guía de usos del correo electrónico

Tutorial

Correo Electrónico

Junio, 2010

Tutorial – Correo Electrónico

Dirección Nacional Caupolican 346, oficina F

Fono: (41) 256919 – 465063. Fax: 233863 E-mail: [email protected]

Web: www.tierradeesperanza.cl - www.tdesperanza.cl Concepción

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INTRODUCCIÓN Esta guía contiene algunas recomendaciones que te ayudarán a utilizar de mejor manera el correo electrónico. ¿Para qué puede servirte esta Guía? Para no tener problemas con tus mails, para que los destinatarios de tus mensajes puedan comprender claramente lo que quieres transmitirles, para proteger tu cuenta de correo (y tu privacidad) en todo lo que dependa de ti o para proteger la información almacenada en tu computador. En esta Guía encontrarás algunas pautas que ayudarán a que tu comunicación electrónica sea una experiencia grata y productiva.

CÓMO USAR EL CORREO ELECTRÓNICO PARA UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA Y PRODUCTIVA. Estos son los principales errores que no debes cometer cuando trabajas con el correo electrónico: 1) Pasarlo por alto: la tendencia a no responder, ¿Cuántos correos acumulamos sin darle ningún

tipo de respuesta? 2) Negación: fingir no haber recibido un correo de alguien, ¿Cuántas veces hemos fingido no

haber recibido un correo? 3) Suposición: la mala costumbre de suponer que todo el mundo leyó un correo urgente. 4) Palabrería: la tendencia a extenderse más de lo necesario. 5) Para todos: mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no

incumbe. 6) Dejadez: los pecados de mala gramática y ortografía, argumentos inconexos y lenguaje

confuso. 7) Falta de tacto: no emplear el tono correcto. Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los

modales necesarios puede dañar una relación de forma no intencionada.





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Consejos simples para hacer uso del correo electrónico de una manera más inteligente y productiva: 1) Confirmar siempre la recepción: asegúrate de contestar antes de 24 horas, aunque sea tan sólo

para decir que ahora estarás ocupado y que contestarás más adelante. 2) No rehúyas el asunto: si no puede dar una respuesta satisfactoria inmediata, avise al remitente.

No te pongas en la vergonzosa situación de tener que fingir no haber recibido un correo sólo porque no le prestaste la atención en su momento.

3) No des nada por sentado, llama: si tu correo es urgente, avisa de su envío mediante una

llamada para hablar del tema, aclarar lo que se necesita hacer y fijar un plazo realista. 4) Anda al grano: decide por adelantado qué quieres decir exactamente y limita el número de

elementos al mínimo posible. Cuanto más largo sea su mensaje, menos probabilidades hay de que lo lean.

5) Pregúntate si necesitan estar todos copiados: si tienes que enviar un correo a una lista de

personas, incluye sólo a aquéllas a las que afecte directamente el asunto. Para acelerar las respuestas, escribe directamente a cada individuo afectado.

6) En formalidad, peca por exceso: escribir un correo no debe ser excusa para saltarse la función

"Revisión ortográfica" ni para usar un lenguaje taquigráfico o de la calle. Mantén el respeto mutuo y escribe tus correos como si escribieras una carta. Comprueba siempre los errores antes de enviar el mensaje.

7) Evita los juicios precipitados: algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista; pero

al observarlos más detenidamente vemos que simplemente están mal escritos o con prisa. No respondas nunca cuando estés enfadado o mal emocionalmente; no olvides que el correo se queda archivado y que tu respuesta ofensiva o desconsiderada puede tener consecuencias.

CÓMO USAR EL CORREO ELECTRÓNICO. El término Netiquette (la etiqueta de la Red) designa a un conjunto de reglas para el buen comportamiento en Internet. Estas reglas no son caprichosas sino que están respaldadas por la experiencia de quienes hace años utilizan el correo electrónico y son la base en la que se apoya una comunicación electrónica fluida y efectiva. Hay reglas específicas para los distintos servicios de Internet (correos, listas de discusión, chat, foros, FTP, etc.). Las que siguen son algunas reglas que pueden aplicarse al correo electrónico:





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1. CUANDO SE ESCRIBE Y ENVÍA UN MENSAJE A. Indicar el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Si el asunto del mensaje

es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no, cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad.

