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UNIVERSIDAD DE ORIENTE DIRECCIÓN DE PL ANIFICACIÓN UNIVERSITARIA
GUIA PARA LA ELABORACION DE PROYECTOS POA 2018 – DPU – RECTORIA 1
UNIVERSIDAD DE ORIENTE RECTORIA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION Y
FORTALECIMIENTO PARA EL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2018
Enero 2018
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A. NORMAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS
DE INVERSION Y FORTALECIMIENTO ANTE LA DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Definiciones:
Proyecto de Inversión: Solicitud relacionada con el desarrollo y crecimiento de la
institución a partir de una idea que promueva la creación y/o fomento de nuevas
fortalezas en el contexto de los objetivos fundamentales de la Universidad. Ejemplo:
Creación de un laboratorio de física computacional.
Proyecto de Fortalecimiento: Solicitud relacionada con el apoyo a una
infraestructura, capacidad instalada y/o servicio ya existentes, a objeto de optimizar
y/o ampliar su cobertura e impacto en la Institución. Ejemplo: Actualización de
software de aplicación del laboratorio de física computacional.
Todo Proyecto de Inversión y Fortalecimiento (PIF) debe orientarse hacia el
desarrollo del país y a la solución de problemas específicos en el área de
influencia de la Universidad de Oriente.
El Decano, a través de la Delegación de Planificación debe velar porque los
proyectos de inversión y fortalecimiento (PIF) presentados estén acordes con los
fines, propósitos y líneas estratégicas diseñadas en el Plan Integral del Núcleo en
particular y de la Universidad de Oriente en general.
En el caso de PIF presentados por Dependencias Centrales del Rectorado, los
mismos deben estar enmarcados en los objetivos y funciones de la respectiva
Unidad Ejecutora y ser avalados por la Autoridad Rectoral a la cual está adscrita.
Todo proyecto presentado ante la Dirección de Planificación Universitaria, con
objeto de ser incluido en el Plan Operativo correspondiente, debe cumplir con los
lineamientos específicos y particulares que se encuentran determinados en el
literal E de la Guía de Proyectos y estar enmarcado dentro de las líneas macro
establecidas para el desarrollo de los mismos.
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Toda dependencia debe presentar los gastos de funcionamiento normal para el
periodo correspondiente (proyectos recurrentes); en caso de contar con un
Proyecto de Inversión o Fortalecimiento, este debe ser presentado aparte con la
sustentación respectiva, (aspectos descritos en la guía de Proyectos).
Debe existir una aprobación previa de la Autoridad correspondiente (Rectorales,
Decanales y Directores) para la presentación de Proyectos de Inversión y
Fortalecimiento. Una vez que el proyecto ingrese a la Dirección de Planificación
Universitaria para su evaluación, solo podrá ser retirado y dejado sin efecto
previa solicitud justificada de las partes involucradas (autoridad y responsable del
PIF).
Para aspirar subvención de un PIF, la dependencia solicitante deberá estar al día
en relación a cualquier tipo de solicitud anterior, en lo que respecta a la entrega
y aprobación del Informe Final.
Toda Dependencia que presente un PIF debe acreditar su competencia sobre la
materia en la que se inscribe el mismo, así como su capacidad para ejecutarlo,
incluyendo la disponibilidad de espacios, vehículos, personal secretarial, etc.,
como garantía del cumplimiento satisfactorio de las metas propuestas.
La propuesta objeto del proyecto debe satisfacer una necesidad de beneficio
institucional real o solventar un problema colectivo de acuerdo al Plan de la
Patria y a los lineamientos estratégicos de la Universidad de Oriente, más que
intereses particulares del solicitante.
No podrán adquirirse vehículos automotores a través de los proyectos de
Inversión y Fortalecimiento.
No se considerarán proyectos de remodelación y/o acondicionamiento de
espacios físicos. Los mismos deberán ser canalizados a través de la Dirección de
Planta Física y/o de Servicios Generales.
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Al concluir un proyecto, el responsable del mismo debe presentar un informe
final detallando el cumplimiento de las metas y el impacto institucional de los
logros, según instructivo de la Dirección de Planificación. Igualmente se debe
indicar la Unidad o Dependencia a la cual quedarán adscritos los equipos que
fueron adquiridos durante el desarrollo del mismo, presentando un inventario
detallado de la situación y estado de estos.
Además de su pertinencia en el marco de los Lineamientos Estratégicos de la
Universidad, en la evaluación y aprobación de los proyectos se enfatizará el
impacto que el mismo pueda tener en el área de influencia de la Universidad y
dependencia en la cual está inscrito.
