guía elaboración manual
DESCRIPTION
Elaborar ManualesTRANSCRIPT
Presentacin de PowerPoint
Secretara de Extensin e Integracin SocialUnidad Politcnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial UPDCE Subdireccin de Fomento a la Calidad y Competitividad EmpresarialDepartamento de Gestin de la Calidad y NormalizacinTaller de Mapeo y documentacin de procesosINSTITUTO POLITCNICO NACIONAL7 de febrero, 2013, Revisin 02
1
BIENVENIDOS!
2
ObjetivosIntroduccinMapeoMejoraDocumentacin
3
Al terminar el curso, el participante podr: Identificar y diagramar los procesos de su centro de trabajo, incluyendo sus secuencias e interacciones.Elaborar la documentacin necesaria para asegurar la operacin y control eficaces de los procesos.Objetivos
4
Correlacionar los procesos y sus documentos con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
Aplicar el enfoque de procesos y el enfoque de sistemas para la gestin de los mismos.
Objetivos
TitulacinControl escolarDiseo de planes de estudiosFormacinSatisfaccin del Cliente (estudiante)7.2, 8.2.1
7.57.3
REGRESAR
5
Principios de gestin de la calidad:
Enfoque al cliente Liderazgo Participacin del personal Enfoque basado en procesos Enfoque de sistemas para la gestin Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedorIntroduccin
6
Enfoque de procesos: identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la organizacin y en particular las interacciones entre los mismosIntroduccin
PROCESO 1ENTRADAS
SALIDAS
PROCESO 2
ENTRADASSALIDAS
7
Proceso: viene del latn PROCESSUS, que significa avance y progreso.
Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor aadido, con miras a obtener ciertos resultados. Introduccin
8
SalidasEntradas
PROCESO Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactanProcedimiento Especificacin de la forma en que se realiza alguna actividad
Actividades de seguimiento y medicin
CLIENTESProductosServiciosInformacinInsumosEquiposMtodosInfraestructuraPersonal, etc.Proveedores
Requisitos
Requisitos
Eficacia: Capacidad para alcanzar resultados deseados
Eficiencia: Resultados alcanzados vs. recursos empleados
9
Cliente externo
Cliente externo
Proceso AProceso EProceso CProceso DProceso BProceso F
Entrada AEntrada FEntrada CEntrada EEntrada DEntrada B
Cliente InternoCliente Interno
PHAV
Salida CSalida ESalida DSalida F
PHAV
PHAV
Retroalimentacin
PHAV
PHAV
PHAV
PHAV
Red de Procesos
10
Los procesos forman parte de un conjunto de elementos que interactan para lograr un propsito comn, a esto se le conoce como SISTEMA.Introduccin
11
SISTEMAOBJETIVOSRESULTADOS
Organizacin
ProcedimientosProcesos
Recursos
12
Modelo de ProcesosISO 9001:2008
Mejora continua del sistema de gestin de la calidad
Clientes(y otras partes interesadas)Satisfaccin
Responsabilidad de la direccin
Medicin, anlisis y mejora
Clientes(y otras partes interesadas)Requisitos
Realizacin del producto
Gestin de los recursos
Actividades que aportan valorFlujo de informacinEntradasSalidasProducto
Norma ISO 9001:2008: Captulo 4. Requisitos generales:a) Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad b) Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos.c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar la eficacia de la operacin y el control.d) Asegurar la disponibilidad de recursos e informacin f) Realizar el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos.g) Implementar acciones para el logro de los objetivos planteados y la mejora continua de los procesos.Introduccin
14
IdentificacinSecuencia e interaccinCriterio y mtodos(a, b, c)PLANEARImplementacin de lo planeado(d)HACERMedicin y anlisis(e)VERIFICARImplementacinde la mejora(f)AJUSTAR
15
Ejercicio:Integrar equipos de trabajo conforme a las indicaciones del instructor.Definir la Misin del Centro de trabajo representado por el equipo, considerando los siguientes aspectos:
Tiempo de realizacin: 30 minutos
Mapeo de procesos: actividad que se realiza para crear una representacin grfica (o mapa) de un proceso de trabajo, mostrando sus entradas, salidas y la secuencia de actividades.Anlisis y mapeo de procesos
17
