guia de trabajo seleccion, evaluacion y reevaluacion de proveedores

GUIA DE TRABAJOSELECCIÓN, EVALUACIÓN Y

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CODIGOGT/008/SV

VERSIÓN 05Página 1 de 8

2014-01-01

GESTIÓN DE PROVEEDORES

SERVISION DE COLOMBIA Y CIA LTDA., ha determinado para la gestión de sus proveedores en lo que hace referencia a la selección, evaluación y reevaluación los siguientes criterios y aspectos a tener en cuenta:

1. La actividad de selección, evaluación y reevaluación está bajo la responsabilidad de la Gerencia Financiera.

2. Dependiendo la actividad a realizar, ya sea selección, evaluación o reevaluación, la presente guía, indica las actividades a desarrollarse para cada uno de los eventos.

3. Establecer los criterios que en materia de Gestión: de Calidad, seguridad y control, Salud Laboral y del trabajo y Medio Ambiente, han de tenerse presentes al momento de seleccionar proveedores y de evaluar su Gestión

ACTIVIDADES Y CRITERIOS DE SELECCIÓN

La organización ha determinado que para que un proveedor o contratista participe en las actividades de selección, es primordial darle a conocer la Ficha técnica del producto en cuanto a bienes de dotación, y si este siente que puede cumplir se le requerirá que diligencie de manera completa la información solicitada en el formato F/017/SV, anexando según sea el caso los documentos soporte descritos en esta guía. La Gerencia Financiera es la responsable de transmitir esta información clara y precisa al proveedor o contratista, al igual aclararle cualquier inquietud.

Una vez se cuente con la información requerida en el formato F/017/SV y sus anexos, La Gerencia Financiera deberá:

1. Consultar si se encuentran reportado en la Lista Clinton la persona jurídica, representante legal, accionistas o asociados

2. Verificar los documentos soportes, dejando registro de esta actividad en el cuadro destinado para tal fin del formato, marcando con una X si la verificación fue positiva o negativa según se determine (si llegase a presentarse alguna verificación negativa, automáticamente dicho proveedor o contratista no sigue con la actividad de selección).

3. Verificación de referencias (de clientes y bancarias) suministradas, confirmando veracidad de la información, marcando con una X en la casilla destinada con la letra “V”. (Si llegase a presentarse alguna verificación negativa, automáticamente dicho proveedor o contratista no sigue con la actividad de selección).

4. Tomar contacto con el proveedor o contratista y coordinar cita para realizar visita a las instalaciones y dejará evidencia de esta actividad en el formato Visita a Proveedores F/076/SV.

Adicional a los descritos anteriormente el proveedor o contratista para ser seleccionado, deberá cumplir con los siguientes criterios determinados por la organización para esta actividad: ANTIGÜEDAD, EXPERIENCIA, FORMA DE PAGO, CRITERIOS AMBIENTALES, SALUD OCUPACIONAL Y DE CAPACIDAD DE CUMPLIMIENTO.



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El proveedor o contratista seleccionado si después de un año sigue suministrando (bien o servicios) a la organización, debe actualizar la documentación soporte en los tres primeros meses del año.

CRITERIO DE ANTIGÜEDAD PERSONA JURÍDICA

RANGO PUNTAJE

De 0 a 1 año de creación la persona jurídica 1De 1 a 2 años de creación la persona jurídica 2

De 2 a 3 años de creación la persona jurídica 3

De 3 a 4 años de creación la persona jurídica 4

Más de 4 años de creación la persona jurídica 5

CRITERIO DE ANTIGÜEDAD PERSONA NATURAL

RANGO PUNTAJE

De 0 a 6 meses vigencia Nit 1De 6 a 12 meses vigencia Nit 2

De 1 a 2 años de vigencia Nit 3

De 2 a 3 años de vigencia Nit 4

Mas de 3 años de vigencia Nit 5

CRITERIO DE EXPERIENCIA PERSONA JURÍDICA O NATURAL

RANGO PUNTAJE

Sin certificaciones de experiencia. 1Certificaciones expedidas por personas Naturales. 2

Certificaciones expedidas por PyMES. 3

Certificaciones expedidas por Grandes empresas. 4

Certificaciones expedidas por multinacionales. 5

CRITERIO DE FORMA DE PAGO PERSONA JURÍDICA O NATURAL

RANGO PUNTAJE

De 0 a 15 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 1De 16 a 30 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 2

De 31 a 45 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 3

De 46 a 60 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 4

Más de 60 días de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado 5

CRITERIOS AMBIENTALES

RANGO PUNTAJE

Se inician relaciones comerciales con este proveedor y se brinda capacitación 1Conoce qué impactos ambientales genera pero no tiene controles 2

No conoce qué impactos ambientales genera pero tiene controles establecidos 3

Conoce qué impactos ambientales genera y establece controles para mitigarlos 4

Se encuentra certificado con un estándar generalmente aceptable para Gestión del Medio Ambiente

5



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CRITERIOS DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL

RANGO PUNTAJE

Se inician relaciones comerciales pero necesita capacitación. 1

Conoce riesgos laborales asociados a la actividad relacionada con el servicio prestado o bien suministrado, pero no los controla.

