADAS.

OBJETIVO

Permitir a las Unidades Ejecutoras obtener los registros contables diarios de las operaciones financieras por ella realizadas, así como obtener a la fecha requerida los Estados Financieros Básicos (Balance General y Estado de Actividad Económica y Social). BASE LEGAL


- Registro Presupuestal de la obligación del gasto. - Registro Presupuestal de la causación del ingreso. - Confirmación de las órdenes de pago. - Mantenimiento de los extractos de las cuentas corrientes. SALIDA

- Generación automática de los lotes contables diarios. - Generación automática de los libros de contabilidad. - Generación automática de los Estados Contables Básicos.

CRITERIOS DE ÉXITO

- Elección adecuada, por parte de las unidades ejecutoras, de las diferentes cuentas contables presentadas en la columna de “Ayudas por Operación”, cuando se trate de registros del presupuesto de funcionamiento y de las cuentas contables desplegadas en la columna de “Usos”, cuando se trate de operaciones del presupuesto de inversión.

- Selección adecuada de los conceptos de Operaciones Auxiliares y de Tesorería – OAT.



- Registro oportuno de las obligaciones de gasto, de la causación de los ingresos, de los recaudos y pagos.

RESPONSABLE: Jefe Area Contable de la entidad.




78. REGISTRO DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS DE RUBROS PRESUPUESTALES Y DE LAS DEDUCCIONES ASOCIADAS.


1Efectúa registro presupuestal de la obligación

del gasto. transacción: obligación

Ver Procedimiento: Registro presupuestal de la obligación (módulo egresos).

Al finalizar el día el sistema genera automáticamente del módulo de CUN el lote contable de recaudos. Transacción: Fin de día contable.

Ver Procedimiento: "Preparación de la información contable al inicio de cada vigencia por parte de la CGN.

Inicio

1. Elegido el rubro-concepto de los ingresos a causar, el sistema automáticamente le asocia la subcuenta contable del débito y del crédito. 2. Al finalizar el día el sistema genera de forma automática los lotes contables de causación de los ingresos.

1


Efectúa registro de la causación del ingreso. Transacción: Carga resúmenes de causación

(módulo de ingresos). Ver Procedimiento: Causación de Ingresos.


1. Cuando los gastos efectuados sean del presupuesto de funcionamiento debe seleccionarse la subcuenta o auxiliar contable desplegadas en la "Ayuda por Operación". 2. Cuando los gastos efectuados sean del presupuesto de inversión debe seleccionarse la subcuenta o auxiliar contable, de acuerdo con los usos asociados al proyecto. 3. Al finalizar el día el sistema genera de forma automática los lotes contables de causación de los gastos.

Confirma trámite de pago Transacción: Confirmación para trámite de pago

(módulo de egresos) Ver Procedimiento: "Confirmación orden de

pago, valor líquido cero, bloqueo orden de pago y reversión orden de pago".


Al finalizar el día el sistema genera automáticamente del módulo de CUN el lote contable de pagos a los beneficiarios y a la entidad por la provisión de fondos para el pago de las deducciones. Transacción: Fin de día contable.

Confirma traslado de fondos de las cuentas corrientes de la DTN a las cuentas corrientes de

los beneficiarios. Transacción: Confirmación órdenes bancarias

(CUN). Ver Procedimiento "Proceso de Pago"

DTN

Recibe a través de las cuentas recaudadoras los ingresos de la Nación.

Transacción: Mantenimiento de Extractos de Cuentas Corrientes DTN (CUN).

DTN

Elige el rubro - concepto de ingresos para hacer la respectiva imputación presupuestal del recaudo.

Transacción: Imputación en efectivo (módulo de ingresos).

Al finalizar el día el sistema genera automáticamente del módulo de ingresos el lote contable de reclasificación del recaudo. Transacción: Fin de día Contable.


Fin.

Con la confirmación de las deducciones al f inalizar el día el sistema genera automáticamente del módulo de egresos el lote contable de causación de deducciones. . Transacción: Fin de día contable.

guia+procedimental siif

Documents