guia para codificar documentos

7/28/2019 Guia Para Codificar Documentos

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GUIA PARA CODIFICARGRUPO JAMCO

Cdigo:Versin: 1Fecha emisin: Marzo 2013Pagina 1

Gua para codificar documentos

PropsitoDisponer de una gua para el control de la emisin y modificacin de toda ladocumentacin utilizada en Grupo Jamco para asegurar que los documentos vigentes se

encuentren disponibles para los usuarios, llevar un control y organizacin y evitar quedocumentos obsoletos sean utilizados inadvertidamente.

Alcance:Este procedimiento aplica tanto documentos internos como externos usados en Grupo

Jamco.

Definiciones:Documento: Es toda informacin (datos que poseen significado), y su medida desoporte el cual puede ser papel, disco magntico u ptico, fotografa, videos o unacombinacin de estos.

Formato: Plantilla prediseada que facilita la recoleccin de datos, es un tipo dedocumento.Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia deactividades desarrolladas.Manual: Documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse enla realizacin de las tareas, funciones, procesos. Pueden contener informacin,autorizaciones o documentos necesarios, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro datoque pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividadesInstructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos pararealizar una actividad especfica.Registro: Documento que proporciona evidencia de metas alcanzadas o actividades

desempeadas. Ejemplos: memorandos, listados, actas, formatos (plantilla que poseecampos sin diligenciar y que al momento de ser diligenciado se convierte en registro,pues constituye la evidencia de una accin realizada).Otros Documentos: Documentos de consulta que se requieren en la ejecucin delproceso, que no se encuentran mencionados anteriormente. Ejemplos: informes,matrices, tablas, presentaciones, etc.Revisin.- Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficaciadel tema objeto de la revisin para alcanzar unos objetivos establecidos.Archivo.- Lugar donde se custodian documentos.Lista de distribucin.- Relacin ordenada y completa de los funcionarios a quienesfueron entregados documentos y registros.Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeadas.

Definiciones y Abreviaturas:DG = Director GeneralGG = Gerente GeneralDC = Documento Controlado.- Informacin y su medio de soporte, registro,procedimiento documentado, norma y ms documentos recuperables y sujetos arevisiones permanentes.

Elabor Revis AprobJessica Garca Hernndez


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DNC = Documento No Controlado.- Informacin y su medio de soporte, de libredisposicin y acceso por parte del interesado.DO = Documento Obsoleto.- Documento fuera de uso por estar desactualizado y enalgunos casos sujeto a control.DE = Documento Externo.- Informacin y su medio de soporte recibido de fuera de la

empresa y que influye directamente con los procedimientos de la misma.

LMD = Lista Maestra de Documentos.- Listado global de los documentos.LMDE = Lista maestra de documentos externos.- Listado de documentos de carcterexterno que influyen en los procedimientos de la Empresa, leyes, reglamentos,instructivos y manualesLMIT = Lista maestra de Instructivos de Trabajo.- Es la forma detallada de cmo ejecutarun trabajo o tarea determinada.LMAM = Lista maestra de Archivo Magntico.- Enlista todos los respaldos que se obtienedel software.N/A = No Aplicable

ResponsabilidadDG.- Aprobar emisin de documentacin.DEO, RH, GG.- Implementar y ejecutar el procedimiento, verificar el cumplimiento.

Codificacin de los documentosSe ha establecido la asignacin de un cdigo a los documentos para su identificacin ycontrol, esta codificacin est relacionada con el macro proceso al cual soporta eldocumento y a la dependencia que lo elabora.La estructura general de la codificacin consta de 14 caracteres alfanumricos asignadosde la siguiente manera:Los documentos que hacen parte del Grupo empresarial JAMCO deben tener asignado uncdigo alfanumrico de identificacin de acuerdo con la siguiente estructura: Estructura yLongitud del Cdigo: El cdigo se compone por cuatro caracteres: X1-X2-X3-#1-##2-#3

TIPO DE DOCUMENTO

TIPO DEDOCUMENTO

CARCTERDE GRUPO

DE MACRO-PROCESOS

CARCTERDE GRUPO

DE MACRO-PROCESOS

Nmeroasignadodentro delmapa alproceso

Consecutivodel

procedimiento

identificadoen cadaproceso

Es unnmero

consecutivoque

correspondenicamentea formatos einstructivos.

X1 X2 X3 #1 ##2 #3PROC EST YU 1 01 1

1.- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo dedocumento as:

X1 Es el prefijo que identifica el tipo de documento, y ser:

MAN Manual PROC Proceso



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PROD Procedimiento POL Poltica FOR Formato INS Instructivo GUI Guia

X2 Este carcter alfabtico identifica el grupo de Macro-procesos al que pertenece eldocumento, y ser:

EST Estratgicos CLA Clave SOP Soporte EVA Evaluacin

X3 Este carcter alfabtico identifica el macroproceso al que pertenece el documento,teniendo en cuenta, si el nombre completo consta de una (1) palabra se toman las dos(2) letras iniciales; si es de dos (2) palabras, la letra inicial de cada palabra; y si es de (3)tres palabras, la letra inicial de las tres (3) primeras palabras o la siguiente cuando searepetida y ser:

RH Recursos HumanosFI FinanzasPF Factory

YU Yupi

AU Au Petit JeanHO Honda

#1 Es un nmero de un dgito que identifica al proceso correspondiente, iniciando con el1 en orden ascendente.##2 Es un nmero de dos dgitos que corresponde al consecutivo de los procedimientosidentificados en cada proceso, iniciando con el 01 en orden ascendente.#3 Es un nmero consecutivo que corresponde nicamente a los documentos comoformatos, instructivos y memorandos.

Revisin y actualizacin

El Instructivo para la Elaboracin y Codificacin ser revisado anualmente por elDepartamento de Desarrollo Organizacional y encargados del mantenimiento y control dela informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la empresa comoDirector General, Recursos Humanos, Gerentes Generales.

Como resultado de la revisin, el encargado del mantenimiento y control de lainformacin (XXX) producir una nueva versin del Instructivo.


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