B. CONSIDERACIONES TEÓRICAS ACERCA DE PROYECTOS
El proceso de formulación de un proyecto, implica introducir organización,
racionalidad, compatibilidad y coherencia a la acción que se pretende desplegar mediante
la ejecución de los mismos. Este procedimiento permite revisar las posibilidades de
realización, sistematización, programación y actuación, con criterios de eficacia operativa y
eficiencia a fin de lograr que el conjunto de acciones respondan a las situaciones
identificadas como insatisfactorias.
La formulación de proyectos involucra el manejo de las técnicas de planificación,
para ello es necesario cumplir una serie de pautas que sirven para organizar las ideas,
precisar los objetivos, establecer los cursos de acción, concretar un conjunto de
actividades específicas y establecer criterios de evaluación.
Es importante señalar que existen diversos autores que se ocupan del tema de
formulación de proyectos, así como su conceptualización; para la preparación de esta guía
se consultaron varias bibliografías constatándose que la mayoría de los trabajos coinciden
en el abordaje de las definiciones; en tal sentido, a continuación se ofrece un resumen
para facilitar la labor de los usuarios, en relación al proceso de formulación de propuestas
a ser analizadas por la Dirección de Planificación:
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El concepto de Proyecto hace referencia a “un conjunto de actividades concretas,
interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan a fin de producir determinados
bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas”. Por lo tanto,
Los proyectos se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y
articuladas entre sí, para alcanzar determinadas metas y objetivos específicos
En este orden de ideas, es pertinente señalar la noción de actividad “es el medio de
intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas
tareas necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto”.
Cuando se habla de proyecto corrientemente, se alude al propósito y pensamiento de
hacer algo; ello consiste en tomar previsiones, dar ordenamiento o premeditación para
realizar algo o ejecutar una operación, labor u obra.
En el sentido técnico, el significado del término proyecto sugiere la ordenación de un
conjunto de actividades (articuladas, interrelacionadas y coordinadas entre sí) que,
combinando recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, se realizan con el
propósito de conseguir un determinado objetivo o resultado.
El resultado de todo proyecto es alcanzar un cambio de la situación inicial (efecto
concreto que se logra con su realización), o un producto (elemento material o de servicio
que se genera para producir el efecto); éste se realiza dentro de los límites de un
presupuesto y de un período dado.
En suma, para formular programas y proyectos hay que tomar en cuenta los objetivos
y metas que se deben alcanzar, manejar e integrar los diferentes datos e información
recopilados del análisis situacional y desarrollar las cualidades de la eficiencia y eficacia
operativa con el propósito de convertir las ideas en acción. Pero además, también supone
un proceso de gestión que incluye las acciones siguientes: Programación, Administración,
Coordinación, Supervisión y Control:
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C. PAUTAS METODOLÓGICAS A SEGUIR PARA EL DISEÑO DE
PROYECTOS DE INVERSION Y FORTALECIMIENTO
1. Denominación del proyecto.
2. Fecha de comienzo y finalización prevista.
3. Descripción del problema o situación (Diagnóstico de situación), sobre el que
hemos decidido intervenir, fundamentando la necesidad o la importancia de
hacerlo.
4. Determinación de objetivos, que deben ser:
a) Posibles de alcanzar con acciones sencillas.
b) Iniciados con un verbo y precisos.
5. Determinación de las actividades previstas y su desarrollo en el tiempo (plazos de
ejecución de cada actividad).
6. Personas responsables de su desarrollo.
7. Recursos disponibles y aquellos a gestionar en apoyo al proyecto.
8. Determinación de la forma de evaluación a aplicar durante el desarrollo del
proyecto y a su finalización:
a) Durante el Desarrollo: con el fin de controlar que se mantiene la dirección
correcta de las acciones para el logro de resultados, y todos aquellos aspectos
positivos o negativos que se consideren relevantes.
b) A su Finalización para conocer el impacto generado por las acciones realizadas
e informar acerca de los cambios o modificaciones producidas en el problema
inicial que dio origen al proyecto.
D. PREGUNTAS PARA ELABORAR UN PROYECTO Y LA RELACIÓN CON
LOS COMPONENTES DEL MISMO
QUÉ se quiere hacer Naturaleza del proyecto
POR QUÉ se quiere hacer. Fundamentación y diagnóstico de la situación
PARA QUÉ se quiere hacer Objetivos, propósitos
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CUÁNTO se quiere hacer Metas
DÓNDE se quiere hacer Localización física
CÓMO se va a hacer Actividades y tareas(metodología)
CUÁNDO se va a hacer Cronograma de las actividades
A QUIÉNES va dirigido Destinatarios o beneficiarios
QUIÉNES lo van a hacer Recursos humanos responsables
CON QUÉ se va a hacer Recursos materiales y financieros
CÓMO valorar los resultados EVALUACIÓN
E. DESCRIPCIÓN DE LOS ASPECTOS QUE COMPONEN LOS PROYECTOS
e.1 CARÁTULA
Nombre del Proyecto
Nombre de la Dependencia que presenta el proyecto.