2

Controla los riesgos asociados al bien suministrado o servicio prestado pero no los identifica apropiadamente.

3

Conoce los riesgos y los controla. 4

Suministra soporte de pago de parafiscales y seguridad social de sus empleados y se encuentra certificado con OHSAS 18001 o cualquier otro estándar de SySO

5

CAPACIDAD DE CUMPLIMIENTO

RANGO PUNTAJE

¿Cuenta con la capacidad para cumplir con los requisitos preestablecidos? SI (5) NO (0)

Una vez la Gerencia Financiera determine en qué rango se encuentra el proveedor o contratista frente a cada criterio mencionado anteriormente desarrolla la siguiente actividad, la cual permite determinar si el proveedor o contratista es seleccionado o no para que suministre un producto (bien o servicio) a Servision de Colombia. Los proveedores o contratistas que sumados los criterios obtengan un resultado aritmético igual o superior a quince (15) harán parte del listado de proveedores de la organización, es decir, que a partir de este momento se les podrá efectuar órdenes de compra, según lo establecido por la empresa, en el procedimiento SUMINISTRO DE PRODUCTOS GAF/021/SV, notificando al proveedor o contratista que ha sido seleccionado y que está registrado en la lista de proveedores de Servision de Colombia, informándole los parámetros para iniciar relaciones comerciales.

Cuando un proveedor obtenga menos del puntaje establecido, y la organización desee contar con el suministro de producto (bien o servicio), deberá existir un memorando interno aprobado por el comité de compras (Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa y Presidencia) donde lo avale para que haga parte del listado de proveedores de Servision de Colombia.

En caso de existir la necesidad de un servicio donde se requiera de una persona contratista, dependiendo del requerimiento, la Dirección de HSE, es la encargada que entre los requisitos anteriormente mencionados se soliciten soportes de afiliación y pago a EPS y ARL, para el caso en que se presente alguna novedad en la prestación del servicio contratado.

Para la selección de proveedores de seguridad y salud ocupacional, se tendrá en cuenta, que tengan licencia para la prestación del servicio, que cuenten con los certificados de calibración de los equipos que se utilicen y que estén en capacidad de cumplir las características que se requieran, según el producto o servicio ofrecido.

En la parte Ambiental los Proveedores y/o Contratistas, deben tener identificados al menos los impactos y aspectos que generan sus actividades con relación a los productos y/o servicios que proveen a la Compañía.



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Todo Proveedor y/o Contratista debe conocer y aplicar el contenido del “Anexo HSE”, el cual es divulgado y entregado a cada uno.

PROVEEDORES DE : REQUISITOS A EXIGIR

ESTUDIOS HIGIENICOS (Siso y Ambiente):

Estudio de iluminación, estudio de ruido, estudio de material particulado.

Se solicita la presentación del certificado de calibración del equipo utilizado para la medición.

Se solicita la presentación y entrega de la licencia para la prestación de servicios de salud ocupacional y/o Medio Ambiente de la compañía que realiza los estudios.

Se solicita presentación y entrega de la licencia para la prestación de servicios de salud ocupacional y/o Medio Ambiente de la persona quien realiza el estudio.

EXAMENES MEDICOS: examen ocupacional, visiometrias, audiometrías, espirómetrias, otros

Se solicita presentación y entrega de la licencia para la prestación de servicios de salud ocupacional de los profesionales que realizan los exámenes y del Laboratorio Médico.

Se solicita el certificado de calibración de los equipos utilizados para los exámenes.

ASESORIAS ESPECIALIZADAS Solicitar la presentación y entrega de la licencia en salud

ocupacional y/o su equivalente para medio ambiente de los profesionales que suministren la asesoría.

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Solicitar fichas técnicas de los elementos a suministrar.

FUMIGACION

Se solicita que presenten las hojas de seguridad de los químicos utilizados, así como la licencia o resolución ambiental para la prestación del servicio.

Se solicita que la persona que realice la fumigación conozca las hojas de seguridad y utilice los elementos de protección personal al momento de realizar la fumigación.

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS

Verificar que se encuentren activos en los sistemas de seguridad social antes del inicio de la actividad a ejecutar todo el personal que participe en la misma

Solicitar el uso de los elementos de protección personal en el momento de desarrollar los trabajos.

Solicitar el uso de herramientas adecuadas.