B. Envía correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente. No es

aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que no les interesa. Además, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.

a. El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía

el correo electrónico. b. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación

por correo electrónico. c. El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver.

Utiliza el campo "CCO" o "BCC" para escribir las direcciones cuando quieras enviar un mail a varias personas. Todas las direcciones que incluyas en estos campos no serán vistas por las personas que reciben el mensaje. De esta manera evitas que todos conozcan las direcciones del resto de la lista. La opción Responder a todos aunque no es muy utilizada. Podemos usarla básicamente cuando estamos intercambiando información con un grupo de personas. Conviene tener en cuenta lo siguiente: cuando recibimos un mensaje que fue enviado también a otras personas y utilizamos la opción Responder a todos, el mensaje que redactemos será enviado a todas las direcciones que venían en los campos Para y CC. Esta es una opción que hay que utilizar con mucho cuidado ya que puede sucedernos creer estar respondiéndole sólo al autor y en realidad nuestra respuesta es recibida por varias personas a las que no les interesa o que no queremos que la lean.

C. Se breve y da un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar

oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídelo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utiliza lenguaje apropiado y evita el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar.

D. Si vas adjuntar documentos al mensaje, ten en cuenta los destinatarios. Es posible que el

destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrate de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría del software actual pueda leer. (por ej., .doc en vez de .docx).





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Además, tienes que estar atento al tamaño del archivo adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes.

Utiliza las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos. Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!

Para adjuntar archivos, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

a. Que el archivo sea importante para el destinatario. b. Recordar que el envío y la descarga de mails consumen tiempo y dinero. c. No envíes archivos de gran tamaño (he visto gente intentar enviar archivos de 28 Mb,

cuando la capacidad del correo es de 10 Mb) d. Si tienes la necesidad de enviar archivos de gran tamaño (mayores de 2 Mb) debes

asegurarte de que el destinatario pueda recibirlo: e. Hay servidores, sobre todo los que ofrecen direcciones de mail gratuitas, que no

aceptan archivos de gran tamaño, en general, el límite es 2 Mb (antes de la llegada de GMail). El servidor de la Fundación acepta archivos adjuntos de hasta 10 Mb.

f. Hay servidores que tienen un límite en la cantidad de información que puede almacenar la cuenta de mail. Si la casilla está llena, nuestro mail no entrará.

g. Hay usuarios que disponen de conexiones lentas con lo cual un mail de gran tamaño tardará mucho en bajar o incluso no podrá hacerlo y trabará la descarga de sus mails.

h. No enviar el archivo adjunto solamente, es recomendable saludar, firmar y colocar una leyenda en el cuerpo del mensaje diciendo algo así como "adjunto o te envío información sobre tal tema" para que el destinatario esté seguro de que no se trata de un virus enviado en forma automática desde una computadora infectada. Lo mejor es poner además el nombre del archivo.

i. Asegurarnos de que el archivo salga sin virus. j. No escribas un mensaje en un procesador de texto y lo envíes como adjunto, cuando

puedes escribirlo directamente en el cuerpo del mensaje. No obligues al destinatario a tener que abrir otro programa innecesariamente para leerlo. No todos utilizan el mismo procesador de texto y tal vez algunos no puedan abrir el archivo. Además, aumentas las posibilidades de enviar un virus y tu mensaje será mucho más "pesado" y tardará más en bajar.

E. Evita usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar

palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), también significa “gritar”, lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbelo entre comillas.





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F. Antes de enviar un mensaje, tómate el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

G. Asegúrate de identificarte y dejar información de contacto al final del mensaje. Considera

poner tu firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").

2. CUANDO SE RECIBE UN MENSAJE A. Cuando hayas leído un mensaje, decide inmediatamente dónde guardarlo. Los correos

electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrate a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.