Datos del Responsable: Incluir dirección, teléfono, fax, correo electrónico. Incluir
todo lo necesario para ubicarlo.
e.2 CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Titulo del Proyecto
Identificar con claridad el nombre del Proyecto para el cual se está solicitando
financiamiento. Se debe precisar con exactitud el nombre del mismo, ser concreto.
Objetivo Específico del Proyecto
Situación objetivo a alcanzar como consecuencia de la ejecución del proyecto
(transformación o mejora de la situación inicial). Enunciado breve de la solución,
específicamente dada al problema bajo consideración del proyecto. Los objetivos son:
logros, éxitos y metas cumplidas. No son objetivos: trabajos por realizar o tareas por
cumplir.
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Estos deben ser:
- Realistas, es decir, se deben poder alcanzar con los recursos disponibles dentro de
las condiciones generales dadas.
- Eficaces, es decir, no sólo deben responder a los problemas presentes, sino a
aquellos que existirán en el tiempo futuro en el que se ubica el objetivo.
- Coherentes, si el cumplimiento de un objetivo no imposibilita el cumplimiento de
otro.
- Cuantificables, es decir, que puedan ser medibles en el tiempo.
Ejemplo: Mejorar el nivel de la enseñanza, erradicar los malos hábitos de estudio,
resolver el problema del cupo en Educación Superior.
Descripción Breve del Proyecto
Se debe realizar una descripción amplia pero no extensa del proyecto caracterizando la
idea central sobre lo que se pretende realizar, ámbito que abarca, contexto dentro de
la organización sobre lo que se pretende realizar, estructura de gestión para la
ejecución del mismo, plan del que forma parte. En fin podemos considerarlo como una
síntesis explicativa de los contenidos y alcances del proyecto.
Enunciado de la Situación Actual o Problema
Es uno de los puntos más importantes en la redacción del proyecto, ya que en forma
declarativa o interrogativa comunica lo que será investigado y delimita o especifica el
problema. Es una necesidad, describe hechos y situaciones, las cuales justifican la
ejecución del proyecto. Es la realidad concreta que el proyecto pretende mejorar o el
problema que se pretende solucionar con la ejecución del mismo.
Ejemplo: No existe en la actualidad un mecanismo que permita el ingreso y
permanencia al sistema de Educación Superior de los bachilleres de escasos
recursos, esto conlleva a la exclusión de los mismos del sistema de Educación
nacional.
Actividades
Acciones necesarias que deben realizarse de modo secuencial e integrado para
alcanzar los objetivos del proyecto. La realización de todo proyecto presupone
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la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Como unas
actividades ocurren antes que otras y en ocasiones simultáneamente, es
preciso presentarlas siguiendo un orden lógico, teniendo en cuenta lo
siguiente:
- Las actividades previas: aquellas que necesariamente tienen que
haber ocurrido para llevar a cabo otra actividad.
- Las actividades paralelas: aquellas que pueden ser realizadas al
mismo tiempo que otras.
- Las actividades posteriores: aquellas que no deben iniciarse sin
que se haya llevado a cabo una o varias actividades previas.
Actividades/ Meses Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
Acc. Especifica 1: Fortalecimiento del Laboratorio de Ingeniería Mecánica
1.1-Contratación de
Personal
1.2-Adquisición de
Equipos
1.3-Remodelación
de Espacio Físico.
En el ejemplo anterior se puede apreciar:
- Se está contratando personal para operar equipos que todavía no
han sido adquiridos. Es una actividad posterior, no se puede llevar
a cabo mientras no se realicen o ejecuten las actividades 1.2 y
1.3.
- Las actividades 1.2 y 1.3 pueden ser realizadas paralelamente,
puesto que el cumplimiento de una no imposibilita la ejecución de
la otra.
Cronograma de Actividades:
Se describen las actividades necesarias y el tiempo estimado en el cual se van a
realizar cada una de ellas, para alcanzar los objetivos del proyecto. Se relaciona con
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poder establecer aproximadamente el tiempo que llevará realizar cada actividad
propuesta.
ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
1,1
1,2
2,1
“El tiempo es un recurso importante, a menudo planificado con demasiado
optimismo.”
Beneficiarios Directos del Proyecto
Son los usuarios inmediatos de los bienes o servicios que produce el proyecto. Para el
buen diseño de un proyecto es necesario identificar con precisión los destinatarios,
desagregado por género.
Ejemplo: Población estudiantil que cursa la asignatura de Matemáticas I, 125
Hombres y 100 Mujeres.