Asegurar que los escombros y residuos generados por estas actividades sean dispuestos de acuerdo a los Procedimientos que tiene la compañía para ello. Los proveedores deben contar con las licencias ambientales y certificados de disposición de residuos de acuerdo a la actividad que realicen.

Solicitar el cumplimiento de las normas de trabajo seguro según sea el caso

Todos los contratistas y/o proveedores deberán anexar a la cuenta de cobro y/o factura, copia del pago de los parafiscales de los trabajadores quienes tuvieron que ver en la ejecución de las actividades o productos ofrecidos a la compañía.



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La Coordinación de HSE, apoya en la selección de los proveedores del área de seguridad y salud ocupacional y Ambiente.

EVALUACION DE PROVEEDORES O CONTRATISTAS

Con el propósito de garantizar que la organización cuente con una base de proveedores adecuados y que contribuyan con sus sistemas de gestión, se efectuará una evaluación permanente a los proveedores:

BIENES

Con base en las necesidades del negocio se establece a fin de obtener una retroalimentación con los proveedores, una evaluación cada cuatro meses formato F/016/SV.

El sistema establece los siguientes criterios de evaluación y reevaluación para la compra de productos y servicios:

1. LISTA CLINTON: Para iniciar la evaluación o reevaluación a un proveedor se consultará primero en la

Lista Clinton, si esta registrado, no se podrá seguir teniendo en cuenta como tal; si no esta registrado el proveedor en la Lista Clinton, se continua con la evaluación o reevaluación según el caso.

2. CUMPLIMIENTO CON EL TIEMPO DE ENTREGA SOLICITADO: Basados en la fecha de entrega requerida por la organización y que se encuentra registrada en la orden de compra F/030/SV, se calificará la oportuna entrega, teniendo en cuenta que el máximo puntaje otorgado será de cinco (5), así:

RANGO PUNTAJE

Excelente Días de demora en la entrega igual a 0 5

Muy bueno De 1 a 2 días de demora en la entrega 4

Bueno De 3 a 4 días de demora en la entrega 3

Regular De 5 a 6 días de demora en la entrega 2

Malo Más de 6 días de demora en la entrega 1

3. SUMINISTRA EL PRODUCTO Y/O SERVICIO EN EL SITIO SOLICITADO: Se evalúa el desplazamiento para la entrega del producto en almacén, o si el servicio se realiza en el lugar donde se requiere, con la oportunidad exigida:

En el caso de servicio solo se tendrá en cuenta la calificación excelente o muy buena.

RANGO PUNTAJE

Excelente : Siempre en el lugar requerido. 5

Muy Buena: Si existe acuerdo entre las partes para llevar y entregar. 4

Buena: Se recoge en las instalaciones del proveedor y hay justificación válida. 3

Regular: Cuando no hay justificación válida para la no entrega. 2

Mala: Siempre se recoge en las instalaciones del proveedor. 1



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4. CALIDAD DEL PRODUCTO: Se observarán detenidamente las condiciones, especificaciones y presentación de los productos adquiridos al proveedor, en cuanto a durabilidad y/o buen desempeño, de acuerdo con la vida útil referida por la experiencia previa con dichos productos o servicios.

RANGO PUNTAJE

Excelente :Conforme a lo requerido 5

Muy Buena: Se presenta una observación que no afecta el desempeño 4

Buena: Dos observaciones que no afectan el desempeño 3

Regular: mas de dos observaciones que pueden afectar el desempeño 2

Mala: Se presentan observaciones que afectan el desempeño 1

5. PROPORCIONA LA DOCUMENTACIÒN REQUERIDA: Cumple con los soportes e informes solicitados, al igual que con la documentación legal requerida:

RANGO PUNTAJE

Excelente : siempre cumple 5Muy Buena: rara vez no cumple; pero tiene justificación con demora en 1 o 2 días 4

Buena: rara vez no cumple ; pero no justifica y tiene una demora de 3 a 5 dias 3

Regular: Necesita de un requerimiento verbal para que cumpla 2

Mala: No cumple y necesita de mas de un (1) requerimiento verbal y escrito para que cumpla

1

6. CUMPLIMIENTO CON LA CANTIDAD SOLICITADA : se observará si los proveedores seleccionados al momento de realizar la entrega de los productos, si realizaron entregas parciales o totales de los mismos, empleando para tal efecto la siguiente calificación:

RANGO PUNTAJE

Excelente: se recibió la totalidad del producto o servicio en la fecha establecida 5Muy Bueno: se recibió menor al 99% e igual al 80% en la fecha establecida 4

Bueno :se recibió menor al 79% e igual al 60% en la fecha establecida 3

Regular: se recibió menor al 59% e igual al 40% en la fecha establecida 2

Malo: se recibió menor al 39% e igual al 1% en la fecha establecida 1

5. ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE: se evalúa la atención, amabilidad, el comportamiento en la solución a los inconvenientes, ofrecida por parte de los proveedores a la organización, otorgando puntuación bajo los siguientes parámetros:

RANGO PUNTAJE

Excelente: Se recibe atención y amabilidad y oportuna solución a los inconvenientes, participa en las actividades convocadas por HSEQ

5

Muy Buena: Siempre hay una oportuna solución a los inconvenientes, evidenciándose compromiso y receptividad a los cambios

4

Buena: Hay demoras con justificación en la solución de inconvenientes 3



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Regular: Atención y amabilidad; pero no soluciones 2

Mala: Ninguna atención , ninguna solución 1

6. REPOSICIÓN O GARANTÍA: En el caso de los bienes adquiridos por la organización, se evaluará el porcentaje que es devuelto al proveedor, para atender la reposición o garantías solicitadas por los productos no conformes recibidos, el cual será tabulado así:Para los servicios la cantidad de veces en que se activa la garantía

RANGO PUNTAJE

Excelente :No hubo devolución para reposición o garantía 5

Muy bueno: Se presento devolución para reposición o garantía igual 1% o menor al 25 % de los productos adquiridos: 1 vez

4

Bueno: Se presento devolución para reposición o garantía igual al 26 % y menor al 50 % de los productos adquiridos: 2 veces

3

Regular: Se presento devolución para reposición o garantía igual al 51 y menos al 75 % del los productos adquiridos:3 veces

2

Malo: Se presento devolución para reposición o garantía igual al 76 y menos al 100 % del los productos adquiridos: Mas de 3 veces

1

7. CUMPLIMIENTO DEL ANEXO HSEQ: Para los Proveedores y Contratistas se tendrá en cuenta lo siguiente:

RANGO PUNTAJE

Excelente : Cumple todos los criterios del Anexo HSEQ 5Muy Buena: Divulga la Política Integral de Servision, cumple con las obligaciones de tipo legal, como afiliación y pago de Seguridad social y parafiscales e identifica los aspectos e impactos ambientales de su actividad.

4

Buena: Cumple solo con los requisitos legales básicos. 3

Regular: Cumple algunas veces con el pago a seguridad social y no ha identificado los aspectos e impactos ambientales de su actividad

2

Mala: No cumple ninguno de los requisitos del Anexo HSEQ. 1

Una vez la Gerencia Financiera determine en qué rango se encuentra el proveedor frente a cada criterio de evaluación se desarrolla la siguiente actividad, la cual permite determinar si el proveedor aprueba la evaluación o necesita mejorar alguno de los aspectos, caso en el cual se procederá a enviar por escrito una observación al proveedor. Estos rangos estarán establecidos bajo la siguiente puntuación:

Después de sumar los criterios quien obtenga en promedio sobre todas las ordenes de compras o evaluación mensual una puntuación igual o mayor a 34 puntos aprobará la evaluación.

Quien sumados los criterios obtenga una puntuación igual a 25 y menor a 33 puntos, se le realizara una observación por escrito y la evaluación quedara como desempeño aceptable con oportunidad de mejora



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Quien sumados todos los criterios obtenga una puntuación menor a 25 puntos será eliminado de la lista de proveedores.

SERVICIOS

Para el caso de la necesidad de algún servicio, mensualmente o al finalizar éste, se ejecutará una evaluación a cada proveedor, realizada por la persona usuaria o responsable del área donde se presta el servicio, la cual pueda dar fe del desempeño del proveedor; asimismo, deberá ser el medio formal de contacto para la comunicación con el proveedor, será el responsable de entregar la información a Gerencia Financiera.

RE-EVALUACION DE PROVEEDORES

Anualmente a comienzo de año, se hará una reevaluación por proveedor teniendo en cuenta que cada uno de los criterios, será el resumen de las calificaciones obtenidas en las evaluaciones realizadas cada cuatro (4) meses en total, tres evaluaciones así:

1. TIEMPO Y LUGAR DE ENTREGA: Promedio de los dos primeros criterios de la evaluación, cumplimiento con el tiempo de entrega solicitada y suministro del producto y/o servicio en el sitio solicitado.

2. CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES: Se tienen en cuenta el promedio de los dos criterios correspondientes a: calidad y proporcionar la documentación e información solicitada.

3. CANTIDAD ENTREGADA Y ATENCION: Se tiene en cuenta el promedio de los criterios: cumplir con la cantidad solicitada, atención y servicio al cliente.

4. REPOSICION Y/O GARANTIA: Promedio del último criterio de la evaluación.

Después de realizar esta actividad la Gerencia Financiera, determinará quienes aprobaron la reevaluación y continua figurando en la lista de proveedores, considerando la siguiente calificación: igual o mayor a 21 aprueba y proveedores con calificación menor a 21 no aprueban la evaluación.

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