Permite: Describir en forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, para facilitar su comprensin. Identificar las reas de oportunidad de mejora de los mismos (mtodos alternos para la ejecucin de actividades, optimizacin de tiempos, eliminacin de etapas que no aportan valor, aumento de la productividad etc.). Facilitar el entrenamiento a nuevos empleados.Anlisis y mapeo de procesos
18
Permite: Definir las funciones y responsabilidades. Facilitar la identificacin de los puntos de medicin para evaluar el desempeo de los procesos. Proporcionar informacin para la documentacin de los procesos. Aumentar el nivel de satisfaccin de los clientes.Anlisis y mapeo de procesos
19
Pasos para el mapeo de procesos: Identificacin y clasificacin de procesos. Mapeo de procesos por niveles. Diagramacin de los procesos individuales.Anlisis y mapeo de procesos
20
Caractersticas de los procesos: Se pueden definir: tienen un principio y un fin; transforman entradas en salidas aportando valor y generan productos o servicios; se pueden representar en diagramas; tienen un dueo. Se pueden repetir: secuencias de actividades que son repetidas de manera sistemtica. Se pueden predecir: se pueden controlar, estabilizar y alcanzar resultados consistentes. Se pueden mejorar: evaluacin y mejora continuaIdentificacin y clasificacin
21
ISO 9000:Procesos de direccin (estratgicos): planificacin, asignacin de recursos, comunicacin, revisin de la direccin, etc.Procesos de realizacin (procesos clave): procesos relacionados con los productos de la organizacin, por ejemplo, procesos relacionados con el cliente, diseo y desarrollo, realizacin del producto, etc.Procesos de gestin de recursos (de apoyo): capacitacin, mantenimiento, etc.Procesos de medicin, anlisis y mejora (de apoyo): seguimiento y medicin de procesos y producto, auditoras internas, acciones correctivas y preventivas, evaluacin de la satisfaccin del cliente, etc.Identificacin y clasificacin
22
Tambin pueden dividirse en:Macro proceso: se refiere a un proceso global, de gran alcance, que generalmente cruza los lmites de las reas funcionales.Micro proceso: es un proceso ms detallado, que generalmente es un sub-proceso de un macro proceso.Identificacin y clasificacin
23
PR-AL-01De lo general a lo particular.De los macro procesos (globales) a los micro procesos (especficos).Mapeo por nivelesNivel 0Modelo del negocio
12345
Nivel 2Procesos especficos
Nivel 3Sub-procesosE S3.13.23.33.3.13.3.23.3.3Nivel 1Procesos del negocio
24
Nivel 0 - Modelo estratgico de calidad modelo del negocio: Mapa conceptual que establece la relacin del sistema con su entorno; tambin puede mostrar los indicadores globales de calidad y productividad asociados a las estrategias competitivas de la empresa y a su MISIN.Mapeo por niveles
Nivel 0
25
Nivel 1: Modelo de procesos del negocio. Se emplea para mostrar los procesos de realizacin (clave) y de apoyo existentes en la organizacin. Tambin se conoce como diagrama de contexto o de relaciones, y permite tener una visin global de las interacciones entre los procesos de una organizacinMapeo por niveles
Nivel 1
26
Nivel 1: Identificacin de los procesos de la organizacin a nivel general
Procesos de la GerenciaProcesosadministrativosProcesos de calidadProceso de VentasProcesos de importaciones/ exportacionesProceso de operacin
Procesos de Sistemas
ABC
1234
ProveedoresClientesLa OrganizacinInsumosResultadosDiagrama de relaciones
27
Diagrama de contexto o de relaciones: (procedimiento de elaboracin):1.-Dibujar tres rectngulos; en el del centro colocar arriba el nombre del rea que se va a diagramar.2.- A la derecha del rectngulo central hacer una lista de productos, servicios o resultados ms importantes.3.- En el rectngulo de la derecha identificar a los clientes inmediatos (internos o externos).4.- En el rectngulo de la izquierda identificar a los principales proveedores y a la salida de ste, los insumos.5.- En el rectngulo central escribir los procesos del rea y sealar las interacciones entre los mismos.Mapeo por niveles
28
Nivel 1: Identificacin de los procesos de la organizacin a nivel generalDiagrama de relaciones
Desarrollo de Software Inst. y Mantenimiento Software
Revisin Gerencial
Mejora continuaSistema de Comunicacin Interna
ComprasCapacit. y desarrolloCobranzaReclut. y contratacin
Auditoras internasControl de Doctos.Acciones Corr./prev.