B. No imprimas los correos electrónicos, excepto que se necesario. Cuando el correo

electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se necesita. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.

C. Respeta la privacidad de los mensajes que recibes. Nunca envíes o copies a otros un correo

electrónico que te fue enviado sin el consentimiento del remitente original. 3. USO DE EMOTICONOS (SMILEYS) Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva solo para los mensajes personales y no profesionales. 4. ¿POR QUÉ NO LLEGAN LOS MAILS QUE MANDO? Los mensajes de correo electrónico pueden no llegar a destino por distintas causas. Pero la inmensa mayoría son rechazados debido a que la dirección del destinatario esta escrita en forma incorrecta. Si recibes un mensaje de rechazo de un mail que mandaste, antes de reclamar, es conveniente leerlo para tratar de averiguar cuál es el problema. Los mensajes de rechazo en el envío, en general están escritos en inglés por lo que la mayoría de los usuarios de habla hispana los ignora e insiste en enviar de nuevo el mail, que, invariablemente, volverá a ser rechazado por la misma causa.





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Si el servidor nos está diciendo que la dirección que escribimos está mal, no sirve de nada insistir. Muy probablemente no tengamos la dirección correcta o hayamos cometido algún error al escribirla. Podremos insistir una vez más por si el servidor estuvo momentáneamente fuera de servicio o algún otro problema, pero no mucho más. En algún caso muy esporádico este error puede deberse a otras causas pero en la inmensa mayoría de los casos, se trata de errores en la dirección. Si quieres mandar una carta por correo postal a la dirección Caupolican 346 pero en el sobre escribes Caupolican 364 si la carta no llega a destino, no tiene sentido que le eches la culpa al servicio de Correo. Cada servidor tiene sus propios mensajes de rechazo pero básicamente podremos encontrarnos con los siguientes casos cuando utilizamos el correo de la fundación (las direcciones son a modo de ejemplo): A. Servidor inexistente Por ejemplo, el remitente escribió la siguiente dirección:

[email protected] Cuando lo correcta hubiera sido

[email protected] El mensaje de error será:

"A mail message could not be sent because the following host is unknown: tdesperanza.com"

Esto quiere decir que no se pudo encontrar el servidor de destino. Está mal escrito el nombre del servidor. No hay ningún servidor denominado tdesperanza.com B. Usuario inexistente En este caso, el nombre del servidor está bien escrito pero no existe el nombre de usuario (lo que está antes de la @) en ese servidor. Si alguien enviara un mensaje a [email protected] podría obtener los siguientes mensajes de error (en caso de que esta dirección no exista):

“Ocurrió un error al enviar el mensaje. El servidor de correo respondió: 5.1.1 <[email protected]>: Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table. Por favor, compruebe el destinatario del mensaje [email protected] y vuelva a intentarlo”

“Message not sent. Respuesta del servidor:





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Acción no realizada: buzón no disponible 550 5.1.1 <[email protected]>: Recipient address rejected: User unknown in virtual mailbox table”

C. Casilla llena Muchos servidores tienen un límite en el tamaño de las casillas. Si la casilla a la que estás enviando un mail está llena, éste no entrará. El mensaje en este caso, para tdesperanza.cl por ejemplo, será:

"AYour mailbox: [email protected] is 99 full. Once your e-mail box has exceeded your monthly storage quota your monthly billing will be automatically adjusted. Please consider deleting e-mail and emptying your trash folder to clear some space. Contact <[email protected]> for further assistance. Thank You.”

D. Tamaño del mail mayor al permitido por el servidor Algunos servidores tienen un límite para el tamaño de los mensajes entrantes. Si estamos enviando un mail con un tamaño mayor, este no entrará. El mensaje de rechazo dirá:

“El tamaño del mensaje que está intentando enviar excede el límite global de tamaño (15728640 bytes) del servidor. El mensaje no se ha enviado; reduzca el tamaño del mensaje y vuelva a intentarlo”

Claudia Miranda García Dirección Nacional Fundación Tierra de Esperanza E-mail [email protected] Fono: (041) 2465063

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