Empleos Generados
N° Estimado de Empleos Directos: Cantidad de empleos directos generados por el
proyecto, durante la fase de ejecución o de operación.
N° Estimado de Empleos Indirectos: Cantidad de empleos indirectos generados por el
proyecto, durante la fase de ejecución o de operación.
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Metas
Es la determinación cuantitativa del bien, servicio o indicador que se espera obtener.
Las metas responden a la pregunta ¿Cuánto se quiere hacer con la realización del
proyecto dentro de un lapso determinado y en un ámbito o espacio delimitado?; éstas
establecen cuánto, cuándo y dónde se realizan los objetivos, de modo que puedan
establecerse claramente las actividades y estimarse los insumos requeridos.
Es importante señalar, que la meta del proyecto debe estar desagregada, indicando
claramente el trimestre en el cual se estima alcanzar o cumplir la misma.
Ejemplo: 2500 Alumnos Atendidos
DISTRIBUCION FISICA DE LA META
TRIMESTRE 2018
I II III IV Total
1000 500 1000 2500
Ejemplo: 1 Laboratorio Fortalecido
DISTRIBUCION FISICA DE LA META
Trimestre 2018
I II II IV Total
1 1
Método que se utiliza para el cálculo del indicador.
Ejemplo: (Total de alumnos reprobados en Matemáticas I / Total de
alumnos inscritos en Matemáticas I) x 100
Fuente del Indicador
Institución que origina o elabora el indicador.
Ejemplo: Instituto Nacional de Estadísticas (INE); otras Universidades.
Método que se utiliza para el cálculo del indicador.
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Ejemplo: (Total de alumnos reprobados en Matemáticas I / Total de
alumnos inscritos en Matemáticas I) x 100
Fuente del Indicador
Institución que origina o elabora el indicador.
Indicador de la Situación Actual
Cuantificación de la situación concreta que el proyecto pretende mejorar o solucionar.
Ejemplo: 80 % de los alumnos inscritos en la asignatura de Matemáticas I
son reprobados.
Fecha de la última data del Indicador
Última fecha en que se tiene registro del indicador (Día, Mes y Año).
Fórmula del Indicador
1. Nombre de la Acción Específica: Enunciado breve con el que se
identifican cada una de las acciones contenidas en el proyecto.
2. Bien o Servicio: Producto que se genera con la ejecución de la acción
específica del proyecto
3. Ejecutor: Es el Órgano o Unidad responsable de ejecutar directamente,
o por medio de la contratación de terceros, una acción específica
determinada
4. Plazo de Ejecución
Fecha de Inicio: Momento en el cual comenzará a ejecutarse la acción
específica de un proyecto.
Fecha de Culminación: momento en el cual culmina la ejecución de una
acción específica de un proyecto.
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5. Meta de la Acción Especifica: Es la cuantificación del bien o servicio que
se espera obtener con la ejecución de la acción específica. La meta
física se desagrega por años y para el año fiscal correspondiente se
distribuye en trimestres.
6. Bien o Servicio: Producto que se genera con la ejecución de la acción
específica del proyecto.
7. Sección Ejecución Financiera: La Ejecución Financiera permite la rendición y
programación anual de los recursos.
8. Participación de Otras Instituciones en la Ejecución del Proyecto
a. Destacar si en la ejecución del proyecto participan otras organizaciones,
señalando si la ejecución se va a dar de manera coordinada. Es obligatorio
explicar cuál es el nivel de coordinación que existe entre el proyecto y esa
organización.
b. Debe señalarse cuál es la participación de cada organización y cuáles son los
mecanismos de coordinación.
Ejemplo de Acción Específica:
Acción Específica 1:
Nombre de la Acción Específica: Automatización y fortalecimiento del
Sistema de Inscripción.
Bien o Servicio: Un sistema integrado que satisfaga los requerimientos de la
Dirección de Asuntos Estudiantiles y la comunidad universitaria en general.
Ejecutor: Dirección de Asuntos Estudiantiles
Plazo de Ejecución
Fecha de Inicio: 01-01-2018
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Fecha de Culminación: 31-12-2018
Meta de la Acción Específica: 3 soluciones informáticas.
DISTRIBUCIÓN FISICA DE LA META
Trimest re
2 0 1 8
I II III IV Total
1 1 1 3
PROGRAMACIÓN DE LA ACCION ESPECIFICA
Monto Total
Acción ( BsF)
4 5 8 .6 5 8
Trimest re
2 0 1 8 ( BsF)
I II III IV
3 5 .9 5 2 1 8 9 .0 0 0 1 2 0 .0 0 0 1 1 3 .7 0 6
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PLANILLA DE VINCULACION
PLAN – PRESUPUESTO
(VER MODELO EN EXCEL)