Promocin y ventasComunicacin con cliente
Descargas CargasServicios Especiales
Importacin Exportacin
29
30
Ejercicio:1.- Elaborar un diagrama de relaciones (mapa de procesos), considerando los procesos que fueron identificados en el ejercicio anterior, utilizando el formato proporcionado por el instructor.2.- Considerando los requisitos de la norma ISO 9001:2008, identificar si estos procesos corresponden a:a) la responsabilidad de la alta direccinb) la gestin de los recursosc) la prestacin de los servicios o realizacin del productod) la medicin, anlisis y mejora3.- Presentar las conclusiones al grupo.Tiempo de realizacin: 30 minutosMapeo por niveles
31
Nivel 2: Modelo de procesos especficos: sirve para definir las etapas de un proceso y su secuencia. Para cada proceso se identifican: El dueo del proceso (responsable) Etapas del proceso Relaciones entre procesos (sistema) Indicadores de desempeoNota: Si el proceso no puede dividirse en etapas, se aplican los criterios adicionales del nivel 3.Mapeo por niveles
Nivel 2
32
Dueo del proceso:a) La persona que es responsable del proceso y sus salidas;b) Toma decisiones clave y asigna recursos para los participantes del proceso;c) Representa el proceso en la organizacin.Mapeo por niveles
33
Planeacin del programa de cursos
Promocin y difusinGestin de recursosPreparacin de cursosProceso de CapacitacinGestin de InscripcionesEjecucin del programa de cursosEvaluacin
Nivel 2: Descripcin de un proceso especfico
34
Diagrama interdisciplinario: Describe la forma en que los procesos productivos principales de una organizacin atraviesan los lmites de varias funciones (Visin ms detallada).Mapeo por nivelesClienteVentasIngenieraManufacturaDistribucin
35
Nivel 3: Modelo de subprocesos: sirve para describir con detalle todos los elementos de un proceso: El dueo del proceso (responsable) Clientes y proveedores Entradas y salidas Actividades (lmites del proceso: inicio, fin) Relaciones entre procesos (sistema) Mecanismos de control Indicadores de desempeo (comportamiento), de eficacia (resultados esperados) y de eficiencia (productividad) Documentos relacionados Recursos Mapeo por niveles
36
Pasos para definir un proceso:Identificar a los clientes y sus requerimientos.Determinar las salidas del proceso: productos, especificaciones.Identificar entradas: insumos, requisitos, proveedores. Actividades (lmites del proceso: inicio, fin) Relaciones entre procesos (sistema) Mecanismos de control Indicadores de desempeo Documentos relacionados Otros recursos Mapeo por niveles
37
Entradas
Proceso
SalidasInsumosMaquinariaPersonalInstructivosEspecificaciones del cliente, etc.
Produccin
ChalecosPlacas balsticasMantenimiento de chalecos
38
Diagrama de Flujo: Representacin grfica de todos los pasos de un proceso y su secuencia. Es una herramienta til para examinar cmo se relacionan unos con otros los pasos de un proceso.Mapeo por niveles
FIN
INICIOACTIVIDADESO ETAPAS
DECISIN?
NOACTIVIDADESO ETAPAS
ACTIVIDADESO ETAPAS
DECISIN?
S
S
A
BNO
A
40
Seleccin e invitacin a instructores
Revisin y adecuacin de material didcticoAprobacin de material didcticoPreparacin de materiales y equipo para participantes e instructoresPreparacin de cursos
Verificar instalaciones
Confirmar participantes e instructores
41
Ejercicio:Seleccionar uno de los procesos identificados en los ejercicios anteriores.Determinar clientes, entradas, salidas, actividades, recursos, etc.Elaborar el diagrama interdisciplinario del proceso, incluyendo las reas o funciones responsables y los puntos de control.Establecer un objetivo de calidad para este proceso y el indicador de medicin.Exponer sus conclusiones al grupo.
Tiempo de realizacin: 60 minutosMapeo por niveles
42
La norma ISO 9001:2008 establece en su clusula 4.1 Requisitos Generales, que:La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad (SGC) y mejorar continuamente su eficacia, de acuerdo con los requisitos de esta norma mexicana.Documentacin del SGC
43
Objetivos:Permitir la operacin estable y consistente de los procesosSer utilizada como herramienta de comunicacin y transmisin de informacinProveer evidencia de que las acciones planeadas han sido realizadasCompartir el conocimiento para diseminar y preservar la experiencia de la organizacinDocumentacin del SGC
44
Documento: Cualquier informacin y su medio de soporte.Ejemplos de documentos: manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, especificaciones, planes de calidad, normas, informes, planos, formularios, etc.Documentacin del SGC
45
Ejemplos de medios de soporte:
papel
Archivo electrnico
video
fotografa
audio
46
Tipos de documentos:Documentos que sirven para describir el sistema de gestin de la calidad: manual de la calidad; planes de la calidad.Documentos que establecen requisitos: normas, especificaciones.Documentos que describen cmo se realizan las actividades o procesos: procedimientos, instructivos de trabajo, planos.Documentos que proporcionan sugerencias o recomendaciones: guas.Documentos que proporcionan evidencia de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos: registros.Documentacin del SGC
47
La clusula 4.2.1 de la norma ISO 9001:2008, establece que la documentacin del SGC debe incluir:a) declaraciones documentadas de la poltica y de los objetivos de la calidadb) el manual de la calidadc) los procedimientos documentados requeridos por la normad) los documentos necesarios para asegurar la planeacin, operacin y control eficaz de los procesos; ye) los registros requeridos por la norma.Documentacin del SGC
48
Norma de referencia: ISO/TR 10013 NMX-CC-10013-IMNC. Directrices para la documentacin del sistema de gestin de la calidad.
1. Forma de organizacin: Siguiendo los procesos de la organizacin Siguiendo la estructura de la norma Una combinacin de ambas2. Extensin: vara en funcin de: El tamao de la organizacin y el tipo de actividades La complejidad de los procesos y sus interacciones Que los procesos sean crticos La competencia del personalDocumentacin del SGC
49
Tener presente que el requisito de la norma ISO 9001 es tener un sistema de calidad documentado y no un sistema de documentos.Documentacin del SGC
50
17 de Junio del 2008, Revisin 4
3.Estructura: generalmente es jerrquica. Los niveles tpicos son: Documentacin del SGCNivel 1: Describen el SGCNivel 2: Describen la operacinNivel 3: Describen las actividades especficas
Qu?Quin, qu, cundo?Cmo?
Manual de la calidad
Procedimientos del sistema de gestin de la calidad
Instrucciones de trabajo y otros documentos para el sistema de gestin de la calidad
52
3. Estructura:
El nmero de niveles puede variar de acuerdo a las necesidades de la organizacin. Los formatos de registro (formularios) se pueden aplicar a todos los niveles. Debe haber congruencia y trazabilidad entre los diferentes niveles de documentos.Documentacin del SGC
53
4. Redaccin y estilo: Al elaborar los documentos, debe procurarse que sean: Claros (lenguaje sencillo, fcil de entender) Concisos (describir con pocas palabras) Congruentes con el estilo de la organizacin Con un formato pre-establecido (fondo, tipo y tamao de letra, logotipos de la organizacin, contenido del documento, presentacin, etc.) Fcilmente identificables, como por ejemplo mediante el uso de claves; ejemplo: MP-UPDCE.Documentacin del SGC
54
Proceso de elaboracin de la documentacin:1. Definir a los responsables; es recomendable que sea el personal involucrado en la realizacin de la actividad; esto trae como consecuencia:Mejor entendimiento de los requisitosSentido de compromiso y propiedad2. Determinar cules requisitos de documentacin del SGC son aplicables. 3. Reunir informacin sobre los procesos4. Revisar los documentos ya existentes, para determinar su utilidad (documentos internos y externos). Documentacin del SGC
55
5. Determinar la estructura, tipo y formato de los documentos: Gua para la elaboracin e integracin de manuales de procedimientos (IPN).6. Preparar diagramas de flujo de los procesos.7. Analizar los diagramas, proponer e implementar las mejoras que sean posibles en el corto plazo.8. Elaborar y validar los documentos mediante pruebas de implementacin.9. Revisar y aprobar la documentacin antes de su liberacin.
Uso de referencias: para reducir el tamao de la documentacin, se recomienda hacer referencia a documentos externos, evitando especificar su estado de revisin.Documentacin del SGC
56
Poltica de la calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin, relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta direccin (Ver requisitos en la clusula 5.3 de la norma ISO 9001:2008).
Objetivos de la calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad (Ver requisitos en la clusula 5.4.1 de la norma ISO 9001:2008).
Ambos deben estar documentados Pueden estar en el manual de la calidad o en un documento independiente.Documentacin del SGC
57
Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin.La clusula 4.2.2 de la norma ISO 9001:2008 establece que el manual de la calidad debe incluir:a) El alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusinb) Los procedimientos documentados establecidos en la norma o referencia a los mismosc) Descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidadDocumentacin del SGC
58
Contenido del manual:a) Secciones introductoriasTtuloReferencia a la norma en la que se basa el SGC (ej.: ISO 9001:2008, ISO 17025, etc.)Informacin general sobre la organizacin: nombre, ubicacin, giro, tamao, principales productos, principales clientes, historia, etc.El alcance del sistema de gestin de la calidad claramente definido, referido a los productos y sus procesos de realizacin (ej.: produccin y comercializacin de chalecos blindados)Justificar la exclusin de cualquier requisitoDocumentacin del SGC
59
Contenido del manual:b) Tabla de contenidoc) Datos de revisin, aprobacin y control de cambios d) Poltica y objetivos de la calidad (opcional)e) Organizacin, responsabilidad y autoridad, como por ejemplo: organigrama, referencia a otros documentos donde se describen, etc.f) Referencias: lista de documentos a los que se hace referencia, no incluidos en el manual.g) Descripcin del sistema de gestin de la calidad.h) AnexosDocumentacin del SGC
60
Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Caractersticas: Generalmente describe las actividades que competen a diferentes funciones, en tanto que los instructivos de trabajo describen las tareas dentro de una misma funcin.El procedimiento puede estar o no documentado.Documentacin del SGC
61
Contenido tpico: Ttulo Propsito Alcance Documentos de referencia Definiciones Responsabilidad y autoridad Descripcin de las actividades Registros relacionados Anexos: tablas, grficos, diagramas de flujo, formatos de registro (formularios) Datos de revisin, aprobacin y control de cambiosDocumentacin del SGC
62
Proceso de elaboracin de un procedimiento:1. Analizar el trabajo, es decir, hacer el mapeo del proceso, determinando: producto, clientes, proveedores, etapas, recursos, etc.2. Reunir los formatos aplicables al proceso (que corresponden a los anexos)3. Describir la forma en que se llevan a cabo las actividades (puede incluir el diagrama de flujo). Iniciar con un verbo conjugado en tercera persona (ej: elabora, revisa, determina, verifica, etc.)4. Definir las responsabilidades y autoridad 5. Identificar los trminos no comunes y definirlosDocumentacin del SGC
63
Proceso de elaboracin de un procedimiento:6.Determinar los documentos de referencia aplicables (normas, reglamentos, leyes, especificaciones, etc.)7. Determinar a quines ser distribuido, as como el perodo en que deber ser revisado y en su caso, actualizado8. Establecer el objetivo y alcance del procedimiento9. Definir el ttulo del procedimiento.Documentacin del SGC
64
Ejercicio:
Para el proceso ya desarrollado, realizar la descripcin de actividades utilizando el formato institucional.
Tiempo de realizacin: 30 minutosDocumentacin del SGC
65
Instrucciones de Trabajo: descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas.Caractersticas:Pueden estar o no documentadasSu forma es variable: descripciones escritas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas tcnicas en los dibujos, especificaciones, manuales de equipos, fotos, videos, listas de verificacin, etc.Se elaboran preferentemente en un formato establecido.Documentacin del SGC
66
67
Contenido tpico: Ttulo Propsito (objetivo) Alcance (campo de aplicacin) Documentos de referencia (cuando aplique) Responsable(s) Descripcin de actividades (en orden secuencial) Registros Datos de revisin, aprobacin y control de cambiosDocumentacin del SGC
68
Plan de calidad: documento que especifica qu procesos, procedimientos y recursos asociados deben aplicarse por quin y cundo, para alcanzar los requerimientos de un proyecto, producto, proceso o contrato especfico (ISO/CD 10005, en revisin).Documentacin del SGC
69
Utilidad: Para mostrar cmo se aplica el SGC a un caso especfico Para alcanzar los requisitos del cliente y los reglamentarios En el desarrollo y validacin de nuevos productos o procesos Para demostrar interna o externamente cmo se alcanzarn los requisitos Para organizar y gestionar las actividades para cumplir con los requisitos y objetivos de la calidad Para optimizar el uso de los recursos Documentacin del SGC
70
Contenido tpico: Objetivo y alcance Entradas Relacin con los objetivos de la calidad Responsabilidades Actividades de diseo y desarrollo Descripcin del proceso (diagrama de flujo), que es la parte central del plan de la calidad Recursos necesarios (materiales, humanos, infraestructura y de ambiente de trabajo)Documentacin del SGC
71
Contenido tpico:Referencia a documentos y registros aplicables en cada etapa del procesoPuntos de control, incluyendo el uso de tcnicas estadsticasRequisitos a cubrir (especificaciones, criterios de aceptacin, etc.)Identificacin y control del producto no conforme, etc.Datos del estado de revisin, aprobacin y control de modificacionesDocumentacin del SGC
72
Formato de registro: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestin de la calidad.Caractersticas: Se transforma en registro una vez que se le incorporan los datosGeneralmente se incluye como anexo en otros documentos (manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo) o se hace referencia al mismoSu contenido es variable, en funcin de los datos requeridos para asegurar la operacin y control eficaz de los procesosDocumentacin del SGC
73
Debe incluir slo informacin relevante, evitando la duplicidad de un formato a otroAsegurar la trazabilidad de la informacin, de un documento a otro, cuando sea requerido
Contenido: Ttulo Datos de identificacin Estado de revisin y fecha de ltima modificacin Datos relacionados con el proceso o actividadDocumentacin del SGC
74
Ejercicio:Tomando como referencia el procedimiento previamente elaborado por el equipo, disear un formato para registrar los datos de una determinada actividad.
Tiempo de realizacin: 30 minutos.Documentacin del SGC
75
Especificaciones: Documento que establece requisitos a cubrir. Son nicas para el producto y la organizacin
Documentos externos: Documentacin del cliente, leyes, reglamentos, normas, manuales de operacin, hojas de especificaciones, de seguridad, etc.Documentacin del SGC
76
Control de documentos:1. Revisin: Por personal autorizado Asegurar la pertinencia de los documentos elaborados2. Aprobacin: Definir responsabilidades para la aprobacin de los documentos Mantener evidencias de la aprobacin3. Distribucin: Asegurar que el personal tenga las versiones vigentes Que los documentos estn disponibles para los usuarios Recomendable enumerar las copias controladasDocumentacin del SGC
77
Pueden manejarse copias no controladas, identificadas claramente como tales4. Cambios a los documentos:Establecer proceso de revisin e incorporacin de los cambios a los documentosRevisin y aprobacin de los documentos modificadosReemplazo e identificacin de los documentos obsoletosUso de lista maestra de documentos con las revisiones vigentesRegistrar el historial de los cambiosDocumentacin del SGC
78
1.- Comprenden el proceso todos los miembros del grupo de trabajo? El mal entendimiento de un proceso es una fuente de variacin frecuente. 2.- Qu sucedera si todo el proceso, o ciertos pasos del mismo fueran eliminados? Cuanto ms se puedan minimizar los recursos y el tiempo para entregar el resultado esperado (cumpliendo los requisitos), mejor.3.- Opera el proceso a un nivel de clase mundial? Comparar el desempeo frente al de otros, que se conoce que lo hacen bien.4.- Existe una responsabilidad clara para la administracin del proceso en su totalidad? Tener claras las relaciones entre diferentes reas funcionales.Evaluacin y mejora
79
5.- Existe una variacin excesiva en los resultados del proceso? Emprender acciones para reducir la variacin es una forma importante de hacer mejoras a los procesos6. Requiere el proceso un reproceso? Identificar las fallas en los procesos que requieran un retrabajo y determinar cmo eliminarlas.7. Se usa la tecnologa de manera apropiada en el proceso? Explorar la posibilidad de acceder a tecnologas que puedan mejorar la eficiencia general de las personal y las mquinas.8.- Puede reducirse el tiempo de ciclo requerido para un proceso? Se puede mejorar la satisfaccin del cliente mejorando la capacidad de respuesta de la organizacin.Evaluacin y mejora
80
9.- Existe un cuello de botella en el proceso? Identificar pasos que resultan en cuellos de botella y determinar la forma de eliminar o cambiar esos pasos tambin reduce el tiempo del ciclo y mejora su capacidad de servir mejor a los clientes.10.- Puede cambiarse algo en las etapas iniciales del proceso para mejorar los pasos posteriores? Con frecuencia, los pasos posteriores de un proceso se complican porque algo no se hizo debidamente con anterioridad.11.- Tienen los empleados libertad como para administrar sus segmentos del proceso? Las organizaciones modernas comprenden el valor de permitir que los empleados, que estn ms cerca de la situacin, tomen decisiones y emprendan acciones que reducirn o eliminarn los problemas.Evaluacin y mejora
81
12.- Tiene el proceso el personal adecuado y han recibido los empleados la capacitacin necesaria? Asegurarse de que se cuenta con el nmero apropiado de personas para el trabajo, y de que tienen la competencia requerida.13.- Existen pasos de inspeccin en el proceso? Una meta importante de la mejora de los procesos es que, a travs de su control adecuado y de la eliminacin de las fuentes de variacin, se disminuya la necesidad de las inspecciones.14.- Hay alguna variacin inaceptable en los insumos de los proveedores y ellos son los responsables de que se requieran mejoras? Cuando los insumos cumplen las especificaciones, los procesos se dan con mayor fluidez.Evaluacin y mejora
82
Diseo del sistema/proceso
Implantacin del Sistema/procesoMedicin del desempeo
Anlisis del desempeo
Oportunidades
Acciones correctivas y preventivas
Ciclo de adecuacin y control
Comparacin con las Mejores PrcticasDefinicin de indicadores
Mejora e Innovacin
Ciclo de Mejora Continua
Modelo de administracin y mejora de procesos
Planear
Hacer
Estudiar
Actuar
Sistema de PersonalSistema de Clientes
AislamientoSistema de PersonalSistema de Clientes
Sistema de Logstica
ColaboracinSistema de PersonalSistema de Clientes
Sistema de Logstica
Sistema deDiseo
SinergiaDiseo del Sistema / Proceso
84
Muchas gracias por su atencin!
UPDCESubdireccin de Fomento a la Calidad y Competitividad EmpresarialDepartamento de Gestin de la Calidad y NormalizacinExt. 57028, 57040 correos: [email protected] ; [